Surat rasmi merupakan kenyataan bertulis yang ditulis kepada pihak lain untuk mendapatkan perkhidmatan mereka. Surat rasmi mesti mengikuti format yang telah ditetapkan termasuk maklumat pengirim, penerima, tarikh, subjek surat, isi kandungan dan tandatangan.

1. Penulisan Surat Rasmi
SURAT RASMI
SURAT RASMI ialah KENYATAAN BERTULIS yang mengandungi khabar,
maklumat, dan seumpamanya, yang ditulis kepada SESUATU PIHAK untuk
MENDAPATKAN PERKHIDMATAN MEREKA. Dalam peperiksaan, sebarang
kesilapan dalam penggunaan laras bahasa mahupun kepersisan format penulisannya, akan
berhadapan dengan kes PEMOTONGAN MARKAH.
FORMAT SURAT RASMI
1. MAKLUMAT PENGIRIM
i) Ditulis pada sebelah kiri halaman.
ii) Sekiranya surat persifat peribadi, tuliskan nama penuh.
iii) Sekiranya mewakili mana-mana pihak, tuliskan nama jawatan tersebut.
iv) Tuliskan alamat lengkap. Noktahkan alamat tersebut.
(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih
gramatis)
v) Huruf besarkan nama bandar.
vi) Sekiranya menggunakan kepala surat, semua maklumat tentang jabatan
berkenaan perlu lengkap:
~ Alamat
~ No. Tel
~ No. Faks
~ Laman Web
2. GARISAN PEMISAH (Langkau 1 baris)
i) Buat satu garisan untuk memisahkan maklumat pengirim dengan maklumat
penerima.
3. RUJUKAN (Langkau 1 baris)
i) Sekiranya surat tersebut dijangka akan melalui beberapa proses lain, surat itu
perlu diberi nombor rujukan.
ii) Selaraskan kedudukan tanda :
4. TARIKH
i) Kosongkan haribulan.
ii) Tulis nama bulan menggunakan huruf besar.
iii) Jangan noktahkan.
5. MAKLUMAT PENERIMA (Langkau 3 baris)
i) Ditulis pada sebelah kiri halaman.
ii) Sekiranya penerima amat dikenali, tuliskan nama penuhnya.
iii) Sekiranya tidak mengetahui penama yang sebenar, tuliskan nama jawatan
tersebut.
iv) Alamat lengkap. Noktahkan alamat tersebut.
(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih
gramatis)
Saiful Nizam B Sabri
Guru BM Tahun 5
SK Rapat Setia
1

2. Penulisan Surat Rasmi
v) Huruf besarkan nama bandar.
6. MELALUI (Langkau 1 baris)
i) Surat itu melibatkan tindakan ketua jabatan.
7. MELALUI DAN SALINAN (Langkau 1 baris)
i) Surat itu melibatkan tindakan ketua jabatan dan simpanan fail.
8. MAKLUMAT KETUA JABATAN (Langkau 1 baris)
i) Ditulis pada sebelah kiri halaman.
ii) Tuliskan nama jawatan ketua jabatan tersebut.
iii) Alamat lengkap. Noktahkan alamat tersebut.
(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih
gramatis)
iv) Huruf besarkan nama bandar.
9. PERHATIAN KHUSUS (Tanpa langkau)
i) Ditulis di bawah alamat terakhir penerima, menggunakan singkatan (u.p: ..)
10. KATA SAPAAN PENERIMA (Langkau 2 baris)
i) Tulis status kata sapaan penerima dan letakkan tanda koma ,
ii) Boleh mulakan dengan ungkapan tuan, atau panggilan hormat lain yang lebih
tepat (Yang Berbahagia Dato’ / YB Datuk dan sebagainya).
11. TAJUK SURAT (Langkau 2 baris)
i) Perlu mencerminkan isi kandungan surat; ringkas dan padat.
ii) Boleh ditulis dengan huruf besar atau huruf kecil.
iii) Jangan melebihi 3 baris.
iv) Garis hanya pada baris terakhir.
v) Perlu mematuhi tatacara penulisan judul.
12. ISI SURAT (Langkau 1 baris)
i) Mulakan surat perenggan demi perenggan mengikut kepentingan. Ada baiknya
satu isi mewakili satu perenggan.
ii) Perenggan perlu dinombori bagi memudahkan rujukan. Bagaimanapun,
secara konvensinya perenggan pertama dan terakhir tidak dinombori.
iii) Langkau 1 baris untuk memulakan perenggan baharu.
iv) Ada baiknya anda seolah-olah menyertakan dokumen tertentu untuk membantu
menguatkan objektif surat tersebut. (Bersama-sama ini saya sertakan …)
v) Surat yang baik hanya memerlukan satu halaman.
~ untuk tujuan perekodan
~ untuk mengekalkan format
vi) Sekiranya melebihi 1 halaman, sebahagian isi perlu ada pada halaman
2 untuk mengelakkan kes penipuan.
vii) Jangan tulis muka surat pada halaman pertama.
Saiful Nizam B Sabri
Guru BM Tahun 5
SK Rapat Setia
2

3. Penulisan Surat Rasmi
viii) Sekiranya surat bersambung ke halaman kedua, tulis simbol ...2/-
13. PENUTUP SURAT (Langkau 1 baris)
i) Perenggan terakhir surat biasanya menggunkan frasa:
Sekian, terima kasih.
ii) Langkau 1 baris, dan selitkan ungkapan yang bersesuaian dengan isi untuk
memberi kekuatan kepada surat berkenaan (menggunakan huruf besar dan
dalam bentuk petikan), misalnya seperti:
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“KE ARAH MASYARAKAT PROGRESIF”
“BERSIH CEKAP AMANAH”
“MAJULAH SUKAN UNTUK NEGARA”
“JAUH PERJALANAN LUAS PENGETAHUAN”
iii) Langkau 3 baris, tuliskan rangkai kata:
Saya yang menjalankan tugas,
Saya yang menurut perintah,
Saya yang benar,
iv) Langkau 4 baris untuk ruang tandatangan.
~ Tandatangan di bawah rangkai kata itu. Pastikan tandatangan anda tidak
boleh ditiru.
~ Gunakan dakwat basah (hitam / biru) untuk tujuan jangka hayat
tandatangan.
~ Di bawah tandatangan, tulis nama penuh pengirim dengan huruf besar
(dalam kurungan).
~ Sekiranya mewakili sesuatu pihak, tuliskan nama jawatan.
~ Sekiranya surat berkenaan memerlukan tindakan pihak ketiga, surat itu
perlu mempunyai “salinan kepada” yang biasanya disingkatkan menjadi
“s.k:” (huruf kecil).
v) Langkau 2 baris, tuliskan kod kedudukan simpanan surat tersebut.
Saiful Nizam B Sabri
Guru BM Tahun 5
SK Rapat Setia
3

4. Penulisan Surat Rasmi
Saiful Nizam B Sabri
Guru BM Tahun 5
SK Rapat Setia
4