7 основных ошибок При таможенном оформлении

1. Пошаговый план оптимизации логистических процессов
Уважаемый читатель, этим пособием мы хотели бы дать Вам максимум полезности. Но перед тем
как ознакомится со всем этим объемным материалом, дайте себе, пожалуйста, честные ответы на
следующие вопросы:
-доволен ли Владелец чистой прибылью, которую получает Ваша компания на данный момент?
- Владелец не готов идти на возможный риск временной остановки или замедления
производственного процесса/продаж?
Если ответы на них утвердительные, то не стоит тратить свое драгоценное время и силы, потому
как вероятность, что у Вас получится внедрить нижеописанное, практически равна нулю.
Итак, Вы решительно настроены на улучшения! Мужество пройти этот путь это уже хорошо, но
теперь нам нужен план.
В общем процессе оптимизаций мы, прежде всего, предлагаем выделить основные направления,
по которым будут внедряться улучшения Вашей цепочки поставок:
- складское;
-транспортное;
- закупочное;
- финансовое.
Первое с чего необходимо начать, так это анализ организационной структуры. В ней главный
логист должен выступать как собственник всех бизнес процессов касающихся закупок, хранения и
доставки чего бы то ни было в компании. Другими словами руководитель логистики должен быть
центром этих затрат и нести за них ответственность напрямую перед генеральным директором.
Далее крупными мазками необходимо очертить список самых важных вопросов по каждому
направлению. Так, например, для эффективной складской логистики будут важны следующие
моменты:
1.Проверка оптимальности места расположения склада и его размеров.
Ответ, казалось бы, логичен – в городе, как можно ближе к потенциальному потребителю. Но тут в
игру вступают затраты на постройку или аренду, а также содержание склада. Для больших
городов они будут очень существенными. Поэтому на данный момент тенденция складывается
таким образом, что основные складские мощности располагаются компаниями девелоперами в
пригороде, вблизи основных транспортных артерий. Там и земля, и рабочая сила дешевле, а
также с подъездом крупногабаритного транспорта проблем не возникает.
Что бы однозначно получить ответ на вопрос: « Где же все таки разместить запасы?», необходимо
провести сравнительный анализ затрат, а если у Вас уже имеется хоть какая-то база клиентов, то
учесть также топологию их размещения.
Что касается размеров, то это вечная дилемма складской логистики, особенно, если В строите
помещение сами. Построишь много - будет пустовать (возможно, получится сдать в аренду),
постоишь в самый раз на сейчас – не будет хватать места через 1-2 года. Поэтому, если и строить

2. свой склад, то не мешало бы иметь, хотя бы двухлетнюю статистику по остаткам и план развития
компании на ближайших пять, а лучше десять лет. До этого момента лучше воспользоваться
арендой подходящего помещения или обслуживанием специальных компаний.
2.Соответствие условий хранения, физическим и качественным характеристикам реализуемого
товара.
В первую очередь, этот вопрос касается соблюдения температурного режима, влажности,
товарного соседства, а также норм пожарной безопасности и охраны труда.
Современный мир сейчас переживает переход от ценовой конкуренции к конкуренции качества.
Исследования показывают, что потребители становятся все более требовательными к товару. А
так как перед тем как попасть в корзину покупателя, Ваш продукт, может храниться на складе от
нескольких недель до нескольких месяцев, то его внешний вид и сохраненные в первозданном
виде потребительские качества обязательно сыграют свою роль в завоевании новых и удержании
старых клиентов.
3. Наличие обученного и квалифицированного персонала.
Не будем долго останавливаться на этом вопросе, заметим только, что для эффективной работы
Вашего склада, очень полезно будет создать систему периодических аттестаций сотрудников
разных уровней и постоянного повышения их квалификации. А при выборе сотрудников пытаться
отбирать тех, для кого подобная система будет мотивирующим стимулом для улучшения
собственного благосостояния и движения по карьерной лестнице.
4. Внедрение эффективной системы мотивации для работников склада.
В связи с вызовами, которые все чаще ставит перед бизнесом, экономика нашей станы и
международные кризисы, все больше предпринимателей приходят к осознанию, что стандартные
методы оплаты труда (только ставка) и элементы социального обеспечения (белая ЗП, соц. страх)
утратили свою мотивирующую привлекательность для сотрудников.
Современная система мотивации должна учитывать основные показателей продуктивности
работы и проблемные моменты каждой группы сотрудников.
К примеру, для комплектовщиков такими показателями могут быть:
- своевременность приемки и отгрузки товара;
- полнота отгрузки (наличие актов недостачи, пересортицы);
- процент боя товара;
-своевременность обнаружения брака ( по- хорошему в момент прихода на склад);
- корректность остатков на складе по итогам выборочных пересчетов и инвентаризаций .
Исходя из этого перечня, формируются показатели и коэффициенты, которые учитываются в
системе оплаты труда данной категории сотрудников.
5. Внедрение автоматизированной системы учета и управления процессами склада с правильно
сформированным справочником номенклатуры.
Глобальная тенденция управления запасами предприятия направлена на повсеместное
использование IT систем, не зависимо от величины Ваших запасов. Но выглядеть это может, и как
обычная табличка в Excel, и как сложная многофункциональная WMS, требующая длительной
предварительной настройки.

3. Внедрение этих систем должно решать на складе следующий перечень задач:
- использование корректных размеров ячеек для хранения товара и их расположение согласно
топологии склада исходя из частоты обращений за этим товарам;
- четкое соответствие местоположения в учетной базе и в реальности (адресная система);
- нормирование и учет труда сотрудников-пользователей;
- оптимальная маршрутизация движения комплектовщиков и складской техники в процессе
сборки заказов на отгрузку и внутренние перемещения.
Основную роль в процессе корректной работы учетной системы играет правильно
сформированный справочник номенклатуры, согласно созданного классификатора основных
свойств товаров (услуг). Поверьте, намного проще уделить этому процессу особое внимание на
начальном этапе и сформировать его по специальным правилам, чем потом тратить недели или
даже месяцы на его исправления.
6. Посторенние CRM системы для обмена информацией между складом и другими отделами
компании.
Подробно описанная и внедренная система коммуникаций и обмена информацией между всеми
отделами компании имеет большое значение. Склад Вашей компании тому не исключение, так
как он должен своевременно обеспечивать товаром Ваши продажи.
Зачастую CRM систему совмещают с системой учета товара, что позволяет в режиме реального
времени размещать на склад заказы: на отгрузку, приемку товара и проводить аналитику
остатков.
7. Наличие собственной бригады по VAS (valueaddedservices)
Этот момент очень важен для складов тех компаний, которые работают с сегментом сетевой
розницы и скоропортящимся товаром. Так как для маркетингового продвижения некоторых
товаров нужно делать переупаковку либо формировать акционные наборы из нескольких единиц
товара. Причем при наличии хорошего оборудования и квалифицированного персонала, эти
услуги, можно также продавать и внешним клиентам.
8. Определение целесообразности содержания собственного склада по сравнению с услугами
специализированных внешних операторов.
Оценка совершается исходя из всех выше перечисленных параметров, при этом самыми
важными из них будут:
- месторасположение, особенно если львиная доля продаж происходит в местном регионе, а не
отправляется по стране;
- ежемесячные расходы на содержание + инвестиции на постройку;
-ежемесячные расходы на аутсорсинг;
- качество сервиса (cсоблюдение KPI);
- наличие квалифицированных кадров готовых возглавить складской проект.
Что касается оптимизации транспортной логистики, то здесь нужно решить следующие вопросы:
1.Правильный выбор типа, грузоподъемности и оптимального количества подвижного состава.

4. Транспорт, точно также как и помещения для хранения товара, должен обеспечивать доставку в
целости и сохранности потребителю. А также позволять выполнить максимум транспортной
работы за один цикл загрузки. Поэтому не стоит экономить на подержании температурного
режима и принципов товарного соседства при транспортировке, это может повредить не только
репутации Вашего товара на рынке, но и стоить кому-то из потребителей здоровья.
2. Наличие у компании нескольких проверенных поставщиков транспортных услуг.
На начальном этапе своей деятельности компании рекомендуется использовать наемный
транспорт. По мере необходимости в перевозках товара и роста продаж будет сформирована
регулярная потребность, а исходя из требований к качеству доставки, можно будет принимать
решение о целесообразности формирования своего автопарка.
В вопросе отбора поставщиков необходимо обратить внимание на наличие у компаний
подрядчиков:
- собственного автопарка;
- опыта в перевозках вашего типа продукта;
- отзывов и рекомендаций от компаний из вашей отрасли;
- возможности в долгосрочной перспективе гарантировать подачу транспорта по фиксированной
цене под гарантированные объемы перевозок.
Мы бы не советовали Вам складывать все яйца в одну корзину, но и перегибать с ассортиментом
поставщиков, тоже не стоит. Двух-трех альтернатив будет вполне достаточно.
3.Внеднение эффективной системы маршрутизации доставки и оперативной подготовки
товаросопроводительной документации.
Если Ваш специалист по логистике, отвечающий за транспорт, тратит ежедневно на формирование
маршрутов больше 40 минут, то это уже повод для внедрения в Вашей учетной системе
автоматического инструмента для этих нужд. Благо на рынке их выбор достаточно широк как по
функционалу, так и по ценам. На первый взгляд может показаться, что и Ваш внутренний эксперт
управляется с этой задачей и так довольно не плохо, тем более он знает Вашу специфику, но
именно такое убеждение накладывает на компанию некоторые риски.
Что будет с Вашим товаропотоком, если подобный сотрудник внезапно заболеет, возьмет
внеплановый отпуск или вообще решит уйти из компании?
Поэтому более безопасным для компании будет вариант, когда Ваш эксперт описывает все
возможные варианты отклонений и особенности, которые должна учитывать система
планирования, а программисты реализуют их.
Тот же принцип касается и подготовки сопроводительного пакета документов. На данный момент,
большинство систем формирования нарядов на доставку уже содержат в себе модуль по
распечатке документов клиентам, согласно сформированному путевому листу.
4. Формирование системы выборочного контроля качества доставки и мотивации сотрудников.
Как говорится: «если не измеряешь, то не контролируешь. А если не контролируешь, то и не
управляешь".
Самым органичным способом контроля, который не будет восприниматься сотрудниками
враждебно, будет система мотивации, в разработке которой они по-хорошему должны
поучаствовать.
Основные показатели, от которых можно отталкиваться могут быть следующими:

5. - своевременность доставки;
- точность и наличие претензионных моментов (акты боя, пересортицы, брака);
- количество обработанных тонн/заказов/ точек доставки/артикулов за отчетный период;
- обратная связь клиентов о взаимодействии с сотрудниками доставки;
- удельные затраты на доставку по сравнению с продажами за отчетный период;
- соответствие учета по расходу ГСМ материалов (для собственного транспорта).
5. Возможность и перспективы продажи излишних мощностей отдела доставки сторонним
клиентам.
При наличии выраженной сезонности или закупке собственного автопарка в Вашем бизнесе у Вас
может периодически освобождаться ресурс для оказания транспортных услуг. А ни для кого не
секрет что ресурсы организации нужно использовать по максимуму. Тоже касается и
сотрудников, то не будете же Вы их отправлять в вынужденный отпуск при каждом спаде. На
рынке масса примеров, когда торговая компания обеспечивает свое существование за счет
оказания не профильных услуг либо вообще в корне меняет свою стратегию развития. Кто знает,
возможно, Вам тоже стоит попробовать?
При оптимизации закупочной логистики следует обратить внимание на такие моменты:
1. Наличие общей стратегии и плана закупок
Создание общей стратегии и уже более детализированного плана закупок даст Вам возможности:
- с большей вероятностью гарантировать обеспечение компании в будущем товарными
ресурсами;
- снижение затрат на пополнение;
- прогнозировать необходимые складские, транспортные и другие бюджеты;
- приведение логистики в стабильно-оптимальное состояние;
- более эффективно управлять рисками.
2.Потдержание оптимальной широты ассортимента товара
Очень часто производитель делает все для того что бы оптовые покупатели брали у них не только
ходовые позиции, но и массу новых или сопроводительных товаров. Задача Ваших закупщиков не
поддаваться на всевозможные скидки и спец предложения по товару, которого не было в
изначальном плане закупок. Решение о расширении ассортимента по определенному поставщику
должно приниматься на всеобщем собрании отдела не чаще чем раз в квартал и с обязательной
аналитикой перспектив будущего продукта в цифрах.
3.Разработка мероприятий по повышению оборачиваемости отдельных позиций товара и
оперативной реализации излишков.
В этом вопросе важно регулярно отслеживать тенденции потребления каждой позиции.
Необходимо внедрить в учетной системе несколько статусов товара и с определенной

6. периодичностью проводить их изменение исходя из увиденных в ходе анализа тенденций. Для
каждого статуса у закупщика будет свой сценарий действий.
Так, например, для товара со статусом "на вывод" закупщик в дальнейшем не размещает новых
заказов у поставщика и если товар самостоятельно не вымывается с остатков в приемлемые
сроки, то инициирует активность по его реализации.
4.Формирование стратегии реализации или списания бракованной продукции с остатков.
Еще один бич закупщиков это наличие на остатках бракованной продукции. И это хорошо, если
она, хоть как-то отделена в учетной системе, но бывает и такое, что закупщик, анализируя остатки
в базе, может и не знать, что часть запаса заблокирована для отгрузки представителями склада.
Что же касается вопроса избавления от такого товара, то должны быть прописаны и согласованы с
директорами компании, бухгалтерией и отделом продаж специальные правила, отвечающие на
вопросы:
- какие группы товара списываем сразу, а если не списываем, то каким способом определяем
граничные сроки хранения на складе?
- какой товар продаем со скидкой, и в какие каналы продаж?
- какой брак восстанавливаем собственными силами?
- какие повреждения вовсе не считаются браком?
5 . Выбор автоматизированных инструментов позволяющих определить оптимальную точку
заказа.
Найти инструмент, рассчитывающий необходимый момент размещения заказа по одной
отдельной номенклатуре в принципе не проблема. Сложнее определить точку заказа для всего
ассортимента, который вы закупаете у конкретного поставщика. Плюс ко всему зачастую
поставщики выставляют Вам условия по минимальной сумме заказа, срокам производства товара
или даже требуют предварительный заказ за 6 мес. на отдельные позиции.
То есть, основная работа на этом этапе заключается в учете всех изменяющихся факторов и
разработке общепринятых алгоритмов, которыми руководствуются закупщики.
6. Формирование эффективной системы не товарного пополнения (канц. товары, расходные
материалы и т.п.)
Не стоит забывать, что без соответствующей транспортировочной тары, брендированого скотча и
бумаги на которой распечатывается расходная накладная клиента, заказ не сможет быть отгружен
клиенту. Поэтому не стоит относиться к процессу закупки расходников, как к чему-то
второстепенному. И к нему не помешает применить все описанные в этом разделе принципы.
Для построения эффективной финансового направления логистики следует разобраться с
такими вопросами:
1.Квалифицированый персонал, досконально знающий особенности документооборота.
Не редко логистов называют специалистами широкого профиля, так как они должны использовать
массу разных компетенций в своей работе. Не исключением является и сфера документооборота,
в которой специалист должен знать все нюансы и отслеживать нововведения касающиеся
формирования, замены, корректировки (в случае возвратов), как товаротранспортных, так и
налоговых документов.

7. 2.Своевременная выписка и приходование в учетной системе, счетов и сопроводительной
документации.
Вопросам оперативного учета всех движений товара внутри компании и подтверждение его
получения клиентом, теперь уделяется все больше внимания. Созданы специальные облачные
сервисы обмена заказами со статусами их выполнения, данными о товаре и балансами
взаиморасчетов контрагентов, между которыми этот обмен настроен. Поэтому, если у Вас
подобный сервис еще не работает, то очень желательно в административных затратах учитывать
стоимость связанного капитала от момента отгрузки и до момента подтверждения принятия.
Особенно актуален этот момент для компаний, в работе которых присутствует схема возврата
проданого клиенту товара через какое-то время.
3. Регулярное отслеживание KPIпо статьям затрат логистики в деньгах.
Так как это основной параметр оценки деятельности отдела логистики руководством компании, то
его ведение и аналитика является первоочередной задачей директора по логистике.
4. Формирование совместно с финансовым отделом плана оплат, согласно условиям контрактов
вносимых в учетную систему.
Можно конечно и по старинке ходить к казначею в гости и уточнять, когда будет оплачен тот или
иной счет. А можно по мере подписания договоров вносить условия оплат в базу и с помощью не
хитрого отчета узнавать ситуацию по оплатам не отвлекая при этом других сотрудников от работы.
Особенно это актуально для компаний где количество счетов генерируемое логистикой
исчисляется десятками в день.
И в заключение хотелось бы пожелать Вам успехов во внедрении вышеописанных изменений.
Ну а если Вас даже и постигнет неудача, то Вы знаете где нас найти (www.cil.kiev.ua). Мы с
удовольствием поможем. Удачи!