UTS MPPL D

1. Kerangka Acuan Kerja
Sistem Informasi Manajemen Pelaporan Kendala
Badan Inspektorat Negara
1. Latar Belakang
Inspektorat adalah lembaga negara yang diamanatkan oleh undang-undang 1945 dalam
memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab tentang keuangan negara. Dalam
menjalankan tugas dan kewenangannya, para auditor melakukan kegiatan pekerjaan
dengan menggunakan bantuan perangkat TI.
Perangkat TI yang digunakan terdiri dari laptop dan personal pc. Jumlah perangkat TI
yang digunakan oleh auditor mencapai ribuan. Banyak kendala yang dijumpai terkait
dengan perangkat TI. Keluhan dan kendala yang terjadi antara lain adalah kerusakan
operating system, kerusakan hardware, ataupun keluhan terkait jaringan. Keluhan dan
kendala terkait perangkat TI tersebut ditangani oleh satuan kerja Biro TI. Jumlah keluhan
dan kendala terkait dengan perangkat TI sangat banyak sedangkan personel yang
menangani kendala mempunyai keterbatasan.
Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul terkadang tidak
dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan waktu penyelesaian
menjadi lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan berdampak bagi kinerja sebuah
organisasi. Untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan dan
kendala, maka diperlukan sebuah sistem layanan TI yang dapat membantu dalam proses
perekaman keluhan dan kendala. Pembuatan sistem layanan TI memerlukan rancangan
desain dan tata kelola teknis yang baik sehingga sistem yang dibuat dapat merekam data
keluhan sampai permasalahan terselesaikan. Sistem yang akan dibuat membutuhkan
suatu manajemen proyek sehingga tata kelola proses pembuatan sistem manajemen
layanan TI lebih terstruktur dan dapat berjalan dengan baik.
2. Maksud dan Tujuan
Mempermudah proses pelaporan dan perekaman keluhan dan kendala yang ada.
3. Sasaran
Tersedianya sistem informasi manajemen kendala sehingga dapat mempercepat
penanganan masalah yang ada.
4. Ruang Lingkup Program
Ruang lingkup aplikasi berisi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh Konsultan
pemenang Pengembangan Aplikasi Manajemen Pelaporan Kendala meliputi :
1. Tahapan pelaksanaan
a. Perencanaan
Kegiatan perencanaan meliputi perkiraan kebutuhan akan aplikasi yang
dikembangkan. Dalam hal ini, aplikasi Manajemen Pelaporan Kendala belum ada.
Maka dalam tahap perencanaan, dilakukan analisis kebutuhan sehingga dapat
memahami permasalahan utama dan mendefinisikannya secara rinci untuk

2. dituangkan ke dalam aplikasi serta pembuatan jadwal pelaksanaan yang memuat
tahapan pekerjaan dimana tahapan tersebut akan dilakukan.
b. Perancangan
Dengan memahami kriteria-kriteria sistem yang akan dibangun, tim dapat
membuat rancangan sistem informasi terlebih dahulu.
Selanjutnya dengan memperhatikan hasil rekomendasi dari pengguna aplikasi, tim
juga harus memperhatikan :
i. Kebutuhan organisasi
ii. Kebutuhan operator
iii. Kebutuhan pengguna
iv. Kebutuhan teknis
Dalam hal ini, sistem informasi Manajemen Pelaporan Kendala mencakup
pendataan kendala, verifikasi kendala, serta pengerjaan dan penerimaan kendala.
c. Pelaksanaan Pekerjaan
Pelaksanaan pekerjaan meliputi pengembangan aplikasi sesuai dengan hasil
perkiraan/elisitasi kebutuhan yang diperlukan oleh pengguna dan jadwal/schedule
yang telah direncanakan.
d. Implementasi
Implementasi sistem dapat dilakukan apabila sistem dikembangkan telah sesuai
dengan rencana kebutuhan user dan bebas dari bug(error). Implementasi
selanjutnya diikuti dengan training aplikasi kepada pengguna sehingga pengguna
dapat memanfaatkan aplikasi dengan semestinya.
e. Evaluasi
Pada tahap ini, dilakukan uji coba perangkat lunak (sistem) yang telah selesai
disusun. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut
sudah benar, sesuai karakteristik yang diterapkan dan tidak ada kesalahan-
kesalahan yang terjadi saat sistem benar benar digunakan.
f. Maintenance
Maintenance diperlukan untuk menghindari dan menangani apabila terdapat
kesalahan atau error saat proses pelaksanaan Aplikasi Manajemen Pelaporan
Kendala berjalan.
2. Spesifikasi Teknis
a. Database
Sebagai penyimpanan data yang terlibat dalam aplikasi Manajemen Pelaporan
Kendala dapat menggunakan aplikasi database yang tersedia yaitu MySQL.
Storage engine menggunakan InnoDB Replikasi.
b. Sistem
i. Aplikasi Manajemen Pelaporan Kendala dapat diakses pada alamat
http://inspektorat.SIMPK.gov
ii. Menggunakan Bahasa pemrograman Java, PHP 7.0, HTML, JavaScript
iii. Framework yang digunakan adalah CodeIginiter 2.3.1
c. Jaringan

3. Sistem yang dikembangkan harus mendukung tipe jaringan client-server yang
mengakomodir penggunaan secara multiuser disaat yang bersamaan..
d. Keamanan
- Otentikasi User
Aplikasi Manajemen Pelaporan Kendala menggunakan otentikasi pengguna yaitu
pengguna sistem, administrator, serta maintenance administrator.
- Privileged User
Aplikasi Manajemen Pelaporan Kendala akan memiliki tiga pengguna yaitu user
biasa, administrator, serta maintenance administrator. Maka demi keamanan dan
pembagian wewenang untuk setiap user, maka diperlukan adanya privilege user
untuk mengatur hak akses dan kewenangan masing-masing user. Dalam hal ini,
pengguna hanya berhak untuk melaporkan kerusakan / kendala yang ada.
Maintenance administrator hanya berhak untuk memverifikasi kendala dan
melakukan penerimaan kendala, dan administrator berhak untuk mengubah data
kendala.
- Backup/Restore
Karena pentingnya nilai data yang digunakan oleh aplikasi, maka aplikasi harus
dapat menyediakan fasilitas untuk melakukan backup/restore database, sehingga
apabila terjadi kesalahan/kejadian buruk admin dapat melakukan backup/restore
data dengan mudah. Storage engine yang dipakai adalah InnoDB Replikasi.
- Log
Sistem Aplikasi Manajemen Pelaporan Kendala memiliki banyak sekali aktivitas
dan berhubungan dengan ribuan data. Maka untuk menghindari terjadinya
kesalahan atau mencegah perlu adanya log tiap aktivitas. Misalkan log untuk
verifikasi, pembatalan kendala, dan sebagainya menggunakan timestamp.
3. Menu / fasilitas
Aplikasi ini terbagi menjadi tiga bagian, yakni dashboard, admin page dan laporan.
Masing-masing bagian aplikasi memiliki pengguna dengan hak akses terhadap
menu/fitur yang berbeda-beda. Berikut pembagian berdasarkan target pengguna
:
A. Dashboard
a. User biasa
1. Melihat daftar kendala yang ada
2. Melihat detail kendala
3. Menambah kendala
4. Menghapus kendala yang sudah ditambah
b. Maintenance Admin
1. Menerima kendala
2. Menolak kendala
3. Mengubah status pengerjaan kendala
B. Laporan
Semua pengguna dapat mengakses dengan tujuan mencetak laporan
kendala terkait.

4. C. Admin Page
A. Administrator
1. Mengubah data kendala
2. Mengubah status pengerjaan kendala
3. Menambah daftar user dan administrator maintenance
5. Nama dan Organisasi Pengguna Jasa
Badan Inspektorat Negara
6. Sumber Pendanaan
Dana Badan Inspektorat Negara sebesar Rp. 500.000.000,-
7. Lingkup, Lokasi, Fasilitas dan Alih Pengetahuan
a. Lingkup Kegiatan
i. Perancangan Sistem
ii. Implementasi Sistem
iii. Testing Sistem
iv. Pemeliharaan Sistem
b. Lokasi Kegiatan
Ruang Kerja Satuan Kerja Biro TI
c. Fasilitas
i. PC
ii. Wifi
iii. Server
d. Alih Pengetahuan
Konsultasi dengan Pembimbing
8. Metodologi
Dalam proyek ini menggunakan metodologi SDLC Waterfall, karena proyek ini
membutuhkan pendekatan secara sistematis dan sekuensial yang mulai pada tingkat
requirement sampai tingkat maintenance. Dengan metodologi ini akan membuat proses
menjadi teratur dengan jadwal yang menentu dan proses yang mudah dipahami dan
dikelola.
9. Jangka Waktu Pelaksanaan
Kegiatan dilaksanakan selama 75 hari sampai pembuatan aplikasi selesai.
10. Kualifikasi
a. Bersedia merahasiakan data
b. Menggunakan metode yang baik
c. Sanggup memberi garansi
d. Komitmen terhadap pekerjaan
e. Berpengalaman
11. Tenaga Ahli
a. Database Engineer ( 2 Orang )
i. Minimal lulusan S1 bidang Informatika
ii. Mampu bekerja dalam tim
iii. Mampu menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditetapkan
b. Software Engineer ( 4 Orang )

5. i. Minimal lulusan S1 bidang Informatika
ii. Mampu bekerja dalam tim
iii. Mampu menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditetapkan
12. Keluaran
a. Aplikasi Manajemen Pelaporan Kendala
b. Dokumentasi hasil analisis, desain dan konfigurasi sistem
c. Program dengan Source Code
d. Manual Teknis
e. SOP dan SMP
f. Instalasi Aplikasi
g. Migrasi Data
h. Pelatihan
i. Pendampingan
j. Garansi
k. Pemeliharaan
13. Pelaporan
Laporan yang diberikan :
a. Laporan pendahuluan
i. Rencana kerja menyeluruh
ii. Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung
iii. Jadwal Kegiatan
b. Laporan Interim
i. Hasil kegiatan yang sudah dicapai
ii. Masalah pelaksanaan dan rencana solusi
iii. Rencana baru selanjutnya
c. Laporan Akhir
i. Laporan Pendahuluan
ii. Laporan Mingguan
iii. Keluaran Proyek
d. Laporan mingguan pada pertemuan rutin