SOP & BUSINESS PROCESS _Prosedur Petty Cash - Kas Kecil

1. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
SOP-FICO-FIN-003
STANDARD OPERATION PROCEDURE
PETTY CASH / KAS KECIL

2. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
Defenisi :
Suatu aktivitas Pengeluaran dana dari Kas Kecil untuk kebutuhan operasional Yayasan dan unitnya serta aktivitas Bendahara dalam mengisi dana Petty Cash
Referensi :
1. Jobdescription Yayasan Al-Aqshan
2. Kebijakan Ketua Yayasan
Tujuan :
1. Mengontrol aktivitas mulai dari Pengisian Kas Kecil, Penggunaan Kas Kecil (pengeluaran) dan Pelaporannya
Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku dalam lingkup Bendahara dan Bagian Keuangan baik Yayasan maupun Unit lainnya
Penanggung Jawab : Bendahara Yayasan / Keuangan Yayasan
Awal Proses : Adanya kebutuhan dana operasional diYayasan dan Unit Kerjanya
yang dikategorikan sebagai penggunaan dana Kas Kecil atau Petty Cash
Akhir Proses : Realisasi verifikasi dan Posting Jurnal Akunting untuk Petty
Cash
INPUT : PROCESS : OUTPUT :
Sumber : User Departemen butuh dana Petty Cash Pemilik Proses : Bendahara dan Jajarannya Penerima : User Departemen menerima dana Petty
Cash
Harapan :
1. Standard transaksi penggunaan dana Petty Cash
berjalan secara benar sesuai syarat Keuangan
dan Akunting Yayasan.
2. Pengawasan terhadap dokumen hard copy yang
terdistribusi dapat berjalan dengan tertib dan
terseleksi dengan baik , khususnya pencatatan
Kas/Bank Masuk.
Pengukuran Mutu Input :
1. Proses permohonan pengisian dana Petty Cash
berjalan tertib dan lancar
2. Dokumen-dokumen Petty Cash dan tanda
bukti/struk/serta yang lainnya tersedia secara baik
dan rapih..
Pengukuran Mutu Output :
1. Alur proses Pengisian dan Penggunaan dana
Petty Cash sesuai dengan aturan yang berlaku
secara tertib dan dapat ditelusuri
Harapan :
1. Dokumen terverifikasi dengan tepat dan akurat
2. Dokumen difiling sebagai syarat pencatatan
Audit.
3. Laporan Petty Cash Akurat dan terupdate online
4. Posting Jurnal Petty Cash dilakukan per-Bulan
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 2 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan

3. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
Tambahan Penjelasan :
1. Posting Jurnal Transaksi Penerimaan maupun Pengeluaran Dana Petty Cash dilakukan setiap Bulan 2 (dua) kali atau per dua minggu.
2. Verifikasi dokumen hardcopy seperti tanda bukti keluar masuknyanya dana Petty Cash wajib dilakukan sebelum mengeksekusi transaksi posting .
3. Contoh dokumen bukti penggunaan Dana Petty Cash adalah antara lain :
• Struk Pengisian Dana Petty Cash dari Bendahara Yayasan (Bank Transfer/Cash Fisik)
• Struk Kwitansi Yayasan
• Struk atau nota-nota (Bon) dari pembelian barang konsumable
4. Contoh Barang yang dibeli melalui Dana Petty Cash adalah antara lain:
• Pembelian snack acara meeting/rapat pengurus Yayasan atau Unit Kerja lainnya
• Pembelian barang seperti ; Koran , majalah, air galon, kertas untuk printer, catridge, pita printer, pena dan alat ATK kecil lainnya
• Pembayaran permintaan sumbangan Internal/external seperti ; sumbangan pernikahan, kematian, masjid, kegiatan senat/BEM dan lainnya
5. Approval hardcopy Dana Petty Cash cukup ditanda tangani oleh :
• User Departemen yang membutuhkan dana
• Diketahui oleh atasannya dan
• Disetujui oleh Bendahara Yayasan.
6. Besar limit pengisian Bulanan Dana Petty Cash di Unit-unit Kerja Yayasan besarnya diajukan oleh Bendahara Yayasan dan disetujui oleh Ketua/Wakil Ketua
Yayasan yang dituangkan kedalam SK Ketua/Wk. Ketua Yayasan.
7. Permohonan Pengisian Dana Petty Cash yang baru dapat dilakukan apabila, Admin Finance sudah melampirkan Laporan Penggunaan Dana Petty Cash yang
lama yang ditanda tangani oleh atasannya , Admin Accounting dan Bendahara Yayasan atau juga dapat diwakili oleh dokumen hardcopy Bukti Kas/Bank Keluar
dari Admin Akunting.
8. Setiap 1 minggu sekali Admin Finance Wajib melakukan Cash Opname Dana Petty Cash dan diApproved oleh Atasannya dan Bendahara Yayasan.
9. Dana Petty Cash juga bisa difungsikan untuk keperluan yang URGENT untuk pemohon Kasbon diYayasan dan Unit Kerja lainnya.
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 3 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan

4. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
Lampiran Form Internal :
1. Formulir Permohonan Dana Petty Cash
2. Formulir Kas/Bank Masuk
3. Formulir Kas/Bank Keluar
4. Kwitansi Yayasan
5. Laporan Interface/Integrasi SIYA-CSM Bank
Lampiran Form External :
1. Nota-nota / struk pembayaran
2. Kwitansi
3. Tanda Terima
Document Policy yang wajib dibuat:
1. Surat Kebijakan atau SK Besarnya Limit Dana Bulanan Petty Cash oleh Ketua/Wk. Ketua Yayasan
Document Retun to Yayasan :
1. Nota-nota / struk pembayaran
2. Kwitansi
3. Tanda Terima
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 4 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan

5. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
FINANCE /
KEUANGAN
1. Awal proses Admin Finance menerima permohonan
dana Petty Cash / Kas Kecil dari User Departemen
untuk kebutuhan operasionalnya yang dikategorikan
untuk pembelian barang konsumable.
2. Selanjutnya Admin Finance mengecek Laporan Arus
Kas Petty Cash diSIYA dengan kondisi
a. Apabila Dana Petty Cash Kosong maka Admin
Finance mengajukan ke Pengurus Yayasan
sesuai syarat dan aturan yang berlaku sampai
Pengurus Yayasan dapat mengapproved
permohonan tersebut sehingga dana petty
cash terisi kembali sebagai saldo awal kas
kecil. Setelah diApproved maka Finance Admin
mengarsipkan bukti transferan ataupun bukti
kwitansi cash fisik pengisian Kas Kecil oleh
Pengurus Yayasan.
b. Namun apabila Dana Petty Cash tersedia
maka dilanjutkan proses berikutnya.
3. Selanjutnya mengisi Kwitansi dan nilai rupiah yang
diminta User Departemen dan meminta Tanda Tangan
pemohon sebagai bukti terima dana.
4. Selanjutnya User Departemen menerima dana Petty
Cash.
Admin Finance terima
permohonan dana Petty
Cash dari User
Departemen untuk
pembelian barang
konsumable
MULAI
Admin Finance Cek
Fisik dana atau cek
saldo diSystem
SIYA
Ada
Dana
?
NoYes
Pengurus Yayasan
Approved
permohonan dan
Dana di
transfer/Cash Fisik
Dana Petty Cash terisi
dan Admin Finance
Arsipkan Bukti
Penerimaan Transferan
/ Cash fisik
Admin Finance
ajukan ke
Pengurus Yayasan
permohonan Dana
Petty Cash sesuai
syarat dan
ketentuan yang
berlaku
Lap. Arus
Kas Petty
Cash
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 5 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan
Lap. Arus
Kas Petty
Cash
Struk
Kwitansi
Rp
Admin Finance mengisi
Kwitansi , meminta tanda
tangan penerima dana
dan menyerahkan dana
petty cash
Kas/Bank
Masuk
Rp
1

6. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
USER DEPT
& FINANCE /
KEUANGAN
5. Selanjutnya User Departemen melakukan eksekusi
pembelian kebutuhan barang konsumable yang
departemen tersebut butuhkan.
6. Selanjutnya User Departemen wajib menyetorkan
bukti/nota-nota /struk pembelian barang tersebut ke
Admin Finance untuk dibuatkan Bukti Kas Keluar.
7. Selanjutnya Admin Finance input diSIYA pengeluaran
Dana Petty Cash tersebut dan dicetak dan
ditandatangani sesuai Form Bukti Kas Keluar yang
berlaku.
8. Selanjutnya Admin Finance juga dapat melakukan cross
cek ke SIYA-CSM Laporan penerimaan / pengisian
dana Petty Cash yang melalui system Transfer Bank
oleh Pengurus Yayasan.
9. Selanjutnya Admin Finance menyerahkan Bukti Kas
Keluar berwarna biru untuk Bagian Akunting beserta
nota-nota / struk/Kwitansi untuk dijadikan landasan
Akunting melakukan Posting Jurnal Petty Cash. Selesai.
User Departemen
mengeksekusi pembelian
barangnya dan
menyerahkan semua
nota2 pembeliannya ke
Admin Finance
Admin Finance
input diSIYA
pemakaian dana
Petty Cash User
Departemen
Admin Finance
tiap 2 minggu
sekali serahkan
hardcopy bukti
Nota pembelian ke
Admin Accounting
Admin buat Bukti
Transaksi
Penerimaan
maupun
Pengeluaran Petty
Cash diSIYA &
cetak
Bukti Kas &
Approved
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 6 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan
SELESAI
Bukti Kas
Masuk
1
Struk
Kwitansi
Admin Finance Cek
Arus Penerimaan
Kas / Bank dana
Petty Cash diSIYA-
CSM untuk update
data CSM
Bukti Kas
Keluar
Bukti Kas
Keluar
Bukti Kas
Keluar
Bukti Kas
Keluar
SELESAI
Admin Akunting terima
lembar biru Bukti Kas
Masuk dan Kas Keluar
dari Admin Finance dan
selanjutnya dilakukan
Posting Jurnal Kas

7. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
1. FORM-FIN-001_Kas/Bank Masuk
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 7 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan

8. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
2. FORM-FIN-002_Kas/Bank Keluar
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 8 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan

9. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
3. FORM-FIN-005_Kwitansi Yayasan
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 9 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan
KWITANSI YAYASAN
Yayasan Al-Aqshan - Universitas Pancasakti User Departemen : .......................................
Jl. Andi Pngeran Mangerangi No.1 No. Induk Kry : ........................................
Makassar -90334 Departemen : ........................................
Jabatan : ........................................
Tanggal Kwitansi : ..............................
No.Kwitansi : ............................. Unit Kerja :
Telah terima dana tersebut dibawah ini untuk keperluan :
Currency
IDR/USD
Bank Receipt : Internal / External Bank/Vendor Bank pengirim :
No. Account : 4567890123 No. Account :
Jabatan : Jabatan :
Nama Kegiatan / Keperluan
KETERANGAN LAINNYA
1.........................................................................................................
(Nama lengkap) (Nama Lengkap)
2.........................................................................................................
3.........................................................................................................
Diterima Oleh Atasan Langsung User Dept
SIYA-AL AQSHAN
No Jumlah KURS
Form-FIN-005
UNPACTI
SMK PACTI
TK / PANTIASUHAN
YAYASAN

10. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
4. Laporan_Interface Kas/Bank Masuk CSM-SIYA
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 10 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan

11. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
5. Laporan_Interface Kas/Bank Keluar CSM-SIYA
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 11 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan
No
No. LPP Tgl LPP
User
Dept
No Induk
Kry
Keterangan Keperluan
Jumlah
@Rp
Status No.SPB Tgl. SPB
No. Bukti
Kas Keluar
Tanggal Nama Pengirim No. IndukKry
Nama Bank
Pengirim
No. Account Jam No. Struk
Nama Bank
Penerima
Nila @Rp Tanggal Jam Status
1 10001 05-Agust-18 Tiwi 007 Pembayaran PDAM 2.000.000 Release 100001 06-Agust-18 10000001 06-Agust-18 Nurafni 001
Bukopin
Syariah
546427489 10:00 54642
Bukopin
Konven
2.000.000 06-Agust-18 15:00 Update Clear
2
3
MODUL KEUANGANUSERDEPARTEMEN MODUL FINANCIAL CONTROLLING /APPROVAL MODUL CSMBANK (EXTERNAL)

12. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
6. Laporan Petty Cash
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 12 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan

13. STANDARD OPERATION
PROCEDURE
@2018-SIYA-SIAKA ALL RIGHT RESERVED
7. Surat Kebijakan Ketua Yayasan_SK Limit Petty Cash
FINANCIAL
CONTROLLING
PROSEDUR PETTY CASH /
KAS KECIL
No Dokumen SOP-FICO-FIN-003 Dibuat Bendahara Yayasan
Rev./Tgl. Efektif 0.0 / 01 Januari 2019 Diperiksa Wakil /Sekretaris Yayasan
Halaman 13 dari 13 Disetujui Ketua Yayasan