Γραφείο χωρίς χαρτί

1. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗ
ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ &
ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ
2014 - 2019
Paperless Γραφείο
Περιφέρεια Κρήτης
Δ/νση Διαφάνειας & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Νοέμβριος 2017
Γαβριλάκη Μαρίνα

2. Στόχοι Ενημέρωσης
 Σκοπιμότητα
Ωφέλεια και Χρησιμότητα
 για τον χρήστη
 για τον φορέα
 Νομικό Πλαίσιο
 Διαδικασία Υλοποίησης
Εμπόδια και Προκλήσεις
2

3. 3
Γεγονότα
• Οι εταιρείες ξοδεύουν 20$ σε εργασία για να υποβάλουν ένα έγγραφο, 120$ για να βρουν ένα
χαμένο έγγραφο και 220$ για την αναπαραγωγή ενός χαμένου εγγράφου.
• Το 7,5% όλων των εγγράφων χάνονται εντελώς. Το 3% του υπολοίπου αρχειοθετείται λανθασμένα.
• Οι επαγγελματίες δαπανούν το 5 - 15% του χρόνου τους για να διαβάζουν πληροφορίες, ενώ το 50%
του χρόνου τους αναζητούν πληροφορίες.
Έρευνα της εταιρείας AIIM, 2010
ΗηλεκτρονικήδιακίνησηεγγράφωνμεταξύτωνφορέωντουΔημοσίουθαμπορούσεναοδηγήσεισεεξοικονόμηση250
εκατ.ευρώτοχρόνοαπότονκρατικόπροϋπολογισμό.
Η προώθηση των ψηφιακών υπογραφών στη δημόσια διοίκηση μπορεί να οδηγήσει σε εξοικονόμηση έως και 380 εκ
ευρώ,ετησίως.
Δαπανώνταιπερίπου400εκ.ευρώετησίωςμετοκόστοςπαραγωγήςκάθεεγγράφουνααγγίζειπερίπουτα0,80λεπτά…
…τα έγγραφα που χάνονται μέχρι να ξαναβρεθούν ή να παραχθούν ξανά από την αρχή κοστίζουν περίπου 120 εκ. ευρώ
ετησίως.
«Η Υιοθέτηση των Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) και η Ψηφιακή Ανάπτυξη στην Ελλάδα», IOBE, Δεκ. 2014

4. Το Πρόβλημα
 Μεγάλος όγκος εγγράφων και μεγάλη διασπορά στην φυσική αποθήκευσή τους.
 Χρόνος και δυσκολία διακίνησης των εγγράφων.
 Δυσκολία παρακολούθησης της κατάστασης του εγγράφου και των σχετικών ενεργειών.
 Πολλαπλά (και διαφορετικά) αντίγραφα του ίδιου εγγράφου.
 Ελλιπής γνώση της διοίκησης για την εξέλιξη θεμάτων και υποθέσεων.
 Σπατάλη πόρων
 Σπατάλη χρόνου
 Αργή ανάδραση
 Γραφειοκρατία
4

5. Paperless Γραφείο
Ένα περιβάλλον εργασίας στο οποίο η χρήση χαρτιού εξαλείφεται ή
μειώνεται σημαντικά.
Επιτυγχάνεται με την μετατροπή των εγγράφων σε ψηφιακή μορφή.
5

6. Ωφέλειες
Εξοικονόμηση χρημάτων
Εξοικονόμηση χώρων
Αύξηση παραγωγικότητας
Διευκόλυνση τεκμηρίωσης και ανταλλαγής πληροφοριών
Διατήρηση ασφάλειας προσωπικών και ευαίσθητων πληροφοριών
Προστασία περιβάλλοντος!
6
Δεν είναι ένα φαινόμενο μόδας
αλλά μια βιώσιμη και λογική λύση
κάθε οργανισμό!

7. Νομικό Πλαίσιο
 Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016
 Προεδρικό Διάταγμα 25/2014 (ΦΕΚ 44Α/25-02-2014) «Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων».
 Νόμος 3979/2011 (ΦΕΚ 138/Α/2011) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις».
 Νόμος 3861/2010 (ΦΕΚ 3861/A/2010) «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και
πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια»
και άλλες διατάξεις».
 Νόμος 3528/2007 (ΦΕΚ 26/Α/2007) «Κύρωση του Κώδικα κατάστασης Δημόσιων Πολιτικών Υπαλλήλων και
Υπαλλήλων ΝΠΔΔ».
 Νόμος 2472/2007 (ΦΕΚ 50/Α/1997) «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού
χαρακτήρα».
 Νόμος 2690/1999 (ΦΕΚ 45/Α/1999) «Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας».
 Απόφαση «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» του Υφυπουργού Διοικητικής
Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 (ΦΕΚ 1301/Β΄/12-04-2012).
 Απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης,
«Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (ΦΕΚ 1317/Β/2012).
 Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών (Ιανουάριος 2003).
7

8. Ενέργειες Υλοποίησης
Δημιουργία Paperless Ομάδας
Προσδιορισμός των ωφελειών
Συγκεντρώστε πληροφορίες αναφοράς και στατιστικά
Ορίστε στόχους
Προωθήστε του στόχους αυτούς
Ελέγξτε/καταγράψτε την χρήση του χαρτιού
Εφαρμογή των λύσεων
Εκπαίδευση
Διατηρήστε το Momentum (την ορμή του ξεκινήματος)!
8

9. Προώθηση Paperless Γραφείου
 Λογισμικό
 Βασικό λογισμικό διακίνησης εγγράφων
 Ψηφιακές υπογραφές
 Ηλεκτρονικές πλατφόρμες συνεργασίας
 Ηλεκτρονικοί πίνακες ανακοινώσεων
 Πρότυπα έγγραφα και διαδικασίες (καταγραφή, αναμόρφωση κτλ.)
 Κατάλληλο υλικό (υπολογιστές, σαρωτές κτλ.)
 Επικοινωνία με εμπλεκόμενους εντός και εκτός οργανισμού για συντονισμό στην
μείωση χαρτιού
 Εκπαίδευση, ενημέρωση, ευαισθητοποίηση
9

10. Πλεονεκτήματα
Παροχή εύκολης, άμεσης και διαβαθμισμένης πρόσβασης
Διαφάνεια και αξιοπιστία
Εύκολη Αναζήτηση
Αποδοτικότητα και μείωση κόστους
Διατήρηση πόρων
10

11. Προκλήσεις 11
Δυσκολίες στην υιοθέτηση του συστήματος:
• Σημαντικό το ποσοστό επικοινωνίας με το εξωτερικό περιβάλλον.
• Η επικοινωνία απαιτεί τόσο από τον αποστολέα όσο και από τον παραλήπτη εύκολη
πρόσβαση στο κατάλληλο λογισμικό και υλικό.
• Δαπάνες για ειδικό λογισμικό και υλικό.
• Προσωρινή απώλεια παραγωγικότητας κατά την μετάβαση σε «γραφείο χωρίς χαρτιά».
• Οι κανονισμοί του δημοσίου τομέα και η πολιτικές του φορέα ενδέχεται να επιβραδύνουν
την αλλαγή.
• Τεχνολογικές δυσκολίες, ασυμβατότητες, ασφάλεια και διατήρηση ψηφιακών εγγράφων.
• Οι εμπλεκόμενοι που δεν διαθέτουν τις κατάλληλες τεχνολογικές δεξιότητες.
 Ορισμένες χρήσεις του χαρτιού θα παραμείνουν!