Quy trinh-nghi-viec

1. QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC
Mã : 06- QT/NS/NAHI
Phiên bản: 1/0
Ngày hiệu lực: 30/11/2013
06-QT/NS/NAHI Trang 1
I. MỤC ĐÍCH:
‒ Hướng dẫn thực hiện thủ tục thôi việc cho nhân viên
II. PHẠM VI ÁP DỤNG:
‒ Công ty Cổ Phần NAHI
III. ĐỊNH NGHĨA & VIẾT TẮT:
Viết tắt Mô tả Viết tắt Mô tả Viết tắt Mô tả
STQT Sổ tay quy trình NS Nhân sự YC Yêu cầu
BOD Ban giám đốc TPNS Trưởng phòng nhân sự TBP Trưởng bộ phận
HĐ Hợp đồng HĐLĐ Hợp đồng lao động TGĐ Tổng giám đốc
HĐ KXĐ
thời hạn
Hợp đồng không xác định
thời hạn
TV Thử việc CPƯĐ Cổ phiếu ưu đãi
HV Học việc BHYT Bảo hiểm y tế ĐV Đơn vị
BHXH Bảo hiểm xã hội NV Cán bộ nhân viên QLNV Quản lý nhân viên
IV. CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN :

2. Qui trình : Nghỉ việc Phiên bản : 1/0
06-QT/NS/NAHI Trang 2/10
V. MÔ TẢ CHI TIẾT

3. Qui trình : Nghỉ việc Phiên bản : 1/0
06-QT/NS/NAHI Trang 3/10
QUY TRÌNH THÔI VIỆC
NHÂNVIÊNTBPNSQLNVTPNSBOD
Phase
HẾT HẠN HĐ,
NV ĐƠN PHƯƠNG
CHẤM
HAI BÊN KHÔNG CÓ
NHU CẦU KÝ TIẾP
CÔNG TY ĐƠN
PHƯƠNG CHẤM DỨT
HỢP ĐỒNG
NHÂN VIÊN TỰ Ý
THÔI VIỆC
ĐỀ NGHỊ CHẤM DỨT
HĐ (1.2)
THỎA THUẬN CHẤM
DỨT HĐ (1,1)
KIỂM TRA VÀ THÔNG
BÁO CHÍNH SÁCH
(2)
CHUẨN BỊ HỒ SƠ
(3)
QUY TRÌNH KỶ LUẬT
XỬ LÝ TỰ NGHỈ VIỆC
(1.3)
KẾT THÚC
KY HỒ SƠ
(4)
BÀN GIAO &
NHẬN BÀN GIAO
(7.1)
GIẢI QUYẾT CHẾ ĐỘ
CẬP NHẬT LƯU TRỮ
(7.2)
XEM XÉT HS
PV THÔI VIỆC
(5)
DUYỆT
(6)
KẾT THÚC
LOẠI HĐ?

4. Qui trình : Nghỉ việc Phiên bản : 1/0
06-QT/NS/NAHI Trang 4/10
Bước Nội dung chi tiết Người thực hiện Tài liệu/hồ sơ
Bắt đầu
- Hết hạn hợp đồng, nhân viên đơn phương chấm dứt hợp đồng
- Người sử dụng lao động ngưng không sử dụng tiếp
- Cả 2 bên thỏa thuận chấm dứt
- Nhân viên tự ý nghỉ việc
Bước 1.1
Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng:
(Trong trường hợp chưa hết hạn HĐ nhưng hai bên không có nhu cầu
ký tiếp HĐ.)
TBP cùng NV làm thỏa thuận chấm dứt HĐ
NV
TBP
Biên bản thỏa thuận chấm dứt
hợp đồng
Bước 1.2
Đề nghị chấm dứt hợp đồng
(Trong trường hợp Công ty đơn phương chấm dứt HĐ hoặc NV bị kỷ
luật sa thải.)
- NV bị kỷ luật sa thải: TBP quản lý căn cứ trên QĐ kỷ luật, thực hiện
đề nghị chấm dứt HĐ
- NV bị đơn phương chấm dứt HĐ do không đáp ứng được yêu cầu
công việc: Công ty có quyền đơn phương chấm dứt HĐ sau khi đã
được nhắc nhở bằng văn bản 2 lần trong vòng 30 ngày mà NV vẫn
tiếp tục không đáp ứng được yêu cầu công việc.
NV
TBP
Quy trình kỷ luật
Đề nghị chấm dứt hợp đồng
Bước 1.3
Xử lý tự ý nghỉ việc
NS QLNV lập BB thanh lý HĐ/BB chấm dứt HĐ và thông báo nv đến ký
nhận hồ sơ, bàn giao các tài sản, giấy tờ… chưa hoàn thành
Trưởng BP
Biên bản thanh lý HĐ
Biên bản thỏa thuận chấm dứt
HĐ
Danh mục bàn giao nghỉ việc

5. Qui trình : Nghỉ việc Phiên bản : 1/0
06-QT/NS/NAHI Trang 5/10
Bước 2
Kiểm tra và thông báo các chính sách
- Kiểm tra lý do thôi việc của NV và thời hạn báo nghỉ việc để xác định
điều kiện bồi thường vi phạm HĐ. Trong các trường hợp sau:
NV đang ký HĐLĐ xác định thời hạn mà chưa hết hạn hợp
đồng: Xin thôi việc không có lý do chính đáng (theo Luật lao
động) hoặc không đảm bảo thời gian báo trước theo quy định
NV đang ký HĐ KXĐ thời hạn: Không thực hiện việc thông báo
nghỉ việc trước 45 ngày
Ghi chú: Thời gian thông báo nghỉ việc quy định chi tiết như sau:
o HĐ TV: Thông báo trước 3 ngày
o HĐ có thời hạn: Thông báo trước 30 ngày
o HĐ KXĐ thời hạn: Thông báo trước 45 ngày
Các trường hợp NV đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động
khác (do hoàn cảnh khó khăn, do có thai phải nghỉ việc theo
chỉ định…v.v…) nhưng không thông báo trước cho Công ty
theo quy định của Luật lao động
NS QLNV Đơn xin thôi việc
Bước 3
Chuẩn bị hồ sơ:
- Lập hồ sơ đề nghị chấm dứt HĐ:
+ Đối với loại HĐ TV:
o Biên bản chấm dứt HĐ/BB thanh lý HĐ
o Giấy xác nhận bàn giao
Đơn xin thôi việc
Biên bản thỏa thuận chấm dứt
HĐLĐ
Thông báo chấm dứt HĐ
QĐ chấm dứt HĐ

6. Qui trình : Nghỉ việc Phiên bản : 1/0
06-QT/NS/NAHI Trang 6/10
+ Đối với HĐLĐ chính thức:
 Trường hợp hết hạn HĐ hoặc NV đơn phương chấm dứt HĐ:
o Đơn xin thôi việc
o Giấy đề nghị chấm dứt HĐ
o QĐ chấm dứt HĐ
o Giấy xác nhận bàn giao
 Trường hợp hai bên không có nhu cầu ký tiếp HĐ (khi chưa
hết hạn HĐ):
o Giấy đề nghị chấm dứt HĐ
o QĐ chấm dứt HĐ
o Giấy xác nhận bàn giao
o Biên bản thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ
 Trường hợp công ty đơn phương chấm dứt HĐ hoặc kỷ luật sa
thải:
o Giấy đề nghị chấm dứt HĐ
o QĐ chấm dứt HĐ
o Giấy xác nhận bàn giao
o Hồ sơ về kỷ luật sa thải
o Hồ sơ về việc đơn phương chấm dứt HĐ
Làm thủ tục hỗ trợ trợ cấp thôi việc cho NV – nếu có
Danh mục bàn giao nghỉ việc
QĐ kỷ luật
Bước 4 Ký hồ sơ: NV và Trưởng BP Thông báo chấm dứt HĐ

7. Qui trình : Nghỉ việc Phiên bản : 1/0
06-QT/NS/NAHI Trang 7/10
Ký hồ sơ đề nghị chấm dứt HĐ
Bước 5
Xem xét hồ sơ và phỏng vấn thôi việc:
- Xem xét hồ sơ, tính pháp lý của hồ sơ chấm dứt HĐ
- Phỏng vấn thôi việc:
+ NV thôi việc từ TBP trở lên: Bắt buộc phỏng vấn thôi việc
+ NV thôi việc Không bắt buộc, tuy nhiên nếu thấy cần thiết sẽ tiến
hành phỏng vấn (trực tiếp hoặc email)
TBP NS Phiếu phỏng vấn nghỉ việc
Bước 6
Phê duyệt:
Ký phê duyệt QĐ chấm dứt HĐ
BOD
Thông báo chấm dứt HĐ
QĐ chấm dứt HĐ
Bước 7.1
Bàn giao:
- Thực hiện việc bàn giao các nội dung liên quan cho người có trách
nhiệm:
 Các loại thiết bị, tài sản, dụng cụ làm việc: NS QLNV
 Các loại công nợ, tài chính: Phòng Kế toán
 Công việc: Trưởng BP/
 Thẻ BHYT, BHXH: NS QLBH
 Địa chỉ email NAHI: NS QLNV
 Khác: Trưởng bộ phận hoặc người được uỷ quyền
- Đối với NV có hỗ trợ trợ cấp thôi việc:

8. Qui trình : Nghỉ việc Phiên bản : 1/0
06-QT/NS/NAHI Trang 8/10
 Nhận QĐ chấm dứt HĐ từ NS QLNV
 Làm thủ tục và nhận tiền hỗ trợ trợ cấp thôi việc tại Phòng Kế
toán đơn vị
Bước 7.2
Giải quyết các chế độ; Cập nhật, lưu trữ:
- Thông báo thông tin NV thôi việc tới các bộ phận liên quan để rà
soát/kiểm tra lại các hạng mục bàn giao của NV thôi việc (quyền
truy cập email, mạng nội bộ, thu hồi thẻ NV, thẻ từ, thu hồi công
nợ…). Các công việc này phải được thực hiện ngay trước khi NV nghỉ
việc và các bộ phận liên quan này phải định kỳ kiểm tra/rà soát vào
khoảng ngày cuối tháng.
- Nhận và lưu các hồ sơ: Đơn xin thôi việc, Giấy xác nhận bàn giao
sau khi đã có đầy đủ chữ ký giao nhận của các bên
- Thu hồi thẻ BHYT còn hiệu lực (nếu có)
- Chuyển tiền trợ (nếu có) cho nhân viên trong vòng 07 ngày kể từ
ngày thanh lý HĐ
- Làm các thủ tục chốt sổ BHXH cho NV đó với cơ quan BHXH khu
vực, trả lại sổ BHXH cho NV trong vòng 01 tháng kể từ ngày thanh
lý HĐ
Nhập dữ liệu vào Hệ thống quản lý thông tin NS, ghi rõ nguyên nhân
thôi việc
NS QLNV

9. Qui trình : Nghỉ việc Phiên bản : 1/0
06-QT/NS/NAHI Trang 9/10
VI. HỒ SƠ LIÊN QUAN:
Stt Mã hồ sơ Tên hồ sơ
Người phụ trách
lưu trữ
Bản cứng, bản
mềm
Thời gian
lưu trữ
1 Đơn xin thôi việc NS QLNV Bản cứng 05 năm
2 Biên bản thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ NS QLNV Bản cứng 05 năm
3 Thông báo chấm dứt HĐLĐ NS QLNV Bản cứng 05 năm
4 QĐ chấm dứt HĐLĐ NS QLNV Bản cứng 05 năm
5 Danh mục bàn giao nghỉ việc NS QLNV Bản cứng 05 năm
6 Biên bản chấm dứt HĐTV NS QLNV Bản cứng 05 năm
7 Phiếu phỏng vấn nghỉ việc NS QLNV Bản cứng 05 năm
8 QĐ kỷ luật NS QLNV Bản cứng 05 năm
Người phê duyệt Người xem xét Người lập

10. Qui trình : Nghỉ việc Phiên bản : 1/0
06-QT/NS/NAHI Trang 10/10

11. Qui trình : Nghỉ việc Phiên bản : 1/0
06-QT/NS/NAHI Trang 11/10
PHỤ LỤC : KIỂM SOÁT THAY ĐỔI CỦA TÀI LIỆU
Stt Phiên bản Ngày hiệu lực Nội dung cũ Nội dung thay đổi Ghi chú