Teori Functional menjelaskan mengapa kelompok membuat keputusan baik atau buruk berdasarkan proses komunikasi mereka. Teori ini menekankan peran penting komunikasi dalam menentukan kualitas keputusan kelompok. Faktor kunci yang mempengaruhi kualitas keputusan antara lain adaptasi, kontrol instrumen, ekspresi, dan integrasi di dalam kelompok.

2. Adaptation. Yaitu, suatu kelompok kecil harus bisa beradaptasi dengan peraturan-peraturan (adjustments) yang berlaku pada lingkungan sosial di luar dari keolompok tersebut. Artinya, sebuah kelompok tidak bisa hanya memandang tinggi kelompoknya sendiri dan berlaku seenaknya pada kelompok lain. Hal itu disebabkan karena sebuah kelompok kecil (misal kelompok A), hidup di tengah-tengah lingkungan masyarakat di mana banyak kelompok lain (misal kelompok B) yang juga hidup di lingkungan yang sama dengan peraturan yang mungkin berbeda dengan peraturan kelompok A tersebut. Ini mengharuskan kelompok A tadi beradaptasi dengan lingkungannya dan juga beradaptasi dengan peraturan-peraturan yang dianut oleh kelompok lain yang ada di lingkungan tersebut.

3. Instrumental control. Yaitu membuang atau me-manage segala bentuk barriers (tembok penghalang, rintangan, hambatan) untuk mencapai suatu tujuan yang diharapkan. Misalnya: sebuah kelompok kecil harus mampu dalam mengatur segala rasa individualisme dalam diri mereka dan menjunjung tinggi rasa kebersamaan karena mereka hidup dalam satu kelompok. Seorang anggota kelompok tidak boleh memaksakan keinginannya kepada anggota kelompok lain atau kepada kelompok tersebut secara keseluruhan. Masing-masing anggota kelompok memiliki hak untuk bersuara tetapi keputusan yang nantinya akan diambil haruslah berupa keputusan bersama (musyawarah untuk mufakat) agar tidak terjadi ketimpangan pada keputusan yang diambil dan semua anggota bisa menerima keputusan bersama tersebut karena masing-masing pendapat mereka sudah dipertimbangkan. Selain itu, sebuah kelompok juga harus bisa memisahkan antara urusan pribadi mereka (diluar urusan kelompok) dengan urusan kelompok itu sendiri. Dengan tidak mencampuradukkan antara urusan pribadi dengan urusan kelompok, maka masalah-masalah yang timbul akibat masalah pribadi tersebut tidak akan terbawa dalam kelompok dan menjadi masalah kelompok.

4. Expression. Expression di sini menjelaskan tentang bagaimana melakukan manajemen ketegangan dan emosi dari grup itu sendiri, antara satu anggota dengan anggota lain. Misalnya, dalam menyatakan atau mengungkapkan rasa tidak setuju, seorang anggota kelompok tidak harus marah-marah atau berteriak agar pendapatnya di dengar dan jika hal tersebut seandainya terjadi, maka anggota kelompok lain juga tidak perlu membalas dengan marah-marah juga. Tetapi di sini ditekankan bagaimana sebuah kelompok menyelesaikan suatu permasalahan dan perbedaan pendapat dengan kepala dingin, tanpa ketegangan dan juga emosi.

6. The choice confronted is nonobvious. Artinya, bahwa dalam setiap diskusi ataupun rapat yang dilakukan dalam sebuah group, tidak selalu terjadi peperangan/konfrontasi pilihan. Bisa saja terdapat banyak alternatif/pendapat untuk pemecahan dari sebuah masalah, tetapi banyaknya pendapat tersebut tidak selalu akan membuat ketegangan.

7. The collective resources of the group in respect to the particular task exceed those of individual members. Maksudnya, ??? (gue nggak ngerti bagian yang ini)

8. The requisites of the task are specifiable. Maksudnya, ??? (gue juga nggak ngerti yang bagian ini. gue miss di kata Task. Maksudnya task yang mana sii?? Task itu apa? Tolong yaa igness... hehehe)

9. Relevant information is available to the members or can be acquired. Maksudnya, dalam menyelesaikan suatu masalah yang sedang difokuskan dalam suatu kelompok, setiap anggota kelompok terbuka kesempatannya untuk mencari informasi yang relevan dan sesuai untuk menyelesaikan masalah tersebut dan dapat juga informasi tersebut digunakan untuk memperkuat argumen mereka mengenai suatu pilihan yang dapat diambil.

10. The task is within the intellectual capabilites of the members to perform. Artinya, ??? (ada kata Task lagi.. hehehe)

12. Establishment of Evaluation Criteria. Kelompok seharusnya mencapai sebuah pemahaman yang sesuai dengan kebutuhan untuk mendapatkan sebuah keputusan yang dapat diterima.

13. Generation of Alternative Solutions. Kelompok harus dapat menghasilkan, atau waspada terhadap pilihan-pilihan keputusan yang dapat diterima yang bersifat relevan dan realistis yang mungkin akan muncul.

14. Evaluation of Positive Consequences of Solutions. Kelompok harus dengan sempurna dan akurat mempertimbangkan kebaikan dari semua alternatif yang ada.

15. Evaluation of Negative Consequences of Solutions. Kelompok harus dengan sempurna dan akurat mempertembingan keburukan dari semua alternatif yang ada.