Dokumen tersebut membahas prosedur penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) administrasi pemerintahan. Dokumen ini memberikan panduan untuk mengidentifikasi judul SOP berdasarkan tugas pokok dan fungsi, mengidentifikasi kegiatan melalui langkah awal, utama, dan akhir, serta format penulisan SOP termasuk identitas, alur kegiatan, dan mutu baku yang diharapkan.

1. Standar Operasional
Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan
Praktek Penyusunan Dokumen
TimAdvokasiPKP2A ILembagaAdministrasiNegara
Tim Fasilitator PKP2A 1 LAN untuk Penyusunan SOP dan SP
Lokakarya Peningkatan Kapasitas Pemerintahan di Daerah
6-7 Mei 2014

2. Jenis SOP AP
Tim Advokasi PKP2A I LAN
2
1.Pelayanan
2.Rutin
3.Penugasan

3. 1. Kegiatan Awal adalah Permintaan dari Pemohon
Pada dasarnya kegiatan pelayanan diawali dengan adanya
permohonan dari pengguna jasa.
2. Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan
Kegiatan utamanya adalah kegiatan pelayanan oleh pelaksana
yang berhubungan dengan pengguna jasa.
3. Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil
Pelayanan kepada Pemohon.
Umumnya kegiatan pelayanan berakhir pada diterimanya
bukti/hasil pelayanan kepada pemohon. Jika tidak, maka
pelayanan dinyatakan belum selesai.
3
Tim Advokasi PKP2A I LAN

4. 1. Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan oleh
Penanggung jawab Pelaksanaan Kegiatan
Pada umumnya kegiatan rutin diawali dengan kegiatan dari
penanggung jawab pelaksanaan kegiatan.
2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin
tersebut
Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh
pelaksana yang terkait dengan kegiatan utama (aktor sentral
kegiatan).
3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh
Pelaksana Administratif.
Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas
administratif tertentu yang ditunjuk.
4
Tim Advokasi PKP2A I LAN

5. 1. Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan dari
Atasan yang berwenang memberi perintah.
Pada umumnya kegiatan penugasan diawali dengan perintah dari
Atasan yang berwenang dan dilaksanakan petugas administrasi
yang ditunjuk.
2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Penugasan
oleh yang ditugaskan
Kegiatan utamanya adalah pelaksanaan kegiatan penugasan yang
diberikan oleh yang ditugaskan.
3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh
Pelaksana Administratif.
Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas
administratif tertentu yang ditunjuk.
5
Tim Advokasi PKP2A I LAN

6. Tergolong jenis apakah SOP dibawah ini
6
Tim Advokasi PKP2A I LAN
Nama SOP Jenis
Pelayanan Rutin Penugasan
SOP Penerbitan Dokumen
SIUP
√
SOP Pelaksanaan Survei
Pendahuluan IMB
√
SOP Kenaikan Pangkat √
SOP Keikutsertaan Bimbingan
Teknis
√
SOP Pembuatan KTP √
SOP Pembagian Gaji √

7. 7
Tim Advokasi PKP2A I LAN
 Step 1: Identifikasi Judul SOP dari tugas pokok & fungsi
“Berdasarkan dokumen tupoksi atau urtug, identifikasi jumlah dan judul
SOP AP yg dilaksanakan oleh tiap jabatan di SKPD”
 Step 2: Identifikasi Kegiatan
“Lakukan identifikasi mulai dari jenis kegiatan, penanggungjawab,
scope, 3 kegiatan kunci (utama, awal, & akhir). Kemudian breakdown
menjadi tahapan kegiatan yang harus dilalui.”
 Step 3: Penulisan SOP
“Tuliskan ke dalam format SOP yang telah dibakukan.Termasuk di
dalamnya adalah identitas SOP, flowchart, & mutu baku.”

8. Contoh Pengisian
8
Tim Advokasi PKP2A I LAN
Tugas Fungsi
Sub-Fungsi
(Kegiatan)
Output Aspek Judul SOP
1 2 3 4 5 6
Nama SKPD: ..........................
Nama Jabatan: ..........................
Diisi dgn tugas
berdasarkan
peraturan yg ada
Diisi dgn fungsi
berdasarkan
peraturan yg ada
Diisi dengan Sub-Fungsi
(Kegiatan) yang merupakan
bagian dari Fungsi yang ada.
Nantinya output bisa
diidentifikasi dari adanya
kegiatan
Diisi dengan Output
yang dihasilkan dari
Fungsi/Sub-Fungsi
yang ada. Dapat
lebih dari satu.
Diisi dengan Aspek yang terkait
dengan Output yang
bersangkutan. Biasanya berupa
fungsi manajemen, misal:
penyusunan, pelaksanaan,
evaluasi, pelaporan, publikasi,
distribusi
Diisi judul SOP yang terdiri dari
unsur Output dan Aspek serta
keterangan bila diperlukan ,
Misalnya: SOP Penyusunan
Laporan Konsinyering di Asdep
Pengembangan Sistem dan
Prosedur Pemerintahan

9. 9
Tim Advokasi PKP2A I LAN
A. Data Kegiatan
1 Judul Kegiatan : Isikan dg judul SOP
2 Langkah Awal : Apa langkah pertama yg harus dilakukan, dg mengacu pd Jenis Kegiatan
3 Langkah Utama : Merupakan inti dari kegiatan SOP ini
4 Langkah Akhir : Apa langkah penutup SOP ini, dg mengacu pada Jenis Kegiatan
B. Identifikasi Kegiatan
1 Judul SOP : Isikan dg judul SOP
2 Jenis Kegiatan : Pilih di antara kegiatan RUTIN, PELAYANAN, atau PENUGASAN
3 Penanggung Jawab
a. Produk : Merupakan pemimpin utk tingkat scope SOP
b. Kegiatan : Merupakan penanggung jawab substantif kegiatan
4
Scope (Ruang
Lingkup) : Pada tingkat apa SOP ini dijalankan
Langkah Awal 1 Isikan sama dg Bagian B; Nomor 2. Bisa di-breakdown lagi, bila perlu
Langkah Utama 2 Merupakan breakdown dari inti kegiatan shg menjadi ‘cerita’ utuh
3 idem
4 idem
Langkah Akhir 5 Isikan sama dg Bagian B; Nomor 4. Tidak bisa di-breakdown lagi
C. Identifikasi Langkah

10. PENGISIAN LEMBAR KERJA 1 & 2
PRAKTEK
PENYUSUNAN SOP AP
Tim Advokasi PKP2A I LAN
10

11. Jam Kerja Efektif
(5 hari kerja)
Per Hari 330 Menit
Per
Minggu
1650 Menit
Per
Bulan
6600 Menit
Per
Tahun
79.200 Menit = 1.300
Jam
Jam Kerja Efektif
(6 hari kerja)
Per Hari 275 Menit
Per
Minggu
1650 Menit
Per Bulan 6600 Menit
Per
Tahun
79.200 Menit = 1.300
Jam
Catatan: jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja
yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat
makan, dll. Allowance rata-rata sekitar 25% dari jumlah jam kerja normal
Dalam Keputusan Presiden Nomor 68Tahun 1995 telah ditentukan jam
kerja instansi pemerintah adalah 37 jam 30 menit per minggu

12. Nomor SOP :
Tanggal Pembuatan :
Tanggal Revisi :
Tanggal Efektif :
Disahkan oleh
Nama SOP :
Dasar Hukum
-
-
Keterkaitan SOP
-
-
Peringatan
-
Pencatatan & Pendataan
Peralatan/ Perlengkapan
-
-
Kualifikasi Pelaksana
-
-
:
12
Tim Advokasi PKP2A I LAN
Nama SKPD tempat
aktivitas tsb
diselenggarakan
Nama Unit Kerja
tempat aktivitas tsb
diselenggarakan
Peraturan
yg mdasari
prosedur
SOP
Makro,
Mikro,
Parsial yg
terkait
Penjelasan mengenai kemungkinan
yg tjd bila prosedur dilaksanakan
(atau tidak dilaksanakan)
Nomor prosedur
sesuai TND Tanggal
pertama kali
SOP ini dibuat
Tanggal (rencana)
SOP direvisi
Tanggal mulai
diberlakukan
Pengesahan oleh
penanggungjawb produk:
Nama, NIP, Ttd, Stempel
Nama prosedur
yang di-SOP-kan
Penjelasan ttg
kualifikasi umum
yang dibutuhkan
Penjelasan
mengenai
daftar
peralatan &
perlengkapan
yg dibutuhkan
Memuat evaluasi
pelaksanaan SOP
Logo K/L/ Pemda
A. Identitas SOP

13. 13
Tim Advokasi PKP2A I LAN
Langkah-langkah kegiatan
secara terinci dan sistematis
sehingga membentuk ‘cerita’
dari prosedur yg distandarkan
format kalimat aktif, SPOK
Pihak-pihak yg terlibat
dalam tiap Kegiatan.
Tidak diurutkan
berdasar eselon.
Merupakan alat kendali
mutu sehingga produk
akhirnya benar-benar
memenuhi kualitas yg
diharapkan
Output dari
tiap-tiap
aktivitas (bila
ada)
Kelengkapan yg mjd
input dari masing-
masing Kegiatan . Bisa
juga diisi persyaratan
Waktu yg diperlukan untuk
menyelesaikan tiap
aktivitas. Bisa dlm satuan
tahun, bulan, hari, jam. Tapi
tambahkan konversinya dlm
menit
B. Flowchart & Mutu Baku
Isi dg SOP
Makro/Mikro
yg terkait,
Persyaratan
(misal pada
pelayanan),
dll.
Contoh Pengisian

14. 14
Tim Advokasi PKP2A I LAN
Mulai
Selesai
Digunakan untuk simbol “mulai”
dan “selesai” dalam SOP.
Pemakaiannya langsung pada
Kegiatan pertama atau Langkah
Awal dan
pada Kegiatan terakhir atau
Langkah Akhir
TERMINATOR atau KAPSUL

15. 15
Tim Advokasi PKP2A I LAN
Digunakan jika kegiatan pada SOP
merupakan suatu proses atau
eksekusi.
Menggantikan kegiatan
pengarsipan, penggandaan, arsip
manual, file, dll.
KOTAK atau PROCESS
Digunakan jika kegiatan pada
SOP merupakan suatu proses
yang serentak dilakukan oleh
beberapa pelaksana

16. 16
Tim Advokasi PKP2A I LAN
Digunakan jika kegiatan pada SOP
merupakan pengambilan keputusan
DECISION atau BELAH KETUPAT
Ya
Tidak
Tidak
Ya

17. 17
Tim Advokasi PKP2A I LAN
Penyambung
di akhir
halaman
Digunakan untuk menandakan
perpindahan kegiatan ke halaman
berikutnya
OFF-PAGE CONNECTOR atau SEGILIMA
Penyambung
di awal
halaman

18. 18
Tim Advokasi PKP2A I LAN
Digunakan untuk mendeskripsikan
arah kegiatan
ANAK PANAH atau ARROW

19.  Gunakan kalimat berpola S-P-O-(K) dalam menuliskan
aktivitas;
 Jangan terpaku dalam 1 bentuk SOP. Ingat SOP bisa
direvisi kembali;
 Anda bisa memasukkan catatan tentang efisiensi proses
dalam kolom “Pencatatan & Pendataan” (dalam rangka
revisi);
 Mintakan pendapat dari penyedia & pengguna layanan
dlm SOP;
 Praktek terus-menerus.
 Satu baris  Satu kegiatan  Satu simbol
 Umumnya output suatu kegiatan akan mjd kelengkapan
(input) kegiatan berikutnya
19
Tim Advokasi PKP2A I LAN

20. 1. Konsisten
2. Komitmen.
3. Perbaikan berkelanjutan.
4. Mengikat.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting.
6. Terdokumentasi dengan baik.
20
Tim Advokasi PKP2A I LAN

21. Terima Kasih dan Selamat
Berlatih!

22. Alasan pengambilan SOP yang
dipresentasikan.
Identitas dan Alur SOP
Kendala dan kesulitan dalam
penyusunan SOP
22
Tim Advokasi PKP2A I LAN