Promosso da Arsenàl.IT, Veneto ESCAPE è il progetto che dal 2009 al 2012 ha permesso la dematerializzazione del processo documentale in tutte e 23 le aziende sociosanitarie e ospedaliere del Veneto. Si tratta di una iniziativa di riuso che ha garantito ai quasi 5 milioni di cittadini veneti di avere a disposizione il referto online, sempre e ovunque. E' stato presentato nelle Poster Session di FORUM PA 2013.

1. Veneto ESCAPE: il referto in un clic!
30/05/2013
POSTER SESSION
@ FORUM PA 2013
POSTER SESSION
@ FORUM PA 2013
Arsenàl.IT , Centro Veneto Ricerca e Innovazione per la
Sanità Digitale
#poster #forumpa2013

2. 30/05/2013
2
Vantaggi e risparmi: l’esperienza dei referti on line della Regione del Veneto
Vantaggi e risparmi: l’esperienza
dei referti online della Regione
del Veneto
Ing. Federica Sandri, Arsenàl.IT

3. 3

4. La soluzione Veneto-ESCAPE
Il processo di workflow
ConservazioneConservazione
CertificazioneCertificazione
Produzione del
referto digitale
Produzione del
referto digitale
ArchiviazioneArchiviazione
Distribuzione e
Indicizzazione
Distribuzione e
Indicizzazione
Cittadini
MMG-PLS
Sportelli
territoriali
Cittadini
MMG-PLS
Sportelli
territoriali
+ =
LOINC CDA2
XDS - XCA

5. 5
Veneto ESCAPE: il primo mattone verso l’innovazione

6. 6

7. 7
No
Sì, ma solo alcune tipologie di documento clinico
Sì, a tutto
La diffusione del servizio di scarico online
N= 906
N= 1579
Fonte: eHealth Benchmarking III, Final Report; Deloitte & Ipsos Belgium, Aprile 2011

8. 8
Servizio attivato/ in
sperimentazione a livello
regionale/provinciale
Servizio non ancora attivato
Lavori in corso o servizio
parzialmente attivato
Fonte: Osservatorio Arsenàl.IT 2013
La diffusione del servizio di scarico online in Italia

9. 9
Europa – Italia – Veneto a confronto
Diffusione del servizio di scarico online nelle strutture pubbliche
Fonte: Europe Press, European Commision 2011, Osservatorio Arsenàl.IT 2013

10. 10 Fonte “Osservatorio ESCAPE 2009”, Arsenàl.IT
attivo
incompleto/da riprogettare
non ancora attivato
2009: situazione di partenza del servizio in Veneto

11. 11
attivo
incompleto/da riprogettare
non ancora attivato
Fonte Cruscotto di monitoraggio, 2013 - Veneto ESCAPE, Arsenàl.IT
2012: stato del servizio al termine del progetto in Veneto

12. Aree Montane/Pedemontane
12
Aree Metropolitane
Aree Rurali
Aree del Delta del Po
56% scarico online medio
75% scarico online medio
62 % scarico online medio
46 % scarico online medio
Fonte: Osservatorio Arsenàl.IT 2013
Distribuzione geografica dell’utilizzo del servizio in Veneto

13. 13
I punti di forza del progetto
Anagrafe unica assistiti Regione del Veneto
Utilizzo certificati di firma e autenticazione agli operatori sanitari
Firma digitale 100% Laboratori Analisi, in diffusione in Radiologia, Anatomia
patologica, Pronto Soccorso, etc..
Architettura di archiviazione e pubblicazione dei documenti clinici
(aziendale e sovraziendale):
Ad utilizzo interno visualizzazione da reparto, inserimento dei dati in
cartella clinica di ricovero
Ad utilizzo esterno utilizzo di portali web aziendali per lo scarico
online da parte del paziente, invio dei referti a MMG e PLS,
collegamento con farmacie, comuni, sportelli distrettuali
Conservazione sostitutiva per garantire piena validità legale dei
documenti digitali

14. 14

15. 15
Nello scenario della dematerializzazione sono stati valutati tutti
gli elementi di progetto, in particolare:
Strutturazione del referto
Firma digitale
Archiviazione dei referti
Distribuzione interna
Distribuzione esterna
Conservazione legale
STATO DISTATO DI
DIGITALIZZAZIONEDIGITALIZZAZIONE
DELLE AZIENDEDELLE AZIENDE
SANITARIESANITARIE
I servizi di Veneto ESCAPE

16. 16
Nell’ambito dei referti di laboratorio strutturati, sono state
introdotte le codifiche standard per un set rilevante di
prestazioni. Per i risultati di laboratorio:
Logical Observation Identifiers Names and Codes è una
codifica universale che offre un set standard di nomi e
codici per identificare risultati clinici, soprattutto di
laboratorio ma non solo.
La strutturazione del referto: utilizzo della Codifica

17. 17
AS1
AS2
AS1
AS2
AS1
Referto NON strutturato e NON codificato

18. 18
CDA2 + LOINC
AS1
AS2
AS1
AS2
AS1
Referto strutturato e codificato

19. Codici di
Tariffario
Regionale
Descrizione
90.04.5 ALANINA AMINOTRANSFERASI (ALT) (GPT) [S/U]
90.09.2 ASPARTATO AMINOTRANSFERASI (AST) (GOT)
90.10.4 BILIRUBINA TOTALE
90.10.5 BILIRUBINA TOTALE E FRAZIONATA
90.14.3 COLESTEROLO TOTALE
90.16.3 CREATININA [S/U/dU/La]
90.27.1 GLUCOSIO [S/P/U/dU/La]
90.28.1 Hb - EMOGLOBINA GLICATA
90.37.4 POTASSIO [S/U/dU/(Sg)Er]
90.40.4 SODIO [S/U/dU/(Sg)Er]
90.43.2 TRIGLICERIDI
90.44.1 UREA [S/P/U/dU]
90.44.3
URINE ESAME CHIMICO FISICO E
MICROSCOPICO
90.62.2 EMOCROMO: Hb, GR, GB, HCT, PLT, IND. DE
90.75.4 TEMPO DI PROTROMBINA (PT)
90.82.3 TROPONINA I
Indicatori (5 ottobre
2012)
Numero di Aziende Sanitarie che hanno
concluso l'attività relativa ai 16 codici di
tariffario
20
Numero transcodifiche LOINC effettuate 2035
Numero nuovi codici LOINC richiesti 14
Stato di avanzamento delle
transcodifiche in riferimento ai 16 codici
di tariffario (%)
91%
333
codici
LOINC
2035 codici
interni di
erogata
La strutturazione del referto: risultati
Gruppo di esami più utilizzato e indicatori principali
19

20. La metodologia, in particolare la collaborazione, ha permesso il
completamento del lavoro
Il LOINC copre un grande numero dei risultati che i laboratori
veneti producono
L’attività ha dato l’occasione per aggiornare il proprio database
Sono emerse alcune criticità:
difficoltà nel passare alle unità di misura internazionali
corrispondenza LOINC: codici interni è n:m
differenze nella gestione delle singole voci del tariffario
regionale tra un laboratorio e un altro
La strutturazione del referto: considerazioni
20

21. 21
Il servizio di firma digitale si è diffuso capillarmente in tutte le
aziende a partire dai primi mesi dell’anno di esercizio
Ottima diffusione del servizio
Comprende la documentazione clinica interna ed esterna
(referti di chimica clinica e microbiologia, radiologia, anatomia
patologica e dei centri trasfusionali)
La firma digitale

22. 22
Infrastruttura diffusa
Tutte le Aziende Sanitarie hanno adeguato la
propria infrastruttura sulla base delle linee guida
standard di progetto (Struttura Repository)
L’archiviazione dei referti

23. 23
Distribuzione interna
Nella totalità dei documenti prodotti in regime interno, il 96%
è stato consultato almeno una volta tramite viewer
aziendale, cartella elettronica di reparto o altre soluzioni
(integrazione con Order Entry,…)
Comprende i referti di chimica clinica e microbiologia,
radiologia, anatomia patologica e dei centri trasfusionali
La distribuzione interna

24. 24
Analisi della sua diffusione nell’ambito
regionale dal 2009 ad oggi
Primo elemento oggettivo rilevante:
EVOLUZIONE NELLEVOLUZIONE NELL’’UTILIZZO DELUTILIZZO DEL
SERVIZIO DI SCARICO online DEISERVIZIO DI SCARICO online DEI
REFERTI DA PARTE DEL CITTADINOREFERTI DA PARTE DEL CITTADINO
La distribuzione esterna

25. 25
Lo scarico online
Nel contesto dei referti di chimica clinica e microbiologia
(specialità obiettivo del progetto) il 60% dei referti è stato
scaricato online dal cittadino
La distribuzione esterna

26. 26
I canali di distribuzione
Il portale web dell’Azienda Sanitaria risulta essere il canale
maggiormente utilizzato per lo scarico online dei referti
Le farmacie rappresentano il secondo canale: la loro distribuzione
sul territorio e l’aumento dei servizi erogati al loro interno avvicinerà
sempre più cittadini allo scarico online
La distribuzione esterna

27. 27
Diffusione del servizio
Nel contesto dei referti di chimica clinica e microbiologia
(specialità obiettivo del progetto) il 60% dei referti è
sottoposto a conservazione legale
Alcune aziende entreranno pienamente a regime con il
servizio entro marzo 2013
La conservazione legale

28. 28

29. 29
Grazie alle rilevazioni del cruscotto è stata possibile l’analisi
dei dati relativi all’impiego del servizio di scarico online dei
referti, per ogni Azienda Sanitaria e a livello regionale
Al termine dell’anno di esercizio si evince che il panorama
veneto dello scarico online presenta i seguenti tre
andamenti:
Trend alto (>50%)
Trend medio (20-50%)
Trend basso (<20%)
L’utilizzo del servizio di scarico online

30. 30
Prospetto
Valutazione della distribuzione percentuale dei trend
individuati nelle Aziende Sanitarie venete
Sono state considerate le Aziende Sanitarie con il
servizio attivo da almeno sei mesi dalla rilevazione
L’utilizzo del servizio di scarico online

31. 31
Motivazioni principali
Problematiche tecniche
Organizzative
Comunicazione e
promozione del servizio
Il trend basso

32. 32
autenticazione/registrazione
flusso cassa e complicanze nel controllo delle esenzioni
difficoltà di utilizzo del servizio
lentezza del servizio
mancata comunicazione automatica dei disservizi
problematiche nella verifica del consenso (sia allo
sportello che online)
Le problematiche tecniche del servizio di scarico online

33. 33
assenza di casse adiacenti al punto
prelievi/accettazione
assenza della possibilità di effettuare il pagamento
online
consegna delle credenziali su fogli separati
richiesta del consenso ad ogni evento
Le problematiche tecniche del servizio di scarico online

34. 34
Consegna delle credenziali
Le credenziali di accesso al referto online possono
essere consegnate tramite:
modulo cartaceo separato
unico foglio del promemoria (preferibile)
Le indicazioni comunicate alle aziende prevedono la
stampa delle credenziali sullo stesso foglio, utilizzato
come promemoria
Le problematiche tecniche del servizio di scarico online

35. 35
Gestione del consenso
Secondo le specifiche di progetto, il consenso per
attivare il servizio di scarico online dei referti è attivabile
una tantum, ma non tutte le aziende hanno applicato
questa indicazione
Le aziende con un
trend alto rilevano il
consenso una
tantum
Le problematiche tecniche del servizio di scarico online

36. 36
Gestione dei flussi principali
È stata condotta un’indagine per censire i modelli
adottati nelle Aziende Sanitarie relativamente al flusso
accettazione/pagamento/ritiro e sono stati individuati
tre modelli principali
Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online

37. 37
Gestione dei flussi principali
Il pagamento avviene sempre dopo il
prelievo/consegna del campione e contestualmente al
ritiro del referto: in questo caso lo scarico online è
sottoutilizzato
Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online

38. 38
Gestione dei flussi principali
Il pagamento della prestazione (quota base) avviene
prima del prelievo/consegna del campione
Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online
ModelloModello
ottimaleottimale

39. 39
ULSS
media
AO media
% prestazioni aggiuntive
per non esenti (CC, Micro)
2,75% 27,5%
N° di referti 8.384 136.364
FTE/anno per la consegna 0,3 4,5
Valore € 8.943 € 145.455
*FTE: Full Time Equivalent
Prestazioni aggiuntive: considerazioni sul flusso in
caso di assenza del pagamento online
quantificare il costo umano per la consegna dei referti
ove sono presenti prestazioni aggiuntive
Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online

40. 40
Gestione dei flussi principali
Pagamento delle prestazioni confrontato con il trend
di scarico online
Le aziende con
un trend alto
effettuano il
pagamento
prima del
prelievo
Problematiche organizzative nel servizio di scarico online

41. 41
Aumento concreto nell’utilizzo del servizio
A partire dal primo bimestre, l’Azienda ULSS 20 ha
progressivamente migliorato le % di scarico online,
seguendo le indicazioni di progetto
Casi di successo: incremento nello scarico online
*Dati aggiornati marzo 2013
Le azioni intraprese:
Revisione del workflow organizzativo
(raccolta del consenso verbale,
introduzione casse automatiche,…)
Formazione e sensibilizzazione degli
operatori di sportello (corsi)
Potenziamento della campagna di
comunicazione (monitor pubblicitari in
sala d’attesa, ristampa periodica
brochure,…)

42. 42
assenza di condivisione della strategia di comunicazione
con la direzione aziendale
mancata o parziale attivazione della campagna di
comunicazione
bassa distribuzione di materiale divulgativo (brochure,
cartellonistica, etc.)
mancata o scarsa promozione del servizio da parte
degli operatori
Le problematiche di comunicazione del servizio

43. 43
• 13 Brochure e locandine
personalizzate per azienda
• 9 Conferenze stampa e 16
comunicati
• 295 Articoli pubblicati
• 45 Partecipazioni congressuali
• 5 Canali social e 422 amici in
Facebook
La campagna di comunicazione regionale “Meno file, più files!”
• 2 Pubblicazioni di progetto
• 2 Premi nazionali
• 1 Video istituzionale
• 80 Videotag e quasi 20.000
visualizzazioni
• 1 Campagna sugli autobus

44. 44

45. 45
Metodo
Analisi HTA
Approccio BPR – visual modeling (UML)
Prospettiva: Azienda Sanitaria
Scopo: quantificazione impatto economico-organizzativo
nell’Azienda Sanitaria veneta media
NB: i risultati illustrati, in termini di risparmi, non sono comparabili con gli
studi precedenti perché, mentre lo studio Bocconi ha valutato una
soluzione allo stadio pre-market con i relativi maggiori costi di
sviluppo e di diffusione, l’analisi effettuata nel caso di Veneto
ESCAPE come oggetto soluzioni già presenti sul mercato quindi
valuta la reale fase di market validation.
L’analisi organizzativa

46. 46
Analisi dei workflow di gestione dei documenti di:
Laboratorio
Radiologia
Anatomia Patologica
Centro Trasfusionale
L’analisi organizzativa

47. 47
L’analisi organizzativa

48. 48
Raccolta dati su variazione impiego risorse
Personale Q.tà risparmiata (FTE)
Anatomia Patologica
Amministrativo 1,2
Medico 0,1
CUP
Operatore di sportello 14,4
Laboratorio
Amministrativo 10,1
Medico di Laboratorio 1,7
Pronto Soccorso
Infermiere 0,5
Medico di PS 0,3
Radiologia
Amministrativo 3,2
Medico radiologo 1,3
Reparto
Amministrativo 0,0
Medico 0,3
Infermiere 0,0
33,1
Ipotesi di scarico
del 100% dei referti
per esterni
L’analisi organizzativa

49. 49
Raccolta dati su variazione impiego risorse
Strumenti tecnologici
Tipo Q.tà risparmiata (unità)
Laboratorio Stampanti 1,0
Centro Trasfusionale Stampanti 1,0
Anatomia Patologica Stampanti 2,3
Reparto Stampanti 2,3
6,7
Spazi
Tipo Risparmio medio
Laboratorio Armadi 2,0
Radiologia Armadi 3,0
Anatomia Patologica Archivio 9,0
Reparto Archivio 12,0
CUP Scrivania 1,5
27,5
L’analisi organizzativa

50. 50

51. 51
Beneficio per le aziende
Beneficio per i cittadini
Beneficio ambientale
L’analisi economica

52. 52
L’analisi economica

53. 53
L’analisi economica
Beneficio a livello regionale
€ 56.390.006 in 3 anni
Equivalente a
€ 1,08 a referto*
Costo attività di consegna referti esterni (CUP)
€ 460.000 **
Costo gestione subottimale del consenso
€ 169.531 ***
* N° di referti firmati annualmente in Regione Veneto: 17.419.622
** 3 minuti * N° referti esterni azienda media; 14,4 FTE * € 32.000
*** 0,5 minuti * (N° ref est consegnati al CUP – N° utenti che hanno
scaricato almeno 1 volta il referto)
L’analisi economica

54. 54
Beneficio per i cittadini: €119.359.176
Risparmio a referto (stime valutate sulla base
dell’analisi condotta da CeRGAS)
€12 trasporto e costo opportunità
N° referti per esterni/anno in Veneto
9.946.598
(fonte: Cruscotto Veneto ESCAPE, dato 2011)
L’analisi economica

55. 55
Beneficio ambientale
TOTALE (referti, Verbali PS,
LDO)
Fogli di carta 42.964.959
Alberi 5.156
Toner 3.906
Fonti:
N° di alberi per produrre 1 tonnellata di carta (AlbRecycled Papers-TheEssentialGuide. By
Claudia G. Thompson. Cambridge, MA: The MIT Press. 1992)
Grammi di CO2 emessi da un’autoveicolo per km percorso: 160 (European Commission
Climate Action, http://ec.europa.eu/clima/policies/transport/vehicles/cars_en.htm)
Referti esterni
CO2
(tonnellate) 11.470
PM10 (kg) 2.168
CO2 equivalente a:
emissione di gas serra prodotti da 2249 auto in
un anno
emissione di anidride carbonica generata al
consumo energetico di 993 case per un anno
quantità di carbonio assorbito annualmente
da 9,9 km2 di foresta di conifere
L’analisi economica

56. 56

57. 57
Operatori
Cittadini
Indagine qualitativa
Focus Group
Interviste in profondità
Osservazione sul campo
(Punti prelievo e CUP)
Somministrazione questionari
de visu
online
Interviste
L’analisi sociale

58. 58
Fiducia complessiva negli
sviluppi del processo
Per lo più “tecnica”, ma non
supportata da una condivisione dei
contenuti e degli obiettivi
Da un sistema consolidato ad
un’innovazione tecnologica e
strutturale
L’analisi sociale: la prospettiva degli operatori

59. 59
46-65 anni (36%)
autonomi (86%)
confidenza nulla con tecnologia(43%)
sì (76%)
non possiede computer (13%)
non è pratico (11%)
preferisce avere un confronto diretto con gli
operatori (23%)
altro (33%) come per esempio il dover
tornare per pagare il ticket o per
ritirare esami di radiologia
Interviste*Interviste*
(Casse, CUP,(Casse, CUP,……))
*Per le aziende con la campagna di comunicazione attivata
L’analisi sociale: la prospettiva dei cittadini non utenti

60. 60
46-65 anni (28%)
scaricano autonomamente per sé (60%)
scaricano con supporto di altri (40%)
molto soddisfatti (54%)
molto facile da utilizzare (63%)
prenotazione visite (75%)
consultazione dei precedenti o del proprio
storico clinico (49%)
QuestionarioQuestionario
onlineonline
L’analisi sociale: la prospettiva dei cittadini utenti

61. 61
Lato operatori:
comunicare capillarmente e in modo chiaro obiettivi della digitalizzazione
implementare formazione e supporto agli operatori (non solo
relativamente ad aspetti tecnici, ma anche ai contenuti)
scoraggiare mantenimento del “cartaceo”
dotare i reparti di sistemi quanto più possibile integrabili tra loro
Lato cittadini:
potenziare l'attività di comunicazione (tramite maggior visibilità al
materiale informativo a disposizione)
esplicitare i vantaggi del servizio
maggiore promozione del servizio per informare il cittadino dell’esistenza
del servizio
Azioni di incentivo all’utilizzo del servizio
L’analisi sociale

62. REgioNs of Europe WorkINg
toGether for HEALTH
Navigando verso il Fascicolo…

63. • Anagrafe unica assistiti Regione del Veneto;
• Utilizzo certificati di firma e autenticazione agli operatori sanitari;
• Firma digitale 100% Laboratori Analisi, in diffusione in Radiologia, Anatomia
patologica, Pronto Soccorso, etc..;
• Architettura di archiviazione e pubblicazione dei documenti clinici (aziendale
e sovraziendale):
• Ad utilizzo interno visualizzazione da reparto, inserimento dei dati in
cartella clinica di ricovero;
• Ad utilizzo esterno utilizzo di portali web aziendali per lo scarico online
da parte del paziente, invio dei referti a MMG e PLS, collegamento con
farmacie, comuni, sportelli distrettuali;
• Conservazione sostitutiva per garantire piena validità legale dei documenti
digitali;
FSEr: le funzionalità preliminari già realizzate

64. Data
64
Titolo Slide
Grazie per l’attenzione!
www.consorzioarsenal.it
@Consorz_Arsenal
MRCLIC Veneto ESCAPE
www.youtube.com/user/consorzioarsenal