Práce v Atlassian Cloudu „Voluntary Simplicity -> Simple Living“ Stručná firemní příručka zaměřená na Jira Cloud

1. Práce v Atlassian Cloudu
„Voluntary Simplicity -> Simple Living“
Stručná firemní příručka
(zaměřená na Jira Cloud)
Martin Cvrček
Zdroj https://en.wikipedia.org/wiki/Simple_living

2. 2
મોહનદાસ ગાાંધી
Mahátma Gándhí
Díogenés ze Sinópé

3. 3
„Filosofické eko-okénko“
 Dobrovolná jednoduchost odmítá
„neefektivní/nesmyslný“ výkon výměnou
za smysluplnější a méně stresující život.
 Např. kolik jsme ochotni zaplatit za funkcionalitu,
která něco hlídá/omezuje, na úkor lidské práce/kontroly?
 Pro kolik aktivních users řešíme danou funkcionalitu?
 Snížením složitosti může mít dobrovolná jednoduchost také výhody
časové, finanční, psychologické, ekologické...
 Praktikující lidé (admini), říkají, že nejde o deprivaci, ale o osvobození.
 Nejde o skromnost, jde o výběrovou náročnost.
Buďme nároční, avšak vybírejme si v čem.

4. 4
Ukončení podpory Server produktů -> Cloud + Data Center
Zdroj https://www.atlassian.com/migration/journey-to-cloud?tab=server-dates

5. 5
Cloud
Data Center
Prezentace pro představu
https://www.slideshare.net/Onlio/server-cloud-data-
center-porovnani

6. Co „firma“
chce/potřebuje?
Následující otázky platí obecně
a pokládali si je již generace našich IT předků.
Musíme se zamyslet na vyšší úrovni (peněžence)…

7. 7
Strategické/finanční otázky k řešení
 Akceptujeme cenu včetně?
 licencí Cloud x Data Center (cloud plan, users v aplikaci Jira, Confluence)
 počtu users a User Directory (Atlassian Access pro Cloud)
 addons, případně jejich optimalizace nebo custom vývoj
 nákladů na údržbu/infrastrukturu
 Dostupnost aplikací/zdrojů z internetu/VPN? (Cloud, AD, 99.9% uptime)
 Jak plníme smluvní podmínky? – GDPR, SLA, cenu a čas projektu…
 Jaké reporty/controlling potřebujeme k řízení firmy/plnění podmínek?
 plnění SLA
 stav/vyhodnocení plán vs report, cena a čas odevzdání projektů
 vytíženost a efektivita users
 faktury přijaté vs vydané

8. 8
Zdroje: Jira Cloud přehledně 1/2
 Ceny Jira v Cloudu
https://www.atlassian.com/software/jira/pricing nebo https://www.atlassian.com/software/pricing-calculator
 Úrovně licencí
https://support.atlassian.com/jira-cloud-administration/docs/explore-jira-cloud-plans/
 Prezentace porovnání Cloud a Data Center (česky)
https://www.slideshare.net/Onlio/server-cloud-data-center-porovnani
 Architektura - Making requests in Atlassian cloud
https://confluence.atlassian.com/cloud/atlassian-cloud-architecture-973494795.html
 Infrastruktura
https://www.atlassian.com/trust/reliability/infrastructure
 Kde jsou data (a která data nejsou v EU)
https://confluence.atlassian.com/cloud/manage-data-residency-976763149.html

9. 9
Zdroje: Jira Cloud přehledně 2/2
 Jak probíhá maintenance
https://confluence.atlassian.com/cloud/maintenance-windows-744721660.html
 Cloud Roadmap
https://www.atlassian.com/roadmap/cloud?selectedProduct=jsw
 Team-managed a Company-managed projekt
https://support.atlassian.com/jira-software-cloud/docs/what-are-team-managed-and-company-managed-projects/
 Odpovědi na otázky o ukončování podpory serverových produktů
https://www.atlassian.com/migration/faqs#general
 Advanced Roadmaps (pouze premium plan)
https://www.atlassian.com/software/jira/features/roadmaps/pricing

10. …jdeme do Jira Cloudu
Následující pravidla platí i pro Data Center (vlastně obecně).
Chceme ukázat, že i když jsme v Cloudu omezeni,
následující je možné realizovat a dále udržovat.
Strategicky a finančně bylo rozhodnuto

11. 11
Projektové/týmové otázky k řešení
1. Jak zajistit prostředí? – vývoj (SIT), test (UAT), produkce (PROD)
2. Kde je práce/issues? – pohled PM/Lead vs Developer/Operátor
3. Jak se práce odbavuje? – prioritizace a workflow
4. Vykazujeme? – na issue/projekt, paušálně (%)
 obchodník > PM > developer > operativa (podpora, komunikace, fakturace)
 režie – obchodní/presales, projektová, firemní, dovolené a nepřítomnosti
5. Sledujeme náklady?
 výkaz vs plán, režie a externí náklady
 efektivita klienta/projektu – reporty co chce management
6. Plánujeme? – odhad práce na issue a alokace času usera
7. Automatizace/optimalizace? – zjednodušení, „zapomenuté“ a archivní

12. 12
Projektové/týmové „must have“ odpovědi 1/2
 Prostředí – vývoj (free), test (free), produkce (placená licence)
 Issues tvoří/přiděluje PM/Lead a Developer/Operátor pouze odbavuje
 Prioritizace na Scrum/Kanban/Dashboard (sdílené filtry),
 Odbavení issuetypes pomocí shodných workflow (sdílená workflow)
 Vykazujeme – addon Tempo Timesheets:
 každý user má „své“ issue (konkrétní placená/neplacená práce nebo režie)
 každý projekt má „svou“ režii (neplacené issue/presales)
 firma má režii – chod firmy, dovolené a nepřítomnosti
 povinnost vykázat v rámci periody (měsíc, týden)

13. 13
Projektové/týmové „must have“ odpovědi 2/2
 Projekt/Team náklady – addon Tempo Timesheets a Cost Tracker:
 pravidelné reporty - výkaz hodin (včetně režijních a nepřítomnosti)
 kolik nás stojí klient/projekt (+presales, režie a přijaté vs vydané faktury)
 Plánujeme na issue/projekt a usera – addon Tempo Planner

14. 14
Zdroje: Vývoj a testování v Jira Cloud
 Free Cloud developer instance
http://go.atlassian.com/about-cloud-dev-instance
 Testovací Cloud instance - Sandbox (od premium plan)
https://support.atlassian.com/organization-administration/docs/manage-product-sandboxes/
 Dev info o architektuře (supported platforms)
https://developer.atlassian.com/cloud/jira/service-desk/architecture-overview/
 Migrační asistent ze Serveru na Cloud (od Jira 8.14 nebo instalovat od Jira 7.6)
https://support.atlassian.com/migration/docs/use-the-jira-cloud-migration-assistant-to-migrate/

15. Jira Cloud
počáteční konfigurace
Máme definované podmínky pro projekty a týmy

16. 16
Jira Cloud počáteční konfigurace
 Začínáme na „zelené louce“ nebo…
 Migrace - k rozhodnému datu „archivujeme“ Jira Server
a přejdeme na Jira Cloud
 po Jira Server projektech – týmy pracují určitý čas na dvou instancích
 po týmech/users – některá issue na Jira Serveru se duplikují/synchronizují
 Komplikace:
 Funkční - na duplikovaných issues se pracuje synchronně na obou instancích
 Legislativní – některá issues musí být v konkrétní instanci (např. podklady pro
faktury)

17. 17
Synchronizace z Jira Server do Jira Cloud - addon Exalate
Zdroj https://docs.idalko.com/exalate/display/ED/Getting+Started

18. 18
Synchronizace z Jira Server do Jira Cloud - addon Exalate
Zdroj https://marketplace.atlassian.com/apps/1213645/exalate-jira-issue-sync-more?hosting=cloud

19. 19
Addon Exalate – příklad konfigurace (groovy script)
 Triggers (spouštěcí podmínky)
 JQL: project = FV AND (DUZP >= 2021-1-1 OR labels = migraceATL)
 Outgoing sync (co odesíláme z instance) např. Server
 replica.key = issue.key
 replica.customFields."DUZP" = issue.customFields."DUZP„
 Incoming sync (co přijímáme do instance) např. Cloud
 issue.summary = replica.summary
 issue.customFields."DUZP".value = new
Timestamp(replica.customFields."DUZP".value.getTime() + (2 * 60 * 60 *
1000)) //in milliseconds posun o 2 hod
Zdroj https://docs.idalko.com/exalate/display/ED/How+to+synchronize+custom+fields+in+Jira+Cloud

20. Jira Cloud
úprava projektů
Company managed vs Team managed
Permissions, Workflows, Screens, Notifications…
Máme issues, projekty i users

21. 21
Úprava Jira projektů, permissions, workflows, screens
 Konfigurace s ohledem na firmu (přijmeme odpovědi):
 Jira udržuje firemní admin nebo tým? team vs company managed
 S kým je možné sdílet konfiguraci? – Jira project templates
 Nutné company reporty? – doplníme team reporty
 Konfigurace s ohledem na projekt:
 Na Jira projektu definujeme Role
 Konfigurace s ohledem na tým:
 Používáme Jira groups/users v Rolích (v projektech)
 nebo Jira groups v Permission schématu (napříč projekty)

22. 22
Team-managed projekt (Next gen) Company-managed projekt (Classic)
Údržba vaším týmem.
Týmy samy spravují své vlastní workflow ve
svých projektech.
Údržba administrátory Jira.
Pro týmy, které chtějí „standardním“ způsobem
spolupracovat s jinými týmy na mnoha
projektech. Postupy a procesy definované firmou
prostřednictvím sdílené konfigurace.
Zjednodušená konfigurace Komplexní konfigurace
Každý v týmu může konfigurovat Konfiguruje pouze Jira admin
Konfigurace neovlivňuje ostatní projekty Standardizovaná konfigurace sdílená napříč
projekty
Typy Jira Cloud projektů podle způsobu konfigurace
Zdroj https://support.atlassian.com/jira-software-cloud/docs/what-are-team-managed-and-company-managed-projects/

23. 23
Kde definujeme přístupová práva
 Application access (Jira Software, Jira Service Management…)
 Global permissions (System admin, Browse Users…)
 Groups vs project roles – groups/users použijeme do rolí
 Permissions schemes – používáme role, napříč projekty groups
 Related configuration elements (projekt, issuetype, workflow…)

24. 24
Elementy pro definici přístupových práv

25. Jira Cloud
…prioritizujeme
a pracujeme
Users vidí, co vidět mají a mají nastavena práva

26. 26
Přehled, prioritizace a řízení práce v Jira Cloudu
 Tvorba Dashboards (Jira Software, Service a Work Management)
https://support.atlassian.com/jira-software-cloud/docs/work-with-dashboards-in-jira-cloud/
 Vytvoření Kanban a Scrum boards pro Company i Team managed projekty
https://support.atlassian.com/jira-software-cloud/docs/create-a-board/
 Basic Roadmaps – vhodné pro tým, Jira Cloud má už ve Standard plan
https://www.atlassian.com/software/jira/guides/roadmaps/basic-roadmaps
 Advanced Roadmaps – až od Jira Cloud plan Premium
https://www.atlassian.com/software/jira/guides/roadmaps/advanced-roadmaps

27. 27
Dashboards – zobrazení práce a plánu
 Společné místo pro Jira Software, Service a Work Management
 Issues tříděná podle týmů/projektů/skills… na základě JQL
možno využít např. pohledy currentUser()…
 Možnost sdílení v rámci Jira groups, projektů, rolí
 Možnost volné konfigurace gadgets (filter results, charts…)
 Vhodné pro PM/Leady i pro Developers/Operators
(pokud respektují daná omezení funkční a designová)

28. 28

29. 29

30. 30

31. 31
Basic Roadmaps (pro tým, Jira Cloud už ve Standard plan)

32. Jira Cloud
…vykazujeme
Users pracují na tom, na čem mají

33. 33
Addon Tempo Timesheets (Cloud)
 Vykazování práce a reporty
 Marketplace
https://marketplace.atlassian.com/apps/6572/tempo-timesheets-time-tracking-reports?hosting=cloud
 Dokumentace https://help.tempo.io/cloud/en/tempo-timesheets.html
 Tour https://www.youtube.com/watch?v=vmvs4cMRRNA

34. 34
Povolit pro Tempo Timesheets
 Tempo Timesheets přístupy:
 View email addresses of users
 Act on a user's behalf, even when the user is offline
 Administer the host application
 Administer Confluence spaces
 Administer Jira projects
 Delete data from the host application
 Write data to the host application
 Read data from the host application
 Bug Bounty program detect vulnerabilities
 https://www.atlassian.com/licensing/marketplace#what-is-the-marketplace-bug-bounty-program

35. 35

36. 36

37. 37

38. 38
Reporty – vykázané a „billable“ hodiny na projekt, account
 Online reporty na users/project/account… – uložené, sdílené
https://help.tempo.io/cloud/en/tempo-timesheets/generating-reports.html
 Gadgety pro dashboards
https://help.tempo.io/cloud/en/tempo-timesheets/tempo-gadgets.html
 Export - PDF, XLS, CSV, print, RAW data
…

39. 39
Další funkcionality
 Uzavření výkazů (timesheets) na měsíční/týdenní bázi
 Schvalování výkazů práce - je jednokrokové, může být konflikt:
 Nutná kontrola project managerem – souhlasí s odvedenými hodinami?
 Odeslaný timesheet schvaluje team lead
 Evidence nepřítomnosti – homeoffice, pracovní cesta, dovolená, lékař,
nemoc (je možná alokace i výkaz usera)
 Správa (Tempo) Accounts – evidence issues „klienta“ napříč projekty

40. Jira Cloud
…sledujeme náklady
Máme výkazy users, projektů, týmů, accounts…

41. 41
Addon Cost Tracker for Tempo Timesheets
 Sledování nákladů a výnosů na projekt, tým, account… obecně JQL filtr
 Marketplace
https://marketplace.atlassian.com/apps/1221748/cost-tracker-for-tempo-timesheets?hosting=cloud
 Dokumentace https://help.tempo.io/cloud/en/tempo-cost-tracker.html
 Tour https://www.youtube.com/watch?v=BcXLbuBLkHk
 Pro Data Center je addon Tempo Budgets
https://marketplace.atlassian.com/apps/1211259/tempo-budgets?hosting=datacenter

42. 42
Project List

43. 43

44. 44

45. 45

46. 46

47. Jira Cloud
…plánujeme
Ví všichni, co budou kdy dělat?

48. 48
Addon Tempo Planner
 Alokace users na issues a projekty
 Marketplace
https://marketplace.atlassian.com/apps/1211881/tempo-planner-workforce-optimization?hosting=cloud
 Dokumentace https://help.tempo.io/cloud/en/tempo-planner.html
 Tour https://www.youtube.com/watch?v=ODudMGZG3No

49. 49

50. 50

51. 51

52. 52

53. Jira Cloud
…automatizace

54. 54
Projektové/týmové „nice to have“ odpovědi
 Automatizace:
 notifikace nevyplněných polí, vazeb…
 notifikace „zapomenuté“ a archivní, „in progress“ dlouho bez reakce…
 automatický close Service Desk issue bez reakce
 copy hodnot z parent issue
 …
 Optimalizace:
 co zjednodušit (na denní bázi) – zbytečná pole,
 omezit viditelnost kroků ve workflow
 …

55. 55
Dotazy

56. Děkuji za pozornost