Tutte le aziende oggi si trovano di fronte al problema dello "Shadow IT", problemi aziendali risolti in autonomia dagli utenti con App varie. L'IT delle Aziende ha due alternative: abdicare, alzare le braccia e sperare che vada tutto bene, oppure innovarsi e offrire soluzioni Aziendali pensate con i ritmi e le necessità degli utenti odierni. Microsoft Teams offre la risposta seria, aziendale e in linea con il GDPR a questi (ed altri) problemi. Venite a scoprirlo in questa sessione, altrimenti vi rimane sempre l'altra strada.... By Luca Vitali

1. CLOUD
CONFERENCE
ITALIA
2019

2. SPONSOR

3. MICROSOFT TEAMS E LO SHADOW IT
Luca Vitali

4. WHO AM I?
Luca Vitali
Team Leader Cloud & UC
Centro Computer Spa
Luca Vitali
Office Apps & Services MVP
luca.vitali@centrocomputer.it
Blog: lucavitali.wordpress.com
Twitter: @Luca_Vitali

5. L'OBIETTIVO DI QUESTA SESSIONE...
In questa sessione non vedrete comandi PowerShell...
In questa sessione non parleremo di licenze da acquistare...
In questa sessione non vi farò vedere prodotti che stanno per arrivare...
In questa sessione vi parlerò di quello che gia' avete e probabilmente non state usando...
In questa sessione vi parlerò di quello che potreste perdere (se già non è accaduto)...
In questa sessione vi parlerò di strategia per il futuro...

6. L'IT DI ALLORA E DI OGGI
Prima dell'avvento massivo del Cloud l'unica fonte di "Informatica" per gli utenti erano le aziende
Oggi è vero il contrario, nelle Aziende si trova spesso meno tecnologia che fuori

7. I PROBLEMI DELL'IT DI OGGI
 L'avvento degli Smartphone e dei relativi Store ha modificato radicalmente l'utente
 Ci si attende "tutto, subito e in maniera facile"
 Si è sempre meno disposti a dedicare tempo per "imparare"
 Se l'IT Aziendale non è in grado di fornire le risposte che l'utente si aspetta nei tempi che si aspetta, ora l'utente è in
grado di trovare qualsiasi prodotto su Internet e iniziare a usarlo senza chiedere nulla a nessuno
NON SERVE A NULLA BLOCCARE
BISOGNA GUIDARE GLI UTENTI
FORNIRE GLI STRUMENTI ADEGUATI E SUPERVISIONARE

8. LE OPZIONI DELL'IT: ABDICARE O ADOTTARE TEAMS E O365

9. MICROSOFT TEAMS VS. WHATSAPP
Utilizzo corretto
Dove risiedono i dati?
E' certificato per il GDPR?
E' integrato con i sistemi aziendali?
Garanzia del servizio
Aziendale
Sul Cloud Microsoft
SI
SI
SLA 99,99%
Personale
Sul PROPRIO Smartphone
NO
NO
NESSUNO

10. LE SCELTE "DISCUTIBILI" DELL'IT
L'IT di una Azienda si sente sempre più sopraffatto dai
cambiamenti quotidiani dei prodotti.
Bisognerebbe evitare scelte improntate alla chiusura
come queste:
 bloccare le funzioni per cui i prodotti sono nati
 limitare le capacità dei servizi
 non attivare certe funzioni
 paura di perdere il controllo

11. IT'S ALL ABOUT USER EXPERIENCE
Invece di bloccare e limitare, l'IT dovrebbe avere
come principali obiettivi:
 agevolare l'adozione di strumenti più efficienti
 la semplificazione degli strumenti aziendali
 la formazione
 la "User Experience"
 Conoscere, far conoscere e utilizzare i prodotti
che sta già pagando
 supervisionare l'uso dei prodotti

12. UX: IL CLIENT TEAMS
Disponibile nelle seguenti versioni:
PC Desktop client
Mac client
Web client
iOS e Android client
Client Linux in arrivo!
I client sono sempre aggiornati, non ci si
deve più preoccupare di quale versione si
stia utilizzando
Le funzioni sono comuni a tutti i client
I dati e le conversazioni sono sempre
aggiornati
I dati non risiedono sui device ma sul
Cloud di Microsoft

13. UX: UPN
Molti dei problemi dell'IT Aziendale sono dovuti a
complessità inutili che ancora oggi fanno fatica a
scomparire.
Un esempio su tutti: l'adozione dell'UPN come UNICO
account per l'autenticazione sia su AD On-Prem sia su
O365.
SMTP=SIP=UPN
L'UPN venne introdotto nel 2000 con Active Directory,
ma ancora oggi dopo 20 anni non viene quasi mai
usato su AD On-Prem e spesso non è neppure
configurato o addirittura conosciuto.
Teams utilizza solo l'UPN
Semplificate il lavoro ai vostri utenti (e quindi a
voi), adottando l'UPN come unico sistema di
autenticazione su tutta la vostra infrastruttura
informatica

14. CHAT DI GRUPPO
Quando si aggiunge un
utente in una Group Chat si
può decidere se fargli vedere
o meno lo storico della chat
pregressa
Le Chat di Gruppo sono uno
strumento molto pratico per
condividere tra poche persone una
chat, dei file e una Tab bar
personalizzabile, senza dover creare
un Team
I file allegati nelle chat 1:N sono
salvati in OneDrive

15. TEAM
I Team sono il cuore di Microsoft Teams
Consentono agli utenti di creare in
autonomia dei gruppi di lavoro in maniera
rapida e indipendente.
All'interno dei Team si possono creare i
Canali, in modo da suddividere i vari
argomenti di conversazione
Ogni Canale è personalizzabile con vari Tab

16. CREAZIONE NUOVO TEAM

17. PRIVATE CHANNEL
Ogni team può avere un massimo di 30 canali
privati e ogni canale privato può avere un
massimo di 250 membri.
Il limite di 30 canali privati si aggiunge al limite di
200 canali standard per ogni Team
Quando viene creato un canale privato, viene
collegato al team padre e non può essere
spostato in un team diverso.
I canali privati non possono essere convertiti in
canali standard e viceversa

18. TEAMS VS. SKYPE CONSUMER
Organizzare un meeting con utenti esterni,
anche con coloro che non utilizzano Teams è
semplice come inviare una mail.
Teams sfrutta appieno il protocollo WebRTC,
quindi per partecipare a un meeting non è
necessario installare nessun plug-in, basta
utilizzare un Browser come Chrome o Edge
"Per i meeting con esterni usiamo Skype..."

19. TEAMS VS. DROPBOX
"I nostri file sono salvati su DropBox...PRO!"
Utilizzare Teams e SharePoint Online come "Modern File Share" permette di:
- sfruttare spazio già a vostra disposizione
- Offline Files tramite OneDrive for Business
- protezione contro cancellazioni accidentali
- condivisione file
- versioning illimitato
- co-editing
- eDiscovery

20. TEAMS VS WETRANSFER
"Per inviare file di grandi dimensioni usiamo WeTransfer...."
Condividere file e cartelle
con chiunque in modo
sicuro è semplice e sicuro
con OneDrive e SharePoint.
La condivisione ad esterni
anonimi permette di
mettere una scadenza al
Link e impostare il block
download.

21. ACCESSO GUEST
L'utente Guest riceverà
una mail per autenticarsi e
accedere al Team via
browser
Da oggi gli utenti Gmail
potranno autenticarsi su
Teams direttamente con il
loro account Google
Microsoft Teams consente di
collaborare con utenti esterni
all'organizzazione (Guest)
semplicemente aggiungendo
l'indirizzo mail, senza costi
aggiuntivi.

22. FINDTIME VS. DOODLE
I principali problemi legati all'organizzazione dei Meeting:
- si fa spesso via mail o telefono
- si perde molto tempo per organizzarli
- la complessità aumenta con il numero di partecipanti
Microsoft FindTime risolve in maniera brillante e gratuita tutti
questi problemi.
1. L'organizzatore del Meeting prepara l'invito tramite FindTime,
indicando tutte le fasce orarie e i giorni in cui è disponibile.
2. L'invito viene inviato con un unica mail a tutti i partecipanti,
sia interni sia esterni
3. Ogni partecipante vota da Brower o SmartPhone le proprie
preferenze sulla base degli slot proposti
4. Non appena tutti i partecipanti necessari hanno votato,
FindTime identifica il primo slot concordato e
automaticamente spedisce l'invito per il meeting

23. INFORMATION PROTECTION ARCHITECTURE

24. RETENTION

25. NAMING POLICY: BLOCKED WORDS

26. NAMING POLICY: GROUP NAMING POLICY

27. MICROSOFT TEAMS ADMIN CENTER
Il Teams Admin Center
permette agli amministratori di
supervisionare i Team creati, i
membri, i guest e altri dettagli.
Permette di creare nuovi Team
e modificare quelli esistenti.
Permette di modificare e
applicare le Policy e visualizzare
le statistiche di utilizzo.
Permette di gestire molte
funzionalità legate alla fonia.

28. DATA LOSS PREVENTION (DLP)

29. AUDIT LOG

30. SUPERVISION

31. EDISCOVERY

32. LEGAL HOLD

33. GDPR CHECK

34. GRAZIE!