Downloaded 686 times
Panduan eksa mampu
- 1.
- 2. 2 SETIAP HARI……… Jam semingguberada di pejabat 12 jam di pejabat vs 12 jam di rumah 5/7 hari di pejabat 2 jam kesesakan lalu lintas (pergi & balik) Pejabat = rumah kedua 2/7 hari di rumah
- 3. 3 ADAKAH PILIHAN ANDAINI ………
- 4.
- 5.
- 6.
- 7. 7 ATAU PILIHAN ANDAINI ………
- 8.
- 9.
- 10.
- 11. 11 PENJENAMAAN EKSA TUJUAN Memenuhi keperluan semasa Meningkatkan persaingan antara agensi Identitisendiri Kekal Relevan Imej Baharu
- 12. Imej Korporat 12 OBJEKTIF PENJENAMAANSEMULA Kreativiti & Inovasi Go Green Persekitaran kerja kondusif Kepelbagaian Agensi 1 2 3 4 5
- 13.
- 14.
- 15. 15 CONTOH PERSEKITARAN KERJAKONDUSIF Parking OKU disediakan 2
- 16. 16 CONTOH PERSEKITARAN KERJAKONDUSIF2
- 17. 17 KEPELBAGAIAN AGENSI SEKTORAWAM Pelbagai Agensi Badan Berkanun Persekutuan (BBP) Badan Berkanun Negeri (BBN) Perkhidmatan Awam Persekutuan (PAP) Perkhidmatan Awam Negeri (PAN) Keselamatan & Infrastruktur Pentadbiran Sosial Ekonomi KlusterJenis Agensi 3
- 18. 18 CONTOH KEPELBAGAIAN AGENSISEKTOR AWAM…samb 3 KESELAMATAN Polis Imigresen Tentera Kastam Mahkamah Pusat Latihan PBT Masjid APMM Pejabat Kadi Hospital Klinik Sekolah IPTA PENTADBIRAN SOSIAL
- 19. 19 CONTOH KREATIVITI DANINOVASI4 PENGKELASAN JENIS UBAT MENGIKUT WARNA TANDA PERGERAKAN PEGAWAI YANG KREATIF
- 20. 20 CONTOH KREATIVITI DANINOVASI …samb TANDA ARAS BORANG Mencukupi Buat pesanan Perlu Tambah SISTEM PERGERAKAN PEGAWAI YANG SISTEMATIK DAN KREATIF 4
- 21. 21 TEMPAT LETAK KASUT MENGGUNAKANKOTAK LAMA ETIKA DI PANTRY MENGGUNAKAN KALENDAR LAMA TEMPAT LETAK PAYUNG MENGGUNAKAN KOTAK LAMA 4 CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI …samb
- 22. 22 CONTOH GO GREEN Daunpandan 5
- 23. 23 FAEDAH EKSA Mewujudkan persekitarantempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi) Meningkatkan kecekapan & keberkesanan pengurusan organisasi Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran Meningkatkan imej agensi sektor awam Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi
- 24. 24 FAEDAH EKSA….samb Meningkatkan semangatesprit de corp Meningkatkan disiplin warga jabatan Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan Mewujudkan piawaian kerja yang jelas
- 25.
- 26. Kaedah pengurusan yangdipelopori oleh industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun dan selamat memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO 9000, BAGI klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja selain memberi nilai tambah kepada imej organisasi
- 27. 27 PELAKSANAAN AMALAN 5SOLEH MAMPU KERAJAAN MALAYSIA SURAT PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM BIL. TAHUN 2014 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pensijilan & Pengauditan MAMPU Pelaksanaan EKSA-2014 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM
- 28. 28 PANDUAN AMALAN 5S(19 MEI 2010)
- 29. 29 SISIH Mengasing/ membuang barang-barang yang tidakdiperlukan. SUSUN Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah diambil. SENTIASA AMAL Mengamalkan aktiviti sisih, susun, sapu dan seragam secara istiqamah. SAPU Menyapu/ membersih ruang pejabat/bilik dan peralatan kerja. SERAGAM Menyeragamkan susunan fail/ meja kerja/peralatan pejabat Amalan 5S: |Dilaksanakan sejak 80an | Konsep asal diadaptasi dari Jepun| IMBASAN KONSEP 5S
- 33. SISIH – Menyisihdan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja SISIH secara berkesan Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning
- 34. Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yanghendak dilupuskan Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang /peralatan/rekod yang telah dikenalpasti Mewujudkan kawasan Tag Merah - kawasan pengumpulan barang/ peralatan/rekod yang tidak diperlukan untuk pelupusan Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Merah
- 36. Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yanghendak dinilai Melekat/melabel Tag Kuning ke atas barang /peralatan/rekod yang telah dikenalpasti Membuat penilaian terhadap barang yang dilabel Tag Kuning. Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk pelupusan atau penyimpanan Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Kuning
- 38. SISIH secara berkesan Tentukantempat penyimpanan bagi barang/ peralatan yang masih diperlukan Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa
- 41. SUSUN - Menyusundan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula di tempatnya SUSUN secara berkesan: Guna Falsafah 5S Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat ada Barangnya Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO) Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai
- 42. SUSUN FIFO LIFO PengambilanRambang
- 43. A A AA A A B B B B B B D D D D D D C C C C C C E E E E E E SUSUN • FIFO – Pengambilan • Simpan ikut jenis barang • Pergerakan secara gelonsor • SEBELUM 5S
- 44. C4C3C2C1 C7C6C5 B4B1 B2B3 B5 B6 B7 A4 A5 A6 A7A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7A1 A2 A3 B4B1 B2 B3 B5 B6 B7 C4C3C2C1 C7C6C5 • Sediakan tempat • Padankan nama SUSUN
- 45. • Telus /tiada penutup • Petunjuk paras Stok SUSUN B10 - 100 B12 - 100 B10 - 150 B12 - 150
- 46. 1 2 34 5 6 7 8 9 101112 • Sisih pembaziran • Susunan menegak • Tiada ruang di atas lantai SUSUN
- 47. B20S H B25SH B30S H B35S H B40S H B50S H • Mudah dicari • Tidak mendatar • Susun menegak SUSUN
- 48.
- 49. SUSUN • Sesuaikan label •Pengesanan warna
- 52. Kesan Kejayaan SUSUNboleh diukur melalui: Pencarian/ capaian barang/peralatan/dokumen dalam tempoh 30 saat
- 53. SAPU - Membersihtempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran dilantai, mesin dan peralatan SAPU secara berkesan Mengagihkan Tugasan Pembersihan Menentukan hak milik (ownership) ruang/ peralatan bagi setiap ahli Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan Melaksanakan kerja pembersihan
- 55. Kesan Kejayaan SAPUboleh diukur melalui: Produk dan hasil kerja yang berkualiti Persekitaran kerja yang selesa dan selamat Keadaan persekitaran lebih bersih Kos penyelenggaraan lebih rendah
- 56. SERAGAM - sekeadaan,sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai SERAGAM secara berkesan Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H Mewujudkan senarai semak peraturan inventori Mengadakan prosedur kerja pembersihan Mengadakan jadual penyelenggaraan Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM
- 58. Kesan Kejayaan SERAGAMboleh diukur melalui: Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik Mempunyai impak visual yang positif Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP)
- 59. SENTIASA AMAL -usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi Panduan Mengekalkan Amalan 5S Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan mengadakan latihan yang berterusan Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala Memastikan aktiviti promosi berterusan Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik
- 60. Kesan Kejayaan SENTIASAAMAL boleh diukur melalui: Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman Amalan 5S Jabatan/Agensi Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksana Amalan 5S di samping mematuhi peraturan di tempat kerja Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga Jabatan/Agensi
- 61. Kesan Kejayaan SENTIASAAMAL boleh diukur melalui: Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan menambahbaik Amalan 5S di tempat kerja Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan 5S
- 62.
- 63. 1 • PembentukanJawatankuasa Pelaksana 2 • Mewujudkan sektor/zon EKSA 3 • Latihan 4 • Pelancaran 5 • Pembudayaan EKSA 6 • AUDIT dan Pemantauan Berterusan 7 • Pengiktirafan
- 64. 1 • PembentukanJawatankuasa Pelaksana Struktur Pelaksanaan Amalan 5S: Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S hendaklah menyeluruh dan setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan masing- masing Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana 5S bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan Amalan 5S dijalankan sebaiknya
- 66. Tujuan: mewujudkan kawasantanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan Pembahagian hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi sektor/zon bagi memudahkan rujukan Susun atur keseluruhan sektor/zon dan pembahagian kepada sektor/zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi 2 • Mewujudkan sektor/zon EKSA
- 67. Menentukan nama kumpulanuntuk setiap sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap sektor/zon Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan sektor/zon masing-masing dengan mengambil kira hala tuju EKSA di Jabatan/Agensi 2 • Mewujudkan sektor/zon
- 68. Sudut EKSA perlumengandungi perkara-perkara berikut: Polisi/Objektif/Matlamat EKSA Carta Organisasi EKSA Carta Perbatuan/Gantt Chart Peta lokasi/Pelan lantai sektor/zon EKSA Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan EKSA
- 69. Slogan EKSA Buletin berkaitanEKSA(jika berkenaan) Maklumat bagi tujuan promosi EKSA di Jabatan/Agensi Nama kumpulan mengikut sektor/zon Penjelasan perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penarafan (Jadual 4P) EKSA Jadual tugas dan pelaksanaan aktiviti Jadual mesyuarat/perjumpaan kumpulan
- 70. Tujuan: mendalami pengetahuanberkaitan EKSA di samping untuk membudayakan EKSA kepada warga Jabatan/ Agensi Di antara latihan/program yang perlu diikuti : Program Kesedaran EKSA Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA Lawatan Penanda aras 3 • Latihan EKSA
- 71. Pelancaran dan perasmianboleh diadakan sebagai tanda mula di samping untuk menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam Jabatan/Agensi Antara perkara yang perlu diberikan penekanan adalah seperti berikut: Dasar Amalan EKSA Zon-zon EKSA Objektif EKSA Pelan tindakan pelaksanaan EKSA Buku Panduan Pelaksanaan EKSA 4 • Pelancaran EKSA
- 72. Melaksanakan konsep 5Ssecara berperingkat Gotong royong perdana Gotong royong Zon Mematuhi Carta Perbatuan EKSA Promosi dan Latihan berterusan 5 • PEMBUDAYAAN EKSA
- 73. Pemantauan dilakukan oleh: KetuaZon EKSA Ketua Unit/ Bahagian/ Jabatan Pengurusan Tertinggi Audit: Audit Dalam berkala Audit luar 6 • Pemantauan & Audit
- 74. Dalaman: Pertandingan melalui Keputusan PenilaianAudit Dalam Luaran: MAMPU Ditanda aras dan diiktiraf oleh Jabatan lain 7 • PENGIKTIRAFAN
- 75.
- 76. 76 PROSES PENSIJILAN BAHARUEKSA: Permohonan oleh Agensi Permohonan Pengauditan Pelaporan Pensijilan Satu @ 2 hari bergantung kepada lokasi/bil.zon Surat rasmi kepada KP MAMPU dengan mengemukakan laporan Audit Dalam 1 hari selepas pengauditan 3 hari selepas laporan pengauditan
- 77. 77 PROSES PENSIJILAN BAHARUEKSA: Agensi Dikenalpasti *Agensi dikenalpasti Pengauditan Pelaporan Pensijilan Satu @ 2 hari bergantung kepada lokasi/bil.zon MAMPU mengeluarkan surat jemputan dan mendapatkan laporan audit dalam 1 hari selepas pengauditan 3 hari selepas laporan pengauditan *1.Agensi tamat tempoh pensijilan 2. Agensi berpotensi
- 78. 78 PROSES PENSIJILAN SEMULAEKSA: Peringatan Pengauditan Pelaporan Pensijilan Agensi mengemukakan laporan audit dalam MAMPU mengeluarkan surat peringatan 3 bulan sebelum tamat tempoh pensijilan 1 hari selepas pengauditan 3 hari selepas laporan pengauditan Persediaan Satu @ 2 hari bergantung kepada lokasi/bil.zon
- 79. 79 MODEL A Generik Komponen A hinggaE MODEL B Generik + Khusus* Komponen A hingga F * Bergantung pada jenis agensi PELAKSANAAN PENGAUDITAN
- 80. 80 PENGAUDITAN MODEL A Bangunandan Kawasan Sendiri= Komp A hingga E1 Contoh: Stesen Penguatkuasaan JPJ, PDT Marang, PPD Batang Padang Bangunan Sendiri dan Berkongsi Kawasan= Komp A hingga E2 Contoh: Jabatan Kehakiman Syariah Selangor, MAMPU Agensi Berkongsi Bangunan dan Kawasan=Komp A hingga D Contoh: Wisma Persekutuan
- 81. SKALA PERMARKAHAN Kategori Layak dipersijilkan : 80%- 89.9%: BAIK 90% dan ke atas: CEMERLANG SKALA SEDIA ADA SKALA BAHARU 81 Melebihi 80%: Layak dipersijilkan Pemarkahan menggunakan skala likert 1 hingga 5 SKALA PEMARKAHAN
- 82.
- 83.
- 84. A. Perancangan dan Penubuhan Jawatankuasa B.Ruang Tempat Kerja dan Peralatan C. Persekitaran Tempat Kerja & Kemudahan KOMPONEN PENILAIAN A. Keperluan Utama Pelaksanaan B. Ruang Tempat Kerja/ Pejabat C. Tempat Umum D. Keselamatan Persekitaran E. Kawasan Persekitaran Pejabat F. Tempat Khusus ASPEK SEDIA ADA ASPEK BAHARU 84 KOMPONEN PENILAIAN AUDITAN EKSA Dari 3 komponen kepada 6 komponen
- 85. A1. Dasar 5S A2.Carta Agensi 5S (JK Latihan, Promosi Audit, Pelaksana) A3. Peta Kawasan Kerja A4. Rekod Aktiviti 5S A5. Minit Mesyuarat/ Rekod Perbincangan. A6. Garis Panduan 5S di Agensi. dan lain lain. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN A1. Dasar/ Polisi 5S A2. JK Pelaksana A3. Penglibatan Pengurusan Atasan A4. Penilaian Kendiri A5. Pengiktirafan A6. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi A7. Tindakan Penjimatan/ Go Green ASPEK SEDIA ADA ASPEK BAHARU 85 BAHARU BAHARU BAHARU KOMPONEN A BAHARU
- 86. RUANG TEMPAT KERJA/ PEJABAT FIZIKAL B1.Lantai B2. Dinding & Siling B3. Lampu & Soket KEPERLUAN UMUM B4. Susun Atur Peralatan B5. Keadaan Peralatan B6. Pelabelan & Papan Tanda/ Tanda Arah B7. Perhiasan B8. Keperluan Utama RUANG KERJA B9. Meja Kerja Warga/ Work Station/Kubikel Kerja B10. Bilik Pegawai B11. Stor Peralatan Pejabat B12. Bilik Fail B13. Sudut/Bilik Cetak/ Bilik Dokumentasi B14. Bilik Pemandu B15. Bilik Server/Terperingkat ASPEK SEDIA ADA ASPEK BAHARU 86 B1. Kumpulan Pelaksana 5S B2. Sudut 5S B3. Lantai B4. Susun Atur Peralatan B5. Keadaan Peralatan B6. Pendawaian B7. Lampu B8. Susunan Fail B9. Perhiasan. dan lain-lain. KOMPONEN B
- 87. TEMPAT UMUMKRITERIA SEDIA ADA KRITERIA BAHARU 87 C1.Lobi Utama/ Ruang Hadapan C2. Kaunter Utama C3. Ruang Menunggu C4. Laluan Utama/ Koridor C5. Bilik Mesyuarat C6. Perpustakaan/ Pusat Sumber C7. Surau/ Bilik Solat C8. Lif C9. Pantri/ Tempat Minum C10. Tandas Tidak dikategorikan secara khusus tetapi dinyatakan di bawah Komponen B iaitu Ruang Tempat Kerja dan Peralatan KOMPONEN C
- 88. KESELAMATAN PERSEKITARAN D1. Pelan Tindakan Kecemasan D2.Pendawaian/ kabel D3. Peralatan Pencegahan Kebakaran D4. Laluan/ Tangga Kecemasan D5. Kunci KRITERIA SEDIA ADA KRITERIA BAHARU 88 Tiada KOMPONEN D
- 89. 89 Meningkatkan ciri keselamatan ASPEKKESELAMATAN Penyimpanan kunci mengikut tatacara keselamatan yang ditetapkan.
- 90. 90 Meningkatkan ciri keselamatan SEBELUMSELEPAS ASPEK KESELAMATAN Tidak perlu pelabelan bilik kebal.
- 91. 91 ASPEK KESELAMATAN Memastikan alat pemadammenepati kriteria berikut: i. Penyelengaraan secara berkala ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan iii.Berkeadaan bersih iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
- 92. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN E1. Agensi Mempunyai Bangunandan Kawasan Sendiri E2. Agensi Mempunyai Bangunan dan Berkongsi Kawasan KRITERIA SEDIA ADA KRITERIA BAHARU 92 Tidak dikategorikan secara khusus tetapi dinyatakan di bawah Komponen C iaitu Persekitaran Tempat Kerja dan Kemudahan. KOMPONEN E
- 93. TEMPAT KHUSUS Tempat-tempat khususdi agensi mengikut Kluster: F1.Keselamatan F2.Pentadbiran F3.Sosial KRITERIA SEDIA ADA KRITERIA BAHARU 93 Tiada KOMPONEN F
- 94. 94 CONTOH AMALAN BAIK AGENSICEMERLANG
- 95. Penemuan: Pengurusan storyang teratur dan sistematik.
- 96. Penemuan: Promosi Amalan5S yang kreatif dan menarik.
- 97. 97 Penemuan: Notis penjimatantenaga yang kreatif.
- 98. 98 Penemuan: Penggunaan bahankitar semula yang kreatif.
- 99. 99 Penemuan: Tempat simpankunci mengikut tatacara keselamatan yang betul
- 100. 100 Penemuan: Pelabelan dansistem fail yang sistematik.
- 101. 101 Penemuan: Laci alattulis disusun dengan kemas.
- 102. 102 Penemuan: Etika penggunaanbilik/peralatan gunasama yang seragam dan menyeluruh.
- 103. 103 Penemuan: Sistem bilikfail yang sistematik.
- 104. 104 Penemuan: Tatacara penggunaanmesin fotostat yang kreatif.
- 105. 105 Penemuan: Carta pergerakanpegawai yang kreatif dan mengamalkan konsep Go Green.
- 106. 106 Penemuan: Sudut kitarsemula yang kreatif dan diletakkan di tempat terbuka.
- 107. 107 Penemuan: Pelabelan capyang kreatif dan menyokong usaha Go Green (menggunakan bahan kitar semula).
- 108.
- 109.