Materi yang dibawakan pada kegiatan FGD di Kementerian Sekretariat Negara pada tanggal 6 September 2017.

1. Sistem Repositori Institusi
Perpustakaan Khusus :
Sebuah Inisiasi
Dwi Fajar Saputra
dfsptra@gmail.com
Kementerian Sekretariat Negara
6 September 2017

2. Data Diri
Dwi Fajar Saputra (Dudu) : 085693341215
• FK UPN Veteran Jakarta
• FPPTI DKI Jakarta
• Komunitas SLiMS Banten
• Relawan Jurnal Indonesia Korda DKI Jakarta
Portfolio (2 Tahun Terakhir) :
1. Sistem repositori institusi UMMI : eprints
2. Sistem repositori institusi UNSADA : eprints
3. Trisakti University Collection of scholarly
and academic papers : eprints
4. Sistem repositori institusi UTU : eprints
5. Sistem repositori institusi Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan RI : eprints
6. Penulis buku = Eprints : Aplikasi Pengelolaan
Repositori Institusi

3. Daftar Isi
• Pendahuluan
• Tujuan
• Dasar Hukum
• Sekilas Aplikasi Eprints
• Kegunaan
• Perbandingan
• Persiapan Implementasi
• Kesimpulan

4. Pendahuluan
1. Adanya kebutuhan akan suatu sistem yang
handal untuk mendukung pengelolaan
repositori institusi.
2. Adanya keinginan untuk mempercepat
target tertentu seperti webometrics dan
indeksasi.

5. Sistem Handal
1. Banyaknya materi digital yang harus
dikelola oleh sebuah instansi.
2. Sistem yang ada, tidak mendukung penuh
pengelolaan format materi digital seperti
image, dll.
3. Biaya pemutakhiran sistem yang tergolong
mahal.

6. Target Tertentu
1. Keinginan agar sistem repositori institusi
berperan untuk meningkatkan
webometrics lembaga.
2. Kebutuhan agar materi digital dapat
terindeks secara cepat/lengkap di mesin
indeks.

7. Tujuan
1. Memberikan informasi terkait pentingnya
sistem repositori institusi untuk
diimplementasikan di perpustakaan
khusus.
2. Memberikan informasi tentang aplikasi
eprints yang dapat digunakan untuk
sistem repositori institusi.

8. Dasar Hukum
1. Undang Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2007.
2. Standar Nasional Perpustakaan 006:2011
Tentang Perpustakaan Khusus Instansi
Pemerintah.

9. Undang Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2007
Pasal 27 :
Perpustakaan Khusus diselenggarakan sesuai
dengan standar nasional perpustakaan.

10. SNP 006:2011 Perpustakaan Khusus
Berkaitan dengan sistem :

11. Titik Kritis dari Dasar Hukum
Berkaitan dengan sistem :
Sistem mampu
mengelola
berbagai format
media.
Sistem dapat
berperan sebagai
media
pelestarian
koleksi.
Sistem dapat
dimanfaatkan
oleh publik.
Sistem mampu
depositkan
berbagai format
media.

12. Berkaitan dengan Repositori Institusi
di Perpustakaan Khusus
1. Koleksi menghasilkan bermacam format
materi digital seperti peraturan
(pdf/image), iklan layanan masyarakat
(video), hasil karya ilmiah pegawai (pdf),
sosialisasi (ppt), dll. -> Memerlukan
aplikasi yang handal karena berkaitan
dengan pengelolaan, penyimpanan
(deposit) dan preservasi.
2. Dapat diakses oleh publik. -> Web Based.

13. Sekilas Aplikasi Eprints
• Perangkat lunak berbasis web
• Lisensi GNU Public Licence Version 3
• Core program language : perl
• DBMS : mysql
• OS : Ubuntu 14.04 / Debian 7

14. Kegunaan (Umum)
1. Menjalankan SNP 006:2011 Tentang
Perpustakaan Khusus terutama fungsi
deposit.
2. Mendukung pengelolaan koleksi dengan
baik.
3. Meminimalisir kebutuhan tempat dan
tenaga.
4. Efektif dalam hal penyebarluasan.

15. Kegunaan (Aplikasi)
1. Mampu mengelola bermacam format materi
digital (metadata-simpan-menampilkan).
2. Memiliki dashboard administrator yang
menyediakan text editor bagi pustakawan
(tanpa harus ke root server).
3. Ramah terhadap seo dan mesin indeks (google
& scholar google).
4. Memiliki proses bisnis yang berkesinambungan
untuk meminimalisir salah entri (user-reviewer-
administrator).

16. Perbandingan
SLiMS & Eprints
1. SLiMS dibuat untuk sistem manajemen
perpustakaan, sedangkan Eprints dibuat untuk
sistem repositori institusi.
Sistem manajemen perpustakaan tersedia fitur
keanggotaan, sirkulasi, stock take. Fitur-fitur
tersebut dapat digunakan untuk mendukung
berjalannya roda perpustakaan berbasis teknologi
informasi. Sedangkan Eprints tidak menyediakan
fitur – fitur yang disebutkan diatas. Namun fokus
pada pengelolaan materi digital.

17. 2. SLiMS proses bisnisnya dimulai dari membuat
peraturan peminjaman/keanggotaan-isi daftar
anggota-isi bibliografi-sirkulasi-stock take.
Sedangkan Eprints dimulai dari Type-Upload-Details-
Subjects-Deposit.
Dalam SLiMS bila keanggotaan tidak diisi terlebih
dahulu, maka sirkulasi tidak akan bisa dijalankan
sehingga user harus memiliki pengetahuan yang
jelas mengenai operasionalkan SLiMS. Sedangkan
Eprints lebih user friendly karena ada petunjuk
arahnya dalam menjalankan proses bisnisnya.

18. 3. SLiMS menggunakan AACR II/RDA (Akasia) dalam
metadata deskripsi. Sedangkan Eprints
menggunakan beragam metadata deskripsi
disesuaikan dengan format materi digital yang akan
dientri.
Pada SLiMS bila entri data koleksi harus mengisi
format metadata deskripsi berdasarkan AACR II
(dibawah Akasia)/ RDA (start Akasia) sehingga bisa
menghasilkan keluaran salah satunya kartu katalog.
Bila Eprints setiap materi digital yang akan dientri
memiliki format metadata deskripsi yang berbeda-
beda sehingga menyesuaikan dengan “ke-khasan ”
dari materi digital tersebut.

19. 4. SLiMS belum dapat mendukung secara penuh
format materi digital sedangkan Eprints hampir
semua format materi digital dapat didukung baik
dari segi metadata, penyimpanan dan penampilan.
Di SLiMS jika mencari koleksi format JPG/PNG ketika
ditelusur pada pencarian akan muncul pada bagian
lampiran namun tidak dapat dilihat (review) terlebih
dahulu, bila di-klik akan melakukan pengunduhan
file. Berbeda dengan Eprints yang secara default
bisa muncul proses review dan melihat file secara
penuh.

20. 5. Eprints lebih ramah search engine seperti google,
ketimbang SLiMS karena menerapkan struktur data
backlink (banyak menempatkan file yang sama
didalam folder yang berbeda).
Karena SLiMS hanya menempatkan file pada 1
folder penyimpanan saja, berbeda dari Eprints yang
menyimpan di lebih dari 3 folder penyimpanan.

21. 6. Eprints lebih menerapkan konsep Search Enginge
Optimization (SEO) ketimbang SLiMS salah satunya
sub direktori root domain :
http://repository.utu.ac.id/7/ -> Eprints
https://perpustakaan.setneg.go.id/index.php?p=show
_detail&id=15042 -> SLiMS

22. Persiapan Implementasi
1. Menyiapkan sumber daya manusia.
2. Menyiapkan materi digital.
3. Membuat kebijakan tertulis.
4. Mempersiapkan infrastruktur
teknologi.
5. Peningkatan kompetensi bagi SDM
(Tahap lanjut). (Saputra : 2017)

23. Kesimpulan
1. Perpustakaan khusus berfungsi sebagai pusat
deposit oleh karena itu penting untuk
menerapkan sistem repositori institusi pada
era saat ini agar menghasilkan layanan yang
efektif dan efisien.
2. Aplikasi eprints dapat dijadikan salah satu
alternatif alat bantu untuk mendukung
pelaksanaan sistem repositori institusi karena
tergolong sudah teruji dan mendukung
bermacam format materi digital.

24. Promo Sponsor

25. Terima Kasih