Download transfer dan konversi data. Fungsi spreadsheet. Referensi utama bahan ajar ini adalah bahan ajar dosen kami, Bapak Marmah Hadi dan Bapak Ennoch Sindang

1. Download, Transfer dan Konversi Data
Mahasiswa dapat mempraktikan transfer
data antar database

2. CurriculumVitae
D III Akuntansi STAN (Bintaro)
2002-2005
SD s.d SMU (Magelang)
1985-2002
Rohmad Adi Siaman SST. Akt., M.Ec.Dev.
NIP. 19850529 200602 1 003
Magelang, 29 Mei 1985
Auditor Terampil, BPKP Maluku
(Ambon)
2006-2008
DIV Akuntansi STAN (Bintaro)
2009-2010
Auditor Pertama, BPKP
Kalimantan Selatan (Banjarbaru)
2011-2012
S2 MEP UGM (Yogyakarta)
2012-2014
Auditor Muda, BPKP Pusat dan
Dosen Tidak Tetap PKN
STAN(Jakarta)
2014-sekarang

3. Contact
Rohmad Adi Siaman SST. Akt., M.Ec.Dev.
NIP. 19850529 200602 1 003
Magelang, 29 Mei 1985
085243341401
085243341401
komdit.adis.web.id
twitter.com/adiswebid
facebook.com/rohmadadis
slideshare.net/rohmadadis

5. Mekanisme Praktek Komputer Audit Kelas Q
Pertemuan Asisten I Asisten II Asisten III Asisten IV Asisten V
9 24 21 28 5 30
10 10 18 22 35 16
11 14 33 6 40 17
12 36 12 1 19 8
13 4 39 3 25 15
14 32 27 26 23 34
15 37 29 2 38 20
Cadangan 9 13 7 11 31
• Dosen dibantu oleh lima
asisten
• Empat asisten membantu
teman yang kesulitan dalam
praktek
• Empat orang ini membantu
pada masing-masing dua
baris (10 orang)
• Satu orang asisten
mengoperasikan komputer
dosen

6. Mekanisme Praktek Komputer Audit Kelas V
Pertemuan Asisten I Asisten II Asisten III Asisten IV Asisten V
9 24 21 28 5 30
10 10 18 22 35 16
11 14 33 6 40 17
12 36 12 1 19 8
13 4 31 3 25 15
14 32 27 11 23 34
15 37 29 2 26 39
Cadangan 9 13 7 38 20
• Dosen dibantu oleh lima
asisten
• Empat asisten membantu
teman yang kesulitan dalam
praktek
• Empat orang ini membantu
pada masing-masing dua
baris (10 orang)
• Satu orang asisten
mengoperasikan komputer
dosen

7. Mengapa Perlu Download ?
• Saat ini sebagian besar perusahaan telah menggunakan komputer untuk
merekam transaksi bisnis mereka. Bahkan ada yang bahkan tidak pernah
mencetak lagi jurnal transaksi yang mereka lakukan. Sebagian alasannya
karena mereka percaya dengan sistem akuntansi mereka dan memilih
untuk paperless (efisiensi/go green).
• Jika saja Auditor dapat mengakses informasi di sistem komputer Obyek
Pemeriksaan dan tidak perlu meminta untuk mencetak seluruh GL
(General ledger) dan atau laporan-laporan lainnya yang berhubungan
dengan Laporan keuangan maka tentu akan lebih menguntungkan
(hemat kertas, Auditoran akan lebih cepat, akurat dalam penghitungan,
analisa akan lebih lengkap).

8. Pertimbangan sebelum Mendownload ?
• Apakah Obyek Pemeriksaan menyimpan data dalam bentuk
elekronik?
• Apakah data elektronik tersebut dalam format yang bisa diolah
atau dikonversi oleh Auditor?
• Apakah saat data elektronik tersebut akan diambil akan
mengganggu atau membebani atau mengurangi waktu kerja
Obyek Pemeriksaan / Auditor (time & money constraint)?
• Apakah data tersebut akan berguna? Jika kegiatan download data
mengganggu aktivitas Obyek
Pemeriksaan, apa yang dilakukan oleh
auditor?

9. Prosedur Download
Tentukan data
yang
dibutuhkan
Diskusikan
dengan
Obyek
Pemeriksaan
Diskusikan
secara teknis
Pilah data
yang akan
didownload
Diskusikan
biaya
download
data
Permintaan
Data secara
resmi
Metode
download
data

10. • Kemukakan secara jelas informasi yang dibutuhkan oleh Auditor dan jelaskan
mengapa data tersebut dibutuhkan.
• Dalam hal tersedia data General ledger, maka di-GL tersebut setidaknya terdapat
elemen:
 Referensi /atau nomor referensi Source document
 Tanggal transaksi
 Jumlah atau nilai uang suatu transaksi
 Nomor dan nama Account
 Penjelasan/deskripsi transaksi
• Jika Obyek Pemeriksaan mempunyai elektronik data lain semacam database
inventori atau Piutang usaha maka elemen data yang dibutuhkan tentu berbeda.
Step 1 Tentukan data yang dibutuhkan
Prosedur Down Load

11. • Diskusikan dengan Obyek Pemeriksaan atau EDP.
• Beberapa pertanyaan yang umumnya diajukan sbb:
• Apakah data-data elektronik tersebut tersedia/dapat diakses oleh Auditor?
• Periode ?
• Program akuntansi apa yang digunakan? Apakah di software tersebut tersedia menu untuk
mendownload data?
• Apa format data tersebut?
Mungkin ada beberapa Obyek Pemeriksaan yang tidak paham akan maksud pertanyaan
ini atau paham tapi tidak tahu jawabannya. Biasanya jika mereka menggunakan software
akuntansi paket (misal: MYOB, MAS accounting).
• Apakah data/informasi akuntansi tersebut telah dicetak oleh Obyek Pemeriksaan atau bisa
dicetak oleh Obyek Pemeriksaan?
Jika bisa / telah dicetak minta hasil cetakannya. Ini bisa digunakan sebagai cross cek
nanti saat melakukan konversi data.
Step 2 Diskusikan dengan Obyek Pemeriksaan
Prosedur Down Load

12. • Selain itu untuk mempermudah proses download ada beberapa hal lagi yang perlu diketahui dari
sistem komputer Obyek Pemeriksaan:
• Hardware, software and operating system yang digunakan.
• File definitions dari table atau database yang akan di download.
• Jika detail informasi mengenai record definition tidak tersedia. Maka minta saja untuk mencetak
salah satu report dan meminta report-report yang kita inginkan untuk di print ke file/ke priter
emulator.
• Periode akunting yang masih disimpan di dalam sistem.
Banyak Obyek Pemeriksaan tidak menyimpan / menghapus periode akuntansi yang telah lewat.
Namun biasanya Obyek Pemeriksaan masih mempunyai backup data nya. tapi Mungkin Obyek
Pemeriksaan kesulitan unutk merestorenya karena akan mengganggu sistem yg sedang berjalan.
• Media transfer data. Apakah Obyek Pemeriksaan punya CD Writer atau tape drive? mungkinkah
digunakan LAN / Fastlynx untuk transfer data?
Step 3 Diskusikan secara teknis
Prosedur Down Load

13. • Dalam hal Obyek Pemeriksaan memberikan record definition dari file / databasenya pelajari dengan
baik, pilih field-field yg dibutuhkan, terutama key unik dari setiap file untuk memudahkan proses join /
pengolahan data. Misalnya menggabungkan (join) nama suatu account dengan file transaksi General
Ledger.
• Ingat mungkin peluang kita sebagai Auditor untuk men-download data Obyek Pemeriksaan cuma
sekali yaitu saat kita pertama kali melihat sistem-nya. jadi ada baiknya untuk men-download
sebanyak-banyaknya data, yg relevan tentunya.
• Gunakan sebanyak mungkin bantuan dari IT Obyek Pemeriksaan, Biarkan mereka juga bekerja
men-download data dari sistemnya sendiri untuk keperluan kita. Toh mereka mungkin jauh lebih
tahu mengenai data-data keuangan, produksi, pemasaran dll. daripada kita.
Step 4 Pilah data yang akan didownload
Prosedur Down Load
Bagaimana jika terdapat record tertentu
yang dianggap sensitif oleh Obyek
Pemeriksaan dan tidak boleh diakses
auditor?

14. • Diskusikan tentang biaya yang mungkin timbul ketika melakukan download
data
Step 5 Diskusikan biaya download data
• Permintaan data resmi hitam di atas putih
• Begitu juga jawaban dari Obyek Pemeriksaan
Step 6 Permintaan Data secara resmi
Prosedur Down Load
• Tentukan metode download data yang sesuai
Step 7
Jika dalam proses download data
dibutuhkan biaya, siapa yang
menanggung biaya tersebut?
Apa manfaat dituliskannya
permintaan data secara resmi?

15. Data Transfer Media
Considerations Disk Cartridge Tape CD Rom
Make and model of computer from
which the data originated, and from
which obtained if different.
   
Operating system and version number.
   
Software used to write the original file.
   
Software used for copying file.    
File (or Dataset) name.    
File layout of the file you have been
provided with.
   
List of any codes used and their
meanings.
   
Hex dump of the first 10 records on the
file you have been provided with.
   

16. Data Transfer Media
Considerations Disk Cartridge Tape CD Rom
Fixed or variable length records and
record length (s). Possible   
Recording density (bpi) -   -
Block size
(if appropriate or on tape). Possible   -
Fixed or variable length blocks
(if appropriate or on tape). Possible   -
Control totals of number of records
and values to reconcile the data.    
A user report to reconcile to the data.
   
Sample Records.    
Dari empat pilihan
media transfer di
atas, mana yang
masih banyak
digunakan karena
kepraktisannya?

17. Large files may have to
be reduced in size by
selecting certain files
or record
Check
the volume of data.
Is enough disk
space?
The physical transfer
may need to be on high
capacity medium or
fast data link
Research whether the data is available in well defined files or in reports
Choose
download strategies
should be used
transfer the file of data
in its native state to the
PC
Use report files
produced by the
system and transfer
these to the PC
Request the data to be
extracted and/or
reformatted in some
way by support staff
and then transfer to the
PC
Import ODBC, SAP
AIS or other specific
format
Obtain technical details
of the file layouts.
Decide if all information
is to be imported
Check if all data is
available. Is any
required data excluded
from the the printout
Agree the file type to
be a simple structure
easily read on the PC
Ensure the required
drivers, data sources
and data sets are
available
Agree the media for the transfer
Determine timescales for the data to be available
and the date of the data
Agree any costs which may be incurred
Identify control report for reconcilliation
PC Link or local
network
Printer Emulator
PC Diskette/USB
Flash/External HD
Telecommunications
link
Tape or cartridges
Perform download
Perform any re-formatting required on
the PC
Reconcile files to control totals
The Main Considerations and Decisions in Downloading Data
Source: IDEA for windows manual, 1999 with modification in Printer emulator

18. Guidance Notes for Data Downloads
1) What are the operating systems used by the company (Windows, NT, Unix...)?
2) What accounting software is used by the company?
3) What level of knowledge does the company have on each system?
4) What hardware is used by the company (PC, Mainframe...)?
5) How is the data from the Accounts Payable, Accounts Receivable and other systems posted
to the General Ledger system (manually, automatically or both)?
6) Are transactions posted in detail to the General Ledger or in a summarised format?
7) How data is summarised if it is posted in summary form?

19. Guidance Notes for Data Downloads
8) What is the volume of GL transactions per annum? (use the figures to estimate the size of the file)
9) Is there a report that lists all the General Ledger transaction details?
• If yes, request for a sample and ensure:
The report shows all the information requested by the investigators. The report can be
printed to a file in any of the following formats:
Text
CSV (comma delimited)
MS Excel
MS Access
DBF
• If no, ask for the General ledger file layouts and work with the IT staff to decide which files / fields
should be taken.
10)Account code structures (e.g. “BB-CC- AAAAA” where “BB” =Company, “CC”=Cost Centre and
“AAAAA” = Account)

20. Guidance Notes for Data Downloads
11) Information about GL transaction details: What fields are used to hold the invoice date and
post date?
– Is the Batch Number allocated by the system? Does each batch have a unique
number?
– What is in Refer / Desc. field(s)
12) When investigators want to trace a transaction back to its source documentation, what is
the information (fields) required from the GL transaction details by the company to retrieve
the source documentation?
13) Can the system write to any of the following media?
CD ROM,
Floppy disks,
Tapes: 9 track reel, 8mm or 4mm DAT

21. Strategi Download
Strategi download adalah bagaimana caranya untuk mendapatkan data
dari sistem informasi berbasis komputer.
Strategi download komputer terdiri dari :
1. Transfer file dari bentuk asalnya ke PC Auditor.
2. Transfer file hasil report sistem informasi ke PC Auditor.
3. Extracted data dan/atau reformated data untuk ditransfer ke PC
Auditor.
4. Impor dengan ODBC atau format lainnya.

22. Metode Download
Metode download terdiri dari :
1. Menggunakan external storage (floppy disk, magnetic tape, atau external hard
disk)
2. PC to PC Link (Laplink)
3. Melalui Jalur Telekomunikasi
4. Menggunakan Printer Emulator
5. Tape/Cartridge

23. 1. Transfer Data Menggunakan Kabel Data
Direct Link USB to USB
Hampir semua komputer kini memilik port USB (Universal Serial Bus).
Dengan kabel khusus yang kedua ujungnya menggunakan port USB maka peer
to peer file transfer atau koneksi dan transfer file antara dua buah komputer
dapat dilakukan.
• Tersedianya Port USB
• OS yang digunakan Microsoft Windows 95/98/ME/2000/XP/
Mac OS 8.6/Linux 2.4 atau di atasnya
• Mempunyai driver kabel USB to USB yang sesuai dengan operating system
yang digunakan
• Software komunikasi data USB to USB misalnya USB GeneLink File Transfer,
telah terinstall dengan baik

26. 2. Transfer Data Menggunakan Kabel Data (LapLink
Paralel to Paralel/Serial to serial)
Sebelum dikenal USB port hampir setiap komputer telah memiliki port paralel dan port serial. Port
paralel lebih dikenal sebagai port untuk printer dan port serial dikenal sebagai port untuk mouse.
Salah satu kegunaan lain dari port paralel dan serial adalah sebagai jalur untuk melakukan transfer
data dari komputer Obyek Pemeriksaan ke komputer Auditor. Dalam modul ini hardware dan
software yang digunakan adalah kabel paralel to paralel dan FastLynx for Dos versi 1.1.
Persyaratan
- Tersedianya Port Serial (Com port) atau Port Paralel (LPT port) tergantung kabel yang tersedia
- Operating system yang digunakan Ms-DOS atau Microsoft Windows 95/98
- Software komunikasi data, misalnya FastLynx (FX.exe) atau Laplink (LL.exe), telah terinstall
dengan baik
Apa perbedaan metode Laplink dan
Printer Emulator?

27. Instruksi dalam melakukan transfer data menggunakan Fastlynx
Step Action
1 Hubungkan dua komputer dengan kabel paralel atau seri
2 Start Fastlynx di komputer Auditor
3 Install Fastlynx di komputer Obyek Pemeriksaan
4 Fastlynx di komputer Obyek Pemeriksaan harus di set sebagai ‘Listen as
server’. Sedangkan di komputer Auditor harus di set sebagai ‘Connect as
client’.
5 Saat koneksi sudah terhubung, kedua komputer akan muncul window seperti
contoh di bawah.
6 Untuk meng-copy file, pilih file dengan meng-klik mouse kemudian drag di
sisi yang berlawanan. Atau, pilih file yang diinginkan, kemudian pilih menu
Copy atau Move dari File Menu.

29. 3. Transfer Data Menggunakan Kabel Jaringan
UTP
Pada suatu jaringan LAN (Local Area Network) pada umumnya tiap node (server/komputer)
dihubungkan dengan kabel-kabel. Kabel yang digunakan adalah kabel UTP berkonektor RJ 45.
Ada dua macam susunan kabel UTP, yaitu yang disusun secara straight (lurus) dan yang disusun
secara cross (disilang).
Model cross biasa digunakan untuk menghubungkan dua buah komputer saja dan tidak
memerlukan Hub.
Model straight baru bisa menghubungkan dua atau lebih komputer jika ada Hub. Dalam modul ini
akan dibahas mengenai penggunaan kabel UTP dengan model cross untuk transfer data.
• Persyaratan
- Tersedianya Port RJ 45 (port LAN) pada kedua komputer yang akan dihubungkan.
- Operating system yang digunakan Microsoft Windows 95/98/XP telah terinstall dengan baik.
- Kabel UTP di set model cross dan berfungsi dengan baik.

34. Setting LAN di PC Obyek Pemeriksaan

38. 3 digit
terakhir

44. Konversi Data
Perbedaan
• operating sistem
• database yang
digunakan
• terbatasnya aplikasi
komputer yang
dikuasai oleh
Auditor
Konversi
Format data
yang bisa
dibaca oleh
komputer
Auditor

45. File yang langsung dikenal MS-Excel
• All microsoft excel files (*.xl ; *.xls ; *.xla ; *.xlm ; *.xld ; *.xlt ; .xlsx)
• Web pages (*.htm; *.html)
• Text files (*.txt ; *.csv)
• Query files (*.iqy ; *.dqy ; *.oqy ; *.rqy)
• Lotus 1-2-3 files (*.wk)
• DOS files (*.wql)
• dBase Files (*.dbf)
• Excel 4.0 Macros (*.xlm ; *.xla)
• Excel 4.0 Charts (*.xlc)
• Excel 4.0 Workbooks (*.xlw)
• Worksheets *.xls
• Workspaces (*.xlw)
• Templates (*.xlt)
• Add-Ins (*.xls ; *.xll)
• Toolbars (*.xlb)
• SYLK files (*.slk)
• Data Interchange Format
(*.dif)
• Backup files (*.xlk ; *.bak)
Bagaimanakah cara sederhana untuk
mengetahui apakah suatu file dapat
langsung dibuka dengan Excel?

46. Apabila hal tersebut tidak memungkinkan, cara yang
termudah apabila auditor harus menterjemahkan sendiri
dengan mengubah file aslinya menjadi DOS teks atau ASCII
terlebih dulu. Dikatakan termudah karena program-program
aplikasi pada umumnya mempunyai fasilitas untuk
menyimpan data dalam bentuk DOS teks atau ASCII, dan
program-program spreadsheet mempunyai fasilitas untuk
membaca file-file dalam bentuk DOS teks.

47. Impor Data
• Impor Data dari Fixed Length Text File
 Open File
Nama File
Tipe File

48. Impor Data
• Impor Data dari Fixed Length Text File
 Tentukan Fixed Length atau Delimited
Asal File
Fixed Length
Impor mulai
dari No. …

49. Impor Data
• Impor Data dari Fixed Length Text File
 Tentukan Panjang setiap Field
Letakkan pada
akhir satu field
Double Click untuk
menghilangkan

50. Impor Data
• Impor Data dari Fixed Length Text File
 Tentukan Tipe Data Field
Tentukan Tipe Data
Click FINISH, bila
sudah selesai

51. Impor Data
• Impor Data dari Fixed Length Text File
 Melihat hasil impor data

52. Pengolahan Data
• Menghilangkan Data yang tidak perlu
 Buat kolom bantuan
 Masukkan nilai urut ke dalam kolom bantuan
 Buat kolom bantuan untuk chart of account
 Urutkan data berdasarkan suatu kolom tertentu
(usahakan kolom yang unik)
 Hapus data yang tidak perlu

53. Pengolahan Data
• Mencari data berdasarkan kriteria tertentu :
• Nama
• Kode Account
• Obyek
• Pelaporan :
• Sorting
• Sub Total
• Pivot Table
• Conditional Formatting

54. Tugas Kelompok
Kelompok Nomor Absen
Q1 39 15 30 37 32 11 26 24
Q2 13 9 10 4 34 23 20 8
Q3 21 38 25 31 36 3 17 29
Q4 1 22 35 27 14 5 7 2
Q5 28 12 16 33 6 18 19 40
V1 39 15 30 37 32 11 26 24
V2 13 9 10 4 34 23 20 8
V3 21 38 25 31 36 3 17 29
V4 1 22 35 27 14 5 7 2
V5 28 12 16 33 6 18 19 40
• Buatlah ebook tentang praktek melakukan komputer audit dalam
dua bahasa (English dan Bahasa)
• Kumpulkan dalam bentuk Word (dua file versi english dan bahasa)
ke rohmadadis@gmail.com paling lambat satu minggu setelah
materi ebook dibahas dalam kegiatan belajar mengajar.
• Materi ebook adalah materi praktek komputer audit dari
pertemuan 7 sampai pertemuan terakhir.
• Ebook bersifat step by step cara praktek di komputer dengan
disertai screenshot dan penjelasan.
• Setelah direviu oleh dosen, ebook akan dikirim ulang ke kelompok
untuk disebarluaskan lewat twitter dengan format : “Ebook: Judul
Ebook @adiswebid #KomputerAuditForDummies silahkan
download di (link ebook) “

55. Daftar Isi Minimal Ebook
• Judul
• Kata Pengantar
• Daftar Isi
• Persyaratan Minimal
• Isi
• Daftar Pustaka

56. Format Cover
Format cover menggunakan
file yang bisa dicopy dari
dosen

57. Pembagian Tugas
Kelompok Ebook
Q1 Pemakaian rumus “Count”, “Sum”, “If”, “Or” dan “And” beserta variannya
dalam proses audit
V1 Cara pengambilan sampel menggunakan Excel (Simple, Stratified dan
Systematic)
Q2 Cara impor data dari bentuk text ke bentuk Excel (Delimited dan Fixed
With)
V2
Q3
V3
Q4
V4
Q5
V5

58. Referensi
• Auditing PDE Dengan Standar IAI : Edisi kelima, Anies S.M. Basalamah,
2011
• Bahan ajar Komputer Audit oleh Marmah Hadi dan Ennoch Sindang