Рішення для роботи з договорами оренди земельних ділянок, компанія "ЕЛАУ", www.elau.org / Решение по работе с договорами аренды земельных участков, компания "ЭЛАУ", www.elau.org

1. Рішення
“Електронний архів договорів оренди
земельних ділянок”

2. Постановка завдання
Об’єкт
 договори оренди земельних ділянок
Характеристика об’єкту
 у паперовому вигляді;
 зшиті, розшивати не дозволяється;
 розподілені у віддалених підрозділах.
Завдання із створення електронного архіву
 перевести в електронний вигляд паперові документи;
 створити електронну базу даних електронних файлів;
 встановити та налаштувати електронний архів,
завантажити в нього оцифровані документи;
 провести навчання користувачів.

3. Постановка завдання
Цілі, які мають бути досягнуті
 інвентаризація фонду документів , упорядкування їх обліку і зберігання,







контроль актуальності;
виключення необхідності безпосереднього доступу до оригіналів
документів, ризику їх пошкодження (знищення);
швидкий пошук та доступ до необхідної інформації, скорочення часу на її
обробку, аналіз та узагальнення;
організація одночасної розподіленої роботи з документами в електронному
вигляді необхідній кількості і категорій користувачів;
можливість віддаленого доступу користувачів до інформації, що міститься в
документах;
захист інформації, доступ до неї виключно на підставі наданих привілеїв і
прав, гарантоване протоколювання всіх подій;
оптимізація роботи віддалених підрозділів (філіалів) та зменшення витрат,
пов'язаних з необхідністю зберігання документів в цих підрозділах
забезпечення подальшого функціонування електронного архіву
співробітниками замовника

4. Структура рішення
 програмно-апаратний комплекс електронного архіву - на базі програмного




продукту Фоліум;
підключення користувачів до системи електронного архіву – локальна
мережа і мережа інтернет;
доступ користувачів до бази даних та робота з документами - за допомогою
звичайного Веб-браузера;
оцифрування фонду наявних паперових документів, завантаження в базу
даних електронного архіву – силами Виконавця;
подальший ввід інформації до бази даних – силами Власника системи.
Електронний архів на базі Фоліуму:
 централізоване зберігання інформації у вигляді файлів відсканованих





документів, зв’язанних з відповідними записами бази даних;
пошук необхідної інформації по індексним ознакам (реквізитам);
додавання, відкриття, перегляд, корегування, збереження і видалення
інформації з системи;
формування статистичних звітів щодо функціонування системи;
обмеження доступу користувачів інформації, що зберігається в системі, у
відповідності до наданих правил та привілеїв, аудит подій в системі;
взаємодія з іншими автоматизованими інформаційними системами управління
інформацією (експорт, імпорт)

5. Доступ користувачів до бази договорів
на підставі особистого логіну та паролю доступу

6. Навігація та Перегляд
бази договорів, клієнтів, об’єктів (земельних ділянок)

7. Пошук і розширений пошук
по базі договорів

8. Пошук і розширений пошук
по базі клієнтів

9. Пошук і розширений пошук
по базі земельних ділянок

10. Результат пошуку –
записи бази даних та електронна картка на об’єкт пошуку

11. Електронна картка –
одиниця зберігання інформації в базі по кожному
клієнту, договору, земельній ділянці

12. Перегляд
інформації та приєднаних файлів договорів

13. Редагування записів в електронній картці
користувачем на підставі наданих йому прав доступу

14. Електронний файл документу
може бути приєднаний/вилучений
до/з електронної картки

15. Інформація з бази даних
може бути роздрукована, збережена в одному з форматів
або передана електронною поштою

16. Пошук інформації, її сортування.
Вибірка та підготовка звітів

17. Інформація про всі дії користувачів
зберігається в журналі подій системи

18. +380 44 498-20-09
www.elau.org
info@elau.org
Більше інформації про систему електронного архіву Folium.info