Инструкция по организации мероприятия

Жанна Прашкевич
http://prashkevich.com
Инструкция по организации мероприятия
Подготовительный этап
Название Подробнее
Примечание/
Ответственный
Статус
Подготовка PR-
документации:
О компании,
о проекте, презентация проекта,
спонсорское предложение
Об участниках
Спонсорское предложение: генеральный,
официальный спонсор, партнер, бартер-
партнер, партнер-площадка и др.
Вопросы-ответы (в том числе и
неприятные)
Анонс мероприятия – для СМИ, для
социальных сетей
Продающий текст
Видео-приглашение участников
Бонусы и подарки участникам
Пресс-релиз мероприятия
Предложение для информационных
партнеров
Форма регистрации/обратной связи/оценки
Переговоры с
информационными
партнерами
Определение приоритетных СМИ и каналов
коммуникации
Рассылка и обзвон – веерная,
таргетированная (приоритетные СМИ и
блогеры), целевая (конкретно по именно)
Определение информационных партнеров
и заключение соглашения
Анонсирование

Одобрить и запустить
анонсирование
Сайт + рассылка по базе emails
Дать информацию линейному штату для
смс-рассылки (управляющие,
администраторы итп)
Упоминания в соцсетях
Создание и приглашение подписчиков на
мероприятия в соцсетях
Партнерские программы
Утвердить дизайн и
напечатать
Запросить или найти необходимые
визуальные материалы
Афиши
Тейбл-тенты
Флаера
Пригласительные
Баннеры для размещения в интернет и
тизеры для социальных медиа
Утвердить пресс-
материал и
анонсировать в СМИ
Веерная рассылка по СМИ:
o Деловые
o Общественно-политические
o Развлекательные
o Глянец
o Новостные
o Специализированные
Обзвон целевых СМИ и информационных
партнеров
Составить заранее пост-релиз
Утвердить сценарный план мероприятия

Интернет и новые
медиа
Запустить сайт мероприятия (или сайт на
поддомене)
Создать паблик/встречу/группу
Вконтакте, Facebook, акаунт на Twitter,
Instagram
Продумать и анонсировать официальные
хэштеги для Twitter и Instagram
Запустить баннеры/афиши
Сбор списка подходящих групп, пабликов и
трендсеттеров в социальных сетях для
размещения анонса и рекламы
Кампании по приглашениям (инвайтинг-
кампании)
Рассылки: Подготовить письма для партнеров
Подготовить программу подогревающих
писем для участников
SMS-рассылки
Запросить у
участников:
Требование по аппаратуре и канцелярским
и другим принадлежностям
Райдер, суточные, транспортные расходы и
другие условия
Составить и утвердить
смету мероприятия:
Аренда оборудования
Гонорары
Подарки и призы
Иные расходы
Продажи билетов Партнерские программы – по базе
партнеров (желательно, чтобы были
сетевые предприятия – рестораны,
кинотеатры итп)
Речевые скрипты по работе с партнерами
Сайты-купонники
Билетные агентства – онлайн и оффлайн
Предварительное промо-мероприятие

Дать письменные инструкции административному персоналу: управляющей, администраторам,
хостес, официантам и другим сотрудникам, имеющим доступ к телефону и отвечающему на
звонки/письма
Предварительный
Обеспечить
присутствие:
Участников, спикеров, ведущего
СМИ
Собственное
Начальства / Заказчика
VIP-гостей
Согласовать Графики завоза необходимой аппататуры
Ответственных людей за рассадку и
обслуживание
Взять разрешение на съемку (при
необходимости)
План рассадки гостей и расположение
участников мероприятия
График саунд-чеков и репетиций с
участниками и администрацией
Ответственных за встречу и рассадку
гостей, показать, как правильно встречать
гостей и отвечать на их вопросы
Определить и зарезервировать столы для
участников, а также СМИ
Назначить ответственного за обслуживание
этого стола и дать инструкции
Составить список волнующих вопросов и
оперативно решить
Составить список волнующих вопросов и
оперативно решить
Возможности допродаж Продукция, специальные предложения,
сертификаты и др.

Набор волонтерской
группы
Купить достаточное
количество раций или
предусмотреть наличие
достаточных средств на
мобильных телефонах
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА СОХРАННОСТЬ АППАРАТУРЫ И ДРУГИХ АТТРИБУТОВ ЛЕЖИТ НА
АДМИНИСТРАТОРЕ САЛОНА!
Час Х
Перед самим
мероприятием:
Проверить оформление зала, в том числе
соответствию райдеру
Проверить наличие промо-продукции (в том
числе и анкет обратной связи) – роллапы и
афиши
Проверить наличие свечей, на всякий
случай
Проконтроливать наличие призов для акции
Проверить звук, саунд-чек
Проверить и подобрать оптимальное
освещение
Встреча информационных партнеров
Формирование пакетов с материалами
Выставление дополнительных материалов на
продажу
Распечатать Сценарный план
Форму регистрации для СМИ
Анкеты для гостей
Организационную таблицу
Специальные бейджи для орг.комитета
Быть готовым сделать
фотографии для

отчета и фотоотчетов
на сайте
Работа в зале Помощь участникам в зале
Решение форс-мажоров
Кофе-брейки, питание
Собрать отзывы участников
Продажа следующего мероприятия
Дополнительная продукция – курировать
продажи
После мероприятия
Разобрать звуковую
и другую аппаратуру
Восстановить звук и
свет в зале
Проводить
участников,
обеспечить их
условия
Обеспечить
освещение
мероприятия
Разослать пост-релиз по СМИ
Сбор материалов, отзывов о мероприятии
Опубликовать новость и фотографии на
сайте (+рассылка) и в SM
Сделать обзвон целевых СМИ и
информационных партнеров и проследить
выполнение договоренностей
Отслеживать выход материалов в СМИ и
интернете
Подготовка к новому запуску мероприятия
Составить и отправить отчет для спонсоров
и партнеров
Составить отчет по
мероприятию и
вставить в общую
Количество гостей
Количество продаж

отчетность Фотоотчет
Комментации организаторов
Комментарии спикеров

Организационная таблица
Должность/
Организация
ФИО отв. Мобильный Примечание
Менеджер
Арт-директор
Отв. за аппаратуру
Отв. за аппарат (на
мероприятии) звукач
Администратор
Служба безопасности
Аварийная энергосети
(при отключении)
Ст. бармен
Менеджер со стороны
участников
Менеджер со стороны
спонсора/партнера
Расходы на
мероприятие
Расходы на питание
участников и персонала
Выручка в часы
Количество
чеков
Общая сумма по
чекам

Инструкция по организации мероприятия

More Related Content

Similar to Инструкция по организации мероприятия

More from DPR

Инструкция по организации мероприятия