Đây là phần đầu tiên cho các mục tiêu của kỳ thi IC3 - Phần Cuộc sống trực tuyến. Việc chia phần của bài thi Cuộc sống trực tuyến này thành hai chương để tạo điều kiện thuận lợi cho một môi trường học tập thân thiện với người sử dụng. Trọng tâm trong từng chương sẽ là học tập các thành phần riêng lẻ cho cho các phần của bài thi và phát triển / tăng cường kiến thức và các kỹ năng cho sinh viên.
Chương này có nghĩa là một khóa học kỹ thuật số cơ bản giới thiệu về Internet và làm thế nào để có được kết nối với Internet (hoặc các mạng khác).
Mỗi chương được chia thành các phần nhỏ về thông tin cho sinh viên. Sử dụng điều này như là một hướng dẫn cho sinh viên biết các chủ đề gì sẽ được đề cập và nơi họ có thể tìm kiếm thông tin.
Một số chương sẽ nhiều thông tin hơn những chương khác, tùy thuộc vào số lượng hình ảnh được sử dụng hoặc các loại thông tin. Hãy chuẩn bị một số bài học sẽ yêu cầu bạn phải làm các cuộc thảo luận với cả lớp trong khi những cái khác có thể được tăng cường thông qua công cụ trực quan.
Đây là một phác thảo về các chủ đề trong bài học này.
Bất cứ nơi nào có thể, cố gắng để có hình ảnh bổ sung hoặc ví dụ về các chủ đề thảo luận trong bài học này. Sử dụng cuốn sách như tài liệu tham khảo nếu bạn không có hình ảnh bổ sung hoặc ví dụ phần cứng.
Trang 364
Mục tiêu 3-1.1.1, 3-1.1.4, 3-1.1.5, 3-1.1.6
Giới thiệu mạng máy tính trong các thuật ngữ rất đơn giản. Sinh viên không cần phải biết toàn bộ sự phức tạp của mạng và làm thế nào nó được kết nối với nhau, tập trung vào một mạng có thể được thiết lập thời điểm bạn kết nối hai hoặc nhiều máy tính với nhau để chia sẻ thông tin hoặc các thiết bị.
Bạn có thể chuyển sang các chủ đề tiếp theo để thảo luận về mạng máy tính đã trở nên rất quan trọng trong xã hội ngày nay.
Trang 364-365
Mục tiêu 3-1.1.1, 3-1.1.4, 3-1.1.5, 3-1.1.6
Như với hầu hết các khu vực trong ngành công nghiệp máy tính, tiêu chuẩn đã được thiết lập cho các mạng để một loạt các máy tính có thể chia sẻ thông tin bất kể vị trí hoặc loại hình. Khi công nghệ phát triển, tốc độ và kích thước của thông tin có thể được chia sẻ đã tăng lên đáng kể nhưng vẫn phải tuân theo các tiêu chuẩn.
Thảo luận ngắn về các giao thức là gì và về cơ bản các quy tắc đã được thiết lập để thông tin có thể được chia sẻ bởi tất cả các loại máy tính và cấu hình mạng như thế nào. Điều này đúng bất kể cho dù đó là để gửi thông tin hoặc nhận dạng thông tin để sử dụng với các ứng dụng. Như bạn có thể chỉ ra với các trang và slide sắp tới, tiêu chuẩn đã được thiết lập cho các mạng kích thước khác nhau.
Có một cuộc thảo luận với lớp liên quan đến mạng điện thoại hoạt động như thế nào, bạn có thể muốn giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản mà không có các chi tiết trong cuốn sách. Điểm chính ở đây là để cho thấy điện thoại tiên tiến và công nghệ mới đã trở thành có sẵn cho điện thoại di động theo thời gian như thế nào. Tập trung vào các yêu cầu của tín hiệu kỹ thuật số cho các hệ thống truyền thông hiện đại.
Trang 365
Mục tiêu 3-1.1.1, 3-1.1.4, 3-1.1.5, 3-1.1.6
Liên quan đến cuộc thảo luận về hệ thống điện thoại làm việc như thế nào và những điểm tương đồng có thể biết bạn đang "vươn tới“ ai và các tiêu chuẩn mà bạn cần phải làm theo. Hầu hết mọi người có thể đã được biết làm thế nào để sử dụng Internet mặc dù họ có thể không biết làm thế nào nó hoạt động. Một khi họ nhận được lịch sử ngắn gọn và tóm tắt các hướng dẫn chung, họ có thể đi đến việc hiểu lý do tại sao Internet không phải là nhanh như họ buộc phải tin.
Hãy chắc chắn để thảo luận với lớp về tất cả các lý do cho cuộc sống trực tuyến có nghĩa là gì và nhanh chóng được kết hợp vào cuộc sống của họ một khi họ nhận được kết nối với Internet.
Trang 366
Mục tiêu 3-1.1.1, 3-1.1.4, 3-1.1.5, 3-1.1.6
Có một cuộc thảo luận với cả lớp về lý do tại sao đây là loại phổ biến nhất của mạng thiết lập tại nhà. Đừng đi vào cho dù đó có thể là một phiên bản không dây so với cáp. Chủ đề này chỉ chỉ ra thực tế rằng hầu hết các hộ gia đình có xu hướng có kiểu mạng này để tất cả mọi người có thể chia sẻ cùng một thông tin bất cứ lúc nào. Bạn cũng có thể xây dựng trong các cuộc thảo luận về một số các doanh nghiệp nhỏ có thể có một mạng peer-to-peer ban đầu nhưng sẽ có khả năng nâng cấp lên một loại mạng phức tạp hơn khi doanh nghiệp phát triển.
Nếu thời gian cho phép, bạn có thể mở rộng các cuộc thảo luận về hầu hết các mạng gia đình và thông thường chúng được thiết lập không dây. Đừng dành quá nhiều thời gian vào các khía cạnh kỹ thuật, nó có thể được thảo luận để trả lời các câu hỏi về làm thế nào điều này được thực hiện cho một số người.
Trang 366
Mục tiêu 3-1.1.1, 3-1.1.4, 3-1.1.5, 3-1.1.6
Xem lại các loại khác nhau của các mạng có thể. Với mục đích của chương trình học, tập trung chủ yếu vào mạng LAN và WAN.
Nhắc nhở sinh viên về những từ viết tắt và sau đó thảo luận về sự khác biệt giữa hai loại mạng.
Trang 366-367
Mục tiêu 3-1.1.1, 3-1.1.4, 3-1.1.5, 3-1.1.6
Đây là loại điển hình của mạng mà hầu hết mọi người sẽ tìm thấy khi họ bước vào một công ty lớn, mặc dù nó có vẻ như là mỗi nhân viên chỉ có một máy tính. Trong hầu hết các trường hợp, các dữ liệu họ truy cập đến từ một máy tính trung tâm mà nói chung là máy chủ mạng. Các cấu hình có thể phức tạp hơn nhiều so với sơ đồ hiển thị ở đây.
Bạn có thể sử dụng sơ đồ để giải thích thêm về cách thông tin có thể được chia sẻ.
Trang 367
Mục tiêu 3-1.1.1, 3-1.1.4, 3-1.1.5, 3-1.1.6
Nhiều công ty đang chuyển sang một hệ thống mạng nội bộ thiết lập cho công ty của họ và trang web để các nhân viên, bất kể vị trí, có thể truy cập thông tin cụ thể từ một địa điểm thay vì phải sao chép nó từ một máy chủ vào ổ cứng của họ. Ưu điểm lớn nhất ở đây là cho những người có thể có hoặc cần truy cập từ xa chẳng hạn như nhân viên bán hàng hoặc các chi nhánh khác.
Về cơ bản là tất cả các thông tin có thể được truy cập từ một vị trí trung tâm, điều này có thể gây nguy hiểm cho công ty mà không cần nhìn vào một số loại bảo vệ chống lại bất kỳ truy cập trái phép hoặc các vấn đề tiềm tàng, chẳng hạn như virus hoặc các tin tặc. Công ty càng lớn và nổi tiếng, càng có nhiều khả năng họ có thể trở thành dễ bị tấn công khi họ tạo ra thông tin của họ có sẵn thông qua một mạng nội bộ.
Trang 367
Mục tiêu 3-1.1.1, 3-1.1.4, 3-1.1.5, 3-1.1.6
Extranet nói chung là thành lập với mục đích cho phép cho thương mại điện tử diễn ra ra với mạng nội bộ. Việc truy cập bởi các công ty khác nói chung là những người có thể xử lý các giao dịch thanh toán hoặc mã hóa như nhau.
Vì điều này liên quan đến việc sử dụng các phương pháp thanh toán và thông tin khách hàng, điều này là tuyệt đối quan trọng để một công ty tư vấn với các chuyên gia trong lĩnh vực này thiết lập mạng diện rộng của họ một cách cẩn thận để bảo vệ chính họ và khách hàng của họ.
Trang 368
Mục tiêu 3-1.1.2
Khi bạn bắt đầu nhìn vào những lợi ích trên một mạng máy tính với cả lớp, hãy chắc chắn để nhấn mạnh rằng mạng máy tính không làm cho hệ thống của bạn nhanh hơn. Những gì nó thực sự cung cấp là cho bạn truy cập vào các thông tin khác hoặc những người khác, điều mà bạn sẽ không thể truy cập như một hệ thống độc lập.
Hầu hết mọi người bị lẫn lộn về mục đích của một mạng máy tính và không hoàn toàn hiểu được lợi ích của mạng. Trong hầu hết các trường hợp, họ xem xét các mạng được sử dụng chỉ bởi các công ty và không liên quan đến Internet hoặc thiết lập một mạng máy tính tại nhà.
Danh sách các lợi ích để truyền thông này không hoàn thành bởi bất kỳ nghĩa nào. Đây là những lợi thế chính mà hầu hết mọi người muốn hoặc thưởng thức trực tuyến và có tùy chọn để giao tiếp với những người khác, bất cứ nơi nào họ có thể làm được.
Một trong những cách phổ biến nhất để liên lạc trực tuyến với tin nhắn tức thời. Bạn có thể giới thiệu một vài trong số các chương trình IM phổ biến (như là MSN, Yahoo, AOL, ICQ, v.v..) thực hiện chức năng tương tự. Nếu mọi người không chắc chắn về điều này, liên quan đến nó để có một cuộc trò chuyện với người khác nhưng chỉ có một người có thể nói chuyện tại một thời điểm (không bị gián đoạn trừ khi người dùng chọn không gửi tin nhắn văn bản tiếp theo của họ).
Bạn không dành nhiều thời gian thảo luận về IM như là một lĩnh vực trong cuốn sách này chi tiết hơn một chút để cho thấy lý do tại sao IM đang rất phổ biến.
Từ khía cạnh hành chính, đây là một trong những lợi ích chính của mạng, đặc biệt là để thực hiện nâng cấp hoặc hỗ trợ kỹ thuật. Nếu thiết bị đã được thiết lập trên mạng cho người dùng chia sẻ, quản trị mạng nói chung có thể làm công việc bảo trì hay nâng cấp từ một địa điểm thay vì phải di chuyển từ máy trạm này đến máy trạm kia.
Các công ty thường thích tùy chọn này, đặc biệt là nếu thiết bị là tốn kém và không phải mọi người đều cần nó trong việc sử dụng riêng tư hoặc thường xuyên. Cung cấp các ví dụ về các hạng mục như máy quét, máy in màu, máy photocopy / máy fax / máy in (thiết bị tất cả-trong-một) thường được thiết lập như hạng mục được chia sẻ cho người dùng.
Trang 368-369
Mục tiêu 3-1.1.3, 3-1.1.7
Chủ đề này có thể là bất lợi lớn nhất của việc có thể chia sẻ thông tin, đặc biệt là nếu mạng bị lỗi vì bất cứ lý do gì (ví dụ như mất điện, ổ đĩa mạng bị hỏng, mất kết nối với Internet, v.v..). Trong nhiều trường hợp khi mạng bị hỏng, nói chung là không có cách nào để duy trì năng suất cho đến khi vấn đề đối với mạng được sửa chữa. Một số người dùng có thể làm việc trên ổ đĩa cứng của họ, nhưng thông tin vẫn sẽ cần được sao chép trở lại vào mạng khi có sẵn, những người có các máy trạm không có ổ đĩa cứng cũng sẽ không làm việc được.
Hãy chuẩn bị để cung cấp các ví dụ về lý do tại sao bạn có thể đặt một số dữ liệu trên ổ đĩa cục bộ của bạn, nhưng bất lợi ở chỗ không có sao lưu trên máy chủ và nếu ổ cứng bị lỗi, phải bắt đầu làm lại từ đầu.
Đi qua các ví dụ được cung cấp trong cuốn sách về chi phí để sửa chữa hoặc thay thế phần cứng và thời gian chết trong làm việc.
Trang 369
Mục tiêu 3-1.1.3, 3-1.1.7
Các điểm ở đây không được liệt kê trong bất kỳ thứ tự cụ thể nhiều như là chúng có nghĩa để được một bản liệt kê danh sách các lựa chọn để thiết lập như là tiêu chuẩn cho một công ty và mạng máy tính của mình. Hầu hết các quản trị mạng đã quen thuộc với các tùy chọn này và điều này có nghĩa là để cung cấp một danh sách các mục có thể gây ra thất vọng cho người sử dụng không hiểu lý do tại sao có những hạn chế.
Có một cuộc thảo luận ngắn gọn về mật khẩu và những ưu và nhược điểm của việc thiết lập hạn chế cứng rắn hơn trên chúng, vì là đang được thực hiện nhiều hơn như vậy ở các doanh nghiệp vào những ngày này. Nhắc lại làm thế nào nó có thể là một ít phiền toái cho người sử dụng, nó bảo vệ công ty và dữ liệu. Điều này cũng có thể được áp dụng cho máy tính gia đình, đặc biệt là với các tài liệu nhạy cảm như ngân sách, sổ đối chiếu giao dịch ngân hàng, thư, v.v..
Trang 369-370
Mục tiêu 3-1.1.3, 3-1.1.7
Hãy dành một vài phút thảo luận về những điểm khác về việc làm thế nào để giảm thiểu bất kỳ rủi ro bảo mật trên mạng. Nhiều trong số những điểm này sẽ trở nên quen thuộc từ các cuộc thảo luận khác, nhưng cần mang ra thảo luận, đặc biệt là trong mối quan hệ để chia sẻ thông tin và dữ liệu bảo vệ.
Trang 370
Mục tiêu 3-1.1.3, 3-1.1.7
Một số người dùng cảm thấy đây là một bất lợi lớn của làm việc trên mạng, đặc biệt là nếu nó là hạng mục mà họ tạo ra cho mục đích riêng của họ hoặc cảm giác rằng ai đó khác đang theo dõi những gì họ đang làm. Trong hầu hết các trường hợp, các quản trị viên mạng quá bận rộn để giám sát các hoạt động của tất cả mọi người khác khi có một vấn đề cần được giải quyết, ví dụ như, trộm cắp, viruc, v.v..
Điểm cuối cùng là một cái gì đó có thể là một điểm tranh cãi với hầu hết mọi người, tùy thuộc vào bầu không khí trong công ty. Đối với hầu hết các phần, người dùng luôn luôn nên kiểm tra với người sử dụng lao động hoặc chịu trách nhiệm có phải là một vấn đề với có tài liệu cá nhân hoặc các mục trên máy tính, mặc dù nó có thể được lưu trữ trên một ổ đĩa cục bộ. Một số công ty muốn nhân viên của họ chỉ làm việc trên các tài liệu kinh doanh trong ngày, đặc biệt là cho rằng hầu hết mọi người sẽ có một máy tính ở nhà, họ có thể sử dụng cho các tài liệu cá nhân. Điều này cũng đúng cho các trường học.
Mở cuộc thảo luận với các sinh viên cho các quan điểm khác nhau.
Trang 370
Mục tiêu 3-1.1.3, 3-1.1.7
Đây là một trong những lĩnh vực không thể được nhấn mạnh đủ với người sử dụng truy cập Internet rất nhiều hoặc nhận rất nhiều e-mail. Nhiều sinh viên không xem xét rằng họ có thể là một mục tiêu, mặc dù họ không thể làm rất nhiều công việc trên Internet hoặc với thư. Virus có thể xảy ra với tài liệu nhận được từ những người khác trên cùng một mạng và bởi vì bạn chia sẻ thông tin, đây là một trong những cách nhanh nhất mà virus có thể lây lan.
Không có cần phải đi vào chi tiết về virus vào thời điểm này. Chi tiết hơn về virus được cung cấp sau này trong chương trình học.
Trang 371
Mục tiêu 3-1.1.3, 3-1.1.6
Điều này bắt đầu cuộc thảo luận về những gì là cần thiết để kết nối một máy tính vào một mạng máy tính. Nó không đi vào chi tiết từ việc cài đặt mạng hoặc thiết lập khu vực. Giữ các cuộc thảo luận đơn giản rằng tất cả các mạng yêu cầu cùng loại của các thành phần để kết nối vào mạng, nhưng nhấn mạnh ở đây là những gì cần thiết cho các máy tính để kết nối với một số loại mạng.
Hãy chắc chắn để thảo luận về những lợi ích và bất lợi của mỗi loại hình kết nối. Nhiều trong số này là sử dụng toàn bộ hoặc kết hợp với các loại khác của cáp. Ví dụ, phần lớn các công ty có thể được kết nối mạng với cáp đồng trục và người sử dụng với máy tính xách tay có công nghệ không dây cho mục đích di động.
Trang 371-372
Mục tiêu 3-1.1.3, 3-1.1.6
Thảo luận về các loại khác nhau của kết nối có sẵn để kết nối với Internet. Đây không phải là cần thiết để đi qua những chi tiết càng nhiều để giới thiệu các thuật ngữ và thảo luận về các phương pháp phổ biến nhất. Cho ví dụ về những gì sẽ được coi là băng thông hẹp hoặc rộng cũng như nơi bạn có thể tìm thấy một số các loại kết nối. Thảo luận về những lợi thế hay bất lợi của từng loại, ví dụ như, một người không biết mức độ thường xuyên sẽ sử dụng trên Internet có thể chỉ cần một lựa chọn băng thông hẹp trong khi một gia đình có thể cần băng thông rộng để thích hợp với nhiều người dùng truy cập Internet cùng một lúc.
Trang 373
Đây là phác thảo về các chủ đề được đề cập trong bài này.
Trọng tâm ở đây sẽ là Internet phát triển như thế nào và những gì bạn cần để kết nối với Internet (hoặc một mạng nội bộ).
Trang 373-374
Mục tiêu 3-2.1.1, 3-2.1.2, 3-2.1.3, 3-2.3.1
Slide này và slide tiếp theo thảo luận về những cách thức khác nhau mà bạn có thể giao tiếp với người khác bằng cách sử dụng Internet. Hãy chắc chắn để giới thiệu từng thuật ngữ cho các sinh viên ngay cả khi họ đã sử dụng nó trước đó. Một số lợi thế và bất lợi cũng được giới thiệu ở đây.
Một cách để thảo luận cởi mở là phải cho sinh viên thảo luận về bất cứ điều gỉ mà họ đã sử dụng và những ưu và khuyết điểm mà họ đã có kinh nghiệm, đặc biệt là cho các tùy chọn nhắn tin như nhắn tin văn bản hoặc IM.
Trang 374-375
Mục tiêu 3-2.1.1, 3-2.1.2, 3-2.1.3, 3-2.3.1
Tiếp tục với việc giới thiệu các tùy chọn truyền thông khác nhau sử dụng Internet. Bất cứ nơi nào có thể, cố gắng để cung cấp các ví dụ của các trang web phổ biến cung cấp các loại hình dịch vụ, chẳng hạn như Facebook hay MySpace trong đó bao gồm các cuộc trò chuyện và blog.
Trang 375
Mục tiêu 3-2.1.1, 3-2.1.2, 3-2.1.3, 3-2.3.1
Thảo luận về sự ra đời của công nghệ mới giúp tăng cường khả năng giao tiếp và trao đổi dữ liệu của chúng ta mặc dù không có tiêu chuẩn giữa các thiết bị hoặc các phương pháp. Các ví dụ chúng tôi cung cấp trong cuốn sách không phải là một danh sách đầy đủ và bạn sẽ có thể cung cấp nhiều ví dụ của những hạn chế mà chúng ta hiện đang phải đối mặt cũng như những cái đang được phát triển để sử dụng trong tương lai, ví dụ như, không gian lưu trữ, giới hạn trong nhắn tin văn bản, v.v..
Trang 375
Mục tiêu 3-2.1.1, 3-2.1.2, 3-2.1.3, 3-2.3.1
Vấn đề ở đây là để trấn an mọi người rằng mặc dù có nhiều cách để giao tiếp điện tử, cũng có cách để xác định những người đang cố gắng liên lạc với bạn. Mặc dù những gì được hiển thị trên truyền hình hoặc phim cho thấy, hầu hết các phần, bạn có thể xác định người gửi cho bạn một cái gì đó và sau đó bạn có thể quyết định phải làm gì với thông tin đó.
Thảo luận các vấn đề an ninh quan tâm trong những ngày này cho các loại hoạt động có thể xảy ra thông qua Internet khác nhau như thế nào, do thực tế rằng một số người cảm thấy có một chút giấu tên khi sử dụng Internet. Mở các cuộc thảo luận về việc làm thế nào bạn vẫn có thể dễ dàng xác định những người liên hệ với bạn và khi không biết, không bao giờ biết thêm thông tin mà không có một số loại xem xét lại với một người có kinh nghiệm hơn một chút với hình thức truyền thông.
Trang 375
Mục tiêu 3-2.3.1, 3-2.3.2
Chủ đề này thảo luận về một số lợi thế của việc sử dụng truyền thông điện tử nhưng cũng là các tùy chọn mà bạn đã có sẵn để theo dõi những gì được truyền thông liên lạc. Bạn có thể bao gồm các ý tưởng về một xã hội "không cần giấy tờ" và bao nhiêu sự thật có thể là ý tưởng, ví dụ như, người ta vẫn muốn bản sao cứng, trợ giúp ngành công nghiệp lâm nghiệp, v.v..
Mở một cuộc thảo luận về ý tưởng cộng đồng và cho dù điều này có thể áp dụng cho các sinh viên. Một số loại sinh viên như người cao niên có thể không sẵn sàng chấp nhận ý tưởng này và thích kịch bản “cuộc sống thực" để được trực tuyến. Những người "lớn lên" với công nghệ có thể rất thoải mái với ý tưởng này và đã có thể ôm nó hoặc sống với nó.
Trang 376
Mục tiêu 3-2.2.1, 3-2.2.2
Thảo luận về việc các địa chỉ e-mail thường được giao bởi các ISP hoặc trong trường hợp của một máy chủ nội bộ như thế nào, bởi người quản trị mạng. Cung cấp các ví dụ về định dạng này hoạt động như thế nào không phân biệt cho dù đó là một trong những gì bạn nhận được từ một quản trị viên, hoặc khi bạn tạo một địa chỉ e-mail dựa trên web giống như với Hotmail. Các định dạng vẫn phải là không có vấn đề với tên mà bạn cung cấp cho mình là người sử dụng, ví dụ như: jane133@hotmail.com, al_jo_b@yahoo.com.
Cho ví dụ về lý do tại sao thỉnh thoảng cần phải cẩn thận với các địa chỉ; ví dụ, mã quốc gia chúng tôi sử dụng trong cuốn sách hoặc một tổ chức có phần .com ở một vị trí khác nhau so với những gì chúng tôi hiển thị ở đây, hoặc không sử dụng các phần .com mặc dù nó là một tổ chức thương mại.
Hãy chắc chắn để giới thiệu các tên miền thường được sử dụng để sinh viên quen thuộc với chúng, cho ví dụ về các loại hình của tổ chức, ví dụ như: www.whitehouse.gov, www.louvre.fr, www.un.org, www.harvard.edu, www. ox.ac.uk.
Khi thời gian cho phép và sinh viên quan tâm, bạn có thể bao gồm một cuộc thảo luận về tên miền cấp cao nhất và nơi mà Internet có thể được nhóm với các mức độ của tên miền.
Trang 377
Mục tiêu 3-2.2.1, 3-2.2.2
Bất kể các chương trình e-mail mà bạn sử dụng, những khái niệm và các thành phần của việc tạo ra hoặc đọc một tin nhắn e-mail đều giống nhau. Điều này để giúp thiết lập sự thống nhất giữa các chương trình, tương tự như việc sử dụng các chương trình ứng dụng cho việc tạo ra hay đọc các tập tin tài liệu. Do đó, trấn an sinh viên rằng bất kể chương trình e-mail mà họ sử dụng tại nhà hoặc tại văn phòng, những gì họ học được trong cuốn sách này được áp dụng trong chương trình đó.
Trang 377-378
Mục tiêu 3-2.2.1, 3-2.2.2
Sử dụng lược đồ như là một ví dụ, chỉ ra từng trường địa chỉ có một loại hình cụ thể của chức năng cũng như có thể được thiết lập để hiển thị hay không, theo yêu cầu. Mỗi chương trình e-mail sẽ có các trường này, cho dù chúng đều cho thấy sẽ phụ thuộc vào các chương trình và sở thích của người sử dụng.
Cho biết làm thế nào có nhiều hơn một địa chỉ có thể được nhập vào từng trường, theo yêu cầu. Các biểu tượng dấu phân cách sẽ phụ thuộc vào chương trình (trong hầu hết các trường hợp, dấu phẩy được chấp nhận). Đề cập đến làm thế nào bạn có thể thiết lập địa chỉ để hiển thị tên thực tế thay vì cố gắng để ghi nhớ địa chỉ e-mail thực tế. Bạn cũng có thể giới thiệu các loại khác nhau của các trường địa chỉ có sẵn và khi nào bạn có thể sử dụng. Sẽ có một bài tập sử dụng hầu hết các trường này trong bài học tiếp theo.
Khuyến khích sinh viên để nhập văn bản vào dòng Chủ đề, thậm chí nếu nó là một lưu ý rất ngắn. Đề trường Chủ đề trống là một dấu hiệu phổ biến của một thông điệp để cho rằng có thể có một virus trong đó và người nhận có thể xóa tin nhắn này ngau từ đầu mà không cần kiểm tra với bạn để xem nếu nó là hợp lệ.
Đây có thể là một thời điểm tốt để nhanh chóng giới thiệu các chủ đề về các virus có thể đến cùng với e-mail. Bạn không dành nhiều thời gian vào nó vì nó được bao phủ trong một số lĩnh vực trong cuốn sách như là một lời nhắc nhở nhưng các loại khác nhau của virus được bao phủ cụ thể sau này trong chương trình học. Sự nhấn mạnh ở đây sẽ đảm bảo rằng bạn làm tất cả mọi thứ bạn có thể để đảm bảo rằng không có sai lầm vô tình để thông điệp của bạn có thể chứa virus. Vì có rất nhiều loại virus e-mail và thư rác hiện có, nó trở nên khó khăn hơn để nhanh chóng xác định được giá trị và “sự giả mạo".
Bất cứ khi nào có thể, luôn luôn cố gắng bao gồm văn bản trong thư của bạn. Một phần của việc này là để cho mọi người một cơ hội để xem những thông điệp của bạn là gì và để cho thấy rằng thư của bạn là hợp pháp và không phải là một loại kiểu e-mail có virus. Một số chương trình e-mail lớn hơn cung cấp một tính năng hiển thị xem trước cho các thư cho phép người dùng nhìn thấy ba dòng đầu tiên của một thư gửi đến. Như vậy, họ có thể nhanh chóng nhận được một ý tưởng về thông điệp của thư. Nếu họ nhìn thấy nó trống rỗng, họ có khả năng sẽ xóa các thư hoặc giả sử nó là một sai lầm trên một phần của bạn hoặc một e-mail với một loại virus tiềm tàng.
Ngoài ra cần thảo luận ngắn về việc viết một e-mail tương tự như viết một lá thư trong cách dùng từ và cấu trúc mà bạn sử dụng có thể thiết lập các giai điệu của thư. Ví dụ, sử dụng từ viết tắt có thể gây nhầm lẫn cho người nhận nếu họ không nhận thức được tất cả các từ viết tắt được sử dụng trong kinh doanh của bạn. Thông tin thêm về các từ viết tắt, cũng như nghi thức mạng, được tìm thấy sau trong bài này.
Một trong những lợi thế lớn nhất của e-mail là khả năng gửi các tập tin cho những người khác. Trong khi có một số hạn chế xảy ra với việc gửi các tập tin với những bức thư, điều này thường xuyên là cách nhanh nhất có thể gửi được thông tin cho người khác mà không cần phải gửi một bản sao của nó trên một loại thiết bị lưu trữ đa phương tiện, ví dụ: ổ đĩa flash, đĩa CD, băng, v.v..
Thảo luận về lợi thế khác là các loại tập tin có thể là bất kỳ tập tin trên hệ thống của bạn, hạn chế duy nhất là liệu người nhận có cùng một phần mềm để mở tập tin. Ví dụ, nếu bạn gửi một tập tin PowerPoint trong một định dạng tập tin ppt, nếu người nhận không có PowerPoint, họ sẽ không thể mở. Một ví dụ khác là nếu bạn gửi cho họ một tập tin hình ảnh, Vista sẽ mở ra các hình ảnh trong Internet Explorer hoặc Windows Photo Gallery. Đồng thời, tùy thuộc vào định dạng được lưu cho hình ảnh, nó có thể mở tự động hoặc có thể hiển thị các thông báo lỗi cho một tập tin mà không có chương trình tương ứng để mở nó. Đây là những ví dụ về cách gửi một tập tin đính kèm có thể được nhanh chóng và dễ dàng nhưng cũng có một số hạn chế, đặc biệt là với kích thước của email có thể được gửi như một tập tin đính kèm riêng lẻ hoặc là có sẵn trên hộp thư đến của bạn.
Trang 378
Mục tiêu 3-2.2.1, 3-2.2.2
Đi qua mỗi một điểm trong slide này và slide tiếp theo, cung cấp các ví dụ về làm thế nào mỗi cái có thể xảy ra hoặc khi không làm cùng.
Căng thẳng về việc e-mail không phải là một hình thức vô danh của truyền thông, mặc dù nhiều người nghĩ rằng điều đó là do nếu họ không sử dụng tên ban đầu của họ. Nếu mọi người đang sử dụng e-mail từ văn phòng hay trường học của họ, họ có thể suy nghĩ cẩn thận về những gì họ viết và nơi các e-mail sẽ gửi đến. Nếu đó là một môi trường lớn, các cơ hội để những người khác có thể nhìn thấy các e-mail, cho dù đó là từ một khía cạnh bảo mật hoặc do để cho các mục đích sao lưu.
Trang 378
Mục tiêu 3-2.2.1, 3-2.2.2
Như đã nói ở slide trước, hãy cẩn thận về những gì bạn gửi và cách nó đang được gửi. Thậm chí nếu bạn không viết e-mail, nếu bạn đang chuyển tiếp nó cho người khác, nó có thể gây khó chịu cho người nhận, không phải từ quan điểm của nội dung, nhưng nếu họ không quan tâm trong việc tiếp nhận e-mail của loại hình này.
Hút sự chú ý của sinh viên vào một số điểm này, đặc biệt là khi gửi một phản hồi "nhanh chóng". Xem những gì đã được kích hoạt trên bàn phím hoặc những gì bạn đang gõ. Hãy xem xét nhận thức của người nhận khi đọc phản hồi của bạn, cũng giống như nếu có cuộc trò chuyện cá nhân. Chỉ ra cách nào bởi vì bạn đang phải đối mặt với một người nào đó thông tin liên lạc của bạn có thể bị hiểu sai trong hình thức này hay cách khác. Chúng ta không bao giờ có thể dự đoán một người nào khác sẽ phản ứng vì vậy hãy cẩn thận những gì bạn viết và những gì bạn gửi!
Bạn cũng có thể muốn có một danh sách riêng biệt của các chữ viết tắt thường được sử dụng trong IM mà dường như để đưa vào thư những ngày này, và nhắc lại mặc dù nó có thể là một tin nhắn cá nhân, có một mức độ kỳ vọng rằng người khác đã được biết những gì bạn đang gửi. Cho ví dụ chẳng hạn như với nhắn tin mà bạn không thể sử dụng các đồ họa biểu tượng cảm xúc, do đó, rất nhiều người dân khu du lịch để gửi phiên bản rút gọn của từ và cũng không chấm câu. Ví dụ: C u l8r go 2 MTG with ppl now.
Nếu cần thiết, đây là một bản tóm tắt của nghi thức giao tiếp cơ bản:
Nguyên tắc 1: Ghi nhớ về loài người
Nguyên tắc 2: Tuân thủ các tiêu chuẩn cùng một hành vi trực tuyến, bạn làm theo trong cuộc sống thực
Nguyên tắc 3: Biết bạn đang ở đâu trong không gian mạng
Nguyên tắc 4: Tôn trọng thời gian và băng thông của người khác
Nguyên tắc 5: Tạo cho mình thói quen trực tuyến tốt
Nguyên tắc 6: Chia sẻ kiến thức chuyên gia
Nguyên tắc 7: Trợ giúp giữ cho ngọn lửa chiến tranh dưới sự kiểm soát
Nguyên tắc 8: Tôn trọng sự riêng tư của người khác
Nguyên tắc 9: Đừng lạm dụng quyền lực của bạn
Nguyên tắc 10: Hãy tha thứ cho những sai lầm của người khác
Trang 379
Mục tiêu 3-2.2.1, 3-2.2.2
Hãy chuẩn bị sẵn sàng để cung cấp các ví dụ về những nhận xét này, đặc biệt là nhận xét đầu tiên. Hầu hết người dùng cho rằng giới hạn kích thước chỉ dành cho tập tin đính kèm và họ có thể gửi nhiều tin nhắn hoặc nhiều tập tin đính kèm miễn là kích thước tối đa cho mỗi tập tin đính kèm là 5Mb. Điều này là không đúng sự thật đối với phần lớn cấu hình e-mail. Tùy thuộc vào các thiết lập của công ty lúc cài đặt, thường là các hộp thư cho một người dùng là 5Mb cho tổng số, do đó, nếu bạn nhận được rất nhiều thư trong ngày hoặc khi bạn đi xa, bạn sẽ cần xem xét một số hình thức hành động để ngăn chặn Hộp thư đến của bạn bị đầy. Ví dụ, nếu đi vào các ngày lễ, bạn có thể giao phó nhiệm vụ kiểm tra e-mail của bạn (hoặc ít nhất là khởi động chương trình e-mail để tải về tất cả các thư của bạn cho ngày hôm đó) để giảm số lượng tin nhắn có thể được đặt trên trên hộp thư tại máy chủ mail.
Nhiều công ty cũng đang cố gắng để thiết lập các địa điểm nơi bạn có thể tải về một tập tin thay vì gửi qua e-mail, lưu ý rằng rất nhiều các chương trình e-mail chặn các tập tin đính kèm lớn hoặc các tập tin đính kèm của một số loại tập tin để ngăn chặn khả năng của một virus được bao gồm trong thư. Nếu điều này áp dụng đối với các tập tin đính kèm của bạn, chắc chắn xem xét việc cung cấp các liên kết trong thư của bạn để giữ cho kích thước thư của bạn nhỏ hơn.
Trang 380
Mục tiêu 3-2.2.1, 3-2.2.2
Thư rác là một chủ đề phổ biến được phát sinh bất cứ khi nào bạn thảo luận về e-mail. Đầu tiên kiểm tra lớp học để xem có bao nhiêu người hiểu thư rác là gì và làm thế nào nó hoạt động. Nhiều người có thể cho rằng họ biết nó là gì trong khi những người khác nhầm lẫn với phần mềm gián điệp.
Liên hệ thư rác đến các thư rác cùng loại bạn nhận được với bưu điện của bạn.
Mở cuộc thảo luận với cả lớp về các vấn đề hoặc mối quan tâm đến việc có quá nhiều thư rác được xử lý bởi các chính sách khác nhau, ví dụ như: luật chống thư rác, người nên hay không nên gửi thư rác, vv ... Không có giải pháp hoàn hảo, một số quốc gia có không có vấn đề với thư rác trong khi các quốc gai khác lại khá khó chịu. Yêu cầu sinh viên xem xét vai trò của các nhà tiếp thị cũng như người dùng cuối, tức là, tìm kiếm khách hàng để kiếm tiền so với việc nhận thư trên các sản phẩm mà bạn đang không quan tâm đến.
Một trong những loại mới nhất của thư là những cái được gọi là "lừa đảo" hoặc “lấy cắp thông tin". Chúng trông giống như được đến từ các nguồn hợp pháp chẳng hạn như ngân hàng của bạn hoặc ISP của bạn trong khi thực tế chúng là những thư giả mạo với hy vọng rằng bạn sẽ gửi thông tin trực tuyến của bạn với mục đích cung cấp một dịch vụ hoặc sửa chữa một vấn đề. Trả lời của bạn thực sự là nguồn cung cấp thông tin cá nhân cho những người này, những người có thể có hoặc không có thể tham gia vào các hoạt động gian lận.
Cũng đề cập đến cách thư rác có thể đến từ các thiết bị điện tử khác như điện thoại di động.
Trang 381
Mục tiêu 3-2.2.1, 3-2.2.2
Đi qua các tùy chọn này, phác thảo làm thế nào để phát hiện vấn đề và sau đó từng bước làm thế nào để giải quyết vấn đề. Trong nhiều trường hợp, người sử dụng có thể sửa chữa vấn đề một cách nhanh chóng một khi họ biết nó là gì. Đây là những hướng dẫn chung về các loại phổ biến của các vấn đề và nếu có, cung cấp các ví dụ cho sinh viên.
Trang 382
Mục tiêu 3-2.2.1, 3-2.2.2
Tiếp tục với danh sách các loại phổ biến của các vấn đề đi theo với e-mail và làm thế nào để giải quyết những vấn đề này.
Trang 384
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Đây là phác thảo về các chủ đề được thảo luận trong bài này này.
Kiểm tra hệ thống trước khi bắt đầu bài học này để đảm bảo rằng Windows Mail đã được thiết lập với các tài khoản cho sinh viên sử dụng. Windows Mail được chọn là chương trình e-mail do thực tế là nó đi kèm với mỗi máy tính và chỉ đòi hỏi tài khoản e-mail được thiết lập, cho dù đó là nội bộ hoặc thông qua Internet, cho sinh viên thử sử dụng e-mail.
Phiên bản 6.0.6000.16386 được sử dụng cho Bài học này. Tùy thuộc vào khi nào bạn dạy lớp này, bạn có thể có một phiên bản cập nhật để cập nhật cho Vista.
Nếu có thể, có địa chỉ e-mail chung cho sinh viên, hoặc thiết lập để sử dụng tài khoản riêng của họ cho các máy khi đến lớp. Điều này sau đó sẽ hiển thị một số tên trong danh bạ khi tính năng này được kích hoạt và cung cấp cho bạn một cơ sở để thảo luận về làm thế nào để chọn một hoặc nhiều tên.
Trang 384
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Hãy tham khảo các slide tiếp theo, nếu cần thiết, để chỉ ra nơi thể hiện một số các hạng mục này. Đây không phải là cần thiết để đi qua các hạng mục này này hay nói khác hơn do thời gian rất ngắn vì chúng giới thiệu một số lợi ích của Outlook.
Trang 384
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Phải mất ít phút để xem lại màn hình này với cả lớp khi sẽ có các tham khảo, một số xuất hiện thông qua phần còn lại bài học này mà họ sẽ cần phải nhận ra khi làm các bài tập.
Nhắc lại không phải là tất cả các chương trình e-mail đều cung cấp các đối tượng tương tự như ở đây và một số trong số này là rất chuyên biệt cho Outlook.
Bao gồm trong cuộc thảo luận lý do tại sao Outlook có thể được xem chương trình e-mail phổ biến nhất được sử dụng cho việc gửi và nhận e-mail kinh doanh, ví dụ như, sản phẩm của Microsoft, tương đối ổn định trong nhiều phiên bản, một phần của sản phẩm Office (phiên bản tiếp theo bao gồm các dải ribbon và các tab từ cửa sổ phía trước) với các nhiệm vụ chung / nhất quán trong cách nhìn và cảm nhận.
Trang 385
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Bạn có thể muốn giữ lại slide trước trên màn hình khi bạn đi ngắn gọn thông qua các định nghĩa này. Nó không phải là quan trọng đối với các sinh viên để thực hiện chúng để ghi nhớ là họ sẽ được sử dụng các chức năng e-mail trong bài này.
Trang 386
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Thảo luận ngắn về những gì khác bạn có thể làm trong Outlook. Như đã nói, đây là những điều không được đề cập trong cuốn sách này nhưng là một cơ hội để bạn có thể tiếp thi các khóa học Outlook của bạn.
Trang 386
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Đây là một phác thảo chung về các thủ tục khi gửi một bức thư. Bạn có thể muốn chỉ ra rằng bất kỳ các bước từ 1 đến 4 bao gồm có thể được thực hiện theo thứ tự bất kỳ.
Hãy chắc chắn để bao gồm một cuộc thảo luận về các định dạng thư khác nhau xuất hiện khi bạn gửi và nhận tin nhắn. Điều này cũng có thể giải thích cho sinh viên là lý do tại sao một số thư đi kèm với việc không có định dạng gì và khi họ trả lời, nó không thay đổi.
Trang 387
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Xem lại các phương pháp khác nhau về cách tạo ra một thư mới mặc dù sinh viên có thể làm nhanh bằng cách sử dụng nút New Message Mail hoặc nhấn Ctrl + N là các tổ hợp phím tắt phù hợp.
Phải mất ít phút để xem xét lại các cửa sổ thư mới để sinh viên được làm quen với các yếu tố riêng lẻ trên màn hình.
Trang 387-388
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Nhắc lại từng trường khác nhau như thế nào, đặc biệt là các trường Cc và Bcc. Cho ví dụ khi nào thích hợp để sử dụng khi cần thiết.
Sổ Địa chỉ cá nhân được hiển thị trên slide này đã được tạo ra trong quá trình phát triển, nhưng không bao gồm các tập tin dữ liệu.
Trang 388
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Thảo luận một lần nữa về lý do tại sao bạn nên nhập cái gì đó trong dòng tiêu đề vànó cần phải được dài bao nhiêu ký tự.
Xem xét sự khác biệt giữa các tab Ribbon New Message so với tab Text Format, và lợi ích của việc sử dụng.
Nhắc nhở sinh viên rằng việc áp dụng định dạng sau khi văn bản đã được đánh máy đầu tiên đòi hỏi bạn phải chọn văn bản.
Trang 388-389
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm tra là để chứng minh đã đọc tin nhắn của bạn trước khi gửi đi, đặc biệt là nếu nó đang được gửi đi trong một năng lực chuyên nghiệp. Không có gì để gây ấn tượng hơn khi một người sử dụng lao động tiềm năng hoặc một công ty bạn muốn làm kinh doanh nhận được một thư với lỗi chính tả hay ngữ pháp!
Trang 389
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Phải mất ít phút để đi qua khi bạn có thể cần phải sử dụng hai tùy chọn đầu tiên, ví dụ như, ở giữa viết một thư, nhưng phải đi tới một cuộc họp, chứ không phải chắc chắn rằng bạn muốn gửi phản hồi, v.v..
Trang 390
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Chỉ ra cho các sinh viên thấy rằng Outlook sẽ kiểm tra thư mới tự động miễn là họ không có một tài khoản dial-up. Thông thường một khi bạn mở Outlook, nó sẽ đi và lấy bất kỳ thư mới tồn tại trên máy chủ mail quy định.
Chỉ ra các đầu mối trực quan để giúp xác định số lượng thư mới, biểu tượng để xác định xem một bức thư đã được mở hay không, làm thế nào các mục xuất hiện trong cửa sổ đọc không được coi là "mở" cho đến khi bạn nhấp vào một thư, v.v..
Trang 390-391
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Nhắc nhở sinh viên về việc thận trọng sử dụng khi trả lời cho một người hoặc tất cả mọi người trong thông báo ban đầu. Ai thực sự cần để xem trả lời và cho mục đích gì? Hãy chắc chắn bao gồm một bản demo cho họ thấy làm thế nào các thư trả lời sẽ xuất hiện khi bạn chọn Reply so với Reply to All.
Chỉ ra các đầu mối trực quan mà Outlook cung cấp cho thấy bạn đã trả lời một tin nhắn, không chỉ với các biểu tượng bên cạnh thư mà còn nếu họ mở thư để xem nội dung một lần nữa, thanh Information có nhắc nhở họ một trả lời đã được gửi .
Trang 391
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Nhắc nhở sinh viên về sự khác biệt giữa trả lời và chuyển tiếp, đặc biệt là khi hành động thêm nữa là cần thiết bởi người khác trước khi bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ của bạn.
Cũng như với việc trả lời, chỉ ra các đầu mối trực quan mà Outlook cung cấp cho bạn chuyển tiếp một thư.
Trang 392
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Xem lại mục đích của các tập tin đính kèm và khi nào bạn muốn làm như vậy, kể cả khi nó không thích hợp. Đừng đi vào một cuộc thảo luận dài về các loại tập tin khác nhau mặc dù làm thận trọng về các loại mà có thể chứa virus và bị chặn bởi Outlook, ví dụ như, exe, com,...
Trang 393
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Thảo luận về các cách khác nhau mà Outlook nhắc nhở bạn có một tập tin đính kèm thư này. Cảnh báo sinh viên về việc giữ gìn tất cả các tập tin đính kèm với tất cả các thư như thế này có thể gây ra việc tập tin Outlook PST để phát triển lớn một cách nhanh chóng. Nếu thư hoặc tập tin đính kèm là không cần thiết, xóa nó để giữ cho các tập tin tương đối nhỏ.
Bạn cũng có thể nói với sinh viên rằng họ cũng có thể nhấp đúp chuột vào tập tin đính kèm để xem các tùy chọn tương tự để mở và lưu các tập tin đính kèm. Điều này có thể được thực hiện trong cửa sổ Reading Pane cũng như mở thư.
Chỉ ra cho sinh viên biết làm thế nào một cú nhấp chuột vào tập tin đính kèm trong Cửa sổ Reading Pane hiển thị một nút Preview, họ có thể sử dụng để xem trước các nội dung của tập tin đính kèm.
Trang 394
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Nhắc nhở sinh viên các cách phù hợp để các sản phẩm của Microsoft được lựa chọn nhiều mục liên tiếp và không liên tiếp.
Đi qua một số tùy chọn cho việc thay đổi chế độ xem, một số người thích nhóm trong khi những người khác thích sắp xếp theo các tùy chọn khác. Trong bản demo của bạn, chọn một số những người khác nhau để họ có thể quyết định cho chính mình khi họ bắt đầu làm việc trong Outlook.
Trang 394
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Cung cấp các ví dụ về lý do tại sao bạn muốn sử dụng tùy chọn này thay vì chỉ đọc các tin nhắn hoặc sử dụng cửa sổ đọc để xem nội dung. Đặc biệt cung cấp các ví dụ về lý do tại sao bạn có thể muốn đánh dấu các thư đã đọc hay chưa đọc, ví dụ, như một lời nhắc nhở cho chính mình để xem xét thư này một lần nữa khi bạn có xu hướng tìm kiếm các thư mới, thư đã bị xóa xuất hiện in đậm trong thư mục Deleted Items, ...
Trang 395
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Cung cấp các ví dụ về lý do tại sao, hoặc tại sao không, bạn sẽ muốn đánh dấu một thư khác hơn là để theo dõi, ví dụ như lời nhắc nhở về hành động thêm nữa, thiết lập "ưu tiên" mà không có thông báo thay đổi, v.v..
Trang 396
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Thực hiện xem xét lại các thông tin quản lý và tầm quan trọng của việc tìm kiếm một cấu trúc cho mỗi người, ví dụ như, tạo các thư mục cho mỗi người mà gửi cho bạn rất nhiều thư, thư mục theo loại dự án, theo ngày, v.v..
Nhắc nhở sinh viên về sự nhất quán giữa các chương trình như: các nút Mở rộng (Expand) và Thu gọn (Collapse) (có thể là một giới thiệu nếu bạn giảng dạy phần này đầu tiên).
Trang 396-397
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Sử dụng điều này như là một ví dụ khác của sự nhất quán giữa các sản phẩm Windows để cắt, sao chép, dán các mục từ một địa điểm này đến một địa điểm khác. Chỉ ra các tổ hợp phím tắt giống nhau giữa chương trình, dễ dàng cho riêng mình để ghi nhớ các tổ hợp phím này thay vì cố gắng để ghi nhớ lệnh đầy đủ trong từng chương trình.
Hãy chắc chắn rằng bản demo của bạn bao gồm một ví dụ về lý do tại sao bạn có thể sao chép một thư từ một thư mục khác, ví dụ như, muốn bản sao chép thư trong một thư mục với tên của người đó cũng như trong dự án.
Trang 397
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Cung cấp các ví dụ về khi nào hoặc tại sao bạn muốn sắp xếp thư của bạn khác hơn cách theo ngày, ví dụ như: theo người để tìm thư, tổ chức thro kích thước tập tin, v.v..
Trang 398
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Thảo luận về lợi ích của việc có thể để nhanh chóng tìm kiếm cho các đối tượng cho bất kỳ hoặc tất cả các thư mục.
Hãy chuẩn bị để thảo luận về sự khác biệt giữa việc làm một tìm kiếm so với chỉ phân loại các thư để tìm một đối tượng cụ thể, ví dụ như, lựa chọn trước đây chỉ hiển thị những thông báo phù hợp với tiêu chuẩn so với hiển thị tất cả các thư và bạn vẫn phải di chuyển đến một trong những thư bạn muốn xem.
Trang 399
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Như với các công cụ quản lý tập tin khác, thảo luận về lý do tại sao điều quan trọng là để xóa các mục không còn sử dụng hoặc cần thiết, không chỉ để giữ các tập tin Outlook nhỏ mà còn cũng để giữ cho Hộp thư đến sạch vì vậy bạn chỉ có những thông báo mà bạn muốn sử dụng.
Đi qua tùy chọn về làm trống thư mục Deleted Items mỗi khi bạn thoát khỏi Outlook so với làm nó bằng tay, ví dụ như, bạn làm gì nếu bạn cần một cái gì đó mà bạn đã xóa tuần trước và không có phiên bản lưu trữ?
Trang 399-400
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Cho ví dụ về lý do tại sao và khi nào bạn nên ưu trữ thư. Nếu có thể, có một ví dụ về một thư mục Archive Folders trong danh sách thư mục để chỉ cho sinh viên làm thế nào bạn vẫn có thể truy cập các mục cũ hơn mà không cần để chúng như là một phần của Hộp thư đến mãi mãi.
Trang 401
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Thảo luận về nhóm Danh bạ liên lạc làm việc như thế nào và những gì bạn có thể làm với nó, tức là, thành lập nhóm cho những người bạn gửi thư rất nhiều, thêm những người có rất nhiều e-mail, thêm đối tác kinh doanh, phân chía người riêng biệt thành các phân loại,v.v..
Không tốn nhiều thời gian nói chuyện về các tính năng nâng cao về thiết lập địa chỉ liên lạc vì đây là một khóa học cơ bản về kỹ thuật số. Nó mang đến một cơ hội tiếp thị cho khóa học đầy đủ nhất của Outlook.
Trang 401
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Đi qua các trường phổ biến nhất mà mọi người sử dụng theo biểu mẫu này, không phải là cần thiết để đi qua mọi trường, như rằng sẽ đưa nó vượt ra ngoài phạm vi của khóa học này.
Đề cập đến số lượng tối thiểu của thông tin mà bạn cần là những gì (ví dụ, một trường), nhưng họ có thể thêm vào nhiều như họ thích, bao gồm các ghi chú.
Trang 402
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Demo các tùy chọn ltrường khác nhau với lời giải thích về lý do tại sao bạn có thể sử dụng chúng.
Hãy chắc chắn để thảo luận về những cách khác nhau để lưu các thông tin liên lạc và nhập địa chỉ liên lạc, hoặc là cho cùng một công ty hoặc liên hệ với một liên lạc khác.
Mẹo cuối cùng về việc làm thế nào để tạo ra một số liên lạc từ một e-mail là một điều mà rất nhiều người thấy rất tiện dụng, đặc biệt là khi họ muốn giữ các thông tin với các ghi chú, ví dụ như nói chuyện với người hỗ trợ kỹ thuật liên quan đến vấn đề với thiết bị hoặc sản phẩm, v.v..
Trang 403
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Thảo luận về các nhóm làm việc như thế nào và khi nào hay tại sao bạn có thể muốn thiết lập chúng, bao gồm cả cho những địa chỉ liên lạc nơi mà tất cả bạn có là một địa chỉ e-mail.
Thảo luận cách làm thế nào không có hạn chế về số lượng hoặc loại các danh sách phân phối bạn thiết lập, hoặc những người bạn có thể thêm hoặc loại bỏ khỏi các danh sách.
Trang 403
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Cũng như xóa các mục không mong muốn khác, địa chỉ liên lạc nên được loại bỏ khỏi danh sách khi chúng không còn giá trị cho người sử dụng. Điều này không chỉ giữ cho kích thước của tập tin PST giảm xuống, nó cũng giữ danh sách các địa chỉ liên lạc được làm mới và ca75p nhật theo thời gian.
Trang 404
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Đề cập đến sớm hơn một chút, bạn có thể mở rộng về chủ đề này khi cần thiết. Ngoài ra, làm một nhận xét với sinh viên về việc làm thế nào để tạo sự thay đổi cho một thư so với tất cả các thư.
Trang 405
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Thảo luận về ưu và nhược điểm của việc theo dõi thư, ví dụ như quá nhiều thư trong Hộp thư đến của bạn, có thể không nhận được phản hồi từ người nhận.
Trang 405
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Giải thích chữ ký là gì và làm thế nào điều này có thể đã được quen thuộc với sinh viên nếu họ đang sử dụng e-mail trước khi tham gia khóa học này . Nhiều e-mail kinh doanh bao gồm chữ ký ở dưới cùng của thư để nhắc nhở bạn về công ty và thông tin liên lạc.
Cho ví dụ về các loại khác nhau của chữ ký bạn có thể thiết lập và tại sao, ví dụ như: một trong những "trích dẫn nội dung bài viết này trong ngày" cho e-mail cá nhân, một cho các dự án đặc biệt bạn đang tham gia vào.
Bao gồm trong bản demo của bạn làm thế nào để chọn một chữ ký khác trong một thư mới.
Trang 406
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Không phải tất cả các chương trình e-mail được thiết lập để tự động trả lời khi nhận được một e-mail. Điều này đôi khi đòi hỏi phải thiết lập trong máy chủ mail, hoặc thông qua truy cập máy chủ Web hoặc thông qua người quản trị mạng bằng cách sử dụng một lựa chọn máy chủ như Exchange. Tuy nhiên, trọng tâm ở đây là sử dụng tùy chọn này nếu có để cho mọi người biết rằng bạn không có sẵn, cho dù bạn làm nó bằng tay bằng cách sử dụng các nhóm thiết lập hoặc với một chương trình trả lời tự động.
Đây là một cử chỉ lịch sự khi làm việc với e-mail, có ưu và khuyết điểm cho các thiết lập này. Hãy chuẩn bị để cung cấp các ví dụ cho cả hai (tức là lịch sự so với thư rác).
Thảo luận về ưu và nhược điểm của thiết lập thông báo out-of-office và gửi đến những người khác, kinh doanh hoặc cá nhân. Xây dựng trong cuộc thảo luận cho dù đó là quan trọng để gửi đến các liên lạc cá nhân.
Trang 406
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Thảo luận làm thế nào có những cách khác nhau để duy trì với e-mail của bạn bằng cách sử dụng một tính năng đồng bộ hóa. Ví dụ các dích đến chúng ta thấy ở đây và trong cuốn sách là một PDA hoặc điện thoại thông minh nhưng có những cách khác như truy cập web đến thư của bạn. Tùy chọn này cho phép bạn lựa chọn thiết lập các tùy chọn để bạn có thể để lại các thư trên máy chủ, bất kể nếu bạn cũng có kế hoạch để tải về các thư đến các thiết bị máy tính. Điều này cung cấp cho bạn những lợi ích có thể xem tất cả thư của bạn bất kể bạn đang ở đâu.
Trang 406
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Tất cả người dùng cuối cùng sẽ bắt đầu nhận được thư rác, và chúng sẽ là được tùy ý. Giải thích làm thế nào thư rác là bất kì thư nào bạn không quan tâm trong việc tiếp nhận, nhưng xuất hiện trong Hộp thư đến của bạn ngay cả khi bạn không đăng ký cho bất cứ điều gì. Nhắc nhở sinh biết làm thế nào các loại thư có thể xuất hiện, ví dụ như, đăng ký cho thuê bao tạp chí, tham gia danh sách gửi thư là một nguyên nhân.
Không phải là cần thiết để đi qua tất cả các tính năng về Junk Mail như là một giới thiệu về những gì bạn có thể làm để giảm số lượng thư bạn nhận được. Nếu sinh viên quan tâm, bạn có thể giới thiệu khóa học Outlook nâng cao cho họ.
Trang 407
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Cung cấp các ví dụ về lý do tại sao bạn có thể muốn xem xét việc làm bản sao của tập tin dữ liệu e-mail của bạn và danh bạ liên lạc. Một số người cho rằng thông tin tốt nhất là để trên hệ thống của họ và không cảm thấy quá trình này là cần thiết. Hãy chắc chắn để giới thiệu các tình huống chẳng hạn như ổ đĩa bị hỏng, xóa mục không thể được truy vấn mà không có một bản sao lưu, trộm cắp, v.v..
Các bản sao lưu thực sự có nghĩa là "bảo hiểm" chống lại sự mất mát dữ liệu vì bất cứ lý do gì. Tương tự như có bản sao cứng thông tin, có một bản sao điện tử một nơi nào đó khác hơn so với máy tính làm tinh thần, đặc biệt là nếu bạn có thông tin rất quan trọng là sẽ rất khó khăn để tái tạo lại nếu nó bị mất.
Bạn có thể muốn giới thiệu các phương pháp khác hơn là sử dụng tùy chọn nhỏ gọn hoặc một bản sao lưu, ví dụ như lưu trữ, ghi vào đĩa CD, lưu các tập tin dữ liệu vào một ổ đĩa mạng thay vì tại máy của bạn
Trang 407
Mục tiêu 3-2.2.3, 3-2.2.4, 3-2.2.5, 3-2.2.6, 3-2.2.7, 3-2.2.8, 3-2.2.9
Đây không phải là một chủ đề mới nhưng trở thành mối quan tâm lớn trong một vài năm gần đây và vẫn tiếp tục khi công nghệ phát triển. Chuẩn bị để thảo luận về các loại vấn đề bảo mật đã gia tăng và tại sao bạn cần xem xét chúng. Thậm chí dù một sinh viên có thể chỉ gửi các email cá nhân, chúng phải được bảo vệ bằng cách sao lưu và chặn các thư bạn không quan tâm.
Một chữ ký số chỉ là một cách để bảo mật thư cho các thư kinh doanh. Bạn có thể muốn xem xét các tùy chọn khác với lớp, đặc biệt nếu mục đích của họ đa phần là mang tính cá nhân vào lúc đầu. Hầu hết các hoạt động kinh doanh sẽ có một chính sách để họ cần nhận thấy về diều này tại nơi làm việc