Strumenti leggeri o altamente professionali per ogni tipo di conferenza o riunione per teams clienti e fornitori per dare velocità e ridurre i costi delle iniziative di crescita.

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3 strumenti per3 strumenti per
videoconferenzevideoconferenze
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di Giorgio Fatarella

2. ...e per fare riunioni in remoto oltre
che condividere progetti.
Al giorno d’oggi lo smart working sta tornando di attualità e cosa c’è di più necessario di un set di
strumenti per lavorare anche da remoto per aiutarci a gestire la nostra attività da casa, dal bar o in
viaggio oppure collegarsi con i nostri distributori esteri e con la nostra rete commerciale all'estero?
un set di strumenti e cace performante può sicuramente aiutare: pensate alla possibilità di tenere
riunioni e incontri in remoto senza doversi spostare, magari condividendo le o direttamente lo schermo,
lavorare e parlarsi condividendo uno stesso documento sia come team che come cliente e fornitore
oppure condividere una lavagna.
Un bel vantaggio eh?
Caratteristiche dei software di videoconferenza
Proviamo intanto a sgombrare il campo da possibili ambiguità: i primi 3 tool non sono necessariamente
adatti per fare webinar o eventi pubblici, o meglio alcuni possono anche aiutare a fare incontri con
relatori multipli, ma nativamente non nascono per grandi platee di partecipanti.
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3. Poi c'è anche da chiarire meglio la di erenza tra webinar, webmeeting e webconference, per fare questo
vi rimando a questo post di qualche tempo fa.
Non sono software che fanno streaming su altre piattaforme (Facebook, YouTube, ecc.), proprio per il
motivo di cui sopra, ci sono tool speci ci che fanno questo di mestiere.
Naturalmente questa lista non è esaustiva, ho escluso naturalmente software corporate come la
piattaforma Cisco, o strumenti molto conosciuti come Skype.
Come hai capito, qui non trovi nemmeno tool per la condivisione documentale, oppure di strumenti per
la condivisione dei calendari e delle agende
Quindi sostanzialmente un tool per videoconferenze dovrebbe:
 avere una connessione stabile e una qualità accettabile per video e audio;
 permettere la condivisione di informazioni, magari via chat e dello schermo;
 avere un’installazione semplice, meglio se gestito direttamente tramite browser;
 permettere la visione contemporanea di due o più partecipanti;
 un prezzo accettabile.
 Integrabile con le app che usi ogni giorno, in modo che il tuo lavoro rimanga connesso.
Queste sono le principali caratteristiche che richiedo a uno strumento in grado davvero di cambiare in
meglio la modalità con cui lavorare.
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4. #1 Zoom
Il software di videoconferenza completo e facile da utilizzare
Zoom o re una soluzione di videoconferenza e
messaggistica per dispositivi desktop e mobili,
che punta ad essere molto veloce e facile da
con gurare, e o re un’ampia gamma di funzionalità
scalabili.
Zoom fornisce video e audio in HD, ma può supportare no a 1.000 partecipanti contemporaneamente e
no a 49 video su un unico schermo.
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5. Zoom è uno strumento di videoconferenza che o re alcune delle migliori funzionalità che puoi trovare sul
mercato. Fornisce servizi coerenti e potenti come webinar video, Zoom Room, riunioni online e
messaggistica di gruppo. È uno strumento ideale per qualsiasi azienda in quanto o re un'ottima
esperienza di comunicazione a un costo conveniente. Questa piattaforma è progettata e ottimizzata in
modo univoco per o rire servizi senza soluzione di continuità e massima a dabilità e viene fornita con
un'interfaccia intuitiva.
Le riunioni possono essere salvate localmente o nel cloud, insieme a trascrizioni con testo ricercabile con
cui lavorare. Inoltre, la collaborazione è integrata con la possibilità per i partecipanti di condividere i loro
schermi e lavorare insieme per fornire i propri appunti.
Inoltre, una funzione di chat “di squadra” consente la condivisione di le, una cronologia ricercabile e un
archivio no a dieci anni! Le riunioni possono anche essere trasformate in chiamate individuali.
La sicurezza è integrata, utilizzando la crittogra a TLS a 256 bit sia per le riunioni che per i le condivisi, e
la programmazione automatica può essere e ettuata da Gmail, Outlook e iCal.
Prezzo: free, 13,99€/mese, 18,99€/mese a seconda del tempo massimo di videoconferenza (nel
piano free abbiamo ben 40 minuti con 100 partecipanti!). Nei piani premium sono incluse numerose
altre funzionalità aggiuntive come per esempio la gestione dei partecipanti e la reportistica.
Una occhiata a Zoom
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6. #2 Whereby
Appear.in ha cambiato nome ma resta sempre un must
Whereby è uno strumento che fa della semplicità il
suo cavallo di battaglia: è su ciente registrarsi al
servizio per ottenere immediatamente una “stanza”
attraverso cui dialogare con gli altri partecipanti.
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7. Whereby è uno strumento che fa della semplicità il suo cavallo di battaglia: è su ciente registrarsi al
servizio per ottenere immediatamente una “stanza” attraverso cui dialogare con gli altri partecipanti.
Le funzionalità disponibili sono la condivisione dello schermo, la chat integrata, la possibilità di bloccare la
stanza e attendere che i partecipanti “bussino” per entrare.
Whereby permette anche la registrazione della call, funzione molto utile per video registrati da pubblicare
su YouTube o altre piattaforme di distribuzione.
Ottima anche la app mobile nativa, che o re chiamate di qualità molto alta anche su connessioni così
così.
Prezzi: free per stanze no a 4 partecipanti, oppure 9,99$/mese per la versione premium con 12
partecipanti e la registrazione delle call.
Dai un occhio anche a Hours, traccia il tuo tempo senza sforzo.
Una occhiata a Whereby
#3 Google Hangouts Meet
Per conferenze super accessibili
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8. Google Hangouts Meet fa parte della piattaforma di
produttività per u cio G Suite e mira a fornire un
servizio di conferenze di buon livello.
Sviluppato appositamente per le esigenze aziendali,
è in grado di soddisfare un gran numero di utenti
contemporaneamente, e si avvale anche di una
partecipazione intelligente.
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9. Come versione migliorata degli Hangout standard di Google, mira a rendere più facile il lavoro con i clienti
esterni. Lo fa prima di tutto fornendo un’esperienza di web app, il che signi ca che non c’è nessun
software da scaricare. In secondo luogo, fornisce anche un numero telefonico dedicato, che non solo
permette ai dipendenti in mobilità di partecipare, ma garantisce anche che la qualità della linea sia
mantenuta e che non ci siano drop-out.
Oltre a disporre di app dedicate per gli utenti mobili nell’Apple AppStore e nel Google Play store per
Android, Google Hangouts Meet può funzionare anche con l’hardware di conferenza che già utilizzate:
Skype for Business, Cisco, Lifesize e Polycomm.
Un altro vantaggio fondamentale è che essendo all’interno della piattaforma G Suite è facile utilizzare i
dati di altre applicazioni, come Google Calendar, non solo per piani care le riunioni ma anche per
impostare le informazioni sugli eventi come richiesto quando gli utenti si registrano.
Hangout Meets è una piattaforma di conferenze di livello aziendale serio che non richiede grandi costi
iniziali per l’hardware, ed è particolarmente accessibile alle aziende di qualsiasi dimensione.
Prezzi: Hangout Meets è o erto insieme a G Suite, la piattaforma di Google per le aziende che ha
un abbonamento mensile da 4,68€/mese a 23€/mese a seconda delle funzionalità, soprattutto lato
amministratore di sistema.
Una occhiata a Hangout Meets
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10. #4 Cisco Webex e confronto con...
Ora puoi lavorare seriamente sul tuo dispositivo mobile proprio come se tu fossi in u cio.
Piani cazione, condivisione dello schermo e riduzione del rumore funzionano altrettanto bene in uno
smartphone quanto in un sistema da sala. Cisco Webex Teams ti consente di trasferire il lavoro da stanze
siche a spazi virtuali, senza mai perdere di vista ciò che accade. Dall'auto alla sala riunioni, tutti godono
della stessa esperienza coerente e senza compromessi, con il telefono, il browser, il cellulare o i
pluripremiati dispositivi Cisco per scrivania e sala riunioni. Puoi disegnare su lavagne, condividere le,
tenere riunioni, e ettuare videochiamate, condividere lo schermo e altro ancora. E garantire che i tuoi
utenti guest ottengano la stessa eccellente qualità di cui godono i membri del team in u cio. Webex
Teams è compatibile con tutte le applicazioni e i sistemi operativi, inclusi gli strumenti Collaboration
esistenti, così che tu non perda lo slancio
Che cos’è la webex e a cosa serve?
Webex di CISCO è un ottimo modo per tenere riunioni e condurre conferenze online. Con questo
software ad alta tecnologia, puoi organizzare eventi, webinar e videoconferenze. Webex Meeting Center
o re numerosi servizi che facilitano la comunicazione tra le aziende.
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11. La webex è un’applicazione professionale, rilasciata da Cisco, che permette di e ettuare assemblee,
riunioni, eventi e video training online organizzate virtualmente dalla stessa piattaforma. Esistono al
momento 4 programmi Webex che possono essere acquistati in blocco dalle aziende oppure
singolarmente:
 La webex meeting Center, che serve a gestire riunioni virtuali;
 la webex eventi che, come dice la parola stessa, organizza e gestisce eventi;
 la webex training Center che serve alla gestione di video training per gli utenti;
 la webex support Center, specializzata nel supporto aziendale.
Con la webex meeting center è possibile visualizzare e gestire le riunioni online tramite la piattaforma
stessa. Si tratta di un metodo molto innovativo è adatto a tutte quelle aziende che hanno dei dipendenti
che lavorano da remoto o clienti, dislocati in più parti del mondo e con i quali è più complicato
intrattenere conversazioni insieme o farli partecipare a riunioni. Con questo metodo si possono unire
più persone in un’unica conferenza, ma ovviamente in base al numero degli e ettivi partecipanti può
variare il costo della applicazioni. In ogni caso si tratta di un metodo qualitativamente molto alto per
gestire le riunioni, in quanto webex consente di scambiare documenti, immagini e le in genere tutto
in una risoluzione HD molto performante.
Le caratteristiche e le funzionalità della webex
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12. Webex può collegarsi sia tramite wi- sia tramite connessione dati, le caratteristiche principali di
questo strumento sono: i video di altissima qualità, la commutazione video a voce, una funzionalità
che consente di evidenziare chi sta parlando in quel momento, la funzionalità di video mobile che
consente di muovere lo schermo in tempo reale per mostrare chi parla ed, inoltre, è presente la
funzionalità del Meeting audio, che consente di vedere presentazioni, usare la chat o visualizzare le
applicazioni e il desktop PC. Tutte queste funzionalità sono necessarie a un lavoro in team e
rendono webex estremamente adatto a riunioni aziendali, ma anche a gruppi studio che per varie
ragioni non possono organizzare sicamente una sessione in cui siano tutti presenti. Non è necessario
poi che tutti i presenti all’assemblea siano abbonati a webex, ma è possibile che con un solo
abbonamento tramite Edge si possano chiamare gli altri utenti tramite iPad. Questi ultimi non
dovranno far altro che rispondere alla chiamata del sistema che comparirà sullo schermo del loro iPad e
attivare il meeting audio collegandosi o tramite wi- o tramite connessione dati. A questo punto l’utente
sarà praticamente attivo all’interno della conferenza virtuale. Tuttavia, solo chi possiede un reale
abbonamento a webex Meeting Center è in grado di: piani care e avviare una riunione, invitare le
persone alla conferenza, ordinare le funzioni dei partecipanti, indicando ad esempio chi sia il moderatore
della conferenza o eliminare una riunione. Il leader della conferenza già con un abbonamento base ha
degli accessi maggiori rispetto agli altri partecipanti durante la riunione, ad esempio egli può avere una
visione a schermo intero, visualizzare il contenuto condiviso da un computer, controllare il modo in cui
partecipanti si sono collegati alla conferenza, avviare al contempo una chat singola o una chat con pochi
utenti selezionati e controllare la funzionalità dell’audio, attivando e disattivandola a proprio piacimento.
Webex per studenti e per stagisti: è utile?
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13. Negli ultimi tempi l’applicazione webex è stata utilizzata anche nell’ambito universitario, non solo tra
un gruppo di studenti che avevano necessità di fare delle videoconferenze per motivi di studio, ma anche
dagli stessi professori universitari che hanno preferito utilizzare questo strumento per connettersi ai
propri studenti e realizzare video-lezioni. Il pacchetto più utilizzato in tal senso è, infatti, proprio
il webex training center. Ovviamente questo strumento non viene utilizzato solo in ambito universitario,
ma i video training sono molto utili all’interno dell’azienda per corsi di aggiornamento o di
formazione che consentono di accrescere le conoscenze dei propri dipendenti ogni qualvolta l’azienda lo
ritiene necessario. La piattaforma andrà a creare una aula virtuale gestita dal leader della conferenza
training, il quale dovrà regolare audio e microfono e poi a chiamare tramite computer tutti i partecipanti.
Gli ospiti all’interno dell’aula virtuale avviata dal docente potranno condividere il proprio materiale, ma
questa funzionalità può essere anche disabilitata dal leader. Per condividere il materiale didattico durante
il video lezione si può utilizzare l’apposita funzione di condivisione. Il docente potrà visualizzare l’elenco
di tutti i partecipanti che stanno seguendo la lezione e qualsiasi partecipante ha la possibilità di fare
delle domande nel corso della lezione con l’apposito strumento che indica l’alzata di mano. Al docente
comparirà, infatti, l’icona della mano e il nominativo del partecipante che l’ha richiesta. In ne, al termine
della lezione il docente termina la riunione, facendo scollegare tutti gli altri partecipanti.
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