Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 11
Проблемы архивног...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 22
ТрадиционнаяТради...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 33
ИзменениеИзменени...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 44
ИдеальныйИдеальны...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 55
АрхивАрхив ии эле...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 66
ИспользованиеИспо...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 77
НормативноеНормат...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 88
ЗаконодательствоЗ...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 99
НормативныеНормат...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1010
НовыеНовые прав...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1111
НовыеНовые прав...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1212
ТемпературноТем...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1313
ПравилаПравила:...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1414
««ПереченьПереч...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1515
ПереченьПеречен...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1616
««ПодарочекПода...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1717
СрокиСроки хран...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1818
ТехнологияТехно...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1919
СтандартыСтанда...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2020
ТехническийТехн...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2121
БританскиеБрита...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2222
ТребованияТребо...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2323
ОбщиеОбщие проб...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2424
ТрадиционныеТра...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2525
ПоявилисьПоявил...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2626
КлючевыеКлючевы...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2727
ВнутренняяВнутр...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2828
СпецифическиеСп...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2929
ОсновныеОсновны...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3030
ОсновныеОсновны...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3131
АвтоматизацияАв...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3232
ОперацииОпераци...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3333
Совершенствован...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3434
ЗачемЗачем нужн...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3535
ЗачемЗачем нужн...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3636
НедостаткиНедос...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3737
СозданиеСоздани...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3838
СозданиеСоздани...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3939
ИнфраструктураИ...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4040
ВнеофисноеВнеоф...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4141
РольРоль архиво...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4242
СовременныеСовр...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4343
СовременныеСовр...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4444
БумажныеБумажны...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4545
БумажныеБумажны...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4646
ЗамораживаниеЗа...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4747
НаводнениеНавод...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4848
ВакуумнаяВакуум...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4949
ЭлектронныеЭлек...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5050
ОрганизацияОрга...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5151
НедостаткиНедос...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5252
АрхивноеАрхивно...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5353
ЭлектронныйЭлек...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5454
ПроблемаПроблем...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5555
ПервоочередныеП...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5656
КакКак организо...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5757
ЭлектронныеЭлек...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5858
БазыБазы данных...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5959
ПорядокПорядок ...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6060
АвстралийскийАв...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6161
КакКак хранитьх...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6262
СрокиСроки хран...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6363
НормативныеНорм...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6464
НормативныеНорм...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6565
ОсобенностиОсоб...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6666
УстановлениеУст...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6767
МетодМетод уста...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6868
НоменклатураНом...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6969
СтатьяСтатья 89...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7070
««ПоложениеПоло...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7171
ТребованиеТребо...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7272
КакиеКакие зада...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7373
ОбстоятельстваО...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7474
КакКак использу...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7575
КакКак использу...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7676
ПереченьПеречен...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7777
ТиповойТиповой ...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7878
НоменклатураНом...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7979
ВыводыВыводы
Да...
3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 8080
Вопросы?
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Проблемы архивного хранения документов на бумажных и электронных носителях

Лекция Натальи Храмцовской о проблемах архивного хранения документов на бумажных и электронных носителях на V конгрессе-практикуме «Эффективный документооборот в управлении бизнесом» (ИНФОДОКУМ-2007), октябрь 2007

Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Challenges of archival preservation of paper-based and electronic records" at the Infodocum 2007 conference, Moscow, October 2007.

  • Be the first to comment

Проблемы архивного хранения документов на бумажных и электронных носителях

  1. 1. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 11 Проблемы архивного хранения документов на бумажных и электронных носителях Храмцовская Наталья Александровна ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
  2. 2. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 22 ТрадиционнаяТрадиционная рольроль архиваархива вв деловойделовой деятельностидеятельности организацииорганизации ХранитХранит информационныеинформационные ресурсыресурсы ((каккак бумажныебумажные,, тактак ии электронныеэлектронные),), имеющиеимеющие долговременнуюдолговременную деловуюделовую,, юридическуююридическую ии историческуюисторическую ценностьценность ОбеспечиваетОбеспечивает хранениехранение документовдокументов вв соответствиисоответствии сс законодательствомзаконодательством ии нормативныминормативными требованиямитребованиями,, ии своевременноесвоевременное ихих уничтожениеуничтожение послепосле истеченияистечения сроковсроков храненияхранения РазгружаетРазгружает деловыеделовые подразделенияподразделения отот бумажныхбумажных документовдокументов
  3. 3. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 33 ИзменениеИзменение ролироли ии статусастатуса архиваархива УжеУже нене ««пыльныйпыльный чуланчулан сс мышамимышами»»,, ии нене чисточисто затратноезатратное подразделениеподразделение СвоевременноеСвоевременное уничтожениеуничтожение документовдокументов временноговременного срокасрока храненияхранения == амнистияамнистия старыхстарых грешковгрешков.. –– ПримерПример:: ЮкосЮкос –– НеобходимыеНеобходимые элементыэлементы:: установлениеустановление сроковсроков храненияхранения,, экспертизаэкспертиза ценностиценности ЗащитаЗащита имущественныхимущественных ии иныхиных правправ организацииорганизации –– ПримерПример:: депозитыдепозиты физическихфизических лицлиц ИнформационнаяИнформационная поддержкаподдержка основнойосновной деятельностидеятельности
  4. 4. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 44 ИдеальныйИдеальный современныйсовременный архивархив ПревращаетПревращает информациюинформацию вв корпоративныйкорпоративный ресурсресурс.. ОбеспечиваетОбеспечивает централизованноецентрализованное хранениехранение,, резервированиерезервирование,, управлениеуправление доступомдоступом,, коллективнаяколлективная работаработа,, удалённыйудалённый доступдоступ,, поддержкуподдержку версийверсий документадокумента УправляетУправляет каккак электроннымиэлектронными документамидокументами,, тактак ии инымииными ресурсамиресурсами ((путёмпутём созданиясоздания учётныхучётных карточеккарточек ии управленияуправления имиими)) ОбеспечиваетОбеспечивает быстрыйбыстрый поискпоиск нужнойнужной информацииинформации,, средствамисредствами систематизациисистематизации ии поискапоиска
  5. 5. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 55 АрхивАрхив ии электронныеэлектронные документыдокументы АрхивАрхив должендолжен ((совместносовместно сс ИТИТ)) братьбрать подпод контрольконтроль электронныеэлектронные документыдокументы,, потомупотому чточто:: –– ЭДЭД позволяютпозволяют работатьработать болееболее эффективноэффективно,, ии ониони должныдолжны статьстать корпоративнымкорпоративным ресурсомресурсом –– ВажноВажно обеспечитьобеспечить сохранностьсохранность ии быстрыйбыстрый доступдоступ кк ЭДЭД,, покапока ониони нужнынужны,, -- ии уничтожитьуничтожить ихих попо истеченииистечении срокасрока храненияхранения НекоторыеНекоторые ЭДЭД придетсяпридется хранитьхранить долгодолго –– ПримерПример:: различныеразличные досьедосье клиентовклиентов
  6. 6. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 66 ИспользованиеИспользование электронныхэлектронных документовдокументов вв судебныхсудебных разбирательствахразбирательствах вв СШАСША Бумажные документы 6% Электронные файлы 22% Электронная почта 72% Бумажные документы Электронные файлы Электронная почта 1996 год – менее 5% электронных документов 2002-2005 годы – 90% электронных документов Источник: John Isaza, доклад на конференции ARMA International 24 октября 2006 года
  7. 7. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 77 НормативноеНормативное регулированиерегулирование:: отечественныйотечественный ии зарубежныйзарубежный опытопыт
  8. 8. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 88 ЗаконодательствоЗаконодательство СломанаСломана вертикальнаявертикальная структураструктура управленияуправления архивнымархивным деломделом вв странестране РегиональныеРегиональные архивыархивы оказалисьоказались вв болееболее выигрышномвыигрышном положенииположении,, чемчем федеральныефедеральные АрхивыАрхивы коммерческихкоммерческих структурструктур оказалисьоказались ««нана обочинеобочине»» –– всёвсё зависитзависит отот собственниковсобственников ии отот ихих пониманияпонимания ((илиили непониманиянепонимания)) ролироли архиваархива вв деловойделовой деятельностидеятельности организацийорганизаций ии егоего значениязначения длядля защитызащиты долгосрочныхдолгосрочных интересовинтересов организацииорганизации,, еёеё сотрудниковсотрудников ии клиентовклиентов
  9. 9. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 99 НормативныеНормативные актыакты СуществуетСуществует хорошаяхорошая нормативнаянормативная базабаза длядля архивнойархивной работыработы сс бумажнымибумажными документамидокументами сс использованиемиспользованием традиционныхтрадиционных технологийтехнологий СлабаяСлабая нормативнаянормативная базабаза длядля работыработы сс электроннымиэлектронными документамидокументами –– ФедеральноеФедеральное законодательствозаконодательство –– РегиональноеРегиональное законодательствозаконодательство –– СтандартыСтандарты ии руководстворуководство
  10. 10. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1010 НовыеНовые правилаправила работыработы государственныхгосударственных архивовархивов УтвержденыУтверждены приказомприказом МинистерстваМинистерства культурыкультуры ии массовыхмассовых коммуникацийкоммуникаций РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации отот 1818 январяянваря 20072007 гг.. №№ 1919 МинюстМинюст сдалсясдался!! ЗаметныйЗаметный прогресспрогресс попо сравнениюсравнению сс ТиповойТиповой инструкциейинструкцией попо делопроизводствуделопроизводству: 32: 32 упоминанияупоминания электронныхэлектронных документовдокументов вместовместо 55 –– ОрганизацияОрганизация храненияхранения –– 1616 –– ОрганизацияОрганизация учетаучета –– 1212 –– ОрганизацияОрганизация комплектованиякомплектования –– 11 –– ОрганизацияОрганизация использованияиспользования –– 33
  11. 11. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1111 НовыеНовые правилаправила работыработы государственныхгосударственных архивовархивов ВеликолепныйВеликолепный памятникпамятник ушедшейушедшей эпохеэпохе ГлавныйГлавный недостатокнедостаток –– ориентируеториентирует архивыархивы нана чисточисто бумажноебумажное внутреннеевнутреннее делопроизводстводелопроизводство ПоверхностноеПоверхностное описаниеописание вопросоввопросов,, относящихсяотносящихся кк хранениюхранению электронныхэлектронных документовдокументов СодержитСодержит положенияположения,, противоречащиепротиворечащие действующемудействующему законодательствузаконодательству ((МинюстМинюст усталустал?? ☺☺ ))
  12. 12. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1212 ТемпературноТемпературно--влажностныйвлажностный режимрежим ПравилаПравила устанавливаютустанавливают длядля документовдокументов нана магнитноймагнитной лентеленте ии дисковыхдисковых носителяхносителях следующийследующий режимрежим:: –– ТемператураТемпература:: +8+8 …… +18+18 °С°С –– ОтносительнаяОтносительная влажностьвлажность воздухавоздуха:: 4545……65 %65 % РекомендацииРекомендации NARANARA ((СШАСША)) попо обеспечениюобеспечению долговременногодолговременного храненияхранения документовдокументов (2003(2003 годгод)) –– ТемператураТемпература:: +15+15……+18+18 °С°С –– ОтносительнаяОтносительная влажностьвлажность воздухавоздуха:: 3535……45 %45 %
  13. 13. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1313 ПравилаПравила:: НовоеНовое словослово вв наукенауке ии техникетехнике ПроверкаПроверка техническоготехнического состояниясостояния …… электронныхэлектронных документовдокументов вв процессепроцессе храненияхранения осуществляетсяосуществляется сс цельюцелью определенияопределения:: –– наличияналичия ""вирусоввирусов"" вв электронныхэлектронных документахдокументах;; –– наличияналичия размагниченныхразмагниченных участковучастков ии механическихмеханических поврежденийповреждений отдельныхотдельных участковучастков машинногомашинного носителяносителя;; ПроверкаПроверка техническоготехнического состояниясостояния архивныхархивных документовдокументов осуществляетсяосуществляется припри внешнемвнешнем осмотреосмотре вв отраженномотраженном светесвете..
  14. 14. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1414 ««ПереченьПеречень типовыхтиповых архивныхархивных документовдокументов,, образующихсяобразующихся вв научнонаучно--техническойтехнической ии производственнойпроизводственной деятельностидеятельности организацийорганизаций,, сс указаниемуказанием сроковсроков храненияхранения»» УтвержденУтвержден приказомприказом МинистерстваМинистерства культурыкультуры №№ 11821182 отот 3131 июляиюля 20072007 годагода ии зарегистрированзарегистрирован вв МинюстеМинюсте ОтмененаОтменена частьчасть IIII ««ПеречняПеречня типовыхтиповых документовдокументов сс указаниемуказанием сроковсроков храненияхранения»»,, утвержденногоутвержденного ГлавархивомГлавархивом СССРСССР 1515 августаавгуста 19881988 годагода Министр культуры А.С.Соколов
  15. 15. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1515 ПереченьПеречень 20072007 годагода 3.4.3.4. СрокиСроки храненияхранения НТДНТД исчисляютсяисчисляются сс моментамомента передачипередачи ееее нана хранениехранение вв архивархив ((СТДСТД)) организацииорганизации.. СрокиСроки храненияхранения другихдругих документовдокументов -- сс 11 январяянваря годагода,, следующегоследующего заза годомгодом передачипередачи ихих нана хранениехранение вв архивархив ((СТДСТД)) организацииорганизации.. 3.3.3.3.3.3. ОтметкаОтметка ""додо минованияминования надобностинадобности"" означаетозначает,, чточто архивныеархивные документыдокументы хранятсяхранятся вв организацияхорганизациях нене менееменее 55 летлет.. ПереченьПеречень 19881988 годагода ((частьчасть II)II) 2.11. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. ... Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания разработки темы, проекта. 2.11. … Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями. ОченьОчень оригинальныйоригинальный подходподход кк исчислениюисчислению сроковсроков храненияхранения
  16. 16. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1616 ««ПодарочекПодарочек»» ведомственнымведомственным архивамархивам –– сроксрок храненияхранения ««додо ликвидацииликвидации организацииорганизации»» СогласноСогласно пп.3.3.1,.3.3.1, организацииорганизации--источникиисточники комплектованиякомплектования государственныхгосударственных ии муниципальныхмуниципальных архивовархивов,, передаютпередают документыдокументы сосо срокомсроком храненияхранения ""постояннопостоянно"" вв соответствующиесоответствующие архивыархивы попо истеченииистечении сроковсроков ихих ведомственноговедомственного храненияхранения.. ОстальныеОстальные –– хранятхранят такиетакие документыдокументы додо ликвидацииликвидации организацииорганизации,, послепосле чегочего ониони ««подлежатподлежат экспертизеэкспертизе ценностиценности,, отборуотбору ии передачепередаче нана постоянноепостоянное хранениехранение вв установленномустановленном порядкепорядке»».. СогласноСогласно пп.3.3.4,.3.3.4, документыдокументы сосо срокомсроком храненияхранения ««додо ликвидацииликвидации организацииорганизации»» хранятсяхранятся вв организацииорганизации додо ееее ликвидацииликвидации независимонезависимо отот тоготого,, являетсяявляется илиили нене являетсяявляется этаэта организацияорганизация источникомисточником комплектованиякомплектования государственныхгосударственных илиили муниципальныхмуниципальных архивовархивов..
  17. 17. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1717 СрокиСроки храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов пп. 1902:. 1902: ОписиОписи электронныхэлектронных документовдокументов –– постояннопостоянно ((ЧтоЧто этоэто заза описиописи?,?, КакихКаких электронныхэлектронных документовдокументов?? ЧтоЧто всехвсех имеющихсяимеющихся вв наличииналичии?)?) пп. 1924:. 1924: МашинограммыМашинограммы выходныхвыходных документовдокументов –– постояннопостоянно ((ВсёВсё,, чточто распечатанораспечатано нана принтерепринтере,, должнодолжно хранитьсяхраниться постояннопостоянно?);?); пп. 1925:. 1925: ЭлектронныйЭлектронный документдокумент вв составесоставе БДБД ((распределеннойраспределенной БДБД)) –– постояннопостоянно..
  18. 18. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1818 ТехнологияТехнология примененияприменения ЭЦПЭЦП
  19. 19. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1919 СтандартыСтандарты НеНе стоитстоит ««изобретатьизобретать велосипедвелосипед»» вв техтех вопросахвопросах,, попо которымкоторым вв миремире ужеуже накопленнакоплен ии обобщенобобщен немалыйнемалый опытопыт ВВ миремире существуютсуществуют хорошиехорошие стандартыстандарты,, которыекоторые описываютописывают ужеуже имеющийсяимеющийся вв миремире опытопыт работыработы сс документамидокументами ((особенноособенно электроннымиэлектронными)) –– ОбеспечениеОбеспечение юридическойюридической значимостизначимости электронныхэлектронных документовдокументов,, миграциямиграция ии конверсияконверсия –– ДолговременноеДолговременное хранениехранение электронныхэлектронных документовдокументов –– СовременныеСовременные методыметоды защитызащиты,, консервацииконсервации ии реставрацииреставрации документовдокументов
  20. 20. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2020 ТехническийТехнический отчетотчет ИСОИСО 1849218492:2005:2005 ВВ первуюпервую очередьочередь,, опытопыт ««электронныхэлектронных архивистовархивистов»» изиз НациональныхНациональных АрхивовАрхивов СШАСША УпорУпор нана доказуемыедоказуемые целостностьцелостность,, аутентичностьаутентичность электронныхэлектронных документовдокументов припри длительномдлительном хранениихранении МиграцияМиграция –– основнаяосновная стратегиястратегия
  21. 21. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2121 БританскиеБританские стандартыстандарты сериисерии BIPBIP 00080008 BIPBIP 00080008--1:20041:2004 ««ПрактикаПрактика,, обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическую ии доказательнуюдоказательную силусилу информацииинформации,, сохраняемойсохраняемой электроннымэлектронным образомобразом»» BIPBIP 00080008--2:20052:2005 ««ПрактикаПрактика,, обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическую ии доказательнуюдоказательную силусилу информацииинформации,, передаваемойпередаваемой электроннымэлектронным образомобразом»» BIP 0008BIP 0008--3:20053:2005 ««ПрактикаПрактика,, обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическую ии доказательнуюдоказательную силусилу электроннойэлектронной идентификацииидентификации»»
  22. 22. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2222 ТребованияТребования зарубежногозарубежного законодательствазаконодательства НужноНужно учитыватьучитывать оорганизациямрганизациям:: –– которыекоторые ведутведут деловуюделовую деятельностьдеятельность вв различныхразличных странахстранах мирамира –– работаютработают сс зарубежнымизарубежными контрагентамиконтрагентами –– еслиесли спорыспоры попо контрактамконтрактам разбираютсяразбираются вв соответствиисоответствии сс зарубежнымзарубежным законодательствомзаконодательством ТребованияТребования кк делопроизводствуделопроизводству ии архивномуархивному делуделу,, ии особенноособенно –– кк срокамсрокам храненияхранения
  23. 23. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2323 ОбщиеОбщие проблемыпроблемы архивногоархивного храненияхранения
  24. 24. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2424 ТрадиционныеТрадиционные проблемыпроблемы остаютсяостаются РостРост объемаобъема документовдокументов ((каккак временноговременного,, тактак ии длительногодлительного срокасрока храненияхранения)) ПроблемаПроблема архивныхархивных площадейплощадей РазнообразиеРазнообразие видоввидов документовдокументов ПроблемаПроблема установленияустановления ии отслеживанияотслеживания сроковсроков храненияхранения ((особенноособенно условныхусловных).). ПоявлениеПоявление срокасрока храненияхранения ««додо ликвидацииликвидации организацииорганизации»»
  25. 25. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2525 ПоявилисьПоявились ии новыеновые проблемыпроблемы ПереходПереход отот бумажногобумажного кк смешанномусмешанному документодокументо-- оборотуобороту,, ии распространениераспространение электронныхэлектронных документовдокументов –– переходпереход архиваархива нана внутреннеевнутреннее электронноеэлектронное делопроизводстводелопроизводство –– разнообразиеразнообразие носителейносителей информацииинформации,, файловыхфайловых форматовформатов,, программногопрограммного обеспеченияобеспечения ии оборудованияоборудования –– обеспеченияобеспечения подлинностиподлинности,, целостностицелостности ии аутентичностиаутентичности электронныхэлектронных документовдокументов
  26. 26. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2626 КлючевыеКлючевые задачизадачи ПроблемаПроблема полученияполучения поддержкиподдержки сосо стороныстороны высшеговысшего руководстваруководства ии проблемапроблема взаимодействиявзаимодействия сс другимидругими службамислужбами организацииорганизации КадровоеКадровое обеспечениеобеспечение работыработы архиваархива ОбучениеОбучение всеговсего персоналаперсонала организацииорганизации попо вопросамвопросам,, связаннымсвязанным сс управлениемуправлением документамидокументами ии ихих архивнымархивным хранениемхранением
  27. 27. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2727 ВнутренняяВнутренняя нормативнаянормативная базабаза архиваархива ПравилаПравила работыработы архиваархива НормативнаяНормативная базабаза,, относящаясяотносящаяся кк электроннымэлектронным документамдокументам –– ПорядокПорядок передачипередачи нана хранениехранение –– ОбеспечениеОбеспечение длительнойдлительной сохранностисохранности –– ОрганизацияОрганизация уничтоженияуничтожения –– ПравилаПравила обработкиобработки отдельныхотдельных видоввидов электронныхэлектронных документовдокументов ((электроннаяэлектронная почтапочта,, вебвеб--страницыстраницы,, базыбазы данныхданных))
  28. 28. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2828 СпецифическиеСпецифические проблемыпроблемы храненияхранения бумажныхбумажных документовдокументов
  29. 29. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2929 ОсновныеОсновные проблемыпроблемы бумажныхбумажных архивовархивов ПроблемаПроблема кадровогокадрового резерварезерва ии оплатыоплаты трудатруда ПроблемыПроблемы вв обеспеченииобеспечении сохранностисохранности бумажныхбумажных документовдокументов ии уничтоженияуничтожения документовдокументов сс истекшимиистекшими срокамисроками храненияхранения ПроблемыПроблемы стыковкистыковки бумажногобумажного ии электронногоэлектронного документооборотадокументооборота ии архивногоархивного храненияхранения ПроблемыПроблемы припри обработкеобработке документовдокументов ((повторнаяповторная регистрациярегистрация ии тт..дд.).)
  30. 30. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3030 ОсновныеОсновные проблемыпроблемы бумажныхбумажных архивовархивов ОпережающаяОпережающая сдачасдача вв архивархив действующихдействующих документовдокументов ((защитазащита подлинниковподлинников ии решениерешение проблемыпроблемы сс контролирующимиконтролирующими инстанциямиинстанциями)) НовыеНовые технологиитехнологии храненияхранения бумажныхбумажных документовдокументов ДосьеДосье:: ихих всёвсё большебольше,, ии иногдаиногда сс ниминими оченьочень неудобнонеудобно работатьработать РаботаРабота сосо всемивсеми видамивидами бумажнойбумажной документациидокументации,, имеющейсяимеющейся вв организацииорганизации
  31. 31. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3131 АвтоматизацияАвтоматизация работыработы архиваархива ОдноОдно изиз наименеенаименее автоматизированныхавтоматизированных подразделениеподразделение,, многомного утомительногоутомительного ручногоручного трудатруда СС ростомростом зарплатызарплаты сотрудниковсотрудников архиваархива становитсястановится экономическиэкономически невыгодноневыгодно экономитьэкономить нана оборудованииоборудовании ии программномпрограммном обеспеченииобеспечении
  32. 32. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3232 ОперацииОперации,, которыекоторые желательножелательно автоматизироватьавтоматизировать СоставлениеСоставление ии ведениеведение учетныхучетных документовдокументов ии научнонаучно--справочногосправочного аппаратааппарата архиваархива ((описиописи,, перечниперечни,, номенклатураноменклатура делдел,, ……)) БыстрыйБыстрый поискпоиск ии подборподбор документовдокументов ЕдиноеЕдиное управлениеуправление бумажнымибумажными ии электроннымиэлектронными архивнымиархивными документамидокументами РетроспективноеРетроспективное сканированиесканирование документовдокументов
  33. 33. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3333 СовершенствованиеСовершенствование работыработы оперативныхоперативных бумажныхбумажных архивовархивов СозданиеСоздание самостоятельногосамостоятельного структурногоструктурного подразделенияподразделения ОбеспечениеОбеспечение такоготакого подразделенияподразделения квалифицированнымквалифицированным персоналомперсоналом ВыделениеВыделение длядля архиваархива соответствующихсоответствующих современнымсовременным требованиямтребованиям оборудованныхоборудованных помещенийпомещений..
  34. 34. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3434 ЗачемЗачем нужнынужны оперативныеоперативные архивыархивы Такие методы хранения ненадежны
  35. 35. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3535 ЗачемЗачем нужнынужны оперативныеоперативные архивыархивы После создания оперативного архива
  36. 36. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3636 НедостаткиНедостатки бумажныхбумажных документовдокументов НизкаяНизкая скоростьскорость созданиясоздания,, обработкиобработки ии передачипередачи ЗначительныеЗначительные площадиплощади длядля храненияхранения СложноСложно ии медленномедленно идетидет поискпоиск информацииинформации УправлениеУправление обычнообычно идётидёт нана уровнеуровне делдел
  37. 37. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3737 СозданиеСоздание системысистемы объединенныхобъединенных архивовархивов ии центровцентров храненияхранения ОбеспечениеОбеспечение финансированияфинансирования ОбеспечениеОбеспечение архивовархивов ии центровцентров храненияхранения квалифицированнымиквалифицированными кадрамикадрами РазработкаРазработка нормативнойнормативной документациидокументации РешениеРешение проблемыпроблемы высокихвысоких трудозатраттрудозатрат нана ручнуюручную обработкуобработку делдел ии документовдокументов нана рядеряде этаповэтапов ((такихтаких,, каккак приёмприём//передачапередача документовдокументов нана хранениехранение,, сканированиесканирование сшитыхсшитых делдел ии тт..дд.).)
  38. 38. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3838 СозданиеСоздание системысистемы объединенныхобъединенных архивовархивов ии центровцентров храненияхранения РазмещениеРазмещение документовдокументов вв хранилищаххранилищах сс учетомучетом эргономикиэргономики ии возможностейвозможностей,, возникающихвозникающих благодаряблагодаря применениюприменению современныхсовременных технологийтехнологий ОбеспечениеОбеспечение сохранностисохранности документовдокументов определенногоопределенного видавида вневне зависимостизависимости отот местаместа ии способаспособа ихих обработкиобработки НужноНужно подуматьподумать обоб использованиииспользовании коммерческихкоммерческих центровцентров храненияхранения документациидокументации припри невозможностиневозможности илиили нерентабельностинерентабельности созданиясоздания собственныхсобственных
  39. 39. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3939 ИнфраструктураИнфраструктура налоговойналоговой службыслужбы СШАСША
  40. 40. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4040 ВнеофисноеВнеофисное хранениехранение документовдокументов ПередачаПередача выполнениявыполнения рядаряда функцийфункций делопроизводстваделопроизводства ии архивногоархивного деладела стороннейсторонней организацииорганизации –– хранениехранение,, –– уничтоженияуничтожения документовдокументов –– рядряд другихдругих
  41. 41. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4141 РольРоль архивовархивов вв обеспеченииобеспечении непрерывностинепрерывности деловойделовой деятельностидеятельности ЗащитаЗащита важнейшихважнейших документовдокументов организацииорганизации –– ДублированиеДублирование.. РезервныеРезервные копиикопии,, создаваемыесоздаваемые вв ходеходе повседневнойповседневной деятельностидеятельности организацииорганизации,, могутмогут бытьбыть использованыиспользованы вв качествекачестве копийкопий важнейшихважнейших документовдокументов.. БумажныеБумажные материалыматериалы можноможно перевестиперевести нана микрофильмымикрофильмы илиили вв электронныеэлектронные образыобразы.. –– ХранениеХранение.. ВВ удалённомудалённом хранилищехранилище обычнообычно помещаютсяпомещаются копиикопии.. ОрганизацияОрганизация можетможет хранитьхранить вв удалённомудалённом хранилищехранилище ии подлинникиподлинники,, -- еслиесли необходимонеобходимо сохранитьсохранить подлинныеподлинные подписиподписи илиили еслиесли подлинникподлинник нене нуженнужен длядля работыработы вв главномглавном офисеофисе..
  42. 42. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4242 СовременныеСовременные технологиитехнологии:: радиометкирадиометки
  43. 43. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4343 СовременныеСовременные технологиитехнологии:: цветовоецветовое кодированиекодирование
  44. 44. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4444 БумажныеБумажные документыдокументы -- акцентакцент нана нерешенныенерешенные проблемыпроблемы:: АктуализацияАктуализация перечнейперечней документовдокументов ии установлениеустановление сроковсроков храненияхранения ПомещенияПомещения подпод оперативноеоперативное хранениехранение –– вв первуюпервую очередьочередь длядля досьедосье СозданиеСоздание центровцентров храненияхранения бумажнойбумажной документациидокументации СозданиеСоздание электронныхэлектронных архивовархивов образовобразов документовдокументов
  45. 45. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4545 БумажныеБумажные документыдокументы –– каккак спасатьспасать Октябрь 2007 года. При порыве отопительной системы сильно пострадали документы РГАДА. Сушат методами прошлых веков.
  46. 46. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4646 ЗамораживаниеЗамораживание намокшихнамокших документовдокументов БельгияБельгия КаменецКаменец--ПодольскийПодольский архивархив,, УкраинаУкраина
  47. 47. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4747 НаводнениеНаводнение вв ГерманииГермании,, СаксонияСаксония,, августавгуст 20022002 ВакуумнаяВакуумная сушкасушка документовдокументов юридическиеюридические документыдокументы послепосле сушкисушки
  48. 48. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4848 ВакуумнаяВакуумная сушкасушка намокшихнамокших документовдокументов
  49. 49. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4949 ЭлектронныеЭлектронные архивархив ии егоего проблемыпроблемы
  50. 50. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5050 ОрганизацияОрганизация электронныхэлектронных архивовархивов ЭлектронныеЭлектронные архивыархивы обеспечиваютобеспечивают сохранениесохранение следующихследующих видоввидов электроннойэлектронной информацииинформации:: электронныхэлектронных документовдокументов ((каккак сс ЭЦПЭЦП,, тактак ии безбез ЭЦПЭЦП)) технологическихтехнологических данныхданных,, электронныхэлектронных копийкопий ии образовобразов бумажныхбумажных документовдокументов,, базбаз данныхданных информационныхинформационных ресурсовресурсов,, документациидокументации нана информационныеинформационные ресурсыресурсы..
  51. 51. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5151 НедостаткиНедостатки электронныхэлектронных документовдокументов БыстроеБыстрое моральноеморальное устареваниеустаревание технологийтехнологий КороткийКороткий сроксрок службыслужбы носителейносителей ии ихих многообразиемногообразие СложноСложно сохранитьсохранить,, сложносложно уничтожитьуничтожить НерешенныеНерешенные юридическиеюридические проблемыпроблемы ВысокаяВысокая стоимостьстоимость обслуживанияобслуживания
  52. 52. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5252 АрхивноеАрхивное хранениехранение документовдокументов КлючевыеКлючевые задачизадачи:: ОрганизацияОрганизация долговременногодолговременного храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов,, включающаявключающая разработкуразработку стратегийстратегий храненияхранения ии миграциимиграции документовдокументов,, ВнедрениеВнедрение методовметодов ии приёмовприёмов работыработы,, обеспечивающихобеспечивающих сохранениесохранение юридическойюридической силысилы документовдокументов,, ихих целостностицелостности ии аутентичностиаутентичности,, ПередачаПередача нана архивноеархивное хранениехранение документовдокументов,, содержащихсясодержащихся вв базахбазах данныхданных,, включаявключая разработкуразработку стратегийстратегий архивногоархивного храненияхранения базбаз данныхданных..
  53. 53. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5353 ЭлектронныйЭлектронный архивархив КтоКто будетбудет отвечатьотвечать заза электронныйэлектронный архивархив?? ПриПри работеработе сс электроннымиэлектронными документамидокументами –– каккак можноможно болееболее раннеераннее началоначало архивнойархивной работыработы сс ниминими ОбеспечениеОбеспечение аутентичностиаутентичности ии целостностицелостности электронныхэлектронных документовдокументов ДлительноеДлительное хранениехранение документовдокументов,, подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП.. ОтметкиОтметки временивремени..
  54. 54. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5454 ПроблемаПроблема взаимопониманиявзаимопонимания ИТИТ ии ДОУДОУ:: ЧтоЧто такоетакое архивархив?? ИТИТ:: ЭлектронныйЭлектронный архивархив –– ««складсклад»» информацииинформации,, обычнообычно нана съемныхсъемных носителяхносителях.. ЗадачиЗадачи архивногоархивного храненияхранения можноможно решитьрешить сс помощьюпомощью резервногорезервного копированиякопирования..
  55. 55. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5555 ПервоочередныеПервоочередные мерымеры ПодготовкаПодготовка специалистовспециалистов,, разбирающихсяразбирающихся каккак вв вопросавопроса ИТИТ,, тактак ии вв вопросахвопросах архивногоархивного деладела –– ВВ ВУЗахВУЗах такихтаких специалистовспециалистов нене готовятготовят РазработкаРазработка политикиполитики организацииорганизации вв отношенииотношении архивногоархивного храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов ВыделениеВыделение ии оборудованиеоборудование специальныхспециальных помещенийпомещений длядля электронногоэлектронного архиваархива ОбеспечениеОбеспечение архиваархива необходимымнеобходимым оборудованиемоборудованием ии программнымпрограммным обеспечениемобеспечением
  56. 56. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5656 КакКак организоватьорганизовать электронныеэлектронные архивыархивы?? ДваДва подходаподхода:: электронныеэлектронные документыдокументы нана носителяхносителях ((лентыленты, CD, CD ии тт..дд.).) хранениехранение нана жесткихжестких дискахдисках;; носителиносители используютсяиспользуются толькотолько каккак страховойстраховой фондфонд нана случайслучай ЧПЧП УУ каждогокаждого вариантаварианта естьесть плюсыплюсы ии минусыминусы
  57. 57. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5757 ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы сс неструктурированнойнеструктурированной информациейинформацией СозданиеСоздание электронныхэлектронных архивовархивов –– НалоговаяНалоговая ии бухгалтерскаябухгалтерская отчетностьотчетность,, подписаннаяподписанная ЭЦПЭЦП –– ДосьеДосье клиентовклиентов,, досьедосье проектовпроектов ии тт..дд.. ОрганизацияОрганизация управленияуправления доступомдоступом ЭффективнаяЭффективная системасистема классификацииклассификации ии поискапоиска ПроведениеПроведение экспертизыэкспертизы ценностиценности ии уничтожениеуничтожение
  58. 58. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5858 БазыБазы данныхданных ЧтоЧто являетсяявляется документомдокументом вв базебазе данныхданных ЧтоЧто подлежитподлежит оперативномуоперативному ии архивномуархивному хранениюхранению –– ДокументацияДокументация попо базебазе –– ИсходнаяИсходная информацияинформация –– КвитанцииКвитанции –– СамаСама базабаза –– ОтчетыОтчеты,, созданныесозданные нана основеоснове базыбазы данныхданных –– СтраховыеСтраховые ии резервныерезервные копиикопии базыбазы данныхданных,, файлыфайлы аудитааудита
  59. 59. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5959 ПорядокПорядок выведениявыведения базыбазы изиз оперативнойоперативной работыработы ии передачипередачи нана архивноеархивное хранениехранение КомплектКомплект документациидокументации,, которыйкоторый должендолжен архивироватьсяархивироваться вместевместе сс базойбазой ОпределениеОпределение форматаформата,, вв которомкотором базабаза должнадолжна хранитьсяхраниться СрокиСроки храненияхранения базыбазы МетодыМетоды хранениехранение базыбазы
  60. 60. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6060 АвстралийскийАвстралийский опытопыт ««СохранениеСохранение документовдокументов вв базахбазах данныхданных»»,, РекомендацииРекомендации государственнымгосударственным агентствамагентствам штаташтата ВикторияВиктория ((АвстралияАвстралия),), маймай 20032003 годагода
  61. 61. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6161 КакКак хранитьхранить информациюинформацию вв смешанномсмешанном делопроизводстведелопроизводстве?? КакКак обеспечитьобеспечить полнотуполноту делдел,, еслиесли одниодни документыдокументы -- бумажныебумажные,, другиедругие –– электронныеэлектронные?? –– СканироватьСканировать бумажныебумажные документыдокументы?? –– РаспечатыватьРаспечатывать электронныеэлектронные документыдокументы?? –– КакоеКакое делодело будетбудет основнымосновным?? НужноНужно лили создаватьсоздавать такиетакие деладела?? ТеТе жеже проблемыпроблемы сс электроннымиэлектронными документамидокументами нана съемныхсъемных носителяхносителях
  62. 62. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6262 СрокиСроки храненияхранения смешанныхсмешанных документовдокументов СрокСрок храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов можетможет отличатьсяотличаться отот срокасрока храненияхранения соответствующихсоответствующих бумажныхбумажных документовдокументов.. МассивМассив электронныхэлектронных документовдокументов сс системойсистемой поискапоиска ии систематизациейсистематизацией можетможет иметьиметь ббóóльшуюльшую ценностьценность,, чемчем отдельныеотдельные документыдокументы.. АмериканскиеАмериканские НациональныеНациональные АрхивыАрхивы ужеуже сегоднясегодня требуюттребуют учитыватьучитывать этоэто обстоятельствообстоятельство припри установленииустановлении сроковсроков храненияхранения длядля электронныхэлектронных документовдокументов..
  63. 63. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6363 НормативныеНормативные документыдокументы ПорядокПорядок оперативногооперативного храненияхранения:: –– электронныхэлектронных документовдокументов –– документовдокументов,, подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП ПорядокПорядок формированияформирования оперативныхоперативных электронныхэлектронных архивовархивов ВажнейшиеВажнейшие документыдокументы ии обеспечениеобеспечение непрерывностинепрерывности деятельностидеятельности
  64. 64. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6464 НормативныеНормативные документыдокументы ПорядокПорядок подготовкиподготовки документовдокументов кк передачепередаче нана хранениехранение вв архивархив МетодыМетоды храненияхранения –– базбаз данныхданных –– документовдокументов,, подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП –– вебвеб--сайтовсайтов –– электроннойэлектронной почтыпочты –– ии тт..дд..
  65. 65. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6565 ОсобенностиОсобенности проведенияпроведения экспертизыэкспертизы ценностиценности ЭДЭД МетодМетод ««большихбольших корзинкорзин»» –– разделитьразделить документыдокументы нана нескольконесколько крупныхкрупных группгрупп –– определитьопределить,, какуюкакую функциюфункцию вв деловойделовой деятельностидеятельности организацииорганизации играетиграет документдокумент,, ии кк какойкакой группегруппе документациидокументации егоего можноможно отнестиотнести ОценитьОценить рискириски,, возникающиевозникающие уу организацииорганизации припри установленииустановлении техтех илиили иныхиных сроковсроков храненияхранения ОпределитьОпределить,, сколькосколько летлет следуетследует хранитьхранить документдокумент,, исходяисходя изиз обеспеченияобеспечения интересовинтересов своейсвоей организацииорганизации
  66. 66. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6666 УстановлениеУстановление сроковсроков храненияхранения досьедосье ХранятсяХранятся вв течениетечение всеговсего срокасрока действиядействия контрактаконтракта,, договорадоговора ии тт..пп.,., плюсплюс вв течениетечение фиксированногофиксированного числачисла летлет послепосле егоего окончанияокончания СрокиСроки храненияхранения часточасто условныеусловные Досье налогоплательщиков в ИМНС г. Екатеринбург
  67. 67. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6767 МетодМетод установленияустановления срокасрока храненияхранения ОпределяетсяОпределяется максимальныймаксимальный сроксрок действиядействия договорадоговора илиили контрактаконтракта данногоданного видавида КК немунему добавляетсядобавляется фиксированныйфиксированный сроксрок храненияхранения (5(5 летлет)) ПолученныйПолученный сроксрок храненияхранения устанавливаетсяустанавливается длядля всехвсех ((возможновозможно,, тысячтысяч илиили миллионовмиллионов)) делдел..
  68. 68. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6868 НоменклатураНоменклатура делдел вв современныхсовременных условияхусловиях …… каккак показываетпоказывает этотэтот примерпример,, номенклатураноменклатура можетможет разрастисьразрастись ……
  69. 69. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6969 СтатьяСтатья 8989.. ХранениеХранение документовдокументов обществаобщества пп.2..2. ОбществоОбщество хранитхранит документыдокументы …… вв порядкепорядке ии вв течениетечение сроковсроков,, которыекоторые установленыустановлены федеральнымфедеральным органоморганом исполнительнойисполнительной властивласти попо рынкурынку ценныхценных бумагбумаг.. СейчасСейчас этиэти функциифункции возложенывозложены нана ФедеральнуюФедеральную службуслужбу попо финансовымфинансовым рынкамрынкам ((ФСФРФСФР )) ФедеральныйФедеральный законзакон ««ОбОб акционерныхакционерных обществахобществах»»
  70. 70. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7070 ««ПоложениеПоложение оо порядкепорядке ии срокахсроках храненияхранения документовдокументов акционерныхакционерных обществобществ»» ПостановлениеПостановление ФедеральнойФедеральной КомиссииКомиссии попо рынкурынку ценныхценных бумагбумаг отот 1616 июляиюля 20032003 гг.. №№ 0303--33/33/пспс 3.1.3.1. ОрганизацияОрганизация храненияхранения документовдокументов обществаобщества обеспечиваетсяобеспечивается егоего единоличнымединоличным исполнительнымисполнительным органоморганом.. ОрганизацияОрганизация храненияхранения документовдокументов,, образовавшихсяобразовавшихся вв деятельностидеятельности структурныхструктурных подразделенийподразделений обществаобщества …… обеспечиваетсяобеспечивается руководителямируководителями структурныхструктурных подразделенийподразделений обществаобщества..
  71. 71. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7171 ТребованиеТребование ФСФРФСФР кк составлениюсоставлению номенклатурыноменклатуры делдел вв АОАО 3.5.3.5. ВсеВсе документыдокументы,, образующиесяобразующиеся вв деятельностидеятельности обществаобщества,, должныдолжны формироватьсяформироваться вв документальныедокументальные деладела вв соответствиисоответствии сс требованиямитребованиями утвержденнойутвержденной вв установленномустановленном порядкепорядке номенклатурыноменклатуры делдел обществаобщества.. 4.3.4.3. РаботаРабота сс документамидокументами ведетсяведется ««вв соответствиисоответствии сс номенклатуройноменклатурой делдел обществаобщества заза соответствующийсоответствующий годгод,, утвержденнойутвержденной руководителемруководителем обществаобщества»»..
  72. 72. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7272 КакиеКакие задачизадачи решаетрешает номенклатураноменклатура делдел ((доэлектроннаядоэлектронная эраэра)) ИсполнениеИсполнение нормативныхнормативных требованийтребований государствагосударства ЯвляетсяЯвляется основнымосновным учётнымучётным документомдокументом ии средствомсредством поискапоиска вв делопроизводстведелопроизводстве,, НаНа деладела временноговременного срокасрока храненияхранения додо 1010 летлет (95%(95% всехвсех документовдокументов подразделенийподразделений)) никакихникаких другихдругих учетныхучетных документовдокументов нене составляетсясоставляется,, СлужитСлужит основойосновой длядля составлениясоставления описейописей делдел постоянногопостоянного ии временноговременного ((свышесвыше 1010 летлет)) срокасрока храненияхранения,,
  73. 73. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7373 ОбстоятельстваОбстоятельства влияющиевлияющие нана работуработу сс документамидокументами вв коммерческихкоммерческих организацияхорганизациях ПодавляющееПодавляющее большинствобольшинство документовдокументов организацииорганизации являетсяявляется документамидокументами временноговременного ((менееменее 55 летлет)) срокасрока храненияхранения.. АктивноеАктивное использованиеиспользование вв организацияхорганизациях электронныхэлектронных документовдокументов ии внедрениевнедрение системсистем электронногоэлектронного документооборотадокументооборота.. ЧастоеЧастое изменениеизменение законодательствазаконодательства ии нормативныхнормативных документовдокументов,, введениевведение новыхновых видоввидов документовдокументов..
  74. 74. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7474 КакКак используютиспользуют номенклатуруноменклатуру делдел ПереченьПеречень документовдокументов подразделенияподразделения.. ВВ нейней указаныуказаны всевсе создаваемыесоздаваемые вв подразделенииподразделении документыдокументы ии отраженоотражено,, каккак ониони сформированысформированы вв деладела.. ВозможностьВозможность быстрогобыстрого поискапоиска ии эффективногоэффективного использованияиспользования документовдокументов ии информацииинформации КонтрольКонтроль заза срокамисроками храненияхранения документовдокументов ии своевременногосвоевременного ихих уничтоженияуничтожения
  75. 75. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7575 КакКак используютиспользуют номенклатуруноменклатуру делдел НоменклатураНоменклатура позволяетпозволяет отследитьотследить фактфакт созданиясоздания илиили нене созданиясоздания делдел вв текущемтекущем делопроизводстведелопроизводстве ии движениедвижение делдел попо организацииорганизации.. ПриПри проведениипроведении работыработы попо выделениювыделению документовдокументов сс истекшимиистекшими срокамисроками храненияхранения,, номенклатураноменклатура используетсяиспользуется каккак нормативныйнормативный документдокумент.. НоменклатураНоменклатура делдел,, особенноособенно еслиесли онаона ведетсяведется вв электронномэлектронном видевиде,, являетсяявляется попо существусуществу справочнойсправочной базойбазой попо всемвсем документамдокументам организацииорганизации..
  76. 76. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7676 ПереченьПеречень государственногогосударственного университетауниверситета штаташтата АризонаАризона ((СШАСША), 1990), 1990 Комментарии (указаны сроки «отсечки») Суммарный срок хранения Срок хранения в центре хранения документации Срок хранения в офисе Описание вида документов
  77. 77. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7777 ТиповойТиповой переченьперечень бухгалтерскихбухгалтерских документовдокументов ((НациональныеНациональные АрхивыАрхивы ВеликобританииВеликобритании))
  78. 78. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7878 НоменклатураНоменклатура делдел ЕврокомиссииЕврокомиссии ОсновываетсяОсновывается нана принципахпринципах функциональногофункционального подходаподхода СтруктурированаСтруктурирована попо видамвидам деятельностидеятельности УказаноУказано,, нана какиекакие подразделенияподразделения возложенывозложены соответствующиесоответствующие функциифункции РегламентированыРегламентированы первыепервые тритри уровняуровня
  79. 79. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7979 ВыводыВыводы ДавноДавно порапора автоматизироватьавтоматизировать деятельностьдеятельность архивовархивов СейчасСейчас самоесамое времявремя начатьначать создаватьсоздавать электронныеэлектронные архивыархивы НужноНужно нене отворачиватьсяотворачиваться отот делопроизводстваделопроизводства ии наладитьналадить отношенияотношения сс ИТИТ ТамТам,, гдегде нене хватаетхватает федеральнойфедеральной нормативнойнормативной базыбазы,, можноможно использоватьиспользовать региональнуюрегиональную нормативнуюнормативную базубазу,, отечественныеотечественные ии зарубежныезарубежные стандартыстандарты ии руководстваруководства
  80. 80. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 8080 Вопросы?

×