Word Office Guides.pdf

Đại học Bách Khoa Hà Nội
www.hust.edu.vn
Viện Công nghệ Thông tin và Truyền Thông
soict.hust.edu.vn
với Microsoft Office Word
Công cụ Soạn Thảo
Writer Tool

Các tính năng cơ bản
Các bài thực hành
Giới thiệu các công cụ soạn thảo
Phụ lục
Các tính năng nâng cao
Ví dụ minh họa
Lỗi thường gặp
Table of contents
1
2
3
4
5
6
7

Giới thiệu các công cụ soạn thảo
Soạn
thảo
Trình
chiếu
Bảng
tính
Văm
phòng

• Chương trình soạn thảo văn bản là một loại phần
mềm được thiết kế để soạn thảo các văn bản điện tử
• Chức năng chính
– Hiển thị nội dung văn bản trên màn hình
– Cho phép người dùng sửa đổi,
bổ sung tại vị trí bất kì trong văn bản
– Thể hiện nhiều kiểu chữ, cỡ & màu sắc
– Đính kèm hình ảnh trong văn bản
– Lưu giữ văn bản dưới dạng file
– Hỗ trợ in ấn văn bản
Công cụ soạn thảo là gì?

Microsoft Word
• Có phí
• Định dạng .doc, .docx
• OS: Windows, MacOS
Các phần mềm soạn thảo
LibreOffice Writer
• Miễn phí
• Định dạng .odt
• OS: Windows, MacOS, Linux
Các phần mềm khác: OpenOffice, Apple Pages, BKAV eOffice…

Môi trường áp dụng
6
Đang học tập
• Soạn thảo báo cáo bài tập lớn,
• Soạn thảo báo cáo học phần đồ án
• Soạn thảo đồ án tốt nghiệp
• Trình bày bài báo khoa học, nghiên cứu
Khi làm việc
• Viết CV giới thiệu
• Tài liệu khảo sát, phân tích thiết kế dự án
• Báo cáo dự án
• Giới thiệu sản phẩm

• Tài liệu chỉ giới thiệu về
tính năng của MS Word
và ứng dụng cụ thể của
tính năng đó.
• Tài liệu tham khảo:
Microsoft office
professional 2010 Step
by Step
ftp://dce.hust.edu.vn/tiennd/nhapmoncntt/
7
Công cụ sử dụng trong bài giảng

• Thay đổi ở Tab Design sẽ áp dụng ngay lập tức cho toàn
bộ văn bản
– Chọn Theme để có sự phối hợp màu sắc hiệu quả
– Chọn Style để có các trình bày đầu mục, giãn dòng…
Bắt đầu văn bản với tab Design
Nếu thay đổi sau
khi văn bản đã
hoàn thành, có thể
sẽ làm bố cục văn
bản bị lệch lạc

Soạn thảo chữ, hình, bảng
9
Thanh công
cụ Ribbon
Soạn thảo văn
bản ở đây
Thước kẻ,
căn lề
Thống kê số
trang, số từ
3 chế độ hiển
thị: chỉ đọc,
trang giấy, web

• Hiển thị Ruler: giúp căn lề:
– tab VIEW / group Show / chọn Ruler
• Hiển thị Navigation Pane: giúp tra cứu mục lục:
– tab VIEW / group Show / chọn Navigation Pane
Hiển thị các thông tin hỗ trợ

- Các phải thiết
lập style .
- Không được thay font, đổi
màu, in đậm… trực tiếp.
- Lợi ích:
- Sinh mục lục tự động.
- Tạo tham chiếu.
- Thay đổi style có tác dụng
cho mọi text dùng style đó.
- Chọn tab HOME / group
Styles
Heading
Đầu mục

- Các dòng text có style là Heading
sẽ được tự động sinh thành một
dòng mục lục.
- Mỗi khi có thay đổi văn bản, để
cập nhật mục lục, chọn phần mụ
lục đó hoặc select toàn bộ văn
bản rồi bấm F9.
- Chọn tab REFERENCES / group
Tables of Content
- Lưu ý: xem thêm nội dung về
Navigation Pane
12
Table of Content
Mục lục

• Tự động tô màu cho Table
• Nếu bổ sung thêm cột, dòng
thì màu cũng tự động được tô
màu lại, không bị lệch màu.
• Có thể tùy chọn màu đặc biệt
cho dòng/cột ở vị trí đầu
tiên/cuối cùng.
• Click vào Table / tab Design /
group Table Styles
13
Table Design
Trình bày Table

• Chọn một Image bất kì, ribbon
Format sẽ xuất hiện, với nhiều
hiệu ứng mặc định.
• Hiệu ứng được tinh chỉnh bằng
các chức năng “Picture Shape”,
“Picture Border”, “Picture Effects”.
• Các hình Shape cũng có tính
năng tương tự.
• Chức năng Remove Background
và Color / Set Transparent Color
để loại bỏ nền
14
Picture Design
Trình bày Picture
Reflection

• Tạo các mô hình, lược đồ
sinh động để biểu diễn
một quá trình, ý tưởng,
workflow...
• Dễ dàng chỉnh sửa
15
SmartArt & Chart
Viện
CNTT&TT
Kỹ thuật
máy tính
Truyền
thông
mạng
Khoa học
máy tính
Hệ thống
thông tin
Công nghệ
phần mềm
An toàn
thông tin
Trung tâm
Máy tính

• Bước 1: Tạo caption mới
– Chọn tab REFERENCES / group
Captions / Insert Caption
– Đặt tên caption là Hình
• Bước 2: Đặt caption cho mỗi
hình ảnh trong file
Captions / Insert Caption
– Chọn caption là Hình (đã đặt tên)
– Bấm nút OK
• Bước 3: Sinh danh mục hình
Captions / Insert Table of Figures
• Để cập nhật danh mục hình và
đánh lại số thứ tự hình, select
vùng caption và bấm F9
16
Table of Figures
Danh mục hình

• Tương tự như với danh
mục hình
17
Table of Tables
Danh mục bảng

• Page break để nội dung tiếp
theo sẽ ở đầu trang mới.
• Nếu bổ sung thêm văn bản
vào phía trước của page
break, thì phần nội dung phía
sau vẫn không bị xô lệch vị trí
• Chọn tab PAGE LAYOUT /
group Page Setup / Breaks /
Page
18
Page Break
Ngắt trang
Đặt Page Break
ở đây
Đặt Page Break
ở đây

• Khi dán nội dung từ một văn bản khác, thay vì
bấm Ctrl+V, hãy sử dụng Context Menu (menu
chuột phải) với nhiều tùy chọn Paste khác nhau
Paste As…
..chỉ paste nội dung,
bỏ qua định dạng
giữ nội dung và định dạng
của file nguồn
giữ nội dung nhưng lấy
định dạng của file đích
giữ nội dung nhưng trộn
định dạng của file đích và nguồn

• Khi tạo một văn bản MS Word mới, thay vì tạo một trang
trống, hãy sử dụng các template có sẵn miễn phí.
Sử dụng Online Template
20

- Mỗi lần sửa tài liệu, qui ước sử
dụng một màu khác nhau để
người xem thấy rõ sự cập nhật
văn bản.
- Sau khi gửi tài liệu cho khách
hàng/người quản lý, chúng ta tiếp
tục gửi tài liệu mới hơn. Cần tô
màu để họ tập chung xem điểm
khác biệt, giảm thời gian review.
- Nhắc người xem về sự tô màu
này trong email hoặc doc history.
Tô màu chữ
A b c d
e f g h I
j k l m n
o p q r s
A b c d
e f g h I
j k l m n
o p q r s

• Nhận được thông báo “em gửi
tài liệu mới bổ sung, anh chị
xem nhé”.  bổ sung ở đâu?
• Chức năng so sánh 2 tài liệu
bất kì để phát hiện ra điểm
khác biệt
– giảm thời gian kiểm tra tài liệu.
– tập trung xem xét sự bổ sung mà
không cần xem lại toàn bộ tài liệu.
• Chọn tab REVIEW / group
Compare
22
So sánh 2 tài liệu

• Sau khi cập nhật một tài liệu,
bản thân mỗi người cũng phải
theo dõi được mình đã sửa
những gì, để:
– Kiểm tra lại lần nữa
– Tô màu phân biệt
– Gửi xếp kiểm tra
• Dùng chức năng “Track
Change”
• Có thể thay đổi 4 góc nhìn (1)
xem bản gốc, (2) bản mới, (3)
bản gốc + kí hiệu thay đổi, (4)
bản mới + kí hiệu thay đổi.
• Người quản lý bổ sung thêm
các nhận xét hoặc phê duyệt
các thay đổi. 23
Quản lý thay đổi

• Là sự kết hợp giữa nội dung tĩnh và nội dung động để
tạo thành một loạt các văn bản có chung khuôn dạng.
• Nội dung tĩnh được trình bày trong file .docx, còn nội
dung động được điền trong file .excel
• Áp dụng: để tạo thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu
điểm…
Trộn thư
Mail Merge
24

• Mục lục, danh mục hình/bảng bị lỗi
– Nguyên nhân: nội dung của Heading thay đổi, nhưng chưa cập
nhật lại mục lục, danh mục.
– Giải pháp: click vào mục lục, danh mục và bấm F9 để cập nhật
lại
Lỗi thường gặp

Ví dụ minh họa
Tên văn bản
Đầu mục lớn
Nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội
dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung,
nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội
dung, nội dung, nội dung.
Đầu mục lớn
Đầu mục nhỏ
Nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung,
nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung.
Nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung,
nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung.
Đầu mục nhỏ
Nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội
dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung.
Đầu mục lớn
TÊN VĂN BẢN
CONTENTS
Đầu mục lớn ..................................................................................................................................................................1
Đầu mục lớn ..................................................................................................................................................................1
Đầu mục nhỏ .............................................................................................................................................................1
Đầu mục nhỏ .............................................................................................................................................................1
Đầu mục lớn ..................................................................................................................................................................1
Đầu mục nhỏ .............................................................................................................................................................2
ĐẦU MỤC LỚN
Nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội
dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung,
nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung.
ĐẦU MỤC LỚN
ĐẦU MỤC NHỎ
Nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội
dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung.
Nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội
dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung.
ĐẦU MỤC NHỎ
dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung.
ĐẦU MỤC LỚN
ĐẦU MỤC NHỎ
dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung, nội dung.

• Mở file Demo.Original.docx
• Sử dụng tab DESIGN / group Document
Formation để thay đổi Theme và Style của file
• Lưu kết quả vào file Demo.Result.docx
Lab 01
27

• Sử dụng tab DESIGN / group Page Background
/ Watermark / để thay đổi hình nền của văn bản
Lab 02
28

• Sử dụng tab DESIGN / group Document
Formation / Colors và Fonts/ để thay đổi tone
màu và Font chữ của toàn văn bản
Lab 03
29

• Sử dụng tab HOME / group Styles / để áp kiểu
Heading cho các dòng Đầu mục.
• Hiển thị Ruler và Navigation Pane
• Kiểm tra việc hiện thị Heading ở Navigation
Pane.
Lab 04
30

Heading cho các dòng Đầu mục.
• Hiển thị Ruler và Navigation Pane
• Kiểm tra việc hiện thị Heading ở Navigation
Pane.
Lab 05
31

Strong cho các chữ SOICT trong tất cả các
paragraph
• Sử dụng tab HOME / group Styles/ hãy hiệu
chỉnh kiểu Strong để có font Arial, Size 24, Màu
xanh
Lab 06
32

• Sử dụng tab REFERENCES/ group Table of Contents /
để sinh mục tự động, đặt ở đầu file.
• Chèn thêm nội dung sao cho các heading nằm ở các
trang khác nhau.
• Đổi chữ “Đầu mục lớn” thành “Phần”, đổi chữ “Đầu mục
nhỏ” thành “Chương”.
• Cập nhật lại mục lục.
Lab 07
33

• Sử dụng tab PAGE LAYOUT/ group Page Setup / để đặt
các Page Break vào phía trước của các “Đầu mục lớn”.
• Chèn thêm nội dung vào phía sau của “Đầu mục lớn”
đầu tiên.
• Quan sát sự thay đổi vị trí của các “Đầu mục lớn” phía
sau.
Lab 08
34

• Sử dụng tab INSERT / group Page/ Cover Page để chèn
thêm trang bìa.
• Nhập thông tin họ tên sinh viên.
Lab 09
35

• Sử dụng tab REFERENCES/ group Captions/ Insert
Caption / để tạo thêm caption mới có tên là Hình.
• Đặt caption Hình cho tất cả các ảnh
• Điền thông tin chi tiết bên cạnh caption để giải thích cho
ảnh. Ví dụ: Logo trường Bách Khoa; Logo Viện
CNTT&TT; Sơ đồ mặt bằng trường Bách Khoa
• Chèn Danh mục Hình vào phần đầu của file
Lab 10
36

Caption / để hiệu chỉnh caption cũ có tên là “Hình” để có
Numbering để đánh số là A,B,C…
• Thêm nội dung để logo SOICT nằm ở trang 2.
• Sử dụng tab HOME/ group Styles/ hiệu chỉnh kiểu
Caption để căn lề giữa, màu chữ xanh, cỡ chữ 15
• Bấm vào Danh mục Hình ở đầu file, bấm F9 để cập nhật
lại danh mục.
Lab 11
37

• Thêm ảnh vietnam.jpg và đặt Caption Hình cho ảnh đó.
• Bấm vào Danh mục Hình ở đầu file, bấm F9 để cập nhật
lại danh mục.
Lab 12
38

• Với logo Bách Khoa, sử dụng tab FORMAT / group
Picture Styles để thay đổi các hiệu ứng
• Với logo SOICT, sử dụng tab FORMAT / group Adjust /
Color / để thay đổi thành màu vàng
• Với ảnh mặt bằng trường Bách Khoa, sử dụng tab
FORMAT / group Adjust / Remove Background/ để chỉ
hiển thị logo compa/bánh răng trên nền ảnh
Lab 13
39

• Chọn table
• Sử dụng tab DESIGN / group Table Styles / để thay đổi
kiểu
• Sử dụng tab DESIGN / group Table Style Options / để
tinh chỉnh kiểu hiển thị
Lab 14
40

Caption / để tạo thêm caption mới có tên là Bảng.
• Đặt caption Bảng cho tất cả các bảng.
• Điền thông tin chi tiết bên cạnh caption để giải thích cho
ảnh.
• Chèn Danh mục Bảng vào phần đầu của file
Lab 15
41

• Sử dụng tab INSERT / group Illustrations/ Smart Art / để
trình bày các nội dung của học phần Nhập môn CNTT
được đẹp hơn.
• Thay đổi Smart Art về Viện CNTT&TT
Lab 16
42

• Sử dụng tab INSERT / group Illustrations/ Chart / để vẽ
biểu đồ 12 ngôn ngữ lập trình được tìm kiếm nhiều nhất
• Thay đổi Chart của 8 ngôn ngữ lập trình kế tiếp
Lab 17
43

• Mở file Project1.Original.docx
• Xem thiết kế giao diện phần mềm Calculator bằng công
cụ Shapes.
• Sử dụng tab INSERT / group Illustrations / Shapes / New
Drawing Canvas .. để tạo một vùng vẽ
• Sử dụng tab INSERT / group Illustrations / Shapes / với
các shape để thiết kế giao diện phần mềm Paint.
• Lưu kết quả vào file Project1.Result.docx
Lab 18

• Mở file ver1.docx và file ver2.docx
• Hãy tìm số điểm khác biệt giữa 2 file (bằng mắt)
• Hãy sử dụng tab REVIEW / group Compare / để so sánh
và đánh dấu ngay sự khác biệt
Lab 19
45

• Mở file Nhiemvu.Original.docx
• Sử dụng tab REVIEW / group Tracking / bật Track Changes / để bắt
đầu lưu vết mọi sự thay đổi file
• Điền đầy đủ thông tin cá nhân vào file
• Đặt Style là Heading 2 cho các mục 1, 2, 3
• Select đoạn chữ “Các tính năng tùy chọn” rồi sử dụng tab
REVIEW / group Comments/ New comment/ để thêm comment có
nội dung “SV đã hoàn thành”
• Sử dụng tab REVIEW / group Tracking / thay đổi Display for Review
/ để xem lại các thay đổi
• Sử dụng tab REVIEW / group Changes/ chọn Accept hoặc Reject
để chấp nhận hoặc bỏ qua các chỗ có thay đổi.
• Lưu kết quả vào file Nhiemvu.Result.docx
Lab 20
46

• Mở file ADCoding.Original.docx
• Trong file này đã định nghĩa sẵn
Style là CodingArea.
• Hãy select lần lượt từng đoạn mã code, sau đó
áp Style CodingArea cho các đoạn mã đó.
• Lưu kết quả vào file ADCoding.Result.docx
Lab 21

• Hãy chọn lấy một báo cáo môn học mà sinh viên đã làm,
lưu trữ với tên file là <MaSoSV>.BTL1.Original.docx.
Ví dụ 20152345.BTL1.Original.docx
• Áp dụng các thao tác đã học để trình bày lại báo cáo
môn học. Lưu trữ với tên <MaSoSV>.BTL1.Result.docx
Bài tập lớn:
48

• Hãy viết CV giới thiệu bản thân. Sử dụng các Template
bất kì, hoặc 1 trong 3 template có trong thư mục BTL2
– Lưu trữ với tên file là <MaSoSV>.CV.docx.
Ví dụ 20152345.CV.docx
Bài tập lớn:
49

Word Office Guides.pdf

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Word Office Guides.pdf

Similar to Word Office Guides.pdf (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Word Office Guides.pdf