Piattaforma di rendicontazione e monitoraggio

1. 1. Documentazione di progetto della soluzione: Piattaforma di rendicontazione e
monitoraggio
2. Soggetto proponente
Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca, Dipartimento per la
programmazione e la gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali - Direzione Generale
per le risorse umane e finanziarie - Ufficio IX.
3. Premessa
Negli ultimi anni, il settore della Pubblica Amministrazione italiana è stato interessato da
diversi provvedimenti che hanno ampliato il quadro strutturale degli interventi sul sistema
pubblico, in risposta ad un contesto socio-economico caratterizzato da una situazione di
tendenziale instabilità.
I programmi di azione attuati dai Governi hanno avuto come principale obiettivo:
• il risanamento della finanza pubblica, attraverso il contenimento della spesa e la promozione
della crescita (c.d. “spending review”);
• la rinnovata attenzione a tematiche relative alla trasparenza ed alla mitigazione dei rischi di
corruzione;
• l'ammodernamento dell’apparato pubblico, attraverso il miglioramento del sistema
contabile,
• l’efficientamento dei processi gestionali e amministrativi, la semplificazione e la
digitalizzazione dei procedimenti burocratici.
In tale contesto, il mondo dell'Istruzione è stato caratterizzato da un ulteriore e significativo
elemento di cambiamento determinato dalla Legge 107/2015 (c.d. "Buona Scuola"), che delinea un
piano evolutivo finalizzato a dotare il Paese di un meccanismo permanente d'innovazione, sviluppo
e qualità ed a rispondere in modo strutturale alla nuova domanda di competenze espresse dai
mutamenti economici e sociali.
Le Istituzioni Scolastiche sono quindi investite di nuove responsabilità, sono chiamate a
rispondere ad ulteriori adempimenti e, in alcuni casi, a più complesse esigenze, fermo restando
l'obiettivo di migliorare l’efficacia formativa e l’efficienza amministrativa. In particolare, si richiede:

2. • il miglioramento dell’applicazione delle procedure amministrative e gestionali delle Scuole e
del relativo utilizzo degli strumenti;
• l’incremento della qualità dei servizi erogati con potenziale riduzione dei carichi di lavoro
delle segreterie scolastiche;
• il consolidamento e la valorizzazione delle competenze tecniche, manageriali e gestionali dei
DS e dei DSGA;
• la creazione di un sistema di miglioramento continuo di processi e sistemi e di trasmissione
della conoscenza a supporto del ricambio generazionale.
4. Descrizione progetto innovativo
Il processo di gestione dei finanziamenti alle scuole, legati a normative come la legge
440/97, coinvolge diversi attori (Direzioni Generali del MIUR, Uffici scolastici Regionali, Istituzioni
scolastiche e Revisori dei conti) e ha previsto, finora, lo svolgimento di numerose attività in
modalità analogica, quali ad esempio la gestione del processo di avvio dei progetti, di quello di
valutazione, di quello relativo alla trasmissione delle liste dei beneficiari dei fondi alla
rendicontazione delle spese e alla verifica delle stesse.
La modalità di lavoro analogica determina alcuni elementi di criticità legati, ad esempio, ai
tempi di esecuzione delle diverse attività, alla non sempre scontata disponibilità di informazioni
puntuali e certificate, alla richiesta di assistenza e supporto da parte delle Scuole per il
completamento delle attività a loro carico, alla difficoltà di effettuare un monitoraggio in tempo
reale dello stato dei progetti.
Con l'obiettivo di tendere ad un approccio sistematico ai processi che agiscono come
abilitatori di innovazione, politiche sociali, formazione a tutto tondo nelle Istituzioni scolastiche,
l'ufficio IX della DGRUF ha progettato ed implementato una Piattaforma per il Monitoraggio e la
Rendicontazione di progetti. Tale piattaforma è atta a:
• realizzare la tracciabilità degli iter procedurali senza appesantire gli oneri burocratici delle
Istituzioni scolastiche;
• introdurre maggiore efficienza nella gestione dei finanziamenti alle istituzioni scolastiche
agendo sulla tempestività nella disponibilità delle risorse economiche;
• garantire al tempo stesso la disponibilità del dato relativo ai progetti, alla loro
implementazione e ai risultati;

3. • evolvere la modalità di gestione dei progetti, dei finanziamenti e di rendicontazione degli
stessi all’insegna dell’innovazione tecnologica e della digitalizzazione più ragionevole.
La suddetta piattaforma costituisce uno strumento che consente di gestire in modo digitale e
automatizzato l'intero processo di avvio dei progetti a valere su uno specifico decreto, finalizzato
all’erogazione dei finanziamenti e di rendicontazione delle spese. Nello specifico prevede di:
• codificare la normativa di riferimento;
• creare bandi/questionari o altri documenti attraverso i quali le istituzioni scolastiche hanno
modo di candidare le proprie progettualità;
• fornire alle scuole, in tempo reale, un riscontro circa i progetti presentati, all’insegna della
trasparenza, della tempestività e dell’efficienza;
• controllare costantemente, a livello di Amministrazione (centrale o regionale), lo stato di
avanzamento delle attività e tracciare l'evoluzione del processo;
• consentire ai Revisori dei Conti di operare anche in maniera asincrona e remota rispetto alla
scuola sulle rendicontazioni, garantendo così il rispetto delle scadenze;
• implementare un processo sistematico ed automatizzato in cui, grazie alla firma digitale
integrata, è possibile generare i documenti di natura amministrativo/contabile direttamente
in piattaforma e avere la garanzia che, controllando poche informazioni di natura contabile,
la documentazione attestante le spese è certamente corretta. Ciò anche nell’ottica della
presentazione agli Organi di Controllo di documentazione sempre più standardizzata, esente
da errori e quindi affidabile.
• operare interamente all’interno del Sistema Informativo del MIUR, con elevate garanzie di
accessibilità, sicurezza, standardizzazione, normalizzazione, disponibilità delle procedure e
del dato informatico contribuendo ad una ragionata realizzazione dell’Agenda Digitale;
• gestire in maniera unitaria ed integrata tutti i dati relativi a finanziamenti erogati e spese
sostenute dalle Scuole, operando un monitoraggio strutturato e sistematico, che si conclude
non soltanto alla presentazione della rendicontazione ai fini dell’erogazione a saldo, ma che
permette di giungere sino ad una rendicontazione di fine progetto, evidenziando eventuali
economie e fornendo uno degli input per la rendicontazione sociale.
La piattaforma di monitoraggio e rendicontazione, completata nella sua versione base a fine
2016, sottoposta ad una prima fase di sperimentazione interna all’amministrazione, è stata

4. utilizzata già a partire dal mese di Agosto 2017. I riscontri sono stati positivi sia in termini di
semplificazione dell’iter amministrativo nel suo complesso, sia in termini di efficientamento delle
procedure amministrative e contabili.