VIAA introductie 15/10/14

2. • Algemene
inleiding
door
Nico
Verplancke
Wat
is
VIAA?
Wat
zijn
de
werkingsprincipes
van
VIAA?
• Digitalisering
door
Brecht
Declercq
Overzicht
van
onze
lopende
digitaliseringsprojecten
en
de
dragers
die
gedigitaliseerd
worden
• Archivering
door
Ma:hias
Priem
Wat
kan
het
digi;tale
archief
van
VIAA
betekenen
voor
de
werking
van
uw
organisa;e?
• Interac=e
door
Karen
Vander
Plaetse
Wat
kan
u
met
het
gedigitaliseerde
materiaal
doen?
Wat
doet
VIAA
om
het
materiaal
toegankelijk
te
maken
voor
de
doelgroepen
onderwijs,
onderzoek
en
het
grote
publiek?

3. 59,9%
VAN
DE
FILMS
IN
DE
CULTURELE
ERFGOEDSECTOR
ZIJN
AANGETAST
9,73%
Foto: Packed vzw
VOORBIJ
AUTOKATALYTISCHE
DREMPEL
VRT
COLLECTIE:
3%
VOORBIJ
AUTOKATALYTISCHE
DREMPEL
+
500
000
UUR
audiovisueel
materiaal
in
erfgoed
en
media
archieven
op
bedreigde
dragers

4. DIGITAL
BORN

5. SAMEN
STERKER
Copyright: Het Huis van Alijn

6. DIGITALISEREN
ARCHIVEREN
INTERACTIE

7. Cost
share
R&D
Bib & web
OND
CP’s
Uitwissel-platform
Digitale
innovatie
Return
Cost save
Efficiëntie
en kwaliteit
Duurzaam
reddden

8. BELEIDS-­‐
PRIORITEITEN
Financiering
2015
BREDE
STRUCTURELE
FINANCIERING
VIAA
in
VERANKERING
Krook

9. CONTRACT

10. Samenwerkings-­‐
overeenkomst
Service
Agreement
1
Service
Agreement
2
Service
Agreement
3
Leverschema
Leverschema
Leverschema

11. Samenwerkings-­‐
overeenkomst
• Digitalisering
door
VIAA:
• Inspanning
door
CP
• Kosten
voor
VIAA
• Afspraken
Service
Agreement
• Duurzame
bewaring
door
VIAA
met
garan;e
op
toegankelijkheid
materiaal
en
kwaliteit
bewaring
• Gebruik
door
VIAA
voor
doelgroepen
• Ander
gebruik:
toestemming
CP
vereist
• Kostenbijdrage:
15/TB/jaar

12. THE END!
!

14. Slide 14
VERWELKOMING
NIEUWE
&
KANDIDAAT-CP’S

15. TOUR
DE
TABLE

16. ?
Hoe
verloopt
mijn
samenwerking
met
VIAA?

17. SAMENWERKINGS-­‐
OVEREENKOMST
SERVICE
AGREEMENT
IN
JE
EIGEN
WERKING
VIAA-­‐DOELGROEPEN
VIA
ANDERE
CP’S
ONDERWIJS
ONDERZOEK
BIBLIOTHEKEN
HERGEBRUIK
INGEST
IN
ARCHIEF
TOEGANG
TOT
EIGEN
MATERIAAL
QUALITY
CONTROLS
ANNOTATIE
FEEDBACK
BESTEKKEN
TENDERING
REGISTRATIE
JURY
PLANNING
&
VERPAKKING
OPHALING
&
RETOUR

18. DIGITALISEREN

19. ?
Heb ik zelf inspraak in hoe de
digitalisatie gebeurt?

20. GEOUTSOURCETE
DIGITALISATIE
FEEDBACK
BESTEKKEN
INVENTARISATIE
DEFINITIE
PROJECTEN
UITBREIDING
AANTAL
PARTNERS
PROJECT
TIMELINE

21. ?
Welke
dragers
digitaliseert
VIAA
allemaal?

22. INVENTARISATIE

23. GEOUTSOURCETE
DIGITALISATIE

24. COLLECTIEBELEID
VISIE
OP
PRESERVATIE
BUDGET
PLANNING
CP
RELATIEBEHEER
ARCHIEFLANDSCHAP
PROSPECTIE
ACQUISITIE
DEFINITIE
DIGITALISATIEPROJECTEN
DEFINITIE
PROJECTEN

25. ?
Wanneer gaat er een project
voor mijn dragers van start?

26. PROJECT
TIMELINE

27. HUIDIGE
PROJECTEN:
GOLF
1

28. HUIDIGE
PROJECTEN:
GOLF
2

29. Slide 29
GOLF 2: TIMELINE
10/14
08/14
10/14
bestekken & tendering
voorbereiding registratie en
01/15
08/14
10/14
11/1401/15
verpakking
registratie
test- & pilootfase
01/1509/15
digitalisatie

30. HUIDIGE
PROJECTEN:
GOLF
3

31. Slide 31
GOLF 3: TIMELINE
10/14
07/14
09/14
bestek & tendering
voorbereiding registratie en
03/15
06/14
09/14
12/1402/15
verpakking
registratie
test- & pilootfase
12/1406/16
digitalisatie

32. HUIDIGE
PROJECTEN:
NvdGO

33. DRAGER
TYPES
CONTENT
PROVIDERS
GOLF
1
GOLF
2
GOLF
3
UITBREIDING
AANTAL
PARTNERS

34. ?
Heb
ik
inspraak
in
wie
de
digitalisatie zal uitvoeren?

35. TENDERING
&
JURY
NETWERK
&
EXPERTISE
PROJECT-­‐
FASES
PROJECT-­‐
LEIDERS
STANDAARDEN

36. 36
Projectfases!
1.
PROJECT
DEFINITIE
2.
PROJECT
PLAN
3.
REGISTRATIE
4.
TENDERING
5.
PROJECT
UITWERKING
6.
TESTFASE
7.
PILOOTFASE
8.
PRODUCTIEFASE
PROJECT-­‐
FASES

37. ?
Met
wie
van
VIAA
heb
ik
contact
;jdens
het
proces?

38. PROJECT-­‐
LEIDERS
EN
LOGISTIEK
TUUR
VAN
HOVE
NOORTJE
VERBEKE
LOES
NIJSMANS
POL
CORTHOUTS

39. ?
Hoe ben ik zeker dat
mijn dragers aan de juiste normen
gedigitaliseerd worden?

40. NETWERK
&
EXPERTISE

41. STANDAARDEN

42. REGISTRATIE
&
VERPAKKING
VERPAKKING
REGISTRATIE
AMS
MATERIAAL
BIJBESTELLEN

43. REGISTRATIE

44. AMS

45. ?
Wat
levert
VIAA
aan
en
wat
moet
ik
zelf
voorzien?

46. VERPAKKING

47. BIJBESTELLEN
SUPPORT.VIAA.BE

48. KALENDER
PLANNING
AMS
INPLANNEN
MET
VIAA

49. VOORBEREIDING: SURVEY
Zeer praktisch:
- Wat is de uitgangssituatie bij
jouw instelling?
- Wanneer kan jij de registratie
doen?
- Wanneer past de ophaling?
Doel:
=> VIAA maakt planning
=> VIAA biedt praktische hulp
INPLANNEN
MET
VIAA

50. ?
Hoe
weet
ik
wanneer
mijn
dragers
worden
opgehaald?

51. KALENDER

52. AMS

53. OPHALING
&
RETOUR
AFSPRAKEN
MET
S.P.
DRAGERS
VOLGEN
AMS

54. ?
Wie
verzorgt
het
transport
heen
en
terug?

55. SP
OPHALING EN RETOUR
CP
CP
CP
CP
CP
SP

56. ?
Kan
ik
de
dragers
volgen
;jdens
het
proces?

57. DRAGERS
VOLGEN

58. SAMENWERKINGS-­‐
OVEREENKOMST
SERVICE
AGREEMENT
IN
JE
EIGEN
WERKING
VIAA-­‐DOELGROEPEN
VIA
ANDERE
CP’S
ONDERWIJS
ONDERZOEK
BIBLIOTHEKEN
HERGEBRUIK
INGEST
IN
ARCHIEF
TOEGANG
TOT
EIGEN
MATERIAAL
QUALITY
CONTROLS
ANNOTATIE
FEEDBACK
BESTEKKEN
TENDERING
REGISTRATIE
JURY
PLANNING
&
VERPAKKING
OPHALING
&
RETOUR

60. ARCHIVEREN

61. DIGITAAL ARCHIVEREN
NU IN
Wat? SCOPE
Audiovisueel materiaal
- afkomstig uit digitalisering
- Intake digitale archieven
Voor Wie?
We werken voor 40+ klanten:
- Regionale omroepen: TVL, AVS, TV Brussel, ...
- VRT
- Culturele erfgoed instellingen: MIAT, MAS, ...
- Zuil archieven: Liberaal archief, KADOC, ...

62. DIGITAAL ARCHIVEREN
OUT
OF
SCOPE
Wat doen we niet?
Analoog Collectiebeheer
Opvolging van bruikleen analoge dragers

63. DIGITAAL ARCHIVEREN
Meer dan files digitaal opslaan
• Redundante opslag (meerdere kopieën)
• Bij voorkeur verschillende technologieën
• Open standaarden en easy exit path
Veel meer:
• Technology watch: wat heb ik en is het nog
leesbaar?
• Rotatie: ook de kopieën bij VIAA gaan niet eeuwig
mee
• ....

64. 4. INTERACTIE. Hergebruik
faciliteren.
OAIS
1. INGEST: instroom
van assets volgens
een duidelijk proces
2. PRESERVATIE.
Zorgen dat assets
beschikbaar blijven
3. MANAGEMENT.
Metadata, collectie beheer.
VIAA en CP

66. INGEST
• IMPORT workflow waarin we de instroom:
• Coordineren
• Controleren
• Start bij voor ons bij registratie en eindigt bij
succesvolle archivering
• Elke stap wordt minitieus bijgehouden
• Registratie: door wie, wanneer, welke drager, ...
• Digitalizering: welke firma, welke machine, wanneer, ...
• Archivering: wannneer, kwaliteitscontrole, encoding, ...

67. INGEST - Registratie

68. INGEST - registratie

69. INGEST - digitalizering

70. INGEST - archivering

71. PRESERVATIE

72. DIGITALE PRESERVATIE
Bitwise preservatie
• 3 exemplaren bewaren op verschillende
locaties
• 2 datacenters (Gent, Oostkamp)
• 1 (atoom)-bunker (NL)
• Fixity: files worden systematisch gecontroleerd.
• logfile in PREMIS!

73. Technology
Watch
welke formaten
hebben we?
Welke formaten zijn
eventueel bedreigd?
PRONOM, Scout, ...

74. SAFETY
FIRST!
TECHNOLOGY
en
ORGANISATIE

75. BEHEER

76. BEHEER
MAM
Alles in overleg tussen VIAA en CP
• Ownership ligt bij jullie. Iedereen
krijgt een aantal accounts op het archief.
• Elke organisatie krijgt ‘zijn’ VIAA
• VIAA stelt minimale eisen: metadata, kwaliteit.
• VIAA stelt services ter beschikking om het
beheer te vereenvoudigen

77. BEHEER
MAM

78. META
DATA

79. META
DATA
RECONCILE

80. METADATA
• Technische + Preservatiemetadata MAM
• Verantwoordelijkheid: VIAA
• Descriptieve metadata:
• Verantwoordelijkheid: CP
• Minimal requirements VIAA ism CP’s
• VIAA kan evt tools ter beschikking stellen

81. RAPPORTEREN
• Hoeveel assets zitten er in uw collectie?
• Hoeveel werd het opnieuw gebruikt? Door wie?
• Status van digitaliseringsproces voor mijn
REPORT
collectie?
• Kwaliteit van essence en metadata
• Hoeveel assets hebben we over ....
• Hoeveel H264 codecs zijn er?
• ... input very welcome!

82. EXPORT & INTERACTIE
INTERACTIE NAAR MAM
• Onderwijs
• Research
• BIB
MAAR OOK
• Terug naar de CP (essence en/of metadata)
• Zie: export agreement
• Ook hier: we kijken naar jullie wensen, ideeen om
nieuwe services te ontwikkelen.

83. TOEKOMSTPLANNEN (1)
BORN-DIGITAL Content
• Tweets, Blogs, Websites
• Games, software,
• ...
• Digital black hole. Zie ook VPRO’s
Documentaire.

84. VPRO
Tegenlicht

86. TOEKOMSTPLANNEN (2)
Automatisering en efficientie
• Manueel annoteren is duur en tijdsintensief
• VIAA wil archivarissen een toolset bieden
om
• Automatisch metadata te genereren
• Crowd-sourced metadata te evalueren

87. ARCHIVEREN

88. INTERACTIE

89. Agenda interactie
• Doelgroepen
– Onderwijs
– Bibliotheken
– Wetenschappelijk onderzoek
– CP’s
• Tools

90. AANPAK
AGILE
VRAAGGEDREVEN

91. CONTENT
PROVIDERS
ONDERWIJS
Groot publiek
WETEN-SCHAPPELIJK
ONDERZOEK
4
DOEL
GROEPEN

93. ONDERWIJS

94. Traject
VIAA
Onderwijs
SOTA
Bibliotheken
Stakeholder
input
Intake
survey
Co-­‐crea;e
concept
Veldtest
Co-­‐crea;e
value
Valida;e
survey
SOTA
Co-­‐crea;e
concept
Intake
survey
Veldtest
Co-­‐crea;e
value

95. WERELD
ORIENTATIE
2 test
projecten
14
scholen
TECHNIEK

96. Piloot
project

97. Piloot
project

98. Piloot
project

99. Piloot
project

100. Piloot
project

101. meer
inhoud
meer
schooljaar
gebruikers
14-15

102. meer
inhoud
Vlaams
Kwaliteit
Duurzaam
Lay out
Relevant
Recent
Metadata
zoekfunctie
personaliseren
Leerlingen
Redactioneel
Integraties
Rechten
Infrastructuur
Competenties
Delen
S
W
O
T

103. meer W
inhoud
Relevant
Recent
Metadata
zoekfunctie
GEDETACHEERDE LEERKRACHTEN
LERARENOPLEIDINGEN
PILOOTTRAJECT EDUCATIEVE UITGEVERIJEN
PILOOTTRAJECT CP’S

104. meer W
inhoud
GEDETACHEERDE LEERKRACHTEN
Muzische vorming Wereldoriëntatie
Geschiedenis,
MAVO, PAV
Aardrijkskunde,
Natuurwetenschappen
Nederlands
Relevant
Recent
Metadata
zoekfunctie

105. meer W
inhoud
LERARENOPLEIDINGEN
- Selectie en contextualisering
- Ontwikkeling pedagogiek, didactiek en mediawijs
gebruik van archiefmateriaal in de klas
Relevant
Recent
Metadata
zoekfunctie

106. PILOOTTRAJECT EDUCATIEVE UITGEVERIJEN
meer W
inhoud Relevant
Recent
Metadata
zoekfunctie

107. PILOOTTRAJECT CP’S
meer W
inhoud Relevant
Recent
Metadata
zoekfunctie

108. CONTENT
PROVIDERS
ONDERWIJS
Groot publiek
WETEN-SCHAPPELIJK
ONDERZOEK
4
DOEL
GROEPEN

109. Proeftuin-traject
bibliotheken

110. BIB
medewerker
2 test
projecten
BIB
bezoeker
8
Bibliotheken

111. Piloot
project

112. Piloot
project

113. Piloot
project

114. Piloot
project

115. Piloot
project

116. TESTBIBLIOTHEKEN
Bibliotheek Volgende stap Wanneer
Bibliotheek Gent Veldtest bezoekers 6 en 7 oktober
Bibliotheek Roeselare Veldtest bezoekers 15 oktober
Bibliotheek Genk Brainstorm medewerkers 17 oktober
Bibliotheek Oostende Brainstorm medewerkers 14 oktober
Bibliotheek Brussel Brainstorm medewerkers 20 oktober
Bibliotheek Herzele Brainstorm medewerkers 22 oktober
Bibliotheek Kapellen Materiaal op Testbeeld
plaatsen
Nog vast te leggen
Bibliotheek Leuven Briefing ontvangen Nog vast te leggen

117. VOORLOPIGE RESULTATEN
TESTTRAJECT
• Info- of themastanden
• lokale en nostalgische content
• Integratie in de bibliotheekcatalogus
• Grootste belemmering: infrastructuur,
hardware en vaardigheden van de
bibliotheekmedewerkers

118. CONTENT
PROVIDERS
ONDERWIJS
Groot publiek
WETEN-SCHAPPELIJK
ONDERZOEK
4
DOEL
GROEPEN

119. ALGEMENE DOELSTELLINGEN!
• Awareness
• Ac=va=e
• Crowdsourcing
• (her)gebruik
door
derden
• Wetenschappelijk
onderzoek

120. 4
DOEL
GROEPEN

121. Nieuws van
de Groote
Oorlog

122. Groot publiek
ONDERWIJS
Lokale
partners
WETEN-SCHAPPELIJK
ONDERZOEK
4
DOEL
GROEPEN

123. 11 november 2014
Lancering
Maart 2015
Inhoud + site klaar
2016
Eerste projecten
2018
Overzicht projecten

124. CONTENT
PROVIDERS
ONDERWIJS
BIBLIOTHEKEN
WETEN-SCHAPPELIJK
ONDERZOEK
4
DOEL
GROEPEN

125. SOTA
Wat doen andere instituten/projecten op dit gebied?
Wat zijn Best in Class voorbeelden en best practices?
Organisaties
Tools
Onderzoek

126. CONTENT
PROVIDERS
ONDERWIJS
Groot publiek
WETEN-SCHAPPELIJK
ONDERZOEK
4
DOEL
GROEPEN

127. OBJECTIEF
1. Hoe kunnen CP’s en VIAA krachten
bundelen voor onderwijs,
wetenschappelijk onderzoek, groot
publiek (openbare bibliotheken, sites)
2. Hoe kunnen CP’s het gedigitaliseerd
materiaal gebruiken in publiekswerking.
Welke rol kan VIAA spelen?

128. STAPPENPLAN PROJECT
1. Verkenningsfase
-­‐
SOTA
voor
VIAA
-­‐
Steunpunten:
interviews
en
workshop
-­‐
Instellingen:
t.b.d.
in
deze
workshop
2.
Pilootproject
3.
Plan
van
aanpak
4.
Uitrollen
van
concreet
plan
van
aanpak

129. MEDEWERKING GEVRAAGD
1.
Workshop
4
november
2. Pilootcases
2015

130. VIAA
De Krook

131. Impact van
Digitale media
en informatie

132. Toegang tot en gebruik maken van
digitale informatie
meer impact – meer
competentie – meer toegang

133. LEZING WORKSHOP TOONPLEK PARTNERWERKING LEESZAAL IMPACT
(semi-­‐)
Professionals
Groot
publiek

134. 1
2
3
iMINDS - UGent
WINTERCIRCUS
B-9000 Gent
NIV +02
Schaal :
1/300
IS/NV/ST 14-000000,-- 15/09/2014

135. Industrie
en
overheid
Tech. en
innovatie
Inhoud en
productie
Themas met
impact op
MENS en
Maatschappij
Privacy
commissie,
Data
direc;ve,
interna;onalisering
Facebook,
encryp;e,
Reality
shows,
journalis;ek,
grens
publiek/prive
PRIVACY
DIGITAAL
ARCHIEF
KUNNEN
GEBRUIKEN
EN
ER
MEE
KUNNEN
WERKEN