Число электронных документов, используемых современными компаниями, продолжает расти. В электронный вид переходит не только бухгалтерская первичка, но и те документы, с которыми предполагается работать длительное время. Таким образом, перед бизнесом встает сразу несколько вопросов: как организовать хранение таких документов, чтобы обеспечить при этом их актуальность? какими законами, правилами и стандартами руководствоваться? какое ПО использовать? Чтобы разобраться в этой щепетильной теме, мы провели онлайн-семинар «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов». А осветить вопросы, связанные с архивным хранением, мы попросили двух авторитетных специалистов.

2. ,Сергей Кузнецов
. . .,к и н главный
редактор журнала
« »Делопроизводство
Иван Агапов,
-руководитель бизнес направления
Synerdocs
Павел Овчинников,
, маркетолог редактор
ECM-Journal.ru
Эксперты

3. Партнеры

4. ЭЛЕКТРОННЫЕ
.АРХИВЫ
ПРОБЛЕМЫ И
ПЕРСПЕКТИВЫ
Кузнецов Сергей Львович, к.и.н.,
Главный редактор журнала
«Делопроизводство»

5. Законодательство
• 06.09.2012 N 890 ( .Постановление Правительства РФ от ред от
21.07.2014)
«О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах
».государственной власти
• 11.06.2013 953- ( .Распоряжение Правительства РФ от № р ред
20.08.2015)
« (« ») «Об утверждении плана мероприятий дорожной карты Повышение качества
».регуляторной среды для бизнеса
• 31.03.2015Приказ Министерства культуры Российской Федерации от
526№
« , ,Об утверждении правил организации хранения комплектования учёта и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
,архивных документов в органах государственной власти органах местного
».самоуправления и организациях

6. • (PDF/A).Формат файлов архивного хранения
• , .Форма описей реестры электронных документов
• .Использование электронной подписи
• , 5 !Раздельное хранение периодичность проверки лет
Новые правила

7. • 2- .Не менее х экземпляров
• .Наличие аппаратных и программных средств
• ,Обеспечение условий хранения исключающих
, ,рассылку утрату уничтожение или
( ) .модификацию изменение архивных документов
Требования к хранению
31.03.2015 526Приказ от №

8. • 7.0.8-2013ГОСТ Р .Делопроизводство и архивное дело
: ,Термины и определения аутентичность
, ,достоверность целостность пригодность для
, .использования миграция
• ISO 19005-1:2005/Cor.1:2007 .Управление документацией Формат
файлов электронных документов для долгосрочного хранения
1. PDF 1.4 (PDF/A-1). (DocumentЧасть Использование
management - Electronic document file format for long-term
preservation).
• ISO 19005-2:2011 Document management -- Electronic document file
format for long-term preservation -- Part 2: Use of ISO 32000-1
(PDF/A-2)
Стандарты

9. Миграция Конвертация Контейнер
( ,транспортный
)архивный
Проблемы

10. • .Рабочие файлы документов
• Электронные документы временного срока
, .хранения подписанные ЭП
• .Электронные образы документов
?Что храним

11. • ?Что сканировать
• ?На чём сканировать
• ?В какие форматы сканировать
• , , ?Как учитывать хранить использовать
• ?Страховая копия или НСА
Оцифровка бумажных документов

12. • Продление сроков практического использования документов в электронной форме
• Роль экспертной комиссии организации в определении сроков хранения
Сроки хранения документов

13. Итог
В электронной форме
Документы временного срока
хранения
Дублирование на
бумаге
Документы долговременного и
постоянного срока хранения

14. ОСОБЕННОСТИ
ХРАНЕНИЯ ЭД
Иван Агапов,
руководитель направления Synerdocs

15. ?Что храним
ЭД
Электронная подпись
Служебные документы
Метаданные

16. Формат усовершенствованной ЭП

17. Особенности уничтожения ЭД
Инструмент для
корректного определения
.сроков хранения ЭД
:Уничтожение ВСЕХ копий
- ,все системы
- ,оператор ЭДО
- ,бэкап
- .носители

18. ПРАКТИКА

19. Архив рабочих файлов и электронных
образов

21. Архив юридически значимых ЭД

22. Актуальность ЮЗЭДО
• , , - ,Электронные товарные накладные акты счета фактуры
.договоры
• 2015Десятки миллионов ЭД переданы в году через операторов
.ЭДО
• .Сотни тысяч компаний получали хотя бы несколько ЭД
• + .Развитие ЭД в госорганах электронная отчетность

23. РЕШЕНИЯ

24. DIRECTUMМФУД от

25. Задачи
1. :Обработка и хранение двух потоков документов
1. ( , ),бумажные штрихкодирование сканирование
2. ( , )электронные обмен через оператора ЭДО квалифицированная ЭП
2. : .Подготовка к проверкам поиск и выгрузка
3. : ,Консолидированное хранение документов удаленный доступ
.контроль прав доступа

26. АРХИВ В ОБЛАКЕ

27. Хранение у оператора ЭДО
- Tier 3:ЦОД не ниже
, , ,повышенная отказоустойчивость дублирование каналов выделенные помещения резервирование
, .всех инженерных подсистем возможность обслуживания без остановки сервисов
- .Целостность и достоверность данных
- .Резервное копирование
- .Усовершенствование КЭП
- : 5 .Базовый срок хранения ЭД лет
- .Наличие лицензии ФСБ и ФСТЭК
SynerdocsБольшинство абонентов хранят
документы в сервисе

29. Корпоративное и Облачное хранение
- .Крупные компании
- Возможности настройки под
.себя
- .Широкая функциональность
- Настройка своей политики
.хранения и доступа
- .Для малых компаний
- .Аутсорсинг хранения ЭД
- Достаточная
.функциональность
- .Приложение для работы

30. ВОПРОСЫ

31. - Какие основные проблемы могут
возникнуть при неправильном хранении
?ЭД
,Олег Суднев Москва

32. Последствия
Ответственность
-КоАП РФ устанавливает
ответственность за нарушение
требований законодательства о
( 13.25).хранении документов статья
- ,Ответственность за похищение
,уничтожение повреждение или
сокрытие официальных документов
( 325).предусмотрена УК РФ статья
Потери
-Нарушение целостности
:электронного документа потеря
.информации
-Нарушение юридической
значимости электронного
.документа

33. - ,Работали в СЭД но документы для
.хранения печатали Теперь собираемся
,сокращать число бумаги переходить на
.электронный архив На что обратить
?особое внимание и к чему быть готовым
.,Ренат Г Уфа

34. Рекомендации
Четко выстраивать этапы
внедрения
- .Не все документы сразу
- .Повышайте свои компетенции
- :Четко формулируйте потребности
кроме задач хранения есть много
.связанных задач
ТЗ
-Привлекать архивистов и
,документоведов не отдавать
решение вопроса только в руки
IT- .службы
- MoReqОпирайтесь на
www.moreq.info

35. Рекомендации
. .Кузнецов С Л Современные технологии документационного
.обеспечения управления
., , 2014.М Термика
. ., . . . —Кузнецова Т В Кузнецов С Л Кадровое делопроизводство
.: « . », 2015. — 432 . : .М ООО ТЕРМИКА РУ с ил

36. Сайты
Synerdocs:Аналитика http://www.synerdocs.ru/analytics
:Сайт Росархива http://archives.ru/library-oun.shtml

37. ?Вопросы