Digital Groep Congres 2011 Presentatie Henk Sligman

1,019 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,019
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
197
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Digital Groep Congres 2011 Presentatie Henk Sligman

  1. 1. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer Deventer boekenmarkt
  2. 2. Samenwerken & Samen Werken 22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  3. 3. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  4. 4. <ul><li>Historische stad, Hanzestad </li></ul><ul><li>Aantal Inwoners: 100.000 </li></ul><ul><li>Aantal medewerkers: 900 </li></ul><ul><li>Sallcon Werktalent 1500 medewerkers </li></ul><ul><li>Digiwerkt 30 medewerkers </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  5. 5. <ul><li>Nieuwbouw stadskantoor 2010/2011 </li></ul><ul><li>Activiteit gerelateerd werken </li></ul><ul><li>Papierarm kantoor; informatie altijd en overal beschikbaar en toegankelijk </li></ul>Henk Sligman Deventer
  6. 6. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  7. 7. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  8. 8. <ul><li>D Deventer Lokale Overheid </li></ul><ul><li>D Doet Digitaal, Ordenen, Enkelvoudig, Transparant </li></ul><ul><li>D Digi Analoog naar Digitaal </li></ul><ul><li>W Werkt Samen Werken </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  9. 9. <ul><li>het bijhouden van massaal veel rekenbladen, tabellen, lijstjes, … met allerlei informatie die ook in andere IT-systemen opgeslagen worden; </li></ul><ul><li>het veelvuldig kopiëren en bewaren van documenten; </li></ul><ul><li>het wachten om te kunnen kopiëren (omdat het aantal kopieertoestellen verminderd werd in het kader van een besparingsoperatie); </li></ul><ul><li>het bijhouden van een pak uitpuilende e-mailberichten in de ‘in-box’; </li></ul><ul><li>een uitgebreid intern transport van documenten (dossiers, formulieren, …); </li></ul><ul><li>een tergend lange doorlooptijd om een dossier (vergunning, offerte, order, …) af te werken; </li></ul><ul><li>de veelvuldige checks (controles, toetsing, verificaties, …) om onbeheerste situaties toch enigszins onder controle te houden; </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  10. 10. <ul><li>het zoeken naar dossiers, informatie of het herwerken van informatie bij het vaststellen van fouten; </li></ul><ul><li>het plaatsen van verschillende handtekeningen op een document; </li></ul><ul><li>het wachten op de start van een vergadering omdat de voorzitter op zich laat wachten; </li></ul><ul><li>problemen met en vertragingen van het informaticasysteem; </li></ul><ul><li>het verspreiden van onnodige e-mails naar alle personeelsleden; </li></ul><ul><li>onnodige verplaatsingen tussen afdelingen. </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  11. 11. <ul><li>moeilijkheden bij het halen van afgesproken levertermijnen; </li></ul><ul><li>moeilijkheden bij het voldoen aan de wensen van de klant; </li></ul><ul><li>kwaliteitsproblemen; </li></ul><ul><li>lange doorlooptijd; </li></ul><ul><li>gebrek aan voldoende ruimte; </li></ul><ul><li>demotivatie bij het personeel door het voortdurend moeten vechten tegen de eigen werking en regels. </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  12. 12. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  13. 13. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  14. 14. <ul><li>Document is ter lering en bewijs </li></ul><ul><li>Vindbaar </li></ul><ul><li>Leesbaar </li></ul><ul><li>Authentiek </li></ul><ul><li>Plaatsonafhankelijk </li></ul><ul><li>Tijdsonafhankelijk </li></ul><ul><li>Gelijktijdig gebruik </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  15. 15. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  16. 16. <ul><li>kostenreductie via eliminatie van (tijd)verspilling. </li></ul><ul><li>niet harder werken, maar slimmer </li></ul><ul><li>positieve effecten op kwaliteit en doorlooptijd zijn mooi meegenomen. </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  17. 17. <ul><li>Politiek/bestuur </li></ul><ul><li>Directie, management </li></ul><ul><li>DIV </li></ul><ul><li>Gemeentearchivaris </li></ul><ul><li>ICT </li></ul><ul><li>Proceseigenaren/medewerkers </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  18. 18. <ul><li>Organisatie en beheer op orde </li></ul><ul><li>Een perfect werkend RMA </li></ul><ul><li>NUP/BEA en machtiging substitutie </li></ul><ul><li>Periode 2007-2010 </li></ul><ul><li>500 dagelijkse gebruikers/800 leesrechten </li></ul><ul><li>1,1 TB met doorgroei naar 2 TB </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  19. 19. <ul><li>4 archief bestanden (schaalbaarheid) </li></ul><ul><li>70 soorten digitale vergunningen </li></ul><ul><li>45.000 zaken </li></ul><ul><li>15.000 digitale WMO cliëntdossiers </li></ul><ul><li>90.000 digitale facturen </li></ul><ul><li>8000 digitale WOZ bezwaren </li></ul><ul><li>Beheer digitale bestemmingsplannen </li></ul><ul><li>Digitale projectarchivering </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  20. 20. <ul><li>Autonomy/meridio (DMS/RMA) </li></ul><ul><li>Getronics systemintegrator </li></ul><ul><li>Doxis (advies; audit en substitutie) </li></ul><ul><li>Provinciale archiefinspectie (machtiging) </li></ul><ul><li>Sallcon “Digiwerkt” (backscannen) </li></ul><ul><li>Digital groep; Doxis; Provincie Overijssel; Gem. Deventer (Yes, we scan!!) </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  21. 21. <ul><li>Digiwerkt producten </li></ul><ul><li>Backscannen </li></ul><ul><li>(vigerende) Vergunningen </li></ul><ul><li>Persoonsdossiers (P&O) </li></ul><ul><li>Persoonskaarten (Burgerzaken) </li></ul><ul><li>Clientdossiers </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  22. 22. <ul><li>Digiwerkt mensenwerk </li></ul><ul><li>Visuele kwaliteitscontroles </li></ul><ul><li>Proces kwaliteitscontroles </li></ul><ul><li>Klein formaat scans </li></ul><ul><li>Grootformaat scans </li></ul><ul><li>Metadata invoer en controle </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  23. 23. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer Verhoog de waarde <ul><li>Productiviteit </li></ul><ul><li>Doorloopsnelheid </li></ul><ul><li>Papier beheer </li></ul>Kosten voorkomen Beheer Risico € <ul><li>Mensen </li></ul><ul><li>Fysieke opslag </li></ul><ul><li>Verplaatsen </li></ul><ul><li>Antwoordtijd </li></ul><ul><li>Efficiency </li></ul><ul><li>Tijdbesparing </li></ul><ul><li>Aansprakelijkheid </li></ul><ul><li>Rechtmatigheid </li></ul><ul><li>Rechtzekerheid </li></ul><ul><li>Financiële boetes </li></ul>
  24. 24. <ul><li>Kosten: investeringsbudget </li></ul><ul><li>Harde baten bv.: </li></ul><ul><li>400M2 a € 200 gemiddeld (€ 80.000) </li></ul><ul><li>Geen aanschaf extra kasten/dossiers (PM) </li></ul><ul><li>Geen fysieke sanering SSA (PM) </li></ul><ul><li>Loonsomreductie in het “IDM” domein (PM) </li></ul><ul><li>28 medew. doorstroom naar reguliere arbeid </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  25. 25. <ul><li>“ Zachte” baten: </li></ul><ul><li>Digitale documenten niet zoek (geen zoektijd) </li></ul><ul><li>FO en BO gelijktijdig zelfde informatie </li></ul><ul><li>Geen transporttijd </li></ul><ul><li>Procestijden verkort </li></ul><ul><li>Productie verhogend </li></ul><ul><li>Geen problemen bij organisatiewijzigingen </li></ul><ul><li>Waarborg rechtmatigheid rechtszekerheid </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  26. 26. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  27. 27. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  28. 28. <ul><li>Zoeken en vinden </li></ul><ul><li>Beveiliging en autorisatie </li></ul><ul><li>Presentatie mogelijkheden (veranderen) </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  29. 29. <ul><li>Gemeentelijke begroting / DIV begroting </li></ul><ul><li>Zoek en betrek de juiste mensen (team) </li></ul><ul><li>Jip en Janneke taal </li></ul><ul><li>?? </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer
  30. 30. <ul><ul><li>Innovatieve </li></ul></ul><ul><ul><li>Maatschappelijk Verantwoorde </li></ul></ul><ul><li>Onderneming </li></ul>22-9-2011 Henk Sligman Deventer

×