Artikel Linda van Kampen (Anachron) over e-factureren in Quadrant Magazine.

1. Qm.
q uad r a n t ma ga zi ne
e
16 jaargang no. 2 december 2008
Qm is een uitgave van Quadrant Software bv
voor gebruikers van King en Queen en voor relaties van Quadrant
TCW Groep Met King de
voorraad onder controle
King Point of Sale
met Touch Screen
Elektronisch factureren
bespaart tijd en geld
King 5.43 Assortiment
vernieuwd

2. 19 | Qm. december 2008
Door Linda van Kampen
Bespaar tijd en geld:
verstuur uw facturen via internet!
Elektronisch factureren, wat is dat nu precies en wat kan het voor u betekenen?
De aandacht voor elektronisch factureren neemt alleen maar toe. Ook de overheid wil over
twee jaar minimaal 10% van de inkomende facturen elektronisch verwerken. Kostenbesparing
en verkorting van de betalingstermijn worden genoemd als belangrijkste voordelen. Maar hoe
zit het met de juridische eisen? Mag u zomaar een elektronische factuur aan uw klanten versturen?
Dit artikel geeft een korte uiteenzetting van de juridische aspecten en de verschillende manieren
van elektronisch factureren.
Vormen van elektronisch factureren • De handtekening moet op een unieke wijze aan de onder tekenaar
Elektronisch factureren kan op verschillende manieren. Een verbonden zijn;
eenvoudige manier is het versturen van een PDF met een e-mail- • De ondertekenaar moet identificeerbaar zijn;
bericht. Vanuit King kunt u de PDF van uw factuur als bijlage • De handtekening moet verbonden zijn aan de gegevens waarop
met een e-mail versturen. Uw klanten kunnen deze vervolgens de handtekening betrekking heeft.
afdrukken voor verwerking en archivering. Handig voor de Het verbinden van de handtekening aan de ondertekenaar
verzender. Maar wat is het voordeel voor de ontvanger? geschiedt middels een persoonsgebonden certificaat. De digitale
Een oplossing die ook voordelen heeft voor de ontvanger, is Ingis. handtekening dient ter waarborging van de authenticiteit en
Ingis is ontwikkeld door Anachron en ING en is een generiek online integriteit. De authenticiteit toont aan van wie de factuur afkomstig
platform. King Business Software kan worden gekoppeld aan is en de integriteit geeft aan dat de factuur niet meer gewijzigd is.
dit platform. Dus u kunt nu al starten met elektronisch factureren
via Ingis. De tweede legitieme manier is EDI. EDI is het rechtstreeks
uitwisselen van elektronische berichten tussen bedrijven en wordt
Juridische aspecten vooral toegepast door grote bedrijven.
Wat betreft de juridische eisen ten aanzien van elektronisch
factureren: hierover heerst nog veel onwetendheid. Als u de BTW De derde manier is een ‘andere methode’, dus een zelf
wilt kunnen verrekenen, dan moet de ontvangen (elektronische) ontwikkelde methode, die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan
factuur aan bepaalde eisen voldoen. Als de factuur niet voldoet de Belastingdienst. Ingis is zo’n ‘andere methode’, die door de
aan die eisen, dan kunt u de BTW niet verrekenen. Als u niet Belastingdienst is goedgekeurd en dus aan alle eisen voldoet.
BTW-plichtig bent, dan speelt dit probleem uiteraard niet.
De 6de EU BTW richtlijn, die sinds 1 januari 2004 is opgenomen Ingis platform: efficiënt, snel en conform alle fiscale eisen
in de Nederlandse wetgeving, vormt de basis voor deze eisen. Ingis werkt volgens de eerste methode, de ‘geavanceerde digitale
In deze richtlijn worden drie goedgekeurde methoden uiteengezet, handtekening’. King Business Software is te koppelen aan het
namelijk: Ingis-platform. Factuurgegevens kunnen met één klik op de muis
• Geavanceerde digitale handtekening (voor het digitaal onder- naar Ingis worden verstuurd. Verstuurt u facturen aan bedrijven?
tekenen van de PDF) Vraag uw klant dan om toestemming, voordat u de elektronische
• EDI factuur verstuurt. U kunt dit doen middels een schriftelijk verzoek
• Andere methode of door dit op te nemen in uw Algemene Voorwaarden.
Allereerst iets over de geavanceerde digitale handtekening.
De PDF van de factuur dient door de verzender ondertekend Hoe werkt elektronisch factureren met King via Ingis?
te worden door middel van een geavanceerde digitale Binnen het Debiteurenbeheer in King stelt u eenmalig het
handtekening. Deze is juridisch gelijkgesteld aan een hand- afdrukformaat in. Vink hiervoor de bestandsformaten ‘PDF’ en
geschreven handtekening. Hierbij dient aan de volgende ‘XML per e-mail’ aan. Vervolgens geeft u per debiteur aan of deze
voorwaarden voldaan te worden: de facturen voortaan elektronisch wil ontvangen.

3. 20 | Qm. december 2008
Instellen van het
elektronisch factureren
Als u voortaan gaat factureren, dan worden de niet- elektronische Wat zijn nu de voordelen van elektronisch factureren?
facturen gewoon afgedrukt en kunt u deze verzenden per Voor de ontvangers van de facturen (uw klanten) kunnen we als
post. Voor de klanten die hun facturen wel elektronisch willen voordeel noemen dat zij de facturen elektronisch beschikbaar
ontvangen, levert King de elektronische facturen af bij Ingis. hebben, ze niet meer op de post hoeven te wachten en geen
U kunt deze facturen wel vooraf op uw scherm inzien. Per e-mail enveloppen meer hoeven open te maken, en dat ze een goed
ontvangt u een rapportage van het aantal elektronische facturen. overzicht hebben van hun betalingsverplichtingen. Ze kunnen de
Uw klant ontvangt ook een e-mail, waarin de ontvangst van een facturen ook opvragen vanaf verschillende locaties, zolang ze maar
nieuwe factuur wordt aangekondigd. Het e-mailbericht bevat verbonden zijn met het internet.
ook een hyperlink naar het beveiligde deel binnen Ingis, waar de Voor de verzender van de facturen (u, de King-gebruiker) zijn de
facturen beschikbaar worden gesteld. voordelen evident: u bespaart op het afdrukken van de factuur,
op papier en enveloppen, op handling (factuur in de enveloppe
doen, dichtplakken, ter post bezorgen), en last-but-not-least,
op de portokosten. Daarnaast oogt het goed: u bespaart papier,
dat is goed voor het milieu, en u komt modern over bij uw klanten.
Kortom: waar wacht u nog op?
Starten met elektronisch factureren?
Ook overtuigd van de mogelijkheden die elektronisch factureren
met Ingis u biedt? Neem dan contact op met uw King-dealer
of met de Verkoopafdeling van Quadrant voor meer informatie
Nadat uw klant heeft ingelogd, wordt de factuurinformatie
(010 – 264 63 20). Of bezoek de Ingis website www.ingis.nl.
getoond. In één oogopslag ziet uw klant het aantal nieuwe
en bekeken facturen. Via Nieuwe Facturen kunnen de nieuwe
facturen bekeken en gedownload worden in PDF, Excel en XML
formaat. Klanten kunnen één of meer facturen selecteren en deze
downloaden voor een snelle maar bovenal foutloze verwerking.
De factuur in PDF-formaat heeft dezelfde opmaak als de papieren
factuur. Logo’s, adresgegevens, lettertype – kortom elk element Wist u dat elektronisch factureren via Ingis:
wordt meegenomen. De PDF is gesigneerd door middel van de • Veel goedkoper is dan verzending per post
geavanceerde digitale handtekening. • De betalingstermijn verkort, aangezien de elektronische
Uw klanten kunnen de handtekening op geldigheid controleren factuur sneller bij uw klant is
door het PDF bestand te openen en te klikken op het • Het makkelijker maakt om klantvragen te beantwoorden
signeer-icoon. • Statusoverzichten van bekeken en niet bekeken facturen
bevat
De facturen worden standaard voor twee jaar gearchiveerd in het • Een standaard online factuurarchief voor twee jaar heeft
Factuurarchief. Het archiveren voor de volledige wettelijke bewaar- • Conform de 6de EU BTW richtlijn is
termijn van zeven jaar is ook mogelijk. • Ook mogelijk is als u niet beschikt over het e-mailadres van
uw klanten
Uw klanten hebben de mogelijkheid om de facturen die zij van • De PDF van de factuur in uw eigen huisstijl presenteert
andere leveranciers ontvangen via Ingis, samen te voegen binnen • Mogelijk is vanuit King Business Software!
één account. Met één gebruikersnaam en wachtwoord hebben zij • Dus de meest complete oplossing voor het MKB is!
dan toegang tot al hun facturen.

4. 21 | Qm. december 2008
Wat hebt u nodig om met King elektronisch te facturen?
Stap 1 Werkt u nu nog met voorbedrukte facturen, dan is ook de optie
Om elektronisch te factureren met King hebt u allereerst een document lay-outs per debiteur noodzakelijk; hiermee kunt u
versie van King nodig waarin u kunt factureren, dit is dus de de factuur een zodanige layout geven zoals deze er ook op papier
versie King Factureren of hoger. uitziet. Daarbij hebt u bepaalde onderdelen zoals uw bedrijfslogo,
branchelogo, kwaliteitslogo etc. wel in elektronische vorm nodig,
zodat deze in de layout kunnen worden opgenomen, zodat deze er
Stap 2 zoals uw papieren factuur uit komt te zien.
Daarnaast hebt u van uw klanten toestemming nodig om hen
elektronisch te factureren; u kunt dit regelen door een invul-
formulier op uw website op te nemen of om deze toestemming in Stap 4
het bestelproces in uw King-webwinkel op te nemen. Ook is het In King maakt u de afdrukformaten aan. Met het programma
mogelijk om de klanten een brief te laten ondertekenen. SFTP Drive, wordt deze informatie automatisch aan Anachron
aangeboden. Dit programma kunt u online bestellen bij
www.sftpdrive.com en kost $ 39, -.
Stap 3
Hierna kunnen we aan de slag om ervoor te zorgen dat u vanuit
King de facturen elektronisch aanmaakt en automatisch aan de Stap 5
beveiligde internet-omgeving van Anachron aanbiedt. Vervolgens bepaalt u per debiteur of deze de elektronische factuur
gaat ontvangen (zie afbeelding 2).
Als uw huidige papieren facturen al vanuit King volledig zijn
opgemaakt met uw logo en bedrijfsgegevens, hebt u alleen nog
de optie afdrukformaten in XML nodig. Deze optie maakt een
Stap 6
Tot slot hebt u de Anachron factureerservice nodig; deze zorgt
afdrukformaat aan waarmee XML- en PDF-bestanden van de
ervoor dat uw klanten automatisch een e-mail ontvangen met daar-
factuur vanuit King aan Anachron worden aangeboden.
bij de PDF factuur, voorzien van een digitale handtekening. Ook
hebben u en uw klanten toegang tot het Anachron portaal waar-
bij alle facturen 2 jaar lang kunnen worden geraadpleegd en ook in
Excel en XML formaat gedownload.
Afbeelding 1
Afbeelding 2