1. ENCYCLOPEDIE
FUNCTIONELE ONTWERPEN

2. Stichting Triple A Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

3. ONDERWIJSVISIE 1
ONDERWIJSVISIE

4. 2 ONDERWIJSVISIE

5. ONDERWIJSVISIE 3
INLEIDING
In dit deel van de encyclopedie verwoorden wij het ‘waarom’ van het ontwerpen
van nieuwe ondersteunende systemen.
Naast de veroudering van de huidige systemen, verandert de omgeving en de
onderwijswereld. Dit brengt, ook voor ondersteunende systemen, nieuwe vragen
met zich mee en leidt tot nieuwe behoefte.
Voor het uitwerken van een eerste functionele ontwerp hebben wij het expliciteren
van onze (gezamenlijke) onderwijsvisie nodig gehad. Van daaruit konden wij de
slag maken naar wat wij willen van nieuwe systemen.
Om die reden hebben wij ook de onderwijsprocessen, volgend uit de onderwijsvisie,
gedefinieerd. Het resultaat is de onderwijsprocesplaat die in dit document opge-
bouwd wordt tot een totaaloverzicht.
Het gedachtegoed in dit document hanteren wij als uitgangspunt voor de beschrijving
van functionaliteit in alle door ons opgestelde functionele ontwerpen.

6. 4 ONDERWIJSVISIE
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 3
Verschillende redenen voor nieuwe systemen 6
Het onderwijssysteem: processen in een onderwijsinstelling 8
De onderwijsprocessen vanuit deelnemersperspectief 9
Inschrijven en overdracht van deelnemergegevens 10
Leervraag arrangeren 11
Onderwijscatalogus 12
Roosteren en prognotiseren 14
Middelen 16
Primair proces ondersteuning 17
Diplomering en uitschrijven 18
Externe verantwoording en overdracht deelnemergegevens 19
Het totaalbeeld van de onderwijsprocessen 21

7. ONDERWIJSVISIE 5
ONDERWIJSVISIE

8. 6 ONDERWIJSVISIE
VERSCHILLENDE REDENEN VOOR NIEUWE SYSTEMEN
Er zijn verschillende redenen voor de behoefte aan nieuwe systemen. De ervaring
dat de huidige systemen niet meer voldoen is een belangrijke component. Een
andere behelst een (her)nieuw(d)e blik op de (toekomstige) veranderingen in het
onderwijs.
‘De huidige systemen voldoen niet meer’
- Veel van de huidige systemen zijn gebaseerd op technologie van de jaren ’90 en
zijn daarmee verouderd
- De (onderwijs)wereld verandert, dus ook de functionele eisen die gesteld worden
aan ondersteunende systemen
- De omvang van (veel van) de huidige systemen is enorm toegenomen waardoor
de systemen vrijwel onbeheersbaar zijn geworden (bijvoorbeeld het afnemen van
de performance en de complexiteit van wijzigingen op de functionaliteit)
- De huidige systemen zijn, met het oog op de destijds belangrijk geachte eis dat er
zo min mogelijk geïmporteerd en geëxporteerd moest worden, gesloten systemen
met grote complexiteit
- De nieuwe systematiek in het mbo-onderwijs (zoals het inschrijven in domeinen
en eventuele toekomstige regelgeving) kan met de huidige systemen onvoldoende
ondersteund worden
- De grotere variëteit in opleidingen, cursussen en leermogelijkheden die de onder-
wijsinstellingen bieden wordt niet voldoende ondersteund door de huidige systemen.
‘Het onderwijs is in beweging’
Veranderingen in de maatschappij, nieuwe inzichten over het leren en nieuwe
technologische mogelijkheden beïnvloeden het onderwijs. Met het verdwijnen van
strakke, centraal gestuurde richtlijnen over de inhoud van het onderwijs, hebben
onderwijsinstellingen meer keuzevrijheid gekregen. Deze keuzevrijheid heeft onder
meer tot gevolg dat:
- De loopbaan van de deelnemer meer en meer als vertrekpunt wordt genomen
- Leren plaatsvindt in reële en betekenisvolle (beroeps)contexten
- De pedagogisch-didactische benadering verandert naar begrippen als binding,
zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van de deelnemer
- Ook ondernemerschap en ondernemend zijn plaats krijgt in de loopbaan van de
deelnemer
- Als laatste dat er veel meer geïntegreerde begeleiding en zorg plaatsvindt tijdens
de loopbaan.

9. ONDERWIJSVISIE 7
Het model dat Jan Geurts heeft ontwikkeld, gaat uit van vier keuzes die instellingen
kunnen maken (of een mix daarvan).
Figuur 1. Onderwijsmodel van Geurts
Het onderwijs is dus in beweging. De inhoud verandert, er zijn meerdere werk-
vormen en de regelgeving maakt meer mogelijk. De veranderingen gaan echter
langzaam. Het is een kwestie van jaren. Dat wil ook zeggen dat oude en nieuwe
situaties naast elkaar voor kunnen komen. In veel instellingen komen alle vier de
vlakken in het schema van Geurts voor, dus zowel standaardproducten als allerlei
vormen van ‘nieuw leren’.
De essentie van het generieke van de ontworpen systemen, is dat alle vier de
kwadranten van Geurts gefaciliteerd worden. Daarmee worden alle vormen van
flexibiliteit ondersteund.

10. 8 ONDERWIJSVISIE
Het onderwijssysteem: processen in een onderwijsinstelling
Gemeenschappelijk in de verschillende onderwijsconcepten van de instellingen is
dat er sprake is van deelnemers die leren en medewerkers van de instelling die do-
ceren, adviseren en begeleiden (en nog andere rollen kunnen hebben). In het (mid-
delbaar) beroepsonderwijs is kwalificeren een expliciet te onderscheiden onderdeel
van het proces (we maken dus procesmatig onderscheid tussen leren en kwalificeren).
Leren, kwalificeren en begeleiden verlopen in de kern cyclisch (in verschillend maar
afgestemd tempo en frequentie).
Het proces start op het moment dat een lerende (leerling, deelnemer of student)
zich aanmeldt bij de onderwijsinstelling. Na een intake wordt de deelnemer uit-
eindelijk ingeschreven voor een leerloopbaan. Binnen het mbo is dat binnenkort
bijvoorbeeld een inschrijving op een domein, binnen het vo is dat een opleiding en
bij educatie kan dat een cursus zijn.
Vanaf dat punt is ‘loopbaan’ niet vooraf uitgestippeld, maar vindt een cyclisch pro-
ces plaats van begeleiden en leren. Telkens wordt in de begeleiding het gewenste
onderwijs of de leervraag (voor een kortere of langere periode) bepaald op basis
van de leerbehoefte, en de al behaalde resultaten. Deze behaalde resultaten, kort
gezegd de output van het leerproces, worden in het begeleidingsproces geregis-
treerd, geïnterpreteerd en gemonitord.

11. ONDERWIJSVISIE 9
DE ONDERWIJSPROCESSEN VANUIT DEELNEMERSPERSPECTIEF
Vanuit het onderwijssysteem zoals in het vorige hoofdstuk beschreven, werken wij
de onderwijsprocessen vanuit het perspectief van de deelnemer verder uit. Op die
manier ontstaat een volledig beeld van het totale proces dat een deelnemer door-
loopt.
Stapsgewijs bouwen wij in dit hoofdstuk een model op dat de totaliteit aan
onderwijs(werk)processen beschrijft en dat als basis dient voor de uitwerking van
de functionele ontwerpen van de kernsystemen.
De kleuren van de processen die u in de plaatjes gaat zien, zijn overeenkomstig
met de kleuren van de kernsystemen die u in figuur 2 hieronder ziet.
Aan het einde van dit hoofdstuk vatten wij de kernsystemen nog eens samen.
Figuur 2. De kernsystemen

12. 10 ONDERWIJSVISIE
Inschrijven en overdracht van deelnemergegevens
Figuur 3. inschrijven en overdracht deelnemersgegevens
De start van het hele traject dat een deelnemer doorloopt is de aanmelding en
daaruit voortkomende inschrijving. Over het algemeen meldt een deelnemer zich
bij een instelling aan met de vraag om daar onderwijs te mogen volgen. Binnen de
verschillende onderwijssoorten verschilt de aanmelding. Bij een mbo-opleiding vindt
er bijvoorbeeld na de aanmelding een intake plaats, terwijl bij het vmbo het advies
van de basisschool een rol speelt bij de inschrijving (plaatsing).
Dit is de reden dat wij de aanmelding niet verder hebben uitgewerkt in een functio-
neel ontwerp.
Bij de intake wordt bekeken of de instelling de deelnemer iets te bieden heeft. Als
dit het geval is komt een verbintenis tot stand. Bij dit moment van inschrijven gaat
de onderwijsinstelling een verplichting aan, om geschikt onderwijs te gaan leveren.
Tevens wordt het logistieke proces in gang gezet.

13. ONDERWIJSVISIE 11
Met het maken van een verbintenis start ook het bekostigingsproces. De onderwijs-
instelling wil gegevens van de deelnemer gaan registreren (beheren identiteit) en
eventuele documenten en leervraag worden vastgelegd.
Eventueel worden de gegevens van toeleverende onderwijsinstellingen opgevraagd
en verwerkt in het registratiesysteem.
Leervraag arrangeren
Figuur 4. Formuleren leervraag en arrangeren van onderwijs
De fase die hierop volgt is het vaststellen van de leervraag van de deelnemer. Dat
kan een driejarige opleiding zijn, afgesloten met een diploma of het kan bestaan
uit een cursus van twee middagen, waarbij van een kwalificatie geen sprake is. De
leervraag van de deelnemer moet zoveel mogelijk worden uitgedrukt – geformu-
leerd – in termen van zogenaamde onderwijsproducten.
Het formuleren van de leervraag is een activiteit die wordt uitgevoerd door deelne-
mer en begeleider.

14. 12 ONDERWIJSVISIE
De instelling vergelijkt en matcht vervolgens de vraag van de deelnemer met het
aanbod (vanuit een onderwijscatalogus) en arrangeert op deze wijze de opleiding
van de deelnemer.
Gekozen wordt voor het onderwijs dat het beste past bij de leervraag van de deel-
nemer en het beschikbare aanbod van de instelling.
Het formuleren van de leervraag en het arrangeren hebben een cyclisch karakter,
ook in het volgen van het onderwijs worden opnieuw leervragen geformuleerd (ko-
mend uit ‘leertrajectbegeleiding’).
Onderwijscatalogus
Figuur 5. Onderwijscatalogus
In de matching tussen vraag van de deelnemer en aanbod van onderwijs staat de
onderwijscatalogus centraal.
Uitgaan van de vraag van de deelnemer betekent niet dat alle vragen gehonoreerd
worden. Wat aan onderwijs beschikbaar is, komt voort uit de zogenaamde onder-

15. ONDERWIJSVISIE 13
wijscatalogus. Deze bevat de informatie (metadata) over de onderwijsproducten
van de onderwijsinstelling. Combinaties van onderwijsproducten (arrangementen)
worden gebruikt om het onderwijsaanbod samen te stellen. Een onderwijsaanbod kan
een driejarige opleiding zijn, maar ook een cursus van twee middagen. Een dergelijk
aanbod bestaat dus uit 1 of meerdere onderwijsproducten. Onderwijsproducten kun-
nen van verschillende typen zijn, zo kan het een stage van drie maanden zijn, maar
ook een serie lessen of een summatieve toets. De onderwijscatalogus wordt gebruikt
om de leervraag van de deelnemer te vertalen naar onderwijsaanbod.
Stel dat het onderwijsproduct dat het beste past bij de deelnemer, niet beschikbaar
is dan kan de instelling kiezen voor het ontwikkelen van het product. Wel is dan van
belang dat het voorzien wordt van kenmerken (metadata) en wordt opgenomen in
de catalogus. Alleen de onderwijsproducten die zijn opgenomen in de catalogus en
door middel van de metadatering herkenbaar en herleidbaar zijn kunnen worden in-
gezet in het logistieke proces. Voorbeelden van metadata zijn soort product, beno-
digd personeel, benodigde ruimte, benodigde faciliteiten, leermiddelen, omvang en
andere tijdsaspecten, bijdrage aan competenties en kerntaken, ervaring, financiële
aspecten en beperkende factoren.
Ten tijde van het arrangeren is nog niet bekend of het product (of de combinatie
van producten) direct te leveren of beschikbaar is (het roosterproces is namelijk
nog niet uitgevoerd). Er moet in principe even gewacht worden totdat de vraag van
de deelnemer wordt geconfronteerd met het aanbod van de instelling (het arran-
gement van de producten uit de catalogus en de middelen). Om daar zicht op te
krijgen gaan we de volgende fase in.

16. 14 ONDERWIJSVISIE
Roosteren en prognotiseren
Na het arrangeren met behulp van de onderwijscatalogus komt de fase van het
roosteren. Gekeken wordt of de gevraagde producten ook te leveren zijn, in welke
volgorde en natuurlijk op welke termijn. Zo kan het zijn dat een driejarige opleiding
alleen in september en januari start, maar kan de korte cursus elke maandag van
de week starten. In deze fase worden de onderwijsactiviteiten voor de deelnemers
gepland, voor een bepaalde periode. Het geplande aanbod wordt in de vorm van een
rooster aan de deelnemer gepresenteerd.
Door het accepteren van het rooster gaan de deelnemer en de instelling de ver-
plichting aan om het (de) onderwijsproduct(en) aan te bieden en af te nemen. De
deelnemer accepteert dus ook de leveringstermijn. Op dat moment kan het onder-
wijs daadwerkelijk worden gerealiseerd in een leer- of toetssituatie. Al het onder-
wijs dat door een deelnemer is geaccepteerd komt in zijn loopbaan.
Figuur 6. Roosteren en prognotiseren

17. ONDERWIJSVISIE 15
Voor meerdere deelnemers met een leervraag moet onderwijs worden geroosterd.
De keuze van het uiteindelijke rooster wordt mede bepaald door een aantal instel-
lingspecifieke afwegingen (bijv. economische, onderwijsvisie etcetera).
In een aantal gevallen is het onderwijsproduct niet snel genoeg te leveren (of te
plannen) en is dat aanleiding voor de deelnemer en de instelling om opnieuw te kij-
ken naar de wens en de mogelijkheden. Het kan immers niet voorkomen dat ergens
in mei geconstateerd wordt dat de deelnemer tot september moet wachten met
de volgende stap in het onderwijsproces. In dat geval komt de instelling in samen-
spraak met de deelnemer met alternatieven van onderwijsproducten of alternatie-
ven in tijd, plaats of volgorde van producten.
Een bijzonder aspect in het aanbod van onderwijsproducten behelst de beroeps-
en praktijkvorming (BPV). BPV wordt meegenomen als onderwijsproduct in het
roosterproces. Het daadwerkelijk beschikbaar zijn van een BPV-bedrijf en -plaats is
hierbij nog niet van belang; de BPV wordt in het rooster opgenomen ook als er nog
geen BPV plaats gevonden is. Het vinden van een BPV-plaats is een parallel proces
dat al kan starten zodra de leervraag is gearrangeerd of zodra het rooster beschik-
baar is. Uiterlijk op het moment dat de stage ingaat, moet de BPV-plaats gevonden
zijn. Als dat dan nog niet het geval is, ontstaat er een probleem in de uitvoering
van het onderwijs.
Als er tijdens de uitvoering problemen ontstaan met de inzet van de benodigde
middelen, dan kan daarvoor in het bestaande rooster een oplossing voor worden
gevonden. In het geval van een calamiteit wordt er opnieuw geroosterd.
Naast het rooster voor de komende periode (korte termijn) is het van belang
om vooruit te kijken en te anticiperen op komende ontwikkelingen, op basis van
inschattingen en ervaringscijfers van inschrijvingen van afgelopen jaren. Maar ook
demografische gegevens, toekomstplannen van de onderwijsinstelling en nieuw
onderwijsaanbod spelen een rol bij het vooruit kijken.

18. 16 ONDERWIJSVISIE
Middelen
Figuur 7. Middelen
Bij het roosteren van de onderwijsproducten is het van belang om na te gaan of
er voldoende onderwijscapaciteit is. Dat wil zeggen dat gekeken moet worden of
er bijvoorbeeld personeel, ruimte en middelen beschikbaar zijn op het gewenste
moment. Zo moet bij een kortlopende activiteit, waarbij een motor gedemonteerd
moet worden, de beschikbaarheid van een technisch docent, een werkplaats en een
motor geregeld zijn. Om na te gaan of dat het geval is, moet ‘gekeken’ worden in
een aantal onderliggende instellingspecifieke registraties, zoals een HRM-systeem
en een facilitair systeem.
Ook moeten indien noodzakelijk de kenmerken van een middel gewijzigd kunnen
worden om het op een andere wijze in te kunnen zetten. Een gymlokaal kan bij-
voorbeeld ook als praktijkruimte gebruikt worden (meegeroosterd worden), mits
het de juiste kenmerken bevat.

19. ONDERWIJSVISIE 17
Primair proces ondersteuning
Het primaire proces betreft de daadwerkelijke uitvoering van het onderwijs.
Figuur 8. Primair proces ondersteuning
De studieactiviteit wordt geregistreerd, geïnterpreteerd (bijvoorbeeld het beoorde-
len van competenties en kennis) en de studievoortgang wordt gemonitord. Op basis
daarvan wordt de deelnemer gestuurd en begeleid, met als resultaat een eventuele
nieuwe of gewijzigde leervraag.
Afhankelijk van het type onderwijsproduct dat is uitgevoerd, kunnen er ook aanvul-
lende gegevens ontstaan. Zo levert een onderwijsproduct met als typering ‘sum-
matieve toetsing’ een summatief resultaat op. Dat resultaat is belangrijk voor de
diplomering. Maar ook andere gegevens zijn mogelijk, bijvoorbeeld formatieve
resultaten of andere resultaten die een deelnemer oplevert. Deze zijn van belang voor
de begeleiding van de deelnemer. Deze gegevens worden met dat doel geregistreerd
en vervolgens worden deze geïnterpreteerd en gemonitord in de begeleiding van het
leertraject van de deelnemer.

20. 18 ONDERWIJSVISIE
Ook wordt de aan- en afwezigheid van deelnemers vastgelegd. Deze registratie is
op twee manieren belangrijk, enerzijds vanwege de rol die studieactiviteit (aanwezig-
heid) speelt in de begeleiding van deelnemers. Met de analyse van de aan- en
afwezigheid wordt vastgesteld of de deelnemer bij het onderwijs dat in zijn loop-
baan is vastgelegd ook daadwerkelijk aanwezig is geweest.
Naast dit begeleidingsdoel, speelt de aanwezigheid een rol in de verantwoording.
Het gaat dan om gegevens op een hoger aggregatieniveau. In dat geval zijn
geanalyseerde gegevens voldoende. Deze moeten echter wel bruikbaar zijn in het
kader van de leerplichtwet of de RMC-meldingen. In geval van opdrachtgevers,
anders dan de landelijke overheid, zoals gemeenten of bedrijven, kan registratie
van aanwezigheid van belang zijn.
Diplomering en uitschrijven
Figuur 9. Diplomering en uitschrijven

21. ONDERWIJSVISIE 19
Uiteindelijk wordt, door het verzamelen van de benodigde summatieve resultaten,
een diploma afgegeven. Dat wil nog niet zeggen dat de deelnemer wordt uitge-
schreven, wel heeft de deelnemer (een deel van) zijn loopbaan achter de rug.
Uitschrijven doet een deelnemer wanneer deze (tijdelijk) stopt met onderwijs
afnemen van de instelling. Dat wil niet zeggen dat de deelnemer uit het oog wordt
verloren. Alumnibeleid, waarbij uitgeschreven deelnemers als belangrijke doelgroep
worden gezien als afnemer van nieuwe onderwijsproducten, speelt binnen alle
onderwijsinstellingen.
Externe verantwoording en overdracht deelnemergegevens
Figuur 10. Externe verantwoording en overdracht deelnemergegevens
Een onderwijsinstelling heeft met veel partijen te maken in het kader van verant-
woording. Dat zijn natuurlijk de formele partijen zoals Cfi, de RMC’s en IBG, maar
ook marktpartijen zoals de gemeenten of bedrijven, vragen om verantwoordings-
gegevens.

22. 20 ONDERWIJSVISIE
Veel van de verantwoordingsgegevens kunnen worden ontleend aan de metadata
van onderwijsproducten in relatie met de gegevens van de deelnemer. Daarnaast
speelt de aanwezigheidsanalyse een belangrijke rol in het kader van RMC-
meldingen.
Kort samengevat kent de onderwijsinstelling een aantal processen in het kader
van de verantwoording:
- De uitwisseling van gegevens in het kader van BRON
- De toelevering van gegevens in het kader van het Keurmerk Inburgering
- De toelevering van gegevens aan opdrachtgevers (contractpartijen)
- De toelevering van gegevens op ad hoc-basis
Het uitwisselen van (leer)gegevens van een deelnemer tussen onderwijsinstellingen
speelt een rol bij de inschrijving en de uitschrijving (export). Er is een overdrachts-
dossier met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens voor de
deelnemer en zijn loopbaan. Het dossier kent een aantal gegevenssets die gevuld
worden vanuit de (kern-)registratie van de onderwijsinstelling op het moment van
overdracht.

23. ONDERWIJSVISIE 21
HET TOTAALBEELD VAN DE ONDERWIJSPROCESSEN
In de vorige paragrafen is stap voor stap het hele traject doorlopen waarmee een
deelnemer te maken heeft en wat voor soort gegevens worden vastgelegd.
Dat toont een landschap van vele processtappen in hun onderlinge verband. Al die
stappen samen levert een compleet schema op, waarin alle elementen van de vo-
rige paragrafen zijn samengebracht. Zonder een toelichting lijkt het een woud van
rechthoeken en pijlen.
Figuur 11. Totaalbeeld onderwijsprocessen: het onderwijsprocesmodel

24. 22 ONDERWIJSVISIE
Wel geeft het schema een duidelijk beeld van de samenhang en de noodzaak om
deze samenhang tot uiting te brengen in een clustering. Die clustering is in het vol-
gende duidelijk gemaakt. De clustering is gebaseerd op twee uitgangspunten:
- de uitwisseling van gegevens tussen twee clusters is minimaal
- de onderdelen van een cluster behoren functioneel bij elkaar.
Daarmee kan een aantal kernsystemen worden benoemd waarvoor functionele ont-
werpen zijn opgesteld in Triple A-verband (figuur 12):
- Kernregistratie deelnemers (rood)
- Digitale overdracht deelnemergegevens (roze)
- Onderwijslogistiek, roosteren en het beheren van de middelen (groen)
- Onderwijscatalogus (oranje)
- Primair proces ondersteuning en portfolio (blauw)
- Externe verantwoording (paars)
Vanuit deze systemen worden vervolgens relaties gelegd met de buitenwereld en
met de bedrijfsvoeringsystemen waarin bijvoorbeeld de middelen worden beheerd.
Figuur 12. De kernsystemen

25. ONDERWIJSVISIE 23
COLOFON
Triple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak Amersfoort
Vormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort
Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.
Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

26. 24 ONDERWIJSVISIE
Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

27. OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 1
OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES

28. 2 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES

29. OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 3
INLEIDING
Dit deel van de encyclopedie geeft een totaaloverzicht van de gehele architectuur.
Vanuit onze visie op onderwijs en ICT wordt een samenhangend overzicht gegeven
van de principes op het niveau van bedrijfsprocessen (de businessarchitectuur),
informatievoorziening (de informatie-architectuur) en techniek (de technische archi-
tectuur). Elk van deze drie delen geeft een toelichting op de architectuurprincipes
die worden gebruikt en beschrijft hun onderlinge samenhang. Deze beschrijving
wordt afgesloten met een samenvattend overzicht van de architectuurprincipes.
In een apart deel van de encyclopedie (architectuur) wordt in detail ingegaan op elk
van deze drie deelarchitecturen, inclusief de bijbehorende modellen en richtlijnen.

30. 4 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 3
Introductie Triple A-architectuur 7
Toepasbaar voor gehele sector 7
Visie op ICT 8
Veranderingen in het onderwijs 8
Visie op ICT-veranderingen 8
Architectuurprincipes 10
Businessarchitectuur 12
Samenvatting architectuurprincipes businessarchitectuur 13
Informatie-architectuur 14
Samenvatting architectuurprincipes informatie-architectuur 15
Technische architectuur 16
Samenvatting architectuurprincipes technische architectuur 18

31. OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 5
OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES

32. 6 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES

33. OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 7
INTRODUCTIE TRIPLE A-ARCHITECTUUR
In de architectuur van Triple A worden de principes en richtlijnen van Triple A in
samenhang in beeld gebracht. Deze principes zijn het uitgangspunt voor al het ont-
werp- en ontwikkelwerk dat door Triple A wordt uitgevoerd, en de initiatieven die
uit Triple A voortkomen.
De basis van de architectuur is dus een verzameling principes. Deze principes zijn
enigszins abstract, maar geven wel de kern van de visie van Triple A weer als het
gaat om de toekomstige ondersteuning van onderwijs met ICT. Om de principes ook
praktisch bruikbaar te maken zijn deze vertaald naar wat meer concrete richtlijnen.
Voor de overdraagbaarheid en communiceerbaarheid gaat de architectuur ook
vergezeld van een aantal architectuurmodellen, visualisaties van de toekomstige
situatie, uiteraard gebaseerd op de architectuurprincipes.
De principes hebben op allerlei verschillende aspecten betrekking, variërend van de
inrichting van het onderwijslogistieke proces tot het gebruik van open source en
open standaarden. Om die reden wordt er onderscheid gemaakt in een drietal
deelarchitecturen. De businessarchitectuur over de bedrijfsprocessen, de informa-
tiearchitectuur over de informatievoorziening en de technische architectuur over de
techniek.
Toepasbaar voor gehele sector
Triple A is een initiatief voor en door de gehele BVE-sector, waarin naast mbo-
onderwijs ook vmbo-, vo-, vavo-, contractonderwijs en inburgering plaatsvindt. Het
uitgangspunt is een gemeenschappelijke onderwijsvisie, maar instellingen kunnen
verschillende keuzes maken als het gaat om de onderwijskundige benadering, de
organisatorische inrichting of de inzet van specifieke technologie.
Een belangrijk uitgangspunt van Triple A is dat er geen veronderstellingen worden
gedaan of keuzes worden gemaakt voor een bepaalde inrichting van de organisatie
én dat er geen beperkingen worden opgelegd aan de technische keuzes die instel-
lingen maken. De ontwerpen die Triple A maakt en de oplossingen die op initiatief
van Triple A worden gerealiseerd, moeten passen in elke organisatorische inrichting
en de veelkleurige ICT-landschappen bij de instellingen.
Om dat te bereiken wordt in de architectuur van Triple A nadrukkelijk uitgegaan van
een procesmodel dat de onderwijsprocessen beschrijft en niet de organisatorische
inrichting. Daarnaast wordt in de technische keuzes sterk gestuurd op het hanteren
van open standaarden en het nastreven van open source-oplossingen, zodat
instellingen maximaal de handen vrij houden om te integreren met andere syste-
men of te kiezen voor een bepaalde leverancier.

34. 8 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
VISIE OP ICT
De basis van de architectuur van Triple A wordt gevormd door onze visie op de
veranderingen in het onderwijs en onze visie op de ontwikkelingen op gebied van
de ICT. Deze visies zijn in belangrijke mate sturend voor de ontwerpbeslissingen die
door Triple A worden genomen.
Veranderingen in het onderwijs
In het document Onderwijsvisie is de visie van Triple A op de veranderingen in het
onderwijs verwoord. Om aan te geven welke veranderingen in het onderwijs van in-
vloed zijn op de architectuurprincipes die zijn gekozen, worden deze veranderingen
hieronder nog eens beknopt geschetst.
Een belangrijke drijfveer voor Triple A is de invoering van het competentiegerichte
onderwijs in het middelbaar beroepsonderwijs. Dat is niet het enige, ook los van
deze wettelijke veranderingen zien we bij onderwijsinstellingen een beweging naar
het meer centraal stellen van de loopbaan van de deelnemer met als doel het voor-
komen van uitval van deelnemers.
Mede door deze ontwikkelingen is er bij onderwijsinstellingen behoefte aan meer
flexibiliteit, zowel in de vorm als de inhoud van het onderwijs. Voor de organisatie
van het onderwijs heeft dat consequenties. Het planningsproces wordt complexer
en krijgt eigenschappen van wat ook wel massamaatwerk wordt genoemd: onder-
wijs voor grote groepen deelnemers, dat wel op de individuele wensen en capacitei-
ten van deze deelnemers is afgestemd.
Hoewel deze ambitie nauwelijks zonder de inzet van ICT realiseerbaar is, zien we
het toch vooral als een ‘onderwijsverandervraagstuk’. De inzet van ICT kan een be-
langrijke ‘enabler’ zijn voor veranderingen, maar moet ook gelijke tred houden met
deze onderwijsveranderingen binnen de instellingen. Deze veranderingen zullen niet
bij elke instelling even snel en in dezelfde mate worden doorgevoerd.
Visie op ICT-veranderingen
Traditioneel brengt de implementatie van ICT-voorzieningen behoorlijke verande-
ringen in een organisatie te weeg. De implementatie van een nieuw ICT-systeem
lijkt de belangrijkste drijfveer (of belemmering) voor verandering te zijn. Bestaande
systemen zijn ook vaak belemmerend geweest voor veranderingen omdat deze
onvoldoende geïntegreerd konden worden met nieuwere systemen.
In onze visie is het met de mogelijkheden van dit moment haalbaar om ICT-veran-
deringen in kleinere stappen en dus meer geleidelijk door te voeren. De ICT zal dan

35. OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 9
eerder meebewegen met de ambitie en het verandervermogen van de organisatie
dan andersom. Bij zo’n voortdurend meebewegende ICT-omgeving past in onze
ogen ook geen noodzaak om rigoureus verouderde systemen te vervangen of om te
streven naar een homogene omgeving met producten van één bepaalde leverancier
of één bepaalde suite van producten. Je zult immers nooit grote delen in één keer
vervangen, maar steeds het nieuwe met het oude integreren. Daarbij moet ook de
vrijheid zijn om telkens weer te bepalen welke technologie en functionaliteit, van
welke leverancier, het beste past. Dit wordt ook wel een ‘best-of-breed’-strategie
genoemd.
Voor Triple A is heterogeniteit een zeer belangrijk uitgangspunt: bestaande en
nieuwe systemen, en systemen van verschillende leveranciers, moeten zo goed
mogelijk met elkaar kunnen samenwerken. De technologie van dit moment biedt
daarvoor vele mogelijkheden zoals bijvoorbeeld de beschikbaarheid van open
standaarden. Als leidend concept om een dergelijke open, heterogene architectuur
tot stand te brengen wordt het concept van een servicegeoriënteerde architectuur
geadopteerd.
In een servicegeoriënteerde architectuur staat het begrip service uiteraard cen-
traal. Een service is een zelfstandig stuk functionaliteit dat een bepaalde dienst
aan gebruikers levert. Deze diensten hebben bij voorkeur een sterke relatie met de
bedrijfsprocessen en de diensten die de instelling levert: een bepaalde dienst aan
een deelnemer of stap in een bedrijfsproces correspondeert met een dienst die door
het systeem geleverd wordt. Systemen leveren dus diensten die relatief zelfstandig
ten opzichte van elkaar kunnen functioneren.
In een servicegeoriënteerde architectuur kunnen deze diensten van elkaar gebruik
maken, en kunnen ze in verschillende combinaties aan gebruikers ter beschik-
king worden gesteld. Door de toenemende standaardisering in de technologie voor
services is het technisch goed mogelijk om services van verschillende leveranciers
en ontwikkeld in verschillende ontwikkelomgevingen, toch met elkaar te integreren.
Er is een tweetal voorzieningen dat hierbij met name van toegevoegde waarde kan
zijn: een servicebus die ervoor zorgt dat services van verschillende leveranciers of
systemen elkaar kunnen gebruiken, en een portaal waarin de functionaliteit als één
geheel aan de gebruikers kan worden gepresenteerd.
In zo’n omgeving wordt een geleidelijke doorontwikkeling van de ICT-ondersteuning
mogelijk. Elke vernieuwing van functionaliteit leidt tot nieuwe services die aan de
bestaande verzameling wordt toegevoegd.

36. 10 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
ARCHITECTUURPRINCIPES
De architectuurprincipes van Triple A zijn een vertaling en verdieping van de visie
en uitgangspunten zoals hiervoor beschreven. De principes maken de visie con-
creet, zodat in de uitwerking van de onderwijsprocessen en de gewenste ICT-func-
tionaliteit duidelijk is welke keuzes er worden gemaakt. De principes zijn ook vooral
gericht op het bewaken van de samenhang van al het ontwerp- en ontwikkelwerk
dat bij Triple A wordt gedaan.
De principes zijn onderverdeeld in drie niveaus, namelijk:
- Businessarchitectuur – de principes die betrekking hebben op de inrichting van de
bedrijfsprocessen
- Informatie-architectuur – de principes die betrekking hebben op de informatie-
voorziening, de ordening van functionaliteit, informatiestromen en gegevens
- Technische architectuur – de principes die betrekking hebben op de inzet van
technologie en de keuzes voor concrete oplossingsrichtingen
In het schema op de rechterpagina zijn al deze principes in een overzicht weer-
gegeven. In de hierna volgende paragrafen wordt elk van deze architecturen nader
toegelicht.

37. OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 11

38. 12 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
Businessarchitectuur
Het uitgangspunt van de businessarchitectuur is de gezamenlijke onderwijsvisie.
Hierin zijn de kernsystemen gemodelleerd op een zodanige manier dat dit los staat
van een bepaalde organisatorische inrichting. De kernsystemen zijn weergegeven in
het onderstaande model.
Dit model en de onderwijsvisie die daaraan ten grondslag ligt is gericht op de on-
dersteuning van alle vormen van onderwijs. Dit kan variëren van een vast curricu-
lum voor grote groepen deelnemers, tot aan volledig individueel maatwerk, en van
mbo tot aan vmbo en contractonderwijs.
Dit betekent wel dat naast een traditionele, klassikale manier van het plannen van
onderwijs ook een individuelere en meer kortcyclische manier van plannen mogelijk
moet zijn. In dit proces staat de leervraag van de deelnemer centraal.

39. OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 13
De afstemming van deze vraag naar onderwijs, het beschikbare aanbod en de
bijbehorende middelen wordt een continu proces. Als kloppend hart van dit proces
is de onderwijscatalogus geplaatst, waarin het volledige onderwijsaanbod is
vastgelegd, zodat op basis daarvan kan worden gepland en de middelen zo effectief
mogelijk kunnen worden ingezet.
In dit proces waarin de leervraag van de deelnemer centraal staat krijgt ook de
begeleiding van deelnemers een andere invulling. Een deelnemer zal mogelijk vaker
en gerichter keuzes moeten maken. Dit kan betekenen dat deelnemers dit veel zelf-
standiger gaan doen en verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen leerloopbaan,
maar het kan ook betekenen dat de begeleiding intensiever en kortcyclischer moet
worden ingericht om de deelnemers daarin te ondersteunen.
Tenslotte speelt vooral in het beroepsonderwijs de aandacht voor de praktijk een
belangrijke rol. Deelnemers worden bij voorkeur opgeleid in hun toekomstige
beroepscontext.
Samenvatting architectuurprincipes businessarchitectuur

40. 14 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
Informatie-architectuur
In de inrichting van de informatievoorziening van een instelling staat het concept
van een servicegeoriënteerde architectuur centraal. Systemen leveren diensten die
corresponderen met bedrijfsactiviteiten. Deze diensten kunnen worden geleverd
door verschillende systemen van verschillende leveranciers. Met behulp van inte-
gratiehulpmiddelen kunnen al deze diensten worden samengebracht en zorgen voor
een geïntegreerde omgeving voor gebruikers.
Het belangrijkste wat gebruikers (medewerkers, docenten én deelnemers) hiervan
zien is dat de diensten (mogelijk van verschillende systemen) in een portaal be-
schikbaar worden gesteld. Zo onstaat er aan de ‘voorkant’ een geïntegreerd geheel.
Onzichtbaar voor gebruikers, maar wel net zo belangrijk, is de voorziening aan de
‘achterkant’ van de systemen zodat systemen elkaars diensten kunnen gebruiken
en gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Daarvoor dient de servicebus.
Omdat het hele ontwerp is gericht op ICT-ondersteuning die onafhankelijk is van
een specifieke organisatorische inrichting, is er een aparte faciliteit nodig waarin
deze organisatielogistiek kan worden ondersteund. Dit wordt de procesbesturing
genoemd. In deze procesbesturing worden de bedrijfsprocessen gedefinieerd en
de manier waarop daarin de diensten van de systemen achtereenvolgens worden
gebruikt. Dit wordt ook wel orkestratie genoemd.
Een ander belangrijk aspect is het op een goede manier beheren en beschikbaar
stellen van de kerngegevens binnen een instelling. Een goed beheer van gegevens
met eenduidig eigenaarschap bevordert de kwaliteit van gegevens en zorgt ervoor
dat het beschikbaar stellen van deze gegevens maar vanuit één plek hoeft te ge-
beuren. Hiervoor is het begrip kernregistratie in het leven geroepen. Een kernregis-
tratie is verantwoordelijk voor een goed gedefinieerde deelverzameling van gege-
vens, en dient deze gegevens te beheren en op een uniforme manier aan anderen
beschikbaar te stellen.
Rapportages ten behoeve van de besturing en verantwoording worden steeds be-
langrijker. Vaak vormen systeemgrenzen hiervoor een belemmering omdat moeilijk
over deze systeemgrenzen heen gerapporteerd kan worden. Om die reden wordt
een centrale rapportagevoorziening voorzien, waarin de gegevens uit de kernregis-
traties, onderwijslogistiek en het primair proces samen kunnen komen ten behoeve
van een integrale rapportage. Dit vereist een voorziening die de gegevens uit al
deze systemen kan verzamelen, zonodig kan bewerken en in een voor rapportage
geschikte structuur kan laden in een rapportageomgeving. Vanuit een dergelijke
rapportageomgeving kan de rapportage vervolgens plaatsvinden.

41. OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 15
Samenvatting architectuurprincipes informatie-architectuur

42. 16 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
Technische architectuur
Ook in de technische architectuur staat het concept van een servicegeoriënteerde
architectuur centraal. Op het hoogste niveau wordt de functionaliteit geleverd in de
vorm van diensten (services) die corresponderen met bedrijfsfuncties. Dit concept
van services kan ook op de lagere, meer technische niveaus worden doorgevoerd.
De services op het hoogste niveau maken dan intern gebruik van services op een
lager niveau. Door systemen ook op deze manier technisch in te richten, ontstaat
ook daar een flexibeler ontwerp met meer hergebruik en mogelijkheden om staps-
gewijs door te ontwikkelen.
Sterk gekoppeld aan het concept van een servicegeoriënteerde architectuur is het
gebruik van open standaarden. Voor services is inmiddels een aantal belangrijke
internationale standaarden gedefinieerd, die er voor zorgen dat services ook over
applicatiegrenzen heen elkaar kunnen gebruiken. Hetzelfde geldt voor berichtuitwis-
seling tussen applicaties. Het hanteren van deze standaarden is essentieel om een
best-of-breed-strategie mogelijk te maken, en voorkomt dat instellingen met hun
andere applicaties tot keuzes worden gedwongen.
Naast deze open, internationale standaarden rondom internet technologie is er ook
een aantal specifieke standaarden die binnen de Nederlandse overheid of specifiek
het onderwijs veel wordt toegepast. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om standaarden
voor het uitwisselen van deelnemergegevens, het gebruik van elektronische leer-
middelen of webrichtlijnen. Triple A heeft de beschikbare standaarden verzameld en
beoordeeld en hanteert deze lijst nu om maximale koppelbaarheid en aansluiting
met andere initiatieven in de sector mogelijk te maken.
Specifiek met betrekking tot het gebruik van een portaal, de servicebus, procesbe-
sturing en bulk-transport van gegevens ten behoeve van rapportage heeft Triple A
een aantal keuzes gemaakt voor technische standaarden. Hierbij is steeds gekozen
voor de meest gangbare en open standaarden en het vermijden van leveranciers-
specifieke oplossingen.
Een ander belangrijk uitgangspunt voor Triple A is dat het mogelijk moet zijn dat
elke instelling zijn eigen keuzes kan maken op basis van de ontwerpen van Triple A.
Voor bepaalde delen zal een aantal instellingen samen optrekken en door één leve-
rancier een oplossing laten realiseren, en voor andere delen zal elke instelling zijn
eigen weg gaan met een leverancier naar zijn keuze. Dit betekent dat het mogelijk
moet zijn dat een instelling of leverancier moet kunnen voortbouwen op de resul-
taten van een andere instelling of leverancier. Het toepassen van open standaarden
biedt hiertoe al een aantal mogelijkheden.

43. OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 17
Het beschikbaar stellen van de software in open source, met een bijbehorende open
source-licentie, verruimd deze mogelijkheden nog aanzienlijk. Vooral voor gene-
rieke voorzieningen zoals de onderwijscatalogus is dit van groot belang, omdat deze
voor de kernregistratie, onderwijslogistiek, roosteren en portfolio steeds weer aan-
gepast en uitgebreid zal moeten worden. Vandaar dat Triple A als principe hanteert
dat dergelijke generieke voorzieningen in open source gerealiseerd moeten wor-
den, en dat open source voor alle andere programmatuur nadrukkelijk de voorkeur
heeft.
De flexibilisering van het onderwijs en de andere ontwikkelingen in onderwijsveld
stellen ook nog een aantal bijzondere eisen aan de technische voorzieningen. De
belangrijkste daarvan is de noodzaak om tijd- en plaatsonafhankelijk werken mo-
gelijk te maken. Er zal in toenemende mate elektronisch leermateriaal beschikbaar
komen en toegang tot de omgeving van de school gewenst zijn vanaf een stage- of
thuislocatie. Dit stelt ook hogere eisen aan de autorisatie, beveiliging en betrouw-
baarheid van de omgeving. Tenslotte moeten de systemen ook voorbereid zijn
op deze veranderende gebruikspatronen, door te zorgen voor voldoende schaal-
baarheid zodat toe- of afname van het gebruik niet hoeft te leiden tot ingrijpende
aanpassingen.

44. 18 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
Samenvatting architectuurprincipes technische architectuur

45. OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 19
COLOFON
Triple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak Amersfoort
Vormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort
Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.
Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

46. 20 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

47. METHODIEK 1
METHODIEK

48. 2 METHODIEK

49. METHODIEK 3
METHODIEK

50. 4 METHODIEK
INHOUDSOPGAVE
Wat is een functioneel ontwerp van Triple A? 5
Onze visie op het functioneel ontwerp 5
Stappen in het ontwerpproces 6

51. METHODIEK 5
WAT IS EEN FUNCTIONEEL ONTWERP VAN TRIPLE A?
In dit deel van de encyclopedie wordt beschreven welke methodiek binnen Triple A
wordt gebruikt om een functioneel ontwerp te maken.
Onze visie op het functioneel ontwerp
Afbakening Om tot een functioneel ontwerp te komen hebben we gekozen voor een specifieke
Het doel van een functioneel werkwijze en manier van modelleren. Hieronder worden de belangrijkste uitgangs-
ontwerp is om de gewenste punten van onze werkwijze beschreven.
functionaliteit van een toekomstig
ICT-systeem in kaart te brengen. Gemaakt door materiedeskundigen
De bedrijfsprocessen zijn hiervoor Een van de belangrijkste uitgangspunten is dat het functioneel ontwerp voor
het uitgangspunt. Op basis van het grootste deel gemaakt moet kunnen worden door materiedeskundigen, dus
het functioneel ontwerp kan in medewerkers van de betrokken instellingen. Op deze manier staat het functioneel
samenwerking met een leveran- ontwerp dicht bij de praktijk en is het een product van de instellingen zelf.
cier een ICT-oplossing worden De werkwijze om tot een functioneel ontwerp te komen is er voor een groot deel op
uitgewerkt en gerealiseerd. Het gericht om de deskundigen van de instellingen te ondersteunen bij het omzetten
functioneel ontwerp beperkt zich van hun kennis en kunde naar een bruikbaar functioneel ontwerp.
tot het ‘wat’ (de gewenste functio-
naliteit vanuit het perspectief van Professionele ontwerpmethodiek
de gebruiker). Het ‘hoe’ (de ICT- Het is wel van belang dat het functioneel ontwerp op een professionele manier
oplossing), is onderdeel van het gemaakt wordt. De manier van beschrijven en modelleren moet gebaseerd zijn op
realisatieproces dat met een leve- een gangbare ontwerpmethodiek. Op die manier wordt de kwaliteit van het ontwerp
rancier wordt doorlopen. gewaarborgd en is het ontwerp overdraagbaar aan een potentiële leverancier die op
basis van het ontwerp oplossingen gaat realiseren. Om die reden conformeren wij
ons aan de gangbare ontwerpstandaarden in de modelleertaal UML (Unified Modeling
Language).
We hebben ervoor gekozen om twee onderdelen uit deze ontwerpstandaard te
gebruiken die specifiek gericht zijn op het in kaart brengen van het beoogde
gebruik vanuit het perspectief van de eindgebruiker: use cases en activiteiten-
diagrammen. Waar nodig zijn deze twee technieken vereenvoudigd, of hebben we
het gebruik ervan ingeperkt, zodat de werkwijze goed bruikbaar is voor materie-
deskundigen. Voor het beschrijven van functies beperken we ons tot een korte
tekstuele beschrijving, zonder gebruik te maken van een ontwerpstandaard.
Voldoende vrijheid voor leveranciers en instellingen
Tenslotte willen we in onze manier van ontwerpen voldoende vrijheid laten aan
leveranciers om te bepalen hoe de gewenste functionaliteit wordt gerealiseerd. We
beperken ons dus tot het ‘wat’ van de te realiseren functionaliteit, en laten het ‘hoe’

52. 6 METHODIEK
over aan het proces dat we samen met een leverancier doorlopen. Om die reden
kiezen we ervoor om geen details vast te leggen over de te realiseren functies van
het beoogde systeem. We beperken ons tot de beschrijving van het beoogde
gebruik, dus vanuit het gezichtspunt van de gebruiker. De processen die onder-
steund moeten worden staan centraal.
Een traditioneel functioneel ontwerp is vaak een opsomming van de functies die
een systeem bevat, en de eisen die aan de functies worden gesteld (te vergelijken
met bijvoorbeeld de manier van werken bij het opzetten van een bouwbestek). Wij
kiezen nadrukkelijk niet voor deze aanpak, maar voor een aanpak om vanuit het
perspectief van de gebruiker de gewenste functionaliteit te beschrijven op basis van
use cases.
Stappen in het ontwerpproces
Voor elk functioneel ontwerp is de onderwijsvisie het uitgangspunt. Vanuit de
onderwijsvisie is er een afbakening op hoofdlijnen gemaakt, die heeft geleid tot de
opdeling van de totale functionaliteit in een aantal kernsystemen. In elk kernsysteem
is een aantal onderwijsprocessen samengebracht met veel onderlinge samenhang,
zoals bijvoorbeeld de onderwijslogistiek of de ondersteuning van het primaire proces.
De uitwerking van het functioneel ontwerp van een kernsysteem wordt gedaan in
een drietal stappen, zoals in nevenstaand schema is weergegeven. Onder elke stap
is het product weergegeven dat uit die stap voortkomt.
Samengevat komt het erop neer dat in de eerste stap (A), het benoemen van de
processen, wordt vastgesteld welke onderwijsprocessen op hoofdlijnen tot het
betreffende kernsysteem behoren. Deze processen komen dan terug in het onder-
wijsprocesmodel. Vervolgens wordt in de tweede stap (B) elk proces opgeknipt in
functionele eenheden: de use cases. Elk van deze use cases wordt vervolgens nader
uitgewerkt in een activiteitendiagram, waarin de activiteiten zijn gemodelleerd
waaruit de use case bestaat. Tenslotte wordt er in de derde stap (C) een inventa-
risatie gemaakt van de benodigde functies van het beoogde ICT-systeem, die de
betreffende activiteiten in de use case zouden ondersteunen.
Processen benoemen
In de onderwijsvisie zijn de onderwijsprocessen vanuit het perspectief van de deel-
nemer beschreven. Het onderwijsprocesmodel geeft deze processen in samenhang
weer, en clustert deze in kernsystemen. De functionele ontwerpen worden vervol-
gens per (combinatie van) onderwijsprocessen opgepakt.

53. METHODIEK 7
Het vertrekpunt voor het functioneel ontwerp zijn dus de onderwijsprocessen van
het onderwijsprocesmodel, waarop het functioneel ontwerp betrekking heeft. De
eerste stap in het functioneel ontwerpproces is deze processen goed te definiëren
en af te bakenen. Dit leidt in veel gevallen tot een aanpassing of nadere definitie
van de processen in het onderwijsprocesmodel.
Use cases beschrijven
Nadat de processen zijn benoemd en afgebakend, wordt gekeken naar de functio-
nele eenheden waaruit de ondersteuning van die processen bestaat: de use cases.
Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit
het perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en een
concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem
die moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenhe-
den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft
antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?’
Het voordeel van dergelijke beschrijvingen is dat eerst nagedacht wordt over
de werkprocessen en dat niet direct de stap wordt gezet naar een invulling met
systeemfunctionaliteit. Dat maakt het schrijven van use cases ook zo moeilijk. De
schrijver van een use case moet afstand nemen van een mogelijke systeemoplos-
sing en zich concentreren op de processen die ondersteund moeten worden.
Use cases laten zich goed lezen door niet-technische mensen, het is immers be-
schreven in termen van de werkprocessen van de organisatie. De beschrijvingen
zijn met betrekking tot formuleringen en taalgebruik zo toegankelijk mogelijk.
Voor de beschrijving van een use case wordt een standaard format gebruikt dat
is afgeleid van de binnen UML gangbare manier van beschrijven. Dit format wordt
hieronder weergegeven.

54. 8 METHODIEK
Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen de verschil-
lende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is
voor een andere. Ook kan in de beschrijving van een use case een situatie worden
beschreven die de aanleiding is voor het starten van een andere use case. Deze
verbanden noemen we werkopdrachten. Zo’n werkopdracht behelst niet het over-
dragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere use case. In de use
case overzichten brengen we de samenhang tussen de use cases in beeld door deze
werkopdrachten tussen de use cases te tekenen.
Uitwerken naar activiteitendiagrammen
De use cases worden vervolgens nog een stap dieper uitgewerkt in een zogenaamd
activiteitendiagram. In een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties
gemodelleerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd, en duidelijk
is onder verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. Er
wordt per use case één activiteitendiagram gemaakt.
Hieronder wordt een voorbeeld van zo’n activiteitendiagram gegeven. De schema-
techniek is gebaseerd op UML.

55. METHODIEK 9
Functies benoemen
Uit de beschrijving van de use cases en de activiteitendiagrammen kan een inventa-
risatie van functies worden opgemaakt. Dit zijn de functies die het systeem moet
bieden om het beschreven proces te kunnen ondersteunen. Onder functies worden
hier concrete onderdelen van een ICT-systeem verstaan, zoals schermen of reken-
functies.
Om tot deze functies te komen wordt uitgegaan van de activiteiten in de activiteiten-
diagrammen. Voor elke activiteit (of enkele opeenvolgende activiteiten) wordt
vastgesteld welk ICT-functies nodig zijn om de betreffende activiteit uit te voeren.
Zo onstaat een verzameling functies die nodig is om de use case te ondersteunen.
Sommige functies zullen voor meerdere activiteiten, in verschillende use cases
toepasbaar zijn.

56. 10 METHODIEK
Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

57. BEGRIPPENLIJST 3
BEGRIPPENLIJST

58. 4 BEGRIPPENLIJST

59. BEGRIPPENLIJST 5
INLEIDING
In dit deel van de encyclopedie vindt u een verklaring voor de belangrijkste begrippen
zoals deze zijn gebruikt in de functionele ontwerpen van Triple A. Het gaat hier om
begrippen die veelvuldig terug komen in zowel de beschrijvende als de technische
gedeelten.
Bij het definiëren van de begrippen is zo veel mogelijk rekening gehouden met de
definities zoals deze gebruikt worden door het Ministerie van OC&W, Colo en Kennisnet.

60. 6 BEGRIPPENLIJST
INHOUDSOPGAVE
A 6
B 8
C 11
D 13
E 14
F 16
G 17
I 18
K 19
L 20
M 21
N 22
O 22
P 25
R 26
S 27
T 31
U 32
V 33
W 34
Z 34

61. BEGRIPPENLIJST 7
BEGRIPPENLIJST

62. 8 BEGRIPPENLIJST
A
1 Aanmelden Het op enigerlei wijze kenbaar maken van de belangstelling van een potentiële
deelnemer voor het afnemen van onderwijsproducten bij de instelling.
2 Aanwezigheidsanalyse Analyse van de aan- en afwezigheidsgegevens van bepaalde deelnemers of groepen
deelnemers zodat daarover kan worden gerapporeerd..
3 Aanwezigheid Geregistreerde (fysieke) aanwezigheid van een deelnemer op een (enig) gepland
tijdstip in een gespecificeerde omgeving.
Wanneer hij niet aanwezig is, is hij ongeoorloofd of geoorloofd afwezig.
4 Aanwezigheidsregistratie Database waarin de gegevens zijn opgeslagen van de aan- en afwezigheid van deel-
nemers
5 Accountantsmutatie Mutatie die na de mutatiestop nog met toestemming van de accountant kan worden
doorgevoerd voor een bepaald bekostigingsjaar.
6 Actor Gebruiker van het systeem in een specifieke rol, of een ander systeem of techni-
sche voorziening die met het systeem communiceert. De actoren maken dus geen
deel uit van het systeem maar interacteren met het systeem. Actoren zijn diegenen
die gegevens met het systeem uitwisselen of diensten van het systeem betrekken.
7 Adviesgesprek Een adviesgesprek is een gesprek tussen de deelnemer en zijn (leertraject)bege-
leider. Op basis van informatie in het begeleidingsdossier en een beoordeling van
de voortgang komt de begeleider tot een geadviseerde leerroute die in het advies-
gesprek besproken wordt. De uitkomst van een adviesgesprek is een gezamenlijk
besluit over te nemen acties.
8 Administratief dossier Het administratief dossier is onderdeel van de kernregistratie deelnemers en bevat
alle documenten en gegevens die betrekking hebben op de inschrijving van de
deelnemer zoals de onderwijsovereenkomst en de praktijkovereenkomst. Alle docu-
menten die in het administratieve proces ontstaan worden aan dit dossier toege-
voegd. Het administratief dossier is onderdeel van het deelnemersdossier, waarin
zich naast het administratief dossier ook het begeleidingsdossier, zorgdossier en
examendossier bevindt.
9 Administratief Medewerker Persoon in dienst van de onderwijsinstelling, die administratieve taken uitvoert.

63. BEGRIPPENLIJST 9
10 Afgenomen onderwijsproduct Onderwijsproduct dat daadwerkelijk is geleverd op basis van een rooster en is afge-
nomen door de betreffende deelnemer.
11 Afwezigheid Het ontbreken van een geregistreerde (fysieke) aanwezigheid van een deelnemer
op een onderwijsproduct dat op basis van een rooster op (enig) tijdstip is aangebo-
den. Er zijn twee soorten afwezigheid: ongeoorloofd en geoorloofd.
12 Aggregatieniveau Een samenstelling van onderwijsproducten.
13 Algoritmes Rekenregels en -procedures om in het proces van roosteren te kunnen optimaliseren.
14 Alumni Oud-deelnemers die onderwijsproducten van de instelling hebben afgenomen en
thans als deelnemer zijn uitgeschreven bij de instelling.
15 Applicatiebeheerder De medewerker die applicatiebeheer uitvoert.
16 Arrangement Een planbaar geheel van beschikbare onderwijsproducten. Een arrangement be-
staat uit een verzameling enkelvoudige en/of samengestelde onderwijsproducten,
aangevuld met aanvullende eisen en wensen met betrekking tot de volgorde of de
periode waarin het product moet worden afgenomen. Een arrangement kan uit één
onderwijsproduct (enkelvoudig of samengesteld) bestaan.
17 Arrangeren Onderwijslogistiek proces waarin op basis van leervraag van een deelnemer en de
daarbij passende en beschikbare onderwijsproducten een planbaar geheel wordt
samengesteld dat door de deelnemer kan worden afgenomen. Een arrangement is
van kracht voor een “bevroren” periode. Op basis van alle arrangementen kan een
rooster voor een dergelijke periode worden gemaakt.
18 Arrangeur Persoon die binnen de instelling de arrangementen voor een bepaalde groep deel-
nemers opstelt.
19 Assessment Een methode of procedure om zowel basiskennis als competenties te meten en te
beoordelen in authentieke of levensechte situaties.
20 Assets Dit zijn herbruikbare objecten die bestudeerd worden in het kader van een onder-
wijsproduct. Bijvoorbeeld een motor in het kader van motortechniek, een anato-
mische pop in het kader van gezondheid, een videofragment in het kader van een
geschiedenisles, een animatie in het kader van de bestudering van de verbran-
dingsmotor.

64. 10 BEGRIPPENLIJST
21 Audit Toetsing of aan bepaalde eisen wordt voldaan. Wordt o.a. gebruikt bij toekenning
van het Keurmerk Inburgeren.
B
22 Begeleider Medewerker van een onderwijsinstelling die als rol heeft het volgen en ondersteu-
nen van deelnemers tijdens hun leerloopbaan.
De begeleider die leeractiviteiten begeleidt wordt ook coach genoemd. De begelei-
der die de loopbaan van de deelnemer ondersteund wordt ook leertrajectbegeleider
genoemd.
23 Begeleiding Het geheel aan (begeleidings)processen waarbij de begeleider op basis van leeracti-
viteiten, gegevens uit de aanwezigheidsregistratie en andere beschikbare gegevens
het leerproces van een deelnemer volgt, bijstuurt en toekomstgericht advies geeft.
24 Begeleidingsdossier Het begeleidingsdossier bevat alle documenten en gegevens ter ondersteuning van
het begeleidingsproces, zoals een POP en een PAP, gemaakte afspraken en behaalde
formatieve resultaten. Het begeleidingsdossier is onderdeel van het deelnemers-
dossier, waarin zich naast het begeleidingsdossier ook het administratief dossier,
zorgdossier en examendossier bevindt.
25 Beheerder onderwijscatalogus Medewerker van de instelling die verantwoordelijk is voor het beheren van de onder-
wijscatalogus.
26 Bekostiging Vergoeding voor door de instelling verrichte activiteiten. Deze kent de volgende
varianten:
Soort bekostiging Toelichting
Reguliere inputbekostiging Bekostiging op grond van verbintenis voor opleidin-
gen waarvoor bij de ministeries van OCW/LNV bekos-
tigingslicentie is verkregen
Reguliere outputbekostiging Bekostiging op grond van behaald diploma voor op-
leidingen waarvoor bij de ministeries van OCW/LNV
bekostigingslicentie is verkregen
Contractbekostiging In overeenkomst vastgelegde bekostiging voor over-
eengekomen activiteiten ten behoeve van derden

65. BEGRIPPENLIJST 11
27 Bekostigingsrelatie Verhouding van de instelling met een financierende partij die bestaat op basis van
de verbintenis van de instelling met een deelnemer ten behoeve van de bekostiging
van geleverde of te leveren diensten aan de deelnemer.
28 Belasting De door de deelnemer ervaren leerbelasting. Deze wordt vastgesteld op basis van
ervaring van de instelling. Het is een vrij formaat en kan bestaan uit bijvoorbeeld
studiebelastingsuren (SBU), studiepunten, enz. Per instelling en/opleiding worden
eigen keuzes gemaakt.
Het vastleggen ervan is van belang voor het adviesgesprek tussen leertraject-
begeleider en de deelnemer.
29 Beoordelaar Iemand die gerechtigd is binnen de instelling om formatieve en/of summatieve
resultaten te bepalen en vast te (laten) leggen.
30 Beoordelingsformat Een sjabloon t.b.v. een beoordelaar om iemands prestaties (beroepsmatig hande-
len) te meten en te beoordelen. Een beoordelingsformat is gekoppeld aan een be-
paald onderwijsproduct of verzameling van onderwijsproducten. In de beoordeling
kan onderscheid gemaakt worden tussen de verschillende aspecten (werkprocessen
of competenties) waarop de beoordeling betrekking heeft. Er kan bijvoorbeeld per
relevante competentie een oordeel worden vastgelegd.
31 Beoordelingsregistratie De vastlegging van formatieve en summatieve beoordelingen.
32 Beoordelingssystematiek Een systematiek die behulpzaam is bij het bepalen, waarderen en vastleggen van
formatieve of summatieve beoordelingen Een beoordelingssystematiek kan geba-
seerd zijn op kwalificatiedossiers, op geroosterde leertrajecten, eventueel in combi-
natie met toenemende complexiteit en/of toenemende zelfstandigheid.
Mogelijke systematieken kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op:
- Kwalificatiedossiers
- Werkprocessen/competenties
- Prestatie-indicatoren
- Complexiteitsniveau van onderwijsproducten
- Combinatie van kwalificatiedossier en complexiteitsniveau
- Standaard leerroutes
- Tijdsbesteding bijv. aantal SBU
- Prestatie indicatoren/werkprocessen/competenties
33 Bepalen diplomarecht Op basis van geregistreerde summatieve resultaten bepalen of een deelnemer recht
heeft op kwalificerende documenten.

66. 12 BEGRIPPENLIJST
34 Beslisboom De beslisboom bevat regels die bepalen of een deelnemer/opleiding-combinatie
bekostingsrelevant is. De beslisboom wordt toegepast op de BRON-foto en de ge-
gevens in de kernregistratie en levert een gegevensset op die apart wordt gere-
gistreerd ten behoeve van verdere analyse en een prognose van de te verwachten
bekostiging.
35 Bevroren product Een product in het portfolio van een deelnemer dat is voorzien van een formatieve
of summatieve beoordeling. Het product en de bijbehorende beoordeling worden
gekoppeld en in “bevroren” toestand bewaard als bewijs voor iemands vaardigheid,
kennis en/of houding.
36 Bewijsmap Een verzameling producten dat ter (summatieve of formatieve) beoordeling kan
worden aangeboden, en zo als ‘bewijs’ kan dienen op basis waarvan verworven
competenties of kennis kan worden aangetoond.
37 Blik op Werk Stichting die zich onder andere bezighoudt met het verstrekken en toetsen van het
Keurmerk Inburgeren.
38 BPV Beroeps Praktijk Vorming. Periode waarin de deelnemer bij een bedrijf beroeps-
praktijkvorming volgt. Dit is een verplicht onderdeel binnen elke beroepsopleiding.
Het minimaal te volgen studiebelastingsuren aan BPV is vastgelegd in het kwalifi-
catiedossier. Daarnaast wordt BPV ook ingezet binnen het proces van opleiden en
vormen, denk daarbij aan bijvoorbeeld de snuffelstages.
39 BRIN Basisregistratie Instellingen. In dit bestand geeft CFI een overzicht van alle scholen
en de hiermee samenhangende instellingen.
40 BRON Foto Een weergave van gegevens zoals die in BRON zitten van deelnemers relevant
voor een bepaalde teldatum, per deelnemer, op persoonsgebonden nummer. Deze
BRON-foto wordt aan de instelling aangeleverd om inzicht te krijgen in de eventuele
verschillen tussen BRON en de eigen administratie, en als basis voor de accoun-
tantscontrole op de bekostiging.
41 BRON Basis Registratie Onderwijs Nummer. Dit is het basisregistratiesysteem bij de IB-
Groep, waarin gegevens van de deelnemers in het VO en MBO worden opgeslagen.
Deze gegevens worden door de overheid en IB-groep gebruikt om de bekostiging
(incl. subsidies), en studiefinanciering te bepalen.

67. BEGRIPPENLIJST 13
42 Burgerservicenummer Het burgerservicenummer is een uniek persoonsnummer dat als nummer gelijk is
aan het sofinummer. Het heeft echter een ander wettelijk kader waardoor een breder
gebruik mogelijk is. In de context van het onderwijs is dit de opvolger van het onder-
wijsnummer.
C
43 Centraal Uitwisselingspunt Een centrale voorziening die het mogelijk maakt dat het overdrachtsdossier kan
worden uitgewisseld tussen onderwijsinstellingen op een veilige en betrouwbare
manier.
44 Certificeerbare eenheid Binnen een kwalificatiedossier kan een deel van de werkzaamheden in een be-
paald beroep als Certificeerbare Eenheid worden onderscheiden, wanneer dat deel
arbeidsmarktrelevantie heeft. Arbeidsmarktrelevantie wil zeggen dat iemand er
betaald werk mee kan krijgen. Vaak zullen voor dit deel van het beroep ook aparte
functiebenamingen bestaan. Aan een Certificeerbare Eenheid is een certificaat ver-
bonden. Het certificaat is een op de arbeidsmarkt herkend en erkend bewijsstuk dat
de betreffende persoon in staat is een afgebakend en samenhangend geheel van
werkprocessen afkomstig uit een (of meerdere) kerntaken uit te voeren en beschikt
over de daarvoor noodzakelijke competenties (bron: COLO).
45 CFI Centrale Financiën Instellingen. Uitvoeringsorganisatie van het Ministerie OCW.
46 Coach Begeleider die leeractiviteiten begeleidt. Zie Begeleider.
47 Code onderwijsproduct Een eenduidige unieke code voor het onderwijsproduct. De code heeft geen tra-
ceerbare betekenis. De code wordt door het systeem toegewezen.
48 Competentie Ontwikkelbare vermogens van mensen om in voorkomende situaties op adequate,
doelbewuste en gemotiveerde wijze proces- en resultaatgericht te handelen, dat
wil zeggen passende procedures te kiezen en toe te passen om de juiste resultaten
te bereiken. Competenties zijn samengesteld van karakter, verwijzen naar onder-
liggende vaardigheids-, kennis- en houdingsdomeinen en worden in een context
toegepast en ontwikkeld (COLO, 2007).

68. 14 BEGRIPPENLIJST
49 Competentiegerichte
kwalificatiestructuur Het geheel van kwalificaties voor beroepsopleidingen die voor de beroepspraktijk
van betekenis zijn. Deze competentiegerichte kwalificatiestructuur wordt in het
beroepsonderwijs (het MBO) ingevoerd. In deze kwalificatiestructuur is gestructu-
reerd beschreven aan welke eisen de beginnende beroepsbeoefenaar moet voldoen
wanneer hij of zij gediplomeerd de opleiding verlaat.
De competentiegerichte kwalificatiestructuur is opgebouwd uit een verzameling
kwalificatiedossiers, waarin voor een aantal verwante beroepen de beroepsbeschrij-
ving staat, zoals die is opgebouwd uit kerntaken, werkprocessen en competenties.
Deze beroepsbeschrijving is gebaseerd op competentieprofielen die de beroepsuit-
voering door een ervaren beroepsbeoefenaar beschrijven.
50 Competentiematrix Een onderdeel van het kwalificatiedossier waarin competenties en componenten van
competenties gekoppeld zijn aan werkprocessen.
51 Contract Bindende afspraak tussen onderwijsinstelling en een externe partij omtrent het
leveren van onderwijsproducten (scholing, opleiding of werkervaring). Deze bevat
tenminste de volgende gegevens:
- Datum & Plaats ondertekening
- Gegevens Opdrachtgever
- Persoonsgegevens van de deelnemer(s)
- Startdatum (& einddatum) van het onderwijsproduct(en)
- Omschrijving onderwijsproduct(en)
- Gegevens instelling & handtekening namens de instelling
- Handtekening Opdrachtgever
- Overeengekomen prijs
52 Crebo-nummer Code(5-cijferig) waarmee een uitstroomkwalificatie (diploma) in het middelbaar
beroepsonderwijs wordt vastgelegd in het Centraal Register Beroepsopleidingen van
het CFI. Het Crebo nummer wordt gebruikt ter wettelijke identificatie van de bekos-
tigingsrelatie, diploma’s, BPV overeenkomsten, recht op studiefinanciering e.d. Dit
nummer wordt mogelijk vervangen door een codering voor een verbintenisgebied.
53 Criteriumbank De criteriumbank is een functionaliteit van het kernregistratiesysteem die door
andere processen uit het kernregistratiesysteem opgeroepen kunnen worden. Met
de criteriumbank kan onderzocht worden of deelnemers kwalificerende eenheden of
uitstroomkwalificaties hebben behaald. Daarbinnen zijn criteria gekoppeld aan kwali-
ficerende eenheden en uitstroomkwalificaties. Deze criteria bestaan uit een verzame-
ling regels op basis waarvan het kwalificerend resultaat wordt bepaald. Dit resultaat
wordt bepaald uit de onderliggende summatieve en/of kwalificerende eenheden.

69. BEGRIPPENLIJST 15
54 Crm-pakket Afkorting van Customer Relation Management – pakket, een pakket waarmee
relaties (zoals opdrachtgevers, stagebedrijven en contactpersonen) kunnen worden
geregistreerd en beheerd.
55 CUP CUP = Centraal Uitwisselings Punt.
56 CvB College van Bestuur.
D
57 Decaan Een adviserende specialist op het gebied van in-, door- en uitstroommogelijkheden.
58 Deelname Uitvoering door een deelnemer van een verbintenis met een instelling voor het
afnemen van onderwijsproducten.
59 Deelnemer Iemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een
verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander
woord voor deelnemer is lerende, leerling of student.
60 Deelnemeradministratie Organisatorische entiteit binnen de instelling waarbinnen het geheel van adminis-
tratieve activiteiten rond de registratie van deelnemers is belegd.
61 Deelnemersdossier Het deelnemersdossier is de verzamelnaam voor het complete dossier van een
deelnemer. Dit dossier bevat alle documenten en gegevens die direct aan de deel-
nemer gekoppeld zijn.
Het deelnemersdossier bestaat uit een viertal onderdelen.
62 Diagnoserapport In het diagnoserapport staat beschreven aan welke regels in een bepaald rooster-
voorstel niet wordt voldaan en wat de reden hiervoor is. Daarnaast wordt duidelijk
welke (deel)arrangementen eventueel niet gepland kunnen worden en welke mid-
delen een knelpunt zijn.

70. 16 BEGRIPPENLIJST
63 Digitaal Medium Een gegevensdrager, zoals een CD-ROM, USB-stick, e-mail of gestructureerd XML
bericht via het Internet.
64 Diploma Kwalificerend document.
65 Diplomagebied Aggregatieniveau in een kwalificatiestructuur, waarin verwante kwalificatiedossiers
zijn gebundeld in een diplomagebied. Inmiddels is bekend geworden dat dit niveau
in de competentiegerichte kwalificatiestructuur niet meer wordt toegepast.
66 Docent Medewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces
en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur, coach, begeleider.
67 Domein Het (opleidings)domein is de eerste laag van de kwalificatiestructuur.
68 Doorverwijzing Verwijzen van een potentiële deelnemer naar een alternatief (in tijd of plaats).
E
69 Eigenaar onderwijsproduct Eigenaar van het onderwijsproduct. Er zijn drie soorten van eigenaarschap die naast
elkaar gebruikt kunnen worden:
Veld Toelichting
Juridisch eigenaar Organisatie die juridisch eigenaar is van het onderwijsproduct
Gebruiksrecht Organisatie die het recht heeft om onderwijsproduct te gebruiken
Aanbieder Organisatie die het onderwijsproduct aan deelnemers aanbiedt
70 Einddatum verbintenis Datum waarop de verbintenis tussen deelnemer en instelling eindigt door uitschrij-
ven, door wijzigen van de bekostigingsrelatie, het verbintenisgebied, e.d.
71 ELD Het ELD (Elektronisch LeerDossier) is een landelijke standaard voor de digitale
uitwisseling van leergegevens. De overdracht van leergegevens tussen scholen en
onderwijsinstellingen kan hierdoor efficiënter en verantwoord verlopen.
72 e-portfolio Een e-portfolio of elektronisch portfolio is een verzameling van doelgericht bij elkaar
gebrachte elektronische gegevens en documenten (bestanden), die wordt beheerd
door de deelnemer zelf (of meer algemeen een lerend of werkend individu).

71. BEGRIPPENLIJST 17
73 EVC EVC is de afkorting van Erkennen van Verworven Competenties. EVC beoogt de
erkenning, waardering en verdere ontwikkeling van wat een individu heeft geleerd
in elke mogelijke leeromgeving: in formele omgevingen zoals op school, maar ook
in niet-formele of informele omgevingen zoals de werkplaats of thuis (bron: Ken-
niscentrum EVC). De EVC wordt, na assessment of interpretatie van kwalificerende
documenten, als summatief resultaat in de kernregistratie opgenomen.
74 EVC beoordeling Het verifiëren en beoordelen van een EVC (Erkennen van Verworven Competenties).
75 EVC-procedure Een procedure om verworven competenties te erkennen (verkrijgen van civiel ef-
fect) als middel voor verdere loopbaanontwikkeling.
76 EVC-rapportage De uitslag van een EVC-procedure inclusief de civiele waarde van de uitslag (Ken-
niscentrum EVC).
Een EVC-rapportage wordt opgemaakt onder verantwoordelijkheid van een exa-
minator, als resultaat van de EVC-procedure. Ook kan de deelnemer een elders
afgegeven EVC-rapportage aanbieden.
77 Examenbureau Organisatorische entiteit binnen de instelling die zich bezig houdt met het verwer-
ken van summatieve resultaten en het aanmaken van kwalificerende documenten.
Binnen een instelling kunnen andere benamingen worden gegeven aan de organisa-
tie examenbureau.
78 Examencommissie Een organisatie-eenheid die verantwoordelijk is voor examinering en diplomering
binnen de instelling.
79 Examendossier Het examendossier bevat de bewijsstukken, summatieve beoordelingen en exa-
men- en EVC-rapportages die relevant zijn voor de diplomering. De uiteindelijk
toegekende summatieve resultaten worden in het administratieve dossier overge-
nomen ten behoeve van de diplomering. Het examendossier is onderdeel van het
deelnemersdossier, waarin zich naast het examendossier ook het administratief
dossier, begeleidingsdossier en zorgdossier bevindt.
80 Examenmix Het summatief beoordelen met de methodenmix. Meerdere instrumenten worden
dan ingezet (bijvoorbeeld: observeren, interviewen, producten beoordelen, casus-
toetsen, beoordelingen door derden, etc.) om de invloed van meetfouten op het
gemiddelde resultaat kleiner te maken.
81 Examenrapportage Rapportage - van het examen bij het voltooien van de opleiding - over het al dan
niet succesvol inzetten van competenties bij het uitoefenen van de kerntaken.

72. 18 BEGRIPPENLIJST
82 Examenreglement De regels en afspraken die binnen de instelling gelden omtrent examinering en
diplomering.
83 Exit-formulier Document waarop de reden en eventueel omstandigheden van het vertrek van een
deelnemer wordt vastgelegd.
84 Exit-functionaris Persoon belast met het houden van en exit-gesprek met een deelnemer, bijvoor-
beeld een decaan, mentor, tutor of begeleider.
85 Exit-gesprek Gesprek tussen deelnemer en exit-functionaris waarin wordt vastgelegd waarom de
deelnemer de instelling zal verlaten en wat zijn/haar vervolgstappen zullen zijn.
F
86 Fiat Formele goedkeuring.
87 Formuleren leervraag Stap in het onderwijslogistieke proces, waarbij de leervraag van de deelnemer
wordt uitgedrukt in onderwijsproducten uit de onderwijscatalogus. Dat hoeft nog
niet op het laagste aggregatieniveau van de onderwijscatalogus te zijn, dat gebeurt
pas in het arrangeren.
88 Formatief beoordelen Formatief beoordelen heeft als doel de lerende tijdens het leertraject te voorzien van
informatie over de kwaliteit van zijn of haar leren. Waar nodig kan de lerende op
basis van de verkregen feedback het leren aanpassen. Zie ook formatief resultaat.
89 Formatief resultaat Resultaat uit een formatieve beoordeling (bijvoorbeeld: cijfer, aanwezigheid,
beschrijving) dat niet meetelt voor de uiteindelijke kwalificering, maar de lerende
informatie geeft over de kwaliteit van zijn of haar leren.
90 Formatieve peilstok Een instrument waarmee de groei, ontwikkeling en/of voortgang van een deel-
nemer in zijn competenties en resultaten gemeten wordt. De formatieve peilstok
geeft daarnaast ook inzicht in de mate waarin een deelnemer gereed is om examen
(summatieve toets) te doen en in de geadviseerde route om daar te komen.
91 Formatieve toets Onderwijsproduct dat een formatief resultaat voor de deelnemer oplevert.

73. BEGRIPPENLIJST 19
92 Forward mapping Het maken van een voorspelling over de afname en organisatie van het onderwijs
op de middellange termijn op basis van de actuele gegevens, gecombineerd met
kengetallen over hoe die gegevens kunnen worden geëxtrapoleerd.
Het is bijvoorbeeld mogelijk om op basis van de actuele roosters / arrangementen
een voorspelling te doen van het rooster (en het bijbehorende resourcebeslag) op
de middellange termijn. Hiervoor zijn kengetallen nodig, waarmee die voorspelling
met een zekere betrouwbaarheid kan worden gedaan, bijvoorbeeld kengetallen
over de onderwijsproducten die zullen worden afgenomen, nadat bepaalde onder-
wijsproducten zijn afgenomen (voorspellingen van de toekomstige arrangementen,
gegeven de huidige arrangementen).
G
93 Gebruiksartikelen Alle (niet verbruiks-) middelen ter ondersteuning van het onderwijs. Middelen
waarop meerjarige afschrijving wordt toegepast. Te denken valt hierbij aan: bea-
mer, white board, PC , specifieke software, sporttoestellen, etc.
94 Gedragsgericht interview Gedragsgericht (of ervaringsgericht of criteriumgericht) interview, STARR interview
of reflectie-interview. Interviewvorm waarbij aan de hand van tevoren beschreven
gedragscriteria bij deelnemers wordt beoordeeld in hoeverre zij dat gedrag in het
verleden hebben vertoond. Er wordt gewerkt aan de hand van het STARR-model.
“STARR” staat voor: situatie, taak, actie, resultaat, reflectie.
95 Geldigheid Aanduiding van de periode (door middel van begin- en eindexamenen) waarbinnen
het product kan starten.
96 Gemeenschappelijk Rooster
Informatie Domein De continu draaiende roostermachine vult en optimaliseert een 3-dimensionale ma-
trix (mens, tijd en middel), het rooster. Deze matrix wordt het “Gemeenschappelijk
Rooster Informatie Domein” genoemd, afgekort als GRID.
97 Geschikt voor start Geeft aan of het onderwijsproduct geschikt is om mee te starten, direct na het
aangaan van een verbintenis. Hierdoor is het mogelijk om tijdens de intake de on-
derwijscatalogus te raadplegen om een overzicht te krijgen van onderwijsproducten
die geschikt zijn om direct afgenomen te worden.
98 GRID Afkorting voor het Gemeenschappelijk Rooster Informatie Domein

74. 20 BEGRIPPENLIJST
I
99 IBG IB-Groep
100 IB-Groep Informatie Beheer Groep. Zie ook: BRON.
101 IIVO In Instellingstijd Verzorgd Onderwijs (IIVO). Bij de norm van 850 uur voor het MBO
gaat het om In Instellingstijd Verzorgd Onderwijs (IIVO) en is daarnaast de ver-
onderstelling dat er nog 750 uur wordt besteed aan huiswerk, want fulltime komt
overeen met 1.600 uur. Bij deeltijd gaat het om 300 uur IIVO. De normen 850 en
1.600 zijn verschillende grootheden. Voor de bekostiging en dus ook de meting van
onderwijsintensiteit is slechts 850 uur IIVO voor voltijd van belang.
102 Inschrijven Het proces binnen de instelling dat kan leiden tot een verbintenis tussen een deelne-
mer of opdrachtgever en de instelling. In dat geval gaan de deelnemer/opdrachtgever
en de instelling een principeovereenkomst met elkaar aan. De instelling spant zich in
om de producten aan te bieden die aansluiten op de vraag van de potentiële deelne-
mer. De potentiële deelnemer heeft de intentie om de onderwijsproducten af te nemen.
103 Instroomcodering Vervangt te zijner tijd de Crebo codering.
104 Intake Onderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling
passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van
de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit pro-
ces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis.
105 Intakeformulier Formulier voorzien van bekende NAW-gegevens van de potentiële deelnemer waar-
op onder andere het uiteindelijke verbintenisgebied wordt geadministreerd. Tevens
kunnen gegevens met betrekking tot de thuissituatie, vooropleiding(en), bijzondere
situaties, voorkeuren worden vastgelegd.
106 Intaker Vertegenwoordiger vanuit de instelling welke het intakegesprek voert met de poten-
tiële deelnemer
107 Iteratie Iteratie is een begrip uit de wiskunde en informatica, bedoeld om aan te geven dat
met een bepaald zich herhalend proces een berekening kan worden uitgevoerd.
In computertermen zou dit een “loop” worden genoemd. Een itererend proces kan
bijvoorbeeld convergeren tot één waarde.

75. BEGRIPPENLIJST 21
K
108 Kernregistratiesysteem Registratiesysteem dat dient als bron voor een bepaalde verzameling kerngege-
vens. Een kernregistratiesysteem registreert en beheert deze gegevens en stelt
deze beschikbaar aan andere systemen als dat nodig is. Een voorbeeld is de kern-
registratie deelnemersgegevens.
109 Kerntaken Een kerntaak is een substantieel deel van de beroepsuitoefening naar belang,
omvang (tijdsbeslag of frequentie) of beide. Een kerntaak bestaat uit een geheel
van inhoudelijk met elkaar samenhangende werkprocessen, kenmerkend voor de
beroepsuitoefening. Een kwalificatiedossier heeft een beperkt aantal kerntaken. Alle
kerntaken samen beschrijven de essentie van de beroepsuitoefening van de betref-
fende beroepengroep (bron: COLO).
110 Keurmerk Inburgeren Keurmerk Inburgeren is een kwaliteitsborging ten behoeve van de inburgeraar bij
de aanbieders van de inburgeringscursussen en cursussen die inburgeraars oplei-
den voor het inburgeringsexamen of staatsexamen NT2.
111 Klantmanager Medewerker van de gemeente of UWV die als begeleider verantwoordelijk is voor
het volgen van de geplaatste deelnemers op een scholing, NT2-traject of re-inte-
gratietraject bij een scholingsinstituut.
112 Kostprijs Kostprijs van het product op basis van de activiteiten die door de instelling worden
verricht en de kosten die worden gemaakt om het onderwijsproduct te kunnen aan-
bieden.
113 KRD Kernregistratiedeelnemers
114 KRD-foto Voor het maken van een vergelijking tussen een BRON-foto en de kernregistratie
deelnemers definiëren we het begrip KRD-foto. Een KRD-foto bevat dezelfde soort
gegevens als een BRON-foto, alleen dan overgenomen uit de kernregistratie deel-
nemergegevens (op een specifiek moment: een foto.)
115 Kwalificatiedocument Een diploma, certificaat, verklaring.

76. 22 BEGRIPPENLIJST
116 Kwalificatiedossier Door de minister (OCW/LNV) vastgesteld document waarin staat beschreven wat
een beginnend beroepsbeoefenaar vermag aan het eind van zijn opleiding. Afhan-
kelijk van het cohort is de beschrijving in eindtermen of in competentiegerichte
termen (verwoord in prestatie-indicatoren). De instelling bepaalt zelf de inrichting
van de opleiding door middel van onderwijsproducten. Bijbehorende kwalificerende
documenten kunnen zijn (eind)diploma, certificaten (voor deelkwalificaties of cer-
tificeerbare eenheden). In voorkomende gevallen kan een schooldiploma worden
verstrekt.
117 Kwalificatiestructuur Het geheel aan kwalificaties dat van betekenis is voor het behalen van een verza-
meling mogelijke eindkwalificaties (diploma’s). Een kwalificatiestructuur beschrijft
op een gestructureerde manier aan welke eisen moet worden voldoen voor het
behalen van een diploma.
Landelijk samenstel van alle vastgestelde kwalificatiedossiers (Bron: Colo 2009).
118 Kwalificerend document Een diploma, certificaat, verklaring.
119 Kwalificerende opleiding Opleidingen waarbij een kwalificatie aan een deelnemer kan worden uitgereikt.
L
120 Landelijk Schakelpunt Dit is de plek waar conform ELD uitwisseling van digitale deelnemergegevens tus-
sen onderwijsinstellingen plaats vind. Triple A hanteert de term Centraal Uitwis-
selingspunt als een wat algemenere aanduiding van een dergelijk uitwisselings- of
schakelpunt.
121 Leeractiviteiten Activiteiten van de deelnemer bij het afnemen van onderwijsproducten.
122 Leerbedrijf Bedrijf dat door een kenniscentrum is geaccrediteerd om beroepspraktijkvorming
voor deelnemers te verzorgen.
123 Leermiddelen Hulpmiddelen waar de student een eigen verantwoordelijkheid voor heeft bijvoor-
beeld: rekenmachine, schaar, klein gereedschap, overall, leerboeken, licentiekosten,
helm, etc.
124 Leerplicht Wettelijke verplichting om onderwijs te volgen (gekoppeld aan leeftijd en eventueel
de omstandigheden van de deelnemer)

77. BEGRIPPENLIJST 23
125 Leerplichtambtenaar Medewerker afdeling Leerplicht van de Gemeente, belast met toezicht op het nale-
ven van de wettelijke leerplichtbepalingen.
126 Leerroutes Een serie achtereenvolgens af te nemen onderwijsproducten, doorgaans afgesloten
met een kwalificerend document. Dit kan bijvoorbeeld een standaardroute zijn voor
een MBO-opleiding of een onderdeel daarvan, maar ook een inburgeringstraject of
een oriëntatieperiode van een aantal maanden.
127 Leerstijl Een beschrijving van houding en gedrag die bepalen wat iemands voorkeurmanier
is van leren.
128 Leertrajectbegeleider Begeleider die op individueel niveau deelnemers begeleidt met betrekking tot het
totale leertraject. Het gaat dan enerzijds om de begeleiding bij het formuleren van
de leervraag en anderzijds bij de keuze van de juiste onderwijsproducten.
129 Leervraag Vraag van een deelnemer of opdrachtgever aan een instelling waarin verwoord
wordt wat men wil leren. Het formuleren van de leervraag is een activiteit van de
begeleider samen met de deelnemer of opdrachtgever waarin de leervraag wordt
uitgedrukt in producten uit de onderwijscatalogus, (eventueel) aangevuld met ad-
ditionele wensen en voorwaarden.
130 Lid van de examencommissie Een persoon die deel uitmaakt van de examencommissie.
M
131 Manager bedrijfsvoering De manager bedrijfsvoering is een lijnmanager die verantwoordelijk is voor (een
deel van) de bedrijfsvoeringsprocessen, bijvoorbeeld financieel beheer, personeel
en organisatie etc.
132 Manager onderwijs Een lijnmanager die verantwoordelijk is voor een deel van het primair proces. Bij-
voorbeeld: teamleider, branchedirecteur, sectordirecteur.
133 Maximum aantal deelnemers Maximum aantal deelnemers dat het betreffende onderwijsproduct kan afnemen.
134 Medewerker examenbureau Een medewerker die werkzaam is bij het examenbureau van de onderwijsinstelling.
Hij voert werkzaamheden uit die betrekking hebben op examinering en diplomering.
135 Mentor Een medewerker van een onderwijsinstelling die belast is met de begeleiding van
een groep deelnemers.

78. 24 BEGRIPPENLIJST
136 Metadata Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven.
Het zijn dus eigenlijk data over data. De metadata van een onderwijsproduct bevat-
ten dus gegevens over het onderwijsproduct, zoals de titel, de omvang, volgorde,
leerstijl, complexiteit, enz.
137 Minimum aantal deelnemers Minimum aantal deelnemers dat noodzakelijk is om een onderwijsproduct te organi-
seren/uit te voeren.
138 Mutatiebestand Digitaal bestand dat met BRON wordt uitgewisseld ten behoeve van de externe ver-
antwoording en bekostiging. Het mutatiebestand bevat een (mogelijk groot) aantal
mutaties van deelnemergegevens. Het mutatiebestand wordt door BRON gecontro-
leerd en verwerkt en middels een terugkoppelbestand aan de instelling teruggemeld.
139 Mutatiestop De mutatiestop geeft aan dat voor een bepaald jaar geen mutaties meer doorge-
voerd mogen worden naar BRON. Dit betreft actuele deelnemers per 1 oktober van
een jaar en de behaalde diploma’s in een jaar. Wel is het na de mutatiestop nog
mogelijk om zo genaamde accountantsmutaties door te voeren.
N
140 NAW-gegevens Naam, Adres en Woonplaats
141 Nominale arrangement Het standaard arrangement wat de meeste deelnemers doorlopen.
O
142 Onderwijscapaciteit Het geheel aan beschikbare mensen, faciliteiten en middelen om onderwijs te kun-
nen geven.
143 Onderwijscatalogus Verzameling van onderwijsproducten en relevante taxonomieën binnen de instel-
ling, beschreven door middel van metadata.
144 Onderwijsinhoud De leerstof die aan de deelnemer aangeboden wordt.

79. BEGRIPPENLIJST 25
145 Onderwijsintake Het proces na aanmelding dat kan leiden tot inschrijving voor een opleiding in
overeenstemming met mogelijkheden van de deelnemer en met zijn instemming en
(eventueel) de instemming van zijn wettelijke vertegenwoordiger.
De onderwijsintake onderscheidt zich van de (administratieve) intake door met
name te kijken naar de specifieke mogelijkheden en beperkingen van de deelnemer
en het onderwijs dat daar het beste bij past.
146 Onderwijslogistiek Het continue proces dat er voor zorgt dat de leervraag van de deelnemers en het
aanbod aan onderwijsproducten van de instelling zo goed mogelijk bij elkaar wor-
den gebracht. Uiteindelijk zorgt de onderwijslogistiek ervoor dat onderwijsproduc-
ten daadwerkelijk kunnen worden afgenomen.
Het onderwijslogistieke proces bestaat uit het samenstellen van een passend ar-
rangement voor de deelnemers (het arrangeren), het plannen van de inzet van
onderwijsproducten in tijd en plaats en het vastleggen van de deelnemers om
specifieke onderwijsproducten op de gereserveerde tijden en plaatsen af te nemen
(het roosteren)
147 Onderwijsnummer Zie burgerservicenummer.
148 Onderwijsproduct Een onderwijsproduct is een product (zoals een les, een cursus, module of andere
onderwijseenheid) dat zodanig van metadata is voorzien dat het geschikt is om te
roosteren.
Een onderwijsproduct is enkelvoudig dan wel samengesteld. Enkelvoudig betekent
dat er sprake is van één uniek product dat niet verder onderverdeeld is in andere
onderwijseenheden (een les Engels van één uur kan een enkelvoudig product zijn).
De onderwijscatalogus kan ook samengestelde onderwijsproducten bevatten. Een
samengesteld onderwijsproduct bevat informatie over de afzonderlijke (enkelvou-
dige) onderwijsproducten (die deel uit maken van de samenstelling) én informatie
over de samenstelling zelf (bijv. de volgorde). Deze informatie vormt samen de
paklijst van het samengestelde onderwijsproduct. De paklijst is dus de informa-
tiedrager van de samenstelling. Een voorbeeld van een samengesteld onderwijs-
product is een 2 daagse cursus Engels voor beginners met een theorie- en een
praktijkdag. De theoriedag is een enkelvoudig onderwijsproduct, net zoals de prak-
tijkdag. De paklijst geeft aan dat de theoriedag voor de praktijkdag moet worden
ingepland.
149 Onderwijsvorm De wijze waarop onderwijs aan de deelnemer aangeboden wordt.

80. 26 BEGRIPPENLIJST
150 Ontwikkelstraat Een werkomgeving voor softwareontwikkeling, gebaseerd op één of meerdere techni-
sche platforms aangevuld met een samenhangende verzameling tools en de inrich-
ting van ontwikkel-, test-, en acceptatieomgevingen, op basis waarvan een software-
leverancier op een professionele en beheersbare manier software ontwikkelt.
151 OOK OOK staat voor OnderwijsOvereenKomst (tussen deelnemer en instelling), die de
basis is voor de verbintenis.
Deze bevat tenminste de volgende gegevens:
- Datum & Plaats ondertekening
- Persoonsgegevens van de deelnemer
- Startdatum (& einddatum) van het (start)onderwijsproduct
- Omschrijving onderwijsproduct (opleidingsdomein)
- Opleidingsniveau
- Leerweg
- Onderwijstijd in SBU
- Gegevens instelling & handtekening namens de instelling
- Handtekening deelnemer (eventueel ouders/verzorgers)
152 Opdrachtgever, externe Een opdrachtgever buiten de instelling.
153 Opdrachtgever Vertegenwoordiger van een bedrijf, gemeente of uitkerende instanties e.d namens
een groep werknemers en/of (potentiële) deelnemers.
154 Overdrachtsdossier Het overdrachtsdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen
wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens
over de deelnemer en zijn loopbaan. Het dossier kent een aantal gegevenssets die
gevuld worden vanuit de (kern-)registratie van de onderwijsinstelling op het mo-
ment van overdracht.
Het overdrachtsdossier bevat op hoofdlijnen de volgende gegevenssets.
- Identiteitsgegevens van de deelnemer
- Leerloopbaangegevens
- Summatieve resultaten
- Indicaties benodigde begeleiding
- BPV en stage

81. BEGRIPPENLIJST 27
P
155 PAP PAP (Persoonlijk Activiteiteitenplan) is het vastleggen van de door de deelnemer te
ondernemen activiteiten voor een bepaalde periode ter realisering van de POP.
156 Periode Een periode is een afgebakende tijdseenheid, de lengte wordt gekozen door een
instelling zelf. Dit kan een uur, een dag een week, 10 weken etc zijn.
157 Persoonsgebonden nummer Burgerservicenummer of door de IB-Groep toegekend onderwijsnummer.
158 POK Afkorting voor de Praktijk Overeenkomst in het kader van een stage/BPV tussen
deelnemer, instelling en stagebedrijf of kenniscentrum, waarin de respectievelijke
rechten en plichten zijn opgenomen.
159 POP POP (Persoonlijk Ontwikkelingsplan) met leerafspraken voor de duur van de op-
leiding. Dit plan kan tijdens de opleiding worden bijgesteld. Een POP kan worden
vastgelegd in een portfolio.
160 Portfolio Een portfolio is een georganiseerde verzameling bewijsstukken aangevuld met zelf-
reflectie, bedoeld om iemands vaardigheden, kennis en scholing te illustreren.
Een portfolio wordt door de deelnemer zelf beheerd. Hij stelt dus zijn eigen port-
folio samen. In het portfolio maakt of verzamelt een deelnemer zijn werk (ook wel
producten of bewijsstukken genoemd) die op enig moment ook ter (summatieve of
formatieve) beoordeling kunnen worden aangeboden. Verder kan een deelnemer
zijn persoonlijke groei of ontwikkeling beschrijven en daarop reflecteren.
161 Portfolio beoordeling In principe elke beoordeling van een verzameling producten in een portfolio, maar
in engere zin: Het beoordelen van een portfolio dat leidt tot een kwalificering.
162 Potentiële deelnemer Mogelijk (nieuwe) deelnemer van de instelling, in de fase intake, nog voor het af-
sluiten van een verbintenis voor het afnemen van onderwijsproducten.
163 Praktijkbegeleider De praktijkbegeleider is verantwoordelijk voor de begeleiding en opleiding ofwel de
beroepspraktijkvorming (BPV) van leerlingen binnen het bedrijf. Hiertoe organiseert
hij de beroepspraktijkvorming, onderhoudt hij contacten met betrokken partijen,
administreert hij de gegevens van de leerling, begeleidt hij de leerling, verzorgt hij
de praktijkopleiding van de leerling binnen het bedrijf en beoordeelt hij de leerling
(bron: COLO).

82. 28 BEGRIPPENLIJST
164 Praktijkovereenkomst Overeenkomst in het kader van een stage/BPV tussen deelnemer, instelling, sta-
gebedrijf en kenniscentrum, waarin de respectievelijke rechten en plichten zijn
opgenomen. In deze overeenkomst zijn de volgende gegevens opgenomen:
- Gegevens deelnemer (NAW)
- Gegevens bedrijf
- Gegevens kenniscentrum
- Opleiding en opleidingsniveau
- Tijdvak
- Vergoeding
- Verwijzing reglement
- Ruimte voor ondertekening door partijen
165 Procesarchitectuur Schematische weergave van samenhangend geheel van (onderwijs)processen
166 Productieomgeving Omgeving waarin de informatiesystemen functioneren die leidend zijn voor de be-
drijfsvoering en het primaire proces.
In het specifieke geval van de roosteromgeving wordt een geaccepteerd rooster-
voorstel in de productieomgeving gezet, waardoor het een actueel rooster wordt
voor de eerstvolgende periode. Hierdoor wordt beslag gelegd op de benodigde mid-
delen en worden eventuele wijzigingen vanuit de simulatie in de regels, middelen of
arrangementen overgenomen.
R
167 Randvoorwaarden deelnemer Wensen en voorwaarden van een deelnemer die invloed hebben op het te maken
arrangement en rooster voor een deelnemer. Het kan hier gaan om:
- gewenste volgordelijkheid van de te volgen onderwijsproducten
- (voorkeurs)dagen die kunnen bepaald zijn door bijvoorbeeld werk en/of persoon-
lijke situatie van de deelnemer)
- (voorkeurs)locatie vanwege toegankelijkheid voor gehandicapte deelnemer of
reistijd
168 Referentiearrangement Voorbeelden van samengestelde onderwijsproducten die invulling geven aan een
bepaalde leerroute.

83. BEGRIPPENLIJST 29
169 Regel Een regel of beslisregel (= businessrule) is een volgens een geformaliseerde syntax
vastgelegde randvoorwaarde in het roosteringsproces. Er zijn drie types regels:
- Regels die altijd gelden en niet uit te zetten zijn
- Regels die binnen een context gelden, maar die door beslissingsbevoegden uitge-
zet mogen worden
- Regels waarvan de strekking in meer of mindere mate van belang is, en waarvan
het belang ingesteld kan worden
Voor de roostermachine komen regels uit het onderwijs en uit het beheer van de
resources.
Naast de algoritmes bepalen de regels de uitkomst van het planningsproces. Kort
samengevat: de regels geven kaders en randvoorwaarden, daarbinnen zorgen de
algoritmes voor optimalisering in het tegemoetkomen aan de regels.
170 Re-integratiebedrijven Particuliere bedrijven die (langdurig) werklozen via re-integratietrajecten toeleiden
naar de arbeidsmarkt.
171 Resources Resources zijn middelen die nodig zijn voor het primair proces. Bijv. docenten,
lokalen, gebruiksartikelen, assets.
172 RMC Regionaal Meld- en Coördinatiepunt.
173 Rooster Verzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een be-
paalde periode in de tijd uitgezet.
174 Roostermachine De roostermachine is een systeem dat op basis van alle arrangementen, de be-
schikbare middelen en de onderwijs- en bedrijfsregels een top x (bijvoorbeeld een
top vijf) van roostervoorstellen maakt.
S
175 SBU Studiebelastingsuren. Voor de BBL is de norm momenteel 300 en vooor de BOL 850 uur.
176 Simuleren Roostervoorstellen maken met aanpassingen in de arrangementen, beschikbare
middelen, regels en/of andere parameters om te komen tot een acceptabel rooster.
De managers onderwijs en bedrijfsvoering beslissen wat er in de simulatie wordt
aangepast. Er kunnen aanpassingen worden gedaan in de regels en er kan worden
gesimuleerd met extra of andere middelen. Ook arrangementen kunnen worden
aangepast.

84. 30 BEGRIPPENLIJST
177 Sjabloon De mal volgens welke een document gegenereerd dient te worden.
Een sjabloon bestaat uit de structuur van het document, bestaande uit vaste tekst
en sjabloonvelden. De vaste tekst is voor elk document van dit type gelijk en de
sjabloonvelden zijn velden die worden gevuld met gegevens die zijn aangeleverd bij
de documentaanvraag of uit het systeem kunnen worden geselecteerd.
178 Sleutelgegevens Identificerende gegevens over de deelnemer, die door BRON worden gebruikt. Dit
is o.a. het BSN-nummer of het onderwijsnummer, geslacht, geboortedatum. De
IB-Groep verstrekt regelmatig een overzicht van gewijzigde sleutelgegevens. Het
doel van dit overzicht is het op de hoogte brengen van de onderwijsinstelling van
wijzigingen die door de IB-Groep zijn doorgevoerd, zonder dat hier een melding van
uw school aan vooraf is gegaan. Deze wijzigingen komen meestal voort uit wijzigin-
gen in de gemeentelijke basisadministratie.
179 Soort product De typering van het product. Op basis van deze typering levert het samenbrengen
van de deelnemer met het product verschillende gegevens op. Bijvoorbeeld levert
een summatieve toets een summatief resultaat op. Een stage levert bijvoorbeeld
gegevens voor het portfolio (stageverslag) en monitoring binnen de begeleidings-
omgeving. Hierna is een aantal voorbeelden van soorten producten weergegeven.
Summatieve toets
Het resultaat hiervan draagt bij aan diplomering.
Formatieve toets
Het resultaat is van belang op het reflecteren van het leren en in het kader van de
begeleiding.
Assessment
Beoordeling op basis van zichtbaar gedrag van een samenhangend geheel aan com-
petenties, vakkennis en -vaardigheden van de deelnemer. Levert een summatief
resultaat op dat tot vrijstelling van (overige) summatieve toetsing kan leiden.
Beoordeling EVC
Beoordeling op basis van documenten van het niveau van de deelnemer. Kan leiden
tot vrijstelling van summatieve toetsing en levert in dat geval een summatief resul-
taat op.
Theorieles
Onderwijssituatie van een docent met een groep in een ruimte.

85. BEGRIPPENLIJST 31
Demonstratie
Voorbeeld van een praktijksituatie.
Stage-eenheid
Leereenheid binnen een stage.
Simulatie-eenheid
Leereenheid binnen een simulatie.
Projectactiviteiten
Activiteiten die samen een project vormen, hebben een logische, vaak volgordelijke
verhouding tot elkaar.
Praktijktraining
Training van een deelnemer in de praktijksituatie.
Simulatie
Nabootsing van een praktijksituatie.
Stage
Leeractiviteiten in de beroepspraktijk buiten de instelling (BPV).
Leerbedrijf
Praktijksituatie in een echte praktijksituatie van een door de instelling georgani-
seerd bedrijf (bijvoorbeeld een leerhotel), deze bevat stage-eenheden.
180 Stage Periode waarin de deelnemer bij een bedrijf beroepspraktijkvorming volgt.
181 Startonderwijsproduct Onderwijsproduct dat door de instelling is aangemerkt als geschikt om mee te star-
ten, direct na het aangaan van een verbintenis.
182 Startvoorwaarde Voorwaarden om het onderwijsproduct te kunnen uitvoeren.

86. 32 BEGRIPPENLIJST
183 Status product Status waarin het onderwijsproduct zich bevindt. De volgende statussen worden
onderscheiden:
Aangevraagd
Aangevraagd door organisatie of deelnemer.
In ontwikkeling
Wordt door de organisatie gemaakt of aangeschaft, kan in arrangement worden
opgenomen.
Beschikbaar
Kan worden ingebracht in roosterproces.
Vervallen
Product wordt niet meer aangeboden (na in productie te zijn geweest).
Niet beschikbaar
Kan (door welke reden dan ook) niet worden samengebracht met deelnemer.
184 Summatief beoordelen Summatief beoordelen heeft als doel het kwalificeren of diplomeren van de deelnemer.
185 Summatief resultaat Resultaat (bijvoorbeeld: cijfer, aanwezigheid, afronding stage) na het volgen of
uitvoeren van een onderwijsproduct (zoals een vak of onderdeel, BPV, practicum of
proeve) gekoppeld aan een summatieve toets. Uitkomsten van een beoordeling in
kader van EVC worden als summatief resultaat in de kernregistratie opgenomen.
Een summatief resultaat telt mee voor het behalen van een kwalificerend document
(zoals diploma, certificaat). Dit in tegenstelling tot een formatief resultaat, dat bij-
draagt aan de opleidingsvoortgang maar niet aan de formele kwalificering.
186 Summatieve peilstok Een meting van de behaalde (summatieve) resultaten van een deelnemer die mee-
tellen voor een diploma. Daarnaast biedt de summatieve peilstok de mogelijkheid
om de resultaten van een deelnemer af te zetten tegen andere kwalificatiedossiers
om te kunnen onderzoeken welke andere kwalificaties binnen bereik zijn.
187 Summatieve toets Onderwijsproduct dat een summatief resultaat voor de deelnemer oplevert. Sum-
matief beoordelen heeft meestal als doel het kwalificeren of certificeren van de
student. Tijdens een leertraject kan een summatieve toets zijn gepland om bijvoor-
beeld tot een hoger jaar van een opleiding te worden toegelaten.
188 Systeemfunctie Een door het systeem zelf uitgevoerde (trans)actie.

87. BEGRIPPENLIJST 33
T
189 Taxonomie De plaats van een onderwijsproduct in een kwalificatiestructuur. Er zijn meerdere
kwalificatiestructuren waaraan een onderwijsproduct zijn betekenis kan ontlenen.
Voorbeelden zijn de kerndoelen van het VO, de competentiegrichte kwalificatie-
structuur van COLO en de eindtermen Educatie. Deze taxonomieen zijn deels
wettelijk vastgesteld (bijvoorbeeld door het ministerie van OCW) en deels door
de instelling zelf vastgesteld (bijvoorbeeld voor contractonderwijs). Deelnemers
schrijven zich in op een bepaald onderdeel van een taxonomie (bijvoorbeeld op een
domein of kwalificatiedossier, of VMBO sector).
190 Technisch platform Een verzameling technische basisvoorzieningen op basis waarvan softwareontwik-
keling kan plaatsvinden, bijvoorbeeld het J2EE platform of het .NET platform.
191 Terugkoppelbestand Digitaal bestand waarmee BRON de verwerking van een mutatiebestand terugkop-
pelt aan de instelling. Het terugkoppelbestand bevat informatie over een (mogelijk
groot) aantal mutaties die door BRON zijn verwerkt. BRON controleert en verwerkt
een aangeleverd mutatiebestand, en geeft middels een terugkoppelbestand aan of
de mutaties zijn geaccepteerd of geweigerd, eventueel aangevuld met signalen of
aanvullende informatie.
192 Toegankelijkheidsoort De toegankelijkheidsoort geeft aan of, en zo ja welke, visuele, auditieve, tekstuele-
of fysieke handicapklasse van toepassing is op een bepaald onderwijsproduct. Dit
geeft de fysieke voorwaarden waaraan de deelnemer moet voldoen om het onder-
wijsproduct te kunnen volgen. Deze wordt gedefinieerd in een aantal beperkings-
klassen.
193 Toetsmatrijs Een toetsmatrijs is een tabel waarin aangegeven wordt hoe de opgaven, beho-
rende bij bepaalde doelstellingen, worden verdeeld over tenminste twee dimensies:
inhoudscategorieën en gedragscategorieën. De toetsmatrijs is een blauwdruk, een
uitgewerkt plan, dat een systematische constructie van een toets wil garanderen.
Een toets die is geconstrueerd op basis van een systematisch plan zal eerder bruik-
bare en betekenisvolle scores opleveren dan een toets waarvan de vragen op niet
systematische wijze bij elkaar zijn gehaald (Kennisnet).
194 Toetsvaststellingscommissie Een commissie die elke summatieve toets beoordeelt en borgt dat deze voldoet aan
de eisen.

88. 34 BEGRIPPENLIJST
195 Trajectbegeleiding De begeleiding van de deelnemer gericht op zijn leerloopbaan. Dit betreft met name
het monitoren van de voortgang en de begeleiding van de deelnemer bij het maken
van keuzes.
196 Type toets Typering van een toets welke is opgenomen in de metadatering van het onderwijs-
product. Het feit of een toets summatief of formatief is, wordt in het veld Soort
product vastgelegd. Het gaat in het veld Type toets dus om de vorm waarin de toets
wordt afgenomen. Mogelijke waarden zijn: schriftelijke toets, mondelinge toets,
praktijkopdracht, groepsopdracht, proeve van bekwaamheid, productopdrachtscrip-
tie, literatuurverslag, stageverslag, profielwerkstuk, enz.
U
197 Uitschrijven De deelnemer verlaat de instelling en de verbintenis wordt beëindigd. Hiermee ein-
digt ook de bekostigingsrelatie.
198 Uitstroomkwalificatie Aanduiding van diploma (of ander kwalificerend document) dat als eindresultaat
van een opleiding kan worden verkregen. Binnen de kwalificatiestructuur van het
MBO leggen kwalificatiedossiers het stelsel van beroepsopleidingen vast, uitstroom
of uitstroomkwalificatie in zo’n dossier komt overeen met een op de arbeidsmarkt
bestaand, en door sociale partners erkend, beroep.
199 Uitstroomprofiel De uitstroom is de noemer waaronder de inhoud van een kwalificatie is onderge-
bracht. De naam van het diploma wordt bepaald door de naam van de uitstroom.
Uitstroomdifferentiatie is de oude naam voor uitstroom (bron: COLO).
200 Uitstroomreden Reden waarom een verbintenis wordt beëindigd.
201 Uitval Het voortijdig verlaten van een opleiding.
202 Uitvoeringsruimte Restrictie of voorwaarde verbonden aan het moment van samenbrengen van deel-
nemer en onderwijsproduct. Het gaat dan om bijvoorbeeld seizoensgebonden pro-
ducten (aardappels kun je niet poten met kerst), maar ook om bepaalde dagdelen,
dagen in de week, enz.
203 Urennorm De urennorm is het minimum aantal klokuren dat een deelnemer jaarlijks les moet
krijgen. De beroepsopleidende leerweg (BOL) moet minimaal 850 klokuur aan
onderwijs per jaar omvatten en een beroepsbegeleidende leerweg (BBL) moet mini-
maal 300 klokuur aan onderwijs per jaar omvatten.

89. BEGRIPPENLIJST 35
204 UWV Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekering. Uitkeringsinstantie voor mensen in
de volgende uitkeringen: WW, WAO, WIA, WAJONG, WAZ en voor mensen in de
ziektewet.
V
205 Verbintenis Rechtsgeldige overeenkomst tussen deelnemer en instelling of tussen bedrijf en
instelling. Op basis van deze overeenkomst ontstaat een bekostigingsrelatie.
De instelling verplicht zich nader te bepalen onderwijsproducten beschikbaar te
stellen, met als eerste een startonderwijsproduct dat vanaf een in de verbintenis
vastgelegde datum kan worden afgenomen. De deelnemer spreekt de intentie uit om
onderwijsproducten af te nemen op nader te plannen tijdstippen, waarbij waar mo-
gelijk de begindatum van het startonderwijsproduct in de verbintenis is vastgelegd.
206 Verbintenisgebied Werkingsgebied van de verbintenis die door de instelling na intake met de deelne-
mer wordt aangegaan.
Anno 2007 is in het MBO het crebonummer (evt. de van een crebonummer voor-
ziene container (zg -0-nummer) voor enkele verwante opleidingen) bepalend voor
de aanduiding van het werkingsgebied ten behoeve van de externe verantwoording
en synchronisatie met BRON.
Met de invoering van de competentiegerichte kwalificatiestructuur zal het
verbintenisgebied betrekking kunnen hebben op:
- Een domein
- Een diplomagebied
- Een kwalificatiedossier
- Een uitstroomkwalificatie
207 Vergelijkingsbestand Bestand met de totalen uit het CFI terugmeldingsoverzicht en de totalen vanuit de
kernregistratie deelnemers.
208 Verschillenbestand Verschillenlijst tussen de BRON foto en de selectie uit de kernregistratie gerelateerd
aan een teldatum.
209 Versie Met deze metadata wordt de versie vastgelegd van het onderwijsproduct.

90. 36 BEGRIPPENLIJST
W
210 Werkgever Instelling waarmee een werknemer een arbeidsovereenkomst heeft. In het kader
van BBL opleidingstrajecten wordt een POK afgesloten tussen instelling, deelnemer
en werkgever.
211 Werkopdracht Een relatie tussen twee use cases, waarbij het resultaat van de ene use case het
startpunt is voor een andere use case. De relatie behelst niet het overdragen van
gegevens.
212 Werkprocessen Een werkproces is een afgebakend geheel van beroepshandelingen binnen een kern-
taak. Het werkproces kent een begin en een eind, heeft een resultaat en wordt als
kenmerkend herkend in de beroepspraktijk. Een werkproces bestaat dus nooit uit één
handeling of gedraging. Meerdere werkprocessen kunnen gelijktijdig lopen. Dat ze
een begin en eind hebben, wil niet per se zeggen dat ze na elkaar komen, maar dat
ze duidelijk te onderscheiden zijn van andere werkprocessen (bron: COLO).
Z
213 Zorgdossier Het zorgdossier bevat alle documenten en gegevens over lichamelijke, psychische
en sociaal-emotionele beperkingen van de deelnemer. Het zorgdossier is van het
begeleidingsdossier gescheiden omdat dit dossier meer privacygevoelige informatie
bevat.
Het begeleidingsdossier is onderdeel van het deelnemersdossier, waarin zich naast
het zorgdossier ook het administratief dossier, begeleidingsdossier en examen-
dossier bevindt.

91. BEGRIPPENLIJST 37
COLOFON
Triple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak Amersfoort
Vormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort
Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.
Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

92. 38 BEGRIPPENLIJST
Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

93. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 1
FUNCTIONEEL ONTWERP
KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS

94. 2 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS

95. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 3
INLEIDING
In dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de kernregistra-
tie deelnemergegevens.
Dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. Dit staat los van de onder-
steuning daarvan door een concreet ICT-systeem. De hier beschreven functionaliteit
kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ICT-systeem of
als één of meer aparte ICT-systemen.
Beschrijvend en technisch gedeelte
Dit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. Een beschrijvend gedeelte,
waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge-
deelte, waarin alle use cases en werkopdrachten staan weergegeven.
In het beschrijvende gedeelte wordt u door de belangrijkste delen van ons ontwerp
geloodst. Daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uitgangs-
punten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. Tevens is aangegeven waar zich de keu-
zemogelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen bevinden.
Het beschrijvende gedeelte bestaat uit zes delen. Ieder deel omvat een apart on-
derdeel van het ontwerp en heeft betrekking op een onderdeel van het proces van
kernregistratie deelnemergegevens. Elk deel valt uiteen in een aantal use cases.
Aan het begin van het deel wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt waar u
zich bevindt binnen het totaal aan use cases.
In elk deel geven we naast de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspun-
ten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. Daarna volgt een
beschrijving van de use cases. Dat is een beschrijving van het proces vanuit het
perspectief van een gebruiker van het systeem.
Na het lezen van alle delen heeft u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit
het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functioneel ontwerp van de
kernregistratie deelnemergegevens.
Mocht u daarin geïnteresseerd zijn, dan kunt u in het technische gedeelte de
gedetailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technische gedeelte bevat
een platte export uit de Triple A-wiki.

96. 4 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 3
Beschrijvend en technisch gedeelte 3
Beschrijvend gedeelte 5
Deel I: Inschrijven 6
Uitgangspunten en keuzes 7
De intake 7
Het aangaan en wijzigen van de verbintenis 8
Deel II: Beheren identiteit 9
Uitgangspunten en keuzes 10
Het wijzigen van de identiteitsgegevens 10
Uitwisseling met BRON 10
Deel III: Diplomeren 11
Uitgangspunten en keuzes 12
Registreren van summatieve resultaten 12
Onderhouden criteriumbank 12
Beschikbaar stellen peilstokmeting 14
Kwalificeren 14
Deel IV: Beheren loopbaan en analyseren aan- en afwezigheid 15
Uitgangspunten en keuzes 16
Analyse van aan- en afwezigheid 16
Beschikbaar stellen loopbaangegevens 17
Deel V: Documentbeheer 18
Uitgangspunten en keuzes 19
Deelnemersdossier in de kernregistratie 19
Genereren en beheren van documenten 19
Deel VI: Uitschrijven 21
Uitgangspunten en keuzes 22
Uitschrijven 22
Technisch gedeelte 25

97. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 5
BESCHRIJVEND GEDEELTE

98. 6 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
DEEL I: INSCHRIJVEN

99. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 7
Uitgangspunten en keuzes
- Een vrijblijvende interesse van een deelnemer wordt buiten de kernregistratie om
afgehandeld
- In de intake komt er nog geen formele verbintenis tot stand
- Een deelnemer kan gedurende zijn loopbaan verschillende verbintenissen hebben
(gelijktijdig en na elkaar) zonder te worden uitgeschreven
- Zodra een verbintenis tot stand is gekomen, wordt het onderwijslogistieke proces
in gang gezet.
De intake
Een potentiële deelnemer heeft veelal via een aanmelding zijn interesse voor onder-
wijs bij de instelling kenbaar gemaakt. Mogelijk heeft hij een open dag bezocht of
informatie aangevraagd. De potentiële deelnemer hoeft in zo’n geval nog niet in de
kernregistratie te zijn vastgelegd.
Zodra de belangstelling concreter wordt, kan er een administratieve en onderwijs-
kundige intake worden gedaan. In deze intake(s) wordt de vraag van de deelnemer
in kaart gebracht en wordt er gekeken welke onderwijsproducten van de instel-
ling daar het beste bij passen. Hierbij wordt ook gekeken naar de vooropleiding,
relevante werkervaring, benodigde extra zorg en eventuele EVC-beoordelingen van
resultaten die op andere instellingen zijn behaald. Ten behoeve van de intake wordt
de deelnemer wel in de kernregistratie vastgelegd, zodat ook de resultaten van de
intake kunnen worden geregistreerd.
Het uiteindelijke resultaat van de intake is een beeld van het onderwijs dat de
deelnemer zou kunnen gaan volgen, rekening houdend met de eisen die aan de
deelnemer worden gesteld, en het onderwijs dat de instelling kan aanbieden. Op
basis van de intake moet een deelnemer kunnen besluiten zich in te schrijven. Voor
de inschrijving moet het verbintenisgebied zijn bepaald. Het verbintenisgebied is
een onderdeel van de kwalificatiestructuur waarop een deelnemer zich kan inschrij-
ven. In de competentiegerichte kwalificatiestructuur is dat bijvoorbeeld een domein,
kwalificatiedossier of uitstroom.
Daarnaast wordt bij voorkeur ook een startonderwijsproduct vastgesteld. Dat is
het eerste onderwijsproduct waarmee de deelnemer kan starten. Dit kan de eerste
periode van de gekozen opleiding zijn, maar ook een wat bredere oriëntatie op een
bepaald vakgebied.
Een vergelijkbaar proces wordt ook doorlopen voor een opdrachtgever die voor een
potentiële deelnemer of groep van deelnemers een bedrijfsopleiding of een cursus
wil afnemen.

100. 8 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
Het aangaan en wijzigen van de verbintenis
Als de intake achter de rug is, kan de deelnemer besluiten zich daadwerkelijk in te
schrijven. Op dat moment gaan de potentiële deelnemer en de instelling een princi-
peovereenkomst aan. De instelling spant zich in om de producten aan te bieden die
aansluiten op de vraag van de potentiële deelnemer. De potentiële deelnemer heeft
de intentie om de onderwijsproducten af te nemen.
De deelnemer wordt ingeschreven op een bepaald verbintenisgebied. Alle onder-
wijsproducten die binnen dat verbintenisgebied vallen, kunnen dan door de deelne-
mer worden afgenomen. Het verbintenisgebied is ook de basis voor de bekostiging.
Zodra de verbintenis tot stand is gekomen, kan ook het organiseren van het onder-
wijs (de onderwijslogistiek) voor deze deelnemer in gang gezet worden. In eerste
instantie is het startonderwijsproduct het eerste product dat voor deze deelnemer
zal worden gerealiseerd.
Het wijzigen van de verbintenis
Een deelnemer kan zich bij het aangaan van de verbintenis breed inschrijven, wat
betekent dat er een verbintenisgebied wordt gekozen (een domein of kwalificatie-
dossier) waarbinnen nog verschillende uitstroommogelijkheden zijn. Gaandeweg de
loopbaan van de deelnemer zal het verbintenisgebied moeten worden vernauwd tot
een specifiek kwalificatiedossier en uiteindelijk een uitstroom.
Daarnaast kan het zijn dat een deelnemer producten wil afnemen die niet tot zijn
huidige verbintenisgebied behoren. In dat geval moet de verbintenis worden gewijzigd
of moet er een additionele verbintenis worden gemaakt.
De deelnemer of instelling kan ook besluiten de verbintenis te beëindigen voordat
de afgesproken looptijd is verstreken. Deze beëindiging moet zorgvuldig worden
uitgevoerd, omdat er mogelijk nog wel een recht is op een diploma. Als er naast
deze verbintenis geen andere verbintenissen actief zijn, wordt de deelnemer boven-
dien uitgeschreven.

101. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 9
DEEL II: BEHEREN IDENTITEIT

102. 10 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
Uitgangspunten en keuzes
- De kernregistratie bevat in principe alle gegevens die de instelling moet kunnen
uitwisselen in het kader van de externe verantwoording ten behoeve van de be-
kostiging. Tevens bevat de kernregistratie gegevens ten behoeve van rapportages
voor andere wettelijke verplichtingen.
Het wijzigen van de identiteitsgegevens
In de intake zijn ook de identiteitsgegevens van de deelnemer vastgelegd. Het gaat
dan bijvoorbeeld om de naam en adresgegevens, gegevens van de ouders en even-
tuele kenmerken zoals een rugzakje.
Deze gegevens kunnen uiteraard gedurende de loopbaan van een deelnemer wijzigen.
Afhankelijk van de gegevens die worden gewijzigd kan het nodig zijn om deze dan ook
klaar te zetten voor uitwisseling met Basis Registratie Onderwijs Nummer (BRON).
Uitwisseling met BRON
Zodra er een overeenkomst is tussen de instelling en een deelnemer, moeten deze
gegevens ten behoeve van de bekostiging worden uitgewisseld met BRON, het
basisregistratiesysteem bij de IB-Groep, waarin gegevens van de deelnemers in het
VO en MBO worden opgeslagen. Deze gegevens worden door de overheid en de IB-
groep gebruikt om de bekostiging, subsidies en studiefinanciering te bepalen.
Elke wijziging op de identiteitsgegevens, de inschrijving of andere bekostigingsrele-
vante gegevens worden ook weer opnieuw uitgewisseld met BRON.
De uitwisseling met BRON vindt nu plaats met behulp van mutatiebestanden waarin
een relatief groot aantal mutaties tegelijk met BRON kan worden uitgewisseld.
Voordat een dergelijk bestand wordt verstuurd, wordt het gecontroleerd. Naar
aanleiding van een mutatiebestand dat naar BRON is verstuurd, stuurt BRON een
terugkoppelbestand terug met goedgekeurde en afgekeurde mutaties. Om dit uit-
wisselingsproces goed te kunnen monitoren, wordt van elke mutatie bijgehouden of
het is verstuurd, goedgekeurd of afgekeurd. Afgekeurde mutaties leiden doorgaans
tot een correctie in het kernregistratiesysteem. Deze correctie leidt op zijn beurt
weer opnieuw tot een mutatie naar BRON.
In de toekomst voorzien wij een wat directere, meer continue uitwisseling van mu-
taties met BRON. In dat geval zal elke mutatie in het kernregistratiesysteem direct
tot uitwisseling van een bericht met BRON leiden. BRON zal in zo’n situatie ook per
bericht een goed- of afkeuring terugsturen. Op dit moment is BRON nog niet voor
een dergelijke uitwisseling ingericht. Binnen de kernregistratie gaan we daarom
voorlopig uit van de bestaande uitwisseling middels mutatiebestanden.

103. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 11
DEEL III: DIPLOMEREN

104. 12 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
Uitgangspunten en keuzes
- Summatieve resultaten hebben een formele waarde en zijn daarom onderdeel van
de kernregistratie deelnemers
- De registratie van summatieve resultaten is onderdeel van het kernregistratiesys-
teem, omdat summatieve resultaten een formele waarde hebben
- Formatieve resultaten zijn uitsluitend van belang voor het primaire proces en de
begeleiding, en horen daarom niet thuis in het kernregistratiesysteem
- Diplomarecht wordt bepaald op basis van de regels in een criteriumbank, op basis
van de zogenaamde peilstokmeting. Deze criteriumbank is ook onderdeel van de
kernregistratie deelnemers
- Elke deelnemer die de instelling verlaat, ook als dat vroegtijdig is, wordt gecon-
troleerd op een eventueel diplomarecht
- Het diplomeren is niet automatisch reden tot uitschrijving; een deelnemer kan zijn
loopbaan ook op dezelfde instelling voortzetten of verschillende actieve verbinte-
nissen naast elkaar hebben.
Registreren van summatieve resultaten
In het primaire proces van de instelling vindt het daadwerkelijke onderwijs plaats.
Deelnemers nemen daarin allerlei onderwijsproducten af en worden op verschillende
momenten getoetst op competenties en kennis. Veel van deze toetsen hebben een
formatief karakter: ze dienen vooral ter ondersteuning van het leren van de deelne-
mer. Daarnaast worden ook summatieve toetsen onderkend, meestal een examen of
EVC beoordeling. Dit zijn onderwijsproducten van het type summatieve toets.
Resultaten die behaald zijn op een summatieve toets hebben een formele waarde
en zijn de basis voor de diplomering. Deze resultaten (en correcties op deze resul-
taten) worden in de kernregistratie vastgelegd. Deze vastlegging vindt plaats op
basis van een aangeleverd examen- of EVC-rapportage.
Nadat een summatief resultaat is vastgelegd wordt vastgesteld of de deelnemer
over alle summatieve resultaten beschikt voor de uitstroom waarop de deelnemer is
ingeschreven. Als dat het geval is wordt de diplomering in gang gezet.
Onderhouden criteriumbank
De criteriumbank bevat alle regels die bepalen of een bepaald diploma kan worden
uitgereikt, met andere woorden: welke summatieve resultaten ‘optellen’ tot een
diploma. In de criteriumbank wordt vastgelegd welke summatieve resultaten, onder
welke voorwaarden (minimale score, twee van de drie voldoende etc.) leiden tot
een kwalificerende eenheid, en welke kwalificerende eenheden leiden tot een di-
ploma. Daarbij is het goed mogelijk dat er verschillende manieren zijn om hetzelfde
diploma te behalen. Dit wordt in schema hiernaast weergegeven.

105. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 13
Bij wijzigingen van bijvoorbeeld regelgeving, een nieuw diploma of een nieuwe
opleiding moeten de regels voor diplomering worden ondergebracht of aangepast in
de criteriumbank.
Ook EVC-beoordelingen zijn summatieve beoordelingen en zijn ook als summatieve
toets in de criteriumbank opgenomen. Op basis van de criteriumbank kan dus ook
de waarden van een EVC-beoordeling in relatie tot een beoogd diploma worden
afgeleid.
De structuur en inrichting van de criteriumbank staat in principe los van de inrich-
ting van de onderwijscatalogus. De summatieve resultaten zijn wel gekoppeld aan
onderwijsproducten van het type summatieve toets. De kwalificerende documenten
(diploma’s) hebben betrekking op een uitstroom in de kwalificatiestructuur. Het to-
taal aan summatieve toetsen dat ‘optelt’ tot dat diploma, moet wel het betreffende
deel van de kwalificatiestructuur afdekken.

106. 14 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
Beschikbaar stellen peilstokmeting
Om te bepalen of een deelnemer recht heeft op een bepaald kwalificerend do-
cument (diploma), of om te bepalen welke summatieve resultaten daarvoor nog
behaald moeten worden, kan de zogenaamde peilstok worden gebruikt.
De peilstok gaat uit van een gewenst kwalificerend document (diploma), in veel
gevallen de uitstroom waarop de deelnemer is ingeschreven. De door de deelnemer
behaalde summatieve resultaten worden afgezet tegen de regels in de criterium-
bank met betrekking tot dat betreffende kwalificerende document, met als resultaat
een overzicht van de nog te behalen summatieve resultaten.
Kwalificeren
Kwalificeren is het proces dat leidt tot de toekenning en uitreiking van een kwalifi-
cerend document, een diploma. De deelnemer kan zelf verzoeken om een specifiek
diploma of kwalificerend document op het moment dat hij meent alle summatieve
resultaten daarvoor te hebben behaald. In veel gevallen zal de instelling voor een
groep deelnemers tegelijk, vanuit een bepaalde opleiding de diplomering aanvragen.
Vaak gebeurt dat zodra het laatst benodigde summatieve resultaat is behaald. In al
deze gevallen zal het examenbureau nagaan op basis van de summatieve resultaten
of de deelnemer voor het betreffende kwalificerend document in aanmerking komt.
Om dit te kunnen doen moeten de behaalde summatieve resultaten van de be-
treffende deelnemer worden afgezet tegen de regels in de criteriumbank. Dit kan
worden gedaan met behulp van de zogenaamde peilstokmeting, die in kaart brengt
welke summatieve resultaten nog behaald moeten worden ten behoeve van een
bepaalde uitstroomkwalificatie. In het geval van diplomering moet de conclusie van
deze peilstokmeting zijn dat alle summatieve resultaten behaald zijn.
Een belangrijk uitgangspunt is dat een deelnemer altijd het diploma krijgt waarop
hij recht heeft als hij de instelling verlaat, ook als daar door de deelnemer of de
instelling niet om wordt gevraagd. Voor de bekostiging kan het van belang zijn om
een diploma uit te reiken, ook als een deelnemer vroegtijdig de opleiding verlaat.
Mogelijk heeft zo’n deelnemer nog recht op een kwalificerend document van een
lager niveau dan zijn beoogde uitstroom. Ook in dat geval wordt door het examen-
bureau met behulp van de peilstok bekeken of de behaalde summatieve resultaten
op basis van de regels leiden tot een diploma.
Uiteindelijk wordt een kwalificerend document, over het algemeen een diploma of
certificaat, gemaakt en uitgereikt aan de deelnemer.
Als de deelnemer geen andere verbintenissen heeft en ook niet binnen de instelling
doorstroomt (met een nieuwe verbintenis), wordt de deelnemer uitgeschreven.

107. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 15
DEEL IV: BEHEREN LOOPBAAN EN ANALYSEREN AAN- EN AFWEZIGHEID

108. 16 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
Uitgangspunten en keuzes
- De vastlegging van aan- en afwezigheidsinformatie vindt plaats buiten het kernre-
gistratiesysteem
- De analyse van aan- en afwezigheidsinformatie vindt plaats in het kernregistratie-
systeem
- Vanuit de kernregistratie kunnen alle signaleringen en rapportages m.b.t. aan- en
afwezigheid worden gedaan, waartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Analyse van aan- en afwezigheid
Buiten het kernregistratiesysteem vindt de registratie van aan- en afwezigheid
plaats. Dat is bijvoorbeeld een registratie met pasjes, waarbij wordt geregistreerd
wanneer een deelnemer een locatie betreedt of verlaat, of een registratie van een
docent die een pasje scant of een lijst invult. Dit leidt tot een kale registratie van
aan- en afwezigheid die verder nog niet is geïnterpreteerd.
De kernregistratie heeft toegang tot deze registratie van aan- en afwezigheid om deze
te kunnen analyseren. Deze analyse houdt in dat kan worden afgeleid of een deelne-
mer bij een bepaalde onderwijsactiviteit aanwezig is geweest en of bepaalde regels of
afspraken (zoals leerplicht, of afspraken met opdrachtgevers) zijn overtreden.
Signaleringen en rapportages
Vanuit de kernregistratie moet een aantal rapportages kunnen worden gedaan, om-
dat er wettelijke verplichten zijn of afspraken met opdrachtgevers zijn gemaakt. In
een aantal gevallen gaat het om een verplichte signalering, bijvoorbeeld de melding
aan de RMC’s in het kader van de leerplichtwet. Daarnaast kunnen periodieke rap-
portages over de aan- en afwezigheid van bepaalde deelnemers gevraagd worden
door opdrachtgevers of externe partijen.
Ad hoc rapportage
Naast de genoemde signaleringen en rapportage kan er ook op basis van een ad
hoc vraag naar informatie over de aan- en afwezigheid van bepaalde deelnemers
een rapportage worden samengesteld. Dat komt veelal voor in het kader van finan-
ciering of afspraken met gemeenten of andere partijen.

109. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 17
Beschikbaar stellen loopbaangegevens
In het onderwijslogistieke proces wordt de leervraag van de deelnemer omgezet in
een concreet rooster waarin onderwijsproducten in de tijd zijn geplaatst en gekop-
peld aan de benodigde middelen. Daaruit kan in de kernregistratie de leerloopbaan
van de deelnemer worden afgeleid. Deze leerloopbaan bestaat uit alle onderwijspro-
ducten die door de deelnemer zijn afgenomen.
Deze leerloopbaan wordt vervolgens gecombineerd met de gegevens over aan- en
afwezigheid, zodat van elk afgenomen onderwijsproduct ook bekend is of de deel-
nemer daarbij aanwezig is geweest.
De onderwijsproducten die corresponderen met een summatieve toets zijn in de
leerloopbaan voorzien van het bijbehorende summatieve resultaat. Op basis van deze
informatie kan met behulp van de peilstok inzicht gegeven worden in de nog te beha-
len summatieve resultaten ten behoeve van een beoogde uitstroom (diploma).
Samengevat geeft het overzicht van de leerloopbaan van de deelnemer inzicht in
het volgende:
- De afgenomen onderwijsproducten en de bijbehorende aanwezigheid
- De behaalde summatieve resultaten
- De nog te behalen summatieve resultaten ten behoeve van een beoogde uitstroom.

110. 18 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
DEEL V: DOCUMENTBEHEER

111. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 19
Uitgangspunten en keuzes
- Een instelling bepaalt zelf welke documenten in documentenbeheer worden opge-
slagen
- Alle documenten die ten behoeve van het administratieve proces of de externe
verantwoording noodzakelijk zijn, kunnen in de kernregistratie worden opgenomen.
Deelnemersdossier in de kernregistratie
De administratieve afhandeling van de intake, inschrijving en diplomering van
deelnemers vereist dat er verschillende documenten kunnen worden geregistreerd
of gegenereerd. Ook de externe verantwoording vereist dat bepaalde documenten
in het dossier van de deelnemer beschikbaar zijn. Het gaat hierbij bijvoorbeeld
om een onderwijsovereenkomst, een praktijkovereenkomst, een uittreksel uit het
bevolkingsregister, kopieën van eerder behaalde diploma’s etc.
Dit dossier noemen we het administratieve dossier van de deelnemer om het te
onderscheiden van het begeleidingsdossier, zorgdossier, examendossier en portfolio,
zoals dat binnen de ondersteuning van het primaire proces en het portfolio gebruikt
wordt. Het administratieve dossier bevat alle documenten die relevant zijn voor de
administratieve intake, inschrijving, diplomering en externe verantwoording.
Genereren en beheren van documenten
Een deel van deze documenten wordt door de deelnemer of anderen op papier of
electronisch aangeleverd. In dat geval moet het document (eventueel na te zijn
ingescand) kunnen worden geregistreerd en gekoppeld aan de deelnemer.
Bij deze registratie is het van belang dat een aantal beschrijvende velden wordt
ingevuld waarin is gedefinieerd van wie het document afkomstig is, welk type docu-
ment het is e.d.
Daarnaast zijn er documenten die de instelling moet kunnen genereren op basis
van de informatie die over de deelnemer is vastgelegd. Dit geldt bijvoorbeeld voor
een onderwijs- of praktijkovereenkomst. In dat geval wordt op basis van een sja-
bloon (opmaak en indeling) een document gegenereerd op basis van informatie die
in de kernregistratie aanwezig is. Eveneens wordt het document in het dossier van
de deelnemer geplaatst en voorzien van de bijbehorende beschrijvende informatie.
Om verschillende redenen kan na enige tijd de geldigheid van een document komen
te vervallen, bijvoorbeeld omdat de einddatum geldigheid is bereikt, of omdat er
een nieuwere versie beschikbaar is.
Documentsjablonen en rapportdefinities
Een documentsjabloon definieert een standaarddocument of brief voor wat betreft
de lay-out en de vaste en variabele tekst. Deze documentsjablonen zijn in bepaalde

112. 20 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
gevallen aan wet- en regelgeving gebonden, zoals bij onderwijs- en praktijkover-
eenkomst, diploma’s en certificaten.
Rapportdefinitiebeheer
Om verschillende rapportages te kunnen leveren, worden rapportdefinities beheerd,
die een bepaalde rapportage definiëren. Het gaat dan om de specificatie van de
selectie die op de gegevens moet worden uitgevoerd, en de lay-out van het rapport.

113. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 21
DEEL VI: UITSCHRIJVEN

114. 22 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
Uitgangspunten en keuzes
- Uitschrijven vindt alleen plaats als alle verbintenissen zijn beëindigd en er geen
nieuwe verbintenis tot stand komt.
Uitschrijven
Een deelnemer kan gedurende zijn loopbaan verschillende actieve verbintenissen
hebben, zowel na elkaar als parallel, zonder tussentijds te worden uitgeschreven. Het
uitschrijven gebeurt pas als alle verbintenissen zijn beëindigd en er geen nieuwe
meer zal worden aangegaan.
Wanneer een deelnemer zich uitschrijft, verlaat hij de instelling en wordt de
bekostigingsrelatie beëindigd. Eventueel vindt er een exitgesprek plaats. Als het
een leerplichtige deelnemer betreft, wordt er een melding naar het RMC gedaan.
De gegevens in het kader van de digitale overdracht gegevens deelnemer worden
verstuurd naar het Centraal Uitwisselingspunt, zodat een instelling waar de deel-
nemer zijn loopbaan gaat vervolgen, beschikt over de actuele gegevens.

116. 24 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 26
USE CASES 28
Intake 28
Verbintenis maken 32
Wijzigen verbintenis 35
Tusentijds beëindigen verbintenis 37
Wijzigen identiteitsgegevens 39
Versturen mutaties deelnemergegevens naar BRON 42
Verwerken van terugkoppelbestanden BRON 44
Registreren van summatieve resultaten 46
Onderhouden criteriumbank 47
Beschikbaar stellen peilstokmeting 50
Kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding 52
Bepalen diplomarecht 54
Signaleren en rapporteren aan/afwezigheid 56
Rapportage gegevens aanwezigheid deelnemer 59
Beschikbaar stellen loopbaangegevens 61
Documentsjabloon beheren 63
Rapportdefinitiebeheer 64
Uitschrijven 65

117. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 25
TECHNISCH GEDEELTE

118. 26 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
INLEIDING

119. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 27
In dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van de kernregistratie deel-
De uitwerking van de kernregis- nemergegevens vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases en werk-
tratie deelnemergegevens in dit opdrachten, zoals opgesteld in de werkbijeenkomsten met de deskundigen van de
technisch gedeelte beperkt zich onderwijsinstellingen. In dit technische gedeelte vindt u een kopie van de informa-
tot de use cases en de werkop- tie die door deze deskundigen is vastgelegd in de wiki.
drachten. Deze beschrijvingen
hebben de basis gevormd waarop De figuur op de linkerpagina geeft de samenhang van de use cases voor de kernre-
de aanbesteding van de kernregis- gistratie van deelnemergegevens weer.
tratie heeft plaatsgevonden.
Op het moment van het publice- Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit
ren van deze encyclopedie wordt het perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en een
de kernregistratie verder ontwik- concreet resultaat en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem
keld en gebouwd. Het definitief die moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenhe-
functioneel ontwerp, met activi- den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft
teiten diagrammen en functies, antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?’
wordt verder vervolmaakt op basis
van de inzichten die hierin zijn Voor de beschrijving van een use case is een standaardformat gebruikt dat is afge-
opgedaan. leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij-
ven. Dit format wordt hieronder weergegeven.
Leeswijzer
Voor uw leesgemak wordt in dit Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen de
technisch gedeelte elke use case verschillende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de
gemarkeerd met het volgende aanleiding is voor een andere. Deze verbanden noemen we werkopdrachten. Een
symbool: werkopdracht behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren
van een andere use case. In nevenstaand procesmodel zijn de use cases in
Wanneer het een use case samenhang gebracht door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door
betreft middel van pijlen.

120. 28 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
USE CASES
INTAKE
Hoewel na lezing van onderstaande de indruk gewekt kan worden dat het hier om
beroepsonderwijs gaat, is deze use case juist gericht op alle soorten onderwijspro-
ducten. Zie ook de definitie van Onderwijsproduct.
Overigens valt het aanmelden expliciet buiten deze use case.
Use case
Aanleiding
De potentiële deelnemer / opdrachtgever (vertegenwoordiger van een groep deel-
nemers) maakt zijn interesse kenbaar door middel van een aanmelding.
Actoren
- De potentiële deelnemer of zijn wettelijke vertegenwoordiger (igv minderjarig of
ondertoezichtstelling)
- De opdrachtgever, vertegenwoordiger van de groep
- De intaker, vertegenwoordiger van de instelling
- De administratief medewerker
Doel
Maken van een (eerste) match tussen leervraag (het gewenst onderwijs) vanuit een
potentiële deelnemer of een opdrachtgever, en een mogelijk startonderwijsproduct
vanuit de instelling. Indien mogelijk wordt ook zo goed mogelijk het gewenste ver-
bintenisgebied bepaald.
Beschrijving acties
- Registreren aanmelding
Na ontvangst van de aanmelding (vanuit aanmelden) controleert de administra-
tief medewerker of de persoon al bekend is, de gegevens up-to-date zijn, dan
wel een onderwijsproduct afneemt binnen de instelling. Is dat niet het geval dan
registreert de administratief medewerker de ontvangen gegevens in het kern-
registratiesysteem. Het betreft met name persoonsgegevens als Naam, PGN/
BSN, Geslacht, Geboortedatum en Adres. Indien bekend, wordt ook het gewenste
onderwijsproduct vastgelegd.
- Versturen bevestiging van ontvangst Aanmelding
Met behulp van de geregistreerde gegevens wordt vanuit het kernregistratiesys-
teem een bevestiging van ontvangst van de aanmelding gegenereerd door middel
van de werkopdracht bevestiging van ontvangst aanmelding.
Deze bevestiging wordt verstuurd naar de potentiële deelnemer.

121. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 29
- Plannen Intakegesprek
De administratief medewerker legt een moment vast waarop een intakegesprek
plaatsvindt tussen de potentiële deelnemer (of opdrachtgever) en de Intaker. Dit
moment moet bevestigd worden door de intaker.
Op basis hiervan kan een intakeformulier worden vervaardigd door middel van de
werkopdracht intakeformulier.
- Versturen uitnodiging Intakegesprek
Aan de potentiële deelnemer/opdrachtgever wordt een uitnodiging verstuurd die
via de werkopdracht maak brief is gemaakt. In de brief zijn de Intaker, Datum,
Tijd en Plaats van het gesprek opgenomen.
Het versturen van de uitnodiging wordt vastgelegd.
Indien de potentiële deelnemer/opdrachtgever aangeeft niet aanwezig te kunnen
zijn, wordt een nieuwe afspraak gemaakt, gecommuniceerd en vastgelegd.
- Voeren intakegesprek
Tijdens het gesprek wordt een zo optimaal mogelijke match bepaald tussen de
leerbehoefte van de potentiële deelnemer en de onderwijscatalogus van de instel-
ling.
Om tot een zo optimaal mogelijke match te kunnen komen, wordt onderwijscata-
logus bevraagd door middel van de werkopdracht onderwijscatalogus.
Door de bevraging van de onderwijscatalogus is nu bekend of het (start)onder-
wijsproduct beschikbaar is, en zo niet, welke alternatieven er zijn. De intaker
bekijkt samen met de potentiële deelnemer wat hij wil en over welke kennis/vaar-
digheden hij reeds beschikt om een inschatting te kunnen maken of een onder-
wijsproduct passend voor een deelnemer is (de opleiding moet niet te makkelijk of
te moeilijk zijn omdat dat het risico op uitval vergroot). Een mogelijk startonder-
wijsproduct kan het doorlopen van een EVC-procedure zijn.
• Wanneer de potentiële deelnemer instemt met het beschikbare startonderwijs-
product is er sprake van een positieve match.
• Indien de potentiële deelnemer niet instemt, is het een negatieve match.
Beschrijving van de resultaten van het intakegesprek:
• Positieve Match
De wens van de (potentiële) deelnemer strookt met de mogelijkheden te bieden
van de instelling. De potentiële deelnemer kan een verbintenis aangaan met
de instelling. Op basis van het gewenste startonderwijsproduct wordt ook het
beoogde verbintenisgebied bepaald.

122. 30 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
De deelnemer kan tot op het moment van ondertekening van de verbintenis
een andere keuze kenbaar maken. Mocht dat het geval zijn dan wordt het pro-
ces Intake opnieuw doorlopen.
• Negatieve Match;
De mogelijkheden van de instelling kunnen niet voldoen aan de wens van de
(potentiële) deelnemer, of de potentiële deelnemer kan niet voldoen aan de
eventuele toelatingseisen. Doorverwijzing naar elders (in plaats). Aan de poten-
tiële deelnemer wordt gemeld middels een brief die via de werkopdracht maak
brief is gemaakt, dat het niet mogelijk is een onderwijsproduct af te nemen
binnen de instelling. Wanneer de instelling op dit moment nog niet kan voldoen
aan de wens van de deelnemer. Dit wordt schriftelijk bevestigd met een brief
die via de werkopdracht maak brief is gemaakt.
- De potentiële deelnemer ontvangt een brief die via de werkopdracht maak brief
is gemaakt, vanaf welke datum het mogelijk is het (start)onderwijsproduct af te
nemen binnen de instelling.
- Invullen Intakeformulier
Tijdens het intakegesprek controleert de intaker de dan bekende gegevens en vult
hij samen met de potentiële deelnemer/opdrachtgever de rest van het intakefor-
mulier in. Gegevens als ondermeer thuissituatie, vooropleiding(en), bijzondere
situaties, voorkeuren worden hierop vastgelegd.
De uitkomst van het gesprek, een positieve of een negatieve match wordt vastge-
legd. Bij voorkeur worden de gegevens, zichtbaar voor beide partijen, m.b.t. de
intake tijdens het gesprek verwerkt in de kernregistratie. Mocht dit niet mogelijk
zijn dan dienen deze gegevens direct na afloop van het gesprek in de kernregis-
tratie te worden ingevoerd door de intaker of DA. Het betreft hier alleen gegevens
m.b.t. de intake. Indien er een positieve match tot stand is gekomen, gaat de
werkopdracht verbintenis van start.
- Aanmaak (digitaal) dossier
Documenten voor het administratief dossier worden aangeboden aan werkop-
dracht registreer document.

123. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 31
Resultaat
- Gezamenlijke overeenstemming tussen potentiële deelnemer en instelling over
het te volgen onderwijsproduct en het daaraan gekoppelde verbintenisgebied
of
- Doorverwijzing door de instelling van potentiële deelnemer naar elders
of
- Terugtrekken door potentiële deelnemer wegens gebrek aan belangstelling
Eén van deze mogelijke uitkomsten is vastgelegd in de kernregistratie.
Frequentie
Minimaal eenmaal per potentiële deelnemer
Werkopdrachten

124. 32 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
VERBINTENIS MAKEN
Hoewel na lezing van onderstaande de indruk gewekt kan worden dat deze gericht
is op het beroepsonderwijs, is deze use case juist gericht op alle soorten onderwijs-
producten. Zie ook de definitie van Onderwijsproduct.
Use case
Aanleiding
- Positief besluit deelnemer i.h.k.v. deelname aan de hand van de uitkomst van de
use case Intake
- Vanuit onderwijslogistiek (reserveren) komt informatie dat de (potentiële) deelne-
mer het onderwijsproduct stage gaat afnemen.
Actoren
- De (potentiële) deelnemer
- De opdrachtgever, vertegenwoordiger van de groep;
- De administratief medewerker.
Doel
Realiseren van een compleet geregistreerde verbintenis zodat een vorm van bekos-
tigingsrelatie tot stand komt.
Beschrijving acties
De use case kan op twee manieren starten:
1. Vanuit de use case Intake middels de werkopdracht verbintenis
2. Vanuit onderwijslogistiek (reserveren) via de werkopdracht nieuw onderwijspro-
duct: de (potentiële) deelnemer gaat het onderwijsproduct stage afnemen.
- Registreren & controleren
De administratief medewerker ontvangt een werkopdracht en controleert de vol-
ledigheid van de gegevens binnen de kernregistratie.
Indien nodig wordt op basis van de gegevens en het gewenst startonderwijspro-
duct het verbintenisgebied bepaald.
De administratief medewerker controleert de aanwezigheid van de noodzakelijke
(kopieën van) externe documenten in het deelnemersdossier.
- Communiceren met zowel de (potentiële) deelnemer als met de opdrachtgever
Bij ontbreken van noodzakelijke gegevens en (kopieën van) externe documenten
wordt de (potentiële) deelnemer of opdrachtgever gevraagd deze gegevens alsnog

125. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 33
te overleggen dan wel in te leveren. Vervolgens worden deze gegevens/documen-
ten alsnog binnen de kernregistratie geregistreerd en aangeboden via de werkop-
dracht registreer document.
Wanneer met een individuele deelnemer een verbintenis wordt aangegaan:
- Produceren & ondertekenen verbintenis (OOK/POK)
De administratief medewerker geeft de werkopdracht produceren verbintenis
zodat de verbintenis wordt gemaakt en door de betrokken partijen kan worden
ondertekend.
- Registreren verbintenis
De getekende verbintenis wordt vastgelegd middels de werkopdracht registreer
document zodat het in het dossier van de potentiële deelnemer wordt opgenomen.
- Klaarzetten mutatie BRON
Vanuit het kernsysteem worden uit de nieuwe verbintenis voortvloeiende mutaties
klaargezet voor BRON. Een mutatie wordt bij de eerstvolgende verzending meege-
nomen. Zie verder versturen mutaties deelnemergegevens naar BRON.
Wanneer met een opdrachtgever een verbintenis wordt aangegaan:
- Produceren & ondertekenen verbintenis (contract)
De administratief medewerker geeft de werkopdracht produceren verbintenis en
laat de vertegenwoordigers van zowel de opdrachtgever als van de instelling het
contract ondertekenen.
- Registreren contract (t.b.v. de opdrachtgever)
De aanwezigheid van het getekende contract wordt in de kernregistratie vastge-
legd via de werkopdracht registreer document en hiermee in het dossier van de
opdrachtgever opgenomen.
- Indien tijdens de ondertekening van de verbintenis blijkt dat er een fout is ge-
maakt, wordt de werkopdracht wijzigen verbintenis gestart.
Als laatste stap wordt ook het onderwijslogistieke proces in gang gezet.
- Middels de werkopdracht formaliseren leervraag wordt gecommuniceerd voor welk
verbintenisgebied en eventueel startonderwijsproduct de deelnemer zich heeft
ingeschreven, zodat de daarbij passende onderwijsproducten ook worden aange-
boden.

126. 34 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
Resultaat
- Er is een ondertekende verbintenis
- Volledig, up-to-date deelnemerdossier
- Klaargezette mutatie voor BRON.
Frequentie
Een of meerdere malen per (potentiële) deelnemer;
(huidige verdeling over een schooljaar: vlak voor de start (augustus) 100 maal per
dag, daarna neemt de frequentie sterk af met een piek in februari vanwege tus-
sentijdse instroom.)
Werkopdrachten

127. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 35
WIJZIGEN VERBINTENIS
Use case
Aanleiding
- De deelnemer of zijn wettelijk vertegenwoordiger (i.g.v. minderjarig of ondertoe-
zichtstelling) geeft aan onderwijsproducten te willen afnemen die niet onder het
huidige verbintenisgebied vallen.
- De begeleider geeft aan dat de deelnemer onderwijsproducten zal gaan afnemen
die niet onder het huidige verbintenisgebied vallen.
- De opdrachtgever geeft aan onderwijsproducten te willen afnemen die niet onder
het huidige verbintenisgebied vallen.
- Bij het kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding heeft de begeleider geconsta-
teerd dat er nog andere verbintenissen actief zijn en die mogelijk moeten worden
gewijzigd.
- Gegevens van deelnemer veranderen zodat een nieuwe verbintenis moet worden
gemaakt (bijvoorbeeld de naam).
- De administratief medewerker.
Actoren
- De administratief medewerker
- De IB-Groep.
Doel
Realiseren van een nieuwe compleet geregistreerde verbintenis zodat er een nieuwe
vorm van bekostigingsrelatie tot stand komt.
Beschrijving acties
De use-case kan op vijf manieren starten:
1. Vanuit onderwijslogistiek (formuleren leervraag) of kwalificeren vanuit de deel-
nemer/opleiding middels de Werkopdracht nieuw onderwijsproduct
2. Vanuit begeleiding of kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding middels de
werkopdracht nieuw onderwijsproduct
3. Vanuit Kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding middels de werkopdracht wij-
zigen verbintenis
4. Vanuit wijzigen identiteitsgegevens middels de werkopdracht mutatieformulier
5. Vanuit verbintenis middels de werkopdracht wijzigen verbintenis: er is een fout
gemaakt bij het opstellen van de oorspronkelijke verbintenis. Er moet een ver-
vangende verbintenis worden gemaakt.

128. 36 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
- Controleren of huidige verbintenis in stand moet blijven
Op basis van de ontvangen werkopdracht bekijkt de administratief medewerker of
de huidige verbintenis in stand moet blijven of niet.
Indien de verbintenis moet worden beëindigd, voert de administratief medewerker
binnen de kernregistatie een einddatum verbintenis van het huidige onderwijspro-
duct van de deelnemer in met vermelding van de uitstroomreden. Hiervan wordt
een mutatie klaargezet voor BRON.
Wanneer de verbintenis in stand moet blijven, moet er een tweede verbintenis tot
stand komen.
- Maken en ondertekenen gewijzigde verbintenis
Bij het afnemen van een nieuw onderwijsproduct wordt de startdatum van het
nieuwe onderwijsproduct vastgelegd door de administratief medewerker. Door
middel van de werkopdracht produceren verbintenis wordt de nieuwe verbintenis
gemaakt. De administratief medewerker laat de betrokken partijen de verbintenis
ondertekenen.
- De getekende verbintenis wordt vastgelegd via de werkopdracht registreer docu-
ment zodat het dossier van de deelnemer weer compleet is.
- Vanuit het kernsysteem wordt de mutatie vanwege de nieuwe verbintenis klaar-
gezet voor verzending naar BRON. Deze mutatie wordt bij de eerstvolgende
verzending meegenomen. Zie verder versturen mutaties deelnemergegevens naar
BRON.
Resultaat
- Een lopende verbintenis kan beëindigd zijn.
- Er is een nieuwe ondertekende verbintenis
- Volledig, up-to-date, deelnemerdossier
- Klaargezette mutaties voor BRON.
Frequentie
Geen of enkele malen per deelnemer per jaar

129. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 37
Werkopdrachten
TUSSENTIJDS BEËINDIGEN VERBINTENIS
Use case
Aanleiding
De deelnemer geeft aan geen onderwijsproduct (meer) te willen afnemen.
De instelling geeft aan geen onderwijsproduct meer aan te willen bieden
Actoren
- Deelnemer
- Administratief medewerker.
Doel
Zorgvuldige voorbereiding voor vroegtijdige verbreking van verbintenis waardoor de
bekostigingsrelatie wordt beëindigd.

130. 38 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
Beschrijving acties
- De deelnemer, danwel de instelling, geeft aan dat de aangegane verbintenis voor-
dat de afgesproken einddatum is bereikt, moet worden afgebroken.
- De administratief medewerker gaat na of de deelnemer mogelijk recht heeft op
een diploma door de werkopdracht bepalen diplomarecht te geven.
- De administratief medewerker geeft de werkopdracht tussentijds beëindigen ver-
bintenis zodat de verbintenis voortijdig wordt beëindigd.
- Wanneer er geen recht op diploma is
• gaat de administratief medewerker na of er naast deze verbintenis ook nog an-
dere verbintenissen actief zijn door de werkopdracht controleren verbintenissen
te geven.
• Wanneer er nog andere verbintenissen zijn waarvan door deelnemer/opdracht-
gever is aangegeven dat deze wel door moeten blijven lopen, geeft de adminis-
tratief medewerker de werkopdracht wijzigen verbintenis.
• Wanneer er geen andere verbintenissen meer actief zijn, geeft de administratief
medewerker de werkopdracht uitschrijven zodat de deelnemer wordt uitge-
schreven.
Resultaat
De wens tot voortijdige beëindiging van de verbintenis is zorgvuldig voorbereid
zodat een deelnemer niet ongewenst danwel zonder diploma (terwijl hij er recht op
had), de instelling kan verlaten.
Hierna kan de use case uitschrijven uitgevoerd worden.
Frequentie
Bij een grote instelling enkele 1000-en per jaar
Werkopdrachten

131. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 39
WIJZIGEN IDENTITEITSGEGEVENS
Use case
Aanleiding
Verzoek tot wijziging van identiteitsgegevens
Actoren
- De administratief medewerker
- De deelnemer
- De IB-Groep
Doel
Het kunnen muteren en daarmee actueel en correct houden van relevante gegevens
rond deelnemers in het kernsysteem.
Beschrijving acties
Hieronder worden de belangrijkste scenario’s genoemd die leiden tot mutatie in de
identiteitsgegevens van een deelnemer.
- wijziging NAW-gegevens, geslacht, geboortedatum
Bij controle blijkt dat gegevens foutief zijn ingevoerd
De deelnemer verhuist of krijgt een ander telefoonnummer of e-mailadres.
- wijziging m.b.t. burgerservicenummer (BSN)
Voorlopige (door de IB-Groep verstrekte) onderwijsnummers worden vervangen
door een burgerservicenummer. Dit komt via de use-case verwerken van terug-
koppelbestanden BRON.
- wijziging m.b.t. ouder/verzorger
Wijziging in de NAW-gegevens van de ouders/verzorgers worden vastgelegd
- wijziging m.b.t. etniciteit
Aanvullende informatie omtrent de etniciteit van de deelnemer of de verblijfsver-
gunning wordt vastgelegd.
- wijziging m.b.t. kenmerken (gehandicapt, rugzak, risicodeelnemer)
Veranderingen m.b.t. bovengenoemde kenmerken worden vastgelegd. De proce-
dure rond de regeling voor leerling gebonden financiering dient in het kernsysteem
gevolgd te kunnen worden, m.a.w. de gedane handelingen worden vastgelegd.

132. 40 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
- wijziging m.b.t. financier
Wijzigingen (bijvoorbeeld een deelnemer verandert van werkgever en de werkge-
ver betaalt de opleiding) worden vastgelegd en gemeld aan de afdeling financiën
- wijziging m.b.t. alumni
NAW gegevens, vervolgopleidingen en werkgegevens worden geregistreerd over-
lijden van deelnemer of alumnus.
De instelling ontvangt op enigerlei wijze een bericht van het overlijden van de
deelnemer
- overlijden van deelnemer of alumni.
Acties:
- De administratief medewerker ontvangt de betreffende wijziging en gaat na of
deze wijziging geautoriseerd is (bijvoorbeeld aan de hand van een ondertekend
mutatieformulier of een door de deelnemer ondertekende brief). Eventueel kan
een mutatieformulier via de werkopdracht mutatieformulier worden gemaakt. De
administratief medewerker informeert de deelnemer over de gewijzigde gegevens
via de werkopdracht maak brief.
- Wanneer de wijzigingen betrekking hebben op gegevens die voor de verbintenis
van belang zijn, kan het noodzakelijk worden om de verbintenis te wijzigen. De
administratief medewerker start dan de werkopdracht wijzigen verbintenis.
- Als er wijzigingen zijn in NAW, geboortedatum, geslacht, burgerservicenum-
mer, bekostigingsrelevantie wordt de mutatie binnen het kernsysteem klaargezet
voor verzending naar IB-Groep (BRON). Als de mutatie gevolgen heeft voor de
bekostiging van een gesloten jaar dan moet door de administratief medewerker
die hiervoor geautoriseerd is, aangegeven worden dat deze mutatie in een apart
bestand met de accountantsmutaties wordt opgeslagen, zie versturen mutaties
deelnemergegevens naar bron
- Als de wijziging het overlijden van de deelnemer of alumnus betreft, dan wordt dit
bericht geverifieerd. De administratief medewerker verwerkt de wijziging en start
de werkopdracht uitschrijven. Verder informeert de administratief medewerker het
management van de instelling zodat zij deelnemers en betrokken medewerkers
kunnen informeren. Dit valt echter buiten de beschrijving van deze use case.

133. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 41
Resultaat
- De gegevens van deelnemers, ouders/verzorgers, werkgevers, financiers zijn juist
en actueel in het kernsysteem geregistreerd.
- Verstuurd signaal naar werkopdracht wijzigen verbintenis wanneer de bestaande
verbintenis als gevolg van een wijziging moet worden aangepast.
- Klaargezette mutatie voor BRON indien van toepassing
Frequentie
Op 1000 deelnemers 120 mutaties per dag
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
De initiële vastlegging van de identiteitsgegevens van deelnemers gebeurt in de
intake.
Nader onderzoeken in hoeverre bepaalde gegevens door de deelnemer zelf via het
web kunnen worden gewijzigd, mede in relatie tot gewenste logboekfunctionaliteit.
Uitgangspunt is dat de gegevens van stagebedrijven, werkgevers en evt. andere
relaties worden vastgelegd in een CRM-pakket. Er moet een koppeling zijn tus-
sen het CRM-pakket en het kernsysteem. In het kernsysteem zijn deze gegevens
niet te muteren. Inschrijven BPV of stageplaats gebeurt bij onderwijslogistiek. Via
(wijzigen) verbintenis zijn deze gegevens ook bekend binnen de kernregistratie en
kunnen naar BRON worden gestuurd.

134. 42 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
VERSTUREN MUTATIES DEELNEMERGEGEVENS NAAR BRON
Zodra er voor een deelnemer een Onderwijsovereenkomst voor het afnemen van
een bepaald onderwijsproduct is gemaakt, moeten deze gegevens opgenomen
worden in BRON.
Mutaties betreffende persoonsgegevens - NAW, geboortedatum, geslacht, risicodeel-
nemer, de inschrijving - opleiding incl. de start- en einddatum, de inschrijving BPV of
stage - bedrijf, start- en einddatum -, diploma en de bekostigingsrelevantie worden
naar BRON verstuurd. Dit kunnen ook correcties zijn naar aanleiding van terugkoppe-
ling door BRON (zie use-case verwerken van terugkoppelbestanden BRON).
Bij de ontwikkeling van BRON is een Programma van Eisen opgesteld waarin de
benodigde velden, typen etc. nauwkeurig zijn gespecificeerd.
Use case
Aanleiding
De verplichting van de onderwijsinstelling om minimaal 1 keer in de 2 weken mu-
taties in de deelnemergegevens naar BRON te versturen. Onderwijsinstelling heeft
Deze use case hangt sterk samen een procedure bepaald, met daarbij de frequentie van het versturen van mutaties
met de externe verantwoording naar BRON. Als de afgesproken periode verstreken is, moet het versturen gestart
die in het functioneel ontwerp worden.
externe verantwoording verder is
uitgewerkt. Hier wordt alleen de Actoren
huidige werkwijze beschreven. - Applicatiebeheerder
- IB-Groep
Doel
BRON synchroniseren met de gegevens van de instelling zodat een juiste bekosti-
ging van de deelnemers en diploma’s tot stand kan komen.
Beschrijving acties
De mutaties van de periode sinds de laatste verzending zijn automatisch klaargezet
in het systeem, via verbintenis, wijzigen identiteitsgegevens, wijzigen verbintenis,
kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding en verwerken van terugkoppelbestanden
BRON.

135. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 43
De applicatiebeheerder controleert deze mutaties, maakt van de mutaties een
bestand en plaatst dit bestand op de site van de IB-Groep. Als er mutaties zijn die
gekenmerkt zijn als accountantsmutaties, dan zet het systeem deze mutaties in een
apart bestand. Dit kenmerken is gebeurd in wijzigen identiteitsgegevens.
De IB Groep stuurt een e-mail na goede ontvangst.
Als dit bericht niet ontvangen is na 2 dagen, dan neemt de applicatiebeheerder con-
tact op met de IB Groep. Na overleg wordt het bestand nogmaals verstuurd indien
nodig. Dit laatste wordt herhaald tot bevestiging van ontvangst door de IB-Groep.
Resultaat
Bestand met mutaties staat op de site van IB-Groep, hiermee is voldaan aan de
wettelijke verplichting
Frequentie
Minimaal 1 keer per 2 weken.
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Het systeem maakt 2 bestanden indien er sprake is van accountantsmutaties. De
accountantsmutaties worden namelijk in een apart bestand opgeslagen aangezien
deze apart door de accountant akkoord moeten worden bevonden.

136. 44 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
VERWERKEN VAN TERUGKOPPELBESTANDEN BRON
De bekostigingsrelevante gegevens moeten de status ‘goedgekeurd’ vanuit BRON
krijgen. Vanaf de website van IB-Groep zijn door de applicatiebeheerder bestanden
opgehaald met daarin de verwerkte mutaties in BRON.
Er is hier sprake van een continu uitwisselingsproces. Er zijn steeds mutaties onder-
weg naar BRON, terugkoppelbestanden bevatten een deel van de gemelde muta-
ties. Er worden bijvoorbeeld 100 mutaties verzonden, waarvan er in het eerstvol-
gende terugkoppelbestand 60 terugkomen, vervolgens worden 50 nieuwe mutaties
verzonden, in het eerstvolgende terugkoppelbestand staan 30 mutaties van de
eerste verzending en 20 van de tweede verzending.
N.B. Indien de administratief medewerker niet (op tijd) de openstaande afkeuringen
heeft gecontroleerd en verbeterd, zullen de afkeuringen die klaar staan toch worden
opgepakt door de use case versturen mutaties deelnemergegevens naar BRON.
Use case
Aanleiding
Binnenkomst van terugkoppelbestanden BRON
Actoren
- Applicatiebeheerder
- Administratief Medewerker
- IB-Groep
Doel
Voor de bekostigingsrelevante gegevens de status goedgekeurd krijgen vanuit
BRON. Deze status is vastgelegd in het kernsysteem. Op deze wijze wordt de be-
kostiging van de instelling zeker gesteld.
Beschrijving acties
De applicatiebeheerder leest het bestand van BRON in het kernsysteem in.
Het verwerkingsprogramma bekijkt de records in het bestand en registreert de
status:
- Goedkeuringen krijgen de status G(oedgekeurd)
- Goedgekeurd met opmerkingen G(oedgekeurd)
- Afkeuringen krijgen de status A(fgekeurd).

137. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 45
De afkeuringen worden weer klaargezet voor verzending, daarnaast wordt het
afkeuringenrapport ter beschikking gesteld aan de administratief medewerker. De
administratief medewerker controleert periodiek (tenminste tweewekelijks) alle
openstaande afkeuringen:
- De administratief medewerker beoordeelt de situatie en maakt de gewenste
correctie op de afkeuringen zodat mogelijke goedkeuring kan worden verkre-
gen. Opmerkingen worden eventueel verwerkt, maar dat is niet noodzakelijk in
verband met de bekostiging. In geval van gevolgen voor een bekostigingsjaar met
mutatiestop wordt aangegeven dat het een accountantsmutatie betreft. Voor deze
laatste actie is speciale autorisatie nodig.
- De administratief medewerker registreert dat hij de fout heeft gecorrigeerd.
- Indien de administratief medewerker de fout niet kan corrigeren dan wordt de
mutatie opnieuw verstuurd naar Bron en neemt de applicatiebeheerder of de con-
tactpersoon IB-Groep contact op met de IB-Groep.
Na deze acties zal de use-case versturen mutaties deelnemergegevens naar BRON
de klaarstaande mutaties versturen.
Resultaat
Alle mutaties hebben de status Goedgekeurd of Afgekeurd in het kernsysteem al
naar gelang de ontvangen meldingen van BRON.
De afkeuringen zijn gecorrigeerd en weer gereed gezet voor verzending naar BRON.
In het kernsysteem is geregistreerd dat een fout gecorrigeerd is.
Frequentie
Wettelijke verplichting: minimaal twee-wekelijks vindt terugkoppeling plaats.
Werkopdrachten

138. 46 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
REGISTREREN VAN SUMMATIEVE RESULTATEN
Use case
Aanleiding
Er komt een door de deelnemer behaald summatief resultaat vanuit onderwijslogis-
tiek (samenbrengen). Dit kan een nieuw summatief resultaat zijn, maar ook een
correctie op een reeds geregistreerd resultaat.
Actoren
- De beoordelaar
- De medewerker examenbureau.
Doel
Het registreren van summatieve resultaten bij de deelnemer.
Beschrijving acties
- De beoordelaar levert vanuit onderwijslogistiek (samenbrengen) de behaalde
summatieve resultaten behorende bij specifieke onderwijsproducten aan bij het
examenbureau. Ook geeft hij aan op welke deelnemer(s) het betrekking heeft. De
resultaten kunnen numeriek of alfanumeriek zijn.
- Door de medewerker van het examenbureau worden de summatieve resultaten
voor de onderwijsproducten geregistreerd in het kernsysteem bij de betreffende
deelnemer.
- Wanneer het een correctie betreft van een foutief ingevoerd resultaat, dan wordt
het oude resultaat overschreven.
- Wanneer het een summatief resultaat van een herkansing betreft, moet het
mogelijk zijn om het oude, onvoldoende summatieve resultaat te bewaren.
Resultaat
De behaalde summatieve resultaten zijn geregistreerd bij de deelnemer in het
kernsysteem.
Frequentie
Dit is afhankelijk van de grootte van een ROC. Als uitgangspunt hebben wij gekozen
voor een ROC met 40.000 deelnemers, waarbij een registratie plaatsvindt van
50 summatieve resultaten per deelnemer per jaar. Dit leidt tot een registratie van
zo’n 10.000 summatieve resultaten per dag.

139. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 47
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Het moet mogelijk zijn aan een summatieve toets summatieve resultaten toe te
voegen, te wijzigen en te verwijderen door daarvoor geautoriseerde medewerkers.
In deze use case hebben we ons beperkt tot het registeren van summatieve resul-
taten. De summatieve resultaten zijn in de criteriumbank gedefinieerd.
ONDERHOUDEN CRITERIUMBANK
Use case
Aanleiding
Er komt een nieuwe uitstroomkwalificatie of een wijziging in een bestaande
uitstroomkwalificatie.
Actoren
- Een gemandateerd persoon (bijvoorbeeld een onderwijskundig medewerker).
- De applicatiebeheerder.
Doel
Opbouwen en onderhouden van een criteriumbank op basis van uitstroomkwalificaties.
Beschrijving acties
De criteriumbank is een functionaliteit van het kernsysteem die door andere proces-
sen uit het kernsysteem opgeroepen kunnen worden. Met de criteriumbank kan
onderzocht worden of deelnemers kwalificerende eenheden of uitstroomkwalificaties
hebben behaald. Daarbinnen zijn criteria gekoppeld aan een kwalificerende een-
heden en uitstroomkwalificaties. Deze criteria bestaan uit een verzameling regels

140. 48 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
op basis waarvan het kwalificerend resultaat wordt bepaald. Dit resultaat wordt
bepaald uit de onderliggende summatieve en/of kwalificerende eenheden.
Een criteriumbank bestaat uit drie lagen, deze zijn als volgt:
- 3. Uitstroomkwalificaties
- 2. Kwalificerende eenheden
- 1. Summatieve resultaten
De instelling vraagt de licenties bij de overheid aan en wanneer deze zijn verkre-
gen, geeft zij toestemming om een uitstroomkwalificatie in de criteriumbank op
te nemen. Daarnaast kan er een aanleiding zijn om (delen van) een bestaande
uitstroomkwalificatie te wijzigen of te verwijderen.

141. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 49
- De applicatiebeheerder wijzigt of voert de structuur in van een uitstroomkwali-
ficatie zoals deze aangeleverd is door een gemandateerd persoon. Ook voert hij
de bijbehorende criteria in die gesteld worden aan de kwalificerende documenten
(diploma’s), kwalificerende eenheden en summatieve resultaten
- De applicatiebeheerder geeft binnen het kernsysteem aan dat een structuur van
de uitstroomkwalificatie is ingericht en gereed is voor gebruik. Dit geldt ook voor
wijzigingen in structuren van de uitstroomkwalificatie.
Resultaat
Er is een criteriumbank met uitstroomkwalificaties, kwalificerende eenheden en
summatieve resultaten die beheerd en onderhouden wordt.
Frequentie
Gedurende het jaar ongeveer 1.000 keer met 1 maal per jaar een piekbelasting (in
het huidige onderwijs aan het einde van het schooljaar tijdens de diplomering). Het
raadplegen van de criteriumbank zal minimaal 80.000 keer per jaar zijn.
Overige opmerkingen
- In de criteriumbank moeten uitstroomkwalificaties kunnen worden toegevoegd,
gewijzigd en verwijderd.
- Binnen de criteriumbank moeten aan kwalificerende eenheden en uitstroomkwa-
lificaties criteria gekoppeld kunnen worden. Aan summatieve resultaten worden
geen criteria gekoppeld.
- Summatieve resultaten moeten aan kwalificerende eenheden gekoppeld kunnen
worden.
- Binnen de criteriumbank moet het mogelijk zijn om een samenstelling van
uitstroomkwalificaties te kunnen definiëren en wijzigen. Zoals is beschreven in
toegevoegde afbeelding van de criteriumbank.
- De criteriumbank moet informatie kunnen ophalen en wegschrijven bij onderdelen
uit het kernsysteem.
- De criteriumbank is alleen opvraagbaar voor uitstroomkwalificaties die niet onder
constructie zijn.

142. 50 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
BESCHIKBAAR STELLEN PEILSTOKMETING
Use case
Aanleiding
Er komt een verzoek binnen (loketfunctie: schriftelijk, telefonisch, via e-mail, uit
systeem) om het resultaat van een meting te produceren (“hoe staat Jantje er
voor?”) ten opzichte van een specifieke uitstroomkwalificatie zoals opgenomen in de
criteriumbank (te denken valt aan een Crebo)
Actoren
- deelnemer
- docent
- coach
- leertrajectbegeleider
- opdrachtgever, externe
- medewerker examenbureau
Doel
Inzicht verschaffen aan een deelnemer in de actuele stand van zaken betreffende
de voortgang ten opzichte van een specifieke uitstroomkwalificatie. “Welke summa-
tieve resultaten ontbreken nog om een specifieke uitstroomkwalificatie te kunnen
behalen?’
Beschrijving acties
- Een verzoek komt binnen bij de medewerker examenbureau, deelnemer wordt
geïdentificeerd.
- In het verzoek is een specifieke uitstroomkwalificatie benoemd.
- Het gewenste type informatiedrager (bijvoorbeeld papier, cd, email, XML-bericht)
wordt benoemd
- De criteriumbank wordt bevraagd om behaalde en de nog te behalen summatieve
resultaten te presenteren, in relatie tot de kwalificerende onderdelen t.o.v. de
benoemde kwalificatie door middel van de werkopdracht raadplegen criterium-
bank over vereisten specifiek kwalificerend document. Bij de te behalen resultaten
biedt de criteriumbank ook de mogelijke alternatieven aan om te komen tot de
benoemde kwalificering. Kortom: wat is al wel en nog niet behaald t.o.v. van het
gevraagde doel en op welke manieren kan het gevraagde doel worden bereikt.
- Van het resultaat wordt een overzicht gemaakt. Het rapport wordt beschikbaar
gesteld aan docent, coach, leertrajectbegeleider, opdrachtgever, externe of mede-
werker examenbureau.

143. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 51
Resultaat
Een overzicht waaruit de lezer kan opmaken welke summatieve resultaten behaald
zijn en nog behaald moeten worden voor een specifieke uitstroomkwalificatie.
Frequentie
Enkele jaren per jaar per deelnemer.
Werkopdrachten

144. 52 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
KWALIFICEREN VANUIT DE DEELNEMER/OPLEIDING
Use case
Aanleiding
- De deelnemer of lid van de examencommissie vraagt om 1 of meerdere kwalifice-
rende documenten.
- Vanuit de use case tussentijds beëindigen verbintenis is via Bepalen diplomarecht
geconstateerd dat de deelnemer nog recht heeft op een diploma (of ander kwalifi-
cerend document)
Actoren
- De deelnemer
- De medewerker examenbureau
- De begeleider
Doel
Het mogelijk verstrekken van 1 of meerdere kwalificerende documenten aan de
deelnemers.
Beschrijving acties
De use-case kan op twee manieren starten:
1. De deelnemer/lid van de examencommissie vraagt aan het examenbureau om 1
of meerdere kwalificerende documenten. Het gaat hierbij dus om een specifieke,
benoemde kwalificatie.
2. Vanuit de use-case bepalen diplomarecht is geconstateerd dat een deelnemer
recht heeft op een specifieke, benoemde kwalificatie.
Ad 1) Bekeken wordt of een deelnemer een specifieke kwalificatie heeft behaald
- De deelnemer/lid van de examencommissie vraagt aan de medewerker
examenbureau of de bij de uitstroomkwalificatie behorende kwalificaties door de
deelnemer(s) zijn behaald.
- De medewerker examenbureau geeft de werkopdracht raadplegen criterium -
bank over vereisten specifiek kwalificerend document. Wanneer teruggemeld
wordt, dat er geen te behalen summatieve resultaten meer openstaan, kan het
proces kwalificeren verder doorgang vinden.
- Dit resultaat wordt doorgegeven aan de deelnemer/lid van de examencommissie.

145. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 53
Ad 2) Er is al bekend of een deelnemer een specifieke kwalificatie heeft behaald
- Het feitelijk vaststellen van kwalificerende documenten en de uitreikdatum vindt
onder de verantwoordelijkheid van de examencommissie plaats. In het kernsys-
teem wordt vastgelegd op welke kwalificerende documenten de deelnemer recht
heeft en wat de datum van uitreiking is. De medewerker examenbureau nodigt de
deelnemer voor de uitreiking uit middels een brief die via de werkopdracht maak
brief is gemaakt. Een kopie van de kwalificerende documenten wordt opgenomen
in het deelnemerdossier middels de werkopdracht registreer document.
- In het kernsysteem wordt vastgelegd welk van de vastgestelde kwalificerende
documenten voor bekostiging in aanmerking komt. Bij het aangeven van een
voor bekostiging in aanmerking komend diploma moet het systeem een melding
geven als er in het betreffende kalenderjaar al eerder een bekostigd diploma is
vastgesteld. In dat geval moet ervoor worden gezorgd dat het juiste diploma voor
bekostiging wordt aangemeld door (een) mutatie(s) voor BRON klaar te zetten.
- De medewerker examenbureau geeft de werkopdracht maak kwalificerend docu-
ment. De (op papier) gemaakte kwalificerende documenten worden verstrekt aan
de examencommissie voor uitreiking.
- De begeleider bespreekt met de deelnemer of hij nog andere onderwijsproducten
wil gaan afnemen.
• Als de deelnemer andere onderwijsproducten wil gaan afnemen, dan start de
begeleider de werkopdracht nieuw onderwijsproduct.
• Als de deelnemer geen andere onderwijsproducten wil afnemen, gaat de bege-
leider in het kernsysteem na of er nog andere verbintenissen actief zijn.
◦ Als er andere verbintenissen actief zijn, moeten deze mogelijk worden aange-
past via de werkopdracht wijzigen verbintenis.
◦ Indien er geen andere verbintenissen actief zijn, kan de deelnemer worden
uitgeschreven. De begeleider geeft de werkopdracht uitschrijven.
Resultaat
De kwalificerende documenten voor de betreffende deelnemer zijn gemaakt en
kunnen worden uitgereikt. Het deelnemerdossier is bijgewerkt. De deelnemer wordt
uitgeschreven of blijft binnen de instelling om andere onderwijsproducten af te
nemen.

146. 54 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
Frequentie
Afhankelijk van de grootte van de instelling, gemiddeld per dag ongeveer 100 kwa-
lificerende documenten. Uitgangspunt is een instelling met 40.000 deelnemers. Dit
zijn er 20.000 per jaar, rekeninghoudend met piekbelasting welke minstens twee
keer per jaar moet plaatsvinden (kijkend naar een huidig schooljaar dan is dat aan
het einde van een schooljaar in juni en halverwege in december).
Werkopdrachten
BEPALEN DIPLOMARECHT
Use case
Aanleiding
Vanuit tussentijds beëindigen verbintenis komt een werkopdracht om na te gaan
of een deelnemer mogelijkerwijs voor een kwalificerend document in aanmerking
komt.
Actoren
- De deelnemer
- De medewerker examenbureau

147. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 55
Doel
Bepalen of een deelnemer recht heeft op kwalificerende documenten zodat voorkomen
wordt dat hij zonder de documenten waar hij recht op heeft, wordt uitgeschreven.
Beschrijving acties
- De medewerker van het examenbureau heeft vanuit Tussentijds beëindigen ver-
bintenis de opdracht gekregen om na te gaan bij de criteriumbank of de door de
deelnemer behaalde summatieve resultaten leiden tot kwalificerende documenten
met behulp van de werkopdracht raadplegen criteriumbank over recht op alle
kwalificerende documenten.
- De medewerker van het examenbureau koppelt de uitkomst terug aan de begelei-
der ter bespreking met de deelnemer.
- Indien de deelnemer recht heeft op een diploma, geeft de medewerker van het
examenbureau de werkopdracht diplomeren.
Resultaat
- Aan Kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding is doorgegeven welke kwalifice-
rende documenten voor de betreffende deelnemer kunnen worden aangemaakt,
inclusief de bijbehorende gegevens.
- Er wordt geen deelnemer uitgeschreven zonder de kwalificerende documenten
waar hij recht op heeft.
Frequentie
Voor een grote instelling enkele duizendenden per jaar. Het betreft hier alleen deel-
nemers van wie de verbintenis voortijdig wordt beëindigd.
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Een deelnemer weet niet of hij nog ergens recht op heeft. In deze use case wordt
gekeken of er mogelijk onbenoemde kwalificaties zijn, die benoemd kunnen worden.

148. 56 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
SIGNALEREN EN RAPPORTEREN AAN-AFWEZIGHEID
Voldoen aan (wettelijke of contractuele) verplichting om aan- of afwezigheid van
deelnemers te melden.
Use case
Aanleiding
Periodiek (bijvoorbeeld op dagelijkse basis) nagaan of deelnemer meer afwezig dan
wettelijk of contractueel geoorloofd is.
Actoren
- Externe partijen (RMC, Leerplichtambtenaar, Werkgever, Klantmanager gemeente,
UWV, Re-integratiebedrijven, Accountant, Begeleider)
- De administratief medewerker
Doel
- Mogelijke uitval van deelnemers voorkomen door tijdige signalering afwezigheid
- Door tijdige signalering afwezigheid deelnemer is het mogelijk om actie te onder-
nemen ten einde de bekostiging van de instelling veilig te stellen
Beschrijving acties
Afwezigheid van deelnemers signaleren volgens vooraf vastgestelde regels en af-
spraken:
- Regels en voorschriften van het ministerie van OC&W: controleprotocol, leerplicht,
regelgeving rond voortijdig schoolverlaten
- Regelgeving rondom inburgering
- Contractuele verplichtingen met betrekking tot leerwerktrajecten in het kader van
re-integratie van langdurig werkelozen
- Contracten met werkgevers in het kader van deskundigheidsbevordering personeel.
Alle signaleringen worden geverifieerd bij de begeleiders om te voorkomen dat
deelnemers die een en ander (bijvoorbeeld ziekte) wel hebben gemeld maar waar-
van de melding niet of niet juist is verwerkt ten onrechte worden gemeld bij een
instantie danwel een aantekening krijgen. Na verificatie rapporteert de administra-
tief medewerker.

149. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 57
De volgende situaties omtrent signalering afwezigheid zijn te onderscheiden:
1. de wettelijke verplichting om leerplichtige deelnemers die langer dan 2 weken
afwezig zijn aan de leerplichtambtenaar van de gemeente te melden
2. de wettelijke verplichting om deelnemers jonger dan 23 jaar die niet leerplichtig
zijn en die langer dan 3 weken afwezig zijn te melden aan het RMC
3. contractuele afspraken met UWV, re-integratiebedrijven, gemeenten
4. afspraken met werkgevers
5. het controleprotocol van OCW, volgens welke de accountant gegevens omtrent
aanwezigheid opvraagt
6. de wettelijke verplichting om deelnemers van 18 jaar of ouder die langer dan 5
weken afwezig zijn aan de IB-Groep te melden
Ad 1. Het systeem moet dagelijks geautomatiseerd controle uitvoeren omtrent de
afwezigheid van de leerplichtige deelnemers
Ad 2. Het systeem moet dagelijks geautomatiseerd controle uitvoeren omtrent de
afwezigheid van de deelnemers jonger dan 23 jaar
Ad 3. Afhankelijk van het contract moet de afwezigheid van deelnemers gerappor-
teerd worden
Ad 4. Afhankelijk van de gemaakte afspraken moet de afwezigheid van deelnemers
gerapporteerd worden
Ad 5. Tijdens de controle moeten de in het protocol gevraagde gegevens beschik-
baar zijn. De aanwezigheid van specifieke deelnemers (steekproef) gedu-
rende een aantal dagen moet aangetoond worden. Een rapportage moet dit
opleveren.
Ad 6. Het systeem moet dagelijks geautomatiseerd controle uitvoeren omtrent de
afwezigheid van de deelnemers
In het kernsysteem wordt achtereenvolgens vastgelegd:
- de gesignaleerde afwezigheid
- de interne opdracht tot verificatie, inclusief de datum
- resultaat van de verificatie
- de melding richting externe partijen, inclusief de datum
De registratie van gesignaleerde afwezigheid is een gedetailleerde registratie ten
behoeve van de begeleiding. Vanuit deze gedetailleerde registratie wordt op een
hoger aggregatieniveau de geanalyseerde aanwezigheid vastgelegd.

150. 58 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
Resultaat
- Rapportage omtrent afwezigheid deelnemer(s), wat - na interne validatie - gemeld
wordt aan de betrokken externe partij
- Registratie van gerapporteerde afwezigheid bij deelnemer.
Frequentie
Sommige signaleringen dienen elke dag uitgevoerd te worden, sommige elke week
of elke maand afhankelijk van contract, andere slechts 1 keer per jaar (accountant).
Werkopdrachten

151. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 59
RAPPORTAGE GEGEVENS AANWEZIGHEID DEELNEMER
Vertegenwoordigers van externe partijen hebben behoefte aan informatie omtrent
de aanwezigheid van deelnemers, omdat zij verantwoordelijk zijn voor de bege-
leiding van deelnemers of omdat zij het onderwijs financieren. Voor vragen ten
aanzien van begeleiding van deelnemers kan worden gedacht aan maatschappelijke
dienstverleners, zoals GGD. Voor financiering kan worden gedacht aan werkgevers,
klantmanagers gemeente, UWV, re-integratiebedrijven.
Tijdens samenbrengen vindt er begeleiding plaats en wordt de aanwezigheidsre-
gistratie bijgehouden. In de aanwezigheidsregistratie zijn de gegevens van deel-
nemers aanwezig betreffende hun presentie gedurende een bepaalde tijdsperiode
vastgelegd. Vanuit onderwijslogistiek (reserveren) is bekend wanneer en voor welk
onderwijsproduct een deelnemer geacht wordt aanwezig te zijn. Door de metingen
in tijd af te zetten tegen het tijdraster van de planning kan een analyse worden
gemaakt van de aan- en afwezigheid van deelnemers.
Use case
Aanleiding
Een ad-hoc vraag omtrent aanwezigheid van een deelnemer of groep deelnemers
door externe partijen
Actoren
- administratief medewerker
- externe partijen (RMC, Leerplichtambtenaar, Werkgever, Klantmanager gemeente,
UWV, Re-integratiebedrijven, Accountant, Begeleider)
Doel
Inzicht geven in de aan- en afwezigheid van bepaalde deelnemers of groepen deel-
nemers op verzoek van externe partijen.
Beschrijving acties
- Afhankelijk van de vraag van de externe partij wordt gekeken of er een bestaand
rapport gebruikt kan worden. Is dit niet het geval dan zal er eerst een nieuw rap-
port gedefinieerd moeten worden. De administratief medewerker start de
rapportdefinitiebeheer.

152. 60 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
- Indien of zodra er een rapport beschikbaar is, selecteert de administratief mede-
werker het gewenste rapport, geeft de selectiecriteria mee en start de uitvoering
van de rapportage.
- De administratief medewerker levert het rapport.
Resultaat
Opgeleverde rapportage met de gevraagde gegevens.
Mogelijke vragen zijn:
- aan/afwezigheid van specifieke deelnemer gedurende bepaalde periode
- aan/afwezigheid van groep deelnemers gedurende bepaalde periode.
Een groep deelnemers moet geselecteerd kunnen worden op basis van gevolgd on-
derwijsproduct, specifieke groep, leeftijd, leerweg, intensiteit, etniciteit, doelgroep,
financier. Voorbeeld:
- De klantmanager (maakt deel uit van externe partijen) van de gemeente wil
weten welke dagen en tijden in mei de heer Jansen het gereserveerde onderwijs-
traject gevolgd heeft.
- De gemeente wil van personen uit een bepaalde wijk weten of zij hun gereser-
veerde onderwijstraject in de maand december gevolgd hebben.
Frequentie
Heel verschillend per locatie en organisatie. Soms 1 tot 10 keer per maand, maar
kan ook 100 keer per dag zijn.
Werkopdrachten
Geen.
Overige opmerkingen
- Er moet een koppeling zijn met de database waarin de aanwezigheid per deelne-
mer wordt vastgelegd (aanwezigheidsregistratie) die buiten het kernsysteem valt.
In die database is geregistreerd:
• deelnemer, datum/tijd en plaats.
- Eveneens buiten het kernsysteem zijn in reserveren de volgende gegevens te
vinden:
• deelnemer, datum/tijd, docent, onderwijsproduct.
Via de combinatie van bovenstaande dataverzamelingen kan geconstateerd worden
wie, wanneer aan- of afwezig was.

153. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 61
BESCHIKBAAR STELLEN LOOPBAANGEGEVENS
Hier wordt een overzicht over de leerloopbaan van een deelnemer gegeven. Dit
overzicht kan worden aangevraagd door verschillende belanghebbenden.
Vanwege het privacygevoelige karakter is hiervoor een autorisatieproces gewenst,
zoals: een begeleider mag zelf het overzicht niet aanvragen, maar moet dit via een
manager doen die dan het overzicht aanvraagt met als geadresseerde de begelei-
der. Het autorisatieproces is hier verder niet uitgewerkt aangezien dit afhankelijk is
van de wensen van de betreffende organisatie.
Deze use case moet wel zo worden uitgewerkt/geïmplementeerd dat een autorisa-
tieproces hierbij mogelijk is.
Use case
Aanleiding
Er komt een verzoek om een loopbaanoverzicht te produceren door een hiervoor
geautoriseerde persoon. Dit verzoek kan van een belanghebbende komen, of uit
het systeem naar aanleiding van een exit-procedure bij het verlaten van de instel-
ling door een deelnemer.
Actoren
- Administratief medewerker
- Begeleider
- Deelnemer
- Manager onderwijs.
Doel
Inzicht verschaffen in de leerloopbaan aan deelnemer, begeleider of andere belang-
hebbende door middel van een overzicht (elektronisch of op papier).
Beschrijving acties
Verzoek komt binnen bij de administratief medewerker via de deelnemer, begeleider
of manager onderwijs:
- Identificatie vrager: Kennen we de vrager en is hij/zij degene voor wie zich uit-
geeft?
- Autorisatie: Mag de vrager dit verzoek indienen?
De vraag is gespecificeerd:
- welke deelnemer het overzicht betreft
- de gegevens van vrager (aan wie het overzicht verstuurd moet worden)

154. 62 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
- het type informatiedrager (bijvoorbeeld papier, cd, e-mail, XML-bericht) waarmee
de gegevens verstrekt moeten worden.
Uit het kernsysteem haalt de administratief medewerker de volgende gegevens
over de gevraagde deelnemer:
- deelnemergegevens (bijvoorbeeld NAW)
- afgenomen onderwijsproducten met de daarbij behorende gegevens uit de aanwe-
zigheidsanalyse
- wanneer op het overzicht de behaalde en de nog te behalen summatieve resul-
taten, gekoppeld aan beoogde uitstroomkwalificatie moeten worden opgenomen,
dan geeft de administratief medewerker de werkopdracht peilstok.
Indien er nog geen bestaand rapport beschikbaar is, dan wordt er een rapport ge-
definieerd via de rapportdefinitiebeheer.
Indien, of zodra, er een rapport beschikbaar is, stelt de administratief medewerker
het rapport samen tot een overzicht conform het type informatiedrager zoals in de
aanvraag aangegeven (bericht/papier/overige media).
Het overzicht wordt beschikbaar gesteld aan begeleider, deelnemer of manager
onderwijs.
Resultaat
Een leerloopbaanoverzicht gestuurd aan de gewenste geadresseerde en het ge-
wenste type informatiedrager (bijvoorbeeld papier, cd, e-mail, XML-bericht).
Frequentie
Enkele keren per jaar per deelnemer.
Werkopdrachten

155. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 63
DOCUMENTSJABLOON BEHEREN
Use case
Aanleiding
Er is een nieuw type document gedefinieerd, of een wijziging op een bestaand type
document. Het betreft een deelnemer gerelateerd document.
Actoren
- Applicatiebeheerder.
Doel
Het aanpassen, aanmaken of verwijderen van een documentsjabloon, zodat de
actuele documentsjablonen aansluiten bij de werkprocessen.
Beschrijving acties
De applicatiebeheerder selecteert een bestaand sjabloon, of creëert een nieuw sjabloon.
Een sjabloon bestaat uit:
- De structuur van het document, bestaande uit vaste tekst en sjabloonvelden
- Vaste tekst: Tekst die voor elk document van dit type gelijk is
- Sjabloonvelden: Velden die worden gevuld met gegevens die zijn aangeleverd bij de
documentaanvraag (zie constructie deelnemerdocument)
- Opmaak van het document (logo’s, lettertype, marges, kleuren, papiersoort)
- Een helptekst voor de gebruikers die een sjabloon moeten selecteren
- Metadata van het document zelf zoals de einddatum
Het sjabloon wordt vastgelegd met een aantal identificerende kenmerken (meta-
data van het sjabloon), zoals:
- Naam (bijvoorbeeld: diploma, onderwijsovereenkomst etc.)
- Omschrijving
- Datum ingebruikname
- Auteur.
Resultaat
- Aangepast of aangemaakt documentsjabloon, dat beschikbaar is voor constructie
deelnemerdocument.
- Verwijderd documentsjabloon, dat niet langer beschikbaar is voor constructie
deelnemerdocument.
Frequentie: Enkele malen per jaar.

156. 64 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
RAPPORTDEFINITIEBEHEER
Use case
Aanleiding
Door een vraag van externen of door een functie binnen het kernregistratiesysteem
wordt om een nieuw (type) rapport gevraagd.
Actoren
- Rapportbouwer
- Systeemfunctie
- Opdrachtgever
- Externe.
Doel
Het verkrijgen van een nieuw rapport, gedefinieerd door gegevens en lay out.
Beschrijving acties
- Een rapportvraag komt binnen nadat vastgesteld is dat bestaande rapportage is
die aan de gestelde vraag voldoet
- De rapportbouwer analyseert de definitie van de vraag
- De rapportbouwer definieert en ontwikkelt de benodigde queries en lay-out op
basis van de gestelde vraag
- Het rapport wordt beschikbaar gesteld voor gebruik.lgens gestelde vraag en stelt
rapport ter beschikking voor gebruik.
Resultaat
Nieuw aan het kernregistratiesysteem ter beschikking gestelde rapportdefinitie.
Frequentie
Enkele tientallen keren per jaar.

157. KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 65
UITSCHRIJVEN
Use case
Aanleiding
- De deelnemer behaalt een diploma / kwalificatie vanuit de use case kwalificeren
vanuit de deelnemer/opleiding en heeft te kennen gegeven geen andere onder-
wijsproducten meer af te willen nemen bij de instelling
- De deelnemer heeft te kennen gegeven de onderwijsproducten die hij geniet, niet
langer te willen afnemen
- Een deelnemer komt onverhoopt te overlijden. Het wijzigen identiteitsgegevens
heeft plaatsgevonden en nu moet hij worden uitgeschreven.
Actoren
- Exit-functionaris
- Administratief Medewerker.
Doel
De deelnemer verlaat de instelling en de verbintenis wordt beëindigd. Hiermee ein-
digt ook de bekostigingsrelatie.
Beschrijving acties
De use case kan op drie manieren starten:
1. Vanuit de use case kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding ontvangt de
administratief medewerker de werkopdracht uitschrijven (bij uitschrijven MET
diploma)
2. Vanuit de use case tussentijds beëindigen verbintenis ontvangt de administratief
medewerker de werkopdracht uitschrijven (bij uitschrijven ZONDER diploma)
3. Vanuit de use case wijzigen identiteitsgegevens ontvangt de administratief me-
dewerker de werkopdracht uitschrijven (bij overlijden deelnemer).
- Optioneel kan tussen de deelnemer en de exit-functionaris een exit-gesprek
plaatsvinden. Dit exit-gesprek wordt vastgelegd op een door de Werkopdracht
Exitformulier vervaardigd exit-formulier en ondertekend door de exit-functionaris
en de deelnemer.
- Indien de deelnemer leerplichtig is, vindt een melding plaats bij het RMC en de
leerplichtambtenaar. Een fiat van de leerplichtambtenaar is noodzakelijk. Zolang
het fiat niet gegeven is, moet de deelnemer ingeschreven blijven.
- Om een deelnemer uit te schrijven, voert de administratief medewerker binnen de
kernregistatie een einddatum verbintenis van het huidige onderwijsproduct van

158. 66 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
de deelnemer in met vermelding van de uitstroomreden. Indien de deelnemer een
diploma heeft behaald, krijgt hij de status alumnus.
- Indien de deelnemer bezig was met het onderwijsproduct stage, informeert de
administratief medewerker de consulent en het leerbedrijf over de uitschrijving en
de reden daarvoor.
- Het volledige dossier van de uitgeschreven deelnemer wordt gearchiveerd door de
Werkopdracht Archiveren deelnemerdossier.
- Vanuit het kernsysteem wordt de mutatie klaargezet voor verzending naar BRON.
Deze mutatie wordt bij de eerstvolgende verzending meegenomen. Zie verder
Versturen mutaties deelnemergegevens naar BRON.
Resultaat
De deelnemer is uitgeschreven en heeft de instelling verlaten. De bekostigingsrela-
tie is beëindigd.
Frequentie
Eén of meerdere malen per deelnemer. Er is een piek van ruim een kwart van het
totale aantal deelnemers in juni (aan het einde van het schooljaar).
Werkopdrachten

159. COLOFON
Triple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak Amersfoort
Vormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort
Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.
Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

160. Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

161. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 1
FUNCTIONEEL ONTWERP
DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS

162. 2 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS

163. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 3
INLEIDING
In dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de digitale
overdracht van deelnemergegevens.
Dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. Dit staat los van de onder-
steuning daarvan door een concreet ICT-systeem. De hier beschreven functionaliteit
kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ICT-systeem of
als één of meer aparte ICT-systemen.
Beschrijvend en technisch gedeelte
Dit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. Een beschrijvend gedeelte,
waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge-
deelte, waarin alle use cases, activiteitendiagrammen, functies en werkopdrachten
staan weergegeven.
In het beschrijvend gedeelte wordt u door de belangrijkste ‘delen’ van ons ontwerp
geloodst. Daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uitgangs-
punten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. Tevens is aangegeven waar zich de keu-
zemogelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen bevinden.
Het beschrijvende gedeelte bestaat uit drie delen. Ieder deel omvat een apart
onderdeel van het ontwerp en heeft betrekking op een onderdeel van het proces
van overdracht van deelnemergegevens. Elk deel valt uiteen in een aantal use
cases. Aan het begin van het deel wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt
waar u zich bevindt binnen het totaal aan use cases.
In elk deel geven we onder de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspunten
en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. Daarna volgt een beschrij-
ving van de use cases. Dat is een beschrijving van het proces vanuit het perspectief
van een gebruiker van het systeem.
Na het lezen van alle delen hebt u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit
het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functioneel ontwerp van de
digitale overdracht deelnemergegevens.
Mocht u daarin geïnteresseerd zijn dan kunt u in het technische gedeelte de gede-
tailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technisch gedeelte bestaat uit een
‘platte’ export van de Triple A-wiki.

164. 4 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 3
Beschrijvend en technisch gedeelte 3
Beschrijvend gedeelte 5
Deel I: Digitale overdracht deelnemergegevens via een Centraal
Uitwisselingspunt (CUP) 6
Uitgangspunten en keuzes 6
Uitwisseling deelnemergegevens 7
Het Centraal Uitwisselingspunt (CUP) 7
Het importeren van een dossier via het CUP 8
Het export van een dossier naar het CUP 9
Andere berichten van het CUP 9
Deel II: Digitale overdracht deelnemergegevens tussen instellingen
onderling (AAA) 11
Uitgangspunten en keuzes 11
Directe uitwisseling tussen instellingen 12
Exporteren van een dossier ten behoeve van een andere instelling 12
Importeren van een dossier van een andere instelling 12
Deel III: Uitwisseling begeleidingsdossier 13
Uitgangspunten en keuzes 13
Uitwisseling begeleidingsdossier 14
Verstrekken begeleidingsdossier(-items) 14
Verwerven begeleidingsdossier(-items) 15
Technisch gedeelte 17

165. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 5
BESCHRIJVEND GEDEELTE

166. 6 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
DEEL I: DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS VIA EEN CENTRAAL
UITWISSELINGSPUNT (CUP)
Uitgangspunten en keuzes
- De uitwisseling van deelnemergegevens vindt bij voorkeur plaats via een Centraal
Uitwisselingspunt (CUP) en niet rechtstreeks tussen instellingen onderling
- Het Electronische Leerdossier (ELD)1 zoals dat op dit moment in ontwikkeling is, is
uitgangspunt voor het ontwerp, maar niet de enige mogelijkheid
1
Zie www.eldvo.nl

167. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 7
Uitwisseling deelnemergegevens
De uitwisseling van gegevens tussen onderwijsinstellingen bestaat uit een tweetal
dossiers:
1. Overdrachtsdossier
2. Begeleidingsdossier (begeleidingsgegevens)
We spreken hier over dossiers. Voor de volledigheid benadrukken we dat het gaat
om een tweetal processen waarbij uitwisseling van gegevens van een deelnemer
tussen onderwijsinstellingen centraal staat. In dit functioneel ontwerp modelle-
ren we het externe aspect van het begeleidingsdossier, gericht op de uitwisseling.
Bij het uitwerken van het primaire proces wordt meer aandacht besteed aan het
interne aspect van het dossier, gericht op de begeleiding en de interne administra-
tieve en logistieke processen.
Het overdrachtsdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen
wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens
over de deelnemer en zijn loopbaan. Het dossier kent een aantal gegevenssets
die gevuld worden vanuit de (kern-)registratie van de onderwijsinstelling op het
moment van overdracht. Het overdrachtsdossier bevat op hoofdlijnen de volgende
gegevenssets:
- Identiteitsgegevens van de deelnemer
- Leerloopbaangegevens
- Summatieve resultaten
- Indicaties benodigde begeleiding
- BPV en stage
Het ELD zoals dat op dit moment in ontwikkeling is, is uitgangspunt voor het ont-
werp dat is beschreven in deel I. In deel II beschrijven we een alternatieve vorm
die is gebaseerd op rechtstreekse uitwisseling tussen instellingen.
Uitwisseling van onderdelen van het begeleidingsdossier tussen instellingen is
beschreven in deel III.
Het Centraal Uitwisselingspunt (CUP)
Voor de uitwisseling van het overdrachtsdossier zijn er twee scenario’s gemodel-
leerd. Een scenario waarbij er sprake is van een CUP (beschreven in deel I), en een
scenario waarin het overdrachtsdossier direct tussen instelling kan worden uitgewis-
seld (beschreven in deel II).

168. 8 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Een CUP is een centrale, landelijke voorziening waarlangs de uitwisseling van het
overdrachtsdossier plaatsvindt. Instellingen communiceren in zo’n geval dus niet
met elkaar, maar met het CUP. Instellingen die bij dit CUP zijn aangesloten melden
de bij hen ingeschreven deelnemers bij dit punt aan en leveren het overdrachts-
dossier aan als een deelnemer de instelling verlaat. Andere aangesloten instellin-
gen kunnen het overdrachtsdossier dan bij het CUP opvragen. Het afhandelen van
bezwaar tegen plaatsing van het overdrachtsdossier en de doorverwijzing op het
moment dat een dossier (nog) niet beschikbaar is kan ook via het CUP lopen.
De uitwisseling via een CUP heeft nadrukkelijk de voorkeur, omdat via een dergelijk
punt zowel de technische uitwisseling, de logistiek van berichten als de bescher-
ming van privacy centraal en uniform geregeld kan worden.
Hoewel er bewegingen zijn voor het realiseren van een dergelijk uitwisselingspunt
(ELD) is dat uitwisselingspunt nu nog niet beschikbaar. De hieronder beschreven
werkwijze beschrijft de situatie waarin dit uitwisselingspunt beschikbaar is. Dit
ontwerp is zo veel mogelijk in lijn gebracht met specificaties zoals opgesteld ten
behoeve van het ELD.
Het importeren van een dossier via het CUP
Als onderdeel van de intake van een deelnemer wordt er gecontroleerd of er voor
deze deelnemer een dossier beschikbaar is bij het CUP. Dat zal het geval zijn wan-
neer een deelnemer afkomstig is van een instelling die ook is aangesloten op het
CUP. Deze instelling zal het dossier naar het CUP hebben geëxporteerd op het mo-
ment dat de deelnemer die instelling heeft verlaten. Door het dossier te importeren
wordt de kernregistratie (aan-)gevuld wordt met de gewaarborgde identiteits- en
leer-/loopbaangegevens van de deelnemer zoals die door de voorgaande instelling
zijn geëxporteerd naar het CUP.
Wanneer de deelnemer vervolgens een verbintenis met de instelling aangaat, wordt
er een plaatsingsbericht naar het CUP gestuurd, om aan te geven dat de betreffen-
de deelnemer nu op deze instelling is ingeschreven en dat daar nu de meest actuele
deelnemergegevens beschikbaar zijn.
Wanneer bij de intake blijkt dat er (nog) geen dossier op het CUP beschikbaar is
kan het zijn dat wel (vanwege een plaatsingsbericht) bij het CUP bekend is van
welke instelling de deelnemer afkomstig is. In dat geval zal via het CUP een verzoek
tot export van het dossier aan die instelling worden gedaan. Zodra het dossier be-
schikbaar is zal het CUP daarvan een notificatie afgeven en kan het dossier alsnog
worden geïmporteerd.

169. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 9
Om er zeker van te zijn dat de meest actuele gegevens worden geïmporteerd kan
een instelling ervoor kiezen om bij het maken van de verbintenis nogmaals het dos-
sier van het CUP te importeren.
Het exporteren van een dossier naar het CUP
Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, zal de
instelling de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie
exporteren naar het CUP. Zo kan de toekomstige instelling, wanneer de deelnemer
zich daar voor een intake meldt, beschikken over de meest actuele identiteit- en
loopbaangegevens van de deelnemer.
Als een instelling een overdrachtsdossier van een deelnemer heeft geëxporteerd
naar het CUP, wordt daarvan een notificatie gezonden naar de deelnemer. De
deelnemer kan het overdrachtsdossier vervolgens inzien bij het CUP (via een self-
service systeem) of via de instelling die het dossier heeft aangeleverd. Gedurende
een in te stellen periode na plaatsing van het dossier bij CUP is de deelnemer in
de gelegenheid om via het CUP kenbaar te maken bezwaar te hebben tegen het
verspreiden van het dossier. Als er bezwaar wordt gemaakt zal het dossier weer van
het CUP worden verwijderd. Als er buiten die periode bezwaar wordt gemaakt, dan
kan alleen de broninstelling het dossier bij het CUP verwijderen en moet de deelne-
mer dit dus bij de instelling die het dossier heeft aangeleverd kenbaar maken.
Als een instelling een dossier heeft aangeleverd aan het CUP, moet er een moge-
lijkheid zijn voor de deelnemer of ouder om het dossier in te zien, omdat niet elke
deelnemer of ouder over internettoegang of een DigID beschikt. In dat geval wordt
het dossier weer opgevraagd van het CUP en kan de leerling of ouder het dossier op
de instelling inzien of toegestuurd krijgen.
Andere berichten van het CUP
Op het CUP kunnen berichten zijn klaargezet voor een instelling. Deze berichten
kunnen door de instelling op elk gewenst moment worden opgevraagd. Vooralsnog
worden drie typen berichten onderkend: een bericht dat een eerder niet beschik-
baar dossier nu wel beschikbaar is, een melding van bezwaar, of een verzoek om
het dossier van een bepaalde deelnemer aan te leveren.
Zoals al eerder gezegd wordt voor elke deelnemer een plaatsingsbericht verstuurd
aan het CUP op het moment van inschrijving. Als vervolgens een andere instelling
een verzoek doet voor een dossier, en dat dossier blijkt niet beschikbaar te zijn,
dan kan op basis van het plaatsingsbericht een verzoek worden klaargezet voor de
instelling waar deze deelnemer is ingeschreven.

170. 10 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Als vervolgens die andere instelling een dossier heeft aangeleverd, kan er een noti-
ficatie worden klaargezet voor de instelling die om dat dossier had gevraagd.
Tenslotte kan het zijn dat een deelnemer of ouder bezwaar heeft gemaakt bij CUP.
Als dat bezwaar wordt gemaakt na de wettelijke termijn, dan kan het dossier alleen
nog verwijderd worden door de aanleverende instelling. Om dat kenbaar te maken
kan het CUP een melding van bezwaar klaarzetten voor die instelling.
In al deze drie gevallen worden er dus berichten klaargezet voor een bepaalde in-
stelling. Deze instelling moet periodiek opvragen welke berichten er klaar staan, en
de daarbij passende actie ondernemen.

171. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 11
DEEL II: DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS TUSSEN INSTELLINGEN
ONDERLING (AAA)
Uitgangspunten en keuzes
- Rechtstreeks uitwisseling van een overdrachtsdossier tussen instellingen onderling
is een alternatief voor uitwisseling via het CUP. Wanneer het CUP functioneert is
dit alternatief overbodig
- Rechtstreeks export en import van een overdrachtsdossier kan alleen met expli-
ciete goedkeuring van de deelnemer

172. 12 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Directe uitwisseling tussen instellingen
Er zijn twee scenario’s gemodelleerd. Naast het scenario waarbij er sprake is van
een Centraal Uitwisselingspunt (CUP) is er een scenario gemodelleerd waarbij in-
stellingen onderling in staat worden gesteld op een generieke en eenvoudige wijze
deelnemergegevens met elkaar uit te wisselen. Op het moment dat er een centraal
uitwisselpunt actief wordt, vervalt dit scenario.
Exporteren van een dossier ten behoeve van een andere instelling
Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, kan de
instelling ervoor kiezen direct een dossier aan te maken dat rechtstreeks met an-
dere instellingen kan worden uitgewisseld. Ook kan de instelling ervoor kiezen om
dit pas te doen als er om zo’n dossier wordt gevraagd.
In beide gevallen kan er pas daadwerkelijk worden uitgewisseld als een andere
instelling een verzoek daartoe heeft gedaan, en als dit verzoek vervolgens expliciet
is goedgekeurd door de betreffende deelnemer of zijn wettelijk vertegenwoordiger.
Importeren van een dossier van een andere instelling
Wanneer bij de intake van een deelnemer blijkt dat deze afkomstig is van een
instelling waarmee rechtstreeks uitwisseling mogelijk is, dan kan een verzoek bij
die instelling worden ingediend voor het aanleveren van een dossier. Als gevolg
daarvan zal er bij die andere instelling een procedure worden gestart om dit dossier
met goedkeuring van de deelnemer beschikbaar te stellen.
Zodra het dossier beschikbaar is, zal daarvan een bericht worden verstuurd en kan
het dossier worden geïmporteerd. Omdat er geen centraal uitwisselingspunt is, zal
er tussen de instellingen onderling een voorziening voor uitwisseling moeten zijn.
Dit zorgt ervoor dat de kernregistratie (aan-)gevuld wordt met gewaarborgde iden-
titeits- en leer-/loopbaangegevens van de deelnemer.

173. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 13
DEEL III: UITWISSELING BEGELEIDINGSDOSSIER
Uitgangspunten en keuzes
- De groepen en items waaruit het begeleidingsdossier bestaat zijn flexibel en kun-
nen per instelling verschillen
- Uitwisseling van items uit het begeleidingsdossier kan alleen met expliciete goed-
keuring van de deelnemer

174. 14 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Uitwisseling begeleidingsdossier
Ter ondersteuning van het primaire proces is er een begeleidingsdossier. Dit dos-
sier bevat deels gegevens die ook in het overdrachtsdossier zitten, en items die ter
ondersteuning of verklaring (kunnen) dienen. Ook specifieke zorggegevens zijn een
onderdeel van het begeleidingsdossier.
De opbouw en inrichting van het begeleidingsdossier zal per instelling sterk ver-
schillen. Daarnaast zijn de gegevens in het begeleidingsdossier wat meer priva-
cygevoelig dan die in het overdrachtsdossier. Wij gaan daarom uit van een hele
algemene opbouw van een begeleidingsdossier die instellingen vrij laat om hun
begeleidingsdossier in te richten zoals zij dat zelf willen. Deze algemene opbouw
ziet er als volgt uit:
- Itemgroepen
Het dossier is ingedeeld in itemgroepen, zoals bijvoorbeeld Zorg, Resultaten, Inci-
denten en Afspraken. Dit is een groepering van gelijksoortige begeleidingsitems;
dit vormt de (instellingsspecifieke) hoofdindeling van het begeleidingsdossier
- Begeleidingsitems
In elke itemgroep zit een aantal begeleidingsitems, zoals bijvoorbeeld een dys-
lexieverklaring, leerplichtverklaring, mentorgesprekverslagen etcetera. Elk bege-
leidingsitem heeft een aantal kenmerken, waaronder:
• Een klassificatie die aangeeft welk type item het betreft, zoals een document,
overeenkomst, product van de deelnemer etcetera.
• Een attachment dat verwijst naar een electronisch beschikbaar document.
Dit is het feitelijke document in het begeleidingsdossier
Deze opbouw is de basis voor de uitwisseling van onderdelen van het begeleidings-
dossier los van de specifieke inrichting van het begeleidingsdossier binnen de instel-
ling zelf.
Verstrekken begeleidingsdossier(-items)
Wanneer een andere instelling of andere externe partij (items uit) het begeleidings-
dossier van een bepaalde deelnemer wil ontvangen, dan moet daarvoor een verzoek
worden ingediend bij de instelling waar de deelnemer is ingeschreven. De instelling
zal dit verzoek dan aan de betreffende deelnemer moeten voorleggen, inclusief de
specifieke items waarom is gevraagd. Deze toestemming moet voor elk nieuw ver-
zoek opnieuw worden gegeven.
Als de toestemming is gegeven door de deelnemer, dan kan er een export worden
gemaakt van de betreffende items uit het begeleidingsdossier. In de meeste geval-
len zal dit een eenvoudige export zijn van een aantal groepen van documenten.

175. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 15
Deze groepen komen overeen met de itemgroepen in het begeleidingsdossier. Daar-
naast wordt er een inhoudsopgave meegestuurd.
Naast deze eenvoudige export wordt ook voorzien in de mogelijkheid om recht-
streeks items uit het begeleidingsdossier uit te wisselen tussen instellingen. Het
formaat waarin de ene instelling een dossier exporteert kan zodanig zijn dat een
andere instelling dat direct kan importeren. Voor deze uitwisseling geldt wel ge-
woon de procedure van aanvragen en vervolgens goedkeuren door de deelnemer.
Zodra het begeleidingsdossier beschikbaar is wordt er een notificatie gestuurd naar
de aanvrager. Deze kan met de gegevens van die notificatie (bijvoorbeeld een toe-
gangscode voor een download-site) het gevraagde begeleidingsdossier downloaden.
Verwerven begeleidingsdossier(-items)
Vanuit het aanmeldingsformulier, intakegesprek en/of tijdens de begeleiding kan
blijken dat het noodzakelijk is aanvullende gegevens van een deelnemer op te
vragen bij een andere instelling of andere externe partij. In dat geval wordt er
een verzoek gericht aan de instelling waarvan de deelnemer afkomstig is. Deze
instelling zal dan de procedure doorlopen voor het verstrekken van items uit een
begeleidingsdossier zoals hiervoor beschreven. Zodra de notificatie is ontvangen
dat het begeleidingsdossier beschikbaar is, kan het begeleidingsdossier worden
gedownload.
Het vervolgens verwerken van het begeleidingsdossier in de eigen administratie is
niet altijd eenvoudig. Er zal veelal een verschil zijn in de itemgroepen die binnen
een instelling worden onderscheiden. De ontvangende instelling zal dus de items uit
het begeleidingsdossier van een andere instelling opnieuw moeten ordenen naar de
eigen structuur.

176. 16 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 18
USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING FUNCTIES 20
Import overdrachtsdossier 20
Export overdrachtsdossier 26
Verwijderen overdrachtsdossier van CUP 30
Tonen overdrachtsdossier 33
Verzenden plaatsingsbericht CUP 35
Opvragen berichten CUP 37
Import overdrachtsdossier tussen Triple A-instellingen 39
Export overdrachtsdossier tussen Triple A-instellingen 42
Verstrekken begeleidingsdossier(-items) 45
Verwerven begeleidingsdossier(-items) 48
FUNCTIES 51
Maak bericht 51
Verzend bericht 54
Ontvang bericht 55
Selecteren gewenste dossiers 57
Verwerk bericht 59
Samenstellen lijst deelnemernummers 62
Kennisgeving deelnemer export overdrachtsdossier 63
Tonen overdrachtsdossier als PDF 64
Tonen berichten CUP 66
Vastleggen exportverzoek overdrachtsdossier 67
Ophalen bericht overdrachtsdossier 70
Verwerk bericht in KRD-AAA 71
Tonen gegevens overdrachtsdossier 73
Markeren accordering deelnemer 74
Maak bericht-AAA 76
Vastleggen exportverzoek begeleidingsdossier 77
Accordering exportverzoek begeleidingsdossier 80
Maak bericht begeleidingsdossier 82
Ophalen bericht begeleidingsdossier 84
Inlezen bericht begeleidingsdossier 86
Verwerken bericht begeleidingsdossier 88

177. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 17
TECHNISCH GEDEELTE

178. 18 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
INLEIDING
In dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van de digitale overdracht
van deelnemergegevens vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases,
werkopdrachten, activiteitendiagrammen en functies, zoals opgesteld in de werk-
bijeenkomsten met de deskundigen van de onderwijsinstellingen. In dit technische
gedeelte vindt u een kopie van de informatie die door deze deskundigen is vastge-
steld in de wiki.
Onderstaand figuur geeft de samenhang van de use cases voor de digitale over-
dracht van deelnemergegevens weer.
Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit
het perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en een
concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem
die moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenhe-
den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft
antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?‘

179. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 19
Voor de beschrijving van een use case is een standaard format gebruikt dat is afge-
leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij-
ven. Dit format wordt hieronder weergegeven.
Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen de verschil-
lende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is
voor een andere. Deze verbanden noemen we werkopdrachten. Een werkopdracht
behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere
use case. In nevenstaand procesmodel zijn de use cases in samenhang gebracht
door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door middel van pijlen.
Vervolgens zijn de use cases nog een stap dieper uitgewerkt in een activiteiten-
diagram. In een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodel-
leerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd en duidelijk is onder
Leeswijzer verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. Er is per use
Voor uw leesgemak worden in dit case één activiteitendiagram gemaakt.
technisch gedeelte de volgende
symbolen in de kantlijn gebruikt: Onder de activiteitendiagrammen is per use case een opsomming van functies ge-
maakt. Dit zijn de functies die het systeem moet bieden om het beschreven proces
Wanneer het een use te kunnen ondersteunen. Onder functies worden hier concrete onderdelen van een
case betreft ICT-systeem verstaan, zoals schermen of rekenfuncties.
Wanneer het een activi- De laatste paragraaf van dit technisch gedeelte geeft een meer gedetailleerde be-
teitendiagram betreft schrijving van de geïnventariseerde functies. Om tot deze functies te komen wordt
uitgegaan van de activiteiten in de activiteitendiagrammen. Voor elke activiteit (of
Wanneer het een functie enkele opeenvolgende activiteiten) wordt vastgesteld welke ICT-functies nodig zijn
betreft om de betreffende activiteit uit te voeren. Zo ontstaat een verzameling functies die
nodig is om de use case te ondersteunen.

180. 20 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN
EN OPSOMMING FUNCTIES
IMPORT OVERDRACHTSDOSSIER
Bij het verwerken van de aanmelding en bij het ingaan van de verbintenis contro-
leert het systeem of er een overdrachtsdossier beschikbaar is bij het CUP op basis
van het sofinummer/burgerservicenummer. Dit zorgt ervoor dat de kernregistratie
(aan-) gevuld wordt met gewaarborgde identiteit- en leer-/loopbaangegevens van
de deelnemer.
Use case
Aanleiding
- Bij de verwerking van de aanmelding (en bij het aangaan van een verbintenis)
kan gebruik worden gemaakt van gegevens in een recent overdrachtsdossier dat
mogelijk beschikbaar is bij het CUP. Dit gebeurt middels de werkopdracht Import
overdrachtsdossier bij intake of Import overdrachtsdossier bij verbintenis.
- Van het CUP is een bericht ontvangen dat naar aanleiding van een eerder verzoek
het overdrachtsdossier van een deelnemer beschikbaar is. Middels de werkop-
dracht Import overdrachtsdossier op verzoek van CUP wordt de import gestart.
- Bij een gestapelde hoeveelheid (aanmeldingen, verbintenissen) wordt in één keer
de dossiers van het CUP gehaald. Deze handeling is alleen van toepassing als er
sprake is van schooljaargebonden onderwijs.
Actoren
- De Administratief Medewerker
- De Deelnemer
- Het CUP
Doel
De kernregistratie (aan)vullen met gewaarborgde identiteit- en leer-/loopbaangege-
vens van de deelnemer.
Beschrijving acties
0. De Administratief Medewerker initieert het proces om één of meerdere over-
drachtsdossiers met het CUP uit te wisselen.
1. Er wordt een selectie gemaakt van alle deelnemers waarvan het overdrachtsdos-
sier moet worden ingelezen. Dit kan zijn:
1a. De administratief medewerker activeert een verzoek om van een deelnemer
(aan de hand van de deelnemersleutel (BSN, OSN)) een import te doen van een
overdrachtsdossier dat aanwezig is bij het CUP

181. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 21
1b. De administratief medewerker activeert een verzoek om van een aantal deelne-
mers (aan de hand van een lijst met deelnemersleutels) een import te doen van
het meest recente overdrachtsdossier die aanwezig zijn bij het CUP
In het geval van situatie 1a
Er wordt een verzoek aan het CUP verzonden voor een overzicht van aanwezige
overdrachtsdossiers van de betreffende deelnemer. Het CUP geeft in dat geval:
- (A) Een overzicht van aanwezige overdrachtsdossiers, of
- (B) Een melding dat er geen (recent) dossier beschikbaar is
- (C) Een melding dat het geen bekende sleutel is
- (D) Eventueel:
• Een melding dat het dossier nog in de bezwaarperiode (met vermelding van de
termijn) is en nog niet vrijgegeven mag worden
• Een melding dat het maximaal aantal aanvragen voor een dossier of voor een
deelnemer is overschreden.
Indien er dossiers zijn (A):
- De administratief medewerker selecteert een overdrachtsdossier en activeert de
import van dat specifieke dossier
Indien er geen (recent) dossier is (B):
- (opt. De administratief medewerker activeert het verzoek om een (recent) over-
drachtsdossier te leveren)
- Het systeem doet een verzoek aan CUP om een (recent) overdrachtsdossier op te
vragen bij de vorige school
Indien er een andere melding komt (C, D):
- Geen verdere activiteit
In het geval van situatie 1b
Het betreft nu een groep deelnemers. Er wordt nu geen selectie op aanwezige
overdrachtsdossiers bij het CUP gedaan, maar er wordt vanuit gegaan dat van elke
deelnemer het meest recente dossier wordt gevraagd. Voor elke deelnemer wordt
een verzoek aan het CUP verzonden om het meeste recente overdrachtsdossier te
leveren. Het CUP geeft in dat geval per verzoek:
- een bericht met het meest recente overdrachtsdossier

182. 22 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
- een foutmelding
• (E) van een deelnemer is er geen dossier
• (F) deelnemersleutel onbekend
• (G) dossier nog in bezwaarperiode
• (H) maximaal aantal aanvragen bereikt
Indien (E) doet (door administratief medewerker geïnitieerd) het systeem een ver-
zoek aan CUP om aan “oude” school een exportverzoek te doen.
Indien (F, G, H) geen actie.
2. Het systeem controleert van elk ontvangen overdrachtsdossier of de digitale
handtekening klopt
3. Vervolgens worden het ontvangen overdrachtsdossier verwerkt in het kernregis-
tratiesysteem
Resultaat
Het resultaat is dat de kernregistratie is aangevuld met de gegevens uit het
overdrachtsdossier (of er is niets gebeurd)
Frequentie
1. éénmaal per student bij de verwerking van de aanmelding
2. éénmaal per student bij de activatie van de verbintenis
3. éénmaal per student als CUP bericht heeft gezonden.
Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD
Deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel
Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007.
- 3.4.4. Het ophalen van ELD’s door een ‘nieuwe’ school
- 3.4.5. Opvragen ELD-overzicht per leerling
- 3.4.7. Het ophalen van een bepaald ELD door een ‘nieuwe’ school
- 3.4.8. Aanvragen van een ELD (als ELD niet beschikbaar is) door een ‘nieuwe’
school
- 3.4.11. Ontvangen melding beschikbaarheid dossier na aanvraag door ‘nieuwe’
school

183. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 23
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
- Gegevens in het overdrachtsdossier hebben de cardinaliteit x, y waarbij x aan-
geeft of het gegeven verplicht deel uitmaakt van de verzameling (1 = verplicht,
0 = niet verplicht) en y aangeeft hoe vaak het gegeven voor mag komen in de
set. Indien het gegeven 1 maal mag voorkomen, wordt bij de import het gege-
ven in de kernregistratie niet overschreven maar genegeerd (de kernregistratie is
leading)[er kan hier nog onderscheid worden gemaakt of het veld in de kernregis-
tratie gevuld is door een importproces of door een eigen invoerproces; alleen een
gegeven uit een importproces mag worden overschreven door een gegeven door
gegeven met een nieuwer versiekenmerk]. Indien het gegeven meerdere keren
mag voorkomen wordt bij de import het gegeven aangevuld.
! Gegevens die bij import niet worden opgenomen in de kernregistratie vallen bui-
ten de scope van ons proces. Een (andere) onderwijsinstelling zal op basis van de
in de archiefverplichting gestelde voorwaarden in staat zijn om van uitgeschreven
deelnemers een export van het overdrachtsdossier te verzorgen.
! Voor de controle van de elektronische handtekening wordt verwezen naar een
standaard functie.
! Bij de use case Intake moet bij het verwerken van de aanmelding de actie “import
overdrachtsdossier“ toegevoegd worden.
! Bij de use case Verbintenis moet bij het ingaan van de verbintenis de actie “im-
port overdrachtsdossier” toegevoegd worden.

184. 24 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Activiteitendiagram

185. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 25
Functies
Bij: individuele import overdrachtsdossier
- Initiëren individuele import overdrachtsdossier
• Maak bericht (Verzoek Dossieroverzicht)
• Verzend bericht (Verzoek Dossieroverzicht)
• Ontvang bericht (Dossieroverzicht)
- Selecteren van gewenste overdrachtsdossier(s)
• Selecteren gewenste dossiers
• Maak bericht (Verzoek Dossierbericht)
• Verzend bericht (Verzoek Dossierbericht)
- Ontvang bericht-CUP
• Ontvang bericht (Dossier)
- Verwerk het ontvangen bericht
• Verwerk Bericht (Dossier)
Bij: batch import overdrachtsdossier
- Samenstellen lijst deelnemernummers
- voor elk element van de lijst:
• Maak bericht (Verzoek Dossierbericht)
• Verzend bericht (Verzoek Dossier bericht)
• Ontvang bericht (Dossierbericht of Foutmeldingsbericht)
• Verwerk Bericht (Dossierbericht of Foutmeldingsbericht)

186. 26 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
EXPORT OVERDRACHTSDOSSIER
Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, zal de
instelling de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie
exporteren naar het CUP. Zo kan de toekomstige instelling beschikken over de
meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer.
Use case
Bij de beschreven use case wordt alleen rekening gehouden met gegevens die uit
de kernregistratie komen en niet met de gegevens die uit het ongedefinieerde deel
van de registratie komen. De gegevenssets van de kernregistratie die in aanmer-
king komen voor export dienen nog gedefinieerd te worden. Hierbij dient men
rekening te houden met de ELD-standaard en de IMS-LIP-standaard.
Aanleiding
- De start van de aanmeldingsperiode van een mogelijke vervolgopleiding. Deze
handeling is alleen van toepassing zolang er nog sprake is van schooljaargebon-
den onderwijs. In dit geval wordt er een groot aantal overdrachtsdossiers tegelijk
opgevraagd.
- De uitschrijving van de deelnemer. In dit geval wordt er één individueel over-
drachtsdossier opgevraagd.
- Het verzoek van de deelnemer tot export van een overdrachtsdossier. Dit vindt
voornamelijk plaats als een deelnemer eerder bezwaar heeft gemaakt. Zodra de
gegevens zijn gewijzigd kan weer een nieuwe export worden verzocht.
- Een ontvangen verzoek van het CUP om een export te leveren.
Actoren
- De Administratief Medewerker,
- De Deelnemer,
- De Systeemfunctie
- Het CUP
Doel
De gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie exporteren
naar het CUP om de toekomstige instelling in de gelegenheid te stellen te beschik-
ken over de meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer.

187. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 27
Beschrijving acties
- De Administratief Medewerker initieert het proces om één of meerdere over-
drachtsdossiers met het CUP uit te wisselen.
- Er wordt een selectie gemaakt van alle deelnemers waarvoor een export gemaakt
dient te worden. Dit kan zijn:
• Een verzameling deelnemers die naar vervolgonderwijs doorstroomt. Dit vindt
plaats bij de start van de aanmeldingsperiode van een mogelijke vervolgopleiding.
• Bij de uitschrijving van de deelnemer
• Er is middels de werkopdracht Export overdrachtsdossier op verzoek van CUP
een verzoek binnengekomen om een overdrachtsdossier van een bepaalde deel-
nemer beschikbaar te stellen.
- Voor de geselecteerde deelnemers wordt een exportbericht van het overdrachts-
dossier gemaakt.
- Elk exportbericht van het overdrachtsdossier wordt voorzien van een elektronische
handtekening.
- Het exportbericht wordt verzonden aan het CUP. Het CUP stuurt per dossier een
bevestiging als het bericht correct is ontvangen en de elektronische handtekening
akkoord is.
- De deelnemer en/of ouder wordt op de hoogte gesteld van het feit dat het over-
drachtsdossier is uitgewisseld met het CUP. Hierbij wordt ook aangegeven dat
bezwaar gemaakt kan worden, en wat daar de procedure voor is.
Resultaat
Het resultaat is dat het CUP is gevuld met het overdrachtsdossier samengesteld uit
onze kernregistratie.
Frequentie
In principe éénmaal per deelnemer, bij het verlaten van de instelling. Mogelijk vaker
als er een verzoek wordt gedaan door het CUP.
Werkopdrachten

188. 28 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD
Deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel Ont-
werp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007.
- 3.4.3. Klaarzetten van ELD’s door een “oude” school in het LSP-ELD
- 3.4.10. Ontvangen verzoek voor klaarzetten ELD
Overige opmerkingen
Bij de use case uitschrijven moet de actie export Overdrachtsdossier toegevoegd
worden.
Activiteitendiagram

189. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 29
Functies
Bij: individuele export overdrachtsdossier
- Maak bericht (Dossierbericht)
- Verzend bericht (Dossierbericht)
- Ontvang bericht (Bevestigingsbericht)
- Verwerk Bericht (Bevestigingsbericht)
- Kennisgeving deelnemer export overdrachtsdossier
Bij: batch export overdrachtsdossier
- Samenstellen lijst deelnemernummers
- Voor elk element van de lijst
• Maak bericht (Dossierbericht)
• Verzend bericht (Dossierbericht)
• Ontvang bericht (Bevestigingsbericht)
• Verwerk Bericht (Bevestigingsbericht)
• Kennisgeving deelnemer export overdrachtsdossier

190. 30 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
VERWIJDEREN OVERDRACHTSDOSSIER VAN CUP
Als een instelling een overdrachtsdossier van een deelnemer klaarzet bij het CUP,
wordt daarvan ook een notificatie gezonden naar de deelnemer. De deelnemer kan
het overdrachtsdossier inzien bij het CUP (via een selfservice systeem) of via de
dossierleverende instelling. Gedurende een in te stellen periode na plaatsing van
het dossier bij CUP is de deelnemer in de gelegenheid om via het CUP kenbaar
te maken bezwaar te hebben tegen het verspreiden van het dossier. Buiten die
periode kan alleen de broninstelling het dossier bij het CUP verwijderen en moet de
deelnemer dit dus bij de broninstelling te kennen geven.
Use case
Aanleiding
- Verzoek van CUP om een overdrachtsdossier te verwijderen (binnen bezwaarter-
mijn)
- Verzoek van een deelnemer om een overdrachtsdossier te verwijderen (binnen of
buiten bezwaartermijn)
Actoren
- De Administratief Medewerker
- De Deelnemer
- Het CUP
Doel
Overdrachtsdossier van de deelnemer uit CUP verwijderen
Beschrijving acties
- De administratief medewerker krijgt een bericht dat een overdrachtsdossier moet
worden verwijderen:
• uit een bericht van CUP (er is op de site bezwaar gemaakt)
• direct van de deelnemer.
- Bij een verwijderingsverzoek kan een aanpassingsverzoek zijn. Daarmee geeft de
deelnemer te kennen dat de bronschool na het aanpassen van bepaalde gegevens
het dossier opnieuw kan exporteren naar CUP.
- De administratief medewerker vraagt een overzicht op van de aanwezige over-
drachtsdossiers van een deelnemer bij het CUP.

191. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 31
Een aantal mogelijkheden:
- Het CUP stuurt het overzicht.
- Het CUP meldt dat er geen dossiers van deelnemer zijn
- Het CUP meldt dat de school niet gerechtigd is om een dossier terug te trekken
omdat het afkomstig is van een andere school
- De administratief medewerker selecteert het te verwijderen overdrachtsdossier
- Het systeem geeft een verwijderingsopdracht aan CUP
Resultaat
Het resultaat is dat het bepaalde overdrachtsdossier bij het CUP niet meer beschik-
baar is.
Frequentie
Incidenteel. Slechts voor een zeer beperkt aantal deelnemers.
Werkopdrachten
Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD
Deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel Ont-
werp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007.
- 3.4.9. Terugtrekken van een ELD door een ‘oude’ school.

192. 32 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Activiteitendiagram
Voor deze use case is geen apart activiteitendiagram ontwikkeld, omdat we ons
voor deze use case baseren op het Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0,
18 mei 2007.
Functies
- Maak bericht (Verzoek dossier-overzicht bericht)
- Verzend bericht (Verzoek dossier-overzicht bericht)
- Ontvang bericht (Dossier-overzicht bericht)
- Selecteren gewenste dossiers
- Maak bericht (Verzoek verwijderen overdrachtsdossier)
- Verzend bericht (Verzoek verwijderen overdrachtsdossier)
- Ontvang bericht (Bevestigingsbericht)
- Verwerk Bericht (Bevestigingsbericht)

193. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 33
TONEN OVERDRACHTSDOSSIER
Als een deelnemer of ouder niet de beschikking heeft over internettoegang of een
DigID, dan kan inzage van het dossier worden gevraagd bij de instelling. In dat
geval wordt het dossier opgevraagd van het CUP en kan de leerling of ouder het
dossier op de instelling inzien of toegestuurd krijgen.
Use Case
Aanleiding
Een leerling/ouder vraagt inzage in het eigen dossier, omdat leerling/ouder geen
beschikking heeft over een browser of DigID+.
Actoren
- Deelnemer/ouder
- Administratief Medewerker
- Centraal Uitwisselingspunt (CUP)
Doel
Het downloaden van een overdrachtsdossier in pdf-formaat en voor inzage beschik-
baar stellen aan leerling/ouder.
Beschrijving acties
- Een Administratief Medewerker start op verzoek van een deelnemer of ouder het
proces om een overdrachtsdossier dat met het CUP is uitgewisseld, in te zien
- Er wordt een verzoek aan het CUP gedaan voor een overzicht van beschikbare
dossiers van de betreffende deelnemer
- Het CUP levert het overzicht, en het overzicht wordt getoond van het beschikbare
overdrachtsdossier op het CUP
- Uit dit overzicht wordt het gewenste dossier geselecteerd, en voor dat dossier
wordt een verzoek gedaan aan het CUP om een PDF-versie van dat dossier te
leveren
- Het CUP levert het gevraagde dossier
- Afhankelijk van de situatie of wens van de deelnemer of ouder, kan het dossier
worden ingezien op de instelling, of worden afgedrukt. Eventueel wordt het dos-
sier aan de deelnemer of ouder per post verstuurd.
Resultaat
Het overdrachtsdossier is in PDF-formaat beschikbaar zodat de deelnemer/ouder
deze kan lezen/inzien.

194. 34 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Frequentie
Incidenteel.
Werkopdrachten
Geen
Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD
Deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel Ont-
werp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007.
- 3.4.5. Opvragen ELD-overzicht per leerling
- 3.4.6. Het ophalen van een bepaald ELD in PDF-formaat door een school
Activiteitendiagram
Voor deze use case is geen apart activiteitendiagram ontwikkeld, omdat we ons
voor deze use case baseren op het Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei
2007.
Functies
- Initiëren Tonen overdrachtsdossier in PDF
• Maak bericht (Verzoek Dossieroverzicht)
• Verzend bericht (Verzoek Dossieroverzicht)
• Ontvang bericht (Dossier-overzicht)
- Selecteren van gewenste overdrachtsdossier(s)
• Selecteren gewenste dossiers
• Maak bericht (Verzoek Dossier in PDF-formaat)
• Verzend bericht (Verzoek Dossier in PDF-formaat)
- Ontvang bericht-CUP
• Ontvang bericht (Dossier in PDF-formaat)
• Tonen overdrachtsdossier als PDF

195. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 35
VERZENDEN PLAATSINGSBERICHT CUP
Alle deelnemers die bij een instelling zijn ingeschreven, moeten worden aangemeld
bij het CUP. Het doel hiervan is, dat bij het CUP bekend is welke deelnemer is inge-
schreven bij een op het CUP aangesloten instelling. Wanneer een andere instelling
een dossier opvraagt, kan via het CUP een verzoek worden gedaan bij de instelling
waar de deelnemer is ingeschreven. Het plaatsingsbericht wordt voor elke deelne-
mer verstuurd op het moment van inschrijving.
Use case
Aanleiding
Een deelnemer of een aantal deelnemers is middels een Verbintenis ingeschreven
bij de instelling.
Het is een keuze van de instelling om voor elke deelnemer direct bij het maken van
de verbintenis een plaatsingsbericht te sturen, of deze te verzamelen en periodiek
te verzenden.
Actoren
- Administratief Medewerker
- Centraal Uitwisselingspunt (CUP)
Doel
Aanmelding van de plaatsing van een deelnemer bij het CUP, zodat het CUP weet
- Welke deelnemers bij een school zitten die is aangesloten op het CUP
- Bij welke school een bepaalde deelnemer is geplaatst. Als een andere school het
overdrachtsdossier van deze deelnemer wil op te vragen, terwijl dit dossier niet op
het CUP beschikbaar is, dan is bij het CUP bekend aan welke school het CUP het
verzoek moet sturen om een export van het overdrachtsdossier te doen
Beschrijving acties
- De Administratief Medewerker initieert het proces om één of meerdere plaatsings-
berichten met het CUP uit te wisselen. Dit kan eventueel ook automatisch, direct
na het aangaan van een verbintenis.
- Er wordt een selectie gemaakt van alle deelnemers waar een plaatsingsbericht
voor gemaakt dient te worden. Dit kan zijn:
• Een groot aantal deelnemers dat zich in korte tijd (bijvoorbeeld in een aanmel-
dingsperiode) heeft ingeschreven.
• Een enkele deelnemer die zich (tussentijds) heeft ingeschreven

196. 36 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
- Voor de geselecteerde deelnemers wordt een plaatsingsbericht aangemaakt
- Voor elke afzonderlijke deelnemer wordt een plaatsingsbericht verzonden aan het
CUP. Het CUP stuurt per plaatsingsbericht een bevestiging als het bericht correct
is ontvangen.
Resultaat
Verzonden plaatsingsbericht aan CUP.
Frequentie
Eénmaal per ingeschreven deelnemer.
Werkopdrachten
Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD
Deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel Ont-
werp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007.
- 3.4.1. Melden van plaatsen van leerlingen op de school aan het LSP-ELD
- 3.4.2. Melden individuele leerling buiten reguliere aanvang studiejaar om
Activiteitendiagram
Voor deze use case is geen apart activiteitendiagram ontwikkeld, omdat we ons
voor deze use case baseren op het Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei
2007.
Functies
- Samenstellen lijst deelnemernummers
- Voor elk element van de lijst
• Maak bericht (Plaatsingsbericht)
• Verzend bericht (Plaatsingsbericht)
• Ontvang bericht (Bevestigingsbericht)
• Verwerk Bericht (Bevestigingsbericht)

197. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 37
OPVRAGEN BERICHTEN CUP
Op het CUP kunnen berichten zijn klaargezet voor de instelling. Deze berichten kun-
nen door de instelling worden opgevraagd. Vooralsnog worden drie typen berichten
onderkend: een bericht dat een eerder niet beschikbaar dossier nu wel beschikbaar
is, een melding van bezwaar of een verzoek om het dossier van een bepaalde deel-
nemer aan te leveren.
Use case
Aanleiding
De controle op klaarstaande berichten bij het CUP wordt periodiek, bijvoorbeeld
dagelijks, gedaan.
Actoren
- Administratief Medewerker
- Centraal Uitwisselingspunt (CUP)
Doel
Het ophalen van berichten voor de instelling die op het CUP klaarstaan in de post-
bus en het eventueel in gang zetten van de bijbehorende actie(s).
Beschrijving acties
- De Administratief Medewerker verzoekt aan het CUP om klaarstaande berichten
door te zetten;
- De klaarstaande berichten worden van het CUP opgehaald en ingelezen.
- De berichten worden getoond aan de Administratief Medewerker;
- De medewerker handelt de verzoeken af op een van de volgende manieren.
• Indien het een verzoek betreft om een overdrachtsdossier van een bepaalde
deelnemer klaar te zetten, dan wordt middels de werkopdracht Export over-
drachtsdossier op verzoek van CUP het exporteren van dat betreffende over-
drachtsdossier gestart.
• Indien het een melding van bezwaar betreft, dan wordt middels de werkop-
dracht Verwijder overdrachtsdossier op verzoek van CUP het verwijderen van
het overdrachtsdossier op het CUP gestart
• Indien het een melding betreft dat een eerder niet beschikbaar overdrachtsdos-
sier nu wel beschikbaar is, dan wordt middels de werkopdracht Import over-
drachtsdossier op verzoek van CUP het importeren van dat betreffende over-
drachtsdossier gestart

198. 38 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Opmerking:
Het bovenstaande is als een grotendeels handmatig proces beschreven. Het is
denkbaar dat dit proces zonder tussenkomst van de Administratief Medewerker
geheel automatisch verloopt. In dat geval wordt het proces periodiek (bijvoorbeeld
dagelijks) gestart en wordt per ontvangen bericht automatisch de bijbehorende
actie gestart. Het is een keuze van de instelling om te bepalen welke mate van
menselijke controle op dit proces gewenst is.
Resultaat
Berichten zijn ontvangen en de bijbehorende actie is gestart.
Frequentie
Afhankelijk van het aantal verzoeken, naar verwachting maar voor een beperkt
percentage van het totaal aantal deelnemers.
Werkopdrachten
Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD
Deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel Ont-
werp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007.
- 3.4.12. Ophalen berichten uit de postbus
Activiteitendiagram
Voor deze use case is geen apart activiteitendiagram ontwikkeld, omdat we ons
voor deze use case baseren op het Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei
2007.
Functies
- Maak bericht (Verzoek klaarstaande berichten)
- Verzend bericht (Verzoek klaarstaande berichten)
- Ontvang bericht (Klaarstaande berichten)
- Tonen berichten CUP

199. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 39
IMPORT OVERDRACHTSDOSSIER TUSSEN TRIPLE A-INSTELLINGEN
Deze use case maakt uitwisseling mogelijk tussen Triple A-instellingen zonder
gebruik te maken van een CUP. Bij het verwerken van de aanmelding en bij het
ingaan van de verbintenis met een deelnemer afkomstig van een Triple A-instelling
controleert het systeem of er een overdrachtsdossier beschikbaar is. Dit zorgt
ervoor dat de kernregistratie (aan-) gevuld wordt met gewaarborgde identiteit- en
leer-/loopbaangegevens van de deelnemer.
Use case
Dit is de Use Case die uitwisseling mogelijk maakt tussen Triple A-instellingen zon-
der gebruik te maken van een CUP. De gegevenssets van de kernregistratie die in
aanmerking komen voor export dienen nog gedefinieerd te worden.
Aanleiding
- Bij de verwerking van de aanmelding blijkt dat de potentiële deelnemer afkomstig
is van een Triple A-Instelling. Dit is een 1e import voor aanvulling van de kernre-
gistratie met de gegevensset van het overdrachtsdossier.
- Het bereiken van de ingangsdatum van de verbintenis. Dit is een 2e import voor
aanvulling van de kernregistratie met de gegevensset van het overdrachtsdossier.
Actoren
- De Administratief Medewerker
Doel
De kernregistratie (aan)vullen met gewaarborgde identiteit- en leer-/loopbaangege-
vens van de student.
Beschrijving acties
- Vaststellen of deelnemer van andere Triple A-instelling afkomstig is
In de eerste plaats zal moeten worden vastgesteld of de betreffende deelnemer
afkomstig is van een andere Triple A-instelling. Alleen in dat geval kan er eventu-
eel een rechtstreekse import van een overdrachtsdossier worden gedaan.
- Verzoek indienen tot verstrekken overdrachtsdossier aan andere instelling
De instelling doet een verzoek aan de andere Triple A-instelling tot het verstrek-
ken van het overdrachtsdossier van de betreffende deelnemer.

200. 40 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Als gevolg van dit verzoek zal de andere instelling een bericht klaarzetten waarin
het overdrachtsdossier is opgenomen, zoals beschreven in de use case Export
overdrachtsdossier-AAA. Dat zal alleen het geval zijn, als de leverende instelling
daarvoor expliciet goedkeuring heeft gekregen van de betreffende deelnemer.
- Ontvangst notificatie
Zodra het bericht klaarstaat, zal dit worden gemeld aan de aanvragende instelling.
- Ophalen en verwerken klaargezet bericht
Indien het overdrachtsdossier beschikbaar is gesteld door de leverende Triple A-
instelling, wordt door de administratief medewerker de import gestart. Deze
import wordt verwerkt zodat tijdens de intake de al bekende gegevens niet meer
hoeven te worden ingevoerd en een aantal, voor de begeleiding relevante gege-
vens ook al beschikbaar is.
- Bericht niet beschikbaar
Indien er geen overdrachtsdossier beschikbaar is gesteld door de leverende
Triple A-instelling kan er eventueel worden gekozen voor een import via het CUP.
In dat geval wordt de use case Import overdrachtsdossier gestart middels de
werkopdracht Import overdrachtsdossier bij ontbreken overdrachtsdossier-AAA.
Resultaat
Het resultaat is dat de kernregistratie is aangevuld met de gegevens uit het over-
drachtsdossier.
Frequentie
- éénmaal per student bij de verwerking van de aanmelding
- éénmaal per student bij het activeren van de verbintenis
Werkopdrachten

201. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 41
Activiteitendiagram
Functies
- Initiëren import overdrachtsdossier-AAA
- Ontvang bericht-AAA
- Verwerk Bericht in KRD-AAA

202. 42 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
EXPORT OVERDRACHTSDOSSIER TUSSEN TRIPLE A-INSTELLINGEN
Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, zal de
instelling de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de KRD klaarzetten.
Zo kan de toekomstige instelling beschikken over de meest actuele identiteit- en
loopbaangegevens van de deelnemer.
Use case
Dit is de use case die uitwisseling mogelijk maakt tussen Triple A-instellingen
zonder gebruik te maken van een CUP. De gegevensset uit de kernregistratie die in
aanmerking komt voor export dient nog gedefinieerd te worden. Deze gegevens-
set is mogelijk groter dan de gegevensset die via het CUP zal worden uitgewisseld,
omdat het hier twee Triple A-instellingen betreft.
Bij deze directe vorm van uitwisseling tussen twee instellingen dient de deelnemer
(of wettelijk vertegenwoordiger) toestemming te geven voor de export (bij directe
uitwisseling is dit bij het CUP geregeld).
Aanleiding
Een andere instelling heeft het verzoek gedaan tot het verstrekken van een export
van het overdrachtsdossier van een bepaalde deelnemer.
Actoren
- De Administratief Medewerker
- De Deelnemer
- De verzoeker van een andere instelling
Doel
De gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie op verzoek
van een (toekomstige) instelling beschikbaar stellen, zodat deze instelling over de
meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer beschikt. Het
betreft hier de uitwisseling tussen twee Triple A-instellingen.
Beschrijving acties
- Indienen van het exportverzoek door andere instelling
Een andere instelling doet een verzoek (eventueel via een self service functie)
tot het aanleveren van het overdrachtsdossier van een bepaalde deelnemer. De
aanvrager (inclusief e-mailadres), de aanvragende instelling en de betreffende
deelnemer worden vastgelegd

203. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 43
- Inzage en accordering door deelnemer
Nadat een verzoek is ingediend door een andere instelling wordt de deelnemer
daarvan op de hoogte gesteld. De deelnemer heeft vervolgens inzage in zijn eigen
overdrachtsdossier en de aanvragende instelling, en kan de export accorderen op
de volgende manier:
• De deelnemer krijgt een overzicht van de categorieën van gegevens die in zijn
overdrachtsdossier zitten en kan dit inzien. Dit overzicht kan schriftelijk zijn ver-
strekt, of via het systeem toegankelijk zijn
• De deelnemer geeft expliciet aan akkoord te gaan met het beschikbaar stellen
van deze gegevens aan de andere instelling
- Aanmaken van het bericht
Het overdrachtsdossier van de betreffende deelnemer wordt in de vorm van een
uitwisselingsbericht klaargezet op een zodanige manier dat deze vanaf die plek
geautomatiseerd kan worden opgehaald en ingelezen, uitsluitend door de aanvra-
gende instelling.
- Notificeren verzoekende partij dat bericht klaar staat
Wanneer het bericht is aangemaakt wordt de aanvrager gemeld dat het klaar-
staat. De aanvrager kan het bericht vervolgens ophalen bij de instelling. Dat
proces is beschreven in de use case Import overdrachtsdossier-AAA.
- Ophalen bericht door aanvrager
De aanvrager van de export van het overdrachtsdossier haalt het bericht op met
behulp van een voorziening die daarvoor bij de leverende instelling is ingericht.
Resultaat
Het overdrachtsdossier van de betreffende deelnemer staat klaar zodat deze geïm-
porteerd kan worden door een andere Triple A-instelling.
Frequentie
1 keer per deelnemer die vertrekt naar een andere Triple A- instelling.
Opmerkingen
De exacte gegevenssets van de kernregistratie die in aanmerking komen voor
export dienen nog gedefinieerd te worden.
Werkopdrachten
Geen.

204. 44 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Activiteitendiagram
Functies
- Initiëren export overdrachtsdossier-AAA
- Maak bericht-AAA

205. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 45
VERSTREKKEN BEGELEIDINGSDOSSIER(-ITEMS)
Vanaf dit punt vervalt het onderscheidtussen CUP en AAA situatie. Uitwisseling van
begeleidingsdossier(gegevens) is altijd tussen instellingen onderling en alleen met
uitdrukkelijke toestemming vande deelnemer.
Als een externe partij aangeeft gegevens uit het begeleidingsdossier van een deel-
nemer te willen ontvangen, moet de deelnemer/verzorger daar toestemming voor
verlenen. Vervolgens worden de gegevens verstrekt.
Use case
Een externe partij geeft te kennen informatie te willen ontvangen uit het begelei-
dingsdossier van de deelnemer.
Aanleiding
- Door een externe partij worden (delen van) het begeleidingsdossier van een deel-
nemer opgevraagd.
Actoren
- Deelnemer/Ouder (in verband met toestemming)
- Externe partij (Vervolgopleiding, gemeente etcetera)
- Interne partij (Medewerker)
Doel
Verschaffen van het begeleidingsdossier aan externe partijen.
Beschrijving acties
- Registreren van het verzoek tot verstrekking van (items uit het) begeleidings-
dossier
Een andere instelling doet een verzoek (eventueel via een selfservice-functie) tot
het aanleveren van bepaalde items uit het begeleidingsdossier van een bepaalde
deelnemer. De aanvrager (inclusief e-mailadres), de aanvragende instelling en de
betreffende deelnemer worden vastgelegd.
- Verwerken verzoek (aanvinken van benodigde items)
Vervolgens wordt vastgesteld welke items uit het begeleidingsdossier gewenst
zijn. Hierbij kan worden gekozen uit een vaste set itemgroepen, waaronder ook
de zorggegevens. In het geval van een selfservice mogelijkheid kan de aanvrager
zelf de gewenste itemgroepen selecteren, in de andere gevallen interpreteert de
instelling de vraag en selecteert de van toepassing zijnde itemgroepen.

206. 46 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
- Inzage en accordering door deelnemer
Nadat een verzoek is ingediend, wordt de deelnemer daarvan op de hoogte
gesteld. De deelnemer heeft vervolgens inzage in de gevraagde itemgroepen, en
de aanvragende instelling. De deelnemer kan het verzoek accorderen, waarbij hij
per itemgroep toestemming kan geven voor de uitwisseling van die gegevens.
- Aanmaken van het bericht
Afhankelijk van de verzoekende instelling wordt een uitwissellingsbericht of een
leesbaar bericht aangemaakt. Dit bericht bevat een index met de geselecteerde
itemgroepen, met in elke groep een lijst met items. Deze items kunnen bestaan
uit een aantal informatievelden en een gekoppeld document. De gekoppelde docu-
menten zijn als een bijlage aan het bericht gekoppeld. In het geval van een Triple
A-instelling is dit een XML-bericht dat geautomatiseerd kan worden ingelezen. In
het geval van een niet-Triple A-instelling, zal het een leesbare index zijn met een
bijbehorende set documenten.
- Notificeren verzoekende partij dat bestand klaar staat
Wanneer het bericht is aangemaakt wordt de aanvrager gemeld dat het klaar-
staat. De aanvrager kan het bericht vervolgens ophalen bij de instelling.
Resultaat
De relevante begeleidingsgegevens staan klaar om op een BEVEILIGDE manier te
kunnen worden gedownload.
Frequentie
Voor verbintenis 0 tot ca 2/3 keer. Na verbintenis incidenteel (0 tot 1 keer per jaar).
Werkopdrachten
Geen.

207. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 47
Activiteitendiagram
Functies
- Vastleggen exportverzoek Begeleidingsdossier
- Accordering exportverzoek Begeleidingsdossier
- Maak bericht Begeleidingsdossier
- Ophalen bericht Begeleidingsdossier

208. 48 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
VERWERVEN BEGELEIDINGSDOSSIER(-ITEMS)
Vanuit het aanmeldingsformulier, intakegesprek en/of tijdens begeleiding kan blij-
ken dat het noodzakelijk is aanvullende gegevens van een deelnemer op te vragen
bij een externe partij. Hiertoe moet een verzoek tot het verstrekken van zorg-
gegevens aan een externe partij worden gericht en indien nodig de toestemming
van deelnemer of zijn/haar verzorger. Bij ontvangst van de zorggegevens moeten
deze geschikt worden gemaakt voor intern gebruik.
Use case
Vanuit het aanmeldingsformulier, intakegesprek(ken) en/of tijdens de begeleiding
blijkt dat het noodzakelijk is om aanvullende gegevens op te vragen bij een externe
partij.
Actoren
- Deelnemer/Ouders
- Externe partij
• Vb. docenten/decanen/mentoren van toeleverende scholen
• Vb. begeleiders van hulpverleningsorganisaties
• Vb. leerplicht
- Interne partij (dossierbeheerders)
• Vb. intakers - trajectbegeleiders ROC - AOC
• Vb. medewerkers deelnemersadministratie
Doel
Het verwerven van items voor het begeleidingsdossier van externe partijen (voor-
namelijk andere instellingen).
Beschrijving acties
- Verzoek tot verstrekken van gegevens aan andere instelling
De instelling doet een verzoek aan een andere instelling tot het verstrekken van
bepaalde items uit het begeleidingsdossier van een bepaalde deelnemer. Als
gevolg van dit verzoek zal de andere instelling een bericht klaarzetten, waarin
het gevraagde deel van het begeleidingsdossier is opgenomen. Zodra het bericht
klaarstaat zal dit (waarschijnlijk) worden gemeld aan de aanvragende instelling.
- Ophalen klaargezette bestand
Afhankelijk van de voorzieningen bij de andere instelling kan het bericht daar wor-
den opgehaald of wordt het per email verzonden.

209. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 49
- Verwerken bericht met begeleidingsdossier(items). Dit kan op twee manieren
plaatsvinden, afhankelijk of het een andere Triple A-instelling betreft of niet.
• Triple A-formaat: In dit geval kan het bericht automatisch worden ingelezen en
wordt het begeleidingsdossier van de betreffende deelnemer aangevuld met de
gegevens en documenten in het aangeleverde dossier.
• Non Triple A-formaat: In dit geval wordt het bericht handmatig verwerkt. Een
medewerker analyseert de inhoud van het bericht ik besluit welke gegevens op
welke wijze worden verwerkt in het begeleidingsdossier. Het beheren van het
begeleidingsdossier maakt onderdeel van de Begeleiding en is hier buiten scope.
Resultaat
- Begeleidingsdossier van de deelnemer is aangevuld met de extern verkregen
items.
Frequentie
Voor verbintenis 0 tot ca 2/3 keer. Na verbintenis incidenteel (0 tot 1 keer per jaar).
Werkopdrachten

210. 50 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Activiteitendiagram
Functies
- Inlezen Bericht Begeleidingsdossier
- Verwerken Bericht Begeleidingsdossier

211. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 51
FUNCTIES
MAAK BERICHT
Ondersteunt use cases
- Use Case: Import overdrachtsdossier
• Activiteit: Initiëren import overdrachtsdossier (Verzoek dossieroverzicht bericht
en Verzoek dossier bericht)
- Use Case: Export overdrachtsdossier
• Activiteit: Maak CUP bericht uit KRD (Dossierbericht)
- Use Case: Verwijderen overdrachtsdossier van CUP
• Activiteit: Maak bericht (Verzoek dossier-overzicht bericht)
• Activiteit: Maak bericht (Verzoek verwijderen overdrachtsdossier bericht)
- Use Case: Tonen overdrachtsdossier
• Activiteit: Maak bericht (Verzoek overdrachtsdossier bericht)
• Activiteit: Maak bericht (Verzoek dossier in PDF formaat bericht)
- Use Case: Verzenden plaatsingsbericht CUP
• Activiteit: Maak bericht (Plaatsingsbericht)
- Use Case: Opvragen berichten CUP
• Activiteit: Maak bericht (Verzoek klaarstaande berichten)
Doel
Een bericht aanmaken dat verstuurd kan worden naar het CUP.
Functiesoort
- Niet-interactief
Korte beschrijving
Op basis van het onderwijsnummer van een deelnemer en het soort bericht wordt
er een bericht gemaakt dat verzonden kan worden naar het CUP.
Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking
Invoer
- Onderwijsnummer van de deelnemers waarvoor bericht aangemaakt moet worden
- Aanduiding van type bericht dat moet worden aangemaakt
• Plaatsingsbericht

212. 52 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
• Dossierbericht
• Verzoek dossier bericht
• Verzoek export dossier oude school bericht
• Verzoek dossier in PDF-formaat bericht
• Verzoek dossier-overzicht bericht
• Verzoek klaarstaande berichten bericht
• Verzoek verwijderen overdrachtsdossier
- Afhankelijk van het soort bericht een aantal aanvullende gegevens, zoals de iden-
tificatie van het gewenste overdrachtsdossier.
Uitvoer
- Bericht dat naar het CUP kan worden verzonden.
Proces
1. De standaardgegevens voor een bericht aan het CUP worden bepaald.
• Afzender (identificatie van de school)
• Geadresseerde (identificatie van het CUP)
• Identificatie van het berichttype
• Versie van de gebruikte berichtdefinitie
• Uniek referentienummer
• Datum en tijd informatie
2. De voor het bericht benodigde gegevens worden geselecteerd uit de kernregis-
tratie. Afhankelijk van het bericht worden de voor dat bericht relevante gegevens
geselecteerd:
Plaatsingsbericht
- Identificatie van de school (BRIN-code)
- Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)
- Identificatie van de opleiding(en) (Nu nog de CFI-Elementcode van de opleidings-
richting, in de toekomst wellicht het verbintenisgebied)
Dossierbericht
- Het volledige leerdossier, bestaand uit basisgegevens, schoolloopbaan, leerresul-
taten, begeleiding, stage en overige gegevens
- De data van aanvang en einde van de bezwaarperiode
- Een digitale handtekening
Verzoek dossier bericht
- Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)

213. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 53
- Identificatie van het gewenste leerdossier (dossiernummer). Dit is optioneel, als
dit niet gespecificeerd is wordt het meeste recente dossier gevraagd
- Aanduiding van de gewenste status van het leerdossier (definitief, voorlopig of
willekeurig)
Verzoek export dossier oude school bericht
- Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)
Verzoek dossier in PDF-formaat bericht
- Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)
- Identificatie van het gewenste leerdossier (dossiernummer). Dit is optioneel, als
dit niet gespecificeerd is wordt het meeste recente dossier gevraagd
- Aanduiding van de gewenste status van het leerdossier (definitief, voorlopig of
willekeurig)
Verzoek dossier-overzicht bericht
- Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)
Verzoek klaarstaande berichten bericht
- Aanduiding van de gewenste status van de berichten (alleen nieuw of alle)
Verzoek verwijderen overdrachtsdossier
- Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)
- Identificatie van het leerdossier dat dient te worden verwijder(dossiernummer)
3. De geselecteerde gegevens worden gestructureerd conform het afgesproken
berichtformaat met het CUP
4. Het bericht wordt klaargezet voor verzending middels de functie Verzend bericht
Gegevens
Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).

214. 54 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
VERZEND BERICHT
Ondersteunt use cases
- Use Case: Import overdrachtsdossier
• Activiteit: Initiëren import overdrachtsdossier (Verzoek dossieroverzicht bericht
en Verzoek dossier bericht)
- Use Case: Export overdrachtsdossier
• Activiteit: Verzen bericht CUP (Dossierbericht)
- Use Case: Verwijderen overdrachtsdossier van CUP
• Activiteit: Verzend bericht (Verzoek dossier-overzicht bericht)
• Activiteit: Verzend bericht (Verzoek verwijderen overdrachtsdossier bericht)
- Use Case: Tonen overdrachtsdossier
• Activiteit: Verzend bericht (Verzoek dossier-overzicht bericht)
• Activiteit: Verzend bericht (Verzoek dossier in PDF-formaat bericht)
- Use Case: Verzenden plaatsingsbericht CUP
• Activiteit: Verzend bericht (Plaatsingsbericht)
- Use Case: Opvragen berichten CUP
• Activiteit: Verzend bericht (Verzoek klaarstaande berichten)
Doel
Het daadwerkelijk verzenden van een bericht naar het CUP, nadat het is aange-
maakt in de functie Maak bericht.
Functiesoort
- Niet-interactief
Korte beschrijving
- In de functie Maak bericht is een bericht aangemaakt voor het CUP
- Er wordt verbinding gemaakt met het CUP en het bericht wordt verzonden.
- Er wordt een ontvangstbevestiging ontvangen van het CUP.
Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking
Invoer
- Bericht dat is aangemaakt door de functie Maak bericht-CUP. Dit is een van de
volgende typen berichten.

215. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 55
• Plaatsingsbericht
• Dossier bericht
• Verzoek import bericht
• Verzoek export dossier oude school bericht
• Verzoek dossier in PDF-formaat bericht
• Verzoek dossier-overzicht bericht
• Verzoek klaarstaande berichten bericht
• Verzoek verwijderen overdrachtsdossier
Uitvoer
- Ontvangstbevestiging van het CUP
• Indien succesvol: ontvangstbevestiging
• Indien niet succesvol: vastleggen foutmelding in een logbestand
Proces
Deze functie wordt gestart, zodra er een bericht is aangemaakt door de functie
Maak bericht.
1. Het aangemaakte bericht wordt aangeboden aan het CUP, door een service van
het CUP aan te roepen.
2. Er wordt gewacht totdat het CUP een bevestigingsbericht terugstuurt, middels de
functie Ontvang bericht
• Als er een bevestigingsbericht wordt ontvangen is er geen actie nodig
• Als er binnen een bepaalde periode geen bevestigingsbericht wordt ontvangen,
of er wordt een foutbericht ontvangen, dan wordt dit gelogd zodat er actie op
kan worden ondernomen
Gegevens
Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).
ONTVANG BERICHT
Ondersteunt use cases
- Use Case: Import overdrachtsdossier
• Activiteit: Initiëren import overdrachtsdossier (Dossieroverzicht bericht)
• Activiteit: Ontvang bericht CUP (Dossier bericht)
- Use Case: Export overdrachtsdossier
• Activiteit: Verzend bericht CUP (Bevestigingsbericht)

216. 56 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
- Use Case: Verwijderen overdrachtsdossier van CUP
• Activiteit: Ontvang bericht (Dossieroverzicht bericht)
• Activiteit: Ontvang bericht (Bevestigingsbericht)
- Use Case: Tonen overdrachtsdossier
• Activiteit: Ontvang bericht (Dossieroverzicht bericht)
• Activiteit: Ontvang bericht (Dossier in PDF-formaat bericht)
- Use Case: Verzenden plaatsingsbericht CUP
• Activiteit: Ontvang bericht (Bevestigingsbericht)
- Use Case: Opvragen berichten CUP
• Activiteit: Ontvang bericht (Klaarstaande berichten)
Doel
Het naar aanleiding van een verzonden verzoek ontvangen van een bericht van het
CUP. Het initiatief gaat altijd uit van de instelling, dus er wordt alleen een bericht
ontvangen in reactie op een verzoek van de instelling.
Functiesoort
- Niet-interactief.
Korte beschrijving
Middels de functie Verzend bericht is er een verzoek gedaan aan het CUP. Als reac-
tie op dat verzoek wordt een antwoord verstuurd door het CUP. Afhankelijk van het
type verzoek is dit een van de volgende berichten.
- Bevestigingsbericht
- Foutmeldingsbericht
- Dossier bericht
- Dossier in PDF-formaat bericht
- Dossier-overzicht bericht
- Klaarstaande berichten bericht
Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking
Invoer
Geen.
uitvoer
Een van het CUP ontvangen bericht

217. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 57
Proces
De functie wordt gestart nadat middels de functie Verzend bericht een bericht is
verzonden aan het CUP, waarop een antwoord wordt verwacht.
- Naar aanleiding van een Plaatsingsbericht, Dossierbericht, Verzoek export dossier
oude school bericht en Verzoek verwijderen overdrachtsdossier wordt een Bevesti-
gingsbericht ontvangen
- Naar aanleiding van een Verzoek dossierbericht wordt een Dossierbericht (in XML)
ontvangen
- Naar aanleiding van een Verzoek dossier in pdf-formaat bericht wordt een Dos-
sierbericht (in PDF) ontvangen
- Naar aanleiding van een Verzoek dossier-overzicht bericht wordt een dossier-
overzicht ontvangen
- Naar aanleiding van een Verzoek klaarstaande berichten bericht wordt een Klaar-
staande berichten bericht ontvangen
1. Het bericht wordt ontvangen van het CUP, als reactie (respons) op de service
waarmee een bericht is verzonden.
2. Het bericht wordt opgeslagen zodanig dat het kan worden verwerkt.
3. De functie Verwerk bericht wordt aangeroepen zodat het bericht wordt verwerkt.
Gegevens
Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).
SELECTEREN GEWENSTE DOSSIERS
Ondersteunt use cases
- Use Case: Import overdrachtsdossier
• Activiteit: Initiëren import overdrachtsdossier
- Use Case: Verwijderen overdrachtsdossier van CUP
• Activiteit: Selecteren gewenste dossiers
- Use Case: Tonen overdrachtsdossier
• Activiteit: Selecteren gewenste dossiers

218. 58 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Doel
Het maken van een keuze uit de beschikbare dossiers van een bepaalde deelnemer,
ten behoeve van daarop volgende acties (zoals het importeren, verwijderen of
tonen van een dossier.
Functiesoort
- Interactief.
Korte beschrijving
- Nadat van het CUP een overzicht van beschikbare dossier van een bepaalde deel-
nemer is ontvangen, wordt dit overzicht getoond.
- Uit het getoonde overzicht kan één bepaald dossier worden geselecteerd
- Voor het betreffende dossier wordt de vervolgactie gestart (importeren, verwijde-
ren of tonen)
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Van een deelnemer zijn alle beschikbare overdrachtsdossiers opgevraagd bij het CUP.
Interface-elementen:
- Een beperkt aantal kenmerken van de deelnemer worden getoond, alleen ter
informatie (1)
- Van deze deelnemers wordt de lijst van beschikbare overdrachtsdossiers getoond,
bestaande uit een dossiernummer, de datum waarop het dossier aan het CUP is
aangeboden, en de naam van de instelling waar het dossier van afkomstig is (2)
- Elke dossier bevat een mogelijkheid om dat dossier te selecteren (3)
- Er is een mogelijkheid om voor het geselecteerde dossier de bijbehorende actie te
starten.
Controles door ICT-systeem
Controles bij interface-element 3:
- Er kan slechts één dossier worden geselecteerd
Controles bij interface-element 4:
- Er moet (minstens) één dossier geselecteerd zijn
Acties door ICT-systeem
Acties bij interface-element 2:
- Sorteren: De initiële sortering is op dossiernummer, dit kan worden gewijzigd naar
datum of instelling

219. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 59
- Filteren: Er kan worden gefilterd op datum of instelling waar het dossier van
afkomstig is
Acties bij interface-element 3:
- Initieel is het meest recente dossier geselecteerd. Er kan een andere dossier wor-
den geselecteerd. De selectie van het eerdere dossier vervalt dan.
Acties bij interface-element 4:
- Eén van de volgende acties kan worden gestart, afhankelijk van de context waarin
de functie is gestart:
• Starten van de import van het betreffende dossier (functie Maak bericht (Ver-
zoek dossierbericht))
• Starten van het verwijderen van het betreffende dossier (functie Maak bericht
(Verzoek verwijderen overdrachtsdossier))
• Starten van het als PDF-tonen van het betreffende dossier (functie Maak bericht
(Verzoek dossier in PDF-formaat))
Gegevens
- Beschikbare dossier per deelnemer
- Voor de verschillende berichtdefinities, zie gegevensset en Functioneel Ontwerp
ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).
VERWERK BERICHT
Ondersteunt use cases
- Use Case: Import overdrachtsdossier
• Activiteit: Verwerk bericht in KRD (Dossierbericht)
- Use Case: Export overdrachtsdossier
• Activiteit: Verzend bericht CUP (Bevestigingsbericht)
- Use Case: Verwijderen overdrachtsdossier van CUP
• Activiteit: Verwerk bericht (Bevestigingsbericht)
- Use Case: Tonen overdrachtsdossier
• Activiteit: Verwerk bericht (Dossier-overzicht bericht)
• Activiteit: Verwerk bericht (Dossier in PDF-formaat bericht)

220. 60 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
- Use Case: Verzenden plaatsingsbericht CUP
• Activiteit: Verwerk bericht (Bevestigingsbericht)
- Use Case: Opvragen berichten CUP
• Activiteit: Verwerk bericht (Klaarstaande berichten)
Doel
Het verwerken van een ontvangen bericht, bijvoorbeeld door de inhoud van het
bericht te verwerken in de kernregistratie.
Functiesoort
- Niet-interactief
Korte beschrijving
Nadat een bericht is ontvangen van het CUP moet dit verwerkt worden. De verwer-
king bestaat uit het verwerken van de gegevens in het bericht in de kernregistratie
deelnemers en/of het klaarzetten van gegevens uit het bericht voor de volgende
stap in de verwerking.
Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking
Invoer
Een ontvangen bericht.
Uitvoer
Afhankelijk van het type bericht één van de onderstaande:
- Bijgewerkte gegevens in de kernregistratie
- Vastgelegd dossier in bestandsvorm (PDF)
- Vastgelegde foutmelding (in logbestand)
- (Tijdelijke) Geregistreerd overzicht met dossiers
- (Tijdelijke) Geregistreerd overzicht met berichten
Proces
De verwerking start als middels de functie Ontvang bericht een bericht is ontvangen
van het CUP.
1. Het bericht wordt gecontroleerd, en er wordt vastgesteld om welk type bericht
het gaat
2. Afhankelijk van het type bericht wordt de bijbehorende actie uitgevoerd.

221. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 61
- Bevestigingsbericht
• In de registratie van verzonden berichten wordt aangegeven dat het bericht
(waaraan in het bevestigingsbericht wordt gerefereerd) is bevestigd.
- Foutmeldingsbericht
• In de registratie van verzonden berichten wordt aangegeven dat het bericht
(waaraan in het foutbericht wordt gerefereerd) niet is bevestigd.
• Er wordt een melding gemaakt in een logbestand
- Dossier bericht
• De inhoud van het dossier wordt verwerkt in de kernregistratie deelnemers
• De identificerende gegevens van het dossier (dossiernummer) en datum/tijd
van de verwerking worden gerigistreerd, zodat kan worden vastgesteld welk(e)
versie(s) van dossier(s) van een bepaalde deelnemer zijn verwerkt in de kernre-
gistratie
- Dossier in pdf-formaat
• Het PDF-bestand wordt uit het bericht gehaald
• Het PDF-bestand wordt tijdelijk opgeslagen zodat het kan worden opgepakt
door de functie Tonen overdrachtsdossier als PDF
- Dossier-overzicht
De lijst van beschikbare dossiers wordt geregistreerd, zodat deze kan worden ge-
toond door de functie Selecteren gewenste dossiers
- Klaarstaande berichten
• De lijst met beschikbare berichten wordt geregistreerd, zodat deze kan worden
getoond door de functie Tonen berichten CUP
Gegevens
Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).
Opmerking
Het verwerken van berichten vindt altijd plaats per bericht. Berichten zonder dos-
sier worden verwerkt in een log. Bij het verwerken van een individueel bericht, dat
niet ontstaan is uit een batch-opdracht, is het wenselijk om een melding van een
‘bericht zonder een dossier’ te verwerken tot een melding op het scherm.

222. 62 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
SAMENSTELLEN LIJST DEELNEMERNUMMERS
Ondersteunt use cases
- Use case: Import overdrachtsdossier
- Use case: Export overdrachtsdossier
Doel
Maken van een lijst van deelnemernummers waarop een batch-actie moet worden
uitgevoerd.
Functiesoort
- Interactief.
Korte beschrijving
Dit is een interactieve functie waarmee één of meerdere deelnemers kunnen wor-
den geselecteerd.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Het scherm bestaat uit de volgende drie onderdelen.
- Zoeken en tonen deelnemer(s) (1)
• Er kunnen een aantal zoekcriteria worden opgegeven (Onderwijsnummer, naam,
woonplaats, verbintenisgebied)
• Alle deelnemers die aan de zoekcriteria voldoen worden getoond.
• Bij elke geselecteerde deelnemer is er de mogelijkheid om deze te markeren
voor verwerking
- Tonen geselecteerde deelnemers (2)
• Elke deelnemer die is in het zoekgedeelte wordt gemarkeerd wordt in deze lijst
opgenomen
• Bij elke deelnemer is er de mogelijkheid om deze uit de lijst te verwijderen
- Starten van de verwerking (3)
• Voor elke deelnemer is de lijst van te gemarkeerde deelnemers wordt de ver-
volgactie gestart middels een link/button.
Controles
Geen specifieke interface-controles, anders dan de autorisaties.

223. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 63
Acties
Acties bij interface-element 1:
- Starten van de zoekacties (de zoekactie wordt op basis van de criteria gestart, en
de gevonden deelnemers worden getoond)
- Markeren van een deelnemer(de betreffende deelnemer wordt op het scherm
gemarkeerd)
- Bevestigen van de markering (alle gemarkeerde deelnemers worden overgebracht
naar de lijst met gemarkeerde deelnemers (interface-element 2)
Acties bij interface-element 2:
- Verwijderen van een deelnemer uit de lijst met gemarkeerde deelnemers
Acties bij interface-element 3:
- Starten van de activiteit. De vervolgactie wordt gestart voor elke markeerde
deelnemer die in de lijst met gemarkeerde deelnemers (interface-element 2)
voorkomt.
Gegevens
Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).
KENNISGEVING DEELNEMER EXPORT OVERDRACHTSDOSSIER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Exporteren overdrachtsdossier
• Activiteit: Verzend Bericht-CUP
Doel
Als er een export van het overdrachtsdossier naar CUP is gegaan wordt de deelne-
mer geïnformeerd over het feit dat zijn overdrachtsdossier is verzonden.
Functiesoort
- Niet-interactief
Korte beschrijving
- Er wordt een bericht aan de deelnemer gestuurd
• Dit bericht wordt indien mogelijk per email aan de deelnemer verzonden
• Als elektronisch verzenden niet mogelijk is, dan wordt een brief afgedrukt zodat
deze per post kan worden verzonden.

224. 64 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking
Invoer
geen
Uitvoer
- Bericht aan de deelnemer dat er een overdrachtsdossier export is gedaan
Proces
Het proces start naar aanleiding van het feit dat een overdrachtsdossier is ver-
stuurd aan het CUP. Zodra er een Bevestigingsbericht van het CUP is ontvangen
wordt de brief aangemaakt en verzonden.
1. Aanmaken van de tekst aan de deelnemer. Hierin wordt het volgende vermeld:
• De mededeling dat het overdrachtsdossier is verstrekt aan het CUP, en op welke
datum
• Waar/hoe het overdrachtsdossier is in te zien (op het CUP, en als dat niet moge-
lijk is bij de school)
• De procedure om bezwaar te maken
• De duur van de bezwaarperiode
2. Verzenden van de tekst aan de deelnemer
• Verzending bij voorkeur per email, als het e-mailadres van de deelnemer bij de
instelling bekend is
• Als dat niet mogelijk is wordt een brief afgedrukt die kan worden verzonden per
post
Gegevens
De data m.b.t. de bezwaarperiode worden afgeleid uit de data die in het bevesti-
gingsbericht zijn opgenomen. Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie
1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).
TONEN OVERDRACHTSDOSSIER ALS PDF
Een bepaald dossier is opgehaald van het CUP in PDF-formaat. Met deze functie kan
dat dossier worden getoond in PDF-formaat en eventueel worden afgedrukt.
Deze functie wordt gestart direct na het opvragen van het PDF-dossier van het CUP,
of direct vanuit een scherm met deelnemergegevens in de kernregistratie.

225. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 65
De deelnemer hoeft dus niet meer te worden geselecteerd.
Het PDF-bestand is al middels de functie Verwerk Bericht klaargezet.
Ondersteunt use cases
- Use Case: Tonen overdrachtsdossier
Doel
Het tonen van een van CUP ontvangen PDF met het overdrachtsdossier als inhoud.
Functiesoort
- Interactief.
Korte beschrijving
Gebruikersinterface
Als deze functies wordt gestart, is de deelnemer al geselecteerd en het dossier is al
in PDF-formaat beschikbaar.
De gebruikersinterface betreft een scherm waarop het dossier in PDF-formaat wordt
getoond en eventueel kan worden afgedrukt.
Interface-elementen:
- Tonen van het dossier in PDF-formaat (1)
- Afdrukken van het dossier in PDF-formaat (2)
Controles door ICT-systeem
Controles bij interface-element 1 en 2:
- Er dient een PDF dossier van de betreffende deelnemer beschikbaar te zijn
Acties door ICT-systeem
Acties bij interface-element 2:
- Afdrukken van het PDF-dossier
Gegevens
Dossier in PDF-formaat conform de ELD-gegevensset. Zie gegevensset en Functio-
neel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).

226. 66 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
TONEN BERICHTEN CUP
Ondersteunt use cases
- Use Case: Opvragen berichten CUP
• Activiteit: Berichten tonen
• Activiteit: Berichten afhandelen
Doel
Als er een bericht met klaarstaande berichten van het CUP is ontvangen, worden
deze berichten getoond en kan de bijpassende actie worden ondernomen. Dit bete-
kent dat de functies behorende bij de Use Cases Import overdrachtsdossier, Export
overdrachtsdossier of Verwijderen overdrachtsdossier van CUP kunnen worden
gestart.
Functiesoort
- Interactief.
Korte beschrijving
Er is een bericht Klaarstaande berichten van het CUP ontvangen. Deze functie toont
deze berichten en geeft de gebruiker de mogelijkheid de bijbehorende actie te
starten.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Middels de functie Verwerk Bericht (Klaarstaande bericht) zijn de klaarstaande
berichten die van het CUP zijn ontvangen, ingelezen. Deze functie biedt een scherm
waarop deze klaargezette berichten kunnen worden getoond en de bijbehorende
actie (indien nodig en gewenst) kan worden gestart.
Interface-elementen:
- De door het CUP klaargezette berichten (de inhoud van de postbus) wordt in een
overzicht getoond (1)
- Indien gewenst kan elk bericht in meer detail getoond worden (2)
- De bij het bericht behorende actie kan worden gestart (3)
Controles door ICT-systeem
Controles bij interface-element 3.
- Alleen de bij het type bericht behorende actie kan worden gestart.

227. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 67
Acties door ICT-systeem
Acties bij interface-element 3
- Wanneer het een bericht betreft m.b.t. de aanwezigheid van een dossier, waarvoor
door deze instelling een bericht Verzoek export dossier oude school is gedaan, dan
kan de import van dat dossier worden gestart.
- Wanneer het een bericht betreft m.b.t. een Verzoek export oude dossier oude
school van een andere school, dan kan de export van dat dossier worden gestart.
- Wanneer het een bericht betreft, waarin het schakelpunt verzoek een bepaald
dossier te verwijderen, dan kan het verwijderen van een overdrachtsdossier wor-
den gestart
Gegevens
Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).
VASTLEGGEN EXPORTVERZOEK OVERDRACHTSDOSSIER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Export overdrachtsdossier-AAA
• Activiteit: Identificatie verzoek(er)
• Activiteit: Vaststellen Deelnemer
• Activiteit: Indienen exportverzoek overdrachtsdossier-AAA
• Activiteit: Verzenden notificatie verzoek aan Deelnemer
Doel
Het verwerken van het verzoek van een andere Triple A-instelling om het over-
drachtsdossier van een deelnemer beschikbaar te stellen.
Functiesoort
- Interactief.
Korte beschrijving
Een andere Triple A-instelling doet een verzoek om het overdrachtsdossier van een
deelnemer beschikbaar te stellen. De identiteit van de verzoeker moet vastgelegd
zijn/worden (in een gekoppeld up to date CRM-systeem). Het verzoek kan gericht
zijn aan een administratief medewerker die vervolgens het verzoek afhandelt (zo
nodig worden de gegevens van de verzoeker vastgelegd).
Het verzoek kan ook door de andere instelling door een geautoriseerd self-service
systeem direct ingevoerd worden (als de identiteit van de verzoeker al vaststaat).
Van het verzoek wordt vastgelegd:

228. 68 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
- de gegevens van de betreffende andere Triple A-instelling
- in ieder geval moet bekend zijn het e-mailadres waar de notificatie naar toe ge-
zonden kan worden.
- het sleutelgegeven van de deelnemer waarover het verzoek gaat
Als het verzoek is vastgelegd krijgt de deelnemer een berichtje dat er een verzoek
tot export van zijn overdrachtsdossier is gedaan, en dat hij (of ouder/verzorger) dit
verzoek moet accorderen.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
- Identificatie verzoeker
• Indien de administratief medewerker het verzoek afhandelt:
! Scherm om gegevens verzoekende externe partij op te roepen vanuit CRM. (1)
! Relevante bekende gegevens worden getoond
• Indien externe partij verzoek doet via self-service systeem:
! Externe partij logt in (2)
- Identificatie betreffende deelnemer
• Sleutelveld kan ingevuld worden (3)
• Scherm met deelnemergegevens wordt getoond
- Vastleggen inhoud verzoek (4)
• Datum Verzoek
• Reden Verzoek
• Vastleggen gegevens / Verzoek bevestigen
Controles
Controles bij interface element 1:
- Verzoeker moet als relatie (in CRM) bekend zijn
- E-mailadres is verplicht
Controles bij interface element 2:
- Inlogautorisatie
Controles bij interface element 3:
- Deelnemer moet bekend zijn
Controles bij interface element 4: - geen

229. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 69
Acties
Acties bij interface element 1:
- Selectie identiteit verzoeker uit CRM-systeem
- Indien verzoeker niet aanwezig aparte functionaliteit activeren om gegevens ver-
zoeker in CRM-systeem te brengen.
Acties bij interface element 2:
- Inloggen verzoeker in self-service systeem. Check of identiteit van verzoeker
bekend is.
Acties bij interface element 3:
- Invoer deelnemersleutel
- Tonen inhoud van het overdrachtsdossier van de betreffende deelnemer
Acties bij interface element 4:
- Bevestigen Invoer
- Bericht zenden aan deelnemer
Gegevens
Gegevensset: Identificatie verzoeker
Attributen: - Gebruikersnaam
- Wachtwoord
- Naam Verzoeker
- Naam Instelling
Gegevensset: Verzoek
Attributen: - ID-verzoek
- ID-aanvrager
- Deelnemersleutel
- Datum verzoek
- Reden van het verzoek
- Gemarkeerde itemgroepen begeleidingsdossier
Gegevensset: Relatie
Dit betreft een relatie in het relatiebeheersysteem/CRM
Voor deze set zijn de volgende Attributen relevant:
- ID-relatie
- Naam instelling
- E-mailadres

230. 70 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
OPHALEN BERICHT OVERDRACHTSDOSSIER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Export overdrachtsdossier-AAA
• Activiteit: Importeren overdrachtsdossier-AAA
Doel
Een andere Triple A-instelling de mogelijkheid bieden om het door hem aange-
vraagd overdrachtsdossier op te halen.
Functiesoort
- Interactief.
Korte beschrijving
Een andere Triple A-instelling heeft een overdrachtsdossier van een bepaalde
deelnemer aangevraagd. Zodra dit dossier daadwerkelijk is klaargezet (middels de
functie maak bericht-AAA) dan heeft de aanvragende instelling daar een notificatie
van gekregen. Middels deze functie kan de aanvragende instelling het bericht daad-
werkelijk ophalen.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Dit is een download functie of -site waarop aanvragers van een andere Triple A-
instelling een klaarstaand overdrachtsdossier kunnen ophalen.
Functionaliteit:
- Inloggen op de download site (1)
Dit is een standaard wachtwoordcontrole voor een gebruiker van een andere Triple
A-instelling die is geautoriseerd om een overdrachtsdossier aan te vragen en op te
halen.
- Selecteren klaargezet bestand (2)
Er wordt een overzicht gegeven van de bestanden die voor deze gebruiker (vaak
de contactpersoon van de gehele instelling of een hele opleiding binnen de instel-
ling) klaarstaan.
- Autorisatie voor het betreffende bestand (3)
Wanneer de gebruiker een bepaald bestand heeft geselecteerd, kan gevraagd worden
om een specifieke code ter beveiliging van dat specifieke bestand. Deze code is opge-
nomen in de notificatie met m.b.t. dit dossier die de aanvrager heeft ontvangen.
- Het ophalen (downloaden) van het bestand (4)
Een button of link waardoor het ophalen/downloaden daadwerkelijk wordt gestart.

231. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 71
Controles
Controles bij interface-element 1:
- Standaard wachtwoordcontrole
Controles bij interface-element 3:
- Dit is een optionele controle die het mogelijk maakt om een extra code/wacht-
woord te koppelen aan een op te halen bestand. Deze code is dan in de notificatie
kenbaar gemaakt, en zorgt ervoor dat alleen de gebruiker die de notificatie heeft
ontvangen het bestand kan ophalen.
Acties
Acties bij interface-element 2:
- De mogelijkheid om één van de beschikbare dossiers te selecteren en het autori-
seren van dit bestand en het ophalen daarvan te starten
Acties bij interface-element 4:
- De mogelijkheid om het ophalen daadwerkelijk te starten. Het bestand wordt dan
overgebracht naar de omgeving van de andere instelling zodat het daar kan wor-
den verwerkt zoals beschreven in de use case Import overdrachtsdossier-AAA.
Gegevens
Overdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens
- Basisgegevens
- Schoolloopbaan
- Leerresultaten
- Begeleiding
- Stage
- Overige gegevens
Deze gegevensset omvat tenminste ook alle gegevens van het ELD.
VERWERK BERICHT IN KRD-AAA
Ondersteunt use cases
- Use Case: Importeren overdrachtsdossier-AAA
• Activiteit: Controle aanwezigheid gegevensset AAA
• Activiteit: Verwerk Bericht in KRD-AAA

232. 72 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Doel
Actualiseren van gegevens in de kernregistratie op basis van de gegevens in een
overdrachtsdossier dat middels de functie Ophalen bericht overdrachtsdossier is
opgehaald bij een andere Triple A-instelling.
Functiesoort
Niet-interactief.
Korte beschrijving
Omdat dit bericht van een andere Triple A-instelling afkomstig is, kan dit bericht au-
tomatisch worden verwerkt. Deze functie leest het ontvangen bericht in en verwerkt
de daarin aanwezige gegevens op de juiste plek in de kernregistratie.
Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking
Invoer
- Bericht overdrachtsdossier
Uitvoer
- Overdrachtsdossier verwerkt in de kernregistratie
- Statusoverzicht van de verwerking (foutmelding)
Proces
- Controle bericht
Het ontvangen overdrachtsdossier bericht wordt gecontroleerd op de juiste be-
richtstructuur en eventuele consistentieregels.
- Verwerken bericht
Het bericht wordt verwerkt in de kernregistratie. Velden die in de kernregistra-
tie al een waarde hebben worden daarbij niet overschreven, maar vermeld in het
statusoverzicht. De gegevens worden verwerkt in de identiteitgegevens, loop-
baangegevens en summatieve resultaten van de deelnemer.
Gegevens
Overdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens
- Basisgegevens
- Schoolloopbaan
- Leerresultaten
- Begeleiding
- Stage
- Overige gegevens
Deze gegevensset omvat tenminste ook alle gegevens van het ELD.

233. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 73
TONEN GEGEVENS OVERDRACHTSDOSSIER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Inzage en Accordering overdrachtsdossier door deelnemer
• Activiteit: Bekijken inhoud overdrachtsdossier
Doel
Het tonen van de inhoud van het overdrachtsdossier dat kan worden uitgewisseld
met een andere Triple A-instelling, zodat de deelnemer kan beoordelen of hij daar-
mee akkoord gaat.
Functiesoort
- Interactief.
Korte beschrijving
De deelnemer kan via een self-serviceomgeving of een portaal de inhoud van zijn
eigen overdrachtsdossier inzien.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm waarop voor de deelnemer inzichtelijk is welke informatie zich in zijn
eigen overdrachtsdossier bevindt en eventueel uitgewisseld zou kunnen worden met
een andere (Triple A-)instelling.
User-interface elementen:
- Een overzicht van de verschillende onderdelen waaruit zijn overdrachtsdossier
bestaat (1)
• Basisgegevens (w.o. adres en inschrijving)
• Schoolloopbaan
• Leerresultaten
• Begeleiding
• Stage
• Overige gegevens
Bij elk van deze gegevens is gemarkeerd of deze gegevens daadwerkelijk ook
aanwezig zijn, en of zij onderdeel uitmaken van een (eventuele) export van het
dossier naar een andere instelling.
- Per onderdeel de mogelijkheid om in te zoomen op de detailinformatie, voor zover
deze beschikbaar is. (2)
Niet elk onderdeel kent een mogelijkheid om de detailinformatie te zien.
- Een mogelijkheid om de accorderingsfunctie te starten (3)

234. 74 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Controles
Algemeen
- Een deelnemer kan uitsluitend zijn eigen dossier inzien
- Mutatie van gegevens is in deze functie niet mogelijk
Acties
Actie bij user-interface element 1:
- Elke onderdeel heeft de mogelijkheid om een optie “Details” te activeren, waar-
mee een vervolgscherm met detailinformatie wordt getoond
Actie bij user-interface element 3:
- De mogelijkheid om het vervolgscherm te starten, waarop de deelnemer zijn ak-
koord kan registreren middels de functie Markeren accordering deelnemer
Gegevens
Overdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens
- Basisgegevens
- Schoolloopbaan
- Leerresultaten
- Begeleiding
- Stage
- Overige gegevens
Deze gegevensset omvat tenminste ook alle gegevens van het ELD.
MARKEREN ACCORDERING DEELNEMER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Inzage en Accordering overdrachtsdossier door deelnemer
- Activiteit: Markeren accordering deelnemer
Doel
Nadat de deelnemer zijn dossier heeft kunnen bekijken, aangeven of hij met de
export daarvan naar een andere (Triple A-) instelling akkoord gaat.
Functiesoort
- Interactief.

235. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 75
Korte beschrijving
Middels de functie Tonen gegevens overdrachtsdossier heeft de deelnemer zijn dos-
sier kunnen bekijken. Dit scherm geeft hem de mogelijkheid om akkoord te geven
op de export daarvan aan een andere Triple A-instelling.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm waarop de inhoud van het te exporteren dossier is samengevat (in
categorieën), met de mogelijkheid om akkoord te geven op de export.
User-interface elementen
- Tonen van (een beknopte opsomming van) de inhoud van het overdrachtsdossier
en een korte uitleg van het doel van de export daarvan (1)
- De mogelijkheid om aan te geven daarmee akkoord te gaan en deze keuze vast te
leggen (2)
Controles
Controles bij user-interface element 1:
- De deelnemer moet altijd Tonen gegevens overdrachtsdossier hebben doorlopen
voordat de accordering kan plaatsvinden
- Er zijn geen mutaties mogelijk
Controles bij user-interface element 2:
- De keuze om akkoord te gaan staat altijd “uit”, ook als eerder akkoord is gegeven.
De deelnemer moet expliciet akkoord geven.
Acties
Acties bij user-interface element 2:
- Aanvinken van het akkoord en opslaan van de keuze.
Gegevens
Gegevensset: Accordering
Gegeven: Accordering
Attributen:
- ID-Verzoek
- Akkoord deelnemer per item j/n
- ID-Deelnemer (notificatie)

236. 76 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
MAAK BERICHT-AAA
Ondersteunt use cases
- Use Case: Exporteren overdrachtsdossier-AAA
• Activiteit: Maak bericht uit overdrachtsdossier-AAA uit KRD
• Activiteit: Verstuur notificatie exportbericht aan verzoeker
Doel
Een bericht met overdrachtsdossier genereren en klaarzetten zodat de aanvragende
instelling deze kan ophalen.
Functiesoort
- Niet-interactief.
Korte beschrijving
Een export van het overdrachtsdossier van een deelnemer wordt alleen gemaakt
naar aanleiding van de aanvraag van een andere Triple A-instelling en vervolgens
goedkeuring van de export door de deelnemer. Pas na deze goedkeuring wordt het
bericht daadwerkelijk gemaakt en wordt de aanvragende instelling op de hoogte
gesteld van het feit dat het bericht klaar staat.
Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking
Invoer
- Een door de deelnemer geaccordeerd exportverzoek overdrachtsdossier-AAA
Uitvoer
- Exportbericht overdrachtsdossier-AAA
- Signaal aan de verzoeker bij de andere Triple A-instelling dat het bericht klaar
staat
Proces
- Selecteren van de relevante gegevens
Alle relevantie gegevens voor het overdrachtsdossier-AAA bericht van de betref-
fende deelnemer worden geselecteerd
- Aanmaken van het bericht
Er wordt een standaard overdrachtsdossier -AAA bericht aangemaakt waarin deze
gegevens op een gestructureerde manier zijn opgenomen. Dit bericht is zodanig
gestructureerd dat het door elke Triple A-instelling kan worden ingelezen in de
eigen kernregistratie.

237. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 77
- Plaatsen bericht op downloadlocatie
Het bericht wordt op een locatie neergezet zodat deze kan worden opgehaald door
de betreffende andere Triple A-instelling. Dit is adequaat beveiligd zodat alleen
de aanvragende instelling de gegevens kan ophalen middels de functie Ophalen
bericht overdrachtsdossier
- Verzenden notificatie
Er wordt een notificatie aan de aanvragende instelling gestuurd waarin staat dat
het bericht klaarstaat, en hoe dit kan worden gedownload. Eventueel zijn hier
inloggegevens of een speciale code aan toegevoegd ter beveiliging.
Gegevens
Overdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens
- Basisgegevens
- Schoolloopbaan
- Leerresultaten
- Begeleiding
- Stage
- Overige gegevens
Deze gegevensset omvat tenminste ook alle gegevens van het ELD.
VASTLEGGEN EXPORTVERZOEK BEGELEIDINGSDOSSIER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Verstrekken Begeleidingsdossier(items)
• Activiteit: Identificatie verzoek(er)
• Activiteit: Vaststellen Deelnemer
• Activiteit: Selecteren Itemgroep(en) Begeleidingsdossier
• Activiteit: Notificatie verzoek aan Deelnemer
Doel
Het verwerken van het verzoek van een externe partij om een set van items uit
itemgroepen uit het begeleidingsdossier van een deelnemer beschikbaar te stellen.
Functiesoort
- Interactief.

238. 78 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Korte beschrijving
Een externe partij doet een verzoek om items uit itemgroepen uit het begeleidings-
dossier van een deelnemer beschikbaar te stellen. De identiteit van de verzoeker
moet vastgelegd zijn/worden (in een gekoppeld up to date CRM-systeem)
Het verzoek kan gericht zijn aan een administratief medewerker die vervolgens het
verzoek afhandelt (zo nodig worden de gegevens van de verzoeker vastgelegd).
Het verzoek kan ook door de externe partij door een geautoriseerd self-servicesys-
teem direct ingevoerd worden (als de identiteit van de verzoeker al vaststaat).
Van het verzoek wordt vastgelegd:
- De gegevens van de aanvragende partij
- In ieder geval moet bekend zijn het e-mailadres waar de notificatie naar toe
gezonden kan worden.
- Het sleutelgegeven van de deelnemer waarover het verzoek gaat
- De selectie van de benodigde itemgroepen uit het begeleidingsdossier.
Als het verzoek is vastgelegd krijgt de deelnemer een berichtje dat er een verzoek
tot export is en dat hij dit verzoek moet accorderen. Afhankelijk van de leeftijd van
de deelnemer: ouders/verzorgers moeten accorderen.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
- Identificatie verzoeker
• Indien de administratief medewerker het verzoek afhandelt:
! Scherm om gegevens verzoekende externe partij op te roepen vanuit CRM. (1)
! Relevante bekende gegevens worden getoond
• Indien externe partij verzoek doet via self-servicesysteem:
! Externe partij logt in (2)
- Identificatie betreffende deelnemer
• Sleutelveld kan ingevuld worden (3)
• Scherm met deelnemergegevens wordt getoond
- Vastleggen inhoud verzoek (4)
• Datum Verzoek
• Reden Verzoek
• Scherm met itemgroepen uit het begeleidingsdossier met per groep aanvink-
bare checkbox om itemgroepen te selecteren
• Vastleggen gegevens/Verzoek bevestigen

239. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 79
Controles
Controles bij interface element 1:
- Verzoeker moet als relatie (in CRM) bekend zijn
- E-mailadres is verplicht
Controles bij interface element 2:
- Inlogautorisatie
Controles bij interface element 3:
- Deelnemerrecord moet bekend zijn
Controles bij interface element 4:
- Geen
Acties
Acties bij interface element 1:
- Selectie identiteit verzoeker uit CRM-systeem
• Indien verzoeker niet aanwezig aparte functionaliteit activeren om gegevens
verzoeker in CRM-systeem te brengen.
Acties bij interface element 2:
- Inloggen verzoeker in self-servicesysteem. Check of identiteit van verzoeker
bekend is.
Acties bij interface element 3:
- Invoer deelnemersleutel
- Tonen itemgroepen uit begeleidingsdossier
Acties bij interface element 4:
- Selecteren van de gewenste items
- Invoer overige noodzakelijk velden
- Bevestigen Invoer
- Bericht zenden aan deelnemer
Gegevens
Gegevensset: Identificatie verzoeker
Attributen: - Gebruikersnaam
- Wachtwoord
- Naam Verzoeker
- Naam Instelling

240. 80 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Gegevensset: Begeleidingsdossier
Gegeven: BegeleidingsItemgroep
Attributen: - Titel Itemgroep
Gegevensset: Verzoek
Attributen: - ID-verzoek
- ID-aanvrager
- Deelnemersleutel
- Datum verzoek
- Reden van het verzoek
- Gemarkeerde itemgroepen begeleidingsdossier
Gegevensset: Relatie
Dit betreft een relatie in het relatiebeheersysteem/CRM
Voor deze set zijn de volgende Attributen relevant:
- ID-relatie
- Naam instelling
- E-mailadres
ACCORDERING EXPORTVERZOEK BEGELEIDINGSDOSSIER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Verstrekken Begeleidingsdossier(items)
• Activiteit: Accorderen export
Doel
Het verkrijgen van een akkoord van de deelnemer (of ouders/verzorgers) voor het
verstrekken van bepaalde items uit het begeleidingsdossier naar een externe partij.
Functiesoort
Interactief.
Korte beschrijving
Een verzoek van een externe partij om items uit itemgroepen van het begeleidings-
dossier van de deelnemer te verstrekken is kenbaar gemaakt aan de deelnemer.
De deelnemer kan via een self-service bij een verzoek per item aangeven of het
geëxporteerd mag worden.

241. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 81
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
- Een overzicht met export verzoeken (1)
Er kunnen meerdere exportverzoeken ter accordering aan de deelnemer zijn voor-
gelegd. Hiervan wordt een overzicht gegeven.
- Overzicht van een specifiek exportverzoek (2)
Als de deelnemer een verzoek opent verschijnt een overzicht met items in de
reeds door de aanvrager aangevinkte itemgroepen. Hier kan de deelnemer zien
om welke gegevens is gevraagd.
- Eventueel uitvinken van items (3)
De deelnemer kan items die niet geëxporteerd mogen worden uitvinken. (Er kan
er ook voor gekozen worden om de deelnemer elk item expliciet te laten aanvin-
ken om ze exportabel te maken).
- Het accorderingstotaal wordt bevestigd (OK-button) (4)
De deelnemer bevestigt zijn keuze, op basis waarvan de daadwerkelijke export
van deze gegevens mogelijk is.
Controles
Algemeen
- Een deelnemer kan uitsluitend zijn eigen begeleidingsdossier inzien
- Mutatie van gegevens is in deze functie niet mogelijk
Acties
Actie bij user-interface element 2:
- Elke onderdeel heeft de mogelijkheid om een optie “Details” te activeren, waar-
mee een vervolgscherm met detailinformatie wordt getoond
Gegevens
Gegevensset: Accordering
Gegeven: Accordering
Attributen: - ID-Verzoek
- Akkoord deelnemer per item j/n
- ID-Deelnemer (notificatie)

242. 82 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
MAAK BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Verstrekken Begeleidingsdossier(items)
• Activiteit: Maak Bericht Export Begeleidingsdossier
• Activiteit: Verstuur Notificatie Exportbericht naar Verzoeker
Doel
Het samenstellen van het bericht met de door een externe partij opgevraagde set
van items uit itemgroepen uit het begeleidingsdossier.
Functiesoort
- Niet-interactief.
Korte beschrijving
- Het systeem stelt aan de hand van de uitkomst van de functie Accordering export-
verzoek Begeleidingsdossier een bericht samen.
- Er wordt een notificatie verzonden naar het e-mailadres dat bij de verzoeker hoort.
Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking
Invoer
Een door de deelnemer geaccordeerd exportverzoek overdrachtsdossier-AAA, be-
staande uit
- gegevens verzoeker (e-mailadres)
- de geselecteerde items uit begeleidingsdossier
Uitvoer
- Exportbericht begeleidingsdossier
- Signaal (notificatie) aan de verzoeker dat het bericht klaar staat
Proces
- Selecteren van de relevante gegevens
Alle relevante gegevens voor het bericht van de betreffende deelnemer worden
geselecteerd, rekening houdend met de gevraagde items die door de deelnemer
zijn geaccordeerd
- Aanmaken van het bericht
Hierbij wordt onderscheid gemaakt in een Triple A-bericht (dat in dezelfde struc-
tuur weer geïmporteerd kan worden) en een niet-Triple A-bericht (dat handmatig
behandeld moet kunnen worden).

243. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 83
• Triple A-bericht:
! Van de index wordt een XML-bericht gemaakt
! De aan de index gekoppelde documenten worden als attachment aan het be-
richt gekoppeld.
• Niet-Triple A-bericht:
! Een gezipt bestand met daarin:
- De index in leesbaar formaat.
- De bijbehorende documenten (gestructureerd naar de indeling van de index).
- Verzenden notificatie
Er wordt een notificatie naar het e-mailadres behorende bij de verzoeker gestuurd
waarin staat dat het bericht klaarstaat, en hoe dit kan worden gedownload. Even-
tueel zijn hier inloggegevens of een speciale code aan toegevoegd ter beveiliging.
- Het bericht wordt klaargezet
Het bericht wordt op een locatie neergezet zodat deze kan worden opgehaald door
de aanvrager. Dit is adequaat beveiligd zodat alleen de aanvragende instelling de
gegevens kan ophalen middels de functie Ophalen bericht Begeleidingsdosssier
Gegevens
Gegevensset: Bericht begeleidingsdossier
Gegeven: Identificatie Deelnemer
- Burgerservicenummer
- NAW-gegevens
- etcetera
Gegeven: Begeleidingsitem(s)
- titel item
- item groep
- classificatie (set van aanpasbare classificatiegegevens)
• zorgitem
• leerbeperking
• thuissituatie
• etcetera
- eventueel verwijzing naar set van documenten
- eventueel notitie
- (eigenaar item)

244. 84 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Gegevensset: Aanvrager
Gegeven: Aanvrager
Attributen:
- Verwijzing naar bekende relatie (waarin: NAW, naam instellingen etc. beschikbaar is)
- E-mailadres
- Gebruikersnaam en Wachtwoord voor toegang tot download site
OPHALEN BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Verstrekken Begeleidingsdossier(items)
• Activiteit: Ophalen exportbericht
Doel
Ophalen van een bericht Begeleidingsdossier door een andere instelling wat op hun
verzoek door ons is klaar gezet.
Functiesoort
- Interactief
Korte beschrijving
Er is een verzoek door een andere instelling gedaan voor een Begeleidingsdossier
van een bepaalde deelnemer. We hebben een notificatie aan de andere instelling
gestuurd dat het bericht Begeleidingsdossier klaar staat. Met deze functie kan de
andere instelling dit Begeleidingsdossier bij ons ophalen.
Een andere instelling heeft (onderdelen van) het begeleidingsdossier van een
bepaalde deelnemer aangevraagd. Zodra het bericht daadwerkelijk is klaargezet
(middels de functie Maak bericht Begeleidingsdossier) dan heeft de aanvragende in-
stelling daar een notificatie van gekregen. Middels deze functie kan de aanvragende
instelling het bericht daadwerkelijk ophalen.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Dit is een download functie of -site waarop aanvragers van andere instellingen
een klaarstaand begeleidingsdossier kunnen ophalen.

245. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 85
Functionaliteit:
- Inloggen op de download site (1)
Dit is een standaard wachtwoordcontrole voor een gebruiker van een andere instel-
ling die is geautoriseerd om begeleidingsdossiers aan te vragen en op te halen.
- Selecteren klaargezet bestand (2)
Er wordt een overzicht gegeven van de bestanden die voor deze gebruiker (vaak
de contactpersoon van de gehele instelling of een hele opleiding binnen de instel-
ling) klaarstaan.
- Autorisatie voor het betreffende bestand (3)
Wanneer de gebruiker een bepaald bestand heeft geselecteerd, kan gevraagd
worden om een specifieke code ter beveiliging van dat specifieke bestand. Deze
code is opgenomen in de notificatie m.b.t. dit dossier die de aanvrager heeft ont-
vangen.
- Het ophalen (downloaden) van het bestand (4)
Een button of link waardoor het ophalen / downloaden daadwerkelijk wordt gestart.
Controles
Controles bij interface-element 1:
- Standaard wachtwoordcontrole
Controles bij interface-element 3:
- Dit is een optionele controle die het mogelijk maakt om een extra code/wacht-
woord te koppelen aan een op te halen bestand. Deze code is dan in de notificatie
kenbaar gemaakt, en zorgt ervoor dat alleen de gebruiker die de notificatie heeft
ontvangen het bestand kan ophalen.
Acties
Acties bij interface-element 2:
- De mogelijkheid om één van de beschikbare dossiers te selecteren en het autori-
seren van dit bestand en het ophalen daarvan te starten
Acties bij interface-element 4:
- De mogelijkheid om het ophalen daadwerkelijk te starten. Het bestand wordt dan
overgebracht naar de omgeving van de andere instelling zodat het daar kan wor-
den verwerkt zoals beschreven in de use case Inlezen bericht Begeleidingsdossier.

246. 86 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Gegevens
Gegevensset: Begeleidingsdossier
Gegeven: Index begeleidingsitems
- titel item
- classificatie (set van aanpasbare classificatiegegevens)
• zorgitem
• leerbeperking
• thuissituatie
• etcetera
- eventueel verwijzing naar set van documenten
- eventueel notitie
- (eigenaar item)
Relatie met:
- Documenten (relatie: Documenten bij begeleidingsitem)
Gegeven: Documenten
Kenmerken:
- Meta-data van het document (auteur, datum, type etcetera)
- Document zelf
Gegevensset: Bericht Begeleidingsdossier
Als het een bericht van een andere Triple A-instelling is, dan is het een bericht zoals
gedefinieerd in de functie: Maak bericht Begeleidingsdossier
INLEZEN BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Verwerven Begeleidingsdossier(items)
• Activiteit: Inlezen bericht Begeleidingsdossier
Doel
Het geautomatiseerd inlezen van een Begeleidingsdossier dat van een andere Triple
A-instelling is ontvangen.
Functiesoort
Niet-interactief

247. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 87
Korte beschrijving
Het bericht is afkomstig van een andere Triple A-instelling en is middels de functie
Ophalen bericht Begeleidingsdossier opgehaald. Omdat dit bericht van een andere
Triple A-instelling afkomstig is, kan dit bericht automatisch worden verwerkt. Deze
functie leest het ontvangen bericht in en verwerkt de daarin aanwezige gegevens in
het begeleidingsdossier van de betreffende deelnemer.
Deze functie betreft het geautomatiseerd inlezen van een bericht Begeleidingsdos-
sier dat afkomstig is van een andere Triple A-instelling. In het geval van een bericht
afkomstig van een niet-Triple A-instelling wordt het bericht verwerkt middels de
functie Verwerken Bericht Begeleidingsdossier.
Beschrijving achtergrond verwerking
Invoer
- Het bericht Begeleidingsdossier zoals opgehaald in de functie Ophalen bericht
Begeleidingsdossier
Uitvoer
- Een aangevulde lijst begeleidingsitems
- Documenten en additionele velden toegevoegd aan Begeleidingsdossier
- Statusoverzicht van de verwerking
Proces
- Controle bericht
Het ontvangen bericht Begeleidingsdossier wordt gecontroleerd op de juiste be-
richtstructuur en eventuele consistentieregels.
- Verwerken bericht
Het bericht wordt verwerkt in het begeleidingsdossier van de betreffende deel-
nemer. Het begeleidingsdossier bestaat uit een aantal begeleidingsdossier-items
(zoals zorg, thuissituatie, leerbeperking); elk item bevat een aantal vaste velden
en een verzameling documenten. Velden die al een waarde hebben of documenten
die al bestaan worden daarbij niet overschreven, maar vermeld in het statusover-
zicht.
• De index wordt ingelezen in de lijst begeleidingsdossier-items
• De gestructureerde informatie (vaste velden bij het betreffende item) wor-
den bij het betreffende begeleidingsdossier-item geregistreerd
• juiste plaats in het begeleidingsdossier toegevoegd

248. 88 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Gegevens
Gegevensset: Begeleidingsdossier
Gegeven: Index begeleidingsitems
- titel item
- classificatie (set van aanpasbare classificatiegegevens)
• zorgitem
• leerbeperking
• thuissituatie
• etcetera
- eventueel verwijzing naar set van documenten
- eventueel notitie
- (eigenaar item)
Relatie met:
- Documenten (relatie: Documenten bij begeleidingsitem)
Gegeven: Documenten
Kenmerken:
- Meta-data van het document (auteur, datum, type etcetera)
- Document zelf
Gegevensset: Bericht Begeleidingsdossier
Als het een bericht van een andere Triple A-instelling is, dan is het een bericht zoals
gedefinieerd in de functie: Maak bericht Begeleidingsdossier
VERWERKEN BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Verwerven Begeleidingsdossier(items)
• Activiteit: Verwerken Bericht Begeleidingsdossier
Doel
Verwerken van een Begeleidingsdossier dat van een andere niet Triple A instelling is
ontvangen.
Functiesoort
- Interactief.

249. DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 89
Korte beschrijving
Het betreft hier een bericht dat niet afkomstig is van een Triple A-instelling, en dus
niet automatisch verwerkt kan worden.
De gebruiker kan het aangeleverde bericht openen, bekijken en op de door hem
gewenste manier verwerken in het Begeleidingsdossier. Deze functie gaat over het
bekijken van het bericht en de mogelijkheid om deze gegevens voor verdere ver-
werking te gebruiken. Het verwerken van deze informatie in het Begeleidingsdossier
zal plaat moeten vinden in de daarvoor bestemde functies.
Deze functie betreft het handmatig verwerken van een bericht Begeleidingsdossier
dat afkomstig is van een niet-Triple A-instelling. In het geval van een bericht afkom-
stig van een Triple A-instelling wordt het bericht verwerkt middels de functie Inle-
zen bericht Begeleidingsdossier.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Functionaliteit:
- Er wordt een gestructureerd overzicht getoond van de inhoud van het bericht (1)
Dit overzicht toont de begeleidingsdossier-items waaruit het dossier is opge-
bouwd, zoals zorg, thuissituatie, leerbeperking etc. Deze indeling kan tussen
instellingen verschillen.
- De inhoud van (een deel van) het begeleidingsdossier wordt getoond (2)
De inhoud van een geselecteerd begeleidingsdossier-item wordt getoond, bijvoor-
beeld de lijst met documenten in het zorgdossier, of de documenten met betrek-
king tot de thuissituatie. Deze documenten kunnen hier ook worden geopend.
- Selecteren en overnemen van informatie (3)
Een document of een deel van de informatie worden geselecteerd en door middel
van een andere functie van het systeem worden opgenomen in het Begeleidings-
dossier
Controles
In de gehele functie mogen geen mutaties gedaan worden.
Acties
Acties bij interface-element 1:
- Een begeleidingsdossier-item kan worden geselecteerd en geopend

250. 90 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
Acties bij interface-element 2:
- Een specifiek document kan worden geopend met de bijbehorende (kantoor)
applicatie(s).
Acties bij interface-element 3:
- Een andere functie (onderhouden Begeleidingsdossier) van het systeem wordt
parallel opgestart.
- De optie om bepaalde gegevens of een heel document over te hevelen van het
bericht Begeleidingsdossier naar de functie onderhouden Begeleidingsdossier.
Gegevens
Gegevensset: Bericht begeleidingsdossier
Gegeven: Identificatie Deelnemer
- Burgerservicenummer
- NAW-gegevens
- etc.
Gegeven: Begeleidingsitem(s)
- titel item
- item groep
- classificatie (set van aanpasbare classificatiegegevens)
• zorgitem
• leerbeperking
• thuissituatie
• etcetera
- eventueel verwijzing naar set van documenten
- eventueel notitie
- (eigenaar item)
Gegevensset: Aanvrager
Gegeven: Aanvrager
Attributen:
- Verwijzing naar bekende relatie (waarin: NAW, naam instellingen etc. beschikbaar is)
- E-mail-adres
- Gebruikersnaam en Wachtwoord voor toegang tot download site

251. COLOFON
Triple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak Amersfoort
Vormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort
Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.
Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

252. Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

253. EXTERNE VERANTWOORDING 1
FUNCTIONEEL ONTWERP
EXTERNE VERANTWOORDING

254. 2 EXTERNE VERANTWOORDING

255. EXTERNE VERANTWOORDING 3
INLEIDING
In dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de externe
Externe verantwoording heeft verantwoording.
een sterke relatie met de kern-
registratie deelnemergegevens. Dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. Dit staat los van de onder-
De kernregistratie bevat immers steuning daarvan door een concreet ICT-systeem. De hier beschreven functionaliteit
gegevens die in een instelling kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ICT-systeem of
moet kunnen uitwisselen in het als één of meer aparte ICT-systemen.
kader van externe verantwoording
en bekostiging. De mutaties die Beschrijvend en technisch gedeelte
moeten worden uitgewisseld met Dit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. Een beschrijvend gedeelte,
BRON ontstaan ook in de kernre- waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge-
gistratie. Het ligt daarom voor de deelte, waarin alle use cases, activiteitendiagrammen, functies en werkopdrachten
hand dat de uiteindelijke realisatie staan weergegeven.
van de externe verantwoording
een uitbreiding op het systeem In het beschrijvende gedeelte wordt u door de belangrijkste ‘delen’ van ons ont-
voor de kernregistratie is. werp geloodst. Daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uit-
gangspunten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. Tevens is aangegeven waar zich de
keuzemogelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen bevinden.
Het beschrijvende gedeelte bestaat ook uit twee delen. Ieder deel omvat een apart
onderdeel van het ontwerp en heeft betrekking op een onderdeel van het proces
van externe verantwoording. Elk deel valt uiteen in een aantal use cases. Aan het
begin van het deel wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt waar u zich
bevindt binnen het totaal aan use cases.
In elk deel geven we naast de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspun-
ten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. Daarna volgt een
beschrijving van de use cases. Dat is een beschrijving van het proces vanuit het
perspectief van een gebruiker van het systeem.
Na het lezen van alle delen heeft u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit
het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functioneel ontwerp van de
externe verantwoording.
Mocht u daarin geïnteresseerd zijn, dan kunt u in het technische gedeelte de ge-
detailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technische gedeelte bevat een
‘platte’ export uit de Triple A-wiki.

256. 4 EXTERNE VERANTWOORDING
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 3
Beschrijvend en technisch gedeelte 3
Beschrijvend gedeelte 5
Deel I: Uitwisseling BRON 6
Uitgangspunten en keuzes 6
De uitwisseling met BRON 7
Het proces van uitwisseling 8
Andere terugkoppelingen 10
Monitoren uitwisseling BRON 11
Deel II: Toelevering verantwoordingsinformatie 12
Uitgangspunten en keuzes 12
Andere toeleveringen van verantwoordingsinformatie 12
Toelevering inburgering 12
Toeleveren opdrachtgevers 13
Toeleveren ad hoc rapportage 13
Technisch gedeelte 15

257. EXTERNE VERANTWOORDING 5
BESCHRIJVEND GEDEELTE

258. 6 EXTERNE VERANTWOORDING
DEEL I: UITWISSELING BRON
Uitgangspunten en keuzes
- De bestaande werkwijze voor de uitwisseling met BRON, gebaseerd op bestands-
uitwisseling, wordt in ieder geval ondersteund
- Daarnaast wordt een nieuwe werkwijze ondersteund, gebaseerd op berichtuitwis-
seling
- De instelling houdt zoveel mogelijk controle over de uitwisseling met BRON door
middel van filtering van mutaties en monitoring van het proces van uitwisseling

259. EXTERNE VERANTWOORDING 7
De uitwisseling met BRON
Onder externe verantwoording verstaan we de aanlevering van deelnemerge-
gevens, opleidingsgegevens en mogelijk andere gegevens aan derden met een
verplichtend karakter. Dit verplichtende karakter kan voortkomen uit wet- en
regelgeving maar ook uit andere contractuele en niet-contractuele afspraken zoals
bijvoorbeeld specifieke subsidieaanvragen of afspraken met opdrachtgevers.
De belangrijkste externe verantwoording die moet plaatsvinden is de uitwisseling
met BRON. BRON staat voor Basis Registratie Onderwijs Nummer. Dit is het basis-
registratiesysteem bij de IB-Groep, waarin gegevens van de deelnemers in het VO
en MBO worden opgeslagen. Deze gegevens worden door de overheid en IB-groep
gebruikt om de bekostiging (inclusief subsidies) en studiefinanciering te bepalen.
De onderwijsinstelling is verplicht minimaal een keer per twee weken gegevens uit
te wisselen met BRON.
Huidige situatie en toekomstige ontwikkelingen
Kenmerkend voor de manier waarop nu met BRON wordt uitgewisseld is dat mu-
taties in de vorm van een mutatiebestand worden aangeleverd. Deze wordt door
BRON gecontroleerd en verwerkt, en middels een terugkoppelbestand aan de instel-
ling teruggemeld. Net als het mutatiebestand bevat ook het terugkoppelbestand
informatie over een (mogelijk groot) aantal mutaties.
In de toekomst wordt een continu uitwisselingsproces voorzien waarbij iedere mu-
tatie als apart bericht met BRON kan worden uitgewisseld, waarop door BRON ook
voor iedere mutatie vrijwel direct een terugkoppeling wordt gestuurd.
Daarnaast wordt er op dit moment met één of twee teldata rekening gehouden. De
instellingen moeten ervoor zorgen dat uiterlijk op die data alle actuele gegevens bij
BRON bekend zijn, omdat daarop de bekostiging wordt gebaseerd. In de toekomst
wordt er naar verwachting gestreefd naar een voortdurend actueel BRON. Mutaties
worden direct met BRON uitgewisseld zodra ze bij de instellingen ontstaan. Het is
ook de vraag of de vaste telmomenten zullen blijven bestaan, omdat deze erg sa-
menhangen met de huidige systematiek van bekostiging en onvoldoende rekening
houden met flexibelere instroom van deelnemers.
In het functioneel ontwerp houden wij rekening met de bestaande en de verwachte
nieuwe situatie, bijvoorbeeld door zowel uitwisseling middels mutatiebestanden als
losse berichten te ondersteunen. Op dit moment zijn de voorzieningen bij BRON
nog niet geschikt voor zo’n continu uitwisselingsproces. Onze verwachting is dat
deze de komende jaren wel zullen worden gerealiseerd.

260. 8 EXTERNE VERANTWOORDING
Wij zijn daarbij uitgegaan van de principes die door de overheid worden ontwikkeld
in het kader van de overheidsservicebus (www.overheidsservicebus.nl), waardoor
het onder andere mogelijk wordt om gestandaardiseerde XML-berichten tussen
overheidsinstellingen uit te wisselen.
In de hierna volgende beschrijving maken we waar nodig onderscheid in de huidige
werkwijze met behulp van mutatiebestanden en de toekomstige situatie met losse
mutatieberichten.
Het proces van uitwisseling
De basis voor de uitwisseling met BRON zijn de mutaties die in de kernregistratie
ontstaan. Elke mutatie die moet worden uitgewisseld met BRON, zoals een inschrij-
ving of wijziging van de gegevens van een deelnemer, wordt door de kernregistratie
klaargezet ten behoeve van uitwisseling met BRON. Deze mutaties worden gecon-
troleerd op de eisen die door BRON aan mutaties worden gesteld voordat deze voor
uitwisseling worden aangeboden. Deze eisen zijn vastgelegd in het programma van
eisen van BRON.
Het filteren van mutaties
De instelling heeft de mogelijkheid om bepaalde mutaties niet (of nog niet) met
BRON uit te wisselen, om te voorkomen dat er mutaties worden aangeleverd waar-
van duidelijk is dat ze zullen worden afgekeurd door BRON. Dat wordt gedaan met
behulp van een zogenaamd filter, waarmee mutaties die aan bepaalde eigenschap-
pen voldoen niet worden uitgewisseld, maar worden ‘geparkeerd’ voor uitwisseling
op een later moment.
De instelling heeft de mogelijkheid om dit filter te onderhouden, door voorwaarden
toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Deze voorwaarden hebben bijvoor-
beeld betrekking op de ingangsdatum die niet te ver in de toekomst mag liggen of
een opleiding waarvoor de accreditatie formeel nog niet afgegeven is etcetera.
Daarnaast heeft de instelling de mogelijkheid om naar aanleiding van een gepar-
keerde mutatie te besluiten een aanpassing te doen in de kernregistratie. Deze
aanpassing zal dan leiden tot een nieuwe mutatie die wel door het filter komt. De
oude, geparkeerde mutatie moet in zo’n geval kunnen worden verwijderd. Een ge-
parkeerde mutatie kan uiteraard nooit gewijzigd worden; correcties op de gegevens
moeten altijd via de kernregistratie worden doorgevoerd.

261. EXTERNE VERANTWOORDING 9
Aanlevering en terugkoppeling als mutatiebestand
De uitwisseling met behulp van een mutatiebestand vindt periodiek plaats, op door
de instelling te bepalen momenten. Deze aanlevering is in principe collectief per
onderwijssoort dus apart voor bijvoorbeeld basisonderwijs en middelbaar beroeps-
onderwijs. Op het moment van uitwisseling worden alle klaarstaande mutaties
getoetst tegen het filter, inclusief de mutaties die in een eerdere uitwisseling zijn
geparkeerd. Dit totaal aan mutaties wordt in een mutatiebestand gebundeld en met
BRON uitgewisseld.
Van alle verzonden mutaties wordt door BRON een terugkoppeling gegeven in de
vorm van een terugkoppelbestand met de terugkoppeling op een bepaalde deelver-
zameling van eerder verzonden mutaties. Zodra zo’n terugkoppelbestand beschik-
baar is ontvangt de instelling daarvan bericht en kan het bestand worden opge-
haald. Deze terugkoppeling geeft aan of de aangeleverde mutaties zijn goed- of
afgekeurd en bevat informatie die de kwaliteit van het deelnemersbestand binnen
de kernregistratie verhoogt of de gegevens verrijkt.
Aanlevering en terugkoppeling als afzonderlijke mutatieberichten
Wij anticiperen met deze beschrij- In het geval van uitwisseling van mutaties als losse berichten worden mutaties di-
ving op ontwikkelingen die uitwis- rect met BRON uitgewisseld nadat deze zijn klaargezet door de kernregistratie. Elk
seling van afzonderlijke mutatie- bericht wordt eerst getoetst aan het filter voordat het wordt verzonden. De berich-
berichten mogelijk zullen maken. ten die op deze manier geparkeerd zijn worden met een bepaald interval, bijvoor-
Wanneer er meer duidelijkheid beeld dagelijks of wekelijks, opnieuw aan het filter getoetst en alsnog met BRON
komt over de wijze waarop BRON uitgewisseld als de condities inmiddels zijn gewijzigd.
dit zal gaan ondersteunen, zal dit We verwachten dat BRON in deze situatie van elke aangeleverde mutatie een terug-
ontwerp mogelijk hierop aange- koppelbericht terugstuurt met dezelfde informatie die nu in de terugkoppelbestan-
past moeten worden. den wordt uitgewisseld.
Verwerking van de terugkoppeling
De terugkoppeling op een mutatie bevat in de eerste plaats een statusmelding die
een van de volgende waarden kan hebben.
- Goedgekeurd,
- Goedgekeurd met signaal, of
- Afgekeurd
Bij de status goedgekeurd met signaal en afgekeurd bevat de terugkoppeling
een signaal (een attentiesignaal respectievelijk afkeuringssignaal). Deze signalen
moeten worden opgepakt en leiden tot een aanpassing in de kernregistratie. Het
is belangrijk dat de afhandeling van deze signalen goed gemonitord wordt door te

262. 10 EXTERNE VERANTWOORDING
registreren of een signaal al is opgepakt en doorgevoerd in de kernregistratie.
Daarnaast bevat de terugkoppeling ook aanvullende informatie die kan worden ge-
bruikt om de registratie in de kernregistratie te verbeteren of aan te vullen. Indien
de kernregistratie al informatie bevat die afwijkt van de teruggekoppelde gegevens,
bijvoorbeeld afwijkende adresgegevens, dan worden de gegevens niet overschreven
maar apart geregistreerd. Gegevens die nog niet bekend waren worden overgenomen.
Andere terugkoppelingen
Naast de aanlevering en terugkoppeling van mutaties wordt er naar aanleiding van
de BRON-uitwisseling nog andere informatie met de instelling uitgewisseld. Ook die
informatie moet in de kernregistratie worden verwerkt. Het gaat om de volgende
drie terugkoppelingen.
- De BRON-foto
- Een terugmelding van CFI
- Sleutelmutaties
De BRON-foto
Op een vastgestelde teldatum (één of enkele malen per jaar) wordt door BRON een
zogenaamde BRON-foto gemaakt van de geregistreerde gegevens. Deze BRON-foto
wordt aan de instelling aangeleverd om inzicht te krijgen in de eventuele verschillen
tussen BRON en de eigen administratie, en als basis voor de accountantscontrole op
de bekostiging.
De instelling kan deze BRON-foto inlezen en vergelijken met de geregistreerde
gegevens in de kernregistratie. Bij constatering van verschillen of onjuistheden kan
er een aanpassing nodig zijn in de kernregistratie, of er kan een mutatiebericht aan
BRON worden verzonden om het verschil te corrigeren.
Terugmelding CFI
Het CFI (Centrale Financiën Instellingen) is een uitvoeringsorganisatie van het
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap die onder andere de bekostiging
van de instellingen uitvoert. De hiervoor beschreven BRON-foto wordt ook naar het
CFI gestuurd. Het CFI beoordeelt deze gegevens en bepaalt op basis daarvan (met
behulp van een zogenaamde beslisboom) wat de omvang van de bekostiging is
waarop de instelling recht heeft. Deze bevindingen worden geaggregeerd terugge-
meld in een overzicht aan de instellingen.
Ook dit overzicht kan aanleiding geven om gegevens in de kernregistratie te cor-
rigeren.

263. EXTERNE VERANTWOORDING 11
Sleutelmutaties BRON
BRON maakt gebruik van een aantal identificerende kenmerken van een deelnemer.
Het kan voorkomen dat deze gegevens wijzigen, bijvoorbeeld als gevolg van een
wijziging in de gegevens die in de gemeentelijke basisadministratie zijn opgeno-
men. Het gaat dan met name om de toekenning van een burgerservice-nummer
aan een deelnemer die alleen nog over een tijdelijk burgerservice-nummer beschikte,
een correctie op de geboortedatum of een adreswijziging.
Als dat het geval is wordt de instelling hiervan op de hoogte gesteld middels de
aanlevering van een bestand met sleutelmutaties. Deze sleutelmutaties moeten
worden verwerkt in de kernregistratie.
Monitoren uitwisseling BRON
Omdat de uitwisseling met BRON de basis vormt voor de bekostiging van de instel-
ling is het van groot belang dat de uitwisseling met BRON goed wordt gemonitord.
Deze monitoring houdt in dat er achteraf een goed inzicht is in de momenten
waarop uitwisseling heeft plaatsgevonden, de signalen en afkeuringen die hebben
plaatsgevonden en de tijdigheid waarmee mutaties daadwerkelijk zijn aangeleverd.
Naar aanleiding van deze monitoring moeten ook passende acties ondernomen kun-
nen worden. Dit kan betekenen dat de hele uitwisseling met BRON tijdelijk wordt
stilgezet, of dat bepaalde regels aan het filter worden toegevoegd om te zorgen dat
bepaalde mutaties (nog) niet verzonden worden. Als blijkt dat signalen niet, of niet
tijdig leiden tot aanpassingen in de kernregistratie, dan moet ook daar passende
actie op ondernomen worden.

264. 12 EXTERNE VERANTWOORDING
DEEL II: TOELEVERING VERANTWOORDINGSINFORMATIE
Uitgangspunten en keuzes
- Ook informatie die wordt gevraagd, waarvoor strikt genomen geen verplichting tot
aanlevering bestaat, kan worden gezien als verantwoordingsinformatie
- De ad hoc rapportages zijn maatwerk-rapportages in de zin dat deze naar aanlei-
ding van een concrete vraag worden gedefinieerd. De andere rapportages zijn zo
veel mogelijk standaardrapportages

265. EXTERNE VERANTWOORDING 13
Andere toeleveringen van verantwoordingsinformatie
Naast de uitwisseling met BRON is er nog een aantal andere uitwisselingen met een
verplichtend karakter. In de meeste gevallen is van tevoren wel bekend om welke
gegevens het gaat, zoals bij de uitwisselingen in het kader van de Wet Inburgering,
of in het geval van afspraken met opdrachtgevers. In enkele gevallen moet er
ad hoc op een informatievraag kunnen worden gereageerd.
Toeleveren inburgering
Voor cursussen die vallen onder de Wet Inburgering en de regelingen voor vrijwil-
lige inburgering is het noodzakelijk dat de instelling beschikt over het Keurmerk
Inburgeren. Dit keurmerk wordt beheerd door de stichting Blik op Werk. Om dit
keurmerk te krijgen en te behouden moet de instelling gegevens volgens een afge-
sproken formaat aanleveren aan de stichting Blik op Werk.
Deze uitwisseling vindt periodiek plaats zoals vastgelegd in de handleiding Keur-
merk Inburgeren. In deze handleiding is ook vastgelegd welke gegevens uitgewis-
seld moeten worden. Het gaat hier grotendeels over aantallen deelnemers die heb-
ben deelgenomen onderverdeeld naar verschillende profielen, het aantal diploma’s
en beëindigde cursussen. Daarnaast worden ook gegevens gevraagd over het
aantal begeleiders en klachten en tevredenheid van deelnemers en opdrachtgevers.
Om het Keurmerk Inburgeren te behouden houdt de stichting Blik op Werk meerde-
re keren per jaar een audit. De uitkomst van deze audit wordt aan de instelling ter
beschikking gesteld. Op basis daarvan zijn mogelijk aanpassingen op de gegevens
in de kernregistratie nodig.
Toeleveren opdrachtgevers
In het geval van contractonderwijs is er geen sprake van individuele deelnemers die
zich direct inschrijven. In plaats daarvan sluit een opdrachtgever (bijvoorbeeld een
bedrijf of een gemeente) een collectief contract met de instelling voor onderwijs
aan een groep deelnemers. De deelnemers melden zich vervolgens aan binnen het
afgesloten contract.
In dat geval worden er in het contract met de opdrachtgever afspraken gemaakt
over rapportages die de instelling ter verantwoording van het geleverde onderwijs
moet aanleveren. Meestal vindt deze rapportage plaats na afloop van de contractu-
ele periode, maar soms ook tussentijds.
Het gaat daarbij veelal om gegevens uit de kernregistratie, zoals informatie over de
deelnemers die zich hebben aangemeld. Daarnaast kan ook informatie uit andere

266. 14 EXTERNE VERANTWOORDING
bronnen relevant zijn, zoals gegevens over absentie en gerealiseerde uren. In som-
mige gevallen moeten gegevens nog handmatig worden aangevuld of geaggregeerd
om aan de wensen van de opdrachtgever te kunnen voldoen.
Toeleveren ad hoc rapportage
Naast de hierboven genoemde toelevering van verantwoordingsinformatie krijgt
de instelling ook regelmatig een ad hoc verzoek van een externe partij, zoals de
onderwijsinspectie, MBO 2010 of het Colo om informatie over deelnemers aan te
leveren. Hoewel niet al deze aanvragen een verplichtend karakter hebben, zijn er
vele overwegingen om toch aan een dergelijk verzoek tegemoet te willen komen.
Het gaat hierbij om zeer uiteenlopende informatievragen, variërend van uitvalper-
centages, keuzegedrag van deelnemers tot gegevens over resultaten en aanwezig-
heid. Het proces om deze gegevens te verzamelen, te controleren en te presenteren
in het gewenste formaat kan zeer tijdrovend en ingewikkeld zijn. Vaak zal infor-
matie uit verschillende systemen afkomstig zijn en moeten de gegevens worden
samengevoegd, ontdubbeld, gecorrigeerd en geaggregeerd.
In tegenstelling tot de toelevering inburgering en opdrachtgevers is de ad hoc toe-
levering in de meeste gevallen maatwerk. De rapportage kan pas worden gedefi-
nieerd als de vraag bekend is, terwijl voor inburgering en opdrachtgevers veel met
standaardrapportages gewerkt kan worden.

267. EXTERNE VERANTWOORDING 15
TECHNISCH GEDEELTE

268. 16 EXTERNE VERANTWOORDING
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 18
USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING FUNCTIES 20
Aanleveren aan BRON 20
Beoordelen geparkeerde mutaties 23
Terugkoppeling BRON 26
Verwerking BRON-foto 29
Terugmelding CFI 32
Monitoren uitwisseling BRON 35
Sleutelmutaties BRON 37
Onderhouden filter 39
Aanleveren gegevens Keurmerk Inburgeren 41
Resultaat audit verwerken 44
Toeveren opdrachtgevers 46
Toeleveren ad hoc rapportage 49
FUNCTIES 52
Filteren en parkeren mutatie 52
Versturen mutatie 53
Raadplegen te versturen mutaties 54
Aanmaken en opslaan te versturen mutatiebestand 55
Beoordelen geparkeerde mutatie 56
Onderhouden van filter 58
Inactiveren geparkeerde mutatie 59
Inlezen terugkoppelbestand 60
Inlezen retourbericht 61
Verwerken status BRON 62
Raadplegen teruggekoppelde meldingen bron 64
Aanvullen BRON-gegevens in KRD 65
Verwerkingen afkeuringen en signalen 67
Inlezen BRON-foto 68
Vergelijken BRON-foto met KRD 70
Raadplegen / doorzoeken verschillenbestand 72
Inlezen CFI terugmeldingsoverzicht 73
Vergelijken CFI terugmeldingsoverzicht met KRD 75
Raadplegen / doorzoeken vergelijkingsbestand 76
Blokkeren berichtenverkeer 78
Raadplegen logboek (BRON)administratie 79

269. EXTERNE VERANTWOORDING 17
Raadplegen BRON-foto 81
Raadplegen CFI terugmeldingsoverzicht 82
Raadplegen aanvullende BRON-gegevens 83
Beheren rapportagegegevenssetsjablonen 84
Maken KRD rapportagegegevensset 85
Beheren rapportagegegevenssets 87
Bewerken rapportagegegevens 88
Beheren rapportagesjablonen 90
Maken rapportage 91
Bijwerken administratie Keurmerk 93

270. 18 EXTERNE VERANTWOORDING
INLEIDING
In dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van de externe verant-
woording vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases, werkopdrachten,
activiteitendiagrammen en functies, zoals opgesteld in de werkbijeenkomsten met
de deskundigen van de instellingen. In dit technische gedeelte vindt u de informatie
die door deze deskundigen is vastgesteld in de Triple A-wiki.
Onderstaand figuur geeft de samenhang van de use cases voor de externe verant-
woording weer.
Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit
het perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en een
concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem
die moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenhe-
den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft
antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?’.
Voor de beschrijving van een use case is een standaardformaat gebruikt dat is afge-
leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij-
ven. Dit format wordt hieronder weergegeven.

271. EXTERNE VERANTWOORDING 19
Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen de
verschillende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de
aanleiding is voor een andere. Deze verbanden noemen we werkopdrachten. Een
werkopdracht behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren
van een andere use case. In bovenstaand procesmodel zijn de use cases in
samenhang gebracht door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door
middel van pijlen.
Vervolgens zijn de use cases nog een stap dieper uitgewerkt in een activiteiten-
diagram. In een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodel-
leerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd en duidelijk is onder
verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. Er is per use
case één activiteitendiagram gemaakt.
Leeswijzer Onder de activiteitendiagrammen is per use case een opsomming van functies ge-
Voor uw leesgemak worden in dit maakt. Dit zijn de functies die het systeem moet bieden om het beschreven proces
technisch gedeelte de volgende te kunnen ondersteunen. Onder functies worden hier concrete onderdelen van een
symbolen in de kantlijn gebruikt: ICT-systeem verstaan, zoals schermen of rekenfuncties.
Wanneer het een use De laatste paragraaf van dit technisch gedeelte geeft een meer gedetailleerde be-
case betreft schrijving van de geïnventariseerde functies. Om tot deze functies te komen wordt
uitgegaan van de activiteiten in de activiteitendiagrammen. Voor elke activiteit (of
Wanneer het een activi- enkele opeenvolgende activiteiten) wordt vastgesteld welke ICT-functies nodig zijn
teitendiagram betreft om de betreffende activiteit uit te voeren. Zo ontstaat een verzameling functies die
nodig is om de use case te ondersteunen. Sommige functies zijn voor meerdere
Wanneer het een functie activiteiten, in verschillende use cases toepasbaar.
betreft

272. 20 EXTERNE VERANTWOORDING
USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN
EN OPSOMMING FUNCTIES
AANLEVEREN AAN BRON
De aanlevering aan BRON geschiedt in principe collectief per onderwijssoort (BO,
BA, ED, VAVO en VO). Het moet echter mogelijk zijn om mutaties uit te sluiten van
aanlevering en specifieke mutaties te versturen (bijvoorbeeld. voor 1 deelnemer).
Als er mutaties klaarstaan die vanuit Kernregistratie deelnemergegevens verstuurd
moeten worden naar BRON, gaan we ervan uit dat die voldoet aan het PvE van
BRON en dat daar controle op heeft plaatsgevonden. Vóór het verzenden wordt
een filter toegepast. Na de toetsing door het filter wordt de mutatie verstuurd naar
BRON of wordt de mutatie geparkeerd. In het laatste geval moet deze elke dag
opnieuw aangeboden worden aan het systeem en weer getoetst worden door het
filter. Uiteindelijke resultaat is dat de mutatie is verstuurd naar BRON.
Use case
Aanleiding
Er staan mutaties klaar vanuit kernregistratie deelnemergegevens die verstuurd
moeten worden. Uitgangspunt is dat de mutatie vanuit kernregistratie deelnemer-
gegevens voldoet aan het PvE BRON en dat daar controle op heeft plaatsgevonden
voordat de mutatie is klaargezet.
Actoren
De contactpersoon met BRON.
Doel
Het actualiseren van de gegevens in BRON (conform het PvE BRON.)
Beschrijving acties
- Het controleren van de te versturen gegevens door een door de instelling inge-
steld filter (zie use case Onderhouden filter).
- Na toetsing, filter versturen van de mutatie naar BRON of mutatie parkeren.
- Het wel/niet verzonden zijn van de mutatie registreren in de kernregistratie
(zie Status mutatie BRON).
- Indien de mutatie is geparkeerd moet deze elke dag opnieuw worden aangeboden
aan het filter.
Resultaat
De niet-gefilterde mutaties zijn verstuurd naar BRON.

273. EXTERNE VERANTWOORDING 21
Frequentie
Continu.
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Uitgangspunt is een continue uitwisseling met BRON op het moment dat een
mutatie ontstaat, door middel van berichten. Vooralsnog geschiedt de uitwisseling
batchgewijs. Het systeem moet beide functionaliteiten ondersteunen.

274. 22 EXTERNE VERANTWOORDING
Activiteitendiagram
Functies
- Filteren en Parkeren mutatie (Niet interactief)
Bij aanlevering middels individuele berichten:
- Versturen mutatie (Niet interactief)
Bij batch-gewijze aanlevering:
- Raadplegen te versturen mutaties (Interactief)
- Aanmaken en opslaan te versturen mutatiebestand (Interactief en Niet-interactief)

275. EXTERNE VERANTWOORDING 23
BEOORDELEN GEPARKEERDE MUTATIES
Voor mutaties die niet door het filter heen komen, geldt dat zij aan bepaalde
voorwaarde(n) niet voldoen. Er zijn mutaties die nog niet verzonden kunnen
worden, bijvoorbeeld omdat een datum in de toekomst ligt. Als de voorwaarde
verandert wordt het filter aangepast zodat de mutatie toch naar BRON kan worden
verstuurd. Een andere mogelijkheid is het aanpassen van de mutatie zodat die niet
meer aangeboden wordt aan het filter.
Use case
In de use case Aanlevering aan BRON wordt een deel van de BRON-mutaties door
een filter geparkeerd. Sommige geparkeerde mutaties zullen na verloop van tijd
alsnog door het filter heenvallen en verstuurd worden naar BRON, bijvoorbeeld
omdat een bepaalde datum bereikt is. Andere vergen een ingreep. Of een ingreep
nodig is moet beoordeeld worden. De beoordeling en de ingreep vinden plaats in
deze use case.
Aanleiding
Periodiek, mits er geparkeerde mutaties zijn, geparkeerd tijdens de use case Aanle-
vering aan BRON.
Actoren
De contactpersoon met BRON.
Doel
Het reduceren van het aantal geparkeerde mutaties (waarvoor een ingreep nodig is.)
Beschrijving acties
- Beoordelen of een ingreep nodig is voor een mutatie. Een ingreep kan zijn:
• Het aanpassen van het filter (werkopdracht Aanpassen filter naar aanleiding
van beoordelen BRON-mutatie). (Indien het BRON-mutatiebericht onterecht
wordt tegengehouden.) Of
• De gegevens in de kernregistratie aanpassen, zodanig dat een nieuw bijbeho-
rend BRON-mutatie bericht niet opnieuw wordt tegengehouden door het filter.
Bij de aanpassing ontstaat een nieuw BRON-mutatiebericht (behalve als de
mutatie alleen opgeheven wordt).

276. 24 EXTERNE VERANTWOORDING
• Het oude geparkeerde BRON-mutatiebericht inactiveren of verwijderen, zodat
het niet meer aangeboden wordt aan het filter (en dus niet meer verzonden
wordt naar BRON). (Dit moet alleen gebeuren indien er inmiddels een nieuw
BRON-mutatiebericht is ontstaan in de vorige stap).
Resultaat
De mutatie is verstuurd naar BRON of vervangen door een aangepaste versie.
Frequentie
Groot aantal keer per week.
Werkopdrachten

277. EXTERNE VERANTWOORDING 25
Activiteitendiagram
Functies
- Onderhouden van filter (Interactief)
- Inactiveren geparkeerde mutatie (Interactief)

278. 26 EXTERNE VERANTWOORDING
TERUGKOPPELING BRON
Er komt een retourbericht vanuit de IB-Groep naar aanleiding van een verzonden
mutatie met informatie die de kwaliteit van het deelnemersbestand binnen de
Kernregistratie deelnemersgegevens (KRD) verhoogt of de gegevens verrijkt. Het
systeem verwerkt deze terugkoppeling. Indien een veld in de KRD niet is ingevuld,
slaat het systeem deze aanvullende gegevens op. In andere gevallen (zoals afwij-
kende postcode GBA-adres) worden de gegevens in een andere tabel opgeslagen
zodat de bestaande gegevens niet overschreven worden.
De status en datum van de ontvangen mutatie in de KRD wijzigt in:
- Goedgekeurd,
- Goedgekeurd met signaal, of
- Afgekeurd
De mutaties met ‘goedkeuringen met signaal’ en de ‘afkeuringen’ worden gewijzigd
in de KRD.
Use case
BRON geeft terugkoppeling over de BRON-mutaties die door de instelling naar
BRON zijn verzonden. Deze terugkoppeling gaat ten eerste over de acceptatie
van de BRON-mutaties door BRON (goedgekeurd en afgekeurd). Ten tweede kan
de terugkoppeling een signaal bevatten, bij afkeuring (afkeursignaal) en soms bij
goedkeuring (attentiesignaal) (bijvoorbeeld signaal 836: ‘Deze leerweg bestaat niet
voor deze opleiding’). Ten derde verstrekt BRON afwijkende en aanvullende gege-
vens aan de onderwijsinstelling. De instelling kan al deze soorten terugkoppeling
gebruiken voor het verbeteren van de eigen administratie.
Aanleiding
Er komt een retourbericht vanuit de IB-Groep naar aanleiding van een verzonden
mutatie.
Actoren
De contactpersoon met BRON.
Doel
- Het verhogen van de kwaliteit van het deelnemersbestand binnen de kernregistra-
tie deelnemergegevens.
- Het verrijken van de gegevens in het deelnemersbestand binnen de kernregistra-
tie deelnemergegevens.

279. EXTERNE VERANTWOORDING 27
Beschrijving acties
- Het inlezen van het retourbericht.
- De status en de datum van de ontvangen mutatie BRON wijzigen in ‘goedgekeurd’,
‘goedgekeurd met signaal’ of ‘afgekeurd’ (zie Status mutatie BRON).
- (bij goedkeuring) Aanvullende gegevens van BRON opslaan in de kernregistratie
deelnemers. Indien het betreffende gegevensveld in de kernregistratie niet is
gevuld (bijvoorbeeld ontbrekend burgerservicenummer aanvullen) dan wordt het
gevuld met het gegeven uit het BRON terugkoppelbericht. In het andere geval
(bijvoorbeeld afwijkende postcode GBA-adres) wordt het gegeven apart opgesla-
gen. (Bestaande gegevens worden dus niet overschreven.)
- (bij goedkeuring) Het handmatig verwerken van signalen binnen de kernregistra-
tie deelnemergegevens.
- (bij afkeuring) Het handmatig verwerken van afkeuringen binnen de kernregistra-
tie deelnemersgegevens.
Resultaat
De terugkoppeling van de IB-Groep is verwerkt in het systeem.
Frequentie
Continu (bij berichtcommunicatie) en wekelijks (bij batchcommunicatie).
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Aandacht voor goede mogelijkheden om te kunnen controleren of de benodigde
aanpassingen als gevolg van terugkoppeling IBG in de kernregistratie deelnemerge-
gevens ook daadwerkelijk zijn doorgevoerd.
Uitgangspunt is een continue uitwisseling met BRON op het moment van een ont-
stane mutatie op basis van berichten. Vooralsnog geschiedt de uitwisseling batch-
gewijs. Het systeem moet beide functionaliteiten ondersteunen.

280. 28 EXTERNE VERANTWOORDING
Activiteitendiagram
Functies
Bij batch-gewijze aanlevering:
- Inlezen terugkoppelbestand (Interactief)
Bij aanlevering middels individuele berichten:
- Inlezen retourbericht (Niet-interactief)
In beide gevallen:
- Verwerken status BRON (Niet-interactief)
- Raadplegen teruggekoppelde meldingen BRON (Interactief)
- Aanvullen BRON-gegevens in KRD (Niet-interactief)
- Verwerken Afkeuringen en Signalen (interactief)

281. EXTERNE VERANTWOORDING 29
VERWERKING BRON-FOTO
Een BRON-foto is een weergave van de gegevens in BRON-gerelateerd aan een
teldatum. Als er een brief van de IB-Groep komt met het bericht dat een BRON-foto
klaar staat op de beveiligde site van de IB-Groep, kan dat twee doelen hebben:
- Inzicht krijgen in de verschillen tussen BRON en de gegevens in de kernregistratie
deelnemergegevens.
- Een basis vormen voor de accountantscontrole op de bekostigingsgegevens.
De BRON-foto en de eventuele verschillen worden opgenomen in het systeem.
Use Case
Een BRON-foto is een weergave van de gegevens in BRON gerelateerd aan een
teldatum. Er zijn 4 soorten BRON-foto’s, te weten: BO, BA, ED/VAVO en VO (zie PvE
BRON).
Aanleiding
De brief van de IB-Groep dat een BRON-foto klaar staat op de beveiligde site van
de IB-Groep.
Actoren
De contactpersoon met BRON.
Doel
Een of meer van onderstaande doelen kan van toepassing zijn:
- Inzicht krijgen in de verschillen tussen BRON en de gegevens in de kernregistratie
deelnemergegevens.
- De gegevens die in deze use case worden opgeslagen zijn de basis voor de rappor-
tage aan de accountant voor de accountantscontrole (op de bekostigingsgegevens.)
Beschrijving acties
- Het ophalen en opslaan van de BRON-foto op de beveiligde site van de IB-Groep.
- Het inlezen van de BRON-foto in de kernregistratie deelnemergegevens.
- Het bijwerken van de administratie van de ingelezen BRON-foto’s.
- Het vergelijken van de BRON-foto met de gegevens in de kernregistratie deelne-
mergegevens.
- Bij bovenstaande actie worden ook alle deelnemer/opleiding-combinaties gere-
gistreerd die bekostigingsrelevant zijn. Deze gegevens zijn ook de basis voor de
accountantscontrole.

282. 30 EXTERNE VERANTWOORDING
- Het opslaan van het verschillenbestand in de kernregistratie deelnemergegevens.
- Bij constatering van verschillen het aanpassen van de gegevens in de kernre-
gistratie deelnemergegevens die leiden tot een (accountants)mutatie in BRON
(Werkopdracht aanpassen gegevens) tot het moment dat de definitieve foto is
afgegeven door de IB-Groep.
Resultaat
De foto is opgehaald van de site van de IB-Groep en opgenomen in het systeem of
de administratie.
Frequentie
Een aantal malen per jaar.
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
De BRON-foto kan de status voorlopig of definitief hebben met versie en datum.

283. EXTERNE VERANTWOORDING 31
Activiteitendiagram
Functies
- Inlezen BRON-foto (Interactief en Niet-interactief)
- Vergelijken BRON-foto met KRD en opslaan verschillen bestand (Interactief en
Niet-interactief)
- Raadplegen / doorzoeken verschillen bestand (Interactief)

284. 32 EXTERNE VERANTWOORDING
TERUGMELDING CFI
CFI: Centrale Financiën Instellingen - een uitvoeringsorganisatie van het Ministerie
van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.
Op verschillende momenten in het jaar stuurt de IB-Groep een BRON-foto naar de
instelling en tevens naar de CFI. De CFI beoordeelt de gegevens in de foto op basis
van de beslisboom en meldt de bevindingen geaggregeerd terug in een overzicht
aan de instellingen. Dit overzicht vormt de basis voor de bekostiging van de instel-
ling en wordt verwerkt in het systeem.
Use case
Op verschillende momenten in het jaar stuurt de IB-Groep een BRON-foto naar de
instelling en tevens naar CFI. CFI beoordeelt de gegevens in de foto op basis van
de beslisboom en meldt de bevindingen geaggregeerd terug in een overzicht aan de
instellingen. Het terugmeldingsoverzicht van CFI vormt de basis voor de bekostiging
van de instelling.
Aanleiding
Een overzicht terugmeldingen dat door CFI is verstuurd aan de instelling. Het
overzicht wordt verstuurd op papier en tijdelijk digitaal beschikbaar gesteld op de
beveiligde site van CFI.
Actoren
De contactpersoon van BRON.
Doel
Een of meer van onderstaande doelen kan van toepassing zijn:
- Inzicht krijgen in de verschillen tussen te bekostigen gegevens volgens CFI en de
gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens.
- Basis voor de accountantscontrole op de bekostigingsgegevens.
Beschrijving acties
- Het ophalen en opslaan van het terugmeldingsoverzicht CFI op de beveiligde site
van het CFI.
- Het inlezen van het terugmeldingsoverzicht CFI in de kernregistratie deelnemer-
gegevens. Het terugmeldingsoverzicht van CFI bevat alleen aantallen deelnemers
die voor bekostiging in aanmerking komen per crebo, leerweg (BOL, BBL), intensi-
teit (voltijd, deeltijd)
- Het bijwerken van de administratie van de ingelezen terugmeldingsoverzichten.

285. EXTERNE VERANTWOORDING 33
- Het vergelijken van het terugmeldingsoverzicht CFI met de gegevens in de kern-
registratie deelnemergegevens. Hier worden de aantallen die door CFI worden
gemeld vergeleken met de aantallen die kunnen worden afgeleid uit de kernregis-
tratie (telling van alle bekostigingsrelevante deelnemers)
- Het opslaan van het vergelijkingsbestand.
- Bij constatering van verschillen het aanpassen van de gegevens in de kernregis-
tratie deelnemergegevens die leiden tot een (accountants)mutatie in BRON tot het
moment dat de definitieve foto is afgegeven door de IB-Groep.
Resultaat
- Een vergelijking tussen het CFI terugmeldingsoverzicht met de bekostigingsrele-
vante deelnemers in de kernregistratie
- Naar aanleiding daarvan in gang gezette wijzigingen in de kernregistratie
Frequentie
Een aantal keren per jaar.
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Een mogelijkheid voor vergelijking van deze cijfers met een elders vastgelegde
prognose.
Aandacht voor goede mogelijkheden om te kunnen controleren of de benodigde
aanpassingen als gevolg van terugmelding CFI in de kernregistratie deelnemerge-
gevens ook daadwerkelijk zijn doorgevoerd.

286. 34 EXTERNE VERANTWOORDING
Activiteitendiagram
Functies
- Inlezen CFI terugmeldingsoverzicht (Interactief en Niet-interactief)
- Vergelijken CFI terugmeldingsoverzicht met KRD en opslaan vergelijkingsbestand
(Niet-interactief en Interactief)
- Raadplegen / doorzoeken vergelijkingsbestand (Interactief)

287. EXTERNE VERANTWOORDING 35
MONITOREN UITWISSELING BRON
Om een bestand te krijgen waarmee vanuit de gegevens op deelnemersniveau
gecumuleerd en geaggregeerd kan worden en dat inzicht geeft in aantallen, soort
signalen en tijdigheid van gemelde mutaties is het zaak om de gegevensuitwisseling
met BRON te sturen en te bewaken. Hiertoe is het nodig verschillende uitwisselings-
momenten te registreren, te blokkeren of te bewaken.
Use case
Aanleiding
Periodiek.
Actoren
De contactpersoon van BRON.
Doel
Het behouden danwel verhogen van de vereiste kwaliteit van de uitwisseling met
BRON. Dit behelst het tijdig (binnen de wettelijk vastgestelde termijnen) correct
aanleveren van gegevens aan BRON.
Beschrijving acties
- Het bewaken van de uitwisseling met BRON, bestaande uit een aantal raadpleeg-
activiteiten.
• Het raadplegen van de uitwisselingsmomenten.
• Het raadplegen van het aantal en soort signalen vanuit BRON per aanlevermo-
ment.
• Het raadplegen van het aantal signalen per deelnemer per soort mutatie/volg-
nummer vanuit BRON gerelateerd aan aanlevermomenten.
• Het raadplegen van wel of niet buiten de wettelijk vastgestelde termijn gemelde
mutaties per deelnemer per soort mutatie/volgnummer.
- Naar aanleiding van het bewaken van de uitwisseling ondernemen van passende
actie.
• Het volledig blokkeren van het berichtenverkeer (in- en uitgaand) als blijkt dat
er te veel fouten of afkeuringen van berichten zijn
• Het aanpassen van het filter (middels de werkopdracht Aanpassen filter naar
aanleiding van beoordelen BRON-mutatie) zodat bepaalde mutaties niet langer
met BRON worden uitgewisseld
• Signaleren dat aanpassingen niet tijdig in de kernregistratie deelnemergege-
vens zijn doorgevoerd.

288. 36 EXTERNE VERANTWOORDING
Resultaat
De uitwisseling met BRON voldoet aan de termijnen voor aanlevering aan BRON
met een zo hoog mogelijke kwaliteit.
Frequentie
Continu.
Werkopdrachten
Geen.
Functies
- Blokkeren berichtenverkeer (Interactief en Niet-interactief)
- Raadplegen logboek (BRON)administratie

289. EXTERNE VERANTWOORDING 37
SLEUTELMUTATIES BRON
Als er een brief van de IB-Groep komt met het bericht dat er een zogenaamd
sleutelbestand klaarstaat, moet de contactpersoon met BRON de gegevens uit dit
bestand indien nodig aanpassen, zodat de gegevens van BRON en de kernregistra-
tie gelijk zijn.
Use case
Sleutelgegevens zijn identificerende gegevens over de deelnemer, die door BRON
worden gebruikt. De IB-Groep verstrekt regelmatig een overzicht van gewijzigde
sleutelgegevens. Het doel van dit overzicht is het op de hoogte brengen van de
onderwijsinstelling van wijzigingen die door de IB-Groep zijn doorgevoerd, zonder
dat hier een melding van uw school aan vooraf is gegaan. Deze wijzigingen komen
meestal voort uit wijzigingen in de gemeentelijke basisadministratie.
Aanleiding
Een brief van de IB-Groep dat er een overzicht met gewijzigde sleutelgegevens
(zogenaamd sleutelbestand) klaar staat op haar beveiligde website.
Actoren
De contactpersoon met BRON.
Doel
Het actualiseren van de sleutelgegevens in de kernregistratie deelnemers op basis
van nieuwe gegevens uit BRON.
Beschrijving acties
- Downloaden van een overzicht met gewijzigde sleutelgegevens van de beveiligde
website van de IB-Groep.
- Het beoordelen van de sleutelmutaties op juistheid.
- Indien nodig, het aanpassen van de kernregistratie deelnemers (Werkopdracht
aanpassen gegevens).
Resultaat
De sleutelgegevens van BRON en de kernregistratie deelnemers zijn gelijk.
Frequentie
Regelmatig, 1x per maand.

290. 38 EXTERNE VERANTWOORDING
Werkopdrachten
Functies
Dit is een grotendeels handmatig proces waarbij uitsluitend functies van de Kernre-
gistratie worden gebruikt.

291. EXTERNE VERANTWOORDING 39
ONDERHOUDEN FILTER
Om te voorkomen dat er BRON-mutaties worden aangeleverd waarvan duidelijk
is dat ze zullen worden afgekeurd door BRON, moet de instelling zelf een aantal
voorwaarden kunnen aangeven waaraan de aan te leveren BRON-mutatie wordt
getoetst voordat deze werkelijk aangeleverd wordt.
Voldoet de mutatie niet aan de gestelde voorwaarden, dan mag deze niet worden
aangeleverd maar gaat naar de ‘geparkeerde’ mutaties. Als de mutatie wel voldoet
aan de voorwaarden kan deze aangeleverd worden aan BRON. Per onderwijssoort
(VO, VA, BO, BA en ED) moet een filter ingesteld kunnen worden, omdat het PvE en
de inhoud van de velden verschillend zijn.
Use case
In de use case Aanlevering aan BRON worden BRON-mutaties door de onderwijs-
instelling aan BRON aangeleverd. Om te voorkomen dat er BRON-mutaties worden
aangeleverd waarvan duidelijk is dat ze zullen worden afgekeurd door BRON moet
de instelling zelf een aantal voorwaarden kunnen aangeven waaraan de aan te leve-
ren BRON-mutatie wordt getoetst voordat deze werkelijk aangeleverd wordt.
Enerzijds is het logisch dat een substantiële hoeveelheid controle direct ‘aan de
voorkant’ plaatsvindt bij het vastleggen van gegevens (eerder fouten herstellen
kost minder werk). Anderzijds is het logisch dat er gegevenscontrole plaatsvindt
tijdens het klaarzetten van gegevens-mutaties ten behoeve aan het versturen naar
BRON (eindverantwoordelijkheid voor juiste aanlevering ligt op één plek.)
Deze laatste controles zijn specifiek gericht op de eisen die BRON stelt (zie PvE
BRON.) Er is een grote variëteit aan voorwaarden die gecontroleerd moeten
worden. Voorbeelden van voorwaarden:
- inschrijvingen met crebo-nummer ‘12345’ mogen nog niet aangeleverd worden in
verband met nog ontbreken van de licentie.
- diploma’s met een datumvaststelling die in de toekomst ligt mogen nog niet
aangeleverd worden. Op het moment dat de datum vaststelling gelijk is aan de
systeemdatum, kan de mutatie worden verstuurd.
Het filter is een specifieke plek waar deze voorwaarden gemakkelijk beschreven en
herschreven kunnen worden.
Op het moment dat een mutatie niet aan de gestelde voorwaarden voldoet mag
deze niet worden aangeleverd worden aan BRON. Ze gaat naar de ‘geparkeerde’

292. 40 EXTERNE VERANTWOORDING
mutaties. Per onderwijssoort (VO, VA, BO, BA en ED) moet een filter ingesteld kun-
nen worden, omdat het PvE BRON en de gegevenssets verschillend zijn.
Aanleiding
Periodiek om alle veranderingen te verwerken of rechtstreeks naar aanleiding van een
verandering (veranderingen zoals het verkrijgen van een (opleidings)licentie, etcetera)
Naar aanleiding van het beoordelen van geparkeerde mutaties (zie use case Beoor-
delen niet verzonden mutaties)
Actoren
De contactpersoon van BRON.
Doel
Het voorkomen van afgekeurde mutaties BRON.
Beschrijving acties
- Het onderhouden van het filter.
Resultaat
Alleen mutaties waarvan verwacht mag worden dat ze worden goedgekeurd door
BRON worden aangeleverd.
Frequentie
Regelmatig, 1x per week.
Werkopdrachten
Functies
Onderhouden van filter (Interactief)

293. EXTERNE VERANTWOORDING 41
AANLEVEREN GEGEVENS KEURMERK INBURGEREN
Als een periode conform ‘handleiding Keurmerk Inburgeren’ is afgerond moeten
gegevens uit de KRD en andere relevante gegevens (als aantal begeleiders en
contractgegevens) doorgegeven worden aan Blik op Werk, zodat de instelling het
Keurmerk Inburgeren verkrijgt, dan wel behoudt.
Use case
Het Keurmerk Inburgeren is een kwaliteitskeurmerk voor de aanbieders van inbur-
geringcursussen. Blik op Werk beheert het keurmerk. Het keurmerk biedt klanten
(inburgeraars) de mogelijkheid om een geschikte aanbieder te vinden. Bovendien,
als de aanbieder het Keurmerk Inburgeren heeft, biedt de wet een mogelijkheid aan
cursisten aan om een lening afsluiten om hun opleiding te financieren. Cursusaan-
bieders die het Keurmerk Inburgeren krijgen, voldoen aan de volgende criteria: ze
doen wat ze beloven, hun diensten sluiten aan bij de behoeften van de cursist en ze
beschikken over accurate informatie voor de cursist. Voor het verkrijgen en behou-
den van het keurmerk moet een aanbieder jaarlijks gegevens aanleveren aan Blik
op Werk.
Aanleiding
Het verstrijken van een afgeronde periode conform handleiding keurmerk Inburgeren.
Actoren
- Medewerker financiële administratie
- Medewerker personeelsadministratie
- Medewerker deelnemersadministratie
- Vast contactpersoon ten behoeve van Blik op Werk
Doel
Het verkrijgen dan wel behouden van het keurmerk Inburgeren.
Beschrijving acties
- Vaststellen welke gegevens (in betreffende jaar) aangeleverd moeten worden aan
Blik op Werk. De voor het Keurmerk Inburgeren aan te leveren gegevens wisse-
len. De gegevensset is gedocumenteerd in de Handleiding Keurmerk Inburgering
(zie Gegevens Keurmerk Inburgeren). Deze wordt steeds weer vernieuwd.
- Verzamelen van de benodigde gegevens vanuit de kernregistratie deelnemergege-
vens (op individueel niveau).

294. 42 EXTERNE VERANTWOORDING
- Verzamelen van andere relevante gegevens, zoals aantal begeleiders en contract-
gegevens.
- Samenvoegen verzamelde gegevens zodat ze gezamenlijk verder verwerkt kun-
nen worden.
- Controleren gegevens op volledigheid en juistheid.
- Als blijkt dat de gegevens niet volledig of juist zijn dan moeten de gegevens aan-
gepast danwel aangevuld worden in de applicatie waaruit ze afkomstig zijn.
- Eventueel bewerkingen op gegevens uitvoeren, zoals berekeningen en sorteringen.
- Gegevens in gewenste rapport lay-out zetten.
- Versturen rapportage: het handmatig overnemen van de gegevens (aantallen)
uit de rapportage in een format op de beveiligde website van Blik op Werk. Daar-
voor moet op de beveiligde site ingelogd worden met een inlognaam en wacht-
woord. Het volledig ingevulde format op de beveiligde site kan beschouwd worden
als een verstuurde rapportage.
- De rapportage en het ingevulde format van de beveiligde website bij de onder-
wijsinstelling archiveren en beschikbaar stellen aan andere medewerkers van de
onderwijsinstelling.
- Administreren dat de rapportage verstuurd is.
Bij het verzamelen en bewerken van gegevens en het lay-outen van het rapport
moet op basis van eerder werk met gegevens en eerder gemaakte rapporten voort-
gebouwd kunnen worden.
Resultaat
De bevestiging van ontvangst van de gegevens door Blik op werk.
Frequentie
Jaarlijks (bij start van 1 juli t/m 30 juni en daarna per kalenderjaar).
Werkopdrachten
Geen

295. EXTERNE VERANTWOORDING 43
Activiteitendiagram
Functies
- Samenstellen gegevensset
- Verzamelen Benodigde Gegevens uit Kernregistratie
- Verzamelen Benodigde Gegevens uit Overige Applicaties
- Samenvoegen Verzamelde Gegevens
- Controleren gegevens
- Verwerken gegevens naar rapport
- Versturen rapportage via beveiligde site

296. 44 EXTERNE VERANTWOORDING
RESULTAAT AUDIT VERWERKEN
Om het Keurmerk Inburgeren te behouden houdt Blik op Werk meerdere keren per
jaar een audit. De uitkomst hiervan moet verwerkt worden in de KRD of andere
onderdelen.
Use case
Middels de use case Aanleveren gegevens keurmerk Inburgeren zijn gegevens
aangeleverd aan de organisatie Blik op Werk ten bevoeven van het verkrijgen of be-
houden van het Keurmerk. Blik op Werk voert een audit uit en koppelt het resultaat
terug.
Aanleiding
Een brief van Blik op Werk waarin het resultaat van de audit kenbaar wordt ge-
maakt.
Actoren
Vast contactpersoon ten behoeve van Blik op Werk.
Doel
Het verkrijgen dan wel behouden van het keurmerk Inburgeren.
Beschrijving acties
- In een rapport communicatie administratie het resultaat registreren van de audit
door Blik op Werk. (Het resultaat kan zijn: correcte cijfers ‘ja’ correcte cijfers
‘nee’. Indien correcte cijfers ‘ja’: tekortkoming ‘ja’ tekortkoming ‘nee’.)
- Naar aanleiding van het resultaat van de audit eventueel de gegevens in de
kernregistratie deelnemergegevens danwel in een van de andere administraties
aanpassen.
Resultaat
Het resultaat van de audit is verwerkt in de administratie.
Frequentie
Meerdere keren per jaar.
Werkopdrachten
Geen

297. EXTERNE VERANTWOORDING 45
Activiteitendiagram
Functies
- Bijwerken administratie Keurmerk

298. 46 EXTERNE VERANTWOORDING
TOELEVEREN OPDRACHTGEVERS
Na het verstrijken van een afgeronde contractuele periode rapporteert de instelling
de opdrachtgever zoals afgesproken in het contract. Het gaat daarbij om gegevens
uit de KRD, aanvullende informatie over bijvoorbeeld absentie en gerealiseerde
uren, en financieringspercentage.
Use case
De onderwijsinstelling biedt ‘contractonderwijs’ aan opdrachtgevers. Het onderwijs
wordt middels een collectief contract ingekocht door de opdrachtgever. Het onder-
wijs wordt gevolgd door deelnemers die afkomstig zijn van of aangewezen door
de opdrachtgever. In het contract worden afspraken gemaakt over de informatie-
verstrekking van de onderwijsinstelling aan de opdrachtgever over bijvoorbeeld de
voortgang van het onderwijs.
Aanleiding
Het verstrijken van een afgeronde periode conform contract.
Actoren
- Medewerker deelnemersadministratie
- Informatiespecialist
- Contactpersoon ten behoeve van contracten
Doel
Het informeren van dan wel verantwoording afleggen aan een opdrachtgever binnen
de kaders van het contract dat met de opdrachtgever is afgesloten.
Beschrijving acties
Het leveren van informatie, individueel of in aantallen, zoals vastgelegd in een con-
tract met een opdrachtgever.
- Vaststellen welke gegevens volgens het contract aangeleverd moeten worden aan
de opdrachtgever.
- Samenstellen gegevensset. Afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van en de be-
nodigde autorisaties voor de samen te stellen gegevensset, wordt dit uitgevoerd
door een medewerker van de deelnemersadministratie of door een informatiespe-
cialist.
- Verzamelen van de benodigde gegevens vanuit de kernregistratie deelnemergege-
vens (op individueel niveau.)

299. EXTERNE VERANTWOORDING 47
- Het verzamelen van andere relevante gegevens, bijvoorbeeld presentie/absentie,
gerealiseerde uren.
- Samenvoegen verzamelde gegevens zodat ze gezamenlijk verder verwerkt kun-
nen worden.
- Controleren gegevens op volledigheid en juistheid.
- Als blijkt dat de gegevens niet volledig of juist zijn dan moeten de gegevens aan-
gepast danwel aangevuld worden in de applicatie waaruit ze afkomstig zijn.
- Eventueel bewerkingen op gegevens uitvoeren, zoals berekeningen en sorteringen.
- Gegevens in gewenste rapport lay-out zetten.
- Archiveren van de rapportage.
- Versturen van de rapportage aan de opdrachtgever.
- Administreren dat de rapportage verstuurd is.
Bij het verzamelen en bewerken van gegevens en het layouten van het rapport
moet op basis van eerder werk met gegevens en eerder gemaakte rapporten voort-
gebouwd kunnen worden.
Resultaat
Een naar de opdrachtgever verstuurde rapportage.
Frequentie
Conform contract.
Werkopdrachten
Geen.

300. 48 EXTERNE VERANTWOORDING
Activiteitendiagram
Functies
- Samenstellen Gegevensset
- Verzamelen Benodigde Gegevens uit Kernregistratie
- Verzamelen Benodigde Gegevens uit Overige Applicaties
- Samenvoegen Verzamelde Gegevens
- Controleren gegevens
- Verwerken gegevens naar rapport
- Versturen Rapportage

301. EXTERNE VERANTWOORDING 49
TOELEVEREN AD HOC RAPPORTAGE
Soms krijgt het College van Bestuur een ad hoc verzoek van een externe partij (bij-
voorbeeld inspectie (VK2), MBO 2010, Colo) om informatie over deelnemersgege-
vens aan te leveren. Dergelijke verzoeken kunnen worden ingewilligd om goodwill
te kweken bij de vragende partij, de naamsbekendheid te vergroten of verantwoor-
ding af te leggen (anders dan in het kader van BRON, toelevering inburgering en
toelevering opdrachtgevers). Deze gegevens worden verzameld en gecontroleerd
en vervolgens in het gewenste format aangeleverd.
Use case
Aanleiding
Een ad hoc verzoek van een externe partij aan CvB om informatie over deelnemer-
gegevens.
Actoren
- Interne of externe bevrager/partij
- CvB
- Medewerker deelnemersadministratie
- Informatiespecialist
- Informatiemanagement
Doel
Een of meer van onderstaande doelen kunnen van toepassing zijn:
- Het kweken van goodwill bij de betreffende externe organisatie.
- Het vergroten van de naamsbekendheid zowel van de eigen organisatie als van de
branche.
- Het verantwoording afleggen (anders dan in het kader van BRON, Toelevering
inburgering en Toelevering opdrachtgevers.)
Beschrijving acties
- Een externe partij stelt een informatievraag.
- De informatievraag wordt beoordeeld op (a) wil om de gegevens beschikbaar te
stellen, (b) op beschikbaarheid van de gegevens en (c) op moeilijkheidsgraad.
- Samenstellen gegevensset. Afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van en de be-
nodigde autorisaties voor de samen te stellen gegevensset, wordt dit uitgevoerd
door een medewerker van de deelnemersadministratie of door een informatiespe-
cialist.
- Verzamelen van de benodigde gegevens vanuit de kernregistratie deelnemergege-
vens (op individueel niveau.)

302. 50 EXTERNE VERANTWOORDING
- Het verzamelen van andere relevante gegevens, bijvoorbeeld presentie/absentie,
gerealiseerde uren.
- Samenvoegen verzamelde gegevens zodat ze gezamenlijk verder verwerkt kun-
nen worden.
- Controleren gegevens op volledigheid en juistheid.
- Als blijkt dat de gegevens niet volledig of juist zijn dan moeten de gegevens aan-
gepast danwel aangevuld worden in de applicatie waaruit ze afkomstig zijn.
- Eventueel bewerkingen op gegevens uitvoeren, zoals berekeningen en sorteringen.
- Het uitvoeren en toevoegen van eventuele analyses en afleidingen uit de verza-
melde gegevens.
- Gegevens en analyses in gewenste rapport lay-out zetten.
- Archiveren van de rapportage.
- Versturen van de rapportage aan de externe partij.
- Administreren dat de rapportage verstuurd is.
Bij het verzamelen en bewerken van gegevens en het layouten van het rapport
moet op basis van eerder werk met gegevens en eerder gemaakte rapporten voort-
gebouwd kunnen worden.
Resultaat
Een naar de externe partij verstuurde rapportage.
Frequentie
Enkele malen per maand.
Werkopdrachten
Geen

303. EXTERNE VERANTWOORDING 51
Activiteitendiagram
Functies
- Samenstellen Gegevensset
- Verzamelen Benodigde Gegevens uit Kernregistratie
- Verzamelen Benodigde Gegevens uit Overige Applicaties
- Samenvoegen Verzamelde Gegevens
- Controleren gegevens
- Verwerken gegevens naar rapport
- Versturen Rapportage
- Versturen Rapportage via beveiligde site

304. 52 EXTERNE VERANTWOORDING
FUNCTIES
FILTEREN EN PARKEREN MUTATIE
Ondersteunt use cases
- Use case: aanlevering aan BRON
• Activiteit: controleren klaargezette mutatie aan de hand van door instelling inge-
steld filter
• Activiteit: parkeren te filteren mutatie
• Activiteit: verzamelen te versturen mutaties
Doel
Zo min mogelijk mutaties naar BRON waarvan je weet dat ze afgekeurd worden.
Functiesoort
Niet-interactief.
Korte beschrijving
De inhoud van de BRON-mutatie wordt gecontroleerd op het door de instelling inge-
steld filter. Indien de BRON-mutatie voldoet aan een van de filter-voorwaarden, dan
wordt de mutatie nog niet aan BRON verstuurd maar ‘geparkeerd’. Geparkeerde
mutaties worden dagelijks opnieuw aangeboden aan het filter. Op het moment dat
een geparkeerde mutatie is geïnactiveerd wordt deze niet opnieuw aangeboden aan
het filter.
Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking
Achtergrond invoer
- Klaargezette mutatie vanuit de kernregistratie deelnemers
- Actieve geparkeerde mutatie die opnieuw wordt aangeboden (elke dag)
Achtergrond uitvoer
- De mutatie die voldoet aan één van de voorwaarden van het filter wordt een ‘ge-
parkeerde mutatie BRON’
- De mutatie die niet voldoet aan één van de voorwaarden van het filter wordt
klaargezet ter verzending aan BRON
- De reden van parkeren opnemen per mutatie
Proces
- Het systeem vergelijkt de inhoud van één of meer velden van de klaargezette mu-
tatie met in het filter ingestelde waarden. In het filter kunnen meerdere waarden
per veld worden opgenomen en ook combinaties van waarden in verschillende
velden. Voldoet een veld aan een dergelijke waarde, dan wordt de mutatie gepar-

305. EXTERNE VERANTWOORDING 53
keerd en nog niet verzonden aan BRON.
- Zijn er geen velden gevonden die voldoen aan één of meerdere in het filter inge-
stelde waarden, dan wordt de mutatie klaargezet ter verzending aan BRON.
- De geparkeerde mutatie wordt dagelijks opnieuw aangeboden aan het filter.
Gegevens
Gegevensset: Mutaties van en aan BRON
Welke mutaties gemeld moeten worden aan BRON en hoe dit aangeleverd wordt is
beschreven in het PvE BRON.
VERSTUREN MUTATIE
Ondersteunt use cases
- Use case: aanlevering aan BRON
• Activiteit: versturen mutatie (individueel berichtenverkeer)
Doel
Het aanleveren van mutaties aan BRON.
Functiesoort
Niet-interactief.
Korte beschrijving
Het automatisch versturen van een mutatie aan BRON (via individueel berichtenverkeer)
Beschrijving achtergrond verwerking (= niet-interactieve functionaliteit)
Achtergrond invoer
Klaargezette BRON-mutatie
Achtergrond uitvoer
De verstuurde mutatie aan BRON
Proces
- Elke klaargezette BRON-mutatie wordt zo snel mogelijk (direct) verstuurd.
- In de kernregistratie wordt de BRON-status van de mutatie gewijzigd in ‘verzonden’.
- Het bijwerken van het logboek (BRON)administratie.
Gegevens
Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie.

306. 54 EXTERNE VERANTWOORDING
RAADPLEGEN TE VERSTUREN MUTATIES
Ondersteunt use cases
- Use case: aanlevering aan BRON
• Activiteit: verzamelen te versturen mutatie
Doel
Controleren of er nog mutaties klaarstaan die verstuurd moeten worden, inzage in
hoeveelheid en tijdigheid.
Functiesoort
Interactief.
Korte beschrijving
In deze functie is het mogelijk om, per onderwijssoort, per soort mutatie, per deel-
nemer, te kunnen raadplegen welke mutaties klaarstaan om naar BRON te worden
verstuurd. Deze functie is alleen van toepassing bij batchgewijze aanlevering.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Scherm waarin alle klaarstaande (nog niet verzonden) mutaties te raadplegen zijn.
De volgorde is in principe de laatst ontstane mutatie bovenaan. Daarnaast de selec-
tiemogelijkheden op de velden zoals hierboven omschreven. Vanuit deze functie is
het mogelijk om gericht naar de kernregistratie door te klikken en zo eventueel nog
een mutatie door te voeren.
Functionaliteit:
- selectie op onderwijssoort
- selectie op soort mutatie (Inschrijving/Persoonsgegevens/Resultaten/BPV/Vakken en
dergelijke)
- selectie op type mutatie (Toevoegen/Aanpassen/Verwijderen)
- selectie op datum waarop mutatie is ontstaan
- selectie op deelnemer waar mutatie betrekking op heeft
- combinaties van selecties moeten mogelijk zijn
- minimaal selectie op de hierboven genoemde gegevens
- geen selectie is ook mogelijk
Controles
Controles bij interface-element 1:
- op aanwezigheid

307. EXTERNE VERANTWOORDING 55
Acties
Acties bij interface-element 1:
- tonen van klaargezette mutaties die voldoen aan selectie
Gegevens
Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie
AANMAKEN EN OPSLAAN TE VERSTUREN MUTATIEBESTAND
Ondersteunt use cases
- Use case: Aanlevering aan BRON
• Activiteit: maken mutatiebestand BRON (batchgewijs)
Doel
Het melden van mutaties aan BRON.
Functiesoort
- Interactief (opdracht geven voor het aanmaken van een bestand)
- Niet-interactief (het daadwerkelijk maken en opslaan van het bestand en wijziging
status in ‘verzonden’)
Korte beschrijving
Voor BRON wordt een bestand (per onderwijssoort) aangemaakt zodat het ter
verwerking aangeboden kan worden (via beveiligde site IB-Groep). De functie is
bedoeld om dat bestand aan te maken vanuit de klaargezette mutaties.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm waarin je met een button, na verplichte selectie van minimaal één on-
derwijssoort alle te versturen mutaties in een bestand zet.
Functionaliteit:
- Het kunnen selecteren van onderwijssoorten (alleen die voorkomen bij de instel-
ling) (1)
- Het starten van het proces aanmaken en opslaan te versturen mutatiebestand (2)
Controles
- Controles bij interface-element 1: geen
- Controles bij interface-element 2: geen

308. 56 EXTERNE VERANTWOORDING
Acties
Acties bij interface-element 2: Aanmaken en opslaan mutatiebestand.
Beschrijving achtergrond verwerking (= niet-interactieve functionaliteit)
Achtergrond invoer
Klaargezette mutaties
Achtergrond uitvoer
Bestand (per onderwijssoort) dat voldoet aan de eisen gesteld in PvE BRON. Het
bestand heeft een opeenvolgend nummer, per onderwijssoort. Format conform PvE
BRON.
Proces
Samenvatting: het programma haalt alle mutaties op van de eerder geselecteerde
onderwijssoort uit de tabel te versturen mutaties en zet dit in een bestand.
Beschrijving actie Aanmaken en opslaan bestand
- Het ophalen van alle mutaties van de geselecteerde onderwijssoort die klaargezet
zijn voor verzending
- Het opslaan van deze mutaties in een bestand, format en naam: zie PvE BRON.
- Het bestand wordt opgeslagen naar een vooraf bepaalde bestandslocatie.
- Het wijzigen van de status BRON in ‘verzonden’ in de kernregistratie.
- Het bijwerken van het logboek (BRON)administratie.
Gegevens
Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie
BEOORDELEN GEPARKEERDE MUTATIE
Ondersteunt use cases
- Use case: beoordelen niet verzonden mutaties
• Activiteit: beoordelen
• Activiteit: bericht aanpassen kernregistratie
Doel
Het afhandelen van geparkeerde mutaties zodat deze verstuurd kunnen worden
naar BRON.

309. EXTERNE VERANTWOORDING 57
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
In deze functie worden de geparkeerde mutaties getoond, ter beoordeling door de
contactpersoon BRON. In veel gevallen staan er mutaties die na verloop van tijd
vanzelf doorgelaten worden, omdat een mutatie soms alleen geblokkeerd wordt,
omdat een datum te ver in de toekomst is gebruikt, maar soms is het noodzakelijk
om handmatig in te grijpen. Voor het handmatig ingrijpen, levert de functie enkele
eenvoudige hulpmiddelen. Het bericht naar de kernregistratie is bedoeld als een
handmatige actie.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Scherm waarin de geparkeerde mutaties worden getoond met daarbij het soort en
de reden van parkeren. Verder moet je bij elke mutatie een eventuele opmerking
kunnen registreren. Dit is bedoeld om later terug te zien waarom een bepaalde
mutatie nog niet is verstuurd.
Functionaliteit:
- Selectie op reden van parkeren (1)
- Selectie op actieve/inactieve mutaties (2)(zie functie ‘Inactiveren geparkeerde
mutatie’)
- Doorklikken naar functie Onderhouden van filter (3)
- Bij elke getoonde mutatie doorklikken naar kernregistratie deelnemers (4) (naar
dat deel relevant voor de betreffende mutatie) en vervolgens weer terug in deze
functie
- Invoer van opmerkingen per mutatie, tekstveld (5)
- Aan- en uitzetten vinkje verwerkt/beoordeeld (6)
Controles
Controles bij interface-element: niet van toepassing
Acties
Acties bij interface-element 1: per mutatie reden van parkeren weergeven. Mutaties
tonen op basis van selectie.
Gegevens
Gegevensset: mutaties van en aan BRON, zie functie Filteren en Parkeren mutatie

310. 58 EXTERNE VERANTWOORDING
ONDERHOUDEN VAN FILTER
Ondersteunt use cases
- Use case: onderhouden filter
• Activiteit: onderhouden van filter
Doel
Ervoor zorgdragen om zo min mogelijk BRON-mutaties te melden aan BRON die
afgekeurd worden.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Een scherm waarin de contactpersoon BRON-voorwaarden kan aangeven, waarop
een door de kernregistratie deelnemers klaargezette BRON-mutatie gefilterd wordt.
Voorbeelden van voorwaarden zijn opgenomen in de inleiding van de use case
onderhouden filter.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Scherm waarin de contactpersoon BRON kiest voor een onderwijssoort en zelf een
filter kan samenstellen. Na aanpassing filter een mogelijkheid om direct alle gepar-
keerde mutaties opnieuw te filteren.
Functionaliteit:
- Elke onderwijssoort heeft een eigen filter (in verband met ander PvE, andere
BRON-velden en waarden, etcetera)
- Selecteren van een BRON-veld. Programma toont beschikbare velden waarop een
filter aangebracht kan worden. Omdat het nog niet duidelijk is op welke velden
we in de toekomst willen filteren, moeten alle mogelijke BRON-velden getoond
worden
- Per veld moeten meerdere te filteren waarden ingevuld kunnen worden (bijvoor-
beeld. meerdere crebonummers)
- Per veld wordt rekening gehouden met beschikbare waarden (toon bijvoorbeeld de
crebo-nummers door middel van een list of values).
- Het onderhouden (toevoegen, wijzigen of verwijderen) van een te filteren BRON-
veld
- Het moet mogelijk zijn om te filteren op combinaties van velden, bijvoorbeeld
BPV-afsluitdatum in combinatie met leerweg en ingangsdatum BPV.

311. EXTERNE VERANTWOORDING 59
- Bij het instellen van een datumfilter geldt, dat een in te stellen datum niet groter
of kleiner moet zijn dan de systeemdatum.
- Door middel van een button moeten direct alle geparkeerde mutaties opnieuw
kunnen worden aangeboden aan het filter.
Gegevens
Gegevensset: mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie
INACTIVEREN GEPARKEERDE MUTATIE
In een aantal situaties kan het voorkomen dat je een klaargezette, geparkeerde
mutatie nooit naar BRON zal sturen, maar dat je die wilt verwijderen (deactiveren).
Soms is dit tijdelijk, daarom hebben we dit deactiveren genoemd met de mogelijk-
heid om de mutatie op een later tijdstip opnieuw te activeren.
Ondersteunt use cases
- Use case: Beoordelen niet verzonden mutaties
• Activiteit: verwijderen geparkeerde mutatie
Doel
Opschonen van geparkeerde mutaties.
Functiesoort
Interactief.
Korte beschrijving
De functie toont alle geparkeerde mutaties met reden, zowel de actieve als inac-
tieve. Na beoordeling kun je hier een mutatie inactiveren, zodat deze mutatie niet
opnieuw wordt aangeboden aan het filter en dus nooit verstuurd zal worden aan
BRON.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Functionaliteit:
- Selectie op reden en/of soort geparkeerde mutatie
- Het door middel van een vink inactiveren van een individuele mutatie
- Het door middel van een vink inactiveren van een hele groep mutaties, die vol-
doen aan de selectie

312. 60 EXTERNE VERANTWOORDING
- Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een opmerking bij een geparkeerde
mutatie (vrij tekstveld), zowel bij actieve als bij inactieve mutaties
- Het activeren van inactieve mutaties (verwijderen van een inactivering)
(Als nodig een kleine toelichting opnemen op de samenhang tussen de functionali-
teiten).
- Het verwijderen van (in)actieve geparkeerde mutaties
Controles
Controles bij interface-element 1: geen
Acties
Acties bij interface-element: geen
Gegevens
Gegevensset: mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie
INLEZEN TERUGKOPPELBESTAND
Ondersteunt use cases
- Use case: terugkoppeling
• Activiteit: ophalen en opslaan terugkoppelbestand
Doel
Het verwerken van de terugkoppeling BRON
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Van BRON komt een terugkoppelbestand (per soort onderwijs) waarin de mutaties,
verstuurd aan BRON, worden teruggemeld. Mutaties zijn goedgekeurd, goedge-
keurd met signaal of afgekeurd. Het bestand wordt gedownload vanaf de beveiligde
site van de IB-groep.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
- Scherm waar in te lezen bestand kan worden geselecteerd (1)

313. EXTERNE VERANTWOORDING 61
Controles
Controles bij interface-element 1:
- Controleren of het bestand nog niet eerder is ingelezen
Acties
Acties bij interface-element 1:
- Inlezen bestand.
- Weergave op scherm dat .... records zijn ingelezen of ‘bestand succesvol ingelezen’
- Bijwerken logboek (BRON)administratie
Logboek BRON-administratie bevat alle aanwezig mutaties met status van de
mutatie (verzonden aan BRON, goedgekeurd, goedgekeurd met signaal of afge-
keurd), het nummer van batch waarin de mutatie naar BRON verstuurd is en het
nummer van de batch waarin de terugkoppeling ontvangen is.
Gegevens
Gegevensset: mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie
INLEZEN RETOURBERICHT
Ondersteunt use cases
- Use case: terugkoppeling
• Activiteit: inlezen retourbericht
Doel
Het mogelijk maken van (de verwerking van) snelle, volledig automatische terug-
koppeling vanuit BRON.
Functiesoort
Niet-interactief
Korte beschrijving
Van BRON komt een retourbericht van een verstuurde mutatie aan BRON. Mutaties
zijn goedgekeurd, goedgekeurd met signaal of afgekeurd. Eventueel zijn aanvul-
lende gegevens meegestuurd. Het bericht wordt opgevangen en doorgegeven om
het te verwerken in de kernregistratie.
Deze functie is een eenvoudig doorgeefluik. Ze is opgenomen om aan te geven dat
er individueel berichtenverkeer moet mogelijk zijn naast de batchverwerking die
gespecificeerd is in de functie inlezen terugkoppelbestand.

314. 62 EXTERNE VERANTWOORDING
Beschrijving achtergrond verwerking (= niet-interactieve functionaliteit)
Achtergrond invoer
- Retourbericht van BRON (format volgens PvE BRON)
Achtergrond uitvoer
- Retourbericht van BRON
Proces (achtergrond verwerking)
- Het retourbericht van BRON komt via automatisch berichtenverkeer binnen.
- Bijwerken logboek (BRON)administratie
Logboek BRON-administratie bevat alle aanwezig mutaties met status van de
mutatie (verzonden aan BRON, goedgekeurd, goedgekeurd met signaal of afge-
keurd.). Elke mutatie correspondeert met een bericht en retourbericht.
Gegevens
Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie
VERWERKEN STATUS BRON
Ondersteunt use cases
- Use case: terugkoppeling
• Activiteit: verwerken status/datum BRON
Doel
Vaststellen dat mutatie (tijdig) gemeld is aan BRON en welke status die mutatie
heeft voor BRON.
Functiesoort
Niet-interactief
Korte beschrijving
Het in de kernregistratie bijwerken van een tabel waarin de datum melding BRON
en de status (Goedgekeurd, Goedgekeurd met signaal of Afgekeurd) wordt vastge-
legd. De datum en status moeten zichtbaar zijn voor de gebruiker, per gegevens-
soort (Inschrijving, BPV, Resultaten, Persoonsgegevens).

315. EXTERNE VERANTWOORDING 63
Beschrijving achtergrond verwerking
Het bijwerken van de tabellen waarin de gegevensuitwisseling met BRON is vastge-
legd. Per gegevenssoort is een aparte tabel opgenomen.
Achtergrond invoer
- Terugkoppelbestand
- of Retourbericht
Achtergrond uitvoer
- Bijgewerkte BRON-mutatie-communicatiestatus-administratie
Proces (achtergrond verwerking)
In het terugkoppelbestand of het retourbericht is de datum en status BRON per
mutatie opgenomen. Deze gegevens worden bij de desbetreffende deelnemer
overschreven. Daar stond namelijk ‘onderweg’ maar wordt nu gevuld met ‘goedge-
keurd’, ‘goedgekeurd met signaal ...’ of ‘afgekeurd’. Tevens worden de afgekeurde
mutaties apart verzameld, zodat die met een andere functie (Verwerken Afkeurin-
gen) verwerkt kunnen worden. Dit geldt ook voor de goedgekeurde mutaties met
signaal (functie: Verwerken Signalen).
- Beschrijving actie: Verwerken status en datum BRON:
• Het overschrijven van de status en datum BRON bij desbetreffende deelnemer
in de kernregistratie
• De afgekeurde mutaties worden verzameld en beschikbaar gesteld in de functie
Verwerken Afkeuringen en Signalen
• De goedgekeurde mutaties met signaal worden verzameld en beschikbaar ge-
steld in de functie Verwerken Afkeuringen en Signalen
Gegevens
Gegevensset: mutaties van en aan BRON, zie PvE BRON.

316. 64 EXTERNE VERANTWOORDING
RAADPLEGEN TERUGGEKOPPELDE MELDINGEN BRON
De contactpersoon BRON kan van deze functie gebruikmaken als er afkeuringen
zijn, of bijvoorbeeld bij het controleren van de FOTO.
Ondersteunt use cases
- Use case: terugkoppeling
• Activiteit: verwerken status/datum BRON
Doel
Vaststellen dat mutatie gemeld is aan BRON (en tijdig) en welke status die mutatie
heeft voor BRON.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Met deze functie kan bekeken worden wat er gemeld is aan BRON (historie).
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm waarin (via batch, organisatie-onderdeel, deelnemer, onderwijssoort,
per zelf te definiëren periode) gegevens kunnen worden opgevraagd. Getoond
wordt de inhoud van de teruggekoppelde mutatie(s) met signalen (code + om-
schrijving) BRON. BRON-mutaties gaan over 4 gegevensrubrieken. Per gegevens-
rubriek (Persoonsgegevens, Inschrijvingsgegevens, BPV en resultaten) moeten de
teruggekoppelde mutaties eenvoudig te raadplegen zijn.
Functionaliteit:
- Selectie op onderwijssoort
- Selectie op aangeleverde batch
- Selectie op terugkoppelbestand BRON
- Selectie op organisatieonderdeel
- Selectie op deelnemer
- Selectie op status BRON
- Selectie op gegevensrubriek
- Selectie op zelf te definiëren periode
Vanuit selectie op onderwijssoort kun je vervolgens een selectie aangeven op de
batches, terugkoppelbestanden etc. Zonder aanvullende selectie worden alle terug-

317. EXTERNE VERANTWOORDING 65
gekoppelde mutaties per gegevensrubriek van die onderwijssoort getoond. Vervol-
gens kun je op die gegevens zelf een query uitvoeren.
Controles
Controles bij interface-element: geen
Acties
Acties bij interface-element:
- het op het scherm tonen van de gegevens die voldoen aan de selectie.
Gegevens
Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie PvE BRON.
AANVULLEN BRON-GEGEVENS IN KRD
Ondersteunt use cases
- Use case: terugkoppeling
• Activiteit: aanvullen BRON-gegevens in KRD
Doel
Het opslaan van teruggekoppelde aanvullende gegevens en aanvullen van (sleutel)
gegevens BRON.
Functiesoort
Niet-interactief
Korte beschrijving
Met de terugkoppelbatch BRON of het retourbericht worden door BRON aanvullende
gegevens meegeleverd, zoals herkomst deelnemer en ouders, eventueel burgerser-
vice- of onderwijsnummer, GBA-adres en in de toekomst code leerbedrijf en gege-
vens vooropleiding. Met deze functie is het de bedoeling dat deze gegevens worden
aangevuld in de kernregistratie.
Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking
Invoer
Terugkoppeling van BRON over een goedgekeurde BRON-mutatie, inclusief aanvul-
lende gegevens.

318. 66 EXTERNE VERANTWOORDING
Uitvoer
Bijgewerkte kernregistratie deelnemers, bijgewerkt met door BRON teruggekop-
pelde aanvullende gegevens.
Proces
In het terugkoppelbestand of retourbericht zijn aanvullende BRON-gegevens opge-
nomen. Sleutelgegevens kunnen worden overschreven in de kernregistratie, mits
het veld daar leeg is. Dit geldt alleen voor het BSN-nummer (sofinummer) of het
onderwijsnummer. Indien het teruggekoppelde adres (is GBA-adres) afwijkt van het
in de KRD geregistreerde adres dan wordt het teruggekoppelde adres afzonderlijk
opgeslagen als ‘afwijkend GBA adres’. Overige gegevens, zoals verblijfsstatus, ge-
boorteland ouders, geslacht, geboortedatum worden (op normale wijze) in de KRD
geregistreerd (ze mogen overschreven worden.)
Acties:
- Het opslaan van teruggekoppelde sleutelgegevens en overige gegevens in het
betreffende veld in de kernregistratie deelnemergegevens.
- In geval van het signaal ‘afwijkend adres’ wordt het door BRON teruggekoppelde
GBA adres opgeslagen (in een apart veld.)
- Het registeren van de overige teruggekoppelde gegevens.
- Het tonen van de aanvullende BRON-gegevens in functie Raadplegen aanvullende
BRON-gegevens
Gegevens
Gedetailleerde informatie is te vinden in de handleiding BRON.
- BSN-nummer
- Onderwijsnummer
- De door de instelling aangeleverde persoonsgegevens van een deelnemer worden,
indien mogelijk, bij de GBA geverifieerd en aangevuld. Als de persoonsgegevens
volgens de GBA afwijken van die van de instelling, neemt BRON de gegevens vol-
gens de GBA op. Deze gegevens worden dan ook teruggekoppeld.
Voor meer informatie, zie PvE BRON

319. EXTERNE VERANTWOORDING 67
VERWERKEN AFKEURINGEN EN SIGNALEN
Ondersteunt use cases
- Use case: terugkoppeling
• Activiteit: verwerken afkeuringen
• Activiteit: verwerken signalen
Doel
Het verwerken van de teruggekoppelde afkeuringen en signalen bij goedgekeurde
mutaties BRON.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
In deze functie moet de contactpersoon BRON eenvoudig kunnen zien, welke
mutaties zijn afgekeurd of teruggekoppeld met signaal door BRON. Afkeuringen
en signalen van BRON zijn meestal een reden voor aanpassing van gegevens in
de kernregistratie. Het moet dan ook mogelijk zijn om vanuit deze functie door te
klikken naar de betreffende functie in de kernregistratie om gegevens te kunnen
aanpassen. Middels een vink kun je aangeven welke afkeuringen dan wel signalen
middels een mutatie in de kernregistratie zijn verwerkt (vink is alleen informatief).
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm waarin per onderwijssoort, per gegevensrubriek, per status mutatie,
per zelf te definiëren periode (Afgekeurd of Goedgekeurd met signaal) de terugge-
koppelde mutatie (inclusief code + omschrijving) wordt getoond.
Functionaliteit:
- Selectie op vink ‘verwerkt’ of ‘niet-verwerkt’ of beide (default = ‘niet-verwerkt’).
- Selectie op onderwijssoort
- Selectie op gegevensrubriek
- Selectie op code afkeuring
- Selectie op signaalcode
- Selectie op status mutatie (Afgekeurd of Goedgekeurd met signaal)
- Selectie op zelf te definiëren periode
Indien geen selectie wordt opgegeven wordt alles getoond.
De selecties moeten ook gecombineerd kunnen worden uitgevoerd.

320. 68 EXTERNE VERANTWOORDING
Bij de getoonde mutatie:
(1) Het afvinken van getoonde mutatie na afhandeling (individueel of alle geselec-
teerde in één keer). Dit vinkje moet je kunnen aan- en uitzetten.
Controles
Controles bij interface-element: geen
Acties
Geen
Gegevens
Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie
INLEZEN BRON-FOTO
Ondersteunt use cases
- Use case: Verwerking BRON-foto
• Activiteit: (ophalen en opslaan en) doorsturen BRON-foto (alleen doorsturen:
het selecteren van het BRON-bestand voordat het ingelezen wordt)
• Activiteit: inlezen BRON-foto
Doel
BRON-foto gestructureerd beschikbaar maken voor verdere verwerking. (Zie onder
andere functie raadplegen BRON-foto.)
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Inlezen van een BRON-foto (afkomstig van de IB-Groep) en het bijwerken van de
Logboekadministratie van ingelezen BRON-foto’s.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm waarin je een BRON-foto kunt inlezen of een ingelezen BRON-foto kunt
verwijderen.

321. EXTERNE VERANTWOORDING 69
Functionaliteit:
- Overzicht van ingelezen BRON-foto’s.
- Mogelijkheid om de inhoud van een BRON-foto op detailniveau weer te geven via
de functie Raadplegen BRON-foto.
- Selecteren van een in te lezen BRON-fotobestand (1)
- Mogelijkheid om een eigen tekst als toelichting te voegen bij een in te lezen/ inge-
lezen BRON-foto (2)
- Starten van (A) inleesproces (3)
- Het verwijderen van een ingelezen BRON-foto (4)
Controles
Controles bij interface-element 1:
- Het betreffende BRON-foto bestand mag niet al eerder zijn ingelezen/ingelezen
BRON-foto’s worden niet vervangen
Acties
Acties bij interface-element 3:
- Het volledige BRON-fotobestand wordt ingelezen. Ze wordt gestructureerd vastge-
legd in de kernregistratie. Dit betekent dat de gegevens kunnen worden geraad-
pleegd en doorzocht.
- Bijwerken inleesadministratie BRON-foto’s (naam FOTO-bestand, peildatum foto,
type foto, status foto, aanmaakdatum foto, controlegetal dat in foto is opgeno-
men, datum/tijd inlezen foto). Type foto kan zijn: voorlopig, definitief of aange-
vraagd (door de onderwijsinstelling).
- Als het inlezen heeft plaatsgevonden, weergeven:
• Status van het inlezen (succesvol of foutsituatie). Indien een foutsituatie ont-
staat mag de BRON-foto niet worden ingelezen.
• Weergeven controlegetal zoals dat in de kopregel van het foto-bestand staat
• Weergeven ingevoerde eigen tekst als toelichting
Gegevens
BRON-foto (zie BRON-foto)

322. 70 EXTERNE VERANTWOORDING
VERGELIJKEN BRON-FOTO MET KRD
Ondersteunt use cases
- Use case: verwerking BRON-Foto
• Activiteit: vergelijken BRON-foto met gegevens kernregistratie.
• Activiteit: opslaan van verschillenbestand.
Doel
De gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens komen overeen met de ge-
gevens in BRON.
Functiesoort
- Interactief: opdracht geven tot het maken van de vergelijking tussen BRON-foto’s
en/of een foto van de situatie van de gegevens in de kernregistratie (op een peil-
datum).
- Niet-interactief: het vergelijken van de gegevens en het opslaan van het verschil-
lenbestand
Korte beschrijving
In deze functie wordt een BRON-foto vergeleken met de gegevens in de kernregis-
tratie worden vergeleken. Door een selectie op onderwijssoort en peildatum kan
aangegeven worden welke gegevens ter vergelijking uit de kernregistratie deelne-
mergegevens moeten worden opgehaald (KRD-foto).
Bij deze vergelijking wordt alleen gekeken naar de bekostigingsrelevante deel-
nemers, door de beslisboom erop toe te passen. De beslisboom bevat regels die
bepalen of een deelnemer/opleiding-combinatie bekostingrelevant is. De beslisboom
wordt toegepast op de BRON-foto en de KRD-foto en levert een gegevensset op die
apart wordt geregistreerd ten behoeven van verdere analyse en een prognose van
de te verwachten bekostiging.
Het resultaat van de vergelijking is een vergelijkingsbestand.
De vergelijking kan niet alleen tussen een KRD-foto en een BRON-foto worden
gemaakt, maar ook tussen twee BRON-foto’s of twee KRD-foto’s op verschillende
peildata.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Functionaliteit:
- Overzicht van ingelezen BRON-foto’s (1)
- Overzicht van KRD-foto’s (2)

323. EXTERNE VERANTWOORDING 71
- Mogelijkheid om KRD-foto’s toe te voegen (met optie om een toelichtende
tekst aan een foto toe te voegen) (3)
- Mogelijkheid om twee foto’s met elkaar te vergelijken. Elke combinatie van BRON-
en/of KRD foto’s moet mogelijk zijn (4)
Controles
Controles bij interface-element: geen
Acties
Acties bij interface-element 3:
- Voor het maken van een kernregistratie-foto wordt een soort onderwijs en een
peildatum gekozen. Op basis daarvan worden de relevante gegevens opgehaald
uit de kernregistratie.
Acties bij interface-element 4:
- zie beschrijving achtergrond verwerking.
Beschrijving achtergrond verwerking
Achtergrond invoer
- Twee BRON- en/of KRD-foto’s
Achtergrond uitvoer
- BRON-foto die beperkt is tot de bekostigingsrelevante deelnemer/opleiding-combi-
naties, door toepassing van de beslisboom
- KRD-foto die beperkt is tot de bekostigingsrelevante deelnemer/opleiding-combi-
naties, door toepassing van de beslisboom
- Verschillenbestand
Proces (achtergrond verwerking)
- Voor elk van de twee foto’s, het maken van een bestand gebaseerd op de (BRON-/
KRD-)foto, rekening houdend met de voorwaarden in de beslisboom.
- Vergelijking maken tussen de twee gemaakte bestanden.
- Het opslaan van een verschillenbestand als resultaat van de vergelijking.
- Het opnemen van signalen in het verschillenbestand (bijvoorbeeld deelnemer
heeft meer dan één diploma met bekostigingsindicatie ‘Ja’).
Gegevens
Gegevensset: Mutaties van en aan BRON (zie PvE BRON)

324. 72 EXTERNE VERANTWOORDING
RAADPLEGEN / DOORZOEKEN VERSCHILLENBESTAND
Ondersteunt use cases
- Use case: Verwerking BRON-Foto
• Activiteit: analyseren verschillenbestand
Doel
Het verschil tussen de gegevens van de BRON-foto en de kernregistratie deelne-
mers terugbrengen tot nul.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
In dit scherm kun je de verschillen tussen BRON-foto en/of kernregistratie raadple-
gen. Je ziet bijvoorbeeld dat er in de kernregistratie een inschrijving is die (nog)
niet terug te vinden is op de FOTO en vice versa. Voor deelnemers die wel in de
FOTO zijn opgenomen maar niet voldoen aan bekostigingsvoorwaarden (resultaat
beslisboom) kun je met behulp van een signaalcode/omschrijving zien waarom ze
niet aan de bekostigingsvoorwaarden voldoen en dus als verschil hier terugkomen
(bijvoorbeeld 2 diploma’s in kalenderjaar bekostigingsrelevant).
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Scherm waarin je een opgeslagen verschillenbestanden kunt selecteren en raadple-
gen. Per gegevensrubriek (Persoonsgegevens, Inschrijving, BPV, Resultaten) zie je
of er verschillen zijn en zo ja, om welke deelnemer dat gaat. Per deelnemer moet
zichtbaar zijn wat het verschil is (welk veld). Vanuit deze functie is het noodzakelijk
dat je kunt doorklikken naar de kernregistratie deelnemers en zo eventuele aanpas-
singen gelijk kunt doorvoeren of raadplegen.
Functionaliteit:
- Selectie op bestand
Binnen die selectie:
- selectie op gegevensrubriek
- selectie op signaalcode binnen betreffende gegevensrubriek
- selectie op deelnemer

325. EXTERNE VERANTWOORDING 73
Controles
Controles bij interface-element: geen
Acties
Acties bij interface-element: geen
Gegevens
Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie Filteren en Parkeren mutatie
INLEZEN CFI TERUGMELDINGSOVERZICHT
Ondersteunt use cases
- Use case: terugmelding CFI
• Activiteit: inlezen terugmeldingsoverzicht
Doel
CFI terugmeldingsoverzicht kunnen raadplegen in Raadplegen CFI terugmeldings-
overzicht.
Functiesoort
- Interactief: starten inleesproces (1)
- Niet-interactief: daadwerkelijk inlezen en bijwerken administratie
Korte beschrijving
Het inlezen van het CFI terugmeldingsoverzicht (afkomstig van CFI) in de kernre-
gistratie en het bijwerken van de administratie van ingelezen terugmeldingsover-
zichten. Daarnaast moet het mogelijk zijn een reeds ingelezen terugmeldingsover-
zicht te verwijderen en daarna opnieuw in te lezen.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm waarin je een terugmeldingsoverzicht kunt inlezen maar ook een reeds
ingelezen terugmeldingsoverzicht kunt verwijderen.
Functionaliteit:
- Selectie terugmeldingsoverzicht CFI om in te lezen in kernregistratie deelnemers
- Verwijderen van ingelezen terugmeldingsoverzicht: selectie op ingelezen terug-
meldingsoverzicht

326. 74 EXTERNE VERANTWOORDING
Controles
Controles bij interface-element 1:
- het betreffende terugmeldingsoverzicht mag niet al eerder zijn ingelezen
Acties
Acties bij interface-element 1:
- het selecteren van het in te lezen terugmeldingsoverzicht
- toevoegen van een eigen tekst als toelichting bij dit terugmeldingsoverzicht
- starten van inleesprocedure
- als het inlezen heeft plaatsgevonden, weergeven:
- status van het inlezen (succesvol of fout-situatie)
- bijwerken logboek (BRON)administratie (naam terugmeldingsoverzicht, peildatum
terugmeldingsoverzicht, type (voorlopig of definitief), datum/tijd inlezen terug-
meldingsoverzicht
- weergeven eigen tekst als toelichting
- weergeven van inhoud van het terugmeldingsoverzicht via functie Raadplegen CFI
Terugmeldingsoverzicht
Beschrijving achtergrond verwerking
Achtergrond invoer
geen.
Achtergrond uitvoer
- gestructureerde vastlegging van het terugmeldingsoverzicht in de kernregistratie
- bijgewerkte administratie
Proces (achtergrond verwerking)
Beschrijving inleesproces:
Het volledige terugmeldingsoverzicht wordt ingelezen. Eisen bij inlezen:
- op basis hiervan kan de vergelijking worden gemaakt tussen de gegevens (deel-
nemer-aantallen per crebo voor wat betreft inschrijvingen of diploma’s) uit het
terugmeldingsoverzicht en de kernregistratie deelnemers
- ingelezen terugmeldingsoverzichten kunnen wel worden verwijderd (en daarmee
opnieuw worden ingelezen) maar mogen niet worden overschreven.
- terugmeldingsoverzicht wordt het terugmeldingsbestand, datum/tijd en status
(definitief of voorlopig ) geregistreerd.
Gegevens
CFI-Terugmeldingsoverzicht (zie CFI-terugmeldingsoverzicht.)

327. EXTERNE VERANTWOORDING 75
VERGELIJKEN CFI TERUGMELDINGSOVERZICHT MET KRD
Ondersteunt use cases
- Use case: Terugmelding CFI
• Activiteit: vergelijken Terugmeldingsoverzicht CFI met gegevens kernregistratie.
• Activiteit: opslaan van verschillenbestand.
Doel
De gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens komen overeen met de
bekostigingsrelevante gegevens zoals BRON die heeft aangeleverd aan CFI en door
CFI zijn getoetst (beslisboom).
Functiesoort
- Interactief: het opdracht geven tot het maken van een vergelijking tussen een te
selecteren CFI terugmeldingsoverzicht en de gegevens in de kernregistratie op
basis van een peildatum).
- Niet-interactief: het vergelijken van de gegevens en het opslaan van het verschil-
lenbestand
Korte beschrijving
Een scherm waarin een ingelezen CFI-terugmeldingsoverzicht geselecteerd kan
worden. In hetzelfde scherm moet daarnaast een selectie op onderwijssoort en peil-
datum worden gegeven om te bepalen welke gegevens ter vergelijking uit de kern-
registratie deelnemergegevens moet worden opgehaald en opslagen. Aan de hand
van deze bestanden wordt een vergelijkingsbestand gemaakt. Dit bestand toont de
aantallen deelnemers per crebo, leerweg, intensiteit, zowel voor de te bekostigen
inschrijvingen als de behaalde diploma’s.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Functionaliteit:
- Overzicht van ingelezen CFI-terugmeldingsoverzichten. (1)
- Mogelijkheid om selectie gegevens uit kernregistatie aan te geven: soort onder-
wijs en een peildatum. (2)
- Mogelijkheid om de gegevens te vergelijken: het vergelijken van een
geselecteerd CFI-terugmeldingsoverzicht met de geselecteerde gegevens uit de
kernregistratie. (3)
Controles
Controles bij interface-element: geen

328. 76 EXTERNE VERANTWOORDING
Acties
Acties bij interface-element 3:
- zie beschrijving achtergrond verwerking
Beschrijving achtergrond verwerking
Achtergrond invoer
- Geselecteerd CFI-Terugmeldingsoverzicht
- Selectie uit de gegevens van de kernregistratie deelnemers
Achtergrond uitvoer
- Vergelijkingsbestand
Proces (achtergrond verwerking)
- Het ophalen van gegevens uit de kernregistratie deelnemergegevens rekening
houdend met de voorwaarden in de beslisboom.
- Vergelijking maken tussen de gegevens uit de KRD en het geselecteerde terug-
meldingsoverzicht.
- Het opslaan van het vergelijkingsbestand als resultaat van de vergelijking. Het
vergelijkingsbestand wordt altijd gemaakt, ook als alle aantallen kloppen. Per
gegeven (crebo/leerweg/intensiteit) wordt het aantal van CFI en het aantal vanuit
de kernregistratie deelnemers vermeld.
- Het opnemen van CFI-signalen in het vergelijkingsbestand die in het terugmel-
dingsoverzicht eventueel zijn opgenomen.
Gegevens
Gegevensset: Mutaties van en aan BRON (zie PvE BRON.)
RAADPLEGEN / DOORZOEKEN VERGELIJKINGSBESTAND
Ondersteunt use cases
- Use case: terugmelding CFI
• Activiteit: analyseren vergelijkingsbestand
Doel
Het verschil tussen de gegevens in het terugmeldingsoverzicht CFI en de kernregis-
tratie deelnemers terugbrengen tot nul.

329. EXTERNE VERANTWOORDING 77
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
In dit scherm kun je de verschillen tussen het terugmeldingsoverzicht CFI en kern-
registratie raadplegen. Je ziet dan per crebonummer het aantal volgens terugmel-
dingsoverzicht CFI en het aantal vanuit de kernregistratie (na beslisboom). Per
regel wordt tevens aangegeven of er een verschil is (bijvoorbeeld Ja of Nee).
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Scherm waarin je een opgeslagen vergelijkingsbestand kunt selecteren en raadple-
gen. Het gaat hier om aantallen per crebo/leerweg/intensiteit voor de inschrijvingen
en voor de diploma’s. Per crebonummer wordt het aantal getoond vanuit het terug-
meldingsoverzicht CFI en het aantal volgens de kernregistratie deelnemers. Naast
de aantallen per crebonummer worden ook signalen getoond in het terugmeldings-
overzicht. Deze signalen moeten ook geraadpleegd kunnen worden.
Functionaliteit:
- Selectie op bestand
Binnen die selectie:
- selectie op crebonummer
- selectie op intensiteit (deeltijd/voltijd/examendeelnemer
- Selectie op signaal verschil J/N
- Raadplegen van CFI-signalen in het vergelijkingsbestand
Controles
Controles bij interface-element: geen
Acties
Acties bij interface-element: geen
Gegevens
CFI-Terugmeldingsoverzicht (zie CFI-terugmeldingsoverzicht.)

330. 78 EXTERNE VERANTWOORDING
BLOKKEREN BERICHTENVERKEER
Ondersteunt use cases
- Use case: aanlevering aan BRON
• Activiteit: versturen mutatie
- Use case: terugkoppeling
• Activiteit: inlezen retourbericht
Doel
Het tijdelijk kunnen stopzetten van het automatisch berichtenverkeer tussen BRON
en Instelling door de contactpersoon BRON.
Functiesoort
- Interactief: het instellen van een blokkering
- Niet-interactief: het verzamelen van te versturen of nog in te lezen mutaties
Korte beschrijving
Met deze functie kan het berichtenverkeer gepland worden. Het kan aan staan,
en tijdelijk stop gezet worden. In perioden waarin het berichtenverkeer stopgezet
is, is het van belang dat mutaties worden ‘verzameld’ die dan later alsnog worden
verzonden, dan wel ingelezen worden in het geval van terugkoppeling.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Functionaliteit:
- Het middels een van te voren in te geven begin- en einddatum (met begin- en
eindtijd) kunnen blokkeren van het automatisch berichtenverkeer naar en van
BRON. (1)
Controles
Controles bij interface-element: geen
Acties
Acties bij interface-element 1:
- Bij het passeren van een blokkerings begin- of einddatum veranderd het berich-
tenverkeer (zie beschrijving achtergrond verwerking).

331. EXTERNE VERANTWOORDING 79
Beschrijving achtergrond verwerking
Achtergrond invoer
- te versturen mutatie
- ontvangen retourbericht
Achtergrond uitvoer
- een wachtrij met nog te versturen mutaties
- een wachtrij met nog in te lezen retourberichten
Proces (achtergrond verwerking)
- Als een blokkering actief is, dan worden de te versturen mutaties die ontstaan in
de kernregistratie bewaard. Hetzelfde geldt voor de retourberichten van BRON.
- Op het moment dat de blokkering is opgeheven wordt automatisch alle nog te
versturen mutaties verstuurd c.q. alle nog in te lezen retourberichten ingelezen.
Gegevens
Gegevensset: Mutaties van en aan BRON (zie PvE BRON.)
RAADPLEGEN LOGBOEK (BRON)ADMINISTRATIE
Deze functie gebruikt de contactpersoon BRON als er afkeuringen zijn of bijv. bij het
controleren van de FOTO. Hij/zij wil nakijken wat er eigenlijk gemeld is aan BRON
(historie). Tevens wordt de functie gebruikt voor het monitoren van de kwaliteit van
de uitwisseling met BRON.
Ondersteunt use cases
Use case: monitoren uitwisseling BRON
Doel
Inzage in de verstuurde en teruggekoppelde BRON bestanden en (individuele) mu-
taties en de tijdigheid van deze communicatie. Inzicht in de ontvangen BRON-foto’s
en terugmeldingsoverzichten CFI.
Functiesoort
Interactief

332. 80 EXTERNE VERANTWOORDING
Korte beschrijving
Met de functie kan worden getoond de historie van ingelezen BRON-foto’s en CFI
terugmeldingen en, op mutatie-niveau, wat per deelnemer gemeld is aan BRON en
wat door BRON daarover is teruggekoppeld. Tevens is raadpleegbaar op deelnemer-
niveau en op gecumuleerd niveau: de aantallen, soort signalen en tijdigheid van
gemelde mutaties.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm met een overzicht van alle (geselecteerde) individuele mutaties en een
samenvatting daarvan. Per mutatie wordt de inhoud van de mutatie, de terugge-
koppeling daarop (onder andere de signalen: code + omschrijving) en de tijdigheid
van de melding van de mutatie weergegeven. De samenvatting bestaat uit het
aantal mutaties, het aantal mutaties met een bepaalde terugkoppeling/signaalsoort
en de tijdigheid van de melding van mutaties.
Verschillende kenmerken van mutaties kunnen gebruikt worden om het overzicht te
beperken tot een selectie uit alle mutaties en/of te sorteren op een kenmerk.
Functionaliteit:
- Selectie/sortering op onderwijssoort (BO, BA, VO, VAVO, ED)
- Selectie/sortering op aangeleverde batch
- Selectie/sortering op terugkoppelbestand BRON
- Selectie/sortering op organisatieonderdeel
- Selectie/sortering op deelnemer
- Selectie/sortering op status BRON
- Selectie/sortering op gegevensrubriek
- Selectie/sortering op zelf te definiëren periode
- Selectie/sortering op BRON-foto
- Selectie/sortering op CFI-terugmeldingsoverzicht
Controles
Controles bij interface-element: geen
Acties
Acties bij interface-element:
- het op het scherm tonen van de gegevens die voldoen aan de selectie.
Gegevens
Gegevensset: mutaties van en aan BRON (zie PvE BRON.)

333. EXTERNE VERANTWOORDING 81
RAADPLEGEN BRON-FOTO
Ondersteunt use cases
- Use case: verwerking BRON-foto
• Activiteit: inlezen BRON-foto
Doel
Inzicht krijgen in de gegevens die in een BRON-foto zijn opgenomen.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Naar aanleiding van het verschillenbestand of naar aanleiding van een vraag moet
gecontroleerd kunnen worden welke gegevens in een bepaalde BRON-foto zijn
opgenomen.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm waarin de contactpersoon BRON een reeds ingelezen foto kan raad-
plegen. Welke deelnemers staan er op de foto en met welke gegevens, ook weer
gerubriceerd naar onderdelen Persoonsgegevens, Inschrijving, BPV en Resultaten.
Functionaliteit:
- Selectie op ingelezen BRON-foto
Binnen die selectie:
- selectie op gegevensrubriek
- selectie op signaalcode binnen betreffende gegevensrubriek
- selectie op deelnemer
- selectie op bekostigingsrelevantie
Combinaties van selecties moeten mogelijk zijn. Geen selectie betekent alle gege-
vens tonen.
Controles
Controles bij interface-element 1: n.v.t.
Acties
Acties bij interface-element 1: geen
Gegevens BRON-foto (zie BRON-foto)

334. 82 EXTERNE VERANTWOORDING
RAADPLEGEN CFI TERUGMELDINGSOVERZICHT
Ondersteunt use cases
- Use case: terugmelding CFI
• Activiteit: Inlezen CFI-terugmeldingsoverzicht
Doel
CFI-terugmeldingsoverzicht kunnen raadplegen.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Naar aanleiding van het vergelijkingsbestand of naar aanleiding van een vraag moet
gecontroleerd kunnen worden welke gegevens in een CFI terugmeldingsoverzicht
zijn opgenomen.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm waarin je een reeds ingelezen terugmeldingsoverzicht CFI kunt raad-
plegen. Het gaat hierbij om aantallen deelnemers en diploma’s per crebocode, maar
ook om de individuele signalen. Weer gerubriceerd naar onderdelen Persoonsgege-
vens, Inschrijving, BPV en Resultaten.
Functionaliteit:
- Selectie op ingelezen CFI-terugmeldingsoverzicht.
Binnen die selectie:
- selectie op crebocode
- selectie op intensiteit (deeltijd/voltijd/examendeelnemer)
- Selectie op signaal
- Selectie op bekostigingsrelevantie
Combinaties van selecties moeten mogelijk zijn. Geen selectie betekent alle gege-
vens tonen.
Controles
Controles bij interface-element 1: geen

335. EXTERNE VERANTWOORDING 83
Acties
Acties bij interface-element 1:
- Het tonen van de met de selectie opgevraagde gegevens.
Gegevens
CFI-Terugmeldingsoverzicht (zie CFI-terugmeldingsoverzicht.)
RAADPLEGEN AANVULLENDE BRON-GEGEVENS
Integreren met deelnemer raadpleegt functionaliteit
Deze functie beschrijft een deel van de gewenste functionaliteit voor het raadple-
gen van gegevens van een deelnemer. Het hier beschreven deel heeft betrekking
op gegevens die door BRON aangeleverd worden. Deze functionaliteit moet voor de
gebruiker een geïntegreerd geheel vormen met de functionaliteit voor het raadple-
gen van de andere gegevens van een deelnemer. Deze laatste functionaliteit is in
dit ontwerp niet expliciet beschreven (niet op functie en niet op use case-niveau).
Ze kan echter afgeleid worden van de werkprocessen die in de use case wijzigen
identiteitsgegevens beschreven zijn.
Inleiding
In de terugkoppelbestanden vanuit BRON (zie PvE BRON) wordt een aantal aanvul-
lende gegevens op deelnemerniveau geleverd aan de instelling. De hieraan ge-
relateerde gegevens die de instelling zelf heeft geregistreerd mogen niet worden
overschreven door de teruggekoppelde GBA-gegevens. Deze gegevens moeten
apart inzichtelijk worden gemaakt. Een voorbeeld hiervan is het GBA-adres. Het
GBA-adres van de deelnemer is niet altijd het adres waarmee de deelnemer bij de
instelling staat ingeschreven. Het door de instelling geregistreerde adres het het
GBA adres moeten als het ware naast elkaar getoond kunnen worden. Ook de gege-
vens rondom allochtonen (inclusief geboorteland vader en geboorteland moeder)
die in de terugkoppeling zijn opgenomen moeten zichtbaar worden gemaakt op
deelnemersniveau in de kernregistratie. In de toekomst worden ook vooropleidings-
gegevens en code leerbedrijf teruggekoppeld.
Ondersteunt use cases
Dit is een generieke, algemeen toepasbare functie
Doel
Het op deelnemersniveau kunnen vergelijken van gegevens in de kernregistratie met
de GBA-gegevens en inzien van andere door BRON verstrekte deelnemer-gegevens.

336. 84 EXTERNE VERANTWOORDING
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
In deze functie moeten de (GBA)-gegevens die zijn opgenomen in de BRON te-
rugkoppeling naast de zelf geregistreerde gegevens worden getoond. Het meest
recente teruggekoppelde gegeven moet daarbij worden getoond. Naast de zelf ge-
registreerde gegevens worden ook extra gegevens getoond die misschien niet in de
kernregistratie zijn opgenomen (bijvoorbeeld geboorteland vader en geboorteland
moeder, verblijfstatus, datum in Nederland).
Gegevens
Gegevensset: mutaties van en aan BRON (zie PvE BRON.)
BEHEREN KRD RAPPORTAGEGEGEVENSSETSJABLONEN
Ondersteunt use cases
- Use case: toeleveren opdrachtgevers
• Activiteit: samenstellen gegevensset
• Activiteit: verzamelen benodigde gegevens KRD
- Use case: toelevering ad hoc
• Activiteit: samenstellen gegevensset
• Activiteit: verzamelen benodigde gegevens KRD
- Use case: toelevering inburgering
• Activiteit: samenstellen gegevensset
• Activiteit: verzamelen benodigde gegevens KRD
Doel
Hergebruik van eerder gemaakte KRD-rapportagegegevenssetsjablonen.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Een lijst met KRD-rapportagegegevenssetsjablonen die bewerkt kan worden. Tevens
kan het verzamelen en opslaan van gegevens op basis van een sjabloon vanuit deze
functie worden uitgevoerd.

337. EXTERNE VERANTWOORDING 85
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm dat een lijst met KRD-rapportagegegevenssetsjablonen toont.
Functionaliteit:
- Aanmaken of bewerken van een sjabloon (1)
- Naam van een sjabloon wijzigen (2)
- Verwijderen van een sjaboon
- Ophalen en opslaan van gegevens uit de KRD o.b.v. het sjabloon
- Beschikbaar stellen van een sjabloon aan een gebruiker of gebruikersgroep
Controles door ICT-systeem
Controles bij interface-element 2:
- naam moet voldoen aan format
- systeem moet melding geven bij een reeds bestaande naam
Acties door ICT-systeem
- Acties bij interface-element 1:
- Starten van de functie maken KRD-rapportagegegevensset.
MAKEN KRD RAPPORTAGEGEGEVENSSET
Ondersteunt use cases
- Use case: toeleveren opdrachtgevers
• Activiteit: Samenstellen gegevensset
• Activiteit: verzamelen benodigde gegevens KRD
- Use case: toelevering ad hoc
• Activiteit: Samenstellen gegevensset
• Activiteit: verzamelen benodigde gegevens KRD

338. 86 EXTERNE VERANTWOORDING
- Use case: toelevering inburgering
• Activiteit: samenstellen gegevensset
• Activiteit: verzamelen benodigde gegevens KRD
Doel
Gegevens uit de kernregistratie deelnemers beschikbaar maken voor verwerking in
een rapportage.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Met deze functie kan een (rapportagegegevensset)sjabloon gemaakt worden op
basis waarvan het systeem een set gegevens uit de KRD kan verzamelen. De gege-
vens kunnen vervolgens worden verzameld op basis van het sjabloon.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm waarin je een rapportagegegevenssetsjabloon kan samenstellen op
basis van alle gegevens in de kernregistratie deelnemers.
Functionaliteit:
- het kunnen selecteren van in de KRD beschikbare gegevens(eenheden) (1)
- het toekennen van een naam aan het sjabloon (2)
- het opslaan van het sjabloon (3)
- het beschikbaar stellen van het sjabloon aan een gebruiker of gebruikersgroep
- het ophalen van gegevens uit de KRD o.b.v. het sjabloon, en opslaan in verschil-
lende bestandsformaten* (is gegevenssetsjabloon)
*) Het op kunnen slaan in verschillende formaten dient voor het scheppen van de mogelijkheid
om de gegevens te verwerken in meer dan één applicatie (beperking afhankelijkheden).
Controles door ICT-systeem
Controles bij interface-element 2:
- naam moet voldoen aan format
- systeem moet melding geven bij een reeds bestaande naam
Controles bij interface-element 3:
- er moet een naam aan het sjabloon zijn toegekend (anders om vragen)

339. EXTERNE VERANTWOORDING 87
Acties door ICT-systeem
Acties bij interface-element 1:
- Als selectie van gegevenseenheden heeft plaatsgevonden, weergeven:
• het sjabloon met voorbeelden van de geselecteerde gegevens
Acties bij interface-element 2:
- Als het kenmerk voorkomt moet het systeem een melding doen en vragen of de
reeds bestaande sjabloon gebruikt moet worden.
Gegevens
Toeleveren opdrachtgevers en ad hoc rapportages
De gegevens zijn afhankelijk van de gegevensset in het contract of van de gestelde
informatievraag en deze gegevens kunnen per contract danwel informatievraag
verschillend zijn.
Toelevering inburgering
De voor het Keurmerk Inburgeren te verwerken gegevens wisselen. De gegevensset
is gedocumenteerd in de Handleiding Keurmerk Inburgering (zie gegevens keur-
merk inburgeren.) Deze wordt steeds weer vernieuwd.
BEHEREN RAPPORTAGEGEGEVENSSETS
Ondersteunt use cases
- Use case: toeleveren opdrachtgevers
• Activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens
- Use case: toelevering ad hoc
• Activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens
- Use case: toelevering inburgering
• Activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens
Doel
Hergebruik van eerder samengestelde rapportagegegevenssets.
Functiesoort
Interactief

340. 88 EXTERNE VERANTWOORDING
Korte beschrijving
Een lijst met rapportagegegevenssets die bewerkt kan worden.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm dat een lijst met rapportagegegevenssets toont.
Functionaliteit:
- Aanmaken of bewerken van een gegevensset (1)
- Naam van een gegevensset wijzigen (2)
- Verwijderen van een gegevensset
- Beschikbaar stellen van een gegevensset aan een gebruiker of gebruikersgroep
Controles door ICT-systeem
Controles bij interface-element 2:
- Naam moet voldoen aan format
- Systeem moet melding geven bij een reeds bestaande naam
Acties door ICT-systeem
Acties bij interface-element 1:
- Starten van de functie bewerken rapportagegegevens.
Gegevens
De gegevens verschillen per rapportage.
BEWERKEN RAPPORTAGEGEGEVENS
Ondersteunt use cases
- Use case: toeleveren opdrachtgevers
• Activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens
• Activiteit: controleren gegevens
- Use case: toelevering ad hoc
• Activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens
• Activiteit: controleren gegevens

341. EXTERNE VERANTWOORDING 89
- Use case: toelevering inburgering
• Activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens
• Activiteit: controleren gegevens
Doel
Het samenvoegen en bewerken van gegevens verzameld in de kernregistratie en
gegevens verzameld in overige applicaties. Het controleren van de samengevoeg-
de gegevens op volledigheid en juistheid. De samengevoegde gegevens kunnen
vervolgens met behulp van de functie maken rapportage in een rapport worden
opgenomen.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Het samenvoegen van ruwe gegevens vanuit de kernregistratie met ruwe gegevens
vanuit overige applicaties. Tevens kunnen bewerkingen worden uitgevoerd op de
gegevens.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm waarin alle gegevens getoond worden die in de samengevoegde rap-
portagegegevensset zijn opgenomen.
Functionaliteit voor tonen:
- Selectiemogelijkheid op ieder voorkomend veld.
- Selectiemogelijkheid op lege velden (ontbrekende gegevens).
- Combinaties van selecties moeten mogelijk zijn.
Functionaliteit voor bewerken:
- Inlezen van gegevens uit een of meerdere bestanden (bijvoorbeeld spreadsheet
draaitabel) of databases van andere applicaties.
- Rechtstreeks inlezen van gegevens uit een andere applicatie.
- Bewerken van de gegevens, bijvoorbeeld berekening doorvoeren en sorteringen.
- Opslaan van de samengevoegde gegevensset. (1)
- Toevoegen van een zelf te definiëren omschrijving bij de samengevoegde gege-
vensset.

342. 90 EXTERNE VERANTWOORDING
Controles door ICT-systeem
Controles bij interface-element 1:
- De naam van de gegevensset moet voldoen aan een vastgesteld format.
- De naam mag nog niet voorkomen.
Acties door ICT-systeem
Acties bij interface-element: geen
Gegevens
De gegevens verschillen per rapportage.
BEHEREN RAPPORTAGESJABLONEN
Ondersteunt use cases
- Use case: toeleveren opdrachtgevers
• Activiteit: verwerken gegevens naar rapport
- Use case: toelevering ad hoc
• Activiteit: verwerken gegevens naar rapport
- Use case: toelevering inburgering
• Activiteit: verwerken gegevens naar rapport
Doel
Hergebruik van eerder gemaakte rapportagesjablonen.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Een lijst met rapportagesjablonen die bewerkt kan worden. Tevens kan het gene-
reren en opslaan van rapportages op basis van een sjabloon vanuit deze functie
worden uitgevoerd.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Een scherm dat een lijst met rapportagesjablonen toont.

343. EXTERNE VERANTWOORDING 91
Functionaliteit:
- Aanmaken of bewerken van een sjabloon (1)
- Naam van een sjabloon wijzigen (2)
- Verwijderen van een sjaboon
- Genereren en opslaan van een rapportage o.b.v. een sjabloon
- Beschikbaar stellen van een sjabloon aan een gebruiker of gebruikersgroep
Controles door ICT-systeem
Controles bij interface-element 2:
- Naam moet voldoen aan format
- Systeem moet melding geven bij een reeds bestaande naam
Acties door ICT-systeem
Acties bij interface-element 1:
- Starten van de functie maken rapportage.
MAKEN RAPPORTAGE
Ondersteunt use cases
- Use case: toeleveren opdrachtgevers
• Activiteit: verwerken gegevens naar rapport
- Use Case: toelevering ad hoc
• Activiteit: verwerken gegevens naar rapport
- Use Case: toelevering inburgering
• Activiteit: verwerken gegevens naar rapport
Doel
Een rapport(age) die voldoet aan de gestelde eisen van het contract of de informa-
tievraag.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
De gegevens uit een rapportagegegevensset kunnen worden verwerkt tot een over-
zichtelijke rapportage door het aanpassen van de layout, het laten genereren van
grafieken en het toevoegen van tekst en plaatjes. Het resultaat kan als rapportage

344. 92 EXTERNE VERANTWOORDING
worden opgeslagen en de lay-out en gegevensbewerkingen kunnen als sjabloon
worden opgeslagen.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Interactief
Gebruikersinterface
Een scherm waarin de lay-out van de rapportage kan worden bepaald.
Functionaliteit:
- het selecteren van een rapportagegegevensset (1)
- het maken van de lay-out van de rapportage (3)
- het genereren van grafieken
- het toevoegen van tekst en plaatjes
- het opslaan van de lay-out, rapportagegegevensset-selectie en gegevensbewer-
kingen als rapportagesjabloon (4)
- het bewerken van een zelf te definiëren omschrijving bij het rapportagesjabloon (5)
- het resultaat opslaan als rapportage (6)
Controles door ICT-systeem
Controles bij interface-element 5:
- naam lay-out moet voldoen aan format
- naam lay-out mag nog niet voorkomen
Acties door ICT-systeem
Acties bij interface-element: n.v.t.
Gegevens
Toeleveren opdrachtgevers en ad hoc rapportages
De gegevens zijn afhankelijk van de gegevensset in het contract of van de gestelde
informatievraag en deze gegevens kunnen per contract danwel informatievraag
verschillend zijn.
Toelevering inburgering
De voor het Keurmerk Inburgeren te verwerken gegevens wisselen. De gegevensset
is gedocumenteerd in de Handleiding Keurmerk Inburgering (zie Gegevens Keur-
merk Inburgeren.) Deze wordt steeds weer vernieuwd.

345. EXTERNE VERANTWOORDING 93
Opmerkingen
Afstemming of integratie met andere functies
Deze functie kan samen met de functies maken KRD-rapportagegegevensset en
bewerken rapportagegegevens (en de bijbehorende beheer functies) gebruikt wor-
den voor het uitvoeren van use cases waarin rapportages gemaakt worden. Het is
voor de efficiëntie van de uitvoering van de use cases belangrijk dat deze functies
op elkaar afgestemd of geïntegreerd worden ontwikkeld. Het moet mogelijk zijn om
gegevens toe te voegen aan de rapportage, zodanig dat de stappen voor het maken
van een rapportage niet opnieuw uitgevoerd hoeven te worden. Dit vergt bijvoor-
beeld dat bewerkingen op gegevens vastgelegd kunnen worden in plaats van dat ze
volledig handmatig zijn.
BIJWERKEN ADMINISTRATIE KEURMERK
Ondersteunt use cases
- Use case: aanleveren gegevens keurmerk Inburgeren
• Activiteit: versturen rapportage
- Use case: resultaat audit verwerken
• Activiteit: bijwerken administratie Keurmerk
Doel
Inzicht hebben in de communicatie met Blik op Werk rondom het keurmerk inbur-
geren.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Met deze functie kan handmatig een logboek worden bijgehouden over de com-
municatie met en de inhoud van de terugkoppeling van Blik op Werk rondom het
keurmerk inburgeren. Het betreft de communicatie in beide richtingen, over het
verzenden alsook over het ontvangen. De terugkoppeling betreft het resultaat van
een audit die Blik op Werk uitvoert.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Interactief

346. 94 EXTERNE VERANTWOORDING
Gebruikersinterface
- Overzicht van alle rapportages waarvan geregistreerd is dat ze verzonden zijn
(inclusief datum verwerkt/verstuurd).
- Verwijzing opnemen naar een nieuwe verzonden rapportage (URL)
- Bewerken van een (zelf te definiëren) omschrijving bij de rapportage.
- Bewerken van een (zelf in te vullen) datum van verwerking of verzending van de
gevraagde gegevens (archief).
- Vermelden van de verzendwijze van het rapport (uploaden op website, mail, post
etcetera)
- Mogelijkheid om verwijzing naar gerelateerde bestanden op te nemen (URL)
(bijvoorbeeld het bij de onderwijsinstelling opgeslagen ingevulde format van de
beveiligde website van Blik op Werk.)
- Mogelijkheid om per rapport de feedback van Blik op Werk te registreren, name-
lijk het resultaat van de audit. Het resultaat kan zijn: correcte cijfers ‘ja’ correcte
cijfers ‘nee’. Indien correcte cijfers ‘ja’: tekortkoming ‘ja’ tekortkoming ‘nee’.
Controles door ICT-systeem
Controles bij interface-element: nvt
Acties door ICT-systeem
Acties bij interface-element: nvt

347. EXTERNE VERANTWOORDING 95
COLOFON
Triple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak Amersfoort, istockphoto.com
Vormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort
Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.
Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

348. 96 EXTERNE VERANTWOORDING
Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

349. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 1
FUNCTIONEEL ONTWERP
ONDERWIJSLOGISTIEK,
ROOSTEREN EN
BEHEREN MIDDELEN

350. 2 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN

351. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 3
INLEIDING
In dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van het onderwijs-
logistieke proces, het roosterproces en het beheren van de middelen.
Dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. Dit staat los van de onder-
steuning daarvan door een concreet ICT systeem. De hier beschreven functionaliteit
kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ICT-systeem of
als één of meer aparte ICT-systemen.
Beschrijvend en technisch gedeelte
Dit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. Een beschrijvend gedeelte,
waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge-
deelte, waarin alle use cases, activiteitendiagrammen, functies en werkopdrachten
staan weergegeven.
In het beschrijvende gedeelte wordt u door de belangrijkste delen van ons ontwerp
geloodst. Daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uitgangs-
punten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. Tevens is aangegeven waar de keuze-
mogelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen zich bevinden.
Het beschrijvende gedeelte bestaat uit negen delen. Elk deel valt uiteen in een aantal
use cases. Aan het begin wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt waar u
zich bevindt binnen het totaal aan use cases.
In elk deel geven we onder de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspun-
ten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. Daarna volgt een
beschrijving van de use cases. Dit is een beschrijving van het proces vanuit het
perspectief van een gebruiker van het systeem.
Na het lezen van alle delen heeft u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit
het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functionele ontwerp van het
onderwijslogistieke proces, het roosterproces en het beheren van de middelen.
Mocht u daarin geïnteresseerd zijn dan kunt u in het technische gedeelte de
gedetailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technische gedeelte bevat
een ‘platte’ export uit de Triple A-wiki.

352. 4 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN

353. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 5
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 3
Beschrijvend en technisch gedeelte 3
Beschrijvend gedeelte 7
Deel I: Het formuleren van de leervraag en het specificeren van het
leerarrangement 8
Uitgangspunten en keuzes 8
Het formuleren van de leervraag van de deelnemer 9
Het specificeren van het leerarrangement 11
Deel II: Het BPV-proces 13
Uitgangspunten en keuzes 13
Beheren BPV-bedrijfsgegevens 16
Beheren BPV-plaats 16
BPV matching 16
Deel III: Het maken en e ectueren van het rooster 18
Uitgangspunten en keuzes 18
Het maken van het rooster 19
Het e ectueren van het rooster 21
Deel IV: Meer flexibiliteit in het roosteren 23
Uitgangspunten en keuzes 23
Het aanvullen van het rooster met individuele leerwensen 24
Controleren van de realisatie van het rooster 25
Deel V: Deelnemeracceptatie en individuele roosteroplossingen 26
Uitgangspunten en keuzes 26
De deelnemer accepteert het rooster 27
Monitoren van de acceptatie door deelnemers 28
Individueel roosterprobleem oplossen 29
Afhandelen van niet planbare leerarrangementen 30

354. 6 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Deel VI: Forward mapping; verwachtingen meenemen in het roosterproces 32
Uitgangspunten en keuzes 32
Tactische planning 33
Strategische planning 34
Deel VII: Het optimaal inzetten van de middelen 37
Uitgangspunten en keuzes 37
Wijzigen middelen 38
Behandelen van de aanvraag van middelen 39
Deel VIII: Het oplossen van problemen in de uitvoering 41
Uitgangspunten en keuzes 41
Oplossen van een uitvoeringsprobleem 42
Oplossen van een calamiteit 42
Deel IX: Registreren van aan- en afwezigheid 43
Uitgangspunten en keuzes 43
Melden van afwezigheid door de deelnemer 44
Registreren van aan- en afwezigheid 44
Technisch gedeelte 47

355. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 7
BESCHRIJVEND GEDEELTE

356. 8 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
DEEL I: HET FORMULEREN VAN DE LEERVRAAG EN HET SPECIFICEREN VAN HET
LEERARRANGEMENT
Uitgangspunten en keuzes
- De leervraag van de deelnemer staat centraal in het gehele proces van onderwijs-
logistiek en roosteren
- De leervraag wordt samen met de deelnemer geformuleerd

357. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 9
- Keuzevrijheid van de instelling om het arrangement samen met deelnemer te spe-
cificeren met behulp van referentiearrangementen en de onderwijscatalogus
- Mogelijkheid om de intake, het formuleren van de leervraag en het specificeren
van het arrangement geheel of gedeeltelijk samen te voegen, indien zinvol
- De inrichting van de onderwijscatalogus is aan de instelling. De onderwijscatalo-
gus bevat (op het laagste aggregatieniveau) de roosterbare eenheden met behulp
waarvan het onderwijsaanbod kan worden opgebouwd (gearrangeerd). De struc-
tuur en inrichting van de onderwijscatalogus is van invloed op de flexibileit van
het onderwijs
Het formuleren van de leervraag van de deelnemer
Een van de meest fundamentele uitgangspunten van de onderwijsfilosofie van Triple
A is het centraal stellen van de leervraag van de deelnemer. Door de leervraag te
beschrijven en deze vervolgens te vertalen naar producten die door de onderwijsin-
stelling worden aangeboden, wordt hier recht aan gedaan. Dit kan een verzameling
samenhangende producten uit de onderwijscatalogus zijn, maar ook een verzameling
‘losse producten’. Een deelnemer hoeft dus niet te worden ingeschreven op een com-
plete opleiding, bestaande uit vaste vakken, die door alle deelnemers worden gevolgd.
Samen met de deelnemer
Als de leervraag van de deelnemer centraal staat, betekent dit grote betrokken-
heid van de deelnemer bij het vaststellen hiervan. Het formuleren van de leervraag
gebeurt dan ook samen met de deelnemer.
Samenhang met Intake
Tijdens de Intakefase is de leervraag van de deelnemer verkend en is meestal een
start onderwijsproduct afgesproken. Het start onderwijsproduct is het onderwijs-
product uit de onderwijscatalogus waarmee de deelnemer direct na inschrijving kan
starten.
De tijdens de Intake gemaakte afspraak op hoofdlijnen, specificeert nog niet wat de
deelnemer binnen dat verbintenisgebied precies wil gaan doen en wat de onderwijs-
instelling hiervoor aan producten in huis heeft en aan middelen moet gaan inzetten.
In veel gevallen zal de leervraag nog niet expliciet genoeg zijn gemaakt en moet de
deelnemer daarbij worden geholpen. Pas dan kan een goed aanbod worden gefor-
muleerd.
Is een deelnemer al op weg met zijn studie, dan kan er aanleiding zijn om de leer-
vraag opnieuw tegen het licht te houden en te (her)formuleren. Daarna zal (in de
use case arrangement specificeren) de vertaling naar producten uit de onderwijsca-
talogus plaatsvinden, tot op gewenste niveau.

358. 10 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Het is overigens aan de instelling om de use cases intake, formuleren leervraag en
arrangement specificeren wanneer dat zinvol is, geheel of gedeeltelijk te combineren.
Leervraag vanuit een bedrijf of instelling
De leervraag kan ook uitgaan van een bedrijf of instelling die, nog los van de individu-
ele inschrijvingen, een op maat gesneden aanbod wil krijgen voor zijn medewerkers.
Producten uit de onderwijscatalogus
De onderwijscatalogus bevat alle onderwijsproducten die een onderwijsinstelling
kan aanbieden. Door de leervraag uit te drukken in deze onderwijsproducten, ont-
staat voor de deelnemer duidelijkheid over wat zijn studie (of ieder geval de start
van de studie) zal gaan betekenen. Voor de onderwijsinstelling is dit een eerste
stap om te komen tot een concreet aanbod waarvan in een later stadium de plan-
ning- en middelenbehoefte duidelijk wordt. Hierbij kan de instelling gebruik maken
van referentiearrangementen. Dit zijn voorbeelden van in een arrangement samen-
gebrachte onderwijsproducten die invulling geven aan een bepaalde leerroute
Specifieke wensen of beperkingen (randvoorwaarden)
Er zijn talloze zaken die van invloed kunnen zijn op de realiseerbaarheid van de leer-
vraag of deze in ieder geval kunnen beïnvloeden. Naast fysieke beperkingen van een
deelnemer kun je ook denken aan de plaats of het tijdstip van de onderwijsuitvoering
waar een deelnemer niet aan kan voldoen door bijvoorbeeld werk of vervoer. Door
dit zo vroeg mogelijk in het proces te inventariseren, kan hiermee rekening worden
gehouden voor het bepalen van het onderwijsaanbod. Deze aanvullende wensen of
beperkingen maken onderdeel uit van de leervraag (en het daaruit volgende arran-
gement). Ook Erkennen van Verworven Competenties (EVC’S) heeft invloed op het
uiteindelijk te volgen onderwijsarrangement.
Controles
De begeleider zal het pakket onderwijsproducten steeds toetsen aan een aantal
criteria. Er moet worden voldaan aan vooropleidingseisen. De urennorm (BBL/BOL)
moeten worden gechecked in verband met bekostiging. In de meeste gevallen moet
ook worden gewaarborgd dat een verzameling onderwijsproducten leidt tot het kun-
nen behalen van een erkend diploma. Deze controles kunnen na het formuleren van
de leervraag al worden uitgevoerd, zij het beperkt. Op basis van het arrangement
en het uiteindelijke rooster zijn gedetailleerdere controles mogelijk. Deze controles
spelen daarnaast ook een rol in het proces van begeleiden en monitoren.

359. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 11
Resultaat
Er is een geformuleerde en vastgelegde leervraag uitgedrukt in product(en) uit de
onderwijscatalogus die is aangevuld met wensen en randvoorwaarden van de deel-
nemer, zodat de vraag omgezet kan worden in een arrangement.
Het specificeren van het leerarrangement
Nadat de leervraag is vastgelegd en uitgedrukt in (één of meerdere) producten uit
de onderwijscatalogus, dient deze verder te worden gespecificeerd. Daarbij worden
alle relevante keuzes en volgordes binnen en tussen onderwijsproducten vastge-
legd. Daardoor wordt het aangeboden pakket onderwijsproducten een planbaar en
uitvoerbaar geheel. Bij het opstellen van het arrangement kan gebruik worden ge-
maakt van referentiearrangementen. Dit zijn voorbeelden van in een arrangement
samengebrachte onderwijsproducten die invulling geven aan een bepaalde leerrou-
te. Er vindt een finale check plaats of aan de randvoorwaarden van de deelnemer is
voldaan.
Het arrangement definieert zo de leerroute die de deelnemer wil gaan afleggen. De
verschillende leerroutes die mogelijk zijn, kunnen worden afgeleid uit de metadate-
ring van de onderwijsproducten, bijvoorbeeld op basis van de verwijzingen naar de
taxonomie. Daarnaast kan er in de metadatering van samengestelde onderwijspro-
ducten (hoger aggregatieniveau) in de onderwijscatalogus informatie zijn opgeno-
men over de mogelijke leerroutes.
Deze stap is van belang om te zorgen dat alle individuele arrangementen tot een
uitvoerbare planning leiden. Daarvoor zullen de overeenkomstige onderdelen (qua
inhoud en tijd) van de individuele arrangementen verzameld worden. Soms zal, als
onderdeel van het arrangeerproces, de volgorde van aangeboden onderwijsproduc-
ten moeten worden gewijzigd of zal een andere uitvoeringslocatie uitkomst bieden.
Spelregels
De onderwijsinstelling zal spelregels moeten opstellen voor de ruimte die aan de
deelnemer wordt geboden t.a.v. keuzevrijheid en gebruik maken van de flexibiliteit
in het onderwijsaanbod. Daarnaast zal aan de arrangeur duidelijk moeten worden
gemaakt waar deze zich aan te houden heeft om tot een economisch verantwoord
arrangement te komen. Hij zal zich moeten houden aan wettelijke normen en aan
de overeengekomen verhouding tussen theorie en praktijk.
De arrangeur wordt in het werk geholpen door gebruik te maken van eerder
gemaakte (referentie-)arrangementen en door informatie die beschikbaar is uit
prognoses.

360. 12 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Niet noodzakelijkerwijs met de deelnemer samen
Bij het formuleren van de leervraag is de deelnemer zeer nadrukkelijk in beeld. Het
is immers zijn leervraag. Bij het arrangeren bepaald het aanbod de focus. Triple A
heeft om deze reden twee use cases (formuleren leervraag en arrangement speci-
ficeren) gemaakt en niet één. De deelnemer is bij arrangeren nadrukkelijk minder
in beeld, omdat gekeken wordt naar de aan te bieden producten en de uitvoerbaar-
heid daarvan. Desalniettemin zal in een aantal gevallen ook het arrangeren samen
met de deelnemer kunnen plaatsvinden.
Verbinding van aanbod met resources
De producten in de onderwijscatalogus zijn voorzien van informatie over de beno-
digde resources die bij dat product horen. De manier waarop gearrangeerd wordt,
heeft uiteindelijk effect op het beslag dat gedaan wordt op de middelen. ‘Slim’
arrangeren betekent zuinig omgaan met de beschikbare middelen en de mate van
uitputting daarvan. Hoewel het roosterproces uiteindelijk een zo efficiënt mogelijke
match moet maken tussen het gevraagde onderwijs (vastgelegd in de arrangemen-
ten) en de beschikbare middelen, kunnen er al bij het arrangeren keuzes gemaakt
worden die dit proces versoepelen.
Resultaat
Uiteindelijk ontstaat een op de deelnemer toegesneden arrangement waarin de
leervraag is vertaald naar een aanbod, samengesteld uit onderwijsproducten van de
onderwijscatalogus, aangevuld met aanvullende wensen en randvoorwaarden. De
verzameling arrangementen is daarmee geschikt gemaakt voor het roosterproces.

361. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 13
DEEL II: HET BPV-PROCES
Uitgangspunten en keuzes
- Er is voor gekozen de beschrijving van het BPV-proces onderdeel te maken van
het logistieke systeem. Het BPV-proces raakt echter veel van de procesonderdelen
van het onderwijsprocesmodel. Waar nodig zijn in andere functionele ontwerpen
beschrijvingen opgenomen die te maken hebben met het BPV-proces

362. 14 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- In de onderwijscatalogus worden onderwijsproducten opgenomen die een
stage(periode) definiëren behorend bij een bepaalde uitstroomkwalificatie.
Dergelijke onderwijsproducten bevatten wel (op basis van de metadatering) de
relevante informatie voor het totstandbrengen van arrangementen en roosters.
Onderwijsproducten bevatten geen informatie over de BPV-plaats
- Matching van de in het rooster opgenomen stageperiode met een beschikbare
BPV-plaats kan plaatsvinden na het effectueren van het roosteren
- Matching moet voor daadwerkelijke aanvang van de stage hebben plaatsgevonden
Voor we specifiek ingaan op Beheren BPV bedrijf, Beheren BPV plaats en BPV mat-
ching geven we eerst een korte beschrijving van het BPV-proces
In onderstaand figuur is het BPV-proces schematisch weergegeven.

363. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 15
Tijdens het Formuleren van de leervraag wordt door de begeleider op basis van de
leervraag van de deelnemer vastgesteld of een deel van de leerroute zal worden
ingevuld met BPV-producten. Tevens zal de begeleider nagaan of de deelnemer
specifieke wensen heeft t.a.v. het BPV-bedrijf en BPV-plaats.
In de use case Arrangement specificeren zal op basis van alle beschikbare informa-
tie betreffende de leervraag door de arrangeur de juiste onderwijsproducten uit de
onderwijscatalogus geselecteerd worden.
Het BPV-product uit de catalogus is te vergelijken met een lege envelop. De me-
tadatering van een dergelijk BPV-product bevat alle noodzakelijke informatie om
de arrangeur in de gelegenheid te stellen de envelop (het onderwijsproduct) op te
nemen in het arrangement.
Aangezien het BPV-onderwijsproduct nu onderdeel uitmaakt van het arrangement
kan de use case Maken rooster starten. Het opstellen van het rooster voor de
betreffende deelnemer is dus mogelijk op basis van de in het arrangement opgeno-
men lege BPV-envelop.
Na het moment van Effectueren rooster hebben deelnemer en begeleider nog tot
het moment van de daadwerkelijke start van de uitvoering van de stage de tijd om
de envelop te vullen met een zogenaamd BPV-aanbod. Is op dit startmoment geen
passend BPV-aanbod beschikbaar dan is er sprake van een uitvoeringsprobleem
(waarvoor vervolgens met de use case Oplossen uitvoeringsprobleem een oplossing
gezocht kan worden). Vullen van de envelop met een BPV-aanbod kan dus gebeu-
ren vanaf het moment dat de envelop uit de catalogus is geselecteerd en onder is
gebracht in het arrangement tot (uiterlijk) het moment dat uitvoering van de stage
volgens het rooster moet aanvangen.
Voor het vullen van de envelop is een aanbod van BPV-plaatsen noodzakelijk en
een proces dat de matching uitvoert tussen de vraag (gespecificeerd door middel
van de envelop) en het aanbod. Hiervoor zijn de use cases opgesteld. Daarnaast is
het mogelijk dat deelnemer direct een mogelijke BPV-plaats aandraagt. Dan is er
al sprake van een match en kan (bij akkoord bevinden) de verdere administratieve
afhandeling plaatsvinden.
Bij een succesvolle match hoort ook een adequate administratieve afhandeling door
middel van de use case Maken verbintenis. Er wordt een Praktijk OvereenKomst
(POK) opgesteld die als addendum wordt toegevoegd aan de bestaande verbintenis.
Onderdeel van het opstellen van de POK (voor verplichte BPV) is via een melding
aan BRON nagaan of de geselecteerde BPV-plaats daadwerkelijk beschikbaar is. Is
dit niet het geval dan kan de POK niet worden bekrachtigd en zal er opnieuw een
matchingsproces moeten worden uitgevoerd om een nieuw BPV-aanbod te vinden.

364. 16 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
In de kernregistratie deelnemers worden de noodzakelijke gegevens opgenomen
voor de BPV-uitwisseling met BRON.
Beheren BPV-bedrijfsgegevens
Het beheren van de BPV-bedrijfsgegevens maakt onderdeel uit van “beheren mid-
delen”.
Het gaat hier om een registratiesysteem waarin diverse typen leerbedrijven en
andere instellingen zijn opgenomen. Wij beperken ons tot de registratie van de
gegevens die van belang zijn voor:
- Het matchingsproces (bijv. reisafstand)
- De bekostiging
- Het opstellen van de verbintenis (praktijkovereenkomst/BPV-overeenkomst)
Beheren BPV-plaats
Naast het beheren van de bedrijfsgegevens is het van belang dat de BPV-plaats(en)
die binnen de (geaccrediteerde) bedrijven beschikbaar zijn, beheerd worden. Het
beheer moet er op gericht zijn de informatie met betrekking tot de BPV-plaatsen
beschikbaar te stellen voor het BPV-matchingsproces.
Een leerbedrijf kan een of meerdere BPV-plaatsen aanbieden. Deze BPV-plaatsen
kunnen verschillen qua kwalificatiedossier en type (oriënterend/taalstage etc.) Wan-
neer de stamgegevens van het leerbedrijf nog niet zijn vastgelegd, moet dit eerst
gebeuren (via werkopdracht naar de use case Beheren BPV-bedrijfsgegevens). Het
aanbod van de BPV-plaats is geen garantie dat deze ook werkelijk (nog) beschik-
baar is. Deze check zal in de regel plaatsvinden nadat de BPV-match is gemaakt.
BPV-matching
Bij het formuleren van de leervraag is een BPV-onderwijsproduct (envelop) uit de
onderwijscatalogus geselecteerd en deze moet worden ingevuld met een feitelijke
BPV-plaats. Het vullen van de envelop met een BPV-plaats noemen we BPV-
matching. Matching kan op twee manieren starten:
- Deelnemer of begeleider geeft opdracht aan het systeem om mogelijke matches
te onderzoeken
- Deelnemer of begeleider heeft al een BPV-plaats op het oog en selecteert deze uit
het BPV-aanbod
Wanneer het systeem geen BPV-plaats vindt dan kan:
- Het BPV-bureau actief in het bestand gaan zoeken en de eventuele knelpunten in
overleg met het leerbedrijf proberen op te lossen (accreditatie, periode, etc.)
- De deelnemer zijn randvoorwaarden wellicht aanpassen

365. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 17
- De deelnemer / begeleider/BPV-bureau op zoek gaan naar een leerbedrijf/BPV-
plaats en deze laten toevoegen aan het bestand
- De deelnemer zijn leervraag bijstellen door een ander onderwijsproduct te kiezen.
Hierbij moet worden opgemerkt dat een nieuw product wel moet passen op de
“roosterplaats” van het product dat vervangen wordt
Wanneer er één of meerdere BPV-plaatsen zijn geselecteerd, moet nog worden
nagegaan of de BPV-plaats daadwerkelijk (nog) beschikbaar is. Vervolgens wordt
de deelnemer gevraagd contact op te nemen met het leerbedrijf om afspraken te
maken en waar nodig te gaan solliciteren (=eigenschap van de BPV-plaats).
Als de deelnemer, het leerbedrijf en het BPV-bureau akkoord zijn, kunnen de be-
nodigde verbintenissen worden opgesteld. Op het moment dat de partijen niet tot
overeenstemming komen, start het matchingsproces voor de deelnemer opnieuw.

366. 18 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
DEEL III: HET MAKEN EN EFFECTUEREN VAN HET ROOSTER
Uitgangspunten en keuzes
- Keuze in de mate van flexibiliteit van het rooster door de toepassing van instel-
bare regels (onderwijs- en bedrijfsregels) en door in het rooster vrij in te vullen
ruimte te creëren
- Roosteren door het combineren van de individuele arrangementen van deelne-
mers en de collectief beschikbare middelen

367. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 19
- Mogelijkheid tot simuleren (met fictieve middelen) voor een optimale rooster-
oplossing
- Roosteren met ‘bevroren’ arrangementen en middelen
Het maken van het rooster
De use case ‘maken rooster’ omvat het proces dat alle individuele leervragen,
bestaande uit onderwijsproducten en geformuleerd in arrangementen, bij elkaar
voegt. Alle gevraagde onderwijsproducten worden verbonden aan de beschikbare
middelen (bijvoorbeeld docenten, lokalen en andere faciliteiten). Dit alles wordt
geplaatst in de tijd. Een belangrijk aspect hierbij is het vinden van de balans tussen
de wensen van de deelnemer, het beschikbare onderwijsaanbod inclusief de bijbe-
horende middelen en een efficiënte bedrijfsvoering.
Een andere manier van roosteren is dat er op basis van historische gegevens, erva-
ringscijfers en huidige aantallen wordt bepaald welke onderwijsproducten waar-
schijnlijk zullen worden gevraagd. Deze onderwijsproducten worden dan gepland.
Na dit proces kunnen deelnemers hun leervraag formuleren door zich in te schrijven
op de geplande onderwijsproducten. Ook deze wijze van roosteren past binnen het
functioneel ontwerp, alleen de volgordelijkheid van de use cases is dan anders.
Roosterafwegingen
Voordat een roosterproces wordt gestart, is er een aantal afwegingen gemaakt, met
betrekking tot het proces van roosteren.
- De lengte van een roosterperiode. Bijvoorbeeld 1 dag, 10 weken of een heel jaar.
- De frequentie van het maken van een nieuw rooster. Bijvoorbeeld elke dag, elke
10 weken of 1 keer per jaar. Om het verschil met de lengte van de periode duide-
lijk te maken; als er gekozen is om altijd een rooster van 10 weken bekend te wil-
len hebben, kan er bijvoorbeeld voor worden gekozen om iedere week een nieuw
weekrooster te maken voor over 10 weken.
- De lengte van de periode voorafgaande aan de ingangsdatum van een rooster,
waarop deze definitief moet zijn. Bijvoorbeeld 1 week voor start moet een rooster
zijn vastgesteld.
De gemaakte keuzes verschillen per instelling en soms ook nog binnen één instel-
ling. Alle keuzes worden ondersteund in het functioneel ontwerp.
Een belangrijke keuze door Triple A is dat de roostermachine roostert met ‘be-
vroren’ informatie. Dit wil zeggen; voor aanvang van het roosteren worden alle
opgestelde arrangementen en beschikbare middelen bevroren, zodat wijzigingen
in arrangementen of middelen tijdens het roosterproces niet automatisch worden
meegenomen. Deze middelen worden op dat moment ook voorlopig gereserveerd.

368. 20 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Dit om het proces beheersbaar te houden. Als alle wijzigingen continu zouden moe-
ten worden meegenomen, is ieder gemaakt rooster direct achterhaald.
Onderwijsregels en bedrijfsregels
Om de roostermachine ‘goede’ roosters te kunnen laten maken, is het nodig om
gemaakte afspraken binnen een instelling te vertalen in regels. Er zijn regels die
betrekking hebben op het onderwijs en regels die betrekking hebben op de bedrijfs-
voering. Deze onderwijs- en bedrijfsregels kunnen in een roostermachine worden
vastgelegd, bijvoorbeeld het maximaal aantal lesuur per dag voor een deelnemer of
een docent, het maximaal aantal tussenuren, het mogen afwijken van een samen-
gesteld arrangement, een minimale bezettingsgraad van 70% voor een ruimte, etc.
Ook in de onderwijscatalogus staan onderwijs- en bedrijfsregels per onderwijspro-
duct, bijvoorbeeld over de benodigde faciliteiten, het minimaal en maximaal aantal
deelnemers, over de vereiste voorkennis, over de samenhang met een ander on-
derwijsproduct enz. Dergelijke informatie maakt onderdeel uit van de zogenaamde
metadatering. Daarnaast kunnen er ook bedrijfsregels staan in de middelenadmi-
nistratie, zoals de beschikbaarheid van een docent, of het maximum aantal deelne-
mers in een lokaal.
Als de regels zijn vastgelegd, is het belangrijk om te bepalen en vast te leggen
wat de zwaarte is van een regel. Is het bijvoorbeeld belangrijker dat een gevraagd
onderwijsproduct wordt gepland of dat het minimale aantal deelnemers wordt ge-
haald.
Roosteren
Met al deze gegevens kan er worden geroosterd voor de eerstvolgende periode. Om
een inschatting te maken of het roosterproces goed loopt, heeft de roostermaker
continu zicht op de voortgang. De roostermachine maakt een top x (bijvoorbeeld
een top 5) van roostervoorstellen, waaraan een score hangt en een diagnoserap-
port. De score wordt bepaald door het voldoen aan de ingestelde regels met de
weegfactoren. Hoe meer een voorstel voldoet aan de (belangrijkste) gestelde re-
gels, hoe hoger de score. In het diagnoserapport staat beschreven aan welke regels
niet wordt voldaan en wat de reden hiervoor is. Ook wordt duidelijk welke (deel)
arrangementen niet kunnen worden gepland.
Dialoog
De beste roostervoorstellen worden geanalyseerd door de roostermaker. Vervolgens
bespreekt hij de voorstellen met de persoon die verantwoordelijk is voor het onder-
wijs en de persoon die verantwoordelijk is voor de middelen. Deze managers on-
derwijs en bedrijfsvoering beslissen welk roostervoorstel het beste is en vervolgens

369. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 21
ook of het voorstel goed genoeg is. Ook kan ervoor worden gekozen om (steeks-
proefsgewijs) deelnemers en docenten te betrekken in deze dialoog. Voor Triple A is
de dialoog het middelpunt in het proces van roosteren en erg belangrijk.
Simuleren
Als ook het beste roostervoorstel geen goedkeuring krijgt, moet er worden gesi-
muleerd. Het diagnoserapport kan ook een aanleiding zijn om te gaan simuleren.
De managers onderwijs en bedrijfsvoering beslissen wat er in de simulatie wordt
aangepast. Er kunnen aanpassingen worden gedaan in de regels en er kan worden
gesimuleerd met extra of andere middelen. Eventueel kunnen arrangementen wor-
den aangepast. Indien er voor wordt gekozen om te simuleren met andere of extra
middelen, is het uitgangspunt dat de aanpassing of toevoeging wel kan worden
gerealiseerd voor aanvang van de start van de roosterperiode.
De simulatie levert ‘nieuwe’ roostervoorstellen met diagnoserapporten op. Daarin
staat naast de informatie over het niet voldoen aan regels en arrangementen ook
duidelijk welke aanpassingen zijn gedaan in de simulatie. De simulatieroostervoor-
stellen worden wederom in een dialoog besproken.
Het proces roosteren stopt als er een roostervoorstel is wat de goedkeuring heeft
van de managers of als er geen tijd meer is.
Het e ectueren van het rooster
Als er is besloten om een roostervoorstel daadwerkelijk uit te gaan voeren, moe-
ten allerlei activiteiten in gang worden gezet om een rooster op een correcte wijze
definitief te maken.
Als eerste moet een roostervoorstel in de productieomgeving worden gezet, waar-
door het een actueel rooster wordt voor de eerstvolgende periode. Hierdoor leg je
beslag op de benodigde middelen en worden eventuele wijzigingen vanuit de simu-
latie in de regels, middelen of arrangementen overgenomen. Tijdens het rooster-
proces kunnen ook veranderingen hebben plaatsgevonden in de arrangementen of
in de beschikbare middelen. Al deze veranderingen tussen het roostervoorstel en de
actuele gegevens worden zichtbaar, zodat er actie kan worden ondernomen.
Acties uit wijzigingen
Als er arrangementen zijn die niet gepland kunnen worden of zijn gewijzigd, moet
dit door de begeleider met de deelnemer worden besproken en uiteindelijk worden
aangepast in het systeem. Als er in de simulatie middelen zijn aangepast of toege-
voegd (er zijn fictieve middelen ingezet), dan moeten deze wijzigingen of toevoe-
gingen daadwerkelijk worden gerealiseerd, bijvoorbeeld het huren van een lokaal
elders.

370. 22 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Communicatie
Alle personen die betrekking hebben op het gemaakte roostervoorstel worden op de
hoogte gebracht dat er een nieuw rooster is. Dit kunnen de deelnemers en docen-
ten zijn waar het rooster voor geldt, maar ook de ondersteuning zoals conciërges
en receptie die ook informatie over het rooster nodig hebben.
Als een instelling ervoor kiest om de vraag van een deelnemer centraal te stellen,
kan ervoor worden gekozen iedere deelnemer zijn roostervoorstel te laten accepte-
ren. Indien dit het geval is, wordt in de communicatie over het rooster ook kenbaar
gemaakt wat de acceptatietermijn is.

371. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 23
DEEL IV: MEER FLEXIBILITEIT IN HET ROOSTEREN
Uitgangspunten en keuzes
- Roosteren met vrije ruimte voor individuele leerwensen
- Monitoren van de effecten van flexibel roosteren
- Mogelijkheid voor het meenemen van bedrijfsoverwegingen (uitnutting resources)
- Beoordelen kwaliteit van het roosterproces

372. 24 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Het aanvullen van het rooster met individuele leerwensen
Een leervraag van een deelnemer kan tijdens een roosterperiode verder ingevuld
worden, bijvoorbeeld als gevolg van opgedane ervaringen. Een instelling kan hierop
inspelen door een deelnemerrooster niet geheel te vullen, maar een rooster met
vrije ruimte te maken, waarbij deze vrije ruimte tijdens de periode kan worden in-
gevuld met aanvullende wensen. Triple A heeft ervoor gekozen om dit proces in een
use case te beschrijven, maar een instelling hoeft dit proces niet te doorlopen.
Aanvullende leerwensen
Een rooster kan worden aangevuld op initiatief van een deelnemer. Een deelne-
mer kan besluiten om een extra onderwijsproduct te willen volgen. Dit kan een
onderwijsproduct zijn welke al voor andere deelnemers is gepland, maar ook een
onderwijsproduct welke nog niet is gepland. Daarnaast kan een deelnemer of een
groep deelnemers aangeven behoefte te hebben aan nog niet ‘ontwikkeld’ onderwijs
(zoals een praktijkopdracht, extra ondersteuning in een bepaald onderwerp etc.).
Nog niet ontwikkeld onderwijs staat uiteraard niet in de onderwijscatalogus. Pas als
het na ontwikkeling opgenomen is in de catalogus kan het daadwerkelijk ingezet
worden om de beschikbare (rooster)ruimte te vullen.
Een rooster kan worden aangevuld door een docent of begeleider. Als een docent
of begeleider een behoefte aan bepaald onderwijs (extra ondersteuning of een
excursie) constateert, kan worden aangeven dit onderwijs te willen aanbieden aan
een groep deelnemers. Een docent kan ook aangeven dat er behoefte is aan een
gesprek met een individuele deelnemer.
Altijd moet bepaald worden of het extra onderwijsproduct of gesprek bijdraagt aan
het behalen van een kwalificatie of opleiding. Daarnaast moet worden gekeken of er
genoeg middelen beschikbaar zijn om het extra onderwijs uit te kunnen voeren.
Deze individuele aanvullingen op het rooster vervangen de vrije ruimte die in het
rooster is gecreëerd.
Inschrijving
Een extra gepland onderwijsproduct kan worden opengesteld voor inschrijving. Er
wordt bepaald aan welke voorwaarden een deelnemer moet voldoen om het extra
product te volgen. Dan kan het onderwijsproduct worden aangeboden aan alle deel-
nemers die voldoen aan de gestelde voorwaarden. Het onderwijsproduct kan ook
worden aangeboden aan iedere deelnemer en wordt na de inschrijving bepaald of
een deelnemer voldoet aan de voorwaarden.

373. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 25
Resultaat
Extra onderwijsproducten die worden gevolgd door een deelnemer, worden begeleid
door een docent, en/of gebruik maken van faciliteiten, worden opgenomen in het
deelnemer-, docenten- en faciliteitenrooster, hierdoor wordt het rooster een weer-
gave van de realisatie van onderwijs.
Controleren van de realisatie van het rooster
Als een roosterperiode is geëindigd, wil je als instelling weten of de vraag en het
aanbod samen zijn gekomen. Je wilt graag voor de wet- en regelgeving weten of
het geplande rooster ook daadwerkelijk is uitgevoerd en of er aan de klokuren-
norm (850 of 300) is voldaan. Om dit te beoordelen, moeten rapportages worden
gemaakt over het geplande onderwijsaanbod en het gerealiseerde aanbod. De
rapportages moeten worden geanalyseerd en worden besproken. Bij een negatief
resultaat kunnen verbetervoorstellen worden gedaan en acties worden uitgezet.
Specifiek voor de situatie dat het individueel aanvullen van het rooster wordt ge-
bruikt, wil je weten of de vrije ruimte die in het rooster is gecreëerd voldoende is
opgevuld met onderwijsactiviteiten.
Daarnaast wil je ook graag weten of het geplande rooster ook kwalitatief heeft
voldaan aan de gestelde eisen. Je wilt weten of het onderwijsaanbod overeenkwam
met de vraag van de deelnemers. Dit kun je achterhalen door enquêtes te doen. De
uitslag moet worden geanalyseerd en besproken.
Het is van belang om te weten of het roosterproces naar tevredenheid is verlopen,
gekeken naar het proces maar ook naar de docent. Tijdens het evalueren van het
proces, kunnen knelpunten worden besproken, verbetervoorstellen worden gedaan
en acties worden uitgezet.
Uit bedrijfsoverweging wil je weten of de benutting van de middelen in een roos-
terperiode heeft voldaan aan de gestelde eisen vanuit de instelling. Je wilt graag
rapportages over de bezettingsgraad, de tijden van bezetting etc. De rapportages
moeten worden geanalyseerd en worden besproken. Bij een negatief resultaat kun-
nen verbetervoorstellen worden gedaan en acties worden uitgezet.

374. 26 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
DEEL V: DEELNEMERACCEPTATIE EN INDIVIDUELE ROOSTEROPLOSSINGEN
Uitgangspunten en keuzes
- Het rooster wordt aan de deelnemer aangeboden ter acceptatie
- Deelnemeracceptatie leidt tot verwachte aanwezigheid in het afnemen van onder-
wijsproducten
- Het monitoren van de acceptatie van het rooster door deelnemers is sturingsin-
formatie voor het ondernemen van acties (bijv. herziening van roosters, collectief
overreden van deelnemers of doorvoeren van kleine roosterwijzigingen)

375. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 27
- Als een deelnemer zijn rooster niet accepteert wordt er eerst gezocht naar een
individuele oplossing binnen het bestaande rooster
- Als een leerarrangement niet gepland kan worden, zijn er verschillende mogelijk-
heden om dit op te lossen variërend van het aanvullen van het bestaande rooster
tot het herformuleren van de leervraag
De deelnemer accepteert het rooster
Aangezien het centraal stellen van de leervraag van de deelnemer een fundamen-
teel uitgangspunt is van de onderwijsfilosofie van Triple A, heeft Triple A dit ook in
het proces roosteren vertaald. De gedachte is dat als de leervraag van de deelne-
mer echt centraal staat, de deelnemer een aangeboden rooster ook moet kunnen
accepteren of niet. De acceptatie is de finale bevestiging van de verbintenis en is
tevens de bevestiging dat een deelnemer verwacht wordt voor de geroosterde on-
derwijsproducten voor de aan- en afwezigheidregistratie.
In de simulatie kan ten behoeve van het maken van het rooster, het arrangement
van een deelnemer zijn aangepast, waardoor het extra van belang is dat de deelne-
mer dit rooster accepteert.
Triple A heeft ervoor gekozen om voor dit proces een use case te schrijven, maar
een instelling hoeft dit proces niet te doorlopen.
Het proces start als de deelnemer vanuit de use case effectueren rooster op de
hoogte is gebracht dat er een nieuw roostervoorstel is. De deelnemer kan zijn indi-
viduele rooster opvragen, maar ook informatie over de vastgestelde geformuleerde
leervraag, het vastgestelde arrangement, de vastgelegde randvoorwaarden bij de
use case formuleren van de leervraag en eventuele afwijkingen. Met deze informa-
tie kan de deelnemer beoordelen of het roostervoorstel acceptabel is.
Acceptatieproces
Een instelling kan op meerdere manieren een rooster door een deelnemer laten
accepteren.
- Passieve acceptatie: Er wordt automatisch vanuit gegaan dat een deelnemer het
rooster accepteert. Alleen als een deelnemer kenbaar maakt dat hij het rooster
niet accepteert, wordt er actie ondernomen.
- Actieve acceptatie: Een deelnemer moet binnen de gestelde termijn kenbaar
maken of een rooster wel of niet wordt geaccepteerd. Als een deelnemer geen
keuze maakt, of het rooster niet accepteert, wordt er actie ondernomen.
Als een deelnemer een rooster niet accepteert, geeft de deelnemer aan welke
onderwijsproducten niet worden geaccepteerd en de reden dat hij het rooster niet

376. 28 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
accepteert. Als een deelnemer het rooster wel accepteert, wordt de deelnemer ver-
wacht bij de geroosterde onderwijsactiviteiten.
Een begeleider wordt op de hoogte gebracht als een deelnemer een rooster niet
accepteert, met de aanvullende informatie.
Resultaat
De deelnemers die het rooster (actief of passief) hebben geaccepteerd, worden ver-
wacht bij de geroosterde onderwijsactiviteiten. Voor de deelnemers die het rooster
niet hebben geaccepteerd, is er passende actie ondernomen.
Er is een overzicht welke deelnemers het rooster hebben geaccepteerd. Hierdoor is
inzichtelijk wanneer deze deelnemers welke onderwijsproducten volgen.
Er is een overzicht per deelnemer welke onderwijsproducten in het rooster niet zijn
geaccepteerd. Hierdoor is inzichtelijk bij welke onderwijsproducten deze deelnemers
niet komen en wat de reden hiervoor is. Met deze informatie kan de begeleider een
gesprek aangaan met de deelnemer.
Monitoren van de acceptatie door deelnemers
Als een instelling ervoor heeft gekozen om een deelnemer het roostervoorstel te
laten accepteren, zal dit proces ook moeten worden gemonitord. Dit proces start als
het acceptatieproces van de deelnemers is gestart (dus na het effectueren van het
rooster).
Tijdens het acceptatieproces zal er meerdere malen een rapport worden gegene-
reerd waarin de status per deelnemer staat vermeld waardoor het acceptatieproces
inzichtelijk is. Hoe vaak dit rapport zal worden gegenereerd, is instellingsafhanke-
lijk. Het rapport kan inzage geven in knelpunten, mits de instelling drempelwaardes
en criteria heeft opgesteld. Denk aan:
- Aantal/percentage deelnemers dat zijn rooster heeft afgewezen, drempelwaarde
voor een knelpunt is bijvoorbeeld bij meer dan 5%
- Aantal/percentage deelnemers dat nog niet heeft geaccepteerd, drempelwaarde
voor een knelpunt is bijvoorbeeld minder dan 50% in de laatste week (alleen van
toepassing bij een actieve acceptatie)
Als de acceptatie van roosters voldoende is, kan de uitvoering van het rooster
onverminderd doorgaan, maar als onverhoopt blijkt dat te veel deelnemers niet ac-
cepteren, moet er op gereageerd worden.

377. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 29
Acties bij onvoldoende acceptatie
Als blijkt dat teveel deelnemers het rooster niet accepteren, moet worden geana-
lyseerd wat de reden is en wat mogelijke acties zijn om het probleem op te lossen.
Mogelijke acties zijn:
- Herzien rooster. Het proces in de use case maken rooster wordt opnieuw doorlo-
pen. Daarbij is bepaald wat er in de input moet worden veranderd om de proble-
men op te lossen, bijvoorbeeld:
• Het wijzigen van de inzet van bepaalde middelen, zoals de inzet van docenten
of de locaties
• Het wijzigen van de arrangementen van bepaalde deelnemers
• Het wijzigen van roosterregels, zoals maximale groepsgrootte, reizen tussen
locaties, tussenuren
- Collectief overreden. De begeleiding zal motiveren en beargumenteren aan de
groepen waarom de instelling het rooster niet op de genoemde knelpunten her-
ziet. De groep wordt gevraagd het rooster alsnog te accepteren.
- Kleine roosterwijziging. De roostermaker zal op basis van de genoemde redenen
voor de afwijzing een oplossing zoeken binnen het huidige roostervoorstel. Het
huidige rooster wordt in dit geval niet ingrijpend aangepast. Een voorbeeld is dat
een onderwijsproduct op een ander tijdstip wordt gepland, voor de gehele groep.
Resultaat
Aan het einde van de monitorperiode zullen zo veel mogelijk deelnemers het
rooster hebben geaccepteerd. Eventuele roosterwijzigingen zijn besproken met de
deelnemers en vastgelegd in een nieuw rooster.
Uiteindelijk zal er een zo klein mogelijk aantal deelnemers overblijven die het roos-
ter niet heeft geaccepteerd. Vanuit de begeleiding zal er voor deze deelnemers een
oplossing moeten worden gevonden.
Individueel roosterprobleem oplossen
Een deelnemer kan om diverse redenen een probleem ondervinden met een rooster.
De onderwijsproducten staan op tijden die niet uitkomen (bijvoorbeeld vanwege
een bezoek aan de fysiotherapeut), er is een arrangement of leervraag die niet
meer voldoet aan de wens van de deelnemer e.d. Als een deelnemer dit probleem
kenbaar maakt, zal de onderwijsinstelling actie ondernemen om het probleem waar
mogelijk op te lossen.
Een begeleider kan notie van het probleem krijgen als een deelnemer een rooster
niet accepteert of als een deelnemer geen keuze heeft gemaakt in het acceptatie-
proces. Een deelnemer kan ook tijdens een lopende roosterperiode een probleem
kenbaar maken.
Acties

378. 30 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Naar aanleiding van het gesignaleerde probleem gaat een begeleider met een
individuele deelnemer een gesprek aan om te bepalen wat het probleem is en wat
mogelijkheden zijn om het probleem op te lossen. Het uitgangspunt is dat oplos-
singen worden gezocht binnen het gemaakte roostervoorstel. Er zal niet opnieuw
worden geroosterd.
Het gesprek kan op hoofdlijnen tot de volgende uitkomsten leiden:
- De deelnemer wordt overtuigd een rooster alsnog te accepteren
- De deelnemer formuleert een nieuwe leervraag. Eventueel kunnen er binnen het
bestaande rooster mogelijkheden worden gevonden om onderwijsproducten te
volgen die bij die nieuwe leervraag aansluiten
- Binnen het bestaande rooster en op basis van de bestaande leervraag wordt als-
nog een voor de deelnemer acceptabele oplossing gevonden
- De verbintenis wordt tussentijds beëindigd
Het is wel van belang dat gekozen alternatieven passen in het rooster van de deel-
nemer, aangezien een deel van het rooster van de deelnemer al wel kan zijn gevuld
met onderwijsproducten die wel gepland konden worden.
Als een leervraag moet worden aangepast, gebeurt dit in deze use case en niet in
formuleren van de leervraag. De leervraag wordt namelijk niet meer aangeboden
aan het roosterproces, want er wordt niet opnieuw geroosterd. De opties moeten
aansluiten bij het gemaakte roostervoorstel. Dit is een bewuste keuze van Triple A.
Alle uitkomsten moeten in het rooster worden verwerkt. Als de leervraag wordt
aangepast, welke niet meer past binnen het vastgelegde verbintenisgebied, moet
ook de verbintenis worden gewijzigd.
Afhandelen van niet planbare leerarrangementen
In de use case “Effectueren rooster” kan uit het diagnoserapport blijken dat er (de-
len van) arrangementen zijn die niet zijn gepland. Arrangementen (of delen ervan)
kunnen niet planbaar zijn, doordat te weinig deelnemers hebben gekozen voor een
onderwijsproduct, omdat er te weinig middelen zijn om het onderwijsproduct aan te
kunnen bieden, of omdat de gestelde randvoorwaarden door de deelnemer fricties
opleveren met de randvoorwaarden van een onderwijsproduct. Ook kan het zijn dat
er na het bevriezen van de arrangementen ten behoeve van het roosteren, alsnog
arrangementen zijn gewijzigd. Deze wijziging is dan niet meegenomen in het roos-
teren en dus is (een deel van) het arrangement niet gepland.
Een begeleider gaat met een individuele deelnemer een gesprek aan over wat er
mogelijk is voor de deelnemer om alsnog aan de leervraag van de deelnemer te
kunnen voldoen. Als een leervraag moet worden aangepast omdat een arrangement
niet planbaar is, gebeurt dit in deze use case en niet in de use case formuleren van

379. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 31
de leervraag. De nieuwe leervraag wordt namelijk niet meer aangeboden aan het
roosterproces, want er wordt niet opnieuw geroosterd. De opties moeten aansluiten
bij het gemaakte roostervoorstel. Dit is een bewuste keuze van Triple A.
Het gesprek kan op hoofdlijnen tot de volgende uitkomsten leiden:
- Leervraag en/of arrangement kunnen zodanig aangepast worden dat de nieuwe
situatie tot een acceptabel rooster leidt
- Indien beschikbaarheid van de middelen oorzaak van het probleem is kan het
alsnog beschikbaar stellen van middelen tot een oplossing leiden
- De verbintenis wordt tussentijds beëindigd.
Het is wel van belang dat gekozen alternatieven passen in het rooster van de deel-
nemer, aangezien een deel van het rooster van de deelnemer al wel kan zijn gevuld
met onderwijsproducten die wel gepland konden worden.
Alle uitkomsten moeten in het rooster worden verwerkt. Als de leervraag wordt
aangepast, welke niet meer past binnen het vastgelegde verbintenisgebied, moet
ook de verbintenis worden gewijzigd.
Resultaat
De instelling kan alsnog aan de leerwens van de deelnemer voldoen, door het aan-
bieden van alternatieven. Alle wijzigingen in het arrangement zijn verwerkt in de
systemen en het rooster.
Indien er echt geen mogelijkheid is om aan de leervraag van de deelnemer te
voldoen, wordt er een ander gesprek met een begeleider aangegaan, mogelijk een
gesprek om de verbintenis tussentijds te beëindigen.

380. 32 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
DEEL VI: FORWARD MAPPING; VERWACHTINGEN MEENEMEN IN HET ROOSTERPROCES
Uitgangspunten en keuzes:
- Anticiperen op de vraag naar onderwijs en middelen op middellange en lange
termijn
- Anticiperen op de middellange termijn wordt gedaan op basis van informatie uit
de roostermachine, waarbij de roostermachine roostert op basis van kengetallen,
historische gegevens en reeds ingevoerde gegevens

381. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 33
- Anticiperen op de lange termijn wordt gedaan op basis van informatie over ex-
terne en interne ontwikkelingen
Tactische planning
Planning op middellange termijn
Naarmate een onderwijsinstelling meer flexibiliteit toestaat in het realiseren van
een onderwijsaanbod dat past bij de leervraag van de deelnemer, neemt de be-
hoefte aan informatie over toekomstige ontwikkelingen toe. Men heeft inzicht nodig
op de middellange termijn (globaal 0,5-3 jaar) in de verwachte ruimtebehoefte,
leermiddelen en menskracht.
Doel
Door gebruik te maken van de roosterverwachting en ervaringscijfers uit het verle-
den, kan men voorspellingen doen over de benodigde middelen en het te realiseren
onderwijs op de middellange termijn.
Roosterverwachtingen
Om een goede roosterverwachting te kunnen maken, zijn er kengetallen nodig
over de ontwikkeling van de te verwachten vraag naar onderwijs. Bijvoorbeeld:
kengetallen over studievoortgang, geregistreerde leervragen en arrangementen,
keuzegedrag van deelnemers en onderkende veranderingspatronen in de leervraag
etc. Deze kengetallen worden voor een of meer periodes in het systeem vastgelegd
(voor zover deze informatie niet uit de al geregistreerde gegevens kan worden af-
geleid). Zo kan men tijdig acties ondernemen om eventueel gesignaleerde knelpun-
ten in de beschikbaarheid van middelen op te lossen.
GRID als hulpmiddel
Ten behoeve van middellangetermijnplanning worden automatisch roosterver-
wachtingen uitgerekend door een roostermachine. Deze roostermachine heeft een
oneindige tijdshorizon, wat betekent dat er een zo goed mogelijke prognose van
het rooster wordt gegeven, die nauwkeurig is op de korte termijn en steeds minder
nauwkeurig op de langere termijn. Deze roostermachine draait continu, en levert
dus op elk moment in de tijd een zo goed mogelijke prognose op basis van de op
dat moment beschikbare gegevens en kengetallen. Deze roostermachine vult een
3-dimensionaal rooster met de dimensies tijd, mensen (deelnemers en docenten)
en middelen. Dit wordt het Gemeenschappelijk Rooster Informatie Domein (GRID)
genoemd. Hierbij wordt een duidelijk verschil zichtbaar met de huidige roosterma-
chines. In het flexibele onderwijs is er een continue input van individuele leerarran-
gementen met het bijbehorende middelenbeslag.
De uitkomsten van deze roostermachine, de roosterprognose, geeft op elk mo-

382. 34 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
ment in de tijd inzicht in de geprognotiseerde behoefte aan middelen en docenten,
gerelateerd aan de verwachte vraag naar onderwijs. Deze roosterprognose wordt
aangevuld met knelpuntrapportages (Waar loopt de behoefte aan onderwijs spaak
met de beschikbaarheid van middelen?).
De voeding van de machine komt uit de hele organisatie, zowel aan de onder-
wijskant (de vraag van de deelnemers) als aan de middelenkant (beschikbare
docenten, lokalen en andere middelen). Het kan gaan over instroom-doorstroom-
uitstroomgegevens, maar ook over verwachte beschikbaarheid van bijvoorbeeld
nieuwe praktijklokalen per schooljaar 20xx. Het gaat hier dus om een gemeen-
schappelijk domein, waarvan de input van verschillende kanten komt.
Dit domein wordt het GRID genoemd. De afkorting doet recht aan de metafoor van
de 3-dimensionale structuur met cellen die gevuld en gemuteerd worden.
Resultaat
Door de tactische planning een prominente plaats te geven in de voorbereiding van
het roosterproces, kan beter op de toekomstige ontwikkelingen worden geanti-
cipeerd. Tijdig inzicht zorgt ervoor dat de juiste middelen op het juiste moment
beschikbaar zijn.
Strategische planning
Externe ontwikkelingen
Als gevolg van externe ontwikkelingen, is de organisatie van het onderwijs voort-
durend in beweging. Er worden vanuit de maatschappij nieuwe en andere eisen
gesteld aan het onderwijs en de beschikbare middelen. Demografische ontwikke-
lingen zijn van invloed op de noodzakelijke capaciteit. Belangstelling voor bepaalde
beroepsgroepen is sterk aan veranderingen onderhevig.
Doel
Omdat aanpassingen vaak een lange voorbereidingstijd eisen, is het noodzakelijk
dat de ontwikkelingen op het gebied van de onderwijsvernieuwing, trends in het
onderwijs, onderwijsvisie en -beleid van de instelling, demografische ontwikkelingen
etc. tijdig worden gesignaleerd en vertaald naar consequenties voor de beschik-
baarheid van middelen.
Lange termijn
Vergeleken met tactische planning gaat het bij de strategische planning over een
langere horizon (minimaal 3 -5 jaar). Strategische planning haalt vooral informatie
uit externe bronnen, terwijl tactische planning zijn voorspellingen baseert op roos-
terverwachtingen en analyses van de reeds gerealiseerde roosters. Naast de infor-

383. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 35
matie uit externe bronnen gebruikt de strategische planning ook andere informatie
op een relatief hoog aggregatieniveau vanuit de instelling.
Prognose informatie
De informatie ten behoeve van de strategische planning kan komen vanuit een
groot aantal bronnen, waarvan er hier enkele genoemd worden.
Extern:
- Demografische ontwikkelingen
- Wet- en regelgeving
- (regionale) Marktontwikkelingen en stakeholderinformatie
- Onderwijskundige en organisatorische trends
- Trendanalyses van klantverwachtingen
Intern:
- Ontwikkelingen in de missie en de visie op de realisatie daarvan
- Personele ontwikkelingen (pensioen, verloop, competenties)
- Gebouwen, geschiktheid, life-cycle, (de)concentratie
Dataverzameling
Gecoördineerde dataverzameling uit betrouwbare interne en externe bronnen moet
leiden tot prognoses over de te verwachten onderwijsvraag en de beschikbaarheid
van middelen op de lange termijn.
Analyse
Door de prognoses te analyseren, moet duidelijk worden hoe de huidige beschik-
baarheid van middelen zich verhoudt tot de verwachte situatie. Daarbij kunnen
verschillende (waarschijnlijkheids)scenario’s worden gehanteerd met elk een eigen
impact op de verwachte toekomst.
Advies
Op grond van de gemaakte overzichten zal het verantwoordelijke management
(onder andere Facilitair Beheer/P&O) een advies opstellen. In het advies kan wor-
den beschreven dat de beschikbaarheid van bepaalde ruimtes niet voldoet aan de
gestelde eisen, of dat er een te verwachten tekort dan wel een overschot zal zijn.
Als aanpassingen mogelijk zijn dan kunnen deze in het advies worden opgenomen.
Als uitbreiding gewenst is dan wordt aangegeven aan welke eisen de uitbreiding
moet voldoen. Als de gegevens duiden op een toekomstig tekort aan bepaalde
docenten kan worden geadviseerd nieuwe docenten te werven of docenten bij-/om
te scholen.

384. 36 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Resultaat en acties
Afhankelijk van het advies zullen acties moeten worden uitgezet om te zorgen dat
tijdig kan worden ingespeeld op de langetermijnontwikkelingen en de gevolgen
daarvan voor de beschikbaarheid van middelen.

385. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 37
DEEL VII: HET OPTIMAAL INZETTEN VAN DE MIDDELEN
Uitgangspunten en keuzes:
- Verwachtingen uit de tactische en strategische planning worden vertaald naar
benodigde middelen
- Beheren middelen is gericht op de registratie van de middelen en niet hoe deze
middelen gerealiseerd moeten worden

386. 38 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- De vraag naar middelen buiten het roosterproces om is een apart proces vanwege
de verschillende aanleidingen, frequenties en de wijze van werken (veelal hand-
matig)
Wijzigen middelen
De processen die betrekking hebben op het wijzigen van middelen, worden vaak
doorlopen door diverse mensen. Elk soort middel kan vallen onder een ander
bevoegd persoon. Docenten vallen vaak onder onderwijsmanagers, of onder de
stafdienst P&O. Lokalen en gebruiksmiddelen vallen vaak onder een manager
bedrijfsvoering of onder de stafdienst Facilitair. Dit maakt voor de beschrijving van
het proces niet uit.
Iedere instelling heeft de beschikking over middelen. Onder middelen wordt veelal
verstaan; docenten, lokalen en gebruiksmiddelen zoals een beamer. In een instel-
ling zullen de aanwezige middelen nooit constant zijn. Door andere behoeftes (van
deelnemers en docenten) en door afschrijving is het middelenbeslag continu onder-
hevig aan veranderingen.
De use case ‘wijzigen van een middel’ start met de opdracht tot het wijzigen van
een middel. Een opdracht kan een wijziging van een middel bevatten zoals het ver-
anderen van een theorielokaal naar een computerlokaal, een vraag naar een nieuw
middel zoals een nieuwe docent, maar ook het afstoten van een middel, bijvoor-
beeld een docent die met pensioen gaat. De informatie over of het nodig is om een
middel te wijzigen, kan komen vanuit het roosterproces, vanuit forward mapping,
maar ook vanuit het ontstaan van een calamiteit.
Registratie
Om wijzigingen in de middelen goed te kunnen monitoren, is het noodzakelijk om
een goede middelenadministratie bij te houden. Hoewel de middelenadministratie
zelf geen onderdeel is van deze use case, is het wel van belang dat in een midde-
lenadministratie de volgende statussen kunnen worden onderkend.
- Fictief: Deze status kan aan een middel worden gehangen, zodat het middel kan
worden gebruikt in het roosterproces voor het simuleren. Het middel kan dan in
een simulatierooster worden ingezet, alsof het daadwerkelijk beschikbaar is. Dit
zijn middelen die in een vastgestelde periode gerealiseerd moeten worden. Deze
middelen worden pas daadwerkelijk gerealiseerd als een rooster wordt geëffectu-
eerd waarin deze middelen zijn ingezet.
- Gepland: Deze status wordt aan een middel gehangen, als er besloten is een
nieuw middel te realiseren. Dit kan een fictief middel zijn geweest, maar dit hoeft
niet. Bij een gepland middel wordt aangegeven wanneer verwacht wordt het mid-
del te hebben gerealiseerd, namelijk de ingangsdatum. Naast de ingangsdatum

387. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 39
kan er ook een alarmdatum worden ingevuld. Deze datum ligt tussen de ingangs-
datum en de datum dat een middel is geroosterd voor het geven van onderwijs.
Als deze datum is bereikt en het middel nog steeds op gepland staat, gaat er een
signaal af, zodat duidelijk is dat het middel nog niet is gerealiseerd en dat dit pro-
blemen kan gaan geven voor het rooster.
- Actief: Dit middel is aanwezig. Er kan een einddatum aan het middel worden
gehangen.
- Inactief: Dit middel was aanwezig, maar is nu niet meer beschikbaar. Dit kan
tijdelijk zijn, maar dit hoeft niet.
Naast de status kunnen ook kenmerken aan een middel worden gehangen, zo-
als beschikbaarheid (op welke dagen een docent mag worden ingezet), capaciteit
(maximum aantal deelnemers voor een lokaal), competenties (welke vakken mag
een docent geven) e.d. De kenmerken kunnen verschillen per soort middel. N.B. In
de middelenadministratie bedoelen we met de beschikbaarheid van een docent of
lokaal, niet wanneer een docent of lokaal nog niet is ingezet in een rooster, maar
alleen de beschikbaarheid wanneer een middel mag worden geroosterd.
Realisatie
Als er een opdracht is gegeven voor het realiseren van een nieuw middel of het wij-
zigen van een middel, moet naast de registratie hiervan ook het middel daadwer-
kelijk worden gewijzigd of aangeschaft/aangenomen/afgestoten. Dit proces wordt
verder niet ondersteund door een systeem en is daarom summier beschreven, maar
is natuurlijk wel een belangrijk onderdeel in het proces.
Na de realisatie van het wijzigen of aanschaffen/aannemen/afstoten van een mid-
del, wordt dit in de middelenadministratie verwerkt. Een gepland middel wordt op
actief gezet. Bij een gewijzigd middel worden de kenmerken aangepast. Een afge-
stoten middel wordt op inactief gezet.
Behandelen van de aanvraag van middelen
Als een roosterperiode loopt, kan er vanuit de instelling of extern, behoefte zijn
aan een bepaald middel. Hierbij kan worden gedacht aan ruimtes voor een open
dag, een collegezaal voor een diplomering, een lokaal voor een vergadering, de
gemeente die graag gebruik wil maken van een sportzaal, of een netwerk dat graag
de expertise van een docent wil gebruiken etc. Als instelling kun je de keuze maken
om deze aanvragen in behandeling te nemen en daadwerkelijk te registreren.
Je kunt de beschikbare middelen in twee categorieën delen:
- Middelen die niet ter beschikking zijn gesteld voor het roosterproces, zoals een
aula of een examenzaal. Deze middelen kunnen uitsluitend op aanvraag worden
gereserveerd.

388. 40 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- Middelen die wel ter beschikking zijn gesteld aan het roosterproces, maar die niet
zijn ingepland op bepaalde tijden. Een aanvraag voor dit soort middelen, zal in
dit proces geen betrekking hebben op de uitvoering van een onderwijsactiviteit.
Als dit wel het geval is, zal dit namelijk in het proces van de use case individueel
aanvullen rooster vallen.
Door de persoon die verantwoordelijk is voor de middelen wordt bekeken of er
middelen zijn die voldoen aan de vraag en of deze middelen ook beschikbaar zijn
op de gevraagde tijden. Het middel wordt aan de aanvrager aangeboden. Als er
geen middel aanwezig of beschikbaar is, zal er naar een alternatief worden gezocht
waarna dit kan worden aangeboden. Totdat een aanvrager het aanbod van een mid-
del heeft geaccepteerd of afgewezen, ligt er een optie op het voorgelegde middel,
zodat het niet door een andere aanvrager kan worden gereserveerd.

389. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 41
DEEL VIII: HET OPLOSSEN VAN PROBLEMEN IN DE UITVOERING
Uitgangspunten en keuzes
- Mogelijkheid om flexibel om te gaan met het inzetten van middelen bij uitvoe-
ringsproblemen en calamiteiten
- Onderscheid in een incidentele oplossing voor de korte termijn en een ingrijpen-
dere oplossing voor een langere periode

390. 42 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Oplossen van een uitvoeringsprobleem
Er zijn situaties denkbaar dat het rooster veranderd moet worden, ook al is dit
vastgesteld voor een bepaalde periode. Een docent kan ziek worden of, om een an-
dere reden, plotseling verhinderd zijn. Een bal vliegt door de ruit van een lokaal, de
nieuwe pc’s voor het computerlokaal zijn nog niet geleverd etc. Het gaat hier dus
om incidenten die veroorzaakt worden door het ontbreken of veranderen van een
middel die niet of niet goed voorspelbaar zijn, maar die wel gevolgen hebben voor
het rooster of voor de in te zetten middelen.
Om dit probleem op te lossen, kan de inzet van middelen worden aangepast. Er kan
bij het uitvallen van een docent worden gezocht naar een docent die kan vervan-
gen, of bij het ontbreken van een lokaal kan gezocht worden naar een ander lokaal.
Daarnaast kan worden gekeken of met een roosterwijziging het probleem kan
worden opgelost. Een combinatie van bovenstaande oplossingen is natuurlijk ook
mogelijk. Als er echt geen goede oplossing kan worden gevonden, is het ook moge-
lijk om een les te laten uitvallen. Het streven is echter om het vastgestelde rooster
zoveel mogelijk intact te houden.
Als er een oplossing is gevonden, wordt de wijziging vastgelegd in het rooster en de
middelenadministratie en gecommuniceerd aan de betrokken deelnemers, docenten
en ondersteuning.
Oplossen van een calamiteit
Er zijn situaties denkbaar waarin er onverwachts (een groot) deel van de midde-
len niet meer beschikbaar is, door het afbranden van een gebouw, een docent die
langdurig afwezig is of een inbraak waarbij alle pc’s zijn gestolen. De impact van
dit probleem kan variëren, maar duidelijk is dat (een deel van) het rooster opnieuw
moet worden geroosterd om het probleem op te kunnen lossen. Het probleem is te
groot om als uitvoeringsprobleem te kunnen worden opgepakt.
In eerste instantie zal er een oplossing moeten worden gevonden voor de korte
termijn. De beschikbaarheid van de middelen moet worden aangepast en er moet
worden gezocht naar een tijdelijke oplossing. Als dit niet gevonden kan worden
zullen er lessen uitvallen. De wijzigingen moeten worden gecommuniceerd naar de
betrokken deelnemers, docenten en ondersteuning.
Daarnaast zullen managers moeten analyseren wat de gevolgen zijn van deze cala-
miteit en welke acties moeten worden ingezet om het probleem op te lossen. Als er
beslissingen zijn genomen kunnen de acties worden gestart en zal het roosterpro-
ces opnieuw moeten worden doorlopen.

391. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 43
DEEL IX: REGISTREREN VAN AAN- EN AFWEZIGHEID
Uitgangspunten en keuzes
- Registratie kan plaatsvinden door een registratiesysteem, de onderwijsgevende en
door de deelnemer zelf. Validatie is in dat laatste geval noodzakelijk.
- De aanwezigheid van een deelnemer kan vooraf verwacht zijn of onbekend. Dit
heeft invloed op de mogelijkheid om afwezigheid te registreren. Aanwezigheid kan
altijd worden geregistreerd.

392. 44 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- De te kiezen methodes van registratie zijn sterk afhankelijk van de gewenste fijn-
mazigheid, beschikbaarheid van de informatie, validatiebehoefte en de vorm van
het onderwijsproduct.
- Verantwoordingsinformatie tot op deelnemerniveau over ongeoorloofde absentie
moet beschikbaar zijn, waarbij de leeftijd en reeds behaald niveau van invloed zijn
op de registratiebehoefte.
Melden van afwezigheid door de deelnemer
Door ziekte of problemen met het openbaar vervoer, door ‘tegenwind of een open
brug’, maar ook door familieomstandigheden kan het voorkomen dat een deel-
nemer niet bij een onderwijsactiviteit aanwezig kan (of wil) zijn. De melding van
de afwezigheid (door de deelnemer zelf of een vertegenwoordiger) moet worden
vastgelegd.
Doel
Het vastleggen van de melding geeft informatie die voor een aantal processen van
belang is. Als vooraf de periode bekend is van verwachte afwezigheid, kan worden
ingespeeld op de afwezigheid van de deelnemer. Het kan ook een signaal van de
deelnemer zijn, waar de begeleider op in kan spelen. Daarmee is de melding van
belang voor de begeleiding.
Wet- en regelgeving stelt grenzen aan (ongeoorloofde) afwezigheid. Vastleggen is
daarom noodzakelijk. Bij afwezigheid is vrijwel altijd sprake van het beoordelen van
de rechtmatigheid van de afwezigheid (geoorloofd/ongeoorloofd afwezig). Dit is in
ieder geval verplicht bij leerplichtige leerlingen en kwalificatieplichtige deelnemers
en voor deelnemers met studiefinanciering. Een contractpartij (gemeente, bedrijf)
kan ook eisen dat afwezigheid wordt genoteerd.
Acties
De school ontvangt een melding van afwezigheid en de reden. Deze gegevens (in-
clusief reden) worden vastgelegd in een (geautomatiseerd) systeem. Een bevoegd
persoon beoordeelt de rechtmatigheid van de afwezigheid en legt dit vast.
Resultaat
In een systeem is de melding vastgelegd dat de deelnemer afwezig is of was en de
reden waarom. Daarnaast is de rechtmatigheid van afwezigheid beoordeeld.
Registreren van aan- en afwezigheid
Het moderne onderwijs kent veel verschillende uitvoeringsvormen. Geplande lessen
vanuit het rooster, een gesprek met een begeleider, BPV, praktijkopdracht (buiten
de school), workshops of andere activiteiten waarop kan worden ingeschreven, etc.

393. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 45
In de meeste gevallen is vooraf bekend wanneer een onderwijsactiviteit wordt uit-
gevoerd en welke deelnemers worden verwacht. Door vast te leggen welke deel-
nemers aanwezig zijn, kan worden afgeleid welke deelnemers afwezig zijn. Het is
ook mogelijk om direct de afwezige deelnemer te registreren. Het resultaat is niet
anders. Indien niet vooraf bekend is welke delegeren worden verwacht, kan alleen
de aanwezigheid worden geregistreerd. De instelling bepaalt op welke wijze wordt
geregistreerd.
De meeste onderwijsactiviteiten zijn gepland. Maar niet allemaal. Met ongepland
bedoelen we een activiteit waarvan niet van te voren in een informatiesysteem van
de onderwijsinstelling is vastgelegd op welk tijdstip de deelnemer de activiteit zal
uitvoeren of er aan zal deelnemen. Bijvoorbeeld: Leg 2 bedrijfsbezoeken af per
periode of onderneem een zorgactiviteit bij ouderen. Dit kunnen beide onderwijs-
activiteiten zijn die wel vallen onder In Instelling Verzorgd Onderwijs (IIVO), maar
niet of slechts globaal zijn gepland. Het is dan niet mogelijk om afwezigheid vast te
stellen.
Door de deelnemer zijn aanwezigheid te laten vastleggen, kan dit naderhand geva-
lideerd worden door een daartoe bevoegd persoon, bijvoorbeeld de begeleider.
Doel
De verzamelde aan-/afwezigheidgegevens moeten worden verzameld voor:
- De formele externe verantwoording (voldoen aan wet- en regelgeving)
- Als hulpmiddel bij de begeleiding van de deelnemer
- Ten behoeve van interne managementinformatie
- Verantwoording ten behoeve van de bekostiging van een contract
Validatie van aanwezigheid
Het kan zijn dat de onderwijsinstelling de aanwezigheidvalidatie uitvoert o.b.v.
stukken die over de inhoud van het uitgevoerde werk gaan. Het kan zijn dat de
onderwijsinstelling wil dat deze stukken vastgelegd worden (in portfolioachtige
systemen) Tot slot kan het zijn dat de onderwijsinstelling wil dat er een verwijzing
aangemaakt kan worden tussen de daar vastgelegde bewijsstukken en de aanwe-
zigheidsregistratie.
2 manieren om de duur van de aanwezigheid vast te stellen
1 Registratie van aan-/afwezigheid. Hierbij kan vooraf bepaald worden hoe lang
de activiteit duurt. (Denk aan vastleggen met behulp van een chipkaartlezer. In
veel gevallen wordt dan standaard de aanwezigheid op een bepaalde tijdsduur,
bijvoorbeeld één lesuur, gesteld)
2 Registratie van aankomst- en vertrektijd.

394. 46 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Voorkomen van verlies van gegevens
Het kan zijn dat een naam niet op de presentielijst voorkomt en dit wel het geval
had moeten zijn. Dan zal actie moeten worden ondernomen om de naam aan de
lijst toe te voegen. Het kan ook voorkomen dat een deelnemer die niet verwacht
werd, wel aanwezig was. Daarvan wordt de aanwezigheid wel geregistreerd. In
beide gevallen dienen de aanwezigheidsgegevens niet verloren te gaan maar moe-
ten worden opgenomen in de totale aanwezigheidsgegevens van de betreffende
deelnemer.
Resultaat
Vastgelegde gegevens betreffende de aan-/afwezigheid van deelnemer bij onder-
wijsactiviteiten die deel uitmaken van IIVO (In Instellingstijd Verzorgd Onderwijs)

395. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 47
TECHNISCH GEDEELTE

396. 48 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 50
USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING FUNCTIES 53
Formuleren van de leervraag 53
Arrangement specificeren 59
Beheren BPV-bedrijfsgegevens 64
Beheren BPV-plaats 66
BPV-matching 69
Maken rooster 73
E ectueren rooster 79
Individueel aanvullen rooster 82
Controle rooster realisatie 90
Deelnemer accepteert rooster 92
Monitoren acceptatie deelnemersrooster 96
Individueel roosterprobleem oplossen 101
Afhandelen niet planbare arrangementen 106
Tactische planning 110
Strategische planning 114
Wijzigen middelen 118
Behandelen aanvraag middelen 124
Oplossen uitvoeringsprobleem 128
Oplossen calamiteit 133
Melden afwezigheid door deelnemer 137
Vastleggen aanwezigheid/afwezigheid 139
FUNCTIES 144
Tonen deelnemergegevens 144
Vastleggen leervraag en wensen 145
Raadplegen onderwijscatalogus 145
Controleren leervraag 147
Registratie behoefte ‘nieuw’ onderwijsproduct 148
Registratie status leervraag en arrangement 149
Vastleggen BPV-bedrijfsgegevens 150
Vastleggen BPV-plaats 151
Aanvragen accreditatie 153
Controleren accreditatie 154
Zoeken BPV-plaats vanuit arrangement 154
Vastleggen plaatsing 155

397. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 49
Afleiden initiële arrangementen 156
Tonen arrangementen overzicht 156
Vastleggen arrangement 157
Controleren arrangement 158
Registratie status leervraag en arrangement 159
Communicatie over rooster naar deelnemer (initieel bericht, reminders) 159
Tonen deelnemerrooster 160
Reactie van deelnemer op rooster 161
Incidentele aanpassing deelnemersrooster 161
Rapportage roosteracceptatie 163
Handmatige registratie aan- en afwezigheid door docent 163
Handmatige registratie aanwezigheid door deelnemer 164
Semiautomatische registratie aan- en afwezigheid 164
Validatie aanwezigheidsregistratie 165
Registratie afwezigheidsmelding 165
Registratie geoorloofdheid afwezigheid 166

398. 50 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
INLEIDING
In dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van onderwijslogistiek,
roosteren en beheren middelen vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use
cases, werkopdrachten, activiteitendiagrammen en functies, zoals opgesteld in de
werkbijeenkomsten met de deskundigen van de onderwijsinstellingen. In dit
technische gedeelte vindt u een kopie van de informatie die door deze deskundigen
is vastgelegd in de Triple A-wiki.

399. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 51
Het figuur op de linkerpagina geeft de samenhang van de use cases voor onderwijs-
logistiek, roosteren en beheren middelen weer.
Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem vanuit
het perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en een
concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem
die moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenhe-
den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft
antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?’
Voor de beschrijving van een use case is een standaard format gebruikt dat is afge-
leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij-
ven. Dit format wordt hieronder weergegeven.
Leeswijzer Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen de verschil-
Voor uw leesgemak worden in dit lende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is
technisch gedeelte de volgende voor een andere. Deze verbanden noemen we werkopdrachten. Een werkopdracht
symbolen in de kantlijn gebruikt: behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere
use case. In nevenstaand procesmodel zijn de use cases in samenhang gebracht
Wanneer het een use door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door middel van pijlen.
case betreft
Vervolgens zijn de use cases nog een stap dieper uitgewerkt in een activiteiten-
Wanneer het een activi- diagram. In een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodel-
teitendiagram betreft leerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd en duidelijk is onder
verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. Er is per use
Wanneer het een functie case één activiteitendiagram gemaakt.
betreft

400. 52 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Onder de activiteitendiagrammen is per use case een opsomming van functies ge-
maakt. Dit zijn de functies die het systeem moet bieden om het beschreven proces
te kunnen ondersteunen. Onder functies worden hier concrete onderdelen van een
ICT-systeem verstaan, zoals schermen of rekenfuncties.
De laatste paragraaf van dit technische gedeelte geeft een meer gedetailleerde be-
schrijving van de geïnventariseerde functies. Om tot deze functies te komen wordt
uitgegaan van de activiteiten in de activiteitendiagrammen. Voor elke activiteit (of
enkele opeenvolgende activiteiten) wordt vastgesteld welke ICT-functies nodig zijn
om de betreffende activiteit uit te voeren. Zo ontstaat een verzameling functies die
nodig is om de use case te ondersteunen. Sommige functies zijn voor meerdere
activiteiten, in verschillende use cases toepasbaar.

401. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 53
USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN
EN OPSOMMING FUNCTIES
FORMULEREN VAN DE LEERVRAAG
Het formuleren van de leervraag is een activiteit van de begeleider samen met de
deelnemer of opdrachtgever, waarbij de leervraag wordt uitgedrukt in producten uit
de onderwijscatalogus, (eventueel) aangevuld met additionele wensen en voor-
waarden.
In deze use case wordt de leervraag geïnventariseerd en zoveel mogelijk vertaald
naar producten uit de onderwijscatalogus. In veel gevallen zal dit op een hoog
aggregatieniveau plaatsvinden. Tevens worden wensen en voorwaarden van de
deelnemer die van belang zijn voor de keuze van bepaalde onderwijsproducten,
geïnventariseerd. Dit kan zijn op inhoudelijk gebied, maar ook betrekking hebben
op een handicap van de deelnemer, de plaats van uitvoering van het onderwijs,
het tijdstip of de BPV-plaats. De BPV is ook als onderwijsproduct opgeslagen in de
onderwijscatalogus. Het BPV-onderwijsproduct is een vrij generiek product, waarbij
de randvoorwaarden zijn vastgelegd in het kwalificatiedossier, maar de feitelijke
invulling gebeurt bij de BPV-matching.
De begeleider zal aan de hand van de verzameling onderwijsproducten een aantal
controles uitvoeren die van belang zijn voor het samenstellen van een verzameling
die voldoet aan (bekostigings)eisen.
De op deze manier verkregen informatie dient als input voor de volgende stap: het
specificeren van het arrangement. Deze laatste stap wordt in principe uitgevoerd
zonder de deelnemer en leidt tot een gedetailleerde vertaling naar de producten uit
de onderwijscatalogus op het laagste niveau.
Het formuleren van de leervraag is een complex proces. Tijdens het formuleren zijn
de volgende scenario’s denkbaar:
- De deelnemer weet expliciet wat hij/zij wil (hij kiest duidelijk voor een opleiding
of traject, bijvoorbeeld opleiding kapper of er is al een start-onderwijsproduct
bepaald.
- De deelnemer heeft geen duidelijke beroepswens, maar wel een voorkeur voor
een domein. Bijvoorbeeld deelnemer wil iets in de “techniek” gaan doen of wil
“iets met mensen” doen.
- De opdrachtgever maakt afspraken over de te volgen onderwijsproducten.

402. 54 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Use case
Aanleiding
Nadat een (nieuwe of gewijzigde) verbintenis is geregistreerd in het kernregistratie-
systeem komt de vraag om de leervraag nader te formuleren, binnen het vastge-
legde verbintenisgebied.
Er kan sprake zijn van een verbintenis die is aangegaan tussen instelling en deel-
nemer of tussen bedrijf en instelling. In deze verbintenis is sprake van een inschrij-
ving in een opleiding of domein.
Het is tevens mogelijk dat er nog geen verbintenis is, maar dat er wel aanleiding is
om de potentiële leervraag in kaart te brengen en te komen tot een aanbod aan de
deelnemer op basis waarvan een verbintenis kan worden aangegaan.
of
Vanuit begeleiding/advies komt het verzoek om een (nieuwe)leervraag te (her)
formuleren.
of
Een leervraag blijkt (deels) niet te arrangeren te zijn.
Actoren
- Deelnemer of opdrachtgever
- Begeleider
Doel
De leervraag binnen het verbintenisgebied omzetten naar concrete onderwijspro-
ducten uit de onderwijscatalogus, aangevuld met aanvullende wensen en voorwaar-
den van de deelnemer, zodanig dat op basis hiervan een arrangement kan worden
samengesteld.
Beschrijving acties
- Vertalen leervraag naar onderwijsproducten
Deze activiteit wordt alleen uitgevoerd als ze nog niet bij de intake is uitgevoerd.
Bij de intake kan al zeer specifiek zijn besproken welke onderwijsproducten de
deelnemer gaat volgen. Dan wordt deze activiteit in deze use case niet opnieuw
uitgevoerd. Bij de intake kunnen ook zeer minimale afspraken zijn gemaakt, dan
start deze use case met de minimale invulling van de leerwens als uitgangspunt.
• De begeleider bekijkt welk verbintenisgebied er met de deelnemer is afgesproken.
• Vervolgens inventariseert de begeleider tijdens een gesprek met de deelnemer of
opdrachtgever zijn leervraag en vertaalt deze leervraag in producten op een hoog
aggregatieniveau uit de onderwijscatalogus. Hierbij moet gedacht worden aan:
de benoeming van het deeltraject of de lessenreeks die bij deze leervraag horen.

403. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 55
• De begeleider bespreekt met de deelnemer uit welke onderdelen dit onderwijs-
product ongeveer bestaat (dus bijvoorbeeld een aantal theorielessen, stageperi-
ode, een bedrijfsbezoek en een toets), zodat duidelijk wordt voor de deelnemer
wat zijn leervraag in de praktijk ongeveer zal gaan inhouden.
• De leervraag wordt uiteindelijk vastgelegd door een of meerdere onderwijspro-
ducten te selecteren, in de meeste gevallen op aggregatieniveau 2 (leertaak) of
3 (leertraject) van de onderwijscatalogus.
- Controleren op toelatingseisen
De begeleider controleert welke toelatingseisen er zijn om een onderwijsproduct
te kunnen volgen, zoals vooropleiding en reeds gehaalde onderwijsproducten.
De begeleider bekijkt of de deelnemer de vereiste vooropleiding en kwalificaties
heeft. De begeleider legt de relevante vooropleiding of kwalificaties vast in het
dossier als dit nog niet is gebeurd. Als blijkt dat de vooropleiding of kwalificaties
onvoldoende zijn, kunnen er aanvullende of andere onderwijsproducten aan de
geformuleerde leervraag worden toegevoegd.
- Controleren op urennorm
De begeleider controleert of de onderwijsproducten voldoen aan de wettelijk
vastgestelde minimum urennorm. Afhankelijk van de periode waarvoor de instel-
ling roostert, moet de leervraag voor een bepaalde periode zijn geformuleerd en
voldoende uren omvatten om aan die norm te voldoen. In de onderwijscatalogus
kan de begeleider controleren (ook op de hogere aggregatieniveaus) hoeveel uren
het onderwijsproduct omvat. Daarnaast is de begeleider voldoende bekend met de
inrichting van het onderwijs om een inschatting te maken van de onderwijsproduc-
ten die een deelnemer in een bepaalde periode moet doen om die norm te halen.
- Controleren op de relatie tot het behalen van een diploma of kwalificatie
De begeleider controleert of de geselecteerde onderwijsproducten voor de deel-
nemer voldoende perspectief bieden op het behalen van een diploma of kwalifica-
tie. Om dit te kunnen beoordelen worden de reeds afgenomen onderwijsproducten
en summatieve toetsen, en de geselecteerd onderwijsproducten voor de komende
periode vergeleken met de nog te halen summatieve toetsen voor het beoogde
diploma of kwalificatie.
- Vaststellen van randvoorwaarden deelnemer
Aanvullend op de geselecteerde onderwijsproducten worden de randvoorwaarden
voor de deelnemer vastgelegd, zodat bij het maken van het arrangement en het
rooster daar rekening mee kan worden gehouden. Randvoorwaarden voor de deel-
nemer zijn aanvullende wensen en andere voorwaarden. De begeleider bekijkt of

404. 56 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
randvoorwaarden reëel zijn. De wens om altijd het 1e uur vrij te hebben, omdat
iemand wil uitslapen of een BOL deelnemer die graag één dag per week vrij wil
hebben, zijn geen reële wensen. Het kan hier wel gaan om:
• Gewenste volgordelijkheid van de te volgen onderwijsproducten
• (voorkeurs)dagen die kunnen bepaald zijn door bijvoorbeeld werk en/of per-
soonlijke situatie van de deelnemer)
• (voorkeurs)locatie vanwege toegankelijkheid voor gehandicapte deelnemer of
reistijd
• Bij BPV ook voorkeuren, zoals cultuur van het leerbedrijf, grootte van het leer-
bedrijf, de manier van begeleiding, religieuze aspecten, etc.
- Vastleggen van de leervraag
De leervraag wordt vastgelegd en uitgedrukt in onderwijsproducten uit de onder-
wijscatalogus. De randvoorwaarden van de deelnemer worden tevens vastgelegd.
Door het definitief maken van de leervraag, kan de leervraag worden gearrangeerd.
- Afhandelen afwijking leervraag en verbintenisgebied
Een leervraag van een deelnemer kan (gaan) afwijken van het afgesproken
verbintenisgebied. Een deelnemer ingeschreven op het domein zorg, kan een
leervraag hebben/ontwikkelen voor het domein hospitality en recreatie. Dan zal
de verbintenis met de deelnemer moeten worden gewijzigd. Om dit te regelen
registreert de begeleider dat dit moet worden gedaan en gaat er een signaal naar
de werkopdracht Monitoren en Adviseren.
- Afhandelen eventueel niet in te vullen (deel van de) leervraag
Het is mogelijk dat de leervraag niet gehonoreerd kan worden vanwege oorzaken bij:
• De deelnemer
! De vooropleiding van de deelnemer is onvoldoende
! De persoonlijke omstandigheden van de deelnemer staan het volgen van de
onderwijsproducten in de weg (psychische en/of sociale omstandigheden e.d.)
! Etcetera
• De instelling
! Er zijn (waarschijnlijk) te weinig aanmeldingen voor de uitvoering van de leer-
vraag (begeleider vraagt het aantal aanmeldingen op)
! De gevraagde onderwijsproducten zijn er niet
! Er zijn onvoldoende faciliteiten (personeel en/of middelen) voor realisatie van
de onderwijsproducten
• De externe partij
• Er kan niet worden voldaan aan afgesproken voorwaarden (bijvoorbeeld afge-
sproken aantal deelnemers wordt niet nagekomen, bedrijf is failliet e.d.)

405. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 57
Indien (een deel van) de leervraag niet ingevuld kan worden omdat deze onder-
wijsproducten niet in de onderwijscatalogus voorkomen, registreert de begelei-
der deze vraag (vragen). Met deze registratie wordt een signaal afgegeven dat
aanleiding kan zijn tot het onderzoeken en ontwikkelen van nieuwe onderwijs-
producten. Dit werkproces wordt nog nader uitgewerkt in een andere use case.
Indien de oorzaken liggen bij de deelnemer of de externe partij kan de begelei-
der een (nieuw) gesprek plannen (eventueel met een andere begeleider) voor
het opnieuw definiëren en eventueel aanpassen van de verbintenis. Hij kan
daartoe afspraken maken met andere medewerkers binnen de instelling. De
begeleider registreert dit waardoor er een signaal gaat naar de use case Moni-
toren en Adviseren.
Ook als blijkt dat beide partijen niet tot overeenstemming komen, registreert de
begeleider dit en gaat er een signaal naar de use case Monitoren en Adviseren
met mogelijk de uitkomst om de verbintenis tussentijds te beëindigen.
Resultaat
- Er is een geformuleerde en vastgelegde leervraag uitgedrukt in product(en) uit de
onderwijscatalogus en aangevuld met randvoorwaarden van de deelnemer, zodat
de vraag omgezet kan worden in een arrangement.
of
- Indien er geen leervraag kan worden geformuleerd binnen het verbintenisgebied
kan/moet nader onderzocht worden wat de mogelijkheden zijn voor deze deelne-
mer. Er gaat een signaal naar de use case Monitoren en Adviseren.
Frequentie
Minimaal één keer per deelnemer die een verbintenis heeft.
Werkopdrachten

406. 58 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Activiteitendiagram
Functies
- Tonen deelnemersgegevens
- Vastleggen leervraag en wensen
- Raadplegen onderwijscatalogus
- Controleren leervraag
- Registratie behoefte ‘nieuw’ onderwijsproduct
- Registratie status leervraag en arrangement

407. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 59
ARRANGEMENT SPECIFICEREN
De geformuleerde leervraag is uitgedrukt in producten uit de onderwijscatalogus,
meestal geformuleerd op een hoger aggregatieniveau, en aangevuld met randvoor-
waarden van de deelnemer. De leervraag wordt tijdens het arrangeren uitgewerkt
naar producten op het laagste aggregatieniveau uit de onderwijscatalogus en aan-
gevuld met de randvoorwaarden, volgorde, keuzes e.d. om het plannen (roosteren)
mogelijk te maken.
Hoewel het arrangement is samengesteld uit onderwijsproducten van het laagste
aggregatieniveau wil dat niet zeggen dat elk product afzonderlijk moet worden
geselecteerd. Het is heel goed mogelijk dat in één handeling een cluster van onder-
wijsproducten wordt geselecteerd, bijvoorbeeld een leertaak of compleet leertraject.
Het arrangeren en specificeren van de leervraag van een deelnemer vindt altijd
plaats binnen de mogelijkheden en randvoorwaarden van de wetgeving en de
randvoorwaarden die de organisatie stelt aan het verwezenlijken van arrangemen-
ten. De arrangeur gebruikt input van de forecasting om realistische individuele
(concept)arrangementen op te stellen. Zo dient tijdens het arrangeerproces te allen
tijde rekening gehouden te worden met de verdeling theorie - praktijk van de
producten (de BPV-norm is voor BOL 60-40% en BBL 40-60%), de web-norm, de
urennorm (850/300 klokuren) en ook de afgesproken uren met opdrachtgevers,
zoals gemeente, re-integratiebedrijven etc. Bovendien moet er rekening worden
gehouden met de specifieke randvoorwaarden zoals die zijn gesteld in de onder-
wijscatalogus ten aanzien van volgordelijkheid, aantallen en tijden.
Het arrangement biedt ruimte voor verschillende planningsmogelijkheden. Er is bin-
nen het opgestelde individuele arrangement vooraf afgesproken speelruimte om de
leervraag van de deelnemer te verwezenlijken. Deze speelruimte kan in het roos-
terproces benut worden om een optimaal rooster voor de hele instelling te krijgen.
Use case
Aanleiding
De deelnemer heeft zijn leervraag bij het Formuleren van de leervraag kenbaar
gemaakt.
Actoren
- Begeleider of deelnemer of arrangeur

408. 60 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Doel
Doel is te komen tot een specifiek arrangement waarin alle producten uit de on-
derwijscatalogus vertaald zijn naar het laagste niveau en zijn aangevuld met alle
randvoorwaarden, zodat het arrangement geschikt is voor het roosterproces.
Beschrijving acties
De acties die hieronder worden beschreven, kunnen op de volgende manieren door
de genoemde actoren worden uitgevoerd:
- Arrangeur gaat aan het werk op basis van de verkregen gegevens uit de use case
Formuleren van de leervraag.
- Arrangeren vindt plaats door de begeleider en (waar nodig) in samenspraak met
de deelnemer. Dit sluit veelal aan bij de gegevens uit de use case Formuleren van
de leervraag.
- Deelnemer kiest zelf met behulp van een inschrijfsysteem of iets dergelijks.
De onderstaande acties zijn geschreven naar de actor Arrangeur, maar kunnen ook
door begeleider of deelnemer worden gedaan.
- Opstellen arrangement
Arrangeur haalt vastgelegde gegevens omtrent leervraag en eventuele andere
wensen en voorwaarden op. Op basis van deze gegevens zoekt de arrangeur
bijbehorende producten uit de onderwijscatalogus, waarbij rekening wordt ge-
houden met aanvullende eisen (volgorde, periode en voorwaarden). Wanneer er
keuzemogelijkheden zijn, stelt de arrangeur verschillende alternatieven op. Het
systeem signaleert eventuele conflicten (voorwaarden, wettelijke eisen) waarna
de arrangeur kan bijstellen. Wanneer het arrangement niet te arrangeren is, kan
dit tot gevolg hebben dat de leervraag wordt bijgesteld.
Het BPV-onderwijsproduct is een vrij generiek product, waarbij de randvoorwaar-
den zijn vastgelegd (KD) maar de feitelijke invulling gebeurt bij de BPV-matching.
Op het moment van arrangeren kunnen twee situaties bestaan:
- De BPV-plaats is al ingevuld door het BPV-matchingsproces
• vaak van toepassing in de BBL (BBL-deelnemers hebben meestal al een werk-
gever)
• wanneer het bedrijf zelf de deelnemers aandraagt
• wanneer er een ruim aanbod aan BPV-plaatsen is

409. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 61
- De BPV-plaats is nog niet ingevuld door het BPV-matchingsproces
In veel gevallen zal de feitelijke invulling met een BPV-plaats echter nog moeten
plaatsvinden. Het ‘Arrangement specificeren’ en het ‘Roosteren’ kunnen gewoon
uitgevoerd worden terwijl in het parallelle BPV-matchingsproces naar de invulling
van een BPV-plaats wordt gezocht.
- Vastleggen randvoorwaarden deelnemer per onderwijsproduct
Een deelnemer heeft randvoorwaarden aangegeven bij het formuleren van de
leervraag. Denk bij randvoorwaarden aan tijden van kinderopvang of aanvangstij-
den werk bij werkgever e.d., maar ook fysieke beperkingen zoals een rolstoel. De
randvoorwaarden moeten echt betrekking hebben op het volgen of het afnemen
van de onderwijsproducten. De arrangeur geeft de randvoorwaarden mee aan ie-
der gearrangeerd onderwijsproduct.
De randvoorwaarden van de deelnemer die betrekking hebben op de uitvoering
van de BPV zijn bij het formuleren van de leervraag vastgelegd. Deze randvoor-
waarden worden vervolgens in het matchingsproces meegenomen om een pas-
sende BPV-plaats te vinden.
- Controleren wettelijke eis 850/300 (urennorm)
Een deelnemer die leerplichtig is en/of studiefinanciering wil, moet voldoen aan
een urennorm. De arrangeur bekijkt in het systeem of het arrangement zoals het
nu in het systeem staat, minimaal 850 of 300 klokuur aan onderwijs omvat (of
een deel ervan, afhankelijk van de periode van het arrangement).
- Vastleggen arrangement
De arrangeur maakt het arrangement in het systeem definitief. Als er gestart
wordt met het roosteren, wordt dit arrangement meegenomen.
- Afhandelen niet te arrangeren leervraag
Een geformuleerde leervraag kan (deels) niet worden gearrangeerd. Een reden
kan zijn dat aan een randvoorwaarde van de deelnemer niet kan worden voldaan.
Een deelnemer kan niet op vrijdag, terwijl het onderwijsproduct alleen maar op
vrijdag wordt aangeboden. Ook als een arrangement niet voldoet aan de wettelij-
ke eisen, kan een leervraag niet worden gearrangeerd. Dan moet er via de werk-
opdracht Monitoren en Adviseren een signaal gaan naar de begeleider. Dan kan
de begeleider opnieuw in gesprek gaan met de deelnemer om de leervraag aan
te passen. NB dit kan alleen als er nog tijd is om een gesprek aan te gaan met de
deelnemer, voordat het roosterproces start. Is dit niet het geval, zal er uiteindelijk
een signaal gaan naar de use case Afhandelen niet planbare arrangementen (via
de use case Effectueren rooster).

410. 62 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Resultaat
- Een individueel (concept) leerarrangement met de vastgestelde speelruimte,
bestaande uit:
• Alle te volgen onderwijsproducten uit de onderwijscatalogus, op het laagste ag-
gregatieniveau,
• Volgordes, periodes, plaatsen e.d. per onderwijsproduct, zodat duidelijk is op
welke manier deze producten moeten worden gepland (geroosterd).
• Alternatieven voor onderwijsproducten of alternatieve volgordes, periodes,
plaatsen e.d.
• Aanvullende (beperkende) eisen / wensen van de deelnemer, bijvoorbeeld ten
aanzien van aanvullende faciliteiten, dagen of tijdstippen e.d.
of
- Indien er geen arrangement kan worden gespecificeerd en er is voldoende tijd,
gaat er een signaal naar de use case Monitoren en Adviseren.
Frequentie
Minimaal één keer per deelnemer.
Werkopdrachten

411. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 63
Activiteitendiagram
Functies
- Afleiden initiële arrangementen
- Tonen arrangementenoverzicht
- Vastleggen arrangement
- Raadplegen onderwijscatalogus
- Controleren arrangement
- Registratie status leervraag en arrangement

412. 64 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
BEHEREN BPV-BEDRIJFSGEGEVENS
Deze use case valt binnen het onderwijsprocesmodel onder “beheren middelen”.
Het gaat hier om een registratiesysteem waarin diverse typen leerbedrijven en
andere instellingen zijn opgenomen. In deze use case beperken wij ons tot de re-
gistratie van de gegevens die van belang zijn voor:
- Het matchingsproces (bijv. reisafstand)
- De bekostiging
- Het opstellen van de verbintenis (praktijkovereenkomst/BPV-overeenkomst)
In het geval van een filiaal is er de mogelijkheid om een relatie te leggen met het
moederbedrijf. De uitvoeringsrol en de werkgeversrol kunnen bij verschillende
bedrijven zijn belegd. Denk daarbij aan het scenario met een uitzendbureau. De
relatie BPV bedrijf - detacheringsbedrijf moet ook in het systeem kunnen worden
vastgelegd.
Use case
Aanleiding
De stamgegevens van een leerbedrijf moeten worden geregistreerd om BPV-
plaatsen te kunnen gaan aanbieden.
Actoren
- Het systeem (= werkopdracht van Beheren BPV-plaats naar Beheren BPV bedrijfs-
gegevens)
- Het leerbedrijf.
- Het BPV bureau
Doel
De correcte registratie van stamgegevens van een leerbedrijf.
Beschrijving acties
- Het BPV bureau geeft aan dat bedrijfs- / instellingsgegevens moeten worden
toegevoegd/gewijzigd/verwijderd.
- Het leerbedrijf geeft aan dat er gegevens gewijzigd zijn, zo mogelijk via externe
toegang tot het systeem.
Minimaal de volgende gegevens worden geregistreerd:
- NAW gegevens leerbedrijf
- eventueel moederbedrijf
- eventueel detacheringsbedrijf (uitzendbureau)

413. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 65
- accreditatie en kenniscentrum (let op meerdere kenniscentra en per kenniscentra
meerdere accreditaties)
- aantal beschikbare BPV-plaatsen
- contactpersonen
- tekeningsbevoegd contactpersoon
- contactpersonen ROC/eigenaarschap
- bereikbaarheid (met OV)
Resultaat
Een correcte en volledige registratie van de gegevens van het leerbedrijf.
Frequentie
Dagelijks
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Binnen de instelling zijn diverse partijen die gebruikmaken van dezelfde bedrijfs-
gegevens. Dit vraagt om een (CRM)-oplossing waarbij goed is nagedacht over
eigenaarschap en versiebeheer.
Activiteitendiagram
Functies
- Vastleggen BPV-bedrijfsgegevens

414. 66 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
BEHEREN BPV-PLAATS
Een leerbedrijf kan een of meerdere BPV-plaatsen aanbieden. Deze BPV-plaatsen
kunnen verschillen qua kwalificatiedossier en type (oriënterend/taalstage etc.)
Wanneer de stamgegevens van het leerbedrijf nog niet zijn vastgelegd moet dit
eerst gebeuren (via werkopdracht naar Beheren BPV bedrijfsgegevens). Het aanbod
van de BPV-plaats is geen garantie dat deze ook werkelijk (nog) beschikbaar is.
Deze check zal in de regel plaatsvinden nadat de BPV match is gemaakt.
Use case
Aanleiding
Er is een BPV-plaats beschikbaar en deze moet worden geregistreerd.
Actoren
- De BPV coördinator
- Het BPV bureau/administratie
- De deelnemer
- Het leerbedrijf
Doel
Registratie van de BPV-plaats.
Beschrijving acties
Registratie van de BPV-plaats. Gegevens die worden vastgelegd zijn onder andere:
- Verwijzing naar het leerbedrijf
- De toepasselijke kwalificatiedossiers
- Type BPV-plaats
• formatief
! oriënterende stage
! maatschappelijke stage
! taalstage
• summatief
! (verplichte) BPV, in dat geval tevens:
! kwalificatiedossier, accreditatiegegevens
- Controle eventuele accreditatie/code leerbedrijf
- Als accreditatie ontbreekt, kan de instelling de benodigde accreditatie aanvragen
middels het aanvraagformulier
- Gegevens praktijkopleider/leermeester

415. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 67
- Gegevens tekeningsbevoegde
- Indicatie aantal beschikbare plaatsen
- Beschrijving werkzaamheden/bedrijfscultuur
- Mogelijk uit te voeren kerntaken/werkprocessen/taalniveau/rekenniveau (mogelijk
aangeleverd via kenniscentra/accreditatiegegevens)
- Start/einddatum
- Aantal SBU
- Werktijden (Arbo) / dagen
- Speciale wensen / voorwaarden / kledingvoorschriften / veiligheidseisen
- Stagevergoeding / onkostenvergoeding
- Mate van begeleiding
- Mate van lichamelijke arbeid
Resultaat
De BPV-plaats is vastgelegd en kan worden gebruikt in het matchingsproces.
Frequentie
Dagelijks
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Gewenst: automatische controle op accreditatie bij Kenniscentrum op niveau van
kwalificatiedossier.

416. 68 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Activiteitendiagram
Functies
- Vastleggen BPV-plaats
- Zoeken en raadplegen onderwijscatalogus
- Aanvragen accreditatie
- Controleren accreditatie

417. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 69
BPV-MATCHING
Als resultaat van het formuleren van de leervraag kan het BPV-onderwijsproduct
worden opgenomen in het arrangement en kan het, mogelijk samen met andere
onderwijsproducten worden geroosterd. De feitelijke invulling met een BPV-plaats
hoeft dan nog niet per definitie te hebben plaatsgevonden. Die BPV-matching ge-
beurt parallel aan het arrangeren/roosteren en moet uiterlijk wanneer het rooster
gaat draaien zijn beslag hebben gekregen.
BPV-matching gaat verder dan het koppelen van vraag en aanbod; je moet er van
uitgaan dat het aanbod per situatie moet worden aangepast. Het gaat daarbij om
de match tussen:
- de leervraag, gedefinieerd in het gekozen BPV-onderwijsproduct (kwalificatiedos-
sier, werkprocessen, competenties)
- aangevuld met de voorkeuren van deelnemer;
• voor de BOL bijvoorbeeld:
! tijd
! reisafstand
! omvang bedrijf
• voor de BBL bijvoorbeeld:
! randvoorwaarden lesrooster
- de concrete BPV-plaats zoals gedefinieerd binnen de (leer)middelen.
Use case
Aanleiding
Bij het formuleren van de leervraag is een BPV-onderwijsproduct uit de onderwijs-
catalogus geselecteerd en moet dit worden ingevuld met een feitelijke BPV-plaats.
De matching kan op twee manieren starten:
- Deelnemer of begeleider geeft opdracht aan het systeem om mogelijke matches
te onderzoeken
- Deelnemer of begeleider heeft al een BPV-plaats op het oog en selecteert deze uit
het BPV-aanbod
Actoren
- De deelnemer
- De begeleider
- Het BPV-bureau
- Het leerbedrijf

418. 70 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Doel
Het invullen van een BPV-onderwijsproduct met een concrete BPV-plaats.
Beschrijving acties
Op het moment dat de deelnemer of de begeleider zelf al een BPV-plaats op het
oog heeft dan selecteert hij deze uit het BPV-aanbod van de instelling. Na controle
van het BPV bureau/de BPV coördinator neemt de deelnemer contact op met het
leerbedrijf en wanneer van toepassing wordt de deelnemer gevraagd te gaan sol-
liciteren.
Een andere optie is om het systeem de opdracht te geven om mogelijke matches
te onderzoeken. Op basis van het gekozen BPV-onderwijsproduct en de opgegeven
randvoorwaarden doet het systeem een voorstel voor een of meer mogelijke BPV-
plaatsen. De deelnemer/begeleider kan hieruit de geschiktste plaats(en) selecteren,
rekening houdend met de eigen wensen en randvoorwaarden en de wensen en
eisen vanuit het leerbedrijf (=eigenschap van de BPV-plaats). De begeleider vanuit
de onderwijsorganisatie adviseert hierbij.
Wanneer het systeem geen BPV-plaats vindt dan kan:
- het BPV bureau actief in het bestand gaan zoeken en de eventuele knelpunten in
overleg met het leerbedrijf proberen op te lossen (accreditatie, periode, etcetera),
- de deelnemer zijn randvoorwaarden wellicht aanpassen,
- de deelnemer/begeleider/BPV-bureau op zoek gaan naar een leerbedrijf/BPV-
plaats en deze laten toevoegen aan het bestand,
- de deelnemer zijn leervraag bijstellen door een ander onderwijsproduct te kiezen.
Wanneer er een of meer BPV-plaatsen zijn geselecteerd checkt het BPV-bureau/de
BPV-coördinator of de BPV-plaats daadwerkelijk (nog) beschikbaar is. Vervolgens
wordt de deelnemer gevraagd contact op te nemen met het leerbedrijf om afspra-
ken te maken en zo nodig te gaan solliciteren (=eigenschap van de BPV-plaats).
Als de deelnemer, het leerbedrijf en het BPV-bureau alledrie akkoord zijn, kunnen
de benodigde verbintenissen worden opgesteld.
Op het moment dat de partijen niet tot overeenstemming komen start het
matchingsproces voor de deelnemer opnieuw.
Resultaat
Er is, met instemming van de deelnemer, de onderwijsorganisatie en het leerbedrijf,
een koppeling tot stand gebracht tussen het BPV-onderwijsproduct en de BPV-
plaats.

419. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 71
Frequentie
Gemiddeld 1x per jaar per deelnemer.
Werkopdrachten

420. 72 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Activiteitendiagram
Functies
- Zoeken BPV-plaats vanuit arrangement
- Vastleggen plaatsing
- Zoeken deelnemer bij BPV-plaats

421. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 73
MAKEN ROOSTER
Deze use case is het eerste onderdeel in de roostercyclus :
1. Maken rooster (vooraf aan roosterperiode)
2. Individueel aanvullen rooster (gedurende roosterperiode)
3. Controle realisatie rooster (na roosterperiode)
De toepassing van deze use case is afhankelijk van een groot aantal keuzes die
gemaakt kunnen worden door de instelling zelf.
Voorbeelden:
- Is de deelnemer altijd een bepaalde tijd aanwezig (bijv. 09.00 tot 16.00 of 08.00
tot 13.00)?
- Plannen we het rooster van een deelnemer geheel vol of laten we ruimte voor ad
hoc invulling?
- Kiezen we ervoor deelnemers te raadplegen voordat een rooster definitief wordt?
- Is in een arrangement beschreven welke onderwijsproducten uit de onderwijs-
catalogus in welke volgorde en periode moeten worden uitgevoerd of wordt hier
meer ruimte voor geboden?
- Maken we voor alle onderdelen van de instelling tegelijkertijd een nieuw rooster?
Daarnaast met er een keuze door de instelling worden gemaakt voor :
- Controle realisatie rooster (na roosterperiode)
- Periode waarvoor rooster gemaakt wordt. B.v.1 dag, 10 weken of heel jaar.
- Frequentie van het maken van een nieuw rooster. B.v. elke dag, elke 10 weken of
1 keer per jaar.
- Het tijdstip waarop een rooster definitief wordt voorafgaande aan de ingangsda-
tum ervan. Bijvoorbeeld 1 week voor start moet een rooster zijn vastgesteld.
Het uitgangspunt bij het beschrijven van de activiteiten is dat we nog geen keuzes
gemaakt hebben. De use case moet alle mogelijk scenario’s afdekken. Het voordeel
is dat het maximale flexibiliteit aan de onderwijsinstelling biedt, omdat de defini-
tieve inrichtingskeuze in een onderwijsinstelling pas bij invoering hoeft te worden
gemaakt.
Use case
Aanleiding
Periodiek (zie inleiding: b.v. iedere 10 weken) zal er in opdracht van het manage-
ment van een instelling een compleet nieuw rooster worden gemaakt. Waar instel-
ling staat kan ook een deel van de instelling worden gelezen.

422. 74 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
of
Door een ernstig uitvoeringsprobleem (vanuit de use case Oplossen Calamiteit).
Er zal een nieuw rooster voor het restant van de huidige periode gemaakt moeten
worden.
of
Door een massale afwijzing van het rooster door leerlingen (vanuit de use case
Monitoren acceptatie deelnemersrooster). Er zal een nieuw rooster voor (een deel)
van de deelnemers gemaakt moeten worden.
Actoren
- Operator (OP) (houdt zich bezig met de roostermachine)
- Roostermaker (RM) (houdt zich bezig met analyseren van resultaten en begeleidt
het roosterproces)
- Manager onderwijs (MO)
- Manager bedrijfsvoering (MB)
- Deelnemer (optioneel)
- Begeleider (optioneel)
Doel
We maken een rooster om de vraag naar onderwijsproducten van deelnemers en
het aanbod daarvan door de instelling op elkaar af te stemmen. We zoeken daarbij
een balans tussen deelnemer-, onderwijs- en bedrijfseconomische belangen.
Beschrijving acties
Een aantal beheersacties moeten vooraf zijn uitgevoerd. De frequentie hiervan zal
laag zijn (bijvoorbeeld 1x per jaar).
- Beheren regels
De RM vraagt aan de MO om onderwijsregels en aan de MB om bedrijfsvoeringre-
gels.
• Voorbeelden van onderwijsregels zijn, maximaal 8 lesuren per dag of 3 tus-
senuren per week voor een deelnemer, maximaal 1 afwijzing van een onder-
wijsproduct uit een arrangement van een deelnemer, geen leervakken na het 8e
uur, altijd bevoegde docenten.
• Voorbeelden van bedrijfsvoeringregels zijn, maximaal 8 lesuren per docent
per dag, praktijklokaal koken alleen op maandag, iedere docent moet voor
minimaal 50% worden ingeroosterd, een onderwijsproduct mag alleen worden
aangeboden bij een minimale inschrijving van 5 deelnemers.

423. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 75
Als de RM de regels krijgt, controleert hij deze op volledigheid, correctheid,
realseerbaarheid en of de regels gezamenlijk niet in conflict zijn en koppelt het
resultaat terug aan de MO en MB. In overleg worden de mogelijke problemen
opgelost en de regels vastgesteld en vastgelegd in de roostermachine door de OP.
- Beheren weegfactoren
Na het vaststellen en vastleggen van de regels moeten weegfactoren bepaald
worden over de relatieve zwaarte van een regel. De zwaarte van een regel heeft
direct effect op de uitkomst van een rooster. De machine levert een top-x van
roosters op met diagnoserapporten (x is bijvoorbeeld 5). De regels met de weeg-
factor bepalen de kwaliteitvolgorde van de opgeleverde roosters.
De MO en MB zullen over de zwaarte van de regels met elkaar moeten onderhan-
delen. De RM kan dit proces begeleiden. Als de weegfactoren zijn vastgesteld zal
de OP ze vastleggen in de machine.
- Beheren overige instellingen
De OP zal de overige instellingen, zoals inhoud en layout van het diagnoserapport,
aantal te bewaren top-x rooster etc. in de roostermachine vastleggen. Hij doet
daartoe voorstellen die door de organisatie moeten worden gefiatteerd.
- Communicatie peildatum
Voorafgaande aan het laten draaien van machine worden alle betrokkenen ge-
ïnformeerd (via moderne communicatie middelen) over de startdatum van het
maken van een nieuw rooster, zodat iedereen weet wanneer de arrangementen
gereed moeten zijn.
- Uitvoeren controles
De OP zal voordat hij de roostermachine start nog controleren of voor alle inge-
schreven deelnemers een arrangement is gespecificeerd. Als dit niet het geval
is wordt de RM op de hoogte gesteld en deze zal in overleg met de MO en MB
bepalen welke oplossingsrichting bewandeld wordt. Te denken valt aan het tijdelijk
stopzetten van het roosterproces. Begeleiders en arrangeurs krijgen x dagen de
tijd. Ook kan het roosterproces gewoon doorgaan. Met de betreffende individuele
deelnemer worden afspraken gemaakt over wat er wordt gedaan met hun arran-
gement.
- Vullen roostermachine
De arrangementen van de deelnemers en de beschikbaar gestelde middelen wor-
den door de OP opgehaald en in de database van de roostermachine opgeslagen.
Hiermee worden de beschikbare middelen en opgevoerde arrangementen

424. 76 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
bevroren gedurende het roosterproces. Veranderingen in arrangementen of mid-
delen die gedurende het roosteren worden aangebracht in de productieomgeving,
worden niet meegenomen in de lopende roostercyclus. Deze veranderingen wor-
den zichtbaar in de use case Effectueren rooster.
- Opstellen roostervoorstellen
De roostermachine wordt gestart. De machine zal voortdurend de x beste roos-
tervoorstellen en bijbehorende diagnoserapporten beschikbaar stellen. Zichtbaar
is hoeveel roosters er zijn doorgerekend en wanneer de laatste verandering in de
top x heeft plaats gevonden. Daarmee is er inzicht in de voortgang van de ‘run’.
- Beoordelen roostervoorstellen
De roostervoorstellen en de bijbehorende diagnoserapporten worden door de
RM geanalyseerd. De voorstellen en de analyse worden overlegd met de MO en
MB. De roostervoorstellen zullen door de MO worden beoordeeld met oog voor
de belangen van de deelnemer en de kwaliteit van het onderwijs. De MB zal de
belangen van de docenten en de bedrijfseconomische belangen mee laten wegen
in zijn oordeel. De MO en de MB kunnen (indien gewenst) overleggen met indivi-
duele deelnemers en/of begeleiders en docenten.
Alleen in het ideale geval zal het rooster meteen geaccepteerd worden. Indien er
geen geschikt roostervoorstel bij zit, kunnen er aanpassingen in de vraag (arran-
gementen) en het aanbod (middelen en regels) worden gedaan om te simuleren
in de roostermachine. Als er gebruik wordt gemaakt van een fictief middel, is het
uitgangspunt dat dit fictieve middel voor aanvang van de start van een periode is
gerealiseerd. Deze simulatie levert nieuwe roostervoorstellen en de bijbehorende
diagnoserapporten op. Opnieuw worden de roostervoorstellen en diagnoserappor-
ten geanalyseerd, besproken en beoordeeld.
- Vaststellen rooster
Uiteindelijk zal er, mogelijk gedwongen door de tijd, besloten worden met roos-
tervoorstel en het bijbehorende diagnoserapport akkoord te gaan. Er gaat een
signaal naar de use case Effectueren rooster.
Resultaat
- Een goedgekeurd rooster voor een vastgestelde periode met indien van toepas-
sing de toezegging om de voorgestelde aanpassingen te realiseren.

425. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 77
Frequentie
Het gehele proces vindt in ieder geval plaats voor iedere nieuwe roosterperiode. De
instelling bepaalt de frequentie hiervan zelf. Deze zal variëren van 1x per jaar tot
1x per dag.
Daarnaast kunnen de use cases Oplossen calamiteit en Monitoren acceptatie deel-
nemersrooster de frequentie verhogen.
Werkopdrachten

426. 78 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Activiteitendiagram
Functies
- Beheren regels
- Beheren overige instellingen
- Vullen roostermachine
- Opstellen roostervoorstellen
- Fictief aanpassen arrangementen
- Fictief middel activeren

427. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 79
EFFECTUEREN ROOSTER
Er ligt een voorlopig rooster door Maken rooster. Deelnemers zullen het voorge-
stelde rooster moeten accepteren of er moeten wijzigingen in het rooster worden
aangebracht, voordat het definitieve rooster tot uitvoering kan komen.
Vanuit de BPV-matching kan uiterlijk hier worden geconstateerd dat de BPV-mat-
ching niet is geslaagd, met andere woorden dat het geroosterde BPV-onderwijspro-
duct (nog) niet is ingevuld met een feitelijke BPV-plaats. Deze situatie levert een
uitvoeringsprobleem op, waarna de use case Oplossen uitvoeringsprobleem start.
Op dat moment wordt er binnen het geëffectueerde rooster (BPV-onderwijsproduct
staat in het arrangement) gezocht naar een oplossing. De leertrajectbegeleider,
deelnemer en het BPV bureau zoeken in overleg naar een passende BPV-plaats of
kunnen besluiten te zoeken naar een andere invulling.
Binnen Effectueren rooster wordt nagegaan in hoeverre de deelnemers het voor-
gestelde rooster hebben geaccepteerd, welke arrangementen niet planbaar zijn,
welke middelen nog gewijzigd moeten worden, zodat uiteindelijk de deelnemer het
rooster/arrangement kan accepteren.
Use case
Aanleiding
Vanuit de use case Maken rooster wordt een goedgekeurd rooster met bijbehorende
afspraken en diagnoserapport aangeleverd om te worden geëffectueerd.
Actoren
- Roostermaker
- Arrangeur
- Resourcemanager
Doel
Het definitief maken van het rooster, door met alle betrokkenen van de organisatie
erover te communiceren, door het definitief toewijzen van de middelen, door het in
gang zetten van acties om alle veranderingen in middelen en arrangementen vorm
te geven en door het in gang zetten van de deelnemersacceptatie.
Beschrijving acties
- Definitief maken rooster
Vanuit de use case Maken rooster wordt een goedgekeurd rooster aangeleverd
voor de eerstvolgende periode. Dit rooster wordt in de productieomgeving
gezet en wordt daarmee het actuele rooster voor de eerstvolgende periode.

428. 80 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- Toewijzen middelen
De middelen die in het roostervoorstel voorlopig zijn toegewezen worden nu
definitief toegewezen. In de registratie van middelen is de beschikbaarheid van
de middelen hiermee aangepast. Voor de toewijzing van een BPV-plaats betekent
dit dat er ook een signaal gaat naar de use case BPV-matching zodat de POK tot
stand kan worden gebracht.
- Publiceren roosters voor deelnemers, docenten en staf.
Alle betrokkenen van de organisatie (deelnemers, docenten en staf) worden op de
hoogte gebracht van het nieuwe rooster. Dat kan via verschillende kanalen, zoals
een portaal, internetsite, e-mail of een fysiek exemplaar in een vitrine of uitge-
deeld aan elke deelnemer of docent, etc. Het gaat hier om een relatief grootscha-
lige verspreiding aan dat deel van de organisatie waarop het rooster betrekking
heeft.
- In gang zetten van de procedure deelnemersacceptatie.
Gelijktijdig met het publiceren van het rooster wordt de procedure voor deelne-
mersacceptatie in gang gezet voor alle deelnemers van wie het arrangement in
het rooster is opgenomen. Deze deelnemers hebben voor een van te voren vast-
gesteld aantal dagen de tijd om te reageren als zij oneens zijn met het aange-
boden rooster. Er gaat een signaal naar de werkopdracht Deelnemer accepteert
rooster.
Daarnaast wordt de deelnemersacceptatie gemonitord en wordt er eventueel actie
ondernomen als de acceptatie onder een van te voren vastgestelde grens blijft. Er
gaat een signaal naar de werkopdracht Monitoren acceptatie deelnemersrooster.
- Afhandelen niet-planbare arrangementen
Het uiteindelijke rooster gaat vergezeld van een diagnoserapport waarin zichtbaar
is welke arrangementen niet of niet geheel planbaar zijn. Arrangementen (of delen
ervan) kunnen niet planbaar zijn doordat te weinig deelnemers hiervoor kiezen of
omdat er te weinig middelen (lokalen, docenten, stageplaatsen, assets) beschik-
baar zijn. Deze arrangementen zijn niet, of niet geheel in het rooster opgenomen.
Er gaat een signaal naar de use case Afhandelen niet-planbare arrangementen.
- Aanpassen individuele arrangementen
Het uiteindelijke rooster gaat vergezeld van een diagnoserapport waarin zichtbaar
is welke arrangementen zijn aangepast. Ook kunnen er individuele arrangementen
zijn aangepast tijdens het roosterproces. Dit wordt ook zichtbaar als het rooster-
voorstel in de productieomgeving wordt gezet. Er gaat een signaal naar de use
case Afhandelen niet-planbare arrangementen.

429. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 81
- Realisatie benodigde middelen
Het uiteindelijke rooster gaat vergezeld van een diagnoserapport waarin zichtbaar
is welke middelen zijn aangepast / toegevoegd. Deze zogenaamde “fictieve” mid-
delen moeten door een resourcemanager voor een bepaalde datum beschikbaar
gemaakt worden. Er gaat een signaal naar de use case Wijzigen middel.
Resultaat
- Alle betrokkenen zijn op de hoogte gebracht van het definitieve rooster of van
de aanpassing van dit rooster.
- De benodigde middelen die bij dit rooster horen, zijn definitief toegewezen.
- De procedure voor deelnemersacceptatie is in gang gezet, net als het monitoren
van de acceptatie
- De acties zijn gestart om de benodigde middelen te realiseren.
- De actie is gestart om de arrangementen niet gepland kunnen worden of zijn
gewijzigd, af te handelen.
Frequentie
Voorafgaand aan elke roosterperiode.
Werkopdrachten

430. 82 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Activiteitendiagram
Functies
- Definitief maken rooster
- Communicatie over rooster
INDIVIDUEEL AANVULLEN ROOSTER
Deze use case is het tweede onderdeel in de rooster cyclus :
1. Maken rooster (vooraf aan roosterperiode)
2. Individueel aanvullen rooster (gedurende roosterperiode)
3. Controle realisatie rooster (na roosterperiode)
Een leervraag van een deelnemer kan tijdens een roosterperiode veranderen, door
opgedane ervaringen. Een instelling kan hierop inspelen door een deelnemerrooster
niet geheel te vullen, maar een rooster met ‘gaten’ te maken, waarbij de gaten tij-
dens de periode kunnen worden ingevuld met aanvullende wensen. De mate waarin
dit gebeurt is een keuze van de instelling. De verwachting is dat iedere instelling
hier wel mee te maken krijgt.

431. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 83
Use case
Aanleiding
Centraal zal in de use case Maken rooster door een instelling voor de individuele
deelnemer en docenten een rooster worden vastgesteld. Deelnemers en docenten
kunnen gedurende de uitvoering hun individuele roosters aanvullen met ‘extra’ acti-
viteiten, indien hiervoor ruimte wordt vrijgelaten in het rooster. Voor een deelnemer
denken we hierbij aan workshops, aanvullende begeleiding, extra onderwijsproduct,
stages of prestaties. Een docent kan aanvullende taken oppakken, begeleiding ge-
ven, een workshop organiseren of bijvoorbeeld een onderwijsproduct ontwikkelen.
Actoren
- Deelnemer
- Docent
- Begeleider
- Manager Onderwijs (MO)
- Manager Bedrijfsvoering (MB)
- Roostermaker (RM)
Doel
Ad hoc keuzes van de deelnemer om zijn leervraag compleet te maken, vastleggen
in de gegeven ruimte in het deelnemerrooster.
Beschrijving acties
We beschrijven de acties vanuit het perspectief van de deelnemer en van de docent.
Er zijn een groot aantal keuzes mogelijk. Iedere keuze kan andere acties omvatten.
We beschrijven een aantal keuzes met bijgehorende acties:
1. Inschrijven voor extra workshop of extra activiteit zoals een excursie (niet in
onderwijscatalogus)
- Behoefte aan extra workshop of activiteit kenbaar maken
Deelnemers, docenten of begeleiders kunnen behoefte hebben aan een extra on-
derwijsactiviteit. Deze behoefte wordt kenbaar gemaakt aan de MO. Duidelijk
moet worden gemaakt wat het doel van de activiteit is, net als de verwachte
resultaten. Tevens moet worden aangegeven welke middelen er nodig zijn om de
activiteit uit te kunnen voeren.

432. 84 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- Nagaan nut extra onderwijsactiviteit
De MO beslist of de extra activiteit een bijdrage levert aan het behalen van een
kwalificatie. Indien de MO een negatief oordeel heeft, maakt hij dit kenbaar aan
de betrokken deelnemer/ docent/ begeleider. Ook bepaalt de MO welke bevoegd-
heden en vaardigheden een docent nodig heeft om de activiteit te kunnen begelei-
den of uitvoeren.
- Nagaan beschikbaarheid benodigde middelen extra onderwijsactiviteit
Als de MO akkoord is, geeft hij aan de MB aan welke middelen er nodig zijn en
vraagt hij of deze beschikbaar zijn. De MB bekijkt of er een bevoegde docent aan-
wezig is, nog tijd heeft en beschikbaar is op de juiste tijd. Hetzelfde doet de MB
m.b.t. de benodigde ruimte. Als de middelen niet beschikbaar zijn, maakt hij dit
kenbaar aan de MO. Evt. overleggen de MB en de MO over aanpassing van de ei-
sen aan de middelen. Indien het echt niet mogelijk is, zal de MO deze uitslag me-
dedelen aan de deelnemer/docent/begeleider.
- Ontwikkelen extra onderwijsactiviteit
In opdracht van de MB zal een docent de gevraagde onderwijsactiviteit ontwik-
kelen/voorbereiden. Tevens worden de inschrijvingsvoorwaarden opgesteld. Het
resultaat wordt afgestemd met de MO, die het definitieve fiat geeft voor uitvoering
van de activiteit.
- Extra onderwijsactiviteit aanbieden
De RM zet in opdracht van de MB de extra activiteit (met de code IIVO) als plan-
ning in het rooster, zodat de inschrijving is geopend. Bij de openstelling van de
inschrijving zal duidelijk moeten staan aan welke voorwaarden een deelnemer
moet voldoen om zich te mogen inschrijven. Ook neemt de RM een optie op de
benodigde middelen.
- Inschrijven extra onderwijsactiviteit
De deelnemers die het extra onderwijs willen volgen, schrijven zich in.
- Goedkeuring inschrijving
De begeleiders van de ingeschreven deelnemers krijgen bericht van de inschrij-
ving en beslissen of de extra onderwijsactiviteit mogen worden gevolgd en geven
dit aan in het systeem, met reden. Indien hierdoor dubbelingen in de agenda van
de deelnemer ontstaan kan de begeleider de oorspronkelijke onderwijsproducten
uit de agenda van de deelnemer verwijderen , waardoor de deelnemer niet meer
bij de groep staat. Ook kan de begeleider de deelnemer bij de oorspronkelijke on-
derwijsproducten op geoorloofd afwezig zetten.

433. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 85
- Beoordelen doorgaan extra onderwijsactiviteit
De MB zal beslissen of er voldoende aanmeldingen zijn om de extra onderwijsacti-
viteit ook daadwerkelijk aan te bieden. Als de beslissing negatief is, zal hij dit met
de MO overleggen. De definitieve beslissing zal worden vermeld in het systeem
(vastlegging middelen bij een positief besluit).
- Bevestigen inschrijving
De deelnemer en krijgt automatisch bericht of een inschrijving is geaccepteerd
of niet (met reden bij een afwijzing). De onderwijsactiviteit wordt bij door-
gang ook op definitief gezet in het rooster van de deelnemer en de betrokken
docent(en). De deelnemer wordt dan ook verwacht (aan- en afwezigheid).
2. Aanbieden van een extra workshop of extra activiteit zonder inschrijving
Het verschil met de acties onder 1 is dat de deelnemer bij deze extra onderwijsacti-
viteit door zijn begeleider wordt aangemeld. Vanaf de activiteit - extra onderwijsac-
tiviteit wordt het schema anders.
- Behoefte aan extra workshop of activiteit kenbaar maken
- Nagaan nut extra onderwijsactiviteit
- Nagaan beschikbaarheid benodigde middelen extra onderwijsactiviteit
- Ontwikkelen extra onderwijsactiviteit
- Extra onderwijsactiviteit aanbieden
De begeleider geeft door aan de RM welke deelnemers deze extra activiteit zou
moeten volgen. De RM zet de extra activiteit als definitieve activiteit in het deel-
nemerrooster. De deelnemer wordt hiervan op de hoogte gesteld. De deelnemer
wordt dan ook verwacht bij de activiteit (aan- en afwezigheid). De RM legt ook de
benodigde middelen vast.
Hier denken we aan activiteiten binnen en buiten school en op individueel- en
groepsniveau die bijdragen aan het behalen van een kwalificatie. Bijvoorbeeld een
bijbaan, een excursie, bijscholing op leesvaardigheid etc.
3. Deelnemer zonder inzage docentrooster wil aanvullende begeleiding
- Behoefte aan gesprek kenbaar maken
Als een deelnemer graag een gesprek wil met een specifieke docent of begeleider,
moet de deelnemer deze behoefte kenbaar maken aan de betreffende persoon.
- Gesprek wordt gepland door medewerker
De docent of begeleider bekijkt in het deelnemerrooster en zijn eigen rooster wan-
neer dit gesprek kan plaatsvinden en zet het gesprek als voorlopig in de agenda’s.
- Deelnemer bevestigt het gesprek
De deelnemer ontvangt een melding van de gemaakte afspraak en wordt om een

434. 86 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
bevestiging gevraagd. Indien de deelnemer niet akkoord gaat, maakt hij dit ken-
baar aan de docent of begeleider met reden. De docent of begeleider krijgt een
melding van deze afwijzing en zal met een nieuw voorstel komen. Als een deelne-
mer akkoord gaat met de afspraak, wordt deze automatisch definitief vastgesteld
in de agenda’s.
4. Deelnemer met inzage docentrooster wil aanvullende begeleiding
- Gesprek wordt gepland door deelnemer
De deelnemer kijkt in zijn eigen rooster en dat van de specifieke docent wanneer
een gesprek kan plaatsvinden en zet het gesprek als voorlopig in de agenda’s.
- Docent bevestigt het gesprek
De docent ontvangt een melding van de gemaakte afspraak en wordt om een
bevestiging gevraagd. Indien de docent niet akkoord gaat, maakt hij dit kenbaar
aan de deelnemer met reden. De deelnemer krijgt een melding van deze afwijzing
en zal meestal met een nieuw voorstel komen. Als de docent akkoord gaat met de
afspraak, wordt deze automatisch definitief vastgesteld in de agenda’s.
5. Docent of begeleider wil gesprek met deelnemer
- Gesprek wordt gepland door docent of begeleider
De docent of begeleider bekijkt in het deelnemerrooster en zijn eigen rooster wan-
neer dit gesprek kan plaatsvinden en zet het gesprek als voorlopig in de agenda’s.
- Deelnemer bevestigt het gesprek
De deelnemer ontvangt een melding van de gemaakte afspraak en wordt om een
bevestiging gevraagd. Indien de deelnemer niet akkoord gaat, maakt hij dit ken-
baar aan de docent of begeleider met reden. De docent of begeleider krijgt een
melding van deze afwijzing en zal met een nieuw voorstel komen. Als een deelne-
mer akkoord gaat met de afspraak, wordt deze automatisch definitief vastgesteld
in de agenda’s.
6. Keuze voor een extra product uit de onderwijscatalogus
- Behoefte extra onderwijsproduct kenbaar maken
Als een deelnemer graag een extra onderwijsproduct wil volgen, wat al is gepland
in het geëffectueerde rooster, moet de deelnemer deze behoefte kenbaar maken
aan de begeleider.
- Nut extra onderwijsproduct bekijken
De begeleider beslist of de extra activiteit een bijdrage levert aan het behalen van
een kwalificatie. Indien de begeleider een negatief oordeel heeft, maakt hij dit
kenbaar aan de betrokken deelnemer.
- Mogelijkheid extra onderwijsproduct bekijken
De begeleider, betrokken docent of roostermaker gaat na of het mogelijk is. De

435. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 87
deelnemer moet ruimte hebben in de agenda om het product te volgen, er moet
in de groep nog ruimte zijn voor een extra deelnemer. En ook moet worden beke-
ken of het mogelijk is om nog in te stromen in deze groep. Als het niet mogelijk
is, wordt dit kenbaar gemaakt aan de deelnemer.
Het antwoord zal positief zijn, als de deelnemer voldoende voorkennis heeft en als
het onderwijsproduct nog niet is gestart of als de deelnemer de achterstand kan
inhalen.
- Extra onderwijsproduct in arrangement plaatsen
De arrangeur zet in opdracht van de begeleider het extra onderwijsproduct in het
arrangement van de deelnemer.
- Extra onderwijsproduct in agenda plaatsen
De roostermaker of begeleider zet het extra onderwijsproduct in de agenda van
de deelnemer en plaatst de deelnemer bij het betreffende onderwijsproduct in de
groep in het rooster.
7. Aanvullen agenda docent met taakuren
Ook bij de docent zal er ruimte in de agenda over blijven. De docent kan, los van
het aanvullen met extra onderwijsactiviteiten (zie punten hierboven), zijn werk-
agenda vullen met taakuren, zoals het ontwikkelen van onderwijsproducten of het
volgen van een opleiding. Dit zal in overleg met de MB plaatsvinden. De invulling
van de taakuren zal worden gedaan nadat er geroosterd.
8. Aanvullen met niet-onderwijsactiviteiten
Een deelnemer of docent kan in zijn agenda ook privé afspraken zetten, om te
voorkomen dat er op die moment afspraken worden gepland.
Resultaat
De deelnemer heeft een kwalitatief (inhoud) en kwantitatief (onderwijstijd) gevuld
rooster.
De werktijd van de docent is ingevuld met geroosterde activiteiten en aanvullende
(niet onderwijs) taken.
Frequentie
De frequentie wordt vooral bepaald door de mate waarin een instelling kiest voor
het mogelijk maken van een individuele aanvullingen. Aangezien het individuele
aanpassingen betreft die op ieder moment kunnen worden uitgevoerd zal de totale
frequentie hoog zijn.

436. 88 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Werkopdrachten

437. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 89
Activiteitendiagram
Individueel aanvullen rooster met nieuw onderwijsproduct (1 en 2)

438. 90 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Activiteitendiagram
Individueel aanvullen rooster met bestaand onderwijsproduct (6)
Functies
- Aanvullen rooster
- Roosterwijziging kenbaar maken
- Inschrijven op geroosterd onderwijsproduct
- Tonen, acceptatie en informeren inschrijving
- Tonen, acceptatie en informeren doorgang activiteit
- Agendafunctie
- Vastleggen leervraag en wensen
- Vastleggen arrangement
CONTROLE ROOSTER REALISATIE
Deze use case is het laatste onderdeel in de rooster cyclus :
1. Maken rooster & rooster effectueren (vooraf aan roosterperiode)
2. Individueel aanvullen rooster (tijdens roosterperiode)
3. Controle realisatie rooster (na roosterperiode)
Use case
Aanleiding
Als een roosterperiode is geëindigd, wil je als instelling weten of de vraag en het
aanbod samen zijn gekomen. Je wilt graag voor de wet- en regelgeving weten of
het geplande rooster ook daadwerkelijk is uitgevoerd, is er aan de klokurennorm
(850 of 300) voldaan. Daarnaast wil je ook graag weten of het geplande rooster
ook kwalitatief heeft voldaan aan de gestelde eisen. Je wilt weten of het onderwijs-
aanbod overeenkwam met de vraag van de deelnemers.

439. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 91
Actoren
- Medewerker Planning & Control
- Medewerker kwaliteit
Doel
Inzicht krijgen of de vraag naar onderwijs en het aanbod van onderwijs samen zijn
gekomen.
Acties ondernemen om eventueel gesignaleerde knelpunten op te lossen
Beschrijving activiteiten
- Rapportages genereren
Er moeten rapportages worden gemaakt over het geplande onderwijsaanbod en
het gerealiseerde aanbod. Dit kan door het systeem, omdat het geplande onder-
wijsaanbod en het gerealiseerde onderwijs bekend is.
Een rapportage over de kwaliteit van het onderwijsaanbod kan worden achter-
haald door het houden van enquêtes/interviews etc. en deze te verwerken. In een
rapportage staan worden de resultaten hiervan gezet.
- Analyseren uitkomst rapportages
De rapportages moeten worden geanalyseerd en worden besproken. Is er veel
gepland onderwijs niet doorgegaan? Wat is hier de reden van? Hebben de indivi-
duele deelnemers voldoende onderwijs gepland in de beschikbare ruimte? Voldeed
het onderwijsproduct aan de verwachting van de deelnemers? Waarom wel of
niet? Heeft een onderwijsproduct bijgedragen aan het behalen van een kwalifica-
tie? Waarom wel of niet? Etcetera.
- Omzetten van knelpunten naar concrete acties
Als er een negatief resultaat naar voren komt in de analyse van de rapportages,
moet worden bekeken wat een reden kan zijn voor het negatieve resultaat en wat
een oplossing zou kunnen zijn. Als er verbetervoorstellen zijn, worden er acties
uitgezet.
Resultaat
- Inzicht in de realisatie van de vraag naar onderwijs en eventueel een aantal uitge-
zette acties om een discrepantie tussen de vraag en het aanbod op te lossen.
Frequentie
Na iedere roosterperiode.
Werkopdrachten
Geen

440. 92 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Activiteitendiagram
Geen activiteitendiagram
Functies
- Rapportage afgelopen periode
DEELNEMER ACCEPTEERT ROOSTER
Een instelling kan ervoor kiezen om deelnemers of opdrachtgevers een aangebo-
den rooster te laten accepteren, om de wens van de deelnemer centraal te stel-
len. Als een instelling hier niet voor kiest, vervalt deze use case en wordt de use
case Individueel roosterprobleem oplossen alleen getriggerd als een deelnemer of
opdrachtgever aangeeft aan een begeleider dat het rooster niet (helemaal) kan
worden gevolgd.
Use case
Aanleiding
Het rooster voor een bepaalde periode is geëffectueerd en is beschikbaar voor alle
betrokken deelnemers en opdrachtgevers. Een deelnemer of opdrachtgever krijgt
een roosteraanbod op basis van zijn individuele leerarrangement.
Actoren
- Deelnemer of opdrachtgever
- Roostermaker
Doel
De deelnemer heeft binnen de gestelde termijn (vanuit instituut) het rooster ge-
accepteerd, zodat er overeenstemming is over op welke wijze en wanneer het
gevraagde onderwijs wordt aanboden in een bepaalde periode, tussen de instelling
en de deelnemer.
Beschrijving acties
- Versturen rooster of bericht over rooster
De deelnemer ontvangt van de roostermaker een individueel rooster voor een
bepaalde vastgestelde periode op papier of digitaal of ontvangt een bericht dat
het rooster kan worden ingezien. Het tijdstip van ontvangst van het rooster of
bericht is instellingsafhankelijk, dit kan drie weken voor aanvang van een periode
zijn, maar ook een week of een dag. Tevens krijgt de deelnemer de informatie

441. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 93
over de vastgestelde geformuleerde leervraag, het vastgestelde arrangement, de
vastgelegde randvoorwaarden en eventuele afwijkingen.
- Beoordelen rooster
Een onderwijsmanager kan tijdens het maken van het rooster de beslissing heb-
ben genomen om een bepaald arrangement van een deelnemer te wijzigen of om
niet te voldoen aan alle gestelde randvoorwaarden. De reden hiervoor is dat er
dan vanuit de hele instelling gezien een ‘beter’ rooster kan worden geëffectueerd.
De individuele deelnemer vergelijkt of de afwijkingen tussen het rooster en zijn
geformuleerde leervraag, het arrangement en de door hem gestelde randvoor-
waarden bij acceptabel zijn voor hem.
- Kenbaar maken wel of niet accepteren rooster
Een instelling kan ervoor kiezen om een geëffectueerd rooster officieel door een
deelnemer te laten accepteren. Dit kan op meerdere manieren.
• Passieve acceptatie: een deelnemer hoeft alleen kenbaar te maken binnen de
gestelde termijn (XX) dat een rooster niet wordt geaccepteerd. Als het rooster
wel is geaccepteerd, hoeft een deelnemer niets te doen. In het systeem worden
na de gestelde termijn (XX) alle roosters waarbij niet kenbaar is gemaakt dat
het rooster niet wordt geaccepteerd, op geaccepteerd gezet.
• Actieve acceptatie: een deelnemer moet binnen de gestelde termijn (XX) actief
kenbaar maken of een rooster wel of niet wordt geaccepteerd. Als de deelne-
mer niets onderneemt, zal een instelling er na de gestelde termijn (XX) vanuit
gaan dat het rooster niet is geaccepteerd.
Als een deelnemer een rooster niet accepteert, geeft de deelnemer aan waarom
hij het rooster niet accepteert.
- Sturen reminder voor het accepteren rooster
Indien de instelling ervoor kiest om een deelnemer actief het rooster te laten ac-
cepteren, kan het nuttig zijn om een reminder te sturen naar de individuele deel-
nemer en de begeleider(s). Na een vastgestelde termijn (Y (is eerder dan termijn
XX)) wordt in dat geval nagegaan welke deelnemers er nog geen keuze hebben
gemaakt. Deze deelnemers krijgen een bericht met de vraag of zij zo snel moge-
lijk de keuze of het rooster wel of niet wordt geaccepteerd, kenbaar willen maken.
De begeleiders van deze deelnemers krijgen een bericht met daarin een overzicht
van alle deelnemers die nog geen keuze hebben gemaakt.
- Bevestigen acceptatie/niet acceptatie
Na de gestelde termijn (XX) bevestigt de instelling of de deelnemer het rooster
wel of niet geaccepteerd heeft.

442. 94 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Als een instelling kiest voor passieve acceptatie en een deelnemer heeft niet
kenbaar gemaakt dat het rooster niet is geaccepteerd, krijgt de deelnemer een
bericht waarin staat dat de deelnemer het rooster heeft geaccepteerd en wordt
verwacht bij de geroosterde onderwijsactiviteiten.
Als een instelling kiest voor actieve acceptatie en een deelnemer heeft kenbaar
gemaakt dat het rooster is geaccepteerd, krijgt de deelnemer een bericht waarin
staat dat de deelnemer het rooster heeft geaccepteerd en wordt verwacht bij de
geroosterde onderwijsactiviteiten.
Als een instelling kiest voor actieve acceptatie en een deelnemer heeft niet ken-
baar gemaakt of het rooster wel of niet is geaccepteerd, krijgt de deelnemer een
bericht waarin staat dat de deelnemer het rooster niet heeft geaccepteerd, dat de
begeleider hiervan op de hoogte is gebracht en dat de deelnemer verwacht wordt
bij de begeleider voor een gesprek.
- Berichten begeleider
Indien een deelnemer het rooster niet heeft geaccepteerd, wordt de begeleider op
de hoogte gebracht van het niet accepteren van het rooster door de deelnemer, de
onderwijsproduct(en) die niet is (zijn) geaccepteerd en de reden(en). De begelei-
der kan een gesprek aangaan met de deelnemer om het probleem op te lossen. Er
gaat een signaal naar de use case Individueel roosterprobleem oplossen.
Als een deelnemer binnen de gestelde termijn (XX) nog geen keuze kenbaar heeft
gemaakt en er geldt een actieve acceptatie krijgt de begeleider ook een bericht
van het niet accepteren van het rooster door de deelnemer.
Als er veel deelnemers zijn die een rooster niet accepteren of er veel deelnemers
zijn die niet binnen termijn (Y) een keuze kenbaar maken, kan een instelling
mogelijk een ‘acceptatieprobleem’ krijgen. Het proces van het monitoren van de
acceptatie en het oplossen van een eventueel acceptatieprobleem is beschreven in
de use case Monitoren deelnemersacceptatie.
Resultaat
- Overzicht van deelnemers die het rooster wel hebben geaccepteerd. Hierdoor is
inzichtelijk wanneer deze deelnemers welke onderwijsproducten volgen.
- Overzicht per deelnemer die het rooster niet hebben geaccepteerd. Hierdoor is
tevens inzichtelijk welke onderwijsproducten niet zijn geaccepteerd en waarom en
is de benodigde actie op gang gebracht.
Frequentie
Na elke roosterpublicatie

443. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 95
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
Er zijn 2 activiteitendiagrammen bij deze use case, een deelnemer accepteert een
rooster actief of de deelnemers accepteert een rooster passief.
Actieve acceptatie

444. 96 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Passieve acceptatie
Functies
! Communicatie over rooster naar deelnemer
! Tonen deelnemerrooster
! Reactie van deelnemer op rooster
MONITOREN ACCEPTATIE DEELNEMERSROOSTER
Het rooster dat gemaakt en geëffectueerd, wordt in principe ook uitgevoerd. Er
wordt niet gewacht op deelnemeracceptatie.
Parallel aan het effectueren (en eventueel uitvoeren) van het rooster wordt geduren-
de een bepaalde periode de deelnemers gevraagd het rooster te accepteren. Als de
acceptatie van roosters voldoende is, kan de uitvoering van het rooster onverminderd
doorgaan, maar als onverhoopt blijkt dat te veel deelnemers niet accepteren moet
er op gereageerd worden. Het monitoren van deze acceptatie en het eventueel in
gang zetten van het oplossen van een te hoge mate van roosterafwijzing gebeurt in
deze use case. Het monitoren van de deelnemersacceptatie vindt plaats binnen een
vastgestelde periode nadat het rooster ter acceptatie is aangeboden.

445. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 97
Use case
Aanleiding
Middels de use case Effectueren rooster is er een (nieuw of gewijzigd) geëffectu-
eerd rooster beschikbaar gekomen. De deelnemers zijn op de hoogte gebracht van
hun daaruit afgeleide deelnemersrooster. Hen is gevraagd hun deelnemersrooster
actief of passief te accepteren (afhankelijk van de keuze van de instelling; zie use
case Deelnemer accepteert rooster).
Actoren
- Roostermaker
- Management
- Begeleider
- Deelnemer
Doel
Vaststellen of voldoende deelnemers (voldoende snel) hun deelnemersrooster ac-
cepteren, zodat het rooster zoals dat is opgesteld ook daadwerkelijk uitgevoerd kan
worden. En het indien nodig nemen van passende maatregelen als te veel deelne-
mers hun rooster niet accepteren.
Beschrijving acties
De monitoring vindt plaats tussen het moment van effectueren van het rooster tot
en met het eind van de periode waarin de deelnemer het rooster moet accepteren.
In die periode worden periodiek (bijvoorbeeld dagelijks) de volgende acties uitge-
voerd.
- Opstellen rapportage roosteracceptatie
Er wordt een rapportage opgesteld over de acceptatie van het rooster door de
deelnemers. In deze rapportage zijn knelpunten inzichtelijk op basis van drem-
pelwaarden/criteria t.a.v. de voortgang van de acceptatie door deelnemers. Deze
knelpunten kunnen inzichtelijk worden gemaakt op diverse niveaus, zoals voor de
hele instelling, een opleiding, een team of per begeleider. Het gaat hierbij bijvoor-
beeld om de volgende criteria en drempelwaarden:
• Aantal/percentage deelnemers dat zijn rooster heeft afgewezen, drempelwaar-
de voor een knelpunt bijvoorbeeld bij meer dan 5%.
• Aantal/percentage deelnemers dat nog niet heeft geaccepteerd, drempelwaarde
voor een knelpunt bijvoorbeeld minder dan 50% in de laatste week (alleen van
toepassing bij een actieve acceptatie).

446. 98 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- Besluiten over doorgaan met voorbereiding van de uitvoering
Naar aanleiding van de monitoring wordt er een besluit genomen over het door-
gaan met de voorbereiding van de uitvoering van het rooster. Als er geen reden
is om actie te ondernemen, dan wordt het geëffectueerde rooster voorbereidt om
het uit te voeren.
Wanneer de gesignaleerde knelpunten in de rapportage aanleiding geven tot het
nemen van maatregelen, dan worden de hieronder genoemde acties ondernomen.
- Analyse van de knelpunten in de roosteracceptatie
In deze stap wordt de oorzaak van de roosterafwijzing onderzocht (deelnemers
hebben een reden moeten opgeven) en bekeken, welke acties zouden kunnen
leiden tot een oplossing. Bijvoorbeeld:
• Het wijzigen van de inzet van bepaalde middelen, zoals de inzet van docenten
of de locaties.
• Het wijzigen van de arrangementen van bepaalde deelnemers.
• Het wijzigen van roosterregels, zoals maximale groepsgrootte, reizen tussen
locaties, tussenuren.
• Aanvullende begeleiding van de deelnemers, zodat zij mogelijk alsnog bereid
zijn het aangeboden rooster te accepteren.
- Beslissen over te nemen maatregelen
Bepaald wordt door het management welke actie wordt ondernomen om het ac-
ceptatieprobleem op te lossen. Dit kunnen één van de volgende acties zijn.
• Herzien rooster.
Het huidige rooster dat bij de deelnemers ligt ter acceptatie, wordt gean-
nuleerd. Dit houdt in dat de deelnemers worden geïnformeerd over het feit
dat het rooster herzien zal worden en het proces van roosteracceptatie wordt
afgebroken. Deelnemers die dat nog niet gedaan hebben, kunnen het rooster
ook niet meer accepteren. Vervolgens gaat er een signaal naar de use case
Maken rooster. Daarbij wordt aangegeven met welke gewijzigde instellingen het
nieuwe rooster gemaakt moet worden, om te voorkomen dat de roosterafwij-
zing opnieuw zal optreden.
• Collectief overreden
De begeleiding motiveert en beargumenteert aan de groepen waarom de instel-
ling het rooster niet op deze knelpunten wordt herzien. De groep wordt ge-
vraagd het rooster alsnog te accepteren.
• Kleine roosterwijziging
Het huidige rooster wordt in dit geval niet ingrijpend aangepast. Op basis
van de genoemde redenen voor de afwijzing, wordt er binnen het geëffec-
tueerde rooster gezocht naar oplossingen. Bijvoorbeeld: een onderwijspro-

447. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 99
duct wordt voor een gehele groep op een ander tijdstip gepland. De roos-
terwijziging wordt door de begeleider besproken met de deelnemers. Als de
roosterwijziging wordt geaccepteerd, wordt de roosterwijziging verwerkt in het
GRID en nogmaals gecommuniceerd. De deelnemers kan het rooster dan ac-
cepteren.
Resultaat
- Aan het einde van de monitorperiode ligt er een door de deelnemers geaccepteerd
rooster.
of
- Indien er onvoldoende acceptatie is, zijn er passende maatregelen genomen.
Frequentie
Paar keer per jaar: na het effecturen van een nieuw rooster.
Werkopdrachten

448. 100 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Activiteitendiagram
Functies
- Rapportage roosteracceptatie
- Incidentele aanpassing deelnemersrooster

449. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 101
INDIVIDUEEL ROOSTERPROBLEEM OPLOSSEN
Use case
Aanleiding
De begeleider van een deelnemer heeft vanuit de use case Deelnemer accepteert
rooster een bericht ontvangen dat de deelnemer zijn rooster niet heeft (actief of
passief) geaccepteerd. In dit bericht staat ook waarom de deelnemer het rooster
niet geaccepteerd heeft. Hij heeft een probleem met de locatie of het tijdstip waar-
op een onderwijsproduct is gepland of een probleem met een onderwijsproduct. De
begeleider zal in een gesprek dit probleem proberen op te lossen.
Een andere aanleiding voor deze use case kan zijn dat de deelnemer in een lopende
roosterperiode door omstandigheden (een deel van) de onderwijsproducten niet
meer kan volgen.
Actoren
- Begeleider (voor gesprek met deelnemer)
- Deelnemer
- Roostermaker/arrangeur/begeleider/administratief medewerker (voor invoeren
resultaat gesprek deelnemer)
Doel
Een geaccepteerd rooster voor en door een deelnemer. Het herziene individuele
rooster is samengesteld uit onderwijsproducten welke reeds zijn gepland in het
geëffectueerde rooster.
Beschrijving acties
- Probleemanalyse
Als een deelnemer het rooster niet heeft geaccepteerd, bekijkt de begeleider om
welke reden het rooster niet geaccepteerd is.
• Als een begeleider het idee heeft dat een reden niet gegrond is, zal de begelei-
der dit in het gesprek met de deelnemer aangeven en de deelnemer overtuigen
om het rooster alsnog te accepteren.
• Als een deelnemer geen keuze heeft gemaakt tijdens het acceptatieproces, zal
de begeleider in het gesprek achterhalen wat de reden hiervan is. Indien een
deelnemer het ‘gewoon’ niet heeft gedaan, zal de begeleider de deelnemer het
rooster alsnog laten accepteren en de deelnemer proberen te overtuigen dat
het wenselijk is om het altijd binnen de gestelde termijn te accepteren.

450. 102 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
• Als de deelnemer geen keuze heeft gemaakt en problemen blijkt te hebben met
het rooster (tijd/plaats) of een van de onderwijsproducten, zal de begeleider
de oorzaak van het probleem met het rooster met de deelnemer bespreken en
proberen een oplossing te zoeken.
- Zoeken oplossing o.b.v. het reeds geëffectueerde rooster, zonder aanpassing ar-
rangement en leervraag
Als een deelnemer een probleem heeft met het rooster zullen de begeleider en
deelnemer in overleg zoeken in het geëffectueerde rooster (GRID) naar mogelijke
alternatieven, om tegemoet te komen aan de roosterwensen van de deelnemer.
Onder alternatieven denken we aan: zelfde lessen of opdrachten volgen bij andere
groepen (bij een andere klas/groep of in een ander domein).
- Zoeken oplossing o.b.v. het reeds geëffectueerde rooster, met aanpassing van de
leervraag en/of arrangement
Als er binnen het geëffectueerde roosters NIET tegemoet kan worden gekomen
aan de roosterwens(en) van de deelnemer, of de deelnemer een probleem heeft
met het arrangement, dan kunnen de begeleider en deelnemer zoeken in de
onderwijscatalogus naar mogelijke alternatieve onderwijsproducten, op basis van
de leervraag van de deelnemer. Als er alternatieve onderwijsproducten gevonden
zijn, wordt bekeken in het rooster (GRID) of deze onderwijsproducten ook in het
geëffectueerde rooster gepland zijn. Als dit het geval is, wordt gekeken of de al-
ternatieve onderwijsproducten passen in het rooster van de deelnemer waarin de
onderwijsproducten staan die wel zijn geaccepteerd en gepland. Voorbeelden zijn:
een deelnemer volgt een onderwijsproduct, welke gearrangeerd stond in een
volgende periode of de deelnemer volgt een ander, maar vergelijkbaar onderwijs-
product.
Indien de deelnemer en de begeleider geen alternatieve onderwijsproducten kun-
nen vinden die aansluiten bij de leerwens, kan worden besloten dat de deelnemer
op een later tijdstip (andere periode of ander jaar) het gewenste onderwijsproduct
alsnog volgt en dat de geaccepteerde onderwijsproducten wel worden gevolgd.
- Aanpassen leervraag en arrangement
Als de begeleider en de deelnemer aan de wens van de deelnemer kunnen
voldoen met een aanpassing in de leervraag en/of het arrangement, moeten de
wijzigingen in de leervraag en/of arrangement in het systeem worden gezet. Af-
hankelijk welke rechten een rol heeft in een instelling, kan de begeleider dit doen,
of bijvoorbeeld een arrangeur of administratief medewerker.

451. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 103
- Effectueren rooster
Als de begeleider met een aanpassing in het rooster aan de wens van de deelne-
mer kan voldoen, plaats de begeleider of roostermaker de deelnemer bij de geko-
zen onderwijsproducten en wordt het rooster voor de deelnemer geëffectueerd en
aan de deelnemer getoond.
Als de leervraag en/of het arrangement is gewijzigd en de wijzigingen in het
systeem zijn verwerkt, plaatst de begeleider of roostermaker de deelnemer bij de
reeds geplande onderwijsproducten uit het geëffectueerde rooster. Het geëffectu-
eerde rooster voor de deelnemer wordt wederom aan de deelnemer getoond.
- Accepteren rooster
Afhankelijk van de keuze van een instelling, kan een deelnemer het afgesproken
rooster officieel nog moeten accepteren. Er wordt vanuit gegaan dat een deelne-
mer het rooster niet zal weigeren.
• Bij actieve acceptatie zal de deelnemer binnen de gestelde termijn (W) kenbaar
moeten maken of het aangeboden rooster is geaccepteerd of niet.
• Bij passieve acceptatie zal het systeem na aflopen van de gestelde termijn (W)
automatisch de keuze van de deelnemer op geaccepteerd zetten.
- Bevestigen acceptatie
Na de gestelde termijn (W) bevestigt de instelling de acceptatie van het rooster door de
deelnemer. De deelnemer neemt deel aan de geroosterde onderwijsactiviteiten.
- Afhandelen afwijking leervraag en verbintenisgebied
Indien er een nieuwe leervraag is geformuleerd en de leervraag niet binnen het
afgesproken verbintenisgebied van de deelnemer valt, dan zal de verbintenis met
de deelnemer moeten worden gewijzigd. Om dit te regelen, gaat er een signaal
naar de use case Monitoren en Adviseren.
Indien de deelnemer en de begeleider geen onderwijsproducten kunnen vinden
die aansluiten bij de leerwens van de deelnemer, kan in het uiterste geval worden
gesteld dat de verbintenis met de deelnemer moet worden beëindigd Om dit te
regelen, gaat er een signaal naar de use case Monitoren en Adviseren. De voor de
deelnemer geplande onderdelen worden vervolgens in het rooster vrijgegeven.
Resultaat
- Een door de deelnemer geaccepteerd en door de instelling verwerkt rooster.
of
- Indien er geen voor de deelnemer acceptabel rooster is, dan gaat er een signaal
naar de use case Monitoren en adviseren.

452. 104 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Frequentie
Mogelijk na iedere roosterperiode, maar het kan ook voorkomen tijdens een lopend
roosterperiode.
Werkopdrachten

453. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 105
Activiteitendiagram
Functies
- Vastleggen leervraag en wensen
- Vastleggen arrangement
- Incidentele aanpassing deelnemersrooster

454. 106 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
AFHANDELEN NIET PLANBARE ARRANGEMENTEN
Use case
Aanleiding
Er komt vanuit Effectueren rooster een diagnoserapport waarin zichtbaar is welke
arrangementen niet of niet geheel planbaar zijn. Arrangementen (of delen ervan)
kunnen niet planbaar zjin, doordat te weinig deelnemers hebben gekozen voor een
onderwijsproduct in het arrangement of omdat er te weinig middelen zijn om het
onderwijsproduct aan te kunnen bieden.
Een begeleider gaat met een individuele deelnemer een gesprek aan over wat er
mogelijk is voor de deelnemer om alsnog aan de leerwens van de deelnemer te
kunnen voldoen, op basis van het reeds geëffectueerde rooster. Als er een nieuwe
leervraag moet worden opgesteld, gebeurt dat in deze use case en niet in de use
case Formuleren leervraag. Bij Formuleren leervraag wordt een leervraag aange-
boden aan het roosterproces, bij herformulering wordt een nieuwe leervraag niet
opnieuw aangeboden aan het roosterproces, want de herformulering gebeurt op
basis van het geëffectueerde rooster.
Actoren
- Begeleider (voor gesprek met deelnemer)
- Deelnemer
- Roostermaker/arrangeur/begeleider/administratief medewerker (voor invoeren
resultaat gesprek deelnemer)
Doel
Een geaccepteerd arrangement en rooster voor een deelnemer. Het herziene indi-
viduele rooster is samengesteld uit onderwijsproducten welke reeds zijn gepland in
het geëffectueerde rooster.
Beschrijving acties
- Samenstellen van een nieuw of het herzien van een bestaand arrangement binnen
het geëffectueerde rooster. Er zijn meerdere scenario’s denkbaar.
• Scenario 1: Een deelnemer heeft een leervraag waarvan het gehele arran-
gement niet planbaar is, omdat er bijvoorbeeld maar één deelnemer voor de
opleiding is. De begeleider en deelnemer zoeken dan in de onderwijscatalogus
naar mogelijke alternatieve opleidingen, op basis van de interesses van de
deelnemer. Als er een alternatief gevonden is, wordt bekeken in het rooster
(GRID) of deze opleiding ook in het geëffectueerde rooster gepland is.

455. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 107
• Scenario 2: Het arrangement van een deelnemer is niet helemaal gepland.
Sommige onderwijsproducten kunnen niet worden aangeboden omdat er te
weinig middelen zijn of omdat er te weinig deelnemers zijn. De begeleider en
deelnemer zoeken dan in de onderwijscatalogus naar mogelijke alternatieve on-
derwijsproducten, op basis van de leervraag van de deelnemer. Als er alterna-
tieve onderwijsproducten gevonden zijn, wordt bekeken in het rooster (GRID)
of deze onderwijsproducten ook in het geëffectueerde rooster gepland zijn. Als
dit het geval is, wordt gekeken of de alternatieve onderwijsproducten passen in
het rooster van de deelnemer waarin de onderwijsproducten staan die wel zijn
gepland. Voorbeelden zijn: een deelnemer volgt eenzelfde onderwijsproduct bij
een andere groep of een deelnemer volgt een onderwijsproduct, welke gearran-
geerd stond in een volgende periode.
• Scenario 3:Het arrangement van een deelnemer is niet helemaal gepland en er
zijn niet voldoende of geen alternatieve onderwijsproducten zijn die aansluiten
bij de geformuleerde leervraag. Er kan worden gekozen om onderwijsproduc-
ten toe te voegen die niet direct aansluiten bij de leerwens. Bijvoorbeeld: ie-
mand uit een kappersopleiding kan een cursus boekhouden volgen. De deelne-
mer moet er dan op gewezen worden dat er studievertraging kan optreden. Ook
kan de leervraag worden aangepast.
• Scenario 4:Het arrangement van een deelnemer is niet helemaal gepland en er
zijn niet voldoende of geen alternatieve onderwijsproducten zijn die aansluiten
bij de geformuleerde leervraag. De begeleider en de deelnemer kunnen beslui-
ten dat de deelnemer op een later tijdstip de gewenste onderwijsproducten als-
nog volgt en dat de wel te plannen onderwijsproducten alsnog worden gevolgd.
- Verwerken van de gewijzigde leervraag en/of arrangement in het systeem
Als de begeleider en de deelnemer overeenstemming hebben bereikt over de
leervraag en/of het arrangement, moeten de wijzigingen in de leervraag en/
of arrangement in het systeem worden gezet. Afhankelijk welke rechten een rol
heeft in een instelling, kan de begeleider dit doen, of bijvoorbeeld een arrangeur
of administratief medewerker.
- Effectueren rooster
Als de wijzigingen m.b.t. de leervraag en/of het arrangement in het systeem zijn
verwerkt, kan de begeleider of roostermaker de deelnemer plaatsen bij de reeds
geplande onderwijsproducten uit het geëffectueerde rooster. Het geëffectueerde
rooster voor de deelnemer wordt wederom aan de deelnemer getoond.
- Accepteren rooster
Afhankelijk van de keuze van een instelling, kan een deelnemer het afgesproken

456. 108 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
rooster officieel nog moeten accepteren. Er wordt vanuit gegaan dat een deelne-
mer het rooster niet zal weigeren.
• Bij actieve acceptatie zal de deelnemer binnen de gestelde termijn (W) kenbaar
moeten maken of het aangeboden rooster is geaccepteerd of niet.
• Bij passieve acceptatie zal het systeem na aflopen van de gestelde termijn (W)
automatisch de keuze van de deelnemer op geaccepteerd zetten.
- Bevestigen acceptatie
Na de gestelde termijn (W) bevestigt de instelling de acceptatie van het rooster
door de deelnemer. De deelnemer neemt deel aan de geroosterde onderwijsactivi-
teiten.
- Afhandelen afwijking leervraag en verbintenisgebied
Indien er een nieuwe leervraag is geformuleerd en de leervraag niet binnen het
afgesproken verbintenisgebied van de deelnemer valt, dan zal de verbintenis met
de deelnemer moeten worden gewijzigd. Om dit te regelen, gaat er een signaal
naar de use case Monitoren en Adviseren.
Indien de deelnemer en de begeleider geen onderwijsproducten kunnen vinden
die aansluiten bij de leerwens van de deelnemer, kan in het uiterste geval worden
gesteld dat de verbintenis met de deelnemer moet worden beëindigd. Om dit te
regelen, gaat er een signaal naar de use case Monitoren en Adviseren.
Resultaat
- Een door de deelnemer geaccepteerd arrangement en door de instelling verwerkt
arrangement in het reeds geëffectueerde rooster.
of
- Indien er geen voor de deelnemer acceptabel rooster is, dan gaat er een signaal
naar de use case Monitoren en adviseren.
Frequentie
Mogelijk na iedere roosterperiode.
Werkopdrachten

457. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 109
Activiteitendiagram
Functies
- Vastleggen leervraag en wensen
- Vastleggen arrangement
- Incidentele aanpassing deelnemersrooster

458. 110 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
TACTISCHE PLANNING
Deze use case betreft het analyseren van roosterinformatie over de korte en
middellange termijn, en roosters uit het verleden. Deze informatie moet kunnen
worden opgevraagd naar allerlei invalshoeken (zoals ruimtebezetting, benodigde
middelen bijv. assets, toe- en afname van de vraag naar een bepaald vak, etc.).
Dit is van belang in het kader van de forward mapping. Daarin wordt gebruik ge-
maakt van een roosterverwachting voor de middellange termijn en ervaringscijfers
uit het verleden, om daaruit een voorspelling te kunnen doen van de benodigde
middelen en het te realiseren onderwijs op de middellange termijn.
Ten behoeve van middellange termijn planning worden automatisch rooster-
verwachtingen uitgerekend door een roostermachine. De roostermachine is een
roostermachine met een oneindige horizon, die continu draait. Ze vult een 3-dimen-
sionaal rooster, het GRID. De uitkomsten zijn gestructureerd via status- en knel-
puntrapportages. Deze automatisch berekende verwachtingen worden regelmatig
gemonitord. Op basis daarvan kan op de verwachte toekomstige ontwikkelingen
geanticipeerd worden, door tijdig te zorgen dat de juiste middelen beschikbaar zijn.
Use case
Aanleiding
Periodiek (instellingsafhankelijk hoe vaak dit is) inzicht willen hebben in mogelijke
knelpunten in de benodigde en beschikbare middelen en het te realiseren onder-
wijs.
Actoren
- Roostermaker
- Management
Doel
Inzicht krijgen in het te verwachten middelengebruik en te realiseren onderwijs op
de middellange termijn, op grond van de roosterverwachtingen en analyse van de
reeds gerealiseerde roosters.
Acties ondernemen om eventueel gesignaleerde knelpunten in de beschikbaarheid
van middelen op te lossen

459. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 111
Beschrijving acties
- Analyseren rooster(s) afgelopen periode(s).
Opvragen van gerealiseerde roosterinformatie over een of meer periodes, vanuit
een aantal verschillende invalshoeken, zoals lokalengebruik, inzet van docenten,
vraag naar bepaalde (leer)middelen, vraag naar bepaald type onderwijs(product),
regelmatig terugkerende knelpunten (vanuit oplossen uitvoeringsprobleem) etc.
Deze gegevens kunnen rechtstreeks uit het systeem worden opgehaald. Het doel
is om inzicht krijgen over de over- en ondercapaciteit van middelen.
- Opvragen roosterverwachting(en) komende periode(s) (GRID voor middellange
termijn)
Om een goede roosterverwachting te kunnen maken, zijn er kengetallen nodig
over de ontwikkeling van de te verwachten vraag naar onderwijs, bijvoorbeeld:
kengetallen over studievoortgang, geregistreerde leervragen en arrangementen,
onderkende veranderingspatronen in de leervraag. Deze kengetallen worden voor
een of meer periodes in het systeem vastgelegd (voor zover deze informatie niet
uit de al geregistreerde gegevens kan worden afgeleid).
Op basis van deze kengetallen kan de roostermachine een roosterverwachting
geven voor de middellange termijn. Dit is in feite een ‘gewoon’ rooster, maar dan
met wat meer onzekerheid. Uit deze roosterverwachting kan dan informatie wor-
den afgeleid over geschatte aantallen van deelnemers die bepaalde onderwijspro-
ducten zullen gaan afnemen, en de benodigde middelen die daarvoor nodig zijn.
- Analyseren roosterverwachtingen op knelpunten
Op basis van deze roosterverwachting kunnen er fricties worden gesignaleerd.
Hierin moeten ook fricties worden meegenomen die niet zichtbaar worden uit de
extrapolatie van de gerealiseerde roosters, maar te verwachten uit andere facto-
ren. Dit zijn situaties waarbij de verwachte beschikbare middelen in een bepaalde
periode niet voldoende (of juist teveel) zijn in relatie tot de vraag naar middelen.
Deze fricties moeten worden geïnterpreteerd en er moet worden beoordeeld hoe
groot de kans is dat een knelpunt zich gaat voordoen, hoe zwaar een knelpunt
weegt en welke mogelijke oplossingen er zijn. Op basis daarvan wordt bepaald of
het een knelpunt is dat om actie vraagt.
Knelpunten kunnen o.a. ontstaan op het gebied van:
• Inzet middelen (lokalen, docenten, leermiddelen)
• De ontwikkeling van de vraag van deelnemers (arrangementen, bepaalde on-
derwijsproducten)
• Bepaalde business rules (of prestatie-indicatoren o.i.d)

460. 112 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- Omzetten van knelpunten naar concrete acties
Het management zal samen met de roostermaker bepalen of vervolgacties nodig
zijn.
Voorbeelden voor knelpunten met oplossingen zijn; de inzet en de bezettings-
graad van bepaalde ruimtes voldoen niet aan de business rules (bijv. minimale
bezetting van 70% maximale bezetting van 90%). Als de benutting permanent
te laag is kan worden besloten de ruimte voor andere doeleinden in te zetten. Als
de bezetting van een specifieke ruimte te hoog is, kan ervoor worden gekozen
om een andere ruimte ook te voorzien van deze specifieke voorzieningen (bijv.
een theorielokaal voorzien van tekenmateriaal). Ook kan de business rule worden
aangepast.
Als de gegevens duiden op een toekomstig tekort aan bepaalde docenten kan
worden besloten nieuwe docenten te werven of docenten bij-/om te scholen.
Als uit de vraag van de deelnemers blijkt dat er nauwelijks vraag is naar Rus-
sisch kan worden besloten dit onderwijsproduct een volgende periode niet aan te
bieden. De deelnemers die dit wel hebben gekozen, kan worden gevraagd het vak
een andere periode te volgen of een andere taal te kiezen. In deze voorkomende
gevallen zal er dus een werkopdracht ontstaan richting [[formuleren leervraag]]
en uiteindelijk leiden tot een aanpassing in de onderwijscatalogus.
Iedere gewenste aanpassing op de inzet van middelen leidt tot een signaal naar
de use case Wijzigen middelen.
Resultaat
Overzicht van verwachtte knelpunten en een aantal daaraan gerelateerde uitgezette
acties, met name gericht op het realiseren, wijzigen of afstoten van middelen.
Frequentie
Periodiek en/of op aanvraag
Werkopdrachten

461. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 113
Activiteitendiagram
Functies
- Rapportage afgelopen periode
- Simulatie rooster komende periode

462. 114 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
STRATEGISCHE PLANNING
Als gevolg van externe ontwikkelingen, is de organisatie van het onderwijs voort-
durend in beweging. Er worden vanuit de maatschappij nieuwe en andere eisen ge-
steld aan het onderwijs en de beschikbare middelen. Omdat aanpassingen vaak
een lange voorbereidingstijd eisen, is het noodzakelijk dat de ontwikkelingen op
het gebied van de onderwijsvernieuwing, trends in het onderwijs, onderwijsvisie en
-beleid van de instelling, demografische ontwikkelingen etc. tijdig worden gesigna-
leerd. Vergeleken met de use case Tactische planning gaat het hier over langere
termijn en meer gegevens dan alleen de roosterverwachtingen.
Deze use case is beschreven vanuit de invalshoek van de beschikbaarheid en de
benodigde middelen. Strategische planning gebeurt o.a. ook om na te gaan of
het onderwijs aansluit bij de vraag vanuit de maatschappij en de onderwijsvisie en
het onderwijsbeleid van de instelling. Deze invalshoeken zijn niet nader beschreven
in deze use case.
Use case
Aanleiding
Periodiek of op aanvraag inzage willen hebben in de invloed van demografische en
andere externe factoren op de benodigde middelen op de langere termijn. Door
de doorgevoerde schaalvergrotingen in het onderwijs (met name de grote gebou-
wen) is het gewenst inzage te krijgen in de deelnemersstroom zodat groeiende
sectoren (afdelingen) tijdig over de benodigde middelen kunnen beschikken en
krimpende afdelingen niet onnodig lang in een te groot jasje blijven zitten waardoor
er een inefficiënt gebruik van middelen ontstaat. Ook andere onderwijsvormen kun-
nen van invloed zijn op de behoefte aan middelen.
Actoren
- Management/aanvrager
- Resourcemanager
Doel
Inzicht krijgen in de gevolgen van verwachtte externe ontwikkelingen voor de orga-
nisatie van het onderwijs en inzicht krijgen in de benodigde beschikbare middelen
op de lange termijn. Hierbij gaat het met name om de inschatting welk onderwijs
(en in welke aantallen) op de langere termijn wordt gevraagd, en welke middelen
nodig zijn om aan die toekomstige vraag te kunnen voldoen en welke middelen dan
beschikbaar zullen zijn. Op basis van het inzicht in mogelijke gevolgen en knelpun-
ten, acties ondernemen.

463. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 115
Beschrijving acties
- Opvragen en vastleggen van prognose-informatie
De verwachte informatie is onder andere informatie van buitenaf. Op grond van
demografische en conjuncturele ontwikkelingen kan het aantal potentiële deelne-
mers toe- of afnemen. Beschikbare trendanalyses geven inzicht in belangstellings-
percentages voor bepaalde leertrajecten. Onderwijsontwikkelingen kunnen leiden
tot het willen starten van nieuwe opleidingen.
Ook intern moet informatie worden opgevraagd over de beschikbaarheid van mid-
delen op de langere termijn. Te denken valt hierbij aan personeel dat gebruik gaat
maken van vervroegd uittreden, het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd
of het gebruik maken van arbeidsverkortende maatregelen. Daarnaast kan het
zijn dat een deel of een geheel gebouw niet meer beschikbaar is of niet meer aan
de gestelde eisen voldoet.
De beschikbare informatie, aantallen, kengetallen, percentages etc., zowel met
betrekking tot de genoemde externe als interne ontwikkelingen, worden vastge-
legd in de vorm van een prognose van de vraag naar onderwijs en de beschik-
baarheid van middelen op de langere termijn.
Het is wenselijk dat het systeem fricties, die op termijn worden verwacht, sig-
naleert en overzichtelijk presenteert, waarna de verantwoordelijke de fricties
interpreteert.
- Interpreteren van de analyse
Analyseren van de uitkomsten op mogelijke knelpunten in beschikbare middelen
of andere (bedrijfsmatige of onderwijskundige) doelstellingen. Door te werken
met bepaalde kengetallen (x m2 per deelnemer van een type opleiding etc.) kan
het management hardmaken waarom herschikking van ruimtes nodig is. Ook me-
dewerkers kunnen op termijn overbodig zijn, c.q. een tekort gaan vertonen.
- Advies opstellen
Op grond van de gemaakte overzichten zal het verantwoordelijke management
(oa. Facilitair Beheer/P&O) een advies opstellen. Dit is een handmatige actie. In
het advies kan worden beschreven dat de beschikbaarheid van bepaalde ruimtes
niet voldoet aan de gestelde eisen, of dat er een te verwachten tekort dan wel een
overschot zal zijn. Als aanpassingen mogelijk zijn dan kunnen deze in het advies
worden opgenomen. Als uitbreiding gewenst is dan wordt aangegeven aan welke
eisen de uitbreiding moet voldoen. Als de gegevens duiden op een toekomstig te-
kort aan bepaalde docenten kan worden geadviseerd nieuwe docenten te werven
of docenten bij-/om te scholen.

464. 116 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- Acties in gang zetten
Het advies kan aanleiding geven voor de centrale directie over te gaan tot
actie(s). Als er middelen moeten worden aangeschaft, afgestoten of gewijzigd,
gaat er een signaal naar de use case Wijzigen middelen.
Resultaat
Advies en aanbevelingen op welke manier moet worden geanticipeerd op de lange
termijn ontwikkelingen. Tevens tijdig opdrachten geven om over te gaan tot aan-
passing of herschikking van de middelen.
Frequentie
Minimaal 1x per jaar.
Werkopdrachten

465. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 117
Activiteitendiagram
Functies
- Prognose lange termijn

466. 118 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
WIJZIGEN MIDDELEN
Deze use case start na een opdracht tot wijzigen van een middel en eindigt bij de re-
gistratie van deze wijziging. Dit kan dus een eenvoudige wijziging van de kenmerken
van een bestaand middel zijn, maar ook het realiseren van een heel nieuw middel. In
dat geval omvat deze use case ook het daadwerkelijk realiseren van de wijziging.
Wat hier nadrukkelijk niet onder valt, is het wijzigen van de beschikbaarheid van
een middel. Het middel wijzigt in dat geval immers zelf niet. De wijziging van de
beschikbaarheid is onderdeel van de use cases waarin middelen worden ingezet,
zoals de use case Effectueren rooster.
Use case
Aanleiding
Er is behoefte aan nieuwe middelen, kenmerken van bestaande middelen moeten
veranderd worden of bestaande middelen zijn niet meer nodig en mogen worden
afgestoten. Voorbeelden hiervan zijn:
- Nieuwe docent “Engels” nodig
- Nieuw gebouw noodzakelijk inclusief inrichting
- Stageplaats nodig
- Vanuit roosterproces ontstaat behoefte aan een nieuw “fictief” middel om mee te
kunnen simuleren
- Theorielokaal wordt voortaan gebruikt als computerlokaal
- Docent Engels mag ook Duits gaan geven
- Docent krijgt aanpassing in taakbeleid => geen 20 uur meer voor de klas maar
nog maar 12
- Leerbedrijf wel/niet geaccrediteerd
- Portakabin niet meer in gebruik
- Beamer afgeschreven
- Docent uit dienst
Aanleidingen tot de wijzigingen kunnen zeer divers zijn, maar kunnen in ieder geval
komen vanuit de use cases Effectueren rooster, Oplossen calamiteit, Tactische Plan-
ning en Strategische planning. Dit sluit andere aanleidingen niet uit.
Actoren
- Opdrachtgever, degene die vanuit hoofde van functie gemachtigd is een wijziging
in middelen te initiëren. Dit kan bijvoorbeeld zijn;
• College van bestuur
• Directeur Onderwijs
• Directeur Bedrijfsvoering

467. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 119
- Uitvoerder realisatie, degene die vanuit hoofde van functie de wijziging werkelijk
realiseert of laat realiseren. Dit kan bijvoorbeeld zijn;
• Projectleider
• Afdeling P&O
• Afdeling facilities
• Afdeling ICT
• Afdeling Inkoop
• Stage- of BPV bureau
- Middelenbeheerder, degene die verantwoordelijk is voor de registratie van mid-
delen en hun kenmerken.
Doel
Het realiseren en beschikbaar stellen van de benodigde en gevraagde middelen ten
behoeve van de instelling en het registreren van deze middelen (stamgegevens up-
to-date maken.)
Beschrijving acties
De acties zijn op te splitsen in 4 categorieën. Deze vier categorieën hebben ver-
schillende acties, waarbij de actie waarin de registratie plaatsvindt gelijk is. Daar-
mee zijn het eigenlijk vier aparte use cases die vanwege hun onderlinge samenhang
hier bij elkaar worden beschreven.
1. Realiseren nieuw middel
- Aanvraag of opdracht van realisatie nieuw middel
Veelal als gevolg van een tactisch of strategisch wordt het besluit genomen tot het
realiseren van een nieuw middel (bijvoorbeeld het aantrekken van een docent, de
aanschaf van een bepaald leermiddel of de huur van een ruimte). Dit besluit leidt
tot een aanvraag waarmee het realisatieproces in gang wordt gezet. Hierbij wordt
ook de termijn vastgesteld waarbinnen realisatie moet plaatsvinden.
- Gepland middel registreren
Zodra de realisatie van een middel in gang gezet is, wordt dit middel geregistreerd
als gepland middel. Vanaf dat moment kan er in het roosterproces rekening worden
gehouden met de aanstaande beschikbaarheid van het betreffende middel.
- Realisatie van het middel
Het betreffende middel dient gerealiseerd te worden. Afhankelijk van type en
omvang van het gevraagde middel kan de termijn waarin deze realisatie moet
plaatsvinden, sterk verschillen. Het neerzetten van een nieuw gebouw duurt uiter-
aard langer dan het aantrekken van een nieuwe docent of het aanschaffen van
een nieuwe PC.

468. 120 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- Gerealiseerd middel + kenmerken registreren
Zodra het middel daadwerkelijk beschikbaar is, wordt het volledig geregistreerd
met alle kenmerken die van toepassing zijn (de stamgegevens). Het middel gaat
van status gepland naar gerealiseerd.
2. Aanmaken van een “fictief” middel
- Signaal aanmaken fictief middel vanuit het roosterproces
Vanuit het roosterproces ontstaat behoefte aan een fictief middel waarmee gesi-
muleerd kan worden. Om dit mogelijk te maken moet een “fictief” middel worden
geregistreerd met bepaalde kenmerken, zodat het roosterproces kan roosteren
alsof dit middel bestaat.
- Fictief middel + kenmerken registreren
Er wordt een “fictief” middel opgevoerd met (tenminste) de kenmerken zoals
in het signaal vanuit het roosterproces is gevraagd. Vanaf dat moment kan het
roosterproces het middel inzetten alsof het gerealiseerd is, maar uitsluitend ten
behoeve van een simulatierooster (roostervoorstel).
De aangemaakte fictieve middelen vormen een voorraad van fictieve middelen. Of
het fictieve middel daadwerkelijk gebruikt wordt in het roosterproces wordt be-
sloten in de use case Maken rooster; het ‘activeren’ (of opvoeren) van een fictief
middel.
3. Activeren “fictief middel”
- Signaal fictief middel realiseren
Het simulatierooster waarin het fictieve middel is ingezet wordt vervolgens geëf-
fectueerd in de use case Effectueren rooster, wat betekent dat dit rooster daad-
werkelijk moet worden uitgevoerd. Het eerder als “fictief” opgevoerde middel zal
nu daadwerkelijk gerealiseerd moeten gaan worden.
- Wijzigen status middel van “fictief” naar “gepland”
Zodra de daadwerkelijke realisatie van een fictief middel in gang is gezet, wordt
de status van fictief op gepland gezet met een bepaalde datum waarop het gereed
zal komen. Deze datum zal eerder moeten liggen dan de ingangsdatum van het
geëffectueerde rooster waarin het middel is meegenomen.
- Realisatie van het middel
Het betreffende middel dient gerealiseerd te worden.
- Gerealiseerd middel + kenmerken registreren
Zodra het middel daadwerkelijk beschikbaar is, wordt het volledig geregistreerd
met alle kenmerken die van toepassing zijn (de stamgegevens). Het middel gaat
van status gepland naar gerealiseerd.
NB Als een deelnemer het onderwijsproduct stage gaat afnemen, wordt er in het
roosterproces gesimuleerd dat de deelnemer een stageplaats heeft. Bij de use

469. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 121
case Effectueren rooster komt uit het diagnoserapport dat er nog een stageplaats
gevonden moet worden. Het zoeken (realiseren) van een leerbedrijf met een
beschikbare stageplaats gebeurt in dit deel (aanmaken van een fictief middel) van
de use case. Als er een stageplaats is gevonden, moet er nog een overeenkomst
worden gesloten tussen de instelling, het leerbedrijf en de deelnemer., de POK.
Om dit te realiseren zal er een signaal naar deelnemer en/of begeleider moeten
gaan dat de stageplaats beschikbaar is. Er gaat een signaal naar de use case
Monitoren en adviseren. Uiteindelijk zal er vanuit deze use case een signaal gaan
naar de use case Verbintenis maken, om daadwerkelijk de POK te krijgen.
4. Aanpassen kenmerken bestaand middel
- Opdracht aanpassen kenmerken bestaand middel wordt gegeven
Er kan een grote verscheidenheid aan redenen zijn om de kenmerken van een
bestaand middel (de stamgegevens) te wijzigen. Een docent kan een bepaalde
bevoegdheid hebben behaald, een lokaal is verbouwd of aangescherpte regelge-
ving beperkt het maximum aantal deelnemers in een bepaald leslokaal.
- Wijzigen kenmerken middel worden
De kenmerken worden aangepast of geregistreerd (het aanpassen van de stam-
gegevens). Indien van toepassing wordt hierbij ook de ingangsdatum vastgesteld
zodat vanuit het roosterproces daar vanaf het juiste moment rekening mee houdt.
- Aanpassing kenmerken realiseren
De uitvoerder krijgt de opdracht om de aanpassingen van een middel ook daad-
werkelijk uit te voeren.
5. Afstoten van bestaand middel
- Opdracht tot afstoten middel wordt gegeven
Er kunnen verschillende redenen zijn om een bestaand middel af te stoten, waar-
onder allerlei bedrijfseconomische overwegingen (onderhoudskosten, economische
levensduur, risico’s).
- Status middel aanpassen (op inactief)
Het middel wordt met een ingangsdatum op inactief gezet.
- Afstoten
Het afstoten van een middel moet ook daadwerkelijk plaatsvinden. Afhankelijk van
type en omvang van het betreffende middel kan dit in tijd en aandacht langer du-
ren. Het slopen van een gebouw duurt langer dan het weggooien van een beamer.
NB: Indien een gevraagd middel niet te realiseren is, een fictief middel niet tijdig
vervangen kan worden door een gerealiseerd middel, of een gevraagde aanpas-
sing niet kan plaatsvinden, kan dit een signaal geven naar de use case Oplossen
uitvoeringsprobleem. Het niet kunnen realiseren van een (fictief) middel kan niet
als gevolg hebben dat een geheel rooster moet worden herzien. Als een nieuw

470. 122 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
middel vanuit de use case strategische of tactische planning niet op tijd is gereali-
seerd, zul je dit weten voordat je gaat roosteren en houd je hier al rekening mee.
Een niet gerealiseerd fictief middel kan nooit tot een calamiteit leiden, omdat zo’n
fictief middel niet kan worden geaccepteerd als een reëel alternatief.
Resultaat
De totale middelenvoorraad is aangepast aan de gewenste situatie of de benodig-
de vervolgacties zijn uitgezet. De registratie van de stamgegevens zijn up to date
met de nieuwe situatie.
Frequentie
Dagelijks meerdere keren, afhankelijk van aanvragen.
Werkopdrachten

471. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 123
Activiteitendiagram
Functies
- Beheren middelen
- Controle tijdige realisatie

472. 124 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
BEHANDELEN AANVRAAG MIDDELEN
Er kan onderscheid worden gemaakt tussen middelen die ter beschikking worden
gesteld voor het roosterproces, en middelen die buiten het roosterproces, op aan-
vraag, kunnen worden gereserveerd. Dit zijn over het algemeen middelen die een
meer specifiek karakter hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een auditorium, een
examenzaal, een spreekkamer, losse beamer, losse laptop etc.). Het gaat hierbij
dus om middelen die niet voor het roosterproces beschikbaar zijn.
Het kan dus zijn dat het roosterproces maar kan beschikken over een deel van het
totaal aan middelen. Daarnaast kan het zijn dat bepaalde middelen niet volledig
door het onderwijs (vanuit het roosteren) benut worden.
Deze beide categorieën van middelen (dus middelen die niet voor roosteren be-
schikbaar zijn, en middelen die niet door roosteren benut zijn) kunnen worden aan-
gevraagd voor gebruik. Het aanvragen, zoeken naar en vastleggen van het gebruik
wordt gedaan middels deze use case.
Use case
Aanleiding
We onderkennen verschillende soorten aanvragen.
- Er komt een vraag naar één of meer niet specifieke middelen die niet aan het
roosterproces zijn toegewezen, maar wel bedoeld zijn voor het onderwijs. Bijv.
een groep wil gebruik maken van het auditorium.
- Er komt een vraag naar één of meer specifieke middelen vanuit de organisatie, die
niet direct bedoeld is voor het geven van onderwijs. Bijv. er is een open dag ge-
pland en er zijn lokalen nodig om informatie over een opleiding te kunnen geven,
een onderwijsdirecteur ontvangt gasten en heeft een vergaderruimte nodig, etc.
- Er komt een vraag naar één of meer specifieke middelen vanuit een externe partij.
Een onderwijsinstelling kan bij externe partijen aangeven dat er ruimtes gehuurd
kunnen worden. Een externe partij kan uit zichzelf een onderwijsinstelling benade-
ren of het mogelijk is om een ruimte te reserveren, of om een bepaalde docent in
te huren etc. Denk bijvoorbeeld aan een instelling die sportruimtes verhuurt.
Actoren
- Aanvrager
- Resourcemanager
- Roostermaker
Doel
Het afhandelen van de aanvraag en het zonodig muteren van de beschikbaarheid
van een bestaand middel.

473. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 125
Beschrijving acties
- Ontvangen van de aanvraag
De resourcemanager of de roostermaker ontvangt een aanvraag voor een middel.
Dit kan zijn een specifieke ruimte, een practicumlokaal, een lokaal al of niet uitge-
rust met bepaalde voorzieningen of een docent.
- Zoeken naar middel
Op basis van aanvraag wordt bepaald wat de selectiecriteria zijn waaraan
gevraagd(e) middel(en) moet(en) voldoen (kenmerken bepalen). In de GRID wordt
gezocht naar middelen die aan de gestelde selectiecriteria voldoen en beschikbaar
zijn. Een middel is alleen beschikbaar als het niet voorlopig (optie) of definitief
(gereserveerd) is vastgelegd. Een middel dat voor een nog te realiseren rooster
beschikbaar is gesteld wordt ook gezien als een voorlopig vastgelegd middel.
- Middel aanbieden, wanneer het gevraagde middel beschikbaar is
Als het gevraagde middel beschikbaar is, wordt het gevraagde middel voorlopig
vastgelegd (optie). Vervolgens wordt aan de aanvrager aangegeven dat het mid-
del beschikbaar is en wordt gevraagd om een bevestiging van de reservering.
- Middel definitief reserveren
Na ontvangst van de bevestiging wordt het betreffende middel definitief gereser-
veerd. Hiermee is het betreffende middel definitief vastgelegd en de aanvraag
afgehandeld.
- Bevestigen reservering
Ter bevestiging van de definitieve reservering wordt er een bericht gestuurd aan
de aanvrager. De status van de aanvraag wordt vervolgens gesloten.
- Alternatief zoeken, wanneer het gevraagde middel niet beschikbaar is
Als het middel niet beschikbaar is, wordt gezocht naar een alternatief. Bij het
alternatief kan worden gedacht aan een ruimte die bijvoorbeeld een afwijkende
capaciteit heeft of een ruimte waarin extra (niet gevraagde) voorzieningen aanwe-
zig zijn. Het alternatief kan ook zijn dat het gevraagde middel wel op een andere
tijd beschikbaar is. Concreet worden hier de kenmerken aangepast en een nieuwe
zoekopdracht in GRID geplaatst.
- Voorleggen alternatief
Het alternatief of eventueel meerdere alternatieven worden aan de aanvrager
voorgelegd. De betreffende middelen worden voorlopig vastgelegd (optie).

474. 126 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- Middel definitief reserveren
Als het alternatief (of een van de alternatieven) wordt geaccepteerd, dan wordt
het betreffende middel gereserveerd. Hiermee is het betreffende middel definitief
vastgelegd.
- Bevestigen reservering
Ter bevestiging van de definitieve reservering wordt er een bericht gestuurd aan
de aanvrager. De status van de aanvraag wordt vervolgens gesloten.
- Aanvraag afwijzen
Wanneer er geen alternatieven beschikbaar zijn of alle alternatieven zijn afgewe-
zen, dan wordt de aanvrager op de hoogte gesteld dat de aanvraag is afgewezen.
De status van de aanvraag wordt vervolgens gesloten.
Resultaat
Een aanvraag is afgehandeld en indien mogelijk is de aanvraag gehonoreerd en
is de beschikbaarheid van een middel aangepast.
Frequentie
Doorlopend
Werkopdrachten
Geen

475. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 127
Activiteitendiagram
Functies
- Beheren aanvraag middelen
- Selecteren beschikbare middelen
- Vastleggen middelen

476. 128 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
OPLOSSEN UITVOERINGSPROBLEEM
Er zijn situaties denkbaar dat het rooster veranderd moet worden ook al is dit
vastgesteld voor een bepaalde periode. Een docent kan ziek worden of, om een
andere reden, plotseling verhinderd zijn. Een bal vliegt door de ruit van een lokaal,
Stageplaats is toch niet beschikbaar, de nieuwe pc’s voor het computerlokaal zijn
nog niet geleverd etc. Het gaat hier dus om incidenten die veroorzaakt worden door
het ontbreken of veranderen van een middel die niet of niet goed voorspelbaar zijn
maar die wel gevolgen hebben voor het rooster of voor de in te zetten middelen.
Om dit probleem op te lossen kan het rooster of de inzet van middelen kan worden
aangepast. Streven is om het vastgestelde rooster zoveel mogelijk intact te houden.
Use case
Aanleiding
Een reeds ingezet middel, zoals een docent, lokaal, beamer, etc. is niet meer
beschikbaar voor de geplande activiteit. Hieronder vallen dus ook de dagelijkse
roosterwijzigingen.
of
Een middel dat nog gerealiseerd moest worden is nog niet gerealiseerd. Bijvoor-
beeld bij een verbouwing of als een vacature nog niet is opgevuld.
Actoren
- Initiator, is degene die de melding doet. Dit kan bijvoorbeeld zijn;
• Docent die zich ziek meldt
• Conciërge die wateroverlast in lokaal B15 meldt
• Leverancier die vertraging heeft in levering
- Ontvanger/meldpunt, is degene die uit hoofde van functie een melding ontvangt.
Dit kan bijvoorbeeld zijn;
• Medewerker van Facilitair Servicepunt
• Helpdesk ICT
• Onderwijscoördinator of lijnmanager
- Uitvoerder, is degene die uit hoofde van functie zoekt naar de oplossing voor het
ontstane probleem. Dit kan bijvoorbeeld zijn;
• Roostermaker (i.g.v. ander lokaal nodig)
• Conciërge (i.g.v. inrichten lokaal etc.)
• Systeembeheerder (i.g.v. zoeken naar andere beamer, netwerk etc.)
• Onderwijscoördinator (i.g.v. zoeken naar andere docent)
• etcetera
- Docent (als middel), in geval dat lessen van een collega moeten worden overge-
nomen

477. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 129
- Roostermaker/middelenbeheerder, is degene die de gekozen oplossing weer ver-
werkt in het rooster.
Doel
Vinden en realiseren van een oplossing voor een ontstaan uitvoeringsprobleem. De
insteek voor het zoeken naar de oplossing is om de geplande onderwijsactiviteiten
zoveel mogelijk doorgang te laten hebben.
Afhankelijk van de aard van het probleem kunnen middelen herschikt worden,
nieuwe middelen aangetrokken worden of niet ingezette middelen alsnog ingezet
worden.
Beschrijving acties.
- Melden ontstane probleem
De initiator merkt een probleem op en meldt het ontstane probleem bij de ontvanger.
- Registreren probleem
De ontvanger registreert het probleem, dit kan in een meldingssysteem zijn.
- Melding doorgeven
De ontvanger meldt het probleem aan de uitvoerder. De uitvoerder kan de be-
schikbaarheid van het middel waarmee een probleem is, aanpassen. Een onbruik-
baar lokaal wordt bijvoorbeeld tijdelijk op inactief gezet.
- Kenmerken middel bepalen
De uitvoerder bepaalt afhankelijk van het probleem welke kenmerken een middel
moet hebben, om als alternatief te kunnen dienen.
- Zoeken alternatief
Een uitvoerder gaat aan de hand van de bepaalde kenmerken zoeken naar een
alternatief. Voorbeeld Een docent Engels is uur 1+2 op 09-09-2008 ingeroosterd,
maar kan niet vanwege een begrafenis. De uitvoerder geeft zoekopdrachten in het
GRID voor alternatieven, zoals;
• Een alternatief middelen, zoals een andere docent. Zoekopdracht is dan:
zoek docent Engels voor lesuren 1+2 op 09-09-2008. Dit betreft dus alleen een
herschikking van middelen.
• Een roosterwijziging, bijvoorbeeld Engels van het 1e en 2e uur gaat naar het
8e en 9e uur. Zoekopdracht is dan: zoek 2 uur in week van 09-09-2008 waarbij
docent Engels en groep allemaal nog vrij zijn.
• Een combinatie van beide als bovenstaande oplossingen geen resultaat opleve-
ren, want er is geen moment waarop de docent Engels en de groep tegelijk vrij

478. 130 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
zijn en een vervangende docent Engels kan niet op uur 1+2 op 09-09-2008.
Laatste zoekopdracht is dan: zoek 2 uur in week van 09-09-2008 waarbij ver-
vangende docent Engels en groep allemaal nog vrij zijn.
• Een ander soort alternatief kan zijn dat als een tekenlokaal niet bruikbaar is
omdat er een ruit kapot is, de roostermaker een ander lokaal zoekt voor de
geplande uren en de conciërge de opdracht krijgt om het tekenmateriaal te
verplaatsen naar het andere lokaal.
- Alternatief kiezen
Afhankelijk van de rechten van de uitvoerder en de gemaakte keuzes binnen de
instelling, gaat de uitvoerder na bij de ontvanger of de gevonden oplossing accep-
tabel is.
- Alternatief realiseren
Als er voor een alternatief is gekozen welke in het GRID beschikbaar is, moet
worden nagegaan of het middel (bijv. een vervangende docent) ook daadwerkelijk
beschikbaar is.
- Geen alternatief, beslissing nemen laten vervallen onderwijs
Als er geen alternatief beschikbaar is, kan de uitvoerder (in overleg) beslissen om
het onderwijs te laten vervallen.
- Registreren afhandeling uitvoeringsprobleem
De uitvoerder registreert de afhandeling van het probleem in het
GRID; de wijziging(en) wordt(en) in het actuele rooster doorgevoerd. Het rooster
van de betreffende groep wordt opgezocht, de docent Engels wordt gewijzigd in
de vervangende docent en het onderwijsproduct Engels wordt op een ander tijd-
stip gezet. De beschikbaarheid van de middelen zijn hiermee gewijzigd. Het kan
ook zijn dat er geregistreerd wordt dat het onderwijs uitvalt.
De ontvanger registreert dat de melding is afgehandeld, door de openstaande
melding te openen en vervolgens op afgehandeld te zetten.
- Publiceren roosterwijziging/effectueren rooster
De uitvoerder maakt de roosterwijziging kenbaar aan de betreffende medewer-
kers en/of groep/klas. Bijvoorbeeld: De roostermaker meldt naar de vervangende
docent en groep/klas dat Engels van uur 1+2 op 09-09-2008 is verschoven naar
8+9 op 09-09-2008 en eventueel ook dat de docent is gewijzigd. De beschikbaar-
heid van de middelen is hiermee aangepast.

479. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 131
Resultaat
Er is een oplossing gekozen voor het uitvoeringsprobleem. De gekozen oplossing is
uitgevoerd en administratief verwerkt. Alle betrokkenen zijn geïnformeerd.
Frequentie
Naar verwachting zullen uitvoeringsproblemen dagelijks voor kunnen komen =>
probleem gestuurd.
Aanleidingen kunnen zeer divers zijn.
Werkopdrachten

480. 132 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Activiteitendiagram
Functies
- Melden volgfunctie
- Aanvullen rooster
- Roosterwijziging kenbaar maken

481. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 133
OPLOSSEN CALAMITEIT
Onverwachts kunnen zich situaties voordoen waardoor een deel van de midde-
len niet meer beschikbaar is. Voorbeelden hiervan kunnen zijn dat een docent plot-
seling langdurig afwezig is, een lokaal waar alle pc’s uit gestolen zijn, het afbranden
van een gebouw etc. Ook is het mogelijk dat er bij de roostering van een periode
rekening is gehouden met een nieuw gebouw, terwijl bij aanvang van de periode
het gebouw nog niet gereed is.
Calamiteiten kunnen zeer divers zijn wat betreft omvang en impact. Het gaat hier
echt om een calamiteit, waardoor de beschikbaarheid van middelen zodanig is ge-
wijzigd dat opnieuw roosteren noodzakelijk is. Situaties waarbij een probleem met
een kleine wijziging in het rooster kan worden opgelost, worden niet afgehandeld in
deze use case, maar in de use case Oplossen uitvoeringsprobleem.
Use case
Aanleiding
Een calamiteit doet zich voor waardoor een deel van de middelen onverwacht niet
meer beschikbaar is.
Actoren
- Ontvanger, is degene die uit hoofde van functie, de calamiteit melding ontvangt
en de vervolgstappen coördineert. Dit kan bijvoorbeeld zijn;
• Directeur Bedrijfsvoering, indien het een facilitaire calamiteit betreft
• Directeur onderwijs, indien het personele calamiteit betreft
• College van Bestuur, indien het een calamiteit van extreme vorm betreft
- Roostermaker
- Beheerder middelen (resourcemanager)
Afhankelijk van de calamiteit zullen verschillende medewerkers, uit hoofde van
functie, betrokken worden als bij het realiseren van een oplossing voor de calami-
teit.
Doel
Het vinden van een oplossing voor de calamiteit, zodanig dat de geplande onder-
wijsactiviteiten zoveel mogelijk doorgang kunnen vinden. Concreet betekent dit,
dat afhankelijk van de aard van de calamiteit, middelen herschikt worden (anders
gepland, nieuwe middelen aangetrokken, niet ingezette middelen alsnog ingezet),
wat leidt tot een gewijzigd rooster.

482. 134 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Beschrijving acties
- Melding van de calamiteit en bepalen actoren
De calamiteit wordt gemeld aan de ontvanger. De ontvanger maakt een inschat-
ting van de omvang en impact van de calamiteit. Afhankelijk van de omvang en
impact van de calamiteit wordt bepaald welke actoren benaderd worden en welke
vervolgactiviteiten van hen verwacht worden. Naar alle waarschijnlijkheid zal
de roostermaker in ieder geval een actor zijn, daar deze uit hoofde van functie
verantwoordelijk is voor het zoeken naar een oplossing in het rooster en in de
beschikbare middelen.
- Aanpassen status beschikbaarheid middelen
De calamiteit zal aanleiding geven tot het wijzigen van de beschikbaarheid van de
betreffende middelen. Het feit dat een docent, lokaal of bepaalde leermiddelen
niet meer beschikbaar zijn moet worden geregistreerd. Er zal een signaal gaan
naar de use case Wijzigen middelen.
- Vervolgacties bepalen
De betreffende actoren zullen beginnen met het bepalen van de omvang van de
calamiteit en vervolgens benoemen welke vervolgacties uitgevoerd moeten wor-
den. Eerste opzet zal zijn te zoeken naar alternatieven middelen waardoor het ge-
plande onderwijs zoveel mogelijk doorgang kan vinden. Hierbij kunnen we denken
aan zoeken naar vervangende ruimtes, tijdelijke docenten, etcetera.
- Een alternatief is te realiseren
Indien een alternatief middel (binnen redelijke termijn) beschikbaar komt zal dit
middel aan de GRID toegevoegd worden. Er gaat een signaal naar de use case
Wijzigen middelen.
- Een alternatief is niet te realiseren
Indien er niet binnen redelijke termijn een alternatief beschikbaar komt zullen de
betreffende onderwijsactiviteiten (tijdelijk) vervallen. Dit wordt geregistreerd in
het GRID.
- Herziening van het rooster
De gewijzigde beschikbaarheid van middelen maakt het opnieuw roosteren van
een deel van de onderwijsactiviteiten noodzakelijk. In het geval van een calami-
teit kan niet worden volstaan met een relatief eenvoudige wijziging op het rooster
zoals bij de use case Oplossen uitvoeringsprobleem.
Er gaat een signaal naar de use case Maken rooster. Omdat de beschikbaarheid
van middelen is gewijzigd, zal dit proces leiden tot een gewijzigd rooster, met een

483. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 135
gewijzigde inzet van middelen. Daarna volgen ook gewoon de stappen die bij een
nieuw rooster horen, zoals het effectueren van het rooster en de eventuele accep-
tatie van het nieuwe rooster door de deelnemer.
- Terugkoppeling van de oplossing
Er vindt terugkoppeling van de oplossing en consequenties van de calami-
teit plaats naar de betreffende actoren en andere betrokkenen.
Resultaat
Het effect van de calamiteit op het rooster is geregistreerd. Daarnaast zijn er acties
in gang gezet om de middelen te wijzigen en te realiseren en om een nieuw rooster
te maken. Uiteindelijk is het resultaat dat de onderwijsactiviteiten zo goed mogelijk
doorgang kunnen vinden.
Frequentie
Incidenteel
Werkopdrachten

484. 136 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Activiteitendiagram
Functies
- Melden volgfunctie
- Aanvullen rooster
- Roosterwijziging kenbaar maken

485. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 137
MELDEN AFWEZIGHEID DOOR DEELNEMER
Een melding van afwezigheid kan over voorziene of onvoorziene afwezigheid gaan.
Een voorbeeld voor voorziene afwezigheid is een bijzonder familiegebeurtenissen
of geaccordeerd vakantieverlof. Een voorbeeld voor onvoorziene afwezigheid is een
ziekte of problemen met het openbaar vervoer.
Deze gevallen worden identiek behandeld. Uit de reden van de melding blijkt of de
afwezigheid voorzien is geweest of niet.
Use case
Aanleiding
Er komt een melding van afwezigheid. Deze melding kan worden gedaan door de
deelnemer zelf of zijn/haar (wettelijk) vertegenwoordiger.
Actoren
- Onderwijsgevende of begeleider
- Deelnemer (of zijn/haar vertegenwoordiger)
- Beoordelaar rechtmatigheid afwezigheid.
Doel
Verzamelen van gegevens over de verwachte periode en rechtmatigheid van afwe-
zigheid van deelnemers. De periode van verwachte afwezigheid van te voren weten
is van belang om in te kunnen spelen op afwezigheid van deelnemers. De rechtma-
tigheid is van belang voor de formele externe verantwoording (voldoen aan wet- en
regelgeving), als hulpmiddel bij de begeleiding van de deelnemer en ten behoeve
van interne managementinformatie.
Beschrijving acties
- Ontvangen melding afwezigheid
De school ontvangt via telefoon, schriftelijk of digitaal een melding van afwezig-
heid en de reden.
- Registreren melding afwezigheid
De school verwerkt deze gegevens (inclusief reden) in een (geautomatiseerd) systeem.
- Beoordeling rechtmatigheid afwezigheid
Een bevoegd persoon beoordeelt de rechtmatigheid van de afwezigheid en legt dit
vast.
Bij afwezigheid is vrijwel altijd sprake van het beoordelen van de rechtmatig-
heid van de afwezigheid. (geoorloofd/ongeoorloofd afwezig) Dit is in ieder geval
verplicht bij leerplichtige leerlingen en kwalificatieplichtige deelnemers en voor
deelnemers met studiefinanciering.

486. 138 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Resultaat
In een systeem is de periode vastgelegd waarop de deelnemer afwezig is of was en
de reden waarom. Tevens is de rechtmatigheid van afwezigheid is beoordeeld.
Frequentie
Elke keer als er een melding komt van afwezigheid. Gemiddeld 5 keer per jaar per
deelnemer.
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
Functies
- Registratie afwezigheidmelding
- Registratie geoorloofdheid afwezigheid

487. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 139
VASTLEGGEN AANWEZIGHEID/AFWEZIGHEID
Onderwijsactiviteiten kunnen verschillende vormen aannemen, bijvoorbeeld: lessen
vanuit het rooster, een begeleidingsmoment met een onderwijsbegeleider, BPV,
praktijkopdracht (buiten de school), workshops of activiteiten waarop kan worden
ingeschreven, etc. Het gaat om activiteiten vanuit een onderwijsproduct. Een bui-
tenschoolse opdracht die wel wordt gekenmerkt als onderwijsproduct, maar niet is
ingeroosterd valt hier dus ook onder. Het gaat niet om zelfstudietijd en huiswerk.
Bij onderwijsactiviteiten kan de aanwezigheid van deelnemers ‘onbekend’ of
‘verwacht’ zijn. Met ‘onbekend’ bedoelen we dat niet van te voren in een informa-
tiesysteem van de onderwijsinstelling is vastgelegd welke deelnemers deelnemen
aan de onderwijsactiviteit. Er kan bijvoorbeeld bekend zijn dat een deelnemer het
betreffende onderwijsproduct wil doorlopen, maar het is dan nog niet gepland op
welk moment en op welke locatie de deelnemer het onderwijsproduct zal doorlopen.
Bij bepaalde activiteiten komt dit vaak voor, bijvoorbeeld bij het studeren onder
begeleiding, bedrijfsbezoeken en zorgactiviteiten bij ouderen. Hoewel in de meeste
gevallen wel de periode bekend is waarin het onderwijsproduct doorlopen zal wor-
den, is het dus niet mogelijk om afwezigheid vast te stellen. Van deze activiteiten
wordt dus aanwezigheid geregistreerd. Bij veel van deze activiteiten gebeurt dit
door de deelnemer zelf. Validatie hiervan zal naderhand door een onderwijsgevende
moeten plaatsvinden.
In de meeste gevallen is vooraf bekend welke deelnemers worden verwacht bij een
onderwijsactiviteit. Het is mogelijk om de afwezige deelnemers te registreren (aan
de hand van de lijst van ‘verwachte’ deelnemers.) Omgekeerd kan ook, door te re-
gisteren welke deelnemers aanwezig zijn. Later kan worden afgeleid welke deelne-
mers afwezig zijn.
Bovenstaande mogelijkheden zijn weergegeven in de tabel op de volgende pagina.
De aanwezigheid van deelnemers kan ‘onbekend’ of ‘verwacht’ zijn. De docent of
de deelnemer kan de werkelijke aan- of afwezigheid registreren. In de vakken is
aangegeven of er aanwezigheid of afwezigheid wordt geregistreerd en een aantal
bijzonderheden.

488. 140 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
De volgende kanttekeningen geven een beter beeld van de betekenis van boven-
staande tabel
- Registratie door de deelnemer (situatie 3 en 4) kan zowel plaatsvinden als een do-
cent wel aanwezig is bij de uitvoering van de activiteit (‘onder docenttoezicht’) als-
wel als dit niet onder toezicht van een docent plaatsvindt (‘zonder docenttoezicht’)
- In alle situaties (1 t/m 4) kan de activiteit zowel binnen als buiten de onderwijsin-
stelling plaatsvinden.
- In alle situaties (1 t/m 4) kan aanwezigheidsregistratie zowel uitgevoerd worden
met een ‘automatische elektronische registratie’ (b.v. met een pasjes of tele-
foonsysteem met RFID; locatie, tijdstip en deelnemer zijn meestal automatisch
bekend) als ‘handmatig’ (digitaal of op papier.)
Aanwezigheid kan op verschillende wijzen worden geregistreerd:
- Onderwijsproduct gerelateerd: Registratie van aanwezigheid bij een onderwijsacti-
viteit/het doorlopen van een onderwijsproduct. Hierbij kan reeds van te voren be-
kend zijn hoe lang de activiteit / het doorlopen van het onderwijsproduct duurt
(volgens de normen).
- Zonder relatie met een onderwijsproduct (te registeren): alleen registratie van
locatie, aankomsttijd en vertrektijd.
*) Opmerking over bewijsvoering aanwezigheid (zie situatie 3 en 4): het kan zijn dat de on-
derwijsinstelling de aanwezigheidvalidatie uitvoert o.b.v. stukken die over de inhoud van het
uitgevoerde werk gaan. Het kan zijn dat de onderwijsinstelling wil dat deze stukken vastgelegd
worden (in portfolio-achtig systeem van het primaire proces.) Tot slot kan het zijn dat de on-
derwijsinstelling wil dat er een verwijzing aangemaakt kan worden tussen de daar vastgelegde
bewijsstukken en de aanwezigheidsregistratie.

489. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 141
Use case
Aanleiding
De aanleiding is de melding (in welke vorm dan ook) van de deelnemer van de
feitelijke aanwezigheid of afwezigheid.
Actoren
- Onderwijsgevende of begeleider
- Deelnemer
Doel
Verzamelen van gegevens betreffende de aanwezigheid of afwezigheid van deelne-
mers bij (geplande of ongeplande) onderwijsactiviteiten ten behoeve van diverse
informatievragen, namelijk ten behoeve van formele externe verantwoording (vol-
doen aan wet- en regelgeving), verantwoording ten behoeve van de bekostiging
van een contract, als hulpmiddel bij de begeleiding van de deelnemer en ten be-
hoeve van interne managementinformatie.
Beschrijving acties
Situatie 1 Onderwijsproduct gerelateerde aan- en afwezigheidregistratie
- Afwezigheid registreren
Afwezigheid wordt (bijvoorbeeld) geregistreerd door op een lijst van de betreffen-
de onderwijsactiviteit met ‘verwachte’ aanwezigen te registeren welke deelnemers
afwezig zijn.
- Aanwezigheid registeren
Aanwezigheid wordt (bijvoorbeeld) geregistreerd door op een lijst van de betref-
fende onderwijsactiviteit met ‘verwachte’ aanwezigen te registeren welke deelne-
mers daadwerkelijk aanwezig zijn.
Aan- en afwezigheid registratie kunnen in situatie 1 geïntegreerd worden tot één
proces waarin de status aan/afwezig wordt geregistreerd. De lijst met ‘verwachte’
aanwezigen kan worden uitgebreid of ingekort als de lijst niet correct blijkt te
zijn. Er wordt wel onthouden dat iemand geschrapt of toegevoegd is. En er moet
aangetekend worden waarom iemand toegevoegd of verwijderd is. Bekeken moet
worden wat het toevoegen of verwijderen betekend voor opvolgende bijeenkom-
sten, of anderen op de hoogte gebracht moeten worden en hoe dit zich verhoudt
tot de autoriteit van medewerkers om iemands ‘verwachte’ aanwezigheid aan te
passen en hoe dit zichtbaar gemaakt wordt in het rooster.
Situatie 2 Onderwijsproduct gerelateerde aan- en afwezigheidregistratie
- Aanwezigheid registreren
Aanwezigheid wordt geregistreerd door aanwezige deelnemers te registeren als

490. 142 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
aanwezig. Eerst wordt aangegeven welke activiteit het betreft. Vervolgens kan
elke aanwezige deelnemer als aanwezige toegevoegd worden aan de lijst van de
betreffende onderwijsactiviteit. De wijze waarop de docent deze lijst opbouwt kan
verschillen. Dat kan handmatig (digitaal of op papier) of door automatische elek-
tronische registratie m.b.v. pasjes of iets dergelijks van de deelnemers. Aan het
einde bevestigt de docent / begeleider de validiteit van de lijst.
Situatie 3 en 4 Onderwijsproduct gerelateerde aan- en afwezigheidregistratie
- Aanwezigheid registreren
De deelnemer registreert zijn eigen aanwezigheid bij een onderwijsactiviteit. Dat kan
via automatische elektronische registratie of handmatig (op papier of digitaal). Dat
kan binnen of buiten de onderwijsinstelling. Als zijn aanwezigheid verwacht is (situatie
3) dan kan hij bijvoorbeeld eenvoudig de activiteit in een digitale gebruikersinterface
selecteren en zich aanwezig melden. Als het onbekend is wanneer hij het onderwijspro-
duct doorloopt (situatie 4) dan geeft hij aan welk onderwijsproduct hij op welk tijdstip
en welke plaats heeft/is aan het doorlopen. Zowel in situatie 3 als in situatie 4 kan
het zijn dat bij de registratie door de deelnemer het vereist wordt dat de deelnemer
zijn aanwezigheid aantoont m.b.v. bewijsstukken. Dit komt voor als deelnemer buiten
direct gezichtsveld activiteiten heeft uitgevoerd, maar bijvoorbeeld een verslag heeft
gemaakt. Dit moet dan achteraf gevalideerd worden door een docent of begeleider.
Deze validatie wordt ook geregistreerd. De bewijsvoering voor de validatie kan op uit-
eenlopende wijzen. Een wijze die ondersteund moet worden is dat de deelnemer bij het
registreren van zijn aanwezigheid een verwijzing kan vastleggen naar bewijsstukken.
Aanwezigheidregistratie zonder relatie met een onderwijsproduct
- Aanwezigheid registreren
Het is een mogelijkheid dat aanwezigheid geregistreerd wordt door locatie, aan-
komst en vertrektijd te registeren. Er wordt niet direct een relatie gelegd met
een onderwijsproduct. Eventueel kan later geanalyseerd worden welke onder-
wijsproducten (waarschijnlijk) gevolgd zijn, op basis van het rooster. Registratie
van aanwezigheid kan op diverse manieren, bijvoorbeeld zowel via automatische
elektronische registratie alsook handmatig.
Resultaat
Vastgelegde gegevens betreffende de aanwezigheid/afwezigheid van deelnemers bij
onderwijsactiviteiten die deel uitmaken van IIVO(In Instellingstijd Verzorgd Onderwijs).
Frequentie
Bij elke onderwijsactiviteit.
2-20 keer per dag per deelnemer.

491. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 143
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
Functies
- Handmatige registratie aan- en afwezigheid door docent
- Handmatige registratie aanwezigheid door deelnemer
- Semi-automatische registratie aan- en afwezigheid
- Validatie aanwezigheidregistratie

492. 144 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
FUNCTIES
TONEN DEELNEMERSGEGEVENS
De functie kan mogelijk worden gecombineerd met de functie in de kernregistra-
tie ‘tonen leerloopbaan’. Ook hier worden uit het kernregistratiesysteem bepaalde
gegevens getoond.
Ondersteunt use cases
- Use Case: Formuleren Leervraag
• Activiteit: Verduidelijkt leervraag
Doel
Beschikbaar hebben van gegevens over de deelnemer die relevant zijn voor het
formuleren van de leervraag.
Korte beschrijving
Het kunnen opvragen van een deelnemer, door in een scherm de naam of andere
zoekgegevens van een deelnemer in te voeren. Vervolgens de gegevens opvragen
van de deelnemer die van belang zijn om het gesprek met de deelnemer over het
verduidelijken van zijn leervraag te kunnen voeren en reeds bekende gegevens
beschikbaar te hebben.
Het gaat hierbij om een aantal (deel)schermen met de volgende gegevens:
- persoonsgegevens (NAW, geboorte datum, etcetera)
- vooropleiding
- verbintenisgebied
- eerder geformuleerde leervragen (incl. startonderwijsproduct) (niveau 2 en 3 on-
derwijscatalogus) (onderwijsproducten in samenhang met gewenste uitstroom)
- gespecificeerde arrangementen (niveau 4 onderwijscatalogus)
- gevolgde onderwijsproducten (onderwijsproducten op chronologische volgorde en
in samenhang met gewenste uitstroom, resultaten)
- begeleidingsdossier

493. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 145
VASTLEGGEN LEERVRAAG EN WENSEN
Ondersteunt use cases
- Use Case: Formuleren Leervraag
• Activiteit: Vertalen leervraag naar onderwijsproducten uit de onderwijscatalogus
• Activiteit: Vaststellen aanvullende wensen en voorwaarden
- Use Case: Individueel roosterprobleem oplossen
• Activiteit: Aanpassen leervraag en/of arrangement
- Use Case: Afhandelen niet planbare arrangementen
• Activiteit: Aanpassen leervraag en/of arrangement
Doel
Het vastleggen van de in overleg met de deelnemer geselecteerde passende onder-
wijsproducten en wensen, waarmee gearrangeerd gaat worden.
Korte beschrijving
De eerder ingevoerde onderwijsproducten en ingevoerde wensen worden getoond.
Onderwijsproducten kunnen verwijderd of toegevoegd worden (het laatste met
behulp van de functie ‘Raadplegen onderwijscatalogus’). Daarnaast kunnen wensen
ingevoegd of verwijderd worden. Tenslotte wordt voortdurend (of op verzoek van de
gebruiker) controles uitgevoerd (met behulp van de functie ‘Controleren leervraag’.)
RAADPLEGEN ONDERWIJSCATALOGUS
Dit is een breed toepasbare functie waarmee de onderwijscatalogus kan worden
geraadpleegd om onderwijsproducten te zoeken, tonen en te selecteren.
Ondersteunt use cases
- Intake
- Formuleren leervraag
• Zoeken passend aanbod in onderwijscatalogus
- Onderwijsintake
• Inventariseren mogelijke onderwijsproducten
- Beoordelen en registreren competenties en kennis
• Beoordelen portfolio / toets

494. 146 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- Beschikbaar stellen examen en/of beoordelingsmodel
• Beslissen inkopen, ontwikkelen of hergebruiken
• Selecteren bestaand examen uit onderwijscatalogus
- Beheren BPV-plaats
• Registreren BPV-plaats
- BPV-matching
• Selecteren gearrangeerd onderwijsproduct
• Bepalen zoekopdracht BPV-plaats
• Selecteren voorstellen BPV-plaatsen
Doel
Het om uiteenlopende reden zoeken, tonen en selecteren van onderwijsproducten
uit de onderwijscatalogus.
Korte beschrijving
Dit betreft een generieke zoek-, raadpleeg- en selectiefunctie. Deze functie werkt
op hoofdlijnen als volgt.
De functie start met het definiëren van de zoekcriteria. Afhankelijk van de situatie
worden de zoekcriteria handmatig ingegeven, of zijn ze afkomstig uit de context
van waaruit deze functie wordt aangeroepen. Grofweg zijn er drie belangrijke zoek-
ingangen:
- Een bepaalde plek in de taxonomie. Dit houdt in dat bijvoorbeeld een kwalifica-
tiedossier of een andere plaats in de taxonomie wordt geselecteerd. De zoekop-
dracht betreft dan alle onderwijsproducten die binnen die betreffende tak van de
taxonomie vallen
- De situatie van een deelnemer. Dit houdt in dat de situatie van een concrete deel-
nemer het vertrekpunt is. De zoekopdracht betreft dan alle onderwijsproducten
die voor deze deelnemer relevant zijn in relatie tot zijn verbintenisgebied en de
reeds door de deelnemer afgenomen onderwijsproducten.
- Zoekcriteria. Dit houdt in dat op elke gewenste metadateringsveld of een com-
binatie van velden zoekcriteria kunnen worden gedefinieerd. De zoekopdracht
betreft dan alle onderwijsproducten die aan die criteria voldoen.
Op basis van de gedefinieerde zoekcriteria wordt de zoekopdracht uitgevoerd met
als resultaat een lijst met geselecteerde onderwijsproducten. Als de zoekopdracht
geen, of zeer weinig resultaten oplevert is er de mogelijkheid opnieuw te zoeken,
waarbij wordt gezocht naar suggesties of alternatieven door ook producten te tonen
die niet aan alle zoekcriteria voldoen.

495. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 147
Vervolgens kan de lijst met geselecteerde onderwijsproducten op verschillende
manieren worden getoond en gesorteerd. Indien nodig kan een specifiek gewenst
onderwijsproduct daaruit worden geselecteerd. Het tonen en selecteren kan op de
volgende manieren.
- Sorteren op relevantie in relatie tot de zoekcriteria. De onderwijsproducten die het
best voldoen aan de zoekcriteria staan bovenaan
- Sorteren op een of meerdere metadatavelden
- Weergeven in de taxonomiestructuur. De onderwijsproducten worden getoond
in de structuur van de taxonomie, bijvoorbeeld geordend per kwalificatiedossier,
daarbinnen per werkproces etc.
- Weergeven in de hiërarchie van de onderwijscatalogus door gebruik te maken van
de aggregatieniveaus. Aanvankelijk wordt alleen het hoogste aggregatieniveau
getoond. De lagere aggregatieniveaus kunnen vervolgens getoond worden in een
soort mappenstructuur die kunnen worden uitgeklapt.
De functie biedt de mogelijkheid om één of meerdere getoonde onderwijsproduc-
ten te selecteren. Hiertoe wordt er een aparte lijst bijgehouden van geselecteerde
onderwijsproducten. Deze geselecteerde onderwijsproducten kunnen worden mee-
genomen naar de functie van waaruit deze functie is aangeroepen zodat deze daar
verder kunnen worden gebruikt.
CONTROLEREN LEERVRAAG
Ondersteunt use cases
- Use Case: Formuleren Leervraag
• Activiteit: Controleren op urennormen
• Activiteit: Haalbaarheidscheck op diploma of kwalificatie
• Activiteit: Controleren vooropleiding en kwalificaties
Doel
Komen tot een leervraag die voldoet aan de eisen en wensen van de wet, instelling
en deelnemer.
Korte beschrijving
Controleren of de vastgelegde leervraag voldoet aan een aantal normen.

496. 148 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
REGISTRATIE BEHOEFTE ‘NIEUW’ ONDERWIJSPRODUCT
Ondersteunt use cases
- Use Case: Formuleren leervraag
• Activiteit: registratie behoefte nieuw onderwijsproduct
Doel
Het kunnen registreren van een behoefte aan een onderwijsproduct welke niet be-
schikbaar is in de onderwijscatalogus.
Functiesoort
Interactief
Korte beschrijving
Het kunnen registreren van een behoefte aan een onderwijsproduct. De behoefte
wordt aangeleverd in termen van de metadata en een vrij ingevuld veld ter toelich-
ting. De metadata kan (deels) zijn gevuld met de ingevulde selectiecriteria in het
scherm Raadplegen onderwijscatalogus, of met een kopie van een reeds bestaand
onderwijsproduct uit het scherm ‘lijst onderwijscatalogus’.
Beschrijving interactieve functionaliteit
Gebruikersinterface
Functionaliteit:
Een scherm met selectiecriteria die bestaat uit de metadata uit de onderwijscata-
logus. Ook is er een tekstveld waarin vrije tekst kan worden gezet, om een ‘nieuw’
product beter te kunnen beschrijven of toelichten. De selectiecriteria zijn gevuld
met criteria die zijn ingevuld in de functionaliteit ‘raadplegen onderwijscatalogus
met selectiecriteria’ of het is een kopie van een reeds bestaand onderwijsproduct
die is aangeklikt in de functionaliteit ‘lijst onderwijscatalogus’. De reeds ingevulde
informatie moet kunnen worden aangepast of worden verwijderd. De informatie (na
bewerking) kan worden opgeslagen. (1)
Controles door ICT-systeem
Controles bij interface-element 1:
- Nagaan of de ingevoerde selectiecriteria niet al in dezelfde combinatie voorkomt
in de onderwijscatalogus.

497. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 149
Acties door ICT-systeem
Acties bij interface-element 1:
- Aanklikken knop ‘nieuw’ in de functie ‘Raadplegen onderwijscatalogus’
- Tonen alle selectiecriteria (de metadata uit onderwijscatalogus) en de reeds inge-
vulde criteria
- Aanvullen, wijzigen of verwijderen criteria.
- Klikken op opslaan
- Melding geven als ingevulde criteria al voorkomen in de catalogus.
- Melding aan betrokkenen, kan in de vorm van een rapport.
Gegevens
(In deze sectie alle gegevens specificeren die door de functie aangemaakt, opge-
vraagd, etc. worden. Als er een definitie van deze gegevens bestaat, dan volstaat
een verwijzing. S.v.p. precies verwijzen, bijvoorbeeld beschrijven om wat voor
soort gegevens het gaat met een link naar de website/pagina en de paragraaf die
de specificaties bevat. Als de gegevens niet reeds gedocumenteerd zijn, dan kan
onderstaande format gebruikt worden.)
Gegevensset: <gegevensset (groep van gegevens, zoals een bericht)>
Gegeven: nieuw onderwijsaanbod
Kenmerken:
- metadatering (onderwijscatalogus)
- ‘vrije tekst’, aanvulling op de metadatering
Relatie met:
- <Gegeven> (relatie: <beschrijving relatie>)
- ...
REGISTRATIE STATUS LEERVRAAG EN ARRANGEMENT
Ondersteunt use cases
- Use Case: Formuleren leervraag
• Activiteit: starten Werkopdracht Begeleiding en advies
• Activiteit: Vastleggen geformuleerde leervraag
• Activiteit: starten Werkopdracht Specificeren arrangement

498. 150 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- Use Case: Arrangement specificeren o.b.v. de onderwijscatalogus
• Activiteit: Arrangement definitief maken
Doel
Ondersteunen van een juiste workflow door het proces van intake tot aan arrange-
ren. Daarnaast overzicht kunnen bieden over de voortgang van alle leervraag en
arrangeerprocessen.
Korte beschrijving
Het registeren van de status van een geformuleerde leervraag en het arrangement.
De status kan zijn:
- Leervraag is nog in behandeling (nog niet volledig geformuleerd)
- Geformuleerde leervraag oké, door naar arrangeren
- Er is geen passend aanbod voor de leervraag, terug naar begeleiding en advies
- Initieel arrangement
- Definitief arrangement
Deze statussen moeten niet verloren gaan, maar als een log geregistreerd worden.
De laatste logregel is de actuele status.
VASTLEGGEN BPV-BEDRIJFSGEGEVENS
Met behulp van deze functie kan een leerbedrijf worden geregistreerd.
Ondersteunt use cases
- Beheren BPV bedrijfsgegevens
• Registreren of wijzigen gegevens leerbedrijf
- Beheren BPV-plaats
• Controleren registratie leerbedrijf
• Registreren leerbedrijf
Doel
Het vastleggen van de gegevens van een leerbedrijf, inclusief de gegevens over de
accreditatie e.d. die van belang zijn voor de externe verantwoording.

499. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 151
Korte beschrijving
Met behulp van deze functie kan een leerbedrijf worden geregistreerd. Dit vindt
plaats in de volgende stappen.
- Controleren of het leerbedrijf al geregistreerd is
Op basis van een aantal identificerende kenmerken wordt gecontroleerd of het
leerbedrijf al bekend is.
- Registreren van het leerbedrijf
• NAW gegevens
• Gegevens detacheringsbedrijf (zoals een uitzendbureau)
• Indicatie van het aantal beschikbare BPV-plaatsen
• Contactpersonen
• Tekeningsbevoegd contactpersoon
• Contactpersonen binnen het ROC/eigenaarschap
• Moederbedrijf/dochterbedrijf relaties met andere geregistreerde bedrijven
- Registreren accreditaties
Er kunnen per leerbedrijf meerdere accreditaties wordt vastgelegd. Per accredita-
tie wordt aangegeven op welk kwalificatiedossier de accreditatie betrekking heeft,
en van welk kenniscentrum de accreditatie afkomstig is.
VASTLEGGEN BPV-PLAATS
Met behulp van deze functie kan de beschikbaarheid van BPV-plaatsen bij een
leerbedrijf worden geregistreerd.
Ondersteunt use cases
- Beheren BPV-plaats
• Registreren BPV-plaats
Doel
Kenbaar maken dat er bij leerbedrijf concrete BPV-plaatsen beschikbaar zijn

500. 152 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Korte beschrijving
- Selecteren leerbedrijf
Het leerbedrijf waar de plaatsen bij geregistreerd moeten worden wordt geselec-
teerd. Als het leerbedrijf nog niet is geregistreerd kan de functie ‘Vastleggen BPV
bedrijfsgegevens’ worden gestart
- Registreer de plaats. Dit betreft de registratie van een mogelijk beschikbare BPV-
plaats, waarop één of meerdere deelnemers geplaatst kunnen worden
• Omschrijving van de plaats door het leerbedrijf
• Type BPV-plaats
! Formatief (oriënterend, maatschappelijke stage, taalstage)
! Summatief (BPV)
• Gegevens praktijkopleider, leermeester
• Indicatie van het aantal beschikbare plaatsen
• Beschrijving van de werkzaamheden
• Start- en einddatum
• Aantal studiebelastinguren
• Werktijden/-dagen
• Speciale wensen, voorwaarden, kledingvoorschriften, veiligheidseisen
• Stagevergoeding / onkostenvergoeding
• Mate van begeleiding
• Mate van lichamelijke arbeid
- Registreren toepasselijke kwalificatiedossier(s) of onderwijsproduct(en)
• Er wordt een lijst met accreditaties van het BPV getoond waaruit de toepasse-
lijke geselecteerd kan worden
• De onderwijscatalogus wordt geraadpleegd en daaruit wordt het toepasselijke
onderwijsproduct geselecteerd, eventueel op basis van het geselecteerde kwali-
ficatiedossier uit de accreditaties van het betreffende bedrijf
- Controleren van de accreditatie bij het Kenniscentrum middels de functie Contro-
leren accreditatie
- Indien gewenst kan een nadere selectie worden gedaan van de specifieke werk-
processen of competenties waarop de betreffende stageplaats betrekking heeft

501. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 153
AANVRAGEN ACCREDITATIE
Deze functie ondersteunt het automatisch aanvragen van een accreditatie wanneer
bij het vastleggen van een BPV-plaats blijkt dat het leerbedrijf niet over de juiste
accreditatie beschikt.
Ondersteunt use cases
- Beheren BPV-plaats
• Aanvragen benodigde accreditatie
Doel
Verkrijgen van de accreditatie die benodigd is voor een aangeboden BPV-plaats
Korte beschrijving
Met behulp van deze functie kan een benodigde accreditatie worden aangevraagd.
Hiervoor worden de volgende stappen doorlopen.
- Selecteren leerbedrijf
Het leerbedrijf waarvoor de accreditatie wordt aangevraagd wordt geselecteerd
- Selecteren Kwalificatiedossier
Het kwalificatiedossier waarvoor accreditatie aangevraagd wordt, wordt geselec-
teerd
De bovenstaande gegevens zijn al bekend wanneer de aanvraag van de accredi-
tatie volgt op een controle in Controleren accreditatie. Deze gegevens zijn dan al
vooraf ingevuld.
Vervolgens wordt de aanvraag voltooid door de volgende stappen te doorlopen.
- Selecteren Kenniscentrum
Het Kenniscentrum dat de gewenste accreditatie voor dit betreffende kwalificatie-
dossier verstrekt wordt geselecteerd.
- Genereren aanvraag
Afhankelijk van de wijze waarop de aanvraag kan worden ingediend, wordt de
aanvraag aangemaakt op basis van een formulier of format voor het betreffende
Kenniscentrum.
- Ondertekening, goedkeuring en verzenden
De aanvraag kan worden afgedrukt, ondertekend en eventueel elektronisch wor-
den verzonden

502. 154 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
CONTROLEREN ACCREDITATIE
Met behulp van deze functie kan worden gecontroleerd of een leerbedrijf beschikt
over de accreditatie die voor een bepaalde BPV-plaats benodigd is.
Ondersteunt use cases
- Beheren BPV-plaats
• Controleren benodigde accreditatie
Doel
Vaststellen of een leerbedrijf over de juiste accreditatie beschikt
Korte beschrijving
Deze functie start als de gegevens van een concrete BPV-plaats bij een leerbedrijf
bekend zijn. Op basis van die gegevens worden de volgende controles uitgevoerd.
- Er wordt gecontroleerd of er voor de betreffende BPV (of stage)plaats een accredi-
tatie nodig is, en indien dat het geval is op welk kwalificatiedossier
- Er wordt gecontroleerd of er bij het leerbedrijf de benodigde accreditatie is gere-
gistreerd
- Indien mogelijk wordt bij het betreffende Kenniscentrum gecontroleerd of de be-
nodigde accreditatie is afgegeven
- Als bij het Kenniscentrum blijkt dat de accreditaties afwijken van hetgeen bij de
instelling is geregistreerd, dan wordt dit aangepast
- Als blijkt dat het leerbedrijf niet beschikt over de benodigde accreditatie, dan kan
de functie Aanvragen accreditatie worden gestart om de accreditatie aan te vragen
ZOEKEN BPV-PLAATS VANUIT ARRANGEMENT
Met behulp van deze functie kan gezocht worden naar een beschikbare BPV-plaats,
op basis van een onderwijsproduct dat in het arrangement van een deelnemer zit.
Ondersteunt use cases
- BPV-matching
• Selecteren reeds beoogde BPV-plaats
• Bepalen zoekopdracht BPV-plaats
• Selecteren voorstellen BPV-plaats
Doel
Het vinden van een passende BPV-plaats voor een deelnemer

503. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 155
Korte beschrijving
Deze functie start met het bepalen van de deelnemer en het onderwijsproduct in
zijn arrangement waarvoor een BPV-plaats wordt gezocht.
- Selecteren deelnemer
- Selecteren onderwijsproduct uit arrangement deelnemer
Vervolgens zijn er twee mogelijkheden
- Indien de deelnemer al een concrete stageplaats op het oog heeft dan wordt het
leerbedrijf en vervolgens de BPV-plaats binnen dat leerbedrijf geselecteerd
- Indien de deelnemer nog geen concrete stageplaats op het ook heeft dan wordt
het zoek/selectieproces in gang gezet
Het zoek/selectieproces vindt plaats in de volgende stappen
- Alle zoekcriteria die zijn gekoppeld aan het onderwijsproduct in het arrangement
van de deelnemer zijn al vooraf ingevuld
- Hieraan kunnen aanvullende zoekcriteria worden gekoppeld die betrekking hebben
op het gewenste leerbedrijf of de BPV-plaats
- Op basis van de zoekcriteria wordt een lijst van BPV-plaatsen en bedrijven ge-
toond waaruit de deelnemer of begeleider een selectie kan maken
VASTLEGGEN PLAATSING
Met behulp van deze functie kan de concrete plaatsing van een deelnemer op een
BPV-plaats worden geregistreerd.
Ondersteunt use cases
- BPV-matching
• Afstemming tussen deelnemer en leerbedrijf
Doel
Vastleggen van de concrete plaatsing van een deelnemer op een BPV-plaats
Korte beschrijving
In het proces voorafgaand aan het gebruik van deze functie is het volgende bepaald.
- De deelnemer waarop de plaatsing betrekking heeft
- Het concrete onderwijsproduct in het arrangement van de deelnemer waarop de
plaatsing betrekking heeft
- De geselecteerde BPV-plaats (en leerbedrijf ) waar de deelnemer zal worden
geplaatst

504. 156 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
De plaatsing van de deelnemer wordt vervolgens geregistreerd, door deze drie
gegevens (deelnemer, onderwijsproduct en stageplaats) vastgelegd, gekoppeld aan
een aantal aanvullende gegevens over de plaatsing zoals aanvangsdatum en eind-
datum, vergoeding, naam begeleider(s) en andere afspraken.
AFLEIDEN INITIËLE ARRANGEMENTEN
Opmerking:
- deze functie is een achtergrond functie.
- de functie wordt uitgevoerd nadat een leervraag beschikbaar is voor arrangeren
(dit wijkt af van het huidige activiteitendiagram)
Ondersteunt use cases
- Use Case: Arrangement specificeren o.b.v. onderwijscatalogus
• Activiteit: Tonen laagste aggregatieniveau + aanvullen met randvoorwaardelijke
producten
Doel
Initieel arrangement specificeren zodat de arrangeur overzicht en inzicht kan krij-
gen in wat en hoe nog gearrangeerd moet worden.
Korte beschrijving
Elke leervraag die geformuleerd is wordt automatisch uiteengerafeld (lees: nader
specificeren) tot aan onderwijsproducten op het laagste aggregatieniveau van de
onderwijscatalogus. Ook eventuele randvoorwaardelijke onderwijsproducten worden
toegevoegd.
TONEN ARRANGEMENTEN OVERZICHT
Opmerking: deze functie gaat er vanuit dat het automatisch uiteenrafelen van de
leervraag reeds heeft plaatsgevonden door de functie ‘Afleiden initiële arrangemen-
ten’. Dit is een verandering t.o.v. het huidige activiteitendiagram.
Deze functie wordt gedurende de hele use case steeds weer gebruik. Ze vormt een
centrale spil in het arrangeren. Op het moment dat deze functie later in het proces
weer gebruikt wordt zijn de arrangementen niet meer initieel, maar eventueel reeds
bewerkt door de arrangeur.

505. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 157
Ondersteunt use cases
- Use Case: Arrangement specificeren o.b.v. onderwijscatalogus
• Activiteit: Opvragen vastgelegde geformuleerd leervraag
Doel
Inzicht krijgen in de status van alle arrangementen.
Korte beschrijving
Een overzicht tonen van arrangementen (van een arrangeur) die betrekking hebben
op een bepaalde periode. Van elk arrangement wordt getoond:
- deelnemer
- status van leervraag/arrangement
- resultaat van de controle functie ‘Controleren arrangement’
Vanuit het overzicht kan de functie ‘Vastleggen arrangement’ worden gestart.
VASTLEGGEN ARRANGEMENT
Ondersteunt use cases
- Use Case: Arrangement specificeren o.b.v. onderwijscatalogus
• Activiteit: Keuze maken uit lijst optionele producten
• Activiteit: Opstellen arrangement alternatieven
• Activiteit: Keuze (maken uit) alternatieven
- Use Case: Individueel roosterprobleem oplossen
• Activiteit: Aanpassen leervraag en arrangement
- Use Case: Afhandelen niet planbare arrangementen
• Activiteit: Aanpassen leervraag en arrangement
Doel
Het klaarmaken van de leervraag voor het roosterproces (use case ‘Rooster maken’).
Korte beschrijving
De functie toont de leervraag en het arrangement van 1 deelnemer. De arrangeur kan:
- optionele onderwijsproducten (de)selecteren
- agendaplanning: onderwijsproducten in een volgorde zetten (met ‘slepen’) en in
periodes plaatsen
- aanvullende voorwaarden opnemen (zie use case)

506. 158 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
De arrangeur moet verschillende alternatieve arrangementen voor de deelnemer
kunnen maken. Deze voor en nadelen van deze alternatieven kan hij tegen elkaar
afwegen met ondersteuning van de functie ‘Controleren arrangement’. De resulta-
ten van deze functie moeten continu zichtbaar zijn voor de verschillende alternatie-
ven, voor de arrangeur.
De arrangeur kan een definitief arrangement uit de alternatieven kiezen.
CONTROLEREN ARRANGEMENT
Ondersteunt use cases
- Use Case: Arrangement specificeren o.b.v. de onderwijscatalogus
• Activiteit: Beoordelen alternatieven
Doel
Komen tot een arrangement dat voldoet aan de eisen en wensen van de wet, instel-
ling en deelnemer.
Korte beschrijving
Controleren of de vastgelegde leervraag voldoet aan een aantal normen:
- urennorm (wettelijk)
- businessrules (van de instelling)
- wensen deelnemer (de randvoorwaarden / wensen die in de use case ‘formuleren
leervraag’ en ‘arrangement specificeren’ zijn genoemd.)
- de normen die in de onderwijscatalogus zijn opgenomen
Tevens geeft deze functie inzicht in het collectief van de reeds gemaakte arrange-
menten en de verhouding van het onderhanden arrangement hiertoe. Dit moet nog
verder uitgewerkt worden (complexe functionaliteit). We denken hierbij aan:
- de spreiding van deelnemers over de individuele onderwijsproducten in de ko-
mende periode
- eventueel ook inzicht in de beschikbaarheid van die onderwijsproducten (wat
afhankelijk is van de beschikbaarheid en planning van middelen.) Dit vereist roos-
termachine functionaliteit.
- bijvoorbeeld kan hierbij met een score worden gewerkt die het mogelijk maakt
alternatieven met elkaar te vergelijken (o.b.v. wellicht efficiëntie, haalbaarheid,
etcetera)

507. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 159
REGISTRATIE STATUS LEERVRAAG EN ARRANGEMENT
Ondersteunt use cases
- Use Case: Formuleren leervraag
• Activiteit: starten Werkopdracht Begeleiding en advies
• Activiteit: Vastleggen geformuleerde leervraag
• Activiteit: starten Werkopdracht Specificeren arrangement
- Use Case: Arrangement specificeren o.b.v. de onderwijscatalogus
• Activiteit: Arrangement definitief maken
Doel
Ondersteunen van een juiste workflow door het proces van intake tot aan arrange-
ren. Daarnaast overzicht kunnen bieden over de voortgang van alle leervraag en
arrangeerprocessen.
Korte beschrijving
Het registeren van de status van een geformuleerde leervraag en het arrangement.
De status kan zijn:
- Leervraag is nog in behandeling (nog niet volledig geformuleerd)
- Geformuleerde leervraag oke, door naar arrangeren
- Er is geen passend aanbod voor de leervraag, terug naar begeleiding en advies
- Initieel arrangement
- Definitief arrangement
Deze statussen moeten niet verloren gaan, maar als een log geregistreerd worden.
De laatste logregel is de actuele status.
COMMUNICATIE OVER ROOSTER NAAR DEELNEMER (INITIEEL BERICHT, REMINDERS)
Ondersteunt use cases
- Use Case: Deelnemer accepteert
• Activiteit: Versturen rooster of bericht (deze activiteit is ook beschreven bij de
use case ‘effectueren rooster’)
• Activiteit: Sturen reminder voor accepteren rooster
- Use Case: Effectueren rooster
• Activiteit: Publiceren rooster (deze activiteit is deels ook beschreven bij de use
case ‘Deelnemer accepteert’)

508. 160 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Doel
Deelnemers, docenten en andere betrokkenen zijn op de hoogte dat het nieuwe
rooster er is. De deelnemers zijn op de hoogte van de termijn waarin zij kunnen
reageren.
Korte beschrijving
Aan de deelnemer, docenten en andere betrokken wordt een bericht verstuurd (op
nader te bepalen wijze). Bij deelnemers en docenten kan dit bericht het voor hen
persoonlijk geldende rooster bevatten (deelnemersrooster / docentrooster) of er-
naar verwijzen. Het bericht aan andere betrokkenen verwijst naar functionaliteit
om de voor hen relevante delen van het rooster te kunnen raadplegen. Als naar
het deelnemersrooster verwezen wordt, dan kan dit door de deelnemer bekeken
worden met de functie ‘Tonen deelnemersrooster’.
In het bericht aan de deelnemer wordt gevraagd om het rooster actief of passief te
accepteren (zie de use case ‘Deelnemer accepteert’).
In een later stadium kunnen met deze functie reminderberichten aan de deelne-
mers verstuurd worden. Hierbij kan aangegeven worden of slechts een deel van de
deelnemers het reminder bericht kan ontvangen. Deze selectiefunctie is verschillend
bij actief en passief accepteren.
TONEN DEELNEMERROOSTER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Deelnemer accepteert
• Activiteit: Beoordelen rooster (door deelnemer)
Doel
De deelnemer kan kennis nemen van zijn actuele deelnemersrooster (voor de hui-
dige en komende periode).
Korte beschrijving
Er wordt een overzicht getoond van het deelnemersrooster:
- onderwijsactiviteiten die voor de deelnemer gepland zijn (en hij daarom geacht
wordt aan deel te nemen) (activiteit, locatie, etc.)
- gemarkeerd wordt of het roosterdeel betrekking heeft op een huidige/komende
periode en wel/niet geaccepteerd is.
In dit rooster is het belangrijk dat bepaalde aanvullende informatie zichtbaar is:
- Is het een onderwijsproduct waarop kan / moet worden ingeschreven

509. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 161
- Is het een individuele aanvulling op het rooster, of een activiteit uit het initiële
rooster
- In het geval van een oplossing van een uitvoeringsprobleem of calamiteit, moet
zichtbaar zijn wat de oorspronkelijke situatie was en wat de wijziging is
REACTIE VAN DEELNEMER OP ROOSTER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Deelnemer accepteert rooster
• Activiteit: Kenbaar maken wel of niet accepteren rooster (passief / actief)
- Use Case : Individueel roosterprobleem oplossen
• Activiteit: bericht aan begeleider dat deelnemer rooster niet accepteert
Doel
Verkrijgen van acceptatie van de deelnemersroosters. Dit dient twee doelen: inzicht
van de instelling en commitment van de deelnemer.
Korte beschrijving
De deelnemer kan in met deze functie aangeven of hij het rooster wel of niet ac-
cepteert. Dit gaat in een bericht naar zijn begeleider indien hij het rooster niet
accepteert.
De presentatie van de vraag en de antwoordmogelijkheid zal anders zijn bij actieve
en passieve acceptatie. Teven wordt in beide gevallen op een andere wijze om
toelichting gevraagd. (Dit moet in het detailontwerp van het systeem uitgewerkt
worden.)
INCIDENTELE AANPASSING DEELNEMERSROOSTER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Individueel roosterprobleem oplossen
• Activiteit: Vastleggen oplossing in GRID
- Use Case: Monitoren acceptatie deelnemersrooster
• Activiteit: Registreren roosteroplossing in GRID

510. 162 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
- Use Case: Afhandelen niet planbare arrangementen
• Activiteit: Registreren roosteroplossing in GRID
Doel
Een geaccepteerd deelnemersrooster.
Korte beschrijving
Deze functie voorziet in een mogelijkheid om voor een individuele deelnemer (of
een beperkte groep) een oplossing te zoeken binnen het bestaande rooster. Er
wordt in het bestaande rooster gezocht naar een oplossing (ruimte bij andere
onderwijsproducten) en het rooster wordt aangepast zonder consequenties voor
andere deelnemers. Dit wordt ook wel ‘gaatjes vullen’ genoemd.
De volgende activiteiten kunnen gebruikt worden om een alternatief deelnemers-
rooster samen te stellen.
Zoeken naar alternatieven
Op basis van zoekcriteria (bepaalde onderwijsproduct gecombineerd met bepaalde
periode) kan gezocht worden naar ruimte in het bestaande (geëffectueerde) rooster.
Aanpassen deelnemersrooster
Wanneer er een geschikt alternatief voor de deelnemer(s) is gevonden, dan kan het
rooster voor de betreffende deelnemer(s) worden aangepast. Dit gebeurt recht-
streeks in het actuele (geëffectueerde) rooster.
Voorbeelden:
- zelfde lessen of opdrachten volgen bij andere groepen (bij een andere klas/groep
of in een ander domein).
- een deelnemer volgt een onderwijsproduct, welke gearrangeerd stond in een
volgende periode of de deelnemer volgt een ander, maar vergelijkbaar onderwijs-
product.
- een bepaalde groep deelnemers heeft zijn rooster niet geaccepteerd, maar dit
kan worden opgelost met een relatief kleine wijziging op het rooster, zoals het
verplaatsten naar andere locatie of tijdstip

511. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 163
RAPPORTAGE ROOSTERACCEPTATIE
Ondersteunt use cases
- Use Case: Monitoren acceptatie deelnemerrooster
• Activiteit: Opstellen rapportage roosteracceptatie
• Activiteit: Analyse knelpunten in roosteracceptatie
Doel
Het nemen van passende maatregelen als de roosteracceptatie onvoldoende is.
Korte beschrijving
Deze rapportage geeft een overzicht van de voortgang van deelnemeracceptatie.
Dit gebeurt op twee niveaus.
Kengetallen
Middels een aantal kengetallen wordt aangegeven in welke mate de deelnemers-
roosters zijn geaccepteerd.
- Percentage deelnemers dat heeft geaccepteerd
- Percentage deelnemers dat niet heeft geaccepteerd
- Resterende (percentage van de) tijd dat deelnemers nog kunnen reageren
Details
In een detailrapportage kan inzicht verkregen worden in de redenen.
- Samenhang tussen de deelnemers die niet hebben geaccepteerd: zelfde opleiding,
onderwijsproduct(en), locatie of tijdstip (dus wat zijn de overeenkomstige ken-
merken van de deelnemers die niet hebben geaccepteerd?)
- Overzicht van de ingevoerde redenen bij het niet accepteren
HANDMATIGE REGISTRATIE AAN- EN AFWEZIGHEID DOOR DOCENT
Ondersteunt use cases
- Use Case: Vastleggen aanwezigheid - afwezigheid
Doel
Een correcte registratie van de aanwezigheid van de deelnemers.
Een correcte registratie van de aan- en afwezigheid van de deelnemers.

512. 164 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Korte beschrijving
De docent kan onderwijsproduct, locatie, datum en tijd invoeren of selecteren (of
deze worden deels automatisch opgehaald uit het rooster.)
In een bijbehorend aan- en afwezigheid overzicht kan een docent of administratief
medewerker aan- en afwezigheid van deelnemers registeren. Indien de aanwezig-
heid van bepaalde deelnemers verwacht is (bekend via rooster) dan zijn deze reeds
opgenomen in de lijst (kan ook worden geprint). Deelnemers die aanwezig zijn,
maar waarvan de aanwezigheid vooraf onbekend was, kunnen als aanwezig toege-
voegd worden aan de lijst. Van elke in de lijst opgenomen deelnemer kan de status
aan/afwezig veranderd worden.
Bij de afwezigheidregistratie is ook een optie om de afwezigheid als geoorloofd te
kenmerken (voor als een deelnemer b.v. ziek naar huis gaat.) Dan moet de reden
aangetekend worden.
HANDMATIGE REGISTRATIE AANWEZIGHEID DOOR DEELNEMER
Ondersteunt use cases
- Use Case: Vastleggen aanwezigheid - afwezigheid
Doel
Een correcte registratie van de aanwezigheid van de deelnemers
Korte beschrijving
Via een persoonlijke scherminterface kan een deelnemer zijn aanwezigheid bij een
onderwijsactiviteit registeren. Indien de aanwezigheid van de deelnemer vooraf ver-
wacht is kan hij zijn status op aanwezig zetten. Ander kan hij zijn naam toevoegen
aan de onderwijsactiviteit. Indien er geen koppeling is met het rooster, dan kan de
deelnemer onderwijsproduct, locatie, datum en tijd ook invoeren.
SEMIAUTOMATISCHE REGISTRATIE AAN- EN AFWEZIGHEID
Ondersteunt use cases
- Use Case: Vastleggen aanwezigheid - afwezigheid
Doel
Een correcte registratie van de aanwezigheid van de deelnemers

513. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 165
Korte beschrijving
Via een semiautomatisch systeem (pasjessysteem, RFID systeem, etc.) kan een
deelnemer (of zijn docent) zijn aanwezigheid laten scannen; zijn identiteit, de loca-
tie, datum en tijd worden automatisch geregistreerd. Indien er een koppeling is met
het rooster dan kan de onderwijsactiviteit afgeleid worden. Een alternatief hiervoor
is dat de docent de onderwijsactiviteit invoert waarop deelnemers zich registeren.
Indien er een koppeling met het rooster is, kan het systeem de afwezigheid van een
deelnemer afleiden uit het feit dat zijn aanwezigheid niet geregistreerd is.
VALIDATIE AANWEZIGHEIDSREGISTRATIE
Ondersteunt use cases
- Use Case: Vastleggen aanwezigheid - afwezigheid
Doel
Een correcte registratie van de aanwezigheid van de deelnemers (gevalideerd door
docent)
Korte beschrijving
Aanwezigheidsregistraties die door een deelnemer zijn ingevoerd kunnen door een
docent gevalideerd worden. De uitkomst van de validatie kan vastgelegd worden
bij de geregistreerde aanwezigheid. (Eventueel kan een link gemaakt worden naar
bewijsstukken.)
REGISTRATIE AFWEZIGHEIDMELDING
Ondersteunt use cases
- Use Case: Melden afwezigheid door Deelnemer
• Activiteit: Registratie melding inclusief reden
Doel
Registratie hebben van afwezigheidmeldingen.
Korte beschrijving
Bij de deelnemersgegevens kan een afwezigheidmelding worden opgenomen, met
begindatum en -tijd, einddatum en -tijd en reden. Er wordt automatisch een bericht
over de melding gestuurd naar de begeleider van de deelnemer.

514. 166 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
REGISTRATIE GEOORLOOFDHEID AFWEZIGHEID
Ondersteunt use cases
- Use Case: Melden afwezigheid door Deelnemer
• Activiteit: Registratie geoorloofd verzuim
• Activiteit: Registratie niet geoorloofd verzuim
Doel
Registratie hebben van de geoorloofdheid van afwezigheid.
Korte beschrijving
Bij de deelnemersgegevens, bij een afwezigheidmelding, kan de geoorloofd-
heid worden aangetekend van de afwezigheid. Standaard staat deze status op on-
bekend. Als een (gemelde) afwezigheid ongeoorloofd is, moet aangetekend worden
op basis waarvan deze conclusie getrokken is.
Als een (gemelde) afwezigheid als geoorloofd beoordeeld is, dan wordt bij alle
afwezigheidregistraties in de betreffende periode aangetekend dat deze geoorloofd
zijn. (Andere afwezigheidregistraties worden in ander rapportagefuncties als onge-
oorloofd gerapporteerd.).

515. ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN 167
COLOFON
Triple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak Amersfoort
Vormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort
Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.
Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

516. 168 ONDERWIJSLOGISTIEK, ROOSTEREN EN BEHEREN MIDDELEN
Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

517. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 1
FUNCTIONEEL ONTWERP
PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING
EN PORTFOLIO

518. 2 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO

519. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 3
INLEIDING
In dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de primair
proces ondersteuning en het portfolio.
Dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. Dit staat los van de onder-
steuning daarvan door een concreet ICT-systeem. De hier beschreven functionaliteit
kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ICT-systeem of
als één of meer aparte ICT-systemen.
Beschrijvend en technisch gedeelte
Dit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. Een beschrijvend gedeelte,
waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge-
deelte, waarin alle use cases, activiteitendiagrammen, functies en werkopdrachten
staan weergegeven.
In het beschrijvend gedeelte wordt u door de belangrijkste ‘delen’ van ons ontwerp
geloodst. Daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uitgangs-
punten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. Tevens is aangegeven waar de keuzemo-
gelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen zich bevinden.
Het beschrijvende gedeelte bestaat uit vier delen. Ieder deel omvat een apart
onderdeel van het ontwerp en heeft betrekking op een onderdeel van de primair
proces ondersteuning en portfolio. Elk deel valt uiteen in een aantal use cases. Aan
het begin van het deel wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt waar u zich
bevindt binnen het totaal aan use cases.
In elk deel geven we onder de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspun-
ten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. Daarna volgt een
beschrijving van de use cases. Dit is een beschrijving van het proces vanuit het
perspectief van een gebruiker van het systeem.
Na het lezen van alle delen heeft u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit
het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functioneel ontwerp primair
proces ondersteuning en portfolio.
Mocht u daarin geïnteresseerd zijn dan kunt u in het technische gedeelte
de gedetailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technische gedeelte bevat
een ‘platte’ export uit de Triple A-wiki.

520. 4 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 3
Beschrijvend en technisch gedeelte 3
Beschrijvend gedeelte 5
Deel I: Leertrajectbegeleiding 6
Uitgangspunten en keuzes 7
Onderwijsintake 7
Opstellen plan en begeleiding komende periode 8
Monitoren voortgang 8
Peilstok hanteren formatieve resultaten 8
Adviesgesprek voeren 9
Deel II: Opleiden en vormen 10
Uitgangspunten en keuzes 11
Het beoordelen van competenties en kennis 11
Het registreren van incidenten 11
Reageren op afwijkingen in de houding en het gedrag van een deelnemer 12
Deel III: Portfolio van de deelnemer 13
Uitgangspunten en keuzes 14
Verzamelen en importeren instroomgegevens 14
Onderhouden gegevens deelnemer 14
Opnemen POP & PAP in portfolio 15
Verzamelen en delen van producten 15
Opnemen bevroren producten 16
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten 16
Exporteren portfolio 16
Deel IV: Examineren 17
Uitgangspunten en keuzes 18
Het aanvragen van het examen 18
Het beschikbaar stellen en organiseren van het examen 18
Het uitvoeren van het examen 19
Vastleggen summatief resultaat en diplomeren 20
Technisch gedeelte 23

521. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 5
BESCHRIJVEND GEDEELTE

522. 6 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
DEEL I: LEERTRAJECTBEGELEIDING

523. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 7
Uitgangspunten en keuzes
- De leervraag van de deelnemer staat centraal in de onderwijsintake en begelei-
ding van de deelnemer
- Er bestaat de mogelijkheid om de administratieve ‘intake’ en de ‘onderwijsintake’
geheel of gedeeltelijk samen te voegen
- De ontwikkeling op lange en korte termijn wordt door instelling en deelnemer
gezamenlijk geformuleerd en daarna vastgelegd in plan(nen)
- Het formuleren en vastleggen van plannen en afspraken geeft de deelnemer hou-
vast en de begeleider de hulpmiddelen om te adviseren en bij te sturen
- De formatieve peilstok laat de formatieve resultaten zien en biedt zicht op de
vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer
- Het is mogelijk de formatieve peilstok, op basis van een door de instelling gedefi-
nieerd referentiekader, te gebruiken bij het definiëren van mogelijke leerroutes
- Een adviesgesprek kan periodiek worden ingepland
Het deelnemersdossier is de verzamelnaam voor het complete dossier van een
In het fuctioneel ontwerp dat u nu deelnemer. Dit dossier bevat alle documenten en gegevens die direct aan de deel-
gaat lezen worden verschillende nemer gekoppeld zijn.
dossiers aangehaald. De samen- Het deelnemersdossier bestaat uit een viertal onderdelen.
hang van deze dossiers vindt u in
het schema rechts op deze pagina.
De verschillende dossiers worden
uitgelegd in de begrippenlijst.
Onderwijsintake
Naast de administratieve intake die wordt vastgelegd in de kernregistratie deelne-
mergegevens is een onderwijskundige intake beschreven. Centraal in de onderwijs-
intake staat het bespreken van de achtergrond van de deelnemer en het onderzoe-
ken van de mogelijkheden voor instroom.
De administratieve intake en de onderwijsintake leveren samen de benodigde in-
formatie op voor het maken van de verbintenis en het daarop volgende formuleren
van de leervraag.
Uitzondering op deze regel: als tijdens de onderwijsintake blijkt dat er een EVC-
beoordeling moet plaatsvinden en de onderwijsorganisatie ervoor kiest om deze
procedure op te starten nog voordat er met de deelnemer een verbintenis wordt
aangegaan.

524. 8 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Opstellen plan en begeleiding komende periode
Na de onderwijsintake en het maken van de verbintenis of na het voeren van een
adviesgesprek bespreken deelnemer en (leertraject)begeleider de leervraag en/
of ontwikkeling van de deelnemer. Dit leidt tot het opstellen of aanvullen van het
Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) voor de lange termijn én een Persoonlijk Actie
Plan (PAP) voor de eerstkomende periode. In het plan voor de korte termijn staat
(de basis voor) de leervraag beschreven.
Daarnaast maken deelnemer en (leertraject)begeleider afspraken over de gewenste
begeleiding tijdens de komende periode. Het ontwikkelplan, actieplan en andere
gemaakte afspraken worden opgenomen in het begeleidingsdossier en eventueel
toegevoegd aan het portfolio. Dit is het vertrekpunt voor de deelnemer voor het
volgen van het onderwijs en voor de begeleiding is het de leidraad in het monitoren
van de voortgang.
Monitoren voortgang
Op basis van informatie uit het primaire proces wordt de voortgang van de deelne-
mer gemonitord in het kader van zijn leerloopbaan. De resultaten van het monito-
ren worden gebruikt als basis voor het adviesgesprek. De begeleider kan op ieder
gewenst moment de stand van zaken bekijken en de voortgang van een deelnemer
volgen.
De formatieve peilstok toont de formatieve resultaten van de deelnemer en geeft
de (leertraject)begeleider en de deelnemer inzicht in zijn vorderingen en ontwikke-
ling. De formatieve peilstok kan gebruikt worden om te beoordelen of een deelne-
mer gereed is om examen (summatieve toets) te doen en voor het genereren van
informatie voor de te adviseren leerroute.
De summatieve peilstok biedt de deelnemer en de (leertraject)begeleider inzicht in
de behaalde en nog te behalen summatieve resultaten voor de beoogde diplome-
ring (uitstroomkwalificatie). Bovendien biedt deze peilstok de mogelijkheid om de
resultaten af te zetten tegen andere kwalificatiedossiers en te onderzoeken welke
kwalificatie binnen bereik is.
Alle gegevens worden geïnterpreteerd, geanalyseerd en gebruikt voor het advies-
gesprek met de deelnemer.
Peilstok hanteren formatieve resultaten
De formatieve peilstok is hierboven beschreven als een onderdeel van de use case
Monitoren voortgang deelnemer, maar kan ook vanuit andere use cases worden
gebruikt.

525. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 9
De formatieve resultaten van een deelnemer worden geregistreerd. Indien gewenst,
is het mogelijk de (formatieve) vorderingen van de deelnemer af te zetten tegen
een instellingspecifieke beoordelingssystematiek. Hieruit kan worden afgeleid wat
de vordering of ontwikkeling van een deelnemer is in relatie tot bijvoorbeeld een
leerroute (of een kwalificatiedossier). Het systeem geeft de stand van zaken weer
middels een rapportage. Deze rapportage presenteert de formatieve resultaten in
de structuur van de beoordelingssystematiek, met daarbij de studiebelastinguren.
Op basis van een door de instelling gedefinieerd referentiekader is het mogelijk één
of meer mogelijke leerroutes te genereren.
Adviesgesprek voeren
Adviesgesprekken kunnen periodiek worden ingepland om de voortgang met de
deelnemer te bespreken. Daarnaast kan het zijn dat de deelnemer zelf een verzoek
indient voor een adviesgesprek of dat er naar aanleiding van een signalering door
een docent of andere gebeurtenis een gesprek wordt gepland. Er wordt ook een
adviesgesprek gepland wanneer blijkt dat het arrangement (gedeeltelijk) niet plan-
baar is voor de komende roosterperiode of als blijkt dat de deelnemer het rooster
niet accepteert.
In het gesprek bespreken en bepalen de deelnemer en de (leertraject)begeleiding
samen de beste leerroute voor de deelnemer en worden eventueel andere relevante
aspecten besproken. Wanneer er specifieke signaleringen met betrekking tot de
houding of het gedrag van de deelnemer, incidenten of opmerkelijke veranderingen
in de resultaten aan de orde zijn, wordt dat uiteraard in het gesprek meegenomen.
Als de deelnemer zijn rooster niet heeft geaccepteerd of zijn arrangement is (deels)
niet planbaar gebleken, komt dat uiteraard ook in het gesprek aan de orde.
Tijdens dit adviesgesprek wordt gekeken of er aanpassing van het lopende plan
(PAP) nodig is. Indien nodig, kan worden afgesproken het plan aan te passen. Daar-
bij kan worden afgesproken dat er bepaalde producten worden opgenomen in het
portfolio. Bijvoorbeeld in het kader van een beoogde summatieve toets.
Als uit de verzamelde gegevens en het adviesgesprek blijkt dat de deelnemer aan-
getoond heeft dat hij gereed is voor examinering, kan een examen worden aange-
vraagd. Dit kan door zowel de (leertraject)begeleider als de deelnemer gebeuren.

526. 10 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
DEEL II: OPLEIDEN EN VORMEN

527. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 11
Uitgangspunten en keuzes
- Alle constateringen die een docent, praktijkopleider of stagebegeleider doet
tijdens de uitvoering van het onderwijs en die relevant zijn voor de begeleiding,
worden geregistreerd in het begeleidingsdossier
- Wanneer directe actie van de begeleiding noodzakelijk is, wordt naast de registra-
tie een signaal aan de begeleiding gegeven
- Formatieve resultaten zijn van belang voor het primaire proces en de begeleiding
en geven zicht op de ontwikkeling en voortgang
- Formatieve resultaten hebben, in tegenstelling tot summatieve resultaten, geen
directe waarde voor de kwalificering of diplomering van een deelnemer
Het beoordelen van competenties en kennis
Gedurende de tijd dat een deelnemer onderwijs volgt, in welke vorm dan ook,
vinden er op allerlei manieren beoordelingen plaats. Dat kan een vooraf bepaald
beoordelingsmoment zijn. Het kan ook een moment zijn waarop de deelnemer zelf
vraagt om een beoordeling, bijvoorbeeld van producten die hij in zijn portfolio heeft
verzameld. Het gaat hier om zogenaamde formatieve beoordelingen, die als belang-
rijkste doel hebben de deelnemer feedback te geven en zo inzicht te geven in zijn
vorderingen in het leerproces.
Een beoordeling vindt altijd plaats in het kader van een bepaald onderwijsproduct.
De informatie die aan het onderwijsproduct is gekoppeld (de metadata), is hierbij
heel belangrijk. Zo kan er bijvoorbeeld kennis beoordeeld worden (met een toets)
of er kunnen competenties worden beoordeeld. De relevante competenties zijn dan
af te leiden uit de beschrijvende kenmerken van het onderwijsproduct. Het kan ook
zijn dat er een bepaald beoordelingsformat wordt gebruikt waarin is gedefinieerd
welke aspecten of competenties worden beoordeeld, en op basis van welke criteria
deze worden getoetst.
Het resultaat van de beoordeling wordt vastgelegd in een beoordelingsregistratie. Een
beoordeling kan betrekking hebben op het hele onderwijsproduct, of bestaan uit be-
oordelingen per relevante competentie. In dit geval worden er dus één of meerdere
formatieve resultaten vastgelegd, die gekoppeld zijn aan het betreffende onderwijs-
product of aan een aantal specifieke competenties die voor dat product relevant zijn.
Het registreren van incidenten
Een docent of andere betrokkene bij het onderwijs kan te maken krijgen met een
incident. Een incident is een inbreuk op het huisreglement van de instelling waarop
direct actie ondernomen moet worden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan over het
bedreigen van personeel of het plegen van vernielingen. Naast deelnemers kan

528. 12 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
het ook om incidenten gaan waarbij personeel van de instelling of buitenstaanders
betrokken zijn. In het geval dat er een deelnemer bij betrokken is, moet worden
beoordeeld of registratie van het incident in het begeleidingsdossier van de deelne-
mer nodig is.
Doorgaans heeft een instelling procedures om ervoor te zorgen dat de afgesproken
gedragsregels worden gehandhaafd en daarmee te voldoen aan haar wettelijke ver-
plichtingen. Het protocol voor het registreren en afhandelen van incidenten omvat
onder andere het toetsen van een melding aan een aantal criteria, de registratie
van het incident, de wijze van onderzoeken, rapporteren en escaleren en het uitein-
delijk nemen van de passende maatregel.
Reageren op afwijkingen in de houding en het gedrag van een deelnemer
Een docent, praktijkopleider of stagebegeleider kan tijdens de onderwijsactiviteiten
een afwijkende houding of afwijkend gedrag van een deelnemer constateren. Een
deelnemer die (al een tijdje) ongeïnteresseerd in de groep zit of een deelnemer die
belt tijdens een les. Maar ook een goede leerling die plotseling slechte cijfers haalt.
Dit soort afwijkingen in de houding en het gedrag van een deelnemer zijn belang-
rijke signalen voor de begeleiding. In tegenstelling tot de registratie van incidenten
leidt een afwijkende houding en/of afwijkend gedrag niet altijd tot directe actie,
maar tot een registratie in het begeleidingsdossier van de deelnemer en eventueel
een signaal naar de leertrajectbegeleiding.
De signalering van deze afwijkingen in houding en gedrag van een deelnemer wor-
den vastgelegd in het begeleidingsdossier van de deelnemer. De docent geeft daar-
bij aan of directe actie van de begeleider nodig is of dat de constateringen gewoon
kunnen worden meegenomen in het begeleidingsproces. De leertrajectbegeleider
zal op basis van deze registratie afspraken met de deelnemer maken en eventueel
andere passende acties ondernemen en coördineren, zoals de inschakeling van een
zorgteam of jeugdzorg.
Naast de concrete formatieve en summatieve resultaten die een deelnemer behaalt
is deze registratie van de houding en het gedrag van een deelnemer belangrijk voor
het monitoren van de voortgang van een deelnemer.

529. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 13
DEEL III: PORTFOLIO VAN DE DEELNEMER

530. 14 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Uitgangspunten en keuzes
- Het portfolio is in principe van de deelnemer. De deelnemer is eigenaar en verant-
woordelijkheid voor het vullen en bijhouden van het portfolio
- Het portfolio kan breder worden ingezet dan binnen de onderwijsinstelling alleen
(voor de hele leerloopbaan; een leven lang leren)
- Instellingen kunnen kiezen op welke wijze het portfolio wordt ingezet
Verzamelen en importeren instroomgegevens
Begint de deelnemer aan zijn eerste opleiding, dan wordt een start gemaakt
met het opbouwen van zijn portfolio binnen de instelling. De onderwijsinstelling
maakt het portfolio voor de deelnemer aan en vult het, indien beschikbaar, met de
instroomgegevens van de deelnemer. In het geval dat de deelnemer een port-
folio meeneemt uit een vorige opleiding, wordt dit geïmporteerd en omgezet in
het format van de instelling. Het geïmporteerde portfolio wordt dan aangevuld en
geactualiseerd. De deelnemer krijgt de mogelijkheid de gegevens te controleren en
verbeteren.
Als de deelnemer nog geen bestaand portfolio elders heeft opgebouwd, start hij na
inschrijving met het vastleggen van de instroomgegevens in het nieuwe portfolio.
Het betreft de volgende gegevens:
- Persoonlijke gegevens (in geval van minderjarigheid ook gegevens ouders/
verzorgers)
- Beschrijving van onderwijsachtergrond
- Beschrijving van arbeidsachtergrond
- Beschrijving van stages
- Beschrijving van vrijwilligerswerk
- Opnemen van EVC’s
Onderhouden gegevens deelnemer
De gegevens van een deelnemer veranderen continu. Het kan gaan om wijzigingen
in de NAW-gegevens, extra informatie over stages en vrijwilligerswerk of informatie
over nieuw verworven kwaliteiten, competenties en/of certificaten. De deelnemer is
zelf verantwoordelijk voor deze informatie en het actueel houden van zijn portfolio.
De deelnemer vult of past zijn portfolio aan, voor wat betreft zijn reeds geregistreer-
de gegevens.
Het gaat hier uitdrukkelijk niet om het opnemen van producten in het portfolio, dat
gebeurt in de use case Verzamelen en Ordenen van producten.

531. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 15
Opnemen POP & PAP in portfolio
De deelnemer formuleert op basis van hetgeen hij op de lange termijn wil bereiken
een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). Vervolgens maakt de deelnemer samen
met de (leertraject)begeleider een persoonlijk activiteitenplan (PAP) voor elke
nieuwe periode. Als deze plannen zijn opgesteld en goedgekeurd, kunnen ze wor-
den opgenomen in het portfolio. De deelnemer kan bij elk nieuw of gewijzigd plan
besluiten deze op te nemen in zijn portfolio.
Verzamelen en delen van producten
Het portfolio stelt de deelnemer in staat het eigen leerproces inzichtelijk te maken
en te laten zien welke competenties hij beheerst.
Verzamelen, ordenen, reflecteren en delen
De deelnemer verzamelt producten in zijn portfolio ter ondersteuning van zijn leren.
Dit kunnen verslagen of werkstukken zijn, maar ook foto’s van fysieke producten
die de deelnemer heeft gemaakt. Deze producten kunnen met anderen worden
gedeeld en ter beoordeling worden aangeboden.
De volgende stappen worden onderkend in het portfolio:
- Verzamelen: de deelnemer zorgt ervoor dat producten in digitale vorm beschik-
baar zijn in het portfolio
- Ordenen: om alle producten in het portfolio overzichtelijk te houden ordent de
deelnemer de producten. Zo kan ook een verzameling producten worden sa-
mengesteld die kan worden gedeeld met anderen of ter beoordeling kan worden
aangeboden. Dit kan in een al dan niet voorgeschreven structuur
- Reflecteren: de deelnemer kan reflecteren op zijn leerproces en behaalde resulta-
ten en kan deze reflecties vastleggen in het portfolio
- Delen: de deelnemer kan producten beschikbaar stellen aan derden, bijvoorbeeld
aan andere deelnemers, docenten of een begeleider of beoordelaar. Dit kan ter in-
zage zijn, voor feedback of ter beoordeling. Dit delen van producten wordt gedaan
door rechten aan derden toe te kennen op (een verzameling van) producten. Bij
inzage ontstaat er geen uitwisselingsproces met de deelnemer. Bij feedback is er
de mogelijkheid om te reageren op de aangeleverde producten. Bij een beoorde-
ling van producten ontvangt de deelnemer de beoordeelde producten later terug,
voorzien van de formatieve of summatieve beoordeling

532. 16 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Opnemen bevroren producten
Als een product in het portfolio van een deelnemer is aangeboden voor een forma-
tieve of summatieve beoordeling, wordt daar door een beoordelaar een resultaat aan
toegekend. Dit product wordt dan inclusief het toegekende resultaat in “bevroren”
toestand binnen de instelling bewaard als (formatief of summatief) bewijs.
De deelnemer heeft de mogelijkheid om deze bevroren producten, die in de onder-
wijsinstelling digitaal bewaard worden, te kopiëren en op te nemen in zijn eigen
portfolio. Op deze manier kan de deelnemer in zijn portfolio bewijsmateriaal opbou-
wen waarmee hij zijn behaalde formatieve en summatieve resultaten kan aantonen.
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten
Vanuit het portfolio heeft de deelnemer de mogelijkheid om zijn vorderingen qua
formatieve en summatieve resultaten inzichtelijk te maken. De deelnemer heeft
voor een deel toegang tot dezelfde hulpmiddelen die de begeleider ook kan gebrui-
ken bij het monitoren: de formatieve en summatieve peilstok. Dit geeft de deelne-
mer inzicht in de behaalde formatieve en summatieve resultaten en hoe de deelne-
mer daarin staat ten opzichte van het afgesproken leertraject en de beoogde doelen
(examinering en/of diplomering).
Exporteren portfolio
Als de deelnemer verandert van opleiding of als hij na de opleiding gaat werken,
kan hij zijn portfolio meenemen om het verder uit te bouwen (een leven lang le-
ren), eventueel ook buiten onderwijsinstellingen. Er zijn in dit verband ontwikkelin-
gen waarbij gemeenten leerresultaten, waaronder het portfolio, willen koppelen aan
het DigID van de deelnemer om uitwisseling van leerresultaten tussen onderwijsin-
stellingen te bevorderen.
Het exportbestand kan bestaan uit de volgende gegevens:
- NAW-Gegevens
- Ontwikkelingsvoorwaarden
- Doelen & ambities
- Interesses
- Relaties & netwerken
- Competenties
- Activiteiten
- Producten
- Evaluaties
- Niet-kwalificerende reflecties
- Kwalificerende reflecties
- Formele erkenningen

533. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 17
DEEL IV: EXAMINEREN

534. 18 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Uitgangspunten en keuzes
- Per individu kan een examen(-onderdeel) worden aangevraagd
- Examens en EVC-beoordelingen zijn als product in de onderwijscatalogus opgenomen
- Een examen of EVC-beoordeling leidt tot een summatief resultaat en telt daarmee
mee voor de kwalificering of diplomering van de deelnemer
- Het examendossier is een onderdeel van het deelnemersdossier en bevat de be-
wijsstukken, summatieve beoordelingen en examen- en EVC-rapportages
- Summatieve resultaten worden behalve in het examendossier ook in de kernregis-
tratie deelnemers vastgelegd ten behoeve van de diplomering
Het aanvragen van het examen
Per individu kan een examen(-onderdeel) worden aangevraagd. Dit zal in veel ge-
vallen gebeuren als gevolg van de afspraken die zijn gemaakt in het adviesgesprek
met zijn leertrajectbegeleider. In dit adviesgesprek is duidelijk geworden dat de
deelnemer gereed is voor examinering, bijvoorbeeld door te kijken naar de behaal-
de formatieve resultaten en andere informatie in het begeleidingsdossier. De for-
matieve peilstok kan in dit proces behulpzaam zijn, omdat deze inzicht geeft in de
vorderingen en ontwikkeling van een deelnemer in relatie tot een beoogd examen.
Voor bepaalde typen opleidingen, zoals VMBO en VAVO, worden de examens niet
door de individuele deelnemers aangevraagd, maar collectief. De leertrajectbege-
leider bepaalt dan welke deelnemers gereed zijn voor examinering. De examens
worden vervolgens collectief aangevraagd voor de hele groep.
Een examen kan de vorm hebben van een regulier examen met een beschreven
opdracht of een portfoliobeoordeling waarbij de deelnemer producten uit zijn port-
folio beschikbaar stelt op basis waarvan hij beoordeeld wordt. Deze situatie kan zich
voordoen als een deelnemer EVC(‘s) wil laten toetsen.
Bij het aanvragen van een examen is het wel belangrijk dat het examen past bin-
nen het verbintenisgebied waarbinnen de deelnemer is ingeschreven.
De aanvraag van het examen wordt geregistreerd in het deelnemerdossier van de
deelnemer. In het onderwijslogistieke proces dat volgt op het adviesgesprek zal het
betreffende onderwijsproduct worden opgenomen in de leervraag en het arrange-
ment van de deelnemer.
Het beschikbaar stellen en organiseren van het examen
Nadat een examen of EVC-beoordeling is aangevraagd, start binnen de instelling
het proces om het examen beschikbaar te stellen en ervoor te zorgen dat het exa-
men kan worden afgenomen.

535. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 19
Dit proces start met het in kaart brengen van de landelijke kwaliteitseisen, de
standaardeisen aan het examen en de eisen en wensen van zowel de deelnemer(s)
als de instelling. Hierbij wordt eventueel ook het zorgdossier van de deelnemer(s)
geraadpleegd om te bekijken of er met bijzondere omstandigheden rekening moet
worden gehouden.
Als de eisen en wensen bekend zijn, kan er op verschillende manieren voor worden
gezorgd dat het examenonderdeel daadwerkelijk beschikbaar wordt gesteld. De on-
derwijsorganisatie kan een summatieve toets uit de onderwijscatalogus selecteren
of de deelnemer kan zijn eigen examenopdracht formuleren door bijvoorbeeld het
opstellen van een onderzoeksvoorstel voor een werkstuk. De onderwijsorganisatie
heeft daarnaast de mogelijkheid om een examen in te kopen of te besluiten zelf een
nieuw examen te ontwikkelen. In het geval van een EVC-rapportage of portfoliobe-
oordeling gaat het alleen om het opstellen van een beoordelingsmodel.
Vaststellen
Wanneer het examen beschikbaar is moet het nog formeel worden vastgesteld. Dit
is de taak van de examencommissie. Als het examen nieuw ontwikkeld is, wordt
het, na vaststelling als summatieve toets, samen met het beoordelingsmodel als
onderwijsproduct opgenomen in de onderwijscatalogus.
Organiseren
Zodra het examen daadwerkelijk beschikbaar is, kunnen alle organisatorische en
logistieke acties in gang worden gezet om het examen ook daadwerkelijk te laten
plaatsvinden. Dit betekent dat de juiste deelnemers aan het examenproduct worden
gekoppeld door dit onderwijsproduct in hun arrangement op te nemen. Op basis
daarvan zal het examen daadwerkelijk worden geroosterd, waarbij overigens soms
de exacte datum vooraf al bekend is. De deelnemers worden dan geïnformeerd
over het examenreglement en de concrete uitvoering van het examen. Eventueel
kan in dat proces nog rekening worden gehouden met aanvullende wensen, zoals
bijvoorbeeld locatie, tijdstip of omgeving van het examen. Ook het BPV-bedrijf kan
eventueel aanvullende eisen stellen.
Het examenbureau zorgt er uiteindelijk voor dat alles wat nodig is om het examen
te kunnen laten plaatsvinden, wordt georganiseerd.
Het uitvoeren van het examen
Het examen wordt uitgevoerd door de deelnemer in het bijzijn van en onder verant-
woordelijkheid van de onderwijsinstelling. Tijdens of direct na de uitvoering vindt de
beoordeling plaats met als resultaat een examenrapportage of in het geval van een
EVC-beoordeling een EVC-rapportage.

536. 20 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Er zijn grofweg twee manieren waarop een deelnemer in een examen kan aantonen
dat hij aan de kwalificatie-eisen van het examen voldoet.
- Het uitvoeren van examenopdrachten
- Producten in een portfolio ter beoordeling beschikbaar stellen
In het geval van een portfoliobeoordeling stelt een deelnemer uit zijn portfolio een
bewijsmap samen. Dat is een verzameling producten in zijn portfolio waarmee de
deelnemer wil aantonen aan de kwalificatie-eisen te voldoen. Deze producten kun-
nen vanuit het portfolio aan de beoordelaar beschikbaar worden gesteld.
De aangeleverde bewijsmap of de uitgevoerde examenopdrachten worden gecon-
troleerd en beoordeeld. De beoordeling kan verschillende vormen hebben. Het kan
bijvoorbeeld de observatie zijn van het proces, een criteriumgericht interview of
een beoordeling van opgeleverde producten. Mogelijk kan ook de feedback van een
BPV-bedrijf worden betrokken in de beoordeling.
Vervolgens moet de deelnemer de mogelijkheid krijgen om iets met deze beoorde-
ling te doen, om bijvoorbeeld de producten in zijn bewijsmap aan te passen en te
verbeteren of om (een deel van) de examenopdracht opnieuw te doen.
Uiteindelijk wordt, eventueel na een iteratief proces, de uiteindelijke bewijsmap of
examenopdracht beoordeeld. Het beoordelingsmodel wordt ingevuld en er wordt
een procesverslag gemaakt. Het resultaat wordt opgenomen in het examendossier
en de uiteindelijke examen- of EVC-rapportage wordt gemaakt.
Als afsluiting wordt het behaalde summatieve resultaat toegevoegd aan het exa-
mendossier van de deelnemer. De definitieve producten in de bewijsmap worden als
bevroren product beschikbaar gesteld om opgenomen te worden in het portfolio van
de deelnemer, inclusief het daarbij behaalde summatieve resultaat.
Vastleggen summatief resultaat en diplomeren
Als het examen is uitgevoerd is er een examen- of EVC-rapportage opgesteld
waarin ook het toegekende summatieve resultaat is opgenomen. Deze rapportages
en bewijsstukken worden in het examendossier opgenomen, inclusief het examen-
resultaat, de onderbouwingen (zoals de namen van de examinatoren),
(het) observatieverslag(en), de opgeleverde producten met een beschrijving en
eventueel het reflectieverslag.
Ten behoeve van de uiteindelijke diplomering wordt het behaalde summatieve
resultaat ook opgenomen in de kernregistratie deelnemers. Nadat een summatief
resultaat is vastgelegd wordt gecontroleerd of de deelnemer heeft voldaan aan de
eisen voor diplomering voor de specifieke uitstroom waarvoor de deelnemer is in-
geschreven. Dit wordt gedaan met behulp van de summatieve peilstok die, op basis

537. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 21
van de behaalde summatieve resultaten en de regels in de criteriumbank voor de
Het vastleggen van het summa- toekenning van een diploma, bepaalt welke summatieve resultaten nog nodig zijn
tieve resultaat en het diplomeren voor het betreffende diploma. Als blijkt dat de deelnemer alle summatieve resulta-
maken deel uit van de kernregis- ten voor diplomering heeft behaald, wordt de diplomering in gang gezet.
tratie deelnemers. Deze worden Als de deelnemer daadwerkelijk recht heeft op een diploma, certificaat of verklaring
hier ook kort beschreven omdat dit wordt het document (fysiek) aangemaakt en uitgereikt.
onlosmakelijk met het proces van
examineren verbonden is.

539. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 23
TECHNISCH GEDEELTE

540. 24 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 27
USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING FUNCTIES 29
Onderwijs intake 29
Opstellen plan en begeleiding komende periode 33
Monitoren voortgang 36
Peilstok hanteren formatieve resultaten 40
Adviesgesprek voeren 43
Beoordelen en registreren competenties en kennis 47
Registreren incidenten 52
Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag 55
Verzamelen en importeren instroomgegevens 57
Onderhouden gegevens deelnemer 60
Opnemen POP & PAP in portfolio 61
Verzamelen en delen van producten 63
Opnemen bevroren producten 65
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten 68
Exporteren portfolio 70
Aanvragen examen 73
Beschikbaar stellen examen 77
Organiseren examen 80
Uitvoeren examen 83
Plaatsen summatief resultaat in examendossier 87
Diplomeren 89
FUNCTIES 92
Raadplegen deelnemergegevens 92
Raadplegen onderwijscatalogus 93
Vastleggen resultaten intake 95
Aanvragen EVC-beoordeling 95
Opnemen documenten in begeleidingsdossier 96
Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier 96
Analyseren situatie deelnemer 98
Raadplegen formatieve peilstok 99
Raadplegen summatieve peilstok 101
Vastleggen advies in begeleidingsdossier 102
Vastleggen incidenten in begeleidingsdossier 102
Vastleggen onderwijsgerelateerde houding en gedrag 103

541. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 25
Beschikbaar stellen producten in portfolio 104
Raadplegen producten in portfolio 105
Vastleggen formatieve resultaten 106
Plaatsen beoordeelde producten in portfolio 107
Registreren aanvraag examen 108
Vastleggen summatieve resultaten 109
Aanmaken diploma 110
Aanmaken portfolio 110
Importeren portfolio 111
Onderhouden gegevens deelnemer in portfolio 111
Plaatsen en ordenen producten in portfolio 112
Exporteren portfolio 113

542. 26 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO

543. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 27
INLEIDING
In dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van primair proces on-
dersteuning en portfolio vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases,
werkopdrachten, activiteitendiagrammen en functies, zoals opgesteld in de werk-
bijeenkomsten met de deskundigen van de onderwijsinstellingen. In dit technische
gedeelte vindt u een kopie van de informatie die door deze deskundigen is vastge-
steld in de wiki.
Het figuur op de linkerpagina geeft de samenhang van de use cases voor primair
proces ondersteuning en portfolio weer.
Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit
het perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en een
concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem
die moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenhe-
den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft
antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?’
Voor de beschrijving van een use case is een standaard format gebruikt dat is afge-
leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij-
ven. Dit format wordt hieronder weergegeven.
Leeswijzer
Voor uw leesgemak worden in dit
technisch gedeelte de volgende
symbolen in de kantlijn gebruikt:
Wanneer het een use
case betreft
Wanneer het een activi- Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen de verschil-
teitendiagram betreft lende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is
voor een andere. Deze verbanden noemen we werkopdrachten. Een werkopdracht
Wanneer het een functie behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere
betreft use case. In nevenstaand procesmodel zijn de use cases in samenhang gebracht
door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door middel van pijlen.

544. 28 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Vervolgens zijn de use cases nog een stap dieper uitgewerkt in een activiteiten-
diagram. In een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodel-
leerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd en duidelijk is onder
verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. Er is per use
case één activiteitendiagram gemaakt.
Onder de activiteitendiagrammen is per use case een opsomming van functies ge-
maakt. Dit zijn de functies die het systeem moet bieden om het beschreven proces
te kunnen ondersteunen. Onder functies worden hier concrete onderdelen van een
ICT-systeem verstaan, zoals schermen of rekenfuncties.
De laatste paragraaf van dit technisch gedeelte geeft een meer gedetailleerde be-
schrijving van de geïnventariseerde functies. Om tot deze functies te komen wordt
uitgegaan van de activiteiten in de activiteitendiagrammen. Voor elke activiteit (of
enkele opeenvolgende activiteiten) wordt vastgesteld welke ICT-functies nodig zijn
om de betreffende activiteit uit te voeren. Zo ontstaat een verzameling functies die
nodig is om de use case te ondersteunen. Sommige functies zijn voor meerdere
activiteiten, in verschillende use cases toepasbaar.

545. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 29
USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN
EN OPSOMMING FUNCTIES
ONDERWIJS INTAKE
Deze use case is een uitbreiding/aanvulling op de use case administratieve intake
voor wat betreft de onderwijsinhoudelijke kant van de intake. Tijdens deze fase
worden de mogelijkheden voor instroom onderzocht. Deze onderwijsintake volgt na
de administratieve aanmelding (KRD) en zit als fase voor de use case Verbintenis
maken en het daarop volgende formuleren van de leervraag. Uitzondering op deze
regel is in het geval er een EVC-beoordeling moet plaatsvinden en de onderwijs-
organisatie ervoor kiest om deze procedure op te starten nog voordat er met de
deelnemer een verbintenis is aangegaan.
Use case
Aanleiding
- Een deelnemer heeft via een aanmelding zijn interesse kenbaar gemaakt of
- Een deelnemer heeft intaketoets(en) gedaan
Actoren
- Potentiële deelnemer eventueel met zijn wettelijk vertegenwoordiger (i.g.v. min-
derjarig of ondertoezichtstelling)
- Afhankelijk van de positie van de deelnemer kunnen ook anderen actoren zijn, te
denken valt: hulpverlener, vertegenwoordigers van bedrijf, gemeente, uitkerings-
instanties e.d.
- Intaker(s)
Doel
Dit onderdeel van het proces is erop gericht om te onderzoeken wat de mogelijkhe-
den zijn voor plaatsing van een aangemelde deelnemer binnen de instelling.
Beschrijving acties
! Raadplegen gegevens
De intaker raadpleegt de beschikbare gegevens over de deelnemer in het
kernregistratiesysteem, waaronder ook de eventuele resultaten uit een
EVC-procedure en gegevens afkomstig van de aanleverende instelling (ELD).
! Inwinnen advies
De intaker wint advies in van toeleverende instantie(s), in elk geval bij een
deelnemer met behoefte aan zorg.

546. 30 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
- Inventariseren wensen deelnemer
De intaker voert een gesprek met de deelnemer om de wensen van de potentiële
deelnemer te inventariseren met betrekking tot het gewenste onderwijs. Aspecten
die hierbij aan de orde komen zijn het gewenste beroep, motivatie, toekomst, ver-
wachtingen e.d.
- Inventariseren mogelijkheden deelnemer
De intaker voert een gesprek met de deelnemer om de mogelijkheden van de
potentiële deelnemer te inventariseren. Dit heeft betrekking op zijn vooropleiding,
werkervaring, fysieke en psychische beperkingen e.d.
- Inventariseren mogelijke onderwijsproducten
De intaker inventariseert de mogelijkheden vanuit de instelling, door de onder-
wijscatalogus te raadplegen. Op basis van de geïnventariseerde wensen en moge-
lijkheden van de deelnemer wordt gezocht naar passende onderwijsproducten.
- Adviseren EVC-procedure
De intaker adviseert de deelnemer eventueel om een EVC-procedure te starten
middels de Werkopdracht Aanvragen EVC-beoordeling. Dit advies kan leiden tot
een direct starten van de EVC-beoordeling of tot het maken van een verbintenis
waarbij in het EVC als een regulier onderwijsproduct wordt aangeboden.
- Adviseren mogelijkheden voor inschrijving
De mogelijkheden voor inschrijving worden aan de deelnemer voorgelegd. De
deelnemer kan het aanbod accepteren of niet. Op het moment dat een deelnemer
het aanbod niet accepteert en leerplichtig is, verwijst de intaker de deelnemer
terug naar de toeleverende school. Indien de deelnemer niet meer leerplichtig is,
worden eventuele alternatieven (werk, scholing) aangedragen.
- In gang zetten inschrijving
Als de deelnemer het aanbod accepteert dan kan hij besluiten zich in te schrijven
middels Werkopdracht Verbintenis maken

547. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 31
Resultaat
Verslaglegging van de onderwijskundige intake in het Begeleidingsdossier, waarin
de volgende zaken opgenomen kunnen worden:
- Advies inschrijving
- Advies voor te volgen (optimale) leerroute en eventueel extra ondersteuning
- Advies voor opstarten van een EVC-procedure
- Melding van uitkomst intake aan toeleverende school/opdrachtgever/bedrijf
- Bij afwijzing: aangedragen alternatieven (werk, scholing, etc.)
Frequentie
1 maal per aangemelde deelnemer
Werkopdrachten

548. 32 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Activiteitendiagram
Functies
- Raadplegen deelnemergegevens
- Raadplegen onderwijscatalogus
- Vastleggen resultaten intake
- Aanvragen EVC-beoordeling

549. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 33
OPSTELLEN PLAN EN BEGELEIDING KOMENDE PERIODE
De deelnemer en de leertrajectbegeleider verwoorden de leervraag voor de lange
termijn (POP) en korte termijn (PAP) in de taal van de deelnemer. Ook maken de
leertrajectbegeleider en de deelnemer afspraken voor de begeleiding.
Use case
Aanleiding
- In het adviesgesprek is besproken dat (Werkopdracht Opstellen plan)
• De deelnemer en de leertrajectbegeleider een eerste plan voor de komende
periode gaan opstellen
• Naar aanleiding van het monitoren of het adviesgesprek bijstelling van het plan
voor de komende periode nodig is
Actoren
- Leertrajectbegeleider
- Deelnemer
Doel
Bepalen van de leervraag in een voor de deelnemer begrijpelijke taal:
- op lange termijn (POP)
- voor de komende periode (PAP)
Maken van afspraken over de begeleiding tijdens de komende periode ten aanzien van:
- het volgende gesprek met de leertrajectbegeleider
- het zorgdossier
Beschrijving acties
- Raadplegen Begeleidingsdossier
Het begeleidingsdossier wordt geraadpleegd voor informatie vanuit de Onderwijs-
intake en begeleidingsgesprekken, en om te bepalen of de deelnemer (aanvul-
lende) zorg nodig heeft.
- Opstellen plan lange termijn (POP)
De leertrajectbegeleider en deelnemer stellen samen het plan voor de langere
termijn op. In principe is dit de verantwoordelijkheid van de deelnemer.
- Opstellen plan korte termijn (PAP)
De leertrajectbegeleider en deelnemer stellen samen het plan voor de korte ter-
mijn op. Dit is de basis voor het formuleren van de leervraag.

550. 34 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
- Vaststelling/goedkeuring POP
De leertrajectbegeleider keurt het POP goed voor een vastgestelde periode.
- Vaststelling/goedkeuring PAP
De leertrajectbegeleider keurt het PAP goed, waarmee deze wordt geformaliseerd.
Op basis van dit goedgekeurde PAP wordt middels de werkopdracht Formuleren
leervraag het onderwijslogistieke proces in gang gezet.
- Opnemen POP en PAP in portfolio
De deelnemer kan middels de Werkopdracht Opnemen POP en PAP in portfolio
besluiten het POP en PAP in zijn portfolio op te nemen.
- Bepalen extra zorg
De begeleider kan vaststellen dat er extra zorg nodig is. Als dat het geval is wordt
er doorverwezen naar de 2e lijns zorg binnen de instelling. De planning rondom
zorg wordt vastgesteld en het is aan de deelnemer om deze extra zorg op te ne-
men in het PAP.
- Vaststellen benodigde begeleiding
Op basis van het opgesteld plan kan bepaald worden welke begeleiding hierbij
nodig is. Dit wordt vastgelegd in het Begeleidingsdossier en de bijbehorende af-
spraken worden gemaakt
Resultaat
- Een beschrijving van wat de deelnemer op de lange termijn wil bereiken (POP).
- Een vastgesteld plan voor een bepaalde periode waarin zowel de leervraag en de
begeleiding van de deelnemer is opgenomen (PAP).
- Eventuele doorverwijzing naar tweedelijns zorg binnen de instelling
- Gespreksverslag inclusief afspraken in leerlingvolgsysteem.
- Rapportage aan opdrachtgever/ leerplichtambtenaar, indien nodig.
Frequentie
Minimaal 4 maal per jaar per deelnemer. De frequentie is verder afhankelijk van het
te volgen traject en de daarbij behorende begeleiding.

551. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 35
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
Functies
- Raadplegen deelnemergegevens
- Opnemen documenten in begeleidingsdossier
- Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier

552. 36 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
MONITOREN VOORTGANG
Op basis van informatie vanuit het primaire proces wordt de voortgang van de deel-
nemer gemonitord in het kader van zijn onderwijsloopbaan. De resultaten van het
monitoren worden gebruikt als basis voor het adviesgesprek. De begeleider kan op
ieder gewenst moment de stand van zaken van een deelnemer checken. Bovendien
dient dit werkproces voor de begeleider als voorbereiding op het te houden advies-
gesprek met de deelnemer.
Use case
Aanleiding
1. Periodiek:
- Het periodiek monitoren van de voortgang van een deelnemer door de leertra-
jectbegeleider
2. Signaleringen, Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding:
- Een docent/coach of begeleider (intern of extern) signaleert een concrete aan-
leiding om de voortgang van de deelnemer te monitoren.
- In het primair proces wordt gesignaleerd dat de deelnemer klaar is voor een
summatief examen(onderdeel).
- Het systeem signaleert een situatie (aanwezigheid, cijfers, niet accepteren van
rooster, incidenten e .d.) die aanleiding is om de voortgang van de deelnemer
te monitoren.
3. Verzoek:
- een opdrachtgever/bedrijf (extern) vraagt een rapportage van deelnemers op.
- Een deelnemer vraagt een gesprek aan over voortgang zijn voortgang
Actoren
- Leertrajectbegeleider
- Deelnemer
- Externe toeleveranciers
Doel
Het verkrijgen van een zo goed mogelijk zicht op de voortgang van de deelnemer,
door periodiek en n.a.v. signalen het totaal aan beschikbare informatie te interpre-
ten en daaraan een advies te verbinden.

553. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 37
Beschrijving acties
- Raadplegen begeleidingsdossier
Het raadplegen van het begeleidingsdossier en andere relevante bronnen. Het
gaat hier om het raadplegen van de kwalitatieve en de kwantitatieve gegevens
over de deelnemer, beschikbaar gestelde gegevens in het portfolio van de deelne-
mer (formatieve gegevens), extern dossiers (bijvoorbeeld: evaluaties van docen-
ten, groepsgegevens).
- Analyseren van beschikbare gegevens
Het statistisch analyseren van een aantal gegevens uit het begeleidingsdossier
(het systeem berekent bijvoorbeeld aanwezigheidpercentage, afwijking van het
gemiddelde, samenhang tussen ziekte en cijfers e.d.).
- Raadplegen peilstok formatieve resultaten
Middels de Werkopdracht formatieve peilstok hanteren van de formatieve peilstok
om inzicht te krijgen in de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer. De
formatieve peilstok geeft ook inzicht in de mate waarin een deelnemer gereed is
om examen (summatieve toets) te doen, en de geadviseerde route om daar te
komen.
- Raadplegen peilstok summatieve resultaten
Middels de Werkopdracht summatieve peilstok hanteren van de summatieve
peilstok om inzicht te krijgen in de te behalen summatieve resultaten voor de
beoogde diplomering. Bovendien biedt deze peilstok de mogelijkheid om deze
resultaten af te zetten tegen andere kwalificatiedossiers.
- Opvragen aanvullende informatie
De leertrajectbegeleiding kan, indien nodig, aanvullende informatie opvragen bij
collega’s, praktijkbegeleiders enz. om een zo volledig mogelijk beeld van de deel-
nemer te krijgen.
- Bepalen geadviseerde leerroute
Leertrajectbegeleider meet/beoordeelt alle hierboven genoemde informatie en zet
dit af tegen het POP en PAP van de deelnemer. Op basis daarvan wordt een gead-
viseerde leerroute bepaald. Deze leerroute is gebaseerd op het kwalificatiedossier
en/of de producten uit de onderwijscatalogus.

554. 38 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
- Plannen adviesgesprek
Er wordt middels de Werkopdracht plannen adviesgesprek een adviesgesprek
gepland waarin o.a. de resultaten uit de monitoring met de deelnemer worden be-
sproken. Pas na dit gesprek zullen eventuele conclusies uit de monitoring worden
verwerkt in het POP, PAP en/of de leervraag.
Resultaat
- Totaaloverzicht van de voortgang van de deelnemer, dat gebruikt wordt als basis
voor het adviesgesprek.
- Voorlopig advies voor de te volgen leerroute (de te formuleren (volgende) leer-
vraag)
Frequentie
Continu
Werkopdrachten

555. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 39
Activiteitendiagram
Functies
- Raadplegen deelnemergegevens
- Analyseren situatie deelnemer
- Raadplegen formatieve peilstok
- Raadplegen summatieve peilstok
- Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier
- Vastleggen advies in begeleidingsdossier

556. 40 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
PEILSTOK HANTEREN FORMATIEVE RESULTATEN
Onderstaande use case is een onderdeel van de use case Monitoren voortgang deel-
nemer, maar kan ook vanuit andere use cases worden gebruikt.
Use case
Aanleiding
Twee mogelijkheden, beide middels de Werkopdracht formatieve peilstok:
- De deelnemer wil inzicht krijgen in de stand van zaken in relatie tot een taxono-
mie bijv. een kwalificatiedossier of een afgesproken leertraject of de te verwachte
tijdsbesteding (in SBU).
- De leertrajectbegeleider wil, als onderdeel van het Monitoren voortgang deel-
nemer inzicht krijgen in de stand van zaken van de deelnemer in relatie tot een
taxonomie bijv. een kwalificatiedossier of een afgesproken leertraject of de te
verwachte tijdsbesteding (in SBU).
Actoren
- De deelnemer
- De leertrajectbegeleider
- (Eventueel) een docent
Doel
Inzicht in de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer in relatie tot een taxo-
nomie bijv. een kwalificatiedossier of een afgesproken leertraject.
Beschrijving acties
- Verzamelen van gegevens
Het systeem verzamelt de geregistreerde formatieve resultaten van onderwijspro-
ducten behaald door de deelnemer.
- Afzetten tegen een beoordelingssystematiek
Het systeem zet de vorderingen van de deelnemer af tegen een instellingsafhan-
kelijke beoordelingssystematiek waaruit kan worden afgeleid wat de vordering of
ontwikkeling van de deelnemer is in relatie tot een bepaalde structuur zoals een
kwalificatiedossier of een bepaald leertraject dat moet worden doorlopen.
- Rapporteren van de stand van zaken
Het systeem geeft de stand van zaken weer middels een rapportage. Deze rap-
portage presenteert de formatieve resultaten in de structuur van de beoordelings-
systematiek.

557. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 41
- Genereren advies mogelijke leerroutes
Het systeem genereert een of meer mogelijke leerroutes op basis van een forma-
tieve criteriumbank.
- Interpreteren rapportage en advies
De leertrajectbegeleider en de deelnemer interpreteren de rapportage en de
mogelijke leeroute(s) en gebruiken dit in het Monitoren voortgang deelnemer om
gecombineerd met andere informatie tot de meest passende begeleiding te komen
Resultaat
- Rapportage over de stand van zaken m.b.t. de vorderingen en ontwikkeling van
de deelnemer
- Interpretatie van de rapportage en de mogelijke leerroute(s) gericht op het for-
muleren van een nieuw plan (PAP) van de deelnemer voor de komende periode.
Frequentie
Continu
Werkopdrachten

558. 42 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Activiteitendiagram
Functies
- Raadplegen formatieve peilstok

559. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 43
ADVIESGESPREK VOEREN
De leertrajectbegeleider voert een gesprek met de deelnemer in het kader van zijn
studieloopbaan en kan daarbij gebruik maken van de gegevens die verzameld zijn
bij het Monitoren voortgang deelnemer.
Use case
Aanleiding
1. Periodiek:
Het periodiek houden van begeleidingsgesprekken met de deelnemer.
2. Signaleringen:
Vanuit monitoring is er concrete aanleiding tot het houden van een adviesgesprek,
middels de Werkopdracht plannen adviesgesprek
Het arrangement van een deelnemer blijkt (gedeeltelijk) niet planbaar te zijn voor
de komende roosterperiode, middels Werkopdracht Adviesgesprek nav niet planbare
arrangementen.
De deelnemer accepteert het rooster niet, middels Werkopdracht Adviesgesprek nav
Individueel roosterprobleem oplossen.
3. Verzoek:
De deelnemer vraagt een adviesgesprek aan.
Actoren
- Leertrajectbegeleider.
- Deelnemer.
Doel
De deelnemer en begeleider maken gezamenlijke afspraken om de voortgang van
de deelnemer te optimaliseren
Beschrijving acties
- Uitnodigen deelnemer
De deelnemer wordt uitgenodigd voor het adviesgesprek en het adviesgesprek
wordt ingepland.

560. 44 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
- Houden van het adviesgesprek
Deelnemer en leertrajectbegeleider houden het adviesgesprek waarbij de resulta-
ten van Monitoren voortgang deelnemer (de stand van zaken, en advies over de
leerroute) het uitgangspunt zijn. Deze geadviseerde leerroute is slechts een ad-
vies; in het gesprek bespreken en bepalen de deelnemer en de leertrajectbegelei-
ding samen de beste leerroute en eventueel andere relevante aspecten. Wanneer
er specifieke incidenten aan de orde zijn, of de deelnemer heeft zijn rooster niet
geaccepteerd of zijn arrangement is (deels) niet planbaar gebleken, dan komt dat
uiteraard in het gesprek aan de orde.
- Besluiten over aanpassing plan
De deelnemer en de leertrajectbegeleider besluiten tijdens dit adviesgesprek of er
aanpassing van het lopende plan nodig is. Indien nodig geeft de leertrajectbege-
leider de deelnemer de opdracht om het plan aan te passen middels de Werkop-
dracht Opstellen plan.
- Aanzetten tot opnemen producten in portfolio
De leertrajectbegeleider zet indien nodig de deelnemer aan tot het opnemen van
specifieke producten in zijn portfolio, middels de Werkopdracht opnemen produc-
ten. Dit is in het bijzonder van belang als deze producten nodig zijn ten behoeve
van een beoogde summatieve toets (examen(onderdeel)).
- Aanvragen examen
Als blijkt dat de deelnemer aangetoond heeft dat hij gereed is voor examinering,
kan de deelnemer een examen aanvragen (met instemming van de leertraject-
begeleider). Het aanvragen van het examen(onderdeel) vindt plaats middels de
Werkopdracht Aanvragen examenonderdeel. Dit kan de leertrajectbegeleider
doen, of vraagt de deelnemer dit te doen.
- Doorverwijzing naar zorg
In het gesprek kan er aanleiding zijn om door te verwijzen naar tweede lijns be-
geleiding in de instelling, hulpverlening e.d.
- Plannen volgende adviesgesprek
Indien nodig wordt al direct een volgend (periodiek)adviesgesprek gepland.
- Vastleggen afspraken
Alle afspraken worden vastgelegd en verwerkt in het begeleidingsdossier.

561. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 45
Resultaat
- Opdracht aan de deelnemer om zijn plan voor de komende periode op te stellen of
bij te stellen, middels Werkopdracht Opstellen plan
- Opdracht aan deelnemer om producten op te nemen in zijn portfolio
- Vastlegging acties (w.o. doorverwijzing) en resultaten van het gesprek in het
begeleidingsdossier.
- Besluit tot toelating en aanvragen van een examen(onderdeel) middels de Werk-
opdracht Aanvragen examenonderdeel
- Eventueel gepland vervolggesprek
Frequentie
Minimaal 4 maal per deelnemer.
Werkopdrachten

562. 46 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Activiteitendiagram
Functies
- Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier
- Vastleggen advies in begeleidingsdossier

563. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 47
BEOORDELEN EN REGISTREREN COMPETENTIES EN KENNIS
In de persoonlijke planning van de deelnemer is vastgelegd welke activiteiten hij
gaat ondernemen. Deze activiteiten hebben een relatie met de onderwijscatalogus.
Zowel het proces als (het product van) de afgeronde activiteit van deze onderwijs-
activiteit wordt formatief beoordeeld.
De wijze van beoordelen hangt af van het type element uit de onderwijscatalogus.
Bijvoorbeeld:
- Er kan kennis worden beoordeeld (bv een toets)
- Er kunnen competenties worden beoordeeld (de relevante competenties worden in
de aan het onderwijsproduct gerelateerde taxonomie benoemd)
- Bepaalde producten uit de onderwijscatalogus worden niet beoordeeld.
Borging van de beoordelingskwaliteit:
- Conform wettelijk vastgestelde kaders.
Producten ter beoordeling kunnen bijvoorbeeld als volgt beschikbaar zijn/komen:
- vanuit de methode (schriftelijk, digitaal, mondeling)
- vanuit het resultaat van een (groeps)opdracht. In dit geval kan het product zijn
vastgelegd in het portfolio
- (vanuit een reflectie)
- vanuit een stagesituatie/Onderwijsleerbedrijf
- etcetera
Use case
Aanleiding
- Er is noodzaak tot beoordeling (van een competentie en/of kennis).
Deze noodzaak kan op de volgende wijze ontstaan
• De deelnemer doet het verzoek om een beoordeling te laten plaats vinden; ik
ben klaar met de opdracht en wil graag de relevante competenties beoordeeld
hebben. Dit kan plaatsvinden door producten uit het portfolio beschikbaar te
stellen middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio
• De beoordelaar initieert een beoordeling.
• De trajectbegeleider doet het verzoek om een beoordeling te laten plaats vinden.
• Er is een beoordelingsmoment, in de vorm van een product uit de onderwijs-
catalogus, geroosterd

564. 48 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Actoren
- Deelnemer - als verzoeker en beoordeelde
- Coach/docent - als beoordelaar
- Trajectbegeleider - als verzoeker
- Praktijkopleider - als beoordeling
- Stagebegeleider - als beoordeling
- Mededeelnemer - als medebeoordelaar (bv 360gr feedback)
Doel
Inzicht verkrijgen in de vorderingen van de deelnemer voor wat betreft competen-
ties en kennis, door middel van een formatieve beoordeling.
Beschrijving acties
- Beschikbaar stellen toetsmateriaal
De deelnemer stelt de te beoordelen producten beschikbaar aan de deelnemer. Dit
kan op verschillende manieren:
• de deelnemer levert een toets, een werkstuk of andere producten in
• de deelnemer geeft de beoordelaar toegang tot een verzameling gebundelde
producten in zijn portfolio, middels de Werkopdracht beschikbaar stellen pro-
duct uit portfolio
- Beoordelen
Voor de beoordeling is de relevante informatie uit de onderwijscatalogus beho-
rende bij het product noodzakelijk. De beoordeling vindt plaats aan de hand van
bij het product behorende beoordelingscriteria uit de productcatalogus. Dit kan
betekenen dat de producten worden beoordeeld op het toepassen van de compe-
tenties waaraan het product gekoppeld is, of dat een bepaalde toetsmatrijs (een
beoordelingsformat) wordt gebruikt.
- Vastleggen resultaten beoordeling
Het resultaat van de beoordeling wordt vastgelegd in een beoordelingsregistratie.
• competenties in een competentiematrix met eventueel als hulpmiddel een be-
oordelingsformat
• kennis in een cijferformat (voldoende/onvoldoende, 1..10, etc.)
De resultaten van de beoordelingen worden zo nodig beschikbaar gesteld aan de
registrant (bijvoorbeeld: resultaten uit stages c.q. van leerbedrijven)
- Signaleren noodzakelijke acties
Zo nodig (indien de beoordeling hier aanleiding toe geeft) in het begeleidingsdos-
sier een notitie opnemen ten behoeve van de trajectbegeleiding (bv een sugges-

565. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 49
tie om de planning aan te passen). Deze acties worden gesignaleerd middels de
Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding.
- Beschikbaar stellen beoordeeld product
Het beoordeelde product (met de formele beoordeling) kan weer beschikbaar
gesteld worden ter plaatsing in het portfolio. Dit gebeurt middels de Werkopdracht
beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio. De producten zijn in dat
geval in het portfolio bevroren, zodat duidelijk is wat de exacte inhoud was van de
producten die beoordeeld zijn.
Resultaat
- Een vastgelegd resultaat van een formatieve beoordeling, ter ondersteuning van
bijvoorbeeld de trajectbegeleiding.
- Beoordeelde producten beschikbaar gesteld ter plaatsing in het portfolio middels
de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio.
- Gesignaleerde acties naar de begeleiding, middels de werkopdracht Werkopdracht
signaal aan trajectbegeleiding
Frequentie
15x per deelnemer per week.
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
In de onderwijscatalogus wordt bij een product verwezen naar bij dit product
relevante elementen uit de taxonomie. Een beoordeling van dit product heeft dus
ook alleen effect op deze elementen. Bij de registratie worden in het beoordelings-
instrument de relevante velden voorzien van een beoordelingswaarde. Daarbij zou
gebruikt gemaakt kunnen worden van een middel om snel alle relevante velden met
één gelijke waarde gevuld te krijgen. Ook moet het mogelijk zijn om alle individuele
elementen afzonderlijk een eigen waarde te geven.

566. 50 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Voorbeeld:
- aan een bepaald product uit de onderwijscatalogus zijn volgens de taxonomie drie
elementen uit kerntaak 1 van het KD gerelateerd. Er wordt bij de beoordeling van
het product een beoordelingswaarde toegekend die ingevuld wordt in de drie bij
de elementen behorende velden. Daarna blijkt dat één element een lagere beoor-
deling behoeft en wordt dat betreffende element individueel aangepast.
Het kan wenselijk zijn om ter ondersteuning van de beoordeling ergens een toelich-
ting op te nemen. Voorbeeld:
- bij de aanpassing van de beoordeling van één element, zoals beschreven is in
voorliggend voorbeeld, kan het noodzakelijk zijn dat de beoordelaar daar een
toelichting bij wil geven en vastleggen.
Als de complexiteit van een opdracht niet beschreven is in de productbeschrijving
of de onderliggende metadatering in de onderwijscatalogus, dan kan deze worden
aangegeven in de waarde van de beoordeling. Voorbeeld:
- Bij een element kan met uitgebreide distincte waarden (1..3, 1..10)aangegeven
worden in hoeverre een bepaalde competentie is behaald.
Als de complexiteit van een opdracht wel beschreven is in de onderwijscatalogus,
dan kan de voldoende zijn om bij de beoordeling van een element aan te geven of
het wel of niet behaald is.
De kenniscomponent manifesteert zich als een cijfermatig gegeven. Er kan een
noodzakelijkheid zijn om de resultaten van toetsen in de onderwijscatalogus, vast
te leggen.

567. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 51
Activiteitendiagram
Functies
- Beschikbaar stellen producten in portfolio
- Raadplegen producten in portfolio
- Raadplegen onderwijscatalogus
- Vastleggen formatieve resultaten
- Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier
- Plaatsen beoordeelde producten in portfolio

568. 52 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
REGISTREREN INCIDENTEN
Use case
Aanleiding
- Ongewenst gedrag van de deelnemer (conform gedragsregels onderwijsinstelling)
- De aanwezigheid of ongewenst gedrag van een onbevoegde/buitenstaander.
- Afwezigheid van de deelnemer die buitenproportioneel is, of buiten gemaakte
afspraken om.
- Onregelmatigheden tijdens examinering (afhandeling via examenreglement)
Actoren
- Deelnemer
- Onbevoegden
- Registrant (iemand met schrijfrechten in het begeleidingsdossier van de deelne-
mer)
- Beveiliging
Doel
- Het monitoring en handhaven van afgesproken gedragsregels.
- Voldoen aan de wettelijke verplichting
- Tijdige signalering van incidenten
- Het bereiken van gedragscorrectie
Beschrijving acties
Doorgaans heeft elke instelling voor het registreren en afhandelen van incidenten
een protocol waarin o.a. het volgende is opgenomen:
- Check, voldoet incident aan de criteria.
- Beschrijving met registratie van het incident. (met o.a. de plaats, de tijd en
datum, de betrokkenen, het feit.)
- Onderzoek van het incident.
- Rapportage aan de directie.
- Uitspraak van de directie, vrijspraak, schorsing, straf of verwijdering van de deel-
nemer.
- Afronding (administratief) van het incident met eventueel informeren van directie,
mentor, ouders, leerplichtambtenaar, politie enz.
De onderstaande acties beschrijven het proces van het registreren en afhandelen
van incidenten. De precieze invulling van deze stappen is afhankelijk van het proto-
col dat de instelling daarvoor hanteert.

569. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 53
- Signaleren en registreren incident
Er is gesignaleerd dat zich een incident heeft voorgedaan van dien aard dat regis-
tratie in het begeleidingsdossier van de deelnemer noodzakelijk is. De registratie
vindt plaats door een begeleider die schrijfrechten heeft in het begeleidingsdossier
van de deelnemer.
- Beoordelen en onderzoeken incident
Nadat het incident is geregistreerd, beoordeelt de registrant of escalatie noodza-
kelijk is. Als dat het geval is wordt het incident, onder verantwoordelijkheid van
de directie, nader onderzocht.
- Nemen van noodzakelijke maatregelen
Op basis van het onderzoek naar het incident kunnen passende maatregelen wor-
den genomen. In het geval dat er geen interne betrokkenen zijn, kan de beveili-
ging het incident afhandelen. In andere gevallen kan worden besloten tot één van
de volgende maatregelen:
• Signalering naar de begeleiding, middels de Werkopdracht signaal aan traject-
begeleiding. In dit geval zal de begeleider bepalen welke strafmaat van toepas-
sing is en zullen er afspraken met de deelnemer worden gemaakt. Dit kan ook
gaan over een aanvraag voor begeleiding van een zorgteam, externen, denk
aan Leerplicht, Jeugdzorg enz.
• Schorsing van de deelnemer. In dit geval wordt er ook een signalering gedaan
naar de begeleiding, middels de Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding,
zodat de begeleider afspraken kan maken met de deelnemer over een eventu-
ele hervatting of een herplaatsing binnen of buiten de instelling.
• Direct verwijdering van de deelnemer. Dit betekent dat de deelnemer direct
wordt uitgeschreven, middels Werkopdracht Uitschrijven na incident
Noot: afhandeling van een incident moet altijd mogelijk zijn m.b.v./door/via de
begeleiding.
Resultaat
- Volledige registratie van het incident in het begeleidingsdossier.
- Mogelijke opstart van vervolg actie door de begeleiding, middels de Werkopdracht
signaal aan trajectbegeleiding, of direct uitschrijving middels de Werkopdracht
Uitschrijven na incident
Frequentie
1x per deelnemer per jaar

570. 54 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Bij incidenten zal niet alleen een registratie plaats vinden maar ook een automati-
sche melding. Eventueel ook een fysieke actie, b.v. verwijderen uit de les. Verwij-
zing naar coach / schoolleiding etc. De aangemaakte actie kan ook een vraag, of te
wel een feedback inhouden. Deze feedback opnemen in flowchart.
Activiteitendiagram
Functies
- Vastleggen incidenten in begeleidingsdossier
- Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier

571. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 55
REGISTREREN ONDERWIJSGERELATEERDE HOUDING EN GEDRAG
Een actie voor de trajectbegeleider over houding en gedrag die niet ondergebracht
kunnen worden in de formatieve (onderwijs catalogus) beschreven beoordelingen.
Use case
Aanleiding
- Houding en gedrag van de deelnemer is niet conform de op dat moment gewenste
leerhouding en -gedrag en vraagt om rapporteren.
(bijvoorbeeld: de deelnemer zit al een tijdje ongeïnteresseerd in de groep, de
deelnemer belt tijdens een les)
Actoren
- Coach/docent
- Praktijkopleider
- Stagebegeleider
Doel
De coach/begeleider in staat stellen tot een optimale begeleiding.
Beschrijving acties
- Signaleren en registreren
De aard van de houding en het gedrag dat van invloed kan zijn voor de studie-
voortgang wordt vastgelegd in het dossier. De docent, leertrajectbegeleider of sta-
gebegeleider constateert een houding en/of gedrag die noodzaakt tot rapportage.
De registratie omvat o.a:
• Datum, plaats, registrant, deelnemer.
• Opmerking en/of constatering met eventuele vragen.
- Informeren begeleiding
De trajectbegeleider wordt (indien nodig) op de hoogte gebracht van een notitie in
het dossier, middels de werkopdracht Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding
- Ondernemen passende actie
• De trajectbegeleider neemt aan de hand van de rapportage de beslissing voor,
en wat voor een actie.
• De trajectbegeleider redigeert en beheert de actie naar b.v. zorgteam, jeugd-
zorg en informeert eventueel de registrant of het opleidingsteam.

572. 56 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Resultaat
Een up to date begeleidingsdossier
Frequentie
1 x per maand.
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
De aangemaakte actie kan een vraag, of te wel een feedback inhouden. Deze feed-
back opnemen in flowchart.
Activiteitendiagram
Functies
- Vastleggen onderwijsgerelateerde houding en gedrag
- Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier

573. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 57
VERZAMELEN EN IMPORTEREN INSTROOMGEGEVENS
De deelnemer begint een nieuwe opleiding. Hij heeft de intake achter de rug en is
een verbintenis aangegaan, en gaat een portfolio opbouwen. In geval de deelnemer
een portfolio meeneemt uit een vorige opleiding dan moet dit worden geïmporteerd.
Het geïmporteerde portfolio wordt aangevuld en geactualiseerd.
Use case
Aanleiding
De deelnemer is een verbintenis aangegaan, en start middels de Werkopdracht
starten portfolio met het opbouwen van zijn portfolio binnen de instelling.
Actoren
- Deelnemer
- Medewerker onderwijsorganisatie (ICT ondersteuning, administratief medewerker,
begeleider)
Doel
De deelnemer de mogelijkheid bieden om zijn portfolio (verder) op te bouwen door
deze beschikbaar te stellen, en indien van toepassing te vullen met de instroomge-
gevens van de deelnemer.
Beschrijving acties
- Klaarzetten portfolio
Nadat de verbintenis tot stand is gekomen (de deelnemer is ingeschreven) ver-
zoekt de administratie, of de deelnemer zelf, middels Werkopdracht starten port-
folio om het klaarzetten van zijn portfolio. Er wordt dan een (nog leeg) portfolio
aangemaakt, volgens het format dat de instelling daarvoor hanteert.
De instelling zorgt ervoor dat de gegevens uit het kernregistratiesysteem automa-
tisch gekoppeld worden met het overeenkomstige deel in het portfolio.
- Vullen nieuw portfolio
Als de deelnemer nog geen bestaand portfolio elders had opgebouwd, dan start
hij met het vastleggen van de instroomgegevens in het nieuwe portfolio. Dit be-
staat uit de volgende stappen.
• De deelnemer vult zijn persoonlijke gegevens in volgens het format van de
instelling (in geval van minderjarigheid ook gegevens ouders/verzorgers)
• De deelnemer vult zijn onderwijsachtergrond in;
• De deelnemer vult zijn arbeidsachtergrond in;
• De deelnemer beschrijft zijn stages;

574. 58 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
• De deelnemer beschrijft zijn vrijwilligerswerk;
• De deelnemer neemt zijn EVC op.
- Importeren bestaand portfolio
Als de deelnemer elders al een portfolio had opgebouwd, kan dit worden geïmpor-
teerd. Zie voor de manier waarop een portfolio kan worden geëxporteerd die use
case Export van het portfolio. De export van het portfolio dat elders is opge-
bouwd, wordt aan de instelling beschikbaar gesteld en geautomatiseerd geïmpor-
teerd en geconverteerd naar het gehanteerde format binnen de instelling.
Vervolgens voert de deelnemer de volgende stappen uit.
- De deelnemer controleert de gegevens wanneer het portfolio wordt geïmporteerd.
- De deelnemer verbetert zijn portfolio gegevens wanneer nodig.
Resultaat
Het portfolio is aangemaakt en gevuld met de instroomgegevens van de deelnemer
Frequentie
Eenmalig per ingeschreven deelnemer
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Veranderen van gegevens bijv. bij verhuizing, valt onder Onderhoud gegevens
deelnemer

575. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 59
Activiteitendiagram
Functies
- Aanmaken portfolio
- Importeren portfolio
- Onderhouden gegevens deelnemer in portfolio

576. 60 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
ONDERHOUDEN GEGEVENS DEELNEMER
Om zeer uiteenlopende redenen kan de aanleiding ontstaan tot het aanpassen van
bijv. gegevens over stage, vrijwilligerswerk etc. De deelnemer zal deze aanpassingen
zelf in zijn portfolio actueel moeten houden. Het gaat hier niet om het opnemen van
producten in het portfolio, dat gebeurt in Het verzamelen, ordenen, reflecteren en
delen van producten. Hier gaat het om de overige gegevens.
Use case
Aanleiding
Er zijn wijzigingen in de gegevens van de deelnemer.
Actoren
De deelnemer
Doel
Actuele deelnemergegevens in het portfolio.
Beschrijving acties
- Actualiseren portfolio
De deelnemer vult- of past zijn portfolio aan, voor wat betreft de volgende gege-
vens:
• Persoonlijke gegevens
• Gegevens ouders/verzorgers in geval van minderjarigheid
• Onderwijsachtergrond
• Arbeidsachtergrond
• Stages
• Vrijwilligerswerk
• EVC
Resultaat
Een actueel portfolio voor wat betreft de gegevens van de deelnemer.
Frequentie
Een aantal keer per jaar, per deelnemer
Werkopdrachten
Geen werkopdrachten

577. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 61
Activiteitendiagram
Functies
- Onderhouden gegevens deelnemer in portfolio
OPNEMEN POP & PAP IN PORTFOLIO
De deelnemer heeft een persoonlijk ontwikkelingsplan gemaakt. N.a.v. dit plan
maakt hij voor elke nieuwe periode samen met de begeleider een persoonlijk activi-
teitenplan. De POP en de PAP moeten worden bewaard in het portfolio.
Use case
Aanleiding
Er is een plan voor de komende periode ontwikkeld (POP en/of PAP), wat middels
de Werkopdracht Opnemen POP en PAP in portfolio is aangeboden om op te nemen
in het portfolio.
Actoren
- De deelnemer
Doel
Het bewaren en inzichtelijk maken van het POP en PAP in het portfolio
Beschrijving acties
- Opnemen plannen in portfolio
In Opstellen plan en begeleiding komende periode heeft de deelnemer vastgelegd
wat hij op de lange termijn wil bereiken (POP), en wat hij gaat doen in de ko-
mende periode (PAP). Als deze plannen zijn opgesteld en goedgekeurd, komen ze
beschikbaar om op te nemen in het portfolio middels de Werkopdracht Opnemen

578. 62 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
POP en PAP in portfolio. De deelnemer kan bij elk nieuw of gewijzigd plan beslui-
ten deze op te nemen in zijn portfolio.
- Delen plannen
De deelnemer kan ervoor kiezen om het POP en/of het PAP te delen met anderen,
zoals een leertrajectbegeleider of docent.
Resultaat
Een in het portfolio bewaart POP en PAP, eventueel gedeeld met anderen.
Frequentie
Het POP hoeft alleen voor de eerste keer te worden bewaard en alle keren als dit
wordt bijgesteld. Voor elke nieuwe onderwijsperiode moet een PAP worden ge-
maakt.
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
Functies
- Plaatsen en ordenen producten in portfolio
- Beschikbaar stellen producten in portfolio

579. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 63
VERZAMELEN EN DELEN VAN PRODUCTEN
Use case
Aanleiding
- De deelnemer verzamelt producten omdat de opleiding dit voorschrijft; het initia-
tief hiervoor ligt bij de deelnemer
- De begeleider kan in het adviesgesprek de deelnemer aanzetten tot het opnemen
van (specifieke) producten in zijn portfolio, middels de Werkopdracht opnemen
producten
Actoren
- De deelnemer
- Derden die iets kunnen zeggen over het product en/of het functioneren van de
deelnemer, bijvoorbeeld de leertrajectbegeleider, praktijkopleider, personeelsfunc-
tionaris, decaan, docent etc.
Doel
Laten zien welke competenties de deelnemer beheerst of het eigen leerproces in-
zichtelijk maken.
Beschrijving acties
- Verzamelen van producten
De deelnemer verzamelt producten in zijn portfolio, om zo zijn leerproces te
ondersteunen, deze producten eventueel met anderen te kunnen delen en ter
beoordeling aan te kunnen bieden. De volgende stappen worden onderkend.
• De deelnemer zorgt dat hij/zij een digitale versie heeft van het product (verza-
melen van producten).
• De deelnemer gaat in het kader van overzichtelijkheid de producten ordenen.
Dit kan in een al dan niet voorgeschreven structuur (ordenen van producten).
• De deelnemer heeft de mogelijkheid om op zijn producten te reflecteren.
• De deelnemer heeft de mogelijkheid om op zijn onderwijsproces te reflecteren.
- Beschikbaar stellen producten
De deelnemer kan zijn producten beschikbaar stellen aan derden ter inzage, voor
feedback of ter beoordeling (delen van producten). De deelnemer kent rechten
toe aan personen die daarmee lees/kijkrechten krijgen op bepaalde producten.
• Bij Inzage ontstaat er geen uitwisselingsproces met de deelnemer. De begelei-
der neemt dit ter kennisgeving aan.
• Bij Feedback is er de mogelijkheid om te reageren op de aangeleverde producten.
• Een (bundeling van) producten kan ter formatieve of summatieve beoordeling

580. 64 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
worden aangeboden middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit port-
folio. Na een beoordeling wordt het product plus de beoordeling bevroren.
• De deelnemer kan een kopie van het product en beoordeling inzien en eventu-
eel kopiëren naar zijn portfolio.
Resultaat
- Het portfolio bevat producten die door de deelnemer zijn verzameld en geordend
- Bepaalde producten zijn beschikbaar gesteld aan derden t.b.v. inzage of feedback
- Bepaalde producten zijn aangeboden voor een formatieve of summatieve beoor-
deling middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio.
Frequentie
Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen is een doorlopend proces.
Werkopdrachten

581. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 65
Activiteitendiagram
Functies
- Plaatsen en ordenen producten in portfolio
- Beschikbaar stellen producten in portfolio
OPNEMEN BEVROREN PRODUCTEN
De deelnemer verzamelt zijn bevroren producten binnen zijn portfolio. Het eind-
product bestaat uit een product met beoordeling. Beide worden gekoppeld en in
“bevroren” toestand bewaard als (formatief of summatief) bewijs.
De deelnemer moet de mogelijkheid hebben om bevroren producten, die in de on-
derwijsinstelling digitaal bewaard worden, te kopiëren en op te nemen in zijn eigen
portfolio.

582. 66 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Use case
Aanleiding
De deelnemer krijgt (formatief of summatief) beoordeelde producten terug middels
de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio
Actoren
- De deelnemer
- Derden
Doel
- Inzicht krijgen in de mate van beheersing van kerntaken met de bijbehorende
werkprocessen.
- De mogelijkheid hebben om bewijsmateriaal te delen
Beschrijving acties
- Kopiëren bevroren producten
Beoordeelde producten wordt als bevroren producten, inclusief de bijbehorende
beoordeling, beschikbaar gesteld middels de Werkopdracht beschikbaar stellen
beoordeeld product aan portfolio. De deelnemer kan besluiten deze producten met
bijbehorende beoordeling in zijn portfolio op te nemen.
- Ordenen bevroren producten
In de loop der tijd ontstaat er een veelheid aan bevroren producten met bijbeho-
rende formatieve en summatieve beoordeling. Om inzicht te krijgen in de vorde-
ring kunnen deze producten worden geordend, bijvoorbeeld producten die van
belang zijn voor een bepaald examen (kerntaak) of competentie.
- Beschikbaar stellen bevroren producten
De deelnemer maakt een selectie van bevroren producten en kent rechten toe
(=delen) aan derden ter inzage hiervan. Derden kunnen zijn: leertrajectbegelei-
der, praktijkopleider, personeelsfunctionaris, decaan, etc.
Resultaat
- Beoordeelde producten zijn als bevroren producten opgenomen in het portfolio
- De bevroren producten zijn geordend in het portfolio en eventueel gedeeld met
derden.
Frequentie
Het verzamelen en ordenen van bevroren producten is een doorlopend proces.

583. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 67
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
Functies
- Plaatsen beoordeelde producten in portfolio
- Plaatsen en ordenen producten in portfolio
- Beschikbaar stellen producten in portfolio

584. 68 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
INZICHTELIJK MAKEN FORMATIEVE EN SUMMATIEVE RESULTATEN
Use case
Aanleiding
De deelnemer wil weten in hoeverre hij de werkprocessen binnen bepaalde kernta-
ken beheerst.
Actoren
- De deelnemer
Doel
Inzicht verkrijgen in welke formatieve en summatieve resultaten er zijn behaald en
hoe ver een deelnemer is met het afgesproken leertraject.
Beschrijving acties
- Opvragen overzicht resultaten
De deelnemer gaat binnen zijn portfolio naar het overzicht van resultaten en
vraagt zijn/haar resultaten op. Daar is het overzicht beschikbaar van alle behaalde
formatieve en summatieve resultaten.
- Inzichtelijk maken formatieve resultaten
Middels de Werkopdracht formatieve peilstok hanteren van de formatieve peilstok
om inzicht te krijgen in de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer. De
formatieve peilstok geeft ook inzicht in de mate waarin een deelnemer gereed is
om examen (summatieve toets) te doen, en de geadviseerde route om daar te
komen.
- Inzichtelijk maken summatieve resultaten
Inzichtelijk maken vorderingen in relatie tot diplomering m.b.v. summatieve peil-
stok middels Werkopdracht summatieve peilstok
Resultaat
De deelnemer heeft inzicht in zijn behaalde formatieve en summatieve resultaten
en hoe hij daarin staat ten opzicht van beoogde doelen (examinering en/of diplo-
mering).
Frequentie
Continu proces.

585. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 69
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
Functies
- Raadplegen formatieve peilstok
- Raadplegen summatieve peilstok

586. 70 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
EXPORTEREN PORTFOLIO
Als de deelnemer verandert van opleiding of als de deelnemer na de opleiding gaat
werken wil hij of zij het portfolio meenemen en verder uitbouwen. Er zijn ontwik-
kelingen dat gemeenten leerresultaten waaronder het portfolio willen koppelen aan
het DigID van de deelnemer om uitwisseling van leerresultaten tussen onderwijsin-
stellingen te bevorderen.
Als een organisatie het format voor het digitaal portfolio (NTA 2035: E-portfolio
NL) ondersteunt kan het portfolio via een digitaal medium verplaatst of gekopieerd
worden om uitwisseling over organisatie- en systeemgrenzen mogelijk te maken.
De uitwisseling vindt plaats door het exporteren uit het ene informatiesysteem naar
het medium, waarvandaan het weer wordt geïmporteerd door een ander informa-
tiesysteem. Bron: Kennisnet Referentiearchitectuur e-portfolio.
De uitwisseling kan plaatsvinden naast de uitwisseling van de administratieve gege-
vens, zoals bij de Digitale Overdracht Deelnemer Gegevens (DODG)
Use case
Aanleiding
Een deelnemer is uitgeschreven en gaat de instelling verlaten. Middels de Werkop-
dracht exporteren portfolio wordt het exporteren van het portfolio in gang gezet.
Actoren
- De deelnemer
- De opleiding
- ICT-systeem
- De werkgever
- De gemeente
Doel
Het mogelijk maken van een continue opbouw van het portfolio door uitwisseling
daarvan tussen diverse organisaties.
Beschrijving acties
- Exporteren portfolio
Wanneer een deelnemer de instelling verlaat, kan er een portfoliobestand wor-
den geëxporteerd. Dit kan via een digitaal medium. Het bestand voldoet aan de
afspraak NTA 2035: E-portfolio NL zodat het door een andere instelling weer kan
worden ingelezen.

587. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 71
Het exportbestand kan bestaan uit de volgende gegevens:
• NAW Gegevens
• Ontwikkelingsvoorwaarden
• Doelen & Ambities
• Interesses
• Relaties & netwerken
• Competenties
• Activiteiten
• Producten
• Evaluaties
• Niet kwalificerende reflecties
• Kwalificerende reflecties
• Formele erkenningen
Onderstaande afbeelding geeft een globaal overzicht van de structuur van een
portfolio.
De standaard voor een Export is gebaseerd op de IMS Specificatie. Onderdeel hier-
van is dat de taal in XML is. Zie document: Referentie Architectuur

588. 72 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
- Beschikbaar stellen aan andere instelling
Wanneer een deelnemer zich inschrijft bij een andere instelling neemt hij zijn
portfoliobestand mee. Ook kunnen er afspraken zijn tussen beide instellingen, dat
geëxporteerde portfoliobestanden kunnen worden uitgewisseld. Hiervoor is wel de
expliciete toestemming van de deelnemer noodzakelijk.
- Importeren portfolio door andere instelling
De andere instelling importeert het portfoliobestand zoals beschreven in het ver-
zamelen en importeren van instroomgegevens.
Resultaat
Het portfolio van een deelnemer is geëxporteerd in een standaardformaat (informa-
tiestandaard), zodat het door een andere instelling kan worden geïmporteerd.
Frequentie
Bij uitschrijving van elke deelnemer.
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Een export kan zijn:
- Een bestand via een digitaal medium. (CD-ROM, DVD, USB-stick, etc.)
- Gegevens worden digitaal uitgewisseld via een netwerk. (onderwijsinstelling A
verstuurd het bestand via bv. de mail naar onderwijsinstelling B)
- Een tussenorganisatie beheert de gegevens en wisselt uit.
Dit alles natuurlijk na toestemming van de deelnemer, deze is de eigenaar.

589. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 73
Activiteitendiagram
Functies
- Exporteren portfolio
AANVRAGEN EXAMEN
De deelnemer vraag een examenonderdeel aan van een kwalificatiedossier/uit-
stroomprofiel. De deelnemer toont aan dat hij klaar is voor examinering.
Use case
Aanleiding
- De deelnemer geeft aan dat hij een examen(onderdeel) wil afleggen voor een
bepaald kwalificatiedossier/uitstroomprofiel binnen een specifieke taxonomie, al
dan niet in combinatie met een aanvullende certificering. Een dergelijke aanvraag
komt meestal voort uit het adviesgesprek van de begeleider met de deelnemer,
middels de Werkopdracht Aanvragen examenonderdeel.

590. 74 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
- De deelnemer levert (een verzameling gebundelde) producten uit zijn portfolio
ter summatieve beoordeling beschikbaar, middels de Werkopdracht beschikbaar
stellen product uit portfolio.
- De onderwijsorganisatie onderzoekt of een deelnemer in aanmerking komt voor
kwalificering of certificering.
- Er moet een EVC beoordeling plaatsvinden, middels de Werkopdracht Aanvragen
EVC-beoordeling.
- De onderwijsinstelling vraagt voor één of meerdere deelnemers collectief een exa-
men aan (vooral van toepassing op VMBO en VAVO onderwijs)
Actoren
- Deelnemer
- Begeleider
Doel
Het starten van een examenprocedure. Dat kan zijn:
- Regulier examen met beschreven opdracht
- Portfoliobeoordeling, mogelijk met als doel een EVC rapportage
Beschrijving acties
- Aanvragen examen
De deelnemer vraagt het examen aan. Dit kan plaatsvinden als gevolg van de
afspraken die zijn gemaakt in het adviesgesprek met zijn begeleider, middels de
Werkopdracht Aanvragen examenonderdeel. In dat geval heeft de deelnemer
aangetoond dat hij gereed is voor examinering (met behulp van de formatieve
peilstok).
De deelnemer kan ook een examen (of EVC beoordeling) aanvragen door produc-
ten uit zijn portfolio beschikbaar te stellen middels de Werkopdracht beschikbaar
stellen product uit portfolio.
- Collectief aanvragen examen
Voor bepaalde typen opleidingen, zoals VMBO en VAVO, worden de examens
niet door de individuele deelnemers aangevraagd, maar collectief. De begeleider
bepaalt welke deelnemers gereed zijn voor examinering. De examens worden
vervolgens collectief aangevraagd voor deze hele groep.

591. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 75
- Controleren aanvraag examen
De onderwijsorganisatie controleert of de deelnemer is ingeschreven op de juiste
taxonomie voor het gewenste examen en indien van toepassing voldoet aan de ei-
sen voor aanvullende certificering. Waar nodig wordt gecontroleerd of de deelne-
mer gereed is voor examinering (met behulp van de formatieve peilstok). Dit kan
leiden tot goedkeuring of afkeuring van de aanvraag.
In het geval dat de aanvraag is goedgekeurd, wordt aangegeven binnen welk
tijdsbestek het examen zal plaatsvinden.
- Opnemen in begeleidingsdossier
De aanvraag en de eventuele goed- of afkeuring wordt in het begeleidingsdossier
vastgelegd.
Resultaat
- Goedgekeurde of afgekeurde aanvraag voor een examen(onderdeel)
- In gang zetten van het ontwikkelen of beschikbaar stellen van een
examen(onderdeel) middels de Werkopdracht beschikbaar stellen examen
Frequentie
Per deelnemer plm. 5x gedurende de gehele studieloopbaan.
Werkopdrachten

592. 76 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Activiteitendiagram
Functies
- Registreren aanvraag examen
- Raadplegen formatieve peilstok
- Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier
- Beschikbaar stellen producten in portfolio

593. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 77
BESCHIKBAARSTELLEN EXAMEN
De onderwijsorganisatie ontwikkelt een examenopdracht en/of beoordelingsmodel.
In het geval van een EVC rapportage/portfoliobeoordeling gaat het alleen om het
beoordelingsmodel.
Use case
Aanleiding
De aanvraag voor een examen(onderdeel) of EVC rapportage is gehonoreerd en
middels de Werkopdracht beschikbaar stellen examen is het beschikbaar stellen van
het examen(onderdeel) in gang gezet.
Actoren
- De deelnemer
- De examencommissie
- Examenbureau (of diens gedelegeerden)
Doel
Er wordt een formeel vastgesteld examen beschikbaar gesteld dat aansluit bij de
aanvraag van de betreffende deelnemer. In het geval van een EVC rapportage/
portfoliobeoordeling gaat het alleen om het beoordelingsmodel.
Beschrijving acties
- Formuleren opdracht voor ontwikkeling examen
• De deelnemer geeft zijn wensen aan m.b.t. de vorm en uitvoering van het
examen. Deze worden vastgelegd in zijn begeleidingsdossier
• De onderwijsorganisatie controleert of er op grond van het zorgdossier speciale
eisen gesteld moeten worden aan het examen;
• De onderwijsorganisatie controleert, indien van toepassing, de eisen voor aan-
vullende certificering;
Op basis van deze informatie is er een compleet beeld van het examen(onderdeel)
dat beschikbaar gesteld moet worden.
- Aanleveren bewijsmateriaal
De deelnemer draagt, wanneer van toepassing, het bewijsmateriaal aan, bijvoor-
beeld in het portfolio (bevroren producten).
- Constructie examen(onderdeel)
De instelling kan op verschillende manieren het examenonderdeel daadwerkelijk
beschikbaar stellen:

594. 78 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
• De deelnemer kan zijn examenopdracht formuleren, of:
• De onderwijsorganisatie koopt een examen in, of:
• De onderwijsorganisatie stelt beoordelingsmodel ter beschikking of ontwikkelt
dit (EVC procedure/portfoliobeoordeling), of:
• De onderwijsorganisatie stelt een bestaand examen ter beschikking of ontwik-
kelt een examen.
- Vaststellen examen(onderdeel)
De examencommissie stelt het examen vast. Wanneer het examenproduct/beoorde-
lingsmodel wordt afgekeurd wordt het opnieuw ter constructie aangeboden.
- Plaatsen examen(onderdeel) in de onderwijscatalogus
De onderwijsorganisatie plaatst het examen, inclusief metadatering, in de onder-
wijscatalogus (als het er nog niet in staat).
Resultaat
- Het examen is beschikbaar (ontwikkeld, ingekocht of een reeds ontwikkeld exa-
men klaargezet cq. aangepast) en vastgesteld.
- Het daadwerkelijk organiseren van het examen wordt in gang gezet middels de
Werkopdracht organiseren examen
Frequentie
Per deelnemer plm. 5x tijdens zijn studieloopbaan.
Werkopdrachten

595. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 79
Activiteitendiagram
Functies
- Registreren aanvraag examen
- Raadplegen onderwijscatalogus
- Plaatsen product in onderwijscatalogus

596. 80 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
ORGANISEREN EXAMEN
De deelnemer op de hoogte brengen van de eisen en beoordelingscriteria. Borging
dat uitgevoerde examens voldoen aan de eisen.
Use case
Aanleiding
Een examen is aangevraagd en beschikbaar gesteld. Nadat het examen beschikbaar
is gesteld, is het organiseren van het examen in gang gezet middels de Werk-
opdracht organiseren examen
Actoren
- Examenbureau en/of
- Examinator en/of
- Assessor
- Deelnemer
Doel
Voorwaarden scheppen voor het kunnen uitvoeren van een examen.
Beschrijving acties
- Koppelen examenproduct aan deelnemer
In Beschikbaar stellen examen en/of beoordelingsmodel zijn examenproducten
beschikbaar gesteld en vastgelegd in de onderwijscatalogus. Het juiste product
moet worden geselecteerd. Hierbij moet rekening gehouden worden met de in-
houd van het zorgdossier van de deelnemer, omdat daarin mogelijke beperkingen
of aanvullende informatie zijn vermeld (bijvoorbeeld een rugzakje) die de keuze
van het juiste onderwijsproduct (mede) bepalen.
- Informeren deelnemer
De deelnemer wordt geïnformeerd over het examen. Het gaat hierbij over infor-
matie m.b.t. het examenreglement, de concrete uitvoering van het examen en de
eisen die t.a.v. het examen worden gesteld.
- Aanvullende wensen deelnemer
De deelnemer kan aanvullende wensen kenbaar maken, waarmee in de organi-
satie van het examen rekening kan worden gehouden. Deze aanvullende wensen
worden vastgelegd in het begeleidingsdossier. Dit kunnen wensen zijn met betrek-
king tot de examenlocatie, tijdstip of omgeving voor het examen.

597. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 81
- Aanvullende randvoorwaarden stage/BPV-bedrijf
Ook het BPV-bedrijf kan aanvullende eisen stellen aan het examen.
- Invullen randvoorwaarden
Het examenbureau zorgt er uiteindelijk voor dat alles wat nodig is om het examen
te kunnen laten plaatsvinden, wordt georganiseerd, rekening houdend met de
wensen van de deelnemer en de randvoorwaarden van het BPV-bedrijf, bijvoor-
beeld:
• Minimaal 2 assessoren/examinatoren toewijzen
• Bepalen van tijd en geschikte omgeving voor het examen
• Vaststellen van de te gebruiken exameninstrumenten
• Communicatie met alle betrokkenen (deelnemer, assessor, bedrijf/examenlocatie)
• Inrichting examenlocatie
• Exameninstructie voor deelnemer en assessor
• Is er een aangepast examen nodig?
• Zijn de deelnemerwensen gehonoreerd?
- Plaatsen examenproduct in arrangement
Het geselecteerde examenproduct, inclusief alle wensen, randvoorwaarden en
benodigde middelen, wordt in het arrangement van de deelnemer geplaatst. Dit
betekent dat het examen zal worden geroosterd (mogelijk is de exacte datum al
bekend, maar dat hoeft niet).
Resultaat
- De betrokkenen zijn op de hoogte gebracht van de eisen en beoordelingscriteria.
- Er is geborgd dat het examen voldoet aan alle eisen.
- Het examen kan worden uitgevoerd conform het examenreglement en het kwalifi-
catiedossier, middels de Werkopdracht uitvoeren examen
Frequentie
…
Werkopdrachten

598. 82 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Activiteitendiagram
Functies
- Registreren aanvraag examen
- Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier
- Vastleggen arrangement (Onderwijslogistiek)

599. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 83
UITVOEREN EXAMEN
Een examen is ontwikkeld en georganiseerd en kan worden uitgevoerd.
De bewijsmap wordt door de deelnemer gevuld met bewijsmateriaal. Deze bewijs-
map krijgt een plaats in het portfolio en wordt daar ‘bevroren’. Dit kan een iteratief
proces zijn waarbij de examinatoren de vulling bewaken en de deelnemer hierin
sturen. Dit proces moet door het systeem worden ondersteund.
Het examen wordt uitgevoerd door de deelnemer in het bijzijn van en onder ver-
antwoordelijkheid van de onderwijsinstelling. Tijdens of na de uitvoering (conform
examenreglement) vindt de beoordeling plaats met als resultaat een examenrap-
portage dan wel een EVC rapportage. Deze rapportage is opgesteld in termen van
de taxonomie.
Use case
Aanleiding
Er is een examen georganiseerd en alle betrokkenen zijn geïnformeerd m.b.t. tijd
en plaats van het examen. De uitvoering van het examen is geïnitieerd middels de
Werkopdracht uitvoeren examen.
Actoren
- De deelnemer
- Een betrokken bedrijf
- Minimaal 2 examinatoren
Doel
Bepalen of de deelnemer aan de kwalificatie-eisen van het betreffende examen
voldoet.
Beschrijving acties
- Vullen bewijsmap of uitvoeren examenopdrachten
De deelnemer toont aan dat hij aan de kwalificatie-eisen van het examen voldoet
door:
• In zijn portfolio een bewijsmap samen te stellen en deze ter beoordeling aan te
bieden
• De examenopdrachten uit te voeren zodat deze beoordeeld kunnen worden

600. 84 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
- Controleren, beoordelen, uitdagen
De aangeleverde bewijsmap, of de uitgevoerde examenopdracht wordt gecontro-
leerd en beoordeeld. Mogelijk geeft ook een betrokken BPV-bedrijf feedback. Het
is mogelijk dat de deelnemer de mogelijkheid krijgt om met deze beoordeling iets
te doen, bijvoorbeeld producten in zijn bewijsmap aan te passen of (een deel van)
de examenopdracht opnieuw te doen.
Een dergelijke beoordeling kan verschillende vormen hebben, bijvoorbeeld:
• Observatie van het proces
• Criteriumgericht interview (bij EVC-/portfoliobeoordeling)
• Beoordeling product(en) (bij EVC-/portfoliobeoordeling uit het portfolio)
- Beoordelen bewijsmap of examenopdracht
Uiteindelijk wordt, eventueel na een iteratief proces, de uiteindelijke bewijsmap of
examenopdracht beoordeeld. Het beoordelingsmodel wordt ingevuld en er wordt een
procesverslag gemaakt. Uiteindelijk wordt er een summatief resultaat toegekend.
Het resultaat wordt opgenomen in het begeleidingsdossier en de uiteindelijke
examen- of EVC-rapportage wordt opgemaakt. Het summatieve resultaat wordt
toegevoegd aan het examendossier van de deelnemer middels de Werkopdracht
summatief resultaat in examendossier.
- Afronding met deelnemer
Eventuele opmerkingen of klachten van de deelnemer worden geregistreerd in het
begeleidingsdossier. Onregelmatigheden met betrekking tot de geldende procedu-
res worden gemeld bij, en afgehandeld door de examencommissie. De deelnemer
wordt gevraagd een akkoordverklaring voor wat betreft de procedure in te vullen.
- Bevriezen bewijsmap voor portfolio
De definitieve producten in de bewijsmap worden als bevroren product beschik-
baar gesteld om opgenomen te worden in het portfolio van de deelnemer, inclusief
het daarbij behaalde summatieve resultaat, middels de Werkopdracht beschikbaar
stellen beoordeeld product aan portfolio
Resultaat
- Het examen is uitgevoerd door de deelnemer, onder verantwoordelijkheid van de
onderwijsinstelling.
- De beoordeling heeft plaatsgevonden conform het beoordelingsprotocol behorend
bij het examen.
- Deze beoordeling wordt vastgelegd in de vorm van een examenrapportage dan
wel een EVC rapportage, door middel van de Werkopdracht summatief resultaat in
examendossier in het examendossier geplaatst.

601. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 85
Frequentie
Ongeveer 5x per studieloopbaan per deelnemer
Werkopdrachten

602. 86 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Activiteitendiagram
Functies
- Beschikbaar stellen producten in portfolio
- Raadplegen producten in portfolio
- Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier
- Plaatsen beoordeelde producten in portfolio

603. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 87
PLAATSEN SUMMATIEF RESULTAAT IN EXAMENDOSSIER
Deze use is een nadere uitwerking van de use case Registreren van summatieve re-
sultaten in het kernregistratiesysteem. Deze use case wordt hier ook kort beschre-
ven omdat dit onlosmakelijk met het proces van examineren is verbonden.
Er is een EVC rapportage of een Examenrapportage en op basis hiervan moeten
summatieve resultaten worden toegevoegd aan het examendossier.
Use case
Aanleiding
Er wordt een EVC rapportage of een Examenrapportage (resultaat van Uitvoeren exa-
men) aangeboden middels de Werkopdracht summatief resultaat in examendossier.
Actoren
- Examinator (regulier examen)
- De deelnemer (EVC rapportage)
- Examenbureau
Doel
- Toevoegen summatieve resultaten aan het examendossier.
Beschrijving acties
- Aanleveren examen- of EVC-rapportage
Als het examen binnen de instelling is uitgevoerd, biedt de examinator, na beoor-
deling van het examen, de examen- of EVC-rapportage aan. Ook kan de deelne-
mer een elders afgegeven EVC-rapportage aanbieden.
- Controleren geldigheid
Het examenbureau controleert de geldigheid van de afgegeven examen- of EVC-
rapportage. Wanneer de geldigheid is vastgesteld wordt het summatieve resultaat
in het examendossier vastgelegd.
- Archivering bewijsstukken
De EVC bewijsstukken of examenrapportage worden in het begeleidingsdossier
geplaatst. De examinator of het examenbureau archiveert het examenresultaat
inclusief onderbouwingen, zoals:
• Namen examinatoren
• Observatieverslag(en)
• Het geleverde product/dienst en/of een beschrijving daarvan
• Reflectieverslag

604. 88 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Het archiveren van de examenproducten zelf geschiedt binnen het portfolio. De
examenproducten worden in het portfolio bevroren; dit heeft al plaatsgevonden
vóór het examen, zie Uitvoeren examen.
Het examendossier moet wettelijk 30 jaar bewaard blijven. De examenbeschei-
den en -onderbouwingen hoeven maar een half jaar bewaard te worden.
- Vaststellen recht op diplomering
Het systeem controleert of aan de eisen voor diplomering is voldaan, voor de spe-
cifieke uitstroom waarop de deelnemer is ingeschreven. Om dit te bepalen wordt
de criteriumbank geraadpleegd middels de Werkopdracht summatieve peilstok. Als
blijkt dat de deelnemer alle summatieve resultaten heeft behaald voor diplome-
ring, dan wordt middels de Werkopdracht diplomeren de diplomering gestart.
Resultaat
- Het behaalde summatieve resultaat is geplaatst in het examendossier
- De onderliggende bewijsstukken zijn toegevoegd aan het begeleidingsdossier
- Er heeft een controle plaatsgevonden op het recht op diplomering, en indien van
toepassing is de diplomering in gang gezet middels de Werkopdracht diplomeren
Frequentie
Max 5x keer per studieloopbaan.
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Aanleiding: Er is een summatief resultaat behaald voor een examen of EVC/portfo-
lio beoordeling
Actoren: De assessor/examinator
Resultaat: Een examenonderdeel wordt in het examendossier geplaatst. Het onder-
deel komt overeen met de onderdelen van het examenplan en worden tevens in de
KRD opgenomen.

605. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 89
Activiteitendiagram
Functies
- Vastleggen summatieve resultaten
- Raadplegen summatieve peilstok
DIPLOMEREN
Deze use is een nadere uitwerking van de use case Kwalificeren vanuit de deel-
nemer/opleiding in het kernregistratiesysteem. Deze use case wordt hier ook kort
beschreven omdat dit onlosmakelijk met het proces van examineren is verbonden.
Use case
Aanleiding
Het systeem heeft gesignaleerd dat het examendossier compleet is (alle summatie-
ve resultaten voor het beoogd diploma zijn behaald), nadat er een positief resultaat
is toegevoegd aan het examendossier. Op basis daarvan is de diplomering in gang
gezet middels de Werkopdracht diplomeren.

606. 90 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Actoren
- Examenbureau
- Examencommissie
Doel
Het uitreiken van een diploma.
Beschrijving acties
- Laatste controle
Er vindt een laatste controle plaats op de aanspraak op een diploma, certificaat of
verklaring op basis van de gegevens in het begeleidingsdossier en de summatieve
resultaten in het examendossier. Mogelijk wordt hierbij de criteriumbank geraad-
pleegd om het recht op een diploma te verifiëren.
- Genereren diploma
Het diploma, certificaat of de verklaring wordt daadwerkelijk (fysiek) aangemaakt.
- Uitreiken diploma
Het diploma, certificaat of de verklaring wordt uitgereikt aan de deelnemer, en
ondertekend door de deelnemer.
- Archiveren en opschonen
Een getekende kopie van het diploma, certificaat of de verklaring wordt gearchi-
veerd. Niet opgehaalde diploma’s worden ook gearchiveerd, en er wordt contact
opgenomen met de deelnemer.
Indien er voor de deelnemer geen andere verbintenissen actief zijn, zal hij de
instelling verlaten. Het uitschrijven wordt in gang gezet middels de Werkopdracht
uitschrijven na diplomering
Indien de deelnemer de instelling verlaat wordt een deel van de gegevens in het
begeleidingsdossier of examendossier geschoond, voor zover dat wenselijk is en is
toegestaan.
Resultaat
Het diploma is uitgereikt en gearchiveerd
Frequentie
Normaalgesproken 1x per studieloopbaan per deelnemer.

607. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 91
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
Functies
- Raadplegen summatieve peilstok
- Aanmaken diploma

608. 92 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
FUNCTIES
RAADPLEGEN DEELNEMERGEGEVENS
Een generieke raadpleegfunctie waarmee een breed overzicht kan worden verkre-
gen van alle relevante deelnemergegevens. Dit omvat dus o.a. de administratieve
gegevens, het begeleidingsdossier, het examendossier en het zorgdossier.
Ondersteunt use cases
- Onderwijsintake
• Raadplegen beschikbare informatie
- Opstellen plan en begeleiding komende periode
• Opstellen POP
• Opstellen PAP
• Bepalen begeleiding komende zorg
• Bepalen extra zorg
- Monitoren voortgang deelnemer
• Raadplegen begeleidingsdossier
Doel
Verkrijgen van een volledig beeld van de administratieve en begeleidingsgegevens
van een bepaalde deelnemer.
Korte beschrijving
Deze functie geeft een totaalbeeld van de gegevens van een deelnemer, bestaande
uit.
- Administratieve gegevens (persoonlijke gegevens, gegevens van de aanmelding,
intake en/of inschrijving)
- Leerloopbaan (afgenomen onderwijs, aanwezigheid)
- Examendossier (summatieve resultaten, EVC’s, diploma’s)
- Begeleidingsdossier (Formatieve resultaten, incidenten, houding en gedrag)
- Zorgdossier (Medische, psychische en sociale gegevens)
Voor elke categorie van de hier genoemde gegevens gelden aparte autorisaties. De
gebruiker moet over de juiste autorisaties beschikken om het betreffende deel van
de gegevens te kunnen inzien.

609. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 93
RAADPLEGEN ONDERWIJSCATALOGUS
Dit is een breed toepasbare functie waarmee de onderwijscatalogus kan worden
geraadpleegd om onderwijsproducten te zoeken, tonen en te selecteren.
Ondersteunt use cases
- Intake
- Formuleren leervraag
• Zoeken passend aanbod in onderwijscatalogus
- Onderwijsintake
• Inventariseren mogelijke onderwijsproducten
- Beoordelen en registreren competenties en kennis
• Beoordelen portfolio / toets
- Beschikbaar stellen examen en/of beoordelingsmodel
• Beslissen inkopen, ontwikkelen of hergebruiken
• Selecteren bestaand examen uit onderwijscatalogus
- Beheren BPV plaats
• Registreren BPV plaats
- BPV-matching
• Selecteren gearrangeerd onderwijsproduct
• Bepalen zoekopdracht BPV plaats
• Selecteren voorstellen BPV plaatsen
Doel
Het om uiteenlopende reden zoeken, tonen en selecteren van onderwijsproducten
uit de onderwijscatalogus.
Korte beschrijving
Dit betreft een generieke zoek-, raadpleeg- en selectiefunctie. Deze functie werkt
op hoofdlijnen als volgt.
De functie start met het definiëren van de zoekcriteria. Afhankelijk van de situatie
worden de zoekcriteria handmatig ingegeven, of zijn ze afkomstig uit de context
van waaruit deze functie wordt aangeroepen. Grofweg zijn er drie belangrijke zoek-
ingangen:

610. 94 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
- Een bepaalde plek in de taxonomie. Dit houdt in dat bijvoorbeeld een kwalifica-
tiedossier of een andere plaats in de taxonomie wordt geselecteerd. De zoekop-
dracht betreft dan alle onderwijsproducten die binnen die betreffende tak van de
taxonomie vallen
- De situatie van een deelnemer. Dit houdt in dat de situatie van een concrete deel-
nemer het vertrekpunt is. De zoekopdracht betreft dan alle onderwijsproducten
die voor deze deelnemer relevant zijn in relatie tot zijn verbintenisgebied en de
reeds door de deelnemer afgenomen onderwijsproducten.
- Zoekcriteria. Dit houdt in dat op elke gewenste metadateringsveld of een com-
binatie van velden zoekcriteria kunnen worden gedefinieerd. De zoekopdracht
betreft dan alle onderwijsproducten die aan die criteria voldoen.
Op basis van de gedefinieerde zoekcriteria wordt de zoekopdracht uitgevoerd met
als resultaat een lijst met geselecteerde onderwijsproducten. Als de zoekopdracht
geen, of zeer weinig resultaten oplevert is er de mogelijkheid opnieuw te zoeken,
waarbij wordt gezocht naar suggesties of alternatieven door ook producten te tonen
die niet aan alle zoekcriteria voldoen.
Vervolgens kan de lijst met geselecteerde onderwijsproducten op verschillende
manieren worden getoond en gesorteerd. Indien nodig kan een specifiek gewenst
onderwijsproduct daaruit worden geselecteerd. Het tonen en selecteren kan op de
volgende manieren.
- Sorteren op relevantie in relatie tot de zoekcriteria. De onderwijsproducten die het
best voldoen aan de zoekcriteria staan bovenaan
- Sorteren op een of meerdere metadatavelden
- Weergeven in de taxonomiestructuur. De onderwijsproducten worden getoond
in de structuur van de taxonomie, bijvoorbeeld geordend per kwalificatiedossier,
daarbinnen per werkproces etc.
- Weergeven in de hiërarchie van de onderwijscatalogus door gebruik te maken van
de aggregatieniveaus. Aanvankelijk wordt alleen het hoogste aggregatieniveau
getoond. De lagere aggregatieniveaus kunnen vervolgens getoond worden in een
soort mappenstructuur die kunnen worden uitgeklapt.
De functie biedt de mogelijkheid om één of meerdere getoonde onderwijsproduc-
ten te selecteren. Hiertoe wordt er een aparte lijst bijgehouden van geselecteerde
onderwijsproducten. Deze geselecteerde onderwijsproducten kunnen worden mee-
genomen naar de functie van waaruit deze functie is aangeroepen zodat deze daar
verder kunnen worden gebruikt.

611. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 95
VASTLEGGEN RESULTATEN INTAKE
Dit betreft het vastleggen van de resultaten van de intake, voor zover dat niet di-
rect in de administratieve gegevens of het begeleidingsdossier een plek heeft.
Ondersteunt use cases
- Onderwijsintake
• Inventariseren wensen deelnemer
• Inventariseren mogelijkheden deelnemer
• Formuleren advies m.b.t. mogelijk af te nemen onderwijsproducten of EVC
Doel
Vastleggen van de resultaten van de (onderwijs)intake
Korte beschrijving
Functie waarin de specifieke resultaten van de intake kunnen worden vastgelegd.
- De wensen van de deelnemer
- De in het intakegesprek vastgestelde mogelijkheden van de deelnemer
- Opsomming van relevante onderwijsproducten, waaronder in veel gevallen een
startonderwijsproduct en eventueel een EVC-beoordeling
AANVRAGEN EVC-BEOORDELING
Dit is een specifiek vorm van het aanvragen van een examen.
Ondersteunt use cases
- Onderwijsintake
• Formuleren advies m.b.t. mogelijk af te nemen producten of EVC
Doel
Het in gang zetten van een EVC-procedure
Korte beschrijving
Deze functie registreert de aanvraag voor een EVC-beoordeling, bestaande uit:
- Gegevens deelnemer
- Verwijzing naar relevant onderwijsproduct of (als er geen passend product van het
type EVC-beoordeling is) de taxonomiecode waarvoor een EVC-beoordeling wordt
gevraagd
- Opsomming van, en verwijzing naar de bewijsstukken

612. 96 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
OPNEMEN DOCUMENTEN IN BEGELEIDINGSDOSSIER
Dit is een generieke functie om documenten, bijvoorbeeld een POP of PAP toe te
voegen aan het begeleidingsdossier van een deelnemer.
Ondersteunt use cases
- Opstellen plan en begeleiding komende periode
• Opstellen POP
• Vaststellen POP
• Opstellen PAP
• Vaststellen PAP
Doel
Het opnemen van een document in het begeleidingsdossier
Korte beschrijving
Aan het begeleidingsdossier van elke deelnemer kan een verzameling documenten
worden gekoppeld. Aan elk document wordt een verzameling metadata gekoppeld,
waaronder datum/tijd, auteur, status (concept, vastgesteld etc.) en een type docu-
ment (zoals POP, PAP etc.)
Documenten kunnen met deze functie worden geplaatst en opgevraagd. Ook kan er
een nieuwe versie van een bestaand document worden geplaatst, of de metadata
van een bestaand document worden gewijzigd.
Deze documenten worden in een gestandaardiseerde mappenstructuur aan het
dossier gekoppeld. De indeling van deze mappenstructuur is door de instelling te
configureren.
VASTLEGGEN AFSPRAKEN EN ACTIES IN BEGELEIDINGSDOSSIER
Een belangrijk onderdeel van het begeleidingsdossier is het vastleggen van de
afspraken die met de deelnemer zijn gemaakt, de acties die de deelnemer, begelei-
der of anderen moeten gaan ondernemen. De maatregelen die de instelling neemt
m.b.t. de betreffende deelnemer en de signalen die richting de begeleiding worden
afgegeven.

613. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 97
Ondersteunt use cases
- Opstellen plan en begeleiding komende periode
• Doorverwijzen naar 2e lijns zorg
• Vaststellen benodigde begeleiding
• Maken vervolgafspraken
- Monitoren voortgang deelnemer
• Conclusies trekken m.b.t. de geadviseerde leerroute
- Adviesgesprek voeren
• Beslissen over te nemen vervolgacties
- Registreren incidenten
• Beoordelen noodzakelijke escalatie
• Beslissen over noodzakelijke maatregelen
• Maken vervolgafspraken
- Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
• Beoordelen noodzakelijke actie
- Beoordelen en registreren competenties en kennis
• Beoordelen of direct actie noodzakelijk is
• Signaleren noodzakelijke actie
- Aanvragen examen
• Opnemen aanvraag in begeleidingsdossier
- Organiseren examen
• Kenbaar maken aanvullende wensen
- Uitvoeren examen
• Controleren, beoordelen, uitdagen
• Leveren feedback
• Opnemen in begeleidingsdossier
Doel
Vastleggen en bewaken van gemaakte afspraken, geïnitieerde/geplande acties,
genomen maatregelen en het opvolgen van signaleringen.

614. 98 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Korte beschrijving
Deze functie maakt het mogelijk om in het begeleidingsdossier van een deelnemer
een lijst te onderhouden met de volgende typen acties/afspraken.
- Acties
Dit zijn concrete acties die door de deelnemer, docent, begeleider of anderen
moeten worden uitgevoerd in relatie tot (de begeleiding van) de betreffende deel-
nemer.
- Afspraken
Dit zijn concrete afspraken die met de deelnemer zijn gemaakt.
- Maatregelen
Dit zijn maatregelen die de instelling, docent of begeleider hebben genomen,
bijvoorbeeld naar aanleiding van incidenten of problemen in de houding of het
gedrag van de deelnemer.
- Signaleringen
Dit zijn signaleringen, doorgaans van docenten, die in de begeleiding dienen te
worden opgevolgd.
Deze functie heeft de structuur van een takenlijst, waarin ook een eigenaar, begin/
einddata, status etc. kan worden aangegeven.
ANALYSEREN SITUATIE DEELNEMER
Om de begeleiding te ondersteunen bij het vroegtijdig herkennen van problemen,
kan middels deze functies een aantal verbanden worden gelegd die duiden op een
probleem dat in de begeleiding aandacht behoeft.
Ondersteunt use cases
- Monitoren voortgang deelnemer
• Raadplegen begeleidingsdossier
Doel
Vroegtijdig signaleren van (veel voorkomende) situaties en problemen die begelei-
dingsaandacht vragen.

615. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 99
Korte beschrijving
Deze functie voert een aantal analyses uit op de gegevens van de deelnemer, en le-
vert daarvan een rapportage. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de volgende analyses:
- aanwezigheidpercentage overschrijdt een bepaalde minimumwaarde
- ziekteverzuim overschrijdt een bepaald percentage
- trendbreuk in resultaten, aanwezigheid, voortgang of ziekte
- grote afwijking t.o.v. het gemiddelde in resultaten, aanwezigheid, voortgang of
ziekte
RAADPLEGEN FORMATIEVE PEILSTOK
Deze functie levert een “stand van zaken”-rapportage, en een advies voor leerroute
op voor een aantal summatieve toetsen. De vorderingen van een deelnemer worden
op een inzichtelijke manier gepresenteerd, en er wordt een overzicht gegeven van
relevante en geadviseerde onderwijsproducten in relatie tot de betreffende summa-
tieve toets(en).
Ondersteunt use cases
- Monitoren voortgang deelnemer
• Raadplegen peilstok formatieve resultaten
- Peilstok hanteren formatieve resultaten
• Verzamelen gegevens
• Genereren rapportage stand van zaken
• Genereren advies mogelijke leerroute(s)
- Inzichtelijk maken van formatieve en summatieve resultaten d.m.v. een peilstok-
meting
• Inzichtelijk maken vorderingen in relatie tot competenties en examinering
m.b.v. formatieve peilstok
- Aanvragen examen
• Controleren rechtvaardiging aanvraag
Doel
Inzicht geven in de vorderingen en de geadviseerde leerroute in relatie tot een
beoogde summatieve toets.

616. 100 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Korte beschrijving
Deze functie bestaat uit twee deelfuncties:
- Rapportage “Stand van zaken”
- Advies leerroute
Beide deelfuncties kunnen worden uitgevoerd voor een specifieke deelnemer en een
of enkele beoogde summatieve toetsen.
Rapportage stand van zaken
De rapportage “Stand van zaken” komt als volgt tot stand:
- Selecteren relevante summatieve toets(en). De gebruiker maakt deze keuze.
- Verzamelen van alle formatieve resultaten van de deelnemer, die relevant zijn
voor de betreffende summatieve toets(en)
- Structureren van de verzamelde formatieve resultaten langs een beoordelings-
systematiek. Op basis van deze beoordelingssystematiek kunnen de formatieve
resultaten worden afgebeeld op een schaal en/of worden ingedeeld in groepen. De
schaal kan procentueel zijn t.o.v. een eindtotaal, of een schaal van complexiteits-
klassen. De groepen kunnen bijvoorbeeld competenties, werkprocessen e.d. zijn.
- Weergeven van de gestructureerde formatieve resultaten in een rapportage
Advies leerroute
De geadviseerde leerroute wordt op hoofdlijnen als volgt opgesteld.
- De gestructureerde formatieve resultaten worden afgezet tegen het totaal aan
beschikbare onderwijsproducten dat relevant is voor de betreffende summatieve
toets
- Er wordt een keuze gemaakt uit het totaal aan beschikbare onderwijsproducten,
door een aantal (bedrijfs- of ervarings)regels toe te passen
- De geadviseerde leerroute(s) worden weergegeven in een rapportage

617. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 101
RAADPLEGEN SUMMATIEVE PEILSTOK
Deze functie geeft inzicht in de nog te behalen summatieve resultaten ten behoeve
van een specifieke uitstroom.
Ondersteunt use cases
- Monitoren voortgang deelnemer
• Raadplegen peilstok summatieve resultaten
- Inzichtelijk maken van formatieve en summatieve resultaten d.m.v. een peilstok-
meting
• Inzichtelijk maken vorderingen in relatie tot diplomering m.b.v. summatieve
peilstok
- Plaatsen summatief resultaat in begeleidingsdossier
• Vaststellen recht op diplomering
- Diplomeren
• Uitvoeren laatste controle
Doel
Verkrijgen van inzicht in de nog te behalen summatieve resultaten ten behoeve van
een beoogde uitstroom.
Korte beschrijving
Deze functie wordt uitgevoerd voor een specifieke deelnemer en een specifiek be-
oogde uitstroom.
De functie werkt op hoofdlijnen in de volgende stappen.
- Verzamelen van alle relevante summatieve resultaten van de betreffende deelne-
mer. Het gaat hier om de summatieve resultaten die (in de taxonomie) relevant
zijn voor de beoogde uitstroom
- Toepassen van de regels in de criteriumbank voor de betreffende uitstroom op de
behaalde summatieve resultaten
- Bepalen van de nog te behalen summatieve resultaten; dit kunnen verschillende
routes zijn om met de reeds behaalde summatieve resultaten de kwalificatie voor
de uitstroom te behalen
- Weergeven van de route(s) van nog te behalen summatieve resultaten in een rap-
portage

618. 102 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
VASTLEGGEN ADVIES IN BEGELEIDINGSDOSSIER
Naast de acties, afspraken en documenten in het begeleidingsdossier, is ook het
advies van de begeleider m.b.t. de te volgen leerroute een belangrijk onderdeel van
het begeleidingsdossier. Na het monitoren van de voortgang of het adviesgesprek
kan er zo’n advies ontstaan.
Ondersteunt use cases
- Monitoren voortgang deelnemer
• Conclusies trekken m.b.t. de geadviseerde leerroute
Doel
Vastleggen van de geadviseerde leerroute.
Korte beschrijving
In deze functie kan de geadviseerde leerroute in het begeleidingsdossier worden
opgenomen. Deze functie biedt de mogelijkheid om een geadviseerde leerroute op
een van de volgende manieren vast te leggen:
- Een tekstuele beschrijving van het advies m.b.t. de te volgen leerroute
- Overnemen van de resultaten uit de functie Raadplegen formatieve peilstok. Dit
is een verzameling onderwijsproducten, met eventueel een onderlinge volgorde.
Deze lijst met onderwijsproducten kan nog worden aangepast door producten toe
te voegen of te verwijderen.
- Selecteren van een aantal relevante onderwijsproducten in een bepaalde onderlin-
ge volgorde. Hierbij moet gekozen kunnen worden voor producten van een hoog
aggregatieniveau.
VASTLEGGEN INCIDENTEN IN BEGELEIDINGSDOSSIER
Met behulp van deze functie kunnen incidenten die zich voordoen in het primair
proces worden geregistreerd in het begeleidingsdossier van de deelnemer.
Ondersteunt use cases
- Registreren incidenten
• Registreren incident
Doel
Eenduidige registratie van incidenten

619. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 103
Korte beschrijving
Functie waarin een incident kan worden geregistreerd, gekoppeld aan het bege-
leidingsdossier van de deelnemer(s) die het betreft. Het volgende kan worden
geregistreerd.
- Registrant
- Deelnemer(s) waarop het incident betrekking heeft
- Andere betrokkenen
- Datum, tijd en locatie van het incident
- Toelichting / Omschrijving van het incident
- Omschrijving vervolgactie(s)
- Type incident (gestandaardiseerde typering van incidenten, door de instelling te
definiëren)
Eventuele vervolgacties m.b.t. de deelnemer(s) worden apart vastgelegd in de
functie Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier
VASTLEGGEN ONDERWIJSGERELATEERDE HOUDING EN GEDRAG
Met behulp van deze functie kunnen waarnemingen omtrent de onderwijsgerela-
teerde houding en gedrag worden geregistreerd in het begeleidingsdossier van de
deelnemer.
Ondersteunt use cases
- Registratie onderwijsgerelateerde houding en gedrag
• Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
Doel
Eenduidige registratie van waarnemingen omtrent de onderwijsgerelateerde hou-
ding en gedrag.
Korte beschrijving
Functie waarin waarnemingen omtrent de onderwijsgerelateerde houding en gedrag
kunnen worden geregistreerd, gekoppeld aan het begeleidingsdossier van de deel-
nemer die het betreft. Het volgende kan worden geregistreerd.
- Registrant
- Deelnemer(s) waarop het incident betrekking heeft
- Type waarneming (gestandaardiseerde typering van waarnemingen, door de
instelling te definiëren)
- Periode waarop de waarneming betrekking heeft

620. 104 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
- Onderwijsproduct / activiteit waarop de waarneming betrekking heeft
! Toelichting / Omschrijving van de houding of het gedrag van de deelnemer
! Omschrijving vervolgactie(s)
Eventuele vervolgacties m.b.t. de deelnemer worden apart vastgelegd in de functie
Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier.
BESCHIKBAAR STELLEN PRODUCTEN IN PORTFOLIO
Deze functies stelt de deelnemer in staat om een verzameling producten in zijn
portfolio beschikbaar te stellen ten behoeve van een formatieve of summatieve
beoordeling.
Ondersteunt use cases
- Beoordelen en registreren competenties en kennis
• Beschikbaar stellen toetsmateriaal
- Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen van producten
• Producten beschikbaar stellen
- Opnemen van bevroren producten
• Bevroren producten beschikbaar stellen
- Opnemen van het POP & PAP in het portfolio
• Beschikbaar stellen POP aan derden
• Beschikbaar stellen PAP aan derden
- Aanvragen examen(onderdeel)
• Aanvragen examen(onderdeel)
- Uitvoeren examen
• Voert examenopdrachten uit / vult bewijsmap
Doel
Beschikbaar stellen van producten in het portfolio, bijvoorbeeld ten behoeve van
een toets of feedback van docent, begeleider of mededeelnemer.

621. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 105
Korte beschrijving
Nadat er in het portfolio groepen van producten zijn gemaakt, kan de deelnemer
per groep aangeven met wie deze producten gedeeld mogen worden.
- Selecteren van een groep producten in het portfolio
- Selecteren van de gebruikers of groepen van gebruikers die toegang krijgen tot de
betreffende groep producten
- Aangegeven van het autorisatieniveau (inzien, openen, downloaden)
RAADPLEGEN PRODUCTEN IN PORTFOLIO
Met behulp van deze functie kan een beoordelaar de producten die een deelnemer
beschikbaar heeft gesteld in zijn portfolio raadplegen.
Ondersteunt use cases
- Beoordelen en Registreren competenties en kennis
• Beoordelen portfolio / toets
- Uitvoeren examen
• Controleren, beoordelen, uitdagen
• Leveren feedback
• Beoordelen bewijsmap
Doel
Beoordelen van producten die de deelnemer in zijn portfolio beschikbaar heeft
gesteld.
Korte beschrijving
Deze functies geef een beoordelaar toegang tot de producten die een deelnemer
aan hem ter beschikking heeft gesteld. Deze functie kent op hoofdlijnen de vol-
gende mogelijkheden.
- De beoordelaar opent het portfolio van een bepaalde deelnemer
- Er wordt een overzicht gegeven van de verzamelingen van producten, waarvoor
de deelnemer de betreffende beoordelaar toegang heeft gegeven
- De beoordelaar kan een verzameling producten openen, zodat zichtbaar is welke
producten er in zitten
- De beoordelaar kan de betreffende producten open, bekijken of downloaden,
afhankelijk van het type product (document, foto etc.) en de autorisaties die de
deelnemer aan elk product heeft gekoppeld

622. 106 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
VASTLEGGEN FORMATIEVE RESULTATEN
Met behulp van deze functie kunnen formatieve resultaten worden vastgelegd.
Ondersteunt use cases
- Beoordelen en registreren competenties en kennis
• Vastleggen resultaat bij onderwijsproduct
Doel
Inzicht in de vorderingen van de deelnemer, door de resultaten van formatieve
toetsing vast te leggen.
Korte beschrijving
Middels deze functie kan een formatief resultaat worden geregistreerd. Dit vindt op
hoofdlijnen als volgt plaats.
- Selecteren deelnemer
- Selecteren onderwijsproduct. Dit kan een product zijn van het type formatieve
toets, maar het kan ook een ander onderwijsproduct zijn. Bij het selecteren van
het onderwijsproduct kan de metadata van dat product gecontroleerd worden,
bijvoorbeeld op de verwijzing naar de taxonomie en de competenties waaraan het
product gekoppeld is.
- Vastleggen resultaat bij het geselecteerde onderwijsproduct, voor de betreffende
deelnemer, op een van de volgende manieren
• Aan het onderwijsproduct zijn in de betreffende taxonomie geen competenties
gekoppeld, of het onderwijsproduct is in de taxonomie op een hoger niveau dan
het werkproces (dus kerntaak of hoger) gedefinieerd. In dat geval wordt het
formatief resultaat bij het betreffende onderwijsproduct geregistreerd.
• Het onderwijsproduct is in de taxonomie gekoppeld aan een werkproces, waar-
bij in de taxonomie aan het werkproces een aantal competenties is gekoppeld.
In dat geval kan de gebruiker kiezen of het resultaat betrekking heeft op alle
onderliggende competenties, of op een aantal daarvan. Het resultaat wordt
vastgelegd als resultaat op de geselecteerde competenties binnen dat werkproces.
• Het onderwijsproduct is in de taxonomie gekoppeld aan een of een aantal spe-
cifieke competenties. In dat geval kan de gebruiker kiezen of het resultaat be-
trekking heeft op al deze competenties, of op een aantal daarvan. Het resultaat
wordt vastgelegd als resultaat op de geselecteerde competenties.

623. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 107
PLAATSEN BEOORDEELDE PRODUCTEN IN PORTFOLIO
Met behulp van deze functie kan een beoordelaar een verzameling beoordeelde
producten met bijbehorend (formatief of summatief) resultaat terugplaatsen in het
portfolio van de deelnemer.
Ondersteunt use cases
- Beoordelen en registreren competenties en kennis
• Vastleggen resultaat bij onderwijsproduct
- Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen van producten
• Bevriezen beoordeelde producten
- Beoordelen examen
• Beoordelen bewijsmap
Doel
Beoordeelde producten aan de deelnemer beschikbaar stellen als bruikbaar bewijs-
materiaal.
Korte beschrijving
Deze functies geef een beoordelaar toegang tot het portfolio van een deelnemer,
om producten die een deelnemer aan hem ter beschikking heeft gesteld te voorzien
van het resultaat van de beoordeling. De beoordeling wordt in het portfolio gekop-
peld aan een bevroren kopie van de betreffende producten. Deze functie kent op
hoofdlijnen de volgende mogelijkheden.
- De beoordelaar opent het portfolio van een bepaalde deelnemer
- Er wordt een overzicht gegeven van de verzamelingen van producten, waarvoor
de deelnemer de betreffende beoordelaar toegang heeft gegeven
- De beoordelaar kan een verzameling producten selecteren en daarvan een bevro-
ren kopie maken
- De beoordelaar kan daar de beoordeling, zoals vastgelegd in Vastleggen forma-
tieve resultaten of Vastleggen summatieve resultaten aan koppelen

624. 108 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
REGISTREREN AANVRAAG EXAMEN
Met behulp van deze functies kan voor een deelnemer, of groep van deelnemers
een examen(onderdeel) (summatieve toetsing) worden aangevraagd.
Ondersteunt use cases
- Aanvragen examen(onderdeel)
• Aanvragen examen(onderdeel)
• Collectief aanvragen examen(onderdeel)
- Beschikbaar stellen examen en/of beoordelingsmodel
• Formuleren opdracht voor ontwikkeling examen
- Organiseren examen
• Koppelen examen aan deelnemer
• Invullen randvoorwaarden t.a.v. planning e.d.
• Kenbaar maken aanvullende randvoorwaarden
Doel
Kenbaar maken van de noodzaak/wens om te examineren, en het proces daarvoor
in gang zetten.
Korte beschrijving
Met behulp van deze functie kan in een aantal stappen de aanvraag voor een exa-
men worden geregistreerd. De stappen zijn de volgende.
- Selecteren deelnemer(s)
• In het geval van een individueel examen of een EVC beoordeling wordt de be-
treffende deelnemer geselecteerd, waarvoor het examen wordt aangevraagd.
• In het geval van een collectieve aanvraag voor een groep deelnemers, wordt
een groep van deelnemers samengesteld waarvoor de aanvraag wordt gedaan.
- Selecteren examenproduct
• In het geval het een bestaand examen betreft, dan wordt een bestaand product
van het type summatieve toets uit de onderwijscatalogus geselecteerd.
• In het geval er geen bestaand onderwijsproduct geselecteerd kan worden (om-
dat dat niet precies bekend is, of nog niet aanwezig is) wordt de plaats in de
taxonomie geselecteerd (bijvoorbeeld de kerntaak) waarop het examen betrek-
king heeft.

625. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 109
- Registreren aanvullende voorwaarden en wensen
• Er kunnen aanvullende randvoorwaarden en wensen worden geregistreerd,
zoals de periode of dag waarop het examen dient plaats te vinden, de locatie,
stagebedrijf, noodzakelijke faciliteiten, aanwezig gewenste docenten etc.
- Registreren opdracht voor ontwikkeling examen
• In het geval het examen daadwerkelijk ontwikkeld of aangeschaft dient te
worden, dient een duidelijke specificatie van het gewenste examen te worden
opgesteld. Mogelijk kan hierin deels verwezen worden naar relevante delen van
een kwalificatiedossier, opleidingseisen, prestatie-indicatoren etc.
VASTLEGGEN SUMMATIEVE RESULTATEN
Deze functie is onderdeel van het kernregistratiesysteem. Met behulp van deze
functies kunnen summatieve resultaten wordt geregistreerd.
Ondersteunt use cases
- Plaatsen summatief resultaat in examendossier
• Toevoegen summatief resultaat aan examendossier
Doel
Het vastleggen van een behaald summatief resultaat.
Korte beschrijving
Middels deze functie kan een behaald summatief resultaat worden geregistreerd, op
de volgende manier:
- Selecteren deelnemer
- Selecteren onderwijsproduct (van het type summatief resultaat)
- Vastleggen behaald summatief resultaat
- Vastleggen datum en beoordelaar
Deze functie moet de mogelijkheid bieden om voor een groep deelnemers achter-
eenvolgens de resultaten vast te leggen op een bepaalde summatieve toets.

626. 110 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
AANMAKEN DIPLOMA
Deze functie is onderdeel van het kernregistratiesysteem deelnemergegevens. Mid-
dels deze functie wordt het daadwerkelijke diploma aangemaakt.
Ondersteunt use cases
- Diplomeren
• Genereren diploma, certificaat of verklaring
Doel
Beschikbaar stellen van formeel kwalificerend document
Korte beschrijving
Deze functie genereert het fysieke kwalificeren document, dat kan worden onderte-
kend. Dit document wordt aangemaakt op basis van een standaard sjabloon.
AANMAKEN PORTFOLIO
Met behulp van deze functies kan voor een (meestal net ingeschreven) deelnemer
een nieuw, leeg portfolio worden aangemaakt.
Ondersteunt use cases
- Het verzamelen en importeren van instroomgegevens
• Klaarzetten portfolio
Doel
Beschikbaar stellen van de portfolio faciliteit aan een deelnemer.
Korte beschrijving
Dit is een niet-interactieve functie die wordt gestart als (bijvoorbeeld bij de inschrij-
ving) is aangegeven dat voor een bepaalde deelnemer een portfolio beschikbaar
gesteld moet worden.
Deze functie voorziet op hoofdlijnen in het volgende:
- Aanmaken van het portfolio conform de binnen de instelling geldende structuur
- Vullen van het portfolio met de relevante administratieve gegevens die al binnen
de instelling beschikbaar zijn, zoals gegevens over de deelnemer, de inschrijving
en de startkwalificatie.

627. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 111
- Aanmaken autorisaties, bijvoorbeeld om het portfolio via een deelnemersportaal
of open leercentrum te kunnen benaderen. Mogelijk is een e-mailadres binnen de
school een vereiste, waardoor deze ook moet worden aangemaakt.
- Verzenden notificatie aan deelnemer, bijv. een email, waarin de inloggegevens
e.d. bekend worden gemaakt.
IMPORTEREN PORTFOLIO
Deze functie maakt het mogelijk om een export van een portfolio bij een andere
instelling te importeren.
Ondersteunt use cases
- Het verzamelen en importeren van instroomgegevens
• Importeren bestaand portfolio
Doel
Meenemen van een elders opgebouwd portfolio naar de nieuwe instelling.
Korte beschrijving
Deze functie gaat uit van het importeren van een portfolio conform geldende inter-
nationale (IMS E-Portfolio) of Nederlandse (E-Portfolio NL) standaarden.
De structuur van het portfolio is zodanig, dat de inhoud van volgens deze stan-
daarden geëxporteerde porfolio’s, kan worden afgebeeld op de structuur van het
portfolio van de instelling.
ONDERHOUDEN GEGEVENS DEELNEMER IN PORTFOLIO
Deze functie voorziet in het onderhouden van de deelnemergegevens in het portfolio.
Ondersteunt use cases
- Het verzamelen en onderhouden van importeren van instroomgegeven
• Controleren geïmporteerd portfolio
• Verbeteren gegevens
- Onderhoud gegevens deelnemer
• Actualiseren portfolio

628. 112 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Doel
Actueel houden van de gegevens van de deelnemer in het portfolio.
Korte beschrijving
Deze functie biedt de mogelijkheid om, bijvoorbeeld met een aantal tabbladen, de
volgende gegevens te raadplegen en te wijzigen.
- Persoonlijke gegevens
- Gegevens ouders/verzorgers in geval van minderjarigheid
- Onderwijsachtergrond
- Arbeidsachtergrond
- Stages
- Vrijwilligerswerk
- EVC’s
PLAATSEN EN ORDENEN PRODUCTEN IN PORTFOLIO
Deze functies stelt de deelnemer in staat om een producten in zijn portfolio op te
nemen en te ordenen tot groepen van bij elkaar horende producten.
Ondersteunt use cases
- Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen van producten
• Verzamelen producten
• Ordenen producten
- Opnemen van bevroren producten
• Ordenen bevroren producten
- Opnemen van het POP & PAP in het portfolio
• Opnemen POP
• Opnemen PAP
Doel
Het kunnen beheren van producten in het portfolio.
Korte beschrijving
Met behulp van deze functie kan de deelnemer de volgende acties uitvoeren:
- Het plaatsen van een product in zijn portfolio, op een van de volgende manieren
• Het (elektronische) product (document, foto etc.) uploaden naar het portfolio
• Een nieuwe versie van een bestaand product te uploaden

629. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 113
• Een verwijzing naar een externe locatie op te nemen (een URL)
• Een tekstuele beschrijving te maken van het product
- Het definiëren van metadata van het product
• Auteur(s)
• Naam, omschrijving
• Datum / periode waar het product betrekking op heeft c.q. is gemaakt
• Vindplaats van een bijbehorend fysiek product
• Onderwijsproduct(en) waar het product betrekking op heeft
- Bekijken van opgenomen producten
• Doorlopen van een gesorteerde lijst
• Zoeken op metadata velden
• Producten openen of downloaden
- Ordenen van opgenomen producten
• Groep / Map aanmaken van producten
• Producten selecteren en deze in de map plaatsen
EXPORTEREN PORTFOLIO
Deze functie maakt het mogelijk om een portfolio van een deelnemer te exporteren,
zodat deze bij een andere instelling kan worden geïmporteerd.
Ondersteunt use cases
- Export van het portfolio
• Exporteren portfolio
• Exporteren portfolio op ander medium
Doel
Meenemen van het bij de instelling opgebouwde portfolio naar een andere instelling.
Korte beschrijving
Deze functie gaat uit van het exporteren van een portfolio conform geldende inter-
nationale (IMS E-Portfolio) of Nederlandse (E-Portfolio NL) standaarden.
De structuur van het portfolio is zodanig, dat het portfolio kan worden geëxporteerd
volgens deze standaarden, en op basis daarvan weer kan worden geïmporteerd bij
een andere instelling.

631. PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO 115
COLOFON
Triple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak Amersfoort
Vormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort
Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.
Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

632. 116 PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

633. ONDERWIJSCATALOGUS 1
FUNCTIONEEL ONTWERP
ONDERWIJSCATALOGUS

634. 2 ONDERWIJSCATALOGUS

635. ONDERWIJSCATALOGUS 3
INLEIDING
In dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de onderwijs-
catalogus.
Dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. Dit staat los van de onder-
steuning door een concreet ICT-systeem. De hier beschreven functionaliteit kan
uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ICT-systeem of als
één of meer aparte ICT-systemen.
Beschrijvend en technisch gedeelte
Dit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. Een beschrijvend gedeelte,
waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge-
deelte, waarin alle use cases, activiteitendiagrammen, functies en werkopdrachten
staan weergegeven.
In het beschrijvend gedeelte wordt eerst uitgelegd wat wij nu eigenlijk onder de
onderwijscatalogus verstaan. Vervolgens wordt u door de belangrijkste ‘delen’
(de use cases) van ons ontwerp geloodst. Daarin wordt beschreven hoe het proces
in elkaar zit en welke uitgangspunten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. Tevens is
aangegeven waar zich de keuzemogelijkheden en vrijheidsgraden voor de onder-
wijsinstellingen bevinden.
Aan het begin van de beschrijving van het ontwerp wordt via een overzichtsplaat
duidelijk gemaakt waar u zich bevindt binnen het totaal aan use cases.
In elk deel geven we onder de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspun-
ten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. Daarna volgt een
beschrijving van de use cases. Dat is een beschrijving van het proces vanuit het
perspectief van een gebruiker van het systeem.
Mocht u daarin geïnteresseerd zijn dan kunt u in het technische gedeelte de
gedetailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technische gedeelte bevat
een ‘platte’ export uit de Triple A-wiki.

636. 4 ONDERWIJSCATALOGUS
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 3
Beschrijvend en technisch gedeelte 3
Beschrijvend gedeelte 5
Gebruik en afbakening van de onderwijscatalogus 6
Verdieping: Onderwijsproduct 9
Verdieping: Metadata 10
Verdieping: Arrangement 12
Verdieping: Referentiearrangement 12
Deel I: Het definiëren, beheren en raadplegen van referentiearrangementen 14
Uitgangspunten en keuzes 14
Het definiëren van referentiearrangementen 15
Het beheren van referentiearrangementen 16
Het raadplegen van referentiearrangementen 16
Deel II: Het definiëren, beschikbaar stellen en beheren van onderwijsproducten 17
Uitgangspunten en keuzes 17
Het definiëren van arrangeerbaar onderwijsproduct en het
beschikbaar stellen van het onderwijsproduct 18
Het beheren van onderwijsproducten 18
Deel III: Het raadplegen van de onderwijscatalogus 19
Technisch gedeelte 21

637. ONDERWIJSCATALOGUS 5
BESCHRIJVEND GEDEELTE

638. 6 ONDERWIJSCATALOGUS
GEBRUIK EN AFBAKENING VAN DE ONDERWIJSCATALOGUS
Om op basis van een individuele leervraag een goed onderwijsaanbod te kunnen
samenstellen en te realiseren zijn de volgende 4 componenten van belang:
1. Identificatie van alle beschikbare onderwijsproducten (in en via de onderwijs-
instelling)
2. De beschikbaarheid van alle relevante taxonomieën (kwalificatiestructuren)
3. De daadwerkelijke onderwijsinhoud (de content van een les, een periode, een
project etc.)
4. De beschikbaarheid van referentiearrangementen die als voorbeeld dienen voor
de totstandkoming van het aanbod (arrangement) van de instelling aan de indivi-
duele deelnemer.
De componenten 1 en 2 vormen de onderwijscatalogus. De onderwijsinhoud maakt
geen onderdeel uit van de catalogus, wel moet de inhoud die door de instelling
wordt geboden “passen” in het door middel van de catalogus gedefinieerde onder-
wijsproduct. Het onderwijsproduct is als het ware de verpakking van de onderwijs-
inhoud. De referentiearrangementen zijn voorbeelden van uitgewerkte leerroutes,
op basis van de onderwijsproducten uit de catalogus. Deze voorbeelden kunnen
worden gebruikt om deelnemers te helpen bij het maken van een keuze voor (een
deel van) de leerloopbaan.
Het gebruik van de catalogus laat zich goed beschrijven aan de hand van de “lego-
metafoor”.
Een legosteentje staat model voor een onderwijsproduct. Van belang is om te on-
derkennen dat er een keus is gemaakt voor lego. Dit is een belangrijke stap omdat
op deze wijze een standaard is gedefinieerd die zeker stelt dat ieder nieuw steentje
(product) past op de andere legosteentjes. Een belangrijke consequentie van de
onderwijscatalogus is dat er binnen de instellingen een standaard ontstaat voor de
identificatie/omschrijving van onderwijsproducten.

639. ONDERWIJSCATALOGUS 7
Afhankelijk van het resultaat wat je bereiken wilt (het bouwwerk dat je maken wilt)
heb je verschillende steentjes nodig. Het kan eenvoudig zoals in voorgaand plaatje
is te zien, dan is maar een beperkt aantal steentjes nodig, maar het kan ook een
stuk gecompliceerder zoals het beeld op de volgende pagina laat zien.

640. 8 ONDERWIJSCATALOGUS
Voor een dergelijk bouwwerk is meer variatie in legosteentjes nodig. Voor onderwijs
geldt hetzelfde. Het is goed mogelijk dat een instelling voldoende heeft aan een
beperkt aantal onderwijsproducten, gelet op het onderwijs dat zij willen aanbieden.
Echter als er sprake is van een groot aantal verschillende opleidingen, verschillende
vormen van onderwijs of een grote differentiatie per domein is het zeer waarschijn-
lijk dat er een groot aantal verschillende producten (steentjes) gedefinieerd wordt.
Van belang is om te onderkennen dat de catalogus niet daadwerkelijk de legosteen-
tjes bevat. Alleen de beschrijving van alle verschillende steentjes is (volgens een
standaard format, een sjabloon) te vinden in de catalogus (zie verder de paragraaf
over “metadata”).
Met steentjes alleen ben je er nog niet. Je hebt ook een beeld nodig van het eind-
resultaat (lees: de uitstroomkwalificatie), van het bouwwerk dat je wilt maken. Dan
kan je namelijk bedenken welke steentjes uit de catalogus nodig zijn om het bouw-
werk te gaan realiseren. Indien de keuze van de steentjes en de wijze waarop de
steentjes worden samengebracht om het eindresultaat te bereiken in een voorbeeld
is uitgewerkt, noemen wij dat een referentiearrangement. Een dergelijk referentie-
arrangement kan meer of minder gedetailleerd worden opgesteld. Het kan zijn dat
er zoals het eerste plaatje laat zien, een eenvoudig huisje moet worden gebouwd,

641. ONDERWIJSCATALOGUS 9
waarbij het duidelijk is dat er een dak moet komen maar waarbij wellicht de kleur
van het dak variabel is. Een dergelijke variatie betekent dat er uiteindelijk verschil-
lende eindresultaten kunnen ontstaan. Voor een onderwijs situatie betekent dit dat
het mogelijk is op basis van een referentiearrangement en in de catalogus beschik-
bare onderwijsproducten, verschillende arrangementen aan deelnemers aan te
bieden. Zo kan recht worden gedaan aan de individuele wensen van een deelnemer.
Het lego-bouwwerk geeft ook de relevantie van volgorde aan, het is niet mogelijk
met het dak te beginnen. Eerst moeten de muren worden gebouwd (daar is de
volgorde van de steentjes vrij met dien verstande dat er van onder naar boven
moet worden gewerkt), dan moet het raam worden aangebracht, vervolgens het
plafond en dan het dak. Een dergelijke volgorde wordt ook doormiddel van de iden-
tificatie van de onderwijsproducten vastgesteld voor de leerroute van een deelne-
mer voor een bepaalde periode.
In de volgende paragrafen worden de belangrijkste begrippen van de onderwijsca-
talogus verder beschreven.
Verdieping: Onderwijsproduct
Een onderwijsproduct is een product (zoals een les, een cursus, module of andere
onderwijseenheid) dat zodanig van metadata is voorzien dat het geschikt is om te
roosteren.
Een onderwijsproduct is enkelvoudig dan wel samengesteld. Enkelvoudig betekent
dat er sprake is van één uniek product dat niet verder onderverdeeld is in andere
onderwijseenheden (een les engels van één uur kan een enkelvoudig product zijn).
De onderwijscatalogus kan ook samengestelde onderwijsproducten bevatten. Een
samengesteld onderwijsproduct bevat informatie over de afzonderlijke (enkelvoudi-
ge) onderwijsproducten die deel uit maken van de samenstelling en informatie over
de samenstelling zelf (bijvoorbeeld volgorde) Deze informatie samen vormt de pak-
lijst van het samengestelde onderwijsproduct. De paklijst is dus de informatiedrager
van de samenstelling. Een voorbeeld van een samengesteld onderwijsproduct is een
tweedaagse cursus engels voor beginners met een theorie- en een praktijkdag. De
theoriedag is een enkelvoudig onderwijsproduct, net zoals de praktijkdag. De pak-
lijst geeft aan dat de theoriedag voor de praktijkdag moet worden ingepland.
Door te werken met samengestelde onderwijsproducten ontstaan zogenaamde ag-
gregatieniveaus in de catalogus. Oftewel: een aggregatieniveau is een samenstel-
ling van onderwijsproducten.

642. 10 ONDERWIJSCATALOGUS
Het principe van de catalogus biedt dus de mogelijkheid om met samengestelde
onderwijsproducten te werken, echter dit is een keuze die aan de onderwijsinstel-
lingen is. Als de arrangeur kiest voor de samenstelling is de spelregel dat hij niets
meer aan de samenstelling mag veranderen. Door te werken met samengestelde
onderwijsproducten maakt de instelling een duidelijke keuze voor (of bepaalt) de
volgorde waarin de deelnemer het onderwijsaanbod kan afnemen (in het voorbeeld
van de tweedaagse cursus engels: eerst een theoriedag en daarna een praktijk-
dag). Door niet voor de samengestelde producten te kiezen, maar voor de enkel-
voudige producten heeft de arrangeur (en/of de roostermachine) wel de mogelijk-
heid om in volgorde te variëren (voor zover de ingevoerde metadata dit toelaat).
Verdieping: Metadata
Door middel van de zogenaamde “metadata” worden kenmerken van onderwijspro-
ducten beschreven. Deze kenmerken zijn de informatiedragers voor de werkproces-
sen van de onderwijslogistiek, de kernregistratie en de primair proces ondersteu-
ning. Door het definiëren van de metadata wordt een “sjabloon” (of macro) van
de onderwijsproducten gecreëerd. De eigenlijke invulling van het sjabloon gebeurt
door de onderwijsinstelling. Ieder onderwijsproduct wordt dus door middel van
hetzelfde sjabloon beschreven. De informatie die in het sjabloon wordt ingebracht
verschilt per onderwijsproduct. Uiteindelijk heeft ieder onderwijsproduct een eigen,
unieke invulling. Op basis van deze invulling kunnen de werkprocessen van de
onderwijslogistiek, de kernregistratie en de primair proces ondersteuning op een
effectieve wijze door ICT-systemen worden ondersteund.
In de metadata worden de volgende categorieën onderscheiden:
- Identificatie
- Status product
- Tijdgegevens
- Inhoud
- Resources
- Niveau en complexiteit
- Resultatenstructuur
Identificatie
In deze categorie wordt door middel van een aantal informatievelden de unieke
identificatie van het onderwijsproduct gerealiseerd.

643. ONDERWIJSCATALOGUS 11
Status product
Het is denkbaar dat er sprake is van nieuw onderwijs binnen een instelling en dat
daarvoor nieuwe onderwijsproducten moeten worden ontwikkeld. De categorie sta-
tus product geeft hier informatie over.
Tijdgegevens
In deze categorie worden gegevens opgenomen die noodzakelijk zijn om het
product goed in een tijdsperiode in te passen (noodzakelijk voor het roosteren).
Denk bijvoorbeeld aan omvang (onderwijstijd) en terugkeerpatroon (patronen à la
outlook, dus “6 keer, elke 2 weken”, “8 keer, elke week op dinsdag”)
Inhoud
Om het onderwijsaanbod goed samen te stellen en af te stemmen op de deelnemer
en zijn leervraag is bepaalde inhoudelijke informatie nodig. De categorie “inhoud”
bevat informatie zoals volgorde (verwijzing naar ander(e) onderwijsproduct(en) die
voorwaardelijk zijn om dit onderwijsproduct te kunnen doen), startvoorwaarde (bij-
voorbeeld groepsgrootte), leerstijl, taxonomie (koppeling van product aan taxono-
mie zodat bijdrage van product aan (eind)kwalificatie inzichtelijk wordt gemaakt),
aggregatieniveau (samenstelling van onderwijsproducten) en paklijst (informatie
over de afzonderlijke (enkelvoudige) onderwijsproducten die deel uit maken van de
samenstelling en informatie over de samenstelling zelf (bijvoorbeeld volgorde)).
Resources
Deze categorie bevat informatie over de middelen (docenten, locaties etc.) die no-
dig zijn om het onderwijsproduct daadwerkelijk uit te voeren.
Niveau en complexiteit
Indien gewenst kunnen de instellingen bij het vormgeven van het onderwijsaanbod
door middel van deze categorie complexiteitsniveaus definiëren
Resultatenstructuur
Dit is de definitie van de structuur op basis waarvan het summatieve resultaat
wordt berekend uit andere resultaten.

644. 12 ONDERWIJSCATALOGUS
Invulling metadata
De invulling van het metadata-sjabloon per onderwijsproduct is aan de instelling;
bijvoorbeeld: doorlooptijd van een onderwijsproduct kan 1 uur zijn, maar ook
3 maanden. In onderstaande tabel is een voorbeeld uitgewerkt van 2 verschillende
onderwijsproducten.
Het eerste voorbeeld is logistiek eenvoudig, er wordt immers een hele periode
“geblokt”. De twee begeleiders zorgen voor het in de juiste volgorde aanbieden van
de juiste onderwijsinhoud. In het tweede voorbeeld is de logistieke uitdaging een
stuk groter, daar wordt de periode van 10 weken gevuld met allerlei verschillende
onderwijsproducten, waaronder het product engels_1
Verdieping: Arrangement
Een arrangement is het onderwijsaanbod van de onderwijsinstelling aan een indivi-
duele deelnemer.
Een arrangement is een planbaar geheel van beschikbare onderwijsproducten. Een
arrangement bestaat uit een verzameling enkelvoudige en/of samengestelde onder-
wijsproducten, aangevuld met aanvullende eisen en wensen met betrekking tot de
volgorde of periode waarin het product moet worden afgenomen. Een arrangement
kan uit één onderwijsproduct (enkelvoudig of samengesteld) bestaan.
Verdieping: Referentiearrangement
Een referentiearrangement is een voorbeeld (van een samenstelling) van enkelvou-
dige en/of samengestelde onderwijsproducten die invulling geven aan een bepaalde
leerroute. Referentiearrangementen worden door de instelling opgesteld en zijn niet

645. ONDERWIJSCATALOGUS 13
verbonden aan een individuele deelnemer. Pas op het moment dat het referentie-
arrangement voor een individuele deelnemer ‘gekopieerd’ wordt om te gebruiken,
ontstaat een arrangement voor één deelnemer dat ook geroosterd kan worden.
Instellingen gebruiken referentiearrangementen als een middel om bijvoorbeeld
sturing te geven aan de vraag van de deelnemer als (“aanraders” voor leerroutes),
inzicht te bieden in het onderwijsaanbod van de instelling of om, het arrangeerpro-
ces te versnellen.
Het wel of niet gebruiken van referentiearrangementen is aan de instelling. Het
opstellen van een arrangement zonder een referentiearrangement is mogelijk met
behulp van de catalogus. De arrangeur moet dan wel om kunnen gaan met de keu-
zemogelijkheden in de catalogus.
Hieronder volgt een beschrijving van de use cases zoals deze zijn opgesteld om de
werking van de catalogus zoals hierboven beschreven te kunnen waarmaken.

646. 14 ONDERWIJSCATALOGUS
DEEL I: HET DEFINIËREN, BEHEREN EN RAADPLEGEN VAN REFERENTIEARRANGEMENTEN
Uitgangspunten en keuzes
- Referentiearrangementen maken geen deel uit van de onderwijscatalogus
- Keuze voor het gebruik maken van referentiearrangementen is aan de instelling
- Het arrangeer- en roosterproces kan onafhankelijk van beschikbaarheid en
gebruik van referentiearrangementen worden uitgevoerd
- Referentiearrangementen kunnen nog niet beschikbaar gestelde onderwijsproducten
bevatten.

647. ONDERWIJSCATALOGUS 15
Het definiëren van referentiearrangementen
Referentiearrangementen worden gebruikt om (potentiële) deelnemers een beeld te
geven van het mogelijke onderwijsaanbod (leerroutes) die passen bij de leervraag
van de deelnemer. Daarnaast kan de instelling referentiearrangementen gebruiken
om na te gaan of een aanbod (of idee) voldoet aan bepaalde criteria (bijvoorbeeld
het aantal studiebelastingsuren). Referentiearrangementen kunnen ook ingezet
worden als “aanraders” om zo sturing te geven op de matching van (leer)vraag en
(onderwijs)aanbod.
Een instelling kan besluiten een nieuw referentiearrangement te definiëren om de
ontwikkeling van nieuw onderwijs te ondersteunen. Op basis van het nieuwe arran-
gement kan worden vastgesteld of er behoefte is aan nieuwe onderwijsproducten.
Tevens kan door middel van het definiëren van het nieuwe arrangement worden
nagegaan in hoeverre het nieuwe aanbod bijdraagt aan realisatie van een bepaalde
eindkwalificatie.
Samenhang met de onderwijscatalogus
Bij het definiëren van een (nieuw) referentiearrangement wordt gebruik gemaakt
van de onderwijsproducten zoals die in de onderwijscatalogus zijn opgenomen.
Daarbij kunnen ook onderwijsproducten gebruikt worden die de status “in ontwik-
keling” hebben. Verder is het mogelijk dat er bij het definiëren (ontwerpen) van
het referentiearrangement wordt geconstateerd dat er behoefte is aan een nieuw
onderwijsproduct. In een dergelijke behoefte wordt voorzien door de use case defi-
niëren arrangeerbaar onderwijsproduct.

648. 16 ONDERWIJSCATALOGUS
Het beheren van referentiearrangementen
Het beheren van referentiearrangementen behelst een serie activiteiten om be-
staande referentiearrangementen te wijzigen of te verwijderen.
Het raadplegen van referentiearrangementen
Bestaande referentiearrangementen moeten op basis van een zoekfunctionaliteit
kunnen worden geselecteerd. Zo ontstaat inzicht in bijvoorbeeld:
- Binnen de instelling beschikbare oplossingen voor een bepaalde leervraag
- Differentiatie van onderwijsaanbod behorende bij een bepaalde taxonomie
- Inzet van bepaalde middelen in de diverse arrangementen.
Samenhang met de leervraag en ontwikkeling van de deelnemer
Gedurende zijn leerloopbaan krijgt een deelnemer, op basis van zijn ambitie en
behaalde resultaten, adviezen over zijn leeractiviteiten voor de komende periode.
Dergelijke adviezen worden door de begeleiding in samenspraak met de deelnemer
op basis van de zogenaamde peilstokmetingen opgesteld. Het advies kan aangevuld
worden met één (of meerdere) referentiearrangement(en). Deze worden door mid-
del van de use case raadplegen van referentiearrangementen gevonden.

649. ONDERWIJSCATALOGUS 17
DEEL II: HET DEFINIËREN, BESCHIKBAAR STELLEN EN BEHEREN VAN ONDERWIJSPRODUCTEN
Uitgangspunten en keuzes
- Onderwijsproducten met de status “in ontwikkeling” kunnen in een arrangement
worden opgenomen maar kunnen niet worden geroosterd
- Alleen de onderwijsproducten die “beschikbaar” zijn gesteld kunnen worden ge-
roosterd
- Onderwijsproducten worden gedefinieerd op basis van standaard metadata.

650. 18 ONDERWIJSCATALOGUS
Het definiëren van een arrangeerbaar onderwijsproduct en het
beschikbaar stellen van het onderwijsproduct
Op basis van een autonome behoefte, dan wel naar aanleiding van het opstellen
van een referentiearrangement, is vastgesteld dat er een nieuw onderwijsproduct in
de catalogus moet worden opgenomen. Dit gaat in 2 stappen:
1. Eerst wordt die informatie gegenereerd die noodzakelijk is om het onderwijs-
product in een arrangement te kunnen opnemen, dit is de use case definieren
arrangeerbaar onderwijsproduct (dit betekent niet dat er alle metadata bekend
moet zijn. Er wordt een aantal velden ‘gevuld’)
2. Als daarna wordt besloten dat het product inderdaad aan een deelnemer moet
worden aangeboden in de vorm van een rooster dan moet het onderwijsproduct
beschikbaar worden gesteld, dit is use case beschikbaar stellen onderwijspro-
duct. In deze stap worden de nog openstaande metadatavelden ingevuld zodat
het roosterproces de benodigde informatie van het onderwijsproduct.
In stap 2 worden dus alle noodzakelijke metadata aangevuld en wordt het product,
na een toets op volledigheid en consistentie vervolgens in de catalogus opgenomen.
De status verandert dan van “in ontwikkeling” naar “beschikbaar”.
Het beheren van onderwijsproducten
Het beheren van onderwijsproducten behelst een serie activiteiten om de meta-
datering van bestaande onderwijsproducten te wijzigen of om bestaande onder-
wijsproducten te verwijderen. Wijzigen en/of verwijderen is alleen onder bepaalde
voorwaarden mogelijk.

651. ONDERWIJSCATALOGUS 19
DEEL III: HET RAADPLEGEN VAN DE ONDERWIJSCATALOGUS
De use case raadplegen onderwijscatalogus is een algemene raadpleegfunctie die
diverse partijen in staat stelt de onderwijscatalogus te doorzoeken op basis van
bepaalde zoekcriteria. In het technische gedeelte is een aantal voorbeelden opge-
nomen.

652. 20 ONDERWIJSCATALOGUS
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 22
USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING FUNCTIES 25
Definiëren referentiearrangementen 25
Beheren referentiearrangementen 29
Raadplegen referentiearrangementen 32
Raadplegen onderwijscatalogus 34
Definiëren arrangeerbaar onderwijsproduct 36
Beschikbaar stellen onderwijsproduct 40
Beheren onderwijsproducten 43
FUNCTIES 45
Onderhouden referentiearrangementen 45
Controleren en beschikbaar stellen referentiearrangement 46
Zoeken en raadplegen onderwijscatalogus 47
Zoeken en raadplegen referentiearrangementen 49
Onderhouden onderwijsproducten 50
Controleren en beschikbaar stellen onderwijsproduct 51
METADATAVELDEN 53

653. ONDERWIJSCATALOGUS 21
TECHNISCH GEDEELTE

654. 22 ONDERWIJSCATALOGUS
INLEIDING
In dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van de onderwijscatalogus
vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases, werkopdrachten, activitei-
tendiagrammen en functies, zoals opgesteld in de werkbijeenkomsten met de des-
kundigen van de onderwijsinstellingen. In dit technische gedeelte vindt u een kopie
van de informatie die door deze deskundigen is vastgelegd in de wiki.
Daarna volgt een opsomming met toelichting van de metadatavelden. Dit zijn de
beschrijvende kenmerken van de onderwijsproducten. In het beschrijvende gedeel-
te van dit functioneel ontwerp staat de werking ervan beschreven.
Onderstaand figuur geeft de samenhang van de use cases voor de onderwijscatalo-
gus weer.

655. ONDERWIJSCATALOGUS 23
Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit
het perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en een
concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem
die moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenhe-
den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft
antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen? ‘
Voor de beschrijving van een use case is een standaard format gebruikt dat is afge-
leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij-
ven. Dit format wordt hieronder weergegeven.
Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen de verschil-
lende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is
voor een andere. Deze verbanden noemen we werkopdrachten. Een werkopdracht
Leeswijzer behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere
Voor uw leesgemak worden in dit use case. In het nevenstaand procesmodel zijn de use cases in samenhang ge-
technisch gedeelte de volgende bracht door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door middel van pijlen.
symbolen in de kantlijn gebruikt:
Vervolgens zijn de use cases nog een stap dieper uitgewerkt in een activiteiten-
Wanneer het een use diagram. In een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodel-
case betreft leerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd en duidelijk is onder
verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. Er is per use
Wanneer het een activi- case één activiteitendiagram gemaakt.
teitendiagram betreft
Onder de activiteitendiagrammen is per use case een opsomming van functies ge-
Wanneer het een functie maakt. Dit zijn de functies die het systeem moet bieden om het beschreven proces
betreft te kunnen ondersteunen. Onder functies worden hier concrete onderdelen van een
ICT-systeem verstaan, zoals schermen of rekenfuncties.

656. 24 ONDERWIJSCATALOGUS
Daarna volgt een meer gedetailleerde beschrijving van de geïnventariseerde
functies. Om tot deze functies te komen wordt uitgegaan van de activiteiten in de
activiteitendiagrammen. Voor elke activiteit (of enkele opeenvolgende activiteiten)
wordt vastgesteld welke ICT functies nodig zijn om de betreffende activiteit uit te
voeren. Zo ontstaat een verzameling functies dat nodig is om de use case te on-
dersteunen. Sommige functies zijn voor meerdere activiteiten, in verschillende use
cases toepasbaar.
Dit technisch gedeelte wordt afgerond met de opsomming van de metadatavelden
inclusief een korte toelichting van de velden.

657. ONDERWIJSCATALOGUS 25
USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN
EN OPSOMMING FUNCTIES
DEFINIËREN REFERENTIEARRANGEMENTEN
Voor de verschillende betrokkenen, zoals deelnemers, docenten en onderwijsmana-
gers, is het van belang om een aantal veel voorkomende samenstellingen (arran-
gementen) te maken van onderwijsproducten. Dit worden referentiearrangementen
genoemd. Een veel voorkomende kan zijn het onderscheid BOL en BBL. Ze helpen
inzicht te geven en overzicht te houden over de weg of de wegen die leiden tot een
kwalificatie dan wel over een periode (bijvoorbeeld 1 jaar). Daarbij kan een aantal
relevante criteria worden getoetst, zoals urennorm en instellingspecifieke eisen. De
referentiearrangementen kunnen de basis zijn voor deelnemergebonden maatwerk.
Use case
Aanleiding
- Verandering in de taxonomie (de kwalificatiestructuur) voor een bepaalde opleiding
- De instelling besluit om een nieuwe opleiding of opleidingsvariant te ontwikkelen
- De behoefte om op basis van ervaring vanuit het arrangeren of onderwijskun-
dige inzichten ‘aanraders’ te definiëren zodat deze eenvoudig hergebruikt kunnen
worden
Actoren
- Onderwijsontwerper
- Arrangeur
- Beheerder arrangementen
Doel
- Om teams en deelnemers vooraf een beeld te kunnen geven van de mogelijke
trajecten in grote lijnen.
- Vooraf kunnen toetsen of het arrangement voldoet aan in- en externe onderwijs-
kundige criteria.
- Vooraf kunnen toetsen of het arrangement voldoet aan bedrijfseconomische criteria.
- Vooraf kunnen toetsen of het arrangement voldoet aan ROC-specifieke eisen en wen-
sen. (Bijvoorbeeld levensbeschouwing, regionale inkleuring, internationalisering)
Beschrijving acties
1. Beschrijven van het doel en de doelgroep van het beoogde referentiearrange-
ment: Op welke groep richt je je en waarom is een referentiearrangement nodig?
2. In kaart brengen van de eisen en wensen (en ervaringen in het geval van bijstel-
ling van een bestaand arrangement), onder andere bestaande uit het volgende:
- Raadplegen van de taxonomie (kwalificatiestructuur) om vast te stellen hoe het

658. 26 ONDERWIJSCATALOGUS
referentiearrangement daarin moet passen of tot welke resultaten het moet
leiden.
- Kennis nemen van de ROC-specifieke eisen en wensen.
- Vaststellen van de wettelijke eisen waaraan dit deel van de opleiding, en dus
het referentiearrangement, moet voldoen.
- Inventariseren van ervaringen in het gebruik van de bestaande referentiearran-
gementen
- Inventariseren van de mogelijkheden die toepassing van dit referentiearrange-
ment biedt voor doorstroom of terugstroom van een deelnemer
- Inventariseren van eventuele overlap tussen gewenste referentiearrangementen
3. Prioriteren van eisen en wensen en ervaringen.
4. Ontwerpen van het referentiearrangement, zoals het is opgebouwd uit onder-
wijsproducten (de compositie).
- Raadplegen van bestaande referentiearrangementen om vast te stellen of er al
een referentiearrangement bestaat dat voorziet in de behoefte
- Raadplegen van de onderwijscatalogus om vast te stellen of de benodigde
onderwijsproducten ook al beschikbaar en arrangeerbaar zijn in de onderwijs-
catalogus.
Eerste mogelijkheid:
- De onderwijscatalogus is al gevuld met arrangeerbare en/of beschikbare pro-
ducten
- In dat geval kunnen de bestaande producten in het referentiearrangement wor-
den opgenomen
Tweede mogelijkheid:
- De onderwijscatalogus is nog niet gevuld met de gewenste onderwijsproducten.
- In dat geval moeten de gewenste onderwijsproducten worden gedefiniëerd
middels de use case Definiëren arrangeerbaar onderwijsproduct.
- Wanneer deze producten beschikbaar zijn kunnen ze vervolgens in het referen-
tiearrangement worden opgenomen
5. Toetsing van het referentiearrangement aan de taxonomie en overige metadata,
ondersteund door het systeem. Denk hierbij aan de dekking van het kwalificatie-
dossier of de mate waarin het referentiearrangement voldoet aan de urennorm
voor de periode waarop het betrekking heeft.

659. ONDERWIJSCATALOGUS 27
6. Valideren van het resultaat door toetsing aan de eerder geformuleerde eisen en
wensen (zie stap 2)
7. Vastleggen en beschikbaar stellen van het arrangement, aangevuld met een
aantal beschrijvende velden zoals de inhoud, doelgroep etc.
Resultaat
Een of meerdere gedefinieerde referentiearrangementen, gericht op de modale
deelnemer, met een eigen naam. Het bestaat uit een logisch samenstelsel van on-
derwijsproducten.
Frequentie
Per referentiearrangement minimaal eenmaal.
Werkopdrachten

660. 28 ONDERWIJSCATALOGUS
Activiteitendiagram
Functies
- Onderhouden referentiearrangementen
- Controleren en beschikbaar stellen referentiearrangement

661. ONDERWIJSCATALOGUS 29
BEHEREN REFERENTIEARRANGEMENTEN
Onder beheren van de referentiearrangementen wordt verstaan het onderhouden
van de bestaande referentiearrangementen: het aanbrengen van wijzigingen, toe-
voegingen en verwijderingen.
Use case
Aanleiding
Toevoeging/wijziging/verwijdering op/van bestaand referentie arrangement is
gewenst.
Actoren
- Beheerder van de referentiearrangementen
- Onderwijsontwerper
Doel
Kwaliteit van arrangementen op peil houden en te laten aansluiten op de leervragen
van deelnemers en de behoeften van de arrangeurs.
Beschrijving acties
1. Raadplegen bestaande referentiearrangementen om na te gaan of er bestaande
referentiearrangementen zijn die in de gewijzigde behoefte voorzien.
2. Aanpassen of verwijderen van een bestaand referentiearrangement.
- Raadplegen van de onderwijscatalogus om vast te stellen of de benodigde
onderwijsproducten ook al beschikbaar en arrangeerbaar zijn in de onderwijs-
catalogus.
Eerste mogelijkheid:
- De onderwijscatalogus is al gevuld met arrangeerbare en/of beschikbare pro-
ducten
- In dat geval kunnen de bestaande producten in het referentiearrangement wor-
den opgenomen
Tweede mogelijkheid:
- De onderwijscatalogus is nog niet gevuld met de gewenste onderwijsproducten.
- In dat geval moeten de gewenste onderwijsproducten worden gedefiniëerd
middels de use case Definiëren arrangeerbaar onderwijsproduct.
- Wanneer deze producten beschikbaar zijn kunnen ze vervolgens in het referen-
tiearrangement worden opgenomen

662. 30 ONDERWIJSCATALOGUS
3. Toetsing van het referentiearrangement aan de taxonomie en overige metadata,
ondersteund door het systeem. Dit is dezelfde toets die ook bij het definiëren van
het referentiearrangement wordt uitgevoerd
4. Na goedkeuring beschikbaar stellen van het arrangement.
Resultaat
Referentiearrangement dat voldoet aan vastgestelde eisen en wensen.
Frequentie
Elk referentiearrangement meerdere keren per jaar.
Werkopdrachten

663. ONDERWIJSCATALOGUS 31
Activiteitendiagram
Functies
- Onderhouden referentiearrangementen
- Controleren en beschikbaar stellen referentiearrangement

664. 32 ONDERWIJSCATALOGUS
RAADPLEGEN REFERENTIEARRANGEMENTEN
Use case
Aanleiding
Inzicht in beschikbare referentiearrangementen, inclusief hun kenmerken, is nodig
bijvoorbeeld om een arrangement voor een individuele deelnemer op te stellen.
Actoren
- Arrangeur
- Deelnemer
- Docent
- Management
- Decaan
Doel
- Aanbieden van voorgedefiniëerde, samenhangende delen van arrangementen
(‘aanraders’) die kunnen worden opgenomen in het individuele arrangement van
een deelnemer
- Inzicht geven in het ‘basisonderwijsprogramma’ aan deelnemers, docenten, ma-
nagement, decanen door een onderwijsproducten in samenhang te kunnen tonen
- Interne/externe verantwoording van het onderwijsaanbod t.a.v. strategische keu-
zes, bedrijfsvoering, kwalificering.
Beschrijving acties
- Vaststellen zoekcriteria
- Vaststellen van zoekcriteria op alle metadatavelden van de onderwijsproducten en
combinaties daarvan
- Vaststellen van zoekcriteria op de omschrijving en kenmerken van referentiear-
rangementen
- Presenteren, sorteren en filteren van de zoekresultaten
- Overnemen van de zoekresultaten
Tenslotte kan er een referentiearrangement worden geselecteerd dat elders kan
worden gebruikt, bijvoorbeeld worden overgenomen in het arrangement van een
deelnemer
Resultaat
Overzicht van relevante referentiearrangementen.
Frequentie
Wekelijks

665. ONDERWIJSCATALOGUS 33
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
Geen
Functies
- Zoeken en raadplegen referentiearrangementen

666. 34 ONDERWIJSCATALOGUS
RAADPLEGEN ONDERWIJSCATALOGUS
Use case
Aanleiding
Er is een groot aantal situaties waarin de onderwijscatalogus wordt geraadpleegd,
dus de aanleiding is zeer divers.
- Vanuit de intake, wanneer de intaker inzicht wil krijgen in de onderwijsproducten
die aansluiten op de leervraag van de deelnemer en het gewenste startonderwijs-
product.
- Vanuit het formuleren van de leervraag, om de leervraag van de deelnemer te
vertalen naar concrete onderwijsproducten
- Vanuit het specificeren van het arrangement, om de onderwijsproducten te selec-
teren die in het arrangement moeten worden opgenomen
- Vanuit het beheren van BPV-plaatsen, om vast te stellen op welk onderwijsproduct
een concrete BPV-plaats van toepassing is of geschikt is
- Vanuit de BPV-matching, om kenmerken van een onderwijsproduct (in dit geval
een stage of BPV) te matchen op de wensen van een deelnemer
- Vanuit het maken van het rooster, waarin alle metadata van de betrokken onder-
wijsproducten nodig zijn
Actoren
- Docent
- Deelnemer
- Leertrajectbegeleider
- Arrangeur
- Roostermaker
- Onderwijsontwerper
- Beheerder onderwijscatalogus
- Beheerder referentiearrangementen
Doel
Inzicht krijgen in beschikbare onderwijsproducten en de bijbehorende structuur en
samenhang
Beschrijving acties
- Vaststellen zoekcriteria
De onderwijscatalogus kan op uiteenlopende manieren worden bevraagd. Dit kun-
nen zoekcriteria zijn op de metadata, maar ook een bepaalde plek in de kwalifica-
tiestructuur, bijvoorbeeld een bepaald kwalificatiedossier.
Daarnaast kan gezocht worden vanuit de situatie van een concrete deelnemer,

667. ONDERWIJSCATALOGUS 35
door te selecteren welke onderwijsproducten relevant voor deze deelnemer zijn
gezien de al afgenomen onderwijsproducten en het verbintenisgebied.
- Zoeken en eventueel tonen alternatieven
Op basis van de zoekcriteria worden de resultaten weergegeven.
Wanneer de selectie geen, of te weinig resultaten oplevert kunnen er alternatieven
worden getoond.
- Structuren van de zoekresultaten
De zoekresultaten kunnen worden weergegeven in de structuur van de taxonomie,
of in de hiërarchie van de onderwijscatalogus.
- Overnemen van de zoekresultaten
Tenslotte kan er uit de zoekresultaten een selectie gemaakt die elders kan worden
gebruikt, bijvoorbeeld in een arrangement van een deelnemer of in het roosterproces.
Resultaat
Selectie van onderwijsproducten die voldoet aan de selectiecriteria.
Frequentie
Zeer intensief gebruik, honderden tot duizenden malen per dag.
Werkopdrachten
Activiteitendiagram
Geen
Functies
- Zoeken en raadplegen onderwijscatalogus

668. 36 ONDERWIJSCATALOGUS
DEFINIËREN ARRANGEERBAAR ONDERWIJSPRODUCT
Onderwijsproducten worden in twee stappen ontwikkeld
1. Een arrangeerbaar onderwijsproduct waarin alleen de voor het arrangeren nood-
zakelijke metadata zijn ingevuld;
2. Een beschikbaar onderwijsproduct waarbij alle verplichte metadata is ingevuld en
dat daarmee dat planbaar is.
Binnen deze use case wordt het globaal beschreven onderwijsproduct gedefinieerd
dat bedoeld is om (in grote lijnen) de leervraag van deelnemer te kunnen vertalen
naar een arrangement (nr.1). Tevens is een dergelijk onderwijsproduct geschikt om
in een referentiearrangement te worden opgenomen. Uit een arrangeerbaar product
kan nog geen informatie worden ontleend t.a.v. het roosterproces.
Bij het definiëren van een arrangeerbaar onderwijsproduct gaat het om het plaat-
sen van het product in de onderwijscatalogus met de beschrijving van het product
en basisset met metadata die benodigd is om te kunnen arrangeren.
In verband hiermee is ten minste behoefte aan de volgende velden:
- Status; in ontwikkeling
- Geldigheid; begindatum=datum gereed
- taxonomie
- Eigenaarschap
- Omschrijving; beschrijvende tekst m.b.t. inhoud en doelstelling van het product
- Studiebelasting
Voor zover bekend kunnen ook de overige metadatavelden worden gevuld. Gedu-
rende het ontwikkelproces zal het gedefinieerde product een steeds definitievere
vorm krijgen. Met andere woorden de metadateringslijst worden steeds verder
uitgewerkt. Er kunnen bij de uitwerking ook weer nieuwe onderwijsproducten ont-
staan.
Use case
Aanleiding
Bij het ontwerpen van onderwijs ontstaat de behoefte aan een nieuw onderwijspro-
duct. Hiervoor kunnen twee triggers van toepassing zijn:
- autonome behoefte voor ontwikkeling van een onderwijsproduct
- bij het definiëren van een referentiearrangement ontstaat de behoefte aan een
onderwijsproduct

669. ONDERWIJSCATALOGUS 37
Actoren
- Ontwerper onderwijsproducten
- Beheerder onderwijscatalogus
Doel
Het benoemen van een nog te ontwikkelen product in de onderwijscatalogus zodat
een arrangeur het kan opnemen in (referentie)arrangementen.
Beschrijving acties
- De ontwerper raadpleegt zonodig de onderwijscatalogus om na te gaan of het
onderwijsproduct nog niet in de onderwijscatalogus beschikbaar is
- De ontwerper van onderwijsproducten definieert een nog verder te ontwikkelen
product door op hoofdlijnen te definiëren waar het in de opleiding en taxonomie
(kwalificatiestructuur) past, welke doelen en resultaten worden nagestreefd en op
welke doelgroep het product is gericht.
- De ontwerper vult de minimale set met metadateringsvelden op basis waarvan het
product in een referentiearrangement opgenomen zou kunnen worden.
- De beheerder onderwijscatalogus neemt het product, conform bovenstaande
beschrijving, op in de catalogus en geeft het product de status “In ontwikkeling”
mee en stelt de datum vast waarop het onderwijsproduct daadwerkelijk beschik-
baar komt, of dient te zijn.
- De beheerder van de onderwijscatalogus geeft opdracht aan de productontwik-
kelaar tot het verder ontwikkelen van het product, wat uiteindelijk leidt tot het
daadwerkelijk beschikbaar stellen van het onderwijsproduct aan het onderwijs
middels de use case “Beschikbaar stellen onderwijsproduct”
Resultaat
Een gedefinieerd, arrangeerbaar onderwijsproduct is opgenomen in de catalogus
waarbij de beoogde datum waarop het product beschikbaar moet zijn, en de beno-
digde metadateringsvelden voor de arrangeur gedefinieerd zijn.
Frequentie
Continu proces.

670. 38 ONDERWIJSCATALOGUS
Werkopdrachten
Overige opmerkingen
Een onderwijsontwikkelaar is strikt genomen geen actor in dit proces maar speelt
wel een sleutelrol in de realisatie van bijvoorbeeld het onderwijsleermiddel. Het niet
gereed zijn van het leermiddel is een showstopper. Dit offline proces moet simul-
taan door de instelling opgepakt worden.

671. ONDERWIJSCATALOGUS 39
Activiteitendiagram
Functies
- Onderhouden onderwijsproducten

672. 40 ONDERWIJSCATALOGUS
BESCHIKBAAR STELLEN ONDERWIJSPRODUCT
Onderwijsproducten worden in twee stappen ontwikkeld
1. Een arrangeerbaar onderwijsproduct waarin alleen de voor het arrangeren nood-
zakelijke metadata zijn ingevuld;
2. Een beschikbaar onderwijsproduct waarbij alle verplichte metadata is ingevuld en
dat daarmee dan planbaar is.
Binnen deze use case wordt het volledig beschreven onderwijsproduct gedefinieerd
dat daarmee planbaar is geworden.
Bij het beschikbaar stellen van een onderwijsproduct gaat het om het uitwerken
van het product in de onderwijscatalogus met alle benodigde metadata voor het
kunnen plannen van het onderwijsproduct. Welke metadata daarbij vereist zijn kan
per ROC verschillen. Het systeem controleert of de status ‘beschikbaar’ gegeven
kan worden.
Er kunnen bij de uitwerking ook weer nieuwe onderwijsproducten ontstaan, die dan
als zelfstandige producten kunnen worden opgenomen in de catalogus.
Use case
Aanleiding
- De beheerder onderwijscatalogus geeft aan dat het onderwijsproduct met de sta-
tus ‘in ontwikkeling’ de status ‘beschikbaar’ moet krijgen.
Actoren
- Ontwerper onderwijsproduct
- Beheerder onderwijscatalogus
Doel
Het beschikbaar stellen van een onderwijsproduct in de onderwijscatalogus.
Beschrijving acties
- De onderwijsontwikkelaar ontwikkelt het onderwijsproduct (verder) zodat het
daadwerkelijk kan worden gepland. Dit betekent dat het product daadwerkelijk
beschikbaar moet zijn en dat de complete metadatering van het onderwijsproduct
bekend is (tenminste alle verplichte velden).
- Het ontwikkelde of gewijzigde onderwijsproduct wordt door de beheerder van de
onderwijscatalogus getoetst op volledigheid en consistentie op basis van de gede-
finieerde metadata

673. ONDERWIJSCATALOGUS 41
- De beheerder van de onderwijscatalogus past de status aan naar ‘Beschikbaar’.
Vanaf dat moment kunnen arrangementen waarin dit product voorkomt daadwer-
kelijk in het roosterproces worden meegenomen.
Resultaat
Een planbaar onderwijsproduct in de onderwijscatalogus.
Frequentie
Eénmaal per onderwijsproduct
Werkopdrachten

674. 42 ONDERWIJSCATALOGUS
Activiteitendiagram
Functies
- Controleren en beschikbaar stellen onderwijsproduct

675. ONDERWIJSCATALOGUS 43
BEHEREN ONDERWIJSPRODUCTEN
Reeds gedefinieerde, beschikbare onderwijsproducten kunnen gewijzigd worden.
Hieronder valt ook het verwijderen van het product door de status ervan op niet-
actief te zetten. Onderwijsproducten die al zijn opgenomen in een arrangement
kunnen alleen dan worden gewijzigd wanneer dit geen gevolgen heeft voor het ar-
rangement of het roosterproces.
Use case
Aanleiding
De omschrijving, status, metadatering en/of taxonomie van het onderwijsproduct
dient aangepast te worden.
Actoren
- Ontwerper onderwijsproduct
- Beheerder onderwijscatalogus
Doel
Het up-to-date houden van de onderwijscatalogus.
Beschrijving acties
In eerste instantie dient de beheerder de afweging te maken of een wijziging op
een bestaand product is toegestaan. Deze maakt hierbij waar mogelijk gebruik van
de kernregistratie, arrangeertools en de roostermachine.
- Indien een veld geen invloed heeft op arrangeren, plannen of op essentie van het
product is aanpassen mogelijk. In een dergelijk geval wordt het versie nummer
van het product aangepast
- Indien een veld wel invloed heeft op arrangeren en plannen maar nog niet daad-
werkelijk is opgenomen in een arrangement of een planning kan het gewijzigd
worden. In een dergelijk geval wordt het versie nummer van het product aange-
past
- Indien een product al daadwerkelijk in een arrangement of planning is opgeno-
men dan wordt bestaande product inactief en wordt een nieuw onderwijsproduct
opgenomen in de catalogus.
Er zal een signaal moeten gaan naar arrangeur dat product in bestaande arrange-
menten moet worden vervangen.
Indien een product ooit is afgenomen kan het niet meer worden gewijzigd.

676. 44 ONDERWIJSCATALOGUS
Resultaat
Een geactualiseerde onderwijscatalogus.
Frequentie
Dagelijks
Werkopdrachten
Geen
Activiteitendiagram
Functies
- Onderhouden onderwijsproducten
- Controleren en beschikbaar stellen onderwijsproduct

677. ONDERWIJSCATALOGUS 45
FUNCTIES
ONDERHOUDEN REFERENTIEARRANGEMENTEN
Met behulp van deze functie kan een referentiearrangement worden vastgelegd of
een bestaand referentiearrangement worden gewijzigd.
Ondersteunt use cases
- Definiëren referentiearrangement
• Ontwerpen referentiearrangement
- Beheren referentiearrangement
• Wijzigen of verwijderen bestaand referentiearrangement
Doel
Zorgen dat, met name arrangeurs, gebruik kunnen maken van ‘aanraders’. Dit zijn
referentiearrangementen, of onderdelen daarvan, die kunnen worden gebruikt bij
het definiëren van een arrangement voor een specifieke deelnemer.
Korte beschrijving
Met behulp van deze functie kan een referentiearrangement worden vastgelegd. Dit
vindt plaats in de volgende stappen.
- Selectie van onderwijsproducten
• Selecteren van onderwijsproduct(en) uit de onderwijscatalogus met behulp van
de functie Zoeken en raadplegen onderwijscatalogus
• Deze producten worden in het referentiearrangement geplaatst, rekening hou-
dend met de volgorde-eisen die volgen uit de metadatering van de betreffende
onderwijsproducten
• Onderwijsproducten kunnen ook uit het referentiearrangement worden verwij-
derd.
- Toevoegen extra volgorde voorwaarden
• De producten in het referentiearrangement kunnen in de gewenste volgorde
worden geplaatst, mits hiermee niet de volgorde-eisen in de metadata van de
betreffende producten worden overtreden
• Daarnaast kan worden aangegeven dat een product of reeks van producten
geen volgorde-afhankelijkheid hebben (dus parallel geschakeld zijn)

678. 46 ONDERWIJSCATALOGUS
- Toevoegen extra randvoorwaarden of beperkingen
• Alle randvoorwaarden of beperkingen die ook aan een specifiek arrangement
voor een deelnemer kunnen worden gekoppeld, kunnen ook aan een referentie-
arrangement worden gekoppeld, voor zover het geen randvoorwaarden zijn die
didactisch van aard zijn en niet gerelateerd aan de uitvoering.
Daarnaast is het mogelijk om met behulp van deze functie het referentiearrange-
ment te verwijderen. Zowel bij het verwijderen als het wijzigen van een bestaand
referentiearrangement is het niet nodig om te controleren of het referentiearran-
gement al is gebruikt. Bij het gebruik wordt immers een kopie getrokken naar het
specifieke arrangement van een deelnemer.
CONTROLEREN EN BESCHIKBAAR STELLEN REFERENTIEARRANGEMENT
Met behulp van deze functie kan een vastgelegd referentiearrangement worden
getoetst en vervolgens voor gebruik beschikbaar gesteld worden.
Ondersteunt use cases
- Definiëren referentiearrangement
• Toetsen referentiearrangement aan business rules en wettelijke eisen
• Toetsen referentiearrangement aan eisen, wensen en criteria
• Beschikbaar stellen referentiearrangement
Doel
Beschikbaar stellen van een referentiearrangement.
Korte beschrijving
Met behulp van deze functie kan een vastgelegd referentiearrangement worden
bekeken, handmatig en geautomatiseerd worden getoetst en tenslotte beschikbaar
worden gesteld door de status te wijzigen. Dit vindt plaats in de volgende stappen.
- Raadplegen referentiearrangement
• Het referentiearrangement kan worden geraadpleegd, zodat kan worden beoor-
deeld of het voldoet aan de eisen, wensen en criteria die ervoor gelden

679. ONDERWIJSCATALOGUS 47
- Geautomatiseerd controleren
• Het arrangement kan automatisch worden getoetst aan wettelijke, onderwijs-
kundige en bedrijfsmatige criteria. Dit betreft bijvoorbeeld de controle op de
urennorm, samenhang binnen het kwalificatiedossier e.d.
• De gebruiker kan kiezen welke controles worden uitgevoerd, omdat het geen con-
creet arrangement voor een deelnemer is maar slechts een onderdeel daarvan
- Beschikbaar stellen
• Het referentiearrangement wordt beschikbaar gesteld door de status te wijzigen
in “Beschikbaar”
ZOEKEN EN RAADPLEGEN ONDERWIJSCATALOGUS
Dit is een breed toepasbare functie waarmee de onderwijscatalogus kan worden
geraadpleegd om onderwijsproducten te zoeken, tonen en te selecteren.
Ondersteunt use cases
- Raadplegen onderwijscatalogus
Doel
Het om uiteenlopende reden zoeken, tonen en selecteren van onderwijsproducten
uit de onderwijscatalogus.
Korte beschrijving
Dit betreft een generieke zoek-, raadpleeg- en selectiefunctie. Deze functie werkt
op hoofdlijnen als volgt.
De functie start met het definiëren van de zoekcriteria. Afhankelijk van de situatie
worden de zoekcriteria handmatig ingegeven, of zijn ze afkomstig uit de context
van waaruit deze functie wordt aangeroepen. Grofweg zijn er drie belangrijke zoek-
ingangen
- Een bepaalde plek in de taxonomie. Dit houdt in dat bijvoorbeeld een kwalifica-
tiedossier of een andere plaats in de taxonomie wordt geselecteerd. De zoekop-
dracht betreft dan alle onderwijsproducten die binnen die betreffende tak van de
taxonomie vallen

680. 48 ONDERWIJSCATALOGUS
- De situatie van een deelnemer. Dit houdt in dat de situatie van een concrete deel-
nemer het vertrekpunt is. De zoekopdracht betreft dan alle onderwijsproducten
die voor deze deelnemer relevant zijn in relatie tot zijn verbintenisgebied en de
reeds door de deelnemer afgenomen onderwijsproducten.
- Zoekcriteria. Dit houdt in dat op elke gewenste metadateringsveld of een com-
binatie van velden zoekcriteria kunnen worden gedefinieerd. De zoekopdracht
betreft dan alle onderwijsproducten die aan die criteria voldoen.
Op basis van de gedefinieerde zoekcriteria wordt de zoekopdracht uitgevoerd met
als resultaat een lijst met geselecteerde onderwijsproducten. Als de zoekopdracht
geen, of zeer weinig resultaten oplevert is er de mogelijkheid opnieuw te zoeken,
waarbij wordt gezocht naar suggesties of alternatieven door ook producten te tonen
die niet aan alle zoekcriteria voldoen.
Vervolgens kan de lijst met geselecteerde onderwijsproducten op verschillende
manieren worden getoond en gesorteerd. Indien nodig kan een specifiek gewenst
onderwijsproduct daaruit worden geselecteerd. Het tonen en selecteren kan op de
volgende manieren:
- Sorteren op relevantie in relatie tot de zoekcriteria. De onderwijsproducten die het
best voldoen aan de zoekcriteria staan bovenaan
- Sorteren op een of meerdere metadatavelden
- Weergeven in de taxonomiestructuur. De onderwijsproducten worden getoond
in de structuur van de taxonomie, bijvoorbeeld geordend per kwalificatiedossier,
daarbinnen per werkproces etc.
- Weergeven in de hiërarchie van de onderwijscatalogus door gebruik te maken van
de aggregatieniveaus. Aanvankelijk wordt alleen het hoogste aggregatieniveau
getoond. De lagere aggregatieniveaus kunnen vervolgens getoond worden in een
soort mappenstructuur die kunnen worden uitgeklapt. Deze weergave is alleen
interessant indien de instelling ervoor gekozen heeft in de catalogus met aggrega-
tieniveaus te werken.
De functie biedt de mogelijkheid om één of meerdere getoonde onderwijsproduc-
ten te selecteren. Hiertoe wordt er een aparte lijst bijgehouden van geselecteerde
onderwijsproducten. Deze geselecteerde onderwijsproducten kunnen worden mee-
genomen naar de functie van waaruit deze functie is aangeroepen zodat deze daar
verder kunnen worden gebruikt.

681. ONDERWIJSCATALOGUS 49
ZOEKEN EN RAADPLEGEN REFERENTIEARRANGEMENTEN
Met behulp van deze functie kan een referentiearrangement (‘aanrader’) worden
gezocht die past bij de leervraag van een deelnemer.
Ondersteunt use cases
- Arrangement specificeren
• Opstellen arrangement-alternatieven
- Raadplegen referentiearrangementen
Doel
Het selecteren van een logisch samenhangende verzameling onderwijsproducten
die aansluit op de leervraag van een deelnemer.
Korte beschrijving
Dit betreft een zoek-, raadpleeg- en selectiefunctie met name ten behoeve van de
arrangeur. Deze functie werkt op hoofdlijnen als volgt.
De functie start met het definiëren van de zoekcriteria. Afhankelijk van de situatie
worden de zoekcriteria handmatig ingegeven, of zijn ze afkomstig uit de context
van waaruit deze functie wordt aangeroepen. Grofweg zijn er drie belangrijke zoek-
ingangen
- Een bepaalde plek in de taxonomie. Dit houdt in dat bijvoorbeeld een kwalifica-
tiedossier of een andere plaats in de taxonomie wordt geselecteerd. De zoekop-
dracht betreft dan alle referentiearrangementen met producten die binnen die
betreffende tak van de taxonomie vallen
- De situatie van een deelnemer. Dit houdt in dat de situatie van een concrete
deelnemer het vertrekpunt is. De zoekopdracht betreft dan alle referentiearrange-
menten met onderwijsproducten die voor deze deelnemer relevant zijn in relatie
tot zijn verbintenisgebied en de reeds door de deelnemer afgenomen onderwijs-
producten.
- Zoekcriteria. Dit houdt in dat kenmerken van de referentiearrangementen of
metadateringsvelden van onderwijsproducten kunnen worden gedefinieerd. De
zoekopdracht betreft dan alle referentiearrangementen c.q. onderwijsproducten
die aan die criteria voldoen.
Op basis van de gedefinieerde zoekcriteria wordt de zoekopdracht uitgevoerd met
als resultaat een lijst met geselecteerde referentiearrangementen waarvan de

682. 50 ONDERWIJSCATALOGUS
producten voldoen aan de criteria. Als de zoekopdracht geen, of zeer weinig resul-
taten oplevert is er de mogelijkheid opnieuw te zoeken, waarbij wordt gezocht naar
suggesties of alternatieven door ook referentiearrangementen te tonen die niet aan
alle zoekcriteria voldoen.
Vervolgens kan de lijst met geselecteerde referentiearrangement op verschillende
manieren worden getoond en gesorteerd. Indien nodig kan een specifiek referen-
tiearrangement daaruit worden geselecteerd. De referentiearrangementen worden
getoond in de volgorde van relevantie in relatie tot de zoekcriteria. De onderwijs-
producten die het best voldoen aan de zoekcriteria staan bovenaan.
Het geselecteerde referentiearrangement kan worden meegenomen naar de func-
tie van waaruit deze functie is aangeroepen zodat deze daar verder kan worden
gebruikt. In dit geval zal dat meestel het vastleggen van een arrangement van een
specifieke deelnemer zijn.
ONDERHOUDEN ONDERWIJSPRODUCTEN
Met behulp van deze functie kan een onderwijsproduct in de onderwijscatalogus
worden vastgelegd, gewijzigd of verwijderd.
Ondersteunt use cases
- Definiëren arrangeerbaar onderwijsproduct
• Opnemen onderwijsproduct in onderwijscatalogus
- Beschikbaar stellen onderwijsproduct
• Opnemen onderwijsproduct in onderwijscatalogus
Doel
Definiëren van een onderwijsproduct en beschikbaar stellen in de onderwijs-
catalogus.
Korte beschrijving
Met behulp van deze functie kan een onderwijsproduct worden vastgelegd, gewij-
zigd of verwijderd. Dit vindt plaats in de volgende stappen:

683. ONDERWIJSCATALOGUS 51
- Definiëren van de metadata
• Alle metadata kan worden voorzien van een waarde
• De waarde wordt, indien van toepassing gecontroleerd, bijvoorbeeld door de
geldende coderingen (vocabulaire) of verwijzingen naar andere producten of
middelen te controleren
- Vastleggen van de status
• De status van het onderwijsproduct is in eerste instantie altijd “In ontwikkeling”
• De status “Beschikbaar” kan alleen worden gegeven na controle van het onder-
wijsproduct middels de functie “Controleren en beschikbaar stellen onderwijs-
product”.
• De status kan ook (tijdelijk) op “Niet beschikbaar” worden gezet.
- Toevoegen van bijlagen
• Elders beschikbare documenten, in welke vorm dan ook, kunnen als bijlage aan
het onderwijsproduct gekoppeld worden.
- Toevoegen van verwijzingen naar educatieve content
• Objecten met educatieve content kunnen ook aan het onderwijsproduct worden
gekoppeld
Het verwijderen van een onderwijsproduct kan alleen als het product nog in geen
enkele arrangement of referentiearrangement is gebruikt. Anders kan een product
alleen via de status “Niet beschikbaar” worden gedeactiveerd.
CONTROLEREN EN BESCHIKBAAR STELLEN ONDERWIJSPRODUCT
Met behulp van deze functie kan een vastgelegd onderwijsproduct worden getoetst
en vervolgens beschikbaar worden gesteld voor daadwerkelijke ontwikkeling van
het product of het gebruik van het product.
Ondersteunt use cases
- Definiëren arrangeerbaar onderwijsproduct
• Toetsen metadata
• In gang zetten ontwikkeling onderwijsproduct

684. 52 ONDERWIJSCATALOGUS
- Beschikbaar stellen onderwijsproduct
• Toetsen metadata
• Beschikbaar stellen onderwijsproduct
Doel
Beschikbaar stellen van een onderwijsproduct, zodat het product beschikbaar komt
voor gebruik
Korte beschrijving
Met behulp van deze functie kan een vastgelegd onderwijsproduct worden getoetst
en vervolgens beschikbaar worden gesteld. Dit vindt plaats in de volgende stappen.
- Controleren metadata
• De beheerder van de onderwijscatalogus kan een onderwijsproduct selecteren
en raadplegen om vast te stellen in welke mate de metadata volledig genoeg
is om de ontwikkeling van het product in gang te zetten of het beschikbaar te
stellen voor daadwerkelijk gebruik. De beoordeling van de volledigheid en juist-
heid van de metadata is een afweging van de beheerder.
- Beschikbaar stellen onderwijsproduct
• De status van het onderwijsproduct kan worden gewijzigd naar “Beschikbaar”
als de hiervoor genoemde controlestap is uitgevoerd en als alle verplichte me-
tadatavelden zijn gedefinieerd.

685. ONDERWIJSCATALOGUS 53
METADATAVELDEN
Metadataveld Toelichting/opmerkingen
Identificatie
Titel onderwijsproduct Unieke naam
Code onderwijsproduct Unieke code van het onderwijsproduct. Dit is een systeemgegene-
reerde, betekenisloze code die wordt gebruikt voor verwijzingen naar
dit onderwijsproduct.
Referentiecode Extra code die wel betekenis heeft, vrij te definiëren door de instelling.
Versie -
Trefwoordenlijst Trefwoorden die de arrangeur in staat stellen om relevante onderwijs-
producten te vinden door middel van een zoekfunctionaliteit.
Soort product Vrij door de instelling te definiëren; zie begrippenlijst voor voorbeelden
Status product
Status product Zie begrippenlijst voor voorbeelden
Tijdgegevens
Geldigheid Begin- en einddatum (Default = beide leeg).
Kalender Dit zijn periodes in het jaar, geen datums (dus data zonder jaartal).
Deze periodes zijn beperkingen op de uitvoering van het product. Hier
zit dus geen terugkeerpatroon in.
Terugkeerpatroon Patronen à la Outlook, dus “6 keer, elke 2 weken”, “8 keer, elke week
op dinsdag”.
Omvang De omvang van het product, zoals dat geldt voor de berekening van de
urennorm (onderwijstijd).
Belasting De studiebelasting, gebaseerd op ervaring. Dit is de totale tijd die de
deelnemer (gemiddeld) in dit onderwijsproduct steekt
Inhoud
Aggregatieniveau In principe betekenisloze indeling in max. 6 niveaus, vrij door de instel-
ling te definiëren. Het aantal niveaus dat de instelling gebruikt geldt
voor de hele catalogus.
Volgorde Verwijzing naar ander(e) onderwijsproduct(en) die voorwaardelijk zijn
om dit onderwijsproduct te kunnen doen.
Geschikt voor start Onderwijsproduct kan worden ingezet als eerste (start) af te nemen
product.

686. 54 ONDERWIJSCATALOGUS
Leerstijl De leerstijl is een vrij door de instelling te definiëren veld, met een
instellingsspecifieke vocabulaire.
Toegankelijkheidssoort Dit zijn de fysieke voorwaarden, aangeduid in beperkingsklassen, waar-
aan een deelnemer moet voldoen om het product te kunnen volgen.
Taxonomie De plaats van een onderwijsproduct in een kwalificatiestructuur.
Startvoorwaarde Voorwaarde om onderwijsproduct te kunnen uitvoeren (bijvoorbeeld:
minimum aantal deelnemers)
Type toets Instellingsspecifieke lijst.
Paklijst Informatie over onderwijsproducten die deel uit maken van een samen-
stelling en informatie over de samenstelling zelf, bijvoorbeeld volgorde.
Resources
Juridisch eigenaar Organisatie die juridisch eigenaar is van het onderwijsproduct
Gebruiksrechten Organisatie die het recht heeft om onderwijsproduct te gebruiken
Aanbieder Organisatie die het onderwijsproduct aan deelnemers aanbiedt
Personeel Identificatie van benodigd personeel voor het uitvoeren van het product.
De verwijzing naar benodigd personeel moet overeenkomen met de wijze
waarop de instelling competenties etc. van personeel administreert
Eisen locatie Definitie van benodigde locatie, die aansluit op de manier waarop de
instelling zijn locaties administreert
Assets + Faciliteiten Benodigde middelen. Ook dit moet aansluiten op de manier waarop de
= Middelen instelling zijn middelen administreert
Kostprijs Indicatie van de gemiddelde kostprijs van dit product
Niveau en complexiteit
Niveau Niveau 1 – n waarop het product van toepassing is
Complexiteit Aanduiding van de complexiteit in relatie tot het werkproces. Instellings-
specifieke niveau-aanduiding
Taal/Rekenniveau Lijst van taal/rekenniveau-aanduidingen, bestaande uit:
- Aanduiding van de taal (NL, DU, EN etc.) of rekenen
- CEF niveau (A1 t/m C2 voor taal, X1 t/m Z2 voor rekenen)
- Specifiek deelaspect (schrijven, lezen etc.)
Resultatenstructuur
Resultatenstructuur Definitie van de structuur op basis waarvan het summatieve resultaat
wordt berekend uit andere resultaten.

687. ONDERWIJSCATALOGUS 55
COLOFON
Triple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak, Linda van Drie, Amersfoort
Vormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort
Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.
Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

688. 56 ONDERWIJSCATALOGUS
Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

689. ARCHITECTUUR 1
ARCHITECTUUR

690. 2 ARCHITECTUUR
Figuur 1.
Businessarchitectuur
(onderwijsprocesmodel)
Figuur 2.
Informatie-architectuur
Figuur 3.
Technische architectuur

691. ARCHITECTUUR 3
INLEIDING
De Triple A-architectuur beschrijft de principes en richtlijnen waarop de functio-
nele ontwerpen van Triple A zijn gebaseerd. Deze principes en richtlijnen zijn ook
de basis voor de initiatieven die uit het ontwerpwerk van Triple A voortkomen. Er
worden drie deelarchitecturen onderscheiden die elk op een bepaald onderdeel van
de architectuur ingaan.
- Businessarchitectuur de inrichting van de bedrijfsprocessen
- Informatie-architectuur de informatievoorziening en de ordening van
functionaliteit, informatiestromen en gegevens
- Technische architectuur de inzet van technologie en de keuzes voor concrete
oplossingsrichtingen
Elk van deze deelarchitecturen is uitgewerkt in een aantal modellen en bijbehoren-
de principes en richtlijnen. Deze principes maken onderdeel uit van een samenhan-
gend geheel aan architectuurprincipes van Triple A, zoals in figuur 4 weergegeven.
In het eerste deel wordt de businessarchitectuur uitgewerkt. De businessarchitec-
tuur beschrijft de principes en richtlijnen die betrekking hebben op de inrichting van
de bedrijfsprocessen, onafhankelijk van de specifieke organisatorische inrichting bij
een bepaalde instelling. Voor de businessarchitectuur vormt het onderwijsproces-
model zoals beschreven in de onderwijsvisie het uitgangspunt.
In het tweede deel wordt de informatie-architectuur uitgewerkt. De informatie-
architectuur beschrijft de principes en richtlijnen die betrekking hebben op de
ordening van de functionaliteit, informatiestromen en gegevens. In de informatie-
architectuur vormen de kernsystemen het uitgangspunt. De kernsystemen worden
in relatie tot elkaar beschreven en in relatie tot andere systemen en infrastructurele
voorzieningen bij een instelling.
In het derde deel wordt de technische architectuur uitgewerkt. De technische archi-
tectuur beschrijft de principes en richtlijnen die betrekking hebben op de keuzes die
Triple A maakt als het gaat om specifieke technologie, technische standaarden en
oplossingsrichtingen. De technische architectuur is gebaseerd op de principes van
een servicegeoriënteerde architectuur, vandaar dat de modellen voor de technische
architectuur vooral gericht zijn op de principes die daaraan ten grondslag liggen.

692. 4 ARCHITECTUUR
De toepassing van open standaarden is van groot belang voor de mogelijkheden om
een servicegeoriënteerde architectuur daadwerkelijk te kunnen realiseren en om
in technische zin open en integreerbare ICT-oplossingen te creëren. Vandaar dat
naast de beschrijving van de technische architectuur en de daaruit voortkomende
principes en richtlijnen ook speciaal aandacht wordt geschonken aan het definiëren
van de technische standaarden die worden gehanteerd.

693. ARCHITECTUUR 5
Figuur 4. Overzicht architectuurprincipes

694. 6 ARCHITECTUUR
INHOUDSOPGAVE
Inleiding 3
Model voor de businessarchitectuur 8
Principes en richtlijnen businessarchitectuur 11
Alle vormen van onderwijs worden ondersteund 11
De leervraag van de deelnemer staat centraal 13
Kortcyclisch planningsproces 14
Planning op basis van een onderwijscatalogus 14
Aandacht voor de beroepscontext 15

695. ARCHITECTUUR 7
BUSINESSARCHITECTUUR

696. 8 ARCHITECTUUR
MODEL VOOR DE BUSINESSARCHITECTUUR
In de onderwijsvisie is een kernsystemenmodel uitgewerkt dat als basis dient voor
alle ontwerpen die door Triple A zijn gemaakt. Dit model beschrijft de kernsystemen.
Ditzelfde model gebruiken we ook als modellen voor de businessarchitectuur. We
hebben ervoor gekozen om geen model of principes uit te werken die betrekking
hebben op de organisatorische inrichting of de vorm waarin het onderwijs (de
producten en diensten van een instelling) wordt aangeboden. Dit is de verantwoor-
delijkheid van de instellingen. De keuzes van Triple A met betrekking tot de archi-
tectuur leggen geen beperkingen op aan de instellingen bij het invullen van deze
verantwoordelijkheid.
Hieronder zijn de kernsystemen weergegeven.
Figuur 5. De kernsystemen

697. ARCHITECTUUR 9
In dit model wordt een aantal procesgebieden onderkend:
- De administratieve ondersteuning
De administratieve processen bestaan uit de kernregistratie deelnemers aange-
vuld met de voorziening om deze gegevens digitaal uit te wisselen en de externe
verantwoording te doen.
- De voorbereiding van het onderwijs
De voorbereiding van het onderwijs heeft betrekking op het logistieke proces
waarin de vraag van de deelnemers, het onderwijsaanbod en de beschikbare
middelen van de instelling samenkomen.
- De uitvoering van het onderwijs
Dit is het primaire proces waarin de deelnemers onderwijs volgen, daarin worden
begeleid, en uiteindelijk zich kwalificeren voor een beoogd diploma. In dit proces
bouwen zij hun portfolio op.
- Onderwijscatalogus
In het hart van deze processen bevindt zich de onderwijscatalogus waarin het
onderwijsaanbod beschikbaar is. In alle omringende processen is deze onderwijs-
catalogus het instrument om op een flexibele manier te kunnen inschrijven, het
onderwijs voor te bereiden en te begeleiden.
Dit alles rust op het ‘fundament’ van de architectuur, de verzameling principes en
uitgangspunten waarop de ontwerpkeuzes zijn gebaseerd.
Dit kernsystemenmodel is nog een stap gedetailleerder uitgewerkt in een onder-
wijsprocesmodel waarin alle hoofdprocessen benoemd zijn.

698. 10 ARCHITECTUUR
Figuur 6. Onderwijsprocesmodel
In de functionele ontwerpen van Triple A wordt elk van de hoofdprocessen die in dit
procesmodel staan, verder uitgewerkt in use cases.
Wij gaan in deze beschrijving van de businessarchitectuur niet in detail in op dit
procesmodel. De hoofdlijnen van dit procesmodel staan beschreven in de onder-
wijsvisie. De verschillende functioneel ontwerpen bevatten in de vorm van use
cases vervolgens de meer gedetailleerde uitwerking van deze processen.

699. ARCHITECTUUR 11
PRINCIPES EN RICHTLIJNEN BUSINESSARCHITECTUUR
In dit hoofdstuk worden de principes en richtlijnen beschreven waarop de business-
architectuur van Triple A is gebaseerd. Deze principes geven richting aan de wijze
waarop de onderwijsprocessen zijn ingericht. De richtlijnen maken deze principes
nog wat concreter door aan te geven hoe deze principes in praktijk gebracht kun-
nen worden.
Deze principes maken onderdeel uit van het totaal aan architectuurprincipes van
Triple A. Hieronder worden de principes voor de businessarchitectuur weergegeven.
Deze worden in de hierna volgende paragrafen verder toegelicht.
Figuur 7. Principes van de businessarchitectuur
Alle vormen van onderwijs worden ondersteund
De ontwerpen die Triple A maakt en de oplossingen die op initiatief van Triple A
worden gerealiseerd moeten toepasbaar zijn binnen de gehele BVE-sector. Naast
mbo-onderwijs wordt ook vmbo, vo, vavo, contractonderwijs en inburgering door
de instellingen aangeboden. Daarnaast moet elke instelling zijn eigen afweging
kunnen maken in de mate waarin meer flexibel en vraaggestuurd onderwijs wordt
ingevoerd.
In het onderscheid tussen vraag- en aanbodgestuurd onderwijs is nuancering aan
te brengen. Een model dat dit weergeeft is het model van Jan Geurts.

700. 12 ARCHITECTUUR
Figuur 8. Onderwijsmodel van Geurts
De ‘leerfabriek’ (linksonder) is de uiterste vorm van aanbodgestuurd onderwijs.
De twee assen onderscheiden twee vormen van een toenemende vraagsturing. Op
de horizontale as wordt meer variatie op de inhoud van het onderwijs onderschei-
den. In plaats van een vaste (geprogrammeerde) inhoud, meer variatie op de
inhoud afhankelijk van de vraag van de deelnemer en zijn (eventueel elders ver-
worven) competenties. Naast variatie op de inhoud wordt op de verticale as variatie
in de vorm waarin de inhoud wordt aangeboden onderscheiden. Zo ontstaat rechts-
boven de uiterste vorm van vraaggestuurd onderwijs: maatwerk. Daar staat het
leerproces centraal, gebaseerd op de vraag van de deelnemer. Vraagsturing naar
vorm én inhoud stelt de meest extreme eisen aan de organisatie van het onderwijs
en de ICT-ondersteuning daarvan.

701. ARCHITECTUUR 13
Het uitgangspunt is dat ICT-ondersteuning ten behoeve van volledige vraagsturing,
op hoofdlijnen ook geschikt is voor de andere vormen in het model van Geurts.
Toch zal een efficiënte ICT-ondersteuning van de andere onderwijsvormen ook
specifieke eisen stellen. Voor de inrichting van de nieuwe onderwijsprocessen en
ICT- ondersteuning is de rechterbovenhoek van het model van Geurts het uitgangs-
punt. Binnen dat kader, worden voor de andere onderwijsvormen aanvullende eisen
aan de ICT-ondersteuning gesteld.
Richtlijnen:
- Alle vier de vormen van onderwijs in het model van Geurts worden ondersteund.
- Mbo, vmbo, vo, vavo, inburgering en contractonderwijs worden ondersteund.
De leervraag van de deelnemer staat centraal
Als uitgangspunt voor het denken over de inrichting van het onderwijs staat de
leervraag van de deelnemer centraal. De onderwijsprocessen moeten zodanig
ingericht kunnen worden dat het onderwijsaanbod kan worden afgestemd op de
individuele leervraag van deelnemers.
Flexibilisering en meer vraagsturing veronderstelt dat deelnemers daarmee om
kunnen gaan. Dat betekent vooral dat zij in staat moeten zijn hun vraag te formu-
leren en de consequenties van hun keuzegedrag moeten kunnen overzien. Dit kan
betekenen dat het nodig is om hen daarin intensiever te begeleiden. Wanneer er
bijvoorbeeld kortcyclischer wordt gepland en deelnemers moeten daarbij keuzes
maken, dan kan het nodig zijn ook kortcyclischer begeleiding te organiseren.
Een andere aanpak kan zijn te zorgen dat deelnemers zelfstandiger worden in het
maken van keuzes en het nemen van de verantwoordelijkheid voor het maken van
die keuzes. Intensievere begeleiding en zorg is niet de enige manier om deelnemers
in staat te stellen keuzes te maken. Bijvoorbeeld een goede informatievoorziening
kan bijdragen tot vergroting van de zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
Richtlijnen:
- Er is variatie mogelijk in de mate waarin deelnemers worden begeleid in het
formuleren van hun leervraag en het maken van keuzes voor de te volgen
leerroute
- Waar mogelijk worden deelnemers verantwoordelijk voor het vormgeven van hun
leerroute en zijn ze daar zo zelfstandig mogelijk in.

702. 14 ARCHITECTUUR
Kortcyclisch planningsproces
Om meer vraaggestuurd onderwijs mogelijk te maken is een meer flexibel plan-
ningsproces noodzakelijk. Die flexibiliteit zit vooral in de mogelijkheid om voort-
durend de vraag van de deelnemer en het onderwijsaanbod van de instelling op
elkaar af te stemmen.
Traditioneel wordt het onderwijs voor een heel schooljaar gepland. Die situatie laat
weinig ruimte om gaandeweg het jaar op gewijzigde leervragen van deelnemers te
reageren. Datzelfde geldt voor het inspelen op veranderingen die zich voordoen in
de beschikbare docenten en middelen. Mede door de invoering van het competen-
tiegericht onderwijs neemt de behoefte toe om die werkwijze aan te passen. Een
deel van de deelnemers kan nu breed instromen en pas na enige tijd een keuze
voor een specifieke uitstroom maken. Maar ook een efficiëntere inzet van middelen
kan een drijfveer zijn.
Om aan deze wens tegemoet te komen moet het mogelijk zijn om kortcyclischer te
plannen, bijvoorbeeld elke 10 weken. In elke cyclus worden onderwijsvraag en -aanbod
en de beschikbare middelen op elkaar afgestemd. Om deze vorm van onderwijs
betaalbaar te houden wordt wel eens de vergelijking gemaakt met ‘massamaat-
werk’, waarin ondanks de variatie in de vraag een efficiënte inzet van middelen kan
worden bereikt. Het toepassen van bedrijfsregels is daarom erg belangrijk in dit
planningsproces.
Het planningsproces wordt wel zo ingericht dat onderwijs ook efficiënt op de traditi-
onele wijze aangeboden kan worden.
Richtlijnen:
- Het is mogelijk om kortcyclisch te plannen, zodat er een bijna continue afstemming
van vraag en aanbod plaatsvindt.
- Naast het flexibel en kortcyclisch plannen moet het ook mogelijk zijn om bepaalde
vormen van onderwijs, zoals vo en vmbo, voor een langere periode meer aanbod-
gestuurd te plannen.
- In het planningsproces moet het mogelijk zijn bedrijfsregels toe te passen die
ervoor zorgen dat de planning ook bedrijfseconomisch verantwoord is.
Planning op basis van een onderwijscatalogus
Introductie van meer flexibiliteit en vraagsturing in een omgeving waar toch voor
grote aantallen deelnemers onderwijs moet worden aangeboden, vraagt om de
toepassing van principes van massa-maatwerk.

703. ARCHITECTUUR 15
Dat betekent dat het onderwijs in zekere zin wel vaststaat, maar door het aan te
bieden in kleine eenheden die flexibel samengesteld kunnen worden tot een vol-
ledige opleiding, kan er toch aan de deelnemer maatwerk geleverd worden.
De onderwijscatalogus is het centrale hulpmiddel waarin het onderwijs in voldoende
kleine eenheden wordt gedefinieerd, zodat op basis daarvan dit massa-maatwerk
geleverd kan worden.
Richtlijnen:
- De onderwijscatalogus wordt zo ingericht, dat de eenheden (op het laagste
aggregatieniveau) de planbare onderwijseenheden zijn.
- De onderwijscatalogus biedt de mogelijkheid om deze planbare eenheden samen
te stellen tot eenheden op een hoger aggregatieniveau.
- De onderwijscatalogus is een zo transparant mogelijke vastlegging van de
beschikbare onderwijsproducten.
- Producten in de onderwijscatalogus zijn gekoppeld aan een taxonomie (kwalifi-
catiestructuur) waarin de regels en structuur ten behoeve van de kwalificatie van
deelnemers is vastgelegd.
Aandacht voor de beroepscontext
Een groot deel van het onderwijs dat in de BVE-sector wordt gegeven is gericht op
het opleiden voor een specifiek beroep. Er is steeds meer de behoefte onderwijs
dicht bij de echte beroepssituatie te brengen. Dit betekent niet alleen veel aandacht
voor stage en BPV, maar ook voor het leren in praktijkstituaties en minder in klas-
lokaal en theorieles.
Daarbij hoort ook dat deelnemers in staat worden gesteld om ondernemerschap
te tonen, bijvoorbeeld door de mogelijkheid te krijgen om eigen ideeën voor een
product of bedrijf ook echt in de praktijk te brengen.
Richtlijnen:
- In de organisatie en inrichting van het onderwijs zijn mogelijkheden voor opleiden
in een reële beroepscontext (praktijksituatie).
- Deelnemers worden gestimuleerd ondernemerschap te tonen.

704. 16 ARCHITECTUUR
INHOUDSOPGAVE
Beschrijving informatie-architectuur 18
Kernregistraties 20
Onderwijslogistiek 25
Onderwijscatalogus 25
Primair proces ondersteuning 26
Portfolio 26
Uitwisseling in de keten 27
Managementrapportages 27
Portaal 28
Infrastructurele voorzieningen 29
Principes en richtlijnen informatie-architectuur 32
Open en flexibele integratievoorzieningen 32
Functionaliteit is opgebouwd uit diensten (services) 34
Gebruiksgecentreerd ontwerp 35
Kernregistraties 35
Centrale rapportagevoorziening voor sturing en verantwoording 36
Centraal documentmanagement is mogelijk 38
Procesbesturing op basis van orkestratie en choreografie 38

705. ARCHITECTUUR 17
INFORMATIE-ARCHITECTUUR

706. 18 ARCHITECTUUR
BESCHRIJVING INFORMATIE-ARCHITECTUUR
In de onderwijsvisie wordt uitgegaan van een indeling in een aantal kernsystemen.
Elk van deze kernsystemen ondersteunt een deel van de onderwijsprocessen zoals
die in het onderwijsprocesmodel nader zijn uitgewerkt.
Figuur 9. Kernsystemen
In het model voor de informatie-architectuur zijn deze kernsystemen weergegeven
waarbij is aangegeven hoe de functionaliteiten zich tot elkaar verhouden, en wat
de relatie is met de andere systemen en infrastructurele voorzieningen binnen een
instelling.
De informatie-architectuur staat los van concrete applicaties die deze functionaliteit
ondersteunen. In een concrete situatie bij een instelling kan een functioneel gebied
worden afgedekt door één of meerdere (wellicht zelfs functioneel overlappende)

707. ARCHITECTUUR 19
applicaties of kan een applicatie meerdere functionele gebieden (gedeeltelijk)
afdekken. In die zin schetst de informatie-architectuur een ideaalbeeld dat in de
praktijk zelden volledig in de vorm van concrete applicaties bij een instelling zal
bestaan. De informatie architectuur is het ontwerp van deze ideale situatie, geen
beschrijving van de feitelijke situatie bij instellingen.
De functionele gebieden die in de ontwerpen van Triple A zijn uitgewerkt zijn in de in-
formatie-architectuur uitgelicht. (zie ook de binnenkant van de cover van dit document)
Figuur 10. Model voor de informatie-architectuur
In het midden van dit model zijn de kernregistraties geplaatst. Naast de kernregis-
tratie deelnemers zijn er ook kernregistraties onderkend voor personeel, middelen,
relaties, financiën en educatieve content.

708. 20 ARCHITECTUUR
Al deze kernregistraties samen vormen de basisinformatie voor het onderwijslo-
gistieke proces, waarin de leervraag van de deelnemers wordt gematched op het
aanbod van de instelling. Dit aanbod bestaat enerzijds uit alles wat in de andere
kernregistraties wordt geadministreerd, en anderzijds uit het onderwijsaanbod dat
in de onderwijscatalogus is vastgelegd.
Het resultaat van dit onderwijslogistieke proces is het geplande onderwijs dat
zo goed mogelijk aansluit bij de leervraag van de deelnemer én het beschikbare
onderwijs en de beschikbare middelen binnen de instelling. Het geplande onderwijs
zelf wordt binnen de instelling ondersteund middels de functionaliteiten voor het
primaire proces, en voor de deelnemer middels een portfolio.
Aan de linkerkant van de figuur is de relatie met de keten weergegeven. Hier gaat
het om andere instellingen, de informatiebeheergroep, het CFI en andere partijen
waarmee informatie wordt uitgewisseld dan wel verantwoording aan wordt afge-
legd. We maken voor deze relatie met de organisaties in de keten onderscheid in
het uitwisselen van deelnemergegevens in de vorm van een overdrachtsdossier, en
externe verantwoording.
Aan de rechterkant van de figuur is de relatie met de besturing van de instelling
weergegeven. Hiervoor is de functionaliteit voor managementrapportage onderkend.
Alle genoemde functionaliteiten worden ondersteund door een verzameling infra-
structurele voorzieningen. De meest in het oog springende voorziening is het
portaal, waarin functionaliteit geïntegreerd aan gebruikers kan worden aangeboden.
Daarnaast steunt alles op een verzameling meer technische infrastructurele voor-
zieningen die in het onderste deel van de informatie-architectuur is weergegeven.
In de hierna volgende paragrafen worden de onderdelen van de informatie-architec-
tuur inhoudelijk nader toegelicht.
Kernregistraties
De kernregistraties zijn de belangrijkste administratieve systemen binnen de instel-
ling. Kernregistraties vervullen drie functies, namelijk:
- Het beheren van een afgebakende verzameling administratieve gegevens
Elke kernregistratie is eigenaar van, en verantwoordelijk voor een goed gedefini-
eerde verzameling kerngegevens. De kernregistratie voorziet in een betrouwbare
vastlegging en bewaakt de integriteit van deze gegevens. De kernregistratie is
voor deze gegevens de bronregistratie. Mutaties worden altijd in deze bronadmi-
nistratie doorgevoerd en van daaruit eventueel verspreid of beschikbaar gesteld.
- Het ondersteunen van de bijbehorende administratieve processen
Rondom een kernregistratie is binnen een instelling een aantal administratieve

709. ARCHITECTUUR 21
processen ingericht, zoals bijvoorbeeld het proces van inschrijven van een deel-
nemer, in dienst nemen van een medewerker of het aanschaffen of afstoten van
middelen. Een kernregistratie ondersteunt deze administratieve processen die
nauw samenhangen met de kernregistratie zelf.
- Het beschikbaar stellen van de gegevens met name ten behoeve van het onder-
wijslogistieke proces
Naast de ondersteuning van de administratieve processen rondom de kernregis-
tratie zelf, zijn de kernregistraties de brongegevens waaruit in andere proces-
sen kan worden geput. Het is met name belangrijk dat het onderwijslogistieke
proces de gegevens kan betrekken van de kernregistratie en niet van een kopie
of tweede omgeving. In sommige gevallen ontstaat er vanuit het onderwijslogis-
tieke proces een mutatie die weer in de kernregistratie moet worden doorgevoerd,
bijvoorbeeld het reserveren van een middel.
Om dit mogelijk te maken leveren de kernregistraties services die het voor andere
systemen mogelijk maken de gegevens te raadplegen, mutaties aan te leveren of
specifieke functionaliteiten te gebruiken zoals controles of het in gang zetten van
een administratief proces.
Er worden zes kernregistraties onderscheiden.
- Deelnemers
- Personeel
- Middelen
- Relaties
- Financiën
- Educatieve content
De kernregistraties worden hieronder kort beschreven. Tevens wordt in de kantlijn
aangegeven of Triple A de functionaliteit heeft uitgewerkt in een fuctioneel ontwerp
of niet.
Kernregistratie deelnemers
De kernregistratie deelnemers is De kernregistratie deelnemers ondersteunt de administratieve processen rondom
nader uitgewerkt in het functioneel de registratie en het beheer van deelnemergegevens, bestaande uit inschrijven,
ontwerp Kernregistratie deelnemer- beheren identiteit, diplomeren, beheren van de loopbaan, analyse van aanwezig-
gegevens heid, documentbeheer en uitschrijven. Deze functionaliteit is nader afgebakend en
beschreven in het functioneel ontwerp van de kernregistratie deelnemergegevens.

710. 22 ARCHITECTUUR
Kernregistratie personeel
Deze functionaliteit is in de De kernregistratie personeel omvat op hoofdlijnen de ondersteuning van de vol-
functionele ontwerpen van Triple A gende processen.
niet verder uitgewerkt
- Personeelsadministratie
Dit betreft de registratie van personeelsgegevens zoals NAW, opleidings- en ar-
beidsverleden, functie, schaal, verlof, jaartaak, rechtspositie, verzuim en locatie.
Daarnaast wordt in veel gevallen ook de organisatorische inrichting (de organisa-
tiestructuur) geadministreerd.
- Instroom
Dit betreft het registreren en publiceren van vacatures, en de afwikkeling van de
verdere procedures voor het in dienst nemen van personeel.
- Doorstroom
Dit betreft de functionaliteit rond de ontwikkeling van het bestaande personeel,
zoals personeelsbeoordelingen en functioneringsgesprekken. Hieronder valt ook
het monitoren van de competenties van de medewerkers.
- Uitstroom
Dit betreft de afwikkeling rond de medewerkers die de instelling verlaten, inclusief
outplacement e.d.
- Salarisverwerking
Dit betreft de maandelijkse salarisverwerking en -betaling.
Kernregistratie middelen
Deze functionaliteit is in de De kernregistratie middelen omvat de registratie en het beheer van alle gebruiks-
functionele ontwerpen van Triple A en verbruiksmiddelen of faciliteiten die binnen een instelling beschikbaar zijn ten
niet verder uitgewerkt behoeve van het onderwijs.
De kernregistratie middelen omvat met name de volgende middelen en faciliteiten
- Ruimtes zoals lokalen, vergaderruimtes, praktijkruimtes, auditorium etc.
- Gebruiksmiddelen, zoals gereedschap, computers, een beamer, een opengewerkte
motor etc.
- Verbruiksmiddelen, zoals verf, brandstof, papier etc.
De kernregistratie middelen omvat nadrukkelijk niet het personeel (want dat is
ondergebracht in de kernregistratie personeel) en het onderwijsaanbod (want dat is
ondergebracht in de onderwijscatalogus).
De processen die vanuit de kernregistratie middelen worden ondersteund zijn op
hoofdlijnen de volgende.

711. ARCHITECTUUR 23
- Beheren middelen
Dit betreft het proces van aanschaffen, onderhouden en afstoten van middelen.
De strategische en tactische planning zoals dat in de onderwijslogistiek is be-
schreven levert hiervoor belangrijke informatie om te bepalen wat de behoefte
aan middelen op de korte en langere termijn is.
Vanuit de onderwijslogistiek kunnen middelen worden aangevraagd of gewijzigd.
De afhandeling van deze aanvragen en wijzigingen vindt ook in dit proces plaats.
Daarnaast kan in het roosterproces gewerkt worden met fictieve middelen, die op
het moment van roosteren nog niet beschikbaar zijn. Op het moment dat een der-
gelijk rooster definitief wordt (geëffectueerd wordt) dan wordt binnen het proces
van het beheren van middelen het middel daadwerkelijk gerealiseerd.
- Administreren van het middelenbeslag
Dit betreft het proces waarin de beschikbare middelen aan het onderwijslogistieke
proces beschikbaar worden gesteld voor een bepaalde periode. Vanuit de onder-
wijslogistiek worden in eerste instantie middelen voorlopig vastgelegd, om aan te
geven dat de middelen in het rooster voor een bepaalde periode ingezet kunnen
worden. Wanneer het rooster definitief is (geëffectueerd is) worden de middelen
definitief vastgelegd.
Kernregistratie relaties
Deze functionaliteit is in de De kernregistratie relaties wordt ook wel Customer Relationship Management (CRM)
functionele ontwerpen van Triple A of relatiebeheer genoemd. Dit relatiebeheer omvat het uniform en centraal beheren
niet verder uitgewerkt en registreren van alle bedrijven en (contact)personen die van belang zijn. Binnen
een onderwijsinstelling zijn met name de stage/BPV-bedrijven, en (potentiële)
opdrachtgevers van belang.
Vanuit het relatiebeheer wordt met name het proces van uniforme registratie en het
centraal verwerken van wijzigingen ondersteund. Hierbij kan gedacht worden aan
het verwerken van adreswijzigingen of het verwerken van wijzigen in bijvoorbeeld
de accreditatie van een stagebedrijf. Een kernregistratie relaties ondersteunt vooral
de administratieve logistiek om ervoor te zorgen dat alle wijzigingen op de plek
waar ze ontstaan ook correct administratief worden verwerkt. Dit kan ook beteke-
nen dat er koppelingen moeten zijn met externe bronnen, zoals de gemeentelijke
basisadministratie of een bedrijvenregister.

712. 24 ARCHITECTUUR
Kernregistratie financiën
Deze functionaliteit is in de De kernregistratie financiën omvat de functionaliteit ten behoeve van de financiële
functionele ontwerpen van Triple A administratie, waaronder het grootboek, debiteuren en crediteuren-administratie,
niet verder uitgewerkt begroting en financiële rapportage en verantwoording.
In relatie tot het onderwijslogistieke proces is met name het volgende van belang.
- Facturering van kosten aan deelnemers
Aan opleidingen zijn in bepaalde gevallen kosten verbonden, die samenhangen
met de specifieke opleiding die een deelnemer volgt. Zodra een deelnemer op zo’n
opleiding onderwijs volgt, of bepaalde onderwijsproducten afneemt kan dat bete-
kenen dat er kosten in rekening moeten worden gebracht. De facturering daarvan
wordt in de kernregistratie financiën afgehandeld.
- Facturering aan opdrachtgevers
Voor onderwijs dat in opdracht van een externe organisatie (bijvoorbeeld een
gemeente of een bedrijf) wordt verzorgd, worden er kosten in rekening gebracht.
De kosten kunnen afhankelijk zijn van het daadwerkelijk afgenomen of aangebo-
den onderwijs. Informatie uit het onderwijslogistieke proces en de kernregistratie
deelnemergegevens is dus nodig om te bepalen welke kosten in rekening ge-
bracht moeten worden.
- Bekostiging
Op basis van de externe verantwoording (de uitwisseling met BRON) ontvangt de
instelling bekostiging. De financiële afhandeling daarvan vindt uiteraard binnen de
kernregistratie financiën plaats.
Kernregistratie educatieve content:
Deze functionaliteit is in de In de kernregistratie educatieve content wordt het digitaal beschikbaar lesmateriaal
functionele ontwerpen van Triple A ontwikkeld of ingekocht, beheerd en beschikbaar gesteld.
niet verder uitgewerkt
De kernregistratie educatieve content ondersteunt op hoofdlijnen de volgende pro-
cessen.
- Import en export faciliteit
De mogelijkheid om door derden ontwikkelde educatieve content te importeren
en eigen content ter beschikking te stellen aan derden. Voor het importeren en
exporteren bestaan internationale en nationale standaarden voor het vastleggen
en metadateren van educatieve content.
- Content management cq auteursomgeving
Het creëren en onderhouden van educatieve content door medewerkers zelf.

713. ARCHITECTUUR 25
- Ontsluiting naar een afspeelomgeving voor educatieve content
Standaardfuncties waarvan een electronische leeromgeving gebruik kan maken
om de content af te spelen.
Het ligt voor de hand om de educatieve content te koppelen aan de producten in
de onderwijscatalogus waarop het betrekking heeft. Daardoor wordt de content
ook makkelijker vindbaar.
Onderwijslogistiek
Het onderwijslogistieke proces is De onderwijslogistiek is het proces dat zorgt voor het matchen van de leervraag
nader uitgewerkt in het functioneel van de deelnemers (uitgedrukt in een arrangement van onderwijsproducten uit de
ontwerp onderwijslogistiek, onderwijscatalogus) met de beschikbare docenten en middelen.
roosteren, beheren middelen.
De onderwijslogistiek onttrekt gegevens uit de kernregistraties, met name uit de
kernregistratie deelnemersgegevens en middelen. Wanneer in dit logistieke proces
personeel en middelen worden ingezet, dan worden deze (voorlopig of definitief)
vastgelegd. Eventuele aanvragen voor de inzet van middelen en wijzigingen op be-
schikbare middelen worden teruggekoppeld aan de betreffende kernregistraties.
Het resultaat van het onderwijslogistieke proces, het geplande onderwijs, is vervol-
gens de basis voor de uitvoering van het primaire proces.
Onderwijscatalogus
De onderwijscatalogus is nader De onderwijscatalogus vormt in zekere zin het hart van de informatie-architectuur
uitgewerkt in het functionele van Triple A. De onderwijscatalogus is de centrale, generieke voorziening waarin
ontwerp onderwijscatalogus het totaal aan onderwijsproducten binnen de instelling is vastgelegd en beschikbaar
wordt gesteld. Deze onderwijsproducten worden beschreven door middel van een
verzameling metadata en verwijzen naar de plek in de kwalificatiestructuur (taxo-
nomie) waarop ze betrekking hebben.
Deze functionaliteit is onmisbaar voor een groot aantal functionaliteiten in de an-
dere gebieden, bijvoorbeeld:
- In de kernregistratie deelnemergegevens worden deelnemers ingeschreven op een
verbintenisgebied dat in de taxonomie behorende bij een product in de onderwijs-
catalogus, is beschreven
- In de kernregistratie deelnemers worden summatieve resultaten en de diplome-
ring gebaseerd op de producten uit de onderwijscatalogus
- In het onderwijslogistieke proces wordt de leervraag van de deelnemer uitgedrukt
in producten uit de onderwijscatalogus

714. 26 ARCHITECTUUR
- In het roosteren worden de kenmerken (metadata) van de onderwijsproducten
gebruikt om te bepalen welke docenten en middelen en andere kenmerken beno-
digd zijn, en dus moeten worden meegenomen in het roosterproces
- In het primaire proces worden onderwijsproducten, waaronder ook de examens
afgenomen en beoordeeld
- In het portfolio worden producten opgenomen die gerelateerd zijn aan onderwijs-
producten in de onderwijscatalogus.
Om deze redenen wordt de onderwijscatalogus als centrale, generieke voorziening
gepositioneerd.
Primair proces ondersteuning
Primair proces ondersteuning en De ondersteuning van het primair proces omvat alle functionaliteit die direct samen-
portfolio zijn beide door Triple hangt met de uitvoering van het onderwijs zelf. Dit proces start zodra vanuit het
A uitgewerkt in een functioneel onderwijslogistieke proces het onderwijs is gepland. Op basis daarvan kan het
ontwerp onderwijs daadwerkelijk plaatsvinden.
Wat functionaliteit betreft staat in de procesondersteuning de registratie van hou-
ding en gedrag, ontwikkeling van competenties en kennis en behaalde formatieve
resultaten centraal. Deze informatie wordt vastgelegd in het deelnemersdossier van
elke deelnemer, waarin zich het begeleidingsdossier, administratief dossier, zorg-
dossier en examendossier bevinden. Vanuit deze registraties kan de ontwikkeling en
voortgang worden gemonitord en indien nodig worden bijgestuurd als de ontwikke-
ling afwijkt van de verwachtingen. Op basis daarvan wordt geadviseerd over de te
volgen leerroute.
Portfolio
Het portfolio speelt ook een belangrijke rol in de ondersteuning van het primaire
proces, maar dan vanuit het perspectief van de deelnemer.
Een portfolio is een digitale werkomgeving waarin de deelnemer zelf producten
kan opnemen, ordenen, delen met anderen en ter beoordeling aan een docent kan
aanbieden. Behaalde resultaten kunnen weer als bewijsstukken worden opgenomen
in het portfolio, zodat het portfolio een omgeving wordt waarin de deelnemer gedu-
rende zijn hele leerloopbaan zijn verworven kennis en competenties kan registreren
en aantonen.
Het portfolio is iets wat de deelnemer gedurende zijn hele leerloopbaan kan blijven
gebruiken, ook als hij bij verschillende instellingen onderwijs volgt, of later naast
zijn werk weer een studie oppakt. Om dit waar te maken moet het portfolio tussen
instellingen kunnen worden uitgewisseld.

715. ARCHITECTUUR 27
Uitwisseling in de keten
De uitwisseling in de keten, Onder de ‘keten’ worden hier de organisaties verstaan waarmee de instelling een
bestaande uit de externe ver- relatie heeft die uitwisseling van gegevens of het leveren van digitale diensten
antwoording en uitwisseling van noodzakelijk maakt, uiteenlopend van het ministerie van OC&W, de informatie-
deelnemergegevens is nader beheergroep en het CFI tot andere instellingen en opdrachtgevers. We maken
uitgewerkt in twee functionele ont- hierbij onderscheid in een tweetal vormen van uitwisseling in de keten: externe
werpen, het functioneel ontwerp verantwoording en de digitale overdracht van deelnemergegevens.
externe verantwoording en het
functioneel ontwerp digitale over- Externe verantwoording
dracht deelnemergegevens. De externe verantwoording vindt op twee manieren plaats. Enerzijds door middel
van een continu proces van gegevensuitwisseling en anderzijds door het periodiek
of op verzoek verstrekken van rapportages.
De continue uitwisseling van gegevens wordt gevoed door de mutaties die ont-
staan; elke mutatie die relevant is wordt uitgewisseld hetzij als individuele mutatie,
hetzij verzameld in een uitwisselingsbestand. Deze wijze van gegevensuitwisseling
is daarmee ‘event’ gedreven. In de praktijk is deze vorm van uitwisseling met name
van belang ten behoeve van de bekostiging van de instelling.
Verschillende instanties verzoeken daarnaast (al dan niet periodiek) om bepaalde
rapportages, bijvoorbeeld vanwege contractuele afspraken of de verstrekking van
een keurmerk. Ook kunnen overheids- of onderzoeksinstelling gegevens opvragen
ten behoeve van onderzoek of beleidsontwikkeling.
Digitale overdracht deelnemergegevens
De digitale overdracht van deelnemergegevens heeft vooral betrekking op de uit-
wisseling van deelnemergegevens met andere instellingen (de instelling waar een
deelnemer van afkomstig is, of waar hij zijn opleiding gaat vervolgen). De uitwis-
seling kan plaatsvinden via een centraal uitwisselingspunt dat buiten de individuele
instellingen om de logistiek van uitwisseling, inclusief autorisaties, toestemming en
bezwaar regelt, of direct tussen instellingen onderling.
Managementrapportage
Deze functionaliteit is in de Onder managementrapportage wordt hier een generieke voorziening verstaan die
functionele ontwerpen van Triple A rapportage over de grenzen van individuele systemen heen mogelijk maakt, met
niet verder uitgewerkt name als het gaat om informatie die niet direct betrekking heeft op de ondersteu-
ning van operationele processen, maar meer op de tactische en strategische bestu-
ring en verantwoording.
Veelal zullen de individuele systemen zelf wel beschikken over rapportagevoor-
zieningen die direct rapporteren over de gegevens die in het betreffende systeem

716. 28 ARCHITECTUUR
worden beheerd. Dit zijn vaak ook rapportages die direct de operationele processen
ondersteunen. De voorziening voor managementrapportage is voor dit type rap-
portage niet bedoeld.
De voorziening voor managementrapportage voorziet in het volgende:
- Het onttrekken van gegevens uit verschillende bronsystemen
- Het verzamelen en transformeren van deze gegevens, zodanig dat ze met elkaar
in verband gebracht kunnen worden en qua gebruikte sleutelwaarden en
gegevensdefinities met elkaar in overeenstemming zijn
- Het analyseren van deze gegevens om daaruit nieuwe informatie te creëren (ook
wel data-mining genoemd)
- Het transformeren van deze gegevens in een structuur die effeciënt raadplegen
en zoeken mogelijk maakt. Dit kan betekenen dat redundante gegevens worden
opgeslagen.
- Het rapporteren over deze gegevens op basis van standaardrapportages of ad-hoc
opvragingen.
Een omgeving waarin deze voorzieningen samenkomen wordt een datawarehouse
genoemd. In sommige gevallen wordt een datawarehouse aangevuld met een ge-
avanceerde rapportageomgeving, vooral bedoeld voor ad-hoc analyses en rapporta-
ges (een zogenaamde OLAP-omgeving (On Line Analytical Processing)).
Portaal
Deze functionaliteit is in de Het portaal is een webgebaseerde gebruikersomgeving, waarin gebruikers op een
functionele ontwerpen van Triple A geïntegreerde manier toegang krijgen tot alle functionaliteit, gegevens en samen-
niet verder uitgewerkt werkingsvoorzieningen die ze nodig hebben om hun werk te doen. Het portaal is op
die manier de digitale werkplek van een gebruiker, waarbij de gebruiker zich niet
meer zo sterk bewust is van het feit dat er allemaal verschillende systemen zijn die
hij voor zijn werk nodig heeft. Het portaal biedt dit geïntegreerd aan.
Binnen een portaal is rolgebaseerde autorisatie en personalisatie heel belangrijk.
Dit betekent dat elke gebruiker op het portaal de toegang krijgt tot de functiona-
liteit, gegevens en samenwerkingsvoorzieningen die voor zijn rol van belang zijn.
Een deelnemer, docent of externe opdrachtgever kunnen van hetzelfde portaal
gebruik maken, maar hebben vanwege hun verschillende rollen hele andere moge-
lijkheden op het portaal. Dit is ook nog gepersonaliseerd, wat betekent dat ook elk
individu mogelijkheden heeft om zijn werkomgeving op de gewenste manier in te
richten en wordt bijvoorbeeld het ‘onderhanden werk’ van een gebruiker vastgehou-
den, zodat dit later weer kan worden opgepakt.

717. ARCHITECTUUR 29
We onderscheiden een drietal portalen, elk met een eigen doelgroep en verzameling
voorzieningen.
- Het portaal voor deelnemers en medewerkers
Het portaal voor deelnemers en medewerkers is in principes bedoeld voor de
ontsluiting van alle informatie, functionaliteit en samenwerkingsvoorzieningen
ten behoeve van het onderwijs binnen een instelling. Zo’n omgeving is eigen-
lijk een electronische leeromgeving, waarin deelnemers toegang hebben tot het
rooster, cijfers, relevante educatieve content, en hun portfolio. Daarnaast kunnen
zij communiceren met andere deelnemers en hun begeleiders en docenten. Voor
docenten en medewerkers is dit net zo goed een belangrijke werkomgeving. Ook
zij kunnen onderling communiceren, en met hun deelnemers. Ook hebben zij toe-
gang tot de deelnemersdossiers, kunnen zij resultaten terugkoppelen etc.
- Het ketenportaal
Het ketenportaal is een specifiek portaal, speciaal voor de organisaties in de
keten. In het kader van de externe verantwoording loopt de uitwisseling van mu-
taties, zoals het ophalen of afleveren van bestanden of berichten via dit portaal.
Rapportages of onderdelen van een deelnemersdossier kunnen op dit portaal
worden aangevraagd en als ze beschikbaar zijn gesteld worden opgehaald.
- Het managementportaal
Het managementportaal is specifiek bedoeld voor de toegang tot de management-
informatie. Hierin zijn de rapportages en ad-hoc zoek- en analyse mogelijkheden
beschikbaar die gebruik maken van het datawarehouse.
Infrastructurele voorzieningen
Tenslotte wordt in de informatie-architectuur een verzameling generieke, infrastruc-
turele voorzieningen onderkend, waarvan alle systemen gebruik kunnen maken.
Grofweg kan hierbij onderscheid worden gemaakt in een drietal lagen, die ook zo in
de informatie-architectuur zijn weergegeven.
Fysieke infrastructuur
De onderste laag omvat de fysieke infrastructuur. Dit zijn de servers, netwerk-
voorzieningen en werkplekken en de technische voorzieningen voor identificatie en
authenticatie (vaststelling van de identiteit van gebruikers), autorisatie (vaststel-
ling van de rol van de gebruiker en toegang tot systemen), monitoring (bewaking
van de juiste werking van de infrastructuur) en logging (registratie van technische
incidenten).

718. 30 ARCHITECTUUR
Integratievoorzieningen
Op het tweede niveau zijn twee generieke voorzieningen benoemd, die voorzien in
mogelijkheden om systemen te integreren.
De procesbesturing is een voorziening die het mogelijk maakt om bedrijfsprocessen
te definiëren die de individuele systemen overstijgen. Vanuit de procesbesturing
worden dan achtereenvolgens de diensten van verschillende systemen aangeroepen
en gecoördineerd.
De enterprise servicebus is een voorziening die het mogelijk maakt dat verschil-
lende systemen elkaars diensten kunnen gebruiken. Dit kan op drie manieren.
- Asynchrone berichtuitwisseling.
Dit wordt ook wel ‘event driven’ genoemd, wat inhoudt dat systemen berich-
ten kunnen sturen die een ‘event’ melden. De enterprise servicebus zorgt voor
gegarandeerde aflevering van deze berichten bij de systemen die daarop geabon-
neerd zijn. Eventuele transformaties, zowel technisch als logisch, worden door de
enterprise servicebus uitgevoerd.
- Synchrone aanroep van services
Dit betekent dat systemen elkaars services kunnen gebruiken. Dit soort gebruik
van service is vaak synchroon, wat betekent dat direct antwoord van het andere
systeem wordt verwacht. Asynchroon, dus met uitgesteld antwoord, kan in dit
geval echter ook.
- Bulk gegevensuitwisseling
Tenslotte kunnen systemen grotere verzamelingen gegevens met elkaar uitwis-
selen. Ook hiervoor kunnen generieke voorziening worden geïmplementeerd om
dergelijke uitwisselingen op een gestandaardiseerde en uniforme manier te laten
plaatsvinden.
Generieke functionaliteiten
Op het derde niveau wordt een aantal meer functionele generieke voorzieningen
onderkend.
- Samenwerken
Onder samenwerken wordt een verzameling generieke voorzieningen verstaan die
veelal in portaal-omgevingen zijn geïntegreerd. Het gaat dan om voorzieningen
waarin gebruikers groepen kunnen vormen, documenten kunnen delen, gericht
informatie kunnen verspreiden, een forum kunnen inrichten etc.
- Zoeken
Tradioneel blijven voorzieningen om te zoeken naar informatie beperkt tot één
bepaalde omgeving, bijvoorbeeld binnen één systeem of verzameling bestanden.

719. ARCHITECTUUR 31
Een generieke zoekvoorziening is bedoeld om meer integraal over alle systemen
en documenten binnen de instelling te kunnen zoeken, mits de gebruiker daarvoor
geautoriseerd is.
- Kantoorautomatisering
Onder de kantoorautomatisering worden de generieke voorzieningen voor tekst-
verwerking, presentaties, spreadsheets en tekenprogramma’s verstaan. Andere
systemen gaan er in veel gevallen vanuit dat een dergelijke voorziening beschik-
baar is.
- Mail en agenda
Ook de mail- en agendafunctionaliteit is een generieke voorziening waarvan ver-
schillende systemen gebruik kunnen maken.
- Archivering en documentmanagement
Archivering en documentmanagement wordt in veel gevallen binnen individu-
ele systemen ondersteund. Het kan verstandig zijn om hiervoor een generieke
voorziening in te richten, waarin alle documenten binnen de instelling vanuit een
centrale omgeving (uiteraard geautoriseerd) beschikbaar en doorzoekbaar zijn.
De archivering van deze documenten kan in zo’n situatie ook centraal plaatsvinden.

720. 32 ARCHITECTUUR
PRINCIPES EN RICHTLIJNEN INFORMATIE-ARCHITECTUUR
In dit hoofdstuk worden de principes en richtlijnen beschreven waarop de infor-
matie architectuur van Triple A is gebaseerd. Deze principes geven richting aan de
wijze waarop de informatievoorziening wordt ingericht, zoals deze is opgebouwd uit
functionaliteiten en generieke en technische voorzieningen. De richtlijnen maken
de principes nog wat concreter door aan te geven hoe deze principes in praktijk
gebracht kunnen worden.
Deze principes maken onderdeel uit van het totaal aan architectuurprincipes van
Triple A. Hieronder worden de principes voor de informatie architectuur weergege-
ven. Deze worden in de hierna volgende paragrafen verder toegelicht.
Figuur 11. Principes van de informatie-architectuur
Open en flexibele integratievoorzieningen
Voor een onderwijsinstelling moet het mogelijk zijn om alle betrokkenen van de
instelling een persoonlijke flexibele geïntegreerde digitale werkplek te leveren.
De digitale werkplek is een persoonlijke gebruikersinterface waarin alle software-
functionaliteit én informatie die voor een gebruiker relevant zijn, beschikbaar zijn.
Het doel van een digitale werkplek is om werk efficiënt en effectief uit te kunnen
voeren.
De digitale werkplek wordt vormgegeven door twee soorten integratie. Aan de voor-
kant, integratie van de gebruikersinterface. En aan de achterkant, zodat software
achter de schermen samenwerkt.
Voor integratie aan de voorkant gaan we in deze architectuur uit van het gebruik
van een ‘portaal’ door de onderwijsinstellingen. Het portaal bundelt softwarefunctio-
naliteit in één geïntegreerde gebruikersinterface.

721. ARCHITECTUUR 33
De toegang tot het portaal is beveiligd (authenticatie is nodig) en gepersonaliseerd
(wat je ziet en kunt doen is afhankelijk van je rol). Elke onderwijsinstelling kan zijn
eigen portaal inrichten. De functionaliteit van Triple A-software kan beschikbaar
gemaakt worden via een portaal.
Naast integratie in de gebruikersinterface is integratie aan de achterkant nood-
zakelijk om een geïntegreerde digitale werkplek te creëren. Met integratie aan de
achterkant bedoelen we dat het mogelijk gemaakt wordt dat los van elkaar ontwik-
kelde software (a) dezelfde gegevens kan gebruiken (geen dubbele invoer) en (b)
samen kan werken om een organisatieproces te ondersteunen of uit te voeren. Voor
achterkantintegratie gebruiken we een enterprise servicebus. Wat precies onder een
servicebus wordt verstaan, wordt uitgelegd in de technische architectuur.
Bij de keuze van een portaal en servicebus zijn twee zaken essentieel. Om aan te
sluiten bij de dynamiek van de organisatie moet het integreren van software flexibel
plaats kunnen vinden. Software-integratie mag slechts een kleine barrière zijn bij
verandering van werkprocessen. Voor flexibiliteit op de lange termijn is het belang-
rijk dat technologie wordt gekozen die werkt op basis van open standaarden.
Er zijn deelfuncties van software die wellicht niet flexibel en open integreerbaar zijn
‘aan de voorkant’ (met de hedendaagse technologie, en binnen de kaders van deze
architectuur.) Dit zou het geval kunnen zijn bij interactie-intensieve functionaliteiten
zoals, wellicht, functies om het rooster te maken en intensief te bewerken. Boven-
dien geldt dat een dergelijk functie over het algemeen door een zeer beperkt aantal
medewerkers wordt gebruikt. Hiervoor kan een uitzondering worden gemaakt.
Het streven is om dit soort uitzonderingen te beperken.
Richtlijnen:
- Softwarefunctionaliteiten zijn flexibel integreerbaar in een portaal, zodanig dat de
gebruiker de functionaliteiten als een afgestemd geheel ervaart wat betreft navi-
gatie, uiterlijk en samenwerking tussen functies.
- Alle softwarefunctionaliteiten kunnen gemakkelijk ontsloten worden buiten hun
organisatiedomein.
- Alle ontsloten softwarefunctionaliteiten worden informeel gespecificeerd (contract)
en formeel gespecificeerd (interface specificatie) in een formaat dat publiceerbaar
is in een raadpleegbaar centraal overzicht (repository).1
1
Een contract specificeert het volgende van de softwarefunctionaliteit: nut, functionaliteit, semantiek,
beperkingen, beoogde gebruikscenario’s, organisatie-eigenaar, ontwikkeleigenaar en operationele eigenaar,
toegangsrechten en procedure voor het verkrijgen van toegang, prestaties en schaalbaarheid, en transactionele
eigenschappen.

722. 34 ARCHITECTUUR
Functionaliteit is opgebouwd uit diensten (services)
Een dienst (service) is een duidelijk afgebakend stuk bedrijfsfunctionaliteit. Een
dienst heeft in de eerste plaats een functionele betekenis: het is een betekenisvolle
dienst in de ogen van eindgebruikers. Een dienst ondersteunt bedrijfsprocessen,
of is een dienst die wordt geleverd aan andere afdelingen, klanten, deelnemers of
ketenpartners.
Een dienst wordt geleverd naar aanleiding van een aanvraag (een request) en de
dienst levert als resultaat een bepaald resultaat (respons). De afspraken over de
vraag en het antwoord vormen de basis voor de dienstverlening, en de aanvrager
hoeft daarbij verder geen kennis te hebben van de wijze waarop de dienst gereali-
seerd wordt.
In technische zin worden diensten (deels) geleverd door applicaties. Deze diensten
zijn het technische spiegelbeeld van de organisatorische diensten. Doorgaans zijn
deze technische diensten weer opgebouwd uit diensten van een lager abstractie-
niveau. Diensten worden door applicaties in veel gevallen gerealiseerd als web-
service, met als belangrijke eigenschap dat er een gestandaardiseerde en techno-
logieneutrale manier is om de dienst aan te roepen, waarbij het niet relevant is hoe
de dienst technisch is geïmplementeerd.
Oplossingen van leveranciers zijn in toenemende mate opgebouwd uit diensten en
de technische standaarden die daarbij horen. Vanuit het perspectief van de eindge-
bruiker vervagen applicatiegrenzen steeds meer. In plaats daarvan worden functi-
onaliteiten ter ondersteuning van bedrijfsprocessen samengesteld uit diensten van
applicaties en geïntegreerd aan gebruikers aangeboden via een portaal.
Richtlijnen:
- Bedrijfsfunctionaliteiten zijn beschikbaar als diensten, en diensten zijn voor
gebruikers betekenisvolle functionaliteiten die corresponderen met organisatie-
activiteiten
- De beschrijving van een dienst (de interface) is onafhankelijk van de inhoud van
de dienst (de implementatie)
- Een dienst is bij voorkeur technologieneutraal in de zin dat aan het gebruik van een
dienst zo min mogelijke technische voorwaarden of beperkingen zijn gekoppeld
- Diensten zijn bij voorkeur asynchroon, wat betekent dat de aanvrager van de
dienst niet afhankelijk is van directe levering van het resultaat

723. ARCHITECTUUR 35
Gebruikersgecentreerd ontwerp
Het gebruikersgecentreerd ontwerpen houdt in dat niet de functionaliteit van de
systemen leidend is voor het ontwerp, maar de uit te voeren taken van de gebrui-
ker. Daarbij moet worden vermeden dat de inrichting van een systeem beperkingen
oplegt aan de wijze waarop een bedrijfsproces wordt ingericht.
Het gebruikersgecentreerd ontwerpen van systemen kan worden ondersteund door
een procesgestuurde toegang tot de functionaliteiten (de services) van systemen mo-
gelijk te maken die is ontkoppeld van de services van de systemen zelf. De proces-
inrichting kan in zo’n situatie worden aangepast aan de specifieke inrichting van het
bedrijfsproces binnen een instelling zonder dat de services zelf worden aangepast.
Daarnaast is het ook voor de acceptatie van nieuwe software van belang dat deze
gebruikersvriendelijk is (zowel voor beginners als ervaren gebruikers) en kan
worden aangepast aan de specifieke eisen en wensen binnen een instelling, zoals
bijvoorbeeld in kleurgebruik, foutmeldingen en helpfaciliteiten.
Richtlijnen:
- De inrichting van bedrijfsprocessen is een inrichtingskeuze van de instellingen en
wordt niet door systemen opgelegd. De systemen leggen alleen vanuit de organi-
satie gewenste eisen op aan gegevensinvoer om daarmee de consistentie van de
gegevensvastlegging en verwerking te waarborgen
- Systemen ondersteunen waar dat mogelijk en wenselijk is, een procesgestuurde
toegang tot functies (de gebruiker wordt door de stappen van een werkproces
geleid), maar functies zijn ook altijd via een navigatiestructuur bereikbaar.
- Interactie met een onderdeel van het systeem kan tijdelijk worden onderbroken
om tussendoor een andere werkzaamheid uit te voeren
- Systemen zijn personaliseerbaar voor wat betreft gebruikersinstellingen, menu-
keuzen, snelkoppelingen etc
- Systemen zijn ontworpen volgens recente mens-computer interactie inzichten en
met behulp van gebruikerseffectiviteit- en acceptatietesten.
- Gebruikersinteractie is gemakkelijk aanpasbaar teneinde deze voor en na het in
productie nemen te optimaliseren, bijvoorbeeld voor wat betreft layout, feedback,
foutmeldingen, terminologie en kleuren
Kernregistraties
De kernregistraties zijn de belangrijkste administratieve systemen binnen de instel-
ling. Er wordt een zestal kernregistraties onderkend, waarvoor geldt dat de gege-
vens die deze registraties beheren éénmalig worden vastgelegd en van daaruit voor
meervoudig gebruik beschikbaar worden gesteld.

724. 36 ARCHITECTUUR
De volgende registraties worden als kernregistratie aangemerkt:
- Deelnemers
- Personeel
- Middelen
- Relaties
- Financiën
- Educatieve content
Deze kernregistraties zijn van groot belang voor het functioneren van de andere
functionele gebieden, met name de onderwijslogistiek en het primaire proces. Een
belangrijk uitgangspunt hierbij is dat vastlegging en wijziging altijd bij de bron
plaatvindt, en dat van daaruit de gegevens beschikbaar worden gesteld.
Richtlijnen:
- Er worden zes kernregistraties onderkend (deelnemers, personeel, middelen,
relaties, financiën en educatieve content)
- De bijbehorende bedrijfsvoeringsfuncties zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit
van de kernregistraties
- De bijbehorende bedrijfsvoeringsfuncties stellen de gegevens beschikbaar middels
(een combinatie van) de volgende voorzieningen:
• Beschikbare services
• Berichtuitwisseling
- De gegevens in een kernregistratie worden op één centrale plek opgeslagen en
beheerd, en zo min mogelijk gedupliceerd
Centrale rapportagevoorziening voor sturing en verantwoording
Onder rapportages worden alle voorzieningen verstaan die in welke vorm dan ook
overzichten bieden van vastgelegde gegevens op basis van selectiecriteria, even-
tueel geaggregeerd of verrijkt met een analyse van trends of de berekening van
kengetallen e.d.
Het is van belang om onderscheid te maken in operationele rapportages en ma-
nagementrapportages ten behoeve van sturing en verantwoording.

725. ARCHITECTUUR 37
Uitgangspunt voor de inrichting van rapportage is, dat er een scherp onderscheid
wordt gemaakt tussen deze twee typen rapportages (operationele- en management-
rapportages). De operationele rapportages worden ondergebracht bij de individuele
applicaties, de managementrapportages worden ondergebracht in een dataware-
house zodat sturings- en verantwoordingsinformatie kan worden gerealiseerd op
basis van een gecombineerd beeld uit verschillende bronnen.
Richtlijnen:
- Er wordt onderscheid gemaakt in operationele rapportages en management-
rapportages voor sturing en verantwoording
- Operationele rapportages zijn de verantwoordelijkheid van de applicaties die de
bijbehorende operationele processen ondersteunen.
- Managementrapportages voor sturing en verantwoording worden bij voorkeur
ondersteund door middel van een generieke voorziening
- De generieke voorziening voor managementrapportages bestaat uit de volgende
hoofdonderdelen
• Een fysieke database, het datawarehouse, waarin de gegevens uit verschillende
bronnen samenkomen
• Een ETL-tool (Extractie, Transformatie, Load), waarmee het datawarehouse kan
worden gevoed vanuit de aanleverende systemen
• Een rapportagetool op basis waavan ad-hoc en voorgedefinieerde rapportages
kunnen worden ontwikkeld en uitgevoerd
- De databasestructuur van het datawarehouse kan afwijken van de structuur van
de operationele databases en is geoptimaliseerd voor rapportagedoeleinden
- Rapportages kunnen worden ontsloten via een speciaal daarvoor ingericht onder-
deel van het portaal, met bijpassende autorisaties en personalisatie.

726. 38 ARCHITECTUUR
Centraal documentmanagement is mogelijk
Onder documentmanagement wordt generieke functionaliteit verstaan die voorziet
in het centraal vastleggen en ontsluiten van documenten in de breedste zin (dus
documenten, correspondentie, rapporten en notities, binnengekomen en uitgaande
post etc.).
Een belangrijk aspect van documentmanagement is de meta-informatie, op basis
waarvan alle documenten kunnen worden gerubriceerd en voorzien van trefwoor-
den. Deze meta-informatie moet flexibel kunnen worden ingericht.
Daarnaast is versiebeheer van groot belang. Van een document moeten verschil-
lende versies kunnen worden geregistreerd en eventueel ook verschillende sta-
tussen (concept, definitief etc.) kunnen worden onderkend. Documenten moeten
middels een ‘reserve en replace’-faciliteit voor wijziging kunnen worden opgevraagd
en teruggeplaatst.
De keuze om documentmanagement centraal in te richten is een keuze van de in-
stellingen die wel mogelijk moet zijn, maar nadrukkelijk niet als uitgangspunt wordt
genomen. Het is ook mogelijk om een aantal gescheiden dossiers in te richten, elk
met een eigen doel en elk in meer of mindere mate geautomatiseerd ondersteund.
Voorbeelden zijn een administratief dossier, een begeleidingsdossier, een perso-
neelsdossiers en bepaalde documentatie en correspondentie.
Richtlijnen:
- Documentmanagement wordt per instelling ingericht
- Het gebruik van een centrale, generieke voorziening voor documentmanagement
is optioneel. In de gevallen dat een instelling over een dergelijke voorziening be-
schikt, moet deze voorziening zo transparant mogelijk in de plaats kunnen komen
van de lokale voorziening binnen een applicatie
Procesbesturing op basis van orkestratie en choreografie
Procesbesturing (soms nog wel workflowmanagement genoemd) voorziet in functi-
onaliteit voor de besturing van werkprocessen. Deze besturing is ontkoppeld van de
functionaliteiten (de services) die de verschillende stappen in het proces ondersteu-
nen. Een werkproces wordt in gang gezet door een trigger, een gebeurtenis, waarna
vervolgens de stappen worden geregisseerd door de procesbesturing. Dit houdt
concreet in dat achtereenvolgens een aantal services of functies van een applicatie
worden aangeroepen, of dat er taken voor medewerkers worden klaargezet.
Orkestratie is een bepaalde vorm van procesbesturing, die sterk gekoppeld is aan
de principes van een service georiënteerde architectuur.

727. ARCHITECTUUR 39
Orkestratie gaat uit van een centrale regisseur (een zogenaamde orkestratie engine),
die ervoor zorgt dat het bedrijfsproces in de juiste volgorde en met de juiste stappen
wordt uitgevoerd door in elke stap de juiste dienst (service) aan te roepen.
Choreografie is een andere vorm van procesbesturing, die juist niet van deze
centrale regie uitgaat maar van een situatie waarbij gebeurtenissen (events) worden
uitgewisseld tussen de diensten (servcies). Deze gebeurtenissen zorgen er dan voor
dat de juiste acties worden gestart.
Het uitgangspunt is dat beide vormen van procesbesturing mogelijk zijn en kun-
nen worden ondersteund. Het is wel van belang dat de procesbesturing als een
aparte laag wordt onderkend die niet te zeer verweven is met de functionaliteit (de
services) zelf. Net als bij de servicebus en het portaal wordt daarom ook voor de
procesbesturing een infrastructurele voorziening onderkend die de taak van proces-
besturing op zicht neemt (de orkestratie engine).
Richtlijnen:
- Diensten die een volledig bedrijfsproces ondersteunen (procesdiensten) kunnen
worden geregisseerd door procesbesturing
- Procesbesturing wordt ondersteund door een generieke voorziening (een orkestra-
tie engine) die ontkoppeld is van de functionaliteit (de services) van systemen.
- Voor het implementeren van processen wordt de keuze tussen orkestratie (cen-
trale regie) en choreografie (gebeurtenisgedreven) bepaald door organisatorische
overwegingen en niet door technische (on)mogelijkheden.

728. 40 ARCHITECTUUR
INHOUDSOPGAVE
Beschrijving technische architectuur 42
Servicegeoriënteerde architectuur als uitgangspunt 42
Wat verstaan wij onder een servicegeoriënteerde architectuur 43
Applicaties in een servicegeoriënteerde architectuur 54
Principes en richtlijnen technische architectuur 58
Servicegeoriënteerd 58
Open standaarden zijn uitgangspunt 60
Open source wordt zo veel mogelijk nagestreefd 60
Heterogeniteit is uitgangspunt 61
Eindgebruikersfunctionaliteit kan tijd- en plaatsonafhankelijk worden gebruikt 62
Integratie aan de voorkant middels een portaal 63
Integratie aan de achterkant middels een servicebus 65
Bulk-transport van gegevens middels een ETL-tool 67
Orkestratie middels een orkestratie-engine 68
Systemen en software zijn voldoende schaalbaar 70
Systemen en software zijn veilig en betrouwbaar 71
Technische standaarden 72
Beveiliging, authenticatie, autorisatie 74
Presentatie 74
Bestands- en opslagformaten 75
Gegevenslogistiek 76
Gegevenssemantiek 77

729. ARCHITECTUUR 41
TECHNISCHE ARCHITECTUUR

730. 42 ARCHITECTUUR
BESCHRIJVING TECHNISCHE ARCHITECTUUR
In de technische architectuur wordt beschreven hoe de concrete technische oplos-
singen die op basis van de ontwerpen van Triple A worden gerealiseerd op hoofd-
lijnen technisch in elkaar moeten zitten zodat deze passen in de totaalvisie en
voldoende openheid, flexibiliteit en leveranciersonafhankelijkheid bevorderen.
Servicegeoriënteerde architectuur als uitgangspunt
Het concept van een servicegeoriënteerde architectuur vormt de basis voor de tech-
nische architectuur van Triple A. Dit concept is in feite de moderne kijk op de wijze
waarop ICT optimaal bedrijfsprocessen kan ondersteunen. Serviceoriëntatie heeft
betrekking op de technische opbouw van applicaties in softwarelagen en services,
maar ook hoe deze services in verhouding staan tot de processen die ze ondersteu-
nen en de infrastructurele voorzieningen die daarvoor nodig zijn.
De concepten van serviceoriëntatie kunnen op verschillende manieren worden geïn-
terpreteerd en er kunnen verschillende accenten worden gelegd. In het eerste deel
van de beschrijving van de technische architectuur geven wij daarom inzicht in onze
interpretatie van het concept en hoe we dat willen toepassen.
De concepten van een servicegeoriënteerde architectuur worden hier beschreven
als een ideaalbeeld, inclusief de technische consequenties die dat heeft. Dit is het
ideaalbeeld waarop een groot aantal ontwerp- en technische keuzes van Triple A is
gebaseerd. Instellingen hebben echter de vrijheid en zelf de controle over de mate
waarin deze principes daadwerkelijk worden doorgevoerd, met name als het om de
organisatorische consequenties gaat.
Belang van serviceoriëntatie
Er is een aantal specifieke redenen waarom Triple A kiest voor het concept van
service-oriëntatie als uitgangspunt voor de technische architectuur.
- Ondersteuning van heterogeniteit. De principes van een servicegeoriënteerde
architectuur maken het mogelijk om verschillende technologiëen, oplossingen van
verschillende leverancies en verschillende pakketten te combineren tot een geïn-
tegreerde ICT-omgeving
- Open en flexibele integratie. Open en flexibele integratievoorzieningen zijn een
integraal onderdeel van een servicegeoriënteerde architectuur
- Scheiding van verantwoordelijkheden. In een servicegeoriënteerde architec-
tuur wordt het mogelijk om de verantwoordelijkheden voor ICT-functionaliteit te
beleggen waar deze in de organisatie hoort. Dit is in principe niet gekoppeld aan
concrete applicaties, waardoor elke instelling hierin zijn eigen keuzes kan maken.

731. ARCHITECTUUR 43
- Gebruikersgecentreerd ontwerpen. Een servicegeoriënteerde architectuur is erop
gericht de functionaliteit op te bouwen uit diensten die voor de organisatie bete-
kenisvol en herkenbaar zijn.
Aspecten van serviceoriëntatie
Service oriëntatie is een moderne visie op architectuur die voortbouwt op vele
inzichten die al langer gangbaar zijn, bijvoorbeeld in objectgeoriënteerde systemen.
Ze kan dan ook niet los gezien worden van al die eerdere inzichten en technieken.
Een servicegeoriënteerde architectuur omvat dus zowel een aantal gangbare en
breed toegepaste concepten als een aantal meer vernieuwende elementen.
Applicaties in een servicegeoriënteerde architectuur
Het begrip applicatie krijgt een wat andere betekenis in een servicegeoriënteerde
architectuur. In een servicegeoriënteerde architectuur is een applicatie een verza-
meling samenhangende services. Die services kunnen samenwerken met services
uit andere applicaties om de gewenste functionaliteit aan gebruikers te leveren. De
gebruiker wordt zich hierdoor minder bewust van het bestaan van applicaties. Dit
aspect wordt in het hoofdstuk applicaties in een servicegeoriënteerde architectuur’
nader uitgelicht.
Wat verstaan wij onder een servicegeoriënteerde architectuur?
Het begrip servicegeoriënteerde architectuur wordt nog wat verschillend geïnterpre-
teerd en soms vanuit een erg technisch of juist organisatorisch perspectief bekeken.
Feit is dat een aantal software-ontwerpprincipes goed aansluit bij serviceoriëntatie.
Triple A heeft de hoofdlijnen van haar technische architectuur gebaseerd op deze
ontwerpprincipes. Die hoofdlijnen besspreken we hieronder. We doen dit aan de
hand van een ‘stripverhaal’ waarin de architectuur zich stapsgewijs opbouwt. Per
stap zullen we de toegevoegde elementen toelichten.
Service
Het meest elementaire begrip in een servicegeoriënteerde architectuur is uiteraard
de service, of in het Nederlands, ‘dienst’. Die dienst wordt geleverd door software of
mensen. Omdat we hier de technische architectuur bespreken concentreren we ons
op het eerste geval.

732. 44 ARCHITECTUUR
Figuur 12. Het gebruik van een service
Organisatiedienst
Een service moet een organisatiedienst zijn, in de zin dat deze betekenisvol moet
zijn voor de organisatie die de dienst gebruikt (bijvoorbeeld de dienst ‘ophalen ge-
gevens deelnemer’ of de dienst ‘beoordeling registreren’). Door ook naar software
te kijken als een leverancier van diensten, worden softwarediensten en de taken
die gebruikers uitvoeren dichter bij elkaar gebracht. Dat gaat gemakkelijker door
het begrip dienst te gebruiken in plaats van te praten in technische termen zoals
schermen en functies.
Contract
Een essentieel aspect van een service is dat tussen de afnemer en een leverancier
een contract wordt gesloten. Dit contract beschrijft het beoogde gebruik en alles wat
de dienst de gebruiker biedt. Het sluiten van een contract draagt bij aan de afstem-
ming met de gebruiker, de betrouwbaarheid van de dienst en de onderhoudbaarheid
van de software. In het contract staat alles dat een afnemer moet weten voor het
gebruik van de dienst. Het contract maakt dat een service geen softwarecomponent
voor techneuten is, maar dat geëxpliciteerd is welke dienst de service levert, in een
voor de gebruikersorganisatie begrijpbare taal.
Het contract beschrijft de technische interface, de semantiek en niet-functionele
aspecten van de service, zoals een service level agreement (SLA). Een contract kan
elementen bevatten die specifiek voor een bepaalde afnemer zijn. In de SLA staat
bijvoorbeeld de maximale responsetijd en de beschikbaarheid van de service en de
intensiteit waarmee de service gebruikt wordt door de afnemer. Er zijn technische
standaarden voor het vormgeven van een service contract (bijvoorbeeld WSDL,
XML-schema en WS-Policy).

733. ARCHITECTUUR 45
Vervangbare zelfstandige eenheid
Elke service is een zelfstandige eenheid functionaliteit. Dat betekent bijvoorbeeld
dat de service ‘ophalen gegevens deelnemer’ gemakkelijk vervangen kan worden
door een nieuwe versie van die dienst. Dat kan gemakkelijker dan bij veel software
het geval is. Dit geeft meer flexibiliteit bij het inrichten van de ICT en dus voor de
wijze van werken in de organisatie.
Gebruik van een service
Een service kan daadwerkelijk worden gebruikt door er een bericht naar toe te stu-
ren met daarin de aanvraag van de dienst1. De dienst wordt vervolgens uitgevoerd
en indien nodig wordt er een antwoordbericht teruggestuurd.
Domeinen en basisdiensten
Organisatiedomeinen zijn eigenaar van een service
Een belangrijk uitgangspunt van serviceoriëntatie is dat de verantwoordelijkheid
voor services bij de organisatie ligt en niet bij de ICT-afdeling; een afdeling of
divisie levert een organisatiedienst en maakt daarbij gebruik van de bijbehorende
softwaredienst. We noemen dit het verantwoordelijke organisatiedomein (zie onder-
staande figuur). In onderstaande figuur leveren de afnemers een organisatiedienst
en maken daarbij gebruik van softwarediensten
Figuur 13. Domeinen en basisdiensten
1
In de Triple A architectuur gaan we uit van communicatie met berichten, in een XML formaat. Dat kan ook anders.

734. 46 ARCHITECTUUR
In het geval van de diensten van de kernregistratie is bijvoorbeeld de deelnemerad-
ministratie het verantwoordelijke organisatiedomein, terwijl een examenbureau dat
is voor de diensten die op de diplomering betrekking hebben.
Serviceoriëntatie voornamelijk toepassen tussen domeinen
Serviceoriëntatie is belangrijk voor de communicatie tussen verschillende applica-
ties en dan met name uit verschillende organisatiedomeinen. Veel aspecten van
service oriëntatie worden ook gebruikt binnen één applicatie, maar daar ligt niet de
grootste toegevoegde waarde. Veel communicatie binnen één applicatie is effectie-
ver te realiseren zonder alle servicetechnieken toe te passen.
Het is wel slim om een nieuw systeem volledig servicegeoriënteerd te ontwerpen als
het waarschijnlijk is dat haar functies als diensten beschikbaar gesteld gaan worden
aan andere systemen. Dat wil zeggen, de functionaliteiten van het systeem worden
zo ontwikkeld, dat ze gemakkelijk als service naar buiten te ontsluiten zijn.
Basisdiensten
Een soort service die direct gerelateerd is aan domeinen, is de basisservice. Basis-
services zijn diensten die een basis organisatiedienst leveren, zoals de eerder
genoemde service ‘beoordeling registeren’. Het zijn de meest elementaire services;
vanuit het perspectief van de organisatie is het niet logisch om deze op te splitsen
in meerdere diensten.
Basisservices voeren berekeningen uit, bewerken gegevens, leggen gegevens
vast of vragen ze op. Berekeningen en gegevensbewerkingen kunnen services zelf
uitvoeren of ze kunnen er een bestaand systeem (standaardpakket of een legacy
systeem) voor gebruiken. Een legacy systeem dat ontworpen is zonder het principe
van serviceoriëntatie kan dus vaak, met bepaalde beperkingen, hergebruikt worden
om services te leveren. Al deze systemen noemen we backends.
Als services gegevens vastleggen die bewaard moeten blijven, dan doen ze dat
altijd in een backend; bijvoorbeeld de gegevens van een deelnemer. Het backend
kan in dit geval een bestaand systeem zijn, maar is in veel gevallen gewoon een
database.
Basisservices ontsluiten backends
Basisservices zijn de enige services die backends (databases of bestaande syste-
men) benaderen. Zij zijn er voor verantwoordelijk dat de gegevens in het backend
benaderd kunnen worden zonder dat er inconsistenties in het backend ontstaan.
Een basisservice benadert nooit meer dan één backend. Het voordeel daarvan is dat

735. ARCHITECTUUR 47
de verantwoordelijk voor het backend en de basisservices die het systeem ontslui-
ten eenduidig belegd kan worden. Zo kan bewaakt worden dat er geen inconsisten-
ties ontstaan in de backend.
Samengestelde diensten en procesdiensten
Een gelaagd netwerk van diensten
Basisservices bieden een dienst aan. Samengestelde services en processervices
bieden niet alleen een dienst aan, maar nemen ook diensten af. Zo ontstaat een
gelaagd netwerk van diensten (zie onderstaande illustratie.)
Figuur 14. Samengestelde diensten en procesdiensten

736. 48 ARCHITECTUUR
Samengestelde diensten
Samengestelde diensten bouwen voort op de diensten die geleverd worden door
andere diensten. De dienst waarop een samengestelde dienst voortbouwt is vaak
een basisdienst, maar het kan ook een andere samengestelde dienst zijn. Het
voortbouwen op een bestaande dienst kan door iets aan een bestaande dienst toe
te voegen of door meerdere diensten te combineren tot één samengestelde dienst.
- Functionele en technische toevoegingen
Een voorbeeld van een dienst die alleen iets toevoegt, is een dienst die bijvoor-
beeld een afwijkende manier van het registreren van beoordelingen ondersteunt.
In dat geval kan er een samengesteld service worden gerealiseerd die gebruik
maakt van de standaard service en daar nog wat extra functionaliteit aan toe-
voegt.
- Orkestratie van diensten, vaak uit verschillende domeinen
Een tweede functie van samengestelde diensten is het combineren van diensten.
Dat wordt orkestratie genoemd. De samengestelde dienst orkestreert de volgorde
waarin andere diensten uitgevoerd worden en bepaalt welke functie ze in het
geheel vervullen.
Zo’n samengestelde dienst kan bijvoorbeeld een dienst zijn die een beoordeling
registreert inclusief het bijbehorende materiaal. De samengestelde dienst maakt
gebruik van twee bestaande diensten om de beoordeling te registreren en de do-
cumenten op te slaan. Een samengestelde dienst zorgt ervoor dat beide services
in de juiste volgorde en rekening houdend met hun onderlinge afhankelijkheden
gebruikt worden. Dit maakt het gebruik van diensten eenvoudiger door de com-
plexiteit te verbergen die komt kijken bij het coördineren van twee services door
er een overkoepelende service voor te realiseren.
Een samengestelde dienst kan ook basisdiensten uit verschillende domeinen gebrui-
ken. De beoordeling wordt bijvoorbeeld geregistreerd onder verantwoordelijkheid
van de deelnemeradministratie. Het beoordelingsmateriaal belandt in het documen-
tensysteem dat beheerd wordt door het examenbureau of archivering.
Procesdiensten bewaren hun status
Procesdiensten zijn de derde categorie diensten. Samengestelde services en basis-
services worden normaal gesproken in een korte tijd uitgevoerd. Ze ontvangen een
verzoek, voeren hun taak direct uit en geven eventueel een antwoord terug. Dat is
anders bij procesdiensten.
Een procesdienst ondersteunt een heel bedrijfsproces, waarbinnen ook mense-
lijke acties een plek hebben. Kenmerkend voor een procesdienst is dat deze wordt
gestart, maar niet direct helemaal kan worden uitgevoerd en eindigt met een

737. ARCHITECTUUR 49
resultaat. In plaats daarvan worden onderdelen van de dienst achtereenvolgens
aangeroepen om de verschillende stappen van het proces te doorlopen. De opvol-
gende aanroepen kunnen bijvoorbeeld dienen voor het verstrekken van aanvullende
informatie door verschillende gebruikers (rollen) in het proces. Tussen de aanroe-
pen door moet de service de gegevens onthouden. Een procesdienst is dan ook
‘statefull’, ze onthoud haar status. Een voorbeeld is de service ‘intake’ die gebruikt
wordt bij de intake van een potentiële deelnemer.
De procesdienst bestaat in dat voorbeeld uit een aantal stappen die met een
bepaalde onderlinge samenhang door verschillende gebruikers (rollen) worden uit-
gevoerd. Aan het begin van de intake voert de deelnemer via het internet gegevens
over zichzelf en zijn wensen in. Een paar dagen later heeft hij een intakegesprek
met een medewerker. Een gesprekverslag en de keuzes die in het gesprek gemaakt
worden, worden via de intakeservice vastgelegd. Nadere gesprekken en keuzes
volgen waarna het intakeproces uiteindelijk wordt afgerond.
Procesdiensten maken het mogelijk om een heel organisatieproces in een service
op te nemen. Een proces dat uren tot weken kan duren. Waarin vaak gewacht
wordt op stappen die handmatig uitgevoerd moeten worden, waarna het proces
weer verder gaat. Door procesdiensten te gebruiken wordt een duidelijk scheiding
aangebracht tussen het (relatief veranderlijke) organisatieproces en de (minder
veranderlijke) achterliggende diensten en de gebruikersinterface.
Lagenprincipe voor beheerste softwareontwikkeling
Zoals in de figuren te zien is gebruiken de afnemers procesdiensten of lager ge-
legen diensten, maar nooit andersom. Datzelfde geldt voor de lagen daaronder;
diensten roepen alleen diensten uit dezelfde laag of lagere lagen aan. Dit ‘lagen
principe’ maakt complexe software beter begrijpbaar en onderhoudbaar.
Lagere diensten ontwerpen voor hergebruik
Een belangrijke doelstelling bij serviceoriëntatie is hergebruik van diensten. Het is
de bedoeling dat diensten in de lagere lagen ontworpen worden zodat ze bruikbaar
zijn voor meerdere dienstenafnemers. Het gaat om de basisdiensten en deels om
de samengestelde diensten. Door die herbruikbaar te ontwerpen hoeft er minder
software ontwikkeld en onderhouden te worden. Procesdiensten zijn over het
algemeen minder herbruikbaar. Ze ondersteunen een uniek organisatieproces.

738. 50 ARCHITECTUUR
De implementatie van handmatige activiteiten
Diensten en processtappen in diensten kunnen door een mens (handmatig) of door
software uitgevoerd worden (geautomatiseerd). Voor handmatige activiteiten zijn
aanvullende voorzieningen nodig om dat goed te ondersteunen in een service-
georiënteerde architectuur. Een gebruiker bepaalt tenslotte zelf wanneer en in
welke volgorde taken worden uitgevoerd.
Er zijn twee manieren om de afhandeling van menselijke taken in een servicegeori-
ënteerde architectuur vorm te geven
- met behulp van takenlijsten
Een processervice kan een handmatige taak op een takenlijst van een bepaalde
gebruiker, of beter nog van een bepaalde rol zetten. In dat geval kunnen gebrui-
kers met deze rol deze takenlijst raadplegen, en de taak uitvoeren. Het uitvoe-
ren van zo’n taak betekent dat de bijbehorende stap in de processervice wordt
uitgevoerd; praktisch gezien gewoon het aanroepen van een service binnen die
processervice. De processervice kan dan weer verder.
- door de status van services te monitoren
De service in een wachtstand terecht komt wanneer er een menselijke handeling
moet worden uitgevoerd. Via een monitoring voorziening kan een gebruiker met
de juiste rol zien wat de status van een bepaalde service is. Hij voert de betref-
fende taak uit die bij de betreffende status hoort; ook dit is praktisch gezien
gewoon het aanroepen van een service binnen die processervice. Op dat moment
kan de processervice weer verder.
Afnemers
Afnemers nemen alle soorten diensten af
Diensten worden uiteindelijk afgenomen door externe systemen en gebruikers.
Beide kunnen gebruik maken van elk van de besproken soorten diensten, van
processervices tot basisdiensten. Autorisaties en beveiligingsmaatregelen bepalen
welke diensten beschikbaar zijn voor wie.
Externe systemen kunnen geautoriseerd worden
Met externe systemen bedoelen we systemen van andere organisaties. Externe sys-
temen kunnen diensten afnemen die naar buiten toe beschikbaar worden gesteld
met behulp van beveiligingsmaatregelen.

739. ARCHITECTUUR 51
Figuur 15. Afnemers in een servicegeoriënteerde architectuur
Portaal is beoogde gebruikersinterface
Een gebruikersinterface maakt de softwarediensten beschikbaar voor gebruikers.
De gebruikersinterface kan allerlei vormen aannemen. Zoals in de informatiear-
chitectuur beschreven gaan we in de Triple A-architectuur in principe uit van het
gebruik van een portaal of in ieder geval een webgebaseerde gebruikersinterface.
Een portaal is een flexibele gebruikersinterface. In het portaal kunnen alle diensten
die een gebruiker nodig heeft op een manier die handig is voor zijn werk in één
samenhangende gebruikersinterface worden samengebracht.

740. 52 ARCHITECTUUR
Servicebus
Een belangrijk onderdeel van de technische architectuur is de servicebus. Er zijn
verschillende interpretaties van wat een servicebus allemaal omvat, deels ook in-
gegeven door commerciële belangen. Wij interpreteren het als de volledige service
infrastructuur. Die vervult diverse functies, waarvan we er hier een aantal zullen
toelichten.
Figuuur 16. De servicebus in een servicegeoriënteerde architectuur
Een flexibel en onderhoudbaar domeinoverstijgend systeem
Eerder is al het uitgangspunt besproken dat de architectuur in principe per organi-
satiedomein is ingericht. De uitdaging is dan ook wanneer diensten buiten het eigen
domein beschikbaar worden gesteld. Er ontstaat dan een gedistribueerde

741. ARCHITECTUUR 53
omgeving waarin software domeinoverstijgend gekoppeld wordt. Dit vereist aanvul-
lende maatregelen om dit flexibel en onderhoudbaar te houden.
- Losjes koppelen
Ten eerste worden domeinoverstijgende diensten ‘losjes’ aan elkaar gekoppeld in
een service georiënteerde architectuur, wat betekent dat er zo min mogelijk af-
hankelijkheden ontstaan. Dit kan op verschillende manieren worden bereikt. Een
veel gebruikt aspect van los koppelen is dat de dienstafnemer en de dienstenaan-
bieder gegevens niet in hetzelfde formaat hoeven te communiceren. Ze gebruiken
een intermediair om het gegevensformaat te vertalen. Dit vertalen is een functie
van de servicebus. Het grote voordeel is dat niet alle informatie die binnen de
organisatie uitgewisseld wordt overal in precies hetzelfde formaat hoeft te worden
opgeslagen. Pogingen om deze homogeniteit wel te realiseren mislukken bijna
altijd. Los koppelen is belangrijk voor de flexibiliteit en onderhoudbaarheid van
software die over organisatiedomeinen heen gekoppeld is.
- Publicatie van diensten
Een tweede maatregel is dat diensten geregistreerd worden in een register en
beschreven in een ‘repository’. Een register is een onderdeel van de servicebus.
In een register staan alle technische details van een dienst, zodat deze technisch
aanroepbaar is. In een repository wordt van elke dienst beschreven wat de dienst
is, onder welke voorwaarden ze afgenomen kan worden, enz. Ook dit draagt bij
aan de onderhoudbaarheid en flexibiliteit van het gedistribueerde systeem. Daar-
naast maakt zo’n repository het hergebruiken van services gemakkelijker.
Situationeel gebruik servicebus
Het is niet altijd nodig om alle services op deze manier, dus via een servicebus,
losjes te koppelen en te beschrijven en te publiceren in een repository. Deze maat-
regelen zijn complexer te realiseren en te implementeren; als het niet nodig is moet
je het niet doen. Diensten die samen één applicatie vormen kunnen ook binnen de
applicatie van elkaars services gebruik maken zonder een servicebus. Alleen voor
het aanroepen van diensten uit een ander domein wordt de servicebus gebruikt.
Ook het gebruik van een servicebus voor gegevensvertaling is niet altijd nodig.
Het is mogelijk en wenselijk om belangrijke gegevens voor de hele organisatie te
standaardiseren. Het beheer van deze gegevensdefinities moet dan wel op een
goede manier organisatorisch belegd worden. Op deze manier kunnen ingewikkelde
vertalingen van gegevens worden voorkomen. Het gaat hier wel uitdrukkelijk om de
belangrijkste gegevens binnen een organisatie die in verschillende organisatiedo-
meinen van belang zijn.

742. 54 ARCHITECTUUR
De voor- en nadelen van het gebruik van diverse servicebusfunctionaliteiten moet
dus per situatie worden afgewogen.
Organisatieoverstijgende samenwerking servicebussen
De servicebus van een organisatie kan samenwerken met de servicebus van een
andere organisatie. Zo kan losjes gekoppeld worden met diensten die een andere
organisatie levert. Het ligt voor de hand om binnen een instellingen te kiezen voor
één servicebus, maar dat is in principe niet nodig. De service-infrastructuur binnen
een organisatie kan worden gezien als één (logische) servicebus die kan bestaan uit
meerdere, onderling gekoppelde servicebussen.
Applicaties in een service-georiënteerde architectuur
Een ‘applicatie’ is een centraal begrip in ICT, ook voor gebruikers. Zeker voor
gebruikers zal dit begrip langzaamaan verdwijnen in een servicegeoriënteerde
architectuur. En voor ICT’ers krijgt het begrip een wat andere betekenis. We zeggen
hier eerst een paar algemene dingen over. Daarna gaan we in op de consequenties
voor Triple A.
Applicatie is een eenheid van ontwikkeling en beheer
Een applicatie is een eenheid van ontwikkeling en beheer van software. Een sterk
samenhangende hoeveelheid software wordt als een eenheid gemaakt en onder-
houden. Traditioneel is er een directe relatie met de ervaring van gebruikers; die
ervaren een applicatie als een reeks samenhangende schermen en functies.
In een servicegeoriënteerde architectuur vervagen applicatiegrenzen
In een servicegeoriënteerde architectuur wordt het denken in aparte, gescheiden
applicaties losgelaten. De gebruikersinterface, de logica en de gegevensopslag
worden niet meer als één geheel gezien, als één gesloten applicatie, geïsoleerd van
andere applicaties.
In een servicegeoriënteerde architectuur is de functionaliteit ondergebracht in servi-
ces. Deze services kunnen gebruik maken van gegevens uit verschillende backends
en van functionaliteit en die door andere domeinen in de vorm van services be-
schikbaar worden gesteld. Ook de gebruikersinterface is losgekoppeld van de servi-
ces. Bij Triple A gaan we uit van een portaal waarin de volledige gebruikersinterface
op een geïntegreerde manier beschikbaar wordt gesteld. Zo’n portaal kan services
uit verschillende domeinen (en dus ook uit verschillende applicaties) combineren in
één gebruikersinterface.

743. ARCHITECTUUR 55
Op deze manier zullen de applicatiegrenzen vervagen.
Gebruikers ervaren een geïntegreerde gebruikersinterface waarin ze gebruik kun-
nen maken van diensten vanuit verschillende organisatiedomeinen en applicaties.
Uit welke applicatie die diensten afkomstig zijn, is voor een gebruiker steeds minder
relevant.
Organisatieonderdelen beheren hun eigen (specifieke) processen
De procesdiensten zijn de meest veranderlijke onderdelen van de ICT-omgeving.
Deze ondersteunen een specifiek organisatieproces waarvan de inrichting in de loop
der tijd kan wijzigen. In procesdiensten worden vaak diensten van verschillende
organisatiedomeinen, en dus ook vaak van verschillende applicaties, gecombineerd.
Procesdiensten zullen dus ook steeds vaker zijn losgekoppeld van een specifieke ap-
plicatie.
De verantwoordelijkheid voor de procesdiensten moet bij de betreffende organisa-
tieonderdelen ondergebracht worden.
Applicaties omvatten in eerste instantie gegevens, services en de interface
Applicaties, zoals bijvoorbeeld de kernregistratie deelnemergegevens (KRD), om-
vatten in eerste instantie zowel een backend met gegevens, functionaliteit in de
vorm van services, en een bijbehorende webgebaseerde gebruikersinterface. Het
geheel wordt ontwikkeld en beheerd als één applicatie. Technisch is er wel de eer-
der beschreven duidelijke scheiding tussen gebruikersinterface, logica en data. Op
basis hiervan is het al direct mogelijk om in het portaal nieuwe gebruikersinterfaces
te realiseren die gebruik maken van de services van de applicatie.

744. 56 ARCHITECTUUR
Figuur 17. Een complete applicatie in een servicegeoriënteerde architectuur
Herschikking applicatiegrenzen bij verdere ontwikkeling
Als de onderwijsinstellingen een servicegeoriënteerde architectuur implementeren,
liggen twee ontwikkelingen voor de hand. Die worden geïllustreerd in nevenstaande
figuur.
Allereerst kunnen in toenemende mate zullen applicaties eenduidig onder de ver-
antwoordelijkheid van organisatiedomeinen gebracht worden. Er ontstaat dan een
situatie zoals weergegeven in nevenstaande figuur (onder meer applicatie A t/m
C.) De applicaties B en C kunnen bijvoorbeeld andere kernsystemen zijn, zoals een

745. ARCHITECTUUR 57
onderwijslogistiek systeem of een systeem dat het primaire proces ondersteunt.
Een logische ontwikkeling is dat de verantwoordelijkheid voor domeinoverstijgende
services, de procesdiensten, belegd worden in de organisatie waar de verantwoor-
delijkheid voor dat proces ligt, onafhankelijk van de applicaties die de services
leveren waarvan gebruik wordt gemaakt.
Naarmate het ICT landschap van een onderwijsinstelling meer servicegeoriënteerd
wordt zal een applicatie steeds meer teruggebracht worden tot een verzameling
services. De verantwoordelijkheid voor domeinoverstijgende diensten (procesdien-
sten) en de gebruikersinterfaces zullen daar los van belegd worden. Daarbij geldt dat
het de voorkeur heeft om de applicatiegrenzen, de eenheid van technisch beheer en
ontwikkeling, zo veel mogelijk overeen te laten komen met de organisatiegrenzen.
Figuur 18. Een compleet applicatielandschap in een service georiënteerde architectuur

746. 58 ARCHITECTUUR
PRINCIPES EN RICHTLIJNEN TECHNISCHE ARCHITECTUUR
In dit hoofdstuk worden de principes en richtlijnen beschreven waarop de techni-
sche architectuur van Triple A is gebaseerd. Deze principes beschrijven de karakte-
ristieken van software die volgens de Triple A-architectuur is ontwikkeld. De richtlij-
nen maken de principes nog wat concreter door aan te geven hoe deze principes in
praktijk gebracht kunnen worden.
Deze principes maken onderdeel uit van het totaal aan architectuurprincipes van
Triple A. Hieronder worden de principes voor de technische architectuur weergege-
ven. Deze worden in de hierna volgende paragrafen verder toegelicht.
Figuur 19. Principes van de technische architectuur
Servicegeoriënteerd
De technische architectuur wordt ingericht op basis van de principes van een
servicegeoriënteerde architectuur zoals in het vorige hoofdstuk uitvoerig is be-
schreven. Uiteindelijk wordt hiermee beoogd een zeer flexibele en goed geïnte-
greerde ICT omgeving te realiseren, waarin services van applicaties kunnen worden
hergebruikt en samengesteld tot diensten die een volledig bedrijfsproces naadloos
kunnen ondersteunen.
Daarnaast vormt een servicegeoriënteerde architectuur de basis voor het stapsge-
wijs doorontwikkelen van functionaliteiten in de vorm van services, in plaats van
grote veranderingen ineens door hele applicaties te implementeren.

747. ARCHITECTUUR 59
Richtlijnen:
- De principes van een servicegeoriënteerde architectuur zijn het uitgangspunt voor
het ontwerp en de realisatie van applicaties
- Services van applicaties corresponderen met diensten in de organisatie
- De verantwoordelijkheid voor services wordt belegd bij organisatiedomeinen
- De applicatiegrenzen komen zoveel mogelijk overeen met de grenzen van deze
organisatiedomeinen
- De diensten (services) worden in een gelaagde structuur ondergebracht, waarin
onderscheid gemaakt wordt in verschillende typen diensten:
• Basisdiensten
• Samengestelde diensten
• Procesdiensten
- Basisdiensten ontsluiten backends (databases, pakketoplossingen of legacy
applicaties). Samengestelde diensten en procesdiensten roepen andere (basis,
samengestelde of proces-) diensten aan om hun taak uit te voeren
- Alle typen diensten kunnen in principe in een gebruikersinterface beschikbaar
gesteld worden of door andere applicaties afgenomen worden
- Het heeft de voorkeur om samengestelde diensten en procesdiensten te realiseren
met visuele middelen, om procesontwerp door niet-ICT-geschoolde gebruikers
mogelijk te maken
- Services zijn via een servicebus bruikbaar en benaderbaar, maar er is geen tech-
nische noodzaak voor het gebruik van een servicebus
- Services kunnen vanuit een portaal worden gebruikt, maar er is geen technische
noodzaak voor het gebruik van een portaal

748. 60 ARCHITECTUUR
Open standaarden zijn uitgangspunt
Wat is een open standaard? Binnen een servicegeoriënteerde architectuur is het gebruik van open standaarden
Onder een open standaard wordt van groot belang. Voor services is inmiddels een aantal belangrijke internationale
een standaard verstaan die vol- standaarden gedefinieerd, die er voor zorgen dat services ook over applicatiegren-
doet aan de volgende eisen: zen heen kunnen worden gebruikt. Hetzelfde geldt voor berichtuitwisseling tussen
- De standaard is goedgekeurd en applicaties. Het hanteren van deze standaarden is essentieel om een best-of-breed
zal worden gehandhaafd door strategie mogelijk te maken, en voorkomt dat instellingen met hun andere applica-
een not-for-profit-organisatie, ties tot keuzes worden gedwongen.
en de lopende ontwikkeling
gebeurt op basis van een open Naast deze open, internationale standaarden rondom internet technologie is er ook
besluitvormingsprocedure die een aantal specifieke standaarden die binnen de Nederlandse overheid of specifiek
toegankelijk is voor alle belang- het onderwijs veel wordt toegepast. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om standaarden
hebbende partijen (consensus of voor het uitwisselen van deelnemergegevens, het gebruik van electronische leer-
meerderheidsbeschikking enz.); middelen of webrichtlijnen. In een apart hoofdstuk Technische standaarden is het
- De standaard is gepubliceerd en complete overzicht opgenomen van de (open) standaarden die door Triple A worden
over het specificatiedocument gehanteerd.
van de standaard kan vrijelijk
worden beschikt of het is te Met behulp van deze standaarden wordt beoogd om de toekomstvastheid van
verkrijgen tegen een nominale gerealiseerde software te garanderen. We veronderstellen daarbij dat het gebruik
bijdrage. Het moet voor een van open standaarden ook voldoende mogelijkheden geeft om te koppelen met
ieder mogelijk zijn om het te bestaande of nog aan te schaffen systemen bij de betrokken onderwijsinstellingen.
kopiëren, beschikbaar te stellen
en te gebruiken om niet of tegen Richtlijnen:
een nominale prijs - Gerealiseerde oplossingen zijn zo veel mogelijk gebaseerd op beschikbare open
- Het intellectuele eigendom standaarden
- m.b.t. mogelijk aanwezige - De open standaarden die in het hoofdstuk Technische standaarden zijn benoemd
patenten - van (delen van) de worden toegepast dan wel ondersteund binnen het genoemde toepassingsgebied
standaard is onherroepelijk
ter beschikking gesteld op een Open source wordt zo veel mogelijk nagestreefd
royalty-free basis Een belangrijk uitgangspunt is dat het mogelijk moet zijn dat elke instelling zijn
- Er zijn geen beperkingen omtrent eigen keuzes kan maken op basis van de ontwerpen van Triple A. Voor bepaalde
het hergebruik van de standaard. delen trekt een aantal instellingen mogelijk samen op en laat door één leverancier
een oplossing realiseren. Voor andere delen gaat elke instelling zijn eigen weg met
Bron: http://www.ososs.nl/wat_zijn_ een leverancier naar zijn keuze. Dit betekent dat het mogelijk moet zijn dat een
open_standaarden instelling of leverancier moet kunnen voortbouwen op de resultaten van een andere
instelling of leverancier. Het toepassen van open standaarden biedt hiertoe al een
aantal mogelijkheden. Het beschikbaarstellen van de software in open source, met
een bijbehorende open source-licentie, verruimd deze mogelijkheden nog aanzien-
lijk. Vooral voor generieke voorzieningen zoals de onderwijscatalogus is dit van
groot belang, omdat deze voor de kernregistratie, onderwijslogistiek, roosteren

749. ARCHITECTUUR 61
en portfolio steeds weer aangepast en uitgebreid worden. Vandaar dat Triple A als
Wat is open source? principe hanteert dat dergelijke generieke voorzieningen in open source gereali-
In de basis is open source soft- seerd moeten worden, en dat open source voor alle andere programmatuur nadruk-
ware een juridisch construct: een kelijk de voorkeur heeft.
licentie die stelt dat de broncode,
het voor de mens leesbare deel Onder open sourcesoftware wordt hier het volgende verstaan:
van software, beschikbaar - De software licentie voldoet aan de Open Source Definition van het Open Source
gesteld moet worden aan (eind-) Initiative (zie http://www.opensource.org/docs/osd)
gebruikers. De broncode stelt - De software is voorzien van het zogenaamde ‘Open Source Initiative Approved
eindgebruikers in staat om de soft- mark’ (zie http://www.opensource.org/docs/certification_mark.html)
ware zelf aan te passen. Hierdoor
ontstaat een grotere vrijheid in het Richtlijnen:
gebruik van de software. Ook leidt - Generieke voorzieningen zijn als open sourcesoftware beschikbaar. Het gaat in
het in potentie tot minder leve- dit geval om voorzieningen die als basisvoorziening door verschillende systemen
ranciersafhankelijkheid. Een groot gebruikt moeten kunnen worden, zoals de onderwijscatalogus en de criteriumbank
deel van de open source software - Alle (overige) softwareonderdelen zijn bij voorkeur als open sourcesoftware be-
wordt ontwikkeld in internet com- schikbaar
munities, maar dat hoeft niet. De - De ontwikkelstraat op basis waarvan de software wordt gerealiseerd is bij voor-
communities bestaan vaak uit een keur opgebouwd uit componenten die als open sourcesoftware beschikbaar zijn.
interessante mix van softwareleve-
ranciers, free-lancers, hobbyisten, Heterogeniteit is uitgangspunt
studenten en gebruikers. Het ICT-landschap van onderwijsinstellingen bestaat uit verschillende systemen en
technologieën. Bij de inrichting van ICT wordt er van uitgegaan dat deze diversiteit
Bekende voorbeelden van open altijd zal bestaan (en nuttig is).
source software zijn Linux, Apache
en OpenOffice. Dit betekent dat we nadrukkelijk niet streven naar uniformiteit in de leverancier,
de gebruikte ontwikkelstraat, programmeertalen of generieke voorzieningen. Ook
wordt er niet gestreefd naar het onderbrengen van alle functionaliteit in één suite
van producten van dezelfde leverancier of technisch platform. Uiteraard is het wel
mooi als er uniformiteit is, maar het is geen voorwaarde of uitgangspunt.
Ook ten aanzien van bestaande systemen (vaak legacy-systemen genoemd) han-
teren wij niet op voorhand het uitgangspunt dat deze per definitie vervangen moet
worden.
In plaats van het streven naar eenvormigheid, wordt gestreefd naar een open
architectuur, gericht op integratie van systemen en functionaliteiten. Daarbinnen
kan een instelling dus voor elke gewenste functionaliteit de oplossing kiezen die het
meest passend is, en deze inpassen in de bestaande omgeving. Dit wordt wel een
best-of-breed strategie genoemd.

750. 62 ARCHITECTUUR
Richtlijnen:
- Systemen kunnen op verschillende technische platformen zijn gebaseerd. Er wordt
geen standaardisatie nagestreefd voor deze systemen zelf. Alleen de koppelvlak-
ken dienen zodanig te zijn dat systemen kunnen worden geïntegreerd in een
heterogene, servicegeoriënteerde omgeving. Hiervoor is het noodzakelijk dat de
koppelvlakken zijn gebaseerd op de volgende technologieën.
• Standaarden voor webservices voor het koppelen van softwarefunctionaliteit
(XML, XSD, SOAP, HTTP, WSDL en WSS).
• Standaarden voor procesbesturing (BPEL en de standaarden van de Workflow
Management Coalition (WfMC))
• Standaarden voor uitwisseling van documenten (ODF en PDF)
- Er worden geen organisatiebrede, uniforme gegevensstandaarden gehanteerd.
Systemen kunnen hun eigen gegevensstructuren en gegevenstypen hanteren.
Standaardisatie van gegevensstructuren en gegevenstypen blijft beperkt tot het
minimaal noodzakelijke om koppelingen te kunnen realiseren. Dit kan betekenen
dat gegevens die betrokken zijn in koppelingen wel worden gestandaardiseerd, of
dat er een gegevensvertaling (data mapping) wordt gedefinieerd.
- Infrastructurele voorzieningen, zoals de infrastructuur voor routering, (de adres-
sering en het gegevenstransport tussen services) gegevensvertaling, monitoring
etc. mag heterogeen zijn. Ze moet echter wel op elkaar aansluiten voor essentiële
functies zoals voor routering, beveiliging en als één infrastructuur functioneren.
- Er wordt gestreefd naar één organisatiebrede enterprise servicebus, maar noodza-
kelijk is dat niet
- Er wordt gestreefd naar één organisatiebreed portaal, maar noodzakelijk is dat niet
Eindgebruikersfunctionaliteit kan tijd- en plaatsonafhankelijk worden gebruikt
Flexibilisering van het onderwijs en de organisatie ervan, vergt betere informatie-
voorziening; informatievoorziening die niet aan een locatie of tijdstip gebonden is.
Veel softwarefunctionaliteit moet technisch gezien op elke werkplek (computer),
locatie (verbonden aan het internet) en tijdstip te gebruiken zijn. Dit is van belang
voor functionaliteit die deelnemers gebruiken (bijvoorbeeld ten behoeve van studie-
ondersteuning, rooster raadplegen en loopbaanplanning) en voor functionaliteit die
medewerkers om uiteenlopende redenen op variabele tijdstippen en locaties zouden
willen gebruiken (toetsresultaten vastleggen, rooster raadplegen, deelnemerdos-
siers raadplegen en aanwezigheid vastleggen).
De onderwijsinstelling kan beleid voeren dat beperkingen oplegt aan de beschik-
baarheid van softwarefunctionaliteit, bijvoorbeeld omdat ze functionaliteit alleen
beschikbaar wil stellen op het moment dat de ICT-helpdesk open is, omdat ze geen
bijpassende beveiligingsmaatregelen heeft gerealiseerd of omdat (oudere)

751. ARCHITECTUUR 63
gekoppelde systemen niet geschikt gemaakt zijn voor tijdonafhankelijkheid. De
relevante software die in lijn met deze architectuur ontwikkeld is mag technisch
echter geen locatie- en tijdbeperkingen opleggen. Dat vergt dus ondermeer dat
deze software ontworpen is op basis van bijpassende beveiligingsprincipes.
Daarnaast zorgt het werkplek- en locatieonafhankelijk ontwerpen van software is
het beperken van de beheerlast. Hier zijn twee redenen voor:
- Werkplek- en locatieonafhankelijke software maakt software-as-a-service (SaaS)
mogelijk. Ontwikkeling en beheer van software zijn in één hand en worden als
totaaldienst afgenomen
- Bij werkplek- en locatieonafhankelijke software is de beheerlast minder bij verhui-
zingen en organisatiewijzigingen. Gebruikers kunnen dan zonder tussenkomst van
een beheerder en zonder aanpassing van de werkplek, wisselen van werkplek
Er zijn deelfuncties van software waarvan het vanwege de benodigde technische
inspanning vooralsnog niet wenselijk is dat ze locatie- en tijdonafhankelijk ont-
wikkeld worden. Dit kan het geval zijn bij rekenintensieve en interactieintensieve
functionaliteiten zoals functies om het onderwijsinstellingbrede rooster te maken
en intensief te bewerken. Bovendien geldt dat een dergelijke functie bij regulier
gebruik over het algemeen vanaf dezelfde werkplek wordt gebruikt. Het streven is
om dit soort uitzonderingen te beperken.
Richtlijnen:
- Softwarefunctionaliteiten zijn op elke gangbare werkplek te gebruiken, bij voor-
keur door uitsluitend gebruik te maken van een standaard webbrowser
- Een gebruiker kan op verschillende werkplekken werken, zonder verlies van gege-
vens of instellinge
- Softwarefunctionaliteiten zijn geschikt om via het openbaar internet en draadloze
netwerken te gebruiken. Het ontwerp is geschikt voor bijpassende beveiligings-
en routeringsvoorzieningen. Het ontwerp is afgestemd op de snelheid van het
internet en gebruikelijke draadloze netwerken. Het ontwerp houdt rekening met
tijdelijk verlies van de verbinding
- Softwarefunctionaliteiten maken (op de werkplek van de eindgebruiker) gebruik
van de lokaal geïnstalleerde randapparatuur, waaronder printers en scanners.
Integratie aan de voorkant middels een portaal
Een portaal is een generieke voorziening voor een web-gebaseerde, uniforme, ge-
ïntegreerde toegang tot informatie én functionaliteit (dus toepassingen) binnen een
instelling. De toegang tot het portaal is beveiligd (authenticatie is nodig) en geper-
sonaliseerd (wat je ziet en kunt doen is afhankelijk van je rol).

752. 64 ARCHITECTUUR
Daarnaast worden applicatie-overstijgende faciliteiten geboden, zoals zoekfuncti-
onaliteit en workflow-achtige faciliteiten. Het portaal wordt uiteindelijk een geïn-
tegreerde user-interface waarin het onderscheid in verschillende achterliggende
applicaties voor gebruikers steeds minder relevant wordt.
Daarnaast kan het portaal ook allerlei communicatie- en samenwerkingsfaciliteiten
bieden (de zogeheten collaboration functionaliteit).
Zoals in de informatiearchitectuur gesteld is in deze architectuur het uitgangspunt
dat onderwijsinstellingen een ‘flexibele geïntegreerde digitale werkplek’ moeten
kunnen creëren. Het portaal is een belangrijk onderdeel dat dit mogelijk maakt. Het
is de technische oplossing voor de ‘integratie aan de voorkant’.
Richtlijnen:
- Het portaal wordt ingericht als generieke voorziening die gebruikt kan worden
door alle gebruikers binnen de instelling, en toegang geeft tot alle webgebaseerde
faciliteiten binnen een instelling
- Het portaal bestaat uit drie hoofdelementen
• Nieuwsvoorziening
• Communicatie en samenwerking
• Applicatie-ontsluiting/werkprocesondersteuning
- Het portaal is er ten behoeve van alle doelgroepen
• Primair ten behoeve van de deelnemers en medewerkers van de instelling
• Daarnaast ook voor anderen, zoals BPV-bedrijven, betrokkenen in projecten,
contractonderwijs, toekomstige en oud-deelnemers etc.
- De scheiding tussen een internet site en het portaal is als volgt
• Het internet is zonder authenticatie toegankelijk, de informatie en functionali-
teit wordt ongeautoriseerd, en niet gepersonaliseerd aangeboden
• Het portaal is alleen na authenticatie toegankelijk, de informatie en functionali-
teit wordt op basis van rolgebaseerde autorisatie toegankelijk. Het portaal kan
worden gepersonaliseerd.
• Er is binnen een instelling bij voorkeur slechts één portaal
- Portaalfunctionaliteit binnen specifieke applicaties wordt niet gebruikt
- Applicaties maken gebruik van de authenticatie die op het portaal heeft plaats-
gevonden (Single sign-on)
- De rol van de gebruiker is bepalend voor de toegankelijkheid van (een service
van) een applicatie via het portaal
- Het uitgangspunt is dat de gebruikers de via het portaal beschikbare functionali-
teiten als een afgestemd geheel ervaren wat betreft navigatie, uiterlijk en samen-
werking tussen functies. Softwarefunctionaliteiten moeten zodanig ontsloten

753. ARCHITECTUUR 65
worden dat deze gebruikerservaring te creëren is via elk van de in de markt
meest gangbare portaaltechnologieën
- Applicaties kunnen op twee manieren toegankelijk worden gemaakt vanuit het
portaal
• De applicatie biedt (web)services aan, die vanuit het portaal kunnen worden
aangeroepen. Wanneer het een interactieve functie betreft, wordt er bij voor-
keur een portlet of web-part ontwikkelt dat één of meerdere services integreert
in een user-interface component op het portaal
• De applicatie biedt web-gebaseerde schermen aan, die vanuit het portaal kun-
nen worden aangeroepen.
Integratie aan de achterkant middels een servicebus
Een servicebus is een infrastructurele voorziening die ervoor zorgt dat diensten
(services) kunnen worden gevonden en aangeroepen. Al het berichtenverkeer van
en naar diensten loopt via de servicebus.
Omdat al het berichtenverkeer langs deze servicebus loopt, kan de servicebus een
aantal aanvullende taken vervullen, zoals:
- Het routeren van een request naar de juiste service door gebruik te maken van
een register of repository van services
- Het monitoren van een tijdige response op een request
- Het overbruggen van technische verschillen tussen de vragende en de leverende
service door het technische formaat van het bericht of de wijze van aanroepen
aan te passen
- Het overbruggen van functionele verschillen tussen de vragende en de leverende
service door het bericht inhoudelijk te vertalen, anders in te delen of aan te vullen
- Het beveiligen van berichtuitwisseling door autorisatiecontroles uit te voeren
- Het tijdelijk vasthouden van berichten als de leverende service tijdelijk niet be-
schikbaar is
Een servicebus wordt ook vaak aangeduid met de term Enterprise Service Bus
(ESB) om te benadrukken dat het een organisatiebrede voorziening is die diensten
uit de hele organisatie met elkaar verbindt. De hierboven genoemde faciliteiten
hebben ook vooral een toegevoegde waarde in de integratie tussen domeinen van-
wege de technische en functionele verschillen die er kunnen zijn.

754. 66 ARCHITECTUUR
Onder een applicatie wordt hier een verzameling diensten verstaan die in samen-
hang is ontwikkeld (of aangeschaft). Alle services in die ene applicatie zijn geba-
seerd op hetzelfde technische platform en gebruiken dezelfde gegevensdefinities.
Binnen één applicatie is het zelfs niet nodig om een servicebus te gebruiken. Binnen
één technisch platform is er doorgaans een eenvoudigere voorziening beschikbaar
die ervoor zorgt dat services elkaar kunnen aanroepen: de applicatieserver.
Een servicebus voorziet op hoofdlijnen in de volgende typen communicatie:
Gebeurtenissen (events)
Dit betreft het uitwisselen van berichten naar één of meerdere afnemers met de
bedoeling een bepaalde gebeurtenis (bijvoorbeeld een statuswijziging of mutatie) te
melden. Belangrijke kenmerken van dit type communicatie zijn:
- Het is asynchroon: de verzender wacht niet op antwoord
- Het mechanisme is ‘publish and subscribe’: de verzender publiceert het bericht
maar kent de afnemer(s) die zich op het bericht ‘abonneren’ in principe niet.
- Er geldt het principe van ‘fire and forget’: de verzender gaat uit van gegarandeerd
transport door de servicebus en hoeft niet van de ontvangst door de afnemer te
worden geïnformeerd
- Technisch gezien is dit veelal een XML-bericht, maar het kan ook een EDI-bericht
of tekstbestand zijn.
Diensten (services)
Dit betreft de aanroep van een dienst (service), veelal beschikbaar gesteld door een
andere applicatie. Belangrijke kenmerken van dit type communicatie zijn:
- Het kan synchroon (de verzender wacht op antwoord) of asynchroon zijn (de
verzender wacht niet op antwoord of het antwoord wordt later als aparte service
teruggeleverd)
- De verzender is afhankelijk van de beschikbaarheid van de service. Bij synchrone
verzending is dat het meest direct, maar bij asynchrone verwerking kan er ook
een afhankelijkheid zijndie later in de tijd optreedt
- Technisch gezien is dit veelal een web service, maar het kan ook een ander type
applicatiecomponent zijn
Enkele instellingen hebben al een servicebus geïmplementeerd en andere over-
wegen dat te doen. Voor de toekomst wordt voorzien dat steeds meer instellingen
deze stap zullen zetten, om zo de complexiteit van koppelingen tussen applicaties
te reduceren en een betere integratie van applicaties te realiseren. Er wordt bijna
altijd gestreefd naar één generieke voorziening waarop alle applicaties zijn aan-
gesloten. Het is echter niet onwaarschijnlijk dat na verloop van jaren (modernere)

755. ARCHITECTUUR 67
additionele servicebussen in gebruik worden genomen. Het is dan wenselijk dat die
samen zo veel mogelijk als één geheel kunnen werken. Bovendien moet er vaak
gekoppeld kunnen worden met de servicebussen van andere organisaties.
Richtlijnen:
- De servicebus wordt zo veel mogelijk generiek ingericht, zodat deze bruikbaar en
toegankelijk is voor zo veel mogelijk applicaties die binnen de instelling gebruikt
worden
- Een servicebus is specifiek per instelling; het is niet nodig op dit punt in de sector
te standaardiseren
- De servicebus ondersteunt in ieder geval de volgende typen communicatie tussen
applicaties
• Diensten (services) (asynchroon of synchroon)
• Gebeurtenissen (events), (asynchroon)
- Bulkuitwisseling middels bestanden wordt zo veel mogelijk beperkt
- Functionaliteit voor transport, technische conversie, berichttransformatie, route-
ring, monitoring en logging worden ondersteund door de servicebus. Eventuele
functionaliteit daarvoor binnen individuele applicaties wordt niet gebruikt
- Wanneer er meerdere servicebussen in gebruik zijn, moet er overkoepelend over
deze servicebussen gemonitord kunnen worden (‘meta-monitoring’)
- De ‘repository’ wordt onafhankelijk van de andere infrastructuur gerealiseerd en
bij voorkeur op basis van open standaarden. Ze wordt dus ook onafhankelijk
opgezet van het register (registry) waarin de technische ‘deployment’ details van
de onstloten softwarefuctionaliteiten worden geregistreerd
- Uitwisseling van gegevens wordt gebaseerd op een beperkte set fundamentele
gegevenstypen die ten behoeve van gegevensuitwisseling organisatiebreed wor-
den gestandaardiseerd.
Bulk-transport van gegevens middels een ETL-tool
In sommige gevallen is het onvermijdelijk dat gegevens in bulk moeten worden
uitgewisseld, met name in de volgende situaties:
- Uitwisseling met een datawarehouse
- Uitwisseling met applicaties die niet op basis van berichten of services gekoppeld
kunnen worden.
Om te voorkomen dat voor dergelijke uitwisseling te veel maatwerk wordt gere-
aliseerd wordt er gestreefd naar standaardisatie van dit type koppelingen. Er zijn
standaard tools beschikbaar die dit soort koppelingen ondersteunen.

756. 68 ARCHITECTUUR
Deze tools lezen gegevens uit bestaande databases, transformeren deze zo nodig
naar een andere structuur en laden deze in de database, vandaar de benaming ETL
(Extractie, Transformatie, Load).
Dit type tools wordt met name gebruikt voor de uitwisseling van gegevens naar een
datawarehouse. Voor die toepassing hebben deze tools ook de meeste toegevoegde
waarde, omdat een datawarehouse doorgaans gevuld moet worden vanuit verschil-
lende bronsystemen, en omdat het totaal aan gegevens in het datawarehouse moet
worden getransformeerd naar een structuur die optimaal is voor de rapportages.
Dit type tools kan eventueel ook worden gebruikt voor de bulkuitwisseling tussen
de applicaties onderling.
Richtlijnen:
- Uitwisseling van gegevens met een datawarehouse vindt bij voorkeur plaats met
behulp van een generiek tool, een ETL (Extractie, Transformatie, Load) tool
- Bulk-uitwisseling van gegevens tussen applicaties wordt zo veel mogelijk beperkt.
Indien mogelijk wordt uitwisseling op basis van diensten of services ingericht
- Als bulk-uitwisseling van gegevens tussen applicaties onvermijdelijk is, wordt hier
bij voorkeur een generieke (breder binnen de instelling toegepaste) voorziening
voor gebruikt. De toepassing van een ETL-tool is daarbij ook een mogelijkheid.
Orkestratie middels een orkestratie-engine
Zoals ook beschreven in de uitwerking van de opbouw van een service georiën-
teerde architectuur heeft orkestratie een belangrijke plek in de architectuur. Met
name de processervices, en in mindere mate ook de samengestelde services,
kunnen volgens dit principe worden gedefinieerd. Deze services bevatten de logica
van een bedrijfsproces, die zich vertaalt in het in een bepaalde volgorde aanroepen
van onderliggende services. Zo’n service is dus een soort regisseur van het proces,
waarvoor de definitie van dit proces (het draaiboek) leidend is. Daarin staat niet al-
leen de volgorde, maar ook afhankelijkheden, keuzemomenten etc.
Het orkestreren van processen kent drie deelaspecten, namelijk:
- Het modelleren van processen op een formele manier, die ook begrijpelijk is voor
verantwoordelijken in de organisatie. Hiervoor is de BPMN-notatie (Business Pro-
cess Modeling Notation) een van de meest gangbare notaties, die ook goed wordt
ondersteund door procesmodelleringstools
- Het ontwerpen van processen zodanig dat deze door een service kan worden
uitgevoerd. Daarvoor is de BPEL-notatie (Business Process Execution Language)
de meeste gangbare, maar niet de enige, notatie. Deze taal wordt ondersteund in
een groot aantal service georiënteerde ontwikkelomgevingen

757. ARCHITECTUUR 69
- Het uitvoeren van processen in de operationele (‘runtime’) software. Een in BPEL-
vastgelegd proces kan door werkende software ook worden uitgevoerd, zodat de
processen in een werkend systeem ook echt conform het gespecificeerde proces
worden uitgevoerd
Dit wordt in onderstaand schema geïllustreerd.
Figuur 20. Het orkestreren van processen
Een orkestratie-engine ondersteunt doorgaans zowel het ontwerpen van het proces
in een taal zoals BPEL, en de mogelijkheid om deze daadwerkelijk uit te voeren. In
sommige gevallen wordt ook het daadwerkelijk modelleren van processen onder-
steund.

758. 70 ARCHITECTUUR
Richtlijnen:
- Voor het grafisch weergeven van een organisatieproces wordt een voor verant-
woordelijken binnen de organisatie bruikbare en open notatiestandaard gebruikt;
bijvoorbeeld de Business Process Modeling Notation (BPMN)
- Voor het opslaan en uitwisselen van procesdefinities wordt een breed geaccep-
teerde, open standaard gebruikt; bijvoorbeeld de Process Definition Language
(XPDL).
- De gemodelleerde organisatieprocessen worden beschikbaar gesteld als proces-
of samengestelde service. De geautomatiseerd uitvoerbare delen van het proces
worden daarvoor vertaald naar een voor een orkestratie-engine uitvoerbare taal
die andere services kan aanroepen; bijvoorbeeld de Business Process Execution
Language (BPEL en BPEL4People).
Systemen en software zijn voldoende schaalbaar
In een ICT omgeving waarin stapsgewijs vernieuwingen worden doorgevoerd, zullen
gebruikspatronen ook gaandeweg veranderen. Sommige systemen zullen na verloop
van tijd steeds breder worden toegepast en dus door een grotere groep gebruikers
worden gebruikt, en van andere systemen zal het gebruik mogelijk gaandeweg af
-
nemen. Het is in zo’n situatie belangrijk dat deze toe-of afname van het gebruik niet
hoeft te leiden tot ingrijpende aanpassingen aan de inrichting van deze systemen.
Er zijn in twee mogelijkheden om schaalbaarheid in het ontwerp van systemen mee
te nemen:
- Horizontale schaalbaarheid. Dit houdt in dat bepaalde systeemonderdelen worden
gedupliceerd om zo meer capaciteit te creëren. Het gaat hierbij dan om het meer-
dere keren naast elkaar implementeren van bepaalde services, een web- of een
applicatieserver
- Verticale schaalbaarheid. Dit houdt in dat bepaalde lagen van een applicatie fysiek
van elkaar kunnen worden gescheiden en op aparte hardware kunnen functione-
ren. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor de presentatie-, logica- of datalaag van een
applicatie
Richtlijnen:
- Systemen en software zijn zo veel mogelijk horizontaal en verticaal schaalbaar, zo-
dat groei of afname van het gebruik niet hoeft te leiden tot ingrijpende wijzigingen

759. ARCHITECTUUR 71
Systemen en software zijn veilig en betrouwbaar
Veiligheid is een integraal onderdeel van het ontwerp van ICT-systemen.
Gebruikers moeten in staat zijn om gegevens met een gepaste mate van beveiliging
op te slaan en te communiceren. Tegelijkertijd moet het delen van gegevens flexi-
bel georganiseerd kunnen worden.
ICT-systemen moeten voldoende betrouwbaar zijn. Bij het gebruik ervan moet de
gebruiker zich op de inhoud van zijn werk kunnen richten. Systemen hebben een
hoge mate van beschikbaarheid. Voor het opsporen en herstellen van fouten zijn
voldoende voorzieningen aanwezig.
Richtlijnen:
- Authenticatie is persoonsgebonden, gekoppeld aan rollen en kan plaatsvinden in
een single-sign-on constructie
- Autorisatie van gebruikers, voor softwarefuncties en gegevens, wordt generiek
ingericht, is rolgebaseerd en kan gekoppeld worden aan organisatie-eenheden
- Databases (en andere backend-systemen) zijn verantwoordelijk voor de consis-
tentie van de gegevens en valideren deze waar nodig. Op de gebruikersinterface
(frontends) worden gegevens ook gevalideerd, voornamelijk ten behoeve van het
gebruikersgemak
- Gegevens kunnen na een bepaalde termijn gearchiveerd worden. Deze gegevens
blijven bij voorkeur doorzoekbaar en kunnen indien nodig worden teruggezet naar
de operationele omgeving
- Middels een backup kan een volledig herstelbare kopie van de systeemomgeving
wordt gemaakt. Een dergelijke backup kan worden gemaakt met behulp van
standaard tools die daarvoor op de markt zijn. Een backup kan worden gemaakt
zonder dat het systeem tijdelijk niet beschikbaar is
- Mutaties kunnen beknopt en volledig gelogd worden. Dit is per gegevenssoort
instelbaar.
- Alle softwarecomponenten voorzien in gemakkelijk raadpleegbare technische logging
- Een eventueel gebruikte servicebus beschikt over voldoende monitoring en logging
functionaliteit.

760. 72 ARCHITECTUUR
TECHNISCHE STANDAARDEN
De toepassing van technische standaarden is van groot belang in de Triple A-
architectuur. Door gebruik te maken van standaarden die gangbaar zijn in de BVE
sector wordt zo veel mogelijk gewaarborgd dat de voor Triple A ontworpen en
gerealiseerde systemen kunnen worden geïntegreerd met elkaar en met bestaande
systemen die binnen een instelling worden gebruikt. Ook de mogelijke aansluiting
op andere initiatieven binnen de sector is van groot belang, variërend van e-portfo-
lio en het electronische leerdossier tot aan de overheidsservicebus.
Hieronder zijn standaarden benoemd die gebruikt worden in de BVE sector, waar
we ons in deze architectuur aan conformeren. Om te komen tot de keuze voor deze
standaarden is gebruik gemaakt van de volgende bronnen in de sector.
- NORA
De Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) heeft tot doel een betere
samenwerking, aansluiting van processen en uitwisseling van gegevens te realise-
ren binnen de Nederlandse overheid door optimaal gebruik te maken van ICT.
Zie http://www.e-overheid.nl/data/files/architectuur/NORAv2_0.pdf.
- OCW en Forum standaardisatie
Het Ministerie van OC&W heeft een start gemaakt met de ontwikkeling van een
sectorarchitectuur voor het onderwijs. Dit is een specifieke invulling van de NORA,
gericht op het onderwijsveld. Ten aanzien van de te hanteren standaarden wordt
daarin verwezen naar de lijst met standaarden die is opgesteld door het Forum
Standaardisatie.
Zie http://www.forumstandaardisatie.nl/
- Kennisnet
De stichting Kennisnet is het expertisecentrum voor ICT en onderwijs. De stichting
behartigt de belangen van de Nederlandse onderwijssector op het gebied van ICT,
biedt hulpmiddelen bij het maken van keuzes voor ICT-producten en diensten en
levert educatieve diensten en producten om het leren te vernieuwen. Specifiek op
het terrein van de uitwisselbaarheid van leerobjecten heeft Kennisnet een over-
zicht van te hanteren standaarden opgesteld.
Zie http://standaarden.kennisnet.nl/
- EduStandaard
De vereniging EduStandaard beheert de gemaakte afspraken en standaarden in
het onderwijsveld.
Zie http://www.edustandaard.nl/

761. ARCHITECTUUR 73
- ICTU
De stichting ICTU is de ICT uitvoeringsorganisatie van de Nederlandse overheid,
met als werkveld de zogenaamde elektronische overheid. Binnen de ICTU lopen
een aantal programma’s, waaruit in een aantal gevallen voor het onderwijsveld
relevante standaarden en richtlijnen voortkomen.
Zie http://www.ictu.nl/
- ROC-i-Partners
ROC-i-partners is het samenwerkingsverband tussen ROC’s, AOC’s en vakscholen
met als doel kennisdeling te bevorderingen tussen deze instellingen op het gebied
van ICT- en informatievoorziening. Met name de werkgroepen Stekkers en Archi-
tectuur zijn in het kader van standaarden en richtlijnen relevant.
Zie http://www.roc-i-partners.nl/
Op basis van de bovengenoemde bronnen is een lijst opgesteld van standaarden die
relevant zijn voor de Triple A architectuur. Deze lijst is als volgt opgebouwd.
- In de kolom Bron in de sector wordt verwezen naar één van de hiervoor genoem-
de bronnen waarvan de betreffende standaard afkomstig is
- In de kolom Toepassingsgebied wordt aangegeven voor welke functie of toepas-
sing de betreffende standaard van toepassing is
- In de kolom “Standaard” wordt aangegeven wat de exacte naam of omschrijving
van de standaard is
- In de kolom Beherende organisatie is aangegeven welke organisatie (specificaties
van) de standaard beheert
- In de kolom Specificaties wordt verwezen naar de locaties waar de specificaties
zijn te vinden. Triple A baseert zich op de specificaties die aldaar te vinden zijn.
De standaarden zijn in de volgende categorieen onderverdeeld:
- Beveiliging, authenticatie en autorisatie
- Presentatie
- Bestands- en opslagformaten
- Gegevenslogistiek
- Gegevenssemantiek

762. 74 ARCHITECTUUR
Beveiliging, authenticatie, autorisatie
Nr Bron in de Toepassingsge- Standaard Beherende Specificaties
sector bied organisatie
S1 OCW, Forum IT-beveiliging NEN-ISO 27001 NEN http://www2.nen.nl/nen/servlet/dispatcher.Dispatcher?
standaardisatie id=BIBLIOGRAFISCHEGEGEVENS&contentID=224997
S2 OCW, Forum IT-beveiliging NEN-ISO 27002 NEN http://www2.nen.nl/nen/servlet/dispatcher.Dispatcher?
standaardisatie id=BIBLIOGRAFISCHEGEGEVENS&contentID=249401
S3 Kennisnet Uitwisseling van Security Assertion OASIS http://www.oasis-open.org/specs/index.php#samlv2.0
authenticatie- Markup Language
gegevens van (SAML) v2.0
gebruikers.
S4 Kennisnet Uitwisselen van Web Services IBM http://www.ibm.com/developerworks/library/
authenticatie- Federation Language specification/ws-fed/
gegevens in en
tussen federaties.
S5 NORA Authenticatie Leightweight Direc- http://tools.ietf.org/html/rfc4511
tory Access Protocol
(LDAP)
Opmerking: Ten aanzien van S3 en S4 is het voldoende als één van beide standaar-
den wordt ondersteund.
Presentatie
Nr Bron in de sector Toepassingsgebied Standaard Beherende Specificaties
organisatie
S6 OCW, Forum standaardi- Overheidswebsites Webrichtlijnen ICTU http://www.webrichtlijnen.nl/
satie, ICTU programma
Overheid heeft antwoord
S7 NORA Vormgeving websites Cascading Stylesheets W3C http://www.w3.org/Style/CSS/
(CSS)
S8 NORA Weergave webpagina’s Hypertext Markup Langu- W3C http://www.w3.org/MarkUp/
age (HTML)
Opmerking: S6 is een eis voor zover het publiek toegankelijke webpagina’s betreft.
Voor webpagina’s in het algemeen is het wenselijk de richtlijnen te hanteren voor
zover deze van toepassing zijn.

763. ARCHITECTUUR 75
Bestands- en opslagformaten
Nr Bron in de Toepassingsgebied Standaard Beherende Specificaties
sector organisatie
S9 OCW, Forum Uitwisseling van reverseerbare Open Document Format (ODF) OASIS http://www.iso.org/iso/en/
standaardisatie, documenten ISO 26300 CatalogueDetailPage.Catalogue
NORA Detail?CSNUMBER=43485&scop
elist=PROGRAMME
S10 OCW, Forum Lange termijn archivering, Portable Document Format NEN, Adobe http://www.adobe.com/nl/
standaardisatie, Uitwisseling niet-reverseerbare (PDF), NEN-ISO 19005 products/acrobat/adobepdf.html
NORA documenten
S11 OCW, Forum Gebruik van grafische docu- ISO/IEC 15984 Portable Net- ISO/IEC, http://www.w3.org/TR/PNG/
standaardisatie menten (‘lossless’ compressie) work Graphics (PNG). W3C
binnen ODF-documenten
S12 OCW, Forum Gebruik van grafische docu- ISO/IEC 10918 Joint Photograp- NEN, W3C http://www.w3.org/Graphics/
standaardisatie menten (‘lossy’ compressie) hic Experts Group (JPEG). JPEG/itu-t81.pdf
binnen ODF-documenten
S13 OCW, Forum Recordmanagement/Archivering Recordmanagement NEN-ISO NEN
standaardisatie 15489:2001

764. 76 ARCHITECTUUR
Gegevenslogistiek
Nr Bron in de sector Toepassingsgebied Standaard Beherende Specificaties
organisatie
S14 NORA Communicatie tussen HyperText Transfer Protocol W3C http://www.w3.org/Protocols/
webclient en webserver (Secure), (HTTP(S)) rfc2616/rfc2616.html
http://tools.ietf.org/html/
rfc2595
S15 OCW, Forum Service aanroep middels Simple Object Access W3C http://www.w3.org/TR/soap/
standaardisatie, NORA bericht Protocol (SOAP)
S16 NORA Localisering/directory van Universal Description, Disco- http://www.uddi.org/
webservices very and Integration (UDDI)
S17 NORA Services Web services W3C http://www.w3.org/2002/ws/
S18 NORA Webservices definitie Web Service Description W3C http://www.w3.org/TR/wsdl
Language (WSDL)
S19 NORA Berichten Extensible Markup Language W3C http://www.w3.org/XML/
(XML)
S20 NORA Berichtdefinities XML Schema (XSD) W3C http://www.w3.org/XML/
Schema
S21 NORA Formattering en opmaak Extensible Stylesheet W3C http://www.w3.org/Style/
van XML-berichten Language (XSL) XSL/
S22 NORA Transformatie van XML- XSL Transformation W3C http://www.w3.org/TR/xslt
berichten tbv opmaak en
parsen van berichten
S23 NORA Raamwerk voor de uitwisse- Electronic Business using http://www.ebxml.org/
ling van zakelijke gegevens eXtensible Markup Language
op basis van XML (ebXML)
S24 ICTU programma Over- Aansluiting op overheids- Koppelvlakstandaard WUS ICTU http://www.overheidsser-
heidsdienstenplatform servicebus voor aansluiting op over- vicebus.nl/fileadmin/OSB/
(Overheids-servicebus) heidsservicebus op basis van OSB_Koppelvlak_standaard_
WSDL, UDDI en SOAP WUS_v0.92.pdf
S25 ICTU programma Over- Aansluiting op overheids- Koppelvlakstandaard ebMS ICTU http://www.overheidsservice
heidsdienstenplatform servicebus voor aansluiting op over- bus.nl/fileadmin/OSB/OSB_
(Overheids-servicebus) heidsservicebus op basis van ebMS_Koppelvlak_
ebMS en ebXML Standaard_v0.91.pdf
S26 NORA Webservices orkestratie Business Process Execution OASIS http://www.oasis-open.
Language for Web Services org/committees/tc_home.
(BPEL) php?wg_abbrev=wsbpel

765. ARCHITECTUUR 77
Gegevenssemantiek
Nr Bron in de Toepassingsgebied Standaard Beherende Specificaties
sector organisatie
Competenties
S27 Kennisnet Landelijk samenstel van alle Competentiegerichte Colo http://kwalificaties.colo.nl/smartsite.
vastgestelde kwalificatiedos- kwalificatiestructuur MBO shtml?id=HOME_2007
siers
S28 Kennisnet Europees Kwalificatiekader European Qualification EU http://ec.europa.eu/education/lifelong-
voor levenslang leven Framework learning-policy/doc44_en.htm
Leerdossiers
S29 OCW, Uitwisselen van competen- IMS Reusable Definition of IMS http://www.imsglobal.org/competencies/
Kennisnet ties en leerdoelen Competency or Educational index.html
Objective Specification
(RDCEO)
S30 Kennisnet Uitwisselen van IEEE Reusable Competency IEEE http://www.ieeeltsc.org/working-groups/
competenties Definitions (RCD) wg20Comp/wg20rcdfolder/
Diploma’s
S31 Kennisnet Vastleggen en uitwisselen Europass EU http://europass.cedefop.europa.eu/europass/
kwalificaties en competen- home/hornav/Downloads/navigate.action
ties middels Europass CV,
Taalpaspoort, Mobiliteit,
Certificaat- en Diploma-
supplement
Educatieve content
S32 Kennisnet Interoperabiliteit, toeganke- ADL Sharable Content ADL http://www.adlnet.gov/downloads/
lijkheid en hergebruik van Object Reference Model downloadpage.aspx?ID=237
educatieve content (SCORM)
S33 Kennisnet Interactie tussen digitaal Afspelen van educatieve Edu- http://contentketen.kennisnet.nl/deafspraken/
leermateriaal en de leer- content (SCORM-RT) Standaard overzicht_van_afspraken/afspelen
omgeving in Nederland
S34 Kennisnet Verpakken van digitale IMS Content Packaging IMS http://www.imsglobal.org/content/
conten. packaging/index.html
S35 Kennisnet, Verpakken van digitaal Content Packaging (o.b.v. Edu- http://www.edustandaard.nl/afspraken/002
Edu- leermateriaal in Nederland; IMS Content Packaging en Standaard
Standaard voor les- & bronmateriaal SCORM 2004)
(Resource variant) en
individueel afspeelbaar
(Afspeel variant)
Leerlijnen
S36 Kennisnet Vastleggen en uitwisselen IMS Learning Design IMS http://www.imsglobal.org/learningdesign/
van leerplannen index.html
S37 Kennisnet Rangschikken van leer- IMS Simple Sequencing IMS http://www.imsglobal.org/simplesequencing/
activiteiten index.html

766. 78 ARCHITECTUUR
Nr Bron in de Toepassingsgebied Standaard Beherende Specificaties
sector organisatie
Leerdossiers
S38 Kennisnet Digitaal overdragen leerling- Digitaal Overdrachts Dossier http://www.vdod.nl/internet/webpages/
gegevens van primair naar (DOD) standard.asp?pageId=10
voorgezet onderwijs.
S39 Kennisnet Digitale uitwisseling van Elektronisch leerdossier http://www.eldvo.nl/cms/cm/docs/
leerdossiers in de hele (ELD) Concept%20standaard%20ELD%200_2.pdf
onderwijsketen.
S40 OCW, Uitwisseling lerende- Learner Information IMS http://www.imsglobal.org/profiles/index.
Kennisnet gegevens Package (LIP) html
S41 Kennisnet Data uitwisseling in de Schools Interoperability SIF http://specification.sifinfo.org/
PK-12 instructie- en Framework Implementation Implementation/2.0/
administratieomgeving.
S42 Kennisnet Uiwisseling van informatie IMS Enterprise Services IMS http://www.imsglobal.org/es/index.html
van personen en groepen
S43 ROC-i Uitwisseling deelnemerge- Berichtdefinities werkgroep ROC-i http://www.roc-i-partners.nl/folder/roci/
gevens t.b.v aanmelding en stekkers werkgroepen/2007%20werkgroep%20stek-
inschrijving kers%20oplevering%20berichten%20en%20
services%20augustus%202007.xls
S44 Kennisnet Interoperabiliteit tussen IMS Learning Tools IMS http://www.imsglobal.org/
leersystemen Interoperability (LTI) toolsinteroperability2.cfm
S45 Kennisnet Uitwisseling van leer- IMS Learning Information IMS http://www.imsglobal.org/enterprise.cfm
gegevens Services (LIS)
Metadata
S46 OCW Metadata voor archief- Metadata NEN-ISO 23081 NEN
bescheiden
S47 OCW, Metadata van leerobjecten IEEE Standard for Learning IEEE http://www.ieeeltsc.org/standards/1484-12
Kennisnet Object Metadata (LOM) -1-2002/
S48 Kennisnet, Metadata van educatieve Content-zoekprofiel Edu- http://www.edustandaard.nl/afspraken/001
Edu- content in Nederland PO-VO-BVE Standaard
Standaard (obv IEEE-LOM)
S49 Kennisnet Metadata van resources Dublin Core Metadata http://dublincore.org/
Initiative (DCMI)
S50 Kennisnet Uitwisselen van vocabulaires IMS Vocabulary Definition IMS http://www.imsglobal.org/vdex/index.html
Exchange (VDEX)
Portfolio’s
S51 Kennisnet Uitwisseling van e-portfolio’s IMS ePortfolio IMS http://www.imsglobal.org/ep/index.html
S52 Kennisnet Uitwisseling van e-portfolio’s NTA 2035:2008 E-portfolio NEN http://e-portfolionl.nen.nl
in Nederland NL (obv IMS ePortfolio)

767. ARCHITECTUUR 79
Nr Bron in de Toepassingsgebied Standaard Beherende Specificaties
sector organisatie
Repositories
S53 Kennisnet Interactie tussen harvester OAI-PMH OAI http://www.openarchives.org/pmh/
en aanbiedende repository
voor verzamelen van
metadata
S54 Kennisnet, Interactie tussen harvester Metadata harvesting Edu- http://www.edustandaard.nl/afspraken/003
Edu- en aanbiedende repository (obv OAI-PHM) Standaard
Standaard voor verzamelen van
metadata in Nederland
S55 Kennisnet Interactie tussen zoekap- SRU/SRW LoC htttp://www.loc.gov/standards/sru
plicatie en aanbiedende
repository voor het zoeken
in Metadata
S56 Kennisnet, Interactie tussen zoek- Opvragen van metadata Edu- http://www.edustandaard.nl/afspraken/004
Edu- applicatie en aanbiedende (obv SRU/SRW) Standaard
Standaard repository voor het zoeken
in metadata in Nederland.
Vragen, toetsen,
assessments
S57 Kennisnet Uitwisseling items, testen IMS Question & Test Inter- IMS http://www.imsglobal.org/question/index.
en resultaten operability html#version2.1
S58 Kennisnet Uitwisseling items, testen en Afspraak digitaal toetsen Kennisnet http://digitaaltoetsen.kennisnet.nl/
resultaten in Nederland (obv IMS QTI)
Zorggegevens
S59 Kennisnet Medisch dossier van Elektronisch Kinddossier http://www.ekd.nl/uploaded/FILES/htmlcon
kinderen binnen de jeugd- (EKD) tent/Basis%20Dataset%20JGZ%20v2.0.xls
gezondheidszorg
Financiele gegevens
S60 NORA Financiele uitwisseling eXtensible Business Repor- http://www.xbrl-nederland.nl/
middels XML ting Language (XBRL)
Ten aanzien van S47 en S48 (IEEE-LOM en het content zoekprofiel) geldt, dat deze
standaard van toepassing is op de verwijzing naar een electronisch leerobject van-
uit de onderwijscatalogus
Ten aanzien van S50 (VDEX) geldt, dat deze standaard van toepassing is op het
definiëren van de structuur van de onderwijscatalogus. Deze wordt bij voorkeur
conform VDEX of een andere op XML gebaseerde structuur te gedefinieerd.

769. COLOFON
Triple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak Amersfoort
Vormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort
Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.
Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

770. Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl