1. NUP live!
Eén digitale overheid: betere service, meer gemak

2. Baseline
Informatiehuishouding
Gemeenten
Wat zijn voor mijn gemeente
de volgende stappen?
8 maart 2012
Frans Smit (gemeente Almere)
Adrie Spruit (KING)

3. Intro en inhoud
• Aanleiding, doel, aanpak en resultaat
• De normen
• Documentaire informatievoorziening en
Zaakgericht werken
Wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

4. Aanleiding, doel en aanpak
• Baseline Rijk
• VNG
• Normen
• Verbinden met Zaakgericht werken
• Multidisciplinair
• Projectgroep
Wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

5. De Baseline als dashboard
• Voor bestuurders en topmanagement
• Voor beleidsmedewerkers en specialisten
• Voor toezichthouders
• Als beleidsinstrument
• Als diagnoseinstrument
• Als samenwerkingsinstrument
Wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

6. Inhoud van het resultaat
• Managementsamenvatting
• Deel 1: De Basis
• Deel 2a: Het Denkkader
• Deel 2b: Documentaire informatievoorziening
en (digitaal) zaakgericht werken
• Deel 3: De Praktijk
• Bijlagen
http://www.vng.nl/eCache/DEF/1/13/822.html
Wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

7. De zeven normen
• Bestuur en beleid
• Organisatie
• Standaarden
• Ordening en metadata
• Duurzaamheid, toegankelijkheid en
authenticiteit
• Kwaliteitszorg
• Digitale vervanging, verwijdering, overdracht
en vernietiging
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

8. Onderwerpen in het denkkader zijn o.a.:
• Informatiebeleidsplan, informatiebeheerplan,
informatiebeveiligingsplan
• Inrichting organisatie m.b.t. informatiefunctie
• GEMMA, uitwisselingsstandaarden
• Ordeningsstructuren en standaarden voor
metadata
• NEN 2082, ED3, RODIN
• Kwaliteitsnormen tbv audits
• Handboek vervanging
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

9. Deel 3: praktijkvoorbeelden
• Besluit Informatiebeheer Amsterdam
• Functioneel Ontwerp Records Management B5
• Draaiboek beleid digitale duurzaamheid Den
Bosch en Tilburg
• Zelfevaluatietool kwaliteitszorg Rotterdam
• Toetsingskader voor archiefinspectie Almere
• Model Zaakgericht werken Prover
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

10. Documentaire informatievoorziening en
(digitaal) Zaakgericht werken
De stappen
• Bepaal wat er in een zaakdossier moet en wat
de bronnen zijn.
• Bepaal de aard en vorm van die
broninformatie
• Bepaal in welke vorm je dat moet opslaan.
• En wat je daarvoor op procesniveau moet
doen.
Wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

11. Bepaal wat er in een
zaakdossier moet.
n-
ca
es st
g o a il
ok e p e-m
O d
En
11

12. Bepaal de aard en vorm van die
broninformatie.
Informatie-elementen:
• Gegevensobjecten
• Informatieobjecten
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

13. Aandachtspunt:
database-gegevens.
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

14. Bepaal in welke vorm je dat moet opslaan.
Informatie-elementen:
• Gegevensobjecten
• Informatieobjecten
• Duurzaam bewaarbare/duurzaam te bewaren
informatie-elementen
(records, archival records, AIP’s,
archiefbescheiden, gearchiveerde informatie-
elementen).
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

15. Bepaal wat je daar-
voor moet doen.
A
B
A
Maak hier
voor de
eigen
situatie
maatwerk
van.
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

16. Dit zou het resultaat
moeten zijn.
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012

17. Vragen?
fpsmit@almere.nl
adrie.spruit@kinggemeenten.nl
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?
Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012