MOA 2013, Vem ska parallellpublicera?

1. Vem ska parallellpublicera?
Jenny Ericsson & Urban Ericsson, SLU-biblioteket

2. Bakgrund och syfte
Parallellpublicering av artiklar i Epsilons öppna arkiv. Ett
utvärderingsprojekt kring parallellpubliceringen av vetenskapliga
artiklar i Epsilons öppna arkiv
Tre delar:
1. Hur gör vi idag i Epsilon?
– Dokumenterade arbetet med redigering av inkomna artiklar
2. Hur gör andra?
– Enkät till svenska högskole- och universitetsbibliotek
3. Vad innebär det om biblioteket åtar sig hela
parallellpubliceringsprocessen?
– En institution finansierade parallellpubliceringen under ca 5-6 v.
Syfte: Kan vi arbeta på ett annat sätt, skapa nya rutiner, för att om
möjligt öka parallellpubliceringen vid SLU?

3. 1. Hur gör vi idag i Epsilon?
Hur gör vi på SLUB?
Forskaren deponerar och berikar med metadata >
Bibliotekarien utför:
1. Kontroll av det deponerade dokumentet, dess metadatainnehåll, samt
versionskontroll av artikel
2. Kontroll av tidskriftens publiceringspolicy
3. Utformning av försättblad, sammanfogar det till artikeln samt skapar pdf
4. Kontroll och komplettering av registrerade metadata i Epsilonformuläret.
- Under perioden 14 juni - 4 september 2012 parallellpublicerades 7 artiklar i Epsilon.
De redigerande bibliotekarierna anger ett tidsspann mellan 8 minuter och 2 timmar (8
min, 15, 60, 60 120, 75, 35). Dessa siffror har sedan kommenterats som att de inte är
representativa. I slutet av 2012 uppskattar de att det i genomsnitt tar ca 45 minuter att
parallellpublicera en artikel.

4. 2. Hur gör ni andra? Enkät till svenska högskole- och
universitetsbibliotek
Beskriv nuvarande parallellpubliceringsprocess vid biblioteket
Endast 1 bibliotek åtar sig hela processen vilket innebär att forskaren inte
behöver göra ngt mer än att mejla artikeln till biblioteket.
Hur lång tid tar det att parallellpublicera en artikel?
Någon skriver: ”Högst 5-10 minuter om det är enkla fall (t.ex. Springer-
artikel). Kan i krångliga fall ta upp till 1 timme om man måste söka på
tidskriftens hemsida och det är svårt att hitta information.”
Vad i parallellpublicerings-processen är mest tidskrävande?
Undersöka förlagsvillkor, Att få artikeln i rätt version från författaren (och
den dialog som följer med det), Granskning av metadata, Arbetet med
försättsblad
Vilka frågor ställer författaren ofta till biblioteket i anslutning till
parallellpubliceringen?
Upphovsrättsliga frågor, filversionsfrågor
Tar biblioteket ansvar för postens kvalitet (i avseende på metadata och
filversion)?
12 av 21 respondenter svarade ett tydligt ja med avseende på metadata.

5. 3. Vad innebär det om biblioteket åtar sig hela
parallellpubliceringsprocessen?
Bakgrund för delprojektet i Umeå:
• Nära samarbete med institution – dialog, diskussioner och seminarier/workshops
• Ledningsgruppsbeslut våren 2012
• Institutionen finansierade projektet
Fördelar för både:
Institutionen SLU-biblioteket
Spridning och tillgänglighet Samla erfarenheter
Önskar ökat antal citeringar Synliggöra kompetens
Ekonomisk vinning Öka antal artiklar i Epsilon
Samla institutionens
fulltextpubliceringar
Hitta hållbara arbetsmodeller
Ringar på vattnet effekt
Samarbete, förtroende

6. 3. Delprojektet i Umeå
Noggranna förberedelser
• Rimliga förväntningar
• Tydlig arbetsfördelning
• Ta fram arbetsflöde
• Öka effektiviteten

7. 3. Erfarenheter från delprojektet
• Publikationslistornas format
– Tydliga instruktioner hur dessa skulle levereras för vidare bearbetning underlättade
arbetet
– En stor majoritet valde ändå sitt eget sätt för att skicka informationen till biblioteket
• Publikationslistor insamling
– Mycket tidskrävande momentet för biblioteket
– Ett visst motstånd hos forskare att lägga tid på detta
– Extra fokus på att få med nyckelpersoner på institutionen som goda förebilder
• Insamling av artiklar
– Forskaren fick mejl vilka artiklar de kunde parallellpublicera, att dessa skulle levereras
inom tre dagar och att dessa skulle vara proof-corrected version
– Positivt var att många levererade i tid
– Insamlande av artiklar var det som tog i mest tid att genomföra
• Artikelversioner
– Diskussioner vilken version av artikeln som ska deponeras
• Mervärden
– Nya kontakter, nya kunskaper om målgruppen och deras behov. Tillfälle att synliggöra
vår kompetens

8. Några slutsatser…
• Ta in metadata från externa källor
• Bäst effekt (flest parallellpubliceringar) sker genom att skapa processer som
koncentrerar sig på artiklar med tydliga villkor för parallellpublicering (Det är
avvikelser och tveksamheter som tar tid).
• Automatisera delar av dialogen med forskaren (e-post)
• Automatisera försättsbladet
• Dialogen med forskaren tar tid
• Vi bör inte kräva “proof-corrected-versioner” i framtiden, för tidskrävande och onödigt
eftersom det är länkat till förlags-pdf:en (I Umeå önskade man det).
• Vi tjänar på att lägga tid på att skapa tydliga riktlinjer för vad som gäller vid
parallellpublicering.

9. Tack!
Rapport publiceras i sommar
Kontaktuppgifter:
Jenny.Ericsson@slu.se
Sofia.Hansson@slu.se
Urban.Ericsson@slu.se