Dokumen tersebut membahas tentang pengelolaan instalasi Odoo. Beberapa poin penting yang dibahas antara lain mendokumentasikan konfigurasi instalasi Odoo, memiliki strategi pemulihan data seperti cadangan database secara teratur, serta mengelola pengguna dan hak akses mereka di Odoo.

1. www.poltek-kampar.ac.id
WORKING WITH Odoo
Chapter VI
Disusun Oleh :
CHANDRA WARDANA
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
POLITEKNIK KAMPAR
2019

2. www.poltek-kampar.ac.id
CHAPTER 6
Mengelola suatu
Instalasi Odoo
Dengan Odoo, hanya dalam beberapa menit, Anda dapat menginstal beberapa aplikasi dan
mulai bekerja dengan sistem segera. Pada bab-bab sebelumnya, kami telah membahas banyak
fungsi tanpa menghabiskan banyak waktu untuk konfigurasi, aturan akses, bahasa, atau topik
administratif lainnya. Sekarang kita akan melihat lebih dekat topik-topik penting untuk
dipertimbangkan ketika mengelola instalasi Odoo.
Topik-topik yang akan kita bahas dalam bab ini meliputi yang berikut:
• Administrasi dasar instalasi Odoo
• Mencadangkan dan memulihkan basis data Odoo
• Menciptakan pengguna dan menetapkan hak akses
• Internasionalisasi, termasuk mata uang dan terjemahan bahasa
• Bagaimana mengelola urutan dokumen
• Konfigurasi perusahaan multi-konfigurasi
Pertimbangan dasar untuk administrasi Odoo
Seperti kebanyakan instalasi TI, instalasi Odoo yang sukses membutuhkan perencanaan
dan pemeliharaan yang tepat. Kehati-hatian harus diambil dalam mendokumentasikan detail
konfigurasi penting, dan Anda harus selalu memiliki rencana kesinambungan bisnis yang berfokus
pada mendapatkan instalasi Odoo Anda kembali dan berjalan dalam periode waktu yang dapat
diterima.
Memiliki strategi implementasi
Saat Anda mempelajari Odoo dan membuat prototipe bagaimana Anda dapat
menggunakannya untuk bisnis Anda, Anda mungkin tidak terlalu peduli tentang strategi
implementasi yang jelas; namun, setelah Anda membMuat keputusan untuk menggunakan Odoo
untuk bisnis Anda, penting untuk merencanakan strategi ini. Meskipun Anda mungkin tidak punya
waktu untuk menulis strategi terperinci 150 halaman, penting untuk meluangkan waktu untuk
mendokumentasikan rencana minimal Anda sebelum Anda mulai menyiapkan server dan
menginstal Odoo. Luasnya manajemen proyek dan administrasi sistem ERP berada di luar cakupan
buku ini; Namun, ada beberapa pertimbangan implementasi dasar yang perlu diingat.
Server pengembangan, pementasan, dan produksi
Salah satu pertimbangan pertama yang perlu Anda buat ketika mempertimbangkan
instalasi Odoo adalah bagaimana Anda akan mengkonfigurasi server untuk berbagai instance Odoo
yang mungkin diperlukan selama perencanaan, penyebaran, dan operasi produksi akhir. Misalnya,
Anda tidak ingin membuat modifikasi pada fungsi Odoo di sistem produksi langsung Anda. Sebagai
gantinya, Anda harus selalu membuat perubahan dan modifikasi dalam instance pengembangan
Odoo tempat Anda dapat menguji perubahan Anda di luar database langsung. Selain server
pengembangan dan server produksi, seringkali diinginkan untuk memiliki instalasi Odoo yang
dapat digunakan pengguna (dan dalam beberapa kasus, mitra bisnis) untuk melatih dan
mempelajari operasi sistem. Terkadang instalasi ini dikenal sebagai server pementasan. Server ini
biasanya memiliki semua perubahan dan fungsionalitas teruji dari sistem live tetapi akan dimuat
dengan data uji dan konfigurasi yang berguna untuk pelatihan. Setiap instalasi akan memiliki

3. www.poltek-kampar.ac.id
persyaratan dan kendala sendiri. Yang penting adalah Anda membuat keputusan ini sejak dini
dalam konfigurasi Odoo Anda sehingga Anda dapat mengelola instalasi dengan baik, mulai dari
pengembangan hingga produksi.
Hapus dokumentasi semua konfigurasi Odoo
Setelah Anda memutuskan server Odoo apa yang Anda butuhkan dan bagaimana instalasi
itu harus dikonfigurasi, penting Anda membuat metode yang terdefinisi dengan jelas untuk
mendokumentasikan semua detail yang menyertai pengaturan. Ini bisa sesederhana teks atau
dokumen Microsoft Word yang ada di tempat yang diketahui dan selalu diperbarui. Ini bisa serumit
menggunakan manajer proyek full-blown. Menggunakan alat organisasi cloud seperti Dropbox,
Evernote, dan Google Documents memberi Anda beberapa opsi tentang bagaimana Anda dapat
mendokumentasikan instalasi Odoo Anda. Terserah kebijakan bisnis Anda sendiri untuk
menentukan dengan tepat di mana Anda menyimpan informasi ini dan berapa banyak detail yang
Anda simpan. Salah satu nasihatnya adalah bahwa hampir selalu lebih baik untuk berbuat salah di
samping memiliki terlalu banyak detail daripada terlalu sedikit. Anda tentu perlu mengetahui
bagaimana Anda mengamankan nama pengguna dan kata sandi dan memiliki kebijakan yang jelas
tentang bagaimana informasi itu disimpan dengan aman.
Berfokus pada kesinambungan bisnis
Setiap sistem informasi bisnis hanya sebagus kemampuannya untuk pulih dari kesalahan.
Meskipun memiliki perangkat keras dan perangkat lunak yang lebih andal, data masih bisa rusak.
Bahkan karyawan yang paling berdedikasi dapat secara tidak sengaja memposting data buruk.
Keamanan terbaik bisa dikalahkan. Sementara semua orang mencoba yang terbaik, pasti masih ada
bug yang mengintai di aplikasi Odoo saat Anda membaca ini. Tidak ada jumlah perencanaan yang
dapat mencegah terjadinya masalah. Inilah sebabnya mengapa salah satu tugas paling penting
dalam mengelola instalasi Odoo adalah memastikan bahwa Anda selalu memiliki strategi
pemulihan yang jelas. Berikut adalah beberapa tips penting yang perlu diingat:
• Secara teratur uji cadangan Anda untuk pemulihan. Mencadangkan data Anda secara teratur
tidak berarti data dapat dipulihkan dengan cepat. Terlalu sering, bisnis dapat berjalan berbulan-
bulan atau bahkan bertahun-tahun tanpa pengujian jika data yang mereka backup dapat
dipulihkan.
• Memiliki arsip cadangan yang kuat. Lakukan backup harian bersama dengan snapshot mingguan
dan bulanan. Seringkali, data dapat menjadi buruk, dihapus, atau rusak lama sebelum ada yang tahu
ada yang salah. Seseorang mungkin secara tidak sengaja menghapus satu set entri lama, dan
mungkin tidak sampai beberapa bulan kemudian seorang manajer yang menulis laporan
menemukan lubang kritis dalam data.
• Memiliki opsi sistem kontingensi. Bahkan jika Anda berencana untuk hosting secara lokal,
pertimbangkan untuk mengkonfigurasi server cloud tempat Anda dapat menjalankan instalasi
Odoo dalam keadaan darurat. Terlalu sering, Anda dapat memiliki cadangan siap untuk pergi, tetapi
jika Anda sedang menunggu perangkat keras untuk diperbaiki atau bagian yang akan dikirim, Anda
akan memperpanjang waktu henti. Jika Anda berencana untuk menggunakan server pengembangan
Anda sebagai sistem produksi cadangan, pastikan Anda memiliki prosedur teruji yang tepat. Jangan
membuat asumsi optimis buta tentang kemungkinan sistem Anda. Uji mereka setidaknya sekali
atau dua kali setahun.
• Pastikan Anda tahu berapa lama untuk sepenuhnya memulihkan instalasi Odoo Anda dan data
apa yang perlu dimasukkan kembali ke dalam sistem. Jika Anda membuat cadangan setiap malam,
dan Anda membutuhkan waktu empat jam untuk mendapatkan kembali instalasi Anda dan
berjalan, pastikan proses bisnis internal Anda jelas pada langkah-langkah apa yang diperlukan.

4. www.poltek-kampar.ac.id
• Ketahui dengan pasti berapa banyak downtime yang membuat bisnis Anda dan rencanakan
dengan tepat. Perusahaan seperti eBay dan Amazon sedang dalam krisis jika mereka turun bahkan
untuk beberapa menit. Lebih dari satu jam downtime bagi mereka akan menjadi berita
internasional. Meskipun Anda mungkin tidak memiliki persyaratan waktu aktif, penting bagi Anda
untuk memahami dengan tepat risiko apa yang dihadapi bisnis Anda jika instalasi Odoo Anda turun
selama dua menit, dua jam, atau bahkan dua hari.
Mencadangkan basis data Odoo Anda
Sangat penting dalam lingkungan produksi bahwa, paling tidak, Anda mencadangkan
direktori aplikasi Odoo yang berfungsi baik dan database Postgres yang terkait. Idealnya, Anda
akan memiliki snapshot server dan rencana kesinambungan bisnis yang jelas dan teruji. Namun,
penting untuk mengetahui bahwa Odoo menyediakan alat cadangan basis data bawaan. Saya sering
menggunakannya di berbagai instalasi Odoo. Sebelum melanjutkan, perlu dicatat bahwa fungsi ini
tidak akan berlaku untuk semua instalasi Odoo. Jika Anda menjalankan dalam lingkungan Odoo
yang dihosting di mana Anda telah diberikan info masuk dan kata sandi ke basis data Anda, maka
Anda akan diberikan prosedur pencadangan khusus. Pastikan Anda sepenuhnya memahami cara
kerjanya dan memiliki cara untuk menguji dan memastikan bahwa itu berfungsi seperti yang
diharapkan. Cara termudah untuk sampai ke fungsi basis data cadangan adalah dengan menavigasi
langsung ke manajer basis data. Dengan menambahkan / web / database / manajer ke akhir URL
Odoo Anda, Anda akan dibawa langsung ke manajer basis data Odoo.
Di menu sebelah kiri di bawah Manajemen Database, Anda akan melihat opsi Cadangan. Anda bisa
mengklik ini untuk memunculkan utilitas Database Pencadangan Odoo.

5. www.poltek-kampar.ac.id
Anda dapat menggunakan daftar sembulan untuk memilih basis data yang ingin Anda
buat cadangannya. Kemudian, berikan Kata Sandi Utama. Secara default, kata sandi utama ini
adalah admin. Jika kata sandi salah, Anda akan menerima kesalahan Akses Ditolak. Setelah Anda
memilih database dan memberikan kata sandi master yang valid, klik tombol Cadangkan untuk
mulai membuat cadangan database. Basis data kemudian akan mengunduh melalui browser Anda
sama seperti file lain yang Anda unduh dari Internet. Jika basis data Anda sangat besar, ada
kemungkinan file tidak mudah diunduh.
Memulihkan basis data Odoo
Kemampuan untuk mencadangkan basis data tidak banyak membantu kecuali Anda memiliki
kemampuan untuk memulihkan basis data dan membuatnya kembali dan berjalan kembali. Klik
tombol Pulihkan di menu Manajemen Basis Data untuk membuka formulir Pulihkan Basis Data:
Di sini, tentukan kata sandi utama dan pilih file yang ingin Anda pulihkan. Setelah file dipilih, Anda
harus menentukan nama database baru tempat database akan dipulihkan. Anda juga mendapatkan
opsi untuk memilih Backup Restore atau Salin dari database yang ada sebagai Mode untukrestorasi.
Mengelola pengguna di Odoo
Dalam sistem ERP apa pun, penting untuk memahami sepenuhnya bagaimana pengguna
dan hak akses pengguna dikelola. Ketika Odoo pertama kali diinstal, akun admin dibuat secara
otomatis. Ini adalah akun pengguna super, dan ini adalah satu-satunya yang menyukainya. Dalam
beberapa sistem, akun apa pun dapat diberikan hak administrasi penuh. Namun, Odoo memberikan
izin ke akun administrasi yang tidak dimiliki oleh pengguna lain dalam sistem.

6. www.poltek-kampar.ac.id
Memilih pengguna untuk dikeolla.
Mari kita mulai mencari cara memilih pengguna di Odoo dan bagaimana mereka terikat
dengan catatan mitra dalam sisa aplikasi Odoo. Untuk mengakses daftar pengguna, klik Pengaturan
di menu utama dan kemudian pilih Pengguna di bawah bagian Pengguna di menu sebelah kiri:
Klik pada Mike Ziegler untuk membuka pengguna dan melihat opsi tambahan yang tersedia:
Saat Anda menarik seorang pengguna di instalasi Odoo Anda sendiri, kecil kemungkinan isi
tangkapan layar sebelumnya persis seperti milik Anda. Bergantung pada jenis aplikasi yang diinstal,
aplikasi yang tersedia dan pengaturan teknis akan berubah. Juga, itu umum untuk melihat versi
berbeda dari jendela ini tergantung pada Odoo build yang Anda jalankan.
Memahami mitra terkait Di Odoo,
setiap perusahaan, pelanggan, vendor, dan pengguna memiliki catatan mitra terkait. Di
jendela pengguna, Anda dapat melihat mitra terkait yang ditentukan untuk pengguna tersebut
bersama dengan hyperlink untuk memunculkan catatan mitra. Silakan dan klik tautan mitra terkait
Mike Zeigler untuk memunculkan catatan mitra:

7. www.poltek-kampar.ac.id
Di sini, kami telah memilih tab Penjualan & Pembelian dalam formulir sehingga Anda dapat melihat
bahwa kotak centang Pelanggan dan Pemasok tidak dipilih. Jika diinginkan, kami dapat menjadikan
Mike Zeigler sebagai pelanggan dan / atau pemasok selain menjadi pengguna dengan memilih
kotak centang yang sesuai. Dalam banyak sistem, ada file terpisah untuk vendor, pelanggan, dan
karyawan. Namun, Odoo menganggap setiap orang sebagai mitra. Dalam hal ini, ini adalah catatan
mitra untuk Mike Zeigler. Kami telah mengisi sedikit informasi alamat. Saat mengelola pengguna,
ingatlah bahwa jika Anda tidak dapat menemukan apa yang Anda cari di dalam catatan pengguna,
itu mungkin di dalam catatan mitra terkait.
Mengelola preferensi pengguna
Menggunakan remah roti di bagian atas formulir, kita dapat menavigasi kembali ke
catatan pengguna dan melihat halaman preferensi:

8. www.poltek-kampar.ac.id
Di bagian ini, kami dapat menentukan opsi pelokalan penting yang secara dramatis dapat
mengubah pengalaman pengguna. Kami dapat menentukan salah satu dari banyak bahasa yang
didukung Odoo, serta zona waktu dan tim penjualan default pengguna.
Di bawah bagian Kustomisasi Menu, kami dapat menentukan Home Action untuk pengguna kami.
Ini adalah tindakan yang kami inginkan terjadi ketika pengguna masuk ke Odoo atau ketika mereka
menavigasi ke halaman beranda instalasi. Odoo memberikan nama yang bersahabat untuk berbagai
operasi dalam sistem.
Dalam contoh sebelumnya, kami telah menetapkan Home Action ke Pelanggan. Kali berikutnya
Mike masuk ke Odoo, ia akan secara otomatis dibawa ke daftar Pelanggan di Odoo. Akhirnya, bagian
Preferensi memungkinkan Anda mengelola opsi Olahpesan dan Sosial untuk pengguna. Saat ini,
hanya ada dua opsi untuk menerima notifikasi inbox melalui email. Entah dia tidak akan pernah
menerima notifikasi atau dia akan menerima semua pesan. Anda juga dapat meminta Odoo untuk
menampilkan grup yang disarankan agar pengguna bergabung. Odoo membuat tekad ini
berdasarkan pada pengguna lain dalam sistem, tim penjualan apa yang telah mereka bergabung,
dan faktor lainnya. Terakhir, Anda dapat menggunakan area teks kaya tanda tangan di bagian
bawah untuk menentukan catatan kaki tanda tangan untuk email yang dikirim oleh pengguna ini.

9. www.poltek-kampar.ac.id