Đề tài: Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, 9đ

Luận văn tốt nghiệp
Nguyễn Ngọc Bách K43/21.101
LỜI MỞ ĐẦU
Tháng 11/2006 chính thức đánh dấu sự kiện quan trọng trong quá trình
hội nhập toàn cầu của Việt Nam với việc trở thành thành viên chính thức của tổ
chức Thương Mại Thế Giới WTO. Từ đó đã mở ra không ít cơ hội phát triển
cũng như những thách thức to lớn đối với các doanh nghiệp nước ta. Yêu cầu
hội nhập và sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế đất nước đòi hỏi các thông
tin tài chính phải có chất lượng ngày càng cao đó là: Tính trung thực, tính
chính xác, mức độ tin cậy, hợp lý, hợp pháp và tính cấp thiết. Để đảm bảo việc
xử lý thông tin với khối lượng ngày càng lớn, mức độ phức tạp ngày càng cao
mà vẫn đảm bảo được các yêu cầu trên thực sự là vấn đề nan giải đối với các
nhà quản lý doanh nghiệp. Mặt khác, trong những năm gần đây cùng với sự
phát triển và tiến bộ của nền Công nghệ thông tin nước nhà, việc ứng dụng
Máy vi tính (MVT) trong công tác kế toán thực sự đang là vấn đề được quan
tâm đặc biệt đối với các doanh nghiệp Việt Nam.
Xuất phát từ những thế mạnh như việc xử lý thông tin nhanh, chính xác,
tiện dụng … của MVT nên hiện nay hầu hết các DN đều sử dụng MVT và ứng
dụng phần mềm kế toán (PMKT) trong công tác kế toán.
Yêu cầu đặt ra cho các nhà kế toán, các chuyên gia CNTT không những
phải nghiên cứu, thiết kế, sản xuất các PMKT có tính ưu việt mà còn đòi hỏi
phải tổ chức công tác kế toán sao cho hợp lí.
Từ thực tế đó, sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Hoàng &
Thắng, được sự giúp đỡ tận tình của Thạc sỹ Đặng Thế Hưng và các anh chị
nhân viên phòng kế toán của Cty TNHH Hoàng & Thắng, Luận văn tốt nghiệp
của em đã hoàn thành với tên đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán
trong điều kiện ứng dụng máy vi tính ở Cty TNHH Hoàng & Thắng ”

Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục của Luận văn gồm 3 chương:
Chương I: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp
trong điều kiện ứng dụng Máy vi tính.
Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH
Hoàng & Thắng trong điều kiện ứng dụng máy vi tính.
Chương III: Phương hướng - Biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện việc
tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng Máy vi tính ở Công ty
TNHH Hoàng & Thắng.
Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm và trình độ của bản thân chưa
nhiều nên bản luận văn này không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định.
Kính mong nhận được sự góp ý kiến của thầy cô để bản luận văn này được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cám ơn Thạcsỹ Đặng Thế Hưng, ban lãnh đạo và các
anh chị phòng kế toán của công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.

CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN Ở DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU
KIỆN ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH
1.1 - Vai trò, nhiệm vụ, ý nghĩa và yêu cầu của tổ chức công tác kế toán
trong quản lý doanh nghiệp.
1.1.1 - Một số khái niệm về Kế toán
Kế toán là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động quản lý
và xuất hiện cùng với sự hình thành đời sống kinh tế xã hội loài người.
Cùng với sự phát triển của xã hội loài người và sự tiến bộ của khoa học kỹ
thuật, kế toán - một môn khoa học cũng đã có sự thay đổi, phát triển không
ngừng về nội dung, phương pháp… để đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng
cao của nền sản xuất xã hội.
Trong các tài liệu, sách kinh tế có thể gặp những định nghĩa, nhận thức về
kế toán ở những phạm vi, góc độ khác nhau.
Giáo sư, tiến sỹ Robet Anthony - một nhà nghiên cứu lý luận kinh tế nổi
tiếng của trường đại học Harward của Mỹ cho rằng: “Kế toán là ngôn ngữ kinh
doanh”.
Giáo sư, tiến sỹ Grene Allen Gohlke của Viện đại học Wisconsin lại định
nghĩa: “Kế toán là một khoa học liên quan đến việc ghi nhận, phân loại, tóm tắt
và giải thích các nghiệp vụ tài chính của một tổ chức, giúp cho Ban giám đốc có
thể căn cứ vào đó đề ra các quyết định kinh tế”.
Trong cuốn sách “Nguyên lý kế toán Mỹ”, Ronnanld.J.Thacker nêu quan
điểm của mình về kế toán xuất phát từ việc cung cấp thông tin cho công tác quản
lý. Theo Ronnanld.J.Thacker thì: “Kế toán là một phương pháp cung cấp thông
tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và để đánh giá hoạt động của mọi tố chức”.
Các tổ chức kế toán, kiểm toán quốc tế cũng nêu ra những khái niệm về kế
toán như sau:

Theo uỷ ban thực hành Kiểm toán Quốc tế (International Auditing
Practices Committee) thì: “Một hệ thống kế toán là hàng loạt các loại các nhiệm
vụ ở một doanh nghiệp mà nhờ hệ thống này các nghiệp vụ được xử lý như một
phương tiện duy trì các ghi chép tài chính”.
Khi định nghĩa về Kế toán, Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) cho rằng:
“Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp một cách riêng có bằng
những khoản tiền, các nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần
tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó”.
Trong điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước ban hành theo QĐ số 25-
HĐBT(nay là chính phủ) cũng có khẳng định: “Kế toán là công cụ quan trọng để
tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành quản lý các hoạt động, tính toán
kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn nhằm bảo vệ chủ
động trong sản xuất, kinh doanh và chủ động tài chính cho tổ chức, xí
nghiệp…”.
Trong luật kế toán có nêu: “Kế toán là việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân
tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và
thời gian lao động”.
Các khái niệm kế toán nêu trên cho ta thấy được những nhận thức, quan
niệm về kế toán ở những phạm vi, góc độ khác nhau nhưng gắn liền kế toán với
công việc phục vụ cho công tác quản lý. Do vậy, kế toán là công cụ không thể
thiếu được trong hệ công cụ quản lý kinh tế, kế toán là khoa học thu nhận, xử lý
và cung cấp toàn bộ thông tin về Tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt
động kinh tế tài chính trong các đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt
động kinh tế, tài chính của đơn vị.
1.1.2 Vai trò của Kế toán tài chính trong công tác quản lí.
Mục đích của kế toán tài chính là thu thập xử lý, cung cấp thông tin cần
thiết cho các đối tượng sử dụng khác nhau với mục đích khác nhau để ra được
các quyết định quản lý phù hợp. Qua đó nói lên vai trò quan trọng của kế toán
tài chính trong công tác quản lý vi mô và vĩ mô của nhà nước. Cụ thể như sau:

Sản phẩm cuối cùng của kế toán tài chính là hệ thống báo cáo tài chính,
trong đó chứa đựng những thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng đề ra
được các quyết định quản lý phù hợp với mục đích sử dụng thông tin của mình.
Các đối tượng sử dụng thông tin do kế toán tài chính xử lý, tổng hợp cung
cấp có thể chia thành:
- Các nhà quản lý doanh nghiệp.
- Những đối tượng có lợi ích trực tiếp.
- Những đối tượng có lợi ích gián tiếp.
Các nhà quản lý doanh nghiệp: Chủ doanh nghiệp, Ban giám đốc, Hội
đồng quản trị, trong quá trình ra quyết định quản lý họ sẽ nghiên cứu những
thông tin trình bày trên các báo cáo kế toán để tìm ra những câu trả lời cho
những câu hỏi khác nhau:
- Năng lực sản xuất của đơn vị như thế nào?
- Đơn vị SXKD có lãi hay không?
- Tình hình công nợ và khả năng thanh toán công nợ?
- Hàng tồn kho nhiều hay ít?
- Quy mô sản xuất nên thu hẹp hay mở rộng?
- Có nên chuyển hướng kinh doanh hay không?
- Có thể tăng giá trị sản phẩm hay sản xuất giới thiệu sản phẩm mới
hay không?
…….
Như vậy, thông qua các thông tin trên báo cáo tài chính cung cấp, các nhà
quản lý doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng các loại tài sản, lao động vật
tư tiền vốn, tình hình chi phí và kết quả hoạt động SXKD… nhằm phục vụ cho
việc điều hành, quản lý kịp thời cũng như việc phân tích, đánh giá tình hình, kết
quả hoạt động SXKD, tính hiệu quả, đúng đắn của những giải pháp quản lý đó
đề ra và thực hiện trong quá trình SXKD… nhằm phục vụ cho việc điều hành,
quản lý kịp thời cũng như việc phân tích, đánh giá tình hình kết quả hoạt động
sản xuất kinh doanh cúa doanh nghiệp từ đó mà đề ra các biện pháp, quyết định
phù hợp về phương hướng phát triển cúa doanh nghiệp.

Những đối tượng có lợi ích trực tiếp đối với thông tin do kế toán cung cấp
là các chủ đầu tư, chủ nợ, các cổ đông, những đối tác liên doanh. Căn cứ vào
thông tin kế toán của doanh nghiệp họ có thể ra được những quyết định đầu tư,
cho vay, góp vốn nhiều hay ít, đầu tư vào lĩnh vực nghành nghề nào, chính sách
đầu tư ra sao?... Các chủ nợ cũng ra được các quyết định cho vay phù hợp với
đặc điểm, tình hình và sự phát triển của doanh nghiệp thông qua các thông tin
trên báo cáo kế toán của doanh nghiệp, họ quyết định cho vay nhiều hay ít,vay
với điều kiện lãi suất như thế nào, các chủ hàng có bán hàng cho doanh nghiệp
theo phương thức trả chậm hay không?
Những đối tượng có lợi ích gián tiếp tới thông tin kế toán, đó là các cơ
quan quản lý chức năng: Thuế, tài chính, thống kê… Chính phủ…Các cơ quan
quản lý chức năng của nhà nước dựa vào thông tin do kế toán tài chính cung cấp
để kiểm tra, giám sát hoạt động SXKD của các doanh nghiệp để kiểm tra việc
chấp hành, thực hiện các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính, để quản
lý và điều hành thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Cũng trên cơ sở các
thông tin kế toán tài chính của các doanh nghiệp mà các cơ quan quản lý chức
năng, các cơ quan ban hành chính sách, chế độ tổng hợp nghiên cứu hoàn thiện
các chính sách chế độ quản lý hiện hành và đề ra những chính sách, chế độ thích
hợp nhằm thực hiện các kế hoạch đường lối phát triển nhanh chóng và toàn diện
nền kinh tế quốc dân.
1.1.3 Nhiệm vụ của Kế toán tài chính doanh nghiệp
Điều 5 Luật kế toán quy định các nhiệm vụ của kế toán bao gồm:
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công
việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính các nghĩa vụ thu, nộp thanh
toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài
sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế
toán.

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục
vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Căn cứ vào các nghiệp vụ quy định cho kế toán nói chung, kế toán tài
chính doanh nghiệp xác định các nhiệm vụ cụ thể phù hợp với chức năng. Yêu
cầu của kế toán tài chính trong doanh nghiệp.
1.1.4 Yêu cầu của Kế toán tài chính doanh nghiệp
Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý, cung cấp thông tin
hữu ích cho các đối tượng sử dụng, kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu
quy định tại điều 6 Luật Kế toán, gồm 6 yêu cầu sau:
- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ kế
toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.
- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.
- Phản ánh trung thực hiện trạng bản chất sự việc nội dung và giá trị của
nghiệp vụ kinh tế tài chính.
- Thông tin, số liệu kế toán phải liên tục.
- Phân loại sắp xếp thông tin số liệu kế toán theo trình tự, hệ thống.
Nội dung của Điều 6 Luật kế toán cũng thể hiện về các yêu cầu cơ bản của
kế toán quy định tại CMKTVN số 01 “ Chuẩn mực chung” đó là: Trung thực;
khách quan; đầy đủ; kịp thời; dễ hiểu và có thể so sánh được.
1.2 Nguyên tắc, nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
1.2.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán.
Để phát huy chức năng và vai trò quan trọng trong công tác quản lý hoạt
động SXKD của các doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác Kế toán tài
chính khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và
trung thực, đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý nền kinh tế thị trường, định
hướng XHCN.

Để phù hợp và đáp ứng các yêu cầu của cơ chế quản lý trong nền kinh tế
thị trường định hướng XHCN đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán trong các
doanh nghiệp phải tuân theo những nguyên tắc sau:
- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đúng những quy định trong Luật
kế toán và Chuẩn mực kế toán.
- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với các chế độ chính sách
thể lệ văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành.
- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với đặc điểm hoạt động
SXKD, hoạt động quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh
nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp yêu cầu và trình độ
nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán.
- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết
kiệm và hiệu quả.
Những nguyên tắc trên phải thực hiện một cách đồng bộ mới có thể tổ chức
thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức công tác kế toán tài chính trong
doanh nghiệp.
1.2.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực
hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò của kế toán, đảm bảo được chất lượng và
hiệu quả của công tác kế toán ở tổ chức. Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức
một hệ thống các yếu tố cấu thành trong công tác kế toán và việc xác định mối
quan hệ giữa các yếu tố đó để phát huy đầy đủ các chức năng của từng yếu tố
trong hệ thống đó sao cho công tác kế toán được thực hiện với hiệu quả cao nhất.
Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán tài chính trong các doanh
nghiệp là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại tổng hợp các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học
của kế toán, phù hợp với chính sách chế độ quản lý kinh tế quy định, phù hợp
với đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai trò
quan trọng của kế toán trong quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế.

Những nội dung cơ bản của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh
nghiệp bao gồm :
- Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán.
- Tổ chức bộ máy kế toán.
- Tổ chức kiểm tra kế toán.
- Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán.
- Tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kĩ thuật xử lí thông tin.
1.3 Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, quy mô hoạt
động của các DN ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế càng rộng, tính chất
hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp thì vấn đề thu nhận, xử lý và cung cấp
thông tin về kế toán, tài chính trong DN ngày càng trở nên phức tạp và khó khăn
hơn. Để có thể thu nhận, xử lý, cung cấp kịp thời một khối lượng lớn những
thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin thì cần thiết phải ứng dụng công
nghệ tin học vào công tác kế toán.
Ứng dụng MVT trong công tác kế toán thực sự đang là vấn đề được quan
tâm đối với các doanh nghiệp. Yêu cầu đặt ra cho các nhà kế toán, các chuyên
gia CNTT không những phải nghiên cứu, thiết kế, sản xuất các phần mềm kế
toán(PMKT) có tính ưu việt mà còn đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán hợp lí.
Hiện nay hầu hết các DN đều sử dụng MVT và ứng dụng PMKT trong
công tác kế toán là vì MVT có vai trò hết sức quan trọng với những thế mạnh
riêng của nó:
- Giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lí cung cấp thông tin một cách kịp
thời, nhanh chóng từ đó giảm thiểu công việc của kế toán. Khi sử dụng MVT
được cài đặt PMKT, các chứng từ đã được thiết kế sẵn trong máy nên nhân viên
kế toán chỉ việc nhập các số liệu cần thiết từ chứng từ gốc vào máy.. Hình thức
kế toán bằng máy tính đều được tự động theo chương trình đã được cài đặt do

máy thực hiện bắt đầu từ khâu nhập chứng từ, tổng hợp, phân loại chứng từ, tính
toán, xử lý dữ liệu trên chứng từ cho tới khâu in sổ kế toán và báo cáo kế toán.
- Vấn đề phát hiện và sửa chữa sai sót cũng rất thuận lợi vì mọi số liệu trên
các sổ và các báo cáo đều tổng hợp trực tiếp từ số liệu trên chứng từ gốc. Khi
cần thiết phải sửa đổimột chứng từ, số liệu nào đó thì các báo cáo chi tiết và báo
cáo tổng hợp liên quan đến chứng từ, số liệu đó đều được chương trình tự động
tính toán và sửa chữa.
- Giúp cho công tác bảo quản và lưu trữ số liệu kế toán lâu dài, an toàn và
tiện lợi.
- Tiết kiệm chi phí hạch toán, đảm bảo nâng cao hiệu quả của công tác kế
toán. Nếu ứng dụng PMKT thì khối lượng công việc ít, lúc này đội ngũ nhân
viên của phòng kế toán cũng giảm đi, các chi phí khác phát sinh liên quan đến
công tác kế toán cũng giảm đi rất nhiều.
- Tạo điều kiện để tổ chức tốt công tác phân tích hoạt động kinh tế và hoàn
thành tốt các chức trách nhiệm vụ khác của cán bộ kế toán đặc biệt là kế toán
trưởng.
Bên cạnh đó, ứng dụng MVT còn là xu hướng phù hợp với sự phát triển
chung của xã hội, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý kinh tế. Tuy nhiên
MVT không thể nào thay thế hoàn toàn cho con người trong công việc kế toán,
nó chỉ là công cụ trợ giúp cho kế toán trong việc tính toán, xử lý và cung cấp
thông tin kế toán với điều kiện MVT phải có một chương trình PMKT phù hợp.
Như vậy, trang bị MVT là cần thiết nhưng điều khiển MVT vẫn là con người,
nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ. Chính vì vậy, DN cần phải quan
tâm và tìm hiểu các phần mềm kế toán để tìm ra phần mềm kế toán phù hợp nhất
với doanh nghiệp, mặt khác các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đào tạo
nguồn nhân lực có trình độ, chuyên môn vững vàng và sử dụng thành thạo các
PMKT trong công việc.

1.4 Các nguyên tắc cơ bản trong điều kiện ứng dụng MVT để hỗ trợ công
tác kế toán.
Tổ chức kế toán trong điều kiện sử dụng MVT hay thủ công cũng phải đáp
ứng các yêu cầu cơ bản: dễ hiểu, phù hợp với độ tin cậy cao, các thông tin kế
toán phải trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, có thể so sánh được… Tuy
nhiên, khác với kế toán thủ công ở chỗ mọi công việc về xử lý số liệu chi tiết
cũng như tổng hợp để tạo các sổ, báo cáo kế toán đều do máy đảm nhiệm. Do có
sự khác nhau giữa kế toán máy và kế toán thủ công nên các chương trình kế toán
trên MVT khi thiết kế cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau:
- Cần đảm bảo ghi nhận thông tin về các hoạt đông kinh tế tài chính phát
sinh ở DN. Muốn vậy phải giải quyết tốt mối quan hệ ghi nhận thông tin theo
trình tự thời gian với việc phân loại và ghi nhận theo hệ thống các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh, không được trùng lặp hoặc bỏ sót.
- Chương trình kế toán phải đảm bảo mối quan hệ giữa việc ghi chép, đối
chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của DN, các
thông tin kế toán do chương trình kế toán cung cấp vừa đảm bảo số liệu để lập
các báo cáo kế toán quản trị, báo cáo bộ phận theo yêu cầu của DN.
- Chương trình kế toán máy phải đảm bảo liên kết đầy đủ các phần hành
kế toán, đảm bảo tính đồng bộ và hoàn chỉnh quá trình kế toán.
- Thuận tiện cho việc sửa đổi, sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sai
tên chứng từ hoặc nhập dữ liệu nhầm theo đúng nguyên tắc chữa sổ kế toán.
- Chương trình phải có hệ thống quản lý mật khẩu, chống việc thâm nhập,
khai thác, sử dụng số liệu, tài liệu trên máy của những người không có trách
nhiệm.
- Đảm bảo lưu trữ chứng từ, dữ liệu, sổ kế toán, báo cáo kế toán theo đúng
nguyên tắc, chế độ và quy định hiện hành.

1.5 Nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng
MVT vào công tác kế toán.
1.5.1 Tổ chức hệ thống chứng từ khoa học và hợp lý sử dụng cho kế toán
trên MVT.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chế độ kế toán hiện hành quy định có hai hệ thống chứng là hệ thống
chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn.
+ Hệ thống chứng từ bắt buộc là hệ thống chứng từ được nhà nước quy
định về mẫu biểu, chỉ tiêu, phương pháp lập.
+ Hệ thống chứng từ hướng dẫn là hệ thống chứng từ sử dụng trong nội bộ
DN, nhà nước chỉ quy định một số chỉ tiêu cần thiết còn lại tuỳ thuộc vào điều
kiện cụ thể của DN mình mà có thể bổ sung một số chỉ tiêu hay mẫu biểu để phù
hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lí
 Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán.
* Với hệ thống chứng từ bắt buộc, Tại Chương II, Mục 1, Điều 17 của
Luật Kế toán có quy định nội dung chủ yếu của Chứng từ Kế toán như sau:
- Tên và số hiệu của Chứng từ Kế toán.
- Ngày, tháng, năm lập Chứng từ Kế toán.
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập Chứng từ Kế toán.
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận Chứng từ Kế toán.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số;
tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên
quan đế chứng từ kế toán.
* Còn nếu sử dụng hệ thống chứng từ hướng dẫn, bất kể làm kế toán
bằng thủ công hay kế toán máy thì các chứng từ đó cần phải đảm bảo các yêu
cầu tối thiểu về các chỉ tiêu sau:

+ Tên gọi của chứng từ.
+ Mã hiệu chứng từ.
+ Ngày lập chứng từ.
+ Nội dung kinh tế của chứng từ.
+ Đơn vị đo lường cần thiết.
+ Định khoản kế toán.
+ Chữ ký của người có trách nhiệm liên quan.
 Phân loại và mã hoá chứng từ.
Trong điều kiện ứng dụng MVT, việc mã hoá chứng từ theo ngôn ngữ của
máy tính và theo một chương trình sử dụng là công việc vô cùng quan trọng
giúp cho các bộ phận, cá nhân liên quan thực hiện phần hành kế toán của mình
theo hệ thống mật khẩu riêng tránh trình trạng người không có thẩm quyền thâm
nhập, sữa chữa hay xoá đi các dữ liệu của phần hành kế toán mình.
- Các yêu cầu đối với viêc mã hoá chứng từ:
+ Phải đảm bảo yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễ tổng hợp và
đảm bảo bí mật về dữ liệu.
+ Việc mã hoá chứng từ cần được tổ chức theo các tập tin, trên cơ sở các
tập tin được chia thành các loại đáp ứng yêu cầu của việc ghi sổ kế toán theo các
phần hành cụ thể.
+ Bên cạnh việc mã hoá các chứng từ, phải mã hoá cả tên gọi của chứng
từ. Có thể mã hoá bằng hệ thống ký hiệu số hay ký hiệu chữ hoặc kết hợp cả ký
hiệu số với ký hiệu chữ.
 Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán.
Nếu số liệu, thông tin đầu vào không chính xác dẫn sẽ đến việc tổng hợp,
phân loại, xử lý để cung cấp các sản phẩm của công việc kế toán cũng sẽ sai
lệch. Do vậy, để hạn chế hiện tượng trên, trước khi nhập dữ liệu vào MVT cần
phải kiểm tra chứng từ ban đầu.
- Công việc kiểm tra chứng từ ban đầu bao gồm:

+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh phản ánh trong chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính chínhxác, trung thực của các chỉ tiêu trên chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính đầy đủ trong chứng từ kế toán.
+ Việc kiểm tra chứng từ là trách nhiệm không chỉ riêng của phòng kế
toán mà còn ở các bộ phận liên quan.
 Tổ chức luân chuyển, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ.
Chứng từ kế toán sau khi được nhập liệu ở các phần hành kế toán được
chuyển đến cho các bộ phận kế toán liên quan, sau khi nghiệp vụ kinh tế tài
chính đã được thực hiện và được tổng hợp sẽ cho ra các báo cáo tổng hợp và báo
cáo kế toán. ở các DN ứng dụng PMKT khác nhau thì tiến hành xử lý chứng từ
trên máy cũng khác nhau nhưng đều phải đảm bảo các yêu cầu chính xác tuyệt
đối, đầy đủ, kịp thời. Sau khi sử dụng, yêu cầu chung bắt buộc với các DN
chứng từ trong MVT đồng thời phải được bảo quản và lưu trữ theo quy định của
chế độ lưu trữ chứng từ kế toán và tài liệu kế toán mà nhà nước đã ban hành. Để
là cơ sở pháp lý, căn cứ để kiểm tra, giải quyết các tranh chấp kinh tế… phát
sinh sau này.
1.5.2 Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong toàn
bộ hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực,
mọi thành phần kinh tế đều phải thực hiện áp dụng thống nhất hệ thống tài
khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ 15-2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 hoặc theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ
trưởng Bộ Tài Chính.
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành bao gồm 86 tài khoản
được chia làm 9 loại trong BCĐKT và 6 tài khoản ngoài BCĐKT.
Các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 là các tài khoản luôn luôn có số dư(dư Nợ hoặc
dư Có) còn gọi là “Tài khoản thực”. Các tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 không có số

dư(Còn gọi là “Tài khoản tạm thời”). Các tài khoản ngoài bảng(Loại 0) cũng
luôn luôn dư Nợ.
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được ban hành theo QĐ 15-
2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đã phản ánh khá
đầy đủ các hoạt động kinh tế phát sinh trong các doanh nghiệp thuộc các loại
hình kinh tế, thuộc mọi thành phần kinh tế phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc
điểm của nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay và trong thời gian tới, cũng
như những định hướng thay đổi với cơ chế tài chính. Ngoài ra, hệ thống tài
khoản kế toán doanh nghiệp đã thể hiện được sự vận dụng có chọn lọc các chuẩn
mực quốc tế và chuẩn mực quốc gia về kế toán, phù hợp với các thông lệ,
nguyên tắc, chuẩn mực có tính phổ biến của kế toán các nước có nền kinh tế thị
trường phát triển và khả năng xử lý thông tin bằng MVT. Việc sắp xếp phân loại
các tài khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp được căn cứ vào tính chất cân
đối giữa tài sản và nguồn hình thành tài sản, giữa chí phí và thu nhập và mức lưu
động giảm dần các tài sản đồng thời đảm bảo được mối quan hệ chặt chẽ giữa hệ
thống tài khoản kế toán với hệ thống báo cáo tài chính và các bộ phận cấu thành
khác của hệ thống kế toán doanh nghiệp.
Nhà nước quy định thống nhất về nội dung kết cấu và phương pháp phản
ánh ghi chép trên các tài khoản của hệ thống tài khoản kế toán nhằm đảm bảo
việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin
cho các đối tượng sử dụng. Ngoài nội dung phản ánh và phương pháp ghi chép
nhà nước cũng quy định thống nhất và ký hiệu của các tài khoản bằng hệ thống
các con số, thể hiện được loại tài khoản, nhóm tài khoản trong loại, TK cấp 1
trong nhóm TK và các TK cấp 2, cấp 3 trong một số TK cấp 1 để thuận tiện cho
việc kiểm tra, đối chiếu, giảm bớt khối lượng, thời gian ghi chép và phù hợp cho
việc xử lý kế toán trên MVT.
Việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong từng
doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

- Phản ánh, hệ thống hoá đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính trong
doanh nghiệp.
- Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản
hướng dẫn thực hiện của Bộ chủ quản, cơ quan quản lí cấp trên.
- Phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động SXKD, trình độ phân cấp quản
lí kinh tế - tài chính của doanh nghiệp.
- Đảm bảo mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo tài chính.
- Đáp ứng các yêu cầu xử lí thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầu
thông tin cho các đối tượng sử dụng.
Tổ chức thực hiện và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp có
ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán của doanh
nghiệp, do vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện đúng các quy định yêu
cầu nêu trên.
Trong điều kiện ứng dụng MVT, để thuận tiện cho quá trình làm việc và
quản lý các doanh nghiệp thường tiến hành mã hóa chi tiết các tài khoản mà
doanh nghiệp mình sử dụng theo từng đối tượng khách hàng với nguyên tắc:
- Nội dung, kết cấu của các tài khoản đều phải tuân theo các quy định,
hướng dẫn của hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ Tài chính ban hành.
- Mỗi tài khoản đều có một mã hiệu duy nhất và không được trùng với mã
hiệu của bất kỳ mã hiệu của tài khoản nào khác trong hệ thống tài khoản kế toán
của công ty.
- Các tài khoản cấp 1 thì mã và tên gọi trùng với số hiệu và tên gọi của tài
khoản trong trong chế độ, còn tài khoản cấp 2, cấp 3 thì 03 ký tự đầu tiên của tài
khoản này nằm trong danh mục hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành,
còn từ ký tự thứ 4 trở đi được mã hóa theo số hoặc theo chữ cái. Tùy theo đặc
điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý sẽ lựa chọn hình thức mã hóa hợp
lý nhất.
Ví dụ:
Để theo dõi tình hình công nợ của các khoản phải thu khách hàng, đối với
những doanh nghiệp lượng khách hàng không nhiều có thể mã hóa như sau:

TK 131.01 – Công ty TNHH A
TK 131.02 – Doanh nghiệp tư nhân B
TK131.03 – Công ty Thương mại Cổ Phần C
…
Với doanh nghiệp có lượng khách hàng lớn hơn có thể mã hóa theo chữ cái
tên của đơn vị khách hàng như sau:
TK 131.A – Công ty TNHH A
TK 131.B – Doanh nghiệp tư nhân B
TK 131.C – Công ty Thương mại Cổ Phần C
….
Việc mã hóa như vậy được tiến hành với hầu hết các tài khoản còn lại mà
doanh nghiệp sử dụng (TK 111, 112, 154, 331 …..) với nguyên tắc tương tự như
trên.
1.5.3 Lựa chọn, vận dụng hình thức sổ kế toán phù hợp trong điều kiện ứng
dụng MVT trong công tác kế toán
Hình thức kế toán là hệ thống kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và
tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất
định. Như vậy, hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế
toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu
sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán trình tự và phương pháp
ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ, thể lệ kế
toán của nhà nước, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu
quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang bị
phương tiện, kỹ thuật tính toán, xỷ lý thông tin mà lực chọn vận dụng hình thức
kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời,
đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Chế độ sổ kế toán ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006
của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định rõ việc mở sổ ghi chép quản lý lưu trữ và

bảo quản sổ kế toán. Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào
đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp. Quy mô nền sản xuất xã hội ngày
càng phát triển yêu cầu quản lý đối với nền sản xuất xã hội ngày càng cao, yêu
cầu cung cấp thông tin càng nhanh làm cho hình thức kế toán ngày càng được
phát triển hoàn thiện. Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng
các hình thức kế toán sau :
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (CTGS)
- Hình thức kế toán Nhật kí chứng từ (NKCT)
- Hình thức kế toán Nhật kí chung (NKC)
- Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái (NKSC)
Mỗi hình thức kế toán đều có hệ thống sổ sách kế toán chi tiết, sổ kế toán
tổng hợp để phản ánh, ghi chép, xử lý và hệ thống hoá số liệu thông tin cung cấp
cho việc lập Báo cáo tài chính.
Trìnhtự ghi sổ kế toán theo từng hình thức kế toán có thể khái quát như sau:
- Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ.
- Ghi sổ kế toán chi tiết
- Ghi sổ kế toán tổng hợp
- Kiểm tra đối chiếu số liệu
- Tổng hợp số liệu
- Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính
Mỗi hình thức kế toán có nội dung ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng
thích hợp tuy nhiên trong điều kiện áp dụng MVT vào công tác kế toán thì việc
lựa chọn hình thức kế toán cần lưu ý tới những yêu cầu cụ thể sau:
- Thuận lợi cho việc nhập số liệu trên máy tính.
- Việc kiểm tra, đối chiếu giữa sổ và chứng từ phải thuận lợi, nhanh chóng.
- Hạn chế hiện tượng trùng lặp trong việc nhập số liệu.
- Thuận lợi cho việc lập trình để có thể thiết kế được phần mềm kế toán tối
ưu nhất cho DN mình.
Xuất phát từ các ưu, nhược điểm và từ yêu cầu của việc lựa chọn hình thức
kế toán trong điều kiện ứng dụng máy tính sao cho phù hợp nhất thì các quan

điểm của các nhà chuyên môn và người sử dụng đều có chung nhận định rằng
hình thức kế toán Nhật kí chung là phù hợp nhất trong điều kiện ứng dụng MVT
và PMKT trong công tác kế toán.
Trong điều kiện ứng dụng MVT hiện nay các đa số các doanh nghiệp đều
áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung với nhiều ưu điểm như mẫu sổ đơn
giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho việc nhập số liệu trên máy tính, in ấn sổ s¸ch và
vì thế mà quá trình kiểm tra, đối chiếu giữa sổ và chứng từ được điễn ra thuận
lợi, nhanh chóng hơn rất nhiều so với các hình thức kế toán còn lại.
1.5.4 Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp trong điều kiện
ứng dụng MVT.
Việc tổ chức, cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động
có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp
thời, chính xác, trung thực và đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông
tin, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ, hiệu quả làm việc của
nhân viên kế toán. Các DN khác nhau về lĩnh vực hoạt động, quy mô, địa bàn và
nguồn lực thì phải lựa chọn mô hình bộ máy kế toán sao cho phù hợp nhất với
DN mình căn cứ vào:
- Lĩnh vực, đặc điểm, quy trình hoạt động của DN
- Quy mô và phạm vi, mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế - tài
chính phát sinh, địa bàn hoạt động của DN.
- Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ.
- Biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của nhân viên kế toán.
Trong DN ứng dụng MVT có cài đặt PMKT vào công tác kế toán thì cần
tuỳ thuộc vào việc trang bị kỹ thuật cũng như việc tổ chức mạng máy tính của
DN, sự phân cấp quản lý mà lựa chọn cho mình một bộ máy kế toán phù hợp
nhất để từ đó đạt được hiệu quả cao nhất, phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý.
Tổ chức bộ máy kế toán có thể lựa chọn một trong ba hình thức sau:
* Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện tổ chức công tác kế toán tập
trung.
Là hình thức tổ chức công tác kế toán mà toàn đơn vị tổng thể (toàn DN)
chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cơ sở) ở đơn vị chính,

còn ở các đơn vị trực thuộc đều không tổ chức kế toán riêng. Hình thức này phù
hợp nhất với những DN có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động tập trung trên địa bàn
rất thuận lợi cho việc chỉ đạo, kiểm tra, xử lí và cung cấp thông tin.
Theo đó, phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức toàn bộ công
tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn DN. Phòng kế
toán trung tâm bố trí ở các đơn vị trực thuộc nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ
hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển
chứng từ về phòng kế toán trung tâm để xử lí.
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu bộ máy kế toán theo hình thức
tổ chức công tác kế toán tập trung
* Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện tổ chức bộ máy kế toán phân tán.
Theo hình thức này, ngoài phòng kế toán trung tâm của DN, ở các bộ
phận, đơn vị trực thuộc còn tổ chức các bộ phận kế toán của các đơn vị trực
thuộc đó.
Bộ
phận
KT
tiền
lương,
BHX
H
Bộ
phận
KT
TH
CPSX
tính
giá
thành
Bộ
phận
KT
Tổng
hợp và
kiểm
tra
Bộ
phận
…
Bộ
phận
tài
chính
Bộ
phận
KT
Vật tư
hàng
hoá
Bộ
phận
KT
TSCĐ
và vật
tư
Kế toán trưởng
Nhân viên kinh tế
ở các bộ phận phụ thuộc

Tại phòng kế toán trung tâm sẽ thực hiện kế toán các nghiệp vụ chung
toàn DN, tổng hợp số liệu toàn đơn vị, bộ phận trực thuộc gửi lên và lập đầy đủ
hệ thống báo cáo kế toán cho toàn DN. Còn ở phòng kế toán đơn vị trực thuộc
thì thực hiện việc lập chứng từ ban đầu, thu thập, kiểm tra, xử lý chứng từ và kế
toán các hoạt động của đơn vị mình theo sự phân cấp quản lý rồi định kỳ gửi số
liệu về phòng kế toán trung tâm. Hình thức này thích hợp cho những DN có quy
mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, rải rác và các bộ phận, đơn vị trực thuộc
hoạt động tương đối độc lập với nhau. Bên cạnh đó lại rất thuận lợi cho việc
kiểm tra, chỉ đạo hoạt động SXKD ở các đơn vị bộ phận trực thuộc kịp thời,
nhạy bén…Tuy nhiên việc lập BCTC thường bị chậm trong trường hợp DN
không nối mạng máy tính.
tổ chức công tác kế toán phân tán
* Tổ chức bộ máykế toán trong điều kiện tổ chức công tác kế toán vừa tập trung
vừa phân tán.
Đây là hình thức tổ chức công tác kế toán kết hợp cả hình thức tổ chức tập
trung với hình thức phân tán. Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở các
đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm, ở các đơn vị phụ thuộc lớn, đủ
trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì
cho tổ chức kế toán riêng, còn ở các đơn vị trực thuộc nhỏ hoặc chưa đủ trình độ
Bộ
phận
KT
các
hoạt
động
chung
Bộ
phận
KT
tổng
hợp
Bộ
phận
tài
chính
Bộ
phận
kiểm
tra
KT
Bộ
phận
KT
trực
thuộc
Kế toán TSCĐ
Kế toán vật tư, HH
Kế toán tiền công
Kế toán…

quản lý, chưa được phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao thì
không cho tổ chức kế toán riêng mà làm nhiệm vụ như hình thức tổ chức công
tác kế toán tập trung.
Theo hình thức này phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ thực hiện công
việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và các đơn vị trực thuộc không có tổ chức
kế toán riêng. Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị phụ thuộc có tổ
chức kế toán riêng gửi đến và lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn bộ DN.
Nhiệm vụ của kế toán ở các đơn vị trực thuộc được tổ chức kế toán riêng là
thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập các báo
cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm. Kế toán ở đơn vị trực thuộc không
được tổ chức kế toán riêng thực hiện các phần hành công việc hạch toán được
phòng kế toán trung tâm giao và định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán
trung tâm.
Hình thức này thích hợp với những DN có quy mô vừa và lớn, tổ chức
SXKD thành nhiều bộ phận. Bên cạnh đó có nhiều điểm thuận lợi, đặc biệt trong
điều kiện tổ chức, thực hiện nối mạng máy tính thì việc cung cấp và xử lí thông
tin sẽ rất nhanh chóng, kịp thời.
tổ chức công tác vừa tập trung vừa phân tán
Bộ phận
KT vật
tư HH
Bộ phận
KT
TSCĐ
Bộ phận
KT Tiền
công
Bộ phận
KT các
ĐV trực
thuộc
Bộ phận
khác
Bộ phận
KT
Tổng
hợp
Kế toán
TSCĐ
KT vật tư
HH
Kế toán
tiền công
KT khác

Trong điều kiện ứng dụng MVT hiện nay và với đặc thù các doanh nghiệp
nước ta chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bộ máy kế toán thường
được tổ chức theo hình thức Kế toán tập trung - Là hình thức tổ chức công tác
kế toán mà toàn đơn vị tổng thể (toàn DN) chỉ tổ chức một phòng kế toán trung
tâm (đơn vị kế toán cơ sở) ở đơn vị chính, còn ở các đơn vị trực thuộc đều không
tổ chức kế toán riêng. Việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức này sẽ thuận
lợi hơn cho việc quản lý, phân công công việc, nhiệm vụ, giúp cho việc phân
công không bị chồng chéo, quá trình làm việc diễn ra thuận lợi, trôi chảy hơn.
1.5.5 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán.
Để đảm cho công tác kế toán trong các doanh nghiệp thực hiện tốt các yêu
cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý, nhằm cung cấp
cho các đối tượng sử dụng khác nhau những thông tin kế toán tài chính của
doanh nghiệp một cách trung thực, minh bạch công khai và chấp hành tốt những
chính sách, chế độ và quản lý kinh tế tài chính nói chung và các chế độ thể lệ
quy định về kế toán nói riêng cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra công tác
kế toán trong nội bộ doanh nghiệp theo đúng nội dung, phương pháp kiểm tra.
Công tác kiểm tra kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành theo những nội
dung sau:
- Kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo
kế toán đảm bảo việc thực hiện đúng chính sách chế độ quản lý tài chính, chế
độ, thể lệ kế toán.
- Kiểm tra việc tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp, việc
thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của kế toán trưởng, kết quả công tác của bộ
máy kế toán, mối quan hệ công tác giữa bộ phận kế toán và các bộ phận quản lý
chức năng khác trong doanh nghiệp…
Công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp do giám đốc và kế
toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo, Trong bộ máy kế toán của
doanh nghiệp nên cơ cấu riêng bộ phận kiểm tra kế toán hoặc công nhân viên
chuyên trách kiểm tra kế toán. Việc kiểm tra có thể được tiến hành với tất cả các

nội dung hoặc từng nội dung riêng biệt. Tuỳ theo yêu cầu mà có thể kiểm tra
định kỳ hay đột xuất, bất thường.
Phương pháp kiểm tra kế toán được áp dụng chủ yếu là phương pháp đối
chiếu: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán
khác nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nhgiệp với các đơn vị có liên quan,
giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động SXKD của doanh nghịêp với chế độ,
thể lệ kế toán hiện hành.
Căn cứ để tiến hành kiểm tra kế toán là các chứng từ kế toán, sổ kế toán,
báo cáo kế toán và chế độ, chính sách quản lý kinh tế - tài chính, chế độ thể lệ kế
toán cũng như số liệu kế toán của các đơn vị liên quan. Về mặt lý thuyết, trình tự
tiến hành kiểm tra cần phải bắt đầu từ dưới lên: Từ chứng từ sau đến sổ và cuối
cùng là báo cáo kế toán. Tuy nhiên, để giảm bớt khối lượng công việc kiểm tra,
rút ngắn thời gian kiểm tra mà vẫn đảm bảo được tính đúng đắn, khách quan của
công tác kiểm tra và thu hẹp phạm vi kiểm tra có trọng tâm, trọng điểm trên thực
tế thường tiền hành kiểm tra theo trình tự ngược lại, từ trên xuống: Từ báo cáo
kế toán sau đến sổ và cuối cùng là chứng từ.
Kiểm tra kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, công tác kế
toán doanh nghiệp nhằm phát hiện, ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm chính
sách, chế độ quản lý và kế toán, do vậy phải được thường xuyên tiến hành theo
đúng chế độ quy định. Kết quả kiểm tra kế toán phải được lập biên bản hoặc
trình bày trong báo cáo kiểm tra. Trong các biên bản hoặc báo cáo kiểm tra phải
bao gồm các nội dung sau: Nội dung tiến hành kiểm tra, phạm vi và thời gian
tiến hành kiểm tra, kết luận, nhận xét, đề nghị của ban kiểm tra kế toán.
1.5.6 Tổ chức lập và phân tích Báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo tài chính là bộ phận cấu thành trong hệ thống chế độ kế
toán doanh nghiệp. Nhà nước có quy định thống nhất về nội dung, phương pháp,
thời gian lập và gửi đốivới các báo cáo kiểm toán định kỳ(bắt buộc),đó là các Báo
cáo tài chính. Các Báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quát về tình hình tài
sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình, kết quả hoạt động SXKD của doanh

nghiệp và một số tình hình khác cần thiết cho các đối tượng quan tâm, sử dụng
thông tin kế toán với những mục đích khác nhau để được ra quyết định phù hợp.
Hệ thống Báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp theo QĐ
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính gồm:
+ Bảng cân đối kế toán. Mẫu số B01- DN.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Mẫu số B02- DN.
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Mẫu số B03- DN.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính. Mẫu số B09- DN.
Ngoài các báo cáo tài chính nêu trên doanh nghiệp còn phải lập các báo
cáo kế toán khác liên quan đến tình hình quản lý, sử dụng tài sản, tình hình chi
phí sản xuất và giá thành sản phẩm, các báo cáo nhanh phục vụ thiết thực cho
nhu cầu quản trị doanh nghiệp. Bộ tài chính quy định cụ thể và báo cáo tài chính
cho từng lĩnh vực hoạt động.
Các tập đoàn (Công ty mẹ trong tập đoàn) và Tổng công ty nhà nước(Công
ty mẹ nhà nước nắm quyền chi phối doanh nghiệp khác trong tổng công ty) phải
lập báo cáo tài chính hợp nhất để phản ánh tình hình tài chính và tình hình kinh
doanh của tập đoàn hoặc tổng công ty nhà nước thành lập và hoạt động theo mô
hình có công ty con.
Hệ thống Báo cáo tài chính hợp nhất gồm 4 mẫu báo cáo:
+ Bảng cân đối kế toán hợp nhất Mẫu số B01-DN/HN
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất Mẫu số B02- DN.
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất Mẫu số B03- DN.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất Mẫu số B09- DN.
Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo,
điều hành các tập đoàn sản xuất, kinh doanh các tập đoàn, tổng công ty nhà nước
có thể quy định lập thêm các Báo cáo tài chính hợp nhất chi tiết khác.
Báo cáo tài chính của doanh nghiệp và Báo cáo tài chính hợp nhất của tập
đoàn, tổng công ty nhà nước phải nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền và
công khai theo quy định của pháp luật.

Các doanh nghiệp phải tuân thủ phương pháp lập, nội dung và thời hạn nộp
báo cáo tài chính theo quy định của Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán và chính
sách chế độ kế toán tài chính, cũng như nội dung, hình thức và thời hạn công
khai báo cáo tài chính.
Trước yêu cầu của công tác quản lý kinh tế thị trường định hướng XHCN,
công việc của những người làm kế toán doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc
phản ánh, ghi chép, tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán vào sổ kế toán và
trình bày thông tin trên các báo cáo kế toán mà còn đòi hỏi phải biết phân tích
các báo cáo tài chính. Thông qua việc phân tích các báo cáo tài chính để có
những kiến nghị, đề xuất cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các giải pháp hữu
hiệu, các quyết định thích hợp cho việc điều hành quản lý và định hướng phát
triển của doanh nghiệp trong thời gian trước mắt cũng như chiến lược phát triển
lâu dài.
Tóm lại: Việc thực hiện tốt các nội dung cơ bản về lý luận chung về tổ
chức công tác kế toán ở các DN trong điều kiện ứng dụng MVT sẽ đảm bảo cho
việc tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, hiệu quả từ đó có thể cung cấp
thông tin đầyđủ, kịp thời, chính xác phụcvụ cho công tác quản lý, giúp cho các
nhà quản lý DN đưa ra được ra được các quyết định đúng đắn góp phần vào sự
tồn tại và phát triển của DN mình trong nền kinh tế thị trường cạnh khốc liệt
như hiện nay. Bên cạnh đó, các nhà quản trị doanh nghiệp phải chú trọng tới
việc bồi dưỡng đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán – là những người trực tiếp sử
dụng phần mềm kế toán cả về trình độ chuyên môn và kỹ năng sử dụng Máy vi
tính. Ngoài ra, nhà quản trị doanh nghiệp cần phải không ngừng tìm hiểu và cải
tiến PMKT sao cho phù hợp nhất với đặc điểm và tình hình hoạt động của DN
mình.

CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG & THẮNG TRONG
ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH
2.1. Tổng quan chung về Công ty TNHH Hoàng & Thắng.
2.1.1 - Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Kiểm toán, tư vấn thuế và dịch vụ kế toán là một loại hình dịch vụ khá mới
mẻ tại Việt Nam. Tuy nhiên trong những năm gần đây cùng với sự phát triển
mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam thì lĩnh vực kinh doanh này đã có những
bước tiến mạnh mẽ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Điều
này dẫn tới việc thành lập các công ty Kiểm toán diễn ra với số lượng lớn với
các dịch vụ đa dạng, uy tín, chất lượng. Cty TNHH Hoàng & Thắng đã được ra
đời trong bối cảnh đó.
C«ng ty TNHH Hoµng & Th¾ng ®-îc thành lập ngày
14/10/2002 theo giấy phÐp KD số 0102006677 do Sở Kế
Hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, dưới h×nh thức c«ng ty
TNHH, tổ chức và hoạt động theo luật DN.
Là DN tiªn phong trong lĩnh vực Kiểm To¸n, t- vÊn
ThuÕ vµ dÞch vô KÕ to¸n chuyªn nghiệp hỗ trợ c¸c DN
vừa và nhỏ tại Việt Nam. C«ng ty Hoàng & Thắng là DN
cã quy m« lớn, thực hiện hạch to¸n độc lập, cã trụ sở
và con dấu riªng.
Tªn giao dịch : C«ng ty TNHH Hoàng & Thắng - Chuyªn
ngành Kiểm to¸n, tư vấn thuế và dÞch vô kế to¸n.
Trụ sở chÝnh : B1601 M3M4 - NguyÔn ChÝ Thanh -
§èng §a - Hµ Néi
Số điện thoại: (04)62662177 - (04)62662188 -
(04)62662189.
Fax: (04)62662189.

Vốn điều lệ: 2tỷ VNĐ
Nh©n sự của c«ng ty là những çn bộ chủ chốt từ çc
c«ng ty, çc tổ chức tư vấn tài chÝnh, thuế, kiểm to¸n
cã tr×nh độ chuyªn m«n nghiệp vụ cao, cã kinh nghiệm và
t©m huyết với lĩnh vực này.
Trong số 4 s¸ng lập viªn đầu tiªn, cã 3 s¸ng lập
viªn đ· được chứng nhận cấp Kiểm to¸n viªn Quốc Gia
(CPA) được phÐp hành nghề độc lập trong lĩnh vực kiểm
to¸n, kế to¸n, tư vấn thuÕ; 1 s¸ng lập viªn là chuyªn
gia hỗ trợ của çc tổ chức Quốc tế tại Việt Nam. Cã 2
s¸ng lập viªn là thạc sĩ kinh tế chuyªn ngành đ· được tu
nghiệp tại CHLB Đức.
2.1.2 - Lĩnh vực và quy mô hoạt động của Công ty TNHH Hoàng &
Thắng.
 Lĩnh vực hoạt động
Nhằm phục vụ cho nhu cầu kiểm toán, kế toán và tư vấn thuế ngày
càng cao hiện nay, để mang đến cho khách hàng các dịch vụ uy tín và chất
lượng, đa dạng và đầy đủ hiện nay công Cty TNHH Hoàng & Thắng có các
dịch vụ chủ yếu sau:
 Dịch vụ kiểm to¸n và so¸t xÐt tài chÝnh
Dịch vụ kiểm to¸n: C«ng ty tiến hành thực hiện kiểm
to¸n b¸o ço Tài ChÝnh cho çc loại h×nh doanh nghiệp
và çc dự ¸n Quốc tế.
Dịch vụ so¸t xÐt tài chÝnh: C«ng ty thực hiện dịch
vụ so¸t xÐt hệ thống quản lý tài chÝnh, so¸t xÐt thuế
gióp DN hạn chế tối đa çc sai sãt trong việc tổ chức
vận hành, quản lý hệ thống tài chÝnh kế to¸n tại DN.
 Dịch vụ kế toán

C«ng ty thùc hiÖn kế to¸n cho çc doanh nghiệp,
çc dự ¸n tại Việt Nam. Çc DN chỉ cần cung cấp chứng
từ, c«ng ty sẽ thực hiện çc c«ng việc mở sổ, sắp xếp,
lưu trữ, tư vấn, lập b¸o ço thuế, b¸o ço tài chÝnh và
tham gia quyết to¸n thuế cïng với DN và dự ¸n
 Dịch vụ tư vấn
Tư vấn thuế: C«ng ty thực hiện tư vấn çc thủ tục về
thuế, trả lời çc vướng mắc về thuế, trợ gióp çc DN và
çc dự ¸n hoàn thiện chứng từ trước khi lập b¸o ço
thuế hàng th¸ng, quý, và quyết to¸n thuế hàng năm
Tư vấn tài chÝnh: C«ng ty tiến hành ph©n tÝch và
xÐt ®o¸n trợ gióp chủ DN và dự ¸n xem xÐt t×nh h×nh
tài chÝnh của m×nh, cung cấp çc giải ph¸p tài chÝnh.
Quy mô hoạt động
Bảng 2.1: B¸o ço ho¹t ®éng kinh doanh
Đơn vị: 1000đ
Chỉ tiêu NĂM 2007
Năm 2008
(số kế
hoạch)
Năm 2008
(số thực
tế)
Chênh lệch kế hoạch
và thực tế
Giá trị Tỷ lệ
Doanh thu
thuần
3.076.824 8.000.000 8.869.988 869.988 10,88%
Trong đó:
DT từ kiểm
toán
2.268.136 6.526.374 7.213.268 686.894 10,53%
DT từ hoạt
động khác
808.688 1.473.626 1.656.720 183.094 12,42%
Qũy lương 1.230.729 3.200.000 3.547.995 347.995 10,87%
Thu nhập 2.400/tháng 3.000/tháng 3.300/tháng 300/tháng 10%

bình quân
Nộp ngân
sách
550.764 1.079.532
Từ bảng kết quả cho thấy, năm 2007 do còn gặp nhiều khó khăn trong việc
tiếp cận khách hàng nên số lượng các hợp đồng của công ty còn ít đẫn đến
Doanh thu thuần chỉ có hơn 3 tỷ đồng. Nhưng đến năm 2008, do sự nỗ lực của
Ban giám đốc kịp thời mở rộng quan hệ với khách hàng, có chính sách khen
thưởng động viên nhân viên hợp lý; do công ty đã đần khẳng định được uy tín
và vị thế của mình nên Công ty đã đạt mức Doanh thu gần 9 tỷ đồng - một con
số khá ấn tượng, vượt mức kế hoạch đề ra là 869.988 nghìn đồng tương ứng với
tỷ lệ 10,88%. Trong đó doanh thu từ hoạt động Kiểm toán và từ các hoạt động
khác đều tăng lên đáng kể. Doanh thu từ kiểm toán năm 2007 chỉ là 2.268.136
thì sang đến năm 2008 là 7.213.268 vượt chỉ tiêu đề ra là 10,53%. Doanh thu
khác tuy chỉ chiếm tỷ trọng thấp trong tổng doanh thu nhưng sang năm 2008
cũng đã có mức tăng đạt 1.656.720 nghìn đồng, vượt kế hoạch đề ra là 12,42%.
Qua đó cho thấy Doanh thu chính của Công ty là từ hoạt động Kiểm toán
vì thế trong những năm tiếp theo công ty cần phải tiếp tục phát huy thế mạnh
này và quan tâm hơn nữa đến các hoạt động khác như tư vấn thuế, tư vấn tài
chính.. để tiếp tục duy trì tốc độ phát triển như hiện nay.
Cùng với sự tăng lên mạnh mẽ của doanh thu thì quỹ lương của Công
ty và tình hình thu nhập của cán bộ nhân viên cũng được cải thiện rõ rệt. Cụ
thể như sau:
Quỹ lương năm 2007 chỉ có 1.230.729 nghìn đồng thì sang năm 2008 đã
lên tới 3.547.995 nghìn đồng vượt mức kế hoạch 10,87%, qua đó đã làm cho thu
nhập bình quân của nhân viên trong công ty năm 2008 là 3.300 nghìn
đồng/tháng, vượt năm 2007 là 900 nghìn đồng/tháng và vượt kế hoạch 300
nghìn đồng/tháng tương ứng với tỷ lệ là 10%. Từ đó cho thấy ban lãnh đạo công
ty đã thực sự quan tâm đến đời sống của nhân viên và đã có những biện pháp

khích lệ kịp thời để cho đội ngũ nhân viên của mình làm việc ngày càng hiệu
quả hơn, đóng góp không nhỏ vào thành công của công ty.
Ngoài ra, Công ty cũng luôn chấp hành các quy định, chính sách của nhà
nước khi mà thực hiện đầy đủ các khoản nộp ngân sách nhà nước, năm 2007 là
550.764 nghìn đồng, đến năm 2008 khoản nộp ngân sách cũng tăng lên
1.079.532 nghìn đồng, góp phần vào sự phát triển của nền kinh tế nước nhà.
Tóm lại: Cty TNHH Hoàng & Thắng hiện nay ngày càng khẳng định
được vị thế của mình trên thị trường, chất lượng các dịch vụ và uy tín của công
ty ngàycàng cao. Đây là một dấu hiệu rất tốt đối với sự phát triển của công ty.
Trong những năm tiếp theo ban lãnh đạo công ty cần phải có thêm nhiều biện
pháp và chính sách có hiệu quả hơn nữa nhằm duy trì và tiếp tục tăng mức
doanh thu cao hơn nữa.
2.1.3 - Phương hướng, mục tiêu phát triển của Cty TNHH Hoàng & Thắng
trong những năm tiếp theo.
Khi mới thành lập số nh©n viªn của C«ng ty là 15
nguời, nhưng hiện nay số nh©n viªn chÝnh thức là 45
người và sẽ tiếp tục tăng theo đà ph¸t triển của C«ng
ty, với đội ngũ nh©n viªn chuyªn nghiệp, tr×nh độ
chuyªn m«n cao đã ®ãng gãp kh«ng nhỏ vào sự ph¸t triển
vµ thµnh c«ng của C«ng ty hiện nay.
Với khoảng thời gian hoạt động 6 năm kh«ng phải là
dài đối với sự ph¸t triển của 1 doanh nghiệp, hơn nữa
lại là doanh nghiệp đi tiªn phong trong lĩnh vực Kiểm
to¸n, tư vấn thuế và dÞch vô kế to¸n tại Việt Nam nªn
ban đầu C«ng ty gặp kh«ng Ýt khã khăn trong việc t×m
kiếm thị trường, bởi v× loại h×nh hoạt động của c«ng ty
cßn rất mới. Nhưng với sự nỗ lực của toàn thể c¸n bộ
c«ng nh©n viªn trong doanh nghiệp, cïng với sự gióp đỡ

khuyến khÝch tạo điều kiện của çc ban ngành đoàn thể
nªn C«ng ty đã cã những bước ph¸t triển đ¸ng ghi nhËn.
Hiện tại c«ng ty cã gần 200 kh¸ch hàng, trong đã
kh¸ch hàng kiểm to¸n là 136 kh¸ch hàng, cßn lại là
kh¸ch hàng tư vấn thuế, dÞch vô kế to¸n. Çc doanh
nghiệp là kh¸ch hàng của C«ng ty chủ yếu là çc doanh
nghiệp trªn địa bàn Hà Nội và một số tỉnh l©n cận như
Hưng Yªn, Hà T©y, Hải Phßng, Tuyªn Quang, Lạng Sơn và
một số tỉnh miền Trung nh- HuÕ, NghÖ An, Thanh Ho¸…Từ
®ã cho thấy mạng lưới hoạt động dịch vụ cña C«ng ty kh¸
réng nh-ng vÉn chưa được mở rộng tới khắp cả nước.
Ban giám đốc công ty xác định thị trường của lĩnh vực kiểm toán và tư vấn
rộng lớn, nhu cầu kiểm toán, tài chính ngày càng cao, từ đó Công ty đã có chiến
lược tăng quy mô khách hàng trên thị trường bao gồm:
- Các doanh nghiệp bắt buộc phải kiểm toán theo NĐ 105/2004/NĐ - CP
của Thủ tướng chính phủ về kiểm toán độc lập.
- Các doanh nghiệp nhà nước thực hiện cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức
sở hữu…. Theo QĐ 61/QĐ – BTC ngày 10/01/2008.
Đó là những điều kiện thuận lợi để Công ty không ngừng mở rộng thị
trường trên các lĩnh vực kinh doanh của mình.
Kế hoạch thực hiện của công ty trong năm 2009
- Tăng mức doanh thu lên 60%
- Tăng mức thu nhập của nhân viên lên 40%
- Mở thêm các chi nhánh của công ty tại khu vực Tây Nguyên và các tỉnh
phía Nam.
- Tăng số nhân viên được cử đi học tập, bồi dưỡng kiến thức tại nước ngoài
do các tổ chức tào chính quốc tế tổ chức.
- Phát triển mạnh loại hình dịch vụ đào tạo trở thành một trong những loại
hình hoạt động chính của công ty.

2.1.4 - §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý.
§Ó ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh c¸c
doanh nghiÖp ®Òu ph¶i tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, tuú
thuéc vµo quy m« lo¹i h×nh cña doanh nghiÖp, thµnh
lËp ra c¸c bé phËn qu¶n lý thÝch hîp ®-îc gäi lµ c¬
cÊu tæ chøc qu¶n lý.
Lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp, ho¹t ®éng
trong lÜnh vùc kiÓm to¸n, kÕ to¸n, t- vÊn thuÕ C«ng
ty TNHH Hoµng & Th¾ng ®· nhanh chãng æn ®Þnh s¾p xÕp
tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ®Ó sö dông cã hiÖu qu¶ lùc
l-îng lao ®éng, ®Æc biÖt ®èi víi nh÷ng nh©n viªn cã
nghiÖp vô chuyªn m«n v÷ng vµng.
Sau ®©y lµ s¬ ®å tæ chøc vµ qu¶n lý cña c«ng ty:
Sơ đồ 2.1 - Tổ chức bộ máy quản lý
 Chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng bé phËn
* Ban gi¸m ®èc
Gi¸m §èc
P.Gi¸m §èc
Tr-ëng
phßng NVI
Tr-ëng
phßng NVII
Phã phßng Phã phßng
Nh©n viªn Nh©n viªn
Tr-ëng
phßng NVII
P. Hµnh
chÝnh
P. KÕ
to¸n

C«ng ty thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr-ëng, ®øng ®Çu
lµ Gi¸m ®èc, cã mét Phã gi¸m ®èc gióp viÖc cho Gi¸m
®èc.
+ Gi¸m ®èc lµ ng-êi chÞu toµn bé tr¸ch nhiÖm
tr-íc nhµ n-íc vÒ kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty.
+ Phã Gi¸m ®èc lµ ng-êi chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý,
chØ ®¹o çc phÇn hµnh c«ng viÖc ®-îc Gi¸m ®èc ph©n
c«ng. Lµ ng-êi thay mÆt Gi¸m ®èc gi¶i quyÕt mäi c«ng
viÖc cña c¬ quan khi Gi¸m ®èc v¾ng mÆt.
* Çc phßng ban:
+ Phßng hµnh chÝnh: Cã nhiÖm vô tham m-u, gióp
Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c qu¶n lý çn bé c«ng nh©n viªn,
vÒ ®iÒu ®éng, bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm vµ c«ng t¸c ®µo
t¹o çn bé n©ng cao tay nghÒ. Qu¶n lý vÒ c«ng t¸c
hµnh chÝnh, ch¨m lo ®Õn ®êi sèng tinh thÇn vµ vËt
chÊt cho nh©n viªn, c«ng t¸c tiÒn l-¬ng th-ëng.
+ Phßng kÕ to¸n: Cã nhiÖm vô qu¶n lý tµi chÝnh cña
c«ng ty, thu chi hîp lÖ vµ ®Çy ®ñ, ®Þnh kú quyÕt to¸n
tµi chÝnh theo quy ®Þnh, ®óng chÕ ®é cña nhµ n-íc vµ
ph¸p lÖnh kÕ to¸n thèng kª. §ång thêi cung cÊp th«ng
tin tµi chÝnh cho ban Gi¸m ®èc trong viÖc chØ ®¹o
ho¹t ®éng kinh doanh, qu¶n lý vµ sö dông tèt çc lo¹i
vèn cña c«ng ty.
+ Çc phßng nghiÖp vô: Cã nhiÖm vô thùc hiÖn çc
hîp ®ång kÕ to¸n, kiÓm to¸n cña c«ng ty.
2.1.5. - Đặc điểm chung công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng MVT.
- Kỳ kế toán: bắt đầu từ 1/1 đến 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ

- Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán
theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính và các chuẩn mực kế
toán ban hành liên quan tới kế toán.
Ngay từ khi mới đi vào hoạt động, Ban gi¸m đốc C«ng
ty đã nhận thức râ tầm quan trọng của MVT và PMKT trong
c«ng t¸c kế to¸n nªn quyết định trang bị MVT và PMKT cho
phßng kế to¸n. Để rồi sau đã, kh«ng ai kh¸c mà chÝnh
C«ng ty là người nhận được những thành quả từ hoạt động
sản xuất kinh doanh nhờ vào nguån cung cấp th«ng tin
nhanh chãng, kịp thời, trung thực.. tạo điều kiện cho
çc nhà quản lý C«ng ty đưa ra đường lối ph¸t triển
đóng đắn đạt hiệu quả kinh tế cao, çc quyết định để ứng
phã linh hoạt với những biến động thường xuyªn, liªn
tục của nền kinh tế thị trường.
Sau 6 n¨m trang bị MVT và cài đặt PMKT để phục vụ
c«ng t¸c kế to¸n, C«ng ty đã kh«ng ngừng cải tiến, điều
chỉnh çc yếu tố cấu thành tổ chức c«ng t¸c kế to¸n để
ngày càng phï hợp hơn nữa với điều kiện mới.
HiÖn tại C«ng ty đang sử dụng PMKT APPRO thuộc bản
quyền thương mại cña Nhµ s¶n xuÊt BKSoft. Phßng kế
to¸n được trang bị hệ thống MVT rất hiện đại với 3 m¸y
tÝnh IBM được nối mạng với nhau theo phương thức ngang
hàng. Kế to¸n trưởng thực hiện ph©n quyền cho çc nh©n
viªn kế to¸n sau khi đưa chương tr×nh phần mềm vào sử
dụng chÝnh thức. Với đội ngũ kế to¸n kh«ng những cã
nghiệp vụ chuyªn m«n tốt, sử dụng thành thạo MVT mà cßn
cã sửa chữa được những trục trặc nhỏ của MVT.

2.2. Nội dung tæ chøc kÕ to¸n tại Cty TNHH Hoàng & Thắng
trong ®iÒu kiÖn ứng dụng MVT.
2.2.1 – Cơ cấu bộ máykế toán.
Nh»m ®¸p øng ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi yªu cÇu qu¶n lý
cña Ban l·nh ®¹o lµ Bé m¸y kÕ to¸n võa ph¶i gän nhÑ
võa ph¶i lµm viÖc thËt sù hiÖu qu¶ ®Ó ph¸t huy tèi ®a
n¨ng lùc cña toµn bé 45 nh©n viªn, bé m¸y kÕ to¸n cña
C«ng ty TNHH Hoµng & Th¾ng ®-îc tæ chøc nh- sau:
Sơ đồ 2.2 - Cơ cấu bộ máy kế toán của Cty TNHH Hoàng & Thắng
 Nhiệm vụ của çc thành viªn trong phßng kế to¸n:
+ Kế to¸n trưởng chịu tr¸ch nhiệm trực tiếp về sự
chÝnh x¸c, trung thực của çc th«ng tin, mà phßng kế
to¸n cung cấp.
+ Çc kế to¸n viªn chịu sự điều hành của kế to¸n
trưởng. Khi cã çc nghiệp vụ kinh tế ph¸t sinh çc
nh©n viªn kế to¸n trong phßng sẽ thực hiện nhập dữ liệu
theo sự ph©n c«ng của kế to¸n trưởng.
2.2.2 - Tổ chức hệ thống chứng từ.
Tổ chức hệ thống chứng từ là căn cứ, cơ sở để bộ m¸y
kế to¸n ghi chÐp, xử lý để đưa ra çc th«ng tin kế to¸n
phục vụ cho çc yªu cầu trong và ngoài c«ng ty. Trong
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán tập hợp chi
phí và tính giá thành
cho từng hợp đồng
Kế toán tiền
mặt,TGNH, công nợ

điều kiện ứng dụng MVT việc x©y dựng được một hệ thống
chứng từ và m· ho¸ nã là điều kh«ng thể thiếu ®èi víi
bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo .
Hiện tại, hệ thống chứng từ ở Cty TNHH Hoàng & Thắng được tổ chức
thành 02 hệ thống đã là:
+ Hệ thống chứng từ gốc.
+ Hệ thống chứng từ được thiết kế s½n và dïng để
khai b¸o nhập dữ liệu vào MVT.
Xuất ph¸t từ đặc điểm và loại h×nh hoạt động của
C«ng ty và dựa trªn cơ sở quy định của nhà nước về hệ
thống chứng từ kế to¸n. Bªn cạnh đã phải phï hợp víi
điều kiện ứng dụng MVT, C«ng ty cã sử dụng c¸c loại
chứng từ sau:
Hệ thèng chứng từ gốc bao gồm:
- Phiếu chi tiền mặt (VND, USD).
- Phiếu thu tiền mặt (VND, USD).
- Ho¸ đơn cung cấp dịch vụ( Ho¸ đơn gi¸ trị gia
tăng ).
- Giấy đề nghị tạm ứng.
- Biªn lai thu tiền.
- Biªn bản giao nhận tài sản cố định.
- Biªn bản thanh lý tài sản cố định.
Hệ thèng chứng từ được thiết kế sẵn trong m¸y:
- Phiếu doanh thu dịch vụ.
- Phiếu ghi tăng giảm tài sản cố định.
- Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt.
- Ho¸ đơn GTGT.
- PhiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho

Toàn bộ çc ho¸ đơn, chứng từ đều được thiết kế
s½n trªn MVT và in ra çc mẫu khi cần thiết. Duy nhất
ho¸ đơn thuế GTGT mặc dầu cũng được thiết kế s½n trªn
m¸y để thuận tiện cho việc nhập, ph©n loại, xử lý chứng
từ song ho¸ đơn này phải mua của cơ quan thuế chứ kh«ng
phải được in ra từ MVT như çc chứng từ kh¸c.
Tất cả çc chứng từ ph¸t sinh tại c«ng ty đều do
những người ghi chÐp chứng từ ban đầu như: thủ quü, kế
to¸n… ghi chÐp đầy đủ çc th«ng tin liªn quan đến çc
nghiệp vụ kinh tế ph¸t sinh. Sau đã được chuyển đến
phßng kế to¸n để çc kế to¸n viªn đảm nhận çc phần hành
kế to¸n tiến hành kiểm tra chứng từ nếu chứng từ đã
kh«ng cã g× sai sãt th× nhập dữ liệu vào m¸y.
Çc nghiệp vụ kinh tế, tài chÝnh ph¸t sinh sau khi
đã được phản ¸nh vào chứng từ sẽ được chuyển lªn cho
phßng kế to¸n để kiểm tra rồi nhập liệu.
 Phân loại, kiểm tra, chỉnh lý, mã hoá chứng từ ban đầu.
Trước khi nhập các thông tin liên quan từ chứng từ gốc và hệ thống chứng
từ đã được thiết kế sẳn trên máy. Kế toán viên có nhiệm vụ liên quan kiểm tra
tình hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ, đúng chế độ của các chứng từ. Ngay sau khi kiểm
tra, nếu nếu không phát hiện sai sót, các chứng từ đó được tiếp tục nhập liệu để
lấy thông tin cho các khâu sau. Nếu phát hiện chứng từ đó bị sai sót thì kế toán
phải thông báo cho các bộ phận liên quan để đối chiếu, kiểm tra và chỉnh sửa kịp
thời nhằm đảm bảo cho tiến độ kế toán.
Khi bắt đầu đưa MVT và áp dụng PMKT vào công tác kế toán, Cty
TNHH Hoàng & Thắng đã tiến hành lập và mã hoá hệ thống chứng từ phục vụ
cho công tác kế toán. Tuy nhiên danh mục này vẫn cho phép khai báo thêm
chứng từ mới khi có yêu cầu.

Việc mã hoá các chứng từ trong chương trình phần mềm kế toán của Cty
TNHH Hoàng & Thắng như sau:
Ví dụ: Mã chứng từ Tên chứng từ
BN Giấy báo Nợ ngân hàng
BC Giấy báo Có ngân hàng
PC Phiếu chi tiền mặt VNĐ
PT Phiếu thu tiền mặt VNĐ
PCNT Phiếu chi tiền mặt ngoại tệ
PNK Phiếu nhập kho
PXK Phiếu xuất kho
 Tổ chức luân chuyển chứng từ.
Các chứng từ kế toán nhận được sẽ được chia làm 02 nhóm chính rồi
chuyển cho 02 người đảm nhiệm công việc nhập liệu để họ nhập dữ liệu vào
MVT. Việc làm này tỏ ra rất khoa học và hợp lý, đem lại hiệu quả cao cho công
việc kế toán.
- Đối với chứng từ tiền mặt: trước tiên kế toán tiền mặt sẽ vào sổ theo dõi
thanh toán riêng của mình sau đó căn cứ vào chứng từ để nhập dữ liệu vào máy,
kế toán có nhiệm vụ kiểm tra số liệu với sổ ghi chép của thủ quỹ và các phần
hành kế toán liên quan.
- Đối với các chứng từ tiền gửi nhân hàng: kế toán vào sổ theo dõi riêng
của mình sau đó nhập dữ liệu vào máy tính, sau đó đối chiếu sổ với kế toán ngân
hàng, với kế toán tiền mặt…
- Các chứng từ khác sẽ được quy định việc kiểm tra, nhập liệu và đối chiếu
cho các bộ phận nhập liệu ở trên một cách cụ thể.
 Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ.
Chứng từ kế toán sau khi được kế toán viên nhập liệu được xử lý như
sau:
- Đối với chứng từ được thiết kế sẵn trên máy sau khi đã kết thúc kỳ kế
toán thì được phòng kế toán lưu trữ vào bộ nhớ của MVT và còn ghi ra đĩa CD
hoặc DVD để bảo quản.

- Đối với chứng từ gốc thì được lưu trữ, cài đặt tại phòng kế toán theo từng
loại chứng từ, file tài liệu cụ thể để thuận tiện cho việc tìm kiếm và các chứng từ
liên quan đến bộ phận kế toán nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm.
- Đối với chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kế toán ghi
vào sổ quỹ tiền mặt, sổ TGNH sau đó mới nhập dữ liệu vào máy.
- Đối với các chứng từ liên quan đến các khoản phải thu, phải trả thì kế
toán ghi vào sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
2.2.3 - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và mã hoá hệ thống tài khoản kế
toán.
Để thuận tiện cho c«ng t¸c kế to¸n trªn MVT được
cài đặt PMKT C«ng ty đã tổ chức vận dụng và m· ho¸ hệ
thống tài khoản kế to¸n thống nhất ¸p dụng trong c«ng
ty, mỗi tài khoản đều cã ký hiệu m· ho¸ và tªn gọi
riªng. Hệ thống tài khoản kế to¸n hiện tại của c«ng ty
được x©y dựng dựa trªn:
Hệ thống tài khoản kế to¸n thống nhất ¸p dụng cho
çc DN do Bộ Tài ChÝnh ban hành để x©y dựng danh mục
tài khoản kế to¸n cấp 1 và một số tài khoản cấp 2 ¸p
dụng cho c«ng ty m×nh.
Yªu cầu quản lý, điều kiện hiện tại và đặc điểm, tÝnh
chất nghành nghề kinh doanh của C«ng ty TNHH Hoàng
&Thắng th× çc nghiệp vụ kinh tế tài chÝnh ph¸t sinh
chủ yếu liªn quan đến chi phÝ, doanh thu. Do vậy kế
to¸n sử dụng çc tài khoản liªn quan đến c«ng nợ, chi
phÝ doanh thu và kết quả kinh doanh.
Bao gồm: TK 111: Tiền mặt
Chi tiết TK 1111: Tiền mặt VNĐ
TK 1112: Tiền mặt USD

TK 112 : Tiền gửi ng©n hàng
Chi tiết TK 1121:Tiền gửi ng©n
hàng VNĐ
TK1121.1: Tiền gửi
ng©n hàng Vietcombank (VNĐ)
TK1121.2: Tiền
gửi ng©n hàng BIDV
TK 1122: Tiền gửi
ng©n hàng USD
……………
TK 131: Phải thu của kh¸ch hàng
TK 331: Phải trả người b¸n
( TK131,TK 331 được
theo dâi cho từng kh¸ch hàng)
TK 154 : CPSXKDD
(TK154 theo dâi theo
từng hợp đồng )
TK511: Doanh thu dịch vụ
( TK511 được ghi nhận
cho từng loại h×nh dịch vụ)
Ngoài những tài khoản chÝnh trªn, c«ng ty cßn sử
dụng çc tài khoản: TK413, TK 642, TK 511, TK 911, TK
421…
Çc tài khoản sử dụng tại Cty TNHH Hoàng & Thắng tu©n
theo çc nguyªn tắc sau:
- Về nội dung, kết cấu của çc tài khoản đều phải
tu©n theo çc quy định, hướng dẫn của hệ thống tài khoản
kế to¸n thống nhất do Bộ Tài ChÝnh ban hành.

- M· hiệu của çc tài khoản được x©y dựng trªn cơ sở
m· hiệu của çc tài khoản trong hệ thống tài khoản kế
to¸n thống nhất và mỗi tài khoản đều cã một m· hiệu duy
nhất và kh«ng được trïng với m· hiệu của bất kỳ m· hiệu
của tài khoản nào kh¸c trong hệ thống tài khoản kế to¸n
của c«ng ty.
- Tài khoản cấp 1 th× m· và tªn gọi trïng với số
hiệu và tªn gọi của tài khoản trong chế độ cßn tài khoản
cấp 2, cấp 3 th× 03 ký tự đầu tiªn của tài khoản này
nằm trong danh mục hệ thống tài khoản do Bộ Tài ChÝnh
ban hành, từ ký tự thứ tư trở đi được m· ho¸ theo số,
nếu hết số để m· ho¸ mà vẫn chưa hết đối tượng cần phải
m· ho¸ cho tài khoản cấp 2 th× kết hợp cả m· ho¸ bằng
chữ çi.
- Bªn cạnh đã, v× loại h×nh hoạt động của C«ng ty là
cung cấp dịch vụ tới từng doanh nghiệp nªn việc m· ho¸
tài khoản để theo dâi đến từng đối tượng tập hợp chi phÝ
(çc hợp đồng dịch vụ) là điều hết sức cần thiÕt.
VD: TK 154.01: Hợp đồng C«ng ty BiÓn B¹c.
TK 154.02: Hợp đồng C«ng ty TNHH ViÖt
Ph¸t.
TK 154.03: Hợp đồng C«ng ty Thương mại Quốc
tế T&G
Để tiện theo dâi çc khoản phải thu, phải
trả,...çc TK phản ¸nh nội dung này được m· ho¸ như
sau: Phần mở chi tiết cã thể được çch bằng một dấu
chấm, phần sau dấu chấm gọi là tiểu khoản.

TK131 được mở chi tiết cấp 2 để theo dâi chi tiết chi
từng đối tượng như sau:
TK131.001 - C«ng ty TNHH Nhµ An Toµn
TK131.002 - C«ng ty Thương mại Quốc tế ¸ Ch©u
TK131.003 - C«ng ty Liªn doanh KONA
Tương tự như vậy, TK331 cũng được mở như sau:
TK331.001 - C«ng ty VPP Th¸i Hµ
TK331.002 - C«ng ty CP Tin học B¸ch Khoa
TK331.003 - C«ng ty TNHH S¬n C«ng NghiÖp
Tương tự với TK TGNH
* TK112 (TGNH)
TK1121: TGNH - VNĐ.
+ TK11211: TGNH Vietcombank - VNĐ.
+ TK11212: TGNH BIDV - VNĐ.
TK1122: TGNH - Ngoại tệ
- Trong qu¸ tr×nh sử dụng, nếu cần thiết phải më
thªm một tài khoản mới thì kế to¸n viªn tr×nh lªn kÕ
to¸n tr-ëng và khi được sự đồng ý của kế to¸n trưởng
th× phải khai b¸o thªm m· hiệu và tªn gọi của tài khoản
mới và danh mục hệ thống tài khoản trªn MVT của c«ng
ty. MVT chỉ chấp nhận khi tài khoản này cã m· hiệu và
tªn gọi kh«ng trïng với bất kỳ m· hiệu hay tªn gọi của
bất kỳ tài khoản nào đã được đăng ký trước đã đồng thời
phải cã 03 ký tự đầu cã trong hệ thống tài khoản quy
định.
- Một vấn đề nữa liªn quan đến vấn đề hạch to¸n
trªn c¸c tài khoản ở C«ng ty khi ¸p dụng PMKT là việc
hạch to¸n khử trïng c¸c bót to¸n, đã là một nghiệp vụ
kinh tế ph¸t sinh cã thể cã hai chứng từ ban đầu với sơ

đồ hạch to¸n nợ cã trïng nhau nhưng do hai kế to¸n viªn
đảm nhiệm hai phần hành kế to¸n kh¸c nhau theo dâi và
chóng cã thÓ chøa c¸c th«ng tin kh¸c nhau.
VÝ dụ:
+ NV1: Nộp tiền mặt vào NH Vietcombank: cã PC tiền
mặt và GBC của NH Vietcombank.
+ NV2: Chuyển TGNH từ NH BIDV sang NH Vietcombank:
cã GBN của NH BIDV, GBC của NH Vietcombank.
Nếu cã trường hợp trªn xảy ra th× kế to¸n của C«ng ty
TNHH Hoàng &Thắng xử lý như sau:
+ Chứng từ ngoại tệ ưu tiªn hơn so với VNĐ.
+ Chứng từ tiền mặt ưu tiªn hơn so với TGNH.
+ GBN (chi) ưu tiªn hơn GBC (thu).
2.2.4 - H×nh thức sổ kế to¸n.
Tổ chức h×nh thức sổ kế to¸n phï hợp sẽ gióp phần
làm n©ng cao chất lượng, thời gian cung cấp th«ng tin
của phßng kế to¸n đưa ra, làm giảm được c«ng việc và
thời gian của phßng kế to¸n. Là một c«ng ty ứng dụng
PMKT, C«ng ty TNHH Hoµng &Th¾ng kh«ng thÓ lựa chọn một
h×nh thức sổ kế to¸n nhiều cột hoặc cần trang sổ lớn
như h×nh thức Nhật Ký - Sổ C¸i … vµ c«ng việc in ra
m¸y in sẽ rất khã khăn. Với mục tiªu của phßng kế to¸n
là phải lựa chọn được một h×nh thức kế to¸n ¸p dụng phï
hợp với điều kiện ứng dụng MVT trong c«ng t¸c kế to¸n,
thuận tiện cho việc lập tr×nh phï hợp với đặc điểm, tÝnh
chất của DN, thuận lợi cho việc nhập số liệu, đơn giản
cho việc ph©n c«ng lao động kế to¸n, đồng thời phải cã

hệ thống mẫu sổ kế to¸n phï hợp, thuận tiện cho việc in
ấn, cã kết cấu khoa học, hợp lý đ¸p ứng yªu cầu quản lý
trong c«ng ty. Sau khi nghiªn cứu çc h×nh thức kế
to¸n, c«ng ty đã lựa chọn cho m×nh một h×nh thức kế
to¸n tối ưu đã là h×nh thức Nhật Ký Chung – Với nhiều
ưu điểm như mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chÐp, thuận lợi cho
việc in ấn sổ s¸ch.
Sau khi nhập xong dữ liệu, phần ph©n loại, tổng
hợp, ph©n bổ, kết chuyển… sẽ được chương tr×nh tự động
thực hiện dưới sự điều khiển bằng çc lệnh th«ng qua
çc thiết bị MVT của kế to¸n viªn, sau đã cho ra màn
h×nh hoặc m¸y in çc sổ kế to¸n theo yªu cầu.
Theo h×nh thức Nhật Ký Chung hệ thống sổ kế to¸n
tại C«ng ty TNHH Hoàng &Thắng như sau:
+ Sổ quỹ tiền mặt
+ Sổ tiền gửi ng©n hàng (VNĐ, USD)
+ Sổ theo dâi c«ng nợ (Phải thu, phải trả )
+ Sổ çi çc tài khoản
+ Sổ chi tiết doanh thu
+ Sổ chi tiết chi phÝ quản lÝ kinh doanh
+ Bảng c©n đối ph¸t sinh của çc tài khoản.
+ Số dư đầu kỳ của çc tài khoản, Số dư cuối kỳ của
çc tài khoản.

Sơ đồ2.3 : Tổ chức hệ thống sổ trong Cty TNHH Hoàng & Thắng
Ghi chú: Hạch toán hàng ngày
Hạch toán cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc
Nhập dữ liệu vào máy
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp số
liệu chi tiết
Sổ KT chi tiếtNK chung
Sổ cái TK
Bảng cân đối thử
Điều chỉnh, khoá
sổ
Bảng cân đối số
phát sinh
NK chuyên dùng

Qua sơ đồ cho thấy, tr×nh tự ghi sổ, xử lÝ, tổng
hợp, cung cấp th«ng tin được m« tả kh¸i qu¸t như sau :
- Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kª chứng từ
gốc đã kiểm tra tÝnh hợp lý, hợp ph¸p của çc nghiệp vụ
kinh tế - tài chÝnh, kế to¸n tiến hành nhập dữ liệu vào
m¸y.
- M¸y sẽ căn cứ vào dữ liệu để tự động vào sổ Nhật
kÝ chung. Çc chứng từ được ghi sổ kế to¸n chi tiết
hoặc Nhật kÝ chuyªn dông cũng đồng thời được m¸y xử lÝ
để ghi trªn cơ sở số liệu çc chứng từ liªn quan đã
nhập vào m¸y.
- Tiếp đã m¸y sẽ tự động cập nhật số liệu từ Nhật
ký chung vào Sổ Çi çc tài khoản. Căn cứ số liệu trªn
sổ kế to¸n chi tiết cuối kú m¸y tÝnh lập çc bảng tổng
hợp số liệu chi tiết (bảng chi tiết số ph¸t sinh).
- Căn cứ vào số liệu trªn sổ çi çc tài khoản, m¸y
sẽ tự động lập bảng c©n đối thử.
- Kế to¸n phải tiến hành điều chỉnh, lập çc bót
to¸n điều chỉnh,thực hiện kho¸ sổ.
- Cuối kú căn cứ vào số liệu đã tổng hợp được, m¸y
sẽ tự động lập bảng c©n đối số ph¸t sinh.
- Việc lập bảng c©n đối kế to¸n và çc B¸o ço kÕ
to¸n sẽ được m¸y tự động chạy theo çc chương tr×nh
phần mềm đã cài đặt sẵn.
2.2.5 - Tổ chức hệ thống lập và phân tích báo cáo kế toán.
Báo cáo kế toán là sản phẩm cuối cùng của quá trình tổ chức công tác kế
toán. Báo cáo kế toán chứa đựng các thông tin cần thiết phục vụ cho các đối

tượng sử dụng thông tin: Nhà nước để quản lý, lãnh đạo Cty TNHH Hoàng &
Thắng để đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ, là nguồn thông tin hữu ích cho các
nhà đầu tư, khách hàng... Do vậy để báo cáo kế toán được chấp nhận cần phải
thoả mãn các yêu cầu trung thực, chính xác, kịp thời, đầy đủ cả về số lượng lẫn
chất lượng thông tin trên các báo cáo kế toán.
Hệ thống báo cáo kế toán tại Cty TNHH Hoàng & Thắng bao gồm :
 Báo cáo tài chính gồm:
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
Các báo cáo được Cty TNHH Hoàng & Thắng lập và tuân theo các mẫu
biểu, nội dung của chế độ kế toán hiện hành.
Cuối kỳ, để lên được các báo cáo tài chính, Kế toán trưởng phải thực hiện
các bút toán kết chuyển sau:
+ Kết chuyển từ TK632 vào TK911.
+ Kết chuyển từ TK511 vào TK911.
+ Kết chuyển TK642 vào TK911.
* Qu¸ tr×nh lËp çc B¸o ço tµi chÝnh cô thÓ trªn
phÇn mÒm kÕ to¸n APPRO:
(Chó ý: Tr-íc hhi lËp B¸o ço tµi chÝnh tr-íc hÕt
ph¶i x¸c ®Þnh thêi gian ®Ó lËp b¸o ço vµ ph¶i c©n
®èi tµi kho¶n vµ h¹ch to¸n ®Õn th¸ng cuèi cïng cña kú
b¸o ço)
 Lập bảng cân đối kế toán(BCĐKT) :
Trong phÇn mÒm APPRO cã ®Çy ®ñ çc mÉu cña BC§KT do
Bé tµi chÝnh ban hµnh: quyÕt ®Þnh 167, quyÕt ®Þnh 149

(th«ng t- 89), quyÕt ®Þnh 144 dµnh cho doanh nghiÖp võa
vµ nhá (theo Q§ 1177) vµ th«ng t- 23. VÒ c¬ b¶n çc b¸o
ço nµy nh- nhau, sau ®©y lµ vÝ dô cô thÓ cho BC§KT
theo quyÕt ®Þnh 144 cña doanh nghiÖp võa vµ nhá.
Tõ giao diÖn lµm viÖc chÝnh ta chän B¸o ço =>
B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. Mét cöa sæ míi ®-îc më ra:
Hình 2.1 – Giao diện Bảng cân đối kế toán
T¹i giao diÖn cña BC§KT gåm çc yÕu tè sau:
- <§Õn cuèi th¸ng>: Chän th¸ng muèn lËp BC§KT
- <Thùc hiÖn> : Sau khi chän th¸ng muèn lËp BC§KT
ta kÝch chuét vµo <Thùc hiÖn>, phÇn mÒm sÏ tù ®éng
lËp BC§KT nh- trªn h×nh 2.1
- <In>: Sau khi ®· kiÓm tra çc th«ng tin trªn
BC§KT lµ chÝnh x¸c nh©n viªn kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh In
BC§KT ®Ó l-u t¹i c«ng ty vµ giao cho kh¸ch hµng.

- <C§ tµi kho¶n>: Tr-íc khi lËp BC§KT nh©n viªn kÕ
to¸n ph¶i tiÕn hµnh C©n ®èi tµi kho¶n.
- <Söa> : Söa trùc tiÕp c¸c th«ng tin kh«ng chÝnh
x¸c trªn BC§KT.
- <N¹p mÉu>: N¹p l¹i c¸c th«ng tin mµ Nhµ s¶n xuÊt
BK Soft ®· lËp s½n thay cho mÉu hiÖn t¹i.
- <Ra> Tho¸t khái giao diÖn hiÖn t¹i trë vÒ víi
giao diÖn lµm viÖc chÝnh.
 Lập báo cáo kết quả kinh doanh.
Để lập báo cáo từ thanh Menu hệ thống chọn: Báo cáo -> Báo cáo kết quả
kinh doanh. Một cửa sổ mới được mở ra:
Hình 2.2 – Báo cáo kết quả kinh doanh

Đề tài: Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, 9đ

Đề tài: Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, 9đ

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (16)

Similar to Đề tài: Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, 9đ

Similar to Đề tài: Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, 9đ (20)

More from Dịch vụ viết bài trọn gói ZALO 0917193864

More from Dịch vụ viết bài trọn gói ZALO 0917193864 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Đề tài: Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, 9đ