Iatf waiver edisi ke 5

WELCOMEand be part of the coach work of mitramatra
Copyright 2020 © DWI

IATF GLOBAL WAIVERS AND
MEASURES IN RESPONSE TO THE
CORONAVIRUS PANDEMIC
(COVID-19)
REVISION 5
30 Oktober 2020

Whoa!
Dampak Pandemic – Covid 19 terhadap proses audit tidak
memungkinkan dijalankan dengan normal dalam kurun
waktu yang lebih lama– hal yang akhirnya membuat IATF
merubah kebijakannya dengan mengadopsi audit jarak jauh–
jelas sekali tidak konsisten dengan konsep process
approach itu sendiri. Tidak melihat langsung dan tidak efektif
melakukan evaluasi resiko. Perubahan ini diberikan dalam
dokumen waiver terbaru – edisi ke-5 yang dikeluarkan
benar-benar di akhir bulan Oktober 2020 - tgl 31.10.2020 –
tepat pukul 00.00 wib (sesuai email konfirmasi yang diterima
)
4
Danang Widoyoko
Bogor, 1.11.2020
Copyright 2020 © DWI

Pengantar
• Tujuan dari dokumen ini adalah untuk memberikan saran kepada semua badan
sertifikasi yang diakui oleh IATF beserta semua organsiasi yang telah tersertifikasi
IATF 16949 dan pemangku kepentingan lainnya bahwa IATF telah menyetujui
kelonggaran global (Global waiver) sebagai tanggapan terhadap merebaknya virus
corona baru-baru ini, yang mempengaruhi kegiatan sertifikasi secara global.
• Kebijakan memberikan kelonggaran ini dan langkah-langkah yang telah diputuskan
ini tidak terbatas pada negara atau wilayah tertentu tetapi dapat diterapkan secara
global jika kegiatan audit dan sertifikasi terpengaruh seperti yang dijelaskan.
• IATF telah mengembangkan dan menyetujui kelonggaran global (Global waivers)
yang bisa diterapkan – dengan demikian badan sertifikasi tidak perlu mengajukan
permintaan kelonggaran ini kepada Kantor Pengawasan IATF mereka yang relevan –
meskipun demikian Badan Sertifikasi diharuskan untuk mendokumentasikan
pembenaran dan semua informasi terkait untuk pengabaian ini secara internal, dalam
semua dokumentasi audit terkait dan dalam Basis Data IATF sebagaimana berlaku.
• Perpanjangan tambahan sekian hari dalam kelonggaran yang diberikan ini , harus
dipahami bahwa ini adalah hari tambahan untuk waktu maksimum yang ditentukan
dari Aturan IATF, Edisi ke-5 (IATF Rules 5th., edition) . Waktu ekstra ini akan
memungkinkan fleksibilitas tertentu dan perpanjangan kegiatan untuk audit yang
terkena dampak dan kegiatan sertifikasi

SERTIFIKAT
IATF 16949:2016
Kelonggaran terhadap masa berlaku sertifikat
selama pandemic Covid -19

Rangkuman Revisi – 5
Revisi kelima menggabungkan pembaruan berikut:
1. IATF menjelaskan bahwa audit sertifikasi ulang – Renewal audit-
pembaahruan sertifikat tidak diperpanjang meskipun semua tanggal
kedaluwarsa sertifikat diperpanjang
2. Menambahkan bagian Remote Auditing, termasuk perhitungan hari audit,
perencanaan audit, dan melakukan audit jarak jauh
3. Mengubah "harus" menjadi "wajib" untuk Pemantauan IATF dengan risiko
rendah
4. FAQ 1 yang diperbarui; Menambahkan FAQ 9
5. Ditambahkan Annex A Persyaratan Audit Jarak Jauh IATF
Basis data IATF sedang diperbarui untuk memungkinkan identifikasi
kapan audit dilakukan dengan menggunakan metode audit jarak jauh.
Komunikasi ke semua CB (Badan sertifikasi) akan diterbitkan dalam
waktu dekat mengumumkan pembaruan basis data IAT

Tujuan diterbitkannya
IATF GLOBAL WAIVERS AND MEASURES IN RESPONSE TO THE
CORONAVIRUS PANDEMIC (COVID-19)
Tujuan dokumen ini adalah sebagai tindakan terkait dengan
pandemic Covid 19 terhadap Pelaksanaan sertifikasi IATF.
Dokumen ini ditujukan kepada semua pihak yang berkepentingan
dalam sertifikasi IATF 16949 yaitu badan sertifikasi yang diakui
IATF; semua organisasi bersertifikasi yang terkena dampak dari
pandemic covid 19 dan pemangku kepentingan lainnya bahwa IATF
telah menyetujui keringanan global sebagai tanggapan atas
merebaknya virus Covid 19 yangsecara signifikan telah
memengaruhi kegiatan sertifikasi secara global. Pengabaian dan
tindakan ini tidak terbatas pada negara atau wilayah tertentu tetapi
dapat diterapkan secara global jika audit dan kegiatan sertifikasi
yang dilakukan berskala global.

IATF GLOBAL WAIVERS AND MEASURES IN RESPONSE TO THE
CORONAVIRUS PANDEMIC (COVID-19) IATF telah mengembangkan dan
menyetujui bahwa untuk
pelaksanaannya badan sertifikasi
tidak perlu mengajukan
permintaan pelonggaran (waiver)
kepada IATF terlebih dahulu
(jadi bisa dilakukan langsung)
namun meskipun demikian,
badan sertifikasi yang diakui
IATF diharuskan untuk
mendokumentasikan justifikasi
dan semua informasi terkait
untuk pengabaian ini secara
internal, dalam semua
dokumentasi audit terkait dan
dalam Database IATF
sebagaimana berlaku.

IATF GLOBAL WAIVERS AND
MEASURES IN RESPONSE TOTHE
CORONAVIRUS PANDEMIC (COVID-
19)
Kapan pun ditentukan:
“… IATF memberikan perpanjangan
tambahan selama X hari…”
dalam situasi berikut, harus dipahami
bahwa ini adalah hari tambahan untuk
waktu maksimum yang ditentukan dari
Aturan IATF, Edisi ke-5.
Waktu tambahan ini akan memungkinkan
fleksibilitas dan perpanjangan aktivitas
tertentu untuk audit dan aktivitas sertifikasi
yang terpengaruh.
Perlu dicermati bahwa hakekat
kelonggaran ini untuk memungkinkan
cycle audit dan sertifikasi masih berjalan
sesuai dengan IATF Rules Edisi ke-5

IATF GLOBAL WAIVERS AND MEASURES IN RESPONSE TO
THE CORONAVIRUS PANDEMIC (COVID-19)
Didalam Edisi ke-5 ini – telah ditambahkan pengertian
Pelaksanaan audit jarak jauh sebagai berikut :
Jika tidak ada alasan yang terkait langsung dengan
pandemi COVID-19 yang mencegah audit di lokasi dalam
waktu dan interval yang diizinkan sesuai dengan Aturan
IATF, Edisi ke-5 bagian 5.1.1, LS harus melakukan audit di
lokasi di lokasi produksi dan lokasi dukungan jarak jauh
(sebagaimana berlaku)
Artinya – Pelaksanaan audit jarak jauh tetap mengacu
pada alasan bahwa memang ada hambatan audit terkait
Pandemic Covid 19. Bukan menjadi prioritas dari
pelaksanaan audit.

KELONGGARAN UNTUK
SERTIFIKAT IATF
IATF 16949 CERTIFICATES
Penjelasan tambahan dan pandangan penulis diberikan
dalam komentar dalam kotak warna kuning

Kelonggaran yang diberikan untuk sertifikat IATF 16949:2016
IATF telah menyetujui perpanjangan global untuk semua sertifikat IATF 16949 yang saat ini diterbitkan dan valid untuk
mencegah berakhirnya sertifikat secara otomatis jika audit sertifikasi ulang tidak dapat dilakukan karena alasan yang
terkait langsung dengan pandemi COVID-19. Meskipun semua tanggal kedalusertifikat diperpanjang 6 bulan dalam
database IATF, itu tidak berarti bahwa semua audit sertifikasi ulang secara otomatis diperpanjang 6 bulan.
1
Semua sertifikat IATF akan diperpanjang selama 6 bulan : secara SYSTEM DATABASE IATF. Anda dan badan
sertifikasi anda “TIDAK HARUS” mencetak ulang sertifikat saat ini untuk menunjukkan masa berlaku sertifikat anda
sudah diperpanjang. Hal ini bisa dilihat oleh pelanggan anda secara system milik IATF – lihat point 4 dibawah – juga
menjelaskan hal ini
2
Dengan perubahan besar dalam arah ini, IATF mewajibkan audit yang jatuh tempo mulai 1 Januari 2021
dilakukan di lokasi atau dari jarak jauh dan badan sertifikasi tidak dapat lagi menerapkan ketentuan dan
pengecualian yang dijelaskan dalam revisi sebelumnya dari dokumen ini. Ketentuan khusus berlaku jika
organisasi tidak beroperasi atau tidak memproduksi produk otomotif saat audit jatuh tempo.
Jadwal audit tidak lagi bisa ditunda setelah tanggal 1.1.2021. Penundaan audit lewat dari tanggal 1.1.2021 tidak
diperkenankan. Audit harus dilakukan dengan cara on site atau dengan menggunakan metode jarak jauh. Kecuali kalau
karena kondisi Pandemic Covid 19 – pabrik tidak bisa berproduksi – dan/atau tidak ada order dari pelanggan otomotif
(karena mereka juga bisa kena dampak pandemic covid 19)

Kelonggaran yang diberikan untuk
sertifikat IATF 16949:2016
Perpanjangan masa berlaku dari sertifikat yang valid selama enam (6) bulan (yaitu 183 hari
kalender) - termasuk sertifikat yang saat ini dalam status penangguhan. Status ini akan
tercermin dalam Basis Data Global IATF dan selanjutnya terlihat dalam Validitas Sertifikat
IATF (lihat ke https://www.iatfglobaloversight.org/)
3

Kelonggaran yang diberikan untuk sertifikat IATF 16949:2016
Dalam situasi yang luar biasa ini, badan sertifikasi tidak diharuskan untuk menerbitkan kembali sertifikat dengan
segera. Dokumen ini bersama dengan pembaruan otomatis ke Basis Data IATF dan Pemeriksaan Validitas Sertifikat
IATF memberikan bukti bahwa sertifikat tersebut valid melampaui tanggal kedaluwarsa yang didokumentasikan yang
dicetak pada sertifikat.
4
Tidak akan ada sertifikat baru – untuk perpanjangan masa berlaku ini.
Apabila pelanggan kita melihat “tanggal kadaluwarsa” dari masa berlaku sertifikat – maka bukti bahwa sertifikat ini
masih valid ditunjukkan oleh database dari IATF – yang secara otomatis telah memperpanjang masa berlaku dari
sertifikat ini. (lihat penjelasan nomor 1 sebelumnya)
5
Apabila badan sertifikasi dan/atau Organisasi yang telah tersertifikasi IATF – berkehendak untuk memperbaharui
sertifikat yang ada saat ini – maka diatur sebagai berikut :
3.1.
Jika perubahan hendak dilakukan oleh Badan Sertifikasi yang diakui IATF – maka diharuskan untuk memperbarui sertifikat
karena perubahan apa pun, tanggal kedaluwarsa yang direvisi harus diperbarui sesuai dengan itu dan sertifikat tersebut akan
diunggah ke dalam Basis Data IATF.
3.2.
Jika organisasi tersertifikasi membutuhkan sertifikat IATF 16949 yang diperbarui, maka bisa menghubungi Badan Sertifikasi
yang telah mengerluarkan sertifikat tersebut. Selanjutnya badan sertifikasi akan melakukan proses perubahan sertifikat
sebagaimana yang telah diatur dalam bagian 3.1. diatas.

3RD. PARTY
IATF 16949:2016
AUDIT
Kelonggaran terhadap
Pelaksanaan audit pihak ke-3
dari IATF baik itu Stage 2/Inisial;
pembaharuan sertifikat
(Renewal) dan audit
Surveillance

Kelonggaran yang diberikan untuk Audit Inisial/Stage 2 – untuk
awal sertifikasi IATF 16949:2016
1
IATF lebih suka /lebih memilih dan/atau Mengutamakan audit dilakukan di lokasi. Namun, dalam kasus di mana audit
IATF 16949 tidak dapat dilakukan di lokasi dalam waktu dan interval yang diizinkan sesuai Aturan IATF, Edisi ke-5
bagian 5.1, IATF mengizinkan badan sertifikasi untuk melakukan audit menggunakan metode dan teknologi audit
jarak jauh (yaitu audit jarak jauh) dengan kondisi sebagai berikut: Terbukti jelas bahwa audit di tempat secara
teratur tidak mungkin dilakukan karena alasan yang terkait langsung dengan pandemi COVID-19.
Ketentuan ini – bisa jadi mempengaruhi untuk tidak selalu memutuskan audit ditunda karena adanya isu pandemic
Covid 19 sehingga audit tidak bisa dilakukan secara on site. Meskipun demikian penekanan bahwa alasan tidak bisa
Melaksanakan audit ini disebutkan dalam pernyataan : ..terbukti dengan jelas..(demonstrably evident) – adalah hal
yang patut diperhatikan.
Bukti ini bisa bersifat :
1. Regulasi dari pemerintah : adanya kebijakan Lockdown- pembatasan kegiatan berskala besar
2. Pabrik tidak bisa dikunjungi karena Pandemic Covid 19 – meski ini juga akan menjadi pertanyaan : kalau masih
bisa berproduksi – apa alasan tidak bisa dikunjungi? Kalau manajemen melarang menerima tamu – Bagaimana
bisa melarang pekerja masuk? – menurut saya pribadi – ini hanya mungkin kalau pabrik harus ditutup 14 hari
karena ada isu pandemic- dan bisa diperpanjang sesuai tindakan dan keputusan dari gugus tugas misalnya.
3. Pabrik tidak ada produksi dan/atau tidak ada order dari pelanggan otomotif.
4. Auditor tidak bisa datang ke pabrik – jadi ada alasan dari pihak auditor

2
Audit jarak jauh dilakukan sama seperti audit di lokasi tetapi menggunakan metode elektronik, seperti konferensi
video, untuk memperoleh bukti audit dari jarak jauh dan mengevaluasinya guna menentukan tingkat kesesuaian
dengan kriteria audit.
Audit jarak jauh – harus dilakukan sama dengan audit Lokasi. – Bagi saya pribadi ini akan memiliki kesulitan yang
tidak mudah karean diperlukan fasilitas yang bisa membuat audit jarak jauh ini bisa sama dengan audit dillokasi
(meski saya yakin : TIDAK MUNGKIN BISA SAMA. Ini mirip konsep Gemba Gembutsu. Dimana anda melihat
sendiri akan lebih efektif karena presepektif pandang anda tidak mungkin diwakili oleh alat bantu/kamera yang
dipegang orang lain untuk anda saat audit jarak jauh.
Lembaga sertifikasi harus memiliki proses yang ditentukan untuk menyetujui penggunaan metode audit jarak jauh
untuk setiap audit jarak jauh, termasuk alasan mengapa audit di lokasi tidak memungkinkan.3
Ketetapan yang dibuat badan sertifikasi ini – tentu tidak diminta persetujuan IATF dulu – dan ini menurut saya
akan menimbulkan kemungkinan perbedaan kebijakan satu sama lain. Bisa jadi ada anggapan CB satu “lebih
mudah” memberikan ijin audit remote sementara CB lain “lebih sulit”. Saya melihat audit remote – “bisa dianggap”
bisa lebih kurang teliti – bisa sedikit NC yang ditemukan. Sememtara saya menyadari di pihak auditor badan
sertifikasi mereka memiliki KPI untuk tidak menjadi auditor Soft Grading. – jadi anda melihat kemungkinan konflik
yang bisa terjadi bukan?

4
Jika tidak ada alasan yang terkait langsung dengan pandemi COVID-19 yang mencegah audit di lokasi dalam waktu
dan interval yang diizinkan, sesuai Peraturan IATF, Edisi ke-5, Badan sertifikasi harus melakukan audit di lokasi dan
audit jarak jauh tidak boleh digunakan.
Audit secara jarak jauh – bukan kemudahan – ini hanya berbeda metodenya. Itu yang anda harus ingat. Menganggap audit
jarak jauh berbeda dengan audit on site seperti : lebih pendek waktunya, lebih rendah beaya nya, atau lebih tidka teliti
adalah tidak tepat. Dalam penjelasan sebelumnya sudah disebutkan audit jarak jauh dan audit Lokasi harus sama. Hal ini
yang justru membuat saya pribadi “lebih perlu” dipikirkan. Karena saya harus melakukan audit sama baiknya – Ketika saya
hanya melihat ditempat lain dengan bantuan dari anda sebagai auditee saya. Ini tentu bukan hal yang mudah
Dalam kasus di mana lokasi manufaktur atau lokasi dukungan jarak jauh benar-benar ditutup, atau tidak memproduksi
suku cadang otomotif pada saat audit diperlukan, badan sertifikasi harus mengumpulkan informasi yang diperlukan dari
klien untuk memahami situasi mereka saat ini dan yang diharapkan di masa depan. Berdasarkan bukti yang
dikumpulkan, badan sertifikasi harus menentukan tanggal potensial untuk audit dan menghubungi kantor Pengawasan
IATF terkait dengan permintaan pembebasan.
5
Terdapat penanganan yang berbeda untuk kondisi dimana pabrik yang akan diaudit tidak sedang berproduksi produk
otomotif (karena tidak order) – dan/atau justru malah tidak bisa beroperasi . Evaluasi akan dilakukan badan sertifikasi untuk
mengajukan kelonggaran ke IATF – tentu sifat evaluasi ini dilakukan dengan melihat timing Pelaksanaan lebih Panjang –
tidak sesaat

3RD. PARTY
IATF 16949:2016
REMOTE AUDIT
Pelaksanaan audit
pihak ke-3 IATF 16949
:2016 dengan metode
jarak jauh

AUDIT DENGAN METODE JARAK JAUH
IATF 16949:2016
Jika kondisi di atas terpenuhi, maka lembaga sertifikasi dapat
melakukan audit dengan menggunakan remote
metode audit di situs klien berikut:
• - Lokasi manufaktur (termasuk lokasi manufaktur yang diperluas
/Extended Manufacturing)
• Lokasi Dukungan Jarak Jau
Jenis audit yang dapat dilakukan dengan metode audit jarak jauh:
• Audit awal (tahap 1 dan tahap 2)
• Dalam kasus di mana audit tahap 2 dilakukan dari jarak jauh,
validitas Sertifikat tidak boleh melebihi 12 bulan (tanggal
kadaluwarsa sertifikat adalah dua belas bulan dikurangi 1
hari). Audit selanjutnya akan menjadi sertifikasi ulang audit.
- Audit Surveillance
- Audit sertifikasi ulang
- Audit transfer
- Audit khusus

IATF 16949:2016
Perlu dicermati ini disini apa saja yang harus diperhatikan agar
bisa melakukan audit secara jarak jauh :
1. Dengan adanya aturan jarak jauh ini – maka penundaan audit
sebagaimana yang diatur dalam edisi ke-4 tidak bisa lagi
dilakukan mulai tanggal 1.1.2021 mendatang.
2. Permintaan audit jarak jauh HANYA BISA dilakukan apabila
memang ada bukti yang kuat Pelaksanaan audit secara
langsung/on site - tidak bisa dilakukan.
3. Untuk anda yang memutuskan audit jarak jauh untuk audit
inisial /stage 2 – maka anda memiliki konsekuensi
Melaksanakan audit pembaharuan sertifikat lebih cepat
karena masa berlaku seritifikat hanya 12 bulan kalender.

IATF 16949:2016
Lembaga sertifikasi harus menggunakan prinsip audit jarak jauh
yang diuraikan dalam:
• IAF ID 12 (Prinsip Penilaian Jarak Jauh) –
• IAF MD 4 (Penggunaan TIK untuk Tujuan Audit / Penilaian)
• Lampiran A - Persyaratan Audit Jarak Jauh IATF (lihat pada
bagian Annex 4)

PERHITUNGAN LAMANYAAUDIT JARAK
JAUH
REMOTEAUDIT DAY CALCULATION
Durasi audit jarak jauh harus setara dengan durasi audit di tempat menurut Aturan IATF, Edisi ke-5
bagian 5.2. (lihat gambar disamping)
Badan sertifikasi harus menghitung 10% dari total hari audit, tetapi tidak lebih dari maksimum
delapan (8) jam, dan menerapkan waktu ini untuk menyelesaikan langkah-langkah perencanaan
audit tambahan yang diperlukan untuk audit jarak jauh (lihat Lampiran A - IATF Remote
Persyaratan Audit untuk detailnya).
• Audit jarak jauh memiliki kesamaan dengan audit ditempat on site – jadi kalau ada shift maka ini juga
harus dilakukan. Tentu saja ini bukan hal yang mudah – karena keleluasaan audit akan semakin
sempit. Perlu ada Perencanaan dari kedua belah pihak.
• Standard 1 Md = 8 jam diterapkan dalam audit jarak jauh. Artinya anda bisa harus melakukannya dari
jam 08.00 hingga jam 17.00 – degan istirahat jam 12.00 -13.00 – apakah kita yakin bisa
melakukannya? – saya pribadi tidak bisa membayangkan akan duduk dan melakukan audit selama itu
– nonstop. Saya pikir ada banyak kasus terjadi audit dengan durasi lebih pendek. Auditor memerlukan
tempat khusus juga. Audit jarak jauh akan berantakan jika kita melakukan dengan model work from
home seperti belakangan ini. Ini juga bisa berbenturan dengan jam kerja auditee sendiri.
• Waktu 10% untuk Perencanaan sama halnya dengan waktu 10%-15% yang digunakan untuk membuat
Laporan sebelum closing meeting dalam audit di tempat

Perencanaan audit jarak jauh
Remote audit planning
1
Lembaga sertifikasi harus mematuhi semua persyaratan untuk membentuk tim audit sebagaimana ditentukan dalam
Aturan IATF, Edisi ke-5 bagian 5.6, dan untuk perencanaan audit di bagian 5.7, berdasarkan jenis audit tertentu.
• Sebelum audit jarak jauh – auditee memberikan informasi kondisi perusahaan /Organisasi untuk kurun waktu 12 bulan
terakhir- sama hal nya dengan audit di tempat.
• Di SGS – dikenal istilah APC : Audit Planning Confirmation.
• Tentu saja gagal menyediakan data – akan memerlukan pemeriksaan kelengkapan data sebelum review 1 jam data
APC ini sebelum audit Dimulai. Dan auditee bisa mendapatkan NC karena tidak memberikan data tepat waktu.
2
Lembaga sertifikasi harus memiliki proses untuk mengevaluasi dan memilih auditor pihak ketiga IATF 16949 yang
kompeten dalam penggunaan teknologi yang diperlukan untuk melaksanakan audit dari jarak jauh.
Audit jarak jauh hanya akan dilakukan oleh auditor pihak ketiga IATF 16949 yang memenuhi syarat.
• Kompetensi auditor yang akan melakukan audit jarak jauh harus dipastikan bisa melakukan audit proses dari auditee –
sama hal nya dengan audit di tempat. Hal ini disebut TAQF (Technical Qualification)– dan diatur mengikuti standard
ISO
• Bila diperlukan bisa menggunakan tenaga ahli sebagai pendamping auditor yang tidak memiliki kompetensi yang
dibutuhkan

3
Lembaga sertifikasi harus mewajibkan klien untuk memberikan informasi berikut terkait pandemi
COVID-19 untuk digunakan sebagai masukan untuk mengembangkan rencana audit:
a) Lama waktu klien ditutup, sebagaimana berlaku;
b) Rencana verifikasi awal / risiko yang teridentifikasi, dll. (setelah penghentian jangka menengah
[lebih dari 1 bulan], termasuk di berbagai wilayah operasi yang berbeda);
c) Setiap tindakan luar biasa yang diambil;
d) Sumber daya hilang (permanen atau sementara);
e) Perubahan peraturan atau kondisi operasi (termasuk keselamatan operator);
f) Daftar pelanggan ke situs, mengidentifikasi mana yang beroperasi atau tidak
• Setiap badan sertifikasi melakukan evaluasi dengan “tambahan informasi wajib yang harus
disampaikan oleh auditee” agar audit jarak jauh ini “relevant” untuk dilakukan.
• Tidak ada waiver yang harus diajukan – semua analisa dilakukan badan sertifikasi dan diunggah ke
dalam bank data dari IATF
• Dari syarat wajib yang disebutkan : saya pribadi berpendapat – akan banyak kesulitan – karena
“terlambatnya kebijakan audit jark jauh ini ditetapkan” disamping itu industry otomotif sendiri meski
masih rendah sudah bergerak.
• Hanya point e yang paling relevan masih ditemukan saat ini.

4
Tim audit harus berhasil melaksanakan Persyaratan Audit Jarak Jauh IATF - bagian
Perencanaan (lihat Lampiran A dalam dokumen ini), termasuk IAF MD4 (Penggunaan
ICT untukTujuan Audit / Penilaian)...
• Badan sertifikasi perlu membuat rujukan internal – agar Pelaksanaan audit jarak jauh sesuai dengan
lampiran A dari dokumen waiver ini.
• ICT – adalah penggunaan peralatan bantuan yang didukung oleh teknologi digital dalam melakukan audit
jarak jauh.
• Setiap badan sertifikasi akan berupaya mengembangkan alat bantu ini – selain yang sudah tersedia secara
umum seperti skype, atau model rapat jarak jauh seperti Zoom, MS team, Google meeting dan banyak lagi.
• Tentu saja ada pertimbangan keamanan pertukaran data dalam hal ini. Hal ini tidak perlu dirisaukan
karena dalam audit langsung juga menjadi dalil audit kalau auditor menjaga kerahasiaan dari semua data
yang dilihat dan dipakai selama audit
• Dokumen IAF – akan diberikan terpisah dari materi presentasi ini untuk pembaca

5
Berdasarkan penyelesaian persyaratan perencanaan audit yang disebutkan di atas, lembaga
sertifikasi harus menentukan apakah layak untuk melanjutkan audit jarak jauh atau tidak.
Keputusan harus didokumentasikan dan disimpan sebagai bagian dari catatan audit (lihat
Lampiran Aturan 3).
Rencana audit akhir harus dengan jelas mengidentifikasi apakah audit akan dilakukan dari jarak
jauh.
• Badan sertifikasi memutuskan – apakah audit jarak jauh bisa dilakukan atau tidak dari evaluasi
pendahuluan yang dilakukan.
• Tidak perlu mengajukan persetujuan ke IATF (waiver) – Catatan keputusan akan disimpan dalam bank
data IATF sebagai mampu telusur audit jarak jauh yang akan dilakukan.
• Badan sertifikasi mengeluarkan rencana audit – audit plan – yang secara jelas menyebutkan kalau audit
akan dilakukan secara jarak jauh

PELAKSANAAN
AUDIT JARAK
JAUH
CONDUCTINGTHE REMOTEAUDIT

1
Audit jarak jauh ini dilakukan sebagai audit standard dari IATF – dan harus bersesuaian
dengan IATF Rules, edisi ke-5- bagian nomor 5.8 - 5.12, 5.14 dan 6.4 - 7.2 (tergantung
dari jenis audit yang akan dilakuka).
• Audit jarak jauh bukan audit pengganti – akan tetapi audit standard yang dilakukan tidak dengan cara
konvensional.
• Ini bisa berlaku untuk semua macam audit 3rd., party dari IATF
• Tata cara aturan audit - jarak jauh menggunakan semua tata cara audit yang ada dalam IATF rules edisi
ke-5.
Pelaksanaan audit jarak jauh
Conduction the remote audit
Pelaksanaan audit jarak jauh harus mengikuti standard Pelaksanaan yang telah ditetapkan dalam
lampiran A (Annex A ) dari dokumen waiver edisi ke-5 ini -2
• Badan sertifikasi akan menyesuaikan semua standard internal mereka dengan persyaratan yang tertera
dalam lampiran A ini.
• Persyaratan yang ditetapkan IATF ini – tentu tidak bisa disama ratakan dengan audit jarak jauh dari sistem
manajemen lainnya seperti : lingkungan, safety, dan lain sebagainya.

3
Selain konten laporan audit menurut Peraturan IATF, Edisi ke-5 bagian 5.10, laporan tersebut
harus secara jelas menyertakan penjelasan berikut ini di bagian Ringkasan Audit pada halaman
hasil dalam laporan audit:
1. Setiap bagian dari aktivitas audit yang tidak dapat diselesaikan secara efektif, atau yang tidak
dapat ditentukan secara lengkap (misalnya kegagalan teknologi);
2. Setiap bagian audit yang telah dikecualikan selama persiapan perencanaan audit; dan
3. Risiko terhadap pelanggan karena perubahan terkait COVID-19, terutama pelanggan OEM
IATF.
• IATF memberikan tambahan persyaratan isi dari Laporan hasil audit selain yang sudah ditetapkan dalam
IATF Rules.
• Dasar pertimbangan : karena keputusan audit jarak jauh ini hanya bisa dilakukan apabila terdapat isu
Pandemic dari Audite – terutama resiko dan dampak kepada pelanggan dari auditee- apalagi untuk
pelanggan IATF OEM (mendapat prioritas seperti biasa).
• Apabila audit tidak berjalan dengan lancer – karena isu alat dan/atau pra sarana yang digunakan maka
harus dilaporkan – saya pribadi kurang begitu paham – bukankah dengan cara jarak jauh ini justru
pengaturan ulang dari Pelaksanaan audit akan lebih mudah?

4
Jika selama audit sebagian dari aktivitas audit tidak dapat diselesaikan secara efektif, maka
jumlah waktu yang setara harus ditambahkan ke audit berikutnya untuk mencakup aktivitas
tersebut secara memadai.
• Apabila audit tidak berjalan dengan lancer – karena isu alat dan/atau pra sarana yang digunakan maka
kekurangan waktu audit akan ditambahkan ke audit berikutnya. Dalam audit ditempat – hal ini juga sudah
ditetapkan apabila terdapat kekurangan waktu audit. Jadi ini menyamakan dengan aturan untuk
kekurangan waktu audit untuk audit yang biasa dilakukan ( on site audit)
Selama pertemuan penutupan audit jarak jauh, tim audit harus menjelaskan kepada klien setiap
peningkatan hari audit untuk audit berikutnya berdasarkan hasil audit jarak jauh.
5 • Tambahan waktu audit untuk periode audit berikutnya ini harus disampaikan secara eksplisit – selain sudah
disampaikan dalam Laporan audit yang dibuat – kepada auditee saat closing meeting
Badan sertifikasi harus mengidentifikasi audit sebagai audit jarak jauh dalam database IATF.
6
• Dalam bank data IATF – akan bisa dibedakan audit yang dilakukan jarak jauh dengan audit yang
dilaksanakan dengan cara konvensional - langsung

4
• Ini adalah bagian dari Pengendalian Kesesuaian audit jarak jauh yang dilakukan badan sertifikasi –
oleh IATF terhadap persyaratan yang telah dikeluarkan.
• Pilihan sample akan ditetapkan oleh IATF – bukan badan sertifikasi
• Auditee tidak diperkenankan menolak apabila menjadi sampling dari witness audit jarak jauh dari IATF
ini.
CATATAN:
IATF berhak untuk menyaksikan atau mengamati audit jarak jauh apa pun, termasuk
perencanaan audit antara klien dan auditor CB untuk menguji teknologi yang akan digunakan
untuk audit jarak jauh. Klien tidak dapat menolak untuk menyaksikan atau mengamati audit jarak
jauh oleh auditor saksi IATF atau perwakilan IATF

PENUNDAAN AUDIT
YANGTELAH DIATUR
DALAM DOKUMEN
WAIVER EDISI KE-4
SEBELUMNYA
POSTPONEDAUDITS IN ACCORDANCEWITH
THE PREVIOUSVERSIONOFTHIS DOCUMENT

Audit yang akan jatuh tempo mulai 1 Januari 2021 dan seterusnya tidak
dapat lagi menerapkan ketentuan dan pengecualian yang dijelaskan
dalam revisi sebelumnya dari dokumen ini (disediakan di bawah
sebagai referensi).
• Semua pengaturan tambahan yang telah diberikan untuk Pandemic
Covid 19 – dengan waiver edisi ke-4 sebelumnya tidak berlaku lagi
setelah tanggal 1.1.2021
• Semua kelonggaran untuk melakukan penundaan audit tidak bisa
diputuskan lebih dari tanggal 1.1.2021 – misalkan audit surveillance
atau renewal November 2020 tidak bisa diundur hingga tanggal
1.1.2021.
• Mulai tanggal 1.1.2021 semua audit IATF kembali ke persyaratan
semula.
1
2
Ketidaksesuaian yang memerlukan keputusan penerimaan
setelah 1 Januari 2021 harus mengikuti persyaratan dalam
Aturan IATF, Edisi ke-5 bagian 5.11.
• NC management yang dikeluarkan untuk audit mulai oktober 2020
– harus kembali ke persyaratan awal – tidak bisa lagi menggunakan
kelonggaran yang diberikan dalam waiver edisi ke-4.

Untuk klien dengan audit yang ditunda, lembaga sertifikasi harus
melakukan audit di tempat atau jarak jauh. Waktu audit (di lokasi atau
jarak jauh) tidak boleh melebihi ekstensi saat ini yang dijelaskan di
bagian dokumen ini. Badan sertifikasi harus mematuhi semua
persyaratan yang berlaku yang ditetapkan dalam Aturan IATF, Edisi
ke-5
• Pembatalan aturan penundaan audit pada edisi ke-4 – mengembalikan pengaturan
audit seperti semula – lihat IATF rules skema dibawah ini.
• Pelaksanaannya bisa dilakukan dengan audit ditempat (yang sudah biasa
dilakukan) atau lewat audit jarak jauh
3

Mulai 1 Januari 2021, acara pemantauan tidak lagi diizinkan.
Bagian dokumen ini menjelaskan bagaimana mengelola audit
yang ada yang telah ditunda karena pandemi COVID-19 sebelum
rilis Revisi 5 dokumen ini
• Dalam waiver edisi ke- 4 sebelumnya – apabila audit surveillance yang
ditunda hingga 90 hari + perpanjangan masa suspended certificate
hingga 90 hari – tetap tidak memungkinkan audit ditempat maka audit
surveillance bisa diganti dengan pemantauan yang dilakukan secara
remote site dan review dokumen saja. Dengan adanya ketentuan audit
harus kembali ke IATF rules – bagian ke 5 – pada point nomor 3 diatas –
ketentuan ini tidak diperkenankan lagi mulai 1.1.2021.
• Pelaksanaan masih mungkin dilakukan – sebelum tanggal 1.1.2021 –
mengikuti aturan dalam waiver edisi ke-4.
4

KELONGGARAN IATF AUDIT
SEBELUMTANGGAL 1.1.2021
Kelonggaran terhadap Pelaksanaan audit pihak ke-3 dari IATF yang telah ditetapkan dalam
Waiver edisi ke-4 – masih tetap bisa dilakukan sebelum tanggal 1.1.2020 untuk Stage
2/Inisial; pembaharuan sertifikat (Renewal) dan audit Surveillance

Audit Inisial/Stage 2 – untuk awal sertifikasi IATF 16949:2016
1
Dalam kasus di mana audit tahap 2 tidak dapat dilakukan dalam sembilan puluh (90) hari kalender yang
ditentukan sejak hari terakhir (closing meeting) dari tinjauan kesiapan tahap 1 (audit stage 1 untuk
memeriksa kesiapan audit stage 2), IATF memberikan perpanjangan tambahan sembilan puluh (90) hari
kalender untuk memulai audit tahap 2 (stage 2 audit/ initial audit).
Dalam kasus di mana audit awal (tinjauan kesiapan tahap 1 dan audit tahap 2) akan dilakukan untuk
"meningkatkan" dari surat Kesesuaian (letter of conformance) menjadi sertifikat IATF 16949, IATF
memberikan perpanjangan tambahan sembilan puluh (90) hari kalender dari hari berakhirnya masa
berlaku surat kesesuaian ini (letter of conformance) dengan pengurangan maksimum 50% pada audit
stage 2 yang dilakukan.
Maka dapat disimpulkan disini – kelonggaran yang diberikan menyatakan bahwa audit initial/stage 2
audit sudah harus selesai dilaksanakan maksimum seratus delapan puluh (180) hari kalender dari
hari terakhir tinjauan kesiapan tahap 1 (readiness audit – stage 1).

Audit Inisial/Stage 2 – untuk awal sertifikasi IATF 16949:2016
2
Dalam kasus-kasus di mana audit awal (audit tahap 2) akan dilakukan untuk "mengajukan kembali
surat kesesuaian lain", IATF memberikan perpanjangan tambahan sembilan puluh (90) hari
kalender untuk memulai dengan pengurangan maksimum 50% pada tahap 2 hari audit setelah
tanggal berakhirnya surat kesesuaian.
Dalam situasi di mana lokasi pendukung jarak jauh tidak dapat diaudit sebelum lokasi pembuatan,
sebagaimana disyaratkan sesuai Peraturan IATF Edisi 5 bagian 5.5, Badan Sertifikasi akan
menyerahkan surat pernyataan kepada Kantor Pengawasan IATF yang relevan untuk pertimbangan
persetujuan ( badan sertifikasi harus mengajukan permintaan kelonggaran untuk disetujui kepada
badan pengawasan IATF)
• Sesuai dengan IATF Rules – edisi ke-5 – bagian 6.4. untuk Initial Audit – apabila sampai 180 hari stage 2
tidak bisa dilakukan maka stage 1 audit harus diulang kembali.
• Dengan alasan Covid 19 – Remote site : bisa diajukan untuk tidak diaudit lebih dahulu dari Pabrikan
sebagaimana yang ditetapkan dalam IATF Rules.

Surveillance audit IATF 16949:2016
1
Apabila audit surveillance tidak dapat dilakukan dalam interval dan waktu yang diijinkan sesuai
dengan Aturan IATF, Edisi 5 (Tabel 5.1: Interval audit surveillance), IATF memberikan
perpanjangan tambahan sembilan puluh (90) hari kalender untuk bisa melakukan audit
surveillance tanpa memulai proses desertifikasi. Dalam gambar grafik dibawah hal Ini disebut
sebagai "ekstensi 90 hari pertama". Ketika waktu tambahan ini tidak dapat dipenuhi, proses
desertifikasi harus dimulai sesuai dengan Aturan 5 IATF Edisi, bagian 8.1 e). Dalam grafik
dibawah mengarah ke ekstensi 90 hari tambahan yang disebut sebagai "ekstensi 90 hari ke-2" ..
CATATAN: selama periode penangguhan sertifikat tetap valid dan masih diakui oleh IATF.
Dalam kasus di mana proses desertifikasi telah dimulai sebelum tanggal 27 Maret 2020 sesuai dengan
Peraturan IATF, Edisi 5, bagian 8.1 e), Badan Sertifikasi akan mengangkat penangguhan yang telah
diberlakukan dan mengikuti persyaratan waktu dalam paragraf di atas.

1

2
Ketika audit pengawasan di tempat tidak dapat dilakukan karena COVID-19 dan dalam ekstensi luar
biasa yang dijelaskan di atas – IATF telah mengeluarkan kebijakan baru yaitu Pemantauan IATF
16949/IATF 16949 Monitoring harus dilakukan – detail penjelasan dapat dilihat pada bagian
Pengawasan IATF 16949.
Pemantauan IATF 16949 harus dilakukan dalam periode dari 30 hari sebelum berakhirnya
perpanjangan COVID-19 ke-2 hingga 60 hari setelah berakhirnya perpanjangan COVID-19 ke-90 hari
ke-2 (yaitu Periode Pemantauan IATF 16949 , lihat grafik illustrasi diatas), dan hanya jika terbukti nyata
bahwa audit di tempat secara berkala tidak mungkin dilakukan, lihat grafik di atas.
IATF 16949 Pemantauan tidak lagi berlaku 60 hari setelah berakhirnya perpanjangan COVID-19 ke-2.
Pengawasan IATF 16949 – harus dilakukan paling cepat pada periode hari ke-150 penangguhan dari
audit Surveillance. Harap memperhatikan penekanan bahwa harus ada alasan kuat kalau audit memang
tetap tidak bisa dilakukan sampai dengan hari ke-150 ini.

3
Jika Pemantauan IATF 16949 dilakukan dan hasil evaluasi memutuskan risiko yang ditimbulkan
rendah (lihat bagian mengenai Pemantauan IATF 16949), maka penangguhan akan dicabut.
Sertifikat bisa ditarik untuk dua kondisi berikut:
1. Jika acara Pemantauan IATF 16949 tidak dijadwalkan oleh lembaga sertifikasi untuk terjadi
selama Periode Pemantauan IATF 16949 (lihat grafik di atas)
2. Pemantauan IATF 16949 dilakukan selama Periode Pemantauan IATF 16949, tetapi penilaian
risiko rendah tidak tercapai sebelum akhir Periode Pemantauan IATF 16949 (lihat bab
Pemantauan IATF 16949)
Perlu dipahami [ada saat Pengawasan IATF 16949 hal penting berikut ini :
1. Hasil evaluasi harus disimpulkan LOW RISK – agar penangguhan sertifikat bisa dibatalkan – dan
menggantikan surveillance audit.
2. Pembatalan sertifikat – bisa terjadi karena badan sertifikai TIDAK MENJADWALKAN pemantauan
IATF 16949 ini dengan benar.

Renewal audit IATF 16949:2016
(Pembaharuan sertifikat – IATF 16949)
1
Dalam kasus di mana audit sertifikasi ulang yang disyaratkan tidak dapat dilakukan di tempat dalam
interval dan waktu yang diizinkan sesuai dengan Aturan IATF, Edisi ke-5 bagian 5.1.1 untuk alasan yang
terkait langsung dengan pandemi COVID-19, waktu audit sertifikasi ulang dapat diperpanjang sesuai
grafik di bawah ini.
Penjadwalan audit sertifikasi ulang di lokasi harus menyediakan waktu yang cukup untuk menutup
atau menyelesaikan 100% ketidaksesuaian yang mungkin timbul pada audit sertifikasi ulang di lokasi
dan keputusan sertifikasi yang dibuat sebelum berakhirnya jangka waktu yang lama dari sertifikat IATF
16949 yang ada.
Jika tidak ada alasan yang terkait langsung dengan pandemi COVID-19 yang mencegah audit
sertifikasi ulang di lokasi dalam interval dan waktu yang diizinkan sesuai dengan Aturan IATF, Edisi
5 bagian 5.1.1, maka badan sertifikasi akan melakukan audit sertifikasi ulang di tempat dan
ekstensi dari kelonggaran ini tidak akan diterapkan.

Kelonggaran yang diberikan untuk Renewal audit IATF 16949:2016
3

Renewal audit IATF 16949:2016
2
• IATF telah membuat keputusan yang benar dari kelonggaran pembaharuan sertifikat/renewal ini
– agar konsisten dengan kebijakan memperpanjang masa berlaku sertifikat yang telah
diberikan.
• Meski demikian hal penting apa yang patut dimengerti untuk hal diatas adalah :
• Semua temuan HARUS SUDAH BISA DITUTUP- sebelum masa berlaku sertifikat berakhir.
Termasuk Apakah temuan ini bersifat Major atau kalau dinyatakan selesai dengan 100%
resolved.
• Badan sertifikasi dan Client harus menghindarkan kelonggaran waktu audit tanpa alokasi
waktu yang cukup untuk menutup temuan Major NC dan/atau 100% resolved.

Transfer audit IATF 16949:2016
1
Dalam kasus di mana audit transfer direncanakan berlangsung pada waktu audit sertifikasi
ulang/Renewal Audit maka proses audit mengikuti penjelasan dalam IATF Rules 5th., edition (lihat
Peraturan IATF, Edisi 5 bagian 7.1.1), audit transfer sendiri harus diselesaikan selambat-
lambatnya 120 hari kalender sebelum tanggal kedaluwarsa yang diperpanjang dari sertifikat IATF
16949 saat ini valid.
Pelaksanaan audit transfer mengikuti kebijakan pelonggaran jadwal audit renewal yang diberikan yakni–
maksimal 120 hari – dengan demikian bisa diartikan audit transfer ini harus sudah selesai paling tidak 60
hari sebelum sertifikat kadaluwarsa. Oleh sebab itu hal hal berikut ini harus menjadi perhatian :
1. Perpanjangan 120 hari bisa saja tidak mutlak 120 hari – semua tergantung pada tanggal
kadaluwarsa sertifikat. Yang anda harus Lakukan – gunakan tanggal sertifikat sebagai acuan –
apabila tanggal sertifikat ini diperpanjang maka periode pelonggaran jadwal renewal adalah -63 hari
dari tanggal perpanjangan sertifikat ini.
2. Pelaksanaan NC management – akan lebih pendek – karena harus sudah bisa diselesaikan sebelum
tanggal sertifikat kadaluwarsa

Transfer audit IATF 16949:2016
2
Dalam kasus di mana audit transfer direncanakan berlangsung selama siklus audit surveillance ,
Badan Sertifikasi yang baru masih diizinkan untuk mentransfer klien dengan menggunakan
kelonggaran selama kondisi kelonggaran global untuk tidak melakukan audit surveillance bisa
dipenuhi.
Catatan
jika permintaan transfer ditolak selama situasi yang luar biasa ini dalam proses audit transfer semi
otomasi dari Database IATF (lihat Peraturan IATF Edisi 5, bagian 7.1.1),
Badan Sertifikasi diminta untuk menghubungi Kantor Pengawasan IATF yang relevan.
Pelaksanaan audit transfer tetap dilakukan sesuai procedure dalam IATF rules 5th.,edition kecuali waktu
pelaksanaannya bisa menggunakan kelonggaran waktu audit yang telah dikeluarkan IATF pada masa
Pandemic Covid-19 ini.

Special audit IATF 16949:2016
1
Khusus untuk Surveillance audit :
Karena terdapat kasus Pandemic dan Pelaksanaan special audit/audit khusus (wajib) di tempat tidak
dapat dilakukan, IATF memberikan perpanjangan tambahan sembilan puluh (90) hari kalender untuk
memulai dengan audit khusus. – ini berarti total waktu NC management akan bisa diperpanjang dari
standard awal 90 hari menjadi 180 hari. Dengan Catatan selama periode 90 hari pertama – special audit
tidak bisa dilakukan. Kalau bisa dilakukan maka- kelonggaran ini tidak bisa digunakan/dilakukan.
Special audit/Audit Khusus adalah audit diluar jadwal audit wajib untuk sertifikasi IATF. Pelaksanaan
audit khusus dilakukan untuk hal-hal berikut ini :
1. Menutup temuan Major (NC Management Major NC).
2. Menutup temuan Minor (NC Management Minor NC) – tetapi tidak wajib.
3. Containment action untuk temuan Major – semisal dalam temuan ini disebutkan design remote
function tidak dinyatakan dengan efektif dan harus diaudit.
4. Terdapat Keluhan pelanggan yang diterima (lihat bagian 8.0 dari IATF Rules edisi ke-5)
5. Terdapat notifikasi status khusus yang diterima dari IATF OEM

Special audit IATF 16949:2016
2
CATATAN: dampak Coronavirus ini dapat memengaruhi situs atau proses sertifikasi pada
periode waktu yang berbeda; untuk itu Pelaksanaan special audit/audit khusus untuk
menutup ketidaksesuaian Major (Major NC), serta keputusan menutup NC dengan 100%
resolved dengan waktu yang diperpanjang – lihat penjelasan NC Management setelah ini.
IATF juga menyadari bahwa perpanjangan untuk melakukan audit khusus yang diperlukan
akan menghasilkan situasi di mana penangguhan sertifikat akan melebihi 110 hari kalender.
Selain itu, dalam situasi ini sertifikat yang ditangguhkan masih tetap valid dan masih diakui
oleh IATF.
Selanjutnya - dalam semua situasi yang disebutkan di atas, Badan Sertifikasi harus
memasukkan Catatan dalam database IATF : bidang komentar yang relevan dari audit yang
terkena dampak dan / atau sertifikat yang terpengaruh.

NC MANAGEMENT
Tindak lanjut temuan audit

1
Jika klien tidak dapat mengirimkan dokumentasi yang diperlukan sesuai waktu Peraturan IATF
Edisi ke-5, bagian 5.11.1 dan / atau 5.11.2 karena alasan yang terkait langsung dengan
pandemi COVID-19, IATF memberikan perpanjangan tambahan maksimal sembilan puluh
(90) hari kalender untuk semua langkah relevan yang diperlukan untuk diselesaikan
(termasuk persyaratan waktu dari Aturan IATF Edisi ke-5, bagian 5.11.3), sebagaimana
berlaku.
Perluasan tambahan harus dipahami sebagai perluasan potensial maksimum untuk
keseluruhan proses dan tidak dipahami sebagai perluasan potensial untuk setiap langkah. Hal
ini menghasilkan perpanjangan keseluruhan maksimum sembilan puluh (90) hari kalender
untuk menyelesaikan proses tindakan korektif.
• Pemberian kelonggaran pelaksaan NC management lebih dari 90 : harus memiliki alasan yang
kuat hambatan Pelaksanaan NC management karena Pandemic Covid-19
• Tambahan waktu 90 hari ini – dihitung dari total waktu tindakan NC management dari mulai
containment action, effectiveness NC management oleh klien serta effectiveness review perbaikan
system oleh badan sertifikasi. Dengan adanya pandemic mendapat kelonggaran perpanjangan
maksimal 90 hari – jadi maksimal 180 hari dari tanggal closing meeting audit.

2
Dalam kasus di mana klien tidak dapat menyelesaikan proses tindakan korektif yang didefinisikan
oleh Peraturan IATF Edisi 5 bagian 5.11.1 atau 5.11.2,dan/atau CB tidak dapat menyelesaikan
audit khusus di lokasi untuk memverifikasi pelaksanaan tindakan korektif yang efektif, untuk alasan
yang secara langsung terkait dengan pandemi COVID-19, Badan sertifikasi dapat menganggap
ketidaksesuaian 100% diselesaikan, jika kondisi berikut telah dipenuhi:
a) Ekstensi 90 hari manajemen yang tidak sesuai telah terlampaui, dan
b) Klien menyerahkan bukti yang memenuhi persyaratan Peraturan IATF Edisi 5 bagian 5.11.3 a)
dan b)
Ketika ketidaksesuaian penting – critical NC atau NC dengan kategori Major dianggap masih belum
bisa ditutup tetapi dengan hasil 100%resolved lembaga sertifikasi akan menjadwalkan audit
khusus di lokasi segera setelah audit di lokasi diizinkan.
• Keputusan untuk menyatakan NC management sudah efektif atau tidak – bisa ditunda – dengan
status 100% resolved – dengan persyaratan yang telah ditetapkan diatas.
• Khusus untuk NC management temuan Major : harus sudah ditutup dengan special audit – hanya
saja waktu pelaksanaannya berdasarkan kondisi yang ada apakah sudah memungkinkan untuk
melakukan special audit.

NC Management
Penyelesaian/tindak lanjut hasil temuan audit
3
Ketika ketidaksesuaian minor dianggap terbuka tetapi 100% terselesaikan, verifikasi di tempat
tindakan korektif ada pada kebijaksanaan CB per Peraturan IATF Edisi ke-5 bagian 5.11.5.
Lembaga sertifikasi harus meninjau bukti tindakan korektif yang diajukan oleh klien dan
menentukan langkah selanjutnya per proses untuk ketidaksesuaian minor dalam Peraturan
IATF edisi ke-5 bagian 5.11.
CATATAN: Untuk ketidaksesuaian minor yang 100% resolved karena alasan yang terkait langsung
dengan pandemi COVID-19, audit khusus di lokasi tidak diperlukan sebelum audit di lokasi yang
direncanakan berikutnya. Namun, untuk ketidaksesuaian utama, audit khusus di lokasi diperlukan
ketika audit di lokasi diizinkan.
Dalam kasus di mana klien tidak dapat menyerahkan dokumentasi yang diperlukan atau ditemukan
tidak dapat diterima dan perpanjangan dilampaui, hasil audit akhir dianggap gagal, database IATF
harus diperbarui dan sertifikat ditarik.
4

Ketentuan ini – hanya berlakukan untuk evaluasi efektifitas NC manajemen yang dilakukan secara on
site.
Kelonggaran perpanjangan waktu untuk NC manajemen – baik untuk badan sertifikasi dan/atau client
– hanya jika proses NC management tidak bisa dilakukan karena isu Pandemic Covid 19.
Badan sertifikasi memberikan keputusan 100% resolved untuk kondisi tersebut diatas – bukan
memperpanjang masa Pelaksanaan NC management dan penyelesaian 100% resolved ini tidak
sama dengan ketentuan penyelesaian 100% resolved normal - harus segera diselesaikan oleh
badan sertifikasi Ketika Pelaksanaan special audit dari NC manajemen ini bisa dimungkinkan untuk
dilakukan. Meskipun demikian untuk NC minor – Pelaksanaan evaluasi efektifitas NC tidak harus
dilakukan secara on site. Sementara untuk NC major harus dilakukan secara on site apabila
dimungkinkan
5

KEPUTUSAN
STATUS
SERTIFIKAT
Certificate Decision

Keputusan status sertifikat
1
Seperti dijelaskan dalam bagian di atas "Audit khusus/special audit" dan "Manajemen
ketidaksesuaian/NC Management", IATF memberikan perpanjangan tambahan sembilan puluh (90)
hari kalender untuk mengirimkan data dan melakukan audit khusus/special audit.
Selanjutnya, IATF memberikan perpanjangan maksimum tambahan sembilan puluh (90) hari kalender
yang dapat diterapkan untuk membuat keputusan sertifikasi.
Jika ekstensi untuk manajemen ketidaksesuaian (NC Management) dan melakukan audit khusus
(Special audit) telah sepenuhnya digunakan dan audit di tempat tidak dimungkinkan, ketidaksesuaian
utama yang terkait harus dianggap terbuka, tetapi 100% terselesaikan (100% resolved).
Audit khusus/special audit di lokasi yang relevan harus dilakukan segera setelah audit di tempat
diizinkan

AUDITOR
ASSIGNMENTS
Penugasan Auditor

Auditor Assignments > Penugasan Auditor
1
Selama masa pandemic Covid 19 - Dalam kasus di mana anggota tim audit asli tidak dapat
ditugaskan untuk audit di tempat karena untuk pembatasan perjalanan resmi, Badan Sertifikasi
dapat menetapkan auditor baru yang ditugaskan sebagai anggota tim yang akan diaudit (lihat
Peraturan IATF, Edisi 5 bagian 5.6 - force majeure).
Badan sertifikasi akan menentukan hari audit tambahan, jika diperlukan, berdasarkan pengalaman
dengan klien. Anggota tim audit yang baru ditugaskan diizinkan untuk berpartisipasi dalam tim audit
untuk siklus audit tiga (3) tahun berikutnya

Informasi yang harus diberikan dalam
Pemantauan IATF 16949:2016

Informasi yang harus diberikan oleh organisasi kepada badan
sertifikasi dalam Pemantauan IATF 16949:2016
Badan sertifikasi harus memberi tahu klien bahwa informasi berikut ini harus tersedia pada saat acara
Pemantauan IATF 16949. Informasi yang diberikan dari bagian a) sampai t) harus mencakup proses dan
hasil kinerja dari Pabrikan serta remote supporting function terkait.
a) The number of employees of the site and all associated remote support location(s)> Jumlah tenaga
kerja dipabrik serta di site pendukung -
b) the client’s Quality Management System documentation, including evidence about conformity to IATF
16949 requirements and showing the linkages and interfaces to any remote support functions and/or
outsourced processes > Standard dokumen system manajemen mutu : quality manual, matrik
kesesuaian antara system manajemen mutu dengan persyaratan IATF; peta proses yang
menunjukkan interaksi proses termasuk dengan site pendukung, serta matrix implemtasi CSR
terhadap standard proses.
c) customer and internal performance data since the previous audit; >Kinerja perusahaan untuk periode
lebih dari 12 bulan terakhir : kinerja internal dan eksternal yang diukur oleh perusahaan dari data yang
digunakan/disampaikan pada saat audit terakhir dilaksanakan.

Informasi yang harus diberikan oleh organisasi kepada
badan sertifikasi dalam Pemantauan IATF 16949:2016
d) customer satisfaction and complaint summary since the previous audit, including a copy of the latest
customer reports and/or scorecards; profil kepuasan pelanggan – dokumen Pdf dari score card
performance yang diterima, print screen performance yang diterima apabila performance ini diterima
bentuk akses ke website pelanggan, data Keluhan pelanggan (0 km maupun warranty bila ada) – dari
mulai data audit terakhir hingga masa pemantauan IATF 16949:2016).
e) identification of any customer special status condition since the previous audit > Untuk
Organisasi/Pabrikan dengan pelanggan IATF OEM – identifikasi kondisi khusus/special yang diterima
dari mulai audit terakhir hingga masa pemantaun IATF 16949.
f) notification about any new customers since the previous audit; Memberitahukan pelanggan baru –
yang belum termasuk dalam audit terakhir. Penerimaan untuk membuat penawaran (RFQ) – sudah bisa
dianggap sebagai pelanggan baru.
g) results of internal audits and management review since the previous audit, including extraordinary
measures due to COVID-19; hasil audit internal dan tinjauan manajemen – termasuk kegiatan yang
dilakukan karena isu pandemic Covid-19 - termasuk contingency plan (jika diperlukan) – dari mulai
data audit terakhir hingga saat pemantauan IATF 16949.

h) Start up verification plan/risks identified etc. (after medium term shutdowns [greater than 1 month]
associated with the COVID-19 pandemic);Apabila kondisi pabrik telah berhenti lebih dari 1 bulan –
bukti Pelaksanaan proses verifikasi proses dan produk dan Pengendalian resiko – sebelum start – up
sebagai bagian dari tindakan setelah shutdown bisa disampaikan.
i) Equipment Maintenance status;
j) Measurement equipment calibration status;
k) Length of time the client was shut down (as applicable)-Informasi berapa lama produksi tidak
berjalan
l) Resources lost due to COVID-19 pandemic; Informasi berkurangnya sumberdaya karena pandemic –
semisal berkurangnya karyawan, menutup Gudang pendukung, kehilangan pemasok dan Seterus.
m) List any processes distributed across different locations or regions impacted by the COVID-19
pandemic;Informasi mengenai kegiatan pengiriman dan mendatangkan material/component yang
dibutuhkan dari area yang terdampak Covid-19 –
n) Changes in regulations or operating conditions due to the COVID-19 pandemic (including operator
safety);informasi perubahan regulasi terkait dengan adanya pandemic Covid-19 – seperti
dilakukannya PSBB di Indonesia – untuk daerah daerah memiliki beberapa perbedaan regulasi.

o) List of customer CSRs which cannot be met and corrective action plans to address the gap(s);
Daftar persyaratan pelanggan yang tidak bisa dlaksanakan karena adanya Pandemic Covid 19
dan rencana tindak lanjut yang akan dilakukan.
p) List of customers to the site identifying which are operational or not; Daftar pelanggan dan
kondisinya : sedang berjalan atau tidak sedang berjalan
q) Major changes in the QMS since the prior onsite audit; Perubahan mendasar yang telah
dilakukan dari audit terakhir yang dilakukan
r) Identification of any new products or processes initiated just before the impact of the COVID-
19 pandemic; Informasi adanya project baru/new produk yang sedang dikerjakan – termasuk
project yang sedang berjalan pada saat Pandemic terjadi.
s) Whether or not the client has multiple customer programs, new program launches and
stage/maturity of the launches ;informasi tentang klien memiliki beberapa program
pelanggan, peluncuran program baru dan tahap / kematangan peluncuran;
t) Whether or not the site has safety – critical commodities. Informasi mengenai part safety dari
project yang dikerjakan

Badan sertifikasi harus menganalisis informasi yang disediakan oleh klien mereka untuk menilai
efektivitas QMS bersertifikat klien. Selama Pemantauan IATF 16949 jarak jauh, per analisis badan
sertifikasi. Badan sertifikasi harus memfokuskan pertanyaannya kepada klien pada informasi yang
tampaknya menimbulkan risiko terbesar dan apa yang tidak jelas.
1
• Penting untuk dipahami bagaimana infornasi diberikan dan dievaluasi berdasarkan
organization context dari organisasi bersangkutan.
• Tinjauan analisas resiko – berangkat dari isu yang relevan dari organization context ini – akan
diperlukan Komunikasi yang baik – Bagaimana analisa resiko yang dilakukan – agar tidak
terjebak ; “HARUS MEMBUAT APA/HARUS DENGAN FORMAT SEPERTI APA”. Badan
sertifikasi akan bisa terjebak dengan kondisi evaluasi resiko ini dengan lebih fokus meminta
dalam format tertentu
CATATAN: Suku cadang atau produk yang penting untuk keselamatan adalah yang mencakup
karakteristik yang diidentifikasi oleh analisis risiko (seperti FMEA) dan yang penting untuk
memenuhi persyaratan keselamatan pelanggan / peraturan (seperti diberi keparahan 9 atau
10 dalam FMEA).

PELAKSANAAN
PEMANTAUAN IATF 16949

Pelaksanaan Pemantauan IATF 16949:2016
1
Pelaksanaan dari pemantauan IATF 16949 ini harus dilakukan oleh auditor pihak ketiga yang berkualifikasi
IATF 16949, lebih disukai auditor utama dari salah satu audit dalam siklus audit saat ini. Jika auditor utama
tidak tersedia, Pemantauan IATF 16949 dapat dilakukan oleh auditor yang merupakan bagian dari tim audit
untuk lokasi dalam siklus saat ini
Pelaksanaan pemantauan IATF 16949 ini dilakukan minimum 8 jam (1 manday) – ini berlaku untuk setiap site –
bukan untuk 1 kontrak. Jadi kalau terdapat lebih dari 1 site – dan terdapat extended manufacturing tentu akan
memerlukan tambahan waktu evaluasi.
2
CATATAN 1: Badan sertifikasi sertifikasi harus mempertimbangkan ukuran organisasi ketika menentukan
jumlah hari untuk acara Pemantauan IATF 16949.
CATATAN 2: IATF berhak untuk menyaksikan salah satu peristiwa Pemantauan IATF 16949. Klien tidak dapat
menolak menyaksikan peristiwa Pemantauan IATF 16949 oleh auditor saksi IATF.
Untuk memastikan Pemantauan IATF 16949 yang kuat, auditor Badan Sertifikasi IATF 16949 dan
klien harus mengikuti panduan yang diuraikan dalam IAF ID 12 (Prinsip Penilaian Jarak Jauh) dan MD 4
(Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk Tujuan Audit / Penilaian) – lihat dokumen
lampiran.
3

HASIL DARI
PEMANTAUAN IATF 16949

Hasil dari pemantauan IATF 16949:2016
1
Auditor Badan Sertifikasi IATF 16949 yang melakukan kegiatan Pemantauan IATF 16949 harus
menganalisis semua informasi yang dikumpulkan selama Pemantauan IATF 16949 ini dan menetapkan
kesimpulan.
Auditor harus mengidentifikasi risiko apa pun terhadap pelanggan dan / atau masalah yang ditemukan
sehubungan dengan implementasi efektif sistem manajemen mutu yang terkait dengan item a) sampai
t) di atas.
Badan sertifikasi harus mengeluarkan laporan tertulis kepada klien.
Laporan tertulis harus mencakup uraian rekomendasi auditor kepada badan sertifikasi.2
Standard Laporan ini – berbeda dengan standard Laporan audit rutin. Dan Laporan ini tidak
mengganti Laporan standard tersebut – karena sekali lagi pemantauan 16949 bukan audit remote
pengganti dari audit rutin yang tidak bisa dilakukan karena adanya Pandemic Covid 19

3
Sesuai dengan analisa resiko yang telah dilakukan maka bentuk rekomendasi oleh auditor bisa dilakukan sebagai
berikut :
Apabila selama Pemantauan IATF 16949 – tidak semua data/informasi yang mandatory diberikan bisa ditunjukkan
/tidak lengkap karena tidak semua item a) sampai t) di atas tersedia dan disajikan selama Pemantauan IATF
169493.1
▷ memberikan keputusan untuk melakukan acara Monitoring IATF 16949 tambahan yang diperlukan
dalam Periode Monitoring IATF 16949 atau sertifikat ditarik
3.2
Apabila kelengkapan data dan informasi bisa diperoleh selama pemantauan IATF 16949 – maka Terdapat
perbedaan tindakan yang akan dilakukan dari hasil pemantauan IATF 16949 ini untuk 2 kriteria dari hasil
dengan resiko rendah dan resiko tinggi kepada pelanggan sebagai berikut :
• Penilaian risiko rendah berarti kemungkinan rendah di seluruh operasi klien dari produk yang
tidak sesuai (dengan persyaratan kualitas dan pengiriman) mencapai pelanggan.
• Penilaian risiko tinggi berarti kemungkinan tinggi di mana saja dalam operasi klien untuk
produk yang tidak sesuai (dengan persyaratan kualitas dan pengiriman) mencapai pelanggan.

Untuk hasil yang memiliki resiko rendah untuk pelanggan atau SMM (system
manajemen mutu yang diidentifikasi maka :
a) Pemantauan IATF 16949 dapat menggantikan audit surveillance yang harusnya
dilakukan. Dengan Catatan sebagai berikut :
• jika audit berikutnya adalah audit surveillance, maka jumlah hari audit di
tempat harus dilakukan setara dengan hari audit sertifikasi
ulang/pembaharuan sertifikat/Renewal. Jadi lama waktu audit surveillance
berikutnya adalah 50% dari waktu audit stage 2 sebagaimana yang telah
diatur dalam IATF rules 5th., edition.
• Jika audit berikutnya adalah audit sertifikasi ulang/Renewal , hari-hari audit
di tempat harus sama dengan hari audit tahap 2. Ini berarti lama waktu audit
renewal adalah sama dengan lama waktu audit inisial.
A

Untuk hasil pemantauan IATF menunjukkan dan memiliki Risiko tinggi untuk pelanggan atau
SMM maka rekomendasi yang akan diberikan adalah :
a) Melakukan tambahan kegiatan Pemantauan IATF 16949 selama Periode
Pemantauan IATF 16949 untuk meninjau respons tindakan korektif klien terhadap
risiko tinggi yang diidentifikasi, hingga risiko rendah tercapai.
b) Tarik sertifikat jika penilaian risiko rendah tidak tercapai
sebelum akhir Periode Pemantauan IATF 16949.
B
CATATAN: jika risiko tinggi awalnya dinilai, semua bukti untuk item a) sampai t) harus
memenuhi persyaratan untuk risiko rendah (termasuk pelanggan saat ini dan metrik
kinerja lainnya) selama acara Pemantauan IATF 16949 berikutnya; jika tidak, sertifikat
harus ditarik

Laporan pemantauan IATF 16949:2016
2
Laporan tertulis akhir dari Pemantauan IATF 16949 yang dibuat oleh badan sertifikasi harus berisi
informasi berikut:
a) ruang lingkup, produk, dan daftar semua pelanggan otomotif yang kinerjanya informasi ditinjau
dan dianalisis selama Pemantauan IATF 16949 ini;
b) total jumlah karyawan di lokasi, termasuk permanen, paruh waktu, kontrak, jumlah rata-rata
pekerja harian, dan karyawan sementara. Untuk sebuah satu situs dengan struktur sertifikat
situs pabrikan yang diperluas – seperti terdapat extended manufacturing dan Lokasi
pendukung/site support, jumlah total karyawan di setiap situs harus diidentifikasi secara
terpisah;
c) daftar semua pelanggan otomotif dan, jika berlaku, terbaru tanggal persyaratan khusus
pelanggan mereka;
d) Daftar kode pemasok OEM IATF dari situs manufaktur klien;
1
Badan sertifikasi harus menerbitkan laporan pemantauan IATF 16949 akhir tertulis dalam waktu
tujuh (7) kalender hari setelah setiap pemantauan IATF 16949 yang dilakukan.

2
Laporan tertulis akhir dari Pemantauan IATF 16949 yang dibuat oleh badan sertifikasi harus
berisi informasi berikut:
e) Ringkasan kinerja klien (yaitu, kualitas produk,
f) Pengiriman, dan status khusus) kepada pelanggan OEM IATF;
g) Informasi tentang kinerja setiap proses yang diaudit (yaitu,tujuan, target, dan kinerja saat
ini);
h) Nama tim audit dan pakar teknis apa pun atau penerjemah yang digunakan, jika relevan;
i) jika lokasi dukungan jarak jauh dimasukkan sebagai bagian dari laporan ini, maka
laporan harus memasukkan alamat mereka, fungsinya, daftar situs mendukung, dan
deskripsi tertulis tentang interaksi;
j) rekomendasi auditor untuk keputusan badan sertifikasi untuk kemudian mendapatkan
evaluasi dan persetujuan dari Pejabat Veto Power.

2
Laporan tertulis akhir dari Pemantauan IATF 16949 yang dibuat oleh badan sertifikasi harus berisi
informasi berikut:
k) untuk satu situs dengan sertifikasi situs manufaktur yang diperluas struktur, laporan harus
mencakup alamat lengkap semua situs, termasuk identifikasi situs pabrik utama dan ruang
lingkup lengkap sertifikasi yang mencakup semua situs;
l) segala risiko terhadap pelanggan dan / atau masalah yang ditemukan sehubungan dengan
implementasi yang efektif dari Sistem Manajemen Kualitas; dan
m) Identifikasi risiko terhadap Sistem Manajemen Mutu dan pelanggan terkait dengan IATF 16949
Memantau item informasi a) hingga t) di atas.
3
Dari rekomendasi yang diberikan oleh auditor badan sertifikasi harus membuat keputusan setelah
meninjau konten laporan Pemantauan IATF 16949 tertulis. Keputusan ini nantinya harus
mengkonfirmasi tingkat risiko yang dinilai oleh auditor, risiko yang diidentifikasi dan tindakan selanjutnya
yang direkomendasikan. Sebelum keputusan dibuat, keputusan sertifikasi fungsi mungkin memerlukan
informasi tambahan untuk mengklarifikasi aspek apa pun dari laporan Pemantauan IATF 16949 tertulis
akhir yang telah dibuat oleh auditor

3
Keputusan dari hasil pemantauan IATF 16949 ini harus dibuat dalam waktu maksimum dua puluh
(20) hari kalender dari hari terakhir Pelaksanaan Pemantauan IATF 16949.
Badan sertifikasi harus memasukkan hasil dari Pemantauan IATF 16949, bilamana pemantauan
dilakukan ke dalam basis data IATF, termasuk ringkasan risiko dalam catatan Pemantauan IATF
16949, dalam waktu dua puluh (20) hari kalender dari Pemantauan IATF 16949

Pertanyaan
& Penjelasan
Pembaharuan dari Waiver
edisi 5
IATF memberikan uraian dan penjelasan
tambahan kepada pertanyaan pertanyaan
paling sering diterima mengenai keputusan
pelonggaran ini

1
Bisakah audit yang akan datang dilakukan dari jarak jauh dengan menggunakan alat konferensi web atau yang serupa?
IATF sudah memberikan persetujuan untuk bisa melakukan audit secara jarak jauh .
2
Jika klien adalah manufaktur suku cadang otomotif, tetapi dengan pengurangan headcount, bagaimana seharusnya
hari audit dihitung?
Saat ini tidak ada perubahan pada persyaratan Aturan IATF Edisi ke-5. Badan sertifikasi harus menentukan jumlah
hari audit berdasarkan jumlah total karyawan (sesuai dengan Peraturan IATF Edisi ke-5, bagian 5.2). Jumlah
karyawan termasuk tetap, paruh waktu, kontrak dan rata-rata jumlah pekerja harian untuk jangka waktu enam (6)
bulan sebelumnya dan pegawai tidak tetap. Jumlah total karyawan mencakup semua karyawan yang terikat kontrak
dengan klien meskipun karyawan tersebut mungkin saat ini tidak secara aktif terlibat dalam aktivitas di Lokasi klien
3
Selama krisis ini pelaksanaan audit sistem internal oleh organisasi bersertifikat sesuai dengan persyaratan Standar IATF
16949 (yaitu bagian 9.2 dan setiap bagian dari persyaratan ini ) apakah mungkin dibatasi atau dilaksanakan dengan
terbatas. Bagaimana tindakan ini terhadap persyaratan ini dibenarkan dan didokumentasikan..?
Bahkan selama krisis ini, persyaratan dasar yang diuraikan dalam bagian 9.2.2.1 masih berlaku. Persyaratan tersebut menetapkan,
misalnya, "Program audit harus diprioritaskan berdasarkan risiko, tren kinerja internal dan eksternal, dan kekritisan proses.“ Oleh karena
itu, persyaratan ini sudah mencakup risiko yang terkait dengan pelaksanaan audit internal. Dalam krisis ini, risiko keselamatan dan
kesehatan kerja auditor internal dan auditi berada pada prioritas yang lebih tinggi daripada selama waktu "normal". Organisasi harus
menentukan risiko yang terkait dengan audit fisik di tempat dan kemungkinan mempertimbangkan metode audit lain (misalnya audit jarak
jauh), asalkan organisasi dapat menunjukkan efektivitas metode audit ini dan penilaian risiko terkait

4
Jika organisasi berada pada interval audit pengawasan 6 bulan dan audit llance berikutnya (misalnya April 2020)
ditunda karena Pandemi COVID-19, dapatkah dua audit pengawasan 6 bulan (mis.
April 2020 dan Oktober 2020) digabungkan menjadi satu tahunan audit surveillance ?
5
Apakah lembaga sertifikasi diwajibkan untuk melengkapi Lampiran 3 (Tabel untuk mendokumentasikan keluaran
dari proses perencanaan audit) – kalau di SGS disebut : dokumen APC - sesuai IATF Rules 5th Edition, bagian
5.7.2, untuk masing-masing Pelaksanaan Pemantauan IATF
6
Penggabungan audit ini bisa dilakukan Kedua audit pengawasan dapat digabungkan menjadi satu audit
pengawasan tahunan. Audit pengawasan gabungan yang baru harus dijadwalkan berdasarkan waktu dan interval
yang diizinkan dalam Peraturan IATF Edisi ke-5, 5.1.1. untuk audit pengawasan kedua (misalnya Oktober 2020).
Tidak ada pengabaian yang diperlukan untuk mengubah interval. Durasi audit pengawasan gabungan didasarkan
pada jumlah hari audit yang akan dilakukan dengan dua audit pengawasan terpisa
Apakah penangguhan sertifikat mempengaruhi validitas dari sertifikasi IATF 16949 ?
Tidak. Selama masa penangguhan, sertifikat tetap valid dan masih diakui oleh IATF, sesuai definisi dalam Aturan
IATF Edisi ke-5, bagian 8.3.
Tidak diperlukan. Pemantauan IATF bukan audit dan oleh karena itu Lampiran 3 /APC tidak diperlukan. Namun,
terserah pada badan sertifikasi untuk menentukan apakah Lampiran 3/APC atau dokumen yang setara harus
digunakan oleh tim audit untuk mengatur informasi acara Pemantauan yang diterima dari klien

CATATAN: karena informasi Pemantauan item a) sampai t) tidak diharuskan untuk diserahkan ke LS sebelum
acara pemantauan, dan jika Lampiran 3 digunakan seperti yang dijelaskan di atas, tiga item pertama dalam
Lampiran 3 mungkin tidak dapat diterapkan.
6
Jika auditor CB dapat memasuki situs organisasi, tetapi beberapa dari staf aktivitas pendukung (semua tidak terlibat
dalam manufaktur atau penanganan produk), biasanya ditugaskan untuk bekerja di lokasi, terus melakukan pekerjaan
mereka di luar lokasi karena tindakan perlindungan diterapkan oleh organisasi yang terkait langsung dengan COVID-19
pandemi; dapatkah staf di luar lokasi tersebut dimasukkan dalam audit di lokasi?
7
Metode ini bisa dilakukan. Staf di luar lokasi karena pandemi COVID-19 dapat berpartisipasi dalam audit di lokasi dari
jarak jauh, memberikan panduan yang diuraikan dalam IAF ID 12 dan MD 4 diikuti.
• IAF ID 12 (Prinsip Penilaian Jarak Jauh)
Jika auditor CB dapat melakukan audit di lokasi secara Remote Lokasi Support, tetapi beberapa karyawan, (tidak terlibat
dalam penanganan produk), terus melakukan pekerjaan mereka di luar lokasi
untuk tindakan perlindungan yang dilaksanakan oleh organisasi secara langsung terkait pandemi COVID-19; sebaiknya
karyawan di luar kantor disertakan dalam audit Lokasi Dukungan Jarak Jauh di tempat?
Diperkenankan. Karyawan dari Remote supporting function, yang bekerja di luar lokasi karena pandemi COVID-19,
harus berpartisipasi dalam audit Lokasi Dukungan Jarak Jauh di lokasi dari jarak jauh, sesuai kebutuhan, memberikan
panduan yang diuraikan dalam IAF ID 12 dan MD 4 diikuti.
8

Apakah mungkin untuk mentransfer klien yang audit sebelumnya diganti dengan acara Pemantauan IATF?
9 Diperkenankan. Namun, badan sertifikasi baru juga harus menerapkan penambahan hari audit yang
diidentifikasi untuk rekomendasi penilaian risiko rendah. Hari audit di tempat untuk audit transfer akan setara
dengan tahap 2 hari audit

Pertanyaan
& Penjelasan
Pembaharuan dari Waiver
edisi 4
IATF memberikan uraian dan penjelasan
tambahan kepada pertanyaan pertanyaan
paling sering diterima mengenai keputusan
pelonggaran ini

1
Bisakah audit IATF mendatang /berikutnya dilakukan dari jarak jauh dengan menggunakan alat konferensi web atau
sejenisnya? Hal ini relevansi dari kondisi Pandemic Covid 19. system manajemen mutu seperti 9001, 14001 serta
45001 menggunakan audit jarak jauh – remote audit – selama periode Pandemic Covid-19.
IATF saat ini tidak mengizinkan audit jarak jauh. Sebagai pengganti – dikeluarkan
kelonggaran/waiver bersifat global yang disebutkan di atas untuk memperpanjang tanggal
kedaluwarsa sertifikat dan fleksibilitas tambahan untuk menunda audit disetujui.
2
Dalam kondisi pandemic covid-19 – salah satu kondisi yang sama adalah rendahnya permintaan
produk karena rendahnya penjulaan mobil. Hal ini membuat banyak Pabrikan – pembuatan suku
cadang melakukan efisiensi. Dan apabila jumlah pekerja dikurangi – Bagaimana jumlah waktu audit
akan dihitung?
Saat ini tidak ada perubahan pada persyaratan Aturan 5 Edisi IATF. Lembaga sertifikasi harus
menentukan jumlah hari audit berdasarkan jumlah total karyawan (sesuai Peraturan IATF Edisi 5,
bagian 5.2). Jumlah karyawan termasuk permanen, paruh waktu, kontrak dan jumlah rata-rata pekerja
harian untuk periode enam (6) bulan sebelumnya dan karyawan sementara. Jumlah total karyawan
tidak termasuk semua karyawan yang berada di bawah kontrak dengan klien bahkan jika karyawan ini
saat ini mungkin tidak terlibat aktif dalam kegiatan di tempat klien

3
Selama krisis ini pelaksanaan audit sistem internal oleh organisasi sesuai dengan persyaratan
Standar IATF 16949 (mis. bagian 9.2 dan selanjutnya Apakah dapat dibatasi atau dibatasi. Bagaimana kepatuhan
dengan persyaratan ini dibenarkan dan didokumentasikan? Apakah audit internal bisa tidak dilakukan pada saat
pandemic misalkan.
4
Bahkan selama krisis ini, persyaratan dasar yang diuraikan dalam bagian 9.2.2.1 masih berlaku.
Persyaratan menentukan, misalnya, "Program audit harus diprioritaskan berdasarkan risiko, tren
kinerja internal dan eksternal, dan kekritisan proses (es)."
Oleh karena itu, persyaratan ini sudah mencakup risiko yang terkait dengan melakukan audit internal.
Dalam krisis ini, risiko keselamatan dan kesehatan auditor internal dan pihak yang diaudit berada
pada prioritas yang bahkan lebih tinggi daripada selama masa "normal". Organisasi harus
menentukan risiko yang terkait dengan audit fisik di tempat dan berpotensi mempertimbangkan
metode audit lainnya (mis. Audit jarak jauh), asalkan organisasi mampu menunjukkan efektivitas
metode audit ini dan penilaian risiko terkait
Apakah penangguhan sertifikat – penundaan audit dari jadwal akan memengaruhi validitas IATF
16949 sertifikasi?
Tidak. Selama periode penangguhan, sertifikat tetap valid dan masih diakui oleh IATF, sesuai
definisi dalam Peraturan IATF Edisi ke-5, bagian 8.3.

5
Jika organisasi berada pada interval audit surveillance setiap 6 bulan dan audit surveillance
berikutnya (mis. April 2020) ditunda karena Pandemi COVID-19, dapatkah dua audit surveillance 6
bulan (mis. April 2020 dan Oktober 2020) digabungkan menjadi satu tahunan audit surveillance ? –
dalam system manajemen mutu 9001 : penggabungan visit audit karena alasan tertentu
diperkenankan.
6
Iya. Dua audit pengawasan dapat digabungkan menjadi audit surveillance tahunan tunggal. Audit
surveillance gabungan yang baru harus dijadwalkan berdasarkan waktu dan interval yang diijinkan
dalam Peraturan IATF Edisi ke-5, 5.1.1. untuk audit surveillance kedua (mis. Oktober 2020).Tidak ada
atau tidak diperlukan pengajuan persetujuan/waiver approval yang diperlukan untuk mengubah
interval. Durasi audit surveillance gabungan didasarkan pada jumlah hari audit yang akan dilakukan
dengan dua audit surveillance terpisah
Apakah lembaga sertifikasi harus melengkapi Lampiran 3 (Tabel untuk mendokumentasikan output
dari proses perencanaan audit) dokumen, sesuai Peraturan IATF Edisi ke-5, bagian 5.7.2, untuk setiap
acara Pemantauan IATF?
Tidak. Acara Pemantauan IATF bukan audit dan oleh karena itu Lampiran 3 tidak diperlukan.
Namun, tergantung pada lembaga sertifikasi untuk menentukan apakah Lampiran 3 atau
dokumen yang setara harus digunakan oleh tim audit untuk mengatur informasi acara
Pemantauan yang diterima dari klien.
CATATAN: karena item informasi Pemantauan a) sampai t) tidak diharuskan untuk diserahkan kepada
LS sebelum acara pemantauan, dan jika Lampiran 3 digunakan seperti dijelaskan di atas, tiga item
pertama dalam Lampiran 3 mungkin tidak dapat diterapkan.

7
Jika auditor CB dapat memasuki situs organisasi, tetapi beberapa dari staf kegiatan pendukung (semua tidak terlibat
dalam pembuatan atau penanganan produk), yang biasanya ditugaskan untuk bekerja di lokasi, terus melakukan
pekerjaan mereka di luar lokasi karena langkah-langkah perlindungan yang diterapkan oleh organisasi yang terkait
langsung dengan pandemi COVID-19; dapatkah staf luar tersebut dimasukkan dalam audit di tempat?.
8
Audit secara remote bisa dilakukan uintuk kondisi dimana ada pemilik proses yang tidak sedang
ditempat – semisal sedang work from home. Staf yang berada di luar lokasi karena pandemi COVID-
19 dapat berpartisipasi dalam audit di tempat dari jarak jauh, memberikan panduan yang diuraikan
dalam IAF ID 12 dan MD 4 diiku
Jika auditor CB dapat melakukan audit di tempat di Remote location , tetapi beberapa karyawan,
(tidak terlibat dalam penanganan produk), terus melakukan pekerjaan mereka di luar kantor karena
langkah-langkah perlindungan yang diterapkan oleh organisasi yang terkait langsung dengan
pandemi COVID-19; haruskah karyawan di luar kantor dimasukkan dalam audit Lokasi Dukungan
Jarak Jauh di lokas
Audit secara remote bisa dilakukan uintuk kondisi dimana ada pemilik proses yang tidak sedang
ditempat – semisal sedang work from home. Staf yang berada di luar lokasi karena pandemi COVID-
19 dapat berpartisipasi dalam audit di tempat dari jarak jauh, memberikan panduan yang diuraikan
dalam IAF ID 12 dan MD 4 diiku

LAMPIRAN A - PERSYARATAN AUDIT JAUH IATF
ANNEX A - IATF REMOTE AUDIT REQUIREMENTS
Penjelasan tambahan dan pandangan penulis diberikan dalam komentar
dalam kotak warna kuning

Audit jarak jauh yang berhasil dan efektif memerlukan pendekatan yang berbeda dengan peralatan teknis, teknik,
dan waktu persiapan yang lebih lama dibandingkan dengan audit di lokasi.
Badan sertifikasi didorong untuk menambahkan waktu untuk memastikan proses audit yang efektif dan kuat,
melebihi dan di atas yang dinyatakan dalam Aturan IATF, Edisi ke-5 bagian 5.2, karena waktu untuk mengambil dan
menampilkan informasi, menghubungkan peserta yang diperlukan, mengatasi masalah teknologi apa pun,
mengizinkan untuk istirahat guna menghindari kelelahan layar, dan mengikuti jejak audit di luar rencana audit awal.
1
• Metoda Pelaksanaan Audit jarak jauh- akan ditentukan oleh setiap badan sertifilkasi –
• Penggunaan teknologi informasi – akan menjadi alat bantu dalam proses audit ini.
• Waktu audit bisa lebih lama dari standard yang biasa digunakan dalam audit normal – karena kesulitan dari
informasi yang diberikan dan dibutuhkan –
• Audit bisa dihentikan untuk pertimbangan kelelahan yang bisa dtimbul karena metode yang digunakan

3
1.0 Langkah-langkah perencanaan sebelum audit jarak jauh IATF
Planning steps prior to an IATF remote audit
1.1 Lembaga sertifikasi telah menyetujui audit untuk dilakukan dari jarak jauh, berdasarkan
persyaratan 1.2 sampai 1.8 yang ditetapkan
1.2 Badan sertifikasi harus memiliki perjanjian yang didokumentasikan dengan klien untuk
melakukan audit jarak jauh – minimal perjanjian harus mencakup hal-hal berikut ini :
a) Mengidentifikasi teknologi audit jarak jauh tertentu yang akan digunakan pada setiap tahap
selama audit.
2
• Kemampuan dukungan teknologi yang digunakan akan sangat mempengaruhi audit jarak jauh
ini.
• Kecepatan transfer data – bandwith akan sangat berpengaruh dalam transfer data –
• SGS menggunakan teknologi yang dikembangkan untuk kepenitngan inspeksi jarak jauh mulai
tahun 2015 – dan disempurnakan dari mulai tahun 2018.
• Teknologi QIIQ – akan digunakan dalam audit jarak jauh ini.
• Keterbatasan sumberdaya teknologi – perlu dipastikan diawal – resiko perlu diidentifikasikan
agar audit bisa berjalan dengan baik.

3
a) Mengidentifikasi teknologi audit jarak jauh tertentu yang akan digunakan pada setiap tahap
selama audit.
b) Mengidentifikasi peralatan khusus yang mungkin diperlukan untuk lingkungan yang berbeda (mis. koneksi
nirkabel mungkin tidak berfungsi di lingkungan manufaktur, tetapi koneksi seluler dapat beroperasi;
headset peredam bising dengan mikrofon mungkin diperlukan).
c) Persyaratan kerahasiaan dan bagaimana informasi yang diminta selama audit dibagikan (misalnya melalui
email vs. dibagikan di layar), jenis teknologi komunikasi apa yang dapat digunakan di fasilitas tertentu
(misalnya beberapa area mungkin tidak mengizinkan mengambil gambar dengan video akan dijelaskan dalam
bagian 1,3 di bawah).
• ISO 17021 – sudah mengatur mengenai kerahasiaan hasil audit – jadi audit jarak jauh harus
mengimplementasikan juga. Hanya saja dengan audit jarak jauh – ada data yang dibaca, dilihat
atau dievaluasi dari jarak jauh – dan ini dilakukan dengan alat antar muka dari auditee dan
auditor.
• Untuk itu tambahan perjanjian lintas data dari auditee dan auditor mutlak diperlukan disini.
Dimana data akan diambil, disimpan dan menjamin kerahasiaan dari auditee.
• Audit jarak jauh harus dilakukan sama dengan audit ditempat – disini dimungkinkan keharusan
untuk melakukan audit hingga ke jalur produksi – dengan durasi waktu audit di area produksi
yang tidak direvisi dalam waiver ini jadi harus dijadwalkan tidak boleh kurang dari 30% waktu
audit.

3
d) Seorang koordinator audit (atau tuan rumah) /Remote audit host untuk audit diidentifikasi.
Koordinator ini mengelola koneksi, ketersediaan auditi, dan masalah teknis di seluruh audit.
Mungkin diperlukan lebih dari satu koordinator, terutama jika ada lebih dari satu auditor CB
dengan audit paralel yang dilakukan secara bersamaa.
• Koordinator audit harusnya adalah lead auditor – dan parallel terkoneksi dengan auditor team.
• Auditee akan terkoneksi dari jaringan milik auditor ini – dan bisa terdiri dari beberapa titik- dan
dengan teknologi digital bisa terkoneksi untuk perangkat bergerak (mobile devices).
• Koneksi ini digunakan untuk interview, dan observasi – sementara transfer data – selain bersifat
visual juga bisa diberikan dengan perantara Aplikasi koneksi lainnya – seperti MS team, Google
Met dan sebagainya.
e) Rencana tanggap darurat/Contigency , jika teknologi gagal atau menjadi tidak tersedia selama audit.
f) Ketersediaan peralatan cadangan klien, termasuk baterai yang terisi penuh untuk peralatan bergerak, dalam
kasus kehilangan daya perangkat seluler atau kegagalan lainnya.
• Standard minimal peralatan yang harus disediakan perlu ditetapkan – sebagai preventif masalah
yang timbul.
• Resolusi menjadi hal yang penting untuk observasi.
• Lebar bandwidth menajdi penting untuk hubungan antar muka auditor dan auditee

5
1.3 Auditee sebagai Klien dari badan sertifikasi mengkomunikasikan secara internal ke semua
auditee metode audit jarak jauh yang akan digunakan, termasuk penggunaan video. Jika ada
keberatan, klien harus memberi tahu tim audit sebelum memulai audit.
• Penting untuk dipahami disini – bahwa kerahasiaan adalah bagian dari audit sesuai ISO 17021.
• Koneksi membuat celah security connection yang membutuhkan Kesesuaian standard keamanan satu
sama lain.
• Di SGS : teknologi QIIQ membatasi data yang digunakan untuk audit jarak jauh
1.4 Klien menetapkan kata sandi rapat dan protokol keamanan lain yang diperlukan, hanya dikeluarkan untuk
peserta yang ikut serta untuk setiap tahap audit (pemilik proses). Klien mungkin lebih memilih koordinator
audit untuk mengelolanya
• Dalam audit jarak jauh – harus ada 1 coordinator – dimana ijin akses akan dibatasi dan hanya untuk yang
didaftarkan.
• Teknologi QIIQ SGS memungkinkan pembatasan akses sesuai dengan peralatan yang terhubung saja –
dan diatur oleh koordinator.
6
1.5 Klien memastikan semua auditee yang teridentifikasi terbiasa dengan teknologi komunikasi dan dapat
menggunakannya untuk menavigasi guna menemukan informasi yang diminta dan bahwa suara dan video
berfungsi, termasuk untuk auditi yang bekerja dari jarak jauh.
• Paham cara menggunakan peralatan dan Aplikasi yang digunakan – mutlak perlu untuk peserta audit
jarak jauh.
• Melakukan pelatihan dan pengarahan sangat disarankan – sebelum audit jarak jauh akan dilakukan
7

8
1.6 Tim audit melakukan sesi uji teknologi yang berhasil dengan klien sebelum audit untuk semua jenis teknologi
yang akan digunakan di semua lingkungan, fasilitas, dan lokasi yang direncanakan untuk audit. Hal ini
mencakup semua area di lantai produksi sebagaimana dapat diterapkan (perencanaan audit harus
mencakup kemungkinan kontinjensi untuk kemungkinan jejak, dengan mengakui bahwa beberapa individu
tertentu yang diidentifikasi untuk audit mungkin tidak diperlukan /tidak perlu ikut selama audit karena ).
• Melakukan percobaan terhadap pra sarana yang akan digunakan – adalah saran yang sangat dianjurkan.
• Antisipasi masalah lebih awal mengurangi potensi gangguan audit jarak jauh
9
1.7 Tim audit memastikan mereka memiliki peralatan cadangan jika terjadi kehilangan daya perangkat seluler atau
kegagalan lainnya.
10
1.8 Tim audit dan klien mengikuti panduan yang diuraikan dalam IAF ID 12 (Prinsip tentang Penilaian Jarak Jauh)
dan MD 4 (Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT) untuk Tujuan Audit / Penilaian):
• IAF MD 4 (Penggunaan ICT untuk Tujuan Audit / Penilaian

2.0 Saat Melaksanakan audit jarak jauh IATF
During an IATF remote audit
Badan sertifikasi harus :
2.1 Melakukan audit menggunakan metode dan pendekatan untuk mereplikasi audit di lokasi sebanyak
mungkin.
2.2 Mengharuskan klien untuk memastikan bahwa semua personel klien yang diperlukan dan relevan
hadir dalam pertemuan pembukaan dan memastikan bahwa semua peserta dalam pertemuan
diidentifikasi, idealnya menggunakan kamera untuk melihat setiap orang.
2.3 Mewajibkan klien untuk memastikan bahwa auditi tersedia selama audit dan terhubung sebelum
berbicara dengan auditor.
2.4 Mewajibkan tim audit dan auditi untuk mengaktifkan kamera mereka untuk menangkap sebanyak
mungkin bahasa tubuh saat mengaudit. Jika batasan bandwidth terjadi dalam rapat grup, minta
semua peserta lainnya untuk menonaktifkan videonya saat ada satu orang diaudit.
2.5 Pastikan untuk setiap hari klien memiliki perangkat cadangan dan / atau baterai cadangan / pengisi
daya baterai portabel yang terisi penuh.
1

2.0 Saat Melaksanakan audit jarak jauh IATF
During an IATF remote audit
1
2.6 Pastikan istirahat pendek yang teratur dilakukan untuk menghindari kelelahan melihat layar.
2.7 Memastikan tim audit mengikuti semua kerahasiaan dan protokol transmisi data yang disetujui
dengan klien.
2.8 Memastikan bahwa tim audit mempertahankan kendali penuh atas langkah-langkah audit dan
diskusi untuk memastikan:
a) Koordinator tidak menanggapi auditee;
b) Jika kamera seluler digunakan untuk menunjukkan bukti atau lokasi, tim audit memilih ke
mana harus mencari, bukan orang yang memegang kamera;
c) Komunikasi verbal jelas antara tim audit dan semua peserta audit, mengulangi dan
mengklarifikasi pertanyaan atau instruksi, jika diperlukan; dan
d) Jika tim audit perlu melihat sesuatu dari dekat bahwa teknologinya dapat mendukung
resolusi gambar yang diperlukan, termasuk penggunaan perangkat lain untuk mengambil
dan mengirim gambar sebagaimana berlaku.

THANKS
Action for call – if you feel you need help
understanding and implementing it - you can
contact us• danangwid1987@gmail.com
• bersamamitramatra@gmail.com
WA Chatt & Call
+62 811196211

Iatf waiver edisi ke 5

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Iatf waiver edisi ke 5

Similar to Iatf waiver edisi ke 5 (20)

More from DANANG WID

More from DANANG WID (20)

Iatf waiver edisi ke 5