Guido Vanderbroeck (Maastricht University) Presentatie: Hoe maak ik een beleidsplan voor alumnirelaties?

1. Realiseren van een strategisch beleidsplan
voor alumnirelaties
Guido Vanderbroeck
Nationale Studiedag Alumnirelaties
19 april 2018

2. Inhoud
 Achtergrond Maastricht University
 Proces beleidsplan
 Voorbeelden activiteiten
 Ervaringen

3. Achtergrond Maastricht University
Profiel
• Verankerd in de provincie Limburg en de Euregio
• Probleem gestuurd onderwijs ondersteund door innovatief onderwijs
• Meest internationale universiteit van Nederland
Facts
• Oprichting Rijksuniversiteit Limburg (1976)
• Toegenomen internationalisering
• 7e beste jonge universiteit wereldwijd
Alumni
• Afdeling Development & Alumni Relations (D&A)
• 68.000 Alumni

4. UM Alumni Office
Alumni Office
- Onderhouden alumni database
- Uitvoeren marcom activiteiten
- Organiseren alumni evenementen
- Samenwerking met facultaire alumni officers en interne stakeholders
Data
- Verwerking alumni data
- Managementinformatie voor interne eenheden
- UM Alumni Portal
Communicatie – online strategie
- Digitale nieuwsbrief | print magazine MUM
- ‘Front office’ voor relatiemanagement
- Social media
- Data team
Events – offline strategie
- 32 alumnikringen, 12 in Nederland
- 86 alumni bijeenkomsten, ca. 2000 bezoekers
- UM Star Lectures en Homecoming Day ankermomenten voor alumni betrokkenheid

5. Proces beleidsplan
Missie
Doelgroepbepaling
Omgevingsanalyse
Strategiebepaling
Activiteitenplanning

6. 1. Missie
 Waartoe zijn wij op aarde?
 Wat is het bovenliggende doel?
 Hoe dragen we optimaal bij aan doelen
instelling?

7. 1. Missie
Duurzame bijdrage leveren aan
Maastricht University en haar
academische gemeenschap
Reputatieversterking
Universitaire fondsenwerving
Employability studenten en alumni
Internationaal alumni netwerk
Onderwijs en onderzoek

8.  Algemene facts & figures
 Behoefteonderzoek (interviews, desk
research, polls)
 Huidige status relatie
2. Doelgroepbepaling

9. 68.000 UM Alumni
36% non-Dutch
33% woonachtig in regio
Werkzaam in 142 landen
2.000 bezoekers alumni events
29% opent alumni nieuwsbrief
+1.000 donateurs
Junior alumni: career services
Internationale alumni: connectie met UM
Lifelong learning
2. Doelgroepbepaling

10. 2. Doelgroepbepaling
Study
Faculty
University
City
Alumni Lifecycle
Netwerken
Kennis
Privé
Lifelong learning
Teruggeven

11.  Onderzoek interne organisatie
(processen, structuren, staf, systemen)
 Identificeer trends en ontwikkelingen
3. Omgevingsanalyse

12. 3. Omgevingsanalyse

13.  Analyseer SWOT – confrontatiematrix
 Bepaal strategie (i.c.m. missie)
 Definieer focus areas
4. Strategiebepaling

14. Verdiepen
alumni relatie
Betrokkenheid
Data
Optimaliseren alumni inzicht (segmentering)
Vergroten interne en externe bekendheid
Ondersteunen en participeren in ambities employability
Ontwikkelen nieuw merk: ‘Meeting Minds’
Doorontwikkelen (internationaal) kringbeleid
Intensiveren relatie met Universiteitsfonds
Branding
4. Strategiebepaling

15.  Definieer relevante activiteiten
 Inrichten tijds- en resourcesplanning
 Bepaal financiële implicaties
5. Activiteitenplanning

16. 2016
1. Inrichten
• Ontwikkelen en
implementeren fundering
•Inrichten meetstructuur
•Uitvoeren nulmeting
•Gerichte dataopschoningsactie
•Implementatie Alumni CRM/Portal
•Vastleggen mandateringsregeling
•Opgeleverd beeldmerk /
beschrijving merk
•Interne awareness actie
(infographic)
•Ontwikkeling externe awareness
campagne
•Marketingactie PAS 2016
•Herziend en geimplementeerd
kringbeleid (o.a. UfL)
•Herziende en geimplementeerde
social media strategie
•Organiseren UM Star Lectures
2017
•Evalueren en inrichten interne
organisatie
•Optimaliseren (de)centrale
organisatie
2017-2018
2. Uitbreiden
• Versterken en uitdiepen
interne en externe relaties
2019-2020
3. Optimaliseren
• Optimaliseren en bereiken
volwassenheidsfase AO
5. Activiteitenplanning

17. 2016
1. Inrichten
• Ontwikkelen en
implementeren fundering
•Inrichten meetstructuur
•Uitvoeren nulmeting
•Gerichte dataopschoningsactie
•Implementatie Alumni CRM/Portal
•Vastleggen mandateringsregeling
•Opgeleverd beeldmerk /
beschrijving merk
•Interne awareness actie
(infographic)
•Ontwikkeling externe awareness
campagne
•Marketingactie PAS 2016
•Herziend en geimplementeerd
kringbeleid (o.a. UfL)
•Herziende en geimplementeerde
social media strategie
•Organiseren UM Star Lectures
2017
•Evalueren en inrichten interne
organisatie
•Optimaliseren (de)centrale
organisatie
2017-2018
2. Uitbreiden
• Versterken en uitdiepen
interne en externe relaties
•Ontwikkelen periodieke
gesegmenteerde alumni
onderzoeken en analyses (focus
groep/enquete)
• Gerichte dataopschoningsactie
•Verbeteren Alumni CRM/Portal
•Jaarlijkse (facultaire ) alumni
rapportage
•Interne awareness campagne
•Externe awareness/ engagement
actie (campagne 7-sprong)
•Uitvoering kringbeleid 2.0
•Zichtbaarheidscampagne SLC (o.a.
banners, graduation gift)
•Uitvoering social media strategie
•Participatie activiteiten
fondsenwerving
•Participeren en/of ontwikkelen
employability activiteiten
2019-2020
3. Optimaliseren
• Optimaliseren en bereiken
volwassenheidsfase AO
•Optimaliseren CRM/ Portal Alumni
•Verfijnen analyses / segmentering
•Interne engagement campagne
•Externe (online) engagement
campagne
•Communicatie op maat: Dynamic
content communicatie
5. Activiteitenplanning

18. Voorbeeld activiteit: segmentering

19. Voorbeeld activiteit: UM Star Lectures
 Actuele thema’s door UM professoren
 13 locaties in Europa
 Dezelfde dag
 Dezelfde tijd
 Inspirerende omgeving

20. Voorbeeld activiteit: Coachcafé
Why
• Alumni strategie
• Uitbreiding services
• Carrièreperspectief studenten
The
concept
• Alumni coachen studenten
• Vragen zoals wat zijn mijn
kwaliteiten, dromen en gewenste
acties?
• Faciliteren netwerk
• Informeel, laagdrempelig, intiem

22. Ervaringen
 Zichtbaarheid intern
 Draagvlak noodzakelijk
 Meetbare doelen
 Structuur en richting
 Flexibiliteit en aanpassing

23. Implicaties ROC/Hogeschool
 Alumnibeleid draagt bij aan strategie instelling
 Data is het fundament
 Bekendheid alumnischap voorwaarde voor relatie
 Investeren relatie noodzakelijk
 Benutten impact arbeidsmarkt en ervaring studietijd (duur,
praktijk)

24. Vragen?