Formulir merupakan dokumen penting bagi organisasi untuk mencatat dan mendokumentasikan transaksi. Formulir memiliki berbagai manfaat seperti menetapkan tanggung jawab, merekam data transaksi, dan mengurangi kesalahan. Dokumen dapat berupa formulir sumber yang mencatat transaksi dan dokumen pendukung yang mendukung keabsahan transaksi.

1. TUGAS
SISTEM INFORMASI AKUNTASI
TEMA
FORMULIR DOKUMEN
OLEH
KELOMPOK III
SUPARDI
DENY WAHYUDI
M.MULTAJAMUDIN

2. PENGERTIAN
DEFINISI FORMULIR
Sejak lahir hingga meninggal dunia, masyarakat modern selalu
berhubungan dengan formulir. Formulir kelahiran demikian sampai
kita meninggal semua menggunakan formulir.
Apakah formulir itu ?
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode,
nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk
mencatat terjadinya transaksi dan biasa disebut dengan dokumen,
karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi
dicatat atau didokumentasikan

3. MANFAAT
Fromulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi.
Hampir semua peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan
memerlukan formulir untuk merekamnya.
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki
wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian
Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah
terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah;
tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian
dalam bentuk tulisan
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau organisasi lain.
5 Mengurangi kesalahan pesan dibanding dengan cara lisan.
6 Media komunikasi antar orang/bagian/organisasi.

4. GOLONGAN
FORMULIR
Menurut Sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan di
perusahaan
Formulir yang dibuat dan dikirim ke luar
perusahaan
Formulir yang diterima dari pihak luar
perusahaan
Menurut Tujuan Penggunaannya :
Form untuk meminta dilakukannya tindakan
Form untuk mencatat kejadian/tindakan yang
terjadi

5. PRINSIP PERANCANGAN
FORMULIR
Gunakan tembusan/rangkap dan carbon/carbonless paper
Hindari duplikasi data, pada form yang sama atau dengan form
lainnya
Sederhana dan ringkas
Terapkan internal Check agar teliti dan terpercaya untuk
menghindari kesalahan pengisian.
Cantumkan Nama & Alamat perusahaan untuk komunikasi dg.
Pihak luar.
Cantumkan nama & nomor kode form untuk identifikasi.
Cantumkan Nomor Urut tercetak form untuk mengontrol
pengeluaran
form.
Cetak garis jika akan ditulis tangan.
 Cantumkan nomor garis di dua sisi jika form-nya lebar.
Rancang pengisian yang efisien, seperti tanda cek/silang, Ya atau
Tidak.

6. KELEBIHAN
ELECTRONIK PORMULIR
1). Persediaan selalu cukup, tidak akan lebih ataupun
kurang.
2). Selalu Up to date, mudah diperbaharui.
3). Efisien, jika harus segera diganti tanpa harus
menunggu persediaan habis.
4). User friendly, mudah pengisiannya tanpa takut salah
karena ada help.
5). Cepat dalam pengisiannya, karena kursor berhenti di
tempat isian.
6). Praktis, dapat mengkalkulasi otomatis.
7). Tidak ada data ngambang dari pengaruh transfer dari
lokasi lain.
8). Lebih terkendali, dengan Password nomor urut
otomatis

7. DOKUMEN
DOKUMEN
Dokumen Sumber (Source Document) :
Dokumen yang dijadikan dasar pencatatan terhadap
jurnal atau buku pembantu.
Dokumen Pendukung (Supporting S.) :
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai
bukti sahihnya transaksi yang dicatat dalam jurnal
dan buku pembantu

8. CONTOH FORMULIR
DOKUMEN
Contoh:
Faktur Pembelian: – Bukti Kas Keluar
- Surat Order Pembelian
- Laporan Penerimaan Barang
- Faktur dari pemasok

9. PRINSIP DASAR YANG MELANDASI
PERANCANGAN PURMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok
mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang
yang akan diterima dari pemasok,
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari
satu kali.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat
dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu
pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.

10. KAPAN FORMULIR DI
PERLUKAN
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu
digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan
tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan
formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi
tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan
formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.

11. FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM
MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan
faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam
formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut
harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi
informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi
di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak
perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip
pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali
penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah
disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan
terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu
pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau
pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar
spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.

12. INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM
MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara
periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan
penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian
formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai
isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang
digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan
pencatatan informasi dari formulir tersebut.

13. CONTOH
Gambar :
Survei Formulir
=============================
SURVEI FORMULIR
NAMA FORMULIR……………….. DEPARTEMEN ……………….. NO. FORMULIR …………….
TGL. PEMAKAIAN PERTAMA KALI …………………………………………
DISURVEI OLEH ……………………………. TANGGAL SURVEI …………………………………..
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------
Jika Saudara perlu menambahakan penjelasan, gunakanlah ruang dihalaman sebalik
formulir ini.
Tujukkan nomor pertanyaan yang bersangkutan dengan penjelasan Saudara.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------
1. Fungsi umum formulir …………………………………………………………………
2. Apakah formulir ini mutlak diperlukan ?
3. Dapatkah digunakan formulir lain ?
4. Dapatkah formulir ini dapa digabung dengan formulir yang lain ?
5. Jika jawaban pertanyaan 4 adalah ya formulir nomor berapa ? …………………………..
6. Formulir lain apa yang dipakai sehubungan dengan pemakaian formulir ini ? Nama
formulir
………….. No. Formulir ……………… Informasi diambil dari formulir nomor …………..
Ditransfer ke formulir no. ………………………

14. TEKS
7. Apakah nama formulir secara jelas menunjukkan fungsinya ?
8. Apakah instruksi dan teksnya jelas ?
9. Apakah unsur yang ada di dalam formulir diperlukan ?
10. Apakah semua unsur yang diperlukan sudahmemuat di dalam formulir ?
11. Apakah susunan informasi sesuai dengan ururtan operasinya ?
DESAIN
12. Apakah ruang yang disediakan cukup untuk diisi data ?
13. Apakah garis diatur cukup untuk diisi data dengan mesin ketik ?
14. Apakah garis diatur cukup untuk diproses denganekuipmen kantor yang
tersedia ?
15. Apakah penampilan formulir menarik ?

15. KERTAS
16. Apakah mutu kertas sesuai dengan pemakainformulir ?
17. Apakah mutu kertas tahan dengan pelipatan ?
18. Apakah mutu kertas tahan terhadap kareakteristik pemakainya ?
19. Apakah berat kertas sesuai dengan karakterisitik penggunaannya ?
20. Apakah ukuran kertas tepat untuk pemotongan kertas yang efisien ?
21. Apakah ukuran kertas tepat untuk ekuipmen kantor ?
22. Apakah ukuran kertas tepat untuk dimasukkan ke dalam amplop ?
23. Apakah ukuran kertas tepat untuk menampung informasi ?
24. Apakah ukuran kertas tepat untuk penampilan ?
PRODUKSI
25. Berapa kuantitas yang digunakan ? Bulanan ………….. Tahunan…………………
26. Dimana tempat penyimpanan formulir ? ……………………………………………
27. Berapa jumlah lembar formulir ii yang tersedia sekarng ditempat
penyimpanan ?
28. Jika akan memesan kembali formulir ini, pemasok manakah yang akan
dhubungi ?
KESIMPULAN …………………………………..
DISAHKAN OLEH : ……………………………..
TANGGAL : ……………………………………

16. DOKUMEN SUMBER DAN
DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir
digolongkan menjadi dua macam:
- dokumen sumber
- dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau
buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya
transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan