Dokumen tersebut membahas tentang manajemen koleksi elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung. Dinas ini berencana mengembangkan koleksi elektroniknya melalui website perpustakaan digital dan kerja sama dengan penerbit, walaupun saat ini koleksi elektroniknya masih terbatas.

1. MANAJEMEN KOLEKSI ELEKTRONIK
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
KOTA BANDUNG
DISUSUN OLEH
Siti Julaeha 210210160018
Yusuf Taziri 210210160032
Ratu Soraya 210210160066
Intan Jannatul Ma'wa 210210160070
Ayu Apriliani 210210160100
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PADJAJARAN
2018

2. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan adalah kumpulan koleksi buku atau bahan-bahan lainnya
yang dirawat dan dijaga sehingga dapat di pinjam oleh sekumpulan orang. Seiring
perkembangan jaman, banyak sekali orang mengubah pola pikiran mereka
tentang perpustakaan dikehidupan ini. Oleh karenanya, penilaian tentang
perpustakaan mulai bergeser.
Hal ini tidak hanya disebabkan oleh pandangan masyarakat terhadap
perpustakaan akan tetapi pergesersan zaman yang mengalami kemajuan
informasi dan teknologi. Sehingga perpustakaan itu sendiri dipandang sebelah
mata oleh masyarakat dan beralih dari membaca buku secara fisik menjadi
membaca buku secara digital. Dari hal itu perpustakaan harus mengikuti era
teknologi ini agar tidak tertinggal dan mengubah pemikiran masyarakat tentang
perpustakaan.untuk itu perlu kiranya sebuah perpustakaan mengisi koleksi
perpustakaannya dengan koleksi-koleksi elektronik dan digital selain dari koleksi
fisik konvensional seperti buku dan majalah.

3. BAB 2
PROFIL LEMBAGA
2.1 Sejarah DISPUSIP Kota Bandung
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung dahulunya masih
merupakan Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) berdasarakn Perda No 07
dan 09 tahun 1990 tentang pengesahan susunan organisasi UPTD yang
beralamat di jalan A Yani no.239, Bandung. Namun, Pada tahun 1994
berdasarkan keputusan mentri dalam negri no.56 tahun 1994 statusnya
berubah menjadi Unit Pelaksana Daerah yang bertanggung jawab secara
langsung kepada walikota dibawah koordinasi sekretaris daerah dan bertahan
selama lima tahun.
Tahun 1999, tepatnya lima tahun setelah bergantinya status UPTD
menjadi UPD, perpustakaan umum kota Bandung berubah nama kembali
menjadi Kantor Perpustakaan Umum Kota Bandung. Tahun 2007 terjadi
penggabungan antara Kantor Perpustakaan Umum dan Kantor Arsip serta kata
umum dalam Perpustakaan Umum dihilangkan menjadi Kantor Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kota Bandung yang beralamat di jalan Wastukencana no. 2
Bandung.
Tahun 2012 KAPUSARDA atau Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Bandung berpindah tempat ke gedung baru yang beralamat di jalan
Caringin no. 103 Bandung. Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Bandung No.8
Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota
Bandung, statusnnya ditingkatkan nama lembaga dari asalnya Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah di Pemerintah Kota Bandung menjadi Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung, saat ini berlokasi di jalan P.Seram
Luwuk Banggao No.2 Bandung (dispusip kota bandung, 2017).

4. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung terus melakukan
pembenahan baik segi fasilitas, koleksi dan sebagainya. Tercatat per/bulan
Desember 2017, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung memiliki
koleksi yang berjumlah 28.599 judul dengan 80.874 eksemplar. Koleksi tersebut
terus bertambah setiap tahunnya dan pada 2019 akan mulai menyediakan
koleksi digitalnya melalui kerjasama dengan perpustakaan nasional ataupun
dengan penerbit (nelliwati & takwana, 2018).
2.2 Koleksi
Koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung disediakan
untuk kepentingan pelajar, pencarian informasi, rekreasi kultural dan penelitian
bagi semua lapisan masyarakat, mulai anak-anak, remaja dan dewasa. Koleksi
yang ada terdiri dari berbagai disiplin ilmu pengetahuan dan teknologi yang
bersifat ilmiah dan non ilmiah. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Bandung atau disingkat DISPUSIP kota bandung juga menerapkan Sistem
Layanan Terbuka, sehingga semua pengguna baik yang sudah menjadi anggota
maupun yang belum menjadi anggota diberi kebebasan mencari dan mengambil
langsung sendiri koleksi yang di inginkan di rak atau lemari sesuai dengan
kebutuhan.
Pada desember 2017, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung
memiliki koleksi yang berjumlah 28.599 judul dengan 80.874 eksemplar. Untuk
pengelompokkan koleksi, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung
menggunakan sistem persepuluhan DDC (Dewey Decimal Classification).
Klasifikasi 000 memiliki judul 4.491 judul dengan jumlah eksemplar sebanyak
12.692, klasifikasi 100 memiliki judul sebanyak 978 dengan jumlah eksemplar
sebanyak 3.076, klasifikasi 200 memiliki 3.275 judul dan 10.104 eksemplar,
klasifikasi 300 memiliki 4.532 judul dan 10.480 eksemplar, klasifikasi 400
memiliki 1.451 judul dan 4.827 eksemplar , klasifikasi 500 memiliki 1.641 judul
dan 5.156 eksemplar, klasifikasi 600 memiliki 5.729 judul dan 14.625 eksemplar,
klasifikasi 700 memiliki 1.448 judul dan 4.567 eksemplar, klasifikasi 800 memiliki

5. 3.376 judul dan 10.486 eksemplar, klasifikasi 900 memiliki 1.669 judul dan 4.861
eksemplar.
2.3 Struktur Organisasi
(sumber: http://dispusip.bandung.go.id/v2/profil/bagan-struktur-organisasi/)
Struktur organisasi di Dispusip Kota Bandung seperti tampak di gambar
bahwa kelembagaan dipimpin oleh Kepala Dinas dan dibawahnya ada Sekretaris
Dinas yang membawahi tiga subag yaitu Kasubag Keuangan, Kasubag Umum
dan Kepegawaian, serta Kasubag Program. Disamping itu ada jabatan
fungsional yang terdiri dari Pustakawan dan Arsiparis yang bertanggung jawab
langsung kepada kepala. Garis komando langsung dari kepala dinas ke kepala
bidang yang mencakup Kabid Pengelolaan Perpustakaan yang membawahi Kasi
Penyediaan dan Pengolahan Bahan Pustaka, Kasi Pelayanan Sirkulasi dan

6. Referensi Perpustakaan, serta Kasi Promosi dan Pemberdayaan Minat Baca.
Pada bidang ini berbagai kegiatan pelayanan perpustakaan dilaksanakan.
Selanjutnya ada Kabid Pengelolaan Kearsipan yang membawahi Kasi
Pengelolaan Arsip Dinamis, Kasi Pengelolaan Arsip Statis, serta Kasi
Pelestarian dan Publiksi Kearsipan. Untuk arsip sendiri kegiatan pengolahannya
dilaksanakan di Depo Arsip di bale kota. Ada juga Kabid Sistem Teknologi
Informasi Perpustakaan dan Kearsipan yang membawahi Kasi Perencanaan,
Pengembangan dan Evaluasi sistem TI, Kasi Operasional dan Pemeliharaan
Sistem Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, serta Kasi Akuisisi dan
Pengolahan Data. Semua kegiatan di DISPUSIP Kota Bandung yang berkaitan
dengan hal penggunaan Teknologi Informasi dilakukan oleh bidang ini, termasuk
promosi dan info kegiatan di media sosial.
Terakhir ada Kabid Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan yang
membawahi Kasi Advokasi dan Kerjasama Perpustakaan, Kasi Kerjasama
Kearsipan, serta Kasi Pengembangan Sumberdaya Perpustakaan dan
Kearsipan. Bidang ini yang selalu melakukan kerjasama atau menciptakan
inovasi-inovasi terkait pengembangan perpustakaan dan kearsipan dan juga
perkembangan budaya literasi.
2.4 Fasilitas
Sebagai Perpustakaan Dinas, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kota
Bandung yang terletak di Jalan. P. Seram Luwuk Banggao Kota Bandung, menjadi
tempat yang layak untuk membaca, mencari sumber referensi, dan mengerjakan
tugas. Perpustakaan ini juga dilengkapi oleh sejumlah fasilitas-fasilitas yang
mendukung dan nyaman bagi pengunjung. Saat memasuki perpustakaan, kita
akan disambut dengan oleh resepsionis Di bagian ruang tunggu, pihak
perpustakaan menyediakan koleksi seperti koleksi kesundaan di Pojok Sunda,
majalah gatra, majalah bobo, koran, dll. Selain itu, disetiap lobi lantai 1 terpajang
beberapa data arsip.

7. Sebelum kita membaca atau akan memasuki ruang perpustakaannya,
kita harus menitipkan barang seperti tas, jaket di ruangan yang sudah di
sediakan. Ada fasilitas ruang baca anak-anak usia dini dan SD, remaja pelajar
SLTP dan SLTA, dewasa dari mahasiswa, pegawai dan umum. Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung juga menyediakan ruang baca
seperti Pojok Sunda dan ruangan-ruangan khusus seperti ruang rujukan atau
ruang referensi, ruang Kidsmart Corner, ruang Komputer dan Internet, ruang
Audio Visual: untuk VCD dan Kaset Audio, ruang Baca Terbitan Berkala
(Majalah, Surat Kabar, Jurnal, Buletin). Selain itu pun ada ruangan Khusus
Pustakawan atau sering menyebutnya dengan “Dapurnya Perpustakaan”,
Ruangan Khusus IT, Ruangan Khusus Arsip.
Untuk Sarana Telusur Informasi koleksi di perpustakaan ini bisa
menggunakan dua cara, yaitu: Katalog Sistem Manual, dan Katalog Sistem
Komputerisasi (Data Base); OPAC, OneSearch Indonesia. Fasilitas pendukung
lainnya yang ada di perpustakaan seperti: Aula, Auditorium, Toilet, Mushola
dengan dilengkapi mukena dan sajadah, Layanan Internet (WIFI) Upto
100mbps, ruang laktasi (menyusui) dan ruang layanan pengaduan.

8. BAB 3
PEMBAHASAN
3.1 Koleksi Elektronik
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung selain memiliki koleksi
tercetak seperti buku, majalah, koran dan lain-lain, juga memiliki koleksi
elektronik seperti VCD/DVD, Kaset Audio dan layanan ebook. Sayangnya untuk
layanan ebook belum berjalan secara optimal dan masih perlu pembenahan
lebih lanjut lagi. Pengguna bisa mengakses informasi yang ada di dalam
VCD/DVD maupun kaset audio di ruangan Audio Visual. Kaset-kaset ini
biasanya merupakan sebuah suplemen atau pelengkap informasi yang di
dapatkan dari sebuah buku. Misalnya saja, Ada sebuah buku yang merupakan
panduan cara membuat sebuah program. Dalam pembuatan program, biasanya
akan dibutuhkan aplikasi yang nantinya bisa mendukung dalam pembuatan
program tersebut.
(Suplemen dari buku yang masih dalam tahap pengolahan)
Namun yang sangat di sayangkan, perpustakaan ini belum memiliki
koleksi yang berbentuk mikrofilm dan juga mikrofis. Padahal perpustakaan ini
sudah berdiri sejak tahun 1990. “Koleksi elektronik selain CD dan DVD dan
sebagainya masih dianggap belum perlu” ungkap Pak Tata Takwana,
pustakawan Dispusip. Adapun CD/DVD yang ada juga bukan dengan sengaja

9. melakukan pengadaan, melainkan pelengkap dari buku yang dibeli. Adapun
koleksi lain di Dispusip Kota Bandung yaitu aplikasi dan game anak dalam PC.
Terdapat beberapa komputer dengan bentuk yang menarik dan desain ramah
anak yang ada di lorong ruang Kidsmart Corner. dan juga perpustakaan keliling
yang langsung ke sekolah-sekolah dan car free day setiap harinya dari senin
sampai sabtu.
3.2 Perpustakaan Elektronik
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung berencana untuk
mulai menggunakan perpustakaan elektronik. Mereka sudah membuat sebuah
website yang bisa di akses oleh pengguna jika ingin menggunakan koleksi
elektronik. Websitenya bisa di akses melalui elibrary.dispusip.bandung.go.id.
Tidak terbatas komputer perpustakaan saja, website ini juga bisa diakses
melalui komputer maupun smartphone diluar perpustakaan dengan
menggunakan internet.
Sumber : http://elibrary.dispusip.bandung.go.id/home

10. Di website ini, fitur-fitur yang disediakan lumayan lengkap. Untuk di menu
Homenya, sudah diberikan beberapa fitur yang disediakan untuk mengisi
konten-konten koleksi elektroniknya. Seperti ada ikon e-book, video, konten
interaktif dan juga e-magazine yang bisa di klik. Nantinya akan mengarahkan
kita pada koleksi-koleksi eletronik tersebut. Selain itu, dipojok kiri juga di
sediakan kolom kategori yang dikelompokkan berdasarkan DDC, yang fungsinya
dapat mempermudah pengguna mencari koleksi elektronik berdasarkan
subjeknya.
Walaupun sudah membuat website, tetapi Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Bandung belum mempunyai koleksi elektronik. Alasannya
karena pengadaan koleksi elektronik sendiri baru akan dilaksanakan pada tahun
2019. Selain itu, perpustakaan juga tidak bisa melakukan alih media koleksi
karena terhambat dalam hak cipta. Untuk pengadaan nanti, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung melakukan dua cara. Yang
pertama, bisa dengan bekerjasama dengan pihak penerbit.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung sudah mendapatkan
beberapa penawaran dari pihak penerbit yang mau menawarkan e-book seperti
Gramedia. Jadi, pihak perpustakaan hanya perlu memesan berapa banyak judul
e-book yang ingin dibeli kepada penerbit, lalu melakukan pembayaran kepada
pihak penerbit. Setelah pembayaran itu, penerbit akan menghubungi pihak
penulis. Setelah berhasil, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung
akan mendapatkan e-book yang nantinya bisa diakses melalui website Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung. Semua koleksi e-book yang telah
dibeli, akan menjadi hak milik pihak perpustakaan dan akan selalu tersedia di
webite Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung.
Sedangkan cara kedua adalah bekerjasama dengan Perpustakaan
Nasional Republik Indonesia. Untuk melakukan kerjasama ini, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung harus membuat MOU terlebih
dahulu. Jika sudah, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung

11. akan mendapatkan e-booknya. Namun, berbeda dengan melakukan pembelian,
e-book yang di dapatkan melalui Perpusnas ini hanya akan tersedia di website
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung selama 3 tahun saja. Jika
sudah lewat dari 3 tahun, maka secara otomatis koleksi e-book akan menghilang
dari website Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung.
Untuk pengadaan sendiri, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Bandung menyiapkan dana kira-kira sebesar 200 juta untuk pengadaan koleksi
elektroniknya saja dan ini adalah RAB 2019. Jadi pada tahap ini DISPUSIP baru
membuat websitenya saja untuk persiapan nantinya seteleh koleksi digital bisa
diakses dan dimanfaatkan.

12. BAB 4
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Secara umum koleksi yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Bandung kebanyakan berupa koleksi cetak, seperti buku, majalah, koran,
skripsi, thesis dan disertasi dari berbagai kampus di Bandung. Oleh karena itu
disana lebih tampak seperti perpustakaan konvensional pada umumnya yaitu
deretan rak-rak buku yang tersusun di beberapa ruangan. Untuk koleksi
elektroniknya sendiri cenderung tidak dilayankan, melainkan diputar di ruang
audio visual. Ada juga komputer khusus anak yang didalamnya berisi game
edukatif.
Dengan koleksi yang ada sebenarnya untuk saat ini masih relevan
digunakan. Namun seiring perkembangan zaman dan disrupsi, tentunya
perpustakaan harus terus berinovasi dengan menyediakan berbagai layanan
termasuk layanan digital dengan prima.
4.2 Saran
Kedepannya diharapkan koleksi yang ada di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Bandung terus bertambah dan beragam, tak hanya koleksi
cetak saja namun koleksi-koleksi yang lainnya baik itu alih media dari media
cetak ke digital ataupun koleksi elektronik dan digital. Karena pada dasarnya
manusia selalu terus menginginkan hal yang baru dan cenderung simpl, sehingga
inovasi dalam bidang pelayanan dan manajemen pun perlu di tingkatkan
kembali.

13. LAMPIRAN
Layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi dan referensi

14. Layanan sirkulasi dan referensi
Ruangan pengolahan atau Dapur Perpustakaan
Ruang sirkulasi

15. Fasilitas pada area KidSmart Corner
Perpustakaan keliling
Ruang Audio Visual
(Sumber: https://www.instagram.com/p/Be7SXhPh2Gx/?taken-
by=dispusipkotabdg)

16. DAFTAR PUSTAKA
dispusip kota bandung. (2017). bagan struktur organisasi. Retrieved from
dispusip.bandung.go.id: http://dispusip.bandung.go.id/v2/profil/bagan-
struktur-organisasi/
dispusip kota bandung. (2017). sejarah singkat. Retrieved from
dispusip.bandung.go.id: http://dispusip.bandung.go.id/profil/#sejarah-
singkat
nelliwati, e., & takwana, t. (2018, april 13). Pengadaan koleksi digital. (y. taziri, s.
julaeha, & i. j. ma'wa, Interviewers)
Tribun Jabar. (2017, oktober 26). Mau Jadi Anggota Perpustakaan Kota
Bandung? Mudah, Nantinya Anda Bisa Daftar di Sini. Retrieved from
jabar.tribunnews.com: http://jabar.tribunnews.com/2017/10/26/mau-jadi-
anggota-perpustakaan-kota-bandung-mudah-nantinya-anda-bisa-
daftar-di-sini
Tribun Jabar. (2017, oktober 25). VIDEO: Bermain Media Interaktif dan
Belajar di Perpustakaan TK dan SD Dispusip Kota Bandung. Retrieved
from jabar.tribunnews: http://jabar.tribunnews.com/2017/10/25/video-
bermain-media-interaktif-dan-belajar-di-perpustakaan-tk-dan-sd-
dispusip-kota-bandung
Werdiningsih, S. (2018, maret 9). daftar perpustakaan umum yang ada di
bandung. Retrieved from yourbandung.com:
http://yourbandung.com/daftar-perpustakaan-umum-di-bandung/