Langkah demi langkah penyediaan Fail Meja

1. BAHAGIAN 3
FORMAT FM UiTM
i

2. MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
PPP 2007, 5.4 Ketua Jabatan hendaklah:
a) menggubal Manual Prosedur Kerja yang komprehensif bagi
jabatannya;
b) memastikan setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang
lengkap dan kemas kini; dan
c) Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja hendaklah
dikemaskinikan pada setiap masa
FAIL MEJA
PKPA 8/91, 3. Fail Meja pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/
jawatan. Dokumen ini, antara lain, mengandungi carta jabatan/ pejabat yang
menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan/pejabat berkenaan, objektif
Jabatan dan Bahagian di mana individu ini ditempatkan serta prosedur kerja
yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. Apabila mereka jelas
mengenai tuju arah jabatan/pejabat dan jelas juga mengenai peranan yang
perlu dilaksanakan serta mempunyai garispanduan yang lengkap bagi
menjalankan kerja, tugas mereka dapat dijalankan dengan cekap dan
sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja.
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah alat pengurusan yang dapat
menyumbang kepada peningkatan kecekapan serta keberkesanan
jabatan/pejabat.
LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN FM
PKPA 8/91, 61. Bagi menyediakan kandungan FM, langkah-langkah berikut perlu
dilaksanakan:
a. Sertakan objektif jabatan/pejabat yang telah disediakan bagi MPK;
b. Sediakan objektif bahagian/unit;
c. Tandakan kedudukan bahagian/unit di dalam carta organisasi
jabatan/pejabat yang disediakan bagi MPK;
d. Sediakancarta organisasi bahagian/unit dan tandakan kedudukan
kedudukan pegawai di dalam bahagian/unit;
e. Senaraikan tugas, tanggungjawab, kuasa dan hubungan kerja pegawai
berkenaan;
f. Senaraikan semua peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti
utama (senarai aktiviti adalah seperti yang disediakan bagi MPK);
g. Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah tiap-tiap tugas dan
tanggungjawab;
h. Senaraikan semua pegawai berkenaan yang memberi kelulusan;
i. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan;
j. Sediakan carta aliran kerja bagi tiap-tiap tugas;
k. Sediakan checklist/senarai semak bagi tiap-tiap tugas;
l. Rekodkan norma kerja yang ada;
ii

3. m. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai;
n. Sediakan format senarai tugas harian; dan
o. Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja.
KANDUNGAN FAIL MEJA
PKPA 8/91, 32. FM mengandungi 14 perkara utama seperti yang ditunjukkan
dalam Rajah 5.
KANDUNGAN FM
FAIL
MEJA
1. Objektif
Jabatan/Pejabat
2. Objektif
Bahagian/Unit
3. Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat
4. Carta Organisasi
Kedudukan Pegawai
5. Senarai Tugas/
Kuasa dan hubungan
6. Peraturan-Peraturan
Pentadbiran
7. Proses Kerja
8. Carta
Aliran kerja
9. Senarai
Semak/Checklist
10. Senarai Undang-
Undang/Peraturan
11. Senarai J/Kuasa
YangDianggotai
12. Senarai Borang
Yang Digunakan
13. Norma
Kerja
14. Senarai Tugas
Harian
FORMAT FAIL UiTM
FM UiTM adalah disesuaikan dengan dokumentasi ISO 9001:2000 dan
mengandungi 10 bahagian. Susunan 14 perkara utama FM dalam FM UiTM
adalah seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 6.
iii

4. Format FM UiTM
SenaraiSenarai TugasTugas HarianHarianBahagian 14 Senarai Tugas Harian
BahagianBahagian GG
BahagianBahagian EE
Bahagian 13 Norma Kerja
BahagianBahagian IIBahagian 12 Senarai J/kuasa Yang Dianggotai
BahagianBahagian HHBahagian 11 Senarai Borang Yang Diguna
Bahagian 10 Senarai Undang-undang/Peraturan
Bahagian 9 Senarai Semak/Cheklist
BahagianBahagian BBRekod Pindaan
BahagianBahagian AAKawalan Dokumen
BahagianBahagian 88 CartaCarta AliranAliran KerjaKerja
BahagianBahagian 77 ProsesProses KerjaKerja
BahagianBahagian FFBahagianBahagian 66 PeraturanPeraturan--peraturanperaturan PentadbiranPentadbiran
BahagianBahagian 55 Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan
BahagianBahagian 44 Carta Organisasi Kedudukan Pegawai
BahagianBahagian DDBahagianBahagian 33 Carta Jabatan/Pejabat
BahagianBahagian 22 Objektif Bahagian/Unit
BahagianBahagian CCBahagianBahagian 11 ObjektifObjektif Jabatan/Pejabat
FM UiTMFM PKPA 8/91
iv