Dokumen ini menerangkan tentang fail kuasa Pusat Sumber Sekolah (PSS) SMK Kamunting Baki, yang merupakan rekod penting bagi pengurusan dan pentadbiran PSS. Tujuannya adalah untuk memastikan kesinambungan pengurusan ketika berlaku pertukaran guru serta mewujudkan penyelarasan antara kakitangan. Fail kuasa terdiri daripada 14 bab yang merangkumi maklumat penting, prosedur, dan arahan untuk pengurusan PSS secara efektif.

1. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Baki
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 PENDAHULUAN / DEFINISI
1.2 TUJUAN
1.3 ISI KANDUNGAN
1.4 PROSEDUR PINDAAN

2. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Baki
1.1 DEFINISI
Fail Kuasa(Authority File) merupakan satu aspek penting yang perlu
dititikberatkan dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah PSS. Fail Kuasa
merupakan rekod penting tentang dasar/polisi dan keputusan yang diambil
mengambil mengenai satu-satu prosedur PSS.
Anggapan yang mengatakan bahawa Fail Kuasa itu sama dengan Rancangan
Pembangunan PSS (Blue Print) adalah salah. 'Blue Print' adalah sebahagian
daripada Fail Kuasa. Dengan itu segala perkhidmatan, program dan aktiviti yang
dirancangkan dapat dilaksanakan mengikut landasan yang ditetapkan dalam Fail
Kuasa.
Fail Kuasa merupakan satu rekod tentang pernyataan dasar dan keputusan yang
diambil tentang satu-satu prosedur PSS. Fail Kuasa PSS harus dirangka secara
kolektif
oleh guru-guru PSS dan perlu diubahsuai dari semasa kemasa mengikut
keperluan berkenaan.
1.2 TUJUAN MENYEDIAKAN FAIL KUASA PSS
Fail Kuasa PSS disediakan dengan tujuan
2.1 Tidak menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran Guru
Penyelaras PSS.
2.2 Guru baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk
Fail
Kuasa yang disediakan.
2.3 Mengelakkan berlakunya percanggahan idea di kalangan AJK dan
kakitangan PSS.
2.4 Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam
pengurusan dan pentadbiran PSS.
Terdapat 14 bab dalam sesuatu FaiI Kuasa. Fail Kuasa lazimnya disimpan dalam
bentuk 'ring-file' supaya sesuatu keputusan itu dapat diganti tanpa menjejaskan
keseluruhan. Isi asal sekiranya terdapat apa-apa perubahan/pindaan. Fail Kuasa
yang lengkap mempunyai tarikh kuat kuasa, sesuatu presedur itu. Ini
memudahkan kita mengenal pasti prosedur mana yang patut diutamakan ketika
membuat penyemakan semula. Penyemakan semula biasanya dilakukan 5 tahun
sekali atau mengikut keperluan.

3. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Baki
1.3 KANDUNGAN FAIL KUASA PSS
Fail Kuasa PSS terdiri daripada bahagian-bahagian yang dinyatakan seperti
berikut
 Muka surat judul
 Pengenalan kepada Fail Kuasa
 Isi kandungan Fail Kuasa
 Kandungan dan pindaan mengikut bab
Kandungan dalam Fail Kuasa hendaklah disusun seperti berikut:
 Setiap bab akan dinamakan mengikut tajuk utama
 Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab berkenaan
 Borang berkuatkuasa bab berkenaan yang telah disahkan
 Jika ada pindaan, borang pindaan akan disusun di akhir bab berkenaan
mengikut bilangan pindaan (sila rujuk Lampiran B).
PERINCIAN ISI KANDUNGAN DALAM FAIL KUASA PSS
Bab 1: Pengenalan kepada Fail Kuasa Pusat Sumber Sekolah
1.1. Pendahuluan / definisi
1.2. Tujuan
1.3. Isi kandungan
1.4. Prosedur pindaan
Bab 2: Maklumat Pusat Sumber Sekolah
2.1 Sejarah Penubuhan PSS
2.2 Lokasi PSS (pelan)
2.3 Visi PSS
2.4- Misi PSS
2.4 Piagam PSS
2.5 Matiamat PSS
2.7 Objektif PSS
2.8 Fungsi & peranan PSS
Bab 3: Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah
3.1 Jawatankuasa Induk PSS (struktur organisasi & senarai tugas)
3.2 Jawatankuasa Kerja PSS (struktur organisasi & senarai tugas)
Senarai nama AJK boleh dimasukkan dalam Fail Kuasa

4. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Baki
Bab 4: Pengawas Pusat Sumber Sekolah
4.1 Badan Pengawas PSS (struktur organisasi)
4.2 Kriteria memilih Pengawas PSS (borang kebenaran & surat lantikan)
4.3 Senarai Tugas Pengawas PSS
Bab 5: Peraturan Pusat Sumber Sekolah
5.1 Peraturan Am
5.2 Peraturan Khusus
5.3 Peraturan Penggunaan alat / ruang (bilik)
5.4 Peraturan Pinjaman & Pemulangan bahan / alat
Bab 6: Pengurusan & Penfadbiran Pusat Sumber Sekolah
6.1 Pengurusan Sistem Fail PSS
6.2 Format Rekod-rekod Penggunaan, Pinjaman & Pemulangan
6.3 Rancangan Tahunan PSS
6.4 Laporan PSS (bulan & tahun)
6.5 Manual Prosedur Kerja (MPK)
6.6 Fail Meja (FM)
6.7 Rancangan Pembangunan PSS
6.8 Dokumentasi
Bab 7: Koleksi Bahan Pusat Sumber Sekolah
7.1 Dasar pemilihan buku dan bukan buku
7.2 Prosedur koleksi buku dan bukan buku (jenis, nisbah, bahasa dll)
7.3 Proses pemilihan dan pemerolehan bahan / alat
7.4 Kriteria pemilihan dan pemerolehan bahan
7.5 Pemeliharaan dan pemuliharaan koleksi PSS
Bab 8: Kewangan Pusaf Sumber Sekolah
8.1 Punca kewangan
8.2 Anggaran Perbelanjaan
8.3 Laporan kewangan
8.4 Prosedur kewangan

5. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Baki
Bab 9: Organisasi Bahan Pusat Sumber Sekolah
9.1 Pengelasan
9.2 Proses Teknik
9.3 Rekod-rekod Perolehan
9.4 Katalog
9.5 Lokasi dan penyusunan
Bab 10: Aktiviti Pusat Sumber Sekolah
10.1 Mesyuarat
10.2 Kursus / bengkel
10.3 Pertandingan
10.4 Program perkembangan staf
10.5 Minggu PSS
10.6 Promosi PSS
10.7 Aktiviti galak guna PSS
10.8 Program bacaan
Bab I I: Stok dan Inventori Pusat Sumber Sekolah
11.1 Pengurusan KEW PA
11.2 Penyelenggaraan
11.3 Semakan stok (buku, bahan bukan buku, perabot dan peralatan)
11.4 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori
Bab 12:Sirkulasi / Edaran Bahan Pusat Sumber Sekolah
12.1 Sistem sirkulasi
12.2 Kad keahlian
12.3 Pinjaman berkelompok
Bab 13: Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah
13.1 Jenis-jenis perkhidmatan
13.2 Waktu perkhidmatan
Bab 14: Automasi Pusat Sumber Sekolah
14.1 Sistem yang digunakan
14.2 Menu utama

6. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Baki
1.4 PROSEDUR MEMBUAT PINDAAN DALAM FAIL KUASA PSS
Prosedur yang sama juga akan digunakan semasa membuat sesuatu pindaan atau
perubahan dalam Fail Kuasa. Guru Penyelaras akan merangka pindaan/perubahan
dan membentangkannya dalam Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk
mendapatkan kelulusan. Selepas itu barulah pindaan/perubahan tersebut akan
dikuatkuasa sepenuhnya.
Berikut adalah langkah-langkah membuat pindaan:
1) Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat pindaan.
2) Guru Penyelaras PSS perlu menyediakan draf pindaan berkenaan.
3) Draf pindaan tersebut hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan.
4) Selepas mendapat kelulusan, Guru Penyelaras PSS hendaklah memasukkan
pindaan tersebut dalam Borang Pindaan dan mendapatkan tanda tangan
untuk pengesahan (Pengetua / Guru Besar).
5) Tarikh berkuatkuasa pindaan tersebut ialah tarikh mendapat kelulusan
(tarikh mesyuarat).