1. Leeromgeving
Digital
Preservation
7 Beschikbaarstelling / Access
Access
• In het vorige onderdeel zagen we hoe we
wat er in een e-depot zit duurzaam in stand
houden.
• In dit onderdeel zien we hoe we het er voor
de gebruiker op een goede manier uit
krijgen.
2. Leeromgeving
Digital
Preservation
7 Beschikbaarstelling / Access
Wat is access?
Access verzorgt in antwoord op verzoeken
van gebruikers de levering van bruikbare en
begrijpelijke archiefdocumenten en relevante
metadata binnen een correcte ordening.
Ook regelt de accessfunctie veiligheid en
beperkingen op grond van gebruikers-
voorwaarden.
3. Leeromgeving
Digital
Preservation
7 Beschikbaarstelling / Access
Access, oude en nieuwe situatie
Op studiezaal zocht iemand iets op in een
inventaris, en vroeg dan op een
aanvraagbriefje dossiers, stukken of
objecten aan. Zoeken, vinden, aanvragen,
leveren, raadplegen.
Hoe verloopt de access voor een e-depot?
Access is als functie gedefinieerd binnen
de OAIS-standaard. Er zijn allerlei keuzes
te maken m.b.t. de inrichting en werking
van de access functie. Welke eisen en
motieven spelen hier?
Een aantal keuzes worden er al gemaakt
bij (inrichting en uitvoering van) ingest en
beheer en preservering. Welke zijn deze
en hoe beïnvloeden deze de access?
4. Leeromgeving
Digital
Preservation
7 Beschikbaarstelling / Access
Volwassenheidsniveau
Het op korte termijn realiseren van de
accessfunctie heeft geen hoge prioriteit.
Eerst op odrde:
• Ingest, storage, data management
Wel voor access op korte termijn beleid maken:
• Opzet access heeft sterke relatie met
ontwikkeling duurzaamheidsbeleid.
• Nodig:
- inventarisatie van de omgeving,
eisen en wensen van de gebruiker
- helder definiëren gebruikersgroepen
- in welke bestandsformaten leveren?
Ook op korte termijn:
• Accessfunctie ten behoeve van het beheer
(voor medewerkers)
5. Leeromgeving
Digital
Preservation
7 Beschikbaarstelling / Access
Definiëring gebruikersgroepen
Zonder een goede definiëring van de
gebruikersgroepen kan de accessfunctie niet
goed ontwikkeld worden. De gebruikersgroepen
moeten bij het opstellen van het duurzaam-
heidsbeleid gedefinieerd worden.
Welke zaken zijn daarbij van belang?
>
7. Leeromgeving
Digital
Preservation
7 Beschikbaarstelling / Access
>
2
Gebrekkige of te brede definiëring van de
gebruikersgroepen heeft consequenties voor
het duurzaamheidsbeleid en de preservation
strategy.
extra eisen aan aantal te leveren
te complexe preservation strategy
>
8. Leeromgeving
Digital
Preservation
7 Beschikbaarstelling / Access
>
3
Consequenties voor monitoring functie
De monitoring functie houdt veranderingen in
de technische en gebruiksomgeving van de
gebruiker in de gaten en veranderingen in
eisen, wensen, manieren van werken etc.
Wanneer de gebruikersgroepen niet helder
gedefinieerd zijn, kan de monitoring functie
niet goed uitgevoerd worden.
Er zullen geen bruikbare resultaten m.b.t.
preservation strategy en inrichting van de
acccesfunctie zijn.
9. Leeromgeving
Digital
Preservation
7 Beschikbaarstelling / Access
>
4
Uitzonderingsgevallen (speciale
gebruikersgroepen) zijn mogelijk, maar de
gevolgen van de bediening van deze groepen
moeten duidelijk zijn.
Daarvoor is een heldere definiëring van de
gebruikersgroepen nodig.
Denk bijvoorbeeld aan de bediening van de
archiefgevers.
10. Leeromgeving
Digital
Preservation
7 Beschikbaarstelling / Access
Access als uitkomst van het hele
proces
Als het hele proces van pre-ingest, via ingest
en beheer en preservering goed is uitgevoerd
moeten er bij access archiefdocumenten
geleverd worden die:
1 authentiek zijn (de inhoud en vorm kennen
die conform de informatie en kwaliteit van
het oorspronkelijke document is)
2 betrouwbaar zijn (duidelijk uit welke handeling
binnen welke taakuitvoering gecreëerd, tot
welk dossier behorend)
3 digitaal integer zijn
4 bruikbaar zijn binnen het gebruiksdoel
van de gebruiker (vindbaar, leesbaar etc.)
5 goed geordend zijn en van de juiste
beschrijvende metadata voorzien zijn
6 waarvan de gebruiksvoorwaarden bekend zijn
(eventueel geen levering, geautoriseerde
levering, levering onder voorwaarden, leveren
in een door gebruiksvoorwaarden toegestaan
bestandsformaat)
11. Leeromgeving
Digital
Preservation
7 Beschikbaarstelling / Access
DIP – Dissemination Information Package
De levering
De levering aan de gebruiker gebeurt in de
vorm van een DIP. Dit is het pakketje
waarbinnen zich de digitale objecten en
metadata bevinden die leiden tot een voor de
gebruiker vindbare, begrijpelijke en bruikbare
representatie van een archiefdocument.
De beschikbaarstellingsformaten kunnen aan
de AIP ontleend worden, of kunnen afgeleiden
zijn die ‘on the fly’ gecreëerd worden. Een DIP
omvat doorgaans dat deel van de informatie uit
de AIP dat relevant is in relatie tot het verzoek
van de gebruiker.
12. 7 Beschikbaarstelling / Access
Access als transactie
Bij de beantwoording van het verzoek van de
gebruiker vindt er een transactie plaats.
De transactie wordt vastgelegd in een
orderbevestiging en een leveringsbevestiging.
13. Leeromgeving
Digital
Preservation
7 Beschikbaarstelling / Access
Access
Feedback en discussie (ca. 30 minuten)
• Wie denken we dat onze gebruikersgroepen zijn?
• Hoe komen we meer te weten over onze
gebruikersgroepen en hun eisen, wensen en de
(technische) omgeving waarbinnen ze raad-
plegen?
• Wat zouden de gevolgen voor de preservation
strategy kunnen zijn; met welke bestands-
formaten zouden we onze gebruikers kunnen
bedienen?
• Monitoring functie, hoe, wie, competenties
• Hoe zouden we met viewers om kunnen gaan?
Kunnen we uitgaan van wat de gebruiker
aan software beschikt die als viewer kan dienen?
• Wat doen we met speciale gebruikersgroepen,
hoe zouden we die kunnen bedienen? Hoeveel
uitzonderingen willen we maken?
• De archiefvormer als gebruikersgroep.
- speciale toegang?
- preserveren voor de archiefvormer?
• Bitstream preservation:
- wanneer wel en niet toepasbaar?
- voor wie?
14. Verwerking de rapportering resultaten.
Wat we geleerd en nog niet of onvoldoende geleerd hebben zal gebruikt worden voor de
rapportage van de leerresultaten binnen de vier resultaatgebieden.
Resultaatgebied Geleerd Nog onvoldoende
geleerd
Opvolging
Kennisontwikkeling en
aanleren
basisvaardigheden
Bijdrage aan eisen aan
processen, systemen en
informatie
Bijdrage eisen aan
competenties, rollen,
vaardigheden en taken
Bijdrage aan eisen
aan bestuur, organisatie
en beleid
Tools en methodieken
15. Leeromgeving
Digital
Preservation
Evaluatie
Terugkoppeling en evaluatie
van de training
• wat was jouw beeld van de problematiek?
• wat is nu het beeld van de problematiek?
• wat heb je geleerd over het probleem en
mogelijke oplossingen?
• wat mis je (en zou nog op een of andere manier
aan de orde moeten komen)?
