2. Organisasi
J A B A T A N
Tugas-tugas
Kegiatan
Elemen/Unsur
pekerjaan
Tanggung
Jawab
Wewenang
Data
Informasi
Jabatan
3. URAIAN JABATAN
• Arti Sempit :
Uraian tentang apa yang dikerjakan seorang
pegawai/pemegang jabatan (uraian tugas,
tanpa disertai informasi lain)
• Arti Luas
Pengertian seperti di atas, ditambah dengan
informasi lain (identitas jabatan, hasil kerja,
alat kerja, korelasi jabatan, KLK, KRB, syarat
jabatan, dll.
4. JABATAN ( J O B )
C i r i :
• Dikerjakan sesuai dengan kurun waktu
• Mempunyai persyaratan tertentu
• Pemangku jabatan kompeten untuk melaksanakan kegiatan
jabatan
• Bila sekelompok orang bekerja dalam suatu proses
pekerjaan dan antara satu dg yg lainnya saling
menggantikan, maka orang – orang tsb bekerja dalam
jabatan yang sama.
Kumpulan Tugas ( Task ) yang mengambarkan
proses logis untuk melaksanakan hasil tertentu dan
tujuan tertentu
5. • SEKUMPULAN TUGAS YANG SUDAH DIKELOMPOKKAN
DARI PENJABARAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI
ORGANISASI
• IDENTITAS JABATAN
• RINGKASAN TUGAS
• HASIL KERJA DAN RINCIAN TUGAS JABATAN
• ALAT KERJA DAN BAHAN KERJA
• KORELASI JABATAN
• PERSYARATAN JABATAN
URAIAN JABATAN
6. URAIAN JABATAN
1. Nama Jabatan :
Tugas-tugas yang telah dikelompok-kelompokkan diberi nama yaitu
nama jabatan. Pemeberian nama jabatan harus mencerminkan isi
tugasnya. Dengan demikian nama jabatan berarti sebutan untuk
memberi ciri dan gambaran sekelompok tugas yang menyatu dalam
satu wadah jabatan. Nama Jabatan dimaksudkan pula untuk membe
dakan antara jabatan yang satu dengan jabatan lain. Selanjutnya
nama jabatan menjadi rumusan nomenklatur jabatan.
Sebagai contoh pemberian nama jabatan adalah :
1. Sekelompok tugas2 admistrasi kepegawaian diberi nama
Pengadministrasi Kepegawaian
2. Sekelompok tugas2 pengumpulan dan pengolahan data diberi
nama Pengumpul dan Pengolah Data.
3. Sekelompok tugas2 penganalisisan diberi nama Analis
7. 2. Ringkasan Tugas
Ringkasan tugas merupakan ikhtisar dari keseluruhan uraian tugas jabatan
yang ada dan disusun dalam 1 (satu) kalimat. Ringkasan tugas dirumuskan
dari tugas yang paling inti atau paling esensi dalam jabatan yang
bersangkutan.
Contoh :
Melayani pendaftaran pencari kerja dan
permintaan tenaga kerja serta memberikan
informasi yang diperlukan dalam
mempertemukan pencari kerja dengan
lowongan yang ada.
8. 3. Hasil Kerja
Hasil kerja merupakan produk atau keluaran (output) jabatan. Setiap
jabatan harus mempunyai produk atau output. Produk jabatan dapat
berupa :
•Benda2 atau sesuau yang bersifat fisik.
•Data, informasi, layanan atau sesuatu yang bersifat non fisik.
4. Bahan Kerja
Bahan kerja merupakan masukan atau sesuatu yang diolah atau
sesuatu yang diproses dalam pelaksanaan tuas-tugas jabatan untuk
memjperoleh hasil kerja. Sesuatu yang diolah atau diproses
tersebut dapat berupa data atau benda.
Misalnya :
1. Konsep surat merupakan bahan kerja bagi jabatan Pengetik.
2. Data kepegawaian merupakan bahan kerja bagi jabatan
Pengadministrasi Kepegawaian.
3. Dsb.
9. 5. Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah alat yang digunakan dalam melaksanakan
tugas seperti alat tulis, komputer, dan alat-alat lain yang spesifik
sesuai dengan jabatannya.
Misalnya :
1. Alat tulis dan kalkulator merupakan alat kerja bagi jabatan
Bendaharawan
2. Dsb
6. Rincian tugas
Setiap jabatan berisi kelompok tugas. Dalam jabatan berisi antara
5 (lima) sampai 12 (duabelas) tugas. Setiap tugas diuraikan dengan
jelas dalam rincian tugas ini, gambaran tentang apa yang dikerjakan,
mengapa harus dikerjakan, dan bagaimana cara mengerjakannya.
10. 7. Keadaan tempat kerja
Keadaan tempat kerja adalah gambaran tentang kondisi tempat
beserta lingkungan disekitar tempat kerja yang menimbulkan
dampak negatif atau menimbulkan risiko bahaya bagi pegawai yang
berada didalamnya.
Aspek-aspek tempat kerja tersebut adalah ruangan tempat kerja,
suhu, penerangan, cuaca, suara, letak dan aspek yang menyebabkan
ketidaknyamanan atau menimbulkan risiko bahaya.
8. Upaya fisik
Upaya fisik merupakan gambaran penggunaan anggota tubuh dalam
melaksanakan tugas jabatan. Penggunaan anggota tubuh dalam
upaya fisik adalah penggunaan mata, telinga, hidung, mulut, tangan,
jari, bahu, kaki dan pinggang.
11. 9. Risiko Bahaya
Risiko bahaya adalah resiko atas bahaya yang mungkin timbul dan
menimpa pegawai sewaktu melakukan tugas jabatannya. Risiko
bahaya dapat berupa risiko bahaya terhadap fisik atau mental.
10. Syarat jabatan
Syarat jabatan merupakan rumusan tentang kemampuan kerja yg
dituntut untuk dapat melaksanakan tugas jabatan. Tuntutan
kemampuan kerja tersebut dapat berupa :
• Keahlian
• Keterampilan kerja
• Pengetahuan kerja
• Diklat dan pengalaman kerja
• Kondisi fisik atau kemampuan jasmani
• Kondisi mental yang berupa bakat kerja, temperamen kerja, dan
minat kerja
12. PENGERTIAN JABATAN :
Suatu kedudukan dalam organisasi yang
memiliki sekumpulan tugas/pekerjaan yang
tetap;
Jabatan Struktural :
. Tampak dalam organisasi
. Memimpin anak buah/bawahan
. Perlu kepemimpinan
Jabatan Fungsional :
. Tidak tampak dalam organisasi
. Tidak punya anak buah/bawahan
. Perlu Skills
13. • JABATAN ADALAH SEKELOMPOK TUGAS YANG DISERAHKAN KEPADA
SATU ORANG (Edwin B. Flippo, Principle of Personnel Management)
• JABATAN MENUNJUKKAN PELAYANAN-PELAYANAN SEORANG
KARYAWAN YANG MELAKUKAN SERANGKAIAN KEWAJIBAN ATAU
BEBERAPA TUGAS (Roger Bellows, Psychology of Personnel in Business and
Industry)
• JABATAN ADALAH SUATU GABUNGAN TUGAS-TUGAS, KEWAJIBAN
DAN TANGGUNG JAWAB YANG BIASANYA DISERAHKAN KEPADA DAN
DISELESAIKAN OLEH SATU ORANG (Dale Yoder, Personnel Management and
Industrial Relations)
• JABATAN – PEKERJAAN ADALAH KUMPULAN DARI KEBULATAN TUGAS-
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB YANG HARUS DILAKSANAKAN OLEH
SESEORANG (Staf Dosen Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gajah
Mada, Kamus Administrasi)
KESIMPULAN:
JABATAN ADALAH
SEKELOMPOK TUGAS
PENGERTIAN JABATAN
KONSEP DASAR
14. DARI BERBAGAI PENDAPAT : KORELASI PENGERTIAN
ORGANISASI DAN JABATAN ADALAH
• ORGANISASI merupakan KUMPULAN ORANG
• ORGANISASI adalah BENTUK PEMBAGIAN PEKERJAAN
(TUGAS), TANGGUNG JAWAB dan WEWENANG
• ORGANISASI merupakan SISTEM KERJA SAMA
• ORGANISASI adalah PEMBAGIAN PERANAN
• ORGANISASI menunjukkan TINGKATAN HUBUNGAN FUNGSI
JABATAN DAN ORGANISASI
JABATAN adalah wadah orang atau sekumpulan orang
dalam organisasi yang berperan untuk menjalankan tugas-
tugas, tanggung jawab dan wewenang dalam kerangka
sistem kerja sama menurut tingkatan fungsinya
15. TUGAS :
Sekelompok kegiatan yang tersusun
dalam suatu rumusan kalimat,
mempunyai volume tertentu
KEGIATAN :
Sekumpulan elemen/unsur yang
membentuk suatu rangkaian langkah
16. ELEMEN / UNSUR :
Bagian terkecil dari tugas / salah satu
aspek khusus dari tugas.
Contoh : menyiapkan alat tulis, mengeluarkan kertas
dari laci, menyiapkan handout, dlsb.
TUGAS :
Merupakan bagian dri suatu jabatan, yaitu
gabungan dari beberapa unsur sehingga
menjadi suatu kegiatan yang lengkap.
Contoh : membuat konsep pidato, menyusun
rencana kerja, membuat usulan penelitian dll.
17. KARAKTERISTIK JABATAN
. Setiap jabatan memiliki karakteristik sendiri-
sendiri
. Karakter jabatan dapat dilihat dari : Hasil
Kerja, Bahan Kerja, Perangkat kerja
. Pengolahan BK dengan PK untuk memperoleh
HK = Proses
. Proses pengolahan BK, dg PK untuk
memperoleh HK = Tugas
. Tugas yang dipaparkan secara rinci = Uraian
Tugas
. Uraian tugas dapat dirinci menjadi Uraian
Kegiatan.
19. IKHTISAR JABATAN
( Tujuan Jabatan, Fungsi Jabatan, Job Summary )
. Uraian Jabatan dalam bentuk ringkas
. Memberikan gambaran umum tentang ruang lingkup
atau kompleksitas jabatan
. Digambarkan dalam satu kalimat yang
mencerminkan :
- apa yang dikerjakan ( what )
- Bagaimana mengerjakan ( How )
- Mengapa dikerjakan ( Why )
contoh : Jabatan Kasubag TU
Merencanakan dan menyiapkan fungsi-fungsi
ketatausahaan berdasarkan pedoman dan
peraturan yang berlaku.
20. T U G A S
WHAT
Apa yang
dikerjakan
Tindak Kerja
+
Objek kerja
HOW
Bagaimana
mengerjakan
- Perangkat
kerja
- Cara/prosedur
kerja
WHY
Mengapa
dikerjakan
- Tujuan
melaksanakan
kerja
- Hasil yang
dicapai
21. KARAKTERISTIK TUGAS
1. ESENSINYA
a. Tugas Pokok
b. Tugas Penunjang
c. Tugas Tambahan
3. HUBUNGAN ANTAR
TUGAS
a. Tugas Siklis
b. Tugas non siklis
4. TINGKAT JABATAN
a. Tugas Manajerial
b. Tugas non
Manajerial
2. WAKTU PELAKSANAAN
a. Tugas Harian
b. Tugas berkala
c. Tugas insidentil
22. SIFAT URAIAN TUGAS
1. DESKRIPTIF
- Gambaran Jabatan
2. KUALITATIF
- Naratif atau berwujud kata &
kalimat
24. SYARAT URAIAN TUGAS
1. SYARAT ISI
2. NORMA PENYUSUNAN KALIMAT
A. SYARAT ISI :
1. Objek, cara dan tujuan, periksa dengan
menggunakan kata : What - How – Why
2. Sifat tingkatan jabatan, mencerminkan tingkatan
jabatan :
- Jabatan struktural
- Jabatan fungsional
25. 3. Hubungan dengan fungsi pekerja yang
mengandung aspek data orang dan benda
(DOB)
4. Hubungan dengan mesin perkakas,
peralatan dan alat kerja (MPPA)
5. Hubungan dengan bahan, produk, hal pokok
dan jasa (BPHJ)
6. Objek tanggung jawab; bahan, produk,
pegawai dan alat
26. 7. Pengetahuan kerja; pengetahuan tentang
bahan, alat (MPPA), prosedur, produk dan
hal-hal yang berhubungan dengan bahasa,
statistik, dll
8. Keterampilan
9. Kemampuan jasmani dan keadaan tempat
kerja
10. Bakat
11. Temperamen kerja
12. Minat
27. B. NORMA PENYUSUNAN KALIMAT
1. Volume kalimat ringkas dan sederhana
2. Pola susunan kalimat predikat dan objek
tidak menonjolkan subjek
3. Gaya penulisan kalimat; kalimat langsung,
kalimat aktif
4. Cara penulisan kalimat, penggunaan
bahasa Indonesia yang baik dan benar
28. PEMILIHAN KATA
- Kata Kerja Aktif:
menggunakan awalan “Me”
- Kata Kerja yang Harus dipergunakan :
P – Obj – Ket cara dan tujuan
KATA KERJA YANG HARUS DIHINDARI
• Kata Kerja Pasif
• Kata yang tidak dimengerti
• Singkatan
29. KARATERISTIK TUGAS
Menyerap waktu banyak
Memperoleh hasil tertentu
Menggunakan alat kerja tertentu
Dikerjakan dlm kondisi tertentu
Hubungan fungsional antar tugas
30. PRINSIP PERUMUSAN TUGAS
• WHAT ( apa yang dikerjakan )
• HOW ( bagaimana mengerjakan )
• WHY ( mengapa dikerjakan )
31. W H A T
( apa yang dikerjakan )
Mengatur apa … ?
Mengawasi apa … ?
Menyusun apa … ?
Membuat apa … ?
Mencatat apa … ?
Membersihkan apa … ?
32. HOW
( bagaimana mengerjakannya )
Dengan cara bagaimana … ?
Menggunakan alat apa ..?
Berpedoman pada apa …?
Mengikuti prosedur apa …?
dll
33. W H Y
( mengapa dikerjakan )
Untuk apa …?
Agar bagaimana …?
Supaya bagaimana …?
Dengan tujuan apa …?
Untuk mencapai apa …?
Untuk memperoleh apa …?
34. URAIAN TUGAS JABATAN
► Isi dengan tugas pokok saja
► Kalimat ringkat dan jelas
► Berisi What, How dan Why
► Berurutan ; berat – sedang – ringan
► Mulai dengan kata kerja Aktif :
- Menggunakan awalan “ ME “
36. SKEMA MANFAAT ANALISIS JABATAN
ANALISIS JABATAN
GAMBARAN JABATAN
ADMINISTRASI
GAJI & UPAH
REKRUTMEN
DAN
SELEKSI
PENYUSUNAN
PROGRAM
DIKLAT
PENYUSUNAN
FORMASI
PERENCANAAN
ORGANISASI
PENILAIAN
PRESTASI,
MUTASI & PROMOSI
PERBAIKAN
KONDISI KERJA
PENGGOLONGAN
JABATAN
