Η κα Ελένη Χαλβατζά, Διευθύντρια Επιχειρησιακού Σχεδιασμού Ανάπτυξης και Πληροφορικής Δήμου Αθηναίων πραγματοποίησε στο 9ο OTS FORUM εισήγηση για την εφαρμογή της ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων στο Δήμο Αθηναίων

1. Καθολική εφαρμογή
ηλεκτρονικής διακίνησης
εγγράφων με ψηφιακή
υπογραφή στο Δήμο Αθηναίων
Ελένη Χαλβατζά
Διευθύντρια Επ/κου Σχεδιασμού, Οργάνωσης & Πληροφορικής Δήμου Αθηναίων

2. ΣΤΟΧΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ
Ο στόχος του έργου είναι η διακίνηση των εγγράφων να πραγματοποιείται
μέσα από Τεχνολογίες Πληροφορικής & Επικοινωνιών

3. 3
| ΟΜΑΔΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ
Η Ομάδα Διοίκησης Έργου
που έχει συσταθεί με μέριμνα του Γενικού Γραμματέα (ΑΔΑ Ω8ΡΓΩ6Μ-2ΤΨ), έχει δεσμευτεί να αξιοποιήσει:
Τις δυνατότητες
του θεσμικού πλαισίου
για τη ψηφιακή υπογραφή
(προηγμένη ηλεκτρονική
υπογραφή)
Τις υπάρχουσες Τεχνολογικές Υποδομές
της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης
στο Δήμο Αθηναίων
Την εμπειρία
τις γνώσεις και τις πρωτοβουλίες
που έχουν τα μέλη της στο
Δημόσιο Τομέα

4. 4
| ΜΕΛΗ
Ελένη Χαλβατζά
Ιωάννης Χατζηευστρατίου
Παύλος Καλλίας
Ελένη Τσιπούρα
Εμμανουήλ Φραγκουλόπουλος
Αντώνη Κουτσαύτης
Ρωξάνη Πάσχου

5. 5
Η εκπαίδευση των υπαλλήλων στην
αξιοποίηση της ψηφιακής
υπογραφής και της πλατφόρμας
Η παράδοση των ΑΔΔΥ στους
εμπλεκόμενος υπαλλήλους ώστε να
μπορούν να υπογράφουν ψηφιακά
Η ανάπτυξη πλατφόρμας λογισμικού
μέσω της οποίας θα γίνεται
η διακίνηση
| ΠΥΛΩΝΕΣ
ΟΙ ΤΡΕΙΣ ΠΥΛΩΝΕΣ ΤΟΥ ΕΓΧΕΙΡΗΜΑΤΟΣ

6. ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ
• από μέλη της ομάδας
• εκπαιδεύτηκαν όλοι υπάλληλοι και αιρετοί ανάλογα με τον ρόλο τους
• δοκιμαστικό περιβάλλον (με εικονικό αριθμός πρωτοκόλλου)

7. ΑΔΔΥ (usb token)
• κοινό φύλλο εργασίας για να παρακολουθούν όλα τα μέλη τη ροή για τον κάθε χρήστη
• επικοινωνία με εξωτερικούς φορείς (ΑΠΕΔ) πάντα μέσω της ομάδας
• (ανασχεδιασμός) της διαδικασίας παράδοσης-παραλαβής

8. ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ
Βασικές ροές ανάλογα αν ο τελικός υπογράφων είναι Διευθυντής ή ο Δήμαρχος
Αντιμετωπίσαμε με ομοιόμορφο τρόπο τα έγγραφα
• από μια οργανική μονάδα σε άλλη
• εισήγηση σε συλλογικό όργανο

9. 9
ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΥΠΟΓΡΑΦΕΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ ΧΡΕΩΣΗ
| ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ
Η διακίνηση ενός εγγράφου γίνεται πλήρως ηλεκτρονικά
ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΥ

10. ΛΟΓΙΚΗ
• Όσο πιο κοντά στη πρακτική με χαρτί
• Φιλικό προς τον χρήστη
• Ομαλή μετάβαση στην ηλεκτρονική
πλατφόρμα

11. ΕΠΕΚΤΑΣΗ
• Το σχέδιο ηλεκτρονικά
• Λιγότερα χαρτιά
• Διαχείριση χαρτιού
Εξερχόμενο: αν δεν δυνατό να σταλεί με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο,
εκτυπώνεται από το Πρωτόκολλο
Αιτήματα σε γραφείο Δημάρχου, Εισερχόμενα

12. ΒΕΛΤΙΩΣΗ & ΝΕΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ
• Υπογραφή μέσω φυλλομετρητή
• Διασύνδεση με Διαύγεια
• Νέες κατηγορίες εγγράφων
Προτάσεις Ανάληψης Υποχρέωσης,
τελικός υπογράφων Τμηματάρχης κ.ά.

13. 13
| ΑΙΤΗΜΑΤΑ ΠΟΛΙΤΩΝ
Λειτουργία του Κέντρου
Ηλεκτρονικής Εξυπηρέτησης
Επέκταση ώστε τα πιστοποιητικά να
αποστέλλονται με ψηφιακή υπογραφή
Ενοποίηση με ΗΔΕ και ΓΓΠΣ (taxisnet)

14. 14
Δε χρειάζεται κλητήρας για τα έγγραφα που διακινούνται
ηλεκτρονικά
Αυτόματη αρχειοθέτηση στο ηλεκτρονικό αρχείο της Υπηρεσίας
Μείωση χρήσης εκτυπωτών σε μεγάλο βαθμό και εξοικονόμηση
χρημάτων
Εύκολη παρακολούθηση της πορείας ενός εγγράφου
Εύκολη αναζήτηση, αρχειοθέτηση και διεκπεραίωση ενός
πρωτοκολλημένου εγγράφου
Μείωση της χρήσης χαρτιού και μελανιού
| ΚΥΡΙΟΤΕΡΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ 1/2

15. 15
Όσοι λαμβάνουν υποθέσεις μέσω της Κοινοποίησης, θα έχουν πληρέστερη εικόνα για την υπόθεση που τους
κοινοποιείται καθώς θα έχουν και τα συνημμένα έγγραφα
Ο εισηγητής μαθαίνει τον Αριθμό Πρωτοκόλλου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως μετά την πρωτοκόλληση
Ένας υπάλληλος θα μπορεί ηλεκτρονικά να βρίσκει ένα έγγραφο ακόμα και αν δεν υπάρχει στο αρχείο της οργανικής
του μονάδας (Κεντρικό Αποθετήριο Εγγράφων)
Η αύξηση της παραγωγικότητας των υπαλλήλων και η ευκολία πρόσβασης σε χρήσιμες πληροφορίες θα ενισχυθούν
(παράδειγμα η δημιουργία Αποθετηρίου Μελετών, Κοινόχρηστοι Φάκελοι μεταξύ χρηστών)
Στο μέλλον δεν θα απαιτούνται εγχειρήματα ψηφιοποίησης του αρχείου μιας Υπηρεσίας
Το Κεντρικό Αποθετήριο όπου καταλήγουν τα αδιαβάθμητα πρωτοκολλημένα έγγραφα θα ενισχύσει τη διαφάνεια
αλλά και το έργο των υπαλλήλων
| ΚΥΡΙΟΤΕΡΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ 2/2

16. 16
ΠΙΛΟΤΙΚΟ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟ ΕΠΕΚΤΑΣΗ
| ΦΑΣΕΙΣ ΕΓΧΕΙΡΗΜΑΤΟΣ

17. 17
200 έγγραφα ανά εβδομάδα
1100 εκπαιδευμένοι
(πλέον εκπαιδεύονται και τα ΝΠΔΔ)
10 αιτήματα ανά ημέρα στο Help Desk
7 εγχειρίδια ανά ρόλο
| ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ
1100 ΑΔΔΥ σε όλους τους χρήστες

18. Σας ευχαριστούμε
www.cityofathens.gr e.xalvatza@athens.gr