Membangun SOP yang Efektif

EFFECTIVE SOP Development Workshop
c e
n
BPM Workshop Series

l le
ce
px
b PT. Bina Persada Kinerja
training@bpxcellence.com|0815 7470 4545

Life is not accumulation,
LATAR TUJUAN SILABUS PROFILE
METODE it is about contribution
BELAKANG PROGRAM RUNDOWN CONTACT Stephen Covey

Apakah Anda mengalami Hal ini ???

Lack of
measures

c e
n
& defined
processes

le
Work Soloed
functional

l
overloads Inconsistent
materials processes

ce
p x
Inconsistent
procedures for Cascading Un integrated

b
Unmanaged identical tasks rework best practices
commitments

“Business Process Management (BPM) isn’t just about automation – it’s about transforming and improving the way
that your organization operates. BPM is about changing the way you engage your knowledge workers to drive
positive, meaningful change across the enterprise – Anonymous”

www.bpxcellence.com
bpx@bpxcellence.com | 0815 7470 4545


SOP
(Standard Operating
Procedures)

e
Tidak terintegrasi
menjadi satu kesatuan

c
Information utuh SOP yang
system /IT
terdokumentasi tidak

n
Tidak mendukung
sama dengan kondisi
proses atau demikian
aktual proses

le
sebaliknya

SOP yang lintas
fungsional belum
disetujui oleh pelaku
Challenges in

e
SOP Development l Pelaku Proses tidak
merasa memiliki SOP
bahkan terkadang tidak

c
proses maupun pemilik mengetahui SOP yang
proses & Implementation valid

p x Apakah desain proses

b
Proses Bisnis yang ada yang terdokumentasi
tidak sejalan dengan merupakan alternatif
regulasi yang berlaku desain proses terbaik ?
SOP yang didistribusi
tidak valid (out of date)

www.bpxcellence.com


Policy, SOP and Organization Hierarchy
POLICY HIERARCHY PROCESS HIERARCHY ORGANIZATIONS STRUCTURE
HIERARCHY

RUPS
AD/
ART
Level 0

Level 1

c e
n
PP Level 2 .

le
BOD

PD .

l
DIR
.

e
Standard Operating Procedure
SE Dir
.

c
DIV Process Flow Chart
Internal Memo Div

x
Instruction Working Forms /
Culture &
DEPT Internal Memo Dept Manual Instruction Screen
Behavior Competence

p
Position & Attitude
Requirement

b
Job Desc

Effective & Efficient Operations
www.bpxcellence.com


Tujuan Program
1. Memahami mengapa kita

e
membutuhkan SOP serta kegunaan SOP

c
dalam memaksimalkan kinerja

n
perusahaan

le
2. Memahami dan mampu
mengimplementasikan BpX-9S TM

e
3.
l
penyusunan SOP yang efektif
Memahami tantangan tantangan yang

c
kerap terjadi dan cara praktis

x
mengatasinya dalam perancangan SOP.
4. Memahami bagaimana meng-

b p 5.
implementasikan Efektif SOP dalam
organisasi.
Mengetahui template-template SOP
standar yang sering digunakan.

www.bpxcellence.com


SIlabus
1. Driving toward to maximize Bisnis

e
Performance : Penjelasan mengapa kita memerlukan

c
SOP? Mengapa SOP dianggap sebagai urat nadi serta
landasan program perbaikan berkelanjutan seperti TQM,

n
TPS, Lean, Six Sigma, ISO 9000?

le
2. BpX - 9 S TM SOP

l
Penjelasan mengenai 9 langkah dalam penyusunan SOP
yang efektif disertai case study dan kerja kelompok

e
3. Current Challenges & Current Practices in

c
Effective SOP Deployment :

x
Penjelasan mengenai tantangan yang sering terjadi dalam
penyusunan SOP yang efektif serta solusi praktis mengatasi

p
hambatan tersebut.
4. Effective SOP Implementation

b
Penjelasan mengenai bagaimana mengimplementasikan
SOP yang efektif di perusahaan/organisasi.
5. SOP Development - Workshop
Case study menggunakan template-template standar
dikerjakan bersama kelompok

www.bpxcellence.com


HIBP3D Framework
Strategy

e
Environment Technology
Policy Policy

c
Features
 Market & competition
 Gov. Regulations Specifications

n
Cost

le
 Transfer knowledge
Pre
Foundation Implement
Review
Execution
 Geographical distribution

l
 Accountibility mapping ation
Mechanism  Personnel skill & Compentency

e
Organizational
Resources

c
Design

x
FIRETM METHODOLOGY
[EFFECTIVE SOP DEVELOPMENT ]

Cost
Productivity
b pEffectiveness
Process Objective
Efficiency




Performance
Compliance
Employee satisfaction
Perception & Interest
(Pride; Authority;power)

Policy Policy

Review Mechanism
www.bpxcellence.com


HARI 1
Tatap Muka Bahasan

Time Judul

e
Icebreaking ; Perkenalan masing masing peserta, Salam
08.30 - 08.45 pembuka dan selama training serta Ekspektasi /Hasil yang

c
diharapkan peserta akan training ESD
08.45 - 09.05 Aturan Dasar saat pelaksanaan pelatihan dan lokakarya

n
09.05 - 09.10 Pengenalan mengenai BpXcellence

le
Tantangan dan peluang improvement terkait dengan masalah
09.10 - 10.10
SOP

l
10.10 - 10.25
10.25 - 10.55 Games 1

e
TM
10.55 - 11.25 Pengenalan tentang konsep HIBP-3D

c
11.25 - 12.00 Pengenalan Konsep pembuatan SOP dengan metode FIRETM

x
12.00 - 13.15
Metode FIRE - Foundation : Menyiapkan landasan/pondasi untuk
13.15 - 13.45

p
mendokumentasikan proses ( membuat SOP)
13.45 - 14.00 Games 2

b
14.00 - 14.30 Foundation - Pembentukan Team inti
14.30 - 15.00 Foundation - Analisa Pendahuluan

15.00 - 15.10 Foundation - Menyetting Tujuan dari Proses/Process Objectives

15.10 - 15.30 Break
Foundation - Buat Building Block untuk Kondisi Saat ini
15.30 - 16.10 Foundation - Mendokumentasikan proses yang terjadi saat ini
16.10 - 17.00 Studi Kasus #1
17.00 - 17.05 Wrap Up
www.bpxcellence.com


HARI 2
Tatap Muka Bahasan

Time Judul

e
08.30 - 09.00 Trivia Quiz
Foundation - Mendapatkan VOC (Voice of Customer), CTQ

c
09.00 - 09.40
(Critical To Quality) and KPI (Key Performance Indicator)
09.30 - 10.10 Studi Kasus #2

n
10.10 - 10.25

le
10.25 - 11.00 Presentasi per kelompok
Foundation - Buat Building Block untuk Proses Baru

l
11.00 - 11.30 Foundation - Menciptakan Proses Baru serta dokumentasinya
11.30 - 12.00 Games 3

e
12.00 - 13.15
Foundation - Identifikasi resiko resiko kegagalan dari Proses baru

c
13.15 - 13.45
yang dibuat

x
13.45 - 14.30 Studi Kasus #3
14.30 - 15.10

p
15.10 - 15.45 Break
15.45 - 16.30 Presentasi per kelompok

b
16.30 - 17.00 Closing Event

www.bpxcellence.com


Metode pelatihan dengan melibatkan peserta dalam latihan – latihan,

e
simulasi dan lain, sehingga peserta mendapatkan pengalaman,

c
melakukan observasi dan refleksi sendiri , mencoba mengaplikasikan
di pekerjaannya
n
l le
METODE :

ce
x
1. Latihan 45%

p
2. Lecturing Debriefing 30%

b
3. Fun Activities 10%
4. Sharing 15%

www.bpxcellence.com


Facilitator Profile :
“We Serve You for Better Quality”

c e
Fasilitator kami telah memiliki pengalaman dalam memfasilitasi pelatihan baik Softkill ataupun hardskill serta
memberikan pendampingan dalam proyek – proyek perbaikan proses bisnis, manajemen perubahan di klien –

n
klien kami

le
Dengan pengalaman kami diberbagai sektor industri dan usaha kami secara kontinyu untuk mencari insight guna

l
perbaikan metodologi untuk memenuhi harapan pelanggan , kami confident untuk memberikan layanan kami
kepada klien – klien kami

ce
Nilai –nilai kami Integrity, Customer Oriented, Strive to Excellence, Humble, Fast Leaner dan creative menjadi
landasan secara profesional bekerjasama dengan klien – klien kami. Beberapa pengalaman kerja kami di

x
perusahaan ASTRA Group, SINARMAS Group, Danamon, TRIPUTRA Group, GE Capital dengan working experience
> 5 tahun.

p
Salam Excellence

b
Learning and Training Development
Suratman | 0815 7470 4545

The job of leader today is not to create follower but to
create more leader – Ralph Nader
www.bpxcellence.com


Beberapa Pengalaman Kami dalam Memfasilitasi Pembuatan dan Pengembangan SOP

e
1. Perbankan : memfasilitasi pembuatan dan pengembangan SOP untuk bagian

c
Lending dan Funding dengan produk Kredit Kepemilikan Rumah, Kredit Kendaraan

n
Bermotor, Kredit Commercial (Corporate dan Micro), Kredit Personal Loan

le
2. Multifinance : memfasilitasi pembuatan dan pengemabangan SOP dan kebijakan

l
terkait End to End Core Process Bisnis Multifinance beserta Support Fuction

e
c
3. Insurance : Memfasilitasi pembuatan dan pengembangan Core Process Business di

x
Insurance

p
4. Manufacturing [Chemical Industry] : memfasilitasi pembuatan dan pengembangan

b
SOP
5. Agribusines [Rubber Industry] : memfasilitasa pembuatan BRS ( Business
Requirement Statement) dalam rencana implementasi sistem ERP di perusahaan

www.bpxcellence.com

BEBERAPA KLIEN TERHORMAT KAMI
Dalam proyek konsultasi, In House Training dan Publik Training

c e
n
l le
ce Lemindo Abadi Jaya
(TRIPUTRA GOUP)

p x
b
Dan beberapa perusahaan dalam publik trainin kami : Bank Kesawan, Bank Riau, Astra
Credit Companies, BFI, BPK Penabur, Bank Indonesia, Pura Barutama, PLN, Cikarang
Listrisindo, Koran Tempo, Rajawali Plantation, Jurnas , Astra Honda Motor dan lain -
lain

www.bpxcellence.com


c e
n
PT. Bina Persada Kinerja

le
www.bpxcellence.com

e l
Learning and Training Development Program

c
suratman@bpxcellence.com
0815 7470 4545

p x
ID Yahoo : suratman2545
PIN BB : 277917A2

b
www.bpxcellence.com

Investasi Training it is about contribution
Stephen Covey

No Item Investasi

1 Biaya Workshop Pelatihan / batch/maks 25 peserta Call 0815 7470 4545 | training @

e
bpxcellence.com

* diluar Pajak – pajak yang berlaku

n c
le
Syarat dan Ketentuan :

l
1. Jumlah peserta untuk tiap batch maksimum 25 orang
2. Durasi Workshop 14 jam Efektif (2 hari kerja) ( bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan)

e
3. Konsumsi dan akomodasi disediakan oleh klien

c
4. Ruang training dan seluruh perlengkapan training menjadi tanggung jawab Klien
5. Hardcopy materi training diperbanyak oleh Klien

x
6. Klien harus menunjuk penanggung jawab internal sebagai penghubung antara Klien dan BpX guna keperluan
proses Assessment Pendahuluan (jika dibutuhkan), yang meliputi akses kelengkapan data pendukung serta

p
jadwal interview dengan pelaku proses terkait
7. Penetapan dan atau Perubahan jadwal melalui kesepakatan oleh kedua belah pihak dan diinformasikan

b
minimal 10 (lima) hari kerja sebelum event diselenggarakan oleh masing – masing pihak.
8. Pembayaran dilakukan 7 (Tujuh) hari kerja setelah workshop diselenggarakan dan Invoice telah diterima
oleh Pihak Klien
9. Untuk kegiatan diluar JABODETABEK seluruh akomodasi dan transportasi ditanggung oleh Klien
10.Jumlah tim fasilitator 2 Orang
11.Penawaran ini berlaku hingga 31 Desember 2012

www.bpxcellence.com

PROGRAM TRAINING YANG LAIN

i-4 Improvement FRONTLINER
SIX SIXMA GB/BB,
Methodology IMPROVEMENT

e
LEAN Workshop
Workshop PROGRAM

c
“Meningkatkan kinerja dengan perbaikan “Aplikasi metodologi six sigma. Topik sejenis “Aplikasi metodologi 5S . Topik untuk Front
proses bisnis. Kelas MT, Kelas Ass. Manajer Six Sigma Awareness, Process Mapping fo liner : SS, A3 Improvement Worksheet,

n
dan Manajer” Improvement, LEAN dll” Seven Tools dll”

le
SCOPE : SMART
Effective SOP

l
PRACTICAL BSC
Coordination for
DEVELOPMENT oPerational Excellence
Implementation

e
Membangun sistem “syaraf” organisasi yang Membangun BSC yang efetif diperusahaan.

c
Langkah demi langkah teknik penusunan SOP Topik lain BSC Awareness, Penyusunan
efektif. Topik : Effective Meeting, SCOPE
yang efektif di Organisasi Scorecard, BSC Implementation
Workshop, SMART PDCA Officer

P2C Pride to Contribute
Motivational Workshop

p x ES-61
ES-
Excellent Supervisor

b
Workshop
Meningkatkan motivasi karyawan untuk Pelatihan ini didesain untuk meningkatkan Creative Problem Solving and Decision Making
kontribusi kepada perusahaan berperilaku kemampuan manajerial bagi supervisor untuk Process
sesuai value yang diharapkan menjalankan Proses Bisnis

TAILOR MADE TOPIC WORKSHOP ( DEPEND ON CLIENT NEEDS)

www.bpxcellence.com

BEBERAPA TAILOR MADE PROGRAM WORKSHOP KAMI

1.
e
Change Awareness Workshop for ERP
Implementation
c
n
2. Change Management Workshop for Change Agent

le
3. Culture Deployment
4. SOP and Policy Deployment Workshop

e l
5. Verification Technique for multifinance
6. Pengembangan Kompetensi PIC Review (PDCA

c
Officer)

x
7. Consumer Finance Risk Management

p
8. Penerapan 5S dalam manajemen perkantoran (filing)
9. Improving Negotiation Skill

b
10. Dan topik – topik lainnya
11. Motivation for change (implementasi SOP dan
Sistem baru)

www.bpxcellence.com

Membangun SOP yang Efektif

Recommended

Recommended

More Related Content

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Featured

Featured (20)

Membangun SOP yang Efektif