Logistics purchasing management

1. QUẢN TRỊ MUA HÀNG
PURCHASING MANAGEMENT
NGÔ THỌ TRUNG
0913766643

2. QUẢN TRỊ
Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của
các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất
cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm
đạt được mục tiêu đã đề ra.
Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội
nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt
động của con người và tạo điều kiện thay
đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức
Quản trị là thiết lập và duy trì một môi
trường mà các cá nhân làm việc với nhau
trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu
và có kết quả.
=> Quản trị là tiến
trình thực hiện các
hoạt động nhằm đảm
bảo hoàn thành công
việc thông qua những
nỗ lực của những
người cùng chung tổ
chức nhằm đạt mục
tiêu chung thông qua
qui trình hoạch định,
tổ chức,lãnh đạo và
kiểm soát.

3. MUA HÀNG
+ Mua hàng là hoạt động
nghiệp vụ của doanh nghiệp
sau khi xem xét tìm hiểu về
chủ hàng và cùng với chủ hàng
thương lượng , thoả thuận điều
kiện mua bán, thực hiện các
thủ tục mua bán, thanh toán và
các nghiệp vụ giao nhận, vận
chuyển nhằm tạo nên lượng
hàng hoá với số lượng, chất
lượng đáp ứng các nhu cầu của
dự trữ, bán hàng phục vụ cho
khách hàng với chi phí thấp
nhất.
+ Mua hàng là hoạt động đầu
tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào
(đối với doanh nghiệp thương
mại yếu tố đầu vào là nguồn
hàng) một cách đầy đủ, kịp
thời,đồng bộ, đúng quy cách,
chủng loại, chất lượng, phù
hợp với nhu cầu của khách
hàng và kế hoạch bán ra của
doanh nghiệp.

4. QUẢN TRỊ MUA HÀNG
+Quản trị mua hàng là quá
trình hoạch định, tổ chức, điều
hành và kiểm soát mọi hoạt
động mua hàng của doanh
nghiệp nhằm phục vụ mục tiêu
bán hàng.
+Quản trị mua hàng thông các
bước công việc như xác định
nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn
nhà cung cấp, theo dõi và kiểm
tra việc giao nhận, đánh giá kết
quả mua hàng nhằm đạt được
các mục tiêu đã xác định
LƯU Ý
+Quá trình là cách thực hiện
từng công đoạn,là tập hợp các
hoạt động có quan hệ,có
tương tác,thực hiện bằng hành
động,là đối tượng bị quản lý,và
có thể bị quản lý bởi qui trình
(trình tự không mang tinh bắt
buộc) hay nói cách khác là
đưa ra QUI TRÌNH nhằm thực
hiện và kiểm soát QUÁ TRÌNH
+ Qui trình là các bước thực
hiện và là công cụ để kiểm
soát tiến độ công việc,và là
một phương pháp cụ thể

5. QUI TRÌNH QUẢN TRỊ MUA HÀNG
* Xác định nhu cầu mua hàng
* Tìm kiếm,lựa chọn nhà cung ứng hàng,thương lượng
và quyết định chọn nhà cung ứng,ký kết hợp đồng(thử
nghiệm)
* Tính giá vốn và chuẩn bị tài chính thanh toán
* Theo dõi quá trình giao nhận hàng & Kiểm tra chất
lượng sơ bộ khi nhập hàng về kho
* Đánh giá kết quả mua hàng đối với nhà cung cấp

6. XÁC ĐỊNH NHU CẦU MUA HÀNG
+Mua cái gì: nó phụ thuộc nhu cầu thị trường đầu ra
+Mua bao nhiêu :phải nghiên cứu tìm hiểu khách hàng
cần gì,nắm bắt nhu cầu của khách hàng để thỏa mãn,
việc nghiên cứu thị trường giúp xác định nhu cầu từ đó
xác định tổng lượng cung hàng hóa,từ các yếu tố này sẽ
xác định lượng hàng cần mua vào.
MUA=NHU CẦU+ĐINH MỨC-HÀNG TỒN
=> Cần xác định yếu tố chất lượng,mẫu mã,qui cách,
thời gian…để đáp ứng nhu cầu kịp thời ,phù hợp cho
đầu ra.

7. TÌM VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG

8. 1H+5W
THÔNG TIN
+ Thông qua chương trình quảng
cáo, giới thiệu của nhà cung cấp
Hội chợ, triển lãm, thư chào hàng
của doanh nghiệp,hội nghị khách
hàng…những nhà cung ứng đã và
đang hợp tác.
+Thông qua điều tra khảo sát trực
tiếp tại các nhà cung ứng. Tùy
thuộc vào những tiêu chuẩn cần
để đánh giá các nhà cung ứng mà
tiến hành thu thập những dữ liệu
cần thiết
Thứ cấp
Sơ cấp

9. 1H+5W
ĐÁNH GIÁ
+ Vị thế và uy tín của nhà cung ứng (so sánh)
+ Tìm hiểu các giai đoạn phát triển
+ Khả năng tài chính của họ đang ở giai đoạn
ổn định và phát triển với tình hình tài chình
lành mạnh hay đang trong thời kỳ thua lỗ và có
khó khăn về tài chính.
+ Uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong
việc giao nhận hàng hoá( đúng thời hạn, đảm
bảo chất lượng sản phẩm- JIT)
+ Các dịch vụ sau bán hàng
+ Vị trí địa lí: điều này ảnh hưởng đến khẳ
năng giao hàng.
+ Khả năng thích ứng với thị trường nói chung
và những đòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng.
đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải
xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản
ứng trước yêu cầu thay đổi..
Cách đánh giá
JUST IN TIME
+đúng sản phẩm
+đúng số lượng
+đúng nơi
+đúng thời điểm

10. Tiến hành cho điểm từng tiêu chí có gắn với hệ
số quan trọng, từ đó xác định được tổng số điểm
của mỗi nhà cung cấp. Dựa vào tổng số điểm để
lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp.

11. 1H+5W
TIẾP XÚC
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng
hoá, mẫu mã, chất lượng, phương
tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về giá cả
khi giá cả trên thị trường lúc giao
hàng có biến động
- Phương thức thanh toán ngay,
chuyển khoản, tín dụng chứng từ…
và xác định thời hạn thanh toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng :
địa điểm giao hàng liên quan đến
chi phí vận chuyển, điều kiện giao
thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào
thì giao hàng, ghi rõ giao hàng một
lần hay nhiều lần, ai giao cho ai…
Phái nhân viên có
trình độ chuyên
môn cao ,kỹ năng
giao tiếp tốt và ưu
tiên tiêu chí cùng
thắng WIN-WIN

12. KÝ KẾT HỢP ĐỒNG (THỬ NGHIỆM)
+Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng
và bán hàng
+Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng
+Thời gian lập Đơn đặt hàng
+Tên hàng,chất lượng,qui cách loại
hàng cần mua
+Số lượng
+Giá cả
+Thời gian, địa điểm giao hàng
+Phương thức hanh toán…
+Khiếu nại,trong tài phân xử
+Bất khả kháng
***Ký tên

13. TÍNH GIÁ VỐN&CHUẨN BỊ VỐN
Giá vốn hàng mua =
Gìá sp+CPvc+ĐMhh+Thuế+CP khác
+ Gìá sp giá sản phẩm mua
+CPvc chi phí vận chuyển
+ĐMhh định mức hàng hao hụt
+Thuế thuế xuất/nhập khẩu và thuế vat
+CP khác chi phí công tác mua hàng
Bài tâp giả định
Làm phiếu ứng tiền trước và
số tiền vốn phục vụ cho nhu
cầu mua hàng cụ thể:
+số tiền ứng trước cọc
+số tiền phí vận chuyển
+thuế hoặc phí nhập hàng
+phí công tác mua hàng
+số tiền còn phải trả…

14. THEO DÕI&KIỂM TRA GIAO NHẬN HÀNG
*** Cần giám sát toàn bộ quá trình giao hàng ,tránh
việc nhà cung cấp giao hàng trễ gây ảnh hưởng đến hoạt
động kinh doanh qua việc đôn đốc,thúc dục..dựa trên
các điều kiện đã ký kết cụ thể như:
+Hàng khi nhập kho phải kiểm tra đối chiếu chứng từ
về số lượng,chất lượng, qui cách,mẫu mã hay như điều
kiện bảo quản…kiểm tra cẩn thận
+Trường hợp hàng giao trễ,kém chất lượng,bị hư hỏng,
bao bì do vận chuyển…thì lập biên bản ghi rỏ hay từ
chối nhận hàng,tùy điều kiện thực tế.

15. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ MUA HÀNG

16. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ MUA HÀNG
*Tiêu chuẩn lô hàng:Mức độ đáp ứng
yêu cầu mua về số lượng, cơ cấu,
chất lượng và tiêu chuần hàng hóa….
*Tiêu chuẩn hoạt động: Gồm thời
gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp
đồng, tính chính xác của thời gian và
địa điểm giao nhận
*Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết
kiệm chi phí trong quá trình mua.
***So sánh kết quả thực hiện với các
tiêu chuẩn. Nếu thực hiện chưa tốt
các tiêu chuẩn đặt ra, cần xác định
nguyên nhân để có hành động thích
hợp. Nguyên nhân có thể do bên bán
hoặc mua
+ TH 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa
là nhà cung ứng đáp ứng được các
cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để
cho đầu vào được ổn định. Như vậy
quyết định mua hàng của doanh
nghiệp là có kết quả và có hiệu quả.
+ TH 2: Nếu không thoả mãn thì
quyết định mua hàng của doanh
nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải
tiếp tục tìm kiếm nhà cung ứng mới,
tìm ra và khắc phục những sai sót để
tránh phạm phải sai lầm đó.
***Đánh giá các hạn chế và
đưa ra giải pháp cho các lần
mua sau.