Dokumen ini merupakan modul pelatihan mengenai penyusunan kerangka acuan dan laporan kegiatan yang berfokus pada perencanaan dan pengkomunikasian hasil kegiatan. Tujuan utamanya adalah untuk mengajarkan peserta cara menyusun kerangka acuan dan laporan dengan berbagai metodologi, termasuk diskusi kelompok dan presentasi. Materi yang dibahas mencakup definisi, komponen, dan langkah-langkah dalam menyusun kerangka acuan dan laporan yang sistematis.

1. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 1
MODUL MATERI INTI. 9
PENYUSUNAN KERANGKA ACUAN DAN LAPORAN
KEGIATAN
I. DESKRIPSI SINGKAT
Penyusunan kerangka acuan dan penyusunan laporan merupakan
kegiatan yang saling berhubungan satu sama lainnya. Penyusunan
kerangka acuan adalah suatu kegiatan awal yang harus dikerjakan
sebelum melakukan suatu kegiatan, karena didalamnya merupakan
suatu kegiatan perencanaan yang akan dilakukan, sedangkan
penyusunan laporan wajib dilakukan setelah melaksanakan suatu
kegiatan untuk menginformasikan seluruh kegiatan yang telah
dilaksanakan.
Penyusunan laporan merupakan hal yang sangat penting dalam
mengkomunikasikan informasi dan mendokumentasikan data dari
suatu hasil penelitian khusus ataupun kegiatan yang telah
diselesaikan. Pada modul ini akan dibahas pengertian kerangka
acuan, cara menyusun dan mempraktikkan kerangka acuan,
pengertian laporan, macam laporan dan format laporan serta
mempraktikkan penyusunan rancangan laporan.
II. TUJUAN PEMBELAJARAN:
A. Tujuan Pembelajaran Umum:
Setelah mengikuti materi ini, peserta mampu menyusun
kerangka acuan dan laporan.
B. Tujuan Pembelajaran Khusus:
Setelah mengikuti materi ini, peserta mampu:
1. Menyusun kerangka acuan.
2. Menyusun laporan.

2. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 2
III. POKOK BAHASAN
Pokok bahasan materi ini meliputi:
Pokok bahasan 1. Cara menyusun kerangka acuan.
Sub pokok bahasan:
a. Pengetian kerangka acuan.
b. Macam (jenis) kerangka acuan.
c. Komponen-komponen pada kerangka acuan.
Pokok bahasan 2. Cara menyusun laporan kegiatan.
Sub pokok bahasan:
a. Pengetian laporan.
b. Peranan laporan.
c. Syarat laporan.
d. Macam-macam laporan.
e. Komponen-komponen penyusunan laporan.
IV. LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN PEMBELAJARAN
Berikut merupakan langkah-langkah kegiatan pembelajaran.
a. Fasilitator memperkenalkan diri dan menjelaskan tujuan
pembelajaran.
b. Fasilitator menjajagi tingkat pengetahuan peserta mengenai
pengertian kerangka acuan dan laporan dengan metode curah
pendapat dimana peserta diberikan kesempatan untuk
menyampaikan pengetahuan peserta masing-masing.
c. Dilanjutkan dengan penjelasan oleh fasilitator tentang
pengertian kerangka acuan, laporan dan masam (jenis) laporan.
d. Fasilitator membagi peserta dalam 3 kelompok dimana masing-
masing kelompok terdiri dari 10 orang. Setiap kelompok
diberikan tugas untuk mendiskusikan dan menyusun kerangka
acuan suatu kegiatan:
Kelompok 1. Kegiatan rapat kerja nasional perencanaan.
Kelompok 2. Kegiatan pelatihan jabatan fungsional Adminkes.
Kelompok 3. Kegiatan melaksanakan pengkajian kebutuhan
pelatihan.
e. Setelah selesai, masing-masing kelompok diberikan kesempatan
untuk presentasi hasil dan dibahas bersama.

3. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 3
f. Selanjutnya, masih dengan kelompok yang sama, peserta
diminta untuk menyusun laporan dari kegiatan masing-masing
dengan menggunakan format laporan yang tersedia. Hasil
kelompok dipresentasikdan dan dibahas bersama.
g. Fasilitator mengklarifikasi hal-hal yang belum jelas dan
merangkum hasil pembelajaran serta menutup pembelajaran.
V. URAIAN MATERI
Pokok Bahasan 1.
KERANGKA ACUAN
A. Pengertian Kerangka Acuan
Kerangka acuan adalah suatu informasi yang perlu diketahui
oleh pelaksana sebelum melaksanakan kegiatan. Kerangka acuan
disusun sebagai acuan dalam pelaksanaan suatu kegiatan.
Kegiatan yang dimaksud bisa berupa kegiatan yang bersifat
rutin maupun insidentil seperti kegiatan-kegiatan proyek,
penelitian, dan lain-lain. Oleh karena itu kerangka acuan
disusun sebelum kegiatan dilaksanakan yaitu pada tahap
perencanaan.
Dengan membaca kerangka acuan, pihak-pihak yang terlibat
dalam kegiatan yang akan dilakukan dapat mengetahui latar
belakang kegiatan tersebut dilakukan, mengerti arah tujuan dari
kegiatan yang akan dilakukan dan mengetahui cara/mekanisme
kegiatan yang akan dilaksanakan serta rencana pelaksanaan
karena dalam kerangka acuan juga harus memuat lokasi dan
jadwal pelaksanaan kegiatan.
B. Macam/Jenis Kerangka Acuan
Ditinjau dari jenis kegiatannya, maka ada 2 macam/jenis
kerangka acuan, yaitu:
1. Kerangka acuan kegiatan penelitian.
2. Kerangka acuan kegiatan rutin/program/proyek.
Kerangka acuan penelitian disusun mengacu pada kaidah
penulisan ilmiah, sedangkan kerangka acuan kegiatan yang

4. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 4
sifatnya rutin/program/proyek dapat disusun tanpa mengacu
pada kaidah penulisan ilmiah.
C. Komponen-Komponen pada Kerangka Acuan
Secara umum, sistematika kerangka acuan untuk kegiatan
rutin/program/proyek adalah terdiri dari komponen-komponen
berikut:
1. Judul
2. Pendahuluan
3. Tujuan
4. Mekanisme/proses kegiatan
5. Organisasi/tim
6. Lokasi dan jadwal pelaksanaan kegiatan (the time table for the
project)
7. Pembiayaan
8. Evaluasi (the acticipated outcomes and how best to evaluate the
result)
Judul
Ada berbagai pendapat tentang judul sebuah kerangka acuan.
Ada yang menganjurkan agar judul dibuat secara
detail/selengkap mungkin sehingga dengan membaca judul
dapat diketahui kehendak/maksud dari kerangka acuan yang
dibuat. Pendapat lain berpendapat bahwa judul dibuat dengan
sesingkat mungkin. Jika pembaca ingin mengetahui apa yang
dimaksud lebih lanjut, harus membaca penjelasan di bagian-
bagian lain dari kerangka acuan tersebut.
Pendahuluan
Bagian ini berisi tentang latar belakang perlunya dilakukan
suatu kegiatan. Biasanya dimulai dengan adanya kebijakan atau
peraturan sebagai payung dari kegiatan yang akan dilaksanakan
(dari yang sifatnya umum ke khusus) mengantarkan atau
sebagai dasar perlunya kegiatan yang diajukan tersebut
dilaksanakan.
Tujuan
Bagian ini menjelaskan tujuan yang akan dicapai dengan
dilaksanakannya kegiatan tersebut. Pada kerangka acuan, tujuan
dapat dirumuskan sampai pada tujuan khusus atau cukup

5. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 5
dengan tujuan umum saja yang penting pada bagian ini dapat
diketahui produk yang dihasilkan dari kegiatan tersebut.
Mekanisme/proses kegiatan
Bagian ini menguraikan seluruh tahapan kegiatan yang
dilakukan mulai dari tahap persiapan samapai dengan penilaian
(evaluasi). Dengan membaca bagian mekanisme ini, pembaca
mengetahui atau dapat membayangkan rangkaian kegiatan
yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.
Organisasi/tim
Bagian ini mneguraikan pihak/institusi/perorangan yang
terlibat dalam kegiatan yang akan dilaksanakan.
Lokasi dan jadwal pelaksanaan kegiatan
Lokasi dan jadwal pelaksanaan kegiatan dibuat dalam bentuk
matrik yang dikenal dengan diagram Gant Chart. Pada bagan
tersebut dibagi dalam kolom:
 Kolom 1: nomor urut kegiatan.
 Kolom 2: uraian tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan.
 Kolom 3: alokasi waktu secara umum, misalnya kegiatan
tersebut direncanakan akan diselesaikan dalam waktu 3
bulan. Kemudian tiap tahapan kegiatan yang ada
direncanakan pada waktu yang dialokasikan yang biasanya
dibuat dalam satuan minggu.
 Kolom 4: tempat pada bagian ini juga dicantumkan lokasi
pelaksanaan masing-masing tahapan kegiatan yang
direncanakan.
Biaya
Bagian biaya juga diperlukan kerangka acuan untuk mengetahui
dari mana sumber biaya pelaksanaan kegiatan tersebut dan
bagaimana peruntukan penggunaan biaya tersebut. Sekurang-
kurangnya dalam kerangka acuan disebutkan satuan biaya tiap
kegiatan.
Evaluasi
Bagian ini menguraikan rencana penilaian (evaluasi) yang akan
dilakukan sehubungan dengan kegiatan tersebut. Bagian ini
tidak mutlak harus ada pada kerangka acuan, karena itu apabila
bagian ini akan diuraikan maka perlu dijelaskan tingkat evaluasi

6. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 6
yang akan dilakukan, apakah evaluasi pada tingkat (level) input,
proses dan output atau outcome.
Pokok Bahasan 4.
LAPORAN
A. Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggri adalah “Report”, berasal dari
bahasa Latin “Portare”, yang berarti membawa, mengangkut,
menyampaikan. Pengertian dasar laporan ialah menyajikan data
secara obyektif dan tulus.
Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai
peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang benar akan mendorong
mutu penulisan laporan yang baik, artinya isi tercakup pada
laporan yang memiliki bentuk yang sistimatis, penalaran yang
jelas dan mengikuti bahasan dengan kritis.
Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan
komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus
dalam konteks administrasi, laporan memperoleh pengetian
khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan
fungsi setiap organisasi.
Menurut E. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa Yang Lugas
dalam laporan teknis, laporan ialah bentuk penyajian fakta
tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta
yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang
ditugaskan kepada pelapor.
Menurut Prayudi Atmosurdjo, laporan adalah setiap tulisan
yang berisi hasil pengolahan data/informasi. Laporan sebagai
salah satu produk kantor diperlukan oleh pimpinan organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa
laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan
data/informasi. Laporan juga sebagai alat komunikasi yang
didalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi
dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki.
Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan dengan

7. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 7
suatu penyelidikan, pengamatan, penelitian dari suatu keadaan
yang kemudian diperoleh data informasi yang relevan.
Selanjutnya data informasi diolah dan ditulis menjadi suatu
laporan.
Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Laporan mempunyai
salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut:
1. Mengatasi masalah
2. Mengambil keputusan
3. Mengetahui perkembangan
4. Mengetahui perkembangan/kemajuan
5. Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan.
B. Peranan Laporan
1. Peranan laporan dalam organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi dalam suatu organisasi.
Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik,
sehingga pimpinan dimungkinkan untuk menguji atau
mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Disamping itu,
laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan
tugas fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan
keputusan, pengawasan dan pengendalian.
2. Peranan laporan dalam “Administrative Communication”
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan pengendalian.
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari
seseorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai
dengan tugas dan fungsinya yang dibebankan
kepadanya. Dari laporan itu, seseorang atasan akan
meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh
pejabat bersangkutan.
b. Penyampaian informasi.
Sebagaimana telah dikemaukakan, bahwa laporan
merupakan alat untuk menyampaikan informasi.
c. Bahan pengambilan keputusan.
Untuk pengambilan keputusan, seorang pimpinan
memerlukan data dan informasi yang berhubungan
dengan keputusan yang akan diambil. Data dan
informasi ini diambil dari laporan-laporan yang

8. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 8
disampaikan oleh semua satuan organisasi atau oleh
pejabat didalam satuan organisasi.
d. Alat pembina kerjasama.
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk
membina kerjasama, saling tukar informasi, saling
pengertian dan koordinasi antara atasan dan bawahan
sangat mendukung kerjasama yang baik.
e. Alat pengembangan cakrawala wawasan.
Dengan saling tukar informasi maka pengetahuan kita
sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas
dan mendorong timbulnya gagasan baru, inovasi tugas
dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang
lain.
C. Syarat Laporan
Syarat laporan yang baik dan bermutu adalah laporan harus
lengkap dan obyektif. Artinya, laporan tidak dibuat-buat, tidak
dikarang semaunya dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira.
Laporan yang benar dan obyektif harus ditulis secara cermat dan
dapat dipertanggungjawabkan, oleh karena itu laporan harus
didukung pula oleh data yang lengkap dan akurat, sahih dan
tidak kadaluwarsa. Penggambaran laporan harus jelas dan
mudah dimengerti, penulisan laporan harus mengacu pada
tujuan laporan.
Secara rinci, syarat laporan yaitu:
 Laporan harus jelas, artinya tidak berbelit-belit, pendek.
 Laporan harus langsung mengenai sasaran.
 Laporan harus lengkap.
 Laporan harus tegas dan konsisten.
 Laporan harus tepat pada waktunya.
D. Macam-Macam Laporan
Menurut Little Field, dkk (1985), secara garis besar ada 2 jenis
laporan yaitu:
1. Laporan penelitian atau laporan akademik.
Merupakan hasil penelitian yang bisa berbentuk tesis,
monografi atau artikel yang ditujukan pada sponsor,
masyarakat akademik atau masyarakat luas.

9. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 9
2. Laporan administratif (tata laksana) atau laporan
manajerial.
Dapat dibedakan menurut tujuan penggunaan, waktu
pembuatan dan gaya penulisan laporan sebagai berikut:
a. Menurut tujuannya:
 Laporan perencanaan (planning report).
 Laporan pengendalian (control report).
b. Menurut waktu:
 Laporan berkala, contoh: laporan triwulan, laporan
tahunan.
 Laporan khusus (special report), contoh: laporan
mengikuti diklat.
c. Menurut gaya penulisan:
 Laporan resmi, contoh: laporan ketua panitia
pelaksana kegiatan pada pimpinan instansi.
 Laporan tak resmi, contoh: laporan mengikuti rapat
yang dibuat bawahan pada atasan.
E. Penyusunan Laporan
Sebelum Anda mempelajari lebih jauh tentang bagaimana
menyusun suatu laporan, sebaiknya Anda mengingat-ingat
kembali bagaimana bentuk laporan yang biasa dibuat di unit
kerja Anda. Coba Anda bandingkan dengan uraian di bawah ini,
bagian-bagian mana yang sudah cocok dan bagian-bagian mana
yang masih perlu diperbaiki.
Tahukan Anda bagian-bagian laporan terdiri dari apa saja?
Bagian-bagian laporan terdiri dari:
1. Pendahuluan
Dalam pendahuluan berisi latar belakang tentang hal ihwal
yang bersangkut paut dengan isi laporan. Latar belakang
masalah yang akan dikemukakan adalah hal-hal yang
berkenaan dengan tujuan laporan, mengapa laporan itu
ditulis, siapa yang menugaskan membuat laporan, masalah-
masalah apa saja yang tercakup dalam laporan, kapan suatu

10. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 10
tugas mulai dilaksanakan dan kapan berakhir, dimana dan
bagaimana penulis memperoleh informasi mengenai suatu
masalah.
Untuk jelasnya unsur-unsur yang terkandung dalam
pendahuluan suatu laporan adalah sebagai berikut:
a. Maksud dan tujuan
b. Ruang lingkup kajian (permasalahan yang dilaporkan)
c. Waktu pelaksanaan tugas
d. Metode atau teknik perolehan informasi
e. Sistematika laporan
2. Batang tubuh
Pada umumnya batang tubuh/isi laporan dijabarkan
kedalam bab per bab dengan kerangka pikir yang logis dan
sistematis.
Batang tubuh dapat dibagi dalam bab-bab sebagai berikut:
 Keadaan dan permasalahan
 Analisis dan pemecahan masalah
Keadaan dan permasalahan memuat hasil pengamatan atas
fakta-fakta keadaan yang sesungguhnya yang dilaksanakan
di lapangan dan keadaan yang seharusnya dilaksanakan
serta berbagai permasalahan yang timbul. Permasalahan ini
merupakan selisih antara keadaan yang sesungguhnya
dilaksanakan di lapangan dan keadaan yang seharusnya
dilaksanakan.
Bab analisis dan pemecahan masalah memuat uraian tentang
berbagai penyebab terjadinya suatu masalah dan bagaimana
alternatif pemecahan suatu masalah.
Masalah-masalah yang dijumpai tentu banyak sekali. Namun
karena berbagai keterbatasan, seperti keterbatasan: waktu,
sumberdaya manusia, dana, dan lain-lain, maka dalam
memecahkan berbagai masalah yang timbul kita harus
menyusun skala prioritas, masalah yang mana yang
mendesak untuk segera dipecahkan.

11. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 11
3. Kesimpulan dan saran, serta rangkuman
Apabila organisasi telah semakin besar dengan berbagai
kegiatan yang sangat komplek, sering memberi tugas atau
penerima laporan (dalam hal ini atasan/pimpinan) tidak
punya waktu untuk membaca secara tekun seluruh isi
laporan.
Yang penting baginya adalah kesimpulan,
saran/rekomendasi beserta rangkuman yang diajukan oleh si
pembuat laporan.
a. Kesimpulan
Kesimpulan merupakan perasaan/intisari dari isi pokok
laporan. Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta dan
lebih banyak mempersoalkan hubungan-hubungan logis.
Kesimpulan tidak perlu panjang lebar tapi cukup butir-
butir saja.
b. Saran
Saran merupakan bagian paling akhir dari laporan.
Kesimpulan dan saran-saran dalam sistimatika laporan
biasanya dijadikan dalam satu bab. Saran yang
disampaikan/dianjurkan adalah merupakan alternatif
yang perlu diambil untuk memecahkan
masalah/persoalan yang timbul.
c. Rangkuman (Sinopsis)
Rangkuman merupakan sinopsis/ringkasan pokok-
pokok laporan. Rangkuman dapat ditempatkan:
 Sebelum atau di depan bab pendahuluan, atau;
 Sesudah kesimpulan dan saran, atau dapat pula;
 Secara terpisah dan tersendiri.
4. Daftar Pustaka
Daftar pustaka perlu dilampirkan dalam laporan apabila
sumber acuannya berasal dari buku, majalah, surat kabar dan
sebagainya. Pada laporan penelitian, daftar pustaka ini
merupakan keharusan. Daftar pustaka disusun sesuai
dengan abjad serta penulisannya mengikuti ketentuan yang
berlaku dalam kepustakaan.

12. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 12
Contoh:
Bratawijaya, Thomas Wiyasa, (1990), Surat Bisnis Modern,
Jakarta: Pustaka Binaan Press Sindo.
Subagyo, T. Joko, (1991), Metode Penelitian Dalam Teori dan
Praktik, Jakarta: Rineka Cipta.
5. Lampiran
Lampiran merupakan data pendukung, uraian isi laporan
yang meungkin terlalu banyak sehingga tidak dimasukkan
dalam teks laporan. Karena apabila dimasukkan dalam teks
laporan dapat mengganggu kontinuitas laporan dan lebih
jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian
mengenai hal-hal yang diuraikan dalam teks laporan.
Lampiran laporan dapat berupa: peraturan, perundangan,
surat-surat, bagan, diagram, tabel, photo denah, kuesioner
risalah, dan sebagainya.
F. Langkah-Langkah Membuat Laporan
Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam menyusun
laporan.
1. Menetapkan perihal (subyek) dan judul laporan.
Langkah awal dalam membuat laporan adalah menetapkan
perihal (subyek) laporan.
Maksud ditetapkan perihal (subyek) laporan adalah agar:
 Hal-hal yang akan dilaporkan jelas.
 Ada pembatasan permasalahan yang jelas.
 Kita dapat memenuhi keinginan pihak-pihak yang akan
menerima laporan.
 Dalam menetapkan perihal laporan, kita harus
memperhatikan apa saja yang diinginkan pimpinan
sebagai pihak yang meminta dan akan menerima
laporan.
 Kita mudah mengumpulkan data.

13. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 13
Contoh:
Seorang pimpinan Departemen X meminta laporan tentang
keuangan proyek semester 1 tahun 2004.
Kita dapat menentukan judul laporan sebagai berikut:
“Laporan Keuangan Proyek Semester I Tahun 2004 Departemen
X”
Atau bila Anda telah menyelesaikan suatu kegiatan, Anda
dapat menentukan perihal (subyek) laporan yang telah
dikerjakan umpamanya.
2. Mengumpulkan data.
Ada beberapa data yang dapat Anda pergunakan dalam
meyusun laporan, misalnya:
 Surat-surat keputusan dan landasan-landasan yuridis
lainnya.
 Skema atau struktur organisasi.
 Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan, dan
sebagainya.
 Rencana kerja.
 Notulen rapat.
 Grafik tabel, bagan dan denah.
 Uraian tugas.
 Buku pedoman kerja.
Metoda/teknik pengumpulan data primer ada 3 macam,
yaitu:
a. Metode pengamatan/observasi.
Pengamatan biasanya diartikan sebagai pengamatan dan
pencatatan dengan sistimatis fenomena-fenomena yang
diselidiki.
Menurut Sutrisno Hadi (1995), metode pengamatan ada 3
jenis, yaitu:
 Observasi partisipasi
Observasi partisipasi adalah suatu observasi bila
seorang yang mengadakan observasi turut ambil
bagian dalam kehidupan orang-orang yang
diobservasi, bukan pura-pura semata.

14. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 14
 Observasi sistimatik
Observasi sistimatik yang biasa juga disebut
observasi berkerangka (structure observation) adalah
observasi yang mempunyai kerangka dan membuat
faktor-faktor yang katagorisasinya telah diatur
terlebih dahulu.
 Observasi eksperimental
Observasi eksperimental adalah observasi yang
dilakukan dengan mengendalikan unsur-unsur
penting dalam suatu situasi agar situasi itu diatur dan
dikendalikan sesuai dengan tujuan penelitian, untuk
menghindari faktor-faktor yang bisa mempengaruhi
situasi tersebut.
b. Metode kuesioner.
Metode kuesioner adalah pengumpulan data yang
dilakukan dengan menyebarkan kuesioner.
Dengan menggunakan kuesioner, kita dapat
mengumpulkan data perbuatan yang sangat pribadi.
Data seperti itu tidak bisa didapat dengan metode
observasi.
Ada 2 (dua) macam metode kuesioner yaitu kuesioner
langsung dan tidak langsung.
 Kuesioner langsung: bila daftar pertanyaan dikirim
langsung kepada orang yang ingin diminta
pendapatnya.
 Kuesioner tidak langsung: bila kuesioner tersebut
diberikan pada seseorang yang menceritakan tentang
keadaan orang lain.
c. Metode wawancana/interview
Wawancara adalah suatu proses tanya jawab lisan, yang
dapat mengungkapkan tentang tanggapan, pendapat,
keyakinan, perasaan, motivasi pandangan pribadi.
3. Evaluasi data.
Langkah pembuatan laporan berikutnya, setelah data
dikumpulkan, data tersebut dievaluasi. Mengapa demikian?
Karena kita yakin bahwa data tersebut:
 Ada relevansinya dengan kebutuhan.
 Sahih/absah/valid.

15. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 15
 Berkualitas.
 Benar secara kuantitas.
4. Pengolahan data.
Pengklasifikasian data kegiatan menggolongkan aneka
ragam data ke dalam kategori-kategori yang jumlahnya lebih
terbatas.
Pengklasifikasian data akan sangat berguna untuk:
 Menyusun sistimatika laporan.
 Menentukan data mana yang perlu diolah, dan data
mana yang perlu ditinggalkan atau tidak perlu
dimasukkan.
 Mengoreksi data.
VI. REFERENSI
Arikunto, Suharsimi, 1998, Prosedur Penelitian (Suatu Pendekatan
Praktek), Yogyakarta: Rineka Cipta.
Fletcher, John, 1990, Bagaimana Menulis Laporan Yang Baik, Jakarta.:
Binarupa Aksara.
Rochmad, Subardan, Desember 2000, Teknik Penulisan, Makalh yang
disampaikan pada TOT Desentralisasi (Jabatan Fungsional
Administrator Kesehatan), Pusdiklat Kesehatan Depkes dan Kesos,
Jakarta.

16. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 16
LAMPIRAN
Berikut ini diberikan kasus sebagai bahan latihan bagi para peserta.
Bahan bacaan di bawah ini adalah sebuah contoh bagian
pendahuluan dari sebuah kerangka acuan:
Pendahuluan:
Pada hakekatnya pelayanan medik dibedakan dalam 2
jenis pelayanan, yakni pelayanan medi dasar dan
pelayanan medik spesialistik, dengan aktivitas yang
bersifat kontinum. Karenanya pelayanan medik dasar
dituntut untuk mampu menjadi basis sistem rujukan
sebelum menuju pelayanan medik spesialistik, sekaligus
sebagai gatekeeper bagi pelayanan medik secara
menyeluruh.
Sebagai gatekeeper, pelayanan medik dasar harus
mempunyai kemampuan selain sebagai penapisdalam
menuju pelayanan medik spesialistik; juga diharapkan
mampu memberikan pelayanan mdik yang maksimal
kepada pasien sebelum dirujuk menuju pelayanan medik
spesialistik. Dalam arti kemampuan pelayanan mampu
mengurangi atau tidak menambah derajat risiko yang
sudah diderita pasien sebelum tiba di tempat rujukan
pelayanan medik spesialistik. Dengan demikian hal ini
akan membantu tingkat efisiensi dan efektivitas pelayanan
medik, yang pada gilirannya akan meningkatkan kualitas
pelayanan itu sendiri.
Pelayanan medik dasar adalah pelayanan yang diberikan
oleh tenaga kesehatan dibawah tanggung jawab dokter
umum. Kemampuan dan keterampilan dokter umum ini
sangat menentukan efektivitas, efisiensi dan kualitas
pelayanan medik dasar yang diberikan kepada
masyarakat. Dalam kenyataannya di lapangan, pelayanan
tersebut belum bahkan kurang optimal, yang disebabkan
berbagai faktor, sehingga ada kecenderungan merosotnya
kemampuan dan ketrampilan dokter umum dalam
memberikan pelayanan rujukan medik yang optimal.

17. Modul Pelatihan Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabfung Adminkes
Pusdiklat SDM Kesehatan – Badan PPSDM Kesehatan Depkes RI 17
Sebagai contoh, tingginya angka kematian ibu melahirkan
dan angka kematian bayi bila dibandingkan dengan
tetangga ASEAN, antara lain karena pelayanan medik
dasar yang diberikan oleh gatekeeper belum efektif, efisien
dan bermutu. Sehingga banyak kasus rujukan yang
memang sudah berisiko, setibanya di sarana pelayanan
medik spesialistik. Situasi ini bila tidak segera diatasi, akan
membawa dampak yang sangat luas. Selain terjadinya
pemborosan sumber daya kesehatan, juga dapat
menurunkan derajat kesehatan masyarakat.
Mengantisipasi situasi tersebut, dirasa perlu diupayakan
suatu sistem peningkatan kemampuan dan ketrampilan
tenaga medis dalam memberikan pelayanan rujukan yang
efisien, efektif dan bermutu, dengan harapan kelak dapat
mengurangi atau tidak menambah laju faktor risiko yang
sudah ada pada pasien yang akan dirujuk, melalui
pemberian upaya pelatihan klinik medik dasar.
Keberhasilan pelayanan medik dasar sangat ditentukan
oleh kesiapan sumber daya yang ada serta optimalisasi
penggunaannya melalui suatu sistem pelatihan rujukan
medik. Sistem ini diharapkan efektif memberdayakan dan
mengembangkan pelayanan medik dasar secara
berkesinambungan.
Berdasarkan latar belakang pada bagian pendahuluan tersebut,
masing-masing kelompok mencoba mendiskusikan kerangka acuan
dari kegiatan yang dilatarbelakangi oleh kasus di atas.
Apa bentuk kegiatan yang akan dilakukan, rumuskan tujuan dari
kegiatan yang akan dilakukan, secara umum dan khusus, tentukan
judul dari kegiatan tersebut.
Peserta dibagi menjadi 3 atau 5 kelompok dan masing-masing
kelompok mendiskusikan tugas tersebut di atas.