Unit 4 using microsoft office word 2007 vn

1. Ứng dụng chính
Phần B
Chương 4: Sử dụng Microsoft Word 2007
Bài Chủ đề
16 Tạo mới văn bản
17 Thao tác trên khối văn bản
18 Định dạng văn bản
19 Cài đặt Tabs và Indents
20 Kiểm tra văn bản
21 Định dạng văn bản
22 In văn bản
23 Làm việc với Headers và Footers
24 Sử dụng công cụ định dạng
chế bản
25 Thao tác với Đồ họa
26 Thao tác với Bảng
27 Phổi hợp với những người khác
1© IIG Vietnam

2. Bài 16: Tạo mới văn bản
• nhập văn bản
• chèn hoặc xóa văn bản
• di chuyển trong văn bản
• lưu văn bản lần thứ nhất
• lưu thay đổi vào văn bản đã lưu trước đó
• lưu văn bản với tên khác
• lưu văn bản với định dạng khác
• đóng một văn bản
• mở một hoặc nhiều văn bản
• di chuyển giữa các văn bản
22© IIG Vietnam

3. Nhập và Chỉnh sửa văn bản
Vị trí con trỏ
nhập văn bản
Thanh thẳng đứng nhấp nháy trên màn hình thể hiện
nơi Word sẽ chèn các ký tự hoặc dán một nội dung
Nhập văn bản Word tự động chèn văn bản vào bên phải của vị trí
con trỏ nhập văn bản, di chuyển phần văn bản hiện có
sang phải.
Xóa văn bản Để xóa các ký tự bên phải, nhấn phím .
Để xóa các ký tự bên trái, nhấn phím .
Insert /
Overtype
Nhấn phím để bật chế độ Overtype (chèn ghi
đè); nhấn phím này một lần nữa để bật chế độ Insert
(chèn thường).
Word Wrap Khi đủ số lượng từ trên một dòng, từ kế tiếp tự động
nhảy xuống hàng kế tiếp. Khi không muốn Word
Wrap, nhấn phím để kết thúc đoạn.
Dòng trống Để chèn một dòng trống, nhấn phím ở đầu hoặc
cuối đoạn. 3© IIG Vietnam

4. Nhập và Chỉnh sửa văn bản
• Các khái niệm được áp dụng cho tất cả các chương trình
xử lý văn bản
• Khả năng tạo được các văn bản ngắn như thư từ hoặc
bản ghi nhớ (memos) đến các văn bản dài và phức tạp
hơn như bản thảo (manuscripts), trang web, và sách
quảng cáo (brochures)
• Cung cấp các tài liệu chuyên nghiệp bằng cách áp dụng
nhiều yếu tố thiết kế, và kết hợp các thành phần vào
phong cách và mẫu nhất quán
• Gây ra các lỗi do thiết kế
– Nếu bạn thấy khó đọc thì người khác cũng vậy
4© IIG Vietnam

5. Hiển thị các mã định dạng
• Sử dụng biểu tượng (Show/Hide ¶) để hiển thị hoặc
ẩn các ký tự không in
– Giúp xác định được các mục đã chèn trong văn bản
¶ Hiển thị khi bạn ấn phím
Hiển thị khi bạn ấn phím
Hiển thị khi bạn ấn phím
Biểu thị cho dòng ngắt trang mềm
Biểu thị cho dòng ngắt trang thủ công/
ngắt cứng
5© IIG Vietnam

6. Sử dụng thước kẻ (Ruler)
• Giúp xác định vị trí của văn bản
– Chiều dài của thước kẻ phụ thuộc vào độ phóng to/ thu nhỏ của
màn hình
• Mặc định, đơn vị do lường của thước kẻ là inch
– Có thể thay đổi tại thẻ Display nhóm Advanced của Word
Options
• Sử dụng một trong các cách sau để hiện thị hoặc ẩn
thước kẻ:
– Tại thẻ View, nhóm Show, chọn / bỏ chọn ô Ruler; hoặc
– Nhấp chuột vào biểu tượng (View Ruler) nằm ở phía trên mũi
tên đầu thanh cuộn dọc bên phải cửa sổ văn bản
6© IIG Vietnam

7. Di chuyển vị trí con trỏ nhập văn bản
Hướng di chuyển Nhấn phím Hướng di chuyển Nhấn phím
Ký tự tiếp Dòng tiếp theo
Ký tự trước Dòng trước đó
Từ tiếp theo + Đoạn tiếp theo +
Từ trước đó + Đoạn trước đó +
Đầu dòng Trang màn hình tiếp theo
Cuối dòng Trang màn hình trước đó
Đầu văn bản + Cuối văn bản +
7© IIG Vietnam

8. Sử dụng Thanh cuộn (Scroll Bar)
• Thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar) dùng để di chuyển
góc nhìn văn bản lên hoặc xuống
• Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) dùng để di
chuyển góc nhìn văn bản sang trái hoặc sang phải
• Có 3 cách để di chuyển trong văn bản khi sử dụng các
thanh cuộn:
– Dùng chuột để kéo thanh cuộn lên/ xuống, sang trái/ sang phải
– Nhấp chuột vào mũi tên ở 2 đầu hộp cuộn
– Kéo hộp cuộn
• Nếu đang làm việc trên một văn bản có nhiều trang hoặc
có các tiêu đề thì khi bạn di chuyển thanh cuộn ngang
lên/ xuống sẽ có một Hộp thoại nhỏ (ScreenTip) hiển thị
số trang và tiêu đề
8© IIG Vietnam

9. Lưu văn bản
• Word mặc định lưu với định dạng .docx nằm ở cuối tên
tập tin
– Có thể lưu tập tin với định dạng khác
– Có thể lưu tài liệu ở bất cứ vị trí nào trong máy
• Để lưu tài liệu, sử dụng một trong những biện pháp sau:
– Nhấp chuột vào Office Button sau đó bấm Save hoặc Save As
– Di chuột vào Save As để hiển thị menu con với các loại tập tin
phổ biến để lựa chọn
– Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp chuột vào biểu tượng
(Save)
– Nhấn tổ hợp phím +
9© IIG Vietnam

10. Lưu một văn bản đã lưu trước đó
• Khi muốn thay đổi một văn bản đã lưu trước đó, có hai
lựa chọn lưu sau đây:
– Lưu nội dung văn bản với tên tập tin như cũ: văn bản lưu trước
đó được thay thế bằng văn bản với nội dung đã thay đổi
– Lưu nội dung trong văn bản với tên tập tin khác: giữ nguyên văn
bản đã lưu trước đó và tạo một phiên bản mới của văn bản trước
• Để lưu tài liệu với tên khác, dùng lệnh Save As trên thực
đơn lệnh Office Button
10© IIG Vietnam

11. Lưu văn bản với định dạng khác
• Để lưu văn bản với định dạng khác, sử dụng Save as
type trong hộp thoại lưu (Save dialog box)
• Danh sách mở rộng của các định dạng khác nhau cho
các chương trình được sử dụng phổ biến nhất
– Một lựa chọn cho Word Template (*.dotx)
11© IIG Vietnam

12. Sử dụng Document Properties
• Tổng hợp các điểm chính trong văn bản để trợ giúp tìm
kiếm tập tin
• Thiết lập để xuất hiện mỗi khi bạn lưu, hoặc thêm bằng
tay
• Để nhập thông tin vào mục Document Properties, nhấp
chuột vào Office Button, chọn Prepare, và chọn
Properties
– Nhấp Document Properties, chọn Advanced Properties để
thêm nhiều chi tiết hơn
12© IIG Vietnam

13. Mở một văn bản mới
• Khi bạn mở Word, một văn bản trống sẽ xuất hiện trên
màn hình
• Có thể tạo một văn bản không có định dạng hoặc chọn
trọng các mẫu mà Word cung cấp
• Để tạo mới một văn bản, dùng một trong các cách sau:
– Mở một văn bản trống mới, nhấp Office Button, nhấp Blank
document, sau đó nhấp Create
– Bấm tổ hợp phím +
13© IIG Vietnam

14. Đóng một văn bản
• Đóng văn bàn để giải phóng màn hình và bộ nhớ
• Để đóng văn bản, sử dụng một trong các cách sau:
– Nhấp vào Office Button, chọn Close
– Nhấn tổ hợp phím + hoặc +
• Khi đóng văn bản cuối
cùng trên màn hình,
chỉ có nút Office
hoạt động
14 14© IIG Vietnam

15. Mở một văn bản
• Sử dụng một trong những cách sau để mở một văn bản:
– Nhấp Office Button, chọn tập tin trong danh sách tài liệu gần đây
– Nhấp Office Button, chọn Open
– Nhấn tổ hợp phím + hay +
• Điều hướng trong hộp thoại Open để tìm các tập tin hoặc
thư mục:
– Nhấp vào tên tập tin đó
– Chỉ chuột vào tập tin cần mở, nhấp Open
– Nếu văn bản lưu ở một vị trí khác, chỉ đường dẫn đến vị trí đó và
dùng một trong những cách trên
15© IIG Vietnam

16. Di chuyển giữa các văn bản
• Có thể chuyển đổi giữa nhiều tài liệu thao các cách sau:
– Trên thẻ View, trong nhóm Window, nhấp Switch Windows
– Nhấn vào mục tài liệu trên thanh tác vụ
– Nếu Word trong chế độ xem dạng Restore Down, mở tài liệu có
thể hiển thị trong tầng bố trí, nhấp vào thanh tiêu đề của tài liệu
16© IIG Vietnam

17. Bài 17: Thao tác trên khối văn bản
• chọn các khối văn bản cụ thể
• sử dụng thanh lựa chọn (Selection Bar)
• thay đổi chế độ xem văn bản
• điều chỉnh phóng to/ thu nhỏ
• chỉnh sửa văn bản
• sử dụng lệnh Undo, Redo, và Repeat
• sử dụng lệnh Cut, Copy, và Paste
• sử dụng Office Clipboard
17© IIG Vietnam

18. Chọn khối văn bản
• Để Word xác định
được vị trí phần văn
bản cần thực hiện
các thao tác
• Phần văn bản được
chọn đó vẫn sẽ
giữ nguyên cho đến
khi bạn xóa hoặc
bỏ chọn
• Nếu đánh dấu sai khối hoặc bạn muốn chọn lại, hãy nhấp
chuột vào bất cứ vị trí nào trong văn bản hoặc bấm một
trong các phím mũi tên để bỏ chọn, và bắt đầu chọn lại.
18© IIG Vietnam

19. Chọn khối văn bản liền nhau
• Để chọn khối văn bản bằng cách dùng chuột, vị trí con trỏ
chuột ở đầu văn bản để lựa chọn và sau đó kéo để làm
nổi bật phần văn bản được chọn
– Có thể tăng hoặc giảm lựa chọn khi bạn giữ nút chuột
• Để chọn khối văn bản bằng cách sử dụng bàn phím, tại vị
trí điểm chèn, nhấn phím , và nhấn phím mũi tên để di
chuyển để làm nổi bật phần văn bản được chọn
• Để chọn từ, nhấp đúp chuột vào từ cần chọn
• Để chọn câu nhấn phím và nhấp chuột trên câu đó
• Để chọn đoạn, nhấp chuột ba lần liên tiếp trên đoạn đó
• Để chọn toàn bộ văn bản, làm một trong các cách sau:
– Tại thẻ Home, trong nhóm Editing, chọn Select, chọn Select All
– Nhấn tổ hợp phím +
19© IIG Vietnam

20. Chọn khối văn bản không liền nhau
• Có thể chọn khối văn bản dù khối đó không liền nhau
• Chọn phần đầu tiên của văn bản và sau đó nhấn phím
khi bạn chọn phần văn bản tiếp theo
20© IIG Vietnam

21. Sử dụng thanh lựa chọn (Selection Bar)
• Nằm trong vùng trống ở
cạnh trái của văn bản
– Con trỏ chuột thay đổi sang
• Để thực hiện lựa chọn sử
dụng thanh lựa chọn,
thực hiện một trong các cách sau:
– Đối với dòng văn bản, nhấp chuột vào ở phía bên trái của dòng
văn bản
– Đối với đoạn, nhấp đúp chuột vào ở bên trái của đoạn
– Để chọn toàn bộ văn bản, nhấp chuột ba lần liên tiếp vào bất cứ
nơi nào trong thanh lựa chọn, hoặc nhấn và nhấp vào bất cứ
nơi nào trên thanh lựa chọn
21© IIG Vietnam

22. Thay đổi chế độ xem văn bản
Print Layout Hiển thị nội dung tập tin như khi bạn in.
Full Screen
Reading
Điều chỉnh nội dung văn bản với kích thước của
màn hình chỉ hiển thị văn bản, tương tự như đang
đọc một cuốn sách.
Web Layout Điều chỉnh văn bản và các thành phần khác tương
tự như sử dụng chương trình thiết kế Web để tạo
ra trang Web.
Outline Chế độ hiển thị văn bản dưới các định dạng nhất
định, như kiểu tiêu đề, để tổ chức nội dung.
Draft Hiển thị văn bản theo toàn bộ chiều rộng của màn
hình, chỉ nhìn thấy thanh thước ngang.
22© IIG Vietnam

23. Điều chỉnh phóng to/ thu nhỏ
• Điều chỉnh màn hình hiển thị văn bản bằng cách sử dụng
chức năng Zoom, thẻ View, Zoom level, hoặc Zoom
slider trên thanh trạng thái.
• Có thể thiết lập tỷ lệ phần trăm phóng to từ 10% đến
500%, hoặc toàn bộ chiều rộng của trang
• Chỉ điều khiển được màn hình hiển thị
1
3
2
4
1
2
Zoom Level
Zoom Slider
3
4
Zoom Out
Zoom In
23© IIG Vietnam

24. Chỉnh sửa văn bản
• Quy trình của việc thêm, xoá, hoặc thay đổi văn bản
• Phải lựa chọn, trước khi bạn có thể sửa đổi bất kỳ đoạn
văn bản nào.
• Để thay đổi văn bản hiện hành, sử dụng một trong các
cách sau:
– Chọn văn bản và kiểu văn bản mới để thay thế văn bản cũ.
– Để xóa vài ký tự, sử dụng phím hoặc
– Để xóa số lượng lớn văn bản, chọn văn bản và nhấn phím
– Nếu chế độ Overtype đang hoạt động, có thể gõ trên văn bản
hiện hành
• Hãy cẩn thận khi thay đổi với văn bản đã chọn
– Khi bạn nhấn phím hoặc nhấp chuột tùy chọn, văn bản lựa chọn
bị ảnh hưởng
24© IIG Vietnam

25. Sử dụng lệnh Undo, Redo, và Repeat
• Nếu cần đảo ngược hành động (hoàn tác), kích hoạt lệnh
Undo bằng một trong các cách sau:
– Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp (Undo)
– Nhấn tổ hợp phím +
– Click vào mũi tên cho Undo để hiển thị danh sách
của 100 hành động liên tiếp thực hiện
– Có thể chọn bất kỳ mục trong danh sách để hủy
lệnh này và tất cả các lệnh được thực hiện kể từ đó
• Nếu muốn giữ lại thao tác đã Undo, có thể dùng lệnh
Redo hoặc Repeat bằng một trong những cách sau:
– Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp (Redo/Repeat)
– Nhấn tổ hợp phím +
25© IIG Vietnam

26. Sử dụng lệnh Cut, Copy, và Paste
• Cut
– Cắt hoặc di chuyển một đối tượng đã chọn nào đó vào bộ nhớ
Clipboard.
• Copy
– Chép một đối tượng đã chọn nào đó vào bộ nhớ Clipboard.
• Paste
– Dán đoạn văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ văn bản.
• Bộ nhớ Clipboard lưu tạm thời các đối tượng được cắt
hoặc sao chép
– có thể dán các đối tượng đó vào bất cứ vị trí nào bạn muốn
26© IIG Vietnam

27. Sử dụng lệnh Cut, Copy, và Paste
• Để cắt một đối tượng, chọn đối thượng và thực hiện một trong các
cách sau:
– Tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp
– Nhấn tổ hợp phím +
– Nhấp chuột phải lên đối tượng, sau đó nhấp chọn Cut
– Kéo đối tượng đã chọn đến vị trí mới
• Để sao chép một đối tượng, chọn đối thượng và thực hiện một trong
các cách sau:
– Tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp
– Nhấn tổ hợp phím +
– Nhấp chuột phải lên đối tượng, sau đó nhấp chọn Copy
• Để dán một đối tượng, đặt con trỏ chèn văn bản vào vị trí muốn dán
và thực hiện một trong các cách sau:
– Tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp chọn Paste
– Nhấn tổ hợp phím +
– Nhấp chuột phải lên đối tượng, sau đó nhấp chọn Paste
27© IIG Vietnam

28. Sử dụng Office Clipboard
• Có thể lưu trữ và lấy 24 đối tượng
• Hiển thị nội dung trong Clipboard với biểu tượng đại diện
cho chương trình gốc của từng đối tượng
• Để hiển thị của sổ thao tác Clipboard,
tại thẻ Home, nhóm Clipboard ,
nhấp Dialog box launcher
– Paste All: Dán tất cả các đối tượng cùng một lúc
theo thứ tự xuất hiện trong Clipboard
– Clear All: Xóa tất cả đối tượng từ Clipboard
– Options: Cho phép chọn lựa các thao tác trong
Clipboard
• Để dán một đối tượng vào một vị trí nào đó trong văn
bản, nhấp chuột vào đối tương đó trong Clipboard
28© IIG Vietnam

29. Sử dụng Office Clipboard
• Khi di chuyển chuột vào đối tượng trên Clipboard, một
mũi tên chỉ xuống sẽ xuất hiện ngay phía bên phải của
đối tượng
– Nhấp chuột vào mũi tên để xem tùy chọn Delete hoặc Paste
• Sử dụng Paste Special để chèn mục hoặc đối tượng mà
bạn tạo ra trong một chương trình khác
– Để kịch hoạt lệnh Paste
Special , tại thẻ Home,
mục Clipboard, nhấp vào
mũi tên ở nút Paste, sau đó
nhấp Paste Special.
29© IIG Vietnam

30. Bài 18: Định dạng văn bản
• định dạng văn bản
• canh chỉnh đoạn văn bản
• sử dụng công cụ Format Painter
30© IIG Vietnam

31. Định dạng các ký tự trong văn bản
• Font
– Hiển thị các kiểu ký tự cho văn bản trên màn hình và bản in.
• Font Size
– Đề cập đến chiều cao của các ký tự.
• Character Formatting
– Đề cập đến các biến đổi cách điệu đặc biệt áp dụng cho các ký tự
đơn giản để làm cho chúng nổi bật so với các văn bản khác.
• Effects
– Đề cập đến hiệu ứng đặc biệt bạn có thể thêm vào văn bản.
31© IIG Vietnam

32. Định dạng các ký tự trong văn bản
• Có thể áp dụng định dạng cho văn bản khi bạn gõ hoặc sau khi văn
bản được gõ
• Để áp dụng định dạng cho các ký tự trong văn bản, thực hiện một
trong các cách sau:
– Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấp vào các nút định dạng phù hợp
– Sử dụng các tùy chọn định dạng trong hộp thoại Font
– Bấm các phím tắt đại diện cho tùy chọn định dạng được dùng
– Bấm chuột phải vào văn bản, sau đó nhấp chọn mục Font
– Nhấp vào các tùy chọn trên thanh công cụ Mini.
• Có thể bật / tắt hầu hết các tính năng định dạng bằng cách nhấn vào
nút tương ứng
• Chức năng được kích hoạt xuất hiện bằng một màu khác so với các
nút khác
• Mũi tên bên cạnh nút cho biết các tùy chọn bổ sung cho tính năng đó
• Để loại bỏ tất cả các định dạng văn bản đã chọn, tại thẻ Home,
nhóm Font, nhấp Clear Formatting.
32© IIG Vietnam

33. Sử dụng lệnh trong hộp thoại Font
• Chứa các tùy chọn cơ bản
và tùy chọn bổ sung để định
dạng văn bản
• Để truy cập hộp thoại Font,
thực hiện một trong các
cách sau:
– Tại thẻ Home, nhóm Font,
nhấp Font Dialog box
launcher
– Nhấn tổ hợp phím +
33© IIG Vietnam

34. Canh chỉnh đoạn văn bản
Align Left Canh lề trái của văn bản, để lề phải không đồng đều.
Center Canh giữa lề trái và lề phải của trang.
Align Right Canh lề phải của văn bản, để lề trái không đồng đều.
Justify Canh đều cả hai bên lề trái, lề phải của văn bản và ngay
cả khoảng cách giữa các ký tự trong mỗi dòng, ngoại trừ
dòng cuối cùng của mỗi đoạn.
• Định dạng đoạn ảnh hưởng đến toàn bộ đoạn
• Văn bản có thể được canh chỉnh khi bạn gõ văn bản hiện hành
• Để thay đổi sự canh chỉnh của văn bản hiện hành, đặt vị trí con trỏ
chuột ở bất cứ nơi nào trong đoạn và chọn loại canh chỉnh phù hợp
để sử dụng
34© IIG Vietnam

35. Canh chỉnh đoạn văn bản
• Để thực hiện tùy chọn canh chỉnh, thực hiện một trong
các cách sau:
– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp Paragraph Dialog box
launcher để mở hộp thoại Paragraph. Chọn thẻ Indents and
Spacing, nhấp vào mũi tên ở mục Alignment, và chọn định dạng
canh chỉnh bạn muốn
– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph,
chọn nút canh chỉnh bạn muốn
– Nhấn một trong các tổ hợp
phím tắt sau đây:
Canh trái +
Canh giữa +
Canh phải +
Canh đều hai bên +
3 4
1 2
1
2
Canh trái
Canh phải
3
4
Canh giữa
Canh đều hai bên
35© IIG Vietnam

36. Ssử dụng công cụ Format Painter
• Áp dụng các tùy chọn định dạng tương tự từ một đoạn
văn bản khác trong tài liệu mà không áp dụng mỗi lựa
chọn định dạng riêng lẻ mỗi lần
• Khi tính năng được kích hoạt, con trỏ chuột thay đổi sang
• Để áp dụng định dạng từ đoạn văn bản này sang đoạn
văn bản khác, tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp
sau đó nhấp chuột vào đoạn văn bản mà muốn áp dụng
• Để áp dụng định dạng cho nhiều đoạn văn bản, tại thẻ
Home, nhóm Clipboard, nhấp đúp vào
sau đó nhấp vào từng đoạn văn bản muốn áp dụng
36© IIG Vietnam

37. Bài 19: Cài đặt Tabs và Indents
• xác định các thiết lập hoặc các vị trí mốc dừng (tab)
• nhận biết các loại khác nhau của các thiết lập tab
• thiết lập một vị trí tab
• thay đổi một vị trí tab
• nhận biết các loại khác nhau của thụt lề (indents)
• thiết lập một indent
• điều chỉnh một indent
• thêm biểu tượng và đánh số (bullets and numbering)
37© IIG Vietnam

38. Tìm hiểu về các thiết lập tab
1 Left TabTab Selector Box 2 3 Right TabCenter Tab 4 Decimal Tab5
1 2 3 4 5
38© IIG Vietnam

39. Tìm hiểu về các thiết lập tab
Left Canh lề văn bản dọc theo cạnh trái của cột, các ký tự dịch
chuyển sang phải ngay khi bạn gõ.
Center Trung tâm văn bản ở giữa của cột; các ký tự dịch chuyển
đều sang trái và phải.
Right Canh lề văn bản dọc theo cạnh phải của cột, các ký tự dịch
chuyển sang trái.
Decimal Canh lề cột số dấu thập phân; văn bản chuyển sang bên
trái của dấu thập phân cho đến khi nhập dấu thập phân,
sau đó văn bản chuyển sang phải.
Bar Hiển thị đường thẳng đứng nhỏ như dấu phân cách giữa
các cột trước và sau.
• Nhấp vào Tab Selector để lựa chọn kiểu canh lề
39© IIG Vietnam

40. Tìm hiểu về các thiết lập tab
• Khoảng cách dừng của tab trái là 0.5“ theo mặc định.
• Nhấn phím để di chuyển từ một cột đến cột kế tiếp khi gõ văn bản
• Có thể thiết lập các thiết lập tab mới trước khi đánh máy, hoặc áp dụng đối
với văn bản hiện hành
• Sử dụng (Show/Hide ¶) để hiển thị cho mỗi lần được sử dụng
• Sử dụng thước kẻ (Ruler) là cách nhanh nhất thiết lập và điều chỉnh các tab
• Sử dụng hộp thoại Tabs để thiết lập vị trí tab chính xác hoặc các dot leaders:
– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp Dialog box launcher,
nhấp nút Tabs ở góc bên trái phía dưới; hoặc
– Nhấp đúp vào biểu tượng tab bên trái thanh thước để trực tiếp
mở hộp thoại Tabs.
• Để đặt điểm dừng tab chính xác trên thanh thước, bấm và giữ phím khi
nhấp vào vị trí đặt tab.
• Nhấp vào hộp thoại Tab Selector cho các kiểu canh chỉnh và nhấp vào thanh
thước cho các điểm dừng tab
• Để xóa tab, nhấp và kéo tab đó ra khỏi thanh thước kẻ
• Để điều chỉnh canh lề tab, nhấp vào tab đó để chuyển sang kiểu canh lề mới
40© IIG Vietnam

41. Làm việc với Indents
Left Indent
(Thụt lề trái)
Thụt lề bên trái; thường sử dụng cho các
danh mục.
Right Indent
(Thụt lề phải)
Thụt lề bên phải; thường sử dụng cùng kiểu
thụt lề trái để đánh dấu các trích dẫn.
First Line Indent
(Thụt lề dòng đầu tiên)
Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn văn bằng
cách tạo một khoảng cách với lề trái.
Hanging Indent (Thụt
dòng tất cả trừ dòng
đầu tiên của đoạn)
Canh chỉnh dòng đầu tiên của đoạn bằng với
lề văn bản, các dòng còn lại cách lề trái một
khoảng.
• Có thể thiết lập indents bằng cách đánh dấu indent vào
thanh thước kẻ
1 Hanging IndentSelector Box 2 3 Right IndentFirst Line Indent 4 Left Indent5
5
1 2 3 4
41© IIG Vietnam

42. Làm việc với Indents
• Để thiết lập indents chính xác:
– Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph,
đặt khoảng thụt lề từ lề Left (Trái)
hoặc Right (Phải); hoặc
– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph,
nhấp vào Dialog box launcher.
• Một khi văn bản được thục lề, có thể điều chỉnh bằng cách:
– Kéo dấu thụt lề sang vị trí mới thích hợp trên thanh thước kẻ; hoặc
– Trên tab Home, nhóm Paragraph, nhấnDialog box launcher, và đưa ra
những thay đổi thích hợp trong khu vực Indentation
• Có thể tăng hoặc giảm khoảng thụt lề trên thanh thước từ
điểm dừng tab mặc định.
– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp (Increase Indent)
hoặc (Decrease Indent) để di chuyển khoảng thụt lề
42© IIG Vietnam

43. Thêm biểu tượng và đánh số
(bullets and numbering)
• Sừ dùng biểu tượng nếu như danh mục đó không có thứ tự ưu
tiên, hoặc đánh số thứ tự nếu muốn tạo một danh mục ưu tiên,
hoặc dùng chức năng Outline để trình bày một quá trình.
• Các loại biểu tượng và đánh số (bullets and numbering) phổ
biến nhất có sẵn được sử dụng.
• Để áp dụng dạng danh sách (list)
cho cách đoạn văn bản, tại thẻ Home,
nhóm Paragraph, nhấp vào mũi tên
tại các nút để tương ứng
– Mặc định, kiểu biểu tượng và số dùng gần nhất sẽ được hiển thị
– Để chọn kiểu mới, nhấp vào mũi tên bên cạnh nút đó
• Thuận lợi của việc sử dụng chức năng tạo danh sách tự động
để tổ chức thông tin là khi cần di chuyển hoặc sao chép một
đối tượng nào đó thuộc danh sách được đánh số hoặc đặt
biểu tượng
3
1 2
1
2
Bullets
Multilevel List
3 Numbering
43© IIG Vietnam

44. Tùy biến Danh mục
• Có thể tùy chỉnh các
biểu tượng và số
• Cũng có thể xác định phong cách
mới cho biểu tượng và số
44© IIG Vietnam

45. Bài 20: Kiểm tra văn bản
• kiểm tra chính tả văn bản
• kiểm tra ngữ pháp văn bản
• tìm và thay thế các đối tượng
• sử dụng từ điển thesaurus
(từ điển đồng nghĩa/ trái nghĩa)
• nghiên cứu đối tượng
• hiển thị thông số văn bản
45© IIG Vietnam

46. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
• Luôn luôn minh chứng văn bản cho bất kỳ lỗi nào
• Kiểm tra chính tả đối với:
– Không đúng chính tả
– Các từ lặp đi lặp lại
– Những lần xuất hiện của chữ viết hoa không chính xác
• Ngữ pháp sử dụng ngữ pháp ngôn ngữ tự nhiên để phát
hiện lỗi
• Làm việc trong nền để kiểm tra lỗiWorks in background to
check for mistakes
– Lỗi chính tả có đường lượn sóng màu đó
– Lỗi ngữ pháp có đường lượn sóng màu xanh
– Đường lượn sóng màu xanh da trời đề cập đến một lỗi ngữ cảnh
46© IIG Vietnam

47. • Để kích hoạt chức năng chính tả và ngữ pháp (Spelling
and Grammar), sử dụng một trong những cách sau:
– Tại thẻ Review, nhóm Proofing, nhấp Spelling & Grammar
– Nhấn phím
• Lỗi đầu tiên hiển thị trong hộp thoại Spelling and
Grammar với màu sắc tương tự như loại lỗi
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
47© IIG Vietnam

48. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Not in Dictionary Hiển thị từ có lỗi trong hộp văn bản và các từ xung quanh từ đó.
Suggestions Hiển thị các gợi ý thay thế cho từ có lỗi. Nếu từ đúng có trong danh
sách các gợi ý, nhấp vào từ đó, sau đó nhấp Change, hoặc nhấp
đúp lên từ đó
Ignore Once Bỏ qua từ đang kiểm tra để chuyển qua từ có lỗi khác.
Ignore All Bỏ qua tất cả các dạng lỗi đang kiểm tra.
Add to Dictionary Thêm từ đang kiểm tra vào từ điển tùy chọn.
Change Thay từ đang kiểm tra bằng từ chọn trong hộp Suggestions.
Change All Thay đổi tất cả các dạng lỗi đang kiểm tra bằng từ chọn trong hộp
Suggestions.
AutoCorrect Thêm từ đang sửa vào danh sách AutoCorrect để mỗi khi bạn gặp
lỗi đó, Word sẽ tự động sửa lỗi đó cho bạn.
Check grammar Chọn để kiểm tra ngữ pháp cùng một lúc như lỗi chính tả.
Options Cho phép tùy chọn chức năng spelling and grammar.
Undo Hủy bỏ thay đổi chỉnh sửa lỗi vừa thực hiện theo thứ tự.
48© IIG Vietnam

49. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
[Rule] box Hiển thị lý do tại sao văn bản được đánh dấu là có lỗi.
Suggestions Cung cấp danh sách gợi ý làm thế nào để sửa chữa lỗi này.
Ignore Once Bỏ qua lỗi đang kiểm tra để tiếp tục tìm lỗi tương tự khác.
Ignore Rule Bỏ qua lỗi cấu trúc đang kiểm tra trong cả văn bản.
Next Sentence Chuyển đến câu tiếp theo có lỗi cấu trúc.
Change Thay câu đang kiểm tra tại [Rule] box bằng câu bạn chọn ở hộp
Suggestions.
Explain Cung cấp giải thích lỗi và gợi ý sửa lỗi.
Options Cho phép tùy chọn chức năng spelling and grammar.
49© IIG Vietnam

50. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
• Lỗi bối cảnh (Contextual error)
– Đề cập đến các từ có âm thanh tương tự nhưng cách viết và ý
nghĩa khác nhau
50© IIG Vietnam

51. Sử dụng từ điển thesaurus
• Tìm kiếm và hiển thị từ đồng nghĩa và trái nghĩa
• Để kích hoạt từ điển Thesaurus, sử dụng
một trong những cách sau:
– Tại thẻ Review, nhóm Proofing, nhấp Thesaurus
– Nhấn tổ hợp phím +
– Nhấn phím khi bạn nhấp chuột vào từ cần tra
– Nhấp chuột phải lên từ cần tra, nhấp Synonyms,
và nhấp Thesaurus
• Trên thực tế đã kích hoạt công cụ nghiên cứu
(Research Tool) của Word
– Sử dụng như bản sao cứng của sách tham khảo51
© IIG Vietnam

52. Tìm kiếm đối tượng
• Có thể xác định vị trí xuất hiện của từ cụ thể, cụm từ, ký
hiệu, mã số, hoặc bất kỳ sự kết hợp của các đối tượng
• Để kích hoạt chức năng Find, sử dụng một trong những
cách sau:
– Tại thẻ Home, nhóm Editing, nhấp Find
– Nhấp vào ô page number trên thanh trạng thái, sau đó nhấp vào
thẻ Find
– Nhấn tổ hợp phím +
52© IIG Vietnam

53. Tìm kiếm đối tượng
Find what Nhập vào mục này từ, cụm từ, ký hiệu hoặc mã số
bạn muốn tìm kiếm.
More Hiển thị các tùy chọn giúp Word giới hạn phạm vi tìm kiếm.
Reading
Highlight
Đánh dấu tất cả các đối tượng tìm được trong văn bản,
trong mục headers & footers và các hộp ký tự.
Match case Tìm kiếm các từ theo đúng dạng của từ nhập vào hộp Find
what .
Find whole
words only
Chỉ tìm đúng từ nhập vào, bỏ qua tất cả các từ chỉ có một
phần giống với từ đang tìm kiếm.
Use wildcards Sử dụng ? (dấu chấm hỏi) để đại diện cho một ký tự nào đó
trong từ.
Sounds like Cho phép sử dụng âm đánh vần của từ để giới hạn phạm vi
tìm kiếm.
53© IIG Vietnam

54. Tìm kiếm đối tượng
Find all word forms Tìm kiếm tất cả các dạng của từ đó, như danh từ, động
từ, tính từ, trạng từ, từ số ít hoặc từ số nhiều, và cả
dạng chia động từ.
Match prefix Cho phép bạn tìm tất cả các từ bắt đầu bằng một ký tự
cụ thể nào đó.
Match suffix Cho phép bạn tìm kiếm các từ có phần kết thúc giống
các ký tự mà bạn nhập.
Ignore punctuation
characters
Bỏ qua các dấu câu như dấu phẩy, dấu hai chấm, dấu
chấm phẩy, dấu chấm.
Ignore white space
characters
Bỏ qua các dạng biến cách hoặc non-breaking spaces
hoặc biểu tượng tab.
Format Bao gồm định dạng áp dụng cho từ muốn tìm kiếm.
Special Tìm kiếm các ký hiệu đặc biệt
No Formatting Xóa các định dạng đã thiết lập trong hộp Find what tại
nút Format. 54© IIG Vietnam

55. Thay thế đối tượng
• Tìm đối tượng để thay thế với cái gì đó mà bạn chỉ định
• Có thể áp dụng các tiêu chí tìm kiếm tương tự như đối
với tính năng tìm kiếm
• Để kích hoạt chức năng thay thế, sử dụng một trong
những cách sau:
– Tại thẻ Home, nhóm Editing, nhấp Replace
– Nhấn tổ hợp phím +
– Nếu hộp thoại Find and Replace đang mở, nhấp vào thẻ Replace
55© IIG Vietnam

56. Sử dụng công cụ Research
• Để kích hoạt tùy chọn Research,
sử dụng một trong những cách sau:
– Tại thẻ Review, nhóm Proofing,
nhấp Research
– Nhấn phím và nhấp vào văn bản
Search for Nhập vào thông tin cần tìm.
Reference Danh mục các nguồn nơi bạn có thể
tìm thấy thông tin phù hợp với tiêu chí
tìm kiếm.
Get services
on Office
Marketplace
Tìm kiếm trực tuyến qua trang web
Microsoft Office Marketplace tìm thêm
các dịch vụ nghiên cứu.
Research
options
Hiển thị danh sách các nguồn để tìm
thấy phù hợp tiêu chí tìm kiếm.
56© IIG Vietnam

57. Sử dụng các thống kê văn bản
• Để lấy số liệu thống kê, sử dụng một trong các cách sau:
– Tại thẻ Review, nhóm Proofing, nhấp Word Count
– nhấp vào mục (Word Count) trên thanh trạng thái
57© IIG Vietnam

58. Bài 21: Định dạng văn bản
• thay đổi khoảng cách dòng
• Chèn các kí tự đặc biệt
• thay đổi kích thước trang
• thay đổi lề văn bản
• chèn thời gian vào trong văn bản
58© IIG Vietnam

59. Thay đổi khoảng cách dòng
• Đề cập đến khoảng cách không gian giữa các dòng của
văn bản, tính từ đường cơ sở của dòng cơ bản tiếp theo
• Cài đặt Line Spacing bằng cách sử dụng một trong
những cách sau:
– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp (Line and Paragraph
Spacing)
– Tại thẻ Home tab, nhóm Paragraph, nhấp Dialog box launcher.
Sau đó, tại thẻ Indents and Spacing trong hộp thoại Paragraph,
nhấp vào mũi tên ở mục Line spacing
– Nhấn các tổ hợp phím tắt thông dụng như:
Single +
One-and-a-Half +
Double +
59© IIG Vietnam

60. Thiết lập khoảng cách đoạn
• Đề cập đến khoảng cách không gian giữa các đoạn văn
bản với nhau
• Để thiết lập hoặc thay đổi khoảng cách đoạn, dùng một
trong những cách sau đây:
– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp vào Dialog box launcher.
Sau đó, tại mục Spacing, chọn khoảng cách phù hợp
– Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, đặt khoảng cách phù hợp
60© IIG Vietnam

61. Thay đổi kích thước trang
• Để thay đổi kích thước trang của văn bản, thực hiện một
trong các cách sau:
– Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấp Size
– Nhấp đúp vào bất cứ vị trí nào trên phần tối của thanh thước, sau
đó nhấp vào thẻ Paper
61© IIG Vietnam

62. Thay đổi hướng trang (Orientation)
• Portrait là hướng trang thẳng đứng
• Landscape là hướng trang nằm ngang
• Để cài đặt hướng trang, sử dụng một trong các cách sau:
– Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup,
nhấp Orientation
– Nhấp đúp vào bất cứ vị trí nào trên phần tối của thanh thước, sau
đó nhấp vào thẻ Margins, và chọn hướng trang sử dụng
62© IIG Vietnam

63. Thay đổi lề văn bản
• Xác định khoảng không gian giữa các cạnh giấy và khu
vực mà văn bản in
• Phải đặt chế độ xem trang Print Layout để các mũi tên
điều chỉnh lề hiển thị trên thước ngang và thước dọc
• Ranh giới của văn bản nằm ở dòng phân chia giữa phần
sáng (lề trong) và phần tối (lề ngoài) trên thanh thước
3
1 2
1
2
Left Margin Marker
Right Margin Marker
3 Top Margin Marker
63© IIG Vietnam

64. Thay đổi lề văn bản
• Để thay đổi lề văn bản, sử dụng một trong cách cách
sau đây:
– Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup,
nhấp Margins
– Sử dụng thanh thước: chỉ chuột vào dấu lề và
kéo đến khoảng bạn muốn
– Nhấp đúp chuột vào phần tối trên thanh thước ngang/ dọc
64© IIG Vietnam

65. Chèn các kí tự đặc biệt
• Để chèn các kí tự đặc biệt,
sử dụng một trong các cách sau:
– Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấp
– Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấp Symbol, sau đó nhấp More
Symbols.
65© IIG Vietnam

66. Chèn các kí tự đặc biệt
• Sử dụng tab Special Characters cho các ký tự thường
không xuất hiện trong in ấn
66© IIG Vietnam

67. Chèn thời gian vào trong văn bản
• Chèn ngày giờ hiện tại như ngày nhận, hoặc để hiển thị
ngày hiện tại
• Để chèn ngày và thời gian, trên tab Insert, trong nhóm
Text, nhấp
– Lựa chọn từ nhiều định dạng
ngày tháng và thời gian
– Để thiết lập văn bản luôn luôn
hiển thị ngày hiện tại, nhấp chọn
Update automatically
67© IIG Vietnam

68. Bài 22: In văn bản
• xem trước văn bản
• thay đổi độ phóng to/ thu nhỏ văn bản đang xem trước
• in tài liệu để cho ra các sản phẩm khác nhau
• quản lý các tài liệu in
• nhận dạng các vấn đề thường gặp khi in
68© IIG Vietnam

69. Xem trước văn bản
• Xem văn bản như lúc nó sẽ xuất hiện khi in
– Có thể xem lại tài liệu trước khi phân phối và thực hiện chỉnh sửa
nếu có vấn đề với diện mạo hoặc tổ chức văn bản
• Để xem trước văn bản,
nhấp vào nút Office,
bấm Print,
nhấp vào Print Preview
69© IIG Vietnam

70. Xem trước văn bản
• Có nhiều tùy chọn tương tự có sẵn để quản lý tài liệu
trong chế độ xem dạng Print Layout hoặc Draft
• Tab Print Preview bao gồm các lệnh để di chuyển xung
quanh các chế độ xem này
• Vị trí chuột trên văn bản xem trước được hiển thị hoặc
để phóng to hoặc thu nhỏ độ phóng đại trước
70© IIG Vietnam

71. In văn bản
• Một số cách khác nhau để in với sự lựa chọn in tất cả
hoặc một phần của văn bản
• Để cài đặt các tùy chọn in văn bản cụ thể, sử dụng một
trong những cách sau:
– Nhấp vào Office Button
và chọn Print
– Nhấn tổ hợp phím +
– Trong chế độ Print Preview,
nhấp Print
71© IIG Vietnam

72. Quản lý các tài liệu in
• Sử dụng hàng đợi (queue) in để kiểm tra tình trạng máy in,
nhìn thấy số tài liệu trong hàng đợi in, tạm dừng hoặc hủy bỏ
yêu cầu in
• Để truy cập vào hàng đợi in, nhấp Start, Control Panel, tại
mục Hardware and Sound, nhấp Printer, sau đó chọn biểu
tượng của máy in
– Document Name: Tên của tài liệu in.
– Status: Trạng thái in hiện hành.
– Owner: Tên người thực hiện lệnh in.
– Pages/Size: Số lượng các trang in và dung lượng của văn bản đó.
– Submitted: Thời gian, ngày, tháng văn bản được thực hiện lệnh in.
• Để thay đổi tình trạng văn bản, kích chuột phải vào tập tin
trong hàng đợi và sau đó bấm vào lệnh thích hợp.
• Có sự cho phép in ấn và quản lý các văn bản.
72© IIG Vietnam

73. Tìm hiểu các định dạng đầu ra khác nhau
• PDF
– Chia sẻ tài liệu Word với những người khác có thể không có cài đặt
chương trình Word
– Giao diện được bảo tồn nhưng không thể chỉnh sửa tài liệu như
trong Word
– Nói chung làm giảm kích thước tài liệu
• Fax
– Người nhận sẽ nhận được văn bản in hoặc phiên bản trực tuyến
– Không thể thay đổi định dạng đầu ra này
• E-mail Attachment
– Gửi tài liệu dạng e-mail, hoặc đính kèm
• Web Content
– Thiết lập trang web trên mạng nội bộ của tổ chức hoặc trên website
73© IIG Vietnam

74. Nhận dạng các vấn đề thường gặp khi in
• Nếu bản in không hiển thị tất cả các thông tin từ tập tin nguyên
bản, kiểm tra xem bao nhiêu bộ nhớ có sẵn trên máy in
• Nếu phông chữ không nhìn giống nhau trong in ấn và trên màn
hình, kiểm tra xem phông chữ có sẵn trên máy in không.
• Nếu khi in ra, phần văn bản không gần với mép lề như hiển thị
trên màn hình, hãy kiểm tra cài đặt máy in
• Đảm bảo máy in trực tuyến, trữ giấy, mực in, kết nối vào mạng,
không có thông báo lỗi, hoặc máy in chính xác
• Nếu thông báo lỗi hiển thị, hãy thử các cách sửa lỗi đơn giản
• Kiểm tra nếu có ai cập nhật hoặc thay đổi trình điều khiển máy in
• Nếu màu sắc không phù hợp với những gì hiện trên màn hình,
có thể là do máy in hoặc màn hình
• Kiểm tra máy in và cài đặt tập tin trước khi gửi để in
74© IIG Vietnam

75. Bài 23: Làm việc với Headers và Footers
• chèn ngắt trang
• chèn ngắt đoạn
• tạo header hoặc footer
• chỉnh sửa header hoặc footer
• Đánh số trang
75© IIG Vietnam

76. Chèn ngắt trang
• Khi có đủ văn bản lấp đầy
trang, ngắt trang mềm được
tự động chèn vào
• Để ngắt trang tại vị trí cụ thể,
sử dụng ngắt trang cứng
hoặc thủ công, sử dụng một trong các cách sau:
– Trên tab Insert, vào nhóm lệnh Pages, nhấp vào Page Break
– Nhấn tổ hợp phím +
– Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, nhấp vào
Breaks, và rồi nhấp vào Page
• Xóa dấu ngắt trang thủ công theo cách tương tự như khi
xóa một ký tự chữ.
76© IIG Vietnam

77. Sử dụng ngắt phân trang (Section Breaks)
• Dấu ngắt phân trang được chèn vào văn bản khi bố cục
trang thay đổi
• Next Page
– Bắt đầu phân trang mới ở trang kế tiếp
• Continuous
– Bắt đầu phân trang mới ở cùng trang
• Even Page
– Bắt đầu phân trang mới ở trang chẵn kế tiếp
• Odd Page
– Bắt đầu phân trang mới ở trang lẻ kế tiếp
• Có thể gỡ ngắt đoạn theo cách tương tự như ngắt trang
77© IIG Vietnam

78. Sử dụng Headers và Footers
• Dạng văn bản hoặc đồ họa xuất hiện ở đầu hoặc cuối
mỗi trang
– Có thể giống nhau trên mỗi trang, xen kẽ số trang chẵn và số
trang lẻ, hoặc thay đổi từ một chương của tài liệu lớn tiếp theo
• In header trong lề trên và in footer trong lề dưới
• có thể tạo header và footer dùng tab Insert và nhóm lệnh
Header & Footer
– Ribbon công cụ Header & Footer xuất hiện cho sửa đổi
78© IIG Vietnam

79. Tạo Headers và Footers
• Một dòng kẻ đứt nét có thẻ nhận dạng sẽ xuất hiện ở lề trên
hoặc lề dưới của mỗi trang
– Nhập hoặc sửa đổi văn bản hoặc các thành phần cho header hoặc footer
• Trong văn bản có phần ngắt, Word xác định các phần khác
nhau trong header hoặc footer
• Link to Previous sử dụng header hoặc footer từ phần trước
• Hai tab dừng mặc định thiết lập cho headers and footers
• Thông thường bao gồm không quá hai hoặc ba dòng văn bản
• Để chỉnh sửa header hoặc footer hiện hành, nhấp đúp chuột
vào header hoặc footer
• Để sử dụng header hoặc footer khác với trang đầu tiên, ở
Header & Footer Tools, tab Design, vào nhóm lệnh Options,
nhấp vào Different First Page để bật tính năng này
79© IIG Vietnam

80. Đánh số trang
• Để chèn số trang vào văn bản, trên tab Insert,
vào nhóm lệnh Header & Footer, nhấp vào
Page Number
– Top of Page: Hiển thị các vị trí có thể đặt số trang ở đầu trang.
– Bottom of Page: Hiển thị các vị trí có thể đặt số trang ở
cuối trang.
– Page Margins: Hiển thị các vị trí có thể đặt số trang ở lề.
– Current Position: Hiển thị các lựa chọn đánh số
để áp dụng với vị trí đánh số trang hiện tại.
– Format Page Numbers: Hiển thị các kiểu số
trang khác nhau, cũng như lựa chọn con số bắt |
đầu dùng để đánh số nếu không bắt đầu từ 1
80© IIG Vietnam

81. Bài 24: Sử dụng công cụ định dạng chế bản
• Sử dụng các công cụ định dạng chế bản
• Sử dụng các kiểu định dạng để có hình thức nhất quán
• Áp dụng định dạng cột cho văn bản
• Tạo footnotes và endnotes
• Thao tác với đường dẫn liên kết
81© IIG Vietnam

82. Các công cụ định dạng chế bản là gì?
• Áp dụng các kiểu trình bày, thao tác hình ảnh, tự động
hóa văn bản lặp đi lặp lại, tạo ra các phác thảo, v.v..
• Những công cụ này tương tự như những công cụ được
trang bị cho phần mềm chế bản chuyên dụng nhưng hạn
chế hơn.
• Thiết lập và giữ hình thức nhất quán cho toàn văn bản.
• Tài liệu xuất bản (Published documents)
– Đề cập đến các tài liệu bạn chia sẻ với người đọc thông qua
mạng nội bộ, Internet, hoặc dạng bản in
– Nên có cái nhìn nhất quán giúp xác định công ty của bạn, dịch vụ
hoặc sản phẩm bán ra, hoặc thể hiện đặc trưng của bạn hoặc cơ
quan của bạn
82© IIG Vietnam

83. Thao tác với kiểu trình bày
• Sự kết hợp giữa định dạng của ký tự và đoạn văn mà bạn tạo
ra và lưu dưới một tên duy nhất
• Có hai kiểu trình bày chính:
– Character Style: Chỉ tác động tới một đoạn văn bản được chọn và có
thể bao gồm các đặc điểm định dạng ký tự hiển thị trong hộp thoại Font.
– Paragraph Style: Tác động tới hình thức và vị trí của toàn đoạn văn và
có thể bao gồm cả định dạng của ký tự và đoạn văn bản.
• Một số kiểu trình bày chuẩn được xây dựng trong định dạng
điển hình hoặc định kỳ của văn bản
• Bảng thao tác Styles liệt kê các kiểu trình bày được dùng trong
văn bản đang mở
• Để tạo kiểu trình bày, trên tab Home, nhóm Styles, nhấn
Dialog box launcher. Trong cửa sổ thao tác Styles, nhấn
New Style
83© IIG Vietnam

84. Thao tác với kiểu trình bày
• Properties
– Liệt kê các đặc tính bạn có thể nhập
hoặc đổi trong kiểu trình bày này.
• Formatting
– Xác định các đặc điểm định dạng sẽ
dùng trong một kiểu trình bày.
• Add to Quick Style list
– Đưa kiểu trình bày này vào những
mẫu nằm trong danh sách các mẫu
sẵn có.
• Automatically update
– Cập nhật kiểu trình bày bất cứ khi
nào bạn thay đổi định dạng của kiểu
này trong tài liệu theo cách thủ công.
• Format
– Hiển thị danh sách các lệnh định
dạng để cho bạn dùng khi tạo kiểu
trình bày.
84© IIG Vietnam

85. Thao tác với kiểu trình bày
• Khi đặt tên kiểu trình bày:
– Có thể dùng bất cứ sự kết hợp giữa ký tự và dấu cách để đặt tên
kiểu trình bày.
– Không dùng dấu sổ chéo ngược (), dấu chấm phảy(;) hoặc dấu
ngoặc đơn, dấu móc ({ }).
– Tên kiểu trình bày có phân biệt chữ in hoa và chữ in thường.
– Mỗi tên kiểu trình bày trong một tài liệu phải là duy nhất.
85© IIG Vietnam

86. Thao tác với kiểu trình bày
• Chứa các tùy chọn định dạng phổ biến cho loại văn bản
• Chọn văn bản, quan điểm trình bày tùy chọn để hiển thị
xem trước trực tiếp về sự lựa chọn sẽ ảnh hưởng đến
văn bản
• Cho thấy kiểu trình bày năng động và có xem trước
86© IIG Vietnam

87. Thao tác với kiểu trình bày
• Nhấp vào More trong danh sách Quick Styles để hiển thị
toàn bộ các kiểu trong Quick Styles
– Save Selection as a New Quick Style
– Lưu các lựa chọn định dạng của bạn để tạo kiểu trình bày sau đó
bạn có thể chọn từ bộ Quick Style
– Clear Formatting
– Gỡ bỏ kiểu trình bày và toàn bộ kiểu định dạng của một đoạn văn
bản được chọn.
– Apply Styles
– Hiển thị một cửa sổ nơi bạn có thể chọn kiểu trình bày trong danh
mục. Có thể nhấn + + để hiện thị cửa sổ này.
• Quick Styles cũng có sẵn trên thanh công cụ Mini
87© IIG Vietnam

88. Tìm hiểu cửa sổ Styles
• Show Preview
– Bật một bản xem trước của kiểu trình bày này với
các thuộc tính của nó hoặc tắt đi.
• Disable Linked Styles
– Vô hiệu hóa những kiểu trình bày được thiết lập trong
trường Based on.
• New Style
– Tạo một kiểu trình bày mới bằng cách sử dụng
Create New Style from Formatting dialog box.
• Style Inspector
– Hiển thị một hộp thoại để xem lại các thuộc tính cho
kiểu trình bày này với sự truy cập dễ dàng để tùy biến
hoặc quản lý nó.
• Manage Styles
– Thiết lập các tùy chọn mặc định cho cửa sổ Styles,
hoặc chỉnh sửa các kiểu trình bày trong hộp thoại này.
• Options
– Chọn các tùy chọn cho cửa sổ Styles sẽ xuất hiện khi hoạt động.
88© IIG Vietnam

89. Chỉnh sửa kiểu trình bày
• Khi bạn xác định lại định dạng của kiểu trình bày, Word tự
động thay đổi tất cả các đoạn văn được định dạng với kiểu
trình bày đó
• Có thể được tạo ra dựa trên một kiểu khác bằng cách đưa
thêm các định dạng mới để tạo ra một kiểu khác biệt
• Tất cả các kiểu mới tạo đều lấy gốc là kiểu trình bày
Normal, trừ khi chọn một kiểu khác làm gốc
• Để thay đổi kiểu trình bày, hãy dùng một trong các cách
sau đây:
– Trên tab Home, vào nhóm Styles, nhấp vào Change Styles
– Trên tab Home, vào nhóm Styles, nhấp vào Dialog box launcher
để hiển thị bảng Styles. Chỉ vào kiểu sẽ thay đổi, nhấp vào mũi tên
đi xuống của kiểu đó, và sau đó nhấp Modify
– Trên tab Home, trong nhóm Styles, nhấp vào More để mở bộ
Quick Styles, nhấp vào Apply Styles, và sau đó nhấp vào Modify
89© IIG Vietnam

90. Áp dụng cột
• Có thể thiết lập các kiểu trình bày dạng cột báo
– Văn bản ở cuối cột này sẽ chạy tiếp sang đầu cột sau
• Có thể áp dụng dạng cột với chữ trước hoặc sau khi bạn
đánh máy
– Việc gõ và biên tập trước rồi áp dụng kiểu trình bày nhiều cột dễ
dàng hơn
• Để tạo cột, trên tab Page Layout, trong nhóm lệnh Page
Setup, nhấp vào Columns
• Để thiết lập tùy chọn thêm cho cột, nhấn More Columns
90© IIG Vietnam

91. Áp dụng cột
Presets Cung cấp các lựa chọn trình bày
cột khác nhau.
Number of
columns
Có chứa các nút điều chỉnh tăng
giảm để bạn đặt số lượng cột bạn
muốn.
Width and
spacing
Thay đổi độ rộng và khoảng cách
giữa các cột.
Apply to Xác định đoạn văn bản bạn muốn
trình bày dạng cột
Line
between
Chèn một đường thẳng chạy dọc
phân tách các cột trong văn bản.
Start new
column
Hoạt động tương tự như chèn dấu
ngắt đoạn đối với văn bản không
trình bày ở dạng cột.
91© IIG Vietnam

92. Áp dụng cột
• Nếu đoạn văn bản từ cột này kéo dài sang cột kia gây khó đọc, chèn
một dấu ngắt cột buộc một số chữ nhất định phải nhẩy sang cột khác
• Để chèn dấu ngắt cột, dùng một trong các cách sau đây:
– Trên tab Page Layout, trong nhóm lệnh Page Setup, nhấp vào Breaks
rồi sau đó Column
– Nhấn tổ hợp phím + +
• Nếu cột chạy qua nhiều hơn một trang, có thể điều khiển ngắt văn
bản giữa các trang, dùng một trong các cách sau đây :
– Trên tab Page Layout, vào nhóm lệnh Page Setup, nhấp vào
Breaks và sau đó Page
– Trên tab Insert, vào nhóm Pages, nhấp vào Page Break
– Nhấn tổ hợp phím +
• Để có được nhiều kiểu trình bày cột khác nhau trong cùng một trang,
chèn dấu ngắt đoạn dạng Continuous giữa các kiểu trình bày
92© IIG Vietnam

93. Sử dụng Footnotes và Endnotes
• Chú thích cuối trang (footnotes) nằm ở phía dưới của mỗi trang có
chứa tài liệu tham khảo, trong khi các ghi chú cuối đoạn (endnotes)
nằm ở cuối của phần hoặc đoạn tài liệu.
• Tự động đánh số lại khi bạn chèn, xóa, di chuyển hoặc sao chép các
chú giải
• Bao gồm nhãn tham chiếu trong văn bản và lưu ý tương ứng ở phía
dưới của trang hoặc cuối của phần hoặc tài liệu
• Có thể có chiều dài bất kỳ và định dạng như văn bản thông thường
• Nhãn tham chiếu thường là số, nhưng cũng có thể là các ký tự chữ
• Đánh số liên tiếp từ đầu đến cuối của văn bản
• Việc chèn footnote hoặc endnote ở chế độ hiển thị Print Layout sẽ
hiện dấu tham chiếu ở thân văn bản và khu vực dành cho footnote
hoặc endnote
– Chế độ hiển thị Draft hiển thị cửa sổ riêng biệt ở phía dưới của
màn hình để nhập footnote hoặc endnote
93© IIG Vietnam

94. Tạo Footnotes và Endnotes
• Để xem nội dung của footnote hoặc endnote, di chuyển chuột lên phía trên
dấu tham chiếu trong thân văn bản
• Để hiện phần chữ chú giải ở một bảng riêng bên dưới màn hình, nhấp đúp
vào dấu tham chiếu
• Để chèn một chú giải dạng footnote hoặc endnote,
trên tab References, trong nhóm lệnh
Footnotes, nhấp vào Insert Footnote
• Để thay đổi cài đặt mặc định hoặc để chọn
chú giải endnote thay cho footnote,
trên tab References, trong nhóm Footnotes,
nhấp vào hộp mở Footnote & Endnote
Dialog box launcher
• Để xóa hoặc di chuyển một chú giải footnote
hoặc endnote, dùng dấu tham chiếu của chú giải
đó trong cửa sổ văn bản
• Có thể chuyển từ chú giải dạng footnote sang endnote hoặc ngược lại
94© IIG Vietnam

95. Sử dụng siêu liên kết (Hyperlinks)
• Trợ giúp điều hướng đến các vị trí khác nhau trong tài
liệu, tài liệu khác, trang web, hoặc chương trình e-mail
• Có thể thiết lập siêu liên kết bất kì nơi nào trong văn bản
• Để tạo siêu liên kết, dùng một trong những cách sau:
– Trên tab Insert, trong nhóm Links, nhấp vào Hyperlink
– Nhấn tổ hợp phím +
95© IIG Vietnam

96. Chỉnh sửa Hyperlinks
• Để thay đổi siêu liên kết hiện có, nhấp vào liên kết và
dùng một trong các cách sau:
– Trên tab Insert, trong nhóm Links, nhấp vào Hyperlink
– Nhấn tổ hợp phím +
• Để gỡ bỏ siêu liên kết, đặt trỏ chuột vào bất cứ chỗ nào
trong đường liên kết và mở hộp thoại Hyperlink. Sau đó
nhấp vào Remove Link.
96© IIG Vietnam

97. Bài 25: Thao tác với Đồ họa
• chèn các hình ảnh clip art
• chèn ảnh lưu dưới dạng tập tin
• đặt kích cỡ, cắt hoặc xén hình ảnh
• thay đổi đặc tính của hình ảnh
• di chuyển hình ảnh
• nhận biết các hình họa cho sẵn
• vẽ các đồ vật đơn giản
• thay đổi và sắp xếp các hình họa
97© IIG Vietnam

98. Hình minh họa là gì?
• Nội dung trực quan được chèn vào tài liệu
• Để chèn một trong các đối tượng này vào tài liệu, nhấp
vào tab Insert và sau đó nhấp vào đối tượng thích hợp
trong nhóm Illustrations
• Tất cả các hình minh họa đều được coi là các đối tượng
và, khi được chọn, xuất hiện với tám nút điều chỉnh
– Bao quanh đối tượng được lựa chọn để bạn có thể thực hiện
thay đổi
– Có hình dạng khác nhau nhưng luôn luôn xuất hiện xung quanh
đối tượng được chọn
98© IIG Vietnam

99. Chèn hình ảnh
• Có thể chèn hình ảnh vào văn bản từ nhiều nguồn
• Để chèn một hình ảnh, đặt trỏ chuột vào văn bản nơi bạn
muốn đặt hình ảnh, và rồi trên tab Insert, trong nhóm
Illustrations, nhấp vào Picture.
99© IIG Vietnam

100. Chèn Clip Art
• Có sẵn trực tuyến từ trang web trực tuyến Microsoft Office với các
hình ảnh đồ họa bạn có thể tải về
• Để chèn Clip Art, đặt trỏ chuột vào vị trí bạn muốn đặt đồ họa, và sau
đó trên tab Insert, trong nhóm Illustrations, nhấp vào Clip Art.
– Search for
– Nhập chữ để Word tìm kiếm hình ảnh clip art nào đó.
– Search in
– Chỉ định nơi mà Word sẽ tìm kiếm cho phù hợp với hình ảnh
clip art.
– Results should be
– Chỉ định loại phương tiện bạn muốn dùng.
– Organize clips
– Hiển thị Clip Organizer nơi hình ảnh Clip Art được lưu trữ
trong hệ thống phân cấp để xem hình ảnh trong thể loại cụ
thể, hoặc tất cả các hình ảnh có sẵn.
100© IIG Vietnam

101. Chèn Clip Art
• Để chèn hình ảnh từ các kết quả tìm kiếm, đặt vị trí con
trỏ trên hình ảnh và sử dụng một trong các cách sau:
– Nhấp vào ảnh trong danh sách
– Chỉ vào hình họa và nhấn vào mũi tên
bên cạnh nó
• Biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên trái của mỗi hình ảnh
giúp xác định:
– Nó có thể được lấy trực tuyến từ website của Microsoft.
– Nó không phải là có sẵn từ bộ sưu tập hiện có.
– Không có hình ảnh động với hình ảnh này.
• Để xác định xem hình ảnh phù hợp, chỉ vào hình ảnh để
xem màn hình gợi ý (Screen Tip) với các từ khóa có liên
quan với hình ảnh
101© IIG Vietnam

102. Chèn Clip Art
• Clip Art trên Office Online
– Tìm kiếm trực tuyến
Microsoft Clip Art và trang
web Media cho hình ảnh
cụ thể, hình ảnh mới nhất,
hoặc chọn từ một số
chuyên mục của hình ảnh
• Lời khuyên cho việc
tìm kiếm clip
– Hiển thị cửa sổ trợ giúp với thông tin và lời khuyên về việc làm
thế nào để có được kết quả tốt nhất từ tìm kiếm
102© IIG Vietnam

103. Thao tác với hình ảnh
• Có thể chèn hình ảnh dưới dạng đối tượng nằm trong
dòng văn bản - inline objects (mặc định) hoặc đối tượng
tự do - floating objects.
– Inline object giữ vai trò như các ký tự trong đoạn
văn bản
– Floating object có thể được đặt ở bất cứ nơi đâu
trong văn bản
• Có thể chuyển đổi từ inline sang floating hoặc ngược lại
• Phải chọn hình ảnh trước khi bạn có thể thay đổi nó
– Cần hiển thị xử lý
• Mỗi lần bạn chèn hình ảnh, ribbon Picture Tools xuất
hiện và đưa ra nhiều cách xử lý hình ảnh đó.
103© IIG Vietnam

104. Kích cỡ cho hình ảnh
• Hình ảnh được chèn với kích cỡ ban đầu của nó, hoặc
kích cỡ lớn nhất mà trang sẽ chứa
• Có thể thay đổi kích cỡ hoặc quy mô hình ảnh theo tỷ lệ
bạn muốn
• Để đặt lại kích cỡ của hình ảnh, ta có thể dùng các nút
điều chỉnh:
– Theo chiều dọc, bằng cách kéo nút điều chỉnh ở giữa đường viền
ngang trên hoặc dưới co lại hay rộng ra.
– Theo chiều ngang, bằng cách kéo nút điều chỉnh ở giữa ở cạnh
bên trái hoặc bên phải theo hướng co lại hoặc giãn rộng ra.
– Để điều chỉnh hai cạnh liền kề cùng một lúc, kéo những nút điều
chỉnh ở góc co lại hoặc giãn rộng ra
• Để giữ hình ảnh có kích thước vẫn giữ được tỷ lệ cân
đối, nhấn phím trước khi kéo nút điều chỉnh.
104© IIG Vietnam

105. Cắt xén hình ảnh
• Đề cập khả năng "cắt" một phần nhất định của hình ảnh
• Chỉ có thể cắt hình ảnh theo chiều ngang hoặc chiều dọc
• Khi hoạt động, con trỏ thay đổi
• Để cắt phía đầu hoặc phía chân bức ảnh, kéo dấu
ở phía trên và dưới chân bức ảnh
• Để cắt cạnh trái hoặc phải của ảnh, kéo dấu ở bên trái
hoặc phải khung ảnh
• Để điều chỉnh hai cạnh liền kề, kéo một trong hai dấu
ở góc ảnh
105© IIG Vietnam

106. Thay đổi đặc tính của hình ảnh
• Cách chèn hình ảnh vào một
văn bản tùy thuộc vào các đặc
tính của hình ảnh đó
• Để thay đổi đặc tính cho hình
ảnh được chọn, sử dụng một
trong các cách sau:
– Nhấp tính năng thích hợp từ
ribbon Picture Tools Format
– Tại Picture Tools, trên tab
Format, nhấn Dialog box
launcher đối với nhóm đặc tính
được điều chỉnh
– Nhấp chuột phải vào hình ảnh và
nhấp Format Picture
106© IIG Vietnam

107. Di chuyển hình ảnh
• Kéo và thả (drag-and-drop) là cách dễ nhất để di chuyển
hình ảnh
• Nếu đó là đối tượng nằm trong dòng văn bản, khi bạn
kéo hình trỏ chuột sẽ hiển thị dưới dạng
• Nếu đó là một đối tượng tự do, khi bạn kéo, trỏ chuột sẽ
hiện như sau
107© IIG Vietnam

108. Vẽ đối tượng
• Để vẽ các đối tượng, tại tab Insert, trong nhóm
Illustrations, nhấp Shapes
• Khi tạo ra rất nhiều hình dạng, xem xét việc tạo
ra chúng trong khung vẽ để giữ cho tất cả các
đối tượng với nhau
– Để tạo khung vẽ, tại tab Insert,
trong nhóm Illustrations,
nhấp Shapes,
nhấn New Drawing Canvas
• Chọn đối tượng để hiển thị ribbon Drawing Tools
108© IIG Vietnam

109. Vẽ đối tượng
• Con trỏ chuột thay đổi thành sau khi lựa chọn hình muốn vẽ
• Có thể tạo ra hầu hết các đối tượng bằng cách nhấn vào góc trên
bên trái của đối tượng và kéo cho đến khi bằng kích thước đối tượng
bạn muốn
• Để vẽ một đối tượng khác cùng loại, bấm vào công cụ một lần nữa
• Để chọn đối tượng, nhấp vào đối tượng
• Để chọn nhiều đối tượng, dùng một trong các cách sau:
– Nhấp vào đối tượng đầu tiên, nhấn phím hoặc , rồi nhấp tiếp vào các đối
tượng khác
– Trên nhãn Home, trong nhóm Editing, nhấp Select, và nhấp Select Objects
• Số nút điều chỉnh khi chọn đối tượng sẽ xuất hiện tùy thuộc vào đối
tượng hình họa
• Để quy định kích cỡ của đối tượng, nhấp vào đối tượng để các nút
điều chỉnh hiện ra
• Để di chuyển một đối tượng, nhấp vào đối tượng đó để chọn và kéo
sang vị trí mới
• Để xóa một đối tượng, nhấp vào đối tượng để chọn rồi nhấn phím
109© IIG Vietnam

110. Vẽ đối tượng
• Khi vẽ đối tượng cần đặt chính xác vị trí, trên nhãn View,
nhóm Show, nhấp vào Gridlines
• Để vẽ đường thẳng hoặc một hình cân đối hoàn hảo như hình
vuông, tròn, tam giác, nhấp và kéo để bắt đầu vẽ đối tượng, và
nhấn phím khi vẽ hình để đạt kích cỡ mong muốn
• Để vẽ một đối tượng lớn đều từ điểm trung tâm của hình đó,
nhấn khi bạn vẽ đối tượng đạt tới độ cao hoặc độ rộng
mong muốn
• Để vẽ hai hình có cạnh hoặc điểm chung,
bắt đầu vẽ hình thứ nhất trước. Sau đó
vẽ hình thứ hai và di chuyển nó tới cạnh
hoặc điểm chung để đè lên trên cạnh
hoặc điểm chung của hình thứ nhất
110© IIG Vietnam

111. Vẽ đối tượng
• Để chèn chữ vào hình hoặc biên tập chữ sẵn có trong đó,
dùng một trong các cách sau:
– Chọn đối tượng để hiển thị ribbon Drawing Tools, sau đó trên
tab Format, trong nhóm Insert Shapes , nhấp (Edit Text)
– Trên tab Insert, trong nhóm Text , chọn Text Box
• Cũng có thể xử lý các hình vẽ với các tính năng như cắt,
sao chép, dán, và định dạng
111© IIG Vietnam

112. Biên tập hình họa
• Đề cập đến việc đặt lại kích cỡ của hình, di chuyển hoặc
nâng cao chất lượng và đặc tính của hình
• Chọn đối tượng trước khi thực hiện thay đổi
• Các ribbon Drawing Tools và TextBox Tools chia sẻ các
lệnh tương tự, với các biến thể đối với từng đối tượng
112© IIG Vietnam

113. Sắp xếp đối tượng
Tại Drawing Tools, trên tab Format, trong nhóm Arrange:
Group Nhóm các đối tượng được chọn thành một đối tượng, chuyển
các mục trong nhóm được chọn thành các đối tượng riêng lẻ,
hoặc nhóm lại các đối tượng chưa được tạo nhóm.
Bring to Front Đưa hình được chọn lên một tầng hoặc lên tầng trên cùng.
Send to Back Đưa hình được chọn trở lại một tầng hoặc về tầng dưới cùng.
Align or
Distribute
Canh lề cạnh của nhiều đối tượng cùng dòng, hoặc phân phối
đối tượng đều qua trang theo chiều ngang hoặc theo chiều
dọc. Có thể xem dưới dạng đường lưới (gridlines) hoặc thiết
lập các tính năng của lưới.
Rotate or Flip Xoay chiều hoặc lật đối tượng theo các chiều khác nhau.
Nếu là các hộp văn bản, sử dụng các lệnh tại Text Box Tools, trên tab Format,
trong nhóm Arrange.
113© IIG Vietnam

114. Bài 26: Thao tác với bảng
• dùng bảng hiệu quả
• dùng tính năng Draw Table
• tạo bảng dùng lệnh Insert Table
• nhập thông tin vào bảng
• lực chọn các mục trong bảng
• đặt định dạng cho bảng
• điều chỉnh viền bảng hoặc or mầu nền của bảng
• thêm hoặc xóa dòng, cột
• nhập hoặc tách dòng, cột
• tách bảng
• chuyển đoạn văn bản sang bảng và ngược lại
• sắp xếp thông tin trong bảng
114© IIG Vietnam

115. Hiểu cách thức thao tác với bảng
• Sắp xếp các cột ký tự chữ và số, nhóm các đoạn văn
bản, hoặc tạo biểu mẫu
• Tạo bảng dùng lệnh Draw Table hoặc Insert Table
• Mỗi đường kẻ ngang trong bảng là một dòng, mỗi khối
dọc là một cột, phần giao nhau giữa dòng và cột gọi là ô
• Có thể nhập chữ, số hoặc đồ họa vào trong các ô
– Dòng văn bản dài hơn độ rộng của ô sẽ tự động được chuyển
xuống dòng kế tiếp trong cùng ô
• Có thể tạo bảng trước hoặc sau khi nhập đoạn văn bản,
cũng có thể chuyển từ bảng sang dạng đoạn văn bản
hoặc ngược lại
• Sử dụng (Table Selector) để chọn toàn bộ bảng
115© IIG Vietnam

116. Hiểu cách thức thao tác với bảng
• Tạo bảng dựa trên các thiết lập mặc định
• Có thể áp dụng liên kết và định dạng nội dung ô, ô, kết
hợp các ô lân cận theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc,
hoặc xoay nội dung của ô
• Ribbon Table Tools xuất hiện để có thể thực hiện các
định dạng khác về thiết kế và trình bày bảng:
116© IIG Vietnam

117. Vẽ bảng
• Vẽ bảng (Draw Table) cho phép bạn vẽ bảng với bất cứ
kích cỡ, hình dạng nào, tạo dòng, cột, và ô có chiều cao
và chiều rộng bất kỳ, và chỉnh sửa các ô về kích cỡ và số
lượng một cách nhanh chóng, tùy ý.
• Dùng một trong các phương pháp sau để kích hoạt tính
năng Draw Table:
– Trên tab Insert, trong nhóm
Tables, nhấp vào Table
và rồi nhấp vào Draw Table
– Dưới ribbon Table Tools, trên nhãn Design, trong nhóm Draw
Borders, nhấp vào Draw Table.
• Bắt đầu bằng vẽ viền ngoài của bảng
– Nhấp vào khoảng bạn muốn đặt góc cao bên trái của bảng, và
sau đó kéo tới vị trí bạn muốn đặt góc thấp bên phải của bảng
117© IIG Vietnam

118. Vẽ bảng
– Để vẽ đường kẻ ngang, nhấp vào vị trí bắt đầu bên trái của
đường kẻ và kéo tới vị trí bạn muốn kết thúc
– Để vẽ đường kẻ dọc, nhấp vào vị trí bạn muốn đặt đỉnh đường kẻ
và kéo xuống dưới vị trí đặt chân đường kẻ
– Để vẽ đường kẻ chéo, nhấp chuột vào một góc của ô và kéo nối
sang góc đối diện của ô
– Dùng công cụ Eraser để xóa đường kẻ trong bảng
– Để tắt công cụ Draw Table hoặc Eraser, nhấp chuột vào nút đó
118© IIG Vietnam

119. Chèn bảng
• Tạo bảng đơn giản có chiều cao dòng, độ rộng cột chẵn
• Để chèn bảng, dùng một trong các cách sau:
– Trên tab Insert, trong nhóm Tables, nhấp Table,
sau đó kéo qua, xuống, hoặc theo đường chéo
trên lưới để xác định số cột và các hàng
– Bảng có nhiều hơn 8 × 10, dùng tính năng
Insert Table
119© IIG Vietnam

120. Thao tác với ký tự
• Chèn điểm đặt trong ô đầu tiên của bảng để nhập dữ liệu
• Dùng những cách sau để di chuyển trong bảng:
– Nhấn phím để chèn thêm dòng ký tự vào cùng một ô.
– Dùng các phím mũi tên để di chuyển giữa các ký tự trong ô.
– Dùng phím để nhảy sang ô kế tiếp.
– Dùng kết hợp + để quay trở lại ô trước đó.
– Nhấn + để tạo ký tự tab (ký tự đặt mốc).
120© IIG Vietnam

121. Lựa chọn các mục trong bảng
Entire Column Để chọn toàn bộ một cột, nhấp chuột và
đầu cột khi bạn nhìn thấy .
Entire Row Để chọn cả dòng, nhấp chuột vào thanh
lựa chọn của dòng đó.
Multiple Columns
or Rows
Để chọn nhiều cột hoặc dòng, nhấp và kéo
xuyên các cột và dòng.
One Cell Để chọn một ô, di chuyển con trỏ tới viền
trái của ô đó và nhấp chuột khi nhìn thấy .
Multiple Adjacent
Cells
Để lựa chọn các ô liền kề, nhấp và kéo
xuyên qua các ô.
121© IIG Vietnam

122. Đặt định dạng cho bảng
• Có thể đặt định dạng cho các ký tự trong bảng giống như
với văn bản thường
• Có thể áp dụng định dạng với toàn bộ bảng hoặc các
phần của bảng
• Có thể thấy việc định dạng hoặc điều chỉnh các mục dễ
dàng hơn sau khi bảng đã chứa các ký tự, đặc biệt nếu
như đó là các đoạn văn bản lớn
– Giúp xác định chiều rộng tốt nhất cho cột, kiểu trình bày cho các
nhóm và các tiêu đề, v.v..
122© IIG Vietnam

123. Dùng các kiểu bảng (Table Styles)
• Tương tự như Quick Styles
nhưng là các biểu mẫu
thiết kế sẵn cho bảng
• Để xem các kiểu bảng
khác nhau, dưới ribbon
Table Tools, trên tab
Design, trong nhóm Table
Styles, nhấp vào More
• Đưa con trỏ chuột vào kiểu
trình bày để xem trước
định dạng
123© IIG Vietnam

124. Chỉnh sửa đường kẻ và màu nền
• Bảng xuất hiện dưới dạng có đường kẻ đơn ở các ô
– Có thể điều chỉnh các đường kẻ này có mầu sắc, kiểu cách và độ
rộng khác nhau, hoặc không hiện đường kẻ
• Dưới ribbon Table Tools, trên tab Design, trong nhóm
Table Styles, nhấp vào mũi tên chỉ Borders.
• Dưới ribbon Table Tools, trên tab Design, trong nhóm
Table Styles, nhấp vào mũi tên chỉ Shading.
124© IIG Vietnam

125. Điều chỉnh căn lề (Alignment)
• Đề cập đến vị trí tương đối của bảng so với lề trái và lề
phải của văn bản
• Có thể điều chỉnh căn lề chữ trong bảng theo chiều dọc
• Để điều chỉnh căn lề của bảng, ở ribbon Table Tools,
trên tab Layout, trong nhóm Table, nhấp vào Properties
và nhấp tiếp vào lựa chọn đưa ra ở nhãn Table.
• Để điều chỉnh căn lề dọc văn bản trong bảng, chọn các ô
muốn canh chỉnh và dùng một trong số các cách sau:
– Ở ribbon Table Tools, trên nhãn Layout,
trong nhóm Alignment, nhấp vào lựa chọn
căn lề phù hợp
– Trên tab Home, trong nhóm Paragraph,
nhấp vào lựa chọn căn lề phù hợp
125© IIG Vietnam

126. Chèn và Xóa Dòng/ Cột/ Ô
• Để chèn một dòng hoặc cột, đặt trỏ chuột vào vị trí
bạn muốn có dòng hoặc cột mới. Ở ribbon
Table Tools, tab Layout, trong nhóm
Rows & Columns, nhấp vào lựa chọn thích hợp
• Để chèn ô, ở ribbon Table Tools, tab Layout,
trong nhóm Rows & Columns, nhấp vào
Dialog box launcher.
• Để xóa ô, dòng hoặc cột hoặc toàn bộ bảng, ở ribbon
Table Tools, tab Layout, nhóm Rows & Columns,
nhấp vào mũi tên chỉ Delete và chọn lựa chọn phù hợp
• Để xóa các ô nhất định, ở ribbon Table Tools,
tab Layout, trong nhóm Rows & Columns,
nhấp vào mũi tên chỉ Delete, nhấp vào Delete Cells,
và sau đó chọn lựa chọn thích hợp
126© IIG Vietnam

127. Điều chỉnh độ rộng và chiều cao
• Dùng một trong các cách sau để điều chỉnh độ rộng cột và
chiều cao dòng:
– Ở ribbon Table Tools, trên tab Layout, vào nhóm Table, nhấp vào
Properties, bảng Table Property hiện ra, nhấp tiếp vào nhãn thích hợp
với mục cần điều chỉnh
– Ở ribbo Table Tools, trên tab Layout, vào nhóm Cell Size, nhấp vào
các nút điều chỉnh gia tăng hoặc gõ con số kích cỡ chiều cao hoặc độ
rộng (Height hoặc Width) tương ứng
– Đặt trỏ chuột vào đường kẻ dọc ở một trong hai cạnh bên của cột muốn
điều chỉnh, khi nhìn thấy , hãy kéo sang trái hoặc sang phải
– Đặt trỏ chuột vào đường kẻ ngang của dòng muốn điều chỉnh, khi thấy ,
hãy kéo lên trên hoặc xuống dưới
– Nhấp vào trên thước kẻ của cột muốn điều chỉnh và kéo đến khi đạt độ
rộng mong muốn
• Để chia cột và dòng có độ lớn đều nhau, dùng:
– Ở ribbon Table Tools, tab Layout, nhóm Cell Size, nhấp vào
hoặc ; hoặc
– Ở ribbon Table Tools, tab Layout, trong nhóm Cell Size, nhấp AutoFit.
127© IIG Vietnam

128. Nhập và chia ô
• Các ô trong bảng có thể nhập lại để thành một ô, hoặc
một ô có thể được chia ra thành nhiều dòng và cột
• Để nhập ô, chọn các ô và ở ribbon Table Tools, trên tab
Layout, trong nhóm Merge, nhấp vào Merge Cells.
• Để chia một ô thành nhiều ô, chọn ô rồi vào ribbon Table
Tools, trên nhãn Layout, trong nhóm Merge, nhấp vào
Split Cells.
128© IIG Vietnam

129. Tách bảng
• Đôi lúc cần phải tách bảng thành phần riêng biệt
• Chọn một ô bất kỳ ở dòng sẽ là dòng đầu tiên của bảng
thứ hai, rồi ở ribbon Table Tools, trên tab Layout, trong
nhóm Merge, nhấp vào Split Table
• Bảng có thể chỉ tách được theo chiều ngang (theo hàng,
và cột giữ nguyên không đổi).
129© IIG Vietnam

130. Chuyển đoạn văn bản sang bảng
• Để chuyển đoạn văn bản sang dạng bảng,
hãy chọn đoạn văn bản và sau đó dùng
một trong các cách sau:
– Trên tab Insert, trong nhóm Tables,
nhấp vào Table, và nhấp Convert Text
to Table;
– Trên tab Insert, trong nhóm Tables,
nhấp vào Insert Table.
• Để chuyển từ bảng sang đoạn văn bản,
nhấp vào bất cứ vị trí nào trong bảng.
Sau đó ở ribbon Table Tools, trên tab
Layout, trong nhóm Data, nhấp vào
Convert to Text.
130© IIG Vietnam

131. Sắp xếp thông tin trong bảng
• Có thể sắp xếp thông tin trong bảng theo thứ tự tăng dần
hoặc giảm dần
• Loại dữ liệu sẽ quyết định kiểu sắp xếp trong bảng và số
lượng cột thông tin
• Mở lệnh Sort bằng cách chọn các ô (hoặc bảng), rồi dùng
một trong các cách sau:
– Ở ribbon Table Tools,
trên tab Layout,
trong nhóm Data,
nhấp vào Sort
– Trên tab Home,
trong nhóm Paragraph,
nhấp vào (Sort).
131© IIG Vietnam

132. Bài 27: Phổi hợp với những người khác
• chia sẻ thông tin với những người khác
• chèn và xóa bình luận
• theo dõi các thay đổi trong văn bản
• chấp nhận hoặc từ chối thay đổi trong một văn bản
• bảo mật văn bản
132© IIG Vietnam

133. Chia sẻ thông tin với những người khác
• Làm việc trong nhóm đòi hỏi phải kết hợp nhiều nguồn
thông tin
• Có thể hiển thị thay đổi hoặc ý kiến ​​trong tài liệu với tab
Review
• Dùng các hình thức đánh dấu rà soát để thể hiện văn bản
được bổ sung, xóa, di chuyển hoặc chuyển đổi định dạng
• Các thay đổi này được đánh dấu bằng màu sắc khác
nhau theo người thực hiện sửa đổi văn bản
• có thể in ra bản in có những đánh dấu và bình luận
133© IIG Vietnam

134. Thao tác với các bình luận (Comments)
• Có thể có hình dạng bóng bay, trong văn bản hoặc trong cửa sổ tác
vụ Reviewing
• Có thể ẩn hoặc hiện các bình luận trên màn hình
• Có thể ghi âm bình luận bằng lời nói và chèn vào văn bản
• Để chèn một bình luận, trên tab Review, trong nhóm Comments,
nhấp vào New Comment.
• Để di chuyển đến các bình luận trước đó hay tiếp theo trong một văn
bản, trên tab Review, trong nhóm Comments, nhấp vào (Bình
luận trước đó) hoặc (Bình luận sau đó).
• Để xóa một bình luận, dùng một trong các cách sau:
– Trên tab Review, trong nhóm Comments, nhấp vào (Delete
Comment)
– Trên tab Review, trong nhóm Changes, nhấp Reject and Move to Next
– Nhấp chuột phải vào bình luận rồi nhấp Delete Comment.
134© IIG Vietnam

135. Thao tác với các bình luận
• Để thấy tất cả các bình luận hoặc sửa đổi ở một màn
hình riêng, trên nhãn Review, trong nhóm Tracking,
nhấp vào , và sau đó:
– Nhấp Reviewing Pane Vertical để mở một cửa sổ ở bên trái
màn hình;
135© IIG Vietnam

136. Thao tác với các bình luận
– Nhấp Reviewing Pane Horizontal để mở một cửa sổ ở phía cuối
màn hình.
– có thể di chuyển tới tất cả các bình luận và các đánh dấu khác
trong văn bản
• In các mục đánh dấu trong văn bản cùng với văn bản
hoặc thành một danh mục riêng
– Nhấp Office Button, nhấp Print, trong Print what, chọn từ các
tùy chọn tương ứng
136© IIG Vietnam

137. Theo dõi các thay đổi
• Khi muốn người khác rà soát lại văn bản mà vẫn kiểm
soát được những thay đổi cuối cùng, hãy chuyển bản sao
văn bản cho họ có đặt chế dộ theo dõi thay đổi
- Track Changes
• Có thể xem những sửa đổi này dưới nhiều dạng
• Văn bản của bạn có thể có vài người rà soát và phân biệt
sửa đổi và bình luận của những người khác nhau thông
qua mầu sắc đánh dấu khác nhau của các sửa dổi của
mỗi người
– Chấp nhận hoặc từ chối các nhóm gợi ý nào tốt nhất
• Có thể bảo mật tài liệu của bạn bằng mật khẩu để chỉ
những người nhất định mới có thể sửa đổi được tài liệu,
hạn chế các hình thức sửa đổi, hoặc đảm bảo không ai
có thể sửa đổi được nữa sau khi đã hoàn chỉnh văn bản 137© IIG Vietnam

138. Theo dõi các thay đổi
• Để bật Track Changes, dùng một trong các cách sau đây:
– Trên tab Review, trong nhóm Tracking, nhấp Track Changes
– Nhấn tổ hợp phím + +
• Để chấp nhận một sửa đổi, nhấp chuột vào sửa đổi đó rồi
trên tab Review, nhóm Changes, nhấp Accept.
• Để chấp nhận tất cả các sửa đổi trong văn bản, nhấp vào
mũi tên Accept và sau đó nhấp Accept All Changes
Shown hoặc Accept All Changes in Document.
• Để từ chối một sửa đổi, nhấp chuột vào sửa đổi đó rồi
nhấp Reject.
• Để từ chối toàn bộ các sửa đổi trong văn bản, nhấp vào
mũi tên Reject và rồi nhấp Reject All Changes Shown
hoặc Reject All Changes in Document. 138© IIG Vietnam

139. Theo dõi các thay đổi
• Để hiển thị tất cả các mục được đánh dấu trong văn bản,
trên tab Review, trong nhóm Tracking, nhấp
– Sử dụng cửa sổ tác vụ Reviewing nếu thấy các bóng bình luận
gây rối mắt trên màn hình
– Sửa đổi như bình thường khi không có cửa sổ tác vụ Reviewing
– Nhấp chuột vào mũi tên chỉ nút (Display for Review)
để thay đổi dạng hiển thị của văn bản đặt chế độ theo dõi
– Để xóa một mục trong cửa sổ tác vụ Reviewing, nhấp vào đầu
mục đó rồi nhấp Reject Reject Change/Delete Comment
• Hãy nhớ tắt tùy chọn Track Changes khi không còn cần
đến nó nữa.
139© IIG Vietnam

140. Bảo mật văn bản
• Sử dụng Security Options để:
– Tránh bị người dùng trái phép mở tài liệu
– Kiểm soát việc chia sẻ tài liệu
– Đảm bảo tính riêng tư
– Tăng cường bảo mật macro để giảm khả năng bị virus tấn công
• Sử dụng Protect Document để hạn chế:
– Việc đặt định dạng
– Hình thức soạn thảo
– Người thực hiện soạn thảo
140© IIG Vietnam

141. Đặt mật khẩu cho văn bản
• Có thể kết hợp sử dụng chữ cái, chữ số, ký tự trắng
và các ký hiệu
• Thay đổi mật khẩu chia sẻ khi những người khác kết thúc làm việc
với các tài liệu
• Ghi lại mật khẩu và giữ nó ở nơi an toàn
• Mã (Code) hoặc Khóa mã hóa (Encryption Key)
– An toàn hơn chỉ thêm mật khẩu
– Xảy ra ở cấp độ hệ thống tập tin hơn là mức độ ứng dụng
– Thông thường, chuyển đổi tài liệu vào mã đó sẽ chỉ được giải mã
khi có khóa mã hóa khóa
– Số ký tự tối đa là 39
– Để mã hóa văn bản, nhấn Office Button,
chỉ vào Prepare, nhấp Encrypt Document
141© IIG Vietnam

142. Đặt mật khẩu cho văn bản
• Mật khẩu ‘Chỉnh sửa’ (Modify) hoặc ‘Chỉ đọc’ (Read-Only)
– Mật khẩu để mở có nghĩa là phải nhập mật khẩu này trước khi mở tập tin
– Mật khẩu để chỉnh sửa là mật khẩu phải nhập
trước khi bạn sửa đổi văn bản
– Mật khẩu để mở và chỉnh sửa có nghĩa là
phải nhập mật khẩu này hai lần để mở và
rồi để sửa đổi văn bản
– Mật khẩu cho phép ‘Chỉ đọc’ có nghĩa là
phải nhập mật khẩu trước khi mở văn bản,
có thể sửa đổi nhưng phải lưu lại tập tin
dưới một tên khác
– Độ dài tối đa của mật khẩu kiểu này là 17 ký tự
– Để mã hóa văn bản, nhấp Office
Button, Save As, Tools, General Options
– Để gỡ bỏ hoặc đổi mật khẩu, mở văn bản và đổi hoặc xóa bỏ mật khẩu khi lưu
142© IIG Vietnam

143. Hạn chế truy nhập văn bản
• Có thể hạn chế định dạng cụ thể hoặc chỉnh sửa văn bản
• Để thực hiện, trên tab Review, trong nhóm Protect, nhấp
vào Restrict Editing
– Formatting restrictions
– Hạn chế người khác thay đổi định dạng, hoặc sử dụng
một số kiểu định dạng bằng cách nhấp vào Settings
– Editing restrictions
– Hạn chế người khác sửa đổi văn bản dừng ở mức
sửa đổi có đánh dấu theo dõi, bình luận, hoặc điền vào
biểu mẫu, và đặt các ngoại lệ đối với những người có
quyền truy nhập văn bản này
– Start enforcement
– Chỉ kích hoạt sau khi đã lựa chọn một trong các kiểu hạn chế ở trên.
143© IIG Vietnam