Ringkasan dokumen tersebut adalah: 1. Keterampilan manajemen komunikasi diperlukan bagi praktisi komunikasi untuk menjadi lebih profesional 2. Manajer komunikasi berperan lebih luas dibanding teknisi komunikasi karena terlibat dalam proses pengambilan keputusan 3. Pengembangan karir praktisi komunikasi dimulai dari teknisi ke manajer komunikasi

1. PENGANTAR
Keterampilan manajemen komunikasi mutlak diperlukan
oleh para praktisi komunikasi agar mereka bisa menjadi
lebih profesianal dalam aktifitasnya. Menjadi lebih
profesional dalam setting perusahaan mengandaikan bahwa
praktisi komunikasi tidak semata-mata berada dalam posisi
diperintah melainkan juga dalam posisi memerintah, ikut
mengarahkan dan mengatur program komunikasi macam apa yang
harus dijalankan perusahaan. Sebagai upaya untuk menjadi
profesional itulah seorang praktisi komunikasi harus
membekali diri dengan kemampuan manajerial.
Kemampuan manajerial akan menempatkan seorang sarjana
komunikasi untuk tidak hanya berperan sebagai teknisi
komunikasi namun juga akan mampu berperan sebagai manajer
komunikasi. Perbedaan diantara keduanya adalah sebagai
berikut:
• Teknisi komunikasi (communication technician)
menjalankan pekerjaannya hanya berdasarkan
keterampilan komunikasi atau keterampilan
jurnalistik yang dimiliki, misalnya menulis,
menyunting, membuat pesan melalui media audio visual
dan sebagainya. Mereka tidak ikut dalam pembuatan
keputusan organisasi dan mereka hanya
mengimplementasikan keputusan-keputusan yang dibuat
orang lain. Mereka juga tidak melakukan riset baik
untuk perencanaan maupun untuk evaluasi.
• Manajer Komunikasi (communication manager) melakukan
penelitian secara sistematis dan melakukan
perencanaan untuk setiap program komunikasi
organisasi. Mereka mengelola program-program
komunikasi organisasi, memberi pertimbangan pada
manajemen dan membuat keputusan tentang kebijakan
komunikasi perusahaan. Seorang manajer komunikasi
ikut dalam proses pengambilan keputusan pada tingkat
puncak pada perusahaan.
Pada dasarnya pengembangan karir dalam bidang
komunikasi memang dimulai dari peran teknisi komunikasi.
Setelah melewati masa kerja tertentu barulah seorang
praktisi komunikasi mengalami peningkatan karir menjadi
seorang supervisor, yang merupakan peran manajer tingkat
bawah untuk selanjutnya naik menjadi manajer tingkat
menengah dan bukan tidak mungkin pada akhirnya seorang
praktisi komunikasi juga bisa mencapai jenjang karir
sebagai manajer puncak.

2. 2
Untuk mencapai itu semua, penguasaan aspek-aspek ilmu
manajemen dan bisa mengaplikasikannya ke dalam program-
program komunikasi sehingga menghasilkan suatu kegiatan
komunikasi yang efektif mutlak diperlukan, dan dalam mata
kuliah Manajemen Komunikasi inilah tersedia jawabannya.
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

3. 3
GLOBAL MATERI MANAJEMEN KOMUNIKASI
1. Pengertian dasar tentang manajemen dan kaitannya dengan
proses komunikasi agar bisa berjalan secara efektif
sesuai tujuan komunikasi itu dilaksanakan
2. Pembahasan mendalam tentang communication networks sampai
tingkat evaluasi keberhasilan proses komunikasi
3. Untuk itu dibutuhkan target yang bisa dijadikan ukuran
keberhasilan yaitu :
a. peningkatan performance dan pengembangan pribadi
dalam proses pelaksanaan komunikasi antar persona
b. Untuk pengembangan institusi baik formal maupun
informal
c. Pada tingkat region dan nation bagaimana penggunaan
metode dan sarana komunikasi yang tepat
4. Adapun tujuan manajemen komunikasi ini adalah untuk :
a. meningkatkan hasil dan menyelesaikan tujuan
komunikasi yang ingin dicapai
b. mengenalkan variasi dan gagasan baru untuk
pengembangan dan peningkatan tujuan, sasaran atau
target serta hasil komunikasi yang dilakukan.
Untuk itu, kita bahas dulu materi tentang manajemen
sebagai pengantar. Tapi perlu diingat jangan terjebak
menjadi pembahasan manajemen sebagai ilmu murni.
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

4. 4
KONSEP DASAR MANAJEMEN
A. Pengertian :
Dilihat dari asal katanya, kata manajemen atau
management dalam Bahasa Inggris berasal dari kata Italia,
maneggiare yang kurang lebih berarti menangani atau to
handle. Dalam bahasa latin ada kata yang punya pengertian
hampir sama yakni manus yang artinya tangan atau menangani.
Sementara berbicara tentang definisi, layaknya
istilah-istilah lain dalam kajian Ilmu Sosial, Manajemen
juga memiliki sejumlah definisi yang diberikan para ahli.
Disini hanya akan dikemukakan satu definisi yang
diungkapkan oleh GR Terry sebagai berikut:
Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang
terdiri dari tindakan-tindakan: Perencanaan,
Pengorganisasian, Penggiatan dan Pengawasan yang
dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-
sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan
sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
Definisi tersebut diatas dianggap sebagai salah satu
definisi yang paling lengkap dan jelas sehingga banyak
dikutip dan diterapkan oleh banyak orang yang berkecimpung
dalam bidang manajemen.
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

5. 5
Disamping pengertian dan definisi manajemen yang sudah
diuraikan tadi, McFarland, 1979 juga mengemukakan empat
pengertian manajemen yang biasa digunakan dalam kehidupan
sehari-hari:
1. proses-proses pengorganisasian; yakni perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, penggiatan dan
pengevaluasian.
2. Kata manajemen juga berarti karir atau jabatan
3. Kata manajemen juga dapat berarti kelompok orang
yang bertanggungjawab dalam menjalankan sebuah
organisasi.
4. Kata manajemen juga dapat merupakan sebuah ilmu
atau seni untuk mengatur orang lain
Selanjutnya Harbison dan Myers menggolongkan manajemen
itu menjadi tiga tipe, yaitu:
1. Patrimonial Management
Terdapat apabila suatu perusahaan dimiliki oleh
sebuah keluarga dan kedudukan-kedudukan yang
penting dalam hirarki perusahaan dikuasai oleh
anggota-anggota keluarga tersebut.
2. Political Management
Suatu bentuk manajemen dimana kedudukan-kedudukan
penting dan pokok dalam organisasi dipegang oleh
mereka yang mempunyai hubungan-hubungan politik
berdasarkan atas loyalitas pada suatu partai
politik tertentu.
3. Profesional Management
Kedudukan yang strategis dan penting diserahkan
kepada mereka yang telah memberikan bukti akan
kecakapannya, kapasitas, kesanggupan, keahlian atau
dengan perkataan lain atas dasar jasa dan hasil
yang mereka berikan kepada perusahaan.
B. Fungsi-fungsi Dasar Manajemen
Pada intinya fungsi-fungsi manajemen meliputi fungsi
Perencanaan, Pelaksanaan dan Evaluasi. Namun dalam
pelaksanaannya fungsi-fungsi dasar tersebut bisa
dikembangkan secara fleksibel sesuai kebutuhan organisasi.
Berikut adalah fungsi-fungsi manajemen yang
dikemukakan oleh Dessler, 1996:
1. Planning. Meliputi penentuan tujuan, tindakan,
pengembangan aturan dan prosedur-prosedur,
pengembangan rencana dan melakukan prediksi.
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

6. 6
2. Organizing. Meliputi pemberian tugas, bagian-
bagian, pendelegasian wewenang, mengkoordinir
pekerjaan
3. Staffing, meliputi rekruitmen karyawan, pelatihan
dan pengembangan
4. Leading, mencakup pemberian perintah, menjaga
motivasi dan semangat kerja karyawan
5. Controlling, menentukan standar, melakukan
perbaikan bila diperlukan.
Selain fungsi-fungsi tersebut masing banyak kombinasi
fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh banyak ahli
antara lain:
GR. Terry Henry Fayol Harold Koontz Luther Gullick
1. Planning 1. Planning 1. Planning 1. Planning
2. Organiz- 2. Organiz- 2. Organizing 2. Organizing
ing ing 3. Staffing 3. Staffing
3. Actuating 3. Command- 4. Directing 4. Directing
4. Controllin ing 5. Controll- 5. Coordinat-
g 4. Coordinat ing ing
ing 6. Reporting
5. Controlli 7. Budgeting
ng
KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN
Komunikasi dalam manajemen diibaratkan sebagai “minyak
pelumas” bahkan GR. Terry mengatakan bahwa management is
communications. Dari pendapat tersebut terlihat betapa
pentingnya peran komunikasi dalam kegiatan manajemen.
GR. Terry mengemukakan bahwa dalam suatu kegiatan
manajemen terdapat lima bentuk komunikasi, antara lain:
1. Komunikasi formal. Biasanya terjadi dalam jalus
komunikasi formal, memiliki wewenang dan tanggung
jawab yaitu melalui instruksi-instruksi bentuk
lisan dan tulisan sesuai dengan prosedur secara
fungsional yang berlaku dari arus atasan ke bawahan
atau sebaliknya.
2. Komunikasi non-formal, yaitu di luar komunikasi
formal, terjadi secara spontan. Misalnya Sumbang
saran yang berkaitan dengan tugas, kewajiban.
Efektif digunakan dalam perusahaan yang bersifat
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

7. 7
padat karya dengan jumlah pekerja cukup banyak, dan
tidak terlalu teknis.
3. Komunikasi informal. Seperti halnya komunikasi non
formal namun lebih menekankan pada aspek human
relations-nya. Atau dengan kata lain digunakan
dalam permasalahan di luar pekerjaan secara
langsung.
4. Komunikasi teknis. Biasanya hanya dilakukan dan
dimengerti oleh orang-orang tertentu saja yang
berkaitan dengan kegiatan tersebut.
5. Komunikasi prosedural. Biasanya dekat dengan
komunikasi formal, diwujudkan misalnya dalam bentuk
pemberian laporan tahuan/bulanan, instruksi
tertulis, memo dan lain-lain.
Bahkan menurut M.Kh. Rahman dari enam elemen penting
organisasi yaitu :
1. Ukuran organisasi (size)
2. Keterkaitan tindakan (interdependent actions)
3. Konteks tempat dan waktu (bounding in space and duration)
4. Kondisi sumber daya (input of resources)
5. Komunikasi (communication)
6. Target hasil (output of organization)
Komunikasi dipandang sebagai sentral elemen-elemen lainnya
dalam kegiatan manajemen organisasi. Alasan pertama,
komunikasi memiliki fungsi untuk mempertemukan antara
tujuan organisasi dengan terget hasil yang dicapai. Kedua,
berfungsi untuk mengadaptasikan perubahan lingkungan
organisasi. Ketiga, untuk membina hubungan antar anggota
organisasi dalam melaksanakan berbagai tugas (beban kerja)
organisasi. Untuk itu, kemampuan komunikasi yang efektif
menjadi hal yang mutlak harus dimiliki oleh seorang pelaku
organisasi.
Sementara Onong U Effendy mengelompokkan komunikasi
dalam manajemen menjadi tiga dimensi, yaitu:
1. Komunikasi vertikal, yaitu arus komunikasi dua arah
timbal balik dalam melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen, bisa dari atas ke bawah (downward
communication) dan bisa dari bawah ke atas(upward
communication).
2. Komunikasi horizontal, merupakan komunikasi satu level
yang terjadi antara satu karyawan dengan karyawan
lainnya atau pimpinan satu departemen dengan
departemen lainnya dalam satu tingkatan dan lain
sebagainya.
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

8. 8
3. Komunikasi eksternal, Berlangsung secara dua arah
antara pihak organisasi/lembaga dengan pihak luar.
Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi
ditentukan oleh kebijakan dan arus informasi yang ada dalam
organisasi tersebut. Arus informasi akan membentuk pola-
pola hubungan atau jaringan komunikasi.
Menurut Stephen P. Robbins pada umumnya dikenal lima
model jaringan komunikasi yaitu sebagai berikut:
a) Model Rantai (chain)
Dalam model jaringan komunikasi ini, hanya dikenal
komunikasi sistem arus ke atas (upward) dan ke bawah
(downward). Model ini hanya memungkinkan adanya
hubungan garis langsung (komando) tanpa adanya suatu
penyimpangan. Model ini banyak dianut dalam
organisasi militer, masalah laporan keuangan,
pembayaran gaji dan lain-lain.
b) Model Roda (wheel)
Sistem jaringan komunikasi, disini semua laporan,
instruksi perintah kerja dan kepengawasan terpusat
satu orang yang memimpin empat bawahan atau lebih dan
antara bawahan tidak terjadi interaksi (komunikasi
sesamanya).
c) Model Lingkaran (circle)
Pada model komunikasi ini semua anggota/staff bisa
berinteraksi pada setiap tiga tingkatan
hirarkinyatetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkat
yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap
levelnya.
d) Model saluran bebas (all-channel)
Model ini adalah pengembangan dari model lingkaran,
dimana semua tiga level tersebut dapat melakukan
interaksi secara timbal balik tanpa menganut siapa
yang menjadi tokoh sentarlnya.
e) Model huruf “Y”
Model ini tidak jauh berbeda dengan model rantai,
hanya saja terdapat empat level jenjang hirarki, satu
supervisor memiliki dua atasan dan dua bawahan.
Di dalam hubungan komunikasi organisasi biasanya
terdapat orang-orang yang memegang peranan penting,
diantaranya :
1. Opinion leader. Merupakan pimpinan formal
organisasi, meski tidak selalu memiliki otoritas
dalam organisasi tersebut, namun dapat membimbing
perilaku ataupun sikap anggotanya.
2. Gate keepers adalah individu-individu yang
mengontrol arus informasi antara anggota-anggota
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

9. 9
organisasi. Ia memiliki wewenang untuk memutuskan
apakah satu informasi itu penting atau tidak
3. Cosmopolites, merupakan penghubung organisasi
dengan pihak luar (public external)
4. Bridge, merupakan anggota kelompok atau klik dalam
suatu organisasi yang menghubungan kelompok yang
satu dengan kelompok yang lain.
5. Liaison. Hampir sama dengan bridge, yaitu
menghubungan kelompok satu dengan kelompok yang
lain hanya liaison bukan merupakan anggota dari
salah satu kelompok itu.
TAHAP-TAHAP OPERASI KOMUNIKASI
Jika kita melakukan suatu proses komunikasi, maka
komunikasi itu sengaja kita lakukan dan bukan karena lasan
kebetulan. Akan tetapi sengaja atau tidak, setiap kegiatan
kita dalam mencapai sesuatu ada proses yang m,engiringi
sebelumnya agar pencapaian hasil atau efek dapatlah
optimal. Empat tahap menurut Cultif dan Center itu adalah :
1. Fact Finding, ini bukan research atau survey.
2. Planning and Programming, dari data dan fakta yang kita
punya kita dapat melakukan perincian secara teratur dan
berurutan tentang langkah-langkah yang akan dilaksanakan.
Dan dengan programming kita melakukan perincian waktu
(timing) secara teratur dan menurut urutan tertentu,
tentang pelasanan langkah demi langkah dari planning itu.
Menurut Cultip dan Center sesuatu perencanaan operasi
komunikasi membutuhkan :
1. A searching look backward perhatian yang sungguh
terhadap faktor-faktor situasi yang dapat mempengaruhi
setipa komunikasi
2. A deep look inside pemeriksaan yang mendalam terhadap
fakta, opini yang terkumpul, terutama dalam
validitasnya
3. A wide look around penilaian yang tepat tentang
situasi yang dihadapi, baik politik, sosial, ekonomi
juga kecenderungan situasi
4. A long, long look a head jauh melihat ke depan yakni
pada tujuan yang ingin dicapai dan efeknya kepada
kita, diri kita, lembaga kita, dan bahkan daerah atau
negara kita
3. Communicating
4. Evaluation
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

10. 10
Contoh kasus dalam pelaksanaan empat tahap di atas :
Perusahaan Standard Oil’s di kota Manota akan menutup Sale
& Division untuk efisiensi. Tapi efeknya adalah :
 600 karyawannya harus pindah pekerjaan, jangan sampai
nganggur
 masyarakat Mankota akan kehilangan pendapatannya
 para langganan di kota jangan sampai menjadi hilang
 publik di kota akan muncul rasa ingin tahu terhadap
penutupan perusahaan dan karenanya harus jangan merugikan
perusahaan
Apa yang harus dilakukan oleh pengelola perusahaan
menghadapi kasus di atas??
Jawabannya
1. Perusahaah mengadakan penelitian tentang bagaimana cara
agar pengumuman itu dapat berakibat positif
2. Langkah selanjutnya, kapan pengumuman itu dilaksanakan.
Ini berarti bahwa 1. Timing-nya 2. Pengumuman itu harus
setepat-tepatnya, sebelum menjadi desas desus 3. tetapi
pengumuman itu harus sejalan dengan rencana pelaksanaan
penutupan yang lengkap dan ke-4 perkiraan tentang
pengertian masyarakat setempat sudah jelas diketahui
3. Pelaksanaannya
4. Evaluasinya (ternyata hasilnya adalah positif)
STRATEGI OPERASI
Mungkin istilah strategi kurang tepat apalagi kalau
dilihat dari istilah militer yaitu I art of planning
operations is war, specially of the movement of armies and
navies into favourable position of fighting. Tetapi karena
komunikan kita adalah banyak menerima sumber informasi dan
banyak pihak maka strategi agar proses komunikasi yang kita
lakukan berhasil guna dan sesuai dengan tujuan yang kita
lakukan maka pemahaman akan strategi operasi komunikasi
perlu kita ketahui. Maka strategi dalam komunikasi adalah
cara mengatur pelaksanaan operasi komunikasi agar berhasil.
Dalam perencanaan strategi operasi komunikasi ini
perlu diketahui faktor-faktor keberhasilan yaitu :
1. Tujuan komunikasi. apakah yang hendak kita capai dengan
operasi komunikasi itu. Bentuk komunikasi yang sesuai
dengan tujuan yang ingin dicapai apa yang akan digunakan
2. Media apa yang paling tepat digunakan
3. Tingkat efektifitas dari pesan yang paling mendapat
perhatian audience/komunikan
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

11. 11
Secara tidak langsung (komunikasi massa) berfungsi untuk
memberikan kesadaran umum atau disebut oleh Frank Wilder
dengan fasic awareness. Kesadaran umum yang dimaksud adalah
tingkat pengertian umum saja. Karenanya kita cukup memilih
bentuk komunikasi yang tidak langsung atau melalui media.
Sementara fungsi komunikasi langsung adalah memberikan
detailed message pesan terperinci. Ini berarti, bahwa
komunikasi langsung hendak mencapai lebih dari sekadar
kesadaran umum saja. Jadi, bila menghendaki komunikannya
yakin sampai pada hal yang sekecil-kecilnya mengenai
sesuatu pesan, gunakan komunikasi ini baru diuji kadar
pemahamannya dengan komunikasi tidak langsung.
COMMUNICATION NETWORKS
Untuk mengingat kembali, istilah jaringan komunikasi
ini adalah proses komunikasi yang terjadi dari setiap
keterlibatan komponen-komponen yang ada dalam komunikasi
tersebut. Dari proses pengiriman sampai hasil yang dicapai.
Wilbur Schramm menyebutkan dengan lima unsur utama yaitu :
source – encoder – signal – decoder and – destination.
Harold D. Laswell menyebutkan dengan skema who – says what
– in which channel – to whom – and with what effect.
Unsur atau elemen ini adalah bagian-bagian terpenting
yang mutlak harus ada pada suatu kesatuan atau keseluruhan
walaupun ada faktor lain/pendukung. Yang mungkin saja ada.
Dalam komunikasi antar persona dan kelompok, nampaknya
mudah bagi kita untuk memulai mengadakan komunikasi. Akan
tetapi jagan terlalu disederhanakan, karena apa dengan kita
saja mereka melakukan komunikasi (berdiri sendiri) atau
disebabkan sebelumnya telah berkomunikasi dengan pihak
lain? Berbeda lagi dengan komunikasi massa. Menentukan
siapa sumbernya bisa jadi sulit untuk dapat ditentukan?
Pada hakikatnya komunikasi itu adalah abstrak. Ia akan
berebtuk fisikal atau kongkret jika telah disalurkan
melalui suatu media tertentu. Mengenai media ini secara
umum dikenal dua jenis yaitu media umum dan media massa,
yang menurut David K. Berlo setiap media itu hanyalah salah
satu bagian dari cahnnel atau saluran saja. Akan tetapi
menurut Edward Sapir disamping media, ada fasilitas-
fasilitas tambahan dalam penyaluran suatu pesan komunikasi
yaitu :
1. fundamental techniquess atau proses primer misalnya
bahasa atau lambang-lambang
2. secondary techniquess adalah media bantu seperti kertas,
mesin tik, komputer tau hal lain yang dianggap memudahkan
berlangsungnya suatu proses komunikasi.
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

12. 12
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

13. 13
TRANSAKSI KOMUNIKASI
Secara umum sebuah proses komunikasi yang terjadi dari
proses encode-decode bisa disebut sebuah transaksi. Secara
normal komunikan akan mendapatkan atau bahkan
melakukansesuatu seperti yang diharapkan oleh sumber atau
komunikatornya. Dengan konsep komunikasi berjalan berimbang
setiap pihak saling bergantian posisi dalam transaksi
tersebut, tidak hanya satu jalur atau pihak saja.
Dalam banyak kasus dapat terjadi situasi komunikasi
yang justru menjadi perbedaan pengertian diantara pihak-
pihak yang berproses tersebut. Masalah kesepahaman arti ini
dikenal istilah divergent dan konvergent transactions.
Divergen adalah pengartian yang tidak tepat oleh salah satu
pihak pelaku komunikasi. Dengan contoh, kasus penduduk suku
Samin di Blora ketika disensus tentang jumlah anak semua
kepala keluarga menjawab jumlah anaknya ‘cuma’ dua, padahal
realitasnya mereka beranak banyak bahkan prinsip “setiap
anak punya rejeki” atau “banyak anak banyak rejeki”, “orang
dikasih anak oleh Tuhan aja koq nggak mau” itu dipegang
kuat. Sehingga membuat penyensus kebingungan dan menanyakan
kenapa dijawab dua padahal anak mereka banyak. Dengan
tenang mereka menjawab : betul anak mereka cuma dua karena
hanya jenis kelamin laki-laki dan perempuan tidak ada yang
wandu/banci ?
Sementara konvergen adalah kesesuaian arti diantara
pelaku komunikasi, atau tingkat penyesuaian tujuan dari
pesan yang terjadi. Misal, seorang suami mendapatkan uang
cukup banyak tapi ingin merenovasi rumah yang dianggap
tidak layak. Sedang istri memilih dengan uang itu beli
mobil agar tidak kepanasan atau kehujanan saat bepergian.
Akhirnya terjadi kesepahaman dengan mengambiol kesepakatan
beli mobil tidak yang baru tapi masih bagus, tidak sering
digunakan agar hemat atau cepat rusak, ke kantor karena
jaraknya dekat sesekali jalan kaki dan sebagian uang utnuk
merenovasi rumah. Disini terjadi kesesuaian dengan tujuan
masing-masing.
Kasus : bagaimana dengan orang Jawa yang mengatakan ‘ya’
tapi bermakna ‘tidak’?
Dalam transaksi komunikasi digunakan channel berupa
tiga bentuk yaitu :
1. the spoken word
2. the printed word and symbol dimana membaca dan menulis
dibutuhkan
3. the visual image seperti gambar, foto, TV, bahasa tubuh,
diagram atau lainnya
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

14. 14
Kesalahan atau kegagalan dalam melakukan sebuah transaksi
komunikasi dapat diketahui dari :
1. Pada sumber ; dimana sangat tergantung pada knowledge,
attitudes and behaviour. Seperti pertanyaan apakah mereka
bisa dipercaya, betul atau salah. Bisa dipercaya atau
tidak, jelas dan konsisten. Apakah lengkap yang mau
disampaikan.
2. Pada proses pengiriman (perlu diingat kembali teori Eric
Berne !)
3. Penggunaan media : media langsung atau tidak sangat
menentukan kegagalan dan keberhasilan sebuah proses
komunikasi
4. Proses penerimaan ; dengan kapasitas dan daya terima
komunikan menangkap sebuah pesan
5. Pada penerima sama dengan problem nomer satu tergantung
tingkat knowledge, attitudes and behaviour.
PERENCANAAN
Definisi menurut Webster’s New College Dictionary 1979 :
 A method for advising ang end
 A customary way of doing something
 A detailed formulation of program of action
Kedudukan perencanaan dalam proses komunikasi
merupakan sebuah kebutuhan bahwakan Hall menyebutkan
tingkat pentingnya yaitu :
1. memastikan tujuan
2. menentukan cara mencapai tujuan tersebut
3. apa implikasi yang akan digunakan
4. waktu yang dibutuhkan dalam proses
5. bagaimana kelangsungan dari program tersebut
Untuk seorang individu perencanaan menduduki tempat
terpenting dalam sebuah komunikasi. Karena perencanaan
sebenarnya adalah aktifitas manusia yang berguna untuk
memapankan image dengan situasi nyata dan menggambarkan
pilihan atau urutan pelaksanaan dan hasil uji untuk
mengembangkan keinginan akhir (tujuan). Maka perencanaan
mempunyai batasan yang terkait dengan mental individu dan
prosesnya :
1. skopenya terdiri dari jumlah, variasi dan kompleksitas
dari issu/masalah yang kan diselesaikan
2. stabilitas, berapa faktor yang disetujui, pembuatan
keputusan dan kesimpulan yang bisa digunakan untuk
mengadakan sebuag perubahan
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

15. 15
3. kelengkapan, bahwa semakin lengkap data akan semakin
bagus
Komponen Perencanaan :
1. Identifikasi masalah
2. Penjelasan tujuan yang berhubungan dengan masalah
3. Pengembangan strategi untuk mengatasi masalah tersebut
4. Penyiapan rencana pelaksanaan
5. Pengembangan evaluasi
Sementara Kriteria Tujuan Perencanaan Komunikasi yang Baik
adalah :
1. Pembahasan masalah komunikasi sesuai target usaha :
a. kesesuaian karakteristik personal antara sumber
dengan penerima
b. Pemilihan media apakah ada yang terlewati atau tidak
c. Jaringan kerja lain yang bisa membantu mengembangkan
perencanaan seperti yang kita butuhkan
d. Kesesuai pesan dalam jaringan kerja tersebut
2. Kesempatan untuk melakukan perubahan atas masalah atau
target terkait dengan tipe dan ukuran perubahan yang kita
inginkan
3. Tipe pengukuran yang digunakan dalam sebuah evaluasi
4. Jadwal waktu untuk pelaksanaan perubahan masalah atau
target bila ada.
Secara sederhana Cultif dan Center merumuskan perencanaan
yang baik dengan :
1. Apa yang hendak dicapai dengan komunikasi itu.
2. Bentuk komunikasi apa yang akan dilakukan
3. Bagiaman prose penyaluran informasi
4. Publik mana yang menjadi sasaran
Level Perencanaan
Untuk bisa menjelaskan apakah perencanaan dilakukan
oleh tidak sekadar individu perlu diberikan beberapa contoh
level perencanaan dan bentuk aplikasi.
Level pengambil Tujuan ekonomi dan Rencana lima
keputusan tingkat sosial tahunan
nasional Kebudayaan dan Rencana anggaran
ideologi Regulasi media
Prioritas massa
pembangunan Rencana
Tujuan sektoral telekomunikasi
Level perencanaan Pembagian sumber Rencana pembagian
tingkat menteri daya media
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

16. 16
Koordinasi program Lembaga informasi
nasional
Kespakatan
khalayak, media dan
pesan
Koordinasi diantara
menteri
Level Lembaga : Rencana proyek Identifikasi
1. Level kebijakan pengembangan kebutuhan
manajerial Rencana sektor pengembangan
pendukung Tanggapan
Membuat anggaran pernyataan
internal kebijakan menteri
dari sisi misi,
tujuan, anggaran,
dan laporan-laporan
2. Level strategi Rencana proyek Integrasi proyek
supervisor komunikasinya, lintas bidang
terkait dengan Pembagian media dan
masalah pesan
pengembangan Penelitian metode
Evaluasi lintas yang tepat
sektoral
3. Level pelaksana Sasaran Proposal proyek
proyek komunikasi, Rencana proyek
analisa khalayak, Laporan semi dan
strategi media dan akhir
pesan-pesannya
Evaluasi rutin dan
nonrutin
Buatlah contoh sebuah perencanaan sebuah program/kegiatan
dari tiga level perencana di atas terkait dengan pemahaman
Anda akan perencanaan yang baik !
TAHAP PELAKSANAAN
Bagaimanapun baikanya suatu perencanaan jika cara
penyampaiannya tidak tepat maka komunikasi itu tidak akan
berhasil. Maka tahap pelaksanaan komunikasi juga merupakan
faktor yang sangat penting. Dalam operasi komunikasi Joseph
Klapper meyebutka tiga faktor penting yaitu :
1. Group membership bagaimana tiap individu sudah menganut
nilai dan keyakinan tertentu, menjadi anggota organisasi/
partai tertentu atau telah mempunyai pendirian sendiri.
2. Selective processes setiap individu mempunyai sikap
selektif, menerima pesan karena faktor personalnya
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

17. 17
3. Predispositions kemungkinan perubahab opini atau
pendirian bila telah prodisposed to change dengan alasan
mungkin tidak puas atau sudahj tidak tepat.
Joseph Klapper menyatakan bahwa komunikasi massa saja
tidak cukup untuk melakukan perubahan opini seseorang tapi
harusdisusul dengan komunikasi yang lain. Senada dengan itu
Paul Lazarfeld menemukan dalam penelitiannya bahwa setipa
komunikasi massa hanya cukup untuk membuat seseorang
menjadi ‘sadar’ akan masalah tetapi belum berarti telah
berubah pendapatnya. Maka harus diikutkan sebuah komunikasi
persona atau kelompok yang tepat.
Syarat Komunikasi Efektif Menurut Wilbur Schramm (The
condition of succes in communication) :
1. Pesan haruslah direncanakan dan dosampaikan setepat
mungkin untuk menarik perhatian sasaran yang dituju
2. Pesan harus menggunakan tanda-tanda yang didasarkan
pada pengalaman yang sama antara komunikator dan
komunikan, sehingga terjadi kesamaan pengertian
3. Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi dari
sasaran dan menyarankan cara-cara untuk mencapai
kebutuhan tersebut
4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh
kebutuhan yang layak bagi situasi kelompok dimana
kesadaran pada saat ia digerakkan untuk emmberikan
respon sesuai yang dikehendaki
Wilbur Schramm menambahkan :
1. Suatu pesan akan lebih besar kemungkinan berhasil bila
sesuai dengan pola-pola pengertian, sikap, nilai-nilai
dan tujuan dari sasaran
2. Efek komunikasi adalah hasil dari paduan sejumlah
kekuatan, dimana pihak komunikator hanya menguasai satu
kekuatan saja
EVALUASI
Pada hakikatnya jika membahas evaluasi sebnarnya
mengulang tahap perencanaan karena proses kerja hampir
sama. Bedanya kalau dalam tahap pertama kita menyelidiki
situasi yang akan dihadapi dalam proses penyampaian
komunikasi, maka tahap ini kita menuelidiki situasi akhir
apakah ada pengarauh dari proses komunikasi yang kita
lancarkan.
Tetapi yang paling penting ialah evaluasi akhir adalah
untuk memperoleh data apakah kita berhasil atau tidak.
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

18. 18
Kalau terdapat kesalahan maka harus segera diperbaiki dan
tidak dapat diulang lagi. Dan jika berhasil maka operasi
komunikasi tersebut bisa dilanjutkan dengan operasi
komunikasi yang lain. Bahkan dalam komunikasi yang teratur
dan efektif evaluasi itu dapat dilaksanakan sebelum,
selama, dan sesudah komunikasi itu dilancarkan.
KONSEP DATA DAN INFORMASI
Data : keterangan-keterangan yang bersifat kualitatif
maupuhn kuantitatif yang belum diolah, data bisa jadi
informasi bagi orang lain tapi belum tentu bagi kita. Untuk
dapat memperoleh informasi dari data yang kita miliki maka
ada empat metode pengumpulan data yang bisa kita gunakan
(Burch and Strater) :
1. Pengamatan langsung
2. Wawancara
3. Koresponden
4. Angket
Informasi : data yang telah diolah sedemikian rupa menjadi
bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai
yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam proses
pengambilan keputusan pada masa sekarang (Gordon B. Davis)
Fungsi informasi menurut Burch and Strater adalah untuk :
1. to reduce variety of choise
2. to provide a set of standars, measurement rules, and
decision rules for the determination and
decimination of error seignals and feedback for
control purposes.
MEMPRODUKSI INFORMASI DARI DATA
Langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengolahan data
adalah dengan menggunakan berbagai sarana baik manual
maupun nonmanual sehingga data dapat digunakan sesuai
dengan tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Burch and
Strater metode pengolahan data yang penting adalah :
1. manual, data diproses dengan hanya mengandalkan
ketrampilan manusia tanpa bantuan alat
2. elektromekanikal, data diproses dengan mengandalkan
ketrampilan manusia dengan bantuan alat eletronik
3. punched card equipment, data diproses dan dicatat dalam
suatu kartu untuk di file
4. elektronik computer, pengolahan data dengan menggunakan
komputer
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

19. 19
Burch and Strater mengatakan bahwa paling tidak ada 10
langkah pengolahan data :
1. Capturing (pencatatan)
2. Verification (pengecekan)
3. Classifying (penggolongan)
4. Sorting (penyortiran)
5. Summarizing (peringkasan)
6. Calculating (penghitungan)
7. Storing (penyimpanan)
8. Retrieving (pengambilan kembali)
9. Reproducing (pemproduksian kembali)
10.Distributing and communicating
Informasi Yang Ekonomis
Informasi merupakan sumber berharga dalam organisasi
manapun, tanpa informasi resmi sebagaian besar organisasi
tidak dapat hidup. Pada banyak organisasi terdapat
kecenderungan untuk mengembangkan efektifitas dan
penggunaan informasi melebihi kebutuhan-kebutuhan resmi dan
pemecahan masalah rutin. Dalam usaha meningkatkan kemajuan
organisasi, manajemen dan hal-hal pokok lainnya secara
aktif mencari masalah baru untuk dipecahkan.
KEAHLIAN DASAR KOMUNIKASI
Tujuan dari manajemen komunikasi adalah mengelola
kegiatan komunikasi agar bisa berjalan dan mencapai
hasilnya secara efektif. Untuk mencapai tujuan tersebut
maka seorang manajer komunikasi harus menguasai keahlian-
keahlian dasar komunikasi yang dapat dipelajari dalam tugas
atau program-program formal dan latihan yang
berkesinambungan, sehingga keahlian tersebut bisa menjadi
bagian dari modal seorang manajer dalam berhubungan dan
mengelola orang lain.
Kelima keahlian tersebut adalah:
1. Mendengar,
2. Memberi dan menerima umpan balik
3. Menunjukkan ketegasan
4. Menangani konflik
5. Memecahkan masalah
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

20. 20
Ad. 1. Mendengar.
Mendengar yang dimaksud disini adalah mendengar secara
aktif, sehingga pesan akan diterima tidak akan keliru
atau menyimpang dari pesan yang disampaikan, dan
pelaksanaan dari pesan itupun akan sesuai dengan yang
diharapkan.
Ad. 2. Memberi dan menerima umpan balik
Keahlian ini sering diabaikan orang, padahal untuk bisa
menjadi seseorang yang ahli dalam memberi dan menerima
umpan balik itu bukan hal yang mudah. Untuk itu ada
kiat-kiat untuk meningkatkan keahlian dalam bidang ini:
a) Berikan umpan balik secara spesifik
b) Berikan alasan untuk komentar anda
c) Pusatkan pada perilaku yang dapat diubah
d) Berikan uraian bukan evaluasi
e) Ungkapkan pendapat sebagai opini bukan fakta
f) Berikan uraian yang konstruktif
g) Hindari ungkapan-ungkapan yang menyerang
h) Berikan pujian
i) Berikan kritikan
j) Bila bertentangan dengan seseorang:
• Nyatakan keberatan dengan jelas
• Ungkapkan keraguan dengan cara yang konstruktif
• Bersedia mengubah pendapat jika lebih banyak
fakta yang muncul
• Berikan alasan-alasan untuk keberatan anda
• Menyadari bahwa orang lain mungkin mempunyai
sudut pandang yang berbeda dari anda
k) Bila menolak permintaan :
• Jawaban singkat, jelas
• Beri alasan
• Jangan bertele-tele dalam meminta maaf
Berikut adalah kiat dalam menerima umpan balik :
a) Dengarkan dengan teliti
b) Pikiran tetap dingin
c) Perhatikan hal-hal yang dipertanyakan/ menjadi
keberatan
d) Ungkapkan kembali dengan kata-kata sendiri apa yang
anda dengar
e) Pastikan persepsi anda mengenai apa yang anda dengar
f) Minta penjelasan/contoh
g) Jangan berlebihan dalam reaksi anda terhadap umpan
balik
h) Evaluasi ketepatan dan manfaat potensial umpan balik
tersebut bagi anda
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

21. 21
Ad. 3. Menunjukkan ketegasan
Ketegasan terletak diantara perilaku rendah diri dan
perilaku agresif. Perilaku tegas memungkinkan seorang
pimpinan untuk mengatakan apa yang diinginkan tanpa
berlebiohan atau berlaku kasar terhadap orang lain.
Dalam hal ini seorang pimpinan harus bersedia
bernegosiasi dengan stafnya.
Ad. 4. Menangani konflik.
Konflik, ketegangan, masalah dengan individu atau
kelompok lain dalam organisasi tidak dapat dihindari.
Untuk bisa menangani konflik yang terjadi seorang
manajer komunikasi bisa menggunakan pendekatan-
pendekatan berikut:
a) Gunakan pendekatan mendengar aktif dan reflektif
b) Gunakan pendekatan perilaku yang tegas
c) Kurangi kendala-kendala komunikasi antar pihak yang
terlibat
d) Pusatkan perhatian pada pokok-pokok masalah
e) Kenali dan nilailah dengan teliti tindakan yang
diputuskan
Ad. 5. Memecahkan masalah
Memecahkan masalah berbicara tentang mencari suatu
bentuk kesepakatan bersama mengenai keputusan dan
tindakan yang harus diambil dalam situasi bermasalah.
Proses membagi masalah ini harus dilaksanakan dengan
melibatkan orang lain.
Keahlian-keahlian komunikasi yang dimiliki manajer
itu bisa diterapkan secara padu padan, untuk keperluan itu
diperlukan juga penguasaan atas dua keahlian lain:
1. Konseling (councelling)
2. Pelatihan (coaching)
Ad. 1. Konseling adalah pertemuan tatap muka yang bersifat
rahasia dan tidak mengarahkan namun dimaksudkan untuk
menolong orang lain memahami diri dan perasaannya.
Konseling efektif dapat dilakukan dengan tujuh langkah
berikut:
a) Persiapkan diri untuk pertemuan konseling
b) Rumuskan tujuan pertemuan
c) Ungkapkan permasalahannya
d) Dapatkan pandangan karyawan
e) Perjelas permasalahannya
f) Bantu karyawan mengembangkan pemecahannya
g) menindaklanjuti
Ad. 2 Proses coaching terdiri dari tiga tahap:
a) Mengidentifikasi kesempatan untuk menata tugas-tugas
yang dikerjakan
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002

22. 22
b) Mempersiapkan sistem pemantauan
c) Mengukur pencapaian tugas terhadap target
Kemampuan komunikasi yang dituntut dalam coaching adalah:
• Menetapkan target-target yang jelas dan dapat
dipenuhi
• Mempersiapkan dan mempertahankan hubungan kerja yang
erat dengan bawahan
• Mempertahankan cara pemecahan masalah bersama
• Memahami perasaan pribadi yang dibimbing
• Mendengar dengan aktif
TransparansiManajemenKomunikasi/ mit/
bek- 2002