SlideShare a Scribd company logo
Malli taloyhtiön tietosuojaselosteesta
Tämä alussa oleva kursivoitu ohjeteksti tulee poistaa lopullisesta dokumentista ja seloste muokata
taloyhtiön tarpeita sekä käytäntöjä vastaavaksi.
Tietosuojaselosteen malli on laadittu mahdollisimman lukijaystävälliseksi. Annettaessa tietosuoja-
asetuksen mukaisia tietoja on erityisesti kiinnitettävä huomiota siihen, että tieto on esitetty tiiviisti ja
läpinäkyvästi, se on helposti saatavissa ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Lisäksi käytetyn kielen
tulee olla selkeää ja yksinkertaista. Tämä on erityisen tärkeää taloyhtiössä, jossa asukkaat ja osakkaat
ovat asian suhteen maallikkoja. Tietosisällöltään malli täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
Muokkaa aina selostetta taloyhtiön tarpeita ja käytäntöjä vastaavaksi, alaviitteissä annetaan tähän
ohjeita.
Tietosuoja taloyhtiössämme
xx.xx.xxxxi
Asunto-osakeyhtiö X:n henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä….ii
Taloyhtiössämme kerätään henkilötietoja kolmeen eri käyttötarkoitukseen. Osakeluettelon pitäminen ja velvollisuus
kerätä tietoja osakkaiden tekemistä muutostöistä (remonttirekisteri) perustuvat asunto-osakeyhtiölakiin ja
asukasluetteloa pidämme yllä, jotta saamme taloyhtiömme arjen pyörimään. Taloyhtiössämme muodostuu lisäksi
henkilörekisteri tallentavasta valvontakamerasta sekä sähköisestä kulunvalvonnasta, jotka ovat käytössämme
ihmisten ja omaisuuden turvaksi.iii Rekistereihin on kirjattu seuraavia henkilötietoja:
Osakeluettelo: omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston
hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus).
Remonttirekisteri: osakkaan nimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön
vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja
puhelinnumero.
Asukasluetteloiv : asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on
tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite,
sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot
Tallentava valvontakamera/sähköinen kulunvalvonta/muu henkilörekisteriv :
Kerätyt henkilötiedot saamme yhtiömme osakkailta ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää
viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.
Osakeluettelon ja remonttirekisterin tietoja säilytämme asunto-osakeyhtiölain määrittämän ajan. Asukasrekisterin
henkilötietoja säilytämme niin kauan kun asukas tai osakas asuu taloyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja
voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja
oikeudellisten toimenpiteiden takia. Tallentavan valvontakameran/sähköisen kulunvalvonnan/muun
henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytämme…v i
Malli taloyhtiön tietosuojaselosteesta
Henkilötietoihin on pääsy yhtiömme hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä
hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja
voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tallentavan
valvontakameran sekä sähköisen kulunvalvonnan henkilötietoja voivat tarkastella vain esitutkintaviranomaiset. v ii
Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot
pidetään salassa.v iii
Taloyhtiömme varmistaa, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä
myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat
sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason
toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.
Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille.
i Täydennä tähän päivämäärä, jolloin seloste on laadittu/päivitetty.
ii Lisää tähän rekisterin yhteyshenkilö, joka on useimmiten isännöitsijä. Käytännössä yhteyshenkilön tulee olla taho, joka voi antaa rekisteristä
tarkempia tietoja ja jolle rekisteröity voi ilmoittaa tiedoissaan tapahtuvat muutokset.
iii Tallentava kameravalvonta ja sähköinen kulunvalvonta tulee huomioida, mikäli ne ovat yhtiössä käytössä. Jos ei, voilauseen poistaa.
iv Muokkaa kohtaa vastaamaan tosiasiallisestikerättäviä tietoja.
v Jos taloyhtiössä on tallentava valvontakamera/sähköinen kulunvalvonta/muu henkilörekisteri, kirjaa kohtaan mitä henkilötietoja kerätään.
HUOM! Rekisterinpitopalvelu on voitu ostaa taloyhtiölle ulkopuoliselta palveluntarjoajalta, jolloin isännöinti huolehtii, että käsittelystä tehdään
sopimus taloyhtiön ja palveluntarjoajan välillä.
v i Muokkaa kohtaa vastaamaan tosiasiallisia säilytysaikoja.
v ii Tallentava kameravalvonta ja sähköinen kulunvalvonta tulee huomioida, mikäli ne ovat yhtiössä käytössä. Jos ei, voilauseen poistaa.
v iii Tässä voiolla tarpeen kouluttaa hallituksen jäseniä. Hyvä toimintatapa on käydä läpi (vaikka hallituksen järjestäytymiskokouksessa), miten
tehtävässä saatujen henkilötietojen käsittely tulee tapahtua sekä selventää, että tiedot on pidettävä salassa. Vrt. tietosuojaselosteessa kuvatun
toimintatavan tulee vastata myös käytännössä tietojenkäsittelyn tapaa taloyhtiössä (osoitusvelvollisuus).

More Related Content

Similar to Tietosuojaselosteen malli

Pilvipalvelut lainsäädännön näkökulmasta 31.01.2012
Pilvipalvelut lainsäädännön näkökulmasta 31.01.2012Pilvipalvelut lainsäädännön näkökulmasta 31.01.2012
Pilvipalvelut lainsäädännön näkökulmasta 31.01.2012
Tomppa Järvinen
 
EU:n tietosuoja-asetus käytännössä
EU:n tietosuoja-asetus käytännössäEU:n tietosuoja-asetus käytännössä
EU:n tietosuoja-asetus käytännössä
Finanssiala ry - Finance Finland
 
Webinaari 30.8.2017 - EU:n tietosuoja-asetus tulee ja velvoittaa yrityksiä to...
Webinaari 30.8.2017 - EU:n tietosuoja-asetus tulee ja velvoittaa yrityksiä to...Webinaari 30.8.2017 - EU:n tietosuoja-asetus tulee ja velvoittaa yrityksiä to...
Webinaari 30.8.2017 - EU:n tietosuoja-asetus tulee ja velvoittaa yrityksiä to...
Eetu Uotinen
 
Tietoturva 2013 - Ulkoistaminen ja henkilötiedot - Titta Penttilä esitys - Te...
Tietoturva 2013 - Ulkoistaminen ja henkilötiedot - Titta Penttilä esitys - Te...Tietoturva 2013 - Ulkoistaminen ja henkilötiedot - Titta Penttilä esitys - Te...
Tietoturva 2013 - Ulkoistaminen ja henkilötiedot - Titta Penttilä esitys - Te...
Sonera
 
EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaikutukset yrityksiin -webinaari
EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaikutukset yrityksiin -webinaariEU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaikutukset yrityksiin -webinaari
EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaikutukset yrityksiin -webinaari
Teemu Tiainen
 
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa valmistelevat tehtävät
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa valmistelevat tehtävätSosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa valmistelevat tehtävät
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa valmistelevat tehtävät
THL
 
Tietosuoja opetuksessa
Tietosuoja opetuksessaTietosuoja opetuksessa
Tietosuoja opetuksessa
Harto Pönkä
 
Käsittelytoimien luettelo ja tietosuojainformaation vaatimukset
Käsittelytoimien luettelo ja tietosuojainformaation vaatimuksetKäsittelytoimien luettelo ja tietosuojainformaation vaatimukset
Käsittelytoimien luettelo ja tietosuojainformaation vaatimukset
Harto Pönkä
 
Tietojärjestelmien valvonta
Tietojärjestelmien valvontaTietojärjestelmien valvonta
Tietojärjestelmien valvonta
THL
 
Tietosuojavastaavan tehtävä ja henkilötietojen käsittelyn perusteita
Tietosuojavastaavan tehtävä ja henkilötietojen käsittelyn perusteitaTietosuojavastaavan tehtävä ja henkilötietojen käsittelyn perusteita
Tietosuojavastaavan tehtävä ja henkilötietojen käsittelyn perusteita
Harto Pönkä
 
EU:n yleinen tietosuoja-asetus oppilaitosten ja opettajien näkökulmasta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus oppilaitosten ja opettajien näkökulmastaEU:n yleinen tietosuoja-asetus oppilaitosten ja opettajien näkökulmasta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus oppilaitosten ja opettajien näkökulmasta
Harto Pönkä
 
Kansallinen palveluväylä ja ansiorekisteri
Kansallinen palveluväylä ja ansiorekisteriKansallinen palveluväylä ja ansiorekisteri
Kansallinen palveluväylä ja ansiorekisteri
Sitra the Finnish Innovation Fund
 
Toisiolaki yleisesitys 2019
Toisiolaki yleisesitys 2019Toisiolaki yleisesitys 2019
Toisiolaki yleisesitys 2019
Sosiaali- ja terveysministeriö / yleiset
 
Tietosuoja ja digitaalinen turvallisuus koulussa
Tietosuoja ja digitaalinen turvallisuus koulussaTietosuoja ja digitaalinen turvallisuus koulussa
Tietosuoja ja digitaalinen turvallisuus koulussa
Harto Pönkä
 
EU:n yleinen tietosuoja-asetus nuorisotyön näkökulmasta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus nuorisotyön näkökulmastaEU:n yleinen tietosuoja-asetus nuorisotyön näkökulmasta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus nuorisotyön näkökulmasta
Harto Pönkä
 
eAMK webinaari: Tietosuoja-asetus digitalisoituvissa korkeakouluissa
eAMK webinaari: Tietosuoja-asetus digitalisoituvissa korkeakouluissaeAMK webinaari: Tietosuoja-asetus digitalisoituvissa korkeakouluissa
eAMK webinaari: Tietosuoja-asetus digitalisoituvissa korkeakouluissa
eamkhanke
 
Tietosuoja ja tietoturva opetuksessa
Tietosuoja ja tietoturva opetuksessaTietosuoja ja tietoturva opetuksessa
Tietosuoja ja tietoturva opetuksessa
Harto Pönkä
 
EU:n tietosuoja-asetus kaupan alalla
EU:n tietosuoja-asetus kaupan alallaEU:n tietosuoja-asetus kaupan alalla
EU:n tietosuoja-asetus kaupan alalla
Exove
 
Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely palvelujärjestäjän lukuun toimittaessa
Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely palvelujärjestäjän lukuun toimittaessaSosiaalihuollon asiakastietojen käsittely palvelujärjestäjän lukuun toimittaessa
Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely palvelujärjestäjän lukuun toimittaessa
THL
 
Gradia GDPR intro
Gradia GDPR introGradia GDPR intro
Gradia GDPR intro
Tiia Rantanen
 

Similar to Tietosuojaselosteen malli (20)

Pilvipalvelut lainsäädännön näkökulmasta 31.01.2012
Pilvipalvelut lainsäädännön näkökulmasta 31.01.2012Pilvipalvelut lainsäädännön näkökulmasta 31.01.2012
Pilvipalvelut lainsäädännön näkökulmasta 31.01.2012
 
EU:n tietosuoja-asetus käytännössä
EU:n tietosuoja-asetus käytännössäEU:n tietosuoja-asetus käytännössä
EU:n tietosuoja-asetus käytännössä
 
Webinaari 30.8.2017 - EU:n tietosuoja-asetus tulee ja velvoittaa yrityksiä to...
Webinaari 30.8.2017 - EU:n tietosuoja-asetus tulee ja velvoittaa yrityksiä to...Webinaari 30.8.2017 - EU:n tietosuoja-asetus tulee ja velvoittaa yrityksiä to...
Webinaari 30.8.2017 - EU:n tietosuoja-asetus tulee ja velvoittaa yrityksiä to...
 
Tietoturva 2013 - Ulkoistaminen ja henkilötiedot - Titta Penttilä esitys - Te...
Tietoturva 2013 - Ulkoistaminen ja henkilötiedot - Titta Penttilä esitys - Te...Tietoturva 2013 - Ulkoistaminen ja henkilötiedot - Titta Penttilä esitys - Te...
Tietoturva 2013 - Ulkoistaminen ja henkilötiedot - Titta Penttilä esitys - Te...
 
EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaikutukset yrityksiin -webinaari
EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaikutukset yrityksiin -webinaariEU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaikutukset yrityksiin -webinaari
EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaikutukset yrityksiin -webinaari
 
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa valmistelevat tehtävät
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa valmistelevat tehtävätSosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa valmistelevat tehtävät
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa valmistelevat tehtävät
 
Tietosuoja opetuksessa
Tietosuoja opetuksessaTietosuoja opetuksessa
Tietosuoja opetuksessa
 
Käsittelytoimien luettelo ja tietosuojainformaation vaatimukset
Käsittelytoimien luettelo ja tietosuojainformaation vaatimuksetKäsittelytoimien luettelo ja tietosuojainformaation vaatimukset
Käsittelytoimien luettelo ja tietosuojainformaation vaatimukset
 
Tietojärjestelmien valvonta
Tietojärjestelmien valvontaTietojärjestelmien valvonta
Tietojärjestelmien valvonta
 
Tietosuojavastaavan tehtävä ja henkilötietojen käsittelyn perusteita
Tietosuojavastaavan tehtävä ja henkilötietojen käsittelyn perusteitaTietosuojavastaavan tehtävä ja henkilötietojen käsittelyn perusteita
Tietosuojavastaavan tehtävä ja henkilötietojen käsittelyn perusteita
 
EU:n yleinen tietosuoja-asetus oppilaitosten ja opettajien näkökulmasta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus oppilaitosten ja opettajien näkökulmastaEU:n yleinen tietosuoja-asetus oppilaitosten ja opettajien näkökulmasta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus oppilaitosten ja opettajien näkökulmasta
 
Kansallinen palveluväylä ja ansiorekisteri
Kansallinen palveluväylä ja ansiorekisteriKansallinen palveluväylä ja ansiorekisteri
Kansallinen palveluväylä ja ansiorekisteri
 
Toisiolaki yleisesitys 2019
Toisiolaki yleisesitys 2019Toisiolaki yleisesitys 2019
Toisiolaki yleisesitys 2019
 
Tietosuoja ja digitaalinen turvallisuus koulussa
Tietosuoja ja digitaalinen turvallisuus koulussaTietosuoja ja digitaalinen turvallisuus koulussa
Tietosuoja ja digitaalinen turvallisuus koulussa
 
EU:n yleinen tietosuoja-asetus nuorisotyön näkökulmasta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus nuorisotyön näkökulmastaEU:n yleinen tietosuoja-asetus nuorisotyön näkökulmasta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus nuorisotyön näkökulmasta
 
eAMK webinaari: Tietosuoja-asetus digitalisoituvissa korkeakouluissa
eAMK webinaari: Tietosuoja-asetus digitalisoituvissa korkeakouluissaeAMK webinaari: Tietosuoja-asetus digitalisoituvissa korkeakouluissa
eAMK webinaari: Tietosuoja-asetus digitalisoituvissa korkeakouluissa
 
Tietosuoja ja tietoturva opetuksessa
Tietosuoja ja tietoturva opetuksessaTietosuoja ja tietoturva opetuksessa
Tietosuoja ja tietoturva opetuksessa
 
EU:n tietosuoja-asetus kaupan alalla
EU:n tietosuoja-asetus kaupan alallaEU:n tietosuoja-asetus kaupan alalla
EU:n tietosuoja-asetus kaupan alalla
 
Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely palvelujärjestäjän lukuun toimittaessa
Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely palvelujärjestäjän lukuun toimittaessaSosiaalihuollon asiakastietojen käsittely palvelujärjestäjän lukuun toimittaessa
Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely palvelujärjestäjän lukuun toimittaessa
 
Gradia GDPR intro
Gradia GDPR introGradia GDPR intro
Gradia GDPR intro
 

More from Isannointiliitto

Katto- ja julkisivubarometri 2019
Katto- ja julkisivubarometri 2019Katto- ja julkisivubarometri 2019
Katto- ja julkisivubarometri 2019
Isannointiliitto
 
Putkiremonttibarometri 2019
Putkiremonttibarometri 2019Putkiremonttibarometri 2019
Putkiremonttibarometri 2019
Isannointiliitto
 
Putkiremonttibarometri 2018
Putkiremonttibarometri 2018Putkiremonttibarometri 2018
Putkiremonttibarometri 2018
Isannointiliitto
 
Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017
Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017
Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017
Isannointiliitto
 
Isännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulos
Isännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulosIsännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulos
Isännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulos
Isannointiliitto
 
Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017
Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017
Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017
Isannointiliitto
 
Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...
Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...
Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...
Isannointiliitto
 
Isännöintipäivien ohjelma
Isännöintipäivien ohjelmaIsännöintipäivien ohjelma
Isännöintipäivien ohjelma
Isannointiliitto
 
Putkiremonttibarometri 2015
Putkiremonttibarometri 2015Putkiremonttibarometri 2015
Putkiremonttibarometri 2015
Isannointiliitto
 
Isännöintialan digiselvitys 2016
Isännöintialan digiselvitys 2016Isännöintialan digiselvitys 2016
Isännöintialan digiselvitys 2016
Isannointiliitto
 
Tupakointikieltohakemuslomake
TupakointikieltohakemuslomakeTupakointikieltohakemuslomake
Tupakointikieltohakemuslomake
Isannointiliitto
 
Huoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomake
Huoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomakeHuoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomake
Huoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomake
Isannointiliitto
 
Osakkaan asbestiohje
Osakkaan asbestiohjeOsakkaan asbestiohje
Osakkaan asbestiohje
Isannointiliitto
 
Kysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestä
Kysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestäKysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestä
Kysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestä
Isannointiliitto
 
Putkiremonttibarometri 2017
Putkiremonttibarometri 2017Putkiremonttibarometri 2017
Putkiremonttibarometri 2017
Isannointiliitto
 
Viestintäsuositus taloyhtiöille
Viestintäsuositus taloyhtiöilleViestintäsuositus taloyhtiöille
Viestintäsuositus taloyhtiöille
Isannointiliitto
 
Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus
Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositusTaloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus
Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus
Isannointiliitto
 
Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot
Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdotIsännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot
Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot
Isannointiliitto
 
Vanhat isännöinnin eettiset ohjeet
Vanhat isännöinnin eettiset ohjeetVanhat isännöinnin eettiset ohjeet
Vanhat isännöinnin eettiset ohjeet
Isannointiliitto
 

More from Isannointiliitto (19)

Katto- ja julkisivubarometri 2019
Katto- ja julkisivubarometri 2019Katto- ja julkisivubarometri 2019
Katto- ja julkisivubarometri 2019
 
Putkiremonttibarometri 2019
Putkiremonttibarometri 2019Putkiremonttibarometri 2019
Putkiremonttibarometri 2019
 
Putkiremonttibarometri 2018
Putkiremonttibarometri 2018Putkiremonttibarometri 2018
Putkiremonttibarometri 2018
 
Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017
Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017
Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017
 
Isännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulos
Isännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulosIsännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulos
Isännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulos
 
Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017
Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017
Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017
 
Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...
Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...
Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...
 
Isännöintipäivien ohjelma
Isännöintipäivien ohjelmaIsännöintipäivien ohjelma
Isännöintipäivien ohjelma
 
Putkiremonttibarometri 2015
Putkiremonttibarometri 2015Putkiremonttibarometri 2015
Putkiremonttibarometri 2015
 
Isännöintialan digiselvitys 2016
Isännöintialan digiselvitys 2016Isännöintialan digiselvitys 2016
Isännöintialan digiselvitys 2016
 
Tupakointikieltohakemuslomake
TupakointikieltohakemuslomakeTupakointikieltohakemuslomake
Tupakointikieltohakemuslomake
 
Huoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomake
Huoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomakeHuoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomake
Huoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomake
 
Osakkaan asbestiohje
Osakkaan asbestiohjeOsakkaan asbestiohje
Osakkaan asbestiohje
 
Kysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestä
Kysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestäKysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestä
Kysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestä
 
Putkiremonttibarometri 2017
Putkiremonttibarometri 2017Putkiremonttibarometri 2017
Putkiremonttibarometri 2017
 
Viestintäsuositus taloyhtiöille
Viestintäsuositus taloyhtiöilleViestintäsuositus taloyhtiöille
Viestintäsuositus taloyhtiöille
 
Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus
Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositusTaloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus
Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus
 
Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot
Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdotIsännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot
Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot
 
Vanhat isännöinnin eettiset ohjeet
Vanhat isännöinnin eettiset ohjeetVanhat isännöinnin eettiset ohjeet
Vanhat isännöinnin eettiset ohjeet
 

Tietosuojaselosteen malli

  • 1. Malli taloyhtiön tietosuojaselosteesta Tämä alussa oleva kursivoitu ohjeteksti tulee poistaa lopullisesta dokumentista ja seloste muokata taloyhtiön tarpeita sekä käytäntöjä vastaavaksi. Tietosuojaselosteen malli on laadittu mahdollisimman lukijaystävälliseksi. Annettaessa tietosuoja- asetuksen mukaisia tietoja on erityisesti kiinnitettävä huomiota siihen, että tieto on esitetty tiiviisti ja läpinäkyvästi, se on helposti saatavissa ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Lisäksi käytetyn kielen tulee olla selkeää ja yksinkertaista. Tämä on erityisen tärkeää taloyhtiössä, jossa asukkaat ja osakkaat ovat asian suhteen maallikkoja. Tietosisällöltään malli täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Muokkaa aina selostetta taloyhtiön tarpeita ja käytäntöjä vastaavaksi, alaviitteissä annetaan tähän ohjeita. Tietosuoja taloyhtiössämme xx.xx.xxxxi Asunto-osakeyhtiö X:n henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä….ii Taloyhtiössämme kerätään henkilötietoja kolmeen eri käyttötarkoitukseen. Osakeluettelon pitäminen ja velvollisuus kerätä tietoja osakkaiden tekemistä muutostöistä (remonttirekisteri) perustuvat asunto-osakeyhtiölakiin ja asukasluetteloa pidämme yllä, jotta saamme taloyhtiömme arjen pyörimään. Taloyhtiössämme muodostuu lisäksi henkilörekisteri tallentavasta valvontakamerasta sekä sähköisestä kulunvalvonnasta, jotka ovat käytössämme ihmisten ja omaisuuden turvaksi.iii Rekistereihin on kirjattu seuraavia henkilötietoja: Osakeluettelo: omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus). Remonttirekisteri: osakkaan nimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Asukasluetteloiv : asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot Tallentava valvontakamera/sähköinen kulunvalvonta/muu henkilörekisteriv : Kerätyt henkilötiedot saamme yhtiömme osakkailta ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden. Osakeluettelon ja remonttirekisterin tietoja säilytämme asunto-osakeyhtiölain määrittämän ajan. Asukasrekisterin henkilötietoja säilytämme niin kauan kun asukas tai osakas asuu taloyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Tallentavan valvontakameran/sähköisen kulunvalvonnan/muun henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytämme…v i
  • 2. Malli taloyhtiön tietosuojaselosteesta Henkilötietoihin on pääsy yhtiömme hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tallentavan valvontakameran sekä sähköisen kulunvalvonnan henkilötietoja voivat tarkastella vain esitutkintaviranomaiset. v ii Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa.v iii Taloyhtiömme varmistaa, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa. Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille. i Täydennä tähän päivämäärä, jolloin seloste on laadittu/päivitetty. ii Lisää tähän rekisterin yhteyshenkilö, joka on useimmiten isännöitsijä. Käytännössä yhteyshenkilön tulee olla taho, joka voi antaa rekisteristä tarkempia tietoja ja jolle rekisteröity voi ilmoittaa tiedoissaan tapahtuvat muutokset. iii Tallentava kameravalvonta ja sähköinen kulunvalvonta tulee huomioida, mikäli ne ovat yhtiössä käytössä. Jos ei, voilauseen poistaa. iv Muokkaa kohtaa vastaamaan tosiasiallisestikerättäviä tietoja. v Jos taloyhtiössä on tallentava valvontakamera/sähköinen kulunvalvonta/muu henkilörekisteri, kirjaa kohtaan mitä henkilötietoja kerätään. HUOM! Rekisterinpitopalvelu on voitu ostaa taloyhtiölle ulkopuoliselta palveluntarjoajalta, jolloin isännöinti huolehtii, että käsittelystä tehdään sopimus taloyhtiön ja palveluntarjoajan välillä. v i Muokkaa kohtaa vastaamaan tosiasiallisia säilytysaikoja. v ii Tallentava kameravalvonta ja sähköinen kulunvalvonta tulee huomioida, mikäli ne ovat yhtiössä käytössä. Jos ei, voilauseen poistaa. v iii Tässä voiolla tarpeen kouluttaa hallituksen jäseniä. Hyvä toimintatapa on käydä läpi (vaikka hallituksen järjestäytymiskokouksessa), miten tehtävässä saatujen henkilötietojen käsittely tulee tapahtua sekä selventää, että tiedot on pidettävä salassa. Vrt. tietosuojaselosteessa kuvatun toimintatavan tulee vastata myös käytännössä tietojenkäsittelyn tapaa taloyhtiössä (osoitusvelvollisuus).