Digitalmikkeli-tietoisku Kuntamarkkinoilla 10.9.2014 Kuinka tehostat HR-työtä nykyaikaisilla järjestelmillä / Matti Vepsäläinen, myyntipäällikkö, Saima Soft Oy www.saima.fi

1. Kuntamarkkinat 2014 | Tervetuloa osastollemme 2.12 - 2.13! 1
Kuinka tehostat HR-työtä nykyaikaisilla järjestelmillä
Matti VepsäläinenmyyntipäällikköSaima Soft Oy
www.digitalmikkeli.fi

2. 2
Digitalmikkelivauhdittaa tiedon hyödyntämistä ja digitaalisen liiketoiminnan kehittymistä Mikkelin seudulla ja Suomessa, yhteistyössä ja vuorovaikutuksessa muiden toimijoiden kanssa.
Digitalmikkelintoiminta on organisoitunut verkostoksi, jonka toimintaa koordinoi MiktechOy.
Digitalmikkelion toiminta-ja kasvualusta, joka toiminnallaan tukee digitaalisia palveluja kehittävien ja jakelevien jäsentensä kokeiluja, liiketoimintaa ja tiedonhallintaa.
Kuntamarkkinat 2014 | Tervetuloa osastollemme 2.12 - 2.13!
www.digitalmikkeli.fi

3. 3
Ota yhteyttä!
Digitalmikkeli-verkoston koordinointi, MiktechOy:
Vesa Sorasahi, toimitusjohtaja: vesa.sorasahi@miktech.fi
Heikki Sundquist, digitaalisen liiketoiminnan kehitysjohtaja: heikki.sundquist@miktech.fi
Mari Kivinen, ohjelmakoordinaattori: mari.kivinen@miktech.fi
Digitalmikkeli-verkoston jäsenet:
Aalto-yliopiston pienyrityskeskus | CGI Suomi | Dreamdo| ELY-keskusten tietohallintoyksikkö | Etelä-Savon ELY-keskus | Etelä-Savon maakuntaliitto | Etelä-Savon TE- toimisto | Fujitsu Suomi | Kansalliskirjaston digitointi-ja konservointikeskus | Karjala- tietokantasäätiö | Kuntien Tiera | Länsi-Savo | Marski Data | Mikkelin ammattikorkeakoulu | Mikkelin kaupunki ja seutu | Mikkelin maakunta-arkisto | Miktech| MPY| Multiprint| Observis| OiOiCollective| Otavan Opisto | Profium| Saima Soft | Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto
Digitalmikkeli-klusterin koordinoinnin mahdollistaa DM Ohjelmajohtaja -hanke, jota rahoittaa Euroopan Sosiaalirahasto, Mikkelin kaupunki sekä klusterin jäsenet. Rahoituksen myöntänyt viranomainen on Etelä-Savon ELY-keskus.
Kuntamarkkinat 2014 | Tervetuloa osastollemme 2.12 - 2.13!
www.digitalmikkeli.fi

4. STAFFPOINT STAFFPOINT |||| SSPPRRIINNGG HHOOUUSSEE |||| SSAAIIMMAA SSOOFFTT
KUINKA TEHOSTAT HR-TYÖTÄ
NYKYAIKAISILLA JÄRJESTELMILLÄ
Saima Soft Oy, Kuntamarkkinat 2014
Matti Vepsäläinen, myyntipäällikkö

5. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
StaffPoint-konserni on suunnannäyttäjä
• Olemme asiakkaan kokonaisvaltainen henkilöstöosaamisen kumppani
• Tuomme alalle uudenlaisia toimintatapoja ja palvelukokonaisuuksia yhdistämällä
henkilöstöpalvelut, valmennuksen ja HR-tietojärjestelmät asiakkaalle lisäarvoa tuottavaksi
saumattomaksi kokonaisuudeksi
• Omistajina GWS, Suomen Teollisuussijoitus, Etera ja Varma sekä yritysten johto
HENKILÖSTÖPALVELUT KOULUTUS- JA VALMENNUSPALVELUT
JA REKRYTOINTI
HENKILÖSTÖHALLINNON
TIETOJÄRJESTELMÄT
STAFFPOINT-KONSERNI

6. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
StaffPoint-konserni tänään.
StaffPoint, Spring House ja Saima Soft
MILJOONAA
EUROA
LIIKEVAIHTOA
TYÖNTEKIJÄÄ ERI
TOIMIALAOILLA
VALMENNETTAVAA
VUOSITTAIN
TOIMIPISTETTÄ, VIRO
ML
15000
TOIMIALAA
REKRYTOINTIA
VUOSITTAIN
TOIMITUS-VARMUUS
TYÖELÄMÄN
ASIANTUNTIJAA
PALVELUKSESSASI
300
20000
110
23
10
98,4
13 000

7. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
StaffPoint
Executive
Henkilöarvioinnit ja
analyysit
Henkilöstövuokraus ja
resurssointi
ULKOISTUSPALVELUT
Rekrytointipalvelut
Myynti ja asiakaspalvelu
Muutoshallinta Resursointipalvelut
VASTUULLISUUS
KOULUTUS- JA
VALMENNUSPALVELUT
HENKILÖSTÖPALVELUT
JA REKRYTOINTI
HENKILÖSTÖHALLINNON
TIETOJÄRJESTELMÄT
Työyhteisötaidot ja
johtaminen
Osaamisen tunnistus ja
uravalmennukset
Saima HRD Suorituksen
johtamiseen
Saima HRM Henkilö-tietojen
hallinnointiin
Saima Rekrytointi
StaffPoint-konsernin palvelut

8. STAFFPOINT STAFFPOINT |||| SSPPRRIINNGG HHOOUUSSEE |||| SSAAIIMMAA SSOOFFTT
Saima HR

9. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Tyypillisiä haasteita henkilöstötietoihin liittyen
• Tiedot ovat useassa eri paikassa hajallaan, esim. excel-tiedostoissa
• Tietojen muutoksia joudutaan tekemään useaan kertaan eri paikkoihin
• Raporttien tekeminen on työlästä
• Henkilöstötietojen paikkansa pitävyydestä ei ole varmuutta
• Henkilöstö-, loma-- ja palkkatietoja joudutaan jatkuvasti kyselemään palkanlaskijalta
• Työsopimusten ja –todistusten laatiminen aiheuttaa esimiehille päänvaivaa
• Lomien suunnittelu on hankalaa ja manuaalista
• Kehityskeskustelujen dokumentointi on puutteellista
• Perinteisin tavoin tehty rekrytointi aiheuttaa työtä ja vaivaa
• Keikkalaisten hallinta on työlästä

10. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Rekrytointi
• Rekrytointilupien käsittely
• Työpaikkailmoitusten julkaisu
• Hakemusten vastaanotto & käsittely
• Hakijaviestintä
• Haastattelutoiminnot
• Työnhakijaportaali
Henkilöstön hallinta
• Työntekijän perustiedot
• Työhistoria, koulutus, pätevyydet
• Työsuhdetiedot, palkat, palkkiot
• Työsopimukset ja –todistukset
• Muistutukset ja hyväksyntämenettelyt
• Työvälinerekisteri
• Lomat ja poissaolot
• Liitäntä palkanlaskentaan
Henkilöstön kehittäminen
• Kehityskeskustelut
• Suorituksen johtaminen
• Tulos- ja tavoitekortit
• Varhainen välittäminen

11. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Mistä on nykyaikainen HR-järjestelmä tehty?
• Sujuvat ja helpot käyttöliittymät
• Mutkaton tietojen päivitys ja muutosten jäljitettävyys
• Tarpeellinen tieto käyttäjien ulottuvilla
• Saumaton tiedon liikkuminen
• Automatisointi
• Helppo käyttöönotto ja käyttö – ei vaadi työasemakohtaisia asennuksia
• Laadukas käyttäjätuki ja jatkuva kehitys
• Tietojen säilytys turvallisesti

12. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Saima HR – avainhyödyt
• Kaikki henkilöstön tiedot yhdessä paikassa
• Päivitykset yhteen kertaan, liittymien kautta muihin järjestelmiin
• Tietojen päivitys mahdollisimman alas (työntekijä voi itse päivittää osan tiedoistaan)
• Muutosten hyväksyntä järjestelmän avustamana
• Kaikille käyttäjäryhmille pääsy omiin näkymiin
• Ajantasainen raportointi
• Työsopimusten ja –todistusten tulostus mallipohjilla helposti
• Muistutusviestien avulla huomioidaan työsuhteen elinkaaren aikaiset tapahtumat

13. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT

14. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Saima Lomat ja poissaolot – avainhyödyt
• Poissaolotiedot yhdessä paikassa
• Työterveyteen tieto kaikista poissaoloista helposti
• Kattavat vakioraportit
– esim. varhaisen välittämisen tuki -> varhaisen tuen keskustelut HRD-osiossa
• Lomien suunnittelu ja lomakalenterinäkymät
• Lomasaldojen laskenta ja seuranta

15. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT

16. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Saima HRD – avainhyödyt
• Kehityskeskustelut dokumentoituna yhdessä paikassa, johon pääsy milloin tahansa
-> toimii myös arkijohtamisen välineenä
• Asiakas voi itse luoda tarpeen mukaan erilaisia lomakkeita
• Lomakkeiden hyödyntäminen erilaisissa keskusteluissa
– Kehityskeskustelut
– Tulo- ja lähtökeskustelut
– Varhaisen välittämisen keskustelut
• Tulos- ja tavoitekortit dokumentoituna sis. mittariston laadinnan ja pisteiden
laskennan

17. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT

18. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Saima Rekry – avainhyödyt
• Työpaikkailmoitusten julkaisu yhdellä kertaa tarvittaviin kanaviin (intranet,
nettisivut, mol, oikotie jne)
• Työpaikkakohtaisesti mukautettava työhakemuslomake
• Hakemusten käsittelyprosessi yhdessä paikassa
– Muistiinpanot, yhteenvedot, luokittelut
• Hakemuspankin hyödyntäminen
– Avoimet hakemukset, muut hakemuspankit
• Valmiit viestipohjat ja massapostitukset varmistavat laadukkaan hakijaviestinnän
• Valitun henkilön tietojen siirto HRM-osioon yhdellä napin painalluksella

19. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT

20. STAFFPOINT STAFFPOINT |||| SSPPRRIINNGG HHOOUUSSEE |||| SSAAIIMMAA SSOOFFTT
Keikkalaisten hallintaan

21. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
myStaff keikkalaisten hallintaan
myStaff
TILAAJA
Perustaa
työvuoron
TYÖNTEKIJÄ
Saa työvuoro-ehdotuksen
ja
vahvistaa työvuoron
Työvuoro
Käytettävyys Kalenteri
Miehitys
Varaus Työvuoro
Vahvistus
”MyStaff auttaa löytämään työvuoroon sopivan työntekijän
käytettävyyden, osaamisen ja
kelpuutuksen avulla automaattisesti”
Osaaminen ja
kelpuutus
”Työvuoron täyttö nopeutuu ja automatisoituu - MyStaff Mobiilin
avulla työvuorolle täytetyt ehdot täyttävät työntekijä saavat
työvuoropyynnön välittömästi”

22. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
myStaff – avainhyödyt
• Tilaaja-asiakkaan ja keikkalaisen itsepalvelu tehostaa prosessia
• Automatisoitu keikkalaisen kohdistaminen keikalle nopeuttaa prosessia, lisää laatua
ja varmistaa parhaan mahdollisen työntekijän jokaiseen vuoroon
• Natiivit mobiilikäyttöliittymät pudottavat tekstiviestikustannukset murto-osaan ja
tekevät keikkojen täyttämisestä ajasta ja paikasta riippumatonta
• TES-tulkinta ja automatisoitu palkka-aineiston muodostaminen vähentävät
palkanlaskentaan kuluvaa työaikaa merkittävästi

23. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
myStaff – tilaaja-asiakkaan käyttöliittymä

24. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
myStaff – työntekijän näkymä

25. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
myStaff - työntekijän mobiili

26. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Ohjelmistoasiakkaitamme

27. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Henkilöstöhallinnolle
• Työsuhteen tiedot ja dokumentit hallinnassa
• Tiedot keskitetysti yhdessä paikassa
• Edistyksellinen hakutoiminto auttaa käytössä
• Rutiinitehtävien väheneminen säästää työaikaa
• Automaattiset muistutukset esimiehille, HR-osastolle
ja muille kohderyhmille säästävät aikaa
• Kattava raportointi esim.
henkilöstötilinpäätöksen tueksi
Esimiehille
• Helppo käyttöliittymä on nopea oppia
• Alaisten tiedot vaivatta käytössä
• Dokumenttipohjat säästävät aikaa
• Järjestelmä hälytyksineen tukee esimiestyötä
Saima HRM Smart – edut
Johdolle
• Tukee johdon raportointia
• Luotettava tietojen- ja käyttöoikeuksien hallinta
• Sovellusvuokraus on edullinen hankinta
• Ammattimainen järjestelmä tukee yrityksen
vastuullisuutta
Tietohallinnolle
• Avaimet käteen -toimitus
• Ylläpito palveluna
• Turvallinen ja laadukas käyttöympäristö
• IT-kulut perustuvat käyttöön ja ovat muuttuvia
• Ei investointeja laiteympäristöön
• Liitynnät standardirajapintoja hyödyntäen tai
tiedostosiirtona
Työntekijälle
• Omiin tietoihin helppo pääsy
• Yhteystieto-, pankkiyhteys ja muut muutokset
helppo tehdä

28. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Henkilöstöhallinnolle
• Rekrytointiprosessi on automatisoitu ja nopea
• Hakemusten käsittely on vaivatonta
• Yhtenäinen hakemuspohja auttaa vertailussa
• CV-pankki tukee rekrytointia pitkällä aikavälillä
• Työpaikka- ja hakijatiedot ovat keskitetysti
yhdessä paikassa
• Rutiinitehtävien väheneminen säästää työaikaa
Esimiehille
• Helppo käyttöliittymä on nopea oppia
• Hakemusten käsittely on vaivatonta
• Yhtenäinen hakemuspohja helpottaa
hakemusten vertailua
• Järjestelmä ohjaa prosessia eikä rutiineihin kulu
aikaa
Saima Rekry Smart – edut
Johdolle
• Tehokas rekrytointiprosessi ei syö aikaa
ydintoiminnoilta
• Ammattimainen rekrytointi tukee
työnantajaimagoa
• Sovellusvuokraus on edullinen hankinta
• Kulut ovat käytön mukaisia
• Raportointi toimii päätösten tukena (esim.
työnhakukanavien tehokkuus)
Tietohallinnolle
• Avaimet käteen -toimitus
• Ylläpito palveluna
• Turvallinen ja laadukas käyttöympäristö
• IT-kulut perustuvat käyttöön
• Ei investointeja laiteympäristöön

29. STAFFPOINT STAFFPOINT |||| SSPPRRIINNGG HHOOUUSSEE |||| SSAAIIMMAA SSOOFFTT
Spring Housen palvelut

30. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Spring House valmennuspalvelut
Sinulla on yksi elämä – tee siitä arvokas.
• Me Spring Housessa uskomme kaikissa ihmisissä ja organisaatioissa piilevään potentiaaliin.
Ydinajatuksemme on auttaa asiakkaitamme viemään ideat arjen työssä tapahtuviksi
muutoksiksi. Olemme asiakkaamme ratkaisukeskeinen kumppani organisaation ja
työelämän eri vaiheissa. Haluamme auttaa asiakkaitamme menestymään. Yhdessä olemme
enemmän!
Spring House lukujen valossa
• Spring House on merkittävä valmennustalo. Valmennamme 120 ammattilaisen voimin
kymmeniä tuhansia työntekijöitä ja työnhakijoita vuosittain. Moniammatillinen tiimimme
haastaa itsensä ja toisensa kehittymään jatkuvasti. Kiitos asiakkaidemme, meillä on ollut
etuoikeus kasvaa nopeasti. Liikevaihtomme vuonna 2013 oli yli 8 miljoonaa euroa.

31. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Spring House -tarjoama organisaatioiden kehittämiseen
Esimiestyö ja johtaminen
Valmennusteemoja:
 Valmentava johtaminen
 Työhyvinvoinnin johtaminen
 Suorituksen johtaminen
 Esimiehen roolit, perustehtävä ja vastuut
 Puheeksi ottaminen ja välittäminen
 Itsensä johtaminen
 Motivointi ja jaksaminen
 Neuvottelu- ja esiintymistaito
 Ajanhallinta ja kokouskäytännöt
 Train the trainer –konsepti
Myynti ja asiakaspalvelu
Valmennusteemoja:
 Asiakaspalvelutaidot
 Myyntitaidot
 Puhelinmyyntitaidot
 Myynnin johtaminen
 Asiantuntijasta myyjäksi
 Palvelukulttuurin kehittäminen
Tarjoamamme tutkinnot:
 Myynnin ammattitutkinto
 Liiketalouden perustutkinto, merkonomi
 Tarjoilijan ammattitutkinto
Työyhteisötaidot
Valmennusteemoja:
 Ammattiylpeys ja työidentiteetti
 Yhdessä olemme enemmän
 Itsensä johtaminen
 Vuorovaikutustaidot
 Erilaisuuden arvostaminen ja hyödyntäminen
 Positiivisuus voimavarana
 Oma vastuu ja tiimitaidot
 Toisten töiden arvostus
Ota yhteyttä
Anna-Kaisa Koivikko
Myyntijohtaja
Spring House Oy
040 768 6886
anna-kaisa.koivikko@springhouse.fi
www.springhouse.fi

32. STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT
Kiitos!
Nähdään Digitalmikkelin osastolla 2.12-2.13