Dokumen ini membahas pengelolaan acara, mulai dari perencanaan hingga evaluasi, serta pentingnya memahami tujuan acara dalam konteks organisasi. Event management melibatkan analisis, perencanaan, dan memproduksi acara dengan memanfaatkan sumber daya organisasi secara efisien. Selain itu, analisis pasar dan SWOT sangat penting dalam merencanakan acara untuk memahami audiens target dan potensi risiko serta peluang.

1. Event Management
Oleh : Anastasya Putri SE, M.I.Kom

2. EVENT
MANAGEMEN
T
TUJUAN
1. Memahami dan menjelaskan kembali
mengenai pengelolaan sebuah acara
mulai dari perencanaan, pelaksanaan
hingga evaluasi.
2. Memahami dan menjelaskan kembali
mengenai tujuan sebuah acara digelar
sebagai penunjang kegiatan Organisasi.
3. Membuat sebuah acara dengan konsep
yang benar dan mencapai tujuan yang
diharapkan

3. WHAT IS
EVENT?
Adalah suatu bentuk peristiwa dan bukan
kejadian, karena secara sengaja
diadakan. sebuah program yang akan
dilakukan secara terencana untuk suatu
tujuan.
Ragam acara amat banyak bergantung
dari ide yang melandasi terlaksananya
hal itu. berbeda dengan kegiatan yang
spontan, acara dilakukan berdasarkan
rencana yang telah disusun sebelumnya.

4. WHAT IS
MANAGEMENT
?
suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan dan
pengendalian upaya dari anggota
organisasi serta penggunaan semua
sumber daya yang ada pada organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi yang
telah ditetapkan sebelumnya. ( James
A.F.Stoner )

5. WHAT IS
EVENT
MANAGEMENT?
Adalah suatu tatanan penyelenggaraan
program, proses analisis , perencanaan ,
pemasaran , memproduksi dan
mengevaluasi acara .
Ini adalah cara yang berbeda untuk
mempromosikan produk , jasa atau ide .
Manajemen Acara membutuhkan nilai-nilai
inti tertentu yang akan digunakan untuk
setiap elemen , proses dan keputusan untuk
membenarkan pendekatan profesional dan
mencapai hasil yang efektif dan efisien.

6. TAHAPAN
PEMBUATAN
ACARA
Proses tahapan pembuatan acara :
Panitia - Proposal – Acara
Eksekusi Acara (didokumentasikan)
Pasca Acara: Evaluasi Kepanitiaan dan
Event
Laporan Pertanggungjawaban

7. RISET PASAR
DALAM
PERENCANAA
N
ACARA
Sebelum mengorganisir acara , cari tahu apakah ada pasar
(yaitu penonton ) untuk acara tersebut.
Analisis Pasar ( Kesepahaman dengan contoh umum)Analisis
Pasar berarti mencari informasi tentang audiens target
acara.
Target acara yaitu ada kelompok usia , jenis kelamin ,
kualifikasi , profesi , tingkat pengetahuan , pendapatan,
status , kesukaan , tidak menyukai , kepribadian , adat
istiadat, tradisi , agama , gaya hidup dll.
Keinginan dan harapan audiens target dari acara yang
diinginkan.
Kapan ( yaitu tanggal dan waktu ) dan mana (yaitu tempat)
Lakukan Survei .
Semua informasi ini akan membantu dalam
mengembangkan rencana acara yang lebih baik .

8. ANALISIS
SWOT DALAM
PERENCANAA
N
ACARA
Adalah alat perencanaan strategis yang digunakan untuk mengidentifikasi dan
menganalisis kekuatan, kelemahan , peluang dan ancaman yang terlibat dalam
suatu proyek acara.
Kekuatan: Ini adalah atribut dari organisasi yang membantu dalam mencapai
tujuan. Untuk misalnya : Tim acara berpengalaman , tingkat motivasi tinggi,
pangsa pasar yang baik dll
Kelemahan : Ini adalah atribut-atribut dari organisasi yang berbahaya dalam
mencapai tujuan. Untuk misalnya : kemalasan sosial , kurangnya dana , tim event
berpengalaman , tingkat energi yang rendah , kurangnya media dan kontak
perusahaan dll
Peluang : Ini adalah faktor-faktor eksternal yang membantu dalam mencapai
tujuan. Untuk misalnya : sedikit kompetisi , kondisi ekonomi yang menguntungkan
, dukungan dari pemerintah daerah , ketersediaan keadaan infrastruktur seni dll
Ancaman : Ini adalah faktor-faktor eksternal yang berbahaya dalam mencapai
tujuan. Untuk misalnya : kompetisi yang tinggi , sedikit atau tidak ada dukungan
dari pemerintah setempat , cuaca buruk , infrastruktur yang buruk , lab tinggi
tingkat , tidak tersedianya bahan baku dll .

9. PERENCANAA
N
DENGAN
KONSEP 5 W
5 ' W (yaitu Mengapa, Apa , Kapan, Dimana , Siapa )
prinsip untuk membuat rencana acara .
Mengapa berarti , mengapa ingin membuat acara tsb,
Apa yang ingin dapatkan dari acara tersebut ? Misalnya:
apakah kita mengatur acara untuk meningkatkan citra
merek perusahaan?, untuk meningkatkan penjualan
perusahaan? untuk mempromosikan produk / jasa?dll
Mendefinisikan tujuan acara di awal perencanaan acara
sangat penting karena memberikan arah di mana kita
harus melanjutkan untuk mencapai tujuan.
Menyelenggarakan acara tanpa tujuan yang jelas adalah
sangat membuang waktu dan sumber daya.

10. TAHAPAN
MANAJEMEN
ACARA
manajemen acara adalah bagian dari manajemen, maka fungsi-
fungsi manajemen secara ideal harus dilakukan.
1. FUNGSI PERENCANAAN acara yang akan dilakukan haruslah jelas,
apakah acara rutin semisal Diksar, Mat, ataupun acara lainnya yang
seyogyanya dalam satu tahun kepengurusan haruslah dilakukan atau
acara temporal semisal seminar-seminar yang dilakukan oleh setiap
bidang kerja atau acara apapun yang tidak termasuk rutinitas.
2. FUNGSI PENGORGANISASIAN Pembentukan Kepanitiaan Pada fungsi
pengorganisasian, kepanitiaan menjadi inti yang mutlak dilakukan
untuk memperjelas tanggungjawab yang akan dilakukan
3. FUNGSI PENGKOORDINASIAN Pada tahapan ini ada beberapa hal
yang harus dilakukan yakni pemetaan tanggung jawab dan
pembentukan schedule kerja.
4. FUNGSI PENGARAHAN Ketua menjadi sebuah lembaga yang memiliki
hak untuk mengarahkan semua anggota tanpa otoriter, serta terbuka
dengan semua kritikan demi cepatnya semua proses pra dan pasca
acara dilakukan
5. FUNGSI PENGAWASAN Pengawasan ini sebenarnya tidak jauh beda
dengan pengarahan tetapi bersifat lebih pribadi pada pihak ketua
untuk mengawasi senua kerja anggota sehingga tidak ada sikap saling
tunjuk dan saling menyalahkan