SlideShare a Scribd company logo
1 of 14
Download to read offline
Viestintäsuositus
taloyhtiöille
Sisällys
Johdanto	 3
I 	 Viestintäpalveluista sopiminen	 5
II 	 Hallituksen ja isännöinnin välinen viestintä	 5
III 	 Tilikauden aikainen viestintä osakkaille ja asukkaille	 7
IV 	 Asukkaiden ja osakkaiden viestintä taloyhtiön johdolle	 9
V 	 Viestintä yllättävissä poikkeustilanteissa	 10
VI 	 Yhtiökokousviestintä	 11
VII 	 Korjaushankeviestintä	 12
VIII 	 Taloyhtiöviestinnän tavat	 14
— 3 —
Johdanto
Suosituksen laatiminen
Oikeusministeriö selvitti syksyllä 2013 ja keväällä 2014 asunto-osakeyhtiölain toimivuutta, vaikutuksia
ja muutostarpeita yhdessä Isännöintiliiton, Kiinteistöliiton ja Kiinteistönvälitysalan keskusliiton kanssa.
Selvitysten perusteella taloyhtiöiden osakkaat ja asukkaat toivovat parempaa viestintää.
Tämä Isännöintiliiton ja Kiinteistöliiton Viestintäsuositus taloyhtiöille on laadittu yhdessä oikeusmi-
nisteriön kanssa. Suositusluonnoksen valmistelussa on käytetty oikeusministeriön selvitysten tuloksia
osakkaiden tiedontarpeen sekä erilaisten taloyhtiökäytäntöjen toimivuuden ja vaikutusten arvioi-
miseksi. Suositusluonnoksesta järjestettiin yleisölle avoin kuuleminen verkossa 25.5.-30.6.2015, josta
saatu palaute on otettu huomioon suosituksen laatimisessa.
Suosituksen tavoite ja soveltaminen
Suosituksella tavoitellaan vuorovaikutuksen paranemista ja toiminnan avoimuuden lisääntymistä ta-
loyhtiöissä. Luottamus ja avoimuus isännöinnin, hallituksen, osakkaiden ja asukkaiden välillä vähentää
riitoja ja osakehuoneistojen käyttöön liittyviä epäselvyyksiä. Riittävä viestintä mahdollistaa osakkaiden
osallistumisen taloyhtiön asioita koskevaan päätöksentekoon. Toiminnan avoimuus lisää myös halli-
tuksen työn arvostusta ja parantaa asumisviihtyisyyttä.
Suosituksessa annetaan taloyhtiön osakkaille, hallituksen jäsenille ja isännöitsijöille kokonaiskuva talo-
yhtiön viestintää koskevista asunto-osakeyhtiölain säännöksistä ja niitä täydentävästä hyvästä tavasta.
Tavoitteena on parantaa viestinnän käytännön toteuttamista osapuolten välillä.
Kun kaikki taloyhtiön asukkaat otetaan mukaan viestintään, sitouttaa se myös osakkaiden vuokralaisia
ja lisää osaltaan kaikkien asumisviihtyisyyttä.
Väärinkäsitykset ja väärät tulkinnat, osallistumattomuus, näennäiset kuulemiset ja muut vastaavat
tilanteet synnyttävät ja jopa kehittävät konflikteja. Siksi on tärkeää huomioida viestin vastaanottajan
lähtökohdat ymmärtää viesti. Tapa ja sävy, jolla viestitään, vaikuttaa viestin ymmärtämiseen ja lisää
sitoutumista taloyhtiön yhteisten asioiden hoitoon.
Taloyhtiön osakkaiden, hallituksen ja isännöitsijän roolit
Taloyhtiön osakkaat käyttävät ylintä valtaa taloyhtiön merkittävissä yhteisissä asioissa, joista tärkein
on hallituksen jäsenten valinta. Jokaisessa taloyhtiössä on oltava hallitus. Isännöitsijä on oltava, jos
yhtiöjärjestyksessä niin määrätään.
Osakkaat käyttävät yhtiön ylintä päätösvaltaa yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen tärkeimmät
tehtävät ovat taloyhtiön hallituksen jäsenten valinta sekä päätökset esimerkiksi yhtiövastikkeesta,
merkittävistä yhtiön kunnossapito- ja muutostöistä, lainan ottamisesta yhtiölle ja yhtiöjärjestyksen
muuttamisesta. Yhtiökokous valitsee myös tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan (pienimmissä
taloyhtiöissä tarkastajan valitseminen ei ole pakollista). Yhtiökokous päättää myös hallituksen jäsenten
erottamisesta, hallituksen ja isännöitsijän vastuuvapaudesta sekä siitä, että hallituksen jäsen tai isän-
nöitsijä vaaditaan vastuuseen aiheuttamastaan vahingosta.
Hallituksen ja isännöitsijän tehtävänä on huolehtia taloyhtiön hallinnosta sekä yhtiön kiinteistön
ja rakennusten pidon ja muun toiminnan järjestämisestä asunto-osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen, ta-
loyhtiöiden hyvän hallintotavan ja osakkaiden yhtiökokouksessa päättämien tavoitteiden mukaisesti.
— 4 —
Osakkaiden tavoitteet liittyvät yhtäältä asumiseen – sopivat asumispalvelut oikean suuruista vastiketta
vastaan – ja toisaalta sijoittamiseen – suunnitelmallinen, pitkäjänteinen ja tarkka taloudenpito. Taloyh-
tiön hallitus valitsee isännöitsijän ja tekee isännöintisopimuksen, joka konkretisoi asunto-osakeyhtiö-
lain vaatimuksia isännöitsijän tehtävistä.
Isännöitsijä vastaa taloyhtiön päivittäisestä hallinnosta sekä yleensä käytännössä huolehtii halli-
tuksen kokousten ja yhtiökokousten valmistelusta ja päätösten täytäntöönpanosta. Lain mukaan isän-
nöitsijäksi voidaan valita tietty ihminen tai isännöintiyritys. Jos isännöitsijäksi on valittu isännöintiyri-
tys, tämän nimeämä päävastuullinen isännöitsijä on vastuussa isännöitsijän tehtävien hoitamisesta.
Käytännössä isännöintitehtäviä (esimerkiksi tekninen isännöinti, kirjanpito, vastike- ja vuokraperintä)
voi päävastuullisen isännöitsijän lisäksi hoitaa isännöintiyrityksen muu henkilöstö ja alihankkija. Tässä
suosituksessa käytetään ”isännöitsijä”-termiä kuvaamaan sekä henkilöisännöitsijää että isännöintiyri-
tystä. Se, miten isännöinti on kussakin taloyhtiössä järjestetty, on otettava huomioon viestintäkäytän-
nöistä ja toiminnan pelisäännöistä sovittaessa. Jos isännöitsijää ei ole, hallitus vastaa kaikista isännöit-
sijän lakisääteisistä tehtävistä.
Käytännössä taloyhtiön hallinnon toimintaan vaikuttavat olennaisesti taloyhtiön tavoitteet, henkilöva-
linnat, isännöinti-, huolto- ja muut sopimukset, kiinteistöalan suositukset sekä viranomaisten ohjeet ja
suositukset.
— 5 —
I 	 Viestintäpalveluista sopiminen
SUOSITUS 1
Viestinnästä sovitaan taloyhtiössä
Taloyhtiön viestinnän on oltava suunnitelmallista ja sen järjestämisestä on sovittava. On tärkeää, että
isännöinnin ja hallituksen viestintävastuut ovat selkeät, etteivät isännöitsijä ja hallitus tee päällekkäisiä
asioita. Asukas- ja osakasviestinnän tarpeista eri taloyhtiöissä voi keskustella esimerkiksi yhtiökokouk-
sessa.
Hallitus järjestää osakas- ja asukasviestinnän joko hoitamalla sen itse tai ostamalla viestintäpalvelut
isännöinniltä tai muulta palveluntarjoajalta. Viestintää voi hoitaa esimerkiksi yksittäinen hallituksen
jäsen, kunhan siitä on hallituksen kesken selkeästi sovittu. Tarve viestintäpalvelulle voi olla erilainen
isoissa ja pienissä taloyhtiöissä. Osana isännöintipalvelusopimusta hallitus ja isännöintiyritys sopivat
viestintäpalveluista ja niiden hinnoittelusta ja tiedottavat näistä osakkaille ja asukkaille.
Vastuu taloyhtiön päivittäisten asioiden johtamisesta on isännöinnillä. Hallituksen ja isännöitsijän
tulee ratkaista, huolehtivatko taloyhtiön palveluntarjoajat, kuten urakoitsijat tai huoltoyhtiöt asukas-
viestinnästä esimerkiksi huoneistokäyntien osalta.
Viestinnästä sovittaessa otetaan huomioon erityisesti suositukset hallituksen ja isännöitsijän välisestä
viestinnästä (suositukset 2-5), tilikauden aikaisesta viestinnästä (suositukset 6-10), viestinnästä yllättä-
vissä poikkeustilanteissa (suositukset 14-15) sekä yhtiökokous- ja korjaushankeviestinnästä (suosituk-
set 16-25).
II 	 Hallituksen ja isännöinnin välinen
viestintä
Hallituksen tultua valituksi, hallitus ja isännöitsijä sopivat toiminnan pelisäännöistä ja viestintäkäytän-
nöistä. Avuksi kannattaa ottaa hallituksen vuosikello, johon on sisällytetty hallituksen ja isännöinnin
välinen yhteydenpito. Sopimalla keskinäiset pelisäännöt ja viestinnän tavat vältetään osapuolten
välisiä epäselvyyksiä.
Hallituksen puheenjohtaja on isännöitsijän ensisijainen yhteyshenkilö. Kaikilla hallituksen jäsenillä on
kuitenkin hallituksen puheenjohtajasta riippumaton tiedonsaantioikeus.
SUOSITUS 2
Isännöitsijän on oma-aloitteisesti annettava hallitukselle ja sen jäsenelle
kaikki hallituksen toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot.
Taloyhtiöissä, joilla on sopimus isännöintiyrityksen kanssa, taloyhtiön toiminnan kannalta tarpeelli-
set tiedot ovat useimmiten isännöintiyrityksen hallinnassa. Hallituksella on lain mukaan oikeus myös
omasta pyynnöstään saada kaikki ne tiedot, joita hallitus toiminnassaan tarvitsee. Tietopyynnön pitää
olla sillä tavalla yksilöity, että isännöitsijä voi antaa pyydetyt tiedot. Myös isännöitsijän on oltava tie-
donjaossa aktiivinen ja tarvittaessa autettava hallitusta tietopyynnön yksilöimisessä.
— 6 —
Osa taloyhtiön luottamustehtävässä saaduista tiedoista ei ole julkista (asukkaiden ja osakkaiden henki-
lötiedot ja taloyhtiön palveluntarjoajien liikesalaisuudet). Luottamuksellisia tietoja tulee käsitellä siten,
että tiedot pysyvät luottamuksellisina.
SUOSITUS 3
Hallitus ja isännöinti laativat toiminnalle vuosikellon, johon sisällytetään
viestintä.
Vuosikellon avulla hallituksen on yhdessä isännöitsijän kanssa helppo jäsentää taloyhtiön toimintaa.
Vuosikello on hyvä julkaista myös asukkaille, jotta he osaavat ennakoida taloyhtiön vuosikiertoa ja olla
omissa asioissaan oikeaan aikaan liikkeellä hallitukseen ja isännöintiin päin, esimerkiksi halutessaan
sisällyttää asioita yhtiökokouskutsuun.
Kuva 1/viestinnän vuosikellomalli
* Hallituksen tiedotteella tarkoitetaan sitä, että hallituksen on vähintään kaksi kertaa vuodessa tiedo-
tettava asukkaille taloyhtiön toiminnasta.
SUOSITUS 4
Isännöintisopimus käydään läpi hallituksen kokouksessa kerran vuodessa.
Isännöintisopimus on aina hallituksen saatavilla esimerkiksi taloyhtiösivuilla. Isännöintiyritys esittelee
voimassa olevan isännöintisopimuksen hallitukselle aina hallituskauden alussa.
On tärkeää, että hallitus tuntee isännöintisopimuksen sisällön. Isännöintiyrityksen palvelut ja niiden
hinta on määritelty isännöintisopimuksessa ja sen liitteissä.
TAMMI-
MAALISKUU
HUHTI-
KESÄKUU
HEINÄ-
ELOKUU
SYYS-
LOKAKUU
MARRAS-
JOULUKUU
• Mahdollinen syysyhtiökokous
• Taloustilanteen seuranta
• Taloustilanteen muutokset
• Seuraavan vuoden vastikkeet
• Joulutiedote (jätteiden lajittelu jne.)
• Mahdollinen syysyhtiö-
kokouksen valmistelu
• Taloustilanteen seuranta
• Syystalkoot
• Hallituksen tiedote *
• Asukastiedote (syystal-
koot, energiansäästö,
kunnossapitovastuut tms.)
• Tehdyt ja tulevat korjaukset
• Yhtiökokous
• Hallituksen järjestäytyminen
• Yhtiökokouspäätösten
täytäntöönpano
• Taloustilanteen seuranta
• Kevättalkoot
• Hallituksen tiedote *
• Hallituksen jäsenten
yhteystiedot
• Isännöintiyrityksen
kesäaukioloajat
• Asukastiedote (kevättalkoot,
pyörävaraston siivous tms.)
• Hallitus kokoontuu tarvittaessa
• Asukastiedote
• Kesätiedote
• Tilinpäätös
• Yhtiökokouksen valmistelu
• Talousarvio
• Kunnossapitoselvitys
• Taloustilanteen seuranta
• Yhtiökokousviestintä
• Taloustilanteen muutokset
(kerrotaan myös, jos
muutoksia ei ole)
• Päätösten täytäntöönpano
• Taloyhtiön palvelut
TALOYHTIÖN VIESTINTÄ
TALOYHTIÖN TOIMINTA
— 7 —
SUOSITUS 5
Vanha hallitus siirtää tehtävien hoitamisen kannalta olennaiset tiedot
uudelle hallitukselle. Hallitus huolehtii toimikauden aikana siitä, että kaikki
jäsenet saavat ajantasaiset tiedot olennaisista asioista.
Hallituksen vaihtuessa on suositeltavaa sopia hallituksen sisäisistä pelisäännöistä (esimerkiksi ajanta-
saisten tietojen toimittaminen kaikille jäsenille) heti toimikauden alussa. Uusi hallitus/uudet hallituk-
sen jäsenet on lisäksi syytä perehdyttää taloyhtiön tilanteeseen ja hallituksen toimintatapoihin.
Kaikille hallituksen jäsenille on lain mukaan varattava tilaisuus osallistua hallituksen kokouksiin. Myös
niille hallituksen jäsenille, jotka eivät pääse osallistumaan hallituksen kokouksiin, on tiedotettava
kokouksissa tehdyistä päätöksistä.
Myös hallituksen varajäsenet on pidettävä ajan tasalla siten, että nämä voivat osallistua hallituksen
kokouksiin varsinaisten jäsenten ollessa estyneitä.
Hallituksen vaihtuessa on huolehdittava myös siitä, että hallituksen käytettävissä olevien ei-julkisten
tietojen (asukkaiden ja osakkaiden henkilötiedot ja taloyhtiön palveluntarjoajien liikesalaisuudet)
luottamuksellisuus säilyy.
III 	 Tilikauden aikainen viestintä
osakkaille ja asukkaille
Tilikauden aikana taloyhtiössä tapahtuu paljon asioita, jotka vaikuttavat asukkaiden asumisviihtyisyy-
teen, asumisturvallisuuteen ja osakkeiden arvoon. Sekä osakkaille että asukkaille on viestittävä em.
asioista, jotta he osaavat ottaa ne huomioon omassa toiminnassaan ja päätöksenteossaan.
Suunnitelmallinen viestintä helpottaa hallituksen ja isännöinnin käytännön työtä taloyhtiön tavoit-
teiden toteuttamisessa. Hallituksen on hyvä käydä osakkaiden kanssa aktiivista keskustelua yhteisistä
tavoitteista. Näin saadaan selville osakkaiden näkemys siitä, mihin suuntaan taloyhtiön halutaan
kehittyvän tulevaisuudessa.
SUOSITUS 6
Hallitus ja isännöitsijä sopivat, miten tilikauden aikainen asukasviestintä
järjestetään taloyhtiössä.
Osakkaille ja asukkaille viestitään säännöllisin väliajoin ja aina, kun jotakin merkittävää on tapahtunut
tai odotettavissa. Suunnitelmalliseen viestintään kuuluu myös poikkeustilanteisiin varautuminen.
Asukasviestinnän suunnittelussa voi hyödyntää hallituksen vuosikelloa.
Osakkaille tulee kertoa taloyhtiön rakennusten kunnosta, kuntoarvioiden ja -tutkimusten tuloksista
sekä tehdyistä ja tulevista korjauksista. Tulevat korjaukset kiinnostavat myös asukkaita. Asukkaita kiin-
nostavat lisäksi energiankulutustiedot ja energiansäästöohjeet, jätteiden lajitteluohjeet, turvallisuus-
ohjeet, yhteisten tilojen käyttöohjeet, talkoot, taloyhtiön palvelut kuten pesutupa, saunat, avaintilauk-
set, säilytystilat ja kerhotila.
Vuorovaikutteiseen viestintään kuuluu asukkaiden kuuleminen ja palautteen kerääminen. Käytännös-
sä tämä voi tapahtua esimerkiksi kyselyiden, internetsivujen tai asukastilaisuuksien avulla.
— 8 —
SUOSITUS 7
Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille taloyhtiön taloustilanteesta.
Hallituksen/Isännöitsijän pitää viestiä osakkaille taloyhtiön taloustilanteesta kuten sellaisista asioista,
jotka vaikuttavat olennaisesti osakkailta perittävän vastikkeen määrään. Osakkaiden oman talouden
hoidon kannalta on erityisen tärkeää saada tieto ajoissa. Osakkaille tulee viestiä taloyhtiön taloustilan-
teen olennaisista muutoksista heti, kun hallituksella ja isännöinnillä on niistä tietoa.
Lisäksi se, että taloyhtiön talous on kunnossa ja esimerkiksi ylimääräisiä vastikkeita ei tulla perimään,
on tarpeellista tietoa osakkaalle. Osakkaille on hyvä vähintään kerran vuodessa viestiä myös siitä, jos
taloustilanteeseen ei ole tulossa muutoksia. Loppusyksystä voi kertoa, kuinka hyvin ollaan budjetissa.
Käytännössä taloyhtiön kiinteistöön liittyviin riskeihin on yleensä varauduttu esimerkiksi tavanomai-
silla kiinteistövakuutuksilla. Jos tällaista vakuutusta ei ole, tästä on kerrottava osakkaille. Osakkaille on
kerrottava myös muista poikkeavista riskeistä ja mahdollisuuksista, kuten vireillä olevista merkittävistä
kaavamuutoksista.
SUOSITUS 8
Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille heidän
huoneistojensa käyttöön vaikuttavista asioista ja muista asumisen
pelisäännöistä.
Hallitus/Isännöitsijä ohjeistaa kaikkia osakkaita ja asukkaita siitä, miten taloyhtiössä toimitaan, miten
kunnossapitovastuu on jaettu taloyhtiön ja osakkaiden kesken sekä miten taloyhtiön hallinto on järjes-
tetty. Osakkaiden ja asukkaiden saatavilla tulee olla myös oman asunnon huolto-ohjeet.
Arjen toimivuuden vuoksi osakkaiden ja asukkaiden on erityisen tärkeää saada riittävän ajoissa tietoa
asuntonsa käyttöön vaikuttavista asioista. Yhtiökokousten välillä asukkaille pitää tiedottaa viipymättä
asioista, jotka vaikuttavat olennaisesti asuntojen käyttämiseen tai käytöstä aiheutuviin kuluihin tai
taloyhtiön palveluihin. Tämä koskee myös liikehuoneistojen omistajia.
Hallitus/Isännöitsijä varmistaa, että ajantasainen yhtiöjärjestys, järjestyssäännöt, autopaikkasäännöt
ja pelastussuunnitelma ovat kaikkien osakkaiden ja asukkaiden saatavilla. Näistä tiedotetaan uudelle
osakkaalle ja asukkaalle aina, kun taloyhtiön johto saa tiedon uudesta osakkaasta tai uuden asukkaan
muuttamisesta taloyhtiöön. Jos taloyhtiössä on käytössä asukkaan opas, esimerkiksi taloyhtiön asukas-
sivuilla internetissä, em. dokumentit voi liittää siihen.
Järjestyssäännöissä määritellään asumisviihtyisyyden kannalta olennaiset asiat, jotka kaikkien asukkai-
den tulee tuntea. Myös yhtiöjärjestyksessä on kaikkia osakkaita ja asukkaita koskevia määräyksiä.
SUOSITUS 9
Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille asumiseen ja
huoneistojen käyttöön vaikuttavista palvelusopimuksista.
Asukkaan on hyvä tietää esimerkiksi, miten taloyhtiössä hoidetaan talvikunnossapitoa ja miten
porrashuoneet siivotaan. Taloyhtiön hallituksen/Isännöitsijän tehtävä on kertoa palvelusopimusten
olennaisimmat sisällöt osakkaille ja asukkaille. Olennaisia palvelusopimuksia ovat ainakin isännöinti-,
huolto-, siivous-, ja vartiointisopimus. Sopimusten sisällöstä kertominen ei tarkoita niiden toimitta-
mista asukkaille sellaisenaan, vaan niiden sisältöjen avaamista asukkaalle ymmärrettävällä tavalla.
Jos taloyhtiössä ei ole kirjallista isännöintisopimusta tai isännöintiä ei ole kilpailutettu, hallituksen on
kerrottava poikkeuksellisen menettelyn syyt.
— 9 —
SUOSITUS 10
Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille hallituksen
päätöksistä.
Hallituksen/Isännöitsijän tulee viestiä asukkaille ja osakkaille kaikista hallituksen päätöksistä, jotka
vaikuttavat asukkaiden asumiseen, huoneistojen käyttämiseen tai asumiskustannuksiin. Hyvä viestintä
tarkoittaa päätösten avaamista osakkaille ja asukkaille ymmärrettävässä muodossa ja siten, että näillä
on riittävästi aikaa toimia päätöksen mukaisten mahdollisuuksien käyttämiseksi tai haittojen minimoi-
miseksi.
Osakkaalla on lain mukaan oikeus saada häntä koskevista asioista hallituksen pöytäkirjan ote tai muu
kirjallinen selvitys. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi osakkaan kunnossapito- tai muutostyöilmoituksen
käsittely ja huoneiston käyttöön välittömästi vaikuttavat muutokset.
Hyvän tavan mukaista on myös ilmoittaa osakkaalle tämän tekemän aloitteen käsittelystä hallituksessa.
IV 	 Asukkaiden ja osakkaiden viestintä
taloyhtiön johdolle
Myös jokaisella asukkaalla ja osakkaalla on vastuu viestinnästä. Hyvä tiedonkulku auttaa parantamaan
yhteishenkeä ja naapurisopua. Sopuisassa taloyhtiössä päätöksenteko ja arjen asiat hoituvat sujuvam-
min. Myös monet hyvät kehitysideat ovat osakkailta ja asukkailta lähtöisin. Kaikkien asukkaiden huo-
mioon ottaminen yhtiön ja asukkaiden välisessä viestinnässä osallistaa ja sitouttaa myös osakkaiden
vuokralaisia ja parantaa kaikkien asukkaiden asumisviihtyisyyttä.
Rakennukset ja huoneistot pysyvät kunnossa ja osakkeiden arvo kehittyy myönteisesti, kun asukkaat
aktiivisesti viestivät hallitukselle/isännöinnille huomaamistaan epäkohdista, joita hallitus, isännöinti tai
huoltoyhtiö ei käytännössä voi havaita ajoissa. Selkeät menettelytavat helpottavat ilmoittamista.
SUOSITUS 11
Asukkaan on ilmoitettava asunnossaan tai taloyhtiön yleisissä tiloissa
havaitsemistaan vioista ja vaurioista sekä mahdollisista tuhoeläimistä
mahdollisimman pian.
Hallituksen/Isännöitsijän tehtävä on muistuttaa asukkaita säännöllisesti heidän lain mukaisista ilmoi-
tusvelvollisuuksistaan sekä niiden hyödyistä ja menettelytavoista omassa taloyhtiössä. Asukkaille
kerrotaan, miten ja kenelle vikailmoitus tehdään, esimerkiksi vikailmoituslomakkeella verkossa tai
kiireellisissä asioissa soittamalla huoltopäivystykseen.
Jos osakas on saanut tietää viasta, vauriosta, vuokralaisensa kautta, hänen pitää varmistaa, että tieto
on mennyt myös taloyhtiölle.
SUOSITUS 12
Osakkaan on ilmoitettava kunnossapito- ja muutostöistään etukäteen
kirjallisesti hallitukselle tai isännöitsijälle.
Suureen osaan merkittävistä osakkaan remonteista vaaditaan lain mukaan ilmoitus taloyhtiölle.
— 10 —
Osakkaan huoneistoremontin onnistumista auttaa, kun hän tietää, millaiset muutokset ovat hänen
taloyhtiössään mahdollisia ja millaisia rajoituksia muutostöille on. Osakkaan on ilmoitettava omista
remonteistaan taloyhtiölle kirjallisesti. Hallituksen ja isännöitsijän on lain mukaan huolehdittava siitä,
että remontista ilmoitetaan muille osakkaille, jos se vaikuttaa muiden huoneistojen käyttämiseen.
Kun osakas ilmoittaa remontista oikealla tavalla hän varmistaa, että työstä tulee asianmukainen mer-
kintä isännöitsijäntodistukseen ja asuntokaupassa uusi omistaja saa tiedon tehdyistä remonteista.
Osakkaan kunnossapito- ja muutostyön ilmoitusvelvollisuudesta ja ilmoituksen käsittelystä perittävis-
tä maksuista on laajemmin tietoa Oikeusministeriön, Isännöintiliiton, Kiinteistöliiton ja Kuluttajaliiton
yhteisessä oppaassa.
SUOSITUS 13
Jos asukas kadottaa kotiavaimensa, hänen pitää ilmoittaa asiasta
isännöitsijälle tai hallitukselle.
Jos asukkaan avaimet on varastettu tai hän on kadottanut ne siten, että taloyhtiön lukitusturvallisuus
on vaarantunut, asukkaan pitää ilmoittaa asiasta isännöitsijälle tai hallitukselle. Taloyhtiön lukitustur-
vallisuus vaarantuu silloin, kun kadonneella avaimella pääsee taloyhtiön yhteisiin tiloihin tai muihin
osakehuoneistoihin. Hallitus /Isännöitsijä ohjeistaa asukasta jatkotoimenpiteistä.
V 	 Viestintä yllättävissä poikkeustilanteissa
Onnettomuuksista (vesivahinko, tulipalo, lumiturma, onnettomuus taloyhtiön työmaalla tai muu
vastaava poikkeuksellinen ja äkillinen vaaratilanne) viestiminen on kriisiviestintää. Asukkaiden täytyy
tietää, miten poikkeustilanne vaikuttaa taloyhtiön rakennusten käyttöön. Oikea-aikainen viestintä
poikkeustilanteissa vähentää huhuja ja vääriä uskomuksia.
Poikkeustilanteisiin on hyvä varautua etukäteen. Taloyhtiössä kriisien tunnistamisesta ja kriisiviestin-
nän käynnistämisestä vastaavat hallitus ja isännöitsijä.
SUOSITUS 14
Asukkaille ja osakkaille viestitään taloyhtiötä koskettavista äkillisistä
poikkeustilanteista viipymättä.
Yllättävän poikkeustilanteen sattuessa taloyhtiön hallituksen/isännöitsijän on viestittävä asukkaille
välittömästi ja kerrottava, kuka tilannetta hoitaa ja miten se hoidetaan.
On tärkeää, että kaikki osaavat toimia oikein esimerkiksi onnettomuuden, tulipalon tai vakavan vesiva-
hingon sattuessa. Tulipalotilanteessa asukkaat turvaavat terveyttään pysymällä poissa palaneesta tilas-
ta, eivätkä altistu kaasu- tai hiukkasjäämille. Tämä helpottaa myös tulipalon jälkivahinkojen torjuntaa
ja palon syttymissyyn tutkintaa.
Poikkeustilanteen päätyttyä taloyhtiön johto tiedottaa asukkaille, että tilanne on ohi. Osakkaille ja
asukkaille kerrotaan myös poikkeustilanteen vaikutuksista taloyhtiön taloudelliseen tilanteeseen,
asumiseen ja yhteisten tilojen käyttöön. Tarvittaessa annetaan myös ohjeita vastaavien vahinkojen
välttämiseksi tulevaisuudessa.
— 11 —
SUOSITUS 15
Asukkaille ja osakkaille tiedotetaan taloyhtiön tiloihin kohdistuvista
varkauksista tai ilkivallasta.
Hallitus/Isännöitsijä tiedottaa osakkaille ja asukkaille taloyhtiöön kohdistuneista varkauksista tai ilki-
vallasta sekä toimenpiteistä asian hoitamiseksi. Varkauden kohteeksi joutunutta asukasta ohjeistetaan
siitä, miten hänen tulee toimia.
Oikeat toimintaohjeet lisäävät asukkaiden turvallisuuden tunnetta, kun tiedetään mitä erilaisissa tilan-
teissa tehdään ja kuinka toimitaan. Asukkaille ja osakkaille tiedotetaan myös, kun asia on selvitetty ja
vaikuttavatko tapahtumat taloyhtiön taloudelliseen tilanteeseen.
VI 	 Yhtiökokousviestintä
Taloyhtiön yhtiökokouksessa osakkaat tekevät päätökset taloyhtiön tärkeimmistä asioista, kuten
laajoista korjaushankkeista, tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastikkeiden ja muiden maksujen suu-
ruudesta. Yhtiökokous valitsee myös taloyhtiön hallituksen sekä tilintarkastajan ja/tai toiminnantarkas-
tajan. Osakkaat päättävät yhtiökokouksessa kaikista muista asioista, paitsi niistä, jotka ovat erikseen
joko laissa tai yhtiöjärjestyksessä määrätty hallitukselle tai isännöitsijälle.
Lain mukaan kirjallinen kutsu yhtiökokoukseen on lähetettävä osakkaille viimeistään kahta viikkoa
ennen yhtiökokousta. Hallituksen päätösehdotukset, kuten ehdotukset peruskorjauksesta ja sen rahoi-
tuksesta, sekä viimeinen tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastus-
kertomus on vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä.
Jos osakas pyytää, nämä asiakirjat on lähetettävä hänelle viivytyksettä kohtuullista maksua vastaan.
Nämä asiakirjat on lisäksi asetettava nähtäväksi koko yhtiökokouksen ajaksi.
SUOSITUS 16
Yhtiökokouksen pitoaika ilmoitetaan osakkaille hyvissä ajoin ennen
kokouskutsun lähettämistä.
Hallitus/Isännöitsijä ilmoittaa osakkaille yhtiökokouksen pitoajan heti kun se on tiedossa. Lisäksi ilmoi-
tetaan ajankohta, mihin mennessä osakkaiden pitää esittää haluamansa asia yhtiökokouksen käsiteltä-
väksi ja mihin sähköposti- tai postiosoitteeseen esitys lähetetään.
SUOSITUS 17
Osakkaille annetaan ennen yhtiökokousta tietoa yhtiökokouksessa
käsiteltävistä asioista.
Hallitus/Isännöitsijä toimittaa osakkaille yhtiökokouskutsun mukana hallituksen päätösehdotukset,
kunnossapitotarveselvityksen, viimeisimmän tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, tilintarkastuskerto-
muksen ja/tai toiminnantarkastuskertomuksen vähintään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta. Asiakirjat
on nopeinta toimittaa osakkaille sähköisesti, silloin kun yhtiöllä on osakkaiden sähköiset yhteystiedot.
— 12 —
SUOSITUS 18
Osakas voi kysyä yhtiökokoukseen liittyviä asioita etukäteen hallitukselta/
isännöitsijältä.
Yhtiökokouskutsun ja sen mukana toimitettujen liitteiden avulla osakkaat tietävät, mitä asioita yhtiö-
kokouksessa tullaan käsittelemään. Näin osakas voi arvioida tarvetta osallistua yhtiökokoukseen tai
äänestyskäyttäytymistään.
Jos osakkaille herää kokousaineiston perusteella kysymyksiä, he voivat esittää ne etukäteen hallituk-
selle/isännöinnille. Etukäteen toimitettuihin kysymyksiin vastataan yhtiökokouksessa.
SUOSITUS 19
Yhtiökokouskutsun mukana osakkaille toimitetaan valtakirjalomake.
Yhtiökokouskutsussa kerrotaan mahdollisuudesta valtuuttaa asiamies edustamaan osakasta yhtiöko-
kouksessa ja ohjeistetaan miten se tehdään. Kutsuun liitetään valtakirjalomake täytettäväksi.
SUOSITUS 20
Yhtiökokouksessa hallituksen jäsenet ja isännöitsijä vastaavat osakkaiden
kysymyksiin.
Hallituksen ja isännöitsijän on lain mukaan vastattava osakkaan esittämiin kysymyksiin, jotka liitty-
vät yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin. Vastaamisesta saa yleensä kieltäytyä vain osakkaiden ja
asukkaiden salassa pidettävien henkilötietojen ja yhtiön palveluntarjoajien liikesalaisuuksien osalta.
Kyselyoikeus on myös osakkaan avustajalla.
Jos osakkaan kysymykseen voidaan vastata vain sellaisten tietojen perusteella, jotka eivät ole kokouk-
sessa käytettävissä, vastaus on lain mukaan annettava kahden viikon kuluessa kirjallisesti. Hyvän tavan
mukaista on toimittaa kirjallinen vastaus automaattisesti kaikille osakkaille.
SUOSITUS 21
Yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä tiedotetaan osakkaille ja asukkaille.
Hallitus/Isännöitsijä huolehtii siitä, että yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä tiedotetaan osakkail-
le ja asukkaille. Tiedote kannattaa laatia mahdollisimman nopeasti yhtiökokouksen jälkeen ja kerätä
siihen kokouksen olennaisimmat päätökset. Tiedotteen voi toimittaa jo ennen yhtiökokouspöytäkirjan
hyväksymistä.
Lain mukaan yhtiökokouksen pöytäkirja on viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta pidettävä
taloyhtiön isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona osakkaiden nähtävänä, ja siitä on koh-
tuullista maksua vastaan toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkaille. Osakkailla on oikeus saada
jäljennös myös pöytäkirjan liitteistä.
VII 	Korjaushankeviestintä
Huoneiston käyttöön vaikuttavista korjauksista pitää ilmoittaa riittävän ajoissa. Asukkaille ja osak-
kaille kannattaa tiedottaa lähestyvästä korjaushankkeesta jo varhaisessa vaiheessa, esimerkiksi heti
— 13 —
sen jälkeen, kun hallitus on päättänyt esittää yhtiökokoukselle hankkeen suunnittelun aloittamisesta.
Asukkaille ja osakkaille on kerrottava mitä on syytä tehdä, miksi ja milloin.
Korjaushankkeissa avoin, suunnitelmallinen ja jatkuva tiedottaminen on keino, jolla päätöksentekoa
voidaan helpottaa ja asukastyytyväisyyttä lisätä. Lisäksi asumisen arki sujuu korjaushankkeen aikana
paremmin, kun asukkaat tietävät, miten poikkeusoloissa toimitaan.
Onnistunut viestintä korjaushankkeessa parantaa osakkaiden ja asukkaiden sitoutumista pitkäjäntei-
seen taloyhtiön kunnossapitoon ja oikea-aikaisiin remontteihin.
SUOSITUS 22
Taloyhtiön rakennusten ja kiinteistön kunnosta viestitään osakkaille
vuosittain.
Hallitus/Isännöitsijä tiedottaa osakkaille taloyhtiön teknisestä kunnosta vähintään kerran vuodessa ja
tarvittaessa useammin, jotta osakkaat tietävät oman taloyhtiönsä kulloisenkin kunnon ja mahdolliset
kunnossapitotarpeet. Riittävä tieto edesauttaa taloyhtiön pitkäjänteistä ja tavoitteellista kunnossapitoa.
Hallitus/Isännöitsijä toimittaa osakkaille taloyhtiön teettämistä kuntoarvioista ja kuntotutkimuksista
olennaiset seikat sisältävän tiivistelmän.
SUOSITUS 23
Osakkaiden ja asukkaiden mielipiteet ja huoneistoissa havaitut puutteet
kartoitetaan ennen korjaushankkeeseen ryhtymistä.
Osakkaat ja asukkaat on hyvä osallistaa korjaushankkeeseen alusta alkaen. Tämä helpottaa hankkeesta
päättämistä ja sen toteuttamista. Osakkaiden tarpeet voi kartoittaa monella eri tavalla, esimerkiksi
kyselyllä tai järjestämällä asukasillan.
SUOSITUS 24
Korjaushankkeen valmistelusta ja etenemisestä viestitään osakkaille ja
asukkaille.
Kun korjaushankkeen etenemisestä päätetään hallituksessa, on samalla päätettävä siitä, miten asiasta
viestitään asukkaille. Tieto hankkeen eri vaiheista ja etenemisestä auttaa osakkaita ja asukkaita ym-
märtämään, mihin asioihin voidaan kulloinkin vaikuttaa. Urakkasopimuksia ja -asiakirjoja ei toimiteta
asukkaille luettavaksi, mutta niiden sisällöstä ja toteutuksesta viestitään erikseen. Koska taloyhtiössä
on jopa satoja asukkaita, korjaushankeviestinnässä kannattaa käyttää useita kanavia ja riittävästi toistoja.
Huoneistoissa käymisestä on aina ilmoitettava etukäteen ja mahdollisuuksien mukaan riittävän ajoissa
osakkaille ja asukkaille. Jos remontin tehokas toteuttaminen edellyttää toistuvia käyntejä tietyn ajan
kuluessa, riittävää voi olla ilmoittaa etukäteen käyntien tarkoituksesta, aikavälistä ja valvonnasta.
SUOSITUS 25
Korjaushankkeeseen liittyvä viestintä suunnitellaan erikseen.
Korjaushankkeisiin liittyvä viestintä suunnitellaan erikseen huomioiden hankkeen ja taloyhtiön erityis-
piirteet, mukaan lukien tarve huoneistoissa käynteihin ja käyttökatkoihin taloyhtiön peruspalveluissa.
Korjaushankkeen valmistelun alkuvaiheessa suunnitellaan viestinnälliset toimenpiteet, joissa kuvataan
viestinnän tavoitteet, toimenpiteet, keinot sekä kuka viestii mistäkin asioista asukkaille. Ainakin suu-
rempien korjaushankkeiden toteutumisesta on annettava osakkaille selvitys yhtiökokouksessa.
— 14 —
Vaativammalle korjaushankkeelle tarvitaan viestintävastaava, jonka tehtäviin kuuluu viestinnän orga-
nisoiminen ja suunnitteleminen. Viestintävastaava voi olla isännöintiyrityksen työntekijä, urakoitsijan
edustaja, suunnittelija tai taloyhtiön hallituksen jäsen. Hankkeen eri vaiheissa viestintävastaava voi
vaihtua. Pienissä hankkeissa suunnitelman laatiminen ei aina ole tarpeen, mutta tällöinkin hallitukses-
sa on hyvä sopia, kuka asioista viestii.
VIII 	 Taloyhtiöviestinnän tavat
Taloyhtiön hallituksen ja isännöinnin pitää arvioida, miten taloyhtiön osakkaat ja asukkaat tavoitetaan
parhaiten. Tiedonkulku pitää varmistaa kaikille taloyhtiön osakkaille ja asukkaille. Isännöintiyrityksen
internetsivujen ja/tai taloyhtiösivujen pitää olla mahdollisimman selkeät ja vastata yleisimpiin kysy-
myksiin, jotta omatoiminen tiedonhankinta on asukkaille ja osakkaille helppoa. Hyvät sivut mahdollis-
tavat kahdensuuntaisen viestinnän.
SUOSITUS 26
Asukkaille viestitään monipuolisesti, useita viestintävälineitä käyttäen ja
asukkaiden tiedontarpeet huomioon ottaen.
Hyödynnettäviä viestintävälineitä ovat ainakin internetsivut (isännöintiyrityksen omat sivut, isännöin-
tiyrityksen ylläpitämät taloyhtiösivut tai taloyhtiön hallituksen/asukkaiden ylläpitämät taloyhtiösivut),
ilmoitustaulu, jokaiseen asuntoon jaettava paperinen tiedote, tekstiviesti, sähköposti, sosiaalinen
media, kirje, asukas-TV, porraskäytävänäyttö, hallituksen/isännöitsijän kyselytunti, asukaskansio ja
asukasopas.
Tutkimusten mukaan asukkaat haluavat tietää asioista vähintään kerran kuussa. Hallitus/isännöitsijä ei
voi olettaa, että jokainen asukas lukee jokaisen lähetetyn viestin. Siksi samoista asioista on hyvä viestiä
useita kertoja ja useita välineitä käyttäen. Annettuun palautteeseen ja yhteydenottoihin tulee vastata
kohtuullisessa ajassa.
Sähköiset viestintävälineet, kuten taloyhtiösivut, tarjoavat asukkaille mahdollisuuden hakea tietoa
silloin, kun se heille itselleen parhaiten sopii. Hallituksella ja osakkailla voi olla yhteinen keskustelufoo-
rumi, joka mahdollistaa keskustelun esimerkiksi yhtiökokouksessa käsiteltävästä asiasta, joka kosket-
taa kaikkia asukkaita ja osakkaita. Jos keskustelua käydään sosiaalisen median tarjoamissa suljetuissa
ryhmissä, tulisi tämä kanava ilmoittaa selkeästi taloyhtiösivuilla (linkki ryhmään liittymiseksi).
SUOSITUS 27
Jotta hallitus ja isännöitsijä voivat tiedottaa nopeasti ja tehokkaasti
taloyhtiön asioista, osakkaan ja asukkaan on ilmoitettava taloyhtiölle
sähköiset yhteystietonsa.
Sähköiset viestintävälineet mahdollistavat nopean ja tehokkaan tiedottamisen osakkaille ja asukkaille.
Käytännössä nykyistä parempien viestintäpalveluiden tarjoaminen ilman merkittäviä lisäkuluja on
mahdollista vain, jos hallituksella ja isännöitsijällä on käytössään osakkaiden ja asukkaiden sähköiset
yhteystiedot.
Lisäksi yllättävissä poikkeustilanteissa on tärkeää, että hallitus ja isännöitsijä voivat tiedottaa osak-
kaita mahdollisimman nopeasti myös sähköisesti. Sähköisiä yhteystietoja käytetään vain hallituksen,
osakkaiden, asukkaiden ja isännöitsijän välisessä osakas- ja asukastiedotuksessa eikä niitä luovuteta
ulkopuolisille. Ryhmäviestit lähetetään niin, etteivät vastaanottajat näe toistensa sähköpostiosoitteita.

More Related Content

What's hot

Etika Dalam Penelitian Sosial
Etika Dalam Penelitian SosialEtika Dalam Penelitian Sosial
Etika Dalam Penelitian Sosial
thoyyibatus
 
Pengantar analisis laporan keuangan
Pengantar analisis laporan keuanganPengantar analisis laporan keuangan
Pengantar analisis laporan keuangan
rizky nurul chasanah
 
Kode Etik Profesi Akuntan Publik ppt
Kode Etik Profesi Akuntan Publik pptKode Etik Profesi Akuntan Publik ppt
Kode Etik Profesi Akuntan Publik ppt
Fuad Rahardi
 
Perencanaan pesan komunikasi bisnis
Perencanaan pesan komunikasi bisnisPerencanaan pesan komunikasi bisnis
Perencanaan pesan komunikasi bisnis
eweanjeunganjing
 
KONSEP DASAR ADMINISTRASI, KANTOR, DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
KONSEP DASAR ADMINISTRASI, KANTOR, DAN ADMINISTRASI PERKANTORANKONSEP DASAR ADMINISTRASI, KANTOR, DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
KONSEP DASAR ADMINISTRASI, KANTOR, DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Nuiiul Muurz
 
Komunikasi bisnis penulisan permintaan pesan pesan rutin
Komunikasi bisnis penulisan permintaan pesan pesan rutinKomunikasi bisnis penulisan permintaan pesan pesan rutin
Komunikasi bisnis penulisan permintaan pesan pesan rutin
gilang muharam
 
Desain riset
Desain risetDesain riset
Desain riset
310782
 

What's hot (20)

Strategic Implementation from Short Term Strategy, Functional Level and Tactic
Strategic Implementation from Short Term Strategy, Functional Level and TacticStrategic Implementation from Short Term Strategy, Functional Level and Tactic
Strategic Implementation from Short Term Strategy, Functional Level and Tactic
 
Etika Dalam Penelitian Sosial
Etika Dalam Penelitian SosialEtika Dalam Penelitian Sosial
Etika Dalam Penelitian Sosial
 
Pesan persuasif
Pesan persuasifPesan persuasif
Pesan persuasif
 
laporan perencanaan kehutanan
laporan perencanaan kehutananlaporan perencanaan kehutanan
laporan perencanaan kehutanan
 
pusat-laba
pusat-labapusat-laba
pusat-laba
 
Pengantar analisis laporan keuangan
Pengantar analisis laporan keuanganPengantar analisis laporan keuangan
Pengantar analisis laporan keuangan
 
[Presentasi] Metode Penelitian Kuantitatif
[Presentasi] Metode Penelitian Kuantitatif[Presentasi] Metode Penelitian Kuantitatif
[Presentasi] Metode Penelitian Kuantitatif
 
Merger
MergerMerger
Merger
 
Kode Etik Profesi Akuntan Publik ppt
Kode Etik Profesi Akuntan Publik pptKode Etik Profesi Akuntan Publik ppt
Kode Etik Profesi Akuntan Publik ppt
 
Behavioral Research in Accounting
Behavioral Research in AccountingBehavioral Research in Accounting
Behavioral Research in Accounting
 
Plagiarisme dan Cara Mengatasinya
Plagiarisme dan Cara MengatasinyaPlagiarisme dan Cara Mengatasinya
Plagiarisme dan Cara Mengatasinya
 
Pengendalian buku besar sistem informasi akuntansi
Pengendalian buku besar sistem informasi akuntansiPengendalian buku besar sistem informasi akuntansi
Pengendalian buku besar sistem informasi akuntansi
 
440213231213 bab 13 aspek penting dalam pengendalian
440213231213 bab 13 aspek penting dalam pengendalian440213231213 bab 13 aspek penting dalam pengendalian
440213231213 bab 13 aspek penting dalam pengendalian
 
Penulisan permintaan pesan pesan rutin dan positif serta penulisan bad news
Penulisan permintaan pesan pesan rutin dan positif serta penulisan bad newsPenulisan permintaan pesan pesan rutin dan positif serta penulisan bad news
Penulisan permintaan pesan pesan rutin dan positif serta penulisan bad news
 
Perencanaan pesan komunikasi bisnis
Perencanaan pesan komunikasi bisnisPerencanaan pesan komunikasi bisnis
Perencanaan pesan komunikasi bisnis
 
Modul 4 KB 2
Modul 4 KB 2Modul 4 KB 2
Modul 4 KB 2
 
KONSEP DASAR ADMINISTRASI, KANTOR, DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
KONSEP DASAR ADMINISTRASI, KANTOR, DAN ADMINISTRASI PERKANTORANKONSEP DASAR ADMINISTRASI, KANTOR, DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
KONSEP DASAR ADMINISTRASI, KANTOR, DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
 
Komunikasi bisnis penulisan permintaan pesan pesan rutin
Komunikasi bisnis penulisan permintaan pesan pesan rutinKomunikasi bisnis penulisan permintaan pesan pesan rutin
Komunikasi bisnis penulisan permintaan pesan pesan rutin
 
Agama adalah fitrah
Agama adalah fitrahAgama adalah fitrah
Agama adalah fitrah
 
Desain riset
Desain risetDesain riset
Desain riset
 

Similar to Viestintäsuositus taloyhtiöille

Taltioni osuuskunnan säännöt v20120305 (1642193 10)
Taltioni osuuskunnan säännöt v20120305 (1642193 10)Taltioni osuuskunnan säännöt v20120305 (1642193 10)
Taltioni osuuskunnan säännöt v20120305 (1642193 10)
Taltioni
 

Similar to Viestintäsuositus taloyhtiöille (13)

Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus
Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositusTaloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus
Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus
 
Viranomaisvalvonta TERVE-SOS 2018
Viranomaisvalvonta TERVE-SOS 2018Viranomaisvalvonta TERVE-SOS 2018
Viranomaisvalvonta TERVE-SOS 2018
 
Rahamuseon yleisöluento: Kuinka kuluttajaluottojen myöntäjiä valvotaan
Rahamuseon yleisöluento: Kuinka kuluttajaluottojen myöntäjiä valvotaanRahamuseon yleisöluento: Kuinka kuluttajaluottojen myöntäjiä valvotaan
Rahamuseon yleisöluento: Kuinka kuluttajaluottojen myöntäjiä valvotaan
 
Yhteismetsien laajeneminen, tutkimusraportti 2011
Yhteismetsien laajeneminen, tutkimusraportti 2011Yhteismetsien laajeneminen, tutkimusraportti 2011
Yhteismetsien laajeneminen, tutkimusraportti 2011
 
Tarvitaanko sosiaali-, terveys- ja tyollisyyspalvelut -koordinaatiokeskus?
Tarvitaanko sosiaali-, terveys- ja tyollisyyspalvelut -koordinaatiokeskus?Tarvitaanko sosiaali-, terveys- ja tyollisyyspalvelut -koordinaatiokeskus?
Tarvitaanko sosiaali-, terveys- ja tyollisyyspalvelut -koordinaatiokeskus?
 
Yritys ei toimi ilman omistajatahtoa ja talouden suunnittelua
Yritys ei toimi ilman omistajatahtoa ja talouden suunnitteluaYritys ei toimi ilman omistajatahtoa ja talouden suunnittelua
Yritys ei toimi ilman omistajatahtoa ja talouden suunnittelua
 
Taltioni osuuskunnan säännöt v20120305 (1642193 10)
Taltioni osuuskunnan säännöt v20120305 (1642193 10)Taltioni osuuskunnan säännöt v20120305 (1642193 10)
Taltioni osuuskunnan säännöt v20120305 (1642193 10)
 
3 lahesmaa toisioesitys_2018_10_29
3 lahesmaa toisioesitys_2018_10_293 lahesmaa toisioesitys_2018_10_29
3 lahesmaa toisioesitys_2018_10_29
 
Asrek-infotilaisuus 2.11.2017 - Paavo Häikiö
Asrek-infotilaisuus 2.11.2017 - Paavo HäikiöAsrek-infotilaisuus 2.11.2017 - Paavo Häikiö
Asrek-infotilaisuus 2.11.2017 - Paavo Häikiö
 
Osakassopimus, Antti Hannula
Osakassopimus, Antti HannulaOsakassopimus, Antti Hannula
Osakassopimus, Antti Hannula
 
Tietosuojaselosteen malli
Tietosuojaselosteen malliTietosuojaselosteen malli
Tietosuojaselosteen malli
 
Palvelusetelit Esiselvitys käyttäjätarpeista
Palvelusetelit Esiselvitys käyttäjätarpeistaPalvelusetelit Esiselvitys käyttäjätarpeista
Palvelusetelit Esiselvitys käyttäjätarpeista
 
Palvelusetelit - Esiselvitys käyttäjätarpeista
Palvelusetelit - Esiselvitys käyttäjätarpeistaPalvelusetelit - Esiselvitys käyttäjätarpeista
Palvelusetelit - Esiselvitys käyttäjätarpeista
 

More from Isannointiliitto

More from Isannointiliitto (17)

Katto- ja julkisivubarometri 2019
Katto- ja julkisivubarometri 2019Katto- ja julkisivubarometri 2019
Katto- ja julkisivubarometri 2019
 
Putkiremonttibarometri 2019
Putkiremonttibarometri 2019Putkiremonttibarometri 2019
Putkiremonttibarometri 2019
 
Putkiremonttibarometri 2018
Putkiremonttibarometri 2018Putkiremonttibarometri 2018
Putkiremonttibarometri 2018
 
Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017
Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017
Ohje A asuntoyhteisöille tupakointikiellot 11.12.2017
 
Isännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulos
Isännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulosIsännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulos
Isännöinnin ammattilaiset 2017 ennakkotulos
 
Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017
Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017
Isännöinnin asiakaskuuntelututkimus 2017
 
Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...
Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...
Ohje viranomaiselle tupakointikieltohakemuksen käsittelystä ja siihen liittyv...
 
Isännöintipäivien ohjelma
Isännöintipäivien ohjelmaIsännöintipäivien ohjelma
Isännöintipäivien ohjelma
 
Putkiremonttibarometri 2015
Putkiremonttibarometri 2015Putkiremonttibarometri 2015
Putkiremonttibarometri 2015
 
Isännöintialan digiselvitys 2016
Isännöintialan digiselvitys 2016Isännöintialan digiselvitys 2016
Isännöintialan digiselvitys 2016
 
Tupakointikieltohakemuslomake
TupakointikieltohakemuslomakeTupakointikieltohakemuslomake
Tupakointikieltohakemuslomake
 
Huoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomake
Huoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomakeHuoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomake
Huoneiston haltijan tupakkalain mukainen kuulemislomake
 
Osakkaan asbestiohje
Osakkaan asbestiohjeOsakkaan asbestiohje
Osakkaan asbestiohje
 
Kysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestä
Kysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestäKysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestä
Kysely taloyhtiöasumisesta ja taloyhtiön kehittämisestä
 
Putkiremonttibarometri 2017
Putkiremonttibarometri 2017Putkiremonttibarometri 2017
Putkiremonttibarometri 2017
 
Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot
Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdotIsännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot
Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot
 
Vanhat isännöinnin eettiset ohjeet
Vanhat isännöinnin eettiset ohjeetVanhat isännöinnin eettiset ohjeet
Vanhat isännöinnin eettiset ohjeet
 

Viestintäsuositus taloyhtiöille

  • 2. Sisällys Johdanto 3 I Viestintäpalveluista sopiminen 5 II Hallituksen ja isännöinnin välinen viestintä 5 III Tilikauden aikainen viestintä osakkaille ja asukkaille 7 IV Asukkaiden ja osakkaiden viestintä taloyhtiön johdolle 9 V Viestintä yllättävissä poikkeustilanteissa 10 VI Yhtiökokousviestintä 11 VII Korjaushankeviestintä 12 VIII Taloyhtiöviestinnän tavat 14
  • 3. — 3 — Johdanto Suosituksen laatiminen Oikeusministeriö selvitti syksyllä 2013 ja keväällä 2014 asunto-osakeyhtiölain toimivuutta, vaikutuksia ja muutostarpeita yhdessä Isännöintiliiton, Kiinteistöliiton ja Kiinteistönvälitysalan keskusliiton kanssa. Selvitysten perusteella taloyhtiöiden osakkaat ja asukkaat toivovat parempaa viestintää. Tämä Isännöintiliiton ja Kiinteistöliiton Viestintäsuositus taloyhtiöille on laadittu yhdessä oikeusmi- nisteriön kanssa. Suositusluonnoksen valmistelussa on käytetty oikeusministeriön selvitysten tuloksia osakkaiden tiedontarpeen sekä erilaisten taloyhtiökäytäntöjen toimivuuden ja vaikutusten arvioi- miseksi. Suositusluonnoksesta järjestettiin yleisölle avoin kuuleminen verkossa 25.5.-30.6.2015, josta saatu palaute on otettu huomioon suosituksen laatimisessa. Suosituksen tavoite ja soveltaminen Suosituksella tavoitellaan vuorovaikutuksen paranemista ja toiminnan avoimuuden lisääntymistä ta- loyhtiöissä. Luottamus ja avoimuus isännöinnin, hallituksen, osakkaiden ja asukkaiden välillä vähentää riitoja ja osakehuoneistojen käyttöön liittyviä epäselvyyksiä. Riittävä viestintä mahdollistaa osakkaiden osallistumisen taloyhtiön asioita koskevaan päätöksentekoon. Toiminnan avoimuus lisää myös halli- tuksen työn arvostusta ja parantaa asumisviihtyisyyttä. Suosituksessa annetaan taloyhtiön osakkaille, hallituksen jäsenille ja isännöitsijöille kokonaiskuva talo- yhtiön viestintää koskevista asunto-osakeyhtiölain säännöksistä ja niitä täydentävästä hyvästä tavasta. Tavoitteena on parantaa viestinnän käytännön toteuttamista osapuolten välillä. Kun kaikki taloyhtiön asukkaat otetaan mukaan viestintään, sitouttaa se myös osakkaiden vuokralaisia ja lisää osaltaan kaikkien asumisviihtyisyyttä. Väärinkäsitykset ja väärät tulkinnat, osallistumattomuus, näennäiset kuulemiset ja muut vastaavat tilanteet synnyttävät ja jopa kehittävät konflikteja. Siksi on tärkeää huomioida viestin vastaanottajan lähtökohdat ymmärtää viesti. Tapa ja sävy, jolla viestitään, vaikuttaa viestin ymmärtämiseen ja lisää sitoutumista taloyhtiön yhteisten asioiden hoitoon. Taloyhtiön osakkaiden, hallituksen ja isännöitsijän roolit Taloyhtiön osakkaat käyttävät ylintä valtaa taloyhtiön merkittävissä yhteisissä asioissa, joista tärkein on hallituksen jäsenten valinta. Jokaisessa taloyhtiössä on oltava hallitus. Isännöitsijä on oltava, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään. Osakkaat käyttävät yhtiön ylintä päätösvaltaa yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen tärkeimmät tehtävät ovat taloyhtiön hallituksen jäsenten valinta sekä päätökset esimerkiksi yhtiövastikkeesta, merkittävistä yhtiön kunnossapito- ja muutostöistä, lainan ottamisesta yhtiölle ja yhtiöjärjestyksen muuttamisesta. Yhtiökokous valitsee myös tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan (pienimmissä taloyhtiöissä tarkastajan valitseminen ei ole pakollista). Yhtiökokous päättää myös hallituksen jäsenten erottamisesta, hallituksen ja isännöitsijän vastuuvapaudesta sekä siitä, että hallituksen jäsen tai isän- nöitsijä vaaditaan vastuuseen aiheuttamastaan vahingosta. Hallituksen ja isännöitsijän tehtävänä on huolehtia taloyhtiön hallinnosta sekä yhtiön kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan järjestämisestä asunto-osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen, ta- loyhtiöiden hyvän hallintotavan ja osakkaiden yhtiökokouksessa päättämien tavoitteiden mukaisesti.
  • 4. — 4 — Osakkaiden tavoitteet liittyvät yhtäältä asumiseen – sopivat asumispalvelut oikean suuruista vastiketta vastaan – ja toisaalta sijoittamiseen – suunnitelmallinen, pitkäjänteinen ja tarkka taloudenpito. Taloyh- tiön hallitus valitsee isännöitsijän ja tekee isännöintisopimuksen, joka konkretisoi asunto-osakeyhtiö- lain vaatimuksia isännöitsijän tehtävistä. Isännöitsijä vastaa taloyhtiön päivittäisestä hallinnosta sekä yleensä käytännössä huolehtii halli- tuksen kokousten ja yhtiökokousten valmistelusta ja päätösten täytäntöönpanosta. Lain mukaan isän- nöitsijäksi voidaan valita tietty ihminen tai isännöintiyritys. Jos isännöitsijäksi on valittu isännöintiyri- tys, tämän nimeämä päävastuullinen isännöitsijä on vastuussa isännöitsijän tehtävien hoitamisesta. Käytännössä isännöintitehtäviä (esimerkiksi tekninen isännöinti, kirjanpito, vastike- ja vuokraperintä) voi päävastuullisen isännöitsijän lisäksi hoitaa isännöintiyrityksen muu henkilöstö ja alihankkija. Tässä suosituksessa käytetään ”isännöitsijä”-termiä kuvaamaan sekä henkilöisännöitsijää että isännöintiyri- tystä. Se, miten isännöinti on kussakin taloyhtiössä järjestetty, on otettava huomioon viestintäkäytän- nöistä ja toiminnan pelisäännöistä sovittaessa. Jos isännöitsijää ei ole, hallitus vastaa kaikista isännöit- sijän lakisääteisistä tehtävistä. Käytännössä taloyhtiön hallinnon toimintaan vaikuttavat olennaisesti taloyhtiön tavoitteet, henkilöva- linnat, isännöinti-, huolto- ja muut sopimukset, kiinteistöalan suositukset sekä viranomaisten ohjeet ja suositukset.
  • 5. — 5 — I Viestintäpalveluista sopiminen SUOSITUS 1 Viestinnästä sovitaan taloyhtiössä Taloyhtiön viestinnän on oltava suunnitelmallista ja sen järjestämisestä on sovittava. On tärkeää, että isännöinnin ja hallituksen viestintävastuut ovat selkeät, etteivät isännöitsijä ja hallitus tee päällekkäisiä asioita. Asukas- ja osakasviestinnän tarpeista eri taloyhtiöissä voi keskustella esimerkiksi yhtiökokouk- sessa. Hallitus järjestää osakas- ja asukasviestinnän joko hoitamalla sen itse tai ostamalla viestintäpalvelut isännöinniltä tai muulta palveluntarjoajalta. Viestintää voi hoitaa esimerkiksi yksittäinen hallituksen jäsen, kunhan siitä on hallituksen kesken selkeästi sovittu. Tarve viestintäpalvelulle voi olla erilainen isoissa ja pienissä taloyhtiöissä. Osana isännöintipalvelusopimusta hallitus ja isännöintiyritys sopivat viestintäpalveluista ja niiden hinnoittelusta ja tiedottavat näistä osakkaille ja asukkaille. Vastuu taloyhtiön päivittäisten asioiden johtamisesta on isännöinnillä. Hallituksen ja isännöitsijän tulee ratkaista, huolehtivatko taloyhtiön palveluntarjoajat, kuten urakoitsijat tai huoltoyhtiöt asukas- viestinnästä esimerkiksi huoneistokäyntien osalta. Viestinnästä sovittaessa otetaan huomioon erityisesti suositukset hallituksen ja isännöitsijän välisestä viestinnästä (suositukset 2-5), tilikauden aikaisesta viestinnästä (suositukset 6-10), viestinnästä yllättä- vissä poikkeustilanteissa (suositukset 14-15) sekä yhtiökokous- ja korjaushankeviestinnästä (suosituk- set 16-25). II Hallituksen ja isännöinnin välinen viestintä Hallituksen tultua valituksi, hallitus ja isännöitsijä sopivat toiminnan pelisäännöistä ja viestintäkäytän- nöistä. Avuksi kannattaa ottaa hallituksen vuosikello, johon on sisällytetty hallituksen ja isännöinnin välinen yhteydenpito. Sopimalla keskinäiset pelisäännöt ja viestinnän tavat vältetään osapuolten välisiä epäselvyyksiä. Hallituksen puheenjohtaja on isännöitsijän ensisijainen yhteyshenkilö. Kaikilla hallituksen jäsenillä on kuitenkin hallituksen puheenjohtajasta riippumaton tiedonsaantioikeus. SUOSITUS 2 Isännöitsijän on oma-aloitteisesti annettava hallitukselle ja sen jäsenelle kaikki hallituksen toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot. Taloyhtiöissä, joilla on sopimus isännöintiyrityksen kanssa, taloyhtiön toiminnan kannalta tarpeelli- set tiedot ovat useimmiten isännöintiyrityksen hallinnassa. Hallituksella on lain mukaan oikeus myös omasta pyynnöstään saada kaikki ne tiedot, joita hallitus toiminnassaan tarvitsee. Tietopyynnön pitää olla sillä tavalla yksilöity, että isännöitsijä voi antaa pyydetyt tiedot. Myös isännöitsijän on oltava tie- donjaossa aktiivinen ja tarvittaessa autettava hallitusta tietopyynnön yksilöimisessä.
  • 6. — 6 — Osa taloyhtiön luottamustehtävässä saaduista tiedoista ei ole julkista (asukkaiden ja osakkaiden henki- lötiedot ja taloyhtiön palveluntarjoajien liikesalaisuudet). Luottamuksellisia tietoja tulee käsitellä siten, että tiedot pysyvät luottamuksellisina. SUOSITUS 3 Hallitus ja isännöinti laativat toiminnalle vuosikellon, johon sisällytetään viestintä. Vuosikellon avulla hallituksen on yhdessä isännöitsijän kanssa helppo jäsentää taloyhtiön toimintaa. Vuosikello on hyvä julkaista myös asukkaille, jotta he osaavat ennakoida taloyhtiön vuosikiertoa ja olla omissa asioissaan oikeaan aikaan liikkeellä hallitukseen ja isännöintiin päin, esimerkiksi halutessaan sisällyttää asioita yhtiökokouskutsuun. Kuva 1/viestinnän vuosikellomalli * Hallituksen tiedotteella tarkoitetaan sitä, että hallituksen on vähintään kaksi kertaa vuodessa tiedo- tettava asukkaille taloyhtiön toiminnasta. SUOSITUS 4 Isännöintisopimus käydään läpi hallituksen kokouksessa kerran vuodessa. Isännöintisopimus on aina hallituksen saatavilla esimerkiksi taloyhtiösivuilla. Isännöintiyritys esittelee voimassa olevan isännöintisopimuksen hallitukselle aina hallituskauden alussa. On tärkeää, että hallitus tuntee isännöintisopimuksen sisällön. Isännöintiyrityksen palvelut ja niiden hinta on määritelty isännöintisopimuksessa ja sen liitteissä. TAMMI- MAALISKUU HUHTI- KESÄKUU HEINÄ- ELOKUU SYYS- LOKAKUU MARRAS- JOULUKUU • Mahdollinen syysyhtiökokous • Taloustilanteen seuranta • Taloustilanteen muutokset • Seuraavan vuoden vastikkeet • Joulutiedote (jätteiden lajittelu jne.) • Mahdollinen syysyhtiö- kokouksen valmistelu • Taloustilanteen seuranta • Syystalkoot • Hallituksen tiedote * • Asukastiedote (syystal- koot, energiansäästö, kunnossapitovastuut tms.) • Tehdyt ja tulevat korjaukset • Yhtiökokous • Hallituksen järjestäytyminen • Yhtiökokouspäätösten täytäntöönpano • Taloustilanteen seuranta • Kevättalkoot • Hallituksen tiedote * • Hallituksen jäsenten yhteystiedot • Isännöintiyrityksen kesäaukioloajat • Asukastiedote (kevättalkoot, pyörävaraston siivous tms.) • Hallitus kokoontuu tarvittaessa • Asukastiedote • Kesätiedote • Tilinpäätös • Yhtiökokouksen valmistelu • Talousarvio • Kunnossapitoselvitys • Taloustilanteen seuranta • Yhtiökokousviestintä • Taloustilanteen muutokset (kerrotaan myös, jos muutoksia ei ole) • Päätösten täytäntöönpano • Taloyhtiön palvelut TALOYHTIÖN VIESTINTÄ TALOYHTIÖN TOIMINTA
  • 7. — 7 — SUOSITUS 5 Vanha hallitus siirtää tehtävien hoitamisen kannalta olennaiset tiedot uudelle hallitukselle. Hallitus huolehtii toimikauden aikana siitä, että kaikki jäsenet saavat ajantasaiset tiedot olennaisista asioista. Hallituksen vaihtuessa on suositeltavaa sopia hallituksen sisäisistä pelisäännöistä (esimerkiksi ajanta- saisten tietojen toimittaminen kaikille jäsenille) heti toimikauden alussa. Uusi hallitus/uudet hallituk- sen jäsenet on lisäksi syytä perehdyttää taloyhtiön tilanteeseen ja hallituksen toimintatapoihin. Kaikille hallituksen jäsenille on lain mukaan varattava tilaisuus osallistua hallituksen kokouksiin. Myös niille hallituksen jäsenille, jotka eivät pääse osallistumaan hallituksen kokouksiin, on tiedotettava kokouksissa tehdyistä päätöksistä. Myös hallituksen varajäsenet on pidettävä ajan tasalla siten, että nämä voivat osallistua hallituksen kokouksiin varsinaisten jäsenten ollessa estyneitä. Hallituksen vaihtuessa on huolehdittava myös siitä, että hallituksen käytettävissä olevien ei-julkisten tietojen (asukkaiden ja osakkaiden henkilötiedot ja taloyhtiön palveluntarjoajien liikesalaisuudet) luottamuksellisuus säilyy. III Tilikauden aikainen viestintä osakkaille ja asukkaille Tilikauden aikana taloyhtiössä tapahtuu paljon asioita, jotka vaikuttavat asukkaiden asumisviihtyisyy- teen, asumisturvallisuuteen ja osakkeiden arvoon. Sekä osakkaille että asukkaille on viestittävä em. asioista, jotta he osaavat ottaa ne huomioon omassa toiminnassaan ja päätöksenteossaan. Suunnitelmallinen viestintä helpottaa hallituksen ja isännöinnin käytännön työtä taloyhtiön tavoit- teiden toteuttamisessa. Hallituksen on hyvä käydä osakkaiden kanssa aktiivista keskustelua yhteisistä tavoitteista. Näin saadaan selville osakkaiden näkemys siitä, mihin suuntaan taloyhtiön halutaan kehittyvän tulevaisuudessa. SUOSITUS 6 Hallitus ja isännöitsijä sopivat, miten tilikauden aikainen asukasviestintä järjestetään taloyhtiössä. Osakkaille ja asukkaille viestitään säännöllisin väliajoin ja aina, kun jotakin merkittävää on tapahtunut tai odotettavissa. Suunnitelmalliseen viestintään kuuluu myös poikkeustilanteisiin varautuminen. Asukasviestinnän suunnittelussa voi hyödyntää hallituksen vuosikelloa. Osakkaille tulee kertoa taloyhtiön rakennusten kunnosta, kuntoarvioiden ja -tutkimusten tuloksista sekä tehdyistä ja tulevista korjauksista. Tulevat korjaukset kiinnostavat myös asukkaita. Asukkaita kiin- nostavat lisäksi energiankulutustiedot ja energiansäästöohjeet, jätteiden lajitteluohjeet, turvallisuus- ohjeet, yhteisten tilojen käyttöohjeet, talkoot, taloyhtiön palvelut kuten pesutupa, saunat, avaintilauk- set, säilytystilat ja kerhotila. Vuorovaikutteiseen viestintään kuuluu asukkaiden kuuleminen ja palautteen kerääminen. Käytännös- sä tämä voi tapahtua esimerkiksi kyselyiden, internetsivujen tai asukastilaisuuksien avulla.
  • 8. — 8 — SUOSITUS 7 Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille taloyhtiön taloustilanteesta. Hallituksen/Isännöitsijän pitää viestiä osakkaille taloyhtiön taloustilanteesta kuten sellaisista asioista, jotka vaikuttavat olennaisesti osakkailta perittävän vastikkeen määrään. Osakkaiden oman talouden hoidon kannalta on erityisen tärkeää saada tieto ajoissa. Osakkaille tulee viestiä taloyhtiön taloustilan- teen olennaisista muutoksista heti, kun hallituksella ja isännöinnillä on niistä tietoa. Lisäksi se, että taloyhtiön talous on kunnossa ja esimerkiksi ylimääräisiä vastikkeita ei tulla perimään, on tarpeellista tietoa osakkaalle. Osakkaille on hyvä vähintään kerran vuodessa viestiä myös siitä, jos taloustilanteeseen ei ole tulossa muutoksia. Loppusyksystä voi kertoa, kuinka hyvin ollaan budjetissa. Käytännössä taloyhtiön kiinteistöön liittyviin riskeihin on yleensä varauduttu esimerkiksi tavanomai- silla kiinteistövakuutuksilla. Jos tällaista vakuutusta ei ole, tästä on kerrottava osakkaille. Osakkaille on kerrottava myös muista poikkeavista riskeistä ja mahdollisuuksista, kuten vireillä olevista merkittävistä kaavamuutoksista. SUOSITUS 8 Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille heidän huoneistojensa käyttöön vaikuttavista asioista ja muista asumisen pelisäännöistä. Hallitus/Isännöitsijä ohjeistaa kaikkia osakkaita ja asukkaita siitä, miten taloyhtiössä toimitaan, miten kunnossapitovastuu on jaettu taloyhtiön ja osakkaiden kesken sekä miten taloyhtiön hallinto on järjes- tetty. Osakkaiden ja asukkaiden saatavilla tulee olla myös oman asunnon huolto-ohjeet. Arjen toimivuuden vuoksi osakkaiden ja asukkaiden on erityisen tärkeää saada riittävän ajoissa tietoa asuntonsa käyttöön vaikuttavista asioista. Yhtiökokousten välillä asukkaille pitää tiedottaa viipymättä asioista, jotka vaikuttavat olennaisesti asuntojen käyttämiseen tai käytöstä aiheutuviin kuluihin tai taloyhtiön palveluihin. Tämä koskee myös liikehuoneistojen omistajia. Hallitus/Isännöitsijä varmistaa, että ajantasainen yhtiöjärjestys, järjestyssäännöt, autopaikkasäännöt ja pelastussuunnitelma ovat kaikkien osakkaiden ja asukkaiden saatavilla. Näistä tiedotetaan uudelle osakkaalle ja asukkaalle aina, kun taloyhtiön johto saa tiedon uudesta osakkaasta tai uuden asukkaan muuttamisesta taloyhtiöön. Jos taloyhtiössä on käytössä asukkaan opas, esimerkiksi taloyhtiön asukas- sivuilla internetissä, em. dokumentit voi liittää siihen. Järjestyssäännöissä määritellään asumisviihtyisyyden kannalta olennaiset asiat, jotka kaikkien asukkai- den tulee tuntea. Myös yhtiöjärjestyksessä on kaikkia osakkaita ja asukkaita koskevia määräyksiä. SUOSITUS 9 Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille asumiseen ja huoneistojen käyttöön vaikuttavista palvelusopimuksista. Asukkaan on hyvä tietää esimerkiksi, miten taloyhtiössä hoidetaan talvikunnossapitoa ja miten porrashuoneet siivotaan. Taloyhtiön hallituksen/Isännöitsijän tehtävä on kertoa palvelusopimusten olennaisimmat sisällöt osakkaille ja asukkaille. Olennaisia palvelusopimuksia ovat ainakin isännöinti-, huolto-, siivous-, ja vartiointisopimus. Sopimusten sisällöstä kertominen ei tarkoita niiden toimitta- mista asukkaille sellaisenaan, vaan niiden sisältöjen avaamista asukkaalle ymmärrettävällä tavalla. Jos taloyhtiössä ei ole kirjallista isännöintisopimusta tai isännöintiä ei ole kilpailutettu, hallituksen on kerrottava poikkeuksellisen menettelyn syyt.
  • 9. — 9 — SUOSITUS 10 Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille hallituksen päätöksistä. Hallituksen/Isännöitsijän tulee viestiä asukkaille ja osakkaille kaikista hallituksen päätöksistä, jotka vaikuttavat asukkaiden asumiseen, huoneistojen käyttämiseen tai asumiskustannuksiin. Hyvä viestintä tarkoittaa päätösten avaamista osakkaille ja asukkaille ymmärrettävässä muodossa ja siten, että näillä on riittävästi aikaa toimia päätöksen mukaisten mahdollisuuksien käyttämiseksi tai haittojen minimoi- miseksi. Osakkaalla on lain mukaan oikeus saada häntä koskevista asioista hallituksen pöytäkirjan ote tai muu kirjallinen selvitys. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi osakkaan kunnossapito- tai muutostyöilmoituksen käsittely ja huoneiston käyttöön välittömästi vaikuttavat muutokset. Hyvän tavan mukaista on myös ilmoittaa osakkaalle tämän tekemän aloitteen käsittelystä hallituksessa. IV Asukkaiden ja osakkaiden viestintä taloyhtiön johdolle Myös jokaisella asukkaalla ja osakkaalla on vastuu viestinnästä. Hyvä tiedonkulku auttaa parantamaan yhteishenkeä ja naapurisopua. Sopuisassa taloyhtiössä päätöksenteko ja arjen asiat hoituvat sujuvam- min. Myös monet hyvät kehitysideat ovat osakkailta ja asukkailta lähtöisin. Kaikkien asukkaiden huo- mioon ottaminen yhtiön ja asukkaiden välisessä viestinnässä osallistaa ja sitouttaa myös osakkaiden vuokralaisia ja parantaa kaikkien asukkaiden asumisviihtyisyyttä. Rakennukset ja huoneistot pysyvät kunnossa ja osakkeiden arvo kehittyy myönteisesti, kun asukkaat aktiivisesti viestivät hallitukselle/isännöinnille huomaamistaan epäkohdista, joita hallitus, isännöinti tai huoltoyhtiö ei käytännössä voi havaita ajoissa. Selkeät menettelytavat helpottavat ilmoittamista. SUOSITUS 11 Asukkaan on ilmoitettava asunnossaan tai taloyhtiön yleisissä tiloissa havaitsemistaan vioista ja vaurioista sekä mahdollisista tuhoeläimistä mahdollisimman pian. Hallituksen/Isännöitsijän tehtävä on muistuttaa asukkaita säännöllisesti heidän lain mukaisista ilmoi- tusvelvollisuuksistaan sekä niiden hyödyistä ja menettelytavoista omassa taloyhtiössä. Asukkaille kerrotaan, miten ja kenelle vikailmoitus tehdään, esimerkiksi vikailmoituslomakkeella verkossa tai kiireellisissä asioissa soittamalla huoltopäivystykseen. Jos osakas on saanut tietää viasta, vauriosta, vuokralaisensa kautta, hänen pitää varmistaa, että tieto on mennyt myös taloyhtiölle. SUOSITUS 12 Osakkaan on ilmoitettava kunnossapito- ja muutostöistään etukäteen kirjallisesti hallitukselle tai isännöitsijälle. Suureen osaan merkittävistä osakkaan remonteista vaaditaan lain mukaan ilmoitus taloyhtiölle.
  • 10. — 10 — Osakkaan huoneistoremontin onnistumista auttaa, kun hän tietää, millaiset muutokset ovat hänen taloyhtiössään mahdollisia ja millaisia rajoituksia muutostöille on. Osakkaan on ilmoitettava omista remonteistaan taloyhtiölle kirjallisesti. Hallituksen ja isännöitsijän on lain mukaan huolehdittava siitä, että remontista ilmoitetaan muille osakkaille, jos se vaikuttaa muiden huoneistojen käyttämiseen. Kun osakas ilmoittaa remontista oikealla tavalla hän varmistaa, että työstä tulee asianmukainen mer- kintä isännöitsijäntodistukseen ja asuntokaupassa uusi omistaja saa tiedon tehdyistä remonteista. Osakkaan kunnossapito- ja muutostyön ilmoitusvelvollisuudesta ja ilmoituksen käsittelystä perittävis- tä maksuista on laajemmin tietoa Oikeusministeriön, Isännöintiliiton, Kiinteistöliiton ja Kuluttajaliiton yhteisessä oppaassa. SUOSITUS 13 Jos asukas kadottaa kotiavaimensa, hänen pitää ilmoittaa asiasta isännöitsijälle tai hallitukselle. Jos asukkaan avaimet on varastettu tai hän on kadottanut ne siten, että taloyhtiön lukitusturvallisuus on vaarantunut, asukkaan pitää ilmoittaa asiasta isännöitsijälle tai hallitukselle. Taloyhtiön lukitustur- vallisuus vaarantuu silloin, kun kadonneella avaimella pääsee taloyhtiön yhteisiin tiloihin tai muihin osakehuoneistoihin. Hallitus /Isännöitsijä ohjeistaa asukasta jatkotoimenpiteistä. V Viestintä yllättävissä poikkeustilanteissa Onnettomuuksista (vesivahinko, tulipalo, lumiturma, onnettomuus taloyhtiön työmaalla tai muu vastaava poikkeuksellinen ja äkillinen vaaratilanne) viestiminen on kriisiviestintää. Asukkaiden täytyy tietää, miten poikkeustilanne vaikuttaa taloyhtiön rakennusten käyttöön. Oikea-aikainen viestintä poikkeustilanteissa vähentää huhuja ja vääriä uskomuksia. Poikkeustilanteisiin on hyvä varautua etukäteen. Taloyhtiössä kriisien tunnistamisesta ja kriisiviestin- nän käynnistämisestä vastaavat hallitus ja isännöitsijä. SUOSITUS 14 Asukkaille ja osakkaille viestitään taloyhtiötä koskettavista äkillisistä poikkeustilanteista viipymättä. Yllättävän poikkeustilanteen sattuessa taloyhtiön hallituksen/isännöitsijän on viestittävä asukkaille välittömästi ja kerrottava, kuka tilannetta hoitaa ja miten se hoidetaan. On tärkeää, että kaikki osaavat toimia oikein esimerkiksi onnettomuuden, tulipalon tai vakavan vesiva- hingon sattuessa. Tulipalotilanteessa asukkaat turvaavat terveyttään pysymällä poissa palaneesta tilas- ta, eivätkä altistu kaasu- tai hiukkasjäämille. Tämä helpottaa myös tulipalon jälkivahinkojen torjuntaa ja palon syttymissyyn tutkintaa. Poikkeustilanteen päätyttyä taloyhtiön johto tiedottaa asukkaille, että tilanne on ohi. Osakkaille ja asukkaille kerrotaan myös poikkeustilanteen vaikutuksista taloyhtiön taloudelliseen tilanteeseen, asumiseen ja yhteisten tilojen käyttöön. Tarvittaessa annetaan myös ohjeita vastaavien vahinkojen välttämiseksi tulevaisuudessa.
  • 11. — 11 — SUOSITUS 15 Asukkaille ja osakkaille tiedotetaan taloyhtiön tiloihin kohdistuvista varkauksista tai ilkivallasta. Hallitus/Isännöitsijä tiedottaa osakkaille ja asukkaille taloyhtiöön kohdistuneista varkauksista tai ilki- vallasta sekä toimenpiteistä asian hoitamiseksi. Varkauden kohteeksi joutunutta asukasta ohjeistetaan siitä, miten hänen tulee toimia. Oikeat toimintaohjeet lisäävät asukkaiden turvallisuuden tunnetta, kun tiedetään mitä erilaisissa tilan- teissa tehdään ja kuinka toimitaan. Asukkaille ja osakkaille tiedotetaan myös, kun asia on selvitetty ja vaikuttavatko tapahtumat taloyhtiön taloudelliseen tilanteeseen. VI Yhtiökokousviestintä Taloyhtiön yhtiökokouksessa osakkaat tekevät päätökset taloyhtiön tärkeimmistä asioista, kuten laajoista korjaushankkeista, tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastikkeiden ja muiden maksujen suu- ruudesta. Yhtiökokous valitsee myös taloyhtiön hallituksen sekä tilintarkastajan ja/tai toiminnantarkas- tajan. Osakkaat päättävät yhtiökokouksessa kaikista muista asioista, paitsi niistä, jotka ovat erikseen joko laissa tai yhtiöjärjestyksessä määrätty hallitukselle tai isännöitsijälle. Lain mukaan kirjallinen kutsu yhtiökokoukseen on lähetettävä osakkaille viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Hallituksen päätösehdotukset, kuten ehdotukset peruskorjauksesta ja sen rahoi- tuksesta, sekä viimeinen tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastus- kertomus on vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä. Jos osakas pyytää, nämä asiakirjat on lähetettävä hänelle viivytyksettä kohtuullista maksua vastaan. Nämä asiakirjat on lisäksi asetettava nähtäväksi koko yhtiökokouksen ajaksi. SUOSITUS 16 Yhtiökokouksen pitoaika ilmoitetaan osakkaille hyvissä ajoin ennen kokouskutsun lähettämistä. Hallitus/Isännöitsijä ilmoittaa osakkaille yhtiökokouksen pitoajan heti kun se on tiedossa. Lisäksi ilmoi- tetaan ajankohta, mihin mennessä osakkaiden pitää esittää haluamansa asia yhtiökokouksen käsiteltä- väksi ja mihin sähköposti- tai postiosoitteeseen esitys lähetetään. SUOSITUS 17 Osakkaille annetaan ennen yhtiökokousta tietoa yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. Hallitus/Isännöitsijä toimittaa osakkaille yhtiökokouskutsun mukana hallituksen päätösehdotukset, kunnossapitotarveselvityksen, viimeisimmän tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, tilintarkastuskerto- muksen ja/tai toiminnantarkastuskertomuksen vähintään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta. Asiakirjat on nopeinta toimittaa osakkaille sähköisesti, silloin kun yhtiöllä on osakkaiden sähköiset yhteystiedot.
  • 12. — 12 — SUOSITUS 18 Osakas voi kysyä yhtiökokoukseen liittyviä asioita etukäteen hallitukselta/ isännöitsijältä. Yhtiökokouskutsun ja sen mukana toimitettujen liitteiden avulla osakkaat tietävät, mitä asioita yhtiö- kokouksessa tullaan käsittelemään. Näin osakas voi arvioida tarvetta osallistua yhtiökokoukseen tai äänestyskäyttäytymistään. Jos osakkaille herää kokousaineiston perusteella kysymyksiä, he voivat esittää ne etukäteen hallituk- selle/isännöinnille. Etukäteen toimitettuihin kysymyksiin vastataan yhtiökokouksessa. SUOSITUS 19 Yhtiökokouskutsun mukana osakkaille toimitetaan valtakirjalomake. Yhtiökokouskutsussa kerrotaan mahdollisuudesta valtuuttaa asiamies edustamaan osakasta yhtiöko- kouksessa ja ohjeistetaan miten se tehdään. Kutsuun liitetään valtakirjalomake täytettäväksi. SUOSITUS 20 Yhtiökokouksessa hallituksen jäsenet ja isännöitsijä vastaavat osakkaiden kysymyksiin. Hallituksen ja isännöitsijän on lain mukaan vastattava osakkaan esittämiin kysymyksiin, jotka liitty- vät yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin. Vastaamisesta saa yleensä kieltäytyä vain osakkaiden ja asukkaiden salassa pidettävien henkilötietojen ja yhtiön palveluntarjoajien liikesalaisuuksien osalta. Kyselyoikeus on myös osakkaan avustajalla. Jos osakkaan kysymykseen voidaan vastata vain sellaisten tietojen perusteella, jotka eivät ole kokouk- sessa käytettävissä, vastaus on lain mukaan annettava kahden viikon kuluessa kirjallisesti. Hyvän tavan mukaista on toimittaa kirjallinen vastaus automaattisesti kaikille osakkaille. SUOSITUS 21 Yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä tiedotetaan osakkaille ja asukkaille. Hallitus/Isännöitsijä huolehtii siitä, että yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä tiedotetaan osakkail- le ja asukkaille. Tiedote kannattaa laatia mahdollisimman nopeasti yhtiökokouksen jälkeen ja kerätä siihen kokouksen olennaisimmat päätökset. Tiedotteen voi toimittaa jo ennen yhtiökokouspöytäkirjan hyväksymistä. Lain mukaan yhtiökokouksen pöytäkirja on viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta pidettävä taloyhtiön isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona osakkaiden nähtävänä, ja siitä on koh- tuullista maksua vastaan toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkaille. Osakkailla on oikeus saada jäljennös myös pöytäkirjan liitteistä. VII Korjaushankeviestintä Huoneiston käyttöön vaikuttavista korjauksista pitää ilmoittaa riittävän ajoissa. Asukkaille ja osak- kaille kannattaa tiedottaa lähestyvästä korjaushankkeesta jo varhaisessa vaiheessa, esimerkiksi heti
  • 13. — 13 — sen jälkeen, kun hallitus on päättänyt esittää yhtiökokoukselle hankkeen suunnittelun aloittamisesta. Asukkaille ja osakkaille on kerrottava mitä on syytä tehdä, miksi ja milloin. Korjaushankkeissa avoin, suunnitelmallinen ja jatkuva tiedottaminen on keino, jolla päätöksentekoa voidaan helpottaa ja asukastyytyväisyyttä lisätä. Lisäksi asumisen arki sujuu korjaushankkeen aikana paremmin, kun asukkaat tietävät, miten poikkeusoloissa toimitaan. Onnistunut viestintä korjaushankkeessa parantaa osakkaiden ja asukkaiden sitoutumista pitkäjäntei- seen taloyhtiön kunnossapitoon ja oikea-aikaisiin remontteihin. SUOSITUS 22 Taloyhtiön rakennusten ja kiinteistön kunnosta viestitään osakkaille vuosittain. Hallitus/Isännöitsijä tiedottaa osakkaille taloyhtiön teknisestä kunnosta vähintään kerran vuodessa ja tarvittaessa useammin, jotta osakkaat tietävät oman taloyhtiönsä kulloisenkin kunnon ja mahdolliset kunnossapitotarpeet. Riittävä tieto edesauttaa taloyhtiön pitkäjänteistä ja tavoitteellista kunnossapitoa. Hallitus/Isännöitsijä toimittaa osakkaille taloyhtiön teettämistä kuntoarvioista ja kuntotutkimuksista olennaiset seikat sisältävän tiivistelmän. SUOSITUS 23 Osakkaiden ja asukkaiden mielipiteet ja huoneistoissa havaitut puutteet kartoitetaan ennen korjaushankkeeseen ryhtymistä. Osakkaat ja asukkaat on hyvä osallistaa korjaushankkeeseen alusta alkaen. Tämä helpottaa hankkeesta päättämistä ja sen toteuttamista. Osakkaiden tarpeet voi kartoittaa monella eri tavalla, esimerkiksi kyselyllä tai järjestämällä asukasillan. SUOSITUS 24 Korjaushankkeen valmistelusta ja etenemisestä viestitään osakkaille ja asukkaille. Kun korjaushankkeen etenemisestä päätetään hallituksessa, on samalla päätettävä siitä, miten asiasta viestitään asukkaille. Tieto hankkeen eri vaiheista ja etenemisestä auttaa osakkaita ja asukkaita ym- märtämään, mihin asioihin voidaan kulloinkin vaikuttaa. Urakkasopimuksia ja -asiakirjoja ei toimiteta asukkaille luettavaksi, mutta niiden sisällöstä ja toteutuksesta viestitään erikseen. Koska taloyhtiössä on jopa satoja asukkaita, korjaushankeviestinnässä kannattaa käyttää useita kanavia ja riittävästi toistoja. Huoneistoissa käymisestä on aina ilmoitettava etukäteen ja mahdollisuuksien mukaan riittävän ajoissa osakkaille ja asukkaille. Jos remontin tehokas toteuttaminen edellyttää toistuvia käyntejä tietyn ajan kuluessa, riittävää voi olla ilmoittaa etukäteen käyntien tarkoituksesta, aikavälistä ja valvonnasta. SUOSITUS 25 Korjaushankkeeseen liittyvä viestintä suunnitellaan erikseen. Korjaushankkeisiin liittyvä viestintä suunnitellaan erikseen huomioiden hankkeen ja taloyhtiön erityis- piirteet, mukaan lukien tarve huoneistoissa käynteihin ja käyttökatkoihin taloyhtiön peruspalveluissa. Korjaushankkeen valmistelun alkuvaiheessa suunnitellaan viestinnälliset toimenpiteet, joissa kuvataan viestinnän tavoitteet, toimenpiteet, keinot sekä kuka viestii mistäkin asioista asukkaille. Ainakin suu- rempien korjaushankkeiden toteutumisesta on annettava osakkaille selvitys yhtiökokouksessa.
  • 14. — 14 — Vaativammalle korjaushankkeelle tarvitaan viestintävastaava, jonka tehtäviin kuuluu viestinnän orga- nisoiminen ja suunnitteleminen. Viestintävastaava voi olla isännöintiyrityksen työntekijä, urakoitsijan edustaja, suunnittelija tai taloyhtiön hallituksen jäsen. Hankkeen eri vaiheissa viestintävastaava voi vaihtua. Pienissä hankkeissa suunnitelman laatiminen ei aina ole tarpeen, mutta tällöinkin hallitukses- sa on hyvä sopia, kuka asioista viestii. VIII Taloyhtiöviestinnän tavat Taloyhtiön hallituksen ja isännöinnin pitää arvioida, miten taloyhtiön osakkaat ja asukkaat tavoitetaan parhaiten. Tiedonkulku pitää varmistaa kaikille taloyhtiön osakkaille ja asukkaille. Isännöintiyrityksen internetsivujen ja/tai taloyhtiösivujen pitää olla mahdollisimman selkeät ja vastata yleisimpiin kysy- myksiin, jotta omatoiminen tiedonhankinta on asukkaille ja osakkaille helppoa. Hyvät sivut mahdollis- tavat kahdensuuntaisen viestinnän. SUOSITUS 26 Asukkaille viestitään monipuolisesti, useita viestintävälineitä käyttäen ja asukkaiden tiedontarpeet huomioon ottaen. Hyödynnettäviä viestintävälineitä ovat ainakin internetsivut (isännöintiyrityksen omat sivut, isännöin- tiyrityksen ylläpitämät taloyhtiösivut tai taloyhtiön hallituksen/asukkaiden ylläpitämät taloyhtiösivut), ilmoitustaulu, jokaiseen asuntoon jaettava paperinen tiedote, tekstiviesti, sähköposti, sosiaalinen media, kirje, asukas-TV, porraskäytävänäyttö, hallituksen/isännöitsijän kyselytunti, asukaskansio ja asukasopas. Tutkimusten mukaan asukkaat haluavat tietää asioista vähintään kerran kuussa. Hallitus/isännöitsijä ei voi olettaa, että jokainen asukas lukee jokaisen lähetetyn viestin. Siksi samoista asioista on hyvä viestiä useita kertoja ja useita välineitä käyttäen. Annettuun palautteeseen ja yhteydenottoihin tulee vastata kohtuullisessa ajassa. Sähköiset viestintävälineet, kuten taloyhtiösivut, tarjoavat asukkaille mahdollisuuden hakea tietoa silloin, kun se heille itselleen parhaiten sopii. Hallituksella ja osakkailla voi olla yhteinen keskustelufoo- rumi, joka mahdollistaa keskustelun esimerkiksi yhtiökokouksessa käsiteltävästä asiasta, joka kosket- taa kaikkia asukkaita ja osakkaita. Jos keskustelua käydään sosiaalisen median tarjoamissa suljetuissa ryhmissä, tulisi tämä kanava ilmoittaa selkeästi taloyhtiösivuilla (linkki ryhmään liittymiseksi). SUOSITUS 27 Jotta hallitus ja isännöitsijä voivat tiedottaa nopeasti ja tehokkaasti taloyhtiön asioista, osakkaan ja asukkaan on ilmoitettava taloyhtiölle sähköiset yhteystietonsa. Sähköiset viestintävälineet mahdollistavat nopean ja tehokkaan tiedottamisen osakkaille ja asukkaille. Käytännössä nykyistä parempien viestintäpalveluiden tarjoaminen ilman merkittäviä lisäkuluja on mahdollista vain, jos hallituksella ja isännöitsijällä on käytössään osakkaiden ja asukkaiden sähköiset yhteystiedot. Lisäksi yllättävissä poikkeustilanteissa on tärkeää, että hallitus ja isännöitsijä voivat tiedottaa osak- kaita mahdollisimman nopeasti myös sähköisesti. Sähköisiä yhteystietoja käytetään vain hallituksen, osakkaiden, asukkaiden ja isännöitsijän välisessä osakas- ja asukastiedotuksessa eikä niitä luovuteta ulkopuolisille. Ryhmäviestit lähetetään niin, etteivät vastaanottajat näe toistensa sähköpostiosoitteita.