Dokumen ini membahas mengenai siklus penggajian dan pentingnya sistem informasi akuntansi dalam pengelolaan pengupahan dan penggajian di perusahaan. Sistem informasi akuntansi berfungsi sebagai alat pengendalian untuk memastikan prosedur pengupahan dijalankan dengan efektif dan efisien, serta memberikan informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan manajemen. Selain itu, dokumen ini juga menjelaskan prosedur, unsur-unsur gaji, dan fungsi-fungsi terkait dalam sistem penggajian.

1. SIKLUS PENGGAJIAN
NAMA : NURSETYOWATI
NPM : ED 115112060
DOSEN : SURYANI,SE.MM
MATA KULIAH : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
BAB I

2. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Suatu perusahaan pada saat didirikan mempunyai tujuan yang berbeda, namun
pada umumnya tujuan perusahaan adalah mendapatkan laba atas hasil usaha yng
dijalankan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan dibutuhkan lebih banyak
tenaga kerja untuk menunjang kegiatannya, namun terkadang ditemui kesulitan dalam
pencarian tenaga kerja yang berkualitas karena harus mempertimbangkan
kesejahteraan dan upah yang kompetitif dengan peusahaan lain. Gaji adalah balas jasa
dalam bentuk uang yang diterima tenga kerja berdsarkan kesepakatan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Prosedur pengupahan dan penggajian yang baik seharusnya dijalankan dengan
efektif. Untuk itu maka diperlukan informasi yang relevan sebagai sarana komunikasi
yang nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi pihak yang
berkepentingan. Informasi merupakan kebutuhan utama manajemen dalam
melaksanakan fungsi-fungsinya. Manajemen membutuhkan banyak informasi agar
dapat bekerja secara efektif dan efisien. Informasi yang banyak tersebut tidak mungkin
ditampung seluruhnya oleh manajemen. Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat
mendukung kebutuhan manajemen dalam mengelaola perusahaan yaitu sistem
informasi akuntansi.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sarana untuk melakukan
pengendalian terhadap prosedur pengupahan dan penggajian agar pelaksanaannya
dapat berjalan sesuai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan
adanya Sistem Informasi Akuntansi yang baik diharapkan dapat menghindari
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di perusahaan. Oleh sebab itu sangatlah
jelas bahwa sistem informasi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem
pengupahan dan penggajian.
B. Rumusan Masalah
Untuk mengetahui bagaimana prosedur penggajian?
Dokumen apa saja yang terdapat dalam prosedur tersebut?
C. Tujuan Penulisan
Menambahkan pengetahuan mengenai siklus penggajian

3. Memenuhi tugas yang diberikan dalam mata kuliah Sitem Informasi Akuntansi
D. Manfaat Penulisan
1. Bagi penulis, laporan observasi ini diharapkan dapat lebih mengembangkan
kemampuan dan sebagai sarana untuk memperbaiki sikap dimasa mendatang dalam
membuat suatu laporan.
2. Bagi pembaca agar mengetahui bagaiman SIA bekerja dalam suatu perusahaan
terutama dalam pengendalian sistem pengupahan dan penggajian.
3. Bagi penulis lain, laporan ini bisa menjadi referensi/rujukan untuk pembuatan laporan
selanjutnya dan menganalisis SIA dalam pengendalian internal lainnya.
4. Bagi perusahaan, laporan ini diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk
menetapkan atau menjalankan sistem informasi akuntansi yang telah ada terutama yang
berhubungan dengan pengupahan dan penggajian.
BAB II
LANDASAN TEORI

4. A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan alat pengendalian internal untuk
menangani kegiatan yang terjadi secara berulangkali atau rutin. Sistem penggajian
merupakan kegiatan rutin yang perlu ditangani secara khusus karena berhubungan
dengan motivasi karyawan. Menurut Romney dan Steinbart, “Sistem Informasi Akuntansi
(SIA) adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan
memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan”. Menurut
Horngren, Harrison dan Bamber (2002:227), “Sistem Informasi Akuntansi adalah
kombinasi dari orang, catatan-catatan, dan prosedur yang dipergunakan oleh
perusahaan untuk menyediakan data keuangan”.
B. Pengertian gaji dan upah
Gaji dan upah merupakan balas jasa yang diterima karyawan atas pekerjaan
yang dilakukannya. Bagi karyawan, gaji dan upah merupakan bentuk pengahrgaan atas
pekerjaan dan prestasi kerjanya, selain itu merupakan salah satu motivasi bagi mereka.
Lain halnya dengan perusahaan, bagi perusahaan gaji dan upah merupakan beban
untuk mengahasilkan laba sehingga pengelolaannya harus dilakukan sedemikian rupa
agar tetap efektif dan efisien.
Hariandja, Marihot Tuah Efendi (2002:24) mengungkapkan, “Gaji adalah balas jasa
dalam bentuk uang yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari kedudukannya
sebagai seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan
organisasi. Atau, dapat juga dikatakan sebagai bagian tetap yang diterima seseorang
dari keanggotaannya dalam sebuah organisasi.”
C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah
Sistem akuntansi gaji dan upah digunakan untuk menetapkan, menerapkan, dan
mengevaluasi serta pembayaran yang tepat yang digunakan oleh pimpinan untuk
pengambilan keputusan yang diperlukan, baik yang berkaitan dengan motivasi maupun
trainning atau development karyawan.
D. Pegertian Prosedur
Prosedur atau kebijakan dalam suatu perusahaan merupakan suatu alat bagi
pihak manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi perusahaan baik
transaksi–transaksi maupun didalam managerisasi kecakapan pegawainya, didalam
melaksanakan kebijakan–kebijakan yang telah di berikan oleh pihak perusahaan.
Dalam hal ini kebijaksanaan tersebut haruslah fleksibel, disesuaikan dengan
perkembangan perusahaan dimasa yang akan datang.
Mulyadi (2001:385) mengungkapkan, “Prosedur adalah suatu ukuran kegiatan
klerikal biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departen atau lebih yang
dibuat untuk manajemen penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi berulang–ulang.”
Prosedur Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

5. Dalam sistem informasi akuntansi penggajian terdapat prosedur–prosedur yang
saling mendukung satu dengan yang lainnya. Hal ini sesuai dengan pendapat Mulyadi
(2001:385) dalam bukunya Sistem Akuntansi prosedur–prosedur tersebut adalah :
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
2. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
3. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
4. Prosedur Distribusi Biaya Gaji
5. Prosedur Pembayaran gaji.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Unsur-unsur Gaji dan Upah.
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai unsur dari biaya dan upah yang
keseluruhannya disebut dengan biauya tenaga kerja. unsur-unsur gaji dan upah seperti
terterah dibawah ini:

6. 1. Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan
kontrak kerjanya.
2. Premi
Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan
karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah
ditetapkan oleh perusahaan. Misalnya perusahaan telah menetapkan output
standar yang harus diselesaikan sebanyak 20 unit/hari, maka bagi karyawan
tersebut akan diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan standar.
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang dibayarkan kepada karyawan yang melebihi jam
kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Biasanya karyawan yang telah
melakukan pekerjaan melebhi jam kerjanya maka akan ada tarif yang lebih tinggi
dibandingkan tarif biasa.
4. Bonus
Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal
memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultsi dengan
pemerintah dan serikat kerja.
5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam
bentuk barang, misalnya minyak, gula dan sebagainya.
6. Perlengkapan dan sarana lain
Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini berupa
bentuk jasa seperti: hiburan, pelayanan kesehatan, dan transportasi yang
diterima tidak dalam bentuk uang. G. Sugiyarso d an F. Winarni, Dasar-dasar
Akuntansi Perkantoran, Yog yakarta, 2005, pa ge 97
Unsur-unsur yang telah dijelaskan di atas tentunya mempunyai latar belakang yang
mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan
kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan oleh pemerintah melalui
peraturan perundangan misalnya cuti, izin, dana pensiun dan asuransi kecelakaan
kerja.
Latar belakang mengenai unsur-unsur tersebut yaitu:
1. Perusahaan yang ingin mendorong prestasi kerja dan produktivitas karyawannya
harus memperbesar jumlah unsur-unsur tersebut yang pemberiannya dikaitkan
sepenuhnya dengan prestasi kerja individu, kinerja dan produktivitas
perusahaan. Sebaliknya perusahaan harus memperkecil jumlah unsur-unsur
tersebut kecuali yang sifatnya “normatif”.

7. 2. Agar pimpinan perusahaan dan terutama pimpinan bagian sumber daya manusia
mengetahui dengan pasti apa saja unsur-unsur yang telah dijelaskan di atas. Hal
ini penting karena dalam perundingan pembuatan atau pembaharuan
kesepakatan kerja bersama bisa saja pimpinan organisasi pekerja mengklaim
bahwa tingkat upah atau gaji karyawan perusahaan tersebut kalah oleh
perusahaan lain yang sejenis. Achma d S. Ruky, Manajemen Penggajian dan
Pengupahan Karyawan Perusahaan, Jakarta., 2001, pag e 10
Dari uraian diatas jelas sekali bahwa pimpinan perusahaan harus mencermati semua
unsur tersebut selain gaji pokok. Unsur-unsur tersebut harus dikendalikan dan setiap
terjadi peningkatan dalam besarnya perusahaan seharusnya mempertanyakan apa
yang diperolehnya dari pihak karyawan.
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantuk hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-
dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus
dilaksakan.
Dokumen itu terdiri dari:
1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lainnya.
2. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan di perusahan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat
berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan
mesin pencatat waktu.
3. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar Gaji dan Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dukurangi
potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan, dan lain-lain.
5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan
pembuatan daftar gaji dan upah.

8. 7. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah.
8. Bukti dan Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkann informasi dalam daftar gaji
dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
 Jurnal umum
Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya
tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
 Kartu harga pokok produk
Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
 Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan
biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber
informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial
 Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang
diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai
tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut
oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan
tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
B. Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Penggajian
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian yang dikemukakan oleh
Mulyadi dalambukunya, adalah sebagai berikut :

9. 1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, memutuskan
penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan,
kenaikan pangkat dan standar gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian
karyawan.
2. Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan.
3. Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuata daftar gaji yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak berbagai potongan yang menjadi beban
setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan
oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatab bukti
kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.
4. Fungsi akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya
dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji, utang pajak, utang
dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem penggajian dana
pengupahan berada di tangan : (1) bagian utang, yaitu bagian yang
bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang
tercantum dalam daftar gaji dan upah, (2) bagian kartu biaya, yaitu bagian yang
bertanggung jawab untuk mencatat pokok produk dan kartu biaya berdasarkan
rekap daftar gaji dan upah dan kartu kerja, (3) bagian jurnal, yaitu bagian yang
bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
5. Fungsi keuangan
Fungsi ini bertangggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan
menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan
kedalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada
karyawan yang berhak.
C. Prosedur-Prosedur Sistem Penggajian

10.  Prosedur sistem penggajian yang diselenggarakan secara manual terdiri
dari :
1. Departemen personalia
Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian ini menyaring dan mengangkat
karyawan. Hasil dari proses ini adalah surat pengangakata karyawan baru,
yang akan didistribusikan sebagai berikut :
 Lembar ke 1 diserahkan ke karyawan yang bersangkutan
 Lembar ke 2 diserahkan ke bagian gaji
 Lembar ke 3 diserahkan ke penyelia atasan langsungnya
 Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad bersama-sama dengan surat lamaran dan
referensi diarsipkan urut abajd.
2. Supervisor/Penyelia
Setelah menerima tembusan surat pengangkatan karyawan baru, penyelia
menyiapkan skedul kerja untuk karyawan baru dan memberikan beban
pekerjaan kepada karyawan baru. Menjelang tanggal pembayaran gaji, bagian
ini memeriksa tiket kerja dan kartu jam kerja. Setelah diperiksa, kartu jam
kerja diteruskan ke bagian gaji, sedangkan tiket kerja diserahkan ke bagian
akuntansi biaya.
3. Karyawan baru
Setelah menerima surat pengangkatan, karyawan baru akan memperoleh
skedul kerja dai atasan langsungnya. Jumlah jam kerja dan jam hadir
karyawan akan direkan dan tiket kerja yang akan diserahkan ke atasan
langsungnya.
4. Bagian gaji
Bagian gaji menerima tembusan surat pengangkatan pegawai baru,
selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk membuat cataan gaji kumulatif,
yang sementara akan diarsipkan urut abjad. Bagian ini juga menerima kartu
jam kerja dari atasan langsung karyawan. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji
akan membuat daftar gai sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai
berikut : lembar ke 1 diserahkan ke bagian keuangan, dan lembar ke 2
diserahkan ke bagian akuntansi. Selanjutnya bagian ini akan melakukan hal-
hal sebagai berikut: (1) mengarsipkan kartu jam kerja urut abjad,
(2) memperbaharui catatan gaji kumulatif, dan (3) mengarsipkan catatan gaji
kumulatif urut abjad.
5. Bagian keuangan

11. Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian ini membuat cek transfer gaji
untuk mengisi rekening gaji di bank dan bukti setor bank, dan
menyetorkannya ke bank. Membuat dan menandatangani cek gaji serta
membayarkannya kepada karyawan.
6. Bagian akuntansi
Setelah menerima tembusan bukti setor bank dari bank, bagian akuntansi
kemudian mencocokkan tembusan bukti setor tersebut dengan daftar gaji dan
mengarsipkannya urut tanggal. Kegiatan terakhir, bagian akuntansi akan
membuat jurnal pembayaran gaji dan memposting ke rekening buku besar.
 Prosedur sistem penggajian yang diselenggarakan dengan menggunakan
komputer terdiri dari :
1. Bagian gaji
Bagian gaji menerima kartu jam kerja dan tiket jam kerja dari berbagai
departemen. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membandingkan kedua
dokumen, memasukan data gaji ke komputer, dan mengarsipkan kedua
dokumen tersebut urut waktu.
2. Departemen pengolahan data
Setelah menerima input data gaji, bagian ini akan menjalankan program
pengurutan data. Hasilnya adalah data gaji yang telah urut. Selanjutnya bagian
ini menjalankan program pembuatan cek dengan menggunakan file induk
penggajian dan file buku besar. Keluaran dari proses ini adalah: (1) cek gaji
yang diserahkan ke departemen keuangan(kasir), (2) berbagai macam laporan
periodik yang akan diserahkan ke bagian departemen, (3) daftar gaji yang
akan diserahkan ke bagian utang.
3. Bagian utang
Bagian ini menerima daftar gaji dari departemen pengolahan data. Atas dasar
daftar gaji tersebut, bagian utang akan memberikan otorisasi dan membuat
voucher. Selanjutnya voucher dan daftar gaji diserahkan ke bagian utang.
4. Kasir
Bagian ini mula-mula menerima cek gaji. Selanjutnya bagian ini juga
menerima voucher dan daftar gaji, kemudian memeriksa dan menandatangani
cek dan membatalkan (mengecap lunas voucher). Kemudian kasir akam
mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut sebagai beriktu : (1) daftar gaji
diserahkan ke bagian gaji, (2) voucher diserahkan ke bagian akuntansi, (3) cek

12. gaji didistribusikan kepada karyawan, (4) cek transfer gaji an diserahkan ke
bank.
5. Bagian gaji
Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian gaji akan mencocokan dengan
arsip kartu kerja dan tiket jam kerja. Selanjutnya dokumen-dokumen tersebut
diarsipkan urut tanggal
Berikut Flow chart yang terkait dalam penggajian:

15. BAB IV
PENUTUP
Kesimpulan
Gaji dan upah merupakan balas jasa yang diterima karyawan atas pekerjaan
yang dilakukannya. Bagi karyawan, gaji dan upah merupakan bentuk pengahrgaan atas
pekerjaan dan prestasi kerjanya, selain itu merupakan salah satu motivasi bagi mereka.
Lain halnya dengan perusahaan, bagi perusahaan gaji dan upah merupakan beban
untuk mengahasilkan laba sehingga pengelolaannya harus dilakukan sedemikianrupa
agar tetap efektif dan efisien.
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantuk hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-
dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus
dilaksakan.
Dokumen itu terdiri dari:
 Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
 Kartu Jam Hadir
 Kartu Jam Kerja
 Daftar Gaji dan Upah
 Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
 Surat Pernyataan Gaji dan Upah
 Amplop Gaji dan Upah
 Bukti dan Kas Keluar
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
 Jurnal umum
 Kartu harga pokok produk
 Kartu biaya
 Kartu penghasilan karyawan

16. Daftar Pustaka
 https://morimanjusri.wordpress.com
 http://www.landasanteori.com
 https://arofaheducation.wordpress.com
 http://siaaprecia.blogspot.co.id