Het aspect Proces gaat in op hoe je het planningsproces in je bedrijf geregeld hebt. Aan de ene kant gaat het over hoe je projecten en medewerkers plant. Kleine projecten voer je namelijk heel anders uit dan grote en vraagt daarom om een ander proces. Daarnaast gaat het er ook over hoe je de stroom aan gegevens van en naar de planning geautomatiseerd hebt. Voor het plannen van de beschikbare capaciteit is het dus belangrijk om onderscheid te maken in grote en kleine projecten. Het is een best practice om de grote projecten eerst te plannen en de kleine projecten te gebruiken als flexibel vulwerk in de planning. We hebben hier eerder al een blog over geschreven. Op die manier krijg je de planning makkelijker passend. Het is daarnaast belangrijk dat je voor die kleine projecten geen harde afspraken maakt met de klant, of in elk geval met een ruime marge werkt. Voor het plannen van medewerkers is het een best practice om ze één voor één helemaal vol te plannen in plaats van het werk te verdelen over alle beschikbare medewerkers. Dat voelt vaak onnatuurlijk, omdat je natuurlijk al je medewerkers aan het werk wilt hebben. Maar als er dan opeens een groot project voorbij komt, dan heb je geen fulltime medewerkers meer beschikbaar. Wat informatiestromen betreft is de planning vaak de spin in het web. Gegevens van projecten komen uit je ERP-systeem, zoals AFAS of Exact. Daarnaast komt informatie over je medewerkers, zoals ziekte en verlof, uit je HR-systeem. Vervolgens wil je medewerkers automatisch informeren over wijzigingen in de planning. Wil je al deze bovenstaande gegevens handmatig verwerken, dan wordt plannen een tijdrovende klus en werkt het fouten in de hand. Lees meer op https://www.timewax.nl/blog/8-organisatie-aspecten-van-planning/